时间：2023-05-31 09:32:55
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案信息，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：档案信息 电子化现状必要性
前言：档案信息电子化就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化对档案管理的影响是深远的，也是档案发展的必然结果。
1.档案信息电子化的现状
我国档案管理应用信息电子化得时间不是很久，在应用上仍存在着很多问题。
1.1 软件缺少通用性
在全国各大档案管理部门，使用的办公设备的型号完全是根据自己的喜好而配置的，缺乏统一性，形成一种档案管理各自为政的局面，所开发的软件也只适合一定的范围，缺乏通用性，这位管理带来了不便，而且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，因此，电脑将无法完成信息的管理，着严重阻碍了信息电子化的进程和发展。
1.2 无法实现档案信息资源共享
我国的档案管理部至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，我国现有的电子信息规范性、开发性、服务性、共享性较差，无法到达用户的共享要求以及同行业之间的共享。
1.3 基础工作的标准化、规范化有待提高
要想实现档案信息管理电子化，档案信息管理的基础工作必须达到一定的规范和标准，但由于社会、经济、技术等多种原因，我国档案信息管理自动化工作尚无统一标准，都是各自的系统适应各自的工作或者适应某一个专业，无法全面的实施、推广。
1.4 管理方法意识有待提高
部分档案管理人员在档案的收集整理上仍按照最初的方式，这无法适应档案信息电子化的发展要求。
1.5 管理人员的素质仍需提高
档案信息电子化仍需要专业的人去管理，只有专业素质的人才才能实现电子信息化，因此，档案信息管理人员要求有较高的专业素质以及对计算机知识达到一定的水平，从我国目前的电子信息化发展来看，需要的是专业型的复合知识人才，实现真正的档案信息电子化。
2.档案信息电子化的发展
随着电子信息不断的进入各个行业的管理，现在的办公都是无纸化办公，这算是办公的最大变革，这对档案管理是一个冲击，档案从纸质阅读到现在的机读文件是一个很大的进步。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。众多档案利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
3.档案信息电子化出现的必然性
3.1 档案信息电子化将提高信息的利用率
档案管理部门是为社会上需要信息的人提供信息为目的，传统的档案管理均为纸质的资料，使用者需要到档案管理室去一本本的查阅，一段段的摘抄，电子信息化的出现，改变这一现状，一切实现网上办公，利用电子设备提高应用信息的利用率。
3.2 提高信息的时效性
相较于传统的信息加工模式，档案信息电子化大大提高了这一速度从文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及时效性。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.3 经费限制的障碍消失了
档案信息电子化投入的经费是一次投入，多次产出，与传统手工编研信息成果出版相比节省了很多的经费。
3.4 档案信息电子化的传播速度快
档案信息电子化的电子信息结果可以通过电子的形式迅速的传播到需要的用户手里，节约成本的同时扩大了社会的影响，增加了服务的范围，档案管理部门的工作效率也得到了很大的提高。
3.5 缩短与国际化接轨的进程
档案信息通过档案信息电子化可以更快的与国际最新的相关技术接轨，虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但各行各业都应该意识到他是社会发展的总方向，要做高提前的应对措施，适应这一历史的必然选择，在信息高速公路通车的时候可以做到最好的应对。
4.档案信息电子化的建议
面对档案信息化进程的不断加快，伴随出现的问题也亟待解决，主要有以下几方面的建议
4.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
具体的操作就是通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为"只读性"文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
4.2 正确面对电子文件的保存
从理论上看，电子文件的保存性肯定好于传统性的文件，电子文件不存在磨损等传统的问题。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
4.3 使档案管理向立体化方向发展
以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
