时间：2023-05-31 09:11:25
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理的优势，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。
一、档案管理的作用
档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。
二、电子档案的要点
随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。
三、电子档案管理的优势
下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。
四、结语
综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。
【参考文献】
[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.
[2]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊,2014(03):113+138.
[3]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。
一、电子档案管理同传统档案管理的比较
电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。
（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。
（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。
（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。
（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。
（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。
参考文献：
[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.
[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.
[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.
[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.
[5]张承宇.基于QR码水印的电子档案管理系统的设计与开发[D].浙江理工大学，2013.
关键词：档案管理；信息化；电子化；信息检索
档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。
一、 档案电子化管理的优势
1、 管理便利
档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。
2、 查阅简易
档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。
3、 传递和保密
电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。
4、 存储和共享
电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。
二、 档案电子化管理面临的问题
1、安全性问题
不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。
2、管理标准问题
建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。
3、二次利用问题
档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。
4、法制问题
我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。
三、 档案电子化管理优化对策
1、加强档案电子化管理的重视力度
档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。
2、加强档案电子化管理的安全建设
安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。
3、加强档案电子化管理的标准建设
档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。
4、加强档案电子化管理的法制建设
为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。
四、 结语
综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。
参考文献
1 档案管理电子化的重要性
（一）有利于提高档案管理工作效率
时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能够为管理决策提供可靠的信息
档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，优中选优，从而选出最佳的可行性方案，同时也可以有效避免错误决策的重复出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。
（三）有利于为科研工作提供智能化服务
计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。
2 档案管理电子化的特点及优点
