时间：2023-05-31 09:09:12
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理范本，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：事业单位；档案管理；数字化管理
中图分类号：D630．1;G270．7文献标识码：A文章编号：1006－0049－(2016)01－0235－02
事业单位档案是对事业单位组织建构、发展以及人员调动、财务状况等进行的信息保存。在事业单位改革的新时期，档案管理担负着为事业单位的进步一发展提供第一手资料和建议的责任，发展事业单位档案管理工作值得我们进行思考和探索。
一、事业单位档案管理的新发展
(一)档案形式的变化
事业单位的档案传统形式是纸质，一份员工个人档案就占用较大的空间并且难以查找，随着信息技术的不断进步，目前档案的形式发生了根本改变，普通的员工档案和财务会计档案可以通过数字信息的形式存入电脑磁盘中，占用空间小，通过文件名查找就可以迅速找到;重要的会议档案则可以通过视频和音频进行记录，客观性更强。
(二)档案管理模式的变化
事业单位档案形式的变化使档案本身的价值提升，档案不再是对事业单位发展历史的记录，而是可以当做资料进行分析，为事业单位的未来发展提供相关的建议，因此，档案管理模式也随之发生变化。目前事业单位档案管理多采用数字化的管理模式，这不仅提高了档案管理的效率，也提高了档案本身的利用率。
二、事业单位档案数字化管理方法
(一)进行档案管理系统的建立
数字化的档案管理即通过计算机和网络进行档案管理，包括原有的档案资料的数字化转化、新的档案收集和整理、档案分类保存、调取以及分析应用等。这一系列的数字化的管理是项综合活动，涉及多方面的内容，所以事业单位需要建立有效的数字化管理系统，有效结合事业单位自身的实际情况，并要涉及设备选型、总体设计、档案整理、系统管理、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施、扫描录入等。档案管理系统的建立是数字化档案管理的最基本方法，即在单位内部建立一个特殊域名的网站，时期成为一个联网性质的档案存储库，使所有档案数据都成为这个存储库中的一部分，以便统一管理。
(二)合理规划档案管理工作的责任分配
纸质档案的数字化转化过程比较复杂，同时由于事业单位各项事务的进行和发展，档案资料内容越来越多、分类也越来越详细。传统的由档案管理工作人员收取档案信息并保存管理的工作环节，会给工作人员造成巨大的负担，因此，应合理规划档案管理工作的责任分配，不要求档案管理工作人员能够独立胜任所有的管理工作，而是要求在数字化档案管理的过程中，任何一个环节都有优秀的管理工作者能够快速地完成工作任务、解决工作问题。以档案管理中的资料收集为例，事业单位应将其划分为一至二人的专项工作，使工作人员能够胜任档案资料类型的编辑、分类任务，并且能够协助其他部门和员工们，使上交的档案格式规范、整齐。
(三)对档案管理工作进行标准化建制
事业单位档案管理数字化工作并非是档案管理部门独立的工作，除了对企业现存的档案进行数字化扫描、建立各种档案表格并将会计财务档案、员工个人档案和单位发展规划档案等进行分门别类的电子信息输入和归档之外;还需要根据事业实际需要，对各类档案的提交格式、提交时间等进行规定，以便档案工作人员能够顺利将档案归档。因此，应对档案管理工作进行标准化建制，即根据档案资料的来源、类型以及存档位置等，设置相关的档案资料范本，将范本下发到单位各部门，要求各部门按照档案资料范本进行档案的自主提交;另外，对档案资料的调取和应用也应该设计标准化的程序，例如，对员工档案设置统一格式的账号和登陆密码，方便资料的调取。
(四)积极推进档案安全管理
数字档案管理除了档案资料的存储形式不同于传统的档案管理，在档案安全管理上也有很多特殊性，积极推进档案的安全管理，是做好数字档案管理所必须的。建议事业单位在进行数字库建设时选择合适的设备生厂商和供应商，要注意档案数据库的建设无论是在结构还是硬件的组成上都要严格依据设计的标准要求，从而为日后功能的升级打下基础性条件;同时要根据档案的重要程度不同选择多种形式的保护级别，进而让使用者获得最佳的处理效果。此外，硬件要支持热插拨，有效保障系统功效，提高系统数据的安全性。
三、进行数字化档案管理的关键
事业单位档案管理的数字化进程能够使档案工作本身得到迅速的发展，档案数字化管理并不是一朝一夕能够完成的，要进一步推进该项工作，还需要把握住两个关键。第一，以档案管理工作人员职业能力提升为基础，事业单位应开班业务学习班、业务比拼竞赛等，通过这种方式使档案工作人员的职业能力不断提升，以满足事业单位档案管理工作的需要;第二，应重视数字化档案管理的硬件设施添置，根据档案数字化发展的进程以及计算机技术的革新，不断更新档案管理部门的硬件设施，使其为下一步工作的开展提供助力。
四、结语
