时间：2023-05-31 09:32:48
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理责任制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
[关键词]高校 评估 档案
对高等教育实行评估制度，是国家继“211工程”之后高等教育领域的又一项重大举措。通过在各高校开展教学评估、科研评估、校园文明建设评估、学校治安综合治理评估等各种形式的评估活动，对一所高校整个工作进行全面检查，又能促进高校进一步明确办学的指导思想，对高校加快落实教育工作的中心地位、改善办学条件、深化教学改革等，都具有极其重要的现实意义。
一、充分认识高校档案工作的重要性和必要性
以往，许多高校对档案工作缺乏认识，没有给予档案工作足够的重视和支持，档案工作的机构设立、人员配备和设备购置等难以得到保证，严重影响了档案部门的信息服务能力。评估是国家对高校进行宏观管理的一种手段，评估的结果直接影响一所高校的声誉和地位，是关系到学校命运和前途的大事。所以，档案既是学校评估、改革和发展不可缺少的基础和前提条件，也是学校积累的宝贵财富，只有切实做好档案工作才能保证档案工作更好地为教学、科研以及学校的各项工作服务，才能在学校接受评估时发挥应有的作用。
二、摸清底数，找准高校档案工作存在的问题
随着高校迎评工作的开展，高校档案工作正面临难得的机遇，同时面临严峻的挑战。一方面，高校档案工作的重要性日益显现，另一方面，高校档案工作的滞后与被动也更为明显。从我院的情况看，档案工作主要存在五个方面的问题：一是个别系部领导对档案工作重视不够，直接影响了档案工作的正常开展；二是档案基本工作比较薄弱，个别系部没有及时建档、归档，导致一些档案资料流失；三是资金投入不到位，导致档案保管条件差，设施陈旧、装具不足，不符合“七防”要求；四是大部分档案工作人员未经过档案业务培训，缺乏档案专业知识和基本操作技能，案卷质量达不到规范要求；五是所有档案工作人员都是身兼数职，工作多、任务重、精力分散，造成归档不及时，收集不齐全，整理不规范。
三、六措并举，全面推进高校档案工作规范化
1.加强领导和监督，健全档案工作网络
（1）高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和监督。也就是通常所说的“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
（2）建立和健全各学院及各系部档案工作网络。各学院的综合档案室是日常具体负责档案业务工作的管理机构，也是全学院档案工作的基础和落脚点。健全学院综合档案室，根据工作需要设置一名或多名专职档案人员负责日常工作，对搞好高校档案工作具有至关重要的作用。
各系部也必须指定一名兼职档案员，负责本系部有关档案材料收集、整理归档、查阅工作，使日常工作中形成的档案材料能及时完整归档。
2.全员参与，提高群体档案意识
平时在工作中，档案人员常遇到的问题是档案材料收集难，案卷材料不齐全不完整，从而造成案卷质量不能达到要求。究其原因，主要是群体档案意识薄弱。在迎评工作中，档案建设需要各方面的各层面的人员积极参与。全员参与的过程有助于全面促进对档案工作的认识深化，所以，评估对人们档案意识的影响是十分广泛的。通过教育教学评估，学校广大教职工能够深切体会到档案的重要性，这无疑是提高档案管理水平的重要保证之一，也是提高档案工作在学校管理工作中地位的良好思想基础。
3.加强档案法律法规宣传，完善管理制度
（1）在档案人员中加强档案法律法规的宣传，要求他们认真学习、宣传、贯彻《档案法》、《河北省档案工作条例》，利用一切可利用的机会，加大档案宣传的力度，这样才能让大家真正从思想上和行动上自觉配合档案部门的各项工作。
（2）建立完善本学院、系部的档案管理制度。主要包括各门类档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度、档案的保管、借阅制度，各门类档案材料的归档范围和保管期限表等，并对院系教学档案管理者提出明确的工作目标和工作要求。
（3）实行档案管理责任制。通过实行档案管理责任制，使院系所有教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地移交档案管理员，经档案员统一验收合格后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存。
4.加强对档案员的档案业务培训
普通高校院系级档案管理工作起步较晚，制度不够健全，系里档案管理人员大多是兼职，工作繁忙，头绪多，并且由于教学档案内容繁杂，涉及范围广，工作量大，他们当中部分人不愿意从事这项工作，因此造成频繁换人，对业务始终不熟悉，给教学档案管理带来了不利影响，在工作中出现一些漏洞。如：有些人需要文件时乱翻乱拿，借阅、转阅从不登记；自己不妥善保管也不及时归还；相当一部分教学档案材料散失于个人手中。教学档案收集不全、流失、归档材料质量不高的现象时有发生。因此，必须加大对档案员的档案业务培训力度，定期对他们进行档案岗位培训，切实提高档案员的业务素质，使其掌握档案管理工作的基本知识和技能，贯彻落实好相关档案规范标准。
5.强化档案部门服务意识
学校档案部门必须能够满足高校评估专家们方便快速地检索、调取，并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。如今，高校档案部门在职能上已从传统的管理型向服务型转变，围绕高校的教育教学工作，为各级领导科学决策，为高校教学、科研、为广大师生员工提供全面、及时、有效的服务。并在实践中大力开发馆藏档案信息资源，不断拓展服务领域，深化服务内容，优化服务方式，增强服务功能。档案工作者只有抓住服务这个根本，档案工作才有市场、有价值、有地位，才会充满生机活力，才能充分发挥出档案巨大的社会和经济效益。
6.纳入系部评优考核范围
许多医疗机构的档案管理人员的学历较低，文化程度、专业素质、理论水平等存在较大的差异性。且存在较大的人员流动性，许多档案管理人员是由护理、行政等部位转岗而来的，缺乏相关档案管理知识，这也就在一定程度上对医院档案管理工作的发展产生了阻碍。现阶段许多医疗机构都存在有管理技术落后、管理设备陈旧等现象，从而严重的影响了医院档案管理的发展。
随着社会的不断发展，网络技术、计算机技术等逐渐在医院管理中得到广泛的应用，然而网络技术等现代管理方式在医院档案管理方面的使用范围还较为有限，医院档案管理往往是通过管理人员手工收集。检索的方式进行的，这也就在一定程度上对医院档案的收集、利用产生了严重的影响。
二、解决措施
（一）建立健全的档案管理制度
医疗机构要加强对档案工作及档案法宣传的重视，使医院领导及职工认识到档案管理的必要性及重要性。建立健全的档案收集、利用、归档制度。同时还要加强对档案保管期限、归档范围等规范规定的重视，并将其归入到医疗机构相关考核制度中。由于医院档案管理工作涉及的范围较广，且内容较多，因此，医疗机构要以自身的实际情况为依据，制定行之有效的管理制度，同时要在实际工作中逐渐对其进行改进和完善。同时还要建立完善的档案收集制度及档案传递、登记制度，从而达到动态管理的目的，一旦有档案遗失现象发生，便能及时进行查找补救，从而为保证档案完整性提供有效的保障。此外，还要建立健全的档案管理责任制，将责任划分到相关部门和个人，一旦出现管理问题必须要对相关负责人及部门进行严格的惩处，从而有效的提高管理人员的责任意识，为档案管理工作的发展提供保障。
（二）提高管理人员专业素质
档案管理人员的素质在很大程度上决定了档案管理工作的质量，因此，医疗机构一定要加强对档案管理人员培训的重视，定期组织相关人员进行专业知识及技术培训，同时还可聘请专家学者进行讲学，同时对于表现优秀的职工可安排其到相应的学位班学习，此外还要鼓励职工自学，从而有效的提高管理人员的专业素养。