4.4 重视人员的结构调整
我国对档案文化的重视程度是足够的，但是我国档案人员的素质要紧跟时代的步伐，要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。这是适应档案信息电子化得根本对策，必然途径。
关键词：电子档案； 载体；信息保护
一、电子档案载体
目前电子档案保存的载体，涉及最多的有四大类，即硬盘、移动硬盘与U盘、光盘。这四类相对于其它类型更为稳定与普及，我们依次根据这几类的情况分别做详细介绍。
（一）硬盘载体的保护
硬盘是电子档案存储中非常重要的一部分，电子档案的大部分基础数据都保存在硬盘中，所以做好硬盘保护是电子档案保存的重点。
硬盘的损坏原因很多，如存放环境的温度与湿度不合理都可造成硬盘发生损坏；另外，供电系统的不稳定也极其容易造成硬盘短路，数据丢失；当然，最直接的损坏即为人为操作不当造成的损坏。
基于以上原因，我们总结，要想将信息保护得更好，在硬盘使用时，应注意认真维护。
1、保持良好的环境。注意控制存放硬盘的环境温度与湿度，在存放室中放一块温湿度计，注意观察其指标的变化，如湿度过大，要及时通风。也要注意一些极端天气变化所带来的不利影响，如冬季室内温度可能会较干；而夏季多雨，连雨过后要降低屋内湿度等。
2、保持供电稳定性。硬盘非常忌讳供电系统的不稳定，这会造成数据的丢失，由于硬盘工作与运转存在周期性，所以如果供电忽然切断时，硬盘可能还未将一些数据进行周期性存储，数据即丢失；更严重者，可能供电的切断会将造成硬盘的短路。
3、防止人为操作不当。在平时使用时，要注意尽量减少频繁进行开关机的操作，避免产生过度消耗；在摆放机箱时，根据要求与位置合理摆放，要在其周围留有空间，同时注意远离强电源电压等，防止驱动与机箱会产生振动。
（二）移动硬盘与U盘载体的保护
移动硬盘与U盘相对于原始的电子档案载体中的软盘，已经可以算得上相当稳定了。移动硬盘的特点是可以存储大量的数据与文件，其容量基本接近硬盘，但比硬盘体积小，对环境要求不高，极具便利性；U盘与移动硬盘相似，只是数据容量较小些，但稳定性也非常高。
1、保护移动硬盘与U盘时，要注意尽量不要反复地进行读写，因为任何一种电子载体都有其读写的极值，无谓的随意读写，对移动硬盘与U盘本身是一种消耗。
2、携带时，请给移动硬盘套上保护套，因为通常移动硬盘的损坏，都是由于外力撞击或磕碰造成的，一旦过力，可能会造成无法挽回的重大损失。
3、防止病毒的入侵，不要随便将存有重要资料的移动硬盘与U盘在公共使用的电脑上使用，这样可能会遇到病毒危害，除了损坏设施以外，数据可能会外泄，导致更严重的事件。
（三）光盘载体的保护
光盘的保护要求与硬盘相似，它对于环境温湿度要求较高，如果保护不好，可能会造成光盘镭射面的损伤，数据无法读取。
1、光盘也应尽量减少读取次数，因为每一次读取，都是一种自然消耗的过程，使用时，会受到热力、摩擦力影响，累计到一定的使用次数，光盘可能就会导致变形、分解等，它的寿命即会终止。
2、由于光盘的镭射面外露，所以要严格控制空气中的温度与湿度，不当的存放，会加速其表面性质的改变，尤其是会改变光盘入射与反射光波场分布规律，造成信噪比下降的后果，直接威胁光盘使用寿命。
3、由于光盘表面需要做一些记录，所以可能会或贴或写标签于光盘正面。但光盘正面的涂层也较薄，反复涂写依然会造成光盘的损坏，所以要尽量一次性完成标记工作，不可反复涂改。
4、保护套必须要柔软。一定要给光盘配以合适的保护套，这样才能减少光盘与外界的摩擦，光盘由于较薄，镭射面又面积大，很容易摩擦刮花，这种情况一定会造成数据无法读取，往往是丢失数据的根源。
二、电子档案信息保护
电子档案的信息保护具有非常重要的意义，因为随着电子化与信息化，档案资料已经经由各种载体被保存成电子格式，这种格式虽然在保存与查阅方面为我们带来了极大的便利，但仍存在许多不足，一旦信息丢失，将会造成无法弥补的损失，所以，做好电子档案的信息保护工作，是目前的最要课题。
（一）严防病毒
病毒是一种在信息时代最有威胁与无处不在的产物。它的存在可能会导致电子档案载体的损坏，甚至严重者可能会窃取重要信息，导致高保密文件与数据的流失。
要想防止病毒危害电子档案，应首先在硬件中安装防火墙软件，为电子档案信息设置第一层屏障；同时，可携带设备也应尽量减少在公共计算机中读写与使用，防止病毒趁机入侵；最后，要定期查毒与更新防火墙工具，保证电子档案信息的安全。
（二）注意系统及时升级
为了防止数据与载体的匹配度，应注意及时更新系统，只有完善的系统才是信息保护的基础，可以为信息带来更高效的处理速度与保存方法。
（三）备份是电子档案信息保护基础
多做备份永远没有错。备份可以为电子档案信息带来可靠的信心保证，提供安全感。即使一部分设备由于不可抗力原因受到损害，也不会造成巨大的损失，所以，电子档案信息必须要做好基础备份工作。
三、结束语
电子档案载体与信息保护是档案目前面临的重要问题。但做好提前预防，就不会出现数据无法读取或丢失以及泄密的问题，防患于未燃，是电子档案信息保护的重要手段。
参考文献：
[1] 王健勇 关于计算机信息技术融入档案管理工作应用的思考[J] 信息化建设，2013，（02）：129.