综上所述，事业单位的档案管理工作要顺应时代的潮流，就需要以数字化档案管理模式的建设为主要发展方向，根据档案管理的特殊性以及数字化建设需求，进行管理系统建立、责任分配、工作标准化建制等各项工作，以确保数字化档案管理工作行之有效。
参考文献
［1］汤玉燕．事业单位档案的数字化管理［J］．城建档案，2015(02)：125－126．
［2］吴丽丽．试论新时期事业单位档案的数字化管理［J］．长江丛刊，2015(12)：115－116．
关键词：土地档案管理;问题;解决措施
中图分类号： F301.2;G271 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1档案以纸质存储，不便查阅
在土地档案管理中档案的归档很多地区仍然以纸质材料为主，电子档案使用没有得到普及。纸质档案管理中会遇到很多问题，比如年久出现文字的褪色、模糊，纸质档案资料少页丢失，查阅后不归还现象时有发生。电子档案不存在这些缺点，查阅方便的同时也提高了工作效率。但是电子档案管理也要十分注意，电子档案以储存电脑、优盘等为主，电脑容易中毒，而优盘容易丢失，所以也要加强对电子档案的管理。
2 档案利用率低，达不到最大利用率
档案利用率低，档案资源整合能力较弱。目前，基层对档案资源主要用于提供近几年领导决策的工作思路;提供制定各种工作措施、规章制度的“范本”，及上级部门颁布的法律、法规及司法解释等单一供给，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，在档案资源的利用上，极大规模地实现时效性、综合性的特征。
3档案管理人员专业水平不足
有些地区档案管理员一直是被忽略的职务，认为档案管理工作简单，什么人都可以胜任，甚至采用兼职管理，这种管理意识是错误的，土地档案管理是土地资源规划中不可或缺的部分，具有重要的价值和意义。所以要改变这种不重视的态度，加强档案管理，提高管理人员的专业水平，发挥档案的应有价值和社会效益。
4 对档案的重视程度不够
档案所发挥的作用是隐性的，往往不被重视，而且这种现象在多个地区均有存在。对档案管理工作的不重视说明对档案了解不够深入，不了解档案的存在价值和其所发挥的作用。对档案管理工作的轻视，致使相关人员的工作积极性不高，得过且过，否定了自我的工作价值。这是工作中的一种恶性循环，没有工作热情，糊弄了事，最终会导致档案归档不及时、资料不完整、丢失严重，对于后期的使用和查阅造成相当大的影响。
5 档案管理人员管理意识薄弱
土地档案管理人员在档案管理上认识比较模糊。有些地区没有将土地档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，所以在档案管理上不知如何进行档案管理。另外，在实际工作中对档案管理的重视程度不够。一些地区没有意识到档案在信息化时代的重要作用和实用价值，认为土地档案管理只是对已经发生材料的收集和整理，在此过程中需要投入人力、财力和物力，但是还出不了成绩，因此被看做是一种徒劳工作，得不到重视。
6土地档案管理力量相对薄弱
土地档案管理不被重视，导致从业人员流失严重。甚至有些地区采用兼职人员肩负档案管理工作，而且人员变动频繁，这样就造成了部分管理人员的专业素养不高，导致档案的管理极为混乱，在档案提取和利用中问题百出，不利于档案发挥其最大作用和价值。有些档案管理人员只会立卷归档，对于档案的全宗号、目录号、类别号以及保管期限等混淆不清。
7档案门类不够丰富
有的地区只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及有关资料的收集，影响了土地档案的系统性和完整性。
档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断档现象;部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。
重保管轻利用。一些地区在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为该地区的土地资源规划和利用提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。
参考文献
[1]刘卫东，彭俊编著.土地资源档案管理学[M].北京：人民大学出版社，2005）.
[2]汪振江.农村土地产权与征收补偿问题研究[M].北京：人民大学出版社，2008.
[3]姜世峰，李玉敏，方志月，等.土地档案管理中存在的问题[J].北京农业，2013，（03）.
[4]刘莉，王丽欣.浅析科研档案的管理与利用[J]，经济研究导刊，2011，（22）.
[5]刘钧.人事档案管理工作中的问题及思考[J].陕西煤炭，2011，（03）.
[6]聂明.浅谈如何进一步做好高校档案管理工作[J].山东省农业管理干部学院学报，2011，（04）.