（三）加强对提高档案管理工作信息化及现代化水平建设的重视
随着社会的不断发展，我国的科学技术得到了极大的提升，网络技术、计算机技术逐渐应用到各个领域中，医疗机构作为现代社会中不可或缺的一个行业，其管理过程中也必须要加强对先进技术应用的重视。因此，在医院档案管理过程中也必要加强对提高档案管理工作信息化及现代化水平建设的重视，在医院领导的带领下，有效的实现档案、信息管理一体化，从而为档案信息的统一规划、统一收集、统一加工统计提供方便。此外，医疗机构还要加强对建立医院管理系统、档案管理系统、药库管理系统、病案统计管理系统等的重视，并且还要实行全院计算机联网，为实现信息资源共享提供有效的保障。
三、总结
关键词：电厂；档案信息化；建设
档案信息化建设中包含了传统的档案工作，还包括了现代计算机技术、网络技术与软件技术。电厂应明确档案信息化建设的重要意义，给予档案信息化建设工作应有的重视，以实现档案管理工作质量与效率的提升，实现电厂的现代化管理，为电厂在新时代的发展提供助力。
1电厂系统档案信息化建设的重要性
随着我国信息时代的来临，政府相关部门出台了一系列政策，并要求企业能够对档案实施信息化管理，以满足现代企业的发展要求。因此，电厂也应按照相关规定来对系统档案管理实施信息化建设，将电厂的全部档案都进行数字化处理，并利用档案管理软件与互联网进行录入，以便日后有需要时进行查询，为电厂实现无纸化办公奠定良好基础。一旦电厂实现档案的信息化建设，就能够大大提高电厂档案管理工作的效率，提升档案的存储容量，让档案能够被更长久的保存，且这种档案的录入也更加便捷，能让工作人员更加方便地对档案进行分类与查询，为企业实现高效管理奠定基础。
2电厂系统档案信息化建设存在的问题
2.1档案管理工作录入环节存在问题。当前的电厂档案信息化建设工作大多缺乏有力的资金支持，使得硬件设备老化问题严重，对电厂系统档案管理信息化建设工作造成一定阻碍。这是由于档案信息化建设工作对硬件设备的要求较高，不仅需要电厂各科室与车间都拥有较为先进的硬件设备，主要包括办公电脑、打印机、碎纸机、扫描仪、网络、U盘、摄影机和照相机等，还应确保配套数量能够满足实际需要，并不断随着信息技术的更新来进行硬件设备。但是，当前我国电厂的硬件设备大多不能满足档案信息化建设的要求，主要体现在6个方面。（1）电脑更新换代不及时，落后的电脑配置不能进行大型的编辑操作，影响信息数据的编辑速度。（2）打印机的性能不高。当前电厂中所使用的打印机多为简易机，这种打印机的打印速度较慢，且硒鼓的质量难以保证，极易出现损毁，故障率较高。（3）扫描仪的性能问题。较为陈旧的扫描仪扫描出来的图像清晰度较低，且不能满足电厂的大批量扫描要求。（4）摄影机与照相机的配置数量不够。这主要是由于部分领导以手机功能较全的理由，拒绝进行摄影机与照相机的采购，因此在实际工作人员，只能频繁利用手机来完成这一操作，对档案信息资源的拍摄质量造成一定影响。（5）U盘的质量问题。当前，电厂在档案系统化建设中所使用的U盘大多是工作人员自行配备的，价格较低、存储空间较小，甚至还存在信息损坏的危险。（6）无线网的覆盖效果不好。工作人员通常情况下，需要先将信息化的档案资料上传到计算机电脑上，但是，受到无线网络的限制，移动电脑与手机等都不能在电厂的任意位置进行档案信息的录入。最后，档案管理软件较为落后，不能满足电厂当前的档案信息管理要求。2.2档案管理工作交接环节存在问题。电厂实施档案信息化建设的过程中，还需要各部门与档案管理工作人员能够共同协作。往往在电厂档案管理工作人员发生岗位变动的时候，档案管理工作的交接环节极易出现问题，新来的档案管理工作人员不能全面掌握电厂档案信息化建设工作，为电厂档案信息管理工作带来难度。2.3档案管理工作维护环节存在问题。电厂在实施了档案信息化建设之后，还应对档案网站进行必要的后期维护，以确保档案信息的保存能够更加完善。但是，部分电厂都没有对建立的档案信息化管理网站进行必要的维护，对档案信息网站的功能发挥造成不利影响。导致这个问题主要原因如下。（1）工作人员的负荷较大。电厂负责档案信息管理工作的人员数量有限，面对庞大的档案信息化管理工作，工作人员的负荷较大。（2）工作人员的专业水平不高。当前在电厂任职档案信息化建设的工作人员大多不具备较高的专业水平，不能满足档案信息管理工作的要求。（3）档案信息化建设工作在基层没有得到落实。
3强化电厂系统档案信息化建设的相关建议
3.1加大资金投入力度，确保档案录入工作的质量。电厂应进一步加大资金投入力度，为电厂档案信息化建设提供必备的设备基础。电厂应做到4点：①为电厂各部门与车间的配套设备等提供充足的专项资金支持，确保电厂各车间与各科室等都具备先进的设备与充足的配套设备，如专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备，以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备等。②为设备提供充足的维修维护预算。这是由于在实际工作中，这些设备不仅会消耗大量的办公耗材，还需要对其进行必要的维修与维护。③选择合适的档案信息管理软件。当前常见的档案信息管理软件主要包括数据库管理系统、网络操作系统、中间件与全文检索以及光学字符识别（OCR）等。电厂应根据自己档案信息化管理中的实际需要来进行软件的选择，还应优先选用关系型数据库等主流数据库管理系统，以满足电厂档案信息管理工作的需要。④提高无线网络的覆盖率，让工作人员能够在电厂内的任何地点，随时都能够进行档案信息的录入与上传，提高档案信息管理工作的水平。3.2建立完善的档案管理责任制度。电厂还应加强对档案管理责任制度的建立与完善，通过采用统一管理、分级负责的方式，来彻底贯彻落实档案管理责任制度。让电厂系统档案信息化建设能够贯彻在日常的经营活动中，以实现实时的档案信息化建设工作。同时，还应在全体员工内进行档案信息化建设的宣传，杜绝私自销毁档案，或者归档不及时的情况。一旦出现上述情况，应追究责任。3.3加强对交接环节的控制。在电厂工作人员发生职位变动时，不能立即交接完成，应建立一套完整的交接制度，由老员工带领新员工适应一下本职工作，为档案信息化建设工作的交接提供充裕的时间，避免交接的太仓促而出现疏漏，对档案信息化建设工作造成不利影响。同时，电厂还可以根据不同的岗位制定专门的档案信息化工作手册，在其中将档案信息化建设工作的全部内容与工作流程等进行规范性要求，以便新员工能够以此为依据自行完成上岗培训，帮助新员工熟悉新的工作内容与要求，避免对交接后的档案信息化建设工作造成阻碍。3.4强化档案信息化管理网站的维护。电厂还应加强对档案信息化管理网站的维护力度，确保档案信息化管理网站能够发挥其应有的作用。这就要求企业应加强4方面的工作。（1）应加强对专业人才的招聘管理力度，为电厂档案信息化建设提供必备的人才保障。（2）应对现有工作人员进行定期的培训，以提高现有档案信息化管理工作人员的整体素质。（3）应对电厂档案信息化建设进行定期或不定期的检查，并对其进行详细的评估检查与督促各部门落实好档案信息化建设各项工作任务。（4）应加强对档案信息化网站的维护力度，为档案信息化网站的投入使用提供必要的保障。
4结语
电厂应严格遵照国家相关规定，实施档案信息化建设。当前的电厂系统档案信息管理工作中还存在一定问题，电厂应加强对档案信息管理工作的管理力度，并为档案信息管理工作提供专项资金保障，以达到提高电厂档案管理工作效率的目的。
作者:张瑞春 姜玲玲 关键 单位:核工业北京化工冶金研究院 中国工程院
参考文献
［1］郭晓丹.如何做好档案信息资源的开发与利用［J］.黑河学刊，2013（2）：177.
［2］张欣.浅谈电力企业档案信息化建设［J］.企业档案，2013（S5）：113.