档案记录了单位日常工作的方方面面，在单位业务发展上有着不容忽视的作用。档案管理不再是以前单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用，在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统档案管理方式的优势。
档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面：一是在收集档案方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备中，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势；二是在选择档案方面。电子化的档案比传统档案更加方便和快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，便于查询利用。三是在处理档案方面。如档案需要进行综合处理或者修改数据，电子档案随时随地都可以进行，遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
但电子档案的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点。首先，要确保电子档案安全。安全是电子档案保管的首要任务。其次，要做好全程控制。电子档案的保管是全面、系统的保管，是一种对过程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。
3 档案管理电子化的现状及主要问题
（一）对档案管理电子化的重视程度不足
首先是规范化问题。目前，电子化档案管理的方式还不够规范，没有统一的管理制度作为制约，这就导致有的档案管理者在处理电子档案时存在随意性，造成档案的错误、遗失和泄露。其次是缺乏资金支持。档案管理电子化需要一定的资金及时间投入，一些单位没有与时俱进的思想理念，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准。另外，计算机的软件没有定期更新，导致一些档案数据出现错误，也会给档案管理带来不必要的麻烦，影响档案管理电子化的发展。
（二）缺乏专业的电子化档案管理人才
档案电子化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，电子文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理者不仅要具备档案管理方面的丰富经验及相关素质，还要具备一定的电子技术能力以及管理能力。档案管理者要熟悉电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识。然而目前，具备全面能力及素质的档案管理人员还相对缺乏。
4 提高电子化档案管理水平的途径
（一）转变思想观念，树立电子化管理意识
新的档案载体呈现出的特点，要求档案管理者转变传统管理理念，在实体档案管理方法的基础上加以创新。首先，制定电子档案收集、整理、保管、利用等相关制度，对电子档案的管理加以约束。其次，加强档案管理电子化的宣传力度，提高档案管理者对电子档案的重视程度，使档案管理者习惯使用电子设备处理庞大的档案数据。提高档案管理者电子档案保管意识，改变传统的档案保管理念，做好备份、维护数据库等工作，时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，使档案管理人员能够跟进档案管理电子化的进程。
（二）强化电子化硬件建设，确保电子化管理的实现
实现档案管理的电子化，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保档案管理电子化中所需要的设备和工具。随着计算机技术和网络的发展，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案管理的电子化发展，需要单位管理者高度重视档案工作，加强对档案管理工作各个方面的投入，改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性，购置一些有助于档案信息化建设的硬件，并及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，保证电子设备的运行能够配合日常档案管理工作的需要，确保档案信息数据应用及时和有效，真正的把档案管理的电子化落到实处。
（三）培养档案管理电子化的创新型人才
档案管理电子化对档案管理者提出了更高的要求，需要档案管理者不仅要具备档案管理的相关知识，还要熟练掌握各种档案软件的操作和应用，因此建立复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，也是档案管理电子化的重要环节。从管理单位角度，应有计划地对档案管理人员进行计算机、网络、档案软件等方面信息化技能培训，提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，以适应档案事业的发展。
（四）增强电子档案信息和数据的安全性
电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说极为重要。首先，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。增强档案管理人员综合分析处理数据、维护档案信息的能力，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，是提高电子档案存储设备的时效性，及时更新维护，注意档案存储设备的安全性，处理档案的电脑不得连网，不得随意插入U盘等，避免病毒的侵害。
5结语
综上，在当今网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，使档案管理工作与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的档案管理电子化，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的持续发展。
