时间：2023-05-30 10:35:24
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇公文格式，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
暑假将至，为加强学校后勤管理工作的延续性，确保下学期正常开学，现决定利用暑期对学校的公共设施和班级财产集中组织一次维修维护，同时开工实施一批基建项目，其具体方案如下：
一、 基建工程组
基建项目
1、开工实施北校区绿化工程
2、开工新建和改造水泥球场
3、完成一期工程屋面瓦维修
4、开工实施校园沥青混凝土路面的改造
5、开工建设建筑技能培训中心工程
6、开工新建学校配电房及配电房迁移工作
二、 财产维修组
维修项目
1、完成教工食堂的的改造及学生食堂
相关设备的采购及维护工作
2、完成学校公共设施的维修维护工作(详见清单)
3、完成学校水电设施的检修工作
4、完成班级财产及课桌椅的维修工作
5、做好学校花木的养护工作
6、做好校园环境卫生的保洁工作
7、做好学校资产的盘点清理工作
8、做好消防设施的检修工作
三、 几点说明
1、基建工作已完成审批手续，正进入招投标阶段，一旦招标结束，立即进入施工阶段，工程量按决算结算。
2、食堂改造和公共设施维修根据预算上报县教育局审批，按实际工程量决算结算。
3、临时人员按正常工作日上班，完成规定的工作任务，发放正常的工资，无出勤奖，同时要服从领导安排的其它工作。
4、所有维修工作一律于8月20日前结束。
以上报告如无不当，请批示。
XX
XXXX年XX月XX日
学校公文格式范文2教体局领导:
为美化教师办公环境，经校委会研究，计划购买部分花卉，预计需用资金2760元。以上报告当否，请批示。
学校负责人(签字):
学校公章
年月日
学校公文格式范文3浈江区科教局：
由于近期连续降雨、冰冻、大风等恶劣天气，我校围墙多处出现 险情：20XX年1月11日，校园内围墙倒塌30米，东边围墙倒塌60 米，另外，由于地基下沉，学校文化长廊也出现多处裂痕。此外，运 动场西面由于历史原因，没有建围墙，一直借用粮所围墙，现在年久 失修，多处倒塌，学生就从缺口处进出学校，给学校的管理带来了诸 多不便。为了师生的安全，为了学校的财产安全，现恳请科教局急拨 资金，帮助我校维修围墙。以上请示妥否，请批示。
函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。
公函大体有以下几种用法：
1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。
2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，
3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。
4、向上级机关请示较小事宜也常用函。
函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。
函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。
撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函
1.方向要正确。撰写公文必须要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及本企业的制度、规定，并能客观、完整、准确地体现本单位、部门所要表达的意图。
2.主题要突出。起草公文要开门见山，简明准确，要合理安排正文结构，做到层次、条理清楚，要确保请示件一事一文，不可一文多事。
3.表达要深入。尤其请示件，一定要内容完整、有深度。例，对于涉及到经费方面的请示项目，在明确理由的同时，还应拿出依据，测算经费，并提出合理方案，或拟定几种方案，阐明利弊，供领导决策借鉴，从而增强文件的前瞻性和批办效果。
4.文题要对应。目前上报的请示中，文不对题的现象依然存在。例，某已开工工程需申请费用，标题却写“关于××工程的请示”。
5.用语要得体、规范。具体应注意以下几点：
（1）文句严谨，周密、准确，不生歧义，没有漏洞、失当之处。
（2）简明，精炼，去浮辞，忌冗长空泛。
（3）文理通顺，符合语法、逻辑规律。
（4）格调郑重、严肃、客观，不主观褒贬、肆意渲染，不矫操造作、虚构加工，体现公文的权威性。
（5）平实自然，通俗易懂，忌堆砌词藻，滥用辞格。
（6）要使用规范化公文书面词语，现重点例举以下几种常用词进行说明。
称谓词，第一人称用“我”、“本”，第二人称用“贵”、“你”，第三人称用“该”。
领叙词，一般有根据、依据、按照、遵照、接、顷接、近接。作为下文依据的词有悉、收悉、敬悉、欣悉、惊悉、恭悉、获悉、谨悉等。表示目的的词有“为”、“为了”。表示理由的词有“由于”、“因为”、“兹因”、“鉴于”。
承转词常用的有“据此”、“为此”、“故此”、“有鉴于此”、“基于上述”、“综上所述”、“由此可见”、“总之”、“总而言之”。
时态词不能用“明年”、“后年”等不准确的词，而应使用具体化的年、月、日。此外常用的时态词有兹、现、将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、立即、当即、先期、逾期、片刻、曾经、暂、暂行等。
结尾词，一般有此复、特此批复、特此函告、特此报告、 为盼、为要。还有致意性结尾词，如谢谢合作，谨致谢意，顺致诚挚问候等。
公文语言要符合发文机关职权、符合文体特点、符合行文关系，下行文要明确肯定，平行文、上行文要用语谦和，分寸适宜。
“请示”要求理由充分，必要性、可行性阐述清楚，在结尾处不能含糊，如“请领导考虑”、“上述意见不知妥否，请上级酌定”就含糊其词，而应当明确请求批示，例如，“妥否，请批示。”等就比较明确。
6.字句要正确。避免病句、错字、标点乱用等文字性错误，减少语句前后缺乏逻辑性、关联词使用不恰当、标题不准确、不确切等表达上的错误。
7.引文要准确。常见的错误有：引用某个相关文件名称时，公文文号置前，标题置后，或者引文文号中的六角号“〔〕”用“［］”代替，正确格式应为“《标题》（文号）”；引用会议纪要内容时，专门强调某个领导提出某某事项，不符合行文规定。正确的表达应该是会议强调某某事项，不出现个人姓名；专业术语、计量单位和数字用法不符合相关规定等错误。
公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
1.不能漏写文种。