学校档案管理系统是一所学校不可缺少的组成部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都是至关重要的。所以，学生的档案管理系统应该是能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。
笔者认为，针对传统档案管理方式所存在的效率低、保密性差、档案查找和维护困难等问题，学校应当建立起现代化的档案管理体制，实现档案管理的信息化和现代化。因为，现代化档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便等特点，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用，对促进学校档案管理的高视点、高层次、科学化和规范化具有十分重要的意义。
一、现代化的档案管理，呼唤高素质的专职人员
从当前来看，由于受传统档案管理意识的影响，现在学校的档案管理水平还停留在纸介质的基础上，档案管理工作流程还停留在传统的管理层面上，档案管理人员队伍普遍存在着观念落伍、知识老化、知识结构不合理等现象，浪费了许多人力和物力。二十一世纪是信息时代，要跟上社会的进步，解决档案事业发展中的问题，就要不断提高档案管理工作者的整体素养，以适应档案事业的迅速发展。一个档案管理人员必须具备的素质，应该是其思想素质、业务素质和能力素质最佳状态的综合表现。因而，合格的档案管理工作者应该是一个与时俱进，善于吸收新理念、新技术、新模式、新方法的广涉博学的多面手。只有具备了较好的基础知识、较高的专业素养和良好的管理能力，才能使学校的档案管理工作跟上时代的发展步伐，向更高的层次迈进。
二、实现学校师生档案管理信息化的途径
为适应当前社会经济发展的需要，学校应尽快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。我认为，实现学校档案管理的信息化应从以下途径入手：
1、有效地推进档案管理自动化建设。
目前，档案信息自动化系统的现状是档案的标准化、规范化管理滞后和应用软件的多且乱，档案归档内容分类不科学、文件格式不统一、部门之间管理系统不能相互兼容等现象，这些都严重影响了档案管理系统整体水平的提高。我认为，能对这一问题达成共识是档案管理建设意识上的一次飞跃，它使我们的视野在立足于计算机系统的基础上，扩大到整个档案信息管理系统。因为，档案信息自动化的内涵应包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是规范档案业务、建立健全档案标准和真正的实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，抓好档案的标准化、规范化建设，掌握好两者之间的相辅相成、相互促进的辩证关系，才能有效地推进档案管理的自动化建设。
2、抓好学校档案的数据库建设。
从总体来看，目前档案信息自动化系统仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，而完成这一步的关键完全在于档案信息的数据库建设。数据库的含义是依托于先进的信息技术对所归档的资料进行科学的管理和方便的使用。因此，全力抓好学校档案的数据库建设，是全面提高学校档案管理标准化、科学化和规范化的基础，也是其基本的前提。
3、提高学校档案管理的工作质量。
要全面推进档案管理自动化建设，学校必须在人力、物力、财力上给予优先支持，创造条件，切实抓好学校的档案硬件建设。发挥库房、办公区和阅览室的独立功能，严格按照档案保管“八防”要求，配备相应设备。建立分管领导、教研组长、档案员等组成的档案管理网络机构，及时调整充实档案管理人员，配备专职档案员，通过职业道德教育和业务技能培训，全面提高档案管理人员的素质。坚持档案工作为领导决策服务、为教育教学服务、为教职工服务的导向，努力提高档案的利用率。加强档案的编研工作，利用现有的数据和资料，进行研究汇集，为档案的综合利用开辟重要的途径。严把质量检查关，严格归档入库手续，及时将归档的文件资料按照有关档案要求，进行自动化处理和存档。对不符合要求的归档材料进行退回整改，并对归档情况进行鉴定评估。
总之，学校档案管理的信息化是档案工作发展的必然趋势。因此，积极利用现代化的信息技术，结合学校传统档案工作的管理经验，开拓信息化、网络化的学校档案管理事业，对全面推进学校教育整体改革、维护学校权益、促进教师队伍的发展具有十分重要的作用。
【参考文献】
在这些信息中既包括了企业在管理、生产等方面所走的弯路，也记录了各种各样的成功经验。一切活动和企业创造与发展的全过程都反映在企业档案上。因此，决策者可以依据档案了解企业的历史和现状，掌握企业包括人力、财物、生产、供销等各种基础条件的准确数据，站在一个更高的位置上展望未来，做出更加科学和实际的企业发展规划，让自身企业在竞争中立于不败之地。
二、档案为企业解决纠纷提供有力支持
在当前市场经济的大环境下，企业的发展更加趋于多元化的合作经营，管理人员、组织机构、管理制度、经营范围区域都在时刻发生着变化，在生产经营过程中难免因为意见不同、年代久远等发生这样或那样的纠纷，此时如何保护自身的合法权益不受侵害就显得极为重要。而档案作为财务单证、合同、影像等各种原始资料的集合，具有一定的法律效力，可以在法律解决纠纷方面提供有效证据。可见，档案能够减少企业损失、维护企业形象、确保企业合法权益不受非法侵犯，成为企业生存发展的法律保护盾。
三、档案可以增强企业诚信建设
诚信是中华民族的传统美德，是全体员工在长期的生产经营过程中都应遵守的基本思想信念和行为准则，更是企业生存、竞争、发展的灵魂。档案，是企业发展的信誉支撑，它作为一种无形资产，记录了企业为了自身的生存和发展的各种信用记录，是企业信用状况的积累。企业管理的好，讲诚信、信用好，就会得到广大消费者与合作者的认可，经营状况就好，经济效益就好。企业讲诚信、效益好，员工就有荣誉感、就有干劲，企业就容易管理。由此可见，企业信用度高就能形成企业发展的良性循环。另外，加强企业信用档案建设，既可以提升企业的形象和知名度，也有利于规范市场经济秩序、促进经济健康发展。因此，档案和企业信誉密切相关，已经成为企业发展的无形推手。
四、档案可以规范企业信息管理
