时间：2023-05-30 10:56:59
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理分类，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2.1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2.4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3.2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3.3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。
主要参考文献
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档案管理的基础工作一般包括档案资料的整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，工作内容比较单一，但工作量非常大。档案管理的基础工作大多由人工完成，在进行档案资料整理和分类等过程中会由于疏忽或其他因素的影响，造成档案资料信息记录不完整，甚至是档案丢失，给档案管理机构带来不利的影响。因此，档案管理机构和档案管理工作人员必须重视档案管理基础工作，充分认识档案管理基础工作的重要性和作用。
1.促进档案管理的规范化。
档案管理基础工作可以使档案管理更加的规范化，档案管理基础工作主要是对档案资料进行分类、整理、保管等一系列操作，认真、准确的完成档案基础工作可以简化后续工作，加快提取有效的信息的速度和质量，提高工作效率，此外，还可以明确档案资料的分类和编号，方便进行档案资料查找，使档案资料管理工作更加的规范。
2.提高档案资料的准确性。
档案管理基础工作是后续档案管理工作的基础和依据，提高档案管理基础工作的准确性会对后续工作的进行有很好的帮助。特别是随着计算机网络技术的普及，档案管理信息化建设已经成为必然的趋势，因此，档案资料信息的编辑、汇总、分类等工作准确性就变的更加重要。
3.加快档案管理的现代化进程。
当代社会，档案管理工作现代化建设已经成为必然。档案管理基础工作与可档案管理现代化建设是相辅相成的关系，在计算机网络强大的引擎和运算能力的帮助下，档案资料的检索和调取速度可以得到极大的提高。而档案管理基础工作的准确性和规范性，也减小了档案管理现代化建设的工作量，保障了资料录入的准确性。
二、档案管理基础工作中常见的问题
档案资料的数量庞大，在进行整理和分类时，档案管理工作人员的工作强度非常大，往往忽视了对档案资料的检查，在加上档案管理机构对于档案管理基础工作不重视，就使档案管理工作经常出现一些问题。
1.档案管理基础工作不受重视。
档案管理基础工作是对档案资料进行整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，档案管理的基础工作往往工作强度很大，而且工作内容单一，容易使档案管理工作人员产生枯燥乏味的感觉，从而引起对工作的抵触或者是应付了事。此外，许多档案管理机构对档案管理基础工作的重要性认识不到位，日常工作制度也不完善，使得档案管理工作混乱，档案资料损坏或者是丢失问题频发，严重影响了档案管理工作的正常进行，给后续整理工作造成影响。
2.档案的分类不合理。
档案资料分类不合理也是档案管理基础工作中常出现的问题。由于档案资料数量庞大，档案管理机构管理不到位，使档案资料分类不合理，甚至是混乱。尤其是有一些档案管理机构没有规范的分类标准，在进行档案分类时往往是盲目的按时间分类，忽视了档案资料的内容，给档案资料的查找带来很大的困难，增加了档案管理人员的工作强度。
3.档案的编号不准确。
档案编号就像是档案资料的身份证件一样，每份档案都是独一无二的，但是在档案管理工作中常常会出现一个编号多份档案或者是一份档案多个编号的问题，严重的影响了档案资料的查找和归档工作。
4.缺少高素质的档案管理人员。
许多档案管理机构不重视人才的培养，造成高素质档案管理人员严重短缺，许多资历深的工作人员还是按照传统的档案管理模式工作，无法理解和应用信息化的档案管理方法，对数字化档案管理体系不了解，在一定程度上限制了档案管理工作的发展。
三、加强档案管理基础工作的方法
档案管理基础工作对于整个档案管理工作是非常重要的，因此，档案管理机构必须采取科学有效的措施来加强档案管理基础工作，确保档案资料的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的准确性和规范性，保障档案管理工作的正常进行。
1.提高工作人员对档案管理基础工作的认识。
在档案管理工作中由于档案管理机构的不重视或者是档案资料基础工作工作强度太大，档案管理工作人员往往忽视了档案管理基础工作，工作状态散漫，档案资料管理不规范，影响了档案管理工作的正常进行，因此，档案管理机构必须要加强对工作人员的教育和培训，要让每一个工作人员认识到档案管理基础工作的重要性，在工作中规范自己的行为，保证档案资料的准确和规范。
2.加强档案管理的标准，使其更正规化系统化。
档案管理工作主要是对档案进行分类、整理等一系列的工作过程，在对庞大的档案资料进行整理时，往往会由于管理不到位而产生错误，影响了档案管理的后续工作。此外，由于档案管理机构的管理模式和规章制度各不相同，没有统一的管理标准，在进行档案资料的传递和共享时，会产生许多的问题。因此，必须要加强档案管理的正规化、系统化建设。国家和各级政府要统一档案管理制度，建立行业标准，各档案管理机构要加强本单位的正规化建设，完善自身的管理体系，加强档案管理工作人员的教育工作，提高档案管理工作人员的自觉性，在工作中严格遵守规章制度。
3.强化档案管理信息系统。
信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。
4.提高档案管理的安全性。
确保档案管理和档案资料的安全性也是档案管理基础工作必不可少的一部分。档案资料的数量庞大，在进行管理时会非常的困难，一些档案管理工作人员会疏忽对档案资料的检查，无法及时的发现档案资料损坏或者是丢失，因此，档案管理工作人员必须重视档案管理的安全性建设，要定期的对档案资料进行检查和整理，一旦发现档案资料损坏和丢失要及时采取补救措施，对于有条件的管理机构，要在档案室安装监控系统，确保档案资料的安全。
四、结语
【关键词】企业档案管理；有效性；政府支持
中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-248-02
一、前言
对于企业档案管理而言，档案管理分为内部档案管理和外部档案管理两部分。其中内部档案属于企业的自有信息，往往涉及到企业的敏感信息的商业机密，这部分档案一般都由企业内部档案管理部门进行管理。而外部档案主要是企业的一般经营管理信息和市场销售信息等，这部分资料企业通常会提交给政府档案管理部门进行保管。其目的除了供政府搜集企业信息之用，还有另外一个目的是降低企业档案管理成本，提高企业档案管理效率。所以，对于企业外部档案，加强与政府沟通，或者政府支持，对做好企业档案管理而言具有重要意义。
二、企业档案管理应加强与政府职能部门的沟通
企业在档案管理中，除了涉及企业核心机密的档案，其他的档案资料管理都应纳入到政府档案管理体系中。基于企业档案管理的实际需要，加强与政府职能部门的沟通，是做好企业档案管理质量的关键。为此，企业在档案管理中要想获得政府的支持，就要加强与政府职能部门的沟通，具体应从以下几个方面入手：
（一）企业档案管理应与政府档案管理部门建立联系