【关键词】基层油库 档案资料 科学管理
石油能源是国民经济发展的动力，在国民经济中具有举足轻重的作用。而石油库则是收发和储存原油的商品基地，处在石油工业的基础地位。随着油库的发展，其安全科学管理工作也需要加强，其中档案资料的管理则是一项十分重要的内容。所谓油库档案资料，是指油库从建造到生产再到销售整个过程中所使用的施工基建材料和设备技术材料的记录、单位人事的变动以及其他经营管理、企业管理等诸多工作的作业经过整理归档后所形成的资料记录，是对油库各项作业活动的过程和结果的真实历史再现。油库档案资料是油库正常生产和安全运行的必要条件，对促进各种规章制度落实，有效防止事故发生，加强规范管理等工作具有十分重要的作用。因此，准确科学、安全合理地管理好石油库档案具有十分重要的意义。
1 理性认识油库档案管理工作
油库各项作业活动档案记录是各种作业在事前、事中和事后的记录和登记，它不是“干事”，也不能代替 “干事”，更不可能改变“干事”的结果。因此，从表面上看，与直接产生经济效益的其他工作相比，似乎处在可有可无的地位。但从理性上作深层次的思考，我们就会发现在油库的日常管理中，油库档案管理对管理工作规律的认识、油库的长期发展都具有举足轻重的作用，主要有以下两点：
首先，油库档案是各种作业活动的真实历史再现，是事后分析问题、查找原因的第一手资料和原始凭证。基层油库诸多工作，如生产经营中一些基本建设项目的立项和审批；企业管理中各项规章制度的制定实施，相关政策、规定文件的制定和印发；人事调动过程中员工在职离职，员工培训取证，奖励处罚材料以及职务晋级等等各项工作，常常都需要查阅相关档案，以档案为主要依据来判定“是非”。
其次，利用油库档案，有利于我们总结生产经营规律，指导将来的工作。油库档案记录工作的主要目的之一，就是能够通过对记录在案的资料的分析和研究，使人们总结油库管理工作的基本规律，从而更好的指导将来的各项工作，最大程度上服务于油库管理正规化建设。
2 目前油库档案管理工作的主要问题
尽管档案管理工作在油库日常运营和持续发展中具有重要作用，但在实际应用中，由于人们主观上的忽视和一些客观原因，依然产生各种各样的问题，归纳起来有以下几点：
首先，对油库档案管理工作缺乏正确的认识，主观重视不够。油库领导注意力多集中在涉及到收发输转，设备修理及维护保养，基础工程再建维修等所谓的重大的项目上，错误地认为只要在实际操作中不出现安全问题的前提下完成好本职任务就万事大吉了，至于档案记录填写工作无关大局，甚至有的领导个人就把“记录”当作一种负担和累赘，当然不会对下面人员的实际操作起到良好的指导和监察作用。操作人员则是应付为多，书写不规范、马马虎虎，档案存放异常混乱、问题百出。
其次，档案管理主体不明确，档案材料收集不齐全。主体不明造成职务不明，从而相关责任人也不明，管理混乱却找不到解决问题的方向。某些地方，石油库档案就连谁为主管的问题亦不甚明了，一旦出现重大问题，往往找不到直接负责人，从而使事情大事化小、不了了之。石油库档案的保存不仅仅是油库自身的事情，而必须更重视自身保存，注重档案的上下级街接，各部门使用完之后应及时向综合档案室移交，避免使档案资料随时暴露在散乱、丢失的危险之中。档案材料收集不及时、不齐全的问题也大量存在，只有在油库新建或扩建时才会注意档案资料的收集，而设备的更新等技术资料、人员的调动等人事档案资料都是随时变化的，应及时加以记录。有些油库平时忽略这些问题，当上级检查时突击一次性补全资料加以应付，导致油库档案资料不齐全、不配套，大大降低了档案的使用效能。
再次，缺乏有效的责任监督机制，检查工作不力。认识不到位导致管理不到位，监督检查亦不到位。一些单位虽然建有专门的档案室并配备有专职档案管理人员，但由于缺乏日常的监督考核，管理责任制度没有确实落实到位，因此在档案记录和管理过程中形式主义严重，“无异常情况”成为一些巡检记录的常见用词。这些偷工减料的记载严重影响了档案功能的发挥，单单成为应付检查的工具。
3 加强档案管理基础工作，安全生产不容忽视
对于石油库档案的合理科学管理，根据实际调查和工作经验，笔者有以下几点建议，逐一列出，以供参考：
首先，健全相关规章制度，做到有规可依。切实完善《油库档案管理制度》和《档案管理人员岗位责任制》等基础规章制度，使档案管理工作制度化、规范化。各部门根据规章制度，落实“谁主管谁负责”的责任制度，在档案记录、收集归档和整理装订中存在的问题都要依章处理，严格问责相关人员。
其次，分类管理，及时备份。档案资料数量较大，查阅困难。因此要对资料进行明确的分类编号，各种资料按类分柜存放，有必要时还应印制目录索引、装盒资料目录等，各种信息一目了然，便于人们查阅资料，使查找工作更方便、更快捷。另外，对于一些有重要价值的档案资料，要特别注意保护，有些资料由于时间长久，字迹模糊或案簿破损，要及时对它们进行翻印或扫描，并注明整理日期，以确保资料的完整性和真实性，必备后人检阅。
再次，严格档案资料借阅手续。一般查阅应在档案室进行，如有特殊需要资料借阅，应严格履行借阅手续，出示部门领导签字的审批单，在管理人员处进行登记并限期归还。管理人员定期进行整理检查，催促没有按期归还的资料借阅人及时归还，必要时可以进行适当的处罚。有遗失的资料应想办法进行及时补救。
关键词：医院档案管理；电子档案；安全；有效方法
随着信息技术、互联网技术、扫描技术的发展和进步，医院档案管理面临新机遇，档案管理的数字化趋势越来越明显，电子档案的应用也越来越广泛。同时，为促进电子档案作用的有效发挥，提升医院档案管理水平，采取措施确保医院电子档案的安全是必须的。但在新形势下，由于一些制度没有严格落实，一些管理人员的综合技能偏低，制约电子档案安全水平提升，需要采取措施改进和完善。
1 医院电子档案安全的意义
新时期，随着信息技术和计算机技术在医院档案管理中得到利用，档案管理也面临新的机遇和变革，有利于提升档案管理工作水平。同时，为促进档案管理工作有效开展下去，采取措施保证电子档案安全是必要的，主要作用体现在以下方面。
1.1 防止资料丢失
在信息技术不断被应用到医院档案管理的背景下，通过扫描技术和计算机技术的应用，对档案资料进行数字化处理，进而形成电子档案。同时构建数据库，加强资料存储，利用硬盘对档案资源做好备份工作。不仅方便对档案信息资源的使用，还有利于防止档案资料丢失。
1.2 确保数据安全
医院电子档案管理和应用中，采取措施_保数据安全是不可忽视的内容。作为医院档案管理人员和相关领导，应该重视安全管理工作。具体的管理活动中，要注重构建数据库，设立档案信息查询目录。并重视软件和数据库的病毒查杀和更新，防止数据被篡改，避免病毒侵袭或黑客攻击，进而有效保证医院电子档案数据安全，满足人们使用需要。
1.3 提高管理效率
电子档案的出现，是传统纸质档案管理的变革和创新。对更好满足人们使用档案信息资源需要，提高档案管理效率具有积极作用。通过完善档案管理制度，加强日常巡视和病毒查杀，更新和升级管理软件，有利于促进医院电子档案管理效率提升，为档案信息资源使用创造便利。
2 医院电子档案安全的不足
医院电子档案管理中，采取措施确保档案安全是不可忽视的内容。但由于相关制度没有严格落实，一些工作人员的职责没有认真履行，制约医院电子档案管理水平提升，存在的问题表现在以下方面。
2.1 制度不完善
一些医院的领导和档案管理人员，对电子档案管理缺乏足够的重视，没有建立健全完善的管理制度，制约电子档案安全管理工作制度化和规范化，难以有效提升电子档案管理水平。此外，相关人员的职责不明确，忽视建立并严格落实电子档案管理责任制，对出现的问题难以有效规范和处理，不利于提高电子档案的安全管理水平。
2.2 人员素质低
医院档案管理队伍年龄较大，忽视更新知识结构，自身学习主动性不足，未能有效掌握电子档案安全管理的技巧。例如，对计算机技术、扫描技术、数据库技术的应用不当，操作技能缺乏。再加上医院忽视电子档案安全管理人员的培训和管理，新的技术人员引进不足，难以有效提升电子档案管理水平，制约档案安全性能提升。
2.3 备份不到位
不注重对电子档案的备份，一旦电子档案遭到黑客攻击或破坏之后，资料丢失，难以满足使用者需要。因此，今后在电子档案安全管理中，应该重视备份工作，促进安全管理水平提高。
2.4 技术较落后