随着科技发展，信息的产生、传播、保存都较以前有了翻天覆地的发展。信息的来源、传播途径、保存方法更加多元化、多样化。信息的传播速度更加迅速，对社会的影响也在不断增强。企业在经营中所产生的信息既有公开的一般资料，也有重要商业机密的信息资料，有些信息的价值对企业的经营管理及未来起着决定作用。如果管理混乱就容易发生失泄密问题，给企业带来不应有的损失甚至毁灭性的打击。而如果信息经过档案人员整理就会形成档案，就有了密级及查阅和公开的年限、范围等性质。只要企业加强档案管理与利用就会避免发生企业机密泄露的事件发生，企业的档案信息也将得到很好的利用。
五、档案能够推动企业文化建设
企业文化是企业价值观、信念、仪式、符号、处事方式等各种因素的集合体，是一种历史积淀，是企业的无价资产。优秀的企业文化能激发员工的使命感、增强员工的荣誉感与自豪感。档案作为记录企业发展的信息载体本身就具有很强文化特征，为企业文化的建设提供了大量文献资料，是企业文化建设的基础。档案作为企业文化的服务者可以发挥很重要的作用，如体现企业荣誉、财力等各方面的资料都能成为教育和影响员工的优秀素材。企业档案实际本身就与企业文化相辅相成，互不分离，对企业文化的发展起着不可替代的作用。
六、结语
一、毕业生学籍档案的利用价值
随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：
首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。
二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题
1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。
2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。
3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。
三、毕业生学籍档案管理的相应对策
1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。
2、加强队伍建设，完善规范体系。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，积极推进学籍档案专兼职管理队伍建设。选拔政治过硬，认真负责，熟悉档案业务和学生管理，具有一定的计算机应用水平的同志负责学籍档案工作。规范工作用语，熟悉专门术语，按章办事，遵守程序，求真务实，提高效率，促进工作的高效、快捷、准确、规范。学籍档案规范本身是一个系统工程，仅靠学籍管理人员和学籍档案人员难以有效组织实施，需要把所有的规范标准按其内在联系组成一个科学的有机整体――学籍档案规范体系[3]，就本校现状来看，专兼职队伍人员分布在档案馆、学工部（学生处）、教务处、招生就业处相关负责科室老师以及各学院教务员、辅导员老师中。学籍档案管理人员实现专门术语的统一、规范和标准，便于相互交流，利于档案检索。推进部门二级档案员制度，提高业务素质，规范部门立卷，加强密切合作。档案馆随时了解、督促、检查学籍收集、整理、归档工作。
高职教育是培养并向社会输运专业人才的重要出口,高职毕业生除了要有扎实的专业基础知识,最为重要是要有分析和解决问题的能力,独立工作能力,实践动手能力,能够学以致用,很快适应工作需要。作为与社会实践关系十分密切的文秘专业的基础课之一《文书与档案管理学》,具有很强的专业技术性和操作性。通过对课程的学习,主要培养学生具备系统档案学专业知识与文件知识,掌握现代信息技术的基本技能,具备较高的公文写作处理和档案管理能力,特别是实践动手能力的培养,使学生毕业后走上工作岗位能够很快胜任文书和档案工作。但是,传统的教育方式往往重视理论知识的传授而轻视职业工作能力的培训,这种不良倾向突出地表现在教材和教法上:文书学和档案学传统教材,只是阐述文书和档案工作的理论知识,教师则往往满足于把教材上的理论知识讲述清楚,在教学过程中仅是简单举一些实际工作的例子而已。这样培养出来的毕业生,走上工作岗位后,往往是讲起理论一大套,干起来不会动手做。
这种状况显然不符合课程的教学目的,不符合培养合格应用型人才的专业目标要求,面对不断变革的新形势,《文书与档案管理学》课程内容以及教学方法,必须进行改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。
一、实现教学观念的转变
改变《文书与档案管理学》传统的教学观念,实现既要重理论教学又要重实践教学的转变,注重结合实际,不断创新,从培养学生的综合素质入手,介绍分析国家机关和社会组织的各种文件现象,档案信息资源的利用,传授公文写作与处理、文档一体化管理、档案检索利用的有关知识。教学过程中应密切关注现实工作的影响与发展,应该让学生了解掌握文件和档案管理领域最新的动态、资料和国家有关法规、条例,如:国家有关主管部门最新的与本课程内容有关的若干法规条例、国家标准、改革方案及其他相关资料。课堂讲授要密切结合现实社会和国家当前的文件和档案工作情况,对于近年来文件和档案工作中出现的新情况、新问题,如文档一体化与建立现代文档系统、依法行政与依法行文、依法治档、政务公开与公文公开、政务档案信息的公开和利用、转变政府职能与精简文件、我国加入WTO与我国文件档案管理工作如何借鉴世界各国成功经验与做法等内容,均应涉及和探讨。
那种满足于空讲理论,脱离现实,脱离社会,脱离我国文件档案工作实际的做法,对于《文书与档案管理学》的发展极为不利,我们应该摒弃这种不良的教风与学风。课程设置和教学内容的改革对象扩大,范围拓宽。将过去课程内容的研究对象主要针对党政机关公文和档案,扩大为对于各社会的组织,包括机关、团体、企业事业单位文件和档案工作的研究;研究范围除了应保证文书学和档案学原有的完整体例外,还应增加对各行各业、国外文档工作中的新观点、新理论、新做法的介绍和比较研究;关注办公自动化系统、文件生命周期理论、电子文件的管理等新的领域;积极借鉴其他学科如立法学、行政法学、写作学、管理学等先进、成熟的理论和研究成果。现已逐步纳入授课范围的新增加的教学内容有规范性文件、新型载体文件、文档工作系统设计、文档工作的组织与控制、文档工作的标准化和现代化等。明确重点,分类施教。在国内各大专院校,相关专业的文书学和档案学大都是分别设置的两门课程。在我系文秘专业,则是将这两门课程内容合并在一起,系统讲授和实践训练,一是文书学和档案学关系非常密切,特别是办公自动化条件下的文档一体化的实现,使档案工作越来越溶入到文书工作的各个环节中去。
