时间：2023-05-31 09:21:32
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇企业文件档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS 的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿 国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院 召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?GB／T17678－1999 把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件?仅指计算机识别的文件 最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
虽然当前企业内部的信息处理网络得到了较大程度的进步，但是其资料和文件的传输信息化程度还不够，这很大程度上限制了企业档案管理工作质量的提高。企业档案管理信息化不足的一个重要原因是企业还没有建立完善的档案管理信息系统，缺乏强力的系统和技术支撑，即便一些企业建立了信息系统，但没能根据档案管理工作的实际情况及时完善，也会降低企业档案管理的工作效率，制约企业档案管理的科学化、创新化发展。
二、促进档案管理科技建设创新的策略
1.转变观念，提高企业对档案管理的重视度
企业管理者及档案人员要转变传统的企业经营管理，将提高档案管理工作的科技建设和创新发展纳入企业的工作重点内，充分意识到档案管理工作对企业发展的重要意义。企业管理者要加大对档案管理重要性的宣传和教育，各级领导要发挥引导作用，要与时俱进，利用现代化的管理手段和科学技术来技术调整和完善企业内部档案管理工作。要加大对档案管理工作的资金投入，加大对档案管理的基础设施建设，完善管理设备，建立科学化、创新化、信息化、现代化的企业档案管理体系。同时，档案管理人员要不断丰富自身的专业素质，加强与其他工作人员的交流和沟通，吸收别人先进的管理经验，增强自身的工作责任感。
2.制度保障，建立健全的企业档案管理制度
健全的企业档案管理制度是提高企业档案管理工作质量，促进企业档案管理科学化和创新化发展的制度保障。企业在构建档案管理相关制度时，要遵循《档案管理整理规划》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保企业所制定的档案管理规章制度符合国家的制度要求，达到国家规定的标准，做到有法可依。同时，企业档案管理制度的制定需要依据企业自身的生产服务要求，通过与企业各个部门的管理者和档案管理工作人员召开会议研讨，进行全面的讨论后，起草初步的档案管理制度。需要注意的是，制定好的档案管理制度采用试行的方式，在某部门先试用，发现不足即可进行针对性的更改，以确保企业档案管理制度的科学化和创新化。
3.电子化发展，重视电子文件管理
网络化和数字化的普及发展，促进了企业档案管理工作的发展和创新，档案管理模式也从传统的方式向电子化模式转变，即由传统的可视记录识别转换为机器识别代码型发展，机器识别代码型即所谓的电子档案。与传统的纸质文件材料相比，电子档案管理下的电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，修改形成后，即可贮存到办公的信息数据中，技术人员和档案人员即可实现信息的共享，弱化了档案和文件的界限。同时，在企业的各项管理活动中，电子文件凭借其快捷、精确的特点正逐步取代了纸质文件，电子图纸也以巨大的优势被广泛应用。利用计算机手段和辅助工具设计的电子图纸，不仅易于存储和查询，还更加形象具体。此外，传统的文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、基建档案和人事档案等分类被取代，逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和发展。利用电子文件管理，能将分散在各个管理系统中的档案信息通过利用计算机规定的指令来随机调整和设置分类方案。因此，新形势下的档案管理科技建设创新工作，必须加强电子档案和电子文件管理，实现企业档案的数字化、科技化、信息化、创新化发展。
三、结语
中图分类号：G271 文献标识码：B文章编号：1008-925X（2012）11-0067-01
摘 要 以编制供电企业输变电工程技术档案管理导则为例，探讨研究了如何加强供电企业技术档案管理，以更好地服务企业中心工作。
关键词 技术档案；管理：服务；供电企业
档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中，如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。
1 技术档案管理是企业档案管理的主要业务
档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。
企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。
一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。
笔者在本文中就加强技术档案管理，服务企业中心工作这一课题，并结合编制供电企业输变电工程档案管理导则的实际，做以下阐述。
2 编制供电企业输变电工程技术档案管理导则课题的提出和运用的技术手段
近年来，供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多，在供电企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、国家电网公司输变电工程达标投产考核办法、国家电网公司优质工程评选办法，都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。
编制电网建设工程技术档案中包括输变电工程管理档案导则，对该导则采取以下三种技术手段。
2.1 丰富完善工程项目档案文件的归档范围：一是以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的
二是以《国家重大建设项目文件归档范围》为基础。《国家重大建设项目文件归档范围》是面向全国各行各业各类建设工程的文件归档范围，具有普遍指导意义。
三是以建设部管理规定、规范和标准为依据，丰富完善电力建设工程项目文件归档范围。这些文件主要是指《电力建设施工质量验收及评定标准》、《电力建设工程质量监督检查典型大纲》、《建设工程监理规范》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司输变电优质工程评选办法》等等，依据这些文件全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料，确定工程项目文件的归档范围，丰富归档内容。
2.2 明确类目设置：电力工业企业档案分类表制定于1991年，由于历史的局限有些类目设置不科学，很多文件无法判断其类属；加上随着电力建设的发展，形成很多新类型的文件，其无法归入原来的类目中，在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰，影响了工作效率。
2.3 确定整理方式：按照尊重文件形成的规律，保持文件内在联系，保证归档文件完整、系统的原则，设计工程项目文件的整理方式，达到便于操作、便于查找利用。如工程项目质量验评文件，按照工程项目质变过验评标的结构设置单位工程、分部工程、分项工程、检验批的结构层次，设立各层次应归档文件名称，在整理案卷时，按照检验批文件、分项工程文件、分部工程文件、单位工程文件的顺序依次排列，实现结构层次清晰、排列有序、不漏文件。
3 供电企业输变电工程技术档案管理的突破及其实施效果
3.1 工程项目文件的归档范围：国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。
3.2 工程项目文件的分类方法： 编制电网建设工程项目档案管理导则，明确所有应归档文件的分类号，解决《电力工业企业档案分类表》中因类目设置不规范造成的分类不统一、不明确的不足，提高电网建设工程项目文件整理的规范化、标准化水平。