例：“关于××的方案”、“关于××的办法”，为不完整正式公文，“方案”、“办法”不能作为文种，应为 “关于印发××方案的通知”。
2.不能自编文种，行文时必须在上述13个文种中选择适当的文种，避免出现“说明”、“建议”、“要求”等自编文种的现象。
3.正确选择文种。要依据发文机关的职权选择，上行文多采用“请示”或“报告”，必要时也可使用“意见”；平行文用“函”，指在同一系统内部平级单位之间或不相隶属的任何级别的单位之间；下行文使用的文种有“通知”、“通报”和“批复”等。
要注意几个易出错文种的正确使用：
“请示”和“报告”，“请示”需上级批复，而“报告”则是向上级汇报，不须批复。“请示”必须是一文一事。
“通知”和“通报”，“通知”具有执行性，主要用于批转下级机关行文，转发公文，印发本机关公文；通报具有教育性，如批评、表扬及情况通报等。
“决定”和“决议”， 这两个文种都属于下行文，具有决策性，但决议是党的机关文种之一，而且是会议通过的，在题注中要注明是哪次什么会议什么时间通过的。
规范的公文包括眉首，正文和版记三个部分。
1.眉首。一般包括公文份数序号、秘密等级与期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人6个部分。上行文必须要注明签发人姓名。
2.正文。一般包括公文标题、主送机关、正文及成文时间，有时还有附件。
（1）标题。准确简要地概括公文的主要内容，要文字简明。文种中已表达过的内容标题不再重复，如，不能说“关于申请××的请示”，“申请”二字是多余的。标题中除必要时使用书名号外，一般不用标点符号。要正确使用介词，要么用“关于”，要么用“对”，不能出现“关于对”。标题的排列要均称，不能将一个词拆分成两行。转发的公文，如通知的通知的通知，可省略中间层次，但在正文中须叙述完整。
（2）主送机关。“请示”不能多头主送。
（3）成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
3.版记。版记部分包括主题词、印发机关、印刷份数和发文时间。
（1）主题词：主题词应主要选择名词、动名词和名词性词组，有些公文标注的主题词是将标题简单割裂，有的甚至出现介词“关于”、动词“调整”等等，对于揭示公文主题内容、便于检索毫无意义，选词数量应不多于6个，排列顺序为类别词、类属词，最后必须加上文种。
（2）版记最后要标注印发机关、成文时间和打印份数。4.其他格式
遵循“参照标准，力求美观”的原则，对常出现的格式及其他细节方面的问题作如下统一规范:
（1）文号、正文（除标题外）、版记（除主题词、词素外）及上行文中的“签发人”3个字都采用仿宋GB2312三号字，页码采用仿体四号阿拉伯数字；上行文的签发人姓名为楷体三号；标题用宋体小二加粗；“主题词”3
个字为黑体三号，主题词词素为宋体小三，各词之间空一全角汉字。（2）正文统一用1.5倍行距。
（3）一般标题上与红色反线空两行三号字距离，下与正文空一行。
（4）附件与正文空一行，附件名称不加标点符号，如需回行，则回行后第一字与名称首字对齐。正确格式为：
附件: 1.××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××
（5）有附件的文件，正文中一定要按以上格式标明，并与后附标题一致。
（6）成文日期中的“”从特殊符号里引用，并与正文字体相同。
（7）正文层次序号依次为：“一、（一）1.（1）”或“一、1.（1）”
（8）单独发文落款处只写日期，不写发文单位。
（9）用印要求横向居成文日期中间，纵向上不压正文，下压日期，骑年盖月。印章所在页必须有正文，不能在空白页上打上“此页无正文”之后再加盖印章，必要时可调整行间距或标题与红色反线距离。
（10）版记应置于文件最后一页，亦即偶数页。
（11）要双面打印纸质文件，以备归档。在OA系统电子版公文制作时，要按纸质文件要求排版。
（12)“妥否，请批示”并不是请示中必用的固定格式，如以“请公司批复”收尾，再加“妥否，请批示”，则属多余。
（13）请示文件应在成文日期下隔一行标明联系人及电话，报告因不必署联系人。
（14)在转发、印发某项内容的行文处理时，被转发的内容是公文的正文，而不能作为附件处理，故无需标注“附件”一词。
商业公文函格式〔一)语气口语性
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的生意腔，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
(二)内容直接性
企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
(四)主旨单一性
商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
(五)格式规范性
商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
(六)地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
(七)要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。
(一)信头
信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1发信人名称及地址
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
2.标题
作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：
(1)由事由加文种名称函构成，如关于要求承付打印机货款的函、推销函、订购函、索赔函等。
(2)先写事由二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如事由：机动车索赔。
3函号
函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用x函〔xxxx〕x号或(xxxx) 函第x号的形式;二是采用直接编号的形式，如第x号。
4称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：
(1)泛指尊称。尊敬的后加称谓并加冒号，如尊敬的先生、尊敬的女士等。尊称中可以使用职务，如尊敬的办公室主任、尊敬的财务部部长、 尊敬的销售部经理等。