【关键词】信息化时代；电子档案；纸质档案；长期并存问题
一、长期内电子档案与纸质档案必将处于并存状态的必然性分析
（一）从两种类型档案的优缺点来看。特点区别如下：1.电子档案。硬盘、光盘、磁盘等都可以成为信息的存储介质和载体，且可以储存文字、影音和图像等多种类型和形式的信息。相较于纸质档案，电子档案在信息存储上具有密度性高的优势，极大地节省了存储空间。同时，与多媒体信息技术结合在一起的电子档案可以把本来单一形态的信息转换成音频、视频等多种生动形象的信息类型，且具有极高的信息处理速度、能够随时对档案信息内容进行更新，突破时间和空间限制，实现资源的共享。另一方面，电子档案也存在很多弊端，一是不同于纸质档案信息与纸质载体的不可分离性，电子档案中的信息和载体可以被分离开来，并且能够实现在不同介质之间的重复拷贝，这种完全与载体和记录方式脱离的档案信息存储形式一方面让档案信息的形成和调用不再受空间限制，一方面又使得电子档案内的信息很容易被不留痕迹地篡改或复制传输。2.纸质档案。以纸张为信息记录载体的纸质档案中信息与载体是一个共同体，一方面，彰显了纸质档案信息的原始性与真实性；一方面，又暴露了信息与载体之间存在依附性这个弊端。一旦纸质档案完成，就很难将信息与载体这二者分离开来，同时，纸张等载体上所记录和承载的文字、图形等信息是人们获取档案信息的唯一方式和途径。另外，当时使用的文件可以直接留存，转化成纸质档案，对以往历史情况进行了客观的记录，属于容易让人信服的一种原始凭证。从保存角度出发，纸张和胶片形式的档案是最适宜长期保存的，只要在保存过程中注意避免给水解反应和氧化反应提供必要的产生条件，就可以将纸质档案的保存寿命延长，最长时间可达上百年，甚至是更长的时间。另一方面，相对于电子档案，纸质档案又存在工作量大、耗费大量人力、物力资源和存储空间以及效率低、受时间和空间限制，无法实现信息资源共享、管理困难等缺点。
（二）从档案管理方面来看。电子档案作为新时期发展起来的一种新事物，大多数人并不是很了解和熟悉它所具有的功能与作用，尤其是已经习惯于以往纸质档案管理的工作人员。在工作中他们很容易因为未能及时转变观念而忽视电子文件的收集和整理，导致电子文件的收集缺乏规范性，无法保证电子档案的完整性。另外，因为纸质档案存在时间比较久远，所以已经形成了较为系统和完善的管理体系，但并不适用于电子档案的管理，故在电子档案的收集、归档等方面仍缺少相应的管理制度。同时，鉴于电子档案对计算机和信息网络技术的依赖性，负责电子档案管理的工作人员必须掌握相关方面的知识和技能，比如，电子档案管理软件的管理、数据库信息录入、调用等。纸质档案管理涉及收集、整理和鉴定、保管以及统计、检索、开发利用等多个程序和环节，且各环节之间联系紧密，再加上纸质档案所具有的唯一性、易损性、客观性等特点，使得纸质档案管理很容易出现各种问题，造成纸质档案的损坏或丢失。比如，归档环节出现个别工作人员将档案私自留用现象，引发档案流失或泄密问题。
二、信息化时代实现电子档案与纸质档案长期并存科学性、合理性的有效措施
（一）逐步完善各项管理制度和标准。面对档案的数字化、电子化发展趋势，应针对电子档案同纸质档案的转化问题、对接问题以及管理问题制定相应保障制度。比如，电子数据格式标准以及电子档案著录和标引规则的制定等。