3.3 工程项目文件的整理方法：编制电网建设工程项目档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有电网建设工程项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。
电网建设工程项目档案管理导则的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。
4 供电企业输变电工程技术档案管理的应用范围及其效益
电网建设工程项目档案管理导则适用于输变电工程项目法人单位、建设管理单位、施工单位、监理单位、设计单位、设备制造单位、试验单位等。它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益：
第一，提高了劳动生产率。电网建设工程项目档案管理导则的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个变电工程项目完成收集整理工作大约需要12人30个工作日，而现在用15个工作日即可完成，劳动生产率提高100%。
论文关键词：技术档案；管理：服务；供电企业
档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中，如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。笔者认为，在信息社会化和社会信息化不断发展的今天，作为供电企业的档案工作者，首先应该增强档案为企业中心工作服务的意识，紧紧围绕企业的需要，各部门的需要和职工的需要，主动开发档案信息资源，并对档案信息资源进行综合加工、深度开发，为企业的科学发展提供经过提炼、深层次高质量的档案产品，创造档案信息服务的新形势，开拓档案信息服务的新领域，实现档案信息服务的新目标，归根结底一句话，就是要把技术档案管理放在首要的位置上，并以此服务企业的中心工作。
一、技术档案管理是企业档案管理的主要业务
档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。
企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。改革开放以来，特别是进入市场经济以来，由于人力资源实行了广泛流动，企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚，技术档案越发受到企业的高度重视，并成为企业档案管理的主要业务。
一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。
创造最佳的经济效益，促进企业科学稳定持续发展，是市场经济条件下企业的中心工作，也就是我们常说的“经济工作是企业的中心工作”。技术档案尽管不是企业的核心经济业务，但是它对于企业的核心经济业务却有着不可或缺的促进作用，特别是在市场经济的大环境中，管好用好档案，对资源开发的作用尤为明显。企业的档案管理工作要想更好地服务于企业的中心工作，就得把技术档案管理摆在首要的位置上。
笔者在本文中就加强技术档案管理，服务企业中心工作这一课题，并结合编制供电企业输变电工程档案管理导则的实际，做以下阐述。
二、编制供电企业输变电工程技术档案管理导则课题的提出和运用的技术手段
近年来，供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多，在供电企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、国家电网公司输变电工程达标投产考核办法、国家电网公司优质工程评选办法，都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。实现工程项目档案的规划化、标准化管理是保证在项目文件的齐全、完整和及时归档，提高建设项目档案管理水平，最大限度地满足各方面需求的重要途径，归根结底还是要实现为企业经济发展这一中心工作服务的根本目的。
编制电网建设工程技术档案中包括输变电工程管理档案导则，对该导则采取以下三种技术手段。
1.丰富完善工程项目档案文件的归档范围
一是以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的。收集工程项目文件的归档范围和内容时，以分类表为大纲，充实相关内容，有利于编制工作的有序开展，同时避免大的漏洞。
二是以《国家重大建设项目文件归档范围》为基础。《国家重大建设项目文件归档范围》是面向全国各行各业各类建设工程的文件归档范围，具有普遍指导意义。编制技术档案中的输变电工程管理档案时，必须以此为依据，充分利用已有的成果，补充电网建设工程技术档案特有的文件材料，同时，剔除电网建设工程项目中不可能产生的文件类型，使其既具有丰富性、完整性，又具有简便性、实用性。
三是以建设部管理规定、规范和标准为依据，丰富完善电力建设工程项目文件归档范围。这些文件主要是指《电力建设施工质量验收及评定标准》、《电力建设工程质量监督检查典型大纲》、《建设工程监理规范》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司输变电优质工程评选办法》等等，依据这些文件全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料，确定工程项目文件的归档范围，丰富归档内容。同时在编制过程中吸收档案业务骨干、工程管理人员、施工技术人员、监理人员、兼职资料员参加，发挥其了解各类管理范围和标准，了解建设过程及需求的优势，使归档范围的制定更加符合电网建设工程项目的实际情况。
2.明确类目设置
电力工业企业档案分类表制定于1991年，由于历史的局限有些类目设置不科学，很多文件无法判断其类属；加上随着电力建设的发展，形成很多新类型的文件，其无法归入原来的类目中，在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰，影响了工作效率。为解决这些问题，可以在研究电力工业企业档案分类表的类目设置情况的基础上，掌握类目设置的思想、原则、方法，根据其按工程的建设阶段为主线，结合文种进行类目设置的情况，在不违背分类方案基本原则和分类体系的基础上，依照档案分类学的原理，调整不合理的类目设置，增加个别类目，明确新增文件类型的归类方法，使新的类目设置结构更加科学合理、内容更加完善。
3.确定整理方式
按照尊重文件形成的规律，保持文件内在联系，保证归档文件完整、系统的原则，设计工程项目文件的整理方式，达到便于操作、便于查找利用。如工程项目质量验评文件，按照工程项目质变过验评标的结构设置单位工程、分部工程、分项工程、检验批的结构层次，设立各层次应归档文件名称，在整理案卷时，按照检验批文件、分项工程文件、分部工程文件、单位工程文件的顺序依次排列，实现结构层次清晰、排列有序、不漏文件。同时，尊重文件材料的形成规律，保持层次文件之间的有机联系，保证归档文件的完整、系统，从而使操作便利，也有利于归档文件分类检索和查找。
三、供电企业输变电工程技术档案管理的突破及其实施效果
1.工程项目文件的归档范围
国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。但是，所列文件归档范围不能满足电力建设工程项目特别是输变电工程的实际需要。所以我们应该编制从立项审批、前期准备、施工建设、竣工投产到验收检查各阶段产生的各类应归档文件内容和项目文件归档范围，从而解决建设项目产生哪些文件，哪些文件需要归档的问题，为项目文件的齐全、完整和系统提供保障。
2.工程项目文件的分类方法
编制电网建设工程项目档案管理导则，明确所有应归档文件的分类号，解决《电力工业企业档案分类表》中因类目设置不规范造成的分类不统一、不明确的不足，提高电网建设工程项目文件整理的规范化、标准化水平。
3.工程项目文件的整理方法
编制电网建设工程项目档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有电网建设工程项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。