电子文档是科技发展的产物，现代化企业中，办公自动化的实现，使得电子文档的应用更加频繁，也促进了电子文档的发展。档案管理工作中，电子文档的应用，是档案工作进入办公自动化时代的体现，这是档案管理事业的一个新起点，因此，做好新时期的档案管理工作，不管是对社会，还是对企业，个人都具有非常重要的意义。电子档案管理，是应用计算机网络技术，实现对资料的采集，记录以及分享。它在提高了档案管理工作的工作质量，还促进了我国档案事业的进一步发展。文章分析了电子档案管理的优势和缺点，从中得到了提高档案管理工作的方法。希望可以为人们提供一些参考和帮助。
二、电子档案管理的优势
对一个事物产生兴趣的前提，是了解它的优势和特点。电子档案管理，作为新时期社会建设中重要的工作内容。其强大的存储能力以及时效性，是人们广泛关注它的关键。电子档案还能实现资料的统一整理，存储以及调取。对于各种资料信息能够快速的分门别类。对其经行整理，编辑和存储。
1、在归档时间上具有及时性。电子档案可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过备份或传输给档案管理部门，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。
2、归档方式的准确性。电子文件在形成过程中要随时进行数字签名信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3、在管理方式上具有科学性。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可查找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
4、在查询利用方式上具有安全性。由于电子档案的存储介质具备了存储密度大、容纳信息多、记录速度快、传播速度快等特点，使得电子档案有效地节约占用空间；由于计算机技术在档案管理工作中的作用得以充分发挥，档案管理员可以通过简单的操作进行查询和利用，从传统的档案管理工作中解放出来，从而有效地提高工作效率。
三、电子档案的不足
1、电子档案的安全性易受到黑客和病毒的破坏电子档案在存储、传输、查阅等过程中容易被计算机病毒和黑客的攻击，导致电子档案信息的泄露和破坏。所以做好电子档案的安全工作不是一件容易的事情。
2、电子档案对档案管理人员要求比较高随着计算机技术和网络技术的普及，档案管理人员不仅要具有一定的计算机操作水平，还要具有专业的档案管理知识，更要有较强的工作责任心。因此，电子档案对档案管理工作者的业务能力和业务知识提出了更高的要求，要求档案工作者要不断的学习，适应新时期档案管理工作的需要。
3、电子档案的原始性不易判断确认在计算机上文件很容易被复制和修改，档案的真实性容易失真，有时真假难辨。同时，电子档案内容的完整性很难保障，编辑时容易造成丢失。
4、电子档案的可读性问题
随着计算机和信息技术的不断发展，新技术在不断的应用于社会实践中，可能导致电子档案的可读性受到影响。
四、做好电子档案管理的措施
1、建章立制，严格按照档案管理的规章制度，设置不同的权限，利用技术手段保护好档案的真实性、完整性、价值性等。档案管理人员应按照电子档案管理办法和标准来规范电子档案的管理工作，实行文件管理和电子档案管理统一领导和规划。制定统一的、科学的、合理的电子文档归档制度。各部门、各单位按照不同的权限等级级别对电子文档进行收集、归档、查阅、传输和打印，确保文档的真实性、完整性和价值性。
2、加强档案管理人员的学习和培训。每一个档案管理者不仅要具有较高的档案业务水平，同时还应具有熟练的计算机使用和操作水平。加强对档案管理人员政治素质的培养，让他们充分认识档案管理工作的重要性，有力地提高他们的工作责任心。
3、严格控制电子档案的修改、转换，保证电子档案的真实和完整。可以通过将电子文档设置为只读文件或对文档进行加密，也可以将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等，以确保文档的安全性。
4、加强电子档案的安全管理。一是在办公自动化系统内外设置隔离，通过路由器、防火墙等将内外网隔离。二是对使用权限进行审核，对利用权限进行认定，向系统注册登记。三是通过对电子文档进行备份，以确保文档的安全。
5、要不断研究探索电子档案管理的新方法、新措施。要注重电子档案管理软件的研究和开发，建立电子档案网页网站，加强电子档案管理的学习、交流和提高。总之，要加大档案管理信息化建设，使档案管理逐步数字化，不仅要注重电子档案管理中的硬件建设，同时也要注重软件建设，从而使档案更好的为社会经济建设服务，促进人类社会更好更快地发展。
一、相关概念综述
（一）社会化
社会化就是指企业将自己的部分业务外包到社会，利用社会专业化优质资源实现自己外包业务的高效运作。社会化的实现一般是立足于两方面的条件。首先，基于企业成本核算这一层面考虑，借助于自身来解决所有业务环节低效化问题，则会耗费大量成本，从而会直接阻碍核心业务环节的发展，将非核心的业务环节外包出去，就会起到“双赢”的目的。其次，从社会外包承接单位而言，具有专业化水准的外包承接单位在人力资源建设、技术条件、服务质量等方面都会使企业无法企及，在为企业提供高效化外包服务的同时，促进自身经济效益的提高。[2]
（二）电子档案
电子档案与纸质档案是相对应的一种概念，即是使用计算机磁盘来存储档案信息的系统，电子档案与传统的纸质档案具有较大的区别，从存储的形式、存储的容量等方面来予以阐述。从存储的形式来说，电子档案主要是将纸质的档案信息利用光盘、以字节、比特方式存储在电脑网络上，继而是以文字、数据、图像、表格或是符号的形式予以呈现出来；从存储容量这一视角来分析，相对于纸质档案，电子档案具有非同寻常的存储容量，举例来说，一张光盘的存储容量可以达到600 MB―4000MB，相当于350000张A4打印纸的纸质档案信息，除此之外，电子档案还在存储的安全性、外显的形象性等方面具有显著优势。
二、社会化视角下企业电子档案管理