(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的先生、女士等，也可以使用职务，如尊敬的办公室石主任、尊敬的财务部张部长、尊敬的销售部王经理等。
5.收信人地址、单位
收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
(二)正文
正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如您好,近来生意可好，效益颇高等。如果是初次联系，可使用久仰大名，未亲雅教等词语。如果是回函，可使用惠书敬悉，不胜感激等词语表示感谢来函。
2主体
主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：
(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。
(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。
3结尾语
正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是拜托之事，承望协助解决为盼，希望回函的结尾语是不吝赐函，静候佳音等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。
(三)信尾
信尾部分包括四部分内容。
1祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：
(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有敬祝、顺颂、恭祝
等。
(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有商棋、金安、生意兴隆等。
2签署
签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。
3日期
日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：
(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。
(2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20xx 年8月18日。
(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加0，如20xx年08月18日。
无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如20xx年08月08日，不能写成20xx年08月08日。
4附件
附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。
商业公文函范文道歉函
xx市兴达贸易有限公司：
贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。
经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。
对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。
希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。
候复
及电子文档格式的通知
公司所属各单位：
为了规范公司各种公文书写格式，做到公司与各单位上下保持一致，参照国家行政机关公文格式标准，特制订以下公文书写格式，望各单位认真执行。
一、公文用纸一般采用标准A4纸，页边距上白边为36mm±1mm，下白边为28mm±1mm，左白边（装订口）为28mm±1mm，右白边为24mm±1mm，页脚为2mm。
二、正式公文排版规格
上报公文（公司文件、报告、请示等）：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋字或黑体字，一般每面排21行±1行，每行排28个字。 三、电子版其它杂类文：如总结、周工作汇报材料、经济分析材料、劳动竞赛材料、各类分析材料等等，要求主标题用二号小标宋或黑体字加粗，正文统一用四号仿宋字体或宋体，文中小标题可用四号黑体字加粗。
段落要求首行缩进：二个字符。
其它项目按WORD默认格式即可。
正文行文中尽量避免单字回行。
文中序号不得使用自动编号。
四、上报公文版面要求干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准。
五、公文应左侧整齐装订，不掉页。
六、请示写法
要求的通知
为了进一步提高公司行政公文质量，简化工作程序，规范公文格式，树立良好对外形象，现将公司公文及汇报材料主体格式印发给各部室，各分司、系统可利用早会时间邀请行政系统同事对管理干部和员工进行培训，望各部门认真学习和落实。现将相关排版格式规范如下：
1.版面尺寸：A4。
2.装订位置：左面竖装，装订位置距左边界8～10毫米。
3.版芯位置(正文位置)：页面上边距：20mm；下边距：20mm；左边距：25mm；右边距：20mm。
4.页眉、页脚：行政部下发红头文件和总裁办下发总裁指示性意见均应使用公司WORD模板；汇报材料如总结、计划可不使用模板。
5.正文文本：宋体四号字宋体、标准字间距、行间距为固定值24磅、所有标点符号采用宋体全角、英文字母和阿拉伯数字采用半角的要求排版。
6.正文标题：二号宋体。小标题：三号宋体。
7.正文内层次标题：正文层次一般不超过五级，一般用“一”、“二”、“三”??；“㈠”、“㈡”、“㈢”??；“1.”、“2.”、“3.”??；“⑴”、“⑵”、“⑶”??；“①”、“②”、“③”??表示；
其中，第一级标题用宋体四号加粗，第二级标题用宋体小四加粗。
8.图例、表例
(1)图、表及图、表标题的格式设为“居中”，与正文之间上、下各空一行，空行的格式与正文一致。
(2)图、表标题在全文中统一顺序编号，即图1、图2、表1、表2，“图1、图2、表1、表2”等图、表序号的后面与标题内容之间空1个中文字符，图、表标题的末尾不加标点符号。
(3)图标题字体设为五号宋体，居中并置于图的正下方；表标题字体设为五号宋体，居中并置于表的正下方。
9.公函若有附件，理当在正文之后空一行再空两格、成文时之前注明附件序号和名称，并把附件放在附件栏中。例如： “ 附件：1.×××××× 2.