由于企业档案中的绝大部分档案资料在管理过程中需要纳入到政府档案管理体系中，所以企业在档案管理中，应与政府档案管理部门建立联系，并建立良好的沟通，使政府档案管理部门能够掌握企业档案资料信息，进而为后续管理提供有力帮助。
（二）企业档案管理应掌握政府档案管理流程
考虑到企业外部档案需要纳入到政府档案管理的特点，企业在档案管理中应掌握政府档案管理流程，便于在实际档案管理中积极配合政府主管部门做好企业档案信息的整理和管理，达到进一步完善企业档案管理工作和提高档案管理质量的目的。因此，掌握政府档案管理流程是争取政府支持的关键。
（三）企业档案管理行为应受政府的主管部门监管
基于企业档案的特殊性，以及企业档案管理的重要性，企业档案管理行为必须受到政府主管部门的监管，只有保证这一点，才能提高企业档案管理的有效性。因此，企业在档案管理中应加强与政府的主管部门的沟通，积极将档案管理行为纳入到主管部门监管之下。
三、企业档案管理应做好档案资料的分类
在企业档案管理中，要想获得政府的支持，就要根据政府档案管理规定，对企业的档案资料进行合理分类，使企业中合格的档案资料都能够纳入到政府档案管理体系中，提高企业档案管理的实效性。为此，做好档案资料的分类，是企业档案管理获得政府支持的重要措施，具体应从以下几个方面入手：
（一）企业档案管理应对档案资料进行准确分类
企业在档案管理中，外部档案纳入到政府档案管理体系中是十分必要的。为了实现这一功能，企业在档案管理中应对档案资料进行准确分类，并根据政府档案管理规定进行分类，使企业归档资料能够满足政府档案管理要求，进而获得政府在档案管理工作中的一系列支持。
（二）企业档案管理应把握档案资料分类原则
为了更好的满足企业档案管理需要，在企业档案管理中，应根据政府档案管理要求，把握档案资料分类原则，将符合政府档案管理要求的所有档案都纳入到政府档案管理体系中，其中档案资料的分类应把握针对性、全面性和合理性原则，保证档案资料的分类达到预期目标。
（三）企业档案管理应合理划分企业内部档案和企业外部档案
考虑到企业经营管理的特殊性，在档案管理过程中，企业内部档案由于涉及企业机密，通常都是由企业自己的档案管理部门保管。外部档案由于不涉及机密信息，可以交由政府档案管理部门进行统一管理。在这一过程中，合理划分企业内部档案和企业外部档案是十分重要的。
四、企业档案管理应引入政府管理机制
考虑到企业档案管理的特殊性以及档案管理的现实需求，政府的支持对提高企业档案管理质量具有重要的促进作用。基于这一现实需求，企业在档案管理过程中要想获得政府支持，就要积极引入政府管理机制，保证企业档案管理取得实效，具体应从以下几个方面入手：
（一）企业档案管理应对政府管理职能有正确认识
企业在档案管理中能否获得政府支持，关键在于企业档案管理能否对政府管理职能有正确认识。通过对政府档案管理职能的了解，企业的档案管理将会获得有力支持，无论是在档案管理有效性还是档案管理的全面性上都能满足实际需要。因此，加强对政府管理职能的认识很重要。
（二）企业档案管理应根据实际需要引入政府管理机制
基于政府档案管理的专业性，企业要想获得政府在档案管理上的支持，就要根据实际需要引起政府管理机制，保证企业档案管理能够在管理机制上更加完善，并达到预期要求，提高企业档案管理的实效性，满足企业档案管理的实际需要，促进企业档案管理的发展。
（三）企业档案管理应执行政府档案管理制度
在企业档案中有一部分档案不能转入政府档案管理体系，但是为了提高档案管理的整体效果，并保证档案管理的专业性，在企业内部档案管理中也应执行政府档案管理制度，保证企业内部档案管理取得积极效果，满足企业档案管理的实际需求。因此，执行政府档案管理制度是一种重要的管理方式。
五、企业档案管理应根据政府要求进行保管和存放
在企业档案管理中，有些企业缺乏专业的档案保管场所，对于一些重要档案的管理，企业自己租用场地进行保管和存放的成本相对较高。基于这一现状，企业档案管理部门应积极与政府相关部门沟通，获得政府在此方面的支持。具体应做好以下几个方面工作：
（一）企业档案管理应与政府主管部门沟通，积极协调档案保管场所
企业在档案管理中，要想降低档案保管成本并提高档案保管的整体效果，就要在获取政府支持的过程中，积极与政府主管部门沟通，利用政府的公共档案管理场所实现企业档案的保管和存放，满足企业档案管理的实际需要，达到提高企业档案管理效果的目的。
（二）企业档案管理应根据政府要求，对档案进行统一保管和存放
在政府档案管理要求下，档案资料应进行统一保管和存放，这不但是为了提高档案管理效果和降低档案管理成本，同时也是推动企业档案管理方式的转变和改革。因此，企业档案管理应根据政府要求，对档案进行统一保管和存放，满足档案管理需要。
（三）企业档案管理应加强与政府沟通，获得政府的场地支持
在企业档案管理中，档案保管和存放场所十分关键。基于企业现有资源的薄弱性，企业在档案管理中应加强与政府沟通，并努力获得政府在场地上的支持，达到利用政府场地服务企业档案管理的目的。
六、结论
通过本文的分析可知，对于企业档案管理而言，档案管理分为内部档案管理和外部档案管理两部分。其中内部档案属于企业的自有信息，往往涉及到企业的敏感信息的商业机密，这部分档案一般都由企业内部档案管理部门进行管理。而外部档案主要是企业的一般经营管理信息和市场销售信息等，这部分资料企业通常会提交给政府档案管理部门进行保管。其目的除了供政府搜集企业信息之用，还有另外一个目的是降低企业档案管理成本，提高企业档案管理效率。所以，对于企业外部档案，加强与政府沟通，或者政府支持，对做好企业档案管理而言具有重要意义。
参考文献：
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[关键词] 档案信息资料分类；档案实体分类；比较；原因
【中图分类号】 G272.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）11-241-1
分类是人们对事物的认识和管理的一种基本方法，也是在进行档案管理时的基本方法。档案的分类和其他文献的分类相比，具有独特的“二元主义现象”。在对一般的文献进行分类时，仅使用一种分类标准，形成一种分类体系，同时满足文献的实体有序化和信息有序化的双重需要。而在整个档案管理过程中，需要进行两次分类，这两次分类在分类对象、思路和目的等方面有着明显的差异，形成了档案信息分类和档案实体分类这两种分类体系。这两种分类体系在档案管理中同时存在，在不同的管理需要中发挥着各自不同的作用。
一、档案信息分类与档案实体分类的比较
（一）档案信息与档案实体。档案信息分类和档案实体分类的主要区别就是两者的分类对象不同。档案信息是利用变化载体的方法从原始档案文件中提取出来的，自身属于抽象的事物，需要附属在一个新的载体来存在，实现其价值。档案实体是档案的原始文件，主要是对档案进行原始记录。档案实体只是一种管理方式，主要根据档案在来源上的历史联系进行分类，档案信息分类则是采用形式逻辑的方式。档案管理的使用价值就是满足人们对档案的各种使用需求，人们在使用档案时，主要是利用档案信息资料。所以要基于档案实体对相关档案信息推行信息管理，分类相关信息能够使信息有序化，更加方便我们迅速查询和使用档案信息，实现档案管理的使用价值。
（二）历史主义和逻辑主义。从档案信息分类和档案实体分类的思路上来看，主要分为逻辑主义和历史主义两种派别。在进行档案管理时，档案实体分类主要是通过历史主义的原则，按照档案实际情况和内容界限直接认定，按照档案在其来源上的历史联系进行分类，档案馆中的所有档案被划分成若干个全宗，每个全宗又按照日期和形成档案的机构进行细微的分类，形成一个完整的实体分类体系。档案信息分类主要采用形式逻辑主义的原则，突破档案来源上的历史联系，按照社会组织的职能分工并结合档案信息内容的属性对档案信息进行分类，人们可以按照职能活动或事物的属性来查找档案。