在企业实施电子档案管理实践中，会因为自身不具有相应人力资源与技术条件而将电子档案管理实施外包，利用社会专业化的力量所实施的电子档案管理，就是社会化视角下企业电子档案管理。社会化视角下企业电子档案管理主要划分为以下几个类别。
首先，电子档案软件的社会化。即企业与软件制造商进行充分协作，将电子档案软件管理系统的研发外包给这一制造商，使之可以为企业提供具有个性化要求的电子档案软件管理系统。
其次，数字档案馆的社会化。即将数字档案馆的建设与维护、电子档案光盘、磁盘的压缩与制作、数据库的构建等都外包给社会专业电子档案建设企业，从而使得数字档案馆的运作更具有数字化的特点。
最后，电子档案资产与人力资源管理的社会化。这一模式指的是企业将自己的电子档案资产与人力资源管理完全外包给社会中专业电子档案管理商，这一模式具有高度的社会化特点，企业只是起到监管性的作用，但是其缺点就是在保障电子档案运作效率的同时也容易使档案数据信息存在泄露的危险。
三、社会化视角下企业电子档案建设的现状
企业的电子档案主要是包括企业内部的资料，这些资料涉及日常业务、内部规制、人力资源建设等诸多方面的文件、图片，以及影像资料等， 在存储的时候，往往就是将纸质档案的资料压缩为字节、比特等方式存储在磁盘、光盘或是磁带等介质中，在阅读的时候则是利用阅读器进行解压下载，最终提取。[3]在社会化的大背景下，企业的电子档案的发展取得了较为显著的成绩，但是也存在诸多的问题，下面就从这两个方面予以阐述。
（一）社会化视角下企业电子档案建设取得成绩
降低企业档案管理的成本，提高资源利用实效。对于企业来说，档案管理是其必不可少的环节之一，这一环节将会在提升其人力资源管理管理效能方面发挥作用，但是，基于档案管理自身所具有的复杂性与繁琐性特点，就使得企业在落实电子档案管理的实践中具有不少的障碍，尤其是在电子档案数据库的构建、软件的配置、网站的设计与维护等方面严重滞后，这就使得社会化的电子档案管理优势凸显。通过电子档案管理的社会化，就可以使得企业不必在电子档管建设方面注入过多的资本，社会化的电子档案外包承接单位会以自己高质量的服务与高水平的技术完成企业个性化的要求，以此实现电子档案资源的高效化运作。
促进社会分工协作的细化与资源的有效配置。从当前社会分工层面来进行分析，电子档案的社会化实质上就是社会分工协作的结果，企业可以将自己非核心的环节外包出去，在实施社会化的进程中节约了自己的成本资源，从而使自己可以集中更多的资源从事核心产业与经营，这对于社会的发展是有利的。因为企业本身就是社会的一个有机组成部分，在社会资源的配置的视角来说，资源的专业化使用将会促进资源产生更大的效益，据此而言，电子档案的社会化就会使得社会上的电子档案管理的人力资源、物力资源集中到了某一个部门或是社会的节点，由此达到资源有效配置的目的。
（二）社会化视角下企业电子档案建设存在问题
企业电子档案的社会化程度不够。一些企业虽然也致力于电子档案的社会化，但是仅仅是将无关紧要的电子档案推向了社会外包商，而将大部分的电子档案留在本单位处理，但是基于本单位的电子档案建设与管理的技术人员匮乏等诸多原因，从而使得电子档案数据库建设与运作、电子档案资料的压缩与下载技术支撑等都无法达到要求，从而大迟缓了电子档案作用的发挥，甚至于出现了“走倒车”的现象，一些企业又回到了档案管理的纸质化时代。
企业对电子档案的社会化的监管弱化。在一些企业的管理者看来，档案管理本身就是一个无关紧要的工作，相对于企业的生产经营部门，档案管理部门无法创造价值，于是将档案管理部门置于后勤管理体系。在信息化的时代，企业管理者根据上级的要求实施电子档案社会化的管理，这在一定程度上满足了管理者简化环节，集中力量发展生产的要求，但是在具体的实践中却采取了“一推了之”的策略，即将企业电子档案的资源以及管理的权限完全推给了社会，自己不负担任何的监管职责，对于电子档案管理的社会化管理的状况不闻不问，这就极易导致管理失控的危险，甚至于会使数据信息泄露风险加大。
电子档案社会化的安全保障能力不足。电子档案的外包承接单位一般会将不同单位的电子档案资源集中进行管理，但是，不同企业的电子档案的格式与软件会有较大的差别，互不兼容的处理系统容易导致数据信息的丢失或是被篡改，从而会给企业造成一定的损失，再者，一些电子档案的外包承接单位本身技术水平不够，在软件设计的时候，诸如防火墙的设计还处于低级阶段，无法有效阻止黑客的侵入，数据信息被窃取的问题由此而出现，这就会大大损害电子档案的外包承接单位的信誉。
四、社会化视角下企业电子档案建设前景展望
（一）电子档案社会化深度得到拓展
对于企业的管理者而言，电子档案的社会化是一个事关企业发展全局的工作，不仅会起到优化档案管理工作本身的作用，更为重要的是会促进企业各项工作，尤其是企业的战略规划、人力资源管理等工作的开展，因此，就应该将电子档案社会化的建设放置在企业发展全局层面予以认知，高度重视、认真规划，就会促使电子档案社会化深度得到拓展。
（二）企业对电子档案社会管理单位工作监管逐渐强化
对于企业来说，原有的“只放不管”的工作模式已经过时，社会化的“放”与有条件的“管”结合起来成为企业实施监管的必由之路。具体来说，在企业将电子档案实施社会化管理的实践中，从“整合社会资源、提升电子档案管理有效性”的大原则出发，与外包承接单位紧密协作，依托外包承接单位技术优势、人才优势等实现企业电子档案工作的健康发展，但是，为明确双方的权利与义务，应该是签订具有法律效力的文本，其中体现出企业所担负的主体监管的责任，这就会对外包承接单位形成约束力，使之着力于改善自己的服务质量，以此赢得更多的客户。
人类已快步走人信息时代，信息时代给人们的工作生活都带来了巨大的变化。生活在信息的世界里，我们在互联网中享受着信息快速传播的便利，享受着便捷获取信息的福利。电子档案是档案工作中的新模式，它是信息时代的产物。随着现代科学技术的发展，档案管理工作必然走向电子化，电子档案是档案工作顺应潮流、与时代接轨的媒介，同时我们也意识到，只有提高个人素质才能跟上时展的脚步。
（一）电子档案的特点
