时间：2023-05-30 10:46:47
第一条重大活动档案是国家档案资源建设的重点。为了加强我县重大活动档案管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及《浙江省重大活动档案管理办法》的规定，结合本县实际，制定本办法。
第二条本办法所称重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。
第三条本办法所称重大活动，是指符合下列条件之一的社会活动：
（一）党和国家领导，省、部级领导，金华市主要领导在本县的公务活动；
（二）国际组织负责人，国内外知名人士在本县的参观访问、公务活动；
（三）县委书记、县长的重要公务活动；
（四）在全县具有重大影响的政治、经济、社会、文化活动或者公益性活动；
（五）在全县产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动；
（六）在本县具有重大影响的集会、会展、节庆等活动；
（七）其他在本县具有重大影响的活动（事件）。
对各类刑事案件的查处活动，不适用本办法。
第四条重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。
第二章组织协调
第五条各乡镇、街道、机关部门应切实加强对重大活动档案工作的领导，协调解决管理工作中的有关问题，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制。
第六条县档案行政管理部门按职责分工，监督、指导县内重大活动档案管理工作。
第七条重大活动档案的收集范围，按照有关归档工作要求，由县档案行政管理部门确定。
第八条组织、承办重大活动的单位（以下简称组织承办单位），负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。
组织承办单位在制定重大活动实施计划时应当同时制定重大活动档案收集方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。
组织承办单位制定的重大活动档案收集方案须报送县档案行政管理部门备案。
组织承办单位两个以上的，本条第一、第二款规定的工作由承担主要工作的单位为主负责；其他组织承办单位及负责新闻报道等工作的单位，应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案，并在重大活动结束之日起30日内向承担主要工作的单位汇交，特种载体档案可以交复制件。
第九条组织承办单位的档案工作机构、人员具体负责重大活动中形成档案的收集、整理工作，并对归档材料进行集中管理。
档案工作人员应当具备档案工作知识，忠于职守，遵守档案工作纪律。
第十条县档案行政管理部门应当加强与组织承办单位的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促、指导、协调组织承办单位收集、整理重大活动档案。
县档案行政管理部门可以派专业人员参加重大活动，采取录音、拍照、录像、摄影等方式直接形成重大活动声像档案。
第三章档案的保管利用
第十一条由承办单位委托、聘请、社会上有关专业人员参与重大活动的，其经手的档案材料不得据为己有，在活动结束后的15日内应全部上交承办单位。
第十二条组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，向县档案馆移交重大活动档案；因特殊情况需要延期移交档案的，须经县档案行政管理部门同意。
组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位可以保留重大活动档案的副本或者复制件。
第十三条重大活动中形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定等工作，由县档案馆按照档案整理规则进行。
第十四条集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案，是国家档案的重要组成部分，档案所有者应当妥善保管；未经县档案行政管理部门批准，不得向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送，不得私自携运出境；禁止出卖，赠送给外国人。
县档案行政管理部门应当加强对前款规定档案的管理，根据管理需要，可以依法采取代为保管、收购、征购等确保档案完整和安全的措施。
鼓励重大活动档案保存者向县档案馆捐赠、寄存、出卖本条所列档案。
第十五条重大活动档案应当依法向社会开放。
属于本办法第三条第（一）、（二）、（三）、（四）项规定的重大活动档案，自进县档案馆之日起满6个月向社会开放；属于本办法第三条第（五）、（六）、（七）项规定的重大活动档案，自进县档案馆之日起满3个月向社会开放。依法应当保密的重大活动档案，按照有关法律、法规的规定执行。
向县档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，县档案馆应当维护其合法权益。
向县档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人，可以无偿利用其移交、捐赠、寄存的档案资料。
第十六条县档案馆应当通过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布已开放的重大活动档案。县档案馆应当建立重大活动档案资料目录，编纂有关史料，加强档案信息化工作，提高重大活动档案的利用水平。
第十七条县档案馆向重大活动档案利用者提供档案资料时，应当逐步用缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件；对具有重大保存价值的珍贵档案资料，不得提供档案原件。
重大活动档案缩微品或者其他形式的复制件由县档案馆法定代表人签字并加盖县档案馆印章的，与原件具有同等效力。
第四章奖惩
第十八条对重大活动档案管理工作作出突出贡献的单位和个人，县档案行政管理部门应当给予表彰和奖励。
第十九条有关单位违反本办法规定，未按规定开展重大活动档案管理工作的，县档案行政管理部门应当责令其限期改正；逾期未改正的，县档案行政管理部门应当给予通报批评，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员由有关主管部门依法给予行政处分。
第二十条有关单位和个人违反本办法规定，有下列行为之一的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）不按规定归档、汇交档案的；
（二）未按规定向县档案馆移交重大活动档案的；
（三）涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的；
（四）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的；
（五）档案工作人员有其他渎职行为的。
1.1 提高办公档案的健全性
在现代化办公档案管理制度中，为了保证办公档案不会丢失或者损坏，需要进行双份保存，即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中，通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时，就有可能导致办公档案丢失，或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势，采用电子保存方法不仅能够做到多备份，还不会导致档案字迹模糊，是一种先进的办公档案管理模式，能够显著提升办公档案管理水平。
1.2 提高查找效率
采用现代化办公档案管理制度，可以极大的提升搜索档案的效率，减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大，在传统的办公档案管理制度中，若想要搜寻所需的办公档案，需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度，可以通过建立档案数据库，利用计算机技术，在办公档案数据库中进行搜索，极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此，还能对企业的办公档案进行详细的分类，按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式，值得推广。
1.3 现代化办公档案管理更具规范化
现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化，基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中，由于档案管理主要是以纸质档案为主，整理难度较大。而采用现代化办公管理制度，可以降低管理难度，设立规范化管理模式，按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中，当档案需要转移时，需要选择适当的转移方法，如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱，在进行办公档案管理时，必须设立相应的管理规范，避免出现交叉状况。
2 办公档案现代化管理的重要性
现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快，而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求，符合企业发展的节奏，现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言，现代化管理技术已经渗透到各个领域当中，现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步，是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌，呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度，不仅提升了办公档案管理的工作效率，还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中，办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存，而在现代化的办公档案管理工作中，不仅解决的企业文件的保存问题，还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案，对企业过去的发展做出相应总结，帮助企业更上一层楼。
3 ?k公档案管理现代化的内容
在当前进行办公档案管理现代化的建设时，我们首先要知道现代化所蕴含的内容是什么，只有明白我们所要达到的目标，我们才能更好的去实现办公档案管理现代化。总的来说，它包括以下几个内容：1.档案技术与设备的现代化。当前档案工作中的知识含量和技术含量比以前大为增加，现代科学技术在文件档案工作的全过程中得到应用，如文件制作技术、信息存取与传输技术、文件检测与保护技术等。这些现代化的技术都需要现代化的设备来完成。2.档案工作组织和管理的科学化。科学的组织管理与现代科学管理技术的采用具有密切的关系，现代技术要以科学的组织管理为基础，同时也为提高科学管理水平提供了手段。科学的组织管理包括建立合理的文件档案管理组织和工作流程两个方面。3.档案管理业务与技术的标准化。标准化的基本目的是使档案管理和信息资源共享中必要的通用性、互换性得以实现，提高各项业务工作中的质量和效率。档案工作中需制订和执行的标准主要包括有关技术和有关管理业务等方面的标准。4.档案工作人员的专业化。目前，“专业化”的含义不仅是指档案人员要掌握档案专业方面的基本知识，也应具备多元化的知识结构，现代仆、科学仆的管理理点和管理特点等。
4 办公档案现代化管理应用
4.1 充分实现办公档案现代化
选择现代化办公档案管理制度，可以充分体现出办公档案的现代化。首先，应当以现代科学理论为核心，办公档案工作人员在组织工作时，需要根据企业自身的特色，对企业办公档案进行规律性、规范性的整理。想要实现现代科学化的管理方法，不仅仅需要结合现代科技设备，还需要将现代化办公档案管理理念进行充分的宣传，让现代化办公档案管理理念充分溶于员工的心中。将现代化管理理念应用于办公档案管理系统中，对于企业办公档案的发展具有历史性意义，能够显著提升办公档案的管理效果，提高工作效率。