忽视应用先进的管理技术，在数据库、网络安全维护、纸质档案扫描等方面，没有利用最先进的技术措施。进而影响电子档案的安全管理水平提升，有必要在今后的工作中改进和完善。
3 医院电子档案安全的有效方法
为有效预防医院电子档案出现安全隐患，提高安全管理水平。根据存在的不足，结合医院电子档案安全管理工作需要，以促进档案管理水平提高，方便人们使用电子档案为目的，可以采取以下有效方法。
3.1 完善安全管理的制度
制定健全完善的电子档案安全管理制度，推动各项工作制度化和规范化，更好规范和约束安全管理的各项活动。要明确电子档案安全管理的目的和流程，实现对各项制度的有效规范和约束。明确相关人员职责，落实安全管理责任制，让他们严格遵循规范要求开展安全管理工作，防止电子档案受到不必要攻击和破坏，提高管理工作效率。
3.2 电子与纸质档案并存
要将电子档案和纸质档案同时使用起来，重视两种档案的有效利用。电子档案的管理技术、管理方式、管理设备、通讯设备等方面仍然存在不足，纸质档案具有自身重要作用。因此，不能忽视纸质档案的作用，要将电子档案和纸质档案有机结合起来，做好纸质档案的防潮、防水和防鼠害工作，提高安全管理水平，有利于档案作用的充分发挥。
3.3 提高管理人员的素质
医院要注重引进档案管理理论知识丰富、安全管理技能强、现代信息技术应用水平高、责任心强的工作人员，加强电子档案安全管理队伍建设，有效适应管理工作需要。重视管理人员的培训和教育，提高他们的安全管理意识，熟练掌握法律法规、互联网技术的应用策略、信息技术使用手段、电子档案应用方面等综合技能，有效提升电子档案安全管理水平，确保各种资料安全。
3.4 重视电子档案的备份
重视电子档案备份工作，利用硬盘等各种设备，将电子档案及时备份起来。并做好保管工作，防止资料丢失，这样即使电子档案受到不法侵害或者攻击时，备份的电子档案可以将其调出来使用。进而有效提升电子档案安全管理水平，确保资料完整可靠。
3.5重视技术措施的应用
根据电子档案安全管理工作的需要，综合利用现代技术措施。主要包括加密技术、访问控制技术、密钥技术、病毒查杀技术等。同时还要重视软件更新和升级，做好病毒查杀工作，及时安装各种安全补丁程序，对数据进行病毒查杀。进而避免恶意程序、黑客攻击影响电子档案的安全，为电子档案安全管理水平提升，促进其作用有效发挥提供保障。
3.6 注重安全问题的防范
提高管理人员综合素质，加大资金投入，重视软件更新和升级，及时防范可能出现的安全隐患。落实安全管理措施，增强安全管理责任意识。电子档案使用的计算机与外网隔离，禁止安装盗版软件，也不得安装娱乐、游戏软件等，为系统安全运营创造条件。尽量避免使用U盘传递电子档案，对陌生文件高度警惕，促进电子档案管理水平提升。
4 结束语
总之，在数字化时代，为加强医院档案管理工作，促进管理水平提高，采取相应措施确保档案安全是必要的。因此，整个管理过程中，应该认识确保医院电子档案安全的重要作用，明确存在的不足，然后有针对性的采取防范措施。进而实现对安全隐患的及时预防，有效保障电子档案的安全，实现提升医院档案管理水平的目的。
参考文献
[1]陈仁昌，陈芳芳.医院电子档案的安全防护措施优化[J].北京档案，2016（3），109
[2]蓝飞燕.大数据时代医院档案管理的机遇与挑战[J].办公室业务，2015（4），110
[3]马洪霞.对档案数字化版权保护的思考[J].兰台世界，2012（9）中，6-7
摘 要：在全球日益激烈的资本市场和技术竞争的双重压力下，各大优秀的企业都在积极主动地调整战略，从精简、扁平化组织一直到分拆、兼并联合，持续地进行变革。在变革的过程中，企业也越来越重视对积累的档案等知识资源的运用。文章对大型企业档案管理的现状及其问题进行了总结，对加强大型企业档案管理的具体措施进行了分析，以便更好的促进企业的发展。
关键词：大型企业，档案管理，队伍建设
一、大型企业档案管理的现状及其问题
在我大型企业不断发展的过程中，加强档案的建设是十分必要的。但是，在这个过程中出现了档案管理人员缺乏对有效信息的收集，造成了档案管理效率低和不及时的问题，其具体表现如下：
（一）监督管理不到位
在大型企业档案的监督管理上，由于缺乏重视，造成了一些文件的丢失和损坏，这将直接影响档案的建立和完善。除此外，在管理制度上没有明确的说明档案的管理和保存，这对个人工作后对办公室档案，合同档案的整理有着间接的影响。
（二）归档文件不完整
大型企业的工作量较大，这就加大了档案在收集上的难度。由于子公司单位很多，各子公司的档案情况均有所不同，想要保留完整的文件对档案管理员的工作有着绝对细致的要求。除此外，态度上不重视档案管理工作，将重心放在工程和质量上，是归档工作难以开展的主要问题。经常性的漏记、记错、重复数据也是归档工作中的一大问题。
（三）归档工作具有滞后性
归档工作受到时间上的限制，主要是因为必须当项目完工之后才能为提供更加准确、真实的数据。因此，这将会造成归档工作的滞后。随着项目进度的加快，项目本身的庞大性，这对建档工作的质量有着必然的影响，甚至会造成虚假数据的汇报。寻找适合项目合同工作档案的收集和归类是档案管理员面对的首要问题。
二、加强大型企业档案管理的措施
提高大型企业档案的质量，有利于大型企业取得准确的数据，能够为日后的生产提供方法和经验。寻找大型企业档案质量的控制途径，有利于档案管理工作的开展和完善。
（一）强化大型企业档案管理意识
树立大型企业档案管理意识，是做好档案工作的第一步。我们不仅要加强对档案管理员进行工作上的培训，还要对各个公司的领导进行相关内容的培训，实现从上到下所有管理人员的观念转变。只有认识到档案对企业发展的重要意义，重视数据搜集的重要性，才能减少档案管理过程中的阻力，才能实现对数据完整度和精确度的最大保留。
（二）加强各阶段档案的过程控制
为了保证大型企业档案的真实度和可靠性，我们应该对项目实施中的每一个环节进行档案的收集，做好过程控制。首先，我们要对技术性较强和保密性的文件做好保管工作。对收集上来的文件，我们在整理和归类之外，还要做到对其合法性的检验，在盖章的问题上是否符合国家的要求和大型企业的管理制度。档案的管理工作应该贯穿于项目的始终。技术人员是整个项目的基层人员，对生产过程有着最直接的体验，在项目完成前，很多档案都是通过他们的记录和分析得到的。因此，我们要加强各子公司之间的配合，了解各自的具体情况，对质量检测问题做好排查，对文件建档追踪并进行项目不定期的抽查，加强项目进行中的各个环节的反馈，有利于提高项目质量。
（三）落实档案管理责任制
档案的管理工作需要在监督中得到完善，这就要求我们落实档案管理责任制。大型企业项目涉及的内容有很多，具有一定的复杂性，且周期一般较长。因此，在档案管理的过程中难免出现失误和遗漏，加强个人责任的落实，可以督促档案管理人员对企业档案的补充和完善，及时发现问题，进行数据修改，可以提高数据的准确性。在遇到具体问题的时候，通过责任落实，可以找到该项目的负责人，减少员工间互相推卸责任的情况。
（四）完成优化的专业结构，加强队伍建设
档案工作发展与日俱进，不断提高对档案工作人员专业水平的要求。所以，档案工作人员一定要继续更新知识构造，主动参加在职培训等每一种方式的再教育活动，以适应新技术的发展要求。单一的档案管理人员构造已经不能满足档案工作信息化的发展趋向，所以，一定要继续加强信息技术、网络技术等方面人才的培养和引进。
（五）档案数据库和档案网络要完善
这阶段，档案信息自动化体系还停留在由文件解决向信息管理体系的过渡阶段，对数据库的信息化建设导致严重阻碍。完成档案信息化的关键前提在于完成高效的数据库管理，加强检索服务体系的时效性。经过运用计算机对档案信息的解决技术，能灵活捕捉照片、纸张档案材料，而且把全部的档案信息转换为数字方式，方便长期保存。
档案管理工作者第一要具备必须的语言文字能力和科学文化素养。只有站在对于每一种知识有所认识的前提下，依据本身的语言能力，才可以简明扼要的对于每一种档案实施分析与归类，才可以第一在入库的经过当中做到“去其糟粕取其精华”的结果。档案管理的宗旨是提升各种信息资源的运用率，因此在面对较为庞大的信息档案资料的时候，档案人员一定要具备档案的分析，检索，筛选的功能才可以打好档案信息化建设的基础。在信息化管理当中，档案工作人员的工作是很辛苦的，常常要付出很大的脑力劳动，因此必须要加强他们的责任感，充足发挥他们的主观能动性，不然假如他们的主动性不高，在疲惫的状态之下，也许会造成整个体系运行与更新的停滞，甚至还有安全的隐患。因此作为领导者，与他们实施主动沟通与交流是一定要的，让他们意识到自己责任的同时，也必须要让他们感觉得到自己在整个管理事务体系中的主要性。在实施培训与学习的时候，必须要提升培训的规范化程度。