电子档案具有收集迅速高效、查询利用方便、系统依赖性等特点。首先，依靠着互联网及信息技术，档案工作人员可以利用扫描、微缩、摄影等方式将有价值的信息快速录人，计算机的智能可以有效降低人工录人的错误率，保证录人信息的真实与完整，为档案的利用工作提高了可靠的前提保证。电子信息技术能为档案的鉴别工作提供高效鉴别的服务，这也为档案管理人员的筛选工作减少了负担、提高了效率。其次，电子档案录人信息载体后，版式统一，便于查询利用，电子信息系统具备的搜索功能更是为查询工作节省了不必要的翻阅时间。脱离了纸质载体，信息的传递更具有灵活性，利用互联网的传递也更快捷便利。再次，电子档案也存在一定的局限性，它必须依赖信息载体，如电子计算机、uBS闪存盘等工具，才能实现信息的读取与传递，另一方面，计算机识读不相兼容的应用系统生成的电子档案时必须借助转换程序，有时可能造成原文件格式的丢失，有时这种转换时相当困难的，若设备受限则会影响档案信息的利用。
（二）电子档案与传统档案的区别与优势
古代记录信息的方式有打绳结、刻甲骨、刻竹简等，造纸术发明后，纸张这一载体成了人类记录信息的主要方式，而走人信息时代后，电子式的记录则显示出了更大的优势。传统档案依赖纸张，记录在纸张上的档案脆弱、厚重，缺乏电子档案易保存、易复制、易传递的优点：纸张档案若管理不善，则会遭遇如台北故宫文物被雨水侵蚀的打击，可为需要档案的人群提供完整的信息，而非公开的电子档案则可以在信息技术的支持与保护下实现更好的保密，利于机密档案的保管；需要获取异地档案时，纸张需要通过实体物流转运，而电子文档则仅依靠互联网便可以轻松快速地完成传递，节省了时间与财力消耗。
（三）电子档案的发展趋势
信息技术产业是主导国家、世界经济发展的重要产业，软件技术、软件产品的迅猛开发给档案管理工作开辟了高效便捷的工作道路。展望电子档案的发展前景，电子档案以其自身独特的优势逐渐成为档案管理中的重头戏之一，随着科学技术的迅猛发展，电子档案将向自动化、系统化、网络化发展，将会被更广泛、更高效、更便捷地利用，掌握电子档案管理技术的档案管理从业人员将会更多，为电子档案服务的软件、信息平台也会更完善，电子档案工作将会稳定地、持续地发展。
二、信息化背景下对档案管理人员素质提出的新要求
（一）政治素质
档案工作的政治机要性和强，但这也往往是企事业单位档案管理部门容易忽略的地方。档案管理人員必须讲政治，因为他们直接管理着党和国家、单位的重要机密，没有一定的政治觉悟和工作责任感是无法做好档案保密和管理工作的。随着信息化时代的到来，档案管理人员掌握档案信息的方式更加灵活，而档案信息的泄露途径更加多样，一旦由于档案管理人员工作疏忽或者口不把门，有意或者无意造成档案信息的泄露，将可能会给国家、单位或相关关系人带来不可估量的伤害或损失，也会是单位相关工作变得被动。因此，政治素质是信息化背景下档案管理人员应当具备的首要素质。
（二）专业素质
信息化时代的到来简化了档案管理的程序和内容，一些原本需要人工处理的管理项目交由网络计算机处置，大大减轻了人工的投入，也提高了档案管理的效能。因而有些档案管理人员出错误的认为，现在的工作都交由电脑去做，自己不需要再想过去那样掌握档案的收集、编排、归档、存放等工作，也日渐疏忽了专业技能尤其是基础性的理论知识和专业知识的学习和训练，这种想法是万不可取的。相反，信息化背景下的档案管理人员需要进一步提高自身的专业素质，不仅需要掌握传统的档案编排管理的方式方法，还应当掌握一些网络信息化时代的档案信息管理新手段、新办法，只有如此，才能更好地适应信息化时代给档案管理工作提出的新要求和新挑战。
（三）信息化素质
档案管理信息化要求档案管理人员除具备一定的档案管理基础理论与方法外，还应当具备较高的计算机知识和信息化操作水平，只有这样才能顺利的适应档案信息化管理的要求，更好地为企事业单位服务，因此，档案管理人员不断加强学习，提高自身的信息化素质尤为重要。具体来说，首先应当掌握基本的档案管理信息化理论和知识，知晓信息化管理的各个环节要求和操作规程，能够正确使用本单位的档案信息化管理系统。其次，在正确使用、熟练掌握的基础上，还应当具备一定的技术创新能力。由于各个单位的档案管理情况不同，档案使用的要求也不尽相同，在档案管理的过程中，档案管理人员可能会遇到很多新的问题，面临很多新的挑战，这就需要档案管理人员善于阐发思想、重组知识结构，主动的寻找解决问题的方法和途径，以便更好地做好档案的管理和使用工作。
（四）道德素质
由于档案管理部门长期处在局限性和封闭性的环境中，与外部接触有限，直接创造经济价值的机会很少，因而很容易被单位领导忽视。因此，需要不断加强档案管理人员的思想道德素质，使其树立坚定的理想信念和良好的职业道德。这是单位实施人才竞争、增强单位活力的客观要求，但也往往造成档案管理人员的不满，因此单位领导应当及时关注这一问题，发现并理解档案管理人员的苦衷，在政策上给予一定的优惠，而作为档案管理人员，也应当正确认识这一客观事实，提高自身的道德素质，以强烈的事业心和高度的责任感继续做好档案管理工作，发扬爱岗敬业精神，不计较个人得失。只有这样，才能更好地提高自我，争取更大的进步。
一、中专学校电子档案管理现状
现阶段，根据电子档案管理实际的发展情况来看，其自身存在以下几个方面的特征：
（一）工作过量
立足于中专学校自身发展的需求来看，每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化，档案变动的单位以千万进行衡量;同时，会出现部分学生选择出国留学，或是直接就业的情况，增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动，以及相应的维护、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力与财力，导致了档案管理的工作过量。
（二）信息化水平过低
现代科学技术水平的不断提高，电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性，在实际的档案管理过程中却没有很好的体现，也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法，这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前，中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段，有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性，还不能灵活使用电子档案管理，无法发挥它的作用性。