4.2 加强对办公档案现代化管理人才的培养
现代化办公档案管理的实施，离不开专业人才的建设。在选择办公档案管理人员时，需要综合多方面进行思考与选择。首先，进行办公档案管理的工作人员必须具有专业的档案管理知识，能够熟练的操作现代化管理系统，并且具有科学、合理的管理观念。其次，应当尽量选择经验丰富的管理人员。由于现代化办公档案管理工作与传统的办公档案管理工作内容相差较远，除了需要将档案进行保存外，还需要具有分析与统计的能力。而经验丰富的档案管理人员，能够更加合理的将办公档案资料进行分析与整理，能够发现企业在过程发展中的不足之处，尽早解决，促进企业的快速发展。最后，应当定期对管理人员进行培训。在这个信息化快速发展的时代，现代化管理具有较快的发展速度。为了能够获得最新的现代化管理技术，企业应当定期设立现代化管理技术培训，避免工作人员出现滞后的状况。只有保证了现代化办公档案管理人员具有专业的管理技术水平，才能保障办公档案工作获得更好的发展，进而促进企业的进步。
4.3 加大对现代化办公档案管理的投入力度
企业应当加大对办公档案现代化管理的重视度，加大对其的投入力度。不论是财力还是物力，为了能够更好的完成现代化办公档案管理工作，应当全方位的加大投入力度。通过完善现代化办公档案管理制度，加强对企业办公档案管理的建设，才能确保办公档案管理工作发挥其应有的价值，为企业的长远发展奠定基础，同时还能够为企业指引正确的前进方向，让企业能够朝着健康的方向发展。
一、基层检察档案管理工作的特点
1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映检察工作活动的珍贵资料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丢失或损毁，将造成无法补救的损失。
2、其保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。特别是公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。
3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，诉讼档案数量不断增多，并且根据《高检院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。
4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关办案信息管理系统的启用，各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑，事实上，形成了电子档案与纸质档案并存的局面。
二、存在的问题及原因
1、重诉讼档卷，轻文书档卷。由于以办案工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，直接产生了重诉讼档案，轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视，强调诉讼卷宗的重要性比强调文书资料的重要性多得多，甚至没有强调文书资料的重要性，工作移交的重点也是强调针对诉讼宗卷材料，档案保管的重心也在诉讼档案上，对于每年的文书档案归档工作重视不够，除会计档案外，导致多年来一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等归档不及时，查找困难，甚至无法查找，不仅浪费时间和精力，还带来工作上的被动和不便。
2、档案管理人员不能做到专职。按有关规定，应当配备1名专职档案管理人员，由于单位长期严重缺编和其他原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响，除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档。
3、缺乏专门档案管理人员，加上变动频繁，造成档案管理人员素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案，由于档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，工作适应性不高，很难适应档案档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展有一定的局限性，目前在职的档案管理人员往往工作不积极主动，工作效率低，档案意识淡薄，认为档案归属于个人行为，应该由相关的部门自行保管，这种错误思想的存在，使那些珍贵的资料没有能及时归档管理，有的在单位科室个人手中，有的在各部门，导致档案管理的保密性和真实性存在巨大的缺陷。档案管理工作具有较强的专业性和工作的连续性，档案人员的频繁变动不符合档案工作专业性和连续性的要求，直接给档案管理工作带来不小的影响。
4、对电子档案信息化建设不够重视。由于基层院缺乏经费，加之人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强，直接导致检察案件数量大幅度上升，档案数量也随之急速增长，虽然配备了电脑，却没有形成完整的电子档案，很多时候仍然在使用纸质档案，即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中，既不备份也不存档，一旦电脑出现故障、网络出现问题，很容易损毁、丢失，造成不可挽回的损失。
三、解决问题的对策
1、全面提高对档案工作重要性的认识。在全体检察官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育，结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作，对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案，轻文书档案的问题，对文书档案的重要性进行特别的强调，与文书档案接触较多部门，如办公室、政治处等，更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管，清退、移交要完整及时。文秘人员、业务科室内勤和档案人员要尽心尽责，及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。
2、严格公文办理程序是搞好档案工作的基础。严格公文办理程序，加强公文办理各个环节的工作，是搞好档案工作的基础。在收文办理的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序和发文办理的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序中，要严格遵守公文办理程序各个环节的工作，把工作责任落实到人，提高公文办理质量，避免公文的遗失和毁损，使所保存的档案既能全面反映检察院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又为档案的保管和利用打下良好的基础。
3、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感；保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程，也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。
4、加快纸质档案电子化进程。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹，但是电子档案相对来说更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用，为此应该建立两套制管理，更好的方便档案的合理使用，一是要提高对原始纸质档案的录入速度，逐步实现软件管理，二是要实现档案管理设施的升级，对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学的管理好新型档案材料，三是要规范电子档案的归档管理，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管设施和环境，温度应保持在17-20度之间，相对湿度保持在35-40%之间，还要有防磁设施等等。
一、提高认识，深入贯彻实施《办法》
重大活动档案是国家档案资源的重要组成部分，承载着各个历史时期党委、政府重大活动、重大事件的真实记录，具有重要的历史价值。《办法》是我省首个专门关于重大活动档案管理的政府规章，内容全面，针对性和可操作性强，是开展重大活动档案管理的重要依据，有利于解决长期以来重大活动档案分散流失、监管不到位的问题，有利于加强对重大活动档案的管理，切实保障重大活动档案的收集齐全完整、安全保管利用，发挥重大活动档案资料的应有价值，为各级党委、政府在经济、社会、文化建设中的科学决策，以及工作查考、文化传承和历史研究等方面具有重要的现实意义。
各级各有关单位要以高度负责的态度，把学习宣传贯彻《办法》摆上重要议事日程，认真组织本地区、本系统、本单位的工作人员，特别是单位领导、档案部门负责人和档案工作人员认真学习《办法》，充分认识《办法》公布实施的重要意义，明确《办法》的规定要求，进一步增强法制观念，提高重大活动档案的法制化管理水平。
二、严格要求，准确把握内容实质
《办法》共22条，主要涵盖了重大活动档案的范围；重大活动举办承办单位、档案行政管理机构和综合档案馆等单位在重大活动档案管理工作中的职责；重大活动档案的内容及归档；重大活动档案的管理机制、归属与流向以及有关法律责任等规定。
（一）严格界定重大活动内涵。重大活动的类型很多，各地区、各部门举办或承办的活动规模和内容均不一样，所形成档案的重要性也不一样，做好重大活动档案范围的界定工作是贯彻实施《办法》的前提和基础。《办法》第三条将重大活动档案范围做出了明确界定，即“本办法所称重大活动档案，是指在下列活动中直接形成且具有保存价值的文字、声像、照片、电子文件、标志性实物等形式和载体的原始记录：1.党和国家领导人在本省的公务活动；2.外国元首、政府首脑、政党领袖或者国际组织负责人、著名外国友人在本省的外事活动；3.省委书记、省长的重要公务活动；4.省委、省人大、省政府、省政协的重大活动；5.对全省具有重大影响的政治、经济、社会、文化活动或者公益性活动；6.同台湾、香港、澳门地区之间的重大交流与合作活动；7.由本省承办的国家重大活动；8.其他具有重大影响的活动”。各级各有关单位，尤其是重大活动举办、承办单位应按照上述内容严格界定重大活动范围，对是否属于重大活动无法判定的，应按《办法》第七条之规定，由举办、承办单位报县级以上人民政府档案行政管理机构认定。
（二）准确把握重大活动档案归档范围。把握好重大活动归档范围是确保重大活动档案完整收集和有效利用的前提。《办法》第八条对重大活动材料的归档范围作出了明确规定，即“重大活动材料的归档范围主要包括：1.报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、会议材料、简报、总结、宣传报道、纪念册等各种纸质文件材料及其电子文件；2.录音带、录像带、照片、磁盘、光盘、胶片等材料；3.有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等；4.其他具有保存利用价值的材料。各县（市、区）人民政府、市直各单位，尤其是重大活动举办、承办单位应明确把握重大活动档案归档范围，做好重大活动档案的收集工作，做到“应归全归”，确保重大活动档案齐全、完整。
（三）明确重大活动档案流向。重大活动档案是各级党委、政府重大活动、重大事件的真实历史记录，有着重要的查考价值，为了方便管理和利用，应加强对重大活动档案流向控制。《办法》第十二条对重大活动档案的归属与流向做了明确规定，即“重大活动档案按照以下规定处置：1.一个单位举办、承办的重大活动，其档案归入本单位档案全宗，保管期满后按规定向综合档案馆移交。2.两个以上单位联办的跨部门、跨行业综合性的重大活动，应当自重大活动结束之日起6个月内，由各联办单位向综合档案馆移交；因特殊情况延期移交的，须经综合档案馆同意。3.举办、承办单位成立临时组织机构的，其重大活动档案由临时组织机构负责收集、整理，在临时组织机构停止办公之前向综合档案馆移交”。各县（市、区）人民政府、市直各单位，尤其是重大活动举办、承办单位必须严格按照《办法》规定，做到“归属清楚、流向明确、处置有效、妥善保管”，严格控制重大活动档案归属与流向。