（二）保证二者归档的同步性。鉴于种种原因，短期内电子档案与信息档案并存的状态是不会被打破的，所以，为保证档案信息的安全性，方便档案的管理和利用，要记录下各种类型有价值的档案信息，然后对它们进行集中处理，这样可以实现两种类型档案之间的优势互补。在同步归档的过程中要逐步、有序地实现纸质档案与电子档案的相互转化，加强两者之间的关联性，以免原始数据丢失后延误使用。
（三）注重档案管理设施建设。在档案的保管问题上，不管是电子档案，还是纸质档案，都需要具备一定的保存条件、空间和保管设施，这样才能够为实现档案信息的完整性与安全性提供有力保障。对于把“件”当作最小保管单位的纸质档案来说，单个的纸质档案并没有很大的信息存储量，但会形成很多的案卷，并且案卷数量会随着时间的推移越积越多，会需要大面积的存储空间；对于以光盘等为存储载体的电子档案来说，并不需要很多的存放空间，但却对电子系统、保管设施等有更高的要求。这样来看，就应该对电子档案与纸质档案并存状态下的保管设施建设加强重视。比如，统一安排满足防潮、防火、防尘和防盗需求的库房；配备符合国标的档案密集架等保险设施，以及复印机、扫描仪、去湿机以及刻录盘等现代化设备。
【参考文献】
[1]邓辉.浅析信息化时代电子档案的保障问题.中国新技术新产品,2009（10）.
[2]薛红艳.信息化时代对电子档案的保护技术.黑龙江科技信息,2013（12）.
【关键词】电子档案；信息安全；风险和挑战；解决策略
一、电子档案的概念
从20世纪90年代开始，随着计算机技术的发展和普及，电子档案逐渐走入人们的生活，并与人们变得密不可分。电子档案是指电子图像文件的集合，它通过计算机等设备进行存储，与个人或单位的纸质档案互相联通、呼应、区分。一份完整的电子档案应该包含多媒体数据、板式数据、数据库等形式。电子档案存储在电子设备上，不需要人工对信息加以识别，且存储数据庞大，远非纸质信息可比。同时由于电子档案依附于计算机和网络技术，一旦网络平台消失，电子档案就不能发挥其作用。
二、电子档案信息存在的风险
（一）管理人员缺乏安全管理意识
电子档案信息技术的应用和普及时间较短，相关管理人员对信息管理的认识还不充足，对信息管理缺乏应有的重视。电子档案信息本身存在着很大的风险，极易丢失、损坏，再加上管理人员安全管理意识薄弱，对信息安全建设造成了不良影响。
（二）信息具有依赖性
由于电子档案的存储、处理等程序都依靠互联网和计算机技术，如果没有互联网和计算机技术提供信息平台，电子档案就不可能产生和存在。计算机和网络技术是电子档案信息建立的基础，因此，电子档案信息的安全性很大程度上由计算机和网络技术的安全性和稳定性来决定。但是，由于计算机和网络系统是一个虚拟系统，带有很强的开放性、容纳性，其本身存在的黑客攻击、木马病毒等安全隐患对电子档案信息保护造成了非常大的困难。电子档案在存储、传输过程中的不稳定性，易使信息发生泄漏和损害，从而影响电子档案信息的完整性和机密性。
（三）信息更改过于灵活