×××××××× 3.××××××× ”。
自本通知下发之日起，各分司，部（处）室在公文、材料起草、审核过程中，要严格执行公文材料格式的要求，公司对不符合格式的公文材料不予受理。
教学目的：
了解和掌握公文（通知、函、请示、报告、计划、总结等）的种类、格式和物业管理中常见公文的写作要求和技巧（公文写作的规范，如何写好公文）。 教学重点：
物业管理中常见公文的格式和写作的技巧。 教学手段：
PPT演示和案例讲解相结合。 教学时间： 两课时
教学步骤： 导入
今天仅就公文的基础知识以及我们物业管理中常见的几种公文的写作技巧和大家进行探讨，希望能一起进步。今天课程分两课时，包括两个章节，一是公文的基础知识（含义、种类、要素特点以及格式）和二是物业管理中常见公文的写作要求、技巧。 具体步骤讲解第一章（第一课时）
公文的基础知识
一、公文的含义：
1、要说公文先说应用文（公文是什么）。
“应用文”指个人与个人、个人与单位、单位与单位(即:私与私、私与公、公与公)之间,为彼此交往或办公处事的目的而撰制的,具有某种规范结构和法定格式的文字材料。
它可以分为公用的和私用的两大类:公用的应用文即人们通常所说的“公文”,私用的应用文可以称为“私文”。 公文是应用文的一类。 2、公文的含义：
从性质上讲，公文是用来颁布法律、传达政策法令、请示公务、报告情况、联系工作、商洽事务以及记载政务活动的文字材料（工具）。 3、公文的三要素：
发文方（谁，体现在标题和署名上）、受文方（给谁，体现在称谓上）、内容（做什么）。
二、公文的种类和分类？（那些是公文）： 1、公文种类（文种）：共有16种，命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、条例、规定（只是一种说法，只是应用公文）。
其实还包括常用文书，计划、总结、调查报告、述职报告、开幕词、闭幕词、简报等。
2、公文的分类：
按其行文方向，分为上行文（报告、请示等）、下行文（命令、决定、指示、批复、公报、条例、规定、通报等）、平行文（函等）。
上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级
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机关向所属下级机关的行文，如命令、决定、指示、批复、公报、条例、规定、通报、公告、通知、通告、公文纪要等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、通告、公文纪要有时也可作为平行文。 特别提示：弄清楚行文关系，才能选对文种，把握好措辞。 公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。
公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。 三、公文的格式（结构）： 1、应用公文的格式
文头：文件头的简称，在公文首页的上头，约占首页的三分之一，包括： ①发文机关的名字；
②发文号，在文件头下边正中处； ③发文号下边用一根红线与正文分开；
④如系密件或急件，密、急级可标在文件头的左角或右角（可无）； ⑤份数号及签发人（可无）。 正文：
①标题。标题通常由发文机关、公文的事由和公文文种三部门分组成。标题应力求明确、简要、醒目。
②主送机关。指主要发送的机关，一件文件特别是“请示”，一般只写一个主送机关。
③公文内容。这是文件的主体，要求文字准确、简练、逻辑清楚、标点正确。一般一文一事，以便研究和处理。
附件：附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。附件应在正文末尾另起一行空两格注明，附件的标题要具体明确，不得随意简化，末尾一般不用加注标点符号。附件文件放在正文末页之后。
④属印及成文时间（公文生效的时间，需用方块汉字）。 文尾：
①附注（可无）。指对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明。
②主题词。主题词必须准确，一般由三至五个词或词组构成。不能把标题与主题词混淆，主题词不一定表达一个相对完整的意思。 ③抄报抄送机关。
④印发机关（文件的印发主管部门）、印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，通常是指机关的办公室和文秘部门。印发日期以公文付印的时间为准，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。印发机关和日期只能占一行 ⑤印发份数。
2、常用文书的格式
标题（单位﹢时间﹢事由﹢文种） 称谓
正文（前言﹢文中﹢结尾/结束语） 落款（署名﹢时间）
讲解第二章（第二课时）
如何写好常见公文
物业管理中常见公文：（物业）通知、（工作）计划、（工作）总结、述职报告。
一、掌握“格式要求”及“行文规范”，这是写好公文的第一步。 通知 例文：
住户供水系统停水通知
尊敬的各位业主：
由于进行供水系统维修，在2008年8月15日（星期五）由10：00-15：00期间内，会出现短暂停水供水或不正常水压情况。
请各位住户预先储备适量用水以供使用。
若住户有任何疑问，请立即致电60010069与管理处联络。 维修工作中给您带来不便，请谅解，谢谢合作﹗
××物业管理有限公司
××管理处 2008年8月11日
1、格式：标题﹢称谓﹢正文﹢落款。
2、了解通知的本意和用途（因为某种原因通晓对象某件事情，有时要求对方做出配合），叙述要清楚、完整（原因、事情）、简洁，注意措辞。
计划 例文：
1、格式：标题﹢正文（前言、目标或目的、步骤、措施）﹢落款。
2、了解工作计划的本意和用途（对下一步工作的事先安排，以指导工作顺利完成），下一步工作的目标、开展工作的步骤以及保障措施一定写清楚。
总结 例文：
1、格式：标题﹢正文（前言、经验、教训、展望）﹢落款。