（三）变动量过于频繁
中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学，就这样的情况来看，具有很强的流动性，因此档案需要不断的输入或输出，过于频繁。
这些都是电子档案管理的现状，也是降低其高效性的主要原因。
二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施
根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：
（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性
第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性;第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况;第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用;其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性;再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备，提高对中专学校的软件、硬件管理
电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式;另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
【关键词】档案；电子档案；问题；对策
中图分类号：G25文献标识码A文章编号1006-0278（2015）09-0046-01
现代信息技术的发展促进了档案管理方式的创新与变革，其中电子档案管理的出现弥补了传统档案管理存在的不足，表现出了极大的优势与发展潜力。
一、我国电子档案的管理模式
在我国电子档案管理中，主要以机构自行分散管理和档案馆集中管理两种模式为主，主要采用双套制电子档案管理方式，也就是同时将电子与纸质两种档案归档、保存、管理。
机构自行分散管理的电子档案管理模式的优点在于能够很好的保证电子档案的完整性与可识性，同时还能减轻档案馆的资金与技术负担，但该模式的缺点也是明显的，即文件实体分散、部分有价值的档案管理欠妥。
档案馆集中管理的电子档案管理模式能够实现档案的集中管理，使档案实体置于妥善的管理之下，能够有效避免删改、修改档案的情况发生，有利于保障电子档案的真实性与可靠性。
二、电子档案管理存在的问题
我国的档案管理正在逐步走向数字化、现代化，但在电子档案管理的实践中仍然发现了一些突出的问题：
（一）电子档案的“本来面目”极易改变
电子档案管理实践表明，电子档案极易遭到破坏。首先，原始性难以保证。电子档案在内容上与形式上呈现相对独立的状态，内容易变，且无固定形式，加之电子档案生成、传输、接受状态完全一致，这便为电子档案原始性的鉴定造成困难。
（二）电子档案安全管理面临隐患
当前，电子档案管理人员对于档案的安全性并未引起足够的重视，安全防范措施不到位。电子档案以计算机系统为载体，在电子信息的收发、保存、归档过程中面临着病毒感染、被盗、泄密、伪造、篡改等一系列风险；同时，由于电子档案更易被修改、覆盖，原稿易被破坏，以致电子档案利用时面临着诸多安全隐患。
（三）档案管理软件研发明显滞后
与信息技术迅速发展相比，电子档案管理软件的研发明显滞后，无法充分满足电子档案管理、查阅、利用、传输等多方面要求。同时，由于各地区发展存在差异，重视程度又多有不同，以致电子档案管理系统多有不同，对电子档案的全国联网构成了制约。
（四）管理人员的管理水平参差不齐
当前，我国电子档案管理人员的管理水平梯度明显，业务素质差距较大，导致各电子档案管理单位的管理现状差距明显。如部分单位将纸质档案通过数字化扫描将纸质档案转换为电子档案，并将电子档案挂接入档案专用服务器并与系统内网连接，已经实现了档案全文搜索及一体化管理，但有的单位目前仍然停留在将发文时的电子版底稿保存或只是部分实现档案目录管理。
三、完善电子档案管理的策略
电子档案将越来越成为未来档案管理的主要形式，而这一趋势的推进还需要采取积极的策略加以完善。
（一）改进技术手段保持电子档案的“本来面目”
电子档案的原始性、真实性、完整性难以保证，就失去了电子档案应有的价值，因此就需要通过改进技术手段加以避免：
首先，采集背景信息和元数据。形成电子档案的同时，应利用先进技术采集描述电子档案的背景、内容、结构以及整个管理过程的元数据，旨在为未来检验电子档案原始性、真实性及完整性提供依据。
（二）完善电子档案的安全体系
在电子档案管理中，如何保障其安全性是至关重要的，这也是电子档案管理中较为常见的问题，因此，应强化电子档案的安全体系建设：
首先，建立数据备份和恢复系统。为有效克服网络系统安全隐患，应加强数据备份和恢复系统建设，保证即使出现安全性事故也能有效恢复关键、重要信息数据。
其次，加强网络安全管理。可以通过验证用户信息、输入调阅口令、限制访问以及安装病毒防杀软件防止病毒和黑客的恶意破坏。
再次，针对重要文件施用“双重“归档法。鉴于电子文件载体及信息技术的易修改性，为保障数据安全，可以将之制成硬拷贝存档。由于签署和印章是文件生效的主要标志，故而应充分利用现代技术，以纸质的形式将具有凭证作用和法律效力的文件保存下来。
（三）研发电子档案管理软件
因为电子档案管理工作具有特殊性，这就需要通过强大的软件平台开展工作。电子档案管理软件，应当具有统一的数据格式标准，并且具备良好的兼容性，以适应当前以及未来一段时间电子档案管理工作的需要。
（四）加强培养优秀的档案管理人员
档案管理员作为电子档案管理的实施者，直接决定着档案管理的成效。面对档案管理人员业务素质参差不齐的状况，应当加大档案管理人员的培养、培训力度。