（三）信息分类号与实体分类号。从信息分类和实体分类的目的及结果来说，档案实体分类的目的是显示档案来源的历史联系，比较完整的展现出一个组织或个人在社会活动中的发展过程。新标准中档号的组成包括全宗号、时间、保管时限和件号。而信息分类的目的体现在档案内容的逻辑联系，使分散保存的不同宗卷中内容属于同一专业或职能活动的档案划分到同一类目下，给所有档案进行分类号，展现每个信息在整体信息分类体系中所在的具置，编号是由汉语拼音和数字混合在一起构成，使人们能够利用档案的特点进行查找。
（四）试题管理与信息开发。档案的管理工作，在理论上可以划分为档案内容信息开发和档案实体管理。档案的实体分类是保管、鉴定和统计的基础，在档案实体管理工作中进行。档案信息分类属于一种检索语言，实体管理完毕后，在信息的开发工作中进行。
二、档案信息分类与档案实体分类并存原因
形成档案信息分类和档案实体分类在档案管理中并存的原因：档案和其他资料都是同属于文献的范畴，是内容较为完整、历史价值较高的信息记录，目的都是帮助人们通过信息形成某种认识，所以文献的分类需要适应人们对文献的需求特点。一般情况下，人们是根据信息内容和特点进行文献的查找和使用。档案信息分类，就是按照文献的内容和特征进行逻辑分类而形成的体系。档案信息分类是人们查找需求的基本途径，也是档案的必然要求。在档案管理机构中，长期利用档案信息分类，虽然为人们提供了很多便捷的条件，但是使同一出处的档案全部打乱，档案所记录的全部机关的历史活动内容被损坏、分解和混合，是档案失去了原有的实际价值，变成繁杂的资料。这种信息分类不能展现出档案所具有的实际价值和独特属性，不利于档案实体的实际管理，所以还需要编辑一些工具类书籍来辅助档案的实体管理。另一方面，分类需要尊重和维护事物的本性。档案是历史社会活动的记录，能够反映出纵向上时间的连续性和历史性。在进行档案管理时，信息分类是对档案内容进行横向分类，不能显示人类社会或者历史的纵向演变、发展过程。所以对档案进行分类管理时，除了要进行档案信息分类之外，还需要实体分类对档案进行历史性记录。从档案来源的历史联系出发，有效地维护某一组织或者个人职能活动的整个发展过程，反映人类社会的历史。
三、结束语
由于档案的根本属性不同于其它文献，使档案的分类也和其它文献有很大的不同。档案信息分类和档案实体分类二者之间，虽然不统一，却在档案管理中同时存在，各尽其职，互补互依。其产生的原因是档案的历史记录性，在档案管理实践中不断地证明，也会在日后的档案管理中，以其独特性对档案管理工作起到更加重要的作用。
参考文献：
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一、完善管理制度，建立网络系统
档案管理工作在事业单位中普遍存在，一般而言档案管理工作主要是对事业单位内部人员的档案进行统一的收集与整合，以方便事业单位对企业内部人员的控制与管理。在进行事业单位档案规范化建设的过程中建立起有效的管理制度是关键，具体而言包括以下几个方面：（1）完善管理制度。档案管理工作在事业单位中一般缺乏有效的发展空间，很少有事业单位会关注单位内部档案管理制度的创新与完善，因此大部分事业单位的档案管理工作在制度上都存在缺失。鉴于此，有关工作人员应积极的对事业单位档案管理制度进行一定的完善，使得有关工作人员可以在制度的规范下进行具体的工作。这是事业单位档案规范化建设的基础。（2）建立网络系统。随着现代科技的发展，网络技术也融入到了社会生活的方方面面。因此在进行档案管理的过程中，有关人员也应将网络技术应用其中建立起有效的网络档案管理体系，将档案管理部门与单位其他管理部分有机的联系到一起，提高事业单位档案管理与应用的效率。
二、搞好管理分类，做好档案归档
档案在进行管理的过程中要进行一系列的工作，而档案分类是其中最主要的工作之一。在实际的工作过程中有关工作人员应搞好档案的分类管理，做好档案的归档工作。档案的分类管理一般要按照档案的内容，档案的先后顺序，档案的实际情况等进行分类，这些分类有利于档案的查询，对于档案的提取与应用有着一定的帮助作用。因此在进行档案分类的过程中，有关人员应对档案的分类进行严格的规定，并采取科学的分类方法确定具体的档案类型。除了档案的分类外，档案的归档也是档案管理中的重要环节。因此为了保障档案归档的质量，防止档案在借阅的过程中丢失，有关事业单位应针对档案的归档建立起有效的规章制度，以明确档案调取与归档的程序，减少档案归档过程中问题的出现。
三、严格档案整理，坚持科学管理
档案在进行存放的过程中，要进行一定的整理针对不同的需要对档案的存放地点，存放方式等进行更改，同时还要对一些受损档案进行修复，对一些过期档案进行集中处理。因此为了有效的搞好档案的整理工作，有关工作人员应严格档案整理工作，对档案管理工作进行细化，针对档案管理工作中出现的问题进行有效的修正，采用更加科学的方式进行档案的管理。并针对档案的重要程度以及档案的时间顺序等进行合理的整理。
四、加强法律宣传，搞好保密工作
档案中涉及到了事业单位工作人员的各项隐私信息，因此事业单位在对档案进行管理的过程中，应对档案的管理工作给予足够的重视，避免因档案管理不善而造成事业单位员工隐私信息外泄的情况。首先，事业单位应加强法律的宣传，使得档案管理人员可以对档案管理的重要性产生认识，提高档案管理的规范程度。其次，档案管理人员应在档案保密工作上下工夫，制定出有效的档案保密条款，对于档案的取阅，档案信息的公布等进行严格的控制，以此减少档案信息外泄的情况。最后，有关档案管理人员在对档案进行销毁的过程中，应保障销毁的彻底性，要在多人监督的情况下进行粉碎销毁或者燃烧销毁，杜绝一切可能造成档案信息外流的机会。
五、完善档案室建设，注重服务质量
纸质档案需要一定的存放空间，档案越多占有的空间面积越大，同时由于纸质档案容易受到外界因素影响，经常会产生发霉，受潮的现象。因此有关事业单位应对档案的存放地点进行合理的选择，建立起符合存放要求的档案室，完善档案室的建设，避免档案因存放不当造成档案的损坏。除此之外，档案室管理人员的工作能力也与档案存放的质量有着密切的关系，因此有关档案管理人员应积极的学习档案管理知识，吸取周围工作人员的工作经验，注重提高服务的质量，使得事业单位档案管理工作可以取得长足的进步。
六、建立电子档案，实现信息管理
纸质的档案在存放以及查阅等方面都存在着一定的局限性，因此随着现代科技的发展，建立电子档案成为了事业单位档案管理的主要工作。在进行工在的过程中，有关管理人员通过信息录入的方式，将纸质档案转化为电子档案存放在计算机中，并利用网络技术与各部分进行连通，方便各部分的查阅，有效的提高了档案管理工作的速度，促进了事业单位档案规范化建设的进程。
一、指导思想
加强档案管理科学化、规范化建设，提高我局档案管理的整体水平，促进档案工作更好地为我局工作的开展提供保障。
二、目的
切实增强档案管理人员对档案管理工作重要性的认识全面提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理工作力度，逐步完善档案管理配套建设和信息网络化建设，加快档案管理现代化进程，保障档案管理工作的标准化、科学化、规范化顺利实施。
三、主要工作
1、提高认识，加强对档案目标管理活动的领导。
我局档案是我局在财务管理、党政管理和其他各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、实物、声像等各种形式与载体的文件材料的总和，是维护真实面貌的历史记录，是我局工作的有机组成部分，也是科学管理我局的重要基础。我局配备兼职档案管理人员，制订档案工作目标管理实施计划，确保在今年档案管理工作顺利完成。