（六）优化大型企业档案数据库系统，实现档案全文数字化
为了完成档案的数字化发展，一定要做好下面几点的工作：首先，建设收藏档案目录数据库。在大型企业档案信息化建设中，依据单位每一类档案状况，经过著录标引，在计算机中录入单位收藏的文本类、图形图像类与影音类档案型号等，从而建设基本数据库。其次，建设基层报表数据库。在建设大型企业档案数字化管理体系经过中，继续健全状态数据库和基层报表，同时，经过网络体系把每一个部门需要报送的数据、反馈信息录入建设的数据库中，并实施适当的调整。
三、总结
在信息化的前提下对档案资源实施充分高效的运用，有助于大型企业管理提高，对于更好的服务于广大职工，有着巨大的推动作用。面对文件的缺失和数据失准，我们要落实责任制，减少因为个人因素造成的损失。大型企业档案管理的工作需要档案管理员具有较高的责任心，与此同时，掌握一定的专业知识和技能，了解该行业的特点和基础知识，这将有利于工作的顺利开展。利用科学的方法进行文件的搜集和整理，加强档案管理人员的队伍建设，提高工作能力，在实践的过程中积累经验是十分必要的。
参考文献：
[1] 王国丽.迈进电子时代 告别纸质公文[J]. 办公室业务. 2013（01）
关键词：医疗器械；维修；管理
一、医疗器械维修的重要性
随着科学技术的不断进步,医疗器械在现代的诊疗活动中扮演着越来越重要的角色,各医院医疗器械数量增加的同时,高科技含量不断增加,使器械的维修问题也日益凸显。医疗器械的维修质量直接关系到医疗工作的质量,有时也会影响到患者的生命安全,做好医疗器械维修质量的保证和控制,对诊断、治疗工作有极大影响,可以设想,如果医疗设备经常坏,完好率很低,精度不可靠,结果可信度差,无法提供科学的数据,就会影响诊断、治疗。由此看来,医疗器械维修工作是诊断和治疗的技术保证,必须建立自己强有力的维修队伍。
二、提高维修技术人员的专业技术水平和医学文化素养
医疗器械的维修质量直接关系到医疗工作的质量，有时也会影响到患者的生命安全，做好医疗器械维修质量的保证和控制，对诊断、治疗工作有极大影响，医疗器械维修工作是诊断和治疗的技术保证，必须建立自己强有力的维修队伍。医疗器械维修和管理，人员总是起决定性作用，培养具有敬业精神的工程技术人员；树立为临床医疗服务的思想，不断提高人员的维修技能，最大限度地提高维修质量和速度；对工程技术人员合理分工，正确使用，严格管理，全方位为临床医疗服务；采用新技术、新方法，不断提高维修服务水平。突出预防性维修，最大限度地提高或延长医疗器械设备的无故障时间，经常出现故障意味着使用寿命缩短和维修费用增加，从而增加医疗成本。掌握好仪器的维修与保养技术是医疗器械工程师的重要技能。医疗器械工程师的知识面要求比较广，特别是随着医疗设备的精密度、复杂性的提高，要求知识面越来越广，且逐渐加深。维修工程师的工作经验、学识水平和灵活采用检查方法的能力等，将起决定性的作用，能力越强，效率越高。
三、建立健全医疗器械的维修工作管理规章制度
医疗器械的维修管理要有一套切实可行的规章制度，主要包括：（1）仪器设备管理制度；（2）仪器设备的操作规程；（3）检查评比制度。这样才能使维修工作有章可循，有法可依。医疗器械的维修管理工作要有一套切实可行的规章制度，维修体制的改革，影响着维修行业的正常运行和健康发展，要使医疗器械的维修行业与使用方要求协调发展，就必须构建适宜的维修体制。第一、要加大行业的立法和执法力度，制定系统、完备的法规制度和标准，使维修工作程序和验收、计量有法可依、有据可凭，加快向依法管理型发展的步伐。第二、积极营造医疗器械维修行业多元化发展的外部环境。加大合并和重组力度，改变维修企业性质相对单一的现状。第三、促使医疗器械维修行业从专业分立向资源共享方向发展。现代化的医疗设备对维修提出了更高的要求，只能维修单一品种的维修企业将面临严峻的挑战。同时，重复性投资将造成资源的巨大浪费，拥有少量维修资源的企业，只有实现资源共享，优势互补，配置不同层次的多专业、复合型技术人员，通过扩大技术、设备和人才规模形成技术密集型产业，以适应发展的要求。
四、医疗器械的档案分类
一是优化器械的管理网络，器械档案的管理必须坚持集中统一管理，要确保器械档案的系统性和完整性。建立和完善管理网络，强化各级职能管 理部门的建档意识。成立由院领导直接负责的档案管理网络，实行设备科、 使用科室、操作人员分级负责的管理网络，明确管理责任，签订相关的医疗器械管理责任状，完善医院档案管理制度。器械档案管理要作为医院目标 管理责任制的重要组成部分，纳入院部对科室的管理考核。明确器械操作 人员在负责器械的日常维护保养的同时，做好日常使用记载有职责：定期上 报使用和保养记录，经核查后交档案室存档，从而形成一个有效的管理网络。二是器械采购文件，要按年份归入器械档案。随着器械从申购到安装 使用，要由器械管理人员做好档案的整理，再移交医院档案室。同时将有关 材料下发至相关使用科室，让操作人员都能按器械档案的归档要求，配合院 部档案部门，做好资料的整理归档工作。三是医疗器械采购、调试、检修等，形成的具有相关材料，以及随机配送软件技术资料，也要归档保存。运行过 程中形成的档案主要包括器械的使用情况、操作规程和维修保养情况等。 这些资料一般也要按年度录进档案的数据库。
五、科学的管理与维修方法
医疗器械的科学管理对提高医疗器械的完好率有着十分重要的作用。没有科学的管理机构和手段，很难搞好维修工作，更谈不上获得与临床诊断和治疗有关的人体生理参数，并从工程生物学和基础医学方面研究人体的结构和生理机能。医疗器械的维修是一项很复杂的工作，光有实践经验，光凭脑力记忆是不够的，在掌握维修技术的同时，还必须借助于医疗器械的技术资料和有关记载，设立技术档案，这对于大型精密仪器是必要的，其他仪器设备也要有一定的文字记载，否则会给维修工作带来很大困难。逐步建立医疗器械的状态库，这对设备故障诊断有着重要的参考价值。同时也要建立信息反馈系统，其方法是：收集整理现有资料分类存档，维修技术人员也应搜集资料存档。
仪器设备的使用率及寿命在很大程度上取决于维修质量，维修人员要将维修工作细化为以下几个方面：（1）预防修理：在易发故障前进行有计划的检查修理。（2）改善修理：对易发故障进行结构电路改进，降低故障率。（3）定期修理：依照修理周期计划进行维护、保养工作。（4）事后修理：突然发生故障时，及时进行强制修理。（5）在仪器修复并正常运转之后，需按它的技术指标参数进行调整，以恢复其原有的性能。医疗器械的维修是牵涉广泛的，它不仅包括医疗自身的特点，还具备电子电路、物理、化学等各方面的专业知识，因此加强医疗器械的维修需要从不同学科的实践结合做起。
六、完善医院医疗器械设备维修管理责任制
医院领导及其医务人员一般都是医学类专业毕业生，并不具备工程技术理论知识。如果没有相应的规章制度则很难实施医疗器械设备维修的监督管理。即使是精通工程技术的人员，没有相关规章制度也难以保证医疗器械设备维修管理的有效性。对于大中型医疗，其管理制度至少应包括维修机构的组织管理、领导者责任、维修人员责任细则、维修医疗装备设施的管理、事故责任细则、人员培训与教育、维修经费保障等。
参考文献
[1]任筠，医疗器械设备维修管理的探讨[J]，卫生职业教育 2004.6
[2]郭养涵，医疗器械的保养维修[J]，国外医学 2005.3
【关键词】输油站设备 档案 管理
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
设备档案管理在输油站中极其重要，也是设备管理的基础，管理的好坏直接影响输油站的管理水平和经济效益，是保障输油生产的重要依据。
1输油站设备档案管理的必要性
输油站的档案管理工作是保障输油安全生产的基础和前提，建立设备档案管理是提高输油设备的利用率，给输油站管理提供及时、准确依据，便于更好的为输油站服务，在设备的大修、突发事件的管理中利用率很高。