电子档案存储在计算机和网络上，更改灵活且便利，而且更改过程中不会留下任何变动痕迹。电子档案信息的灵活更改性为信息管理提供了方便，但正是由于这种更改上的灵活性使电子档案的真实性往往会发生改变甚至遭受质疑。由于电子档案信息在传输过程中很容易受到网络病毒或木马程序感染和破坏，一旦信息丢失或产生破损，其原有价值和真实性就会丧失。另外，由于电子档案信息与计算机载体相分离，电子档案可以通过不同载体在网络世界中传递，这就导致网络用户很难分辨原始文件，为电子档案的管理带来一定的威胁。
三、解决电子档案存在的风险的策略
电子档案信息安全建设对我国档案工作意义重大，因此，对于电子档案信息安全中存在的问题和风险，我们必须及时提出解决策略。
（一）建立健全相关法律法规
我国的电子档案信息建设在很多方面还存在着漏洞和空白，缺乏相关的法律体制。我国应构建一个完备的法律体系，对电子信息的公开、信息隐私保护等应制定专门的法律条款，填补相关法律空白。同时应加大对违反网络安全条例、威胁电子信息安全的犯罪违法行为的打击力度，以强硬态度坚决抵制各种违法活动。
（二）加强管理人员安全意识培训
随着电子档案信息进入千家万户，在档案建设中发挥的作用越来越大，电子档案的数量呈逐年增长、增长速度极快的态势。传统的信息管理模式及知识已不能适应互联网和计算机时代的发展要求，因此，档案管理工作人员应紧跟时代脚步，深入理解、掌握电子档案信息管理专业知识，加强同行业人员的交流合作，积极学习先进管理经验。同时档案管理部门应制定详细、全面的知识培训计划，加强管理人员的专业知识技能培训。
（三）培养信息备份工作习惯
由于电子档案在存储、传输过程中存在很大的风险，极易丢失、破损，为了保障信息安全，管理人员应主动养成信息备份的工作习惯，保证信息管理的规范性。在备份过程中要注意标明备份人员身份和备份时间，并定期对备份档案进行整理和检查，防止出现意外和漏洞。档案部门应安排专门负责备份信息检查的工作人员，确保电子安全无误。
（四）加强电子档案安全防护工作
社会的发展要求我们必须提高对电子档案安全防护工作的重视。一是严格按照规定使用高质量的电子档案来存储资料，对存储材料的质量一定要严格把关，确保电子档案信息存储载体有较长的使用寿命，提高电子档案的保存时间以及重复使用率。二是提高对极端及网络系统实体安全问题的重视，采用专业的高素质人员对计算机网络系统实体进行专门管理，做好环境和设备安全防护工作，为电子档案创造一个良好、适宜的室内环境，减少温度浮动等其他外界因素给电子档案存储带来的安全隐患。最后，要严防电子档案数据信息被篡改、被泄密。电子档案管理部门要建立健全内部控制管理机制，严格实行权限分级管理制度，各司其职，各担其责，提高电子档案信息系统安全系数。
四、结语
电子档案作为伴随着数字化信息出现的新型管理手段，为我国的档案建设工作作出了巨大贡献。由于电子档案开始时间较晚、其技术仍不太成熟，存在的安全风险也不可避免。如何规避电子档案信息安全漏洞，使其在档案建设中发挥应有的作用，是我们应该重视和探究的问题。通过完善相关法律法规，加强管理人员的安全意识，养成良好的工作习惯，在一定程度上保障了电子档案信息安全
【参考文献】
[1]周黎.浅析电子档案信息安全保障策略[J].黑龙江档案,2008(03).