2、加强硬件建设
安装遮光窗帘、添置档案柜、除湿设备、温湿度计、灭火器。保持档案库房清洁、宽敞、明亮、通风，并达到防盗、
防光、防尘、防潮、防鼠、防火、防腐、防高温等八防要求。
3、规范操作程序，依法科学管理
(1)做好档案的收集工作
为防止文件在阅办过程中遗失，当文件送达承办人时，请承办人签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。对一些特别重要的文件采取先复印，再把复印件送交承办人的办法，然后由档案责任人负责查收交档案室存档。在交接过程中，全面清理资料，对散落在个人手头的资料由股室档案责任人负责，追缴资料，确保档案的收集既齐全又完整，避免资料的遗失。
(2)制定较为科学合理的分类方案。
将档案分为文书档案、音像电子档案、实物档案几大类。将文书档案按年度-类目-级别-保管期限进行分类，以不同期限按党群类、行政事务类、财务类等进行排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。
(3)认真做好日常的档案管理。
各类档案、资料按类别整齐地存放在不同的档案柜内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记薄、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案利用效果登记簿、档案移交统计等多种台帐。
(4)加强对档案管理人员的培训
档案管理人员要参加教育局档案管理业务培训，档案管理人员平时的工作要有计划、有措施、有成效。
四、提高认识，强化管理
关键词：图书馆档案；优化管理；措施；
中图分类码：G25 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
引言
图书馆档案管理是高校图书馆现代化建设的重要组成部分。通过分析高校图书馆档案的作用以及管理工作中存在的问题，提出了优化档案管理的新思路，要从增强档 案管理意识、提高档案管理人员的素质等方面入手，不断优化高校图书馆档案管理水平，提高档案利用率，可以促进高校图书馆各项服务工作更好发展。
一、图书馆档案管理的问题分析
图书馆的档案管理有着较好的资源基础，在随着信息化的技术不断进步的同时，以往的档案管理模式也逐渐的凸显出其不足之处，对于这些问题必须要得到重视，下面就对于这些问题纷纷进行阐述：
（一）档案数字化进程缓慢。在档案整体的结构上的不足档案数字化的进程缓慢，对于图书馆的馆藏文书档案相对的重大，尤其是一些业务档案，在这方面较为的丰富，档案的形 式基本都是纸质为主，在当今的信息化日趋成熟的今天，从量以及载体上就可以明显的发展，这样的管理模式已经与当前的发展不相适应，在整体的结构上的优势愈 来愈小。
（二）档案管理上操作不规范。在管理上操作不规范，在图书馆的档案管理方面的一些基础的设施以及条件等都要比其它的一些部门滞后，这也是对于图书馆的档案管理没有得到足 够的重视造成的，有相当多一部分的图书馆档案管理方面没有专业的人员进行管理，这对于图书馆的档案管理的整体发展起到了阻碍作用，也不能够有效的对于图书 馆的发展起到很好的促进参考的作用。
（三）档案管理意识薄弱。许多图书馆都没有意识到图书馆档案管理的重要性，工作人员主观认为图书管理就是按照传统方法进行针对图书进行简单的文件分类，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些领导经常在会议重点讨论了档案管理考核的重要性，但在实际工作中也没有实行有效贯彻执行，甚至放弃档案管理。
（四）档案管理制度不完善、档案管理水平不高。目前的档案管理现状表明，从正规术语文件管理，没有完整的分类法可循，图书馆档案管理大多是按照传统分类方法，如数字法，子母法进行排序放置，而这 种管理方法绝大多数是无法形成真正意义上的相对分类查找。由于档案管理机构水平不高，岗位职责不明确，责任分工不清，再加上一些图书馆档案管理人员不固 定，服务质量不均衡，造成了档案工作发展滞后。有的图书馆甚至没有专门的档案管理机构及其专职人员，最终导致图书馆管理水平偏低。
二、图书馆档案优化管理的必要性
（一）优化档案管理能够有效确保图书馆工作的顺利进行。图书馆档案涉及到的内容非常多，包括图书馆工作的原始记录，图书馆工作人员的工作成果，经验，对图书馆人员编制进行详细的记录，并通过档案信息反映 了图书馆和博物馆的情况及其业务发展中存在的问题是图书馆发展的跟踪记录，图书馆的管理和重要的参考价值，以及图书馆的未来发展的真正目标。
（二）档案管理是图书馆进行科学管理的重要手段。通过建立和完善图书馆档案管理的科学性，图书馆可以进一步提高其自身档案管理系统，实现标准化和规范化的管理，充分发挥其在图书馆管理中的作用。另外，对于读者服务工作的管理过程，能够进行详细记录工作，都是为未来图书馆进一步提升读者服务质量打下坚实的基础。
三、图书馆档案优化管理的措施
（一）优化完善图书馆档案管理机制。科学规划图书馆档案管理机制，优化图书馆档案信息技术基础设施建设，提高图书档案管理的信息化服务能力，不是几名图书馆工作人员就可以单独做的很好 的，有很多档案材料往往涉及到多个部门，需要协调多方工作进行系统优化服务才行，在健全档案管理制度，建立档案保管期限表，文件和资料归档范围，明确保管 期限表制，分保管期间，评估文件，文件规范的符合法律的发展，提高人们的意识，进一步推动图书馆档案管理建设。
（二）加强档案数字化建设，建立图书管理数据库。所谓图书管理数据库管理系统，指的是图书档案信息的接收，传输，存储，以实现共享档案信息管理系统的文件。在今天加速全球化的进程中，实现数据库管 理系统也使得文件管理从传统到纸质载体转变为电子载体，档案管理员能够针对图书信息进行存档数据处理，有效开展图书业务管理，共同实现图书管理信息的协调 处理。
（三）提升图书档案管理人员的综合业务素质。图书馆应设置专职工作人员负责档案管理，注重员工的档案管理及其专业技能培训工作，尽量选择有着较高教育水平和业务经验丰富的员工。对于档案管理人 员，应尽量保持其工作的稳定性。档案管理人员要定期进行培训，能够熟练掌握电脑等现代信息技术，精通图书馆档案管理系统。要充分认识到图书管理人员对图书 馆发展工作的重要性，在工作中不断提升档案管理人员的综合素质，不断转变其工作观念，以适应现代社会发展的要求。图书馆档案管理人员也应提高工作的严肃 性，增强工作责任感，及时的准确地对档案材料进行分类管理。
随着社会的发展以往的图书馆档案管理模式慢慢的开始退出了市场，这就要求要有着新的管理模式来更好的促进图书馆的档案管理，做好这一工作能够对于组织机构 的可持续的发展有着最为基础的保障，对于图书馆的档案管理工作进行创新发展能够对于自身的水平得到有效的提高，对于其中的一些不足还需要进一步的得到创新 加强，从而把图书馆的档案管理更现代化的体现出来。
参考文献：
[1]马琳.论高校图书馆空间的人性化设计走向[J]. 中州大学学报. 2012（04）
1规范档案管理，健全管理制度
社会养老保险档案包括社会养老保险相关业务的所有原始资料，比如参保人个人的信息账户、缴费资料、养老金的发放资料和有关业务的书面资料等。社会养老保险档案管理的有关部门和工作人员在分类管理档案时，应当做到规范化，做到高标准、严要求，并建立健全相关档案管理制度和标准。在管理有关档案时，要严格遵循工作原则，将具有实用性和长远利用价值的资料归档、存档，将能够充分体现单位活动的有效材料完整备案，以满足后期使用和考察的需要。然而，社会养老保险档案的存档并不是将所有资料记录、储存，而是将处在存档范围和要求之内的有关文件和具有实际利用价值的资料分类整理并存档，具有参考性且非最终定稿的文件是不需要存储的。在明确分类的基础上做好档案归档工作，实现档案管理规范化。