首先，提高档案管理人员计算机技术水平。电子档案的管理工作要求管理人员必须很好掌握处理和操作图像、声音等多媒体文件技术以及日常电子档案维护工作。这就需要培训档案管理人员的计算机应用能力，助其更好适应电子档案管理工作。
其次，加强管理人员素质。档案管理人员在开展管理工作时，必须要具备强烈的安全意识和高度的工作责任感，以使其能够真正履行自己的职责，而这都是需要在平时就要加强培养的。
总之，应正确认识当前电子档案管理工作面临的问题，并及时采取有效的解决方案，不断提升电子档案管理水平。
参考文献：
事业单位需要对自身的档案管理方式进行不断的优势，保证对时展的满足，实现档案管理的现代化和电子化，才能实现基层事业单位档案管理工作的良好开展，进而为事业单位的其他工作打下坚实的基础。在阐述事业单位档案管理现代化和电子化的内涵以及要求下，对当前事业单位中档案管理中存在的弊端进行分析，随后提出相应的解决办法。
关键词：
事业单位；档案管理；信息化；现代化
随着信息技术的快速发展，档案管理工作需要走上信息化和时代化的道路。目前，中国的事业单位均面临着深化改革的重要任务，档案管理工作对于事业单位来讲是必然的，因此事业单位中的档案管理人员需要与时俱进，对档案的管理方式进行及时更新，最终实现档案信息管理的电子和现代化。
1档案管理现代化和电子化的优势和特征
档案对事业单位的全部日常工作实现了详细的记录，可以有效提升事业单位的工作效率，其管理有着十分重要的作用。因此若能够进一步提升档案管理的水平，将档案管理的现代化和电子化进程实现推进，则代表着档案管理的水平将会出现极大的进步。档案管理将脱离传统的纸质媒介。在信息的收集上，电子档案更容易对档案信息进行接受和存储，很好的避免了物理空间的占据。[1]在处理和档案的选择上，电子档案同传统档案对比会更加便利和快捷。电子档案随时都能够从电子设备上抽调出来，为工作所服务。并且在信息的选择上，只需要将相应的功能健进行点击就能够对大批量的数据进行处理，且具有准确无误的效果。在信息的加工上，若电子档案需要综合处理以及修改数据，则可以随时进行，但是纸质档案没有如此方便的功能，在紧急情况下，传统档案无法满足快速的社会发展需要。
2我国事业单位中档案管理的现状和缺陷
我国当前的档案管理办法比较传统，其中存在较多的弊端和不足。首先是规范化的问题，我国当前的现代化和电子化档案管理方式存在严重的不规范性。具体的表现方式有工作人员在处理电子档案上。[2]电子档案的体积较小，携带便利，但是某些工作人员意识不到档案信息的重要性和机密性，在管理中大手大脚，将档案实行随意的处理，导致了档案的遗失和泄露。某些工作人员只会将档案进行上传，对档案信息的规范管理和重要数据的备份管理技能掌握不足，极易导致电子设备在出现故障后，轻易的就将电子档案丢失。且有着电子档案的设备在出现遗失后，十分容易造成档案信息的泄漏，造成国家和事业单位的难以避免的损失。对此提升档案管理人员的业务能力和个人素质十分重要，要保证对档案管理的工作人员实施培训和教育，保证其可以对档案管理的重要性进行充分认识，保持高度警觉，避免出现档案丢失或是遗漏等情况。上述内容中涉及的电子档案安全性问题，一方面是由于档案管理人员的工作缺陷造成的；另一方面还可能有电子档案管理中的技术问题所导致的。有的事业单位缺乏与时俱进的思想，对老化的电子存储设备没有实现及时的更换，导致了存储在其中的电子档案的损坏和故障的发生。有的事业单位的电脑配置十分落后，处理速度缓慢，这些极有可能会导致档案管理数据处理的效率。此外，计算机的软件未进行及时更新，造成档案数据会出现不同的错误。为档案的管理造成一定的麻烦。以上事业单位电子档案管理中存在的各种缺陷，需要不断强化和提升事业单位档案管理人员的管理安全意识，对电子存储的设备进行及时更新，充分做好备份工作，保证正常档案处理工作的有序和稳定实施。
3全面实现单位档案管理现代化和电子化的方式
在社会经济的不断发展中，信息技术已经逐渐变得普及，传统的档案管理方式已经无法满足经济发展的需求，因此需要在本质上实施改变，事业单位档案管理工作是其开展高效性和秩序性工作的必经之路，是实现社会稳定发展的重要保障。
3.1建立并健全档案管理制度，提升工作人员专业素养
3.1.1建立并健全管理制度。事业单位在自身的改革中，实现了管理水平和手段的相应提升，但是事业单位在实行档案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保证事业单位工作人员的明确自己的具体工作任务，尽职尽责的完成档案管理工作。
3.1.2加强档案工作人员培训的力度。加强档案工作人员培训的力度，提高他们的档案管理水平，转变档案工作人员的传统思想和理念，让他们学会利用现代化设备地进行档案的管理与存储，并能利用网络实现档案查询、管理相统一，充分提高档案工作效率。
3.1.3事业单位档案管理人员要进行定期考核。实现对事业单位档案管理人员的定期考核，保证相关工作人员对档案管理工作重要性的充分了解，并实现对相关管理工作的掌握，由此为完善档案管理工作打下坚实的基础。[3]
3.2通过计算机对档案的库房实现管理
借助计算机对档案内的资料实施管理，是档案管理现代化和电子化的重要途径。在基层事业单位管理制度的逐渐完善中，通过计算机技术对库房资料实行管理。这样会为工作人员对档案保存期间的全方位管理带来极大的便利，保证资料库房安全性的全面提升。
3.3实现档案保存和查询的电子化和现代化
计算机技术得到了普及，实现了传统手写录入和查询档案方法转为电子化。在档案的接手中，管理人员需要进款的对档案的内容展开整理，并在随后实施录入，实现对资料内容的统一保存。在电子录入信息的过程中，将纸质文档转化为电子形式，这样不但更加有利于档案的保存，同时还能为档案资料的查询带来极大的便利。
3.4构建档案管理的网络系统
档案管理的现代化和电子化在转型过程中，一定要充分形成专业的网络系统。这样既能方面事业单位中的管理人员对档案的管理，还能将档案的信息管理推向专业化和网络化道路。在科技化时代的发展下，任何科技管理技术都实现了动态发展。
3.5确保电子档案信息和数据的安全性
电子设备使用管理起来比传统的纸质档案方便快捷，但是电子设备一旦出现故障、丢失、被盗将对档案信息和数据造成毁灭性的损失。因此，安全对于档案信息来说必须作为重点作务，要高度重视。