在对学生进行实际操作训练和技能培养过程中,对文档工作的系统体系设计、组织与控制等方面,将文书和档案工作的内容合在一起,能够达到一个较好的理论和实践效果。档案学则是将重点放在前部分整理和保管上。这种安排只是适应了特定历史条件下我国文档工作发展阶段的需求,即以手工操作为主,纸质文档为主的整理与保存方法,仅仅介绍和诠释我国历史上一些文书种类、文书工作制度手段、办理操作过程以及现行党政领导机关关于文档工作的一些明文规定和被肯定的作法,回避了许多十分重要和敏感的问题,而这些问题都是现今实际工作中必须面对和急需解决的问题:如作为国家政务信息系统的重要组成部分,怎么样规范使用公文文种,怎么样设计公文格式,文档工作系统怎么样设计才能为国家管理以及各社会组织提高工作效率服务,政务档案信息怎样公开,立法和管理上如何保证实现等等。因此,《文书与档案管理学》在课程内容上必须改革以适应时代的发展。对文书学内容将教学重点前移,将文件和文件工作作为课程重点,既探讨文件管理学科的理论和规律,又教授文件工作的具体运作方式和公文具体使用方法。
如:对公文文种、公文格式、行文规则,具体分析其特点,使用规范和标准,对文件工作的组织协调与控制,着重探讨对文件质量数量的控制、运转过程的控制,精简文件的规律与方法,以提高文件工作的质量和效率。至于立卷归档,既要考虑手工操作的惯性发展,又要重点讲授新形势下《归档文件整理规则》,以“件”为单位进行整理的方法。档案学应本着“简化整理,深化检索,提高利用”为改革教学内容的重点,将以往整理和保管的内容进行重新设置,介绍档案分类体系的设定和方法的选择,如何分类排放和保管。重点介绍在文档一体化管理下,档案信息的检索分类方法,检索系统的建立,如何实现快速的查找;档案提供利用的途径、方式,如何充分利用档案信息资源,政务档案信息如何公开等等。将过去一带而过的这些内容作为档案课程内容改革的重点部分加以介绍。
二、教学方法的改革
《文书与档案管理学》课堂教学比较容易让人感觉枯燥,面对没有实践工作经验的学生,要积极利用有限的条件,通过教学方法的不断改革,让整个课程上得生动并具有吸引力。所采用的主要教学方法有:案例分析法。教学中以特定的文件工作为范本,采用根据教师收集的大量关于文种、行文规则、文件处理程序、档案案卷等各种实际材料编写的案例,生动直观,易于理解。
【关键词】档案管理；信息自动化；现状与对策
【Abstract】Objective： To investigate the current situation of our hospital archives management and the existing problems， countermeasures and find solutions to their problems and automation of files information. Method： starting from the present situation of our hospital archives management， strengthen the hospital archives management， first of all focus on learning "Archives Law"， improve the consciousness to archive， strengthen the centralized and unified management， the establishment of scientific management system， perfect the file management system， strengthen the training， combined with the practice， improve quality， archives management personnel to increase investment， improve equipment， to realize the modernization of file management of hospital archives three level network management model. To strengthen the hospital archives information automation； secondly strengthen countermeasures， automated hospital archives information advance automation， must improve the Archives standardization， standardization， automation construction should be focused on improving the overall level of the system， focused on the construction of database. Results： the hospital archives are system management， realize the automation of files information and modernization of archives management， address the weak links in the management of hospital archives； accelerate the institutionalization and standardization work of hospital archives management， the archives administration of the hospital made significant improvement. Conclusion： to speed up the construction of archives information automation system， achieve every link of archival work computer， is to realize the modernization of archival work， better file management of hospital in new era.