档案管理的目的就是为生产、生活服务的，是为领导决策提供及时、准确的科学依据的，是为了更好的保护企业和个人的经济利益不受损失的。所以设备档案管理在日常收集、积累、整理、归档是首要的，把平时生产和生活过程中产生的文字、图纸、照片采购过程中的发票、单据等具有参考价值的资料收集起来就形成了档案，使其在工作中充分利用。通过查看设备档案资料，根据维修记录对设备进行预防性维修，充分做好设备维修前的准备工作，以缩短停机时间，减少维修费用。减少事故隐患的发生。
2如何加强档案管理
2.1建立完善的管理网络
建立完善的管理网络，广泛深入的宣传《档案法》强化各级领导以及管理人员的依法治档的意识，自觉接受法规的约束和监督，实行科室、站队，操作人员的三级管理网络定期召开有关人员会议，明确工作目标修订和完善设备档案管理制度。同时明确各职能专业工作管理目标和各自的岗位职责，并将设备档案管理工作作为输油目标管理责任制的一部分，纳入站队、班组目标考核。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，认真做好日常设备记录，每半年将整理好的记录上报给设备负责人，经核查后交档案室存档，形成有效的管理网络。
2.2明确归档范围
根据输油设备的管理要求确定输油设备档案的归档范围，不能盲目的收集，结合输油生产实际状况，明确输油设备档案的归档内容。输油设备档案主要有两部分组成：①设备申购过程中形成的档案，主要包括申购单、论证表﹙记录﹚、购销合同、协议书、发票、复印件、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备操作规程、全套随机技术资料等。②设备运行过程中形成的档案，主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维护保养记录，每年的经济效益分析、使用率与完好率统计等。这些资料一般按年度归入设备档案。
设备从申购到安装使用，其相应的材料有设备人员做好档案的收集整理工作，再移交档案室，同时将有关材料打印下发到使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案管理的内容要求，使之配合档案管理部门做好资料的归档和移交，并做好记录。
2.3严格归档移交制度
档案管理一定要做好衔接工作，尤其是输油设备的原始资料要保管好，为以后的生产中维修、大修提供参考依据就，基层单位无法制约施工中原始档案的归档制度，可是在日常生产中基层单位是档案的利用者，所以一定要做好输油档案的移交工作，严格移交档案管理制度，形成及时、准确、无误、完备的工作作风，杜绝输油设备档案在移交中丢失、损坏等现象的发生，以保证输油生产工作的顺利进行。
2.4提高档案管理人员的业务
科学的发展以及办公条件的逐步升级，为了更好的适应信息技术的发展需求，培养输油档案管理人员多层次，多途径的管理人才是档案工作迎接信息技术革命的重要途径，培养档案管理人员广博的知识，也是档案管理工作的根本对策
3提高档案的利用率
当前，城市住宅的迅猛发展以及农村耕地的巨大大变化更能体现输油档案管理的重要性，结合聊城输油处的实际状况，输油档案的利用率在逐步提高，尤其是外管线的技术资料及文字原始档案的保管的齐全、完好在与地方规划建设等协调中给予了充分的事实证明，无形中给企业节约了资金。
企业档案面临多种安全威胁：地震、洪水、火灾、盗窃等，这些天灾人祸都是正在面临或者将要面临的显性安全威胁或者隐性安全威胁。档案是企业变迁的历史记录和宝贵财富，是企业赖以生存和发展的基础。档案具有唯一性的特点，一旦损毁，将给企业造成不可弥补的损失。因此，企业做好档案安全管理是必要的。
那么什么是企业档案安全管理呢？企业档案安全管理就是企业管理者特别是企业档案管理部门以及企业安全管理部门为避免或者减轻安全威胁给企业档案带来损害、损失甚至毁坏，而有计划、有组织地学习、制定和实施一系列安全管理措施和策略，建立突发事件应急预案。
要做好企业档案的安全管理工作，首先要懂得什么危及档案安全的隐患。危及档案安全的隐患主要为自然灾害和社会安全事件。自然灾害对档案安全的影响自然灾害的种类很多，对档案安全造成的影响有：地震、火灾、水灾、雷电等。地震是人类面临的最有破坏力的自然灾害之一，对人们的生命财产严重的威胁，同样，地震也会对档案造成巨大的破坏。“5.12”汶川大地震，就使震区的档案馆舍和档案受到严重损失。水灾是我们日常生活中最常见的一种自然灾害，水害对档案的危害不言自明，不管灾害大小，档案特别是纸质类档案只要被水淹，就会造成损失。突发性的雷、电、火灾往往会造成档案的大面积焚毁，损失无法估量。 社会安全事件危害对档案的影响社会安全事件是相对于自然而言的人为因素，是通过暴力破坏直接或者间接危害档案安全，产生的后果较为严重。
最后，谈谈企业档案安全管理的应对措施。
树立档案安全管理意识档案是国家的宝贵财富，是不可再生资源。一旦被损毁，其损失无法挽回。为保证企业利益和企业档案安全，我们要从对历史负责、子孙后代负责的高度，始终把档案安全管理作为档案工作的大事来抓。要树立档案利用服从档案安全的意识，确保档案的绝对安全，企业应加强档案安全宣传教育，采取多种形式开展教育活动，提高全员的法律意识、责任意识和档案安全保护意识。各级领导要切实加强对档案安全管理工作的领导，将档案安全工作列入本企业安全生产工作的计划中，及时关注、研究和解决存在的安全隐患问题，确保档案安全管理工作责任的落实。
建立健全档案安全管理体系。解决档案安全管理问题，不能只靠企业档案管理部门，应建立由企业安全生产管理部门到各职能部门，以及档案部门的档案安全管理体系，成立企业档案安全管理机构，这是企业档案安全管理工作有效开展的组织保证，是处理安全问题时必不可少的组织环节。企业档案安全管理部门根据企业安全管理的实际情况制定周密细致、便于操作、切实可行的突发性灾害、事故应急预案，并不断完善应急措施，经常进行档案安全检查，发现不安全因素要立即整改，确保档案的安全。
建立档案安全管理责任制度。“不以规矩，无以成方圆”。安全管理制度的建立和完善，是企业档案安全管理的制度保证。要在严格执行档案法律、法规、规章制度的基础上，完善档案安全管理的岗位责任制，做到责任到人、措施到位。企业员工尤其是档案工作人员应该熟知安全管理制度，并在制度的指导下有序开展档案安全管理工作。
确保数字档案信息安全。随着档案信息化进程的加快，档案信息的数字化和网络化利用，需要高度重视档案利用安全工作，认真执行国家有关档案工作的保密制度，建立档案信息、数据上网审批制度，加强上网档案信息的管理。加强电子文件的安全管理，采取科学的管理方法和先进的技术手段，从制度入手，从技术要求和管理措施两方面保证档案数据库和电子档案的安全，确保档案信息的安全。
确保档案库房的安全。档案库房是档案存放基地，是档案安全管理的重要环节。档案库房建设必须符合档案安全保管的条件，安装库房防火、防盗报警监控系统，实现对档案实体、库房与设备的监控。要对档案库房进行定期检查，对已配备的设施完好情况及时检查，出现隐患及时解决，确保档案库房安全。有针对性地加强高温、汛期等季节性时期的档案安全保护，应对可能出现的突发事件，确保档案的绝对安全。
关键词：高校档案管理；信息化；移动终端
1引言
在科学技术迅速发展的今天，档案管理数字化与网络化已成为一种必然的趋势。随着移动通讯设备的不断丰富，特别是在高校，笔记本电脑和智能手机相当普及，很多地方都可接入移动互联网，这就为基于移动终端的高校档案管理信息化建设奠定了基础。
高校档案管理信息化是学校管理工作的重要组成部分。高校档案管理的信息化建设对于促进高校档案的改革创新具有十分重大的意义，做好档案管理信息化建设的工作，也是高校的重要工作之一。[1] 特别是开展基于移动终端的高校档案管理信息化建设的研究，是当前高校教学和科研的需要，它将为其他行业的档案管理提供参考和借鉴。
2高校档案管理信息化建设的主要内容
高校档案是指：“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。[2]
高校档案管理信息化建设的主要内容包括基础设施建设、应用系统开发、档案信息资源整合、标准规范以及安全保障体系等四个方面的建设。[3] 学校应把加快高校档案管理信息化建设的步伐这个问题提到议事日程上来，主要应从以下三个方面考虑。
2.1配置相应的专用硬件设备