三、明确职责，形成集中统一管理机制
各县（市、区）人民政府、台商投资区管委会，市直各单位，尤其是重大活动举办、承办单位间应明确各自职责，加强相互配合，齐抓共管，共同做好重大活动档案管理工作。
（一）市、县两级政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导，协调解决重大活动档案管理工作中的重大问题，将重大活动档案管理所需经费列入活动财政预算，并予以保障，对在重大活动档案管理中做出贡献的单位或者个人应当给予奖励。
（二）市、县两级档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案管理工作，加强对举办、承办单位重大活动档案收集、整理、归档工作的督促和指导，发现属于国家所有的重大活动档案因保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案不安全或者损毁的，应责令保管单位向国家综合档案馆移交。市、县（市、区）国家综合档案馆对本行政区域内举办的重大活动，可以根据需要委派专业人员指导、协助举办、承办单位做好重大活动材料的收集、整理、归档工作，并按《办法》第十二条规定依法接收本行政区域内重大活动档案。各综合档案馆要建立重大活动档案征集制度，采取收购、征购等措施征集重大活动档案，鼓励集体和个人向综合档案馆捐赠、寄存、转让重大活动档案，并应当在重大活动档案进馆30日内依法向社会开放并公布重大活动档案目录，做好重大活动档案的利用工作。
（三）重大活动档案管理是一项长期性工作，市直各单位之间应加强配合，形成齐抓共管机制，共同做好重大活动档案管理工作。市财政局对重大活动档案管理所需经费应予以优先保障。市司法局应将《办法》的宣传贯纳入全市“六五”普法规划；市公务员局应将《办法》的宣贯纳入公务员继续教育内容；市委党校应将《办法》的宣传贯彻纳入教学内容，共同做好宣传教育工作。各重大活动举办、承办单位应当在重大活动确定后5日内告知所在地档案行政管理部门，按照国家有关规定编制重大活动材料的归档范围和保管期限，做好重大活动材料的收集、整理、归档、移交等工作，对重大活动档案实行集中统一管理，按照有关档案管理的规范要求和保密规定，做好重大活动档案的信息化工作，提高重大活动档案管理水平。
关键词：高职院校；《高等学校档案管理办法》；对策
为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《办法》是新时期新阶段促进高等教育又好又快发展的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作管理内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。
一、高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的问题
根据《办法》的精神和要求，2008年12月江苏省教育厅、江苏省档案局联合印发了《关于认真贯彻实施高等学校档案管理办法的意见》，目前全省高校中已掀起了一股贯彻实施《办法》的高潮。虽然同为高等学校，但与普通高校相比，高职院校在学校的历史沿革、办学方向、办学性质和学校规模等方面都具有一定的特殊性，因此在贯彻实施《办法》过程中，高职院校应当从自身的实际出发，有效地将《办法》的精神和要求落到实处。通过几年的实践，笔者初步感到高职院校在贯彻实施《办法》过程中，主要存在以下三个方面的问题。
（一）档案机构的设置问题
关于高校档案机构的设置、性质及其职责，《办法》都作了具体的规定。其中对于档案机构的设置规定了两种形式，即档案馆和综合档案室。而且要求只要具备建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、或者已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上三个条件中的任何一项，就应当设立档案馆。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。从目前高职院校的实际情况来看，大多数院校都基本具备上述三项条件，理应按照《办法》的规定设立档案馆或综合档案馆。但一般高职院校都如同笔者所在的南京交通职业技术学院一样，均是由中专学校升格成为高等学校的，所以在规格上比普通高校要略低一些，这就决定了高职院校在教学机构、行政管理机构的设置上都与普通高校都有所差别。尤其在设置专门的档案管理机构上，往往没有得到应有的重视，限制了档案工作人员工作创造性的发挥。档案工作由于其工作性质的缘故，在短期内工作的好坏对学校大局影响不会很大，因此其重要性容易被忽视。正是由于这些原因的存在，在贯彻落实《办法》中关于档案机构的设置问题上没能很好的得到解决。
（二）档案人员的配备问题
关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定。其中对档案机构负责人的条件也有具体要求，应当具备热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；年富力强，身体健康等条件。这为高等学校档案干部队伍建设提供了强有力的依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。
档案管理人员专业水平的高低，直接影响档案事业的发展。高职院校档案工作者中大多毕业于非档案专业，有些人根本没有经过专业培训，缺乏档案的基本理论，也缺乏档案管理工作的实践，只能起到简单的保管作用，不能真正做到档案管理的科学化、规范化。
对于普通高校来说，选拔任用具有高级以上专业技术职务任职经历的人员担任档案机构负责人，可以说丝毫不成问题。但是对于高职院校来说，其教学、管理人员数量规模和结构层次都相对局限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就有限，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务任职经历，就显得比较苛刻，一般高职院校都难以企求。
（三）归档门类的确定问题
《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确规定，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等若干门类，这是从全国高等学校的整体考虑而确定的，具有高度的概括性、普遍的针对性和广泛的适用性，广泛适用于各类高等院校。高职院校主要从事高级技能教育，培养能独立处理工艺技术中的“疑难杂症”，能手脑并用有较高心智，具有一定的专业技术理论视野的应用型高级技能人才，它的主要任务是对学生进行技能教育，很少承担科研任务、开展产学研合作和外事往来。但目前高职院校还未能从实际出发，更为科学合理地确定归档门类。
同时《办法》还指出高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前高职院校在进行归档相关文件材料时，没有形成切实有效的归档制度。档案管理上还存在一定的问题，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录等工作还没有形成制度性管理。
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（四）档案学术研究缺失问题
《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，同时指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。从目前高职院校档案工作的学术研究来看，对档案工作深入研究的力度不够。大多数高职院校只是简单的把相关档案材料归档整理，没有很好的对档案资料和管理进行研究，没有进行相应的编研以及出版相应的档案史料。在没有系统的对档案工作进行学术研究的基础上，对于在《办法》中提及的开设有关的档案管理的选修课更是难以实施。
二、解决《高等学校档案管理办法》实施过程中存在问题的路径分析
（一）成立综合档案室来为学院保存和利用档案提供服务
高职院校档案机构作为学校行政管理机构的组成部分之一，理所当然在规格上也比一般的普通高校的档案机构要略微简约一些。有鉴于此，笔者所在的学院并没有设置档案馆，而是设置综合档案室，隶属于院长办公室领导。同时明确规定，综合档案室作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行《办法》规定的高校档案机构应履行的九个方面管理职责。从运行状况和实际效果来看，采用综合档案室这一机构形式，更加适用于高职院校，完全能够保证各项工作的有效开展。
因此，各高职院校结合自身情况设置相应的档案管理机构，充分发挥档案工作在高校中的作用。
（二）选配高素质的档案管理人员，增强档案开发技术力量
稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。
笔者所在学院现共有教学、管理人员560余人，其中具有高级以上专业技术职务任职经历的不足80人，仅占总数的1.4%，而且他们都在教学第一线。随着招生规模逐年扩大，他们都担负着繁重的教学任务。因此要从教学第一线抽调本来有限的高级人才到档案机构工作，显然有些不太现实。为此南京交通职业技术学院坚持从实际出发，选用一名具有馆员任职经历的同志担任综合档案室负责人，由于该同志十多年来一直从事本院档案工作，具有较好的政治素养和较高的档案管理业务水平，完全适应工作需要，胜任综合档案室负责人这一职位。同时学院各系部均明确兼职档案员，负责做好各自所在系部文件材料的归档和移交。在选配兼职档案员时既考虑了人员素质，又考虑其业务水平。学院鼓励专兼职档案人员学习新技术、新知识和参加业务培训。各种培训注重针对性和实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。不断提高学院档案管理人员素质和稳定档案管理人员队伍。
（三）准确进行归档分类，促进档案管理工作的科学化与规范化
由于高校各项活动的特殊性，其档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点。因此应针对其各种特点进行科学化和规范化管理。从而提高档案管理工作效率以及有效利用档案。
笔者所在学院在确定归档门类时，对《办法》规定的相关门类作了一些调整，省略了产品生产类，并将外事类归入行政类、科研类归入教学类。同时突出记录学院主要职能活动和历史面貌的党群类和行政类、涉及民生的人事类和学生类、体现学院学生培养水平的教学类，使得学院文件材料的归档范围科学合理，更加符合高职院校的实际。
（四）加强档案工作学术研究，推进档案管理工作的蓬勃发展
档案管理的工作不仅在于各种文档的归档整理，还要求对档案工作进行一定量的学术研究。只有丰富档案管理工作的研究，才能更好的对档案科学有效的管理与利用。
笔者所在学院，领导高度重视档案管理工作。学院积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升其业务水平以及加深对档案管理工作的认识。学院出台各项政策鼓励档案工作人员申报研究课题，以提升档案管理工作的科学水平和档案管理人员的自身素质。档案管理人员应充分发挥高职院校的研究平台，加强档案管理工作的学术研究，进一步推进档案工作的蓬勃发展。
三、小结
在贯彻实施《办法》的过程中，高职院校要秉承实事求是，一切从实际出发的原则，采取切实可行的措施和办法。从硬件与软件两个方面来加强高职院校档案管理工作，发挥档案工作在高校中的作用。由于实践比较有限，笔者将不断摸索，继续深化对贯彻实施《办法》的认识，逐步解决出现的新情况、新问题，把规范的精神和要求与学院的实际紧密结合起来，更好地推动学院档案工作的科学发展，为创建全国示范高职院校作出应有贡献。
参考文献
[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号发布，2008年9月1日实行.