【key words 】file management； information automation； current situation and Countermeasures
【中图分类号】R563.12 【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2014）04-0006-01
医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，简析其原因，并相应地采取一些对策，特别是加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段，只有这样才能更好地做好新时期医院档案管理工作。现就医院档案管理的现状与对策谈综述如下。
1医院档案管理工作的现状
1.1档案管理制度不健全，档案收集效率不高 在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。
1.2对医院档案内容界定不清，管理范围不明 到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
1.3档案意识不强，档案利用率较低 对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
1.4档案管理分散，不利于档案的完整和安全 各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。
1.5 档案管理人员业务水平不高 档案知识欠缺在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。
1.6档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高 有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
2加强医院档案管理工作的方法
2.1加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性 大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案
法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。
2.2档案只能集中统一管理，不能分散管理 运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理，这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。
2.3建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度 促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
2.4加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质 档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高[1]。
2.5加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理 加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。
2.6建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据 由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。
3加强医院档案信息自动化的对策
3.1推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平 目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
3.2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平 根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3.3有重点地抓好数据库建设 目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
4小结
加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段[2]。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径[3]。
当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广议才能避免失误[4]。要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证[5]。
参考文献
[1]杨勇，刘晶.关于文书档案一体化的若干认识[J].大学图书情报学刊，2003，3（6）：45-47.
[2]彼得？莱曼.把万维网档案化.信息化参考，2004，12（13）：123-125.
[3]周宏仁等.信息化助建和谐社会的14个着力点.中国信息界，2008，10（3）：76-78.
1.现在的证明一般是在留存的空白版本基础上添加变动信息后打印，看上去整洁，美观，便于存档。不建议使用便笺手写。
2.必有信息：单位名称(注册全称)，离职者姓名，离职者曾任职务，在职时间，证明开具日期，开具日期处加盖公章(“骑年压月”)。另外，一般写明身份证号，因为那才是唯一的。
3.有竞业限制协议且公司方面支付了补偿金的，建议在离职证明里加以说明竞业限制约定。
4.页眉打印有公司logo——宣传公司形象。可以选择是否添加公司联系方式。
5.一般用a4纸打印(档案管理标准)，现实中也有些公司采取一式两份中间分割处盖骑缝章的方式。
6.无错别字，不允许篡改，若填写证明时出错建议重新开具。
【范本一】
离职证明
先生/女士/小姐(身份证号为 )自20**年01月01日入职我公司担任人力资源 部 人力资源助理 职务，至20**年07月31日因 个人 原因申请离职，在职期间无不良表现，经协商一致，已办理离职手续。
因未签订相关保密协议，遵从择业自由。
特此证明。
公司名称(加盖公章)
20**年07月31日
【范本二】
离职证明
兹证明 先生/女士/小姐原系我公司 市场开发部 职员，在职时间为20**年01月01日至20**年07月31日。现已办理完所有离职手续。特此证明!
××(市)××有限公司员工保证书