此外，档案管理部门要建立健全社会养老保险档案管理制度和标准，要建立能够将所有工作环节包括在内的档案管理制度。以文件的实际来源和自身价值为依据，进一步确定档案管理的方式方法、具体流程、档案资料分类方式等。这些方案的确定要严格遵循《中华人民共和国档案法》等现行法律的规定，以城乡居民社会养老保险的实际状况为重要依据，不断健全档案管理分类制度、档案保密制度和档案存档制度等。在此过程中，要做到每一个档案管理部门都能够严格遵守规章制度，以实现档案管理的规范化和标准化，实现社会养老保险档案的科学分类、集中管理、规范有序等，不断完善我国社会养老保险制度。
2信息化档案管理
信息技术的快速发展和不断进步，使得各行各业的工作效率都在不断提高，以完全人工的方式完成城乡居民社会养老保险档案管理工作已经不能满足时代的要求。人工的方式不仅会耗费大量的人力、物力，也会限制工作效率。传统的社会养老保险档案管理方式大都为纸质书面记录和个人档案的存放，这样不仅占据了大量的工作时间，也占据了较大的空间存放资料，并且这些纸质资料不易保存，随着时间的推移，会出现纸质泛黄、筛选困难等问题。信息化的社会养老保险档案管理不仅能够改变传统的纸质化档案管理工作方式，使其成为信息化、数字化的信息，做到档案管理电子化，还能够完全代替人工实现档案的查询和检索，大大地提高信息检索的效率和准确度。信息化的档案管理方式使大量的原始书面资料被有效地压缩和快速记录，在节省了空间的同时也大大地延长了资料、档案保存的时间，并且有效地降低了保存难度。同时，存档和编码社会养老保险档案并且建立计算机检索信息系统，能够彻底实现档案管理的改革和创新。由计算机检索、扫描获得信息代替人工查找、翻阅档案资料原件，节省了大量的时间，并且在很大程度上提高了工作的准确度和效率。
社会养老保险部门在分类和管理档案时，要科学归档，提高工作质量，要注意记录存档的时间和类型。普通的业务文件、退休记录和审计等资料的存档时间为次年的年中，即6月底，而社会养老保险的结息时间为每年的6月份，会计的管理存档时间为隔年存档，基本信息的档案归档时间为所有业务项目结束之后。其中，最重要的是影音资料和照片等资料档案。这些资料要在第一时间内存档处理，以合理的归类方式完成档案资料的选取、收集和初步记录，根据一定的规律，比如参保人的参保时间或是其他特点建立、记录和合理存放档案，确保再次查找时的准确度，提高档案管理工作的效率和质量。在档案管理的过程中，要实现档案的科学分类和存档，做到存档、归档有律可循，避免无序存档的情况发生，切实提高档案管理工作的有效性。
3实用化档案管理
社会养老保险档案的创建和存储是为了为之后的查找和检索工作提供便利，使参保人与社会养老保险管理部门及时、准确地找到所需要的信息进行核对和审查等。有关档案管理示意图的绘制也是为了档案存储能够更加便捷。因此，档案管理部门应当制订科学、有效的社会养老保险查询和检索工具，比如创建全引式的目录、建立专题形式的索引和编写案卷形式的目录等。在档案管理工作人员的工作过程中，有关部门要配备适应性强的社会养老保险档案管理软件和系统，使信息化的档案管理形式和计算机信息检索方式能够为其提供方便。这样，不仅能够为工作人员的信息检索、查询工作减轻负担，还能够有针对性地保护社会养老保险档案。为了实现社会养老保险档案管理工作服务社会的目标，有关部门要提升工作人员的专业素质和工作能力。新形势背景下的档案管理工作需要具有较高工作水平的工作人员完成档案管理工作。档案管理部门在分配具体的管理工作和责任的同时，应要求工作人员具有能够完成业务办理和档案管理双重工作任务的能力。要将这两项工作任务在年初分配，并将其归入工作任务考核内容中，明确工作职责和标准，明确要求工作人员具备较高的工作素质和政治觉悟，在创新的同时具备专业的工作能力。只有不断提升工作人员的素质，才能为社会养老保险档案管理工作打下坚实的基础，加快档案管理实用化的步伐，达到档案管理工作为社会服务的目的。
4结束语
综上所述，社会养老保险档案是完整、有效的社会养老保险工作的最原始数据，是保护参保人利益的重要依据。随着我国社会保险工作的全覆盖，参保人数也在逐年递增，社会保险业务档案也越来越多，社会养老保险档案工作也越来越重要。因此，要建立健全管理制度，切实提高管理水平，确保我国社会保障制度的完善。
作者：黄清颜 单位：清远市清新区社会保险基金管理局
关键词：档案管理 基础管理 现代档案管理 作用
随着社会不断发展，档案在人们的日常生活中所起的作用越来越重要，相关部门也加强了对档案管理的重视。而随着科学技术不断扩展，档案在管理中也得到了高新技术的帮助。而即便如此，在现阶段的社会发展过程中，档案管理仍然存在着许多不容忽视的问题。这就要求相关部门必须加强对档案管理工作的重视，及时针对存在于其中的问题选择有效的手段进行解决。
一、目前我国档案管理基础工作中存在的问题
从整体上分析，我国目前档案馆多为综合性的档案馆，如同老图书馆一样，内容十分繁杂混乱，并且不同的档案之间存在着极长一段时间跨度。并且一直以来，我国档案馆都采用的是封闭式的管理。并且管理最根本的目的是保证档案材料的安全不丢失，并不针对档案内容进行任何不同程度的处理。这样就导致了现阶段档案质量差，多数内容均为毫无作用的文本信息。
因此，目前在我国档案管理基础工作中存在的问题主要可以表现为这样几点：第一，档案在入库管理的过程中，缺乏统一的号码标示，许多档案存在着多卷的情况，极容易造成档案丢失；第二，档案名称不规范，档案的标题包含的内容过少，导致许多有用的信息都被忽略而造成信息的丢失；第三，档案缺乏必要的目录页，导致许多有用内容无法被利用起来，从而造成信息的无用化；第四，档案内缺乏必要的页码，丢失也无从下手去寻找；第五，档案的存储十分混乱，不同对象的档案保存在同一个档案架上，增加了档案在寻找过程中的困难；第六，档案不规范，许多档案所必需的内容没有被保存下来，反而留在档案中几张毫无作用的纸张，还有许多档案保存的内容过多，一个档案卷有着几百张材料等等问题。
这些问题都是在长期的整理、查找和保存过程中所表现出来的突出问题。并且从这方面来看，尽管我国已经开始在档案馆中采用高新技术来进行档案的保护，但这些问题仍然使得我国现阶段的档案管理不具有保证现代信息管理运行的条件。
二、针对目前存在于档案管理基础工作中问题的对策
要想提高档案管理基础工作的工作水平，就必须针对目前混乱无需的档案管理工作采取符合规范和标准的工作方式进行管理，尤其是在档案的收集、整理、保存等关键环节都需要采用科学的方法进行工作。
（一）全面整理基本档案
要采用现代信息管理方式来管理档案，就必须要针对所有档案进行全面的普及检查。根据档案的关键内容进行分析整理，取其精华，去其糟粕。将有价值的内容保留下来，去掉其中毫无作用的信息，从而强化档案的规范化程度，保证档案在信息录入时工作效率的提高以及在信息普查时的信息有用率。
（二）针对档案重新进行号码排序
档案因为混乱无序，导致增加了档案寻找工作的困难程度。因此，这就要求我们重新针对档案进行号码编排，不同内容角度分配成不同的号码，遵循图书保管等方法进行管理。另外，针对那些缺少页码、缺少目录甚至缺少档案关键内容标题的档案进行重新的加工整理。根据现有的档案页码进行号码编排，增添目录，根据档案内容进行标题制订等，保证档案更加规范。优化档案不仅可以提高工作效率，简化工作手续，还能帮助加快信息化管理方式的普及速度。
（三）规范档案著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。但是由于各个档案馆的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆在国家统一的规划领导下，结合自己的实际情况根据制定出适合本馆著录工作的著录细则。