电网建设工程项目档案管理导则的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。导则实施后，项目文件的收集更加齐全、完整，整理更加规范，归档更加及时，查找更加方便快捷，为档案专项验收、达标投产验收和创优检查的顺利通过提供了方便条件，为日后的查找利用奠定坚实的基础。
四、供电企业输变电工程技术档案管理的应用范围及其效益
电网建设工程项目档案管理导则适用于输变电工程项目法人单位、建设管理单位、施工单位、监理单位、设计单位、设备制造单位、试验单位等。
它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益：
第一，提高了劳动生产率。电网建设工程项目档案管理导则的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个变电工程项目完成收集整理工作大约需要12人30个工作日，而现在用15个工作日即可完成，劳动生产率提高100%。
关键词：信息化；档案管理；自动化
科学合理的档案管理对企业的发展而言十分重要，一方面，企业营销部门可以从收录的人员资料中发现潜在的客户；另一方面，可以对过去的案例进行再思考，便于探索更加高效的业务开展流程。但是，在信息化已成为商业领域主流趋势的背景下，当前仍有不少企业采用旧有的人工管理方式开展档案管理工作，这严重的影响了其他部门的工作进程，制约了企业的发展。因此，以企业目前的信息管理部门硬件为基础，探索出一套档案管理自动化系统意义重大。
一、企业应用自动化档案管理的必要性
（一）传统人工管理无法适应当前的高速的信息流
当前信息流已成为企业的生命线，处于信息优势地位的公司往往可以较为容易的扩大客户群，开展经营活动。在此背景下，有不少大型企业（尤其是国有企业）查看一个之前签订的合同往往需要多个管理人员的同意才能获得权限，大大的阻碍了工作的开展，人工档案管理繁琐的流程很有可能成为企业业务拓展的制约。
（二）档案人工管理与公司其他业务的网络化管理不相匹配
当前，市场上大中型企业的核心部门大多已经实现了办公的自动化，而档案管理由于难以直接带来经济利益，所以往往会被企业管理者所忽视，仍采用旧有的管理方式。当市场人员向档案管理部门索要历史记录时，往往要经历一番查找，若是查找影像资料，可能还需要观看一段录影带才能确定。如此，就造成了档案管理部门和企业其他部门之间的脱节，在一些情况下档案管理甚至会成为特定业务开展的控速环节，给企业的经营带来了负面的影响。
二、信息化档案管理的特点
（一）管理一体化
信息化档案管理不是简单地等于使用电脑进行档案管理，事实上，如果档案管理人员仅仅是将纸质版的文件录入到电脑上而不做任何的归类或比对，或需要进行复杂的目录输入，那么就仍属于传统档案管理的范畴。管理一体化是区分信息化档案管理和传统人力档案管理的一个重要标志，传统的档案管理方式是档案管理部门将公文进行整理、分类、归档，并由业务性部门对产品技术、经营活动、合作协议等文件进行归纳。而信息化的档案管理系统下，归档和管理可以一个步骤完成，档案管理部门无需进行文件的扫描、录入、上传，避免了重复性工作。系统自动生成的表单也减轻了档案管理工作者的目录录入工作量。
（二）便利的信息检索
与传统的人力档案管理相比，信息化档案管理在检索的便利性上具有十分突出的优势。首先，档案管理系统上的文档是拿到纸质版后立即扫描记录的，因此不存在信息丢失的问题；其次，不同的电子版文件存放在不同的类别下，可以针对性的进行筛选；最后，可通过关键词或文件名称模糊匹配方式查找所需资料，而不需要像纸质版档案管理时期那样一个个文件拿出来对照。
（三）对操作人员有一定的技术要求
使用自动化的手段进行档案管理时，往往会用到access等数据库软件，这就需要档案管理人员熟悉掌握基本的操作，如查找、筛选、录入、删除等。必要情况下，还需要掌握简单的应用公式或编程技能。而档案管理工作的从业者的专业背景大多为文史类，信息技能正是其弱项所在。
三、在信息化的背景下优化企业档案管理的路径探析
（一）构建科学合理的档案管理制度
企业要想充分发挥信息化档案管理的优势，就必须建立起一套符合自身特点的、行之有效的管理制度，并通过尝试，探索出最佳的操作流程，以提高档案管理的效率。这套制度应做到除机密文件外的所有文档可以在全公司范围内共享，以实现与信息化的开放性相适应（已确定即将离职的职工应取消访问这一系统的权限）。另外，这一管理制度还应具备相对宽松的档案存储制度和比较严格的删除制度。这是因为，宽松的存储制度方便公司各部门的员工及时将到手文件扫描上传，而严格的删除制度则是为了避免发生信息的误删给后续使用带来困扰。每位员工应按照相应的类别上传扫描件，而档案管理人员需定时对新加的文件进行核对，及时发现问题并联系录入人员修改。
（二）注重选拔、培训专门的信息化档案管理人员
企业内部建立起自动化的档案管理渠道，并不是要用计算机完全取代人的作用，而是通过集成化的系统辅助档案管理人员做好自己的工作。企业在选拔新员工时，因着重聘任基本业务能力过硬，且对数据库操作有兴趣的人员。入职后，则要及时安排老员工或人力部门对其进行培训，使其能够迅速适应工作环境。为适应公司业务的发展，档案管理软件可能要不定期的进行升级，这就需要及时的对档案管理部门工作人员开展培训，使其尽快适应新系统，避免发生误操作。此外，档案管理系统的构建往往是由公司的信息部门进行，而档案管理人员是最熟悉档案存取操作的人，有必要参与到软件的功能开发中去，为系统的搭建提出建设性的观点。
（三）强化档案管理监管
企业的自动化档案管理系统是几乎全公司所有部门及员工都要应用到的，一但出现错误，可能造成较为严重的问题。因此，档案管理必须要严格监督，且应做到全流程的管理。在档案录入首先要筛选出无关文件，有选择性的上传；文件上传后，经过短暂的缓冲期，这一期间只有档案管理部门和文档上传者所在部门员工可以看到，经过档案管理人员确定无误后，方可向全公司公开；当档案在使用期间被重新编辑时，也应经过两方的确认才能公开。总之，为实现自动化管理系统的高效、准确，档案管理应严格做到全过程的规范化。
参考文献：
1 工业园区档案管理的重要性
档案管理水平的高低是衡量一个工业园区的建设与管理水平的重要内容，而档案特有属性则决定了档案管理对各项经济社会事业的发展起着关键的推动作用[1]。各地工业园区是发展当地经济的重要支撑，不断深化对工业园区档案管理的研究，细致分析工业园区档案管理存在的问题，提出有针对性的措施建议，这是工业园区档案管理的当务之急，做好档案管理工作至关重要。
2 工业园区档案管理存在的问题
工业园区档案管理面临的最显著、最普遍的一个问题就是无专人、无专地，园区基础建设档案、拆迁安置档案、日常文件档案等由各部门、各股室自主管理，严重制约档案管理水平的提升。工业园区档案管理存在的问题主要就体现在基础建设档案管理之后、忽视拆迁安置档案管理及日常文件管理、忽略对企业开展档案管理工作的指导等，档案保管条件较差，存在突出的安全隐患，导致园区内很多档案的作用发挥不出来，价值也得不到及时的体现，亟待解决。
3 做好工业园区档案管理的措施
3.1 加强园区基础建设档案管理
一是增强园区基础建设档案管理者的档案意识，完善管理体制。园区要加强对档案管理人员的宣传、教育，增强其建档、归档、管档等意识，从而使其树立正确的基础建设档案服务观，加深他们对依法治档的认识，保证工业园区基础建设档案的质量，提高相关人员遵纪守法的自觉性。二是集中、统一管理整个工业园区的基础建设档案。园区须依据《档案法》以及档案管理的相关规定，对全园区的企业、产品、工艺、设备、基础建设、经营等档案实行统一集中管理，并设立基础建设档案分室[2]。相关人员要大力宣传《档案法》，通过提供复制件、延长办理借阅手续等手段逐步做到工业园区基础建设档案归档案卷的完整和齐全。三是工业园区建设系统的各个行业行政主管部门必须明确职责，加强各个单位、股室之间的配合、协作，基于园区实际建立基础建设档案的管理制度和统一规范，从而将基础建设档案管理工作纳入园区建设行政管理的各个环节，尤其是在规划许可及施工许可、工程验收及备案、登记房地产权属等方面，保证工业园区基础建设档案能够及时、准?_、安全、完整、系统地报送到档案机构。且档案机构要建立严格的责任追究制度，加强执法监督，保证工业园区基础建设档案质量。
3.2 加强园区拆迁安置档案管理