[2]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[J].办公室业务，2009，(8).
一、关于规范性文件制定情况
近五年来，主要是贯彻执行国家、省、市档案局的法律、法规及条例、办法，没有自主制定规范性文件，相应也就没有应该清理的文件。
二、五年来执法检查情况汇报
1、2000年三、四季度，区档案局与区政府法制办配合组织，对区直机关、各乡镇及重点企事业单位共110个单位贯彻执行《档案法》，加强档案工作目标管理情况，进行了一系列全面检查考核，从检查考核的结果看，其中好的和比较好的有54个单位，占被检单位的49.09%，一般的有42个单位，占38.18%，较差的有14个单位，占12.73%。对检查结果，区档案局和政府法制办联合发文作了通报。对档案工作较差的单位，我局及时发出了档案执法监督检查通知书，推动了档案工作的顺利开展。
2、2003年,对照《江苏省档案执法检查细则》，有计划有步骤地开展档案执法检查活动，在各单位自查的基础上进行抽查，对档案工作搞得较好的单位提请区政府表彰，依法查处违法事件和违法行为，维护档案法律尊严，维护我区档案史料的完整与安全，取得了较好的效果。
3、我局根据机关文书档案立卷归档的要求，每年从六月起，对机关文书档案逐个单位进行检查，并评选立卷质量优胜单位。对检查结果，提请区委办公室进行通报，有力地促进了机关档案工作的开展。
4、通过检查和业务指导，我区已有45个单位档案管理工作分别达到省市级标准化管理水平。
三、档案法制宣传情况
1、利用召开有关会议和档案业务培训的机会认真组织学习《档案法》及《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》，把学法、懂法和遵守档案法律法规作为档案业务培训、提高专兼职档案干部政治素质和业务素质的重要课程。同时，及时贯彻省市档案局制定的档案工作等级评定办法、各类档案管理办法，提高档案管理规范化水平。近五年来，我区共举办档案培训班11期，参训人员450余人次，大大提高了档案人员素质；
2、把国家、省市印发的《档案法》图解、原文以及档案工作法规汇编及时转发至各立档单位，供张贴宣传和学习了解；
3、把学习和贯彻实施“两法”与完善全区档案工作组织措施、规章制度、目标管理、业务建设和监督指导紧密地结合起来，依法督促和指导各立档单位进一步落实好档案工作组织措施，基本形成了以区档案馆和各机关、团体、企事业单位档案室为主体的档案事业管理体系。我们还依法修订了文件材料立卷归档、档案保管、利用、保密、统计、移交、鉴定销毁等规章制度和档案工作岗位责任制并印发给各单位执行；
4、以纪念《档案法》颁布实施十五周年和《条例》颁布五周年为契机，先后两次大规模开展了档案法律法规宣传活动，印发《档案法》、《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》及其他宣传材料2000多份，悬挂了过街横幅，制订了宣传牌，张贴宣传画，在市区街心公园开展档案知识义务咨询，解答市民提出的问题。组织全区档案员参加《中国档案报》主办“剑南春杯”和省档案局主办的“昌盛杯”档案法制竞赛，收到了很好的效果。
关键词：民办高校；档案管理；素质
中图分类号： G271.6 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）18-128-2
0 引言
在民办高校中开展档案管理工作，是重要的基础性工作，它在不断的深入推进过程中，显现出越来越重要的地位和意义，在新时期下，民办高校的建设和发展富于成效，在持续发展的进程中积累了一些宝贵的经验和资料，为了更好地促进民办高校的持续发展，需要从基础资料的创建入手，重视民办高校的档案资源管理，要保存民办高校发展过程中有价值的教学、科研、党政管理等历史记录，需要提升民办高校档案管理人员的综合素质，将其视为民办高校档案事业体系中的生力军，满足民办高校档案管理建设的需求。
1 民办高校档案管理的工作现状
民办高校是社会、市场和政府共同作用下的产物，它在时代的发展进程中，获得了卓有成效的发展，然而，档案管理工作在民办高校中的开展还较晚，相关的档案管理制度和体系还没有全面构建，机构设置和人员配备还不够科学合理，在目前的民办高校的档案管理工作中，较少专职的档案管理人员，存在档案管理意识淡薄的状态，对于档案管理工作的认知也不够深入，存在应付式的潜意识和工作状态，这就使民办高校的档案资料收集不够完善，在一定程度上也增加了资料遗失和疏漏的风险。
由于民办高校的档案管理工作开展时间较短，专业档案人员的配备还不齐全，相关的档案管理工作者对于档案管理的知识较为薄弱，不熟悉档案管理工作的流程和程序等内容，在兼职的状态下，无法产生对档案管理的全新认知和管理，同时，民办高校的兼职档案管理工作人员变动较为频繁，不利于高校的档案收集和整理，也无法有效利用民办高校的档案资料，使其价值和有效性无法得到充分的发挥。
民办高校的档案管理的重视程度不足，加之二级领导对档案管理工作的偏见，导致档案管理人员缺乏专业知识培训的平台，没有得到应有的重视和培训，对于国家档案管理的法规制度也不甚了解，致使档案管理人员不具备专业的档案理论知识和政治素养，对于档案管理的工作方法也不够熟悉，影响了民办高校档案资料的功能发挥。
2 探讨民办高校档案管理人员应具备的素质内容
2.1 讲求原则的政治素养
对于民办高校的档案管理人员而言，极强的组织性和纪律原则性的政治修养是工作的前提，在新时期下，档案管理人员应当具备较高的政治素养，对于档案管理的政策性内容要有敏锐而清晰的辨识、判断能力，要不断加强自己的政治学习，全面落实和实施档案管理政策以及学校的规章制度，根据自己的档案管理工作特点，统筹协调，实现档案管理工作与其他相关工作之间的良好衔接与沟通。
档案管理人员还要自觉遵守《保密法》和《档案法》，坚守依法、依章办事的原则，不做循私舞弊之事，不做违法乱纪之事，用强烈的工作责任心和事业心，履行工作职责，优质地完成档案管理工作任务。
2.2 积极主动的服务意识和奉献精神
民办高校档案管理人员要树立积极主动的服务意识，要以学校的管理和教学工作为对象，面对上级领导、院校部门、学生等，进行积极主动的服务，要呈现出一个优良的“窗口”形象，展示出民办高校优秀的服务前台功能，要在服务态度上表现出热情、耐心、周到、及时的特点，在服务语言方面要善于与其他部门协调关系，具备灵活的交际能力、协调能力和沟通能力，要适应于不同的环境，提升档案管理工作的服务质量。
同时，民办高校档案管理人员还要具备奉献精神，要树立起全面推动民办高校发展的意识，在民办高校的教学经验不断积累的前提下，对民办高校的档案资料进行查缺补漏，这是一个工作量较大、任务较为艰巨的任务，需要档案管理工作人员具有奉献精神，要在工作中不计较个人得失，用爱岗敬业的态度，扎实工作。
2.3 坚实的专业素质和创新精神
民办高校档案管理人员要具备档案管理的专业知识，要对民办高校的各类档案进行科学合理的分类，依照档案分类管理的原则和规律，对档案进行妥善保管，便于需求者对档案资料的查找和利用，并严格依照档案管理规定，履行档案的交接管理、用后及时清退管理等职责，这就需要档案管理工作者具有相当的专业素质，对于档案管理流程和各个环节都了然于胸，具备坚实的专业操作技能，在档案管理学、档案保护学的指导下，实现理论与工作实践相融合的专业化管理。
民办高校的档案管理还要有新时代的信息技术素养，要有时代创新精神，要熟练地运用计算机网络资源，具备一定的多媒体技术、数据库技术水平，根据工作需要还可以掌握一门或多门外语，在新时代下，要勇于创新，在工作中不断丰富和充实自己的水平，创新档案管理模式和方法。
3 提升民办高校档案管理人员素质的路径
3.1 学校领导要加强对档案管理工作的重视度
民办高校的档案管理工作的提升，要提高学校领导对于档案管理的重视程度，只有提高学校领导对档案管理的重视度，才能改善档案管理现状，引入专业的档案管理人才，并完善和健全档案管理体系，为提升档案管理队伍创造条件。
3.2 注重对档案管理人员的交流和培训
在信息时代千变万化的时代下，民办高校的档案管理工作也要不断开拓和创新，这就需要档案管理人员走出去，与其他单位的档案管理人员进行相互交流和沟通，高校要对档案管理人员组织定期或不定期的业务培训和外出学习，提高档案管理人员的业务水平，使他们在培训过程中互通有无、相互促进和提高。同时，在信息化社会背景下，档案管理工作也正在实现电子化、数字化管理，许多文件和资料都生成了电子文本，显现出开放式、电子化的状态，为了提高档案管理人员的专业素质，还要对他们开展计算机和网络技术方面的培训，推进民办高校档案资料的信息化管理、数字化管理，更好更快地为高校领导决策服务，更好地为社会服务。
3.3 提升档案管理人员的政治素养，进行职业道德教育
在民办高校的档案管理人员的工作之中，要牢固树立档案管理人员的政治素养和职业道德修养，要对他们进行职业道德教育和思想政治教育，提高档案管理人员的思想政治觉悟，意识到档案管理的社会性价值和意义，并强化对档案管理人员的德治教育，要有严谨的工作态度和高度的保密意识，对于高校的档案资料、电子文件等内容要守口如瓶，在强化保密意识和网络安全意识的前提下，保护民办高校档案的完整性和保密性。
3.4 注重档案管理人员的文化素养和知识水平的学习
档案管理人员不仅需要有一定的专业素养，还要具备相当的科学知识和较高的文化素养，档案管理人员要具备丰富的语言文字知识，对于档案的大事记编、文件汇编、检索等内容，要在具备一定的文化素养的前提下，才能胜任和完成，如对于档案文件电子信息的查询、整理、加工等事项，档案管理人员要设置搜索引擎，运用文化知识和专业知识，协同实现对档案的管理。
4 结束语
总而言之，民办高校在历史衍变进程中，积累了许多教学、科研文献和资料，为了更好地对这些资料进行存储、整理和利用，需要关注民办高校档案管理工作内容，要在高校领导的全面、充分的重视之下，提升档案管理人员的专业素养和文化素养，在具备一定的思想政治素质的前提下，不断探索和创新民办高校的档案管理工作，科学合理地做好高校档案的收集、鉴定、编目、利用等工作，从而推动民办高校档案管理工作科学有序地发展。
参 考 文 献
[1] 刘虹千.试论加强民办高校档案管理人员的素质及方法[J].黑龙江史志，2013（21）.