（四）统一分类编号
这就要求我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，而后根据不同的内容制订不同的要求规范。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
（一）分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
（二）分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
（三）分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
四、结束语
在信息高度发展的今天，必须要加强档案管理的现代化和信息化。而且我们在信息化的过程中，必须要根据档案本身的特点，选择使用于他的信息管理和收集方式。这就需要我们尽可能的利用现代信息技术和网络技术，加强档案管理的软件开发，加快档案电子化的进程。同时，还要提高档案管理人员的信息化程度，提高档案管理人员的综合素质，不断加强不同环节之间的沟通和交流，促进工作人员接受现代化管理档案的程度。只有这样，才能推动档案管理的现代化和科技化，从而做好档案管理工作，提高工作效率，普及档案管理工作。
参考文献：
[1]张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场，2014（9）：101-102
论文关键词:档案管理;信息化;文件
近年来,随着信息技术高速发展,传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。
一、档案管理信息平台深化应用的背景
当前,国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变,努力创建“一强三优”(电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀)现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作,并将其作为企业管理重要组成部分,大力推进档案管理信息化。2006年,国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展“国家电网公司档案管理信息平台建设项目”;2009年,在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前,国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统,福建省电力公司随即也全面推广应用,厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业,在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。
厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系统率先晋升为“国家一级”,连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底,共有综合档案室1个,二级综合档案室17个,共有文书、科技、会计档案近 30万卷(件),机读目录12万余条,照片档案4000余张,及音频、视频档案200多份。
但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题:一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重,无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐,低水平重复建设现象较为严重,软件管理系统功能存在缺陷,无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高,用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足,不能适应机构调整对档案管理的要求。因此,急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。
二、档案管理信息平台深化应用的目标
福建省电力公司根据自身工作实际,在国家电网公司档案管理信息平台的基础上,采用B/S多层应用体系结构,应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发,建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理,实现了电子文件与电子档案全程管理。同时,福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能,使系统可随着业务的变化而进行自行定制,减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间,极大地方便了使用;创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式,建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台,实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。
档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中,按照档案属性分类为:文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含:题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标,确定了十大功能:确定需要捕获的档案,确定档案的保存时间,档案捕获,登记,分类,存储和保管,利用,跟踪,处置计划的实施,对档案管理过程的记录。
用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台(IDOL),在检索的同时对信息进行智能理解,主要完成档案内容资源的各项分析服务,以及智能化的文本处理,包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等,从无序的海量数据中,找到数据之间的关系和规律,进一步提高档案资源的利用价值。此外,还有一些特殊应用,例如,档案分类并不完全采用业务职能分类方法,而是在按业务活动划分类别的基础上,综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。
档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台,使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后,将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化,充分发挥档案部门的信息服务功能,注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,融合思想理念创新与技术方法创新,最终实现电子数据的共享利用和综合应用,为企业生产、管理提供决策服务,真正实现档案管理水平质的飞跃。