一是分类整理拆迁安置文件，具体可以户为单位、以村民小组为类别进行。从整体的实施情况来看，工业园区的拆迁安置工作以村民小组为单位，但实际操作时必须落实到每一家、每一户，以户为单位开展丈量、测算、签约及结算等工作，所以在分类、整理拆迁安置档案时也要以村民小组为类别、以户为单位统一组卷，将每一户的全部文件材料作为一个文件，再以户号排列文件，把若干户文件组成案卷。二是统一拆迁安置档案的编目要求及案卷格式，因为工业园区的拆迁安置文件是以文字材料为主的，因而案卷格式须选择国家统一的文书档案格式，编号也要选择三段式结构编号，即年度-类别号-案卷号。其中，年度指的是进行拆迁安置的年度；类别号则是指以村民小组为单位进行档案编制，并在每一个年度里通过拆迁安置顺序合理编制类别号；在村民小组中，则要依据组卷的自然顺序将案卷排列起来，编写好案卷号。在编制卷内文件的目录时，每一户是一个文件条目，要编制相应的顺序号、文件题名、文件页数以及责任者等[3]。三是统一归档拆迁安置档案的时间，每一个园区拆迁安置户自开始丈量房屋到重新安置都是完整的过程，只要完成安置工作，所有的文件材料形成也就随之结束，所以拆迁安置文件需在全部结束一个村民小组的拆迁安置工作后立即整理、归档，由档案部门集中统一保管。
3.3 加强工业园区日常文件管理
一是规范日常文件的立卷工作，即档案人员要依据文件档案立卷时限落实日常文件的归档工作，完整收集文件材料，并遵循形成文件材料的基本规律整理归档文件，区分文件材料的价值、保持有机联系，方便文件档案保管与利用。二是规范日常文件的借阅工作，因为工业园区保存的日常文件主要是供相关人员利用，一般要求在规定地点查阅，如确因工作要求需外借日常文件档案，则必须把借阅手续办好，在期限内归还；查阅文件档案时还要遵守保密规定，严禁直接在文件上涂改、批注等，如有损坏要进行适当的处罚。三是规范日常文件的销毁工作，即相关人员要按照保管日常文件档案的期限合理编制销毁计划、清单，经过领导审批同意之后销毁无保存价值的、超过保管期限的文件档案，同时指派监销人员监督销毁文件档案的整个过程，最后签字确认，妥善保管文件销毁清册，注销已销毁文件，提高工业园区日常文件管理水平。
3.4 指导园区企业进行档案管理
一是档案行政部门要对工业园区内企业的档案管理给予指导，坚持因企制宜、自主管理的基本原则，启发企业对档案管理的内在需求，对园区内规模不同、行业不同的企业档案管理实施分类指导。换言之，要对工业园区里规模不同、类型不同、发展水平不同、贡献率不同的企业采取不同的档案管理指导方式，将帮扶重点企业作为工作重心。由于企业档案的范围广、数量大、门类多，管理档案的难度较大，所以档案行政部门要依据自愿、服务、扶持的方针，选择针对性强的、有一定生产规模的、管理基础较好的、有规范管理档案的愿望的企业作为试点进行重点的指导、培训，树立榜样、抓大扶强，达到以点带面、典型引路、共同提高的目标，促进园区企业更广泛、更深入地开展档案管理工作。二是档案行政部门要结合园区企业实际，派专人帮助其完善建操作性强的、符合档案工作实际的档案材料收集制度、整理制度、借阅制度、转递制度、归档制度等，包括《档案人员工作职责》、《档案归档管理办法》、《档案安全保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案销毁鉴定制度》等，促使企业档案管理工作有章可循、有法可依。三是对企业实行面对面的档案业务指导培训，根据工业园区企业运作规律，依据《企业档案管理规定》以及《归档文件整理规则》的要求，指导企业做好档案的收集、整理、鉴定、保管以及编研、利用等业务工作，并采取监督检查手段、考核手段，加强对企业文件材料及档案管理工作的监管，严格实行问责制，提高工业园区企业档案管理质量。
一、电子档案的两种管理手段
电子档案的管理手段目前主要有两种：其一是在OA系统中包含档案管理的功能，将所有的档案全部统一在OA系统中；其二是采用专业的档案管理系统，并将两者做无缝的链接，已达到文档一体化和规范的档案管理水平。
在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：
第一，在OA中包含的档案管理功能实用性比较差，而且不能根据档案业务管理的发展进行持续的升级；第二，OA中包含的档案管理对一般的文书档案管理尚能满足，但若包含企业所产生的其他档案(如图纸、声像等)，OA中的档案管理系统将不能胜任；第三，OA平台一般都采用将文件存储于数据库中的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累很快数据库就会出现不能支持系统的情况；第四，由于OA专业软件公司的主要开发文件的流转过程，对于科技档案不熟，如果要做的话，OA专业软件公司就必须花很大的精力去了解各种需求，通常情况下，OA专业软件公司不会花这么大的力气去做这样的功能。类似的情况也同样出现在PDM软件供应商，PDM的软件供应商只做图纸的档案管理。
由于上述原因，目前电子文件的主流管理方式都是采用OA系统和档案管理系统二者相结合的方式。
二、档案管理系统与OA系统的实施顺序
但是企业在信息化建设过程中应该先上档案管理系统还是先上OA系统呢?或者是两者同时上呢?笔者认为，档案管理系统应该提前于OA系统建成。
首先，对于大多数企业而言，两个系统完全可以分开实施，待OA系统运行稳定之后在进行两个系统之间的接口工作。大多数企业的档案类型都多种多样――既有固定的文书档案，也有会计类、科技类档案资料，对于规模稍大的企业来讲，每年的实物档案(荣誉档案)也是非常重要的档案资料之一，都需要进行系统的管理。而OA系统中产生的档案仅仅只限于文书档案，如果档案管理一定要等到OA系统建成之后再进行考虑的话，就等于是所有其他类型的档案的电子化进程都要等着文书档案的前期电子化进程完成之后再进行，无意中浪费了时间成本。
其次，文书档案的管理在各种档案类型的管理中是比较简单的档案类型，从传统纸质档案管理转化为电子档案管理时相对容易，尤其是国家档案局颁布文书档案管理新规则后，用软件对文书档案进行管理更加简单易行。但是其他类型档案的数字化过程就不是这么容易的事情了，众多的档案类型中，归档与收集管理最复杂的当数科技档案，科技档案与企业的生产与经营息息相关(贸易型企业除外)，通常包含企业的核心技术，是企业中最受重视的档案类型。科技档案的信息化收集来源广泛，主要来源于企业的PDM系统和ERP系统，在具体整理时，还将细分为基建档案、设备档案、产品档案等。鉴于其广泛的来源和诸多的类型，在一个大企业的内部(如各个分厂之间)传统的纸质科技档案的管理方式都有可能不同，如果将其全部统一规范起来进行数字化的管理将更是一个比较漫长的过程。
所以，一套灵活的电子档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一的要求，企业档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式与规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后，结合系统逐步进行各种档案数据格式的统一、档案分类整理的统一、档案移交的统一，才能真正做到档案信息化的网络应用。
[关键词]企业文书；档案
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0206-01
在企业信息系统中，文书档案管理是非常重要的组成部分，在企业信息建设方面也是非常重要的。现在，企业在发展过程中应用了先进的科技技术，这样就使得现代企业发展过程中，自动化和智能化在不断的发展。企业在发展过程中，文件的形式已经发生了很大的变化，电子文件逐渐取代了纸质文件，这样也使得档案管理中出现了很大的变化。现代的档案管理要利用计算机技术和网络技术来完成信息收集和整理，这样就慢慢形成了档案，对提高档案管理的效率是非常好的。为了更好的进行档案管理，要建立起来一体化的计算机管理系统，在这个系统中要将文件处理和档案管理结合在一起，这样在进行工作的时候能够取得更好的效果。虽然，企业在文书档案管理中已经取得了一定的发展，但是在管理上还是存在着一定问题的，因此，要更好的规范管理工作。
1 企业档案管理存在的问题。企业为了更好的发展在体制和结构方面的不断改革，因此企业档案工作者在工作的时候要积极开展工作，这样才能取得更好的成绩，与此同时，对档案管理中出现的问题要进行更好的解决。一些企业在发展过程中，存在着档案意识单薄的情况，在档案管理方面存在着开发力度不够的情况，而且，企业中很多人对电力档案管理工作的认识也是存在着一定的偏差的，因此，就使得档案管理人员队伍经常存在着不稳定的情况，企业档案管理人员在进行管理的时候经常会出现无法顾及到所有工作的情况，因此会导致档案编研中出现一些问题，使得档案在企业发展中无法得到充分的利用。档案管理人员在自身素质方面也是存在着一定的问题的，一些档案管理人员通常都是企业中其他岗位工作人员兼职的，这样就使得很多的人员在工作中无法对档案知识进行更好的学习，使得企业档案管理工作无法更好的适应企业的发展。企业在进行档案管理的时候一定要改变原有的工作思路，要采用心得方法和技术进行档案管理。