目前高校对于档案管理信息化建设硬件方面的专门投入相对来说很少，一般都是与学校的网络建设同步，因此，用普通或低档计算机作为档案管理服务器的情况非常普遍。计算机仅作为存储和上网工具使用，且一体化进程缓慢，这对档案管理信息化的建设速度造成了制约。
档案管理中的电子文件等数据不仅要在本地存储和备份，而且还要进行异地备份，为确保其安全性，要求硬件配置完善，因此要使用专用的硬件设备专门存储或备份电子文档，从而达到通过专门的相关硬件设备进行发送和接收档案管理信息。
同时，要安装网络防火墙，进行内网和外网隔离，对访问进行控制和文档加密，对用户访问进行认证等，以确保档案信息传递的安全。
2.2建立基于移动终端的高校档案管理信息化系统
依据《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等相关政策法规，将学校已有的电子文件和各单位档案部门提供的档案按类归档，并及时录入相应的数据库系统，这样不仅能够避免资源的流失，而且还能进行资源整合。通过计算机信息技术、网络技术和数据库技术对档案资料加以科学整理和分类，实现档案的数字化管理和快速查询，建立基于移动终端的高校档案管理信息化系统，以方便用户用笔记本和手机进行访问。
2.3开通检索服务
在组织上、技术上和人员上做好准备，设立专门档案服务中心，为各单位提供所需的档案信息，同时提供多项并高效的规范和标准化的服务。
做好档案网站的建设，使之操作简便，易于推广和维护；管理界面友好并具有多种查询功能；内容可及时更新，并可修补漏洞；具有较高的兼容性。
3完善档案管理信息化落实的关键问题
为了加快高校档案管理信息化的步伐，应做好两个方面的工作。一是加强档案管理人员的培训；二是制定相应的规章制度。
3.1加强档案管理人员的培训
在基于移又斩说母咝5蛋腹芾砟J街械男畔⒒建设
中，会遇到许多新技术和新问题。就目前从事档案信息化管理人员而言，有相当一部分人员的知识水平和能力跟不上其建设速度。因此，高校应当加强对档案管理人员的培养和教育，使其能够充分掌握相关的操作技术。[4]
3.2制定相应的规章制度
合理而科学的规章制度是完善和促进档案管理信息化落实的关键。[5] 目前，档案管理制度的不完善使得档案管理存在档案信息不完整、查询比较困难的情况，这不仅影响了档案管理的效率，同时也使档案管理应有功能的发挥受到了影响。制定相应的档案管理规章制度，并给予具体的指导是非常必要的。
3.2.1对档案工作进行必要的约束
明确档案管理过程，制定档案管理相应的详细流程，进行标准化管理。
3.2.2责任到人
建立档案管理责任制度，将管理责任落实到每一个档案管理人员身上，提高档案管理的水平和效率。
4结语
纵观高校档案工作的发展，开展基于移动终端的高校档案管理模式中的信息化建设是非常必要的。在今后高校档案 管理中，配置相应的专用硬件设备、建立基于移动终端的高校档案管理信息化系统和开通检索服务是其主要的建设内容。加强档案管理人员的培训和制定相应的规章制度对档案管理工作给予约束和具体的指导是刻不容缓的工作。
参考文献：
【1】贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报.2015，31（1）：181-182.
【2】吴亚平，高校档案管理信息化建设的问题与对策[J].科教导刊.2015（3）：17-18.
【3】许惠玮.高校档案管理模式中的信息化建设[J].卷宗，2013，3（11）：42-43.
【4】权宝.新时期高校档案管理信息化建设研究[J].卷宗，2015，5（7）：61-61.
一、公安数字档案室的基本概念
公安数字档案室是公安档案管理部门依托公安信息网络、业务应用系统及档案管理平台，实现本单位现行电子文件归档和管理，实现不同载体库藏历史档案数字化转换、存储、保护和利用的新的管理方式。建立公安档案数据库，建立数字档案管理平台，建立档案信息系统运行保障环境，健全数字档案管理制度，形成信息化条件下公安档案科学管理和服务利用工作体系是公安数字档案室建设的主要目标。
二、公安数字档案室建设的重要意义
公安档案是公安机关在长期的工作实践中积累的宝贵财富，是公安工作不可或缺的重要信息资源。现代警务需要更多更快更好的信息支持和保障。如何充分发挥公安档案信息资源在主导决策、制导打击、指导防范、服务民生中的重要作用，依托以计算机和通信技术为核心的信息技术和网络技术，建立公安数字档案室，对档案进行数字化管理，使档案信息资源从档案库房中“走”出来，由“静”到“动”，由“点”到“面”，打破时空界限，提供便捷、快速的网上实时全息查档服务，是公安档案部门主动适应现代警务需求，实现档案工作价值的的必然选择。
信息技术、网络技术在公安工作中的广泛应用，既改变了传统的服务方式，为档案工作提供了新的发展机遇和空间，也使传统的实体档案管理面临着严峻挑战。网上办公、网上办案、网上办证的推行，大量业务系统的建成应用，由此产生的网络信息、电子文件，成为新的形态的档案信息资源。同时随着办理低保、社保、土地征用赔偿、换发二代证等工作的开展，户籍档案利用也到了一个高峰期。据不完全统计，2008年以来，全市公安派出所就查阅户籍档案24000余份，提供户籍档案依据14600余份，使党和政府的惠民政策得到了落实。建立数字档案室，在实现档案的数字化管理的同时，通过网络实现电子文件的收集、管理、利用，是档案室功能在信息时代的延伸，适应了信息社会的发展需要。
三、公安数字档案室建设中的存在问题
1997年起，我局开始应用计算机辅助档案管理。经过十多年的精心打造，已建立了全息安全型档案管理系统，建成了拥有近百万条目录数据和十多万份全文信息的数据库，从单一的、封闭的目录检索到综合的开放的全息利用，网络查档已成为便捷、快速地获得档案信息的重要途径。但从全局的整体情况看，档案数字化发展不平衡，还存在着许多不足。从层面上看，机关档案数字化建设较快。近年市局陆续对库藏的文书和专业（业务）档案进行数字化加工，共著录信息100余万条，扫描2500余卷、20余万页。后期的数据核对及数据挂接工作量仍很浩大。而基层派出所该项工作刚刚起步，且基层所档案库房小、保管条件差、库藏纸质档案损坏严重，缺少专（兼）职档案员。从内容上看，服务公安管理和实战的文书、专业档案建设较快，服务民生的档案则较慢，目前仅开展了户籍档案目录的著录，没能实现网上全文检索查阅;从数据来源看，信息著录、扫描加载多，对接共享数据少，档案信息数据基本上是通过实体档案的加工形成的;从数据质量看，数量增长快，质量不够高，存在着缺漏、差错、不匹配等许多问题。
造成以上问题的原因较多，主要有以下几条：一是认识上的原因，受传统的思维习惯和工作方式影响，对档案的数字化建设缺少足够的重视。二是系统建设的原因，档案系统的开发和业务系统的开发不同步，对接受到规范标准、数据格式不同等多种因素制约，不能顺畅地实现信息共享。三是保障的原因。由于警力、财力的紧张，缺人手缺设备，开展数字化加工的难度较大，档案部门在组织此项工作中底气不足。就拿派出所户籍档案数字化加工为例，目前从我们对几个所的试点看，要全部数字化加工，平均每所则需要投入2万元左右，全市共需600万元左右。四是工作不到位的原因，对信息的形成缺乏流程管理，信息用得多维护少，数据库的检查核对工作未能很好地开展。五是人才缺乏的原因，公安档案队伍的素质有待提高，缺乏既懂档案业务又懂信息技术的复合型档案管理人才。
四、加快公安数字档案室建设的对策
1. 提高认识，形成建设合力。建立公安数字档案室，对于提升公安档案科学管理水平和服务利用水平，建立与公安工作相适应的现代公安档案管理服务体系，更好地服务领导决策、服务实战、服务民生具有重要意义。公安数字档案室建设是一项系统工程，既有不同载体库藏历史档案的数字化转换，又有各类现行电子文件的归档和管理，涉及到公安工作的各个方面、各个部门，需要集全局之力才能完成。各单位、各部门要各负其责，密切配合，共同建设。
2. 突出重点，加快数据库建设。按照由近及远、利用优先的原则，从服务实战、服务民生出发，重点加快基层专业、户籍等历史档案的数字化加工。通过著录、扫描等形式，建立档案目录数据库和全文数据库，形成以数字档案为主体的资源结构，及时满足对档案信息资源的不同需求。对已建立的各类档案目录数据、全文信息及其挂接情况，全面组织质量检查，切实提高公安档案数据库的完整率和准确率，保证档案利用效率。