[2] 贾英阁.新时期高校档案管理人员素质现状分析及建设对策[J].科技情报开发与经济，2011（25）.
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一、我市档案利用工作呈现新趋势
随着经济建设、城市建设步伐的加快，人民生活水平的不断提高，档案馆的进一步开放及公众档案意识的不断增强，我市的档案利用工作呈现出新的趋向。一是个人利用档案数量迅速增长。2005年市档案馆共接待查阅档案378人次，其中个人查阅147人次，占45％；2006年，全年利用档案1083人次，其中个人查阅783人次，占72％；而今年1～5月份，在498人次档案利用中，个人查阅的就有410人次，占82%，所占比例迅速提高。二是个人利用档案内容相对集中。仅以今年5月份为例，市档案馆共接待查档116人次，其中查阅利用婚姻登记档案的112人次，占95.5％。三是利用的目的有新变化。如以前查阅婚姻档案的目的主要是为离婚，而近期利用婚姻档案不仅仅是为此目的，很大一部分人是为了购房贷款、外出务工、租房、孩子上学、办理户口转移登记等等。
这次档案馆人气的大幅上升，与八十年代我市编史修志引起档案利用高潮有很大不同，它并不是某一项具体工作的带动，从总体上说，这是经济社会发展的必然结果。档案馆的利用者越来越多元化，公民个人开始成为档案馆利用者的主体。近几年来，我市档案馆积极拓展收集渠道，注意收集与人民生活密切相关的档案信息，提高档案馆档案信息的实用性。自2005年末市档案馆开始陆续接收民政局移交的婚姻登记档案，截至目前已接收了4400卷婚姻登记档案。婚姻登记档案的移交进馆，进一步改善了馆藏结构，使档案馆对外开放有了资源基础，档案资料能实实在在地为老百姓排忧解难，上门查档的人自然也就多起来了。档案馆利用工作的新趋势告诉我们，在全面建设小康社会、加快基本实现现代化进程中，人民群众的档案利用需求增长迅猛，作为档案馆，要努力塑造亲民、为民、便民、利民的档案馆新形象，真正做到“馆为民所开，档为民所用”。
二、婚姻登记档案管理现状
市档案馆在接收婚姻登记档案后，在对其进行整理、利用时发现，目前我市的婚姻登记档案管理存在很多问题。一是婚姻登记档案普遍遗失、损毁严重。以东山区为例，市档案馆接收该区民政局移交的婚姻登记档案时间跨度为1963年至2004年，其中，东山区红旗乡婚姻登记档案1963年仅有一卷，而1964年至1967年四年的婚姻登记档案全部遗失。在我市六区民政局移交的婚姻登记档案中，市区的大多是1982年以后的档案，并且各区不同年代仍存在着丢失现象。很多档案都有虫蛀、水浸、破损甚至缺页现象。究其原因，主要是婚姻登记档案管理不规范，归档不及时甚至不归档，整理不规范甚至不整理，无专人、固定地点保管造成的。二是婚姻登记档案自身不规范。有的登记人姓名出现多个版本；有的与身份证不符；有的没有登记时间；还有的婚姻登记编号顺序混乱，甚至出现重号、漏号现象，而且很大一部分婚姻登记档案没有卷内目录，这些都给提供利用增加了难度。三是在提供服务利用上，检索效率偏低。近两年来，婚姻登记档案的利用率逐年提高，来档案馆查阅利用的人数不断增加，由于种种原因，一些利用者对原登记的时间和地点记忆模糊。大家知道，婚姻登记档案数量大，而我市档案馆目前还是传统的手工检索，这就造成查阅的范围很大，难度也很大，传统的检索手段，既费时、费力，还可能出现查不到的情况。
三、加强婚姻登记档案管理的几项措施
2006年1月23日，国家民政局、国家档案局联合颁布《婚姻登记档案管理办法》，标志着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道。因此，档案部门必须遵照《档案法》和《婚姻登记档案管理办法》的规定，加强婚姻登记档案的管理，切实提升档案馆公共服务的功能。
一是广泛宣传切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》，严格依法办事。《婚姻登记档案管理办法》是我国第一部关于婚姻登记档案管理的法规性文件，标志着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道。档案行政管理部门应当抓住这一契机，广泛宣传并切实贯彻执行，推动婚姻登记档案的规范管理。充分利用各种途径广泛宣传《婚姻登记档案管理办法》，让广大市民了解《办法》，让婚姻登记档案管理人员掌握《办法》，强化他们的科学管理意识和依法利用意识；及时组织婚姻登记档案管理人员认真学习《办法》，逐条领会要求，掌握技术规范，重点是婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务的具体规定，确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用。
二是要突破法规限制，提前接收档案，提高馆藏的“新鲜”度。婚姻档案是百姓常用的档案，可以提前进馆。同时对所有进馆档案进行规范整理，对进馆的婚姻登记档案全部拟写标题，重新编号，编制目录，确保档案规范。
关键词：流浪乞讨人员 救助档案管理制度 建构 分析
近年来，民政部门对救助工作引起了高度的重视，不断完善相关的制度体系，提高救助整体水平。自2003年实施《城市生活无着的流浪乞讨人员救助管理办法》以来，逐渐实现了关爱性的救助管理，相关的政策法规日渐完善，工作机制得以完善，服务网络日渐完善，救助管理机构日渐规范化，得到救助的流浪乞讨人员日渐增多，呈现出上升趋势，他们基本的生存权益得到了应有的保障。
一、流浪乞讨人员救助档案概述
生活无着落流浪乞讨人员借助档案被简称为“救助档案”，是救助管理机构在救助生活无着落流浪乞讨人员过程中形成的文件材料，具有一定保存价值，是救助管理工作的一种是真实记录，属于民政专业档案范畴。在一定程度上，“救助档案”也是国家民生档案不可或缺的关键性组成要素，也就是说，加强救助档案管理是非常必要的，可以加快救助管理工作规范化建设步伐，促使受救助对象的合法权益得到应有的保障，还能促使国家民生档案资源更加丰富多彩，更能彰显其具有的价值。
救助档案具有多样化的特点，体现在不同的方面。一是：文件材料形成具有动态性特点，而档案管理具有成套性特点。从流浪乞讨人员寻求帮助到救助管理机构进行甄别并给予救助必须严格按照相关程序顺利进行。在此过程中，由于受助个体存在差异性，救助个体形成文件材料数量、结档时间各不相同，具有鲜明的动态性特点。同时，每个受助个体形成的所有文件材料有着某种必然性，具有成套性特点。二是：文件材料归档具体内容、档案保管期限都具有鲜明的差异性。对于流浪乞讨人员来说，都有着相同的受助程序，但由于个体存在差异性，在救助结束之后，所形成的文件材料内容、数量各不相同，每个受助个体档案都有不同的保存价值，体现在不同方面。
二、流浪乞讨人员救助档案管理制度构建
就救助档案而言，是救助工作规范化管理的核心载体，能够有效维护受助对象、救助管理机构的合法权益。在新时代下，救助管理机构大都建立救助档案，并在实践过程中不断探索适合该地区的具体化、合理化档案管理方法。针对管理过程中存在的各种问题，急需要构建流浪乞讨人员救助档案管理制度，即《生活无着落流浪乞讨人员救助档函管理办法》，可以简称为《办法》，对救助档案进行统一化管理，促使基本标准跟更加明确，基本程序更加规范化，为提高档案救助工作整体水平做好铺垫。
（一）《办法》参考依据、框架结构
在制定《办法》过程中，必须严格遵循相关的规定，比如，《中华人民共和国档案法》、《救助管理机构工作规程》，全方位分析该地区救助工作的具体情况，促使各项内容更加明确化，其主体可以采用条款结构，其附件可以采用表格形式，满足文件材料整理需求。
（二）《办法》内容概述
1.《办法》名称、定位。就《办法》而言，需要结合救助档案已有的特征，咋会明确规定救助档案定义，救助档案体制、归档范围等。要根据《城市生活无着的流浪乞讨人员救助管理办法》对应的修订思路，围绕救助工作的具体情况，在《救助管理机构工作规程》作用下，得出档案管理办法的名称，即《生活无着流浪乞讨人员救助档案管理办法》，并对其进行正确的定位，明确中其主体。
2.文件材料归档范围。以救助工作内容为切入点，救助文件材料是由多个环节形成的，站内救助占据核心位置，是其主体，要严格啊那种啊接待登记、基本服务等有序进行，《救助管理机构工作规程》由不同元素组合而成，比如，《求助人员登记表》、《终止救助通知书》，全面而客观地记录整个救助过程。为此，可以采用表格的形式去呈现受助个体档案归档文件材料范围，由于个体存在差异性，还需要做好附件归档工作。在此过程中，接头救助形成的文字材料、录像材料、录音材料等都和受助个体紧密相连，也需要对其进行合理化的归档工作。