2 企业档案管理现代化的运用。档案管理利用现代的科学方面和手段对企业发展过程中形成的档案进行有效的管理，这样能够更好的保证企业在发展过程中提高工作效率和经济效益。档案管理的目的就是为了更好地在以后利用档案进行企业发展，在最大程度上保护档案，延长档案的寿命，这样更好的为企业提供服务。企业档案在发展过程中不仅是为了更好的满足社会发展的需要，同时也是企业档案自身发展的选择。
2.1建立和健全各项档案管理制度。建立和健全档案管理制度，能够更好的将档案编制成册，这样能够实现档案管理科学性，为企业日后的发展提供可靠的保证。在进行档案管理的时候，工作人员要按照相关的要求来进行管理，这样才能更好的发挥管理职能作用。
2.2依法建档。在进行档案管理的时候，按照相关的规范来进行工作，这样能够更好的强化档案法制教育，这样能够更好的提高档案工作人员的法制观念，在进行档案管理的时候要自觉依法进行档案的建立，档案管理人员在工作中按照相关的法规来对自己的工作行为进行约束，同时也要接受相关部门的监督。
2.3提高现代化管理水平。要运用现代化管理方法，实现档案管理的科学化、高效化和系统化。为领导决策、生产经营和科学研究提供准确、有效的服务。计算机的使用是实现企业档案现代化管理的必由之路。由于档案管理人员的计算机操作水平不一，其不规范的操作将给检索、查询带来极大的困难。所以，应该加大企业档案现代化管理的投入，包括购置先进的计算机，同时要加强岗位培训，给档案管理人员提供学习深造的机会，鼓励他们利用业余时间边工作、边学习计算机知识。
2.4提高档案管理人员的业务素质。在档案管理现代化的进程中。档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献的优良品质，还要具备做好现有工作所需的知识结构及现代化管理能力，必须掌握处理电子文件、电子档案的技术，才能适应档案现代化管理的需要。作为档案管理工作者，不仅要学习档案学专业知识，还要掌握计算机应用等各项技能，要重视专业知识的学习与更新，把学习作为生活的第一需要，通过学习，不断拓宽视野，了解工作所涉及领域的现状及发展动态，运用档案学的新理论、新技术来指导和改进档案工作，努力实现由单一专业型向多样复合型转变。
2.5电子文书档案管理与纸质档案管理的有机结合。在现行条件下，电子文书档案还不具备法律效力，电子文档仍然代替不了纸质文档，必须保证电子文书档案管理与纸质档案管理的有机结合，保证法律效力的同时，通过电子文书档案管理，实现管理的电子化和自动化，方便查询和借阅。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护纸质档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、正常运行，减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况。
论文关键词:档案管理;信息化;文件
近年来,随着信息技术高速发展,传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。
一、档案管理信息平台深化应用的背景
当前,国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变,努力创建“一强三优”(电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀)现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作,并将其作为企业管理重要组成部分,大力推进档案管理信息化。2006年,国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展“国家电网公司档案管理信息平台建设项目”;2009年,在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前,国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统,福建省电力公司随即也全面推广应用,厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业,在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。
厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系统率先晋升为“国家一级”,连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底,共有综合档案室1个,二级综合档案室17个,共有文书、科技、会计档案近 30万卷(件),机读目录12万余条,照片档案4000余张,及音频、视频档案200多份。
但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题:一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重,无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐,低水平重复建设现象较为严重,软件管理系统功能存在缺陷,无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高,用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足,不能适应机构调整对档案管理的要求。因此,急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。
二、档案管理信息平台深化应用的目标
福建省电力公司根据自身工作实际,在国家电网公司档案管理信息平台的基础上,采用B/S多层应用体系结构,应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发,建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理,实现了电子文件与电子档案全程管理。同时,福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能,使系统可随着业务的变化而进行自行定制,减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间,极大地方便了使用;创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式,建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台,实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。
档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中,按照档案属性分类为:文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含:题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标,确定了十大功能:确定需要捕获的档案,确定档案的保存时间,档案捕获,登记,分类,存储和保管,利用,跟踪,处置计划的实施,对档案管理过程的记录。
用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台(IDOL),在检索的同时对信息进行智能理解,主要完成档案内容资源的各项分析服务,以及智能化的文本处理,包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等,从无序的海量数据中,找到数据之间的关系和规律,进一步提高档案资源的利用价值。此外,还有一些特殊应用,例如,档案分类并不完全采用业务职能分类方法,而是在按业务活动划分类别的基础上,综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。