本人已经阅读并自愿遵守××(市)××有限公司制订的各项规章制度，包括已经颁布的《劳动组织办法》、《劳动管理办法》、《产品质量管理办法》、《管理人员行为规则》、《销售管理办法》、《采购工作管理规定》、《档案管理办法》、《仓库管理工作规定》、《监察工作规定》、《促进合理化建议规定》、《生产统筹管理规定》及其他有关制度。本人承诺，自愿遵守，认真执行。即使今后新颁布的规章制度，本人亦愿遵守。
保证人：×××
××××年××月××日
文书要点
企业员工保证书是员工向企业作出的愿意遵守企业规章制度的书面文件。有的企业要求录用员工填写保证书，也有的企业在劳动合同中专门列出一章规定员工的义务，其中就包括遵守企业的规章制度的内容。
特别提示
企业规章是企业的生命，每个员工都应当遵守、执行，违反规章，不仅可以构成企业解除劳动合同的理由，也可以是构成刑事犯罪的要件。因此，员工应当严格遵守企业的规章制度。保证书的内容主要是列明员工应当遵守的规章制度的名称和主要内容。
相关内容
企业员工保证书范本
企业员工保证书
一、主要工作
（一）学习经验，不断提高自身素质。
公司9月进行了部门调整，进一步明确了我部门各岗位工作职责、纪律和要求。综合部的工作涉及面广，具体有传真、印件、开介绍信、档案、协调等等，日常事务琐碎，管理难度大，这就要求我部门认真学习其他部门的经验，规范本部门的办事程序，学习文书档案管理的先进方法，注重平时积累，严格履行发文办事程序，使本年度的工作有条不紊。
（二）规范发文办事程序，不断提高工作质量和效率。
自部门调整后，根据公司领导指示，拟定了《公司有关办公程序的管理规定》，坚持规范有序的运作，改进服务方式，提高各项工作的质量和效率。
1.从严要求，认真做好文秘工作。本年度沈传网发文23件，沈传网办发文6件，从文件的起草、审核、审批到印发，一路均是严字当头，严把发文程序关、格式关、文字关和政策法律关，坚持程序层层审签制度，既确保了发文质量，又确保了文件的严肃性和有效性，同时维护公司形象。
2.加强文印管理。无论是用印、用件还是开介绍信，都要办理登记，并由领导审批，在确认领导签字后方可加盖公章、使用公司证件、开信函，从而严肃印信管理，完善印信制度。
3.认真做好文书档案管理。安排了专人负责，认真做好文书资料的收集、整理、归档、立卷，做到资料齐全、目录清楚、装订规范、保管有序。并按照保密制度的要求，认真做好档案借阅、利用工作，全年没有发生文件丢失和泄密事件。
二、存在不足
一是部门刚规范，有些职能有待继续确定，二是部门工作纷繁复杂，需要时间学习，三是工作中不够大胆，要在不断的学习过程中改变工作方法，不断创新完善。
三、明年工作打算
1.尽职尽责抓印信。要严格按照发文标准，提高发文质量；做到文件及时收发、传阅、送阅；明确印鉴管理程序，完善使用登记制度，禁止无登记、无审批用印现象的发生；完善各项规章制度，按照各项制度办事，做到收文有规范、办事有制度有纪律，各项工作都有章可循，有据可依。
系统在电子文件管理方面存在的问题
在办公自动化快速发展的同时，电子文件管理工作却相对滞后，表现在系统建设时没有统筹考虑电子文件的归档和管理，不具备电子文件管理功能，导致电子文件管理不能和系统建设同步发展。例如，在开发办公自动化系统时只注重文件运转过程，未考虑到办理完毕后的电子文件归档问题，使其在网络中处于失控状态，没有达到文档一体化管理要求；有的单位在系统建设时虽然考虑了电子文件管理，但由于需求不够完整、规范，想到什么提什么，重文件流转环节，轻归档与管理环节，缺乏对电子文件生命周期整个过程的全面监控，致使电子文件管理达不到规范、科学的要求，电子文件真实、完整、有效性不能得到充分保证。
办公自动化系统是实现单位内部各级部门之间以及内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。办公自动化系统的设计开发不仅要考虑文件流转，还要考虑文件归档与管理，要做到统筹规划，统一研发。编制电子文件管理功能需求时，只有既注重电子文件的起草、审核、校对、签发等环节，又注重其归档与管理的需求，办公自动化系统才能符合文件处理全过程的要求，才能使电子文件更加完整规范。
从电子文件管理者角度编制功能需求
档案部门在提出功能需求时会面临一些困难。一是对提出电子文件管理需求比较茫然，不知从什么角度人手；二是提出的需求只考虑了电子文件归档后档案管理的需要，而没有综合考虑对电子文件的前端控制；三是提出需求时犹疑不定，经常有较大的改动，而且使用较多的档案专业术语，导致信息管理部门和开发人员不能正确理解档案部门的意图。
笔者认为，档案部门在编制功能需求时应注意把握两点：
第一，功能需求的描述要从档案管理者的角度出发，而非软件设计人员的角度。电子文件管理要在电子文件生命周期内展开，即在电子文件生命周期的设计、形成和使用维护三个阶段都要对电子文件形成控制。因此，编制功能需求要考虑到电子文件的形成、积累、归档、保存、利用和维护各个环节，而不仅仅是对档案管理子系统的描述，要实现对电子文件——电子档案的全过程监控。同时，还要通过功能需求方案，使设计人员能够充分理解档案部门的要求。这是档案部门编制功能需求的根本出发点。
第二，功能需求的描述要以提出规范管理的要求为主，尽可能不把主要精力放在技术开发层面。办公自动化系统建设的技术已经相当成熟，只要用户提出需求，作为市场开发主体——软件公司一般都可以从技术层面上予以实现。因此，档案部门的主要任务是完整全面地提出电子文件管理方面的需求，诸如电子文件管理方法、管理要求等都要考虑周全，尽可能多地体现在功能需求方案之中，使有关部门充分了解档案部门要求，通过技术手段予以实现，至于系统设计方案和实现途径乃至具体节点的描述等，应当由专业公司负责完成。
编制功能需求时应把握的基本原则
1 一体化原则
对办公自动化系统中产生的电子文件要实施从文件到档案的一体化管理，从文件的生成阶段就要对其质量进行监控，对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。
2 完整性原则
要全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档，电子档案管理与利用以及系统维护的需要，使电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节所需要的管理功能在系统中得到完整体现。
3 实用性原则
编制功能需求是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理，因此，要充分调研办公自动化系统开况和实际工作需要，使提出的需求易于实现，具体实用。
4 规范性原则
编制功能需求时要严格依据国家相关标准和规范文件，如公文的收、发环节要依据国务院2000年修订的《国家行政机关公文处理办法》，公文的归档与管理要依据国家质量监督检验检疫总局2002年的国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894——2002）、国家档案局2003年的《电子公文归档管理暂行办法》和2001年的《档案管理软件功能要求暂行规定》等，特别在归档电子文件的标准格式上，更是要与《电子文件归档与管理规范》的要求保持一致。