三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤
第一步:引入文件连续体模型。文件连续体(Records Continuum)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性,提倡档案人员提前参与文件管理,直到文件被销毁或永久保存,要求将文件管理与业务流程相结合。为此,必须做到以下几点:第一,新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二,对于已有的各种业务系统,建立其与档案管理信息平台的接口,使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据,尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三,对于文件档案,明确各业务部门归档范围和责任,提供档案收集、整编及业务系统接口,实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四,对于基建、设备档案,在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任,最小化人为因素,使归档工作与工程建设同步、有序进行。
第二步:引入知识管理理论。知识管理(Knowledge Management)是企业管理的新范式,也是指导档案管理创新的新理念,即将文件档案视为企业重要的知识资源,将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识,应用先进的知识管理技术方法,创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能:
第一,数据资源全覆盖,对于没有纳入传统文件档案收集范围,但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理,以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。
第二,服务手段多元化,如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息,使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题,以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题,即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中,用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。
第三,服务技术智能化,在基本的数据采集后,档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析,构建资源内容平台,为搜索引擎系统提供应用基础。
第三步:实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息,通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业,对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作,把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。
四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题
档案管理信息平台建设应用后,用户只需在个人电脑上轻点鼠标,输入检索字段,各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据,或打印复印,或资料收集,均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理,档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快,大大提高了办公效率,降低了档案管理的人力、物力、财力成本,减少了人工检索失误率,提高了办公效率,增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性,实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化,满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段,它将传统管理手段和先进技术手段有机结合,注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台,树立了发展、创新的理念,充分发挥了档案管理部门的信息服务功能,推进了档案管理高素质人才队伍建设,真正实现了档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革,真正实现了思想理念创新与技术方法创新。
因档案管理信息平台在厦门电业局上线运行时间不长,普及性不强,应用用户人数不多,有待进一步宣传推广;检索功能过于简单,有待广泛征求用户意见后,进一步完善;其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立,有待进一步建设实施;信息推送、信息订阅、嵌入式服务等应用模块尚未正式启用,还需要抓紧建设。
一、医院文书管理的的特点
医院文书档案是医院重要公文、重大事件活动的资料汇总，是医院历史见证的有效凭据，对医院的管理和发展有重要的作用。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性，文书档案多数都属于医院领导部门的公文，医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理，它的规范性集中体现在公文的用纸、文种、字迹、检查、传递方面都规定严格。其二是服务性，医院 文书档案主要是为医院领导进行决策或相关部门提供参考资料，只有重视其服 务性，才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理，便于患者进行 更好的查询服务。其三是保密性，因为很多的文书档案涉及到医院内部、领导和患者的信息资料，要杜绝 这些信息资料的外泄，以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当，损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作，是医院实现可持续发展的重要保障。
二、现阶段医院文书管理工作存在的问题
1.文书档案的收集分类存在问题
医院档案是医院历史财富，搞好文件材料收集是 确保档案材料齐全完整的前提和基础。医院档案室的档案主要是通过“接收”的方式进行原始材料积累，没有其他收集途径，存在着较强的被动性。另外，档案的分类是档案管理的基本方法，也是对档案进行科学、系统、有序管理的有效手段。国家档案管理部门对此有明确的规定，但现在的医院普遍不重视文书档案的分类工作，或者他们没有采取合理的分类方法。而且有的医院由于办公用房紧张，没有专用档案室，存在资料多处存放，“八防”配套不齐，引起档案材料霉变、虫蛀、灰尘多，影响档案的美观整洁及完整，造成资料装订不规范、查找困难和丢失的现象。
2.文书管理人员的工作意识淡薄且专业素质水平不高