档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台,使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后,将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化,充分发挥档案部门的信息服务功能,注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,融合思想理念创新与技术方法创新,最终实现电子数据的共享利用和综合应用,为企业生产、管理提供决策服务,真正实现档案管理水平质的飞跃。
三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤
第一步:引入文件连续体模型。文件连续体(Records Continuum)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性,提倡档案人员提前参与文件管理,直到文件被销毁或永久保存,要求将文件管理与业务流程相结合。为此,必须做到以下几点:第一,新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二,对于已有的各种业务系统,建立其与档案管理信息平台的接口,使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据,尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三,对于文件档案,明确各业务部门归档范围和责任,提供档案收集、整编及业务系统接口,实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四,对于基建、设备档案,在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任,最小化人为因素,使归档工作与工程建设同步、有序进行。
第二步:引入知识管理理论。知识管理(Knowledge Management)是企业管理的新范式,也是指导档案管理创新的新理念,即将文件档案视为企业重要的知识资源,将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识,应用先进的知识管理技术方法,创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能:
第一,数据资源全覆盖,对于没有纳入传统文件档案收集范围,但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理,以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。
第二,服务手段多元化,如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息,使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题,以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题,即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中,用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。
第三,服务技术智能化,在基本的数据采集后,档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析,构建资源内容平台,为搜索引擎系统提供应用基础。
第三步:实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息,通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业,对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作,把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。
四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题
档案管理信息平台建设应用后,用户只需在个人电脑上轻点鼠标,输入检索字段,各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据,或打印复印,或资料收集,均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理,档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快,大大提高了办公效率,降低了档案管理的人力、物力、财力成本,减少了人工检索失误率,提高了办公效率,增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性,实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化,满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段,它将传统管理手段和先进技术手段有机结合,注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台,树立了发展、创新的理念,充分发挥了档案管理部门的信息服务功能,推进了档案管理高素质人才队伍建设,真正实现了档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革,真正实现了思想理念创新与技术方法创新。
因档案管理信息平台在厦门电业局上线运行时间不长,普及性不强,应用用户人数不多,有待进一步宣传推广;检索功能过于简单,有待广泛征求用户意见后,进一步完善;其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立,有待进一步建设实施;信息推送、信息订阅、嵌入式服务等应用模块尚未正式启用,还需要抓紧建设。
关键词：企业；科技档案；信息化
随着科学技术的发展，“科技是第一生产力”这一认识已深入人心，产品所包含的技术含量已成为市场竞争力的重要指标。在产品技术开发的过程中生成的产品技术文件通常记录了整个开发过程的点点滴滴，是品质追溯、技术更新的重要依据，是科技企业的重要财富。随着企业的发展，包括产品技术档案在内的科技档案的数量随之增加，提高企业科技档案利用效率的需求日益迫切，信息化管理由此应运而生。利用先进的信息管理技术，提高对科技档案的管理效率已成为众多大型企业的重要管理手段。
1 企业科技档案管理的传统管理方式
目前，我国企业中仍有相当数量的企业对科技档案实行传统的管理方式，其中普遍隐含如下的缺陷：
1.1 管理方式过于传统
传统的档案管理方式操作流程通常是对企业内部的技术文件由业务部门到档案部门手工进行收集、整理、保管、鉴定到利用，虽然管理有序，却不能保证收集完整性，无法扩大科技档案的利用率。而一些管理者也尚未意识到信息技术对科技档案管理的意义，导致企业规模不断扩大，科技档案管理却依然停留在早期水平，无法满足企业对科技档案的需求。
1.2 缺乏有效的服务手段
在企业技术文件管理方面，延续以往的服务手段，利用信息技术对文件进行编码、打印、整理，仅完善了内部管理手段，既不能将需管理的文件有效收集，实行企业内部共享，又不能保障企业有效利用文件资源，由此，导致企业可能产生的重复开发，技术发展效率降低，一部分资源被浪费，失去了科技档案重要的凭证和情报功能，降低企业服务手段的科学化，失去了进一步开发文件管理带来效益的机会。
1.3 无法提高服务的主动性