3.文件材料整体原则、方法，明确规定档案保管期限。结合救助文件材料具有的多样化特点，《办法》中已经对相关方面做出了明确的规定，需要坚持“一人一件”原则整理相关的文件材料，合理划分救助类型。在结合相关的实践经验，合理制定档案材料整理的具体程序、方法，促使档案救助档案目录封面、盒内备考表等式样，促使救助档案管理更加规范化，有利于保管、利用等。此外，要根据文书档案已有的保管期限规定原则等，客观分析救助管理机构规避风险情况，已有的档案保管能力等，救助档案的保管期限为10年。如果是未成年人、长期需要安置人员等，其档案保管期间更长，为30年，而死亡人员的保管期间是永久的。
（三）《办法》出台作用
就《办法》而言，能够促使救助档案更加标准化，完善其规范化建设内容，促使全国救助档案管理做到“有法可依、标准统一”。它能够简化救助管理程序，提高其工作效率与质量，完善国家民生档案资源，确保救助档案得到优化利用，进一步提高救助管理机构在规避风险方面的能力。
三、结语
总而言之，在新时代下，构建流浪乞讨人员档案管理制度是非常必要的，借助《办法》，科学管理救助档案管理，可以促使救助档案管理工作更加规范化，能够顺利进行，确保受助对象的合法权益得到应有的保障，提高国家民生档案资源利用率，使其更好地发挥自身具有的作用。
参考文献：
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[2]李坤展，何紫盈，宋霞.中国流浪乞讨人员救助管理研究综述[J].新西部（理论版），2015，（04）.
[3]何文丽.生活无着流浪乞讨人员救助档案管理制度建构[A].新形势下档案资源管理服务[C].2014.
【关键词】档案管理；规范化；个旧市
档案是历史的真实记录，如何规范管理档案，充分发挥档案“存史、资政、为民”的作用，一直是个旧档案工作者思考的问题。为此，个旧市档案局以问题为导向，创新工作方式，多措并举，推动个旧市档案规范化管理，主要做了以下几个方面的工作：
一、领导重视，确保档案规范化管理工作顺利开展
一是自2009年起，将档案工作列入市委、市政府各项工作目标考核内容之一，并明确市档案局负责考核各单位档案管理工作，认真确定档案工作考核内容，以此推动个旧市档案规范化管理。二是个旧市始终有市人民政府副市长分管全市档案工作，协调解决档案工作中存在的困难和问题。三是根据《云南省企业事业单位档案工作规范化管理认定办法》《红河州党政机关社会团体档案工作规范化管理示范单位认定办法》，结合个旧档案工作实际，市委、市政府高度重视，先后下发了《云南省企事业单位、红河州党政机关社会团体档案工作规范化管理示范单位认定办法有关通知》（个办发〔2013〕61号）、《关于印发〈个旧市乡镇区机关文件材料归档案范围和文书档案保管期限规定〉的通知》（个办发〔2013〕61号）以及印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见的通知》（个办发〔2015〕15号），确保个旧市的档案规范化管理进一步统一标准和明确目标的工作顺利开展。
二、措施有效，确保档案规范管理工作有序推进
旧市档案局创新工作方法，认真做好档案规范管理工作的指导、监督和调查研究工作。一是明确分工，落实责任。将市直各部、委、办、局、乡镇（包括下属单位）的档案业务指导工作落实到全局每个干部，明确责任。二是抓好调查研究工作。要求所有干部在开展业务指导工作时，善于发现档案规范化管理工作中存在的问题，解决问题，对带有共性和一时难以解决的问题，要多作思考，认真总结，出调研报告。三是集体讨论找出解决办法。通过集体研究讨论，找出最为合理的解决问题的对策和办法，以做到发现一个问题解决一个问题，最大限度地做到档案工作规范、标准和统一。四是结合档案规范化管理的要求，建立和完善各立档单位综合档案室的各项管理制度，认真组织专题培训，确保各单位开展档案规范管理工作不走弯路。五是利用“12.4”法制宣传日及“6.9”国际档案日，在个旧电视台、《个旧时讯》等媒体宣传个旧市档案工作，增强社会档案意识。六是加强企业档案工作，深入民营企业，帮助其建立和规范企业档案，维护其合法权益。七是通过开展年度执法检查，对各单位贯彻执行《档案法》《云南省档案条例》以及国家档案局8号令等档案法律法规的情况进行检查，指导各单位规范管理档案。八是切实做好政府机构改革中的档案管理工作。根据《关于将政府职能转变和机构改革后部门文书档案移交个旧市档案馆管理的通知》和《关于将政府职能转变和机构改革后部门印章移交个旧市档案馆管理的通知》，市档案局积极开展相关档案业务指导。目前，涉及机构改革的8家单位已将机构改革中撤并前的全部印章档案规范移交进馆。九是市档案局通过建立档案业务指导QQ群方式开辟档案业务指导新渠道，采用现代化的科技手段，开展全市档案业务指导。据统计，2016年上半年，市档案局各业务指导组通过各种方式进行业务指导200余次。
通过这些措施，个旧市档案工作规范管理示范单位认定工作形成了齐抓共管的工作局面，全市档案工作规范化管理活动健康、有序、全面开展，并取得了实效。随着“档案工作规范化管理示范单位认定工作”的深入开展，个旧市党政机关、乡镇政府等单位的档案管理体制进一步得到完善，档案管理制度进一步得到健全，档案安全保管保护的设备设施得到进一步改善，档案工作步入规范化、科学化的管理轨道。截至2015年底，全市有市委办、鸡街镇、市环卫处、大屯村委会、建设社区等80家单位完成认定工作，示范单位认定数量居全州第一。
三、取得的成效
一是个旧市档案馆馆藏档案种类不断丰富，馆藏结构不断改善，截至2016年6月，馆藏总量达108779卷、193868件，案件排架长度1915米，其色档案、专门档案、涉民档案总量达33854卷、66620件，馆藏档案数量居全州第一。
二是2016年上半年，市档案馆共计接待档案利用者4683人次，调取案卷7565卷（册）、525件、提供复印资料9542页，为基层单位和广大人民群众解决了政策落实、社会养老保险、劳动保障、机关事业单位参加养老保险等大量民生问题，“死档案”变成了“活信息”，档案在服务民生、服务和谐社会中发挥了不可估量的作用。
【参考文献】
>> 试述档案行政权力清单的分类 论档案行政权力清单的编制 试述档案行政权力清单与档案行政责任清单 论档案行政权力清单的行政法属性 试述依法行政与档案行政权力清单的关系 论建立和推行档案行政权力清单制度 行政权力清单的“河北实验” 湖北省省级行政权力清理的作用与局限分析 试论档案行政权力清单对档案行政不作为行为的制约 基于档案行政权力清单制度建设的普法与法制宣传教育 如何制约行政权力 行政权力如何受限 教育部：建立教育行政权力清单和责任清单制度 推行行政权力清单和责任清单制度研究 今年第一批削减37项省级行政权力事项 莒南县积极开展推行行政权力清单制度工作 莘县部署推行行政权力清单制度工作 以创新理念推进行政权力清单制度落实 聊城市扎实推行行政权力清单制度 山东省部署推行行政权力清单制度工作采访实录 常见问题解答 当前所在位置：l）。其中省档案局涉及行政许可3项、行政处罚4项、行政强制4项、行政确认2项、行政奖励2项、其他行政权力7项共6种22项。
按法律法规规章依据来说，共涉及10部：《档案法》、《档案法实施办法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》、《科学技术档案工作条例》、《重大建设项目档案验收办法》、《浙江省档案登记备份管理办法》、《行政处罚法》、《条例》、《行政复议法》。
1.2 山东省。山东省省级部门保留的4236项权力全部被公布在山东省人民政府网上（）。其中省档案局涉及行政规划1项、其他行政权力11项共2种12项。未列出法律法规规章依据。
1.4 广东省。《广东省行政审批事项通用目录》是我国首张涵盖省、市、县三级全部行政审批事项一单式“纵向权力清单”。在省政府网站（）。其中省档案局涉及行政许可3项、非行政许可审批2项、行政处罚1项、行政检查2项、行政指导10项、其他68项，共6种86项。