3. 完善平台，实现信息共享。网上办公、网上办案和各业务系统中产生的信息和电子文件是今后数字档案的主要来源之一。要改变各自为政的做法，将档案信息系统建设置于大平台建设之中，通过系统间的融合对接，逐步实现现行电子文件网上自动流转直接归档，提高采集归档效率和数据质量，达到信息的高度共享。
4. 制定规范，落实长效管理。建立健全“谁主管、谁负责”的公安数字档案市局、分局、派出所三级管理责任制，明确各部门在公安数字档案室建设中的职责任务，分工合作，共同推进。 建立健全电子文件归档管理、档案数据著录规范和质量标准、数字档案管理工作责任制、数字档案安全管理制度等工作制度，保证现行电子文件归档和数字档案室工作的常态化、规范化运行。分局应设立专职的档案员，派出所也应有专人兼管档案。建立包括日常维护巡检、故障处理、应急处置等在内的日常数字档案系统运行管理工作机制。
[关键词] 医院档案；归档率；有效措施；规章制度；信息平台
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 092
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0176- 02
0 引 言
随着医疗报销制度的发展，病案的利用和需求量在不断增加。但目前很多医院病历档案的归档不及时，对病案作用的充分发挥产生不利影响。为有效应对这些问题，采取相应措施，提升病案归档率，提高病案的使用效率是必要的。本文结合某妇幼保健医院实际情况，探讨病案归档率的影响因素，并提出改进和完善对策。
1 资料与方法
1.1 一般资料
选取该院病案室2014年10月与实施改进措施后的2016年10月出院患者病案3日（死亡7日）归档统计为样本，然后进行统计分析。对实施改进措施前后不同科室的病案3日（死亡7日）归档率进行对比，观察改进措施实施后所取得的效果。
1.2 实施方法
（1）落实病例档案管理规章制度。该院注重健全规章制度，激发临床医师及时归档的热情，让他们严格遵循要求开展各项工作，促进归档工作制度化和规范化，防止档案资料丢失，资料不全面等现象发生。例如，该院制定5项管理规章制度，一共27条规定，并严格执行，对提升归档率发挥积极作用。
（2）提高临床医师法律意识。加强临床医师队伍建设，注重提高临床医师工作的积极性，对增强归档率具有积极作用，这也是提升归档率不可忽视的内容。例如，注重法规法规学习，包括《医疗事故处理条例》、《执业医师法》、《病例书写基本规范》等，增强临床医师的法律意识。注重身边典型案例的说教和分析，增强临床医务人员对病例重要性的认识，提高责任心，确保病例归档的客观性、及时性、真实性和完整性。
（3）重视信息技术应用。在信息技术支持下，能实现病例档案管理数字化，可以对档案进行编号，方便查询和处理。该院档案管理工作室共有计算机5台，扫描仪3台，建立档案管理数据库12个，信息交流平台4个。这样不仅能对档案资源数字化处理，还方便归档工作。
（4）健全病例档案管理流程。严格遵循病例档案管理规范流程，定期对临床医师管理培训，提高计算机应用水平。熟练应用电子病例档案管理软件，合理设置管理系统，对纸质病例到病例室整理归档全过程，都在电脑上编号和记录。每月统计分析病例归档情况，根据管理流程、时间按时归档。
（5）建立并落实奖惩激励机制。增强临床科室与辅诊科室的联系与沟通，对病例归档每个环节跟踪和监督。落实奖惩激励机制，对归档及时、质量稳定的个人与科室进行奖励，并与职称晋升、年终评奖、超劳补贴等联系起来，对归档不及时的采取停职整顿、解聘等措施。
2 结 果
采取改进措施前后，全院各临床科室病例归档率的对比如表1所示。2014年10月，全院病案的平均归档率仅为54.20%，病例归档明显存在不足。而采取改进措施后，2016年10月，全院病案的平均归档率上升至96.61%。采取措施前后，全院档案归档率的平均增幅达42.41%，其中，提升幅度最大的小儿外科达60.12%，妇科的病案归档率已达99.46%。总之，医院领导高度重视病例归档建设工作，加强工作人员的培训与管理，目前基本杜绝了超过一周的归档病案，病案归档的及时性和自觉性得到了显著提升。统计结果见表1。
3 讨 论
3.1 注重病例归档质量建设，落实管理规章制度
完善病例归档管理规章制度，医院建立5项共27条规章制度，明确临床医师和档案管理人员的职责和权限，有效适应医院档案管理需要，落实制度措施。重视医院档案综合利用，提升归档管理质量。医院档案归档中，采用硬盘存储或外部载体保存，医院共有硬盘24个，外部载体8个，方便归档和档案管理，避免受到不必要损失。建立病例归档管理制度，明确归档管理的目的、流程和方法。落实临床病例管理责任制，让档案管理人员有效开展工作。预防安全隐患，推动医院病例档案管理规范化和制度化，促进病例归档率提升。
3.2 重视管理与培训，增强临床医师病例归档的责任心与自觉性
例如，新引进基础扎实，责任心强，信息技术应用水平高的医师和病例档案管理人员，提升归档工作水平。完善管理培训制度，每个星期组织2次学习，包括病例归档管理的理论和前沿知识。临床医师和管理人员也加强学习，掌握档案归档管理制度和规范要求，提高计算机业务水平。积极参与档案管理业务培训，丰富理论知识，提升爱岗敬业精神，增强动手操作能力。完善奖惩激励机制，建立量化考核指标，严格落实规定，增强临床医师和档案管理人员服务意识，加强管理培训，构建先进的网络服务平台，提供在线咨询服务，提升档案归档水平。重视病例档案安全管理，健全安全管理制度。注重加强临床医师的医疗法律及安全知识学习，重视医院档案安全管理，注重安全防范。综合采用加密、签署、信息认证、身份验证、防篡改等措施，实现对档案的有效管理。将档案修改为只读性文件，防止被任意修改，保护电子文件原始结构，增强安全性与可靠性。做好备份工作，对医院档案的12个数据库都进行备份，应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施，实现病例档案有效管理，确保安全可靠。健全安全管理措施，预防安全隐患，明确临床医师好病例档案管理人员职责和权限。加强管理软件和管理系统更新维护，确保病例档案存储设备安全。落实计算机专机专用制度，保证医院档案存储设备处于良好性能和状态。做好日常巡视工作，注重病例档案备份，避免安全隐患。
3.3 完善硬件配置，构建病例归档信息服务平台
加大资金投入，2014年以来，共投入资金24万元，更新病例档案管理设备。重视设备更新和维护，使其处于良好性能和状态，为病例档案归档管理更好服务。综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术，为医师提供个性化服务，促进医院档案资源共享。提供在线咨询服务，完善档案咨询平台，严格各项操作，优化管理方式，提升归档工作水平。构建信息服务平台，合理划分医院档案管理部门职责，明确权限和任务，完善归档管理体系。对病例档案分类，加强监督，落实归档管理方案。
3.4 推动病例归档流程化，增强上级医师的责任心
明确病例档案管理流程，促进该项工作流程化，及时完成查房记录、会议记录、病例首页和病历签名等工作，主任医师和上级医师及时签名，有利于提升归档率。归档率同职称晋升挂钩，科室主任和上级医师严格把关，提高审签自觉性，促进归档率提升。
3.5 提高检查报告送达率，确保护理文书的书写质量
建立并落实责任制，辅诊科室的报告单及时送达到档案室，确保检查报告按时归档，提升病例档案归档的及时性。病理报告、CT报告、特殊造影报告等及时送达，通常要求在3天之内送达到档案管理室，避免出现拖延情况。提高护理文书的书写质量，明确病案形成的初始环节、中间环节、终末环节等工作人员职责，确保责任清晰。落实奖惩追究机制，有效提升护理文书质量和送达及时性，有利于提升归档率。
4 结 语
2014年10月全院病案平均归档率为54.20%，采取改进措施后，2016年10月全院病案的平均归档率上升至96.61%，采取措施前后全院档案归档率的平均增幅达42.41%。在提升医院档案归档率方面的效果明显，有利于提高医院服务质量，减少医患纠纷，提高医院的影响力和社会竞争力。
主要参考文献
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