2、了解工作总结的本意和用途（回顾归纳以前的工作，找出有规律性的认识-经验、教训，以指导今后工作），要写清楚工作中的经验和教训。
述职报告 例文：
1、格式：标题﹢正文（第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。第三部分是今后的设想和决心。）﹢落款。
近年来，为顺应中央、省市进一步改进文风会风的新形势和党政机关公文格式首次统一的新变化，我县党办认真学习贯彻新条例和新格式，全面对接入轨，高度重视和加强公文处理工作。2011年制发了精简会议文件通知，2012年全面改版了党的机关文件，2013年提出了改进工作作风、密切联系群众三改进、四规范，进一步明确办文办会的相关程序和要求。就如何做好基层党办公文校核工作，笔者结合工作实际谈一点个人粗浅的认识和体会。
一、审核程序是否规范
这里仅指发文程序，是办文的核心环节厂现以非会议类公文为例，简要介绍一下基本流程。按照初审审议审核签发制发等程序依次进行，对不符合发文程序要求的，不予办理或退回承办单位重新办理。
(一)初审。即党办对承办单位公文文稿的初步审查。要做到三看，即看公文文稿上承办单位主要负责人是否签字，联合发文单位主要负责人是否会签意见，以县委、政府或两办名义印发的政办公文校核负责人是否签字。
(二)审议。了解和掌握以县委、政府或两办名义印发的决定、意见等重要公文(以下简称重要公文)，以及以两办名义印发的专项工作公文(以下简称专项工作公文)，县领导是否知晓或过会湛党政联席会、县委常委会议或县政府常务。对重要公文，原则上要过会审议，特殊情况下可由县主要负责人批准，否则不予办理。对专项工作公文，须请示分管县领导同意，并视为审议。
(三)审核。对通过批准的公文文稿，先由党办秘书科组织两轮以上校核，再由分管主任审核，综合体检，全面把关，确保不出现政策失当、语法错误、错别字等情形。对贯彻省市工作部署类公文，要求承办单位提供相应上行文作为依据和参考。
(四)签发。重点掌握两个原则:一是分管县领导两个必签原则，即重要文件在县主要负责人签发前，先由分管县领导审签:以两办名义行文的，除一般性文件由两办主任签发外，属专项工作公文的，由分管县领导签发。二是成立领导小组类公文，一律由领导小组组长签发。
(五)制发。公文登记编号秘书科复核印制、分发、归档。
二、审核内容是否规范
党的十后，中央和省市县陆续出台了改进工作作风、密切联系群众的有关规定，并专门就改进文风会风提出明确要求。工作中，我们严格对照要求，加强公文内容审核把关，对不符合要求的，不予办理或退回承办单位按规定重新办理，确保改进文风会风落到实处。
(一)改进文风方面。做到三严格:一是严格行文规则。对县直部门未经县委、政府同意，向乡镇党委、政府的指令性公文，不予审核通过。二是严格行文规格。落实三个不升格，即贯彻上级文件的与上级规格对应不升格，属部门职责的由部门自行发文不升格，调整议事协调机构的由该机构自行发文不升格。三是严格控制发文数量和篇幅。县委和县委办下发的文件，每年一般分别不超过20, 30个，字数一般不超过2000字。
(二)改进会风方面。主要是加强会议通知类公文的审核。对承办单位起草的公文文稿，党办认真审核是否符合相关规定，严格会议审批，控制会议数量、规格、时间，对出现下列5种情形的，不予审核通过:在无会月无会周召开会议的;以县委或县委、政府名义召开的全县性会议，未经会议或县主要负责人批准的;未经两办审核、县主要负责人批准，召开各类纪念会、庆祝会、表彰会、联谊会的;部门召开的全县性工作会议未经批准请乡镇或县直部门主要负责人参会的;除重要法定会议外，综合性会议、单项工作会议时间分别超过半天、2小时等时间规定要求的。
三、审核格式是否规范
笔者发现，目前基层公文格式规范化待加强，特别是乡镇一级问题更为突出。究其原因，应归于自上而下普遍重视程度不高。一些人认为，公文只要内容正确，能传导有效信息，就不必拘泥于格式，特别是基层公文，完全可以降格以求。目前，县乡一级的基层文秘人员学习培训的机会极少，除初任公务员时有过一次简单培训外，大都是通过传帮带、向书本学来掌握基本的公文处理知识。笔者认为，公文作为一种规范性文书，必须在格式上有所遵循，即便是乡镇一级的基层公文也不应例外，否则会影响公文的严肃性和权威性。
2012年，《党政机关公文格式》国家标准GB/T9704-2012正式并实施。我县根据这一全新标准，制定了进一步细化的操作性较强的格式规范。校核中，由于版头先期已统一印制，因此重点是校核主体和版记部分。笔者结合自己校核时经常出现的间题，提请一些需要注意的地方，主要表现在:
一、文秘工作与档案工作的衔接关系
文秘工作与档案工作的衔接主体主要是公文。公文是档案的前身，档案资料主要来源于公文，公文质量的好坏直接影响档案的质量。可见，文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。
二、目前文秘工作和档案工作衔接存在的主要问题
在实际工作中，文秘和档案实行的是分块管理制，实践证明这是一种有效的、比较科学的管理体制。但是这种体制某种程度上却拉大了文秘工作和档案工作的距离。目前，在文秘工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范的现象:
(一)用纸不达标，装订不规范。《国家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)规定公文用纸型号为国际标准A4型纸，装订要求左侧订，不漏页，无坏钉，不脱落，不散页，后背平整。但长期以来，公文用纸常因纸张质量差和耐折度低，以至于保存时间不长便开始发黄。而且相当一部分单位还在继续延用过去的16开型纸，即使同是16开，有时大小也不一致。印刷装订中，掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题时有发生，使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。