按法律法规规章依据来说，共涉及43部：《档案法》、《档案法实施办法》、《政府信息公开条例》、《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉》、《社会主义新农村建设档案工作示范县实施办法》、《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《机关档案工作条例》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》、《全国档案馆设置原则和布局方案》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《关于建立中小学档案教育社会实践基地开展档案教育的通知》、《重大建设项目档案验收办法》、《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《全国中小学档案教育社会实践基地建设管理暂行办法》、《国家档案局数字档案馆建设指南》、《国家档案局数字档案室建设指南》、《国家档案局办公室关于印发全国数字档案馆（室）建设推进会文件的通知》、《广东省档案条例》、《印发广东省档案局（馆）机构编制方案的通知》、《关于拍摄、收集中央领导同志在粤活动和省委、省政府重要声像资料的复函》、《广东省市县档案馆建设补助专项资金管理办法》、《广东省档案馆收集档案范围实施细则》、《广东省执行〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉实施细则》、《广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程》、《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》、《广东省档案中介机构备案登记管理办法》、《广东省名人档案管理办法》、《广东省市（地）、县级国家档案馆目标管理考核标准》、《关于全省国家综合档案馆实行年度评估的意见》、《关于继续推进全省国家综合档案馆年度评估工作的通知》、《关于在我省开展创建示范档案馆的意见》、《省档案局、省民政厅、省农业厅关于转发〈社会主义新农村建设档案工作示范县实施办法〉的通知》、《广东省省直单位档案工作年度评估办法》、《广东省省直档案工作示范单位创建办法》、《广东省企业档案工作规范测评办法》、《广东省高等学校档案工作水平评定办法》、《关于全省建设项目档案工作巡查情况的报告》、《广东省机关档案综合管理达标升级办法》、《广东省市、县级国家档案馆建筑设计方案审核办法》、广东省档案局《关于转发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》。
1.5 湖南省。湖南省省级部门保留的3700项权力全部被公布在湖南省人民政府网上（）。省档案局（省地方志办、省档案馆）涉及行政许可2项、非行政许可1项、行政处罚5项、行政服务24项，共4种32项。
按法律法规规章依据来说，涉及档案方面的共22部：《档案法》、《档案法实施办法》、《贵州省档案条例》、省政府《关于省直机关继续实施的行政许可事项的决定》、省政府办公厅《关于调整省直机关继续实施的非行政许可审批项目目录的通知》、《贵州省档案局（贵州省地方志编纂委员会办公室、省档案馆）主要职责内设机构和人员编制方案》、《贵州省档案专业中、高级职务任职资格申报评审条件（试行）》、《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》、《贵州省国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《贵州省重点建设项目档案管理登记实施意见》、《重大建设项目档案验收办法》、《贵州省〈重大建设项目档案验收办法〉实施细则》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《城市建设档案归属与流向暂行办法》、《贵州省企事业单位档案管理评估办法》、《电子文件管理暂行办法》、《贵州省各级国家综合档案馆档案收集办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》、《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆开放档案办法》。
涉及地方志方面的共2部：《地方志工作条例》、《贵州省地方志工作规定》。
2 9个省份省级档案行政权力清单的特征及成因分析
2.1 9个省份省级档案行政权力清单的特征
2.1.1 同级权数不同。上述已经公布权力清单的9个省份省级档案行政管理机构，虽然层级相同，但列出的权力数却十分悬殊。广东省最多，共有86项;福建省最少，只有5项。数量相差17倍多。9个省份省级档案行政权力数量统计，见表1。
2.1.2 权力类型不同。除了权力数量有差异外，权力类型也不相同。上述已经公布权力清单的9个省份省级档案行政管理机构，虽然同样担负管理档案事务的职能，但列出的权力类型和类型数量并不一样。
从类型上看：9个省份省级档案行政管理机构共涉及行政许可、非行政许可、行政处罚、行政监督、行政确认、行政奖励、行政强制、行政检查、行政指导、行政服务、行政征收、行政规划、其他行政权力13种。具体分省情况如下：
广东：行政许可、非行政许可审批、行政处罚、行政检查、行政指导、其他
贵州：行政许可、非行政许可、行政处罚、行政服务
浙江：行政许可、行政处罚、行政强制、行政确认、行政奖励、其他行政权力
河北：行政许可、非行政许可审批、行政处罚、行政强制、行政确认、行政奖励、行政监督、其他
山东：行政征收、行政处罚、行政监督、行政确认、其他行政权力
江苏：行政许可、行政处罚、行政奖励、其他
安徽：行政规划、其他行政权力
湖南：行政许可、行政确认、行政奖励、行政处罚、行政监督、其他行政权力
福建：行政处罚、行政监督检查、其他
从数量上看，最多的是河北省，有8种;最少的是安徽省，只有2种，平均5种，最大种类差为6种。9个省份省级档案行政权力类型数量统计，见表2。
2.1.3 权力依据不同。在权力依据上，从依据的层级上看，有些只列出了法律、法规、部门规章与地方法规（如福建、江苏、湖南、山东、浙江）;有些则将法律、法规、部门规章、地方法规与规范性文件一并列出（如贵州、河北、广东）;有些则没有列出（如安徽）。
从权力依据的数量上看，9个省份省级档案行政权力依据的法律、法规和规章少则几部，多则几十部，差距非常之大。具体情况见表3。
2.1.4 详略程度不同。在权力清单的详略程度上也存在不同。有些详细列出了权力类型、项目名称、权力名称、实施主体、实施依据、权力层次、承办机构（如河北、山东）;有些详细列出了权力类型、项目名称、权力名称、实施主体、实施依据、权力层次（如福建、贵州、湖南、浙江）;有的只列出了行使层级、权力类别、项目名称、实施依据（如江苏）;有的仅列出了项目名称和权力类型（如安徽）;还有的根据权力类型的不同，列出详略不同的内容（如广东）。有的附有详细的流程图，有些则没有。
2.1.5 行使层级不同。在权力的行使层级上，有些将权力分为省级保留，市、县（市、区）属地管理，共性权力，审核转报等四级（如山东、浙江、湖南）;有的划分成省级行使，属地行使二级（如江苏、福建、贵州）;有的则没有划分层级（如安徽、广东、河北）。
2.1.6 承办机构不同。在权力的具体承办机构上，有的（如河北）几乎涉及档案局的所有内设机构，有的（如山东）只涉及一两个内设机构。
此外，还有主体隶属不同、主体职权不同、公布渠道不同等特点。限于篇幅，这里不详述。
2.2 9个省份省级档案行政权力清单特征的成因分析
2.2.1 标准不一所致。“权力清单的规范不够具体是指权力清单的分类标准、格式规范、运行流程等由各地行政机关自主设计和确定，还未形成全国统一的标准。”[3]各省的权力划分标准不一，有些分为十种，有些分为九种，还有些分为七种，并且在权力名称上也不尽相同。这就导致9个省档案行政权力分类上出现差异。
2.2.2 依据差异所致。“权力依据，有的包括法律法规规章;有的则扩充到法律法规规章及省政府三定方案文件。”[4]正是这种权力依据的差异，导致依据层级与依据数量上的差异，进而影响到权力数量上的多寡悬殊。
2.2.3 对行政权力与行政行为的关系缺乏认识所致。“行政权力与行政行为相伴相随，行政行为是行政权力的载体，‘无形的’行政权力只有通过‘有形的’行政行为来体现。”[5]然而，我们一些人由于对行政权力与行政行为的关系少有了解，对档案行政管理过程中的许多行政行为熟视无睹、不以为意，完全没有意识到这些行为就是权力。