功能需求的基本内容
编制功能需求的最终目的是对办公自动化系统中形成的电子文件归档和电子档案管理实现全过程监督、控制。电子文件收、发文环节直接影响归档电子文件的质量，所以一份完整的功能需求应当包括电子文件的收、发与归档，以及电子档案的管理与利用等各个环节。
1 根据电子文件的特点，有针对性地提出管理要求
元数据和背景信息。电子文件的读取依赖于它生成时的元数据和背景信息。在功能需求方案中，档案部门应当对必需的元数据和背景信息项提出归档要求，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等元数据；描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息。
各方职责和管理权限。要通过明确电子文件生成和流转部门的职责，赋予档案部门具备浏览电子文件形成、运转、、归档全过程的权限，以实现对电子文件形成、运转、归档全过程的监控。
电子文件积累与归档。要围绕电子文件的真实、完整、有效性，对电子文件积累、归档方面提出具体要求，以及确定电子文件的积累、归档工作流程等内容。
电子档案在线利用与数据迁移。在线利用主要是对电子档案的检索与查询、查阅申请与审核、全文浏览与下载等各利用环节提出功能需求。数据迁移是强调当系统设备更新或系统扩充时应及时对电子档案进行迁移操作。
2 对电子文件归档与电子档案管理提出功能要求
首先要包括对功能需求的总体描述，即提出系统中应包含哪些功能模块，这些模块的主要功能是什么，电子文件真实性、完整性和安全性方面的保障措施是什么等。
其次，要针对总体描述中提及的各功能模块，分别提出其具体要求。即对系统应设置的收文管理、发文管理、文件归档、档案管理、档案利用等模块进行清晰、具体的描述。包括其工作流程、必备功能和权限设置等内容。
编制功能需求时应特别注意的工作要求
1 管理权限的设置
明确和规定文书、档案部门及电子文件生成流转部门的职责及权限，可以有效地保证电子文件的质量。
权限设置的必要性。档案部门只有充分了解系统中生成的电子文件数量、流转部门、从生成到流转再到归档的时间及操作者，才能确保电子文件的质量。但实际上，在一些已经开发了办公自动化系统的单位，面临日益庞大的电子文件数量，绝大多数的档案部门只能被动接受，不能介入到对电子文件质量和数量的监控工作中，有关部门归档什么电子文件，档案部门就接收什么电子文件，这些文件是否为最终版本，是否被非法修改过，档案部门并不清楚。这种被动的局面既不利于保证归档电子文件的真实、完整和安全，也不利于电子档案在日后得到有效的识别和利用。因此，为保证电子文件的质量，档案部门应当对电子文件形成的全过程实行监督和指导。
权限设置的具体规定。系统应赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各环节的权限，并对收文、发文、文件归档各个程序、各个工作环节的责任人及权限进行设置。
在收文管理中，应当明确签收、登记、审核、催办、拟办、批办、承办等工作环节的责任人，并强调业务部门要将办理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累，集中保管，统一处理。
在发文管理中，应当规定草拟文件、审核、签发、复核、登记等工作环节的责任人，并强调文秘部门对登记后的电子文件定稿及发文稿纸应及时退还文件形成部门兼职档案员，由该部门兼职档案员将其随时存入本部门办结库积累，集中保管，统一处理。
在文件归档管理中，应当规定电子文件从鉴定到归档的工作流程及各工作环节的责任人。
这些规定可以明确各方责任、权限，便于操作和执行。
2 电子文件的积累
真实、完整、有效和安全是对电子文件管理的基本要求。责任部门在电子文件形成阶段就要认真做好积累工作，通过严密的管理措施，来保证电子文件的真实、完整、有效并安全归档。
注意收集元数据和背景信息。系统应具备将电子文件元数据和背景信息与电子文件相关联的功能，以便其能够被输出；凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应当通过系统自动获取或从其他表单中引用的方式予以保存。
收、发文环节中的积累和预归档库的设置。在收、发文环节中，应当重点强调如何做好电子文件积累工作以及其与电子文件归档流程相衔接。
关键词 档案 数字化 资源
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
1充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1.1档案数字化，可改善档案管理工作
只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
1.2形势发展的需求
第一，档案馆就是政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源若不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字梨树就不是真正意义上的数字梨树。所以，要建设数字梨树，首先要建设数字档案馆。第二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
1.3社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
2档案数字化建设的内容
2.1推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2.2数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
2.3有重点地抓好数据库建设
数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
3档案数字化建设的步骤
3.1建立档案数据库
第一步，输入文件级目录。从2000年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。梨树县档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。
3.2建立档案局（馆）网站
在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。
3.3加强电子文件的收集和积累工作
电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