(二)版记不全面，附件不规范。版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送单位者有之;不标明印发部门和时间者有之;甚或没有版记;尤其是主题词的选用不准确或自拟自编主题词，这些都给文件归档、拟写案卷标题造成困难，增加了“文档一体化”的操作难度。《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行的公文制发中，有些单位却不能正确处理，有的“附件”字样标识不当;正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号等，也严重影响着公文的规范立卷和归档。
(三)文种使用不当，办理程序不规范。国家行政机关公文处理《办法》(以下简称《办法》)规定公文种类主要有十三种。但实际应用时，往往文种“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，公文的实际效力常因此而削弱。最容易混淆的是“请示”和“报告”两个文种，有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中夹杂“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，给公文受理机关带来不便，影响了公文作用的发挥。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象却很难避免，从而为档案工作留下后患。
(四)原稿不齐全，编号不规范。公文原稿的搜集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿或修改稿。从某种意义上讲，修改稿别是领导批示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。另外，《办法》规定撰写公文字迹材料应该使用碳素或蓝黑墨水，不能用铅笔或圆珠笔书写，包括领导的签字在内。但在实际操作时，这一条几乎没有单位能完全做到，使档案的真实性难以保障。
三、实现文秘工作和档案管理工作规范衔接的措施
(一)加强“文档一体化”意识
“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识，要站在对历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。
(二)加强质量管理工作
首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自岗位的质量责任，这是“全过程管理”的前提。其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，全体档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。第三、要理顺管理体制，完善组织机构，建立一支业务过硬相对稳定的文档工作队伍，这是“全过程管理”的基础。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，这就要求从事文档工作的人员要素质高，并且相对稳定。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄滥送。第五，要依靠先进的装备和技术。社会已经进人信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已经不能适应《档案法》、《格式》和《办法》的要求，因此，配置性能优良的设备和工具，是“全过程管理”的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。
关键词：机关文印部门；公文处理；变化过程
中图分类号：TP393.08
随着计算机技术和网络通信应用的不断进步，机关公文的信息量越来越大，传统的邮寄传递方式已经无法适应时展的需求，公文的处理需要利用现代的计算机和网络资源切实提高工作效率。随着计算机的普及，政府机关内公文处理方式也有了很多新变化，实现了机关内部的公文传输、档案管理、信息查询等事务的现代化管理。
1 传统公文处理和现代计算机化公文处理比较
1.1 传统公文处理方式
首先将公文正文和其它需要做文本处理的文稿收集整理；然后按照不同的公文格式进行排版、校对和样本制作；再将样本制版、复印或者胶印后装订成册；最后再把印制好的纸质公文通过邮寄的方式传送到发文单位。
1.2 利用网络传输的电子公文的处理方式
首先将公文正文和其它需要做文本处理的文稿收集整理，对不需文本处理的公文进行数字化扫描；然后将文本化的文稿和扫描图像，根据不同公文格式排版，公文文头、印章等也要一起排入文件样本中，校对文稿制作样本；再把生成的清晰文件和扫描图像直接由网络传输给发文部门，发文部门再利用系统内局域网传输给不同的收文单位；需要纸质文件时，如数量多就根据传统方式制作，数量少则可利用彩色激光印字机直接输出并装订。
1.3 两种公文处理方式的区别
第一，传统公文在印制时是在制版中加入公文文头和印章等；而电子文件制作过程中则是在前期录入步骤时就要给公文添加好公文文头、印章。第二，传统公文处理时，有些文稿是不用进行数字化处理的，譬如被转发的上级文件或已经复印的文稿、图表等，若此文稿本来已满足制版工序的清晰度要求，则将公文正文小样拼版合并，形成完整的文件印制；而利用网络传输的公文中的文稿都要经过数字化处理，否则就不能通过网络传输。因此在如今的计算机时代，每个机关文印工作人员都需要随时更新知识并不断提高专业技术水平，尤其是数字化扫描过程中的相关知识，以更好的完成网络公文制作。
2 计算机处理公文中的几个概念
2.1 计算机中的图形图像
所谓像素是指在显示器上显示的光点单位，通过计算机可以把图像放大很多倍，可以看到图像是由很多小方点构成，这些小方点就是图像构成的基本单位―像素，而图像中所显示的像素数目则是这幅图像的分辨率。计算机图像里包括了静态数字图像，它又包括矢量图像和位图图像：矢量图像不能扫描得到，必须绘制出来，分辨率较为独立；位图图像则是通过像素获得的图像，各像素都具有清晰的位置数值，根据色彩和渐变的像素能够获得清晰的图像效果，分辨率则是从侧面反映出扫描仪的精确度，体现扫描仪对图像细节的处理效果。