根据现在的房地产现状来说，房地产档案的管理要远远落后于其他的档案管理，这是因为房地产档案与房屋产权档案有着很大的关联，房屋产权档案的管理工作比较落后，在房地产档案的信息录入时，需要大量的录入工作。由于两者档案有着极大的关联性，录入信息时就需要对数据进行处理，这就需要很大的人力物力，正因为种种原因，导致房地产档案管理不能够快速发展。在对房地产电子档案管理中，使用计算机进行档案的管理是房地产档案管理的重大突破。房地产电子档案的信心化管理有着科学、标准、规范等优点，这样的管理大大提高了房地产电子档案管理的效率。
1.房地产电子档案信息化管理内涵
1.1信息化管理内涵
信息化管理是在管理过程中运用信息技术，将电子计算机与现代管理相结合的管理，实现管理方式的创新。目的是为了提高管理效率，实现管理资源的有机整合，提高企业的市场竞争力。房地产电子档案信息化管理内涵。在网络信息技术不断发展的今天，档案管理也由传统的管理模式向电子档案管理方向发展。房地产电子档案信息化管理是指对房地产员工档案实现电子信息化管理过程。员工电子档案在企业发展过程中具有非常重要地位，而且是不能随便改变的，纸质档案随着时间的变化会产生一定程度的变质，还会受到水火等自然灾害的影响。同时对纸质电子档案的管理要投入大量的人力、物力。电子信息技术的出现，对房地产企业电子信息档案管理产生了积极的作用，也促进了房地产电子信息档案管理的革新。
1.2房地产企业电子档案管理的意义
房地产企业实行电子档案信息化管理是网络信息技术发展的必然趋势，档案信息化管理最为典型的意义就是实现了电子档案与纸质档案的分离，在传统档案管理过程中，纸质档案管理方式虽然能够取得一定的效果，但是会随着时间的变化变质损坏。电子档案信息化管理的实施作为一种新型的档案管理方式，能够加强档案管理水平，提高档案管理的效果。而且电子信息化档案管理节约了大量的人力、物力。传统档案管理需要人力对档案进行分类、整理，既要花费时间，而且效率比较低下。实现房地产电子档案信息化管理不仅能够提高房地产档案管理水平，也是企业适应现代化发展的必然趋势。
2.房地产电子档案信息化管理存在的问题
2.1管理人员素质不高
在电子档案之前，我国档案管理采取的是纸质档案管理的方式，档案管理不需要专业的知识，只需要工作人员认真负责就可以。而且传统档案管理的思想观念在工作人员心中根深蒂固，也没有树立运用电子信息来管理档案的思想。由于管理人员素质不高，导致房地产企业档案管理发展滞后。在实际档案管理工作中，由于对计算机掌握不熟练，对电子档案管理安全缺乏意识，这些都影响到房地产电子档案信息化管理。因此，要提高房地产电子档案信息化管理就必须不断提高管理人员的素质，加强对计算机的培训，熟练掌握计算机，加强信息化管理水平和技术。
2.2传输信息不够真实
电子信息技术发展带动了房地产档案信息化管理，但是也带来了一定不利的影响因素。电子档案保存比较方便，也不容易变质，但是却可以更改。这对房地产的重要信息保存构成了一定的威胁。在市场经济利益的诱惑下，部分档案工作人员私自更改档案，获取利益。因此，电子信息技术的发展给房地产企业的档案管理也产生了一定的威胁，房地产管理工作人员在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的监督管理机制，保证信息的真实可靠。
2.3电子档案时间保存问题
房地产纸质档案保存受到时间的影响，电子档案信息化管理也受到时间的影响，但是影响比纸质档案要小些。比如电子档案受到电子产品寿命的影响，如果对电子信息更新不快，电子档案就会丢失。所以，房地产档案管理人员要保证及时的更新信息，对房地产档案进行有效的保存
2.4计算机病毒的影响
在现代信息技术不断发达的今天，计算机黑客比较多，黑客会对房地产电子档案产生攻击，影响房地产电子档案的管理。同时，计算机病毒也在不断变化，隐藏性比较大，容易造成计算机程序瘫痪，信息丢失，导致房地产电子档案信息丢失。
3.加强房地产电子档案信息化管理对策
3.1确定适用标准