无法保障企业科技档案主动服务，主要是指其文件管理的局限性，文件的使用方式被动，通常利用门槛高，手续复杂，不能实现全体人员文件资料的共同分享。另外，除了企业认定的严格禁止外泄和交流的科技档案外，在允许公开的前提下，科技档案的信息化管理可以加快行业内技术的共同进步，实现全行业生产力水平的提升。
2 企业科技档案信息化管理途径
针对我国企业科技档案管理的现状，结合企业科技档案管理的信息化发展，以科技档案管理的实际为出发点，提出以下档案管理信息化的管理途径。
2.1 利用信息系统优化科技档案的收集整理
随着计算机技术与信息技术的发展，企业需要加快推进科技档案的信息化建设，根据自身情况建立相适应的信息系统，实现对科技档案实体的数字化、网络化管理[1]。首先企业应当增加对科技档案管理的资金投入，购置技术软件载体和硬件载体，满足信息化管理的基本需求，这里需要强调的是因为电子文件的特殊性质，在购置设备时必须考虑备份设备，如有条件实现异地备份为最佳。鉴于电子文件的保存、法律风险等现存因素，可对文件实行双轨制管理，即同时存在纸质文档和电子文档两种形式。文件可在收集整理鉴别后利用扫描、刻录和转码等方式，将科技档案的信息迅速转化为电子版，录入到信息系统中；也可以实现系统审批从文件的产生源头即实现电子化，这样操作的优点是覆盖范围广，收集的完整性及效率都大大提高，既环保又节约空间。企业可根据业务需要对科技档案分类并选择相应的储存方式，统一文件格式，提高科技档案的归档管理效率。例如：在信息系统中，设置相应的分区，将不同类型的科技档案放置在不同分区内，便于查询和借阅。信息化并不意味着纸质档案被完全替代，纸质的科技档案依然有着重要意义，对其管理依然不可松懈，可与电子管理接轨，实行相应的分类方式及顺序保管，提高管理效率。
利用信息系统优化科技档案的利用
无论管理方式发生何种改变，实现有效利用始终是档案管理的最终目的。当科技档案实现信息化管理后，利用的可操作性就变强了。考虑到现行的科技档案涉及到诸多企业的核心价值，管理者可甄选有参考价值的科技档案实现有选择、有针对性的共享，对文件的使用方式可以按需求分为阅读、下载等多种方式，通过权限设置控制用户的使用级别，通过系统记录追溯使用者的使用情况，通过对文件加密来实现对下载后的文件跟踪，这样既可提高利用率，又可防止文件外流造成的企业损失。信息化除了带来利用的便捷，也使统计变得容易和准确，通过系统设计，可按需要随时调取统计数据，使管理者更轻易的掌握企业技术发展现状。当然，保证科技档案的实时有效性是这一切利用的前提，因此档案管理部门须保证文件的实时更新及数据维护
2.2 丰富企业科技档案管理的服务手段，提高服务主动性
实现科技档案管理信息化必须借助相关的服务手段，首先补充相应的技术设备，并对系统进行定期维护和完善，实现更人性化的系统管理；其次需加强对现有管理人员信息化服务手段的培训，促使其必须掌握一定的信息技术和操作技能，例如：定期对其进行信息化管理手段的培训、考核，定期维护科技档案；此外，需培养人才队伍，建议企业可招聘综合性的档案管理人才，确保企业内部档案管理队伍的职业技能，通过综合性的工作人员，提高企业对科技档案资源的利用，保障信息系统开发适应性。
企业科技档案管理服务的主动性，是信息化管理的主要目的，促进科技档案的开发、利用和共享[2]。首先提高服务主动性，即是将科技档案信息化管理放在首位，避免档案资源受到利用限制，利用信息化的管理手段，保障科技档案对内服务的主动性，积极通过信息手段，满足企业工作人员对科技档案的需要。传统工作人员借阅档案时，必须通过严格的流程，基于信息技术的介入，工作人员可直接利用网络系统，查阅所需要的档案材料，下载到客户终端，如手机、平板，不受时间和区域的限制；其次是提高科技档案对外服务的主动性，促进企业内部科技档案与同行企业之间的交流、分享，分享同时，企业可吸取外部技术文件的精华，作为本企业技术分享的对象，一方面吸收外部企业科技档案信息化管理的方式，另一方面吸收外部企业的技术内容，促进企业进步；最后深化档案管理部门服务的主动性，即通过对企业一定时期内运营的现状进行分析，找出有价值的科技档案，在企业内部传递，为企业寻找创造效益的机会。这些都对档案管理部门提出了更高的要求，档案管理部门必须具备专业的眼光和技术，以时刻满足企业的需求。
2.3 企业科技档案信息化管理的意义
企业科技档案信息化的管理具备较深的意义，主要是保障企业档案管理的质量。第一，管理信息化可为企业的发展提供档案依据，科技档案中包含各类有价值的信息，利用信息化的手段，将其有效控制和存储，为企业提供发展的基础保障；第二，通过科技档案信息化的管理，对企业形成监管意义，科技档案形成于企业的运营过程中，是企业运营成果的代表，管理人员在进行整理和管理同时，即是再次核实企业开发过程，避免其中出现错误，既可以保障企业运营质量，又可以提高科技档案管理的效率。
3 结束语
企业科技档案管理的信息化，不仅是现代化社会企业发展的趋势，更是企业自身的需要，通过信息化的科技档案管理，保障企业内部科技档案的秩序化和科学化，避免出现科技档案混淆、丢失的现象，更是提高企业内部科技档案的利用效率，可见：对企业科技档案实行信息化的管理，着实提高企业运营质量和效益，提升其在社会中的竞争力。
参考文献
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关键词：房地产企业；档案管理；规范化管理
房地产档案形成于房地产管理活动，是房地产管理工作的真实记录和重要依据[1]。档案管理作为房地产企业一向重要的管理工作，具有独特的凭证价值、参考利用价值与法律作用。房地产企业档案管理工作历来比较薄弱，而且关于档案的分类以及如何分卷也少有成套参考资料可以借鉴。档案真实的记录着房地产企业的管理经营活动和企业的发展史，而档案的管理有仅有效保护好企业的发展历史，而且可以服务于企业的未来指导[2]。然而，房地产企业的档案范围涉及较广，项目档案不成套，而且资料更改频繁（主要是设计图），造成档案材料收集归档难[3]。因此，面对量的资料时时，如何管理好项目的档案材料，事关群众的基本生活，是关系国计民生的大事。
1 房地产企业管理类档案的构成及其特点
房地产企业档案属于专业档案之一，是企业在生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的原始材料。房地产档案是房地产生产经营的必备基础资料，是一项重要的基础业务建设，也是企业管理水平的重要体现。
1.1 房地产企业管理类档案的范围
一般意义讲，房地产档案是泛指以“房地产”作为基本特征的，与房地产有关的所有档案。房地产企业管理类档案是指，企业在生产，经营，管理过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，不包括、房地产开发项目工程设计图纸和竣工文件。
1、企业行政管理档案包括：企业在组建、发展过程中形成的行政资料，如工作计划、总结，公司的机构建立(含内设结构)变更，人动，合同管理以及编辑的出版物、编印的简报或期刊等。
2、企业经营管理类文件，主要指资产审计、法务、运营等部门形成归档资料。包括：企业的发展规划(包括中、长期发展规划)、方针目标管理以及相关制度和规范；公司资产管理，投资项目可行性报告；公司审计工作的文件材料以及商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等文件材料。
3、项目管理类文件，主要指与从事项目开发有关的文件，如研发策划、前期配套、工程管理、营销策划、售后服务等相关房地产项目负责机构生成的。
4，其他的，包括会计类档案和党群工作类档案文件等。
1.2 房地产企业管理类档案的特点
房地产开发企业档案有其一般档案的共性，也有其特殊性。首先，从上述档案范围的概括不难发现，归档资料来源广、涉及的内容繁杂，不仅包括企业内部运营产生的文件，而且还包括工程项目与外界联系的相关政策性文件。其次，房地产企业档案专业性较强，它记载着房产信息归属和沿革，需要严谨的、规范的、技术性的专业要求，使房地产档案成为进行房地产档案管理的重要基础。再次，房地产档案涉及房屋开发管理使用的人和单位，还有与之相关的国家职能部门，作为所有权归属的凭证具有法律效力。这就要求，房地产档案按照严格的操作，各程序间的相互监督、制约，以保证其不容质疑的真实性地位。最后，房地产企业的经营与外界产生的关系是通过各类合同建立起来的，因此，房地产企业管理类档案以合同为主体构成。
2 房地产开发企业管理类档案管理存在的问题