2.2.4 多时不用所致。与上述“对行政权力与行政行为的关系缺乏认识所致”不同的还有另一种情况，就是有些权力“长期不用”（比如档案鉴定、接收档案、提前或延期开放档案，等等），使我们一些人忘记了，甚至根本就没有意识到，还有这样一些权力，一些当作之为。
2.2.5 思维惯性所致。行政权力清单开始于行政审批制度的改革，但行政权力不仅仅局限于行政审批权。但我们一些人受思维惯性影响，只将行政审批和行政执法权视为行政权力，完全忽略了行政权力所包括的其他权力。
2.2.6 “清水衙门”观念所致。在档案界，我们一直认为档案部门是“清水衙门”，无职无权，从而导致在建立权力清单时，仍然认为我们没有多少权力。有媒体报道称，武汉市在制作“权力清单”时，某局为了避免监督，自称“清水衙门”，一项权力也没有。纪委分管领导得知后，直接找到该局局长，当面质问：如属实，是否可依法撤销这一部门？局长这才认真对待。后来，这个“清水衙门”清理出了十几项权力。[6]这一案例对我们颇有启发，值得思考。
2.2.7 机构混编所致。地方档案行政管理机构“局馆合一”、“局馆分立”、“档案局（史志办、档案馆）混编”（如贵州），造成职能上有所不同，自然也会影响到行政权力多少。
2.2.8 研究与实践脱节所致。权力清单制度已经出现多年，成为近几年理论与实践“双热”的内容，但档案界对此的研究非常冷清。截至2015年8月29日，只有《中国档案报》2015年发表了2篇相关报道（《广东9项档案行政审批事项列入“纵向权力清单”》、《烟台：公布30项档案行政权力清单》），相关理论研究和实践总结文章极其稀少，理论和业务研究与实践脱节严重。
3 建立档案行政权力清单的路径与方向
3.1 确立统一划分档案行政权力的分类标准。对档案行政权力应该进行类型化的科学管理，使用统一的分类标准划分档案行政权力的类型，避免不同地方的档案行政管理机构中同一性质的权力类型出现不一致的混淆状态。要根据统一的标准将性质相同的档案行政权力归为一类，并以法律法规的形式固定为类型化的档案行政权力，在法律法规上设置各种类型档案行政权力运行的要件，要求档案行政权力运行时必须符合这些法律法规要件，以此保障档案依法行政的实现。
3.2 构筑档案行政权力清单制度的程序保障体系。在档案行政权力清单中权力行使的具体程序上，应通过档案行政权力清单信息的公开和分类索引，将档案行政权力行使的程序、所需的手续及时限等预先详细公布，明确档案行政权力清单信息查询的具体程序，任何部门不得再任意设立程序、任何额外的手续和索取额外费用，更不得逾越时限行使档案行政权力，以程序法定化的方式从实质上保障档案行政相对人的权利。
3.3 建立档案行政权力清单制度的责任约束机制。档案行政权力清单中的权力运行的刚性约束在于责任制度的建立。我们在公开档案行政权力清单的同时，要有针对性地通过立法确立责任清单，规定档案行政职权的不履行、不适当履行、不全面履行的责任情形、承担责任的主体以及追究责任的程序等。通过建立档案行政问责机制和责任倒查机制，实现对档案行政权力的责任约束。
3.4 确保档案行政权力清单制度监督机制的有效落实。要对档案行政权力清单制度进行有效监督，就要建立档案行政权力清单中权力运行的动态监督机制，除了内部监督之外还应注重外部监督的作用，在外部监督中除了党的监督、人大监督、司法监督外，还应注重公民监督的作用。
* 本文为2013年度国家社科基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）的阶段成果。
参考文献：
[1]刘良军.准确把握“权力清单”的内涵与外延[J].领导科学论坛，2014（12）：5～6.
[2]陈向芳，邓薇.行政权力清单制度评析及完善――以制度价值为研究视角[J].广东行政学院学报，2015（3）：9～15.
[3]陈伟，杨超. 权力清单制度建设中的主要问题及消解路径[J].南方论刊，2015（7）：35～37.
[4][5]罗亚苍.权力清单制度的理论与实践――张力、本质、局限及其克服[J].中国行政管理，2015（6）：29～33，45.
2006年7月17日南京市《重大活动（事件）档案管理登记办法》和《重点建设项目档案管理登记办法》颁布实施。
《重大活动（事件）档案管理登记办法》共分11条，文末附有重大活动和重大事件档案管理登记表。第二条本办法所指重大活动（事件）是指市委、市政府及其部门在本行政区域内组织的具有较大影响的政治、经济、科技、文化、体育、宗教、外事等方面的活动，或者在本行政区域内发生的重大事件。第四条各重大活动的主办、承办单位或由多个单位参加组成的临时筹备机构，应当在活动项目确定后10个工作日内依法向南京市档案行政管理部门登记备案。以市委、市政府名义主办、承办的重大活动应当由筹备机构的办公室（秘书处）办理登记备案手续；由多个单位组成的临时筹备机构应当由临时筹备机构所在的部门登记备案。第五条本行政区域内发生的重大事件，应当在事件基本处理后10个工作日内，由牵头处理事件部门依法向南京市档案行政管理部门登记备案。 第六条区县档案行政管理部门可以依照本办法对本行政管理范围内区县党委、政府组织的重大活动(事件)进行登记。第七条登记备案的方式可以在南京档案网站（archivesnj.省略）政务公开栏目填写登记表进行网上登记，也可以下载登记表填写并送南京市档案局进行登记。第八条档案行政管理部门在接受登记后7个工作日内应与重大活动（事件）的主办、承办单位、处理单位建立工作联系，对重大活动（事件）档案的收集、整理、归档和移交工作进行指导和监督。第九条对未按规定进行重大活动（事件）登记备案的单位，将依据《南京市档案条例》第二十七条，责令限期整改，逾期不改的，档案行政管理部门对其可以处以一千元以上一万元以下的罚款。
《重点建设项目档案管理登记办法》有11项条款，后面附有重点建设项目档案管理联系登记表、项目及项目档案和资料情况动态表。第二条 本办法所指重点建设项目，以市政府公布的重点建设项目名单为准。第三条重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、试生产、到竣工验收的全过程中形成的，具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等应当归档的各种载体的文件材料。第四条登记工作的组织：（一）南京市档案局每年根据市政府公布的南京市重点建设项目名单，统一部署南京市重点建设项目档案的登记工作；各项目主管部门的档案机构和项目所在地的区县级档案行政管理部门应做好对本部门和本地区南京市重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。（二）凡新建、扩建、改建、在建、收尾和竣工试生产的南京市重点建设项目，均属本办法要求登记范围，登记由建设项目法人单位或业主单位负责组织填写“南京市重点建设项目档案管理登记表”，报送南京市档案局。（三）南京市重点建设项目档案管理登记表一为联系登记表，表二为项目及项目档案和资料情况动态表，分别于市政府公布南京市重点建设项目名单后30个工作日内和项目开工后60个工作日内填写并报送。（四）对未按规定填报“表一”进行项目档案管理登记的单位，市及所在区县档案行政管理部门将送达“限期登记通知单”，并限期7个工作日补登并报送，仍不登记的，将依照《南京市档案条例》第二十七条规定，对责任单位处以一千元以上一万元以下的罚款。（五）南京市档案局于每年5月底汇总“项目及项目档案和资料情况动态表”填报情况，并及时向全市公布。第五条登记工作的要求：（一）“南京市重点建设项目档案管理登记表”可在南京市档案局和区县档案行政管理部门领取或在南京市档案局（馆）网站下载。（二）重点建设项目法人单位或业主单位在市政府公布南京市重点建设项目名单公布后应及时向南京市档案局报送“联系登记表”。（三）非当年竣工的南京市重点建设项目，项目法人单位或业主单位在每年3月底前填写“项目及项目档案和资料情况动态表”报送市档案局。（四）项目法人单位或业主单位应按要求认真填写登记表各栏目并按时报送。第六条为确保重点建设项目的正常秩序，任何部门和单位不得向南京市重点建设项目收取任何形式的档案管理登记费用。第七条重大技改项目、重大利用外资项目的档案管理登记工作，依照本办法执行。
（此办法文本由南京市档案局法规处杨炳荣提供）