3.5.1要提高档案管理人员的安全意识。加强档案管理人员的电脑技术培训、网络安全教育，让他们充分认识到档案信息安全的重要性，同时要让他们学会如何使用与保户电子信息设备，学会处理分析数据，维护档案信息等方面的知识。
3.5.2要及时更新备份电子档案存储设备。随着电子科技水平的发展，电子档案存储设备也在不断的更新，因此档案部门要及时进行设备更新与备份，应用与最新电脑设备相匹配的电子档案存储设备，防止因设备更新不及时而丢失档案现象发生。这就要求档案部门领导要高度重视档案管理工作，加强档案管理工作的投入力度，及时改善档案存储环境，以保障档案信息数据的完整保存。
4结论
基层事业单位档案管理工作的现代化和电子化是时展的需求，是社会进步的需要。因此在未来的一段时间内，档案管理的现代化和电子化是实现事业单位改革和管理的主要任务。实现档案管理制度的建立和健全，运用高科技手段武装紫衫，强化对管理人员的培训和教育，保证事业单位档案管理符合现代化和电子化的要求，为其更好的使用社会发展做出充分保证。
参考文献
[1]朱艺.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].才智,2014,36:373.
[2]葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].中国市场,2015,28:126+139.
虽然当前企业内部的信息处理网络得到了较大程度的进步，但是其资料和文件的传输信息化程度还不够，这很大程度上限制了企业档案管理工作质量的提高。企业档案管理信息化不足的一个重要原因是企业还没有建立完善的档案管理信息系统，缺乏强力的系统和技术支撑，即便一些企业建立了信息系统，但没能根据档案管理工作的实际情况及时完善，也会降低企业档案管理的工作效率，制约企业档案管理的科学化、创新化发展。
二、促进档案管理科技建设创新的策略
1.转变观念，提高企业对档案管理的重视度
企业管理者及档案人员要转变传统的企业经营管理，将提高档案管理工作的科技建设和创新发展纳入企业的工作重点内，充分意识到档案管理工作对企业发展的重要意义。企业管理者要加大对档案管理重要性的宣传和教育，各级领导要发挥引导作用，要与时俱进，利用现代化的管理手段和科学技术来技术调整和完善企业内部档案管理工作。要加大对档案管理工作的资金投入，加大对档案管理的基础设施建设，完善管理设备，建立科学化、创新化、信息化、现代化的企业档案管理体系。同时，档案管理人员要不断丰富自身的专业素质，加强与其他工作人员的交流和沟通，吸收别人先进的管理经验，增强自身的工作责任感。
2.制度保障，建立健全的企业档案管理制度
健全的企业档案管理制度是提高企业档案管理工作质量，促进企业档案管理科学化和创新化发展的制度保障。企业在构建档案管理相关制度时，要遵循《档案管理整理规划》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保企业所制定的档案管理规章制度符合国家的制度要求，达到国家规定的标准，做到有法可依。同时，企业档案管理制度的制定需要依据企业自身的生产服务要求，通过与企业各个部门的管理者和档案管理工作人员召开会议研讨，进行全面的讨论后，起草初步的档案管理制度。需要注意的是，制定好的档案管理制度采用试行的方式，在某部门先试用，发现不足即可进行针对性的更改，以确保企业档案管理制度的科学化和创新化。
3.电子化发展，重视电子文件管理
网络化和数字化的普及发展，促进了企业档案管理工作的发展和创新，档案管理模式也从传统的方式向电子化模式转变，即由传统的可视记录识别转换为机器识别代码型发展，机器识别代码型即所谓的电子档案。与传统的纸质文件材料相比，电子档案管理下的电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，修改形成后，即可贮存到办公的信息数据中，技术人员和档案人员即可实现信息的共享，弱化了档案和文件的界限。同时，在企业的各项管理活动中，电子文件凭借其快捷、精确的特点正逐步取代了纸质文件，电子图纸也以巨大的优势被广泛应用。利用计算机手段和辅助工具设计的电子图纸，不仅易于存储和查询，还更加形象具体。此外，传统的文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、基建档案和人事档案等分类被取代，逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和发展。利用电子文件管理，能将分散在各个管理系统中的档案信息通过利用计算机规定的指令来随机调整和设置分类方案。因此，新形势下的档案管理科技建设创新工作，必须加强电子档案和电子文件管理，实现企业档案的数字化、科技化、信息化、创新化发展。
三、结语
【关键词】电子档案；管理；利用
1 电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
1.2 通信传输
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
1.3 直接利用
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2 加强电子档案管理的意义
2.1 加强电子档案管理，可以节省人力物力
为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。第四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3 加强电子档案管理的重要意义
3.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力
为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。第四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。
3.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