我国民营房地产企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。相对于其他企业而言，房地产企业有自身的个性，一般的企业档案管理模式不适合房地产企业。有研究表明，规模大的企业档案管理优于规模小的企业，效益好的企业好于效益差的企业，创立时间长的企业优于短的企业[4]。
2.1 文书档案收集不完整
档案材料不完整是房地产企业档案存在的普遍问题。主要表现在以下几个方面：（一）、行政管理类文件归档不完整，如重要的议会记录不完整，归案不及时造成遗漏，还有一些重要活动无相关记录视频或相片；（二）、房地产开发项目档案材料收集难，涉及部门和单位多，项目档案不成套。如立项审批文件往往由计划部门提出，环境评价报告以及验收报告由环保部门提出等。（三）、有的文件有正本而无底稿或有底稿而无正本，有些文件只有批复而无请示或有请示而无批复。
2.2 缺乏统一的管理模式
从档案管理机构上看，大型的房地产企业一般都会成立了专门的档案室或部门，各类档案管理较好，收集得相对比较完整。然而，大多数房地产开发企业没有建立健全档案工作制度，档案管理无章可循。值得一提的是，档案人员没有认真落实“三参加”制度（即参加公司重要会议、活动，参加工程竣工验收，参加设备开箱）。对于一些小型或刚成立时间不长的企业，对档案管理的重要性认识不到位，其档案管理由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。这类小型企业的档案管理人员专业素质较差，缺乏相关的业务知识，有的是半路出家临时安排，形成“兼而不管”或“管而不会”的恶性循环。另外，部门领导或经办人员对档案材料“过于重视”，或为了“保密”而不愿移交，这直接影响了文件材料收集归档工作的有效开展，而且归档意识不强，如部门人员调动时，对积存文件不办移交，以至造成材料的散失。
3 解决房地产企业管理类档案管理问题的对策
3.1 建立分类归档制度，保障档案完整性
分类归档是档案管理人员或领导依据事物的属性及其认识，对事物进行特定的区分、集中和归类。对房地产企业档案整理工作来说，可以按照档案文件的来源作为基本原则的，作为一个基本的档案分类结构。对于大多数企业来说，内部没有档案管理人员，多是行政人员兼管档案的管理，这类人员的流动性大，这需要档案分类具有较强的稳定性。这是保证企业档案管理人员变迁时，档案工作能够很快、顺利地传承下去。
企业在建立归档制度时，归档分类方法不宜随便更改，因为分类方法决定着归档文件整理、流水方式、编排和排架等基本保管状态，这也方便文件检索。如果分类方法改变了，牵一发动全身，扰乱了整个档案保存和查询，尤其对于大型的房地产企业，分类的不稳定会造成极其严重的后果。值得借鉴的是，对主要职能部门产生的档案归档可以作为一级分类进行收集，如人力行政部门产生的人事档案、行政管理档案，法务部门产生的法律文件，财务部门产生的财务档案。
3.2 加强档案的规范化建设
加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量企业整体管理水平的重要指标。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市房地产管理法》等法律规范，结合本房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理制度，明确档案管理方式和工作原则，明确分类方法与归档职责，规定档案收集、整理、保管、统计、利用要求等基本要求。另外，建立和完善包括立卷归档制度、保管制度、统计制度、保密制度、提供利用制度等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。可以明确表明，加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。
4 结束语
房地产开发企业档案不仅在档案本身属性，凭证和参考方面具有重要作用，而且为企业入市决策、企业定位决策、企业定价决策提供基础依据和参考。鉴于房地产企业管理类档案的广泛性、复杂性，本文从房地产企业的特点入手分析了管理类档案管理的范围和基本构成，为档案的完整收集提供一个重要的参考。房地产企业有自身的个性，一般的企业档案管理模式不适合房地产企业，因此房地产企业档案工作不是一朝一夕的事情，需要统筹规划和全面落实。不仅需要企业职工的认真履职和支持，也离不开领导的重视和资金、技术的投入。
参考文献
[1] 杨芳.当今房地产开发企业的档案管理[J].城建档案,2009,12:46-47
[2] 邹洁.浅谈房地产开发企业档案管理工作[J].安徽农业大学学报（社会科学版）,2010,19(6):136-138
1.国外档案管理体系现状
国外企业档案管理的重点，主要是在档案管理模式尤其是企业档案馆的设立和运行上。欧美国家的企业档案完全属于企业所有，企业档案部门的档案事务不受国家级档案机构的干涉，企业也有权完全按照自身的实际情况来安排其档案管理工作。国外的企业档案管理自主性强，随意性大、个体特色突出，没有统一的管理体系和标准，各个企业根据实际情况自行设立、变更档案部门，配备管理人员，制定企业文件的归档范围、文件分类表及保管期限表等。因此，档案理论界对企业档案管理的研究不多，本文将以美国为对象来简略介绍其企业档案管理实践与研究情况。
美国企业除了自己保存档案以外，还会选择交由公共性的保存机构代为保存，如高等院校或历史协会。早在1916年，哈佛大学就首创了系统地保存企业文件的先例，并得到华盛顿大学、加州大学.科内尔大学的竞相效仿。80年代后.有的企业为了节省开支而不得不停办档案馆，又不愿销毁档案，于是将档案转送给高等院校或历史协会。
受经济发展的影响，80年代的美国企业出现了兼并、重组或机构精简的现象。一些历史悠久的企业档案馆及文件管理部门在这一时期已不复存在，如1943年成立的菲尔斯东轮胎橡胶公司档案馆。有的企业档案馆也不再由专业的档案人员管理，而是由本公司的公关人员、文件管理人员或图书馆员来，如IBM公司、海湾石油公司、教育测试服务中心等。
2.国内档案管理体系现状
我国档案工作作为国家档案事业的一个组成部分，在国家档案局的领导下，自上而下的组建了规模庞大的档案室（馆、网）。
我国现行企业档案管理体制、模式是在所有制形式单一即国家所有制形式的环境下，从国有工业企业档案管理模式演化来的。随着经济体制和企业改革的深入及企业所处环境的诸多变化（如信息技术的广泛应用，信息资源管理和知识管理观念的影响、加入世界贸易组织等）这种旧有的管理体制开始发生细微变化。
大多数学者主张档案行政管理部门应该赋予企业自主设立的权利，避免那种不顾新时期档案管理体制、模式的建构行业特点、自身情况而实行的“一刀切”式管理模式。随着我国政治、经济体制改革的深化，非公有制经济异军突起，非公经济企业档案管理模式也呈现出多样性。
二、新时期企业管理工作的探究
1.市场化模式研究
市场化是世界行政改革共同趋势，是我国各项改革的大方向，是档案管理工作的趋势，是我国企业档案管理体制的改革方向。市场化就是把原由政府承担的档案管理事业交由市场调节。档案资源作为企业自己的信息资源和管理不可缺少基础，企业必须依据企业自身市场化竞争体制改善企业档案管理体制。对于企业档案管理工作来说，企业生产经营等一系列的活动，就是档案工作的市场，市场就在本企业之中。企业的需求就是市场，档案信息开发工程要不断提高、不断更新，才能满足日益增长的信息需求。档案工作者的一切活动都要紧紧围绕企业的经济建设，这样档案工作就有了方向，有了目标，拥有了市场。
2.社会化模式研究
档案管理工作的社会化有两个维度：一是企业档案管理工作受社会组织的监督与影响；二是企业档案管理工作充分利用社会资源。
从长远趋势来看，企业档案自主管理是不可逆转的方向，但仅仅依靠政府行政管理显然是只有一只手在发挥作用，特别是在我国服务型政府转化后，政府的行政管理能力将减弱。
从国外企业档案管理环境来看，传统“一刀切”的企业档案管理模式显然不适合企业强调效率的管理模式，那么那些处于“非现行”和“半现行”的企业文件和档案的保管显然将浪费企业更多的成本，并且很多企业也没有能力（缺乏专业人员专业手段）和精力去管理企业档案，但这些档案作为企业资源又不能随意处置，这就需要社会提供专业化的档案中介机构为企业档案管理工作服务，企业档案业务外包形式也逐渐出现。
如北京、辽宁、浙江、上海、深圳等省市的档一案中介机构，从无到有，逐渐发展壮大。这是档案工作逐步走向专业化、职业化和社会化大生产的需要，将是今后企业档案管理的一个新的需求方向。