首先从医院领导来说，一些医院的领导没有对文书档案管理工作给予足够的重视。因此，医院对文书档案管理工作的经费投入低，设备设施陈旧，信息化程度低，严重影响了文书档案管理的现代化进程。由于领导的不够重视，有些医院的文书档案管理人员也未认识到文书档案管理工作的重要性，缺乏档案管理意识和相关法律知识，认为文书档案管理工作很简单[1]。这种不重视就导致医院档案管理人员在专业素质、理论水平和文化程度等方面参差不齐，缺乏责任心，导致文书档案内容不全、装订混乱、页码编排不准确、分类不规范，致使文书档案管理工作相当滞后。远远不能满足现代医院的真正发展需求。
3.文书档案管理的制度不够完善
一些医院在长期运行过程中形成了一套完善的医疗管理制度，但档案管理相关制度却不健全，未明确文书档案管理部门、 人员工作职责，档案管理标准及流程，缺少考核措施，未形成规范的医院文书档案管理体系。这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 现问题时会造成各个部门相互推诿，不利于医院的管理。
三、加强医院文书档案规范化管理的措施
1.优化文书档案的基础工作
因文书档案牵涉多个部门（ 科室） 。不同部门又有不同的文书档案资料收集任务，所以必须落实好各部门的责任，提高相关科室清理移交档案资料的自觉性，方便专职档案管理人员对各科室的档案收集，提高文书档案的完整性。另外，医院文书档案管理工作主要是为医院领导、相关人员和患者提供相关资料查询、提供方便，随着现代科学技术和计算机技术在医院管理中的广泛应用，医院文书档案管理人员加强自身文化素养，充分利用计算机技术对医院文书档案进行科学管理，在方便相关管理人员和患者查询资料的同时，还能提高医院文书档案管理的效率。加强资金投入、引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的必备条件[2]。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要作用，提高档案在医院管理中的地位，为促进医院的可持续性发展服务。
2.提高文书档案管理者的专业素质
档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提。医院 管理者要通过院内培训、业务讲座的形式提高全院工作人员对文书档案管理的认识，增强法制观念，使中层干部、每位员工充分认识文书档案的重要性，自觉形成参与文书档案管理的意识。另外，要提高医院文书档案管理工作的效率，充分利用文书档案管理为医院创造经济效益，就要提高医院文书档案管理人员的综合素质和专业技能。 所以，医院管理人员要加强医院管理人员的培训，全 面提高医院文书档案管理人员的专业技能和综合素质;提供机会让他们外出学习和进修，了解档案管理的最新进展，掌握新理论、新技能;引导他们自学英语、计算机、法律知识，不断拓展知识面，以适应档案管理现代化发展的需要;提高医院文书档案管理的工作效率，促进医院的现代化发展。
3.建立完善的文书档案管理制度
医院各项工作的有序、高效开展必须以完善的规章制度作为保障。医院要以相关法律法规等为依据，结合医院实际，建立健全文书档案管理相关制度，对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定， 通过正确界定范围、准确划分管理期限，使 医院文书档案可以准确地反映医院情况， 且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核，进一步规范文书档案工作行为，推动医院文书档案管理工作的高效开展。
科技的日新月异，为我们的生活带来了便利。其中最大的一项成果就是网络的普及。现今是知识爆炸的年代，为了让各项建设工作顺利进行，电子计算机的的使用范围越来越广，大到航空航天，小到超市购物，我们已经完全进入了电子时代。而社会各行各业的发展都离不开档案的保存。这些档案既是行业发展的见证，也为行业今后的发展提供了经验保证。因此，为了做好档案的管理，将网络技术引进档案管理是十分必要的。我们不仅要认识到档案管理网络化的重要性，还应该不断优化档案的网络化管理。
2.传统档案管理存在的问题
档案管理是一项具有机密性和专业性的管理工作，不论是哪个行业的档案管理都应该认真对待，明确其重要性。然而，随着时代的发展，传统的档案管理逐渐显现出弊端，主要表现在管理意识、硬件设施和专业素质上。
2.1档案管理意识不强
一直以来，相当多的管理者对档案管理的认识存在偏差，认为档案管理就是档案抄写和整理，不需要什么技术含量。然而，事实并非如此，档案管理不仅包括档案抄写和整理还包括档案分类、装订和保存等，需要专门的档案管理人才来进行管理。所以，为了提升档案管理的质量和水平，纠正这些领导干部的错误思想是十分必要的。他们应该充分意识到档案管理的重要性，将档案管理落到实处，引进优秀的管理人才，提升档案管理的质量。
2.2档案管理的硬件设施落后
做好档案管理工作不仅需要有清醒的档案管理意识，还需要给档案管理提供必要的硬件设施。传统的档案大多是纸质材料，为了保存好这些材料，应该准备一个专门的档案室进行储存。然而，有些单位没有专门的档案室，档案、文件堆放杂乱，极易造成档案丢失或损坏。而有些单位虽然有档案室，但是档案室的防潮、防霉条件不容乐观，这就容易造成档案的虫蛀、霉变，破坏档案的干净和完整。所以，对于档案室的硬件设施应该定期检查、更新，做好档案的保存工作。
2.3档案管理人员的专业素质不强
传统的档案管理与一般的行政管理不同，它的管理对象是纸质材料。纸质材料的保存难度较大，需要专业的人员进行养护。但是，现今的档案管理人员大多缺乏档案管理的专业素质，对如何进行档案分类、装订、养护、保存缺少必要了解，这就使得日常的档案管理成为一纸空谈。而在日复一日的忽视中，纸质档案逐渐损坏，这些档案中有些没有备份，一旦损坏就难以修复，这种损失是十分巨大的。因此，提高档案管理人员的专业素质是势在必行的。
3.优化档案管理网络化的策略
3.1加强对档案管理人才的培养
现今，档案管理的网络化趋势明显增强，电子档案逐渐取代纸质档案，是档案的管理“从单一的旧信息的管理模式下解脱出来，向多重管理模式过度”[1]。为了做好电子档案的管理，需要培养出一批优秀的电子档案管理人才。这可以从两个方面入手：第一，引进专业能力强，管理能力好的高素质人才，优化档案管理的员工队伍，让他们互相学习共同进步；第二，对现有的档案管理人员进行职中培训，请专业的档案管理人才对企业员工进行专业能力的培训，让他们掌握最新的管理技术，与时俱进。
3.2建立健全电子档案的管理制度
无规矩不成方圆，任何行业要取得发展都需要有一个坚实的制度保障，电子档案的管理亦是如此。我们可以从三个方面入手，全面完善电子档案的制度管理。第一，明确分工。档案管理包含的层面很多，不仅有档案的录入，还包括档案的整理、分类等，应实行专人负责制。第二，制定出明确、合理、科学的档案分类归档标准，这既便于档案的整理，也便于日后的档案查阅。第三，对档案的真实性予以严格鉴定，电子档案在发送和接受时要通过电子网络，信息的安全难以保证，所以档案管理人员在接收档案时要对档案的内容进行严格鉴定，避免出现虚假档案。
3.3严格监控电子档案的使用和转换
电子档案和纸质档案相比，可操作性更强，对档案的修改也更容易。因此为了保证档案的机密性，在对档案实行操作之前，要严格审查操作人员使用权限，确保档案的安全性，避免档案遭到恶意修改。另外，电子档案的资源共享性较强，在传输的过程中可以出现在不同的载体上，为了保证档案的原始性，我们应该对档案进行加密。例如“将档案的文件模式设置为只读，或对整个档案加密”[2]。而且，电子档案应该及时备份，避免出现档案丢失的事件。