2.2 计算机录入设备――扫描仪
扫描仪首先对原稿光学扫描，再把光学图像输送到转换器中转换成模拟电信号，在变成数字电信号，最后通过计算机变成数字图像。通常扫描仪共有三种扫描模式：黑白、灰度和彩色扫描。
（1）黑白扫描模式。将扫描仪通过二进制数字的性能来区分图像，此模式适合字迹背景较浅，对比强烈的文稿。利用计算机处理公文时，通常原稿都是黑白两色印刷和打印稿，故扫描时要把模式调整为黑白扫描模式。该扫描模式生成的文件空间小便于压缩，有利于产生高质量的输出效果。
（2）灰度扫描模式。灰度图像比黑白扫描模式层次更丰富，共有250多种亮度值选择，能够显示比原稿更丰富的不同色调，最适合用于扫描单色照片。
（3）彩色扫描模式。大部分的彩色扫描仪都是通过RGB模式采样源图像，所以可以捕获超过1600万种的色彩信息，因此获得的文件也比较大，适合用于扫描一定要保留彩色的文稿。
3 使用计算机处理公文中注意事项
3.1 扫描方式的选择
对于很多不需重复录入的公文附件，通常都是承印部门用激光印字机制作黑白文稿和图表，所以扫描方式可以选取黑白二值图像法。该办法的显著优势是扫描的图像是通过计算机传送、接收和打印，黑白值能实现最小尺寸方便传输，且适印性能良好、输送打印及时。遇到文件不清晰或有图片时，则可以使用灰度方式来扫描。
3.2 扫描亮度的调整
要想使文稿更加清晰就需要调整合适的扫描亮度，黑白文稿看上去只有黑、白两色，但是被扫描仪处理后就会有不同灰度级的图像。在调整扫描亮度时通常都是灰度直方图，总共有两组数据体现出两个波峰，而黑白文稿的直方图主要特点是两峰一谷，很多扫描软件会自动选择直方图较小值来调整亮度。当扫描出来的二值图像清晰度较差时，则应该适当加大值；而扫描出的图像线条较粗，较为模糊时则可以调小数值。
3.3 扫描完成时图像处理
为确保公文的水准和方便后期归档，应该对扫描完成得到图像适当处理，具体方式如下：第一，检测图像辨别度。仔细检查扫描得到的数字图像是否清晰，是否需要重新扫描；第二，去除图像污渍。在干扰原稿识别度的基础下去除原稿中的污点杂质等降低图像质量污渍；第三，调整图像偏差。原稿若有倾斜或者在扫描当中文稿放置斜而出现的偏差要及时调整，保障数字化图像的角度正常。
3.4 图像的存储方式
通常数字化图像比较占空间，所以需要压缩存储图像文件。所谓图像压缩是在保障图像品质的基础上，利用数字运算方法来实现无损或有损压缩。无损压缩指不会改变原图，压缩后的图像能够恢复如初；有损压缩则是在保障一定质量的图像基础上对图像实施的不可复原性压缩。因为有损压缩的比例较高可以让图像数据压缩到最小化，更适合计算机传输。图像的文件格式很多如BMP、GIF、JPEG、PCX、TIFF、PDF等，不同的文件格式也各有用途和特质。最常用的是以下几种：
第一，TIFF格式。它是种通用图像格式，优点是存储量大，市面上大部分的扫描仪和图像软件都支持该格式，能够在各个平台上打印出高水准的图像，缺点是占用空间大。第二，JPEG格式。它是种可压缩的文件格式，而且压缩率是现阶段最高的一种，能够对图像通过不同倍率的压缩得到不同质量，运用的是有损压缩算法。第三，GIF格式。它被广泛用于通讯领域和网页文档中，文件一般较小。比较适合公文处理中的数字化扫描后存储。
综上所述，公文处理计算机化之后让公文传输更加快捷、格式标准也统一化、规范了传送程序，极大地提高了工作效率。随着社会不断发展，公文处理工作也将面临更多新挑战，要不断根据实际情况作出调整以配合时展的需要。
参考文献：
[1]杨冬梅.面向角色的工作流模型在公文处理中的研究与实现[J].档案学通讯，2009（12）.
[2]张俊平.高校公文处理自动化系统的设计与应用[J].化工高等教育，2010（06）.
[3]方玉军.当前公文处理工作中的常见问题与对策[J].中国档案，2010（23）.
[4]孙德宏.穆君浅议电子档案的整理[J].科技情报开发与经济，2011（19）.
关键词：职业院校 公文写作 创新研究
我们在教学实践中发现，职业院校学生公文写作时格式不规范、内容不完整、思路不清晰、语言不得体的现象很多，公文写作能力严重缺失，不愿写、不会写、写得差的现状令人担忧。
一、提高职业院校学生公文写作能力的意义
1.公文写作能力是养成职业素养的需要
规范、得体、流畅的公文写作能力彰显着职校生良好的职业情感、职业道德和职业价值，是学生通过书面语直接、完整、全面地反映思想、交流信息和促进工作的重要工具，更是拓展终身学习能力，挖掘发展潜能和提高核心竞争力的基础。
2.公文写作能力是提升职业技能的需要
公文写作与文学写作是人们生活及工作中必不可少的两大并列文章样式，没有高低贵贱之分，好比汽车左右的两个轮子，各不相让又缺一不可。这两种写作技能，是写作的两条腿，不可偏废，更是除了专业技能之外，又一重要的职业技能。
3.公文写作能力是掌握职业话语的需要
公文语言是一种独立的语言系统，与其他文体是两种分类标准不同的文体体系，不是并列和归属关系。公文语言具有特殊性，从文章的社会实用功能上分，不仅是写作语言，更是职场上的职业话语。
二、提高职业院校学生公文写作教学的新途径
1.教师重点讲透三个问题
第一，用对文种是首要。首先要讲清每个文种的概念涵义，准确界定适用范围，做到最基本的“用对文种”。2012年新的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）中重新规定了15种公文。要结合《条例》讲解教材，特别是将容易混淆和用错的放一起对比和类比地讲。例如，命令和令，实为同一文种，区别在标题中有没有事由；通告和公告，公告级别较高，经常被“大材小用”；通报和决定，区别在于奖惩职能；请示和报告，区别在于请批性和陈述性时的不同；会议纪要与会议记录、会议决议，区别在于整理还是提炼；议案和提案，具有提出主体的差异；决议和决定，则是宏观和微观的区别。一字之差、本质之别。要将应用文的特征讲透，如意见是最委婉的文种，通知是最常用的文种，纪要是唯一的纪实性文种，函是唯一的平行，公报是唯一的新闻属性公文。
第二，格式规范很重要。格式就是公文的“肖像”，解决好外观上“像不像”的问题，注重“形象”，讲究形式。新《条例》中作了硬性规定，教师讲清，写作多练习，学生能牢固记住。
第三，语言转换有必要。掌握公文语言，必然要解决两个问题。一是打破语言习惯的力量，区分公文语言与文学语言。这点较难把握，因为中小学长时间学习的是文学色彩浓厚的作品和练笔，公文是独立语言，学生刚接触时较难转过弯。二是掌握公文本身固定用语，如关联词、过渡句、结语等。这点容易把握，学生只要加强背诵记忆，不需死记硬背，在写作中灵活掌握即可。
2.学生认真理顺三个步骤
第一，抄写例文。抄例文、抄文件，原原本本、一字一句地抄写，边抄边记，记住格式、记住语言，在脑海里有初步的印象。这和刚开始练书法相似，必须经过痛苦的、甚至长期的“抄帖”“临帖”过程，才能为将来的创作奠定基础。第二，仿写范文。着重处理好读与写、想与写、改与写的关系，重点是量与质的关系，不提倡多写，要以质取量，道理和练字一样，多花时间扎实掌握好每个文种，写得多又写不好起逆反作用，影响写作心情，放慢写作脚步，多自我总结和反思，更有益处。
第三，自己写公文。先要写得多，运用发散思维，多角度去分析；接着写得高，站在领导的角度，运用领导视野宏观思维来写；最后写得活，灵活自由地运用公文语言来写，写出思想独特和灵魂深处的公文。
3.师生共同讲改三次作业
第一次，作业后改。先留存好第一次作业，与最后一次对比，让学生感到明显的进步和提升，帮助学生树立写好公文和继续写的自信心。
第二次，教师细改细讲。教师以学生作业当范本，讲解清每个细节和知识点，让学生模仿写得好的作品，并把学生普遍较难掌握的地方单独剔出来。
在县委的正确领导和省市委办公室的大力指导下,我办认真贯彻执行《条例》和中央、省市委办公厅(室)关于公文处理的各项规定,紧紧围绕党委中心工作和经济社会发展大局,努力增强主动性和创造性,充分发挥公文和公文处理工作在机关工作中的重要地位和作用,积极推动公文处理工作上新水平,取得了显着成效。主要做了以下几方面工作:
一、提高认识,转变观念,强化组织思想保障。机关公文处理工作的运转情况,体现了县委办乃至县委的整体工作水平。为此,县委领导特别是办公室领导高度重视机关公文处理工作,始终将机关公文处理工作当作重要工作抓紧抓好。专门抽出两名具有一定文字理论水平、责任心强、业务水平高的同志从事机关公文处理工作,并由一名文字综合能力强、具有办公室工作经难的副主任分管此项工作,从而确保机关公文处理工作水平的不断提高,促进了机关各项工作的正常开展。
二、建章立制,规范程序,加强各项制度建设。近年以来,我们重点完善了三项制度:一是领导把关制度。我们明确分工一名副主任分管公文处理工作,凡是县委办、县委名义下发的文件或是以县委办、县政府办、县委、县政府等名义联合下发的文件,都必须经分管领导对公文格式、内容等方面审核把关后,才能送主要领导签发。二是工作运行制度。我们根据公文的运行程序,对公文的起草、报送、校核、印发、传阅等每个环节,公文处理人员应该干什么、怎么干、达到什么标准、与下一个环节如何衔接等都作出了明确规定,使公文处理工作有了规范的运作程序。三是责任追究制度。实行“一次性告知”制度,将需要公文处理人员周知的事项一次性告知,极大加快了公文处理速度,方便了机关及基层办事人员。建立公文处理工作目标责任制,将公文质量作为衡量工作实绩及年度评先树优的主要依据,从而不断增强公文办理人员的工作责任感和压力感。
三、认真校核,坚持原则,提高公文处理质量。在对下行文中,我们坚持做好“五个校核”:一是发文校核。从工作需要出发,坚持从严把关,少发文,克服“文山”现象的发生。二是格式校核。通过严格校核,使文件格式方面能够遵循正确的行文关系,准确恰当的选择文种,使用完整的文件格式,严防漏项、错项或多项现象的发生。三是内容校核。在公文审核时,依据党的路线、方针、政策及国家法律法规结合国家、省、市、处要求,进行认真核对,严防出现原则性失误和错误。四是文字校核。在保持公文原意的前提下,进行文字核对与处理,使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简练,字词标点使用恰当,人名、地名、时间等数字准确无误。在来文管理中,我们坚持“四个严格”,即:严格按文件层次分发阅读文件;严格按规定份数向上级机关报送公文,对未列入清退的中央、省委文件按规定登记造册备案后并及时销毁;严格执行复制、汇编文件的有关规定,及进、规范地对公文进行立卷归档;严格执行公文安全保密的有关规定。几年来,办公室从未发生遗失密级文件或泄密事件。
四、加强建设,完善设施,提高公文处理水平。一是加强思想政治建设。通过不断学习,引导办文人员运用马列主义的立场、观点和方法分析问题,保证委机关的工作始终沿着正确的政治方向运行。二是加强业务建设。认真做好《中办通讯》、《秘书工作》征订学用工作,每年度均超额完成上级下达的征订任务。积极组织办文人员通过专题学习或自学的形式,学习《中国党机关公文处理条例》、省委办公厅《规定》和《国家行政机关公文处理办法》等政策法规,不断强化公文办理人员公文处理工作的规范化、法制化意识。此外,我们还先后多次安排有关人员到省市委办公厅(室)跟班学习或参加文电培训、研讨班,不断丰富其理论知识,提高工作水平。三是完善配套设施。近年来,我们先后投资近10万元,添置了电脑、复印机、油印机等办公设施,基本实现了公文处理的办公自动化,提高了机关工作办事效率,保证了工作质量;加强了档案室的建设和管理,极大的方便了机关公文处理工作。
我办的公文处理工作虽然取得了一定成绩,但工作中还存在不少问题和不足,与领导的要求也还有一定的距离。在今后的工作中,我们将进一步加大工作力度,强化措施落实,不断提高机关公文处理工作水平,促进全县经济社会健康协调发展。
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