房地产档案信息化管理能够使房地产内部人员实现信息的交流共享，管理简单、方便。在对电子档案的管理中，明确管理的适用范围、管理方法、工作流程等至关重要，只有明确了适用标准，才能够使在对全部的数据进行处理时有一定的规范流程、操作标准，形成一个科学、可行的管理方法。进三十年来，我国的房地产行业发生了翻天覆地的变化，取得了巨大的发展。尤其是在最近几年，房地产页的交易数量呈直线上升趋势，交易的流程、事项也更加具体，交易手续也增多，这使得对房地产数据的处理增加了一定的压力，同时也给房地产档案的管理带来了大量的工作。房地产档案关系到房地产公司的自身利益，同时也关系着人民群众的切身利益，寻找更加科学的档案管理方法是企业以及相关部门对房地产档案管理的重中之重。在日常的房地产档案管理中，也不可掉以轻心，必须认真的对待每一组数据，如实记录。对非电子档案的管理、保存尤为重要，比如保存室的温度、湿度必须要严格控制在标准范围之内，防火、防水也要齐全。对于电子档案，也应有严格的管理方法，对档案的查阅、接受等按流程操作，图片、照片、音像等也应有严格的管理规范。
3.2建设高质量的档案信息数据库
房地产的档案管理主要由两个主体组成，分别为：档案的原件和档案内的数据。而要实现房地产档案的信息化，就是把房地产的纸质档案录入计算机中，然后经过专门的系统对这些录入的信息进行收集、整理、分类、计算等，将纸质上的档案信息转化为电子信息，这不仅能够操作方便，查阅、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的档案都可以在一个系统中使用，因为管理方法的不同，每个部门都有着自己的档案管理系统，这导致了档案可能在不同的系统中会呈现出不一样的效果。因此，在没有同意的档案处理系统的情况下，当一个部门将整理好的档案传送给另一个部门时，就有可能无法呈现出原部门想要表达的效果，这大大阻碍了档案电子信息化的发展。在当地产档案的管理工作中，应要利用扫描仪、录入员以及相关专业人员对信息及时录入，并把档案信息整理保存，同时应当对录入的房地产信息建立一个数据库，可以供查阅者收索，方便查看。从经济方面来看，房地产电子档案并不属于商品，但这却对一个企业有着重要的影响，可以为企业计算盈亏、制定企业发展规划，同时也能够为人们提供更加丰富的房地产信息，使得人们更加了解房地产行情。在对档案管理时，管理人员也应当尽量利用好房地产档案网站，与行业内相关的人员进行交流、探讨更好的管理方法，为房地产档案的管理出谋划策，同时为广大人民提供更高质量的服务。
3.3重视人员素质的提高
档案的管理员是档案与用户之间的桥梁，同时也是档案的控制者，档案管理工作者决定着用户将看到什么样的档案，因此，档案管理员的素质培养特别重要，这直接影响到房地产公司的对外形象。从目前房地产档案管理人员队伍来看，许多的房地产部门都缺乏着高技术管理员，大部分管理人员还处于中下的管理水平，在一定程度上影响了公司的形象，也为公司、用户在查阅档案时带来阻碍。到目前为止，虽然房地产方面引进了先进的管理设备，但人才仍然是处于空缺时段，培养更多的专业人才是改善房地产管理的重要手段。同时，专业的高技术人才能够更加科学、合理的进行档案管理，能为公司、用户提供更加优质的服务，以此，重视房地产管理人员的素质，提高房地产管理人员的专业技术。加强档案信息管理。
3.4加强房地产电子档案信息管理
要加强房地产电子信息技术管理就必须对档案信息及时更新，提高信息管理的保密性。对重要的电子信息进行分类管理，对过期的电子信息进行删除，做到及时更新，保证信息管理的真实性和保密性。而且在黑客泛滥的今天，电子档案信息管理的规范化发展就必须不断提高电子档案信息化管理技术，建立电子档案加密技术，防止黑客的入侵。
4.结语
电子档案比纸质档案对环境的依赖性更强，其信息安全受环境影响程度更大。因此，电子档案的信息安全问题十分重要。对于传统的纸质档案,其信息与载体是一体的，具有不可分离性，确保了它的物理安全，就在很大程度上保证了它的信息安全。而电子档案的信息与载体是分离的，因此，要想保证电子档案信息安全，就要既保证它的物理安全，又要保证它的逻辑安全。由此可见，电子档案的信息安全保障与纸质档案是具有一定差异的。
二、影响电子档案信息安全的因素
影响电子档案信息安全的原因有很多，本文从以下几个因素进行分析。
1.环境因素。与纸质档案一样，环境因素会对电子档案的信息安全产生很大的的影响。首先，电子档案信息安全受自然环境影响。所有的电子档案都是存储在大自然中的，一些自然灾害，如洪灾、火灾、地震、雷电等等，都会影响电子档案的信息安全。其次，电子档案信息安全受保管环境影响。电子档案信息安全也会受到存储电子档案的设备、库房等保管环境的影响。“环境条件不符合有关标准会对档案信息造成危害，如档案信息网络控制中心机房场地和工作站的环境不合要求:电源质量差，温湿度不适应,无抗静电、抗磁场干扰和无防尘、防火、防水、防雷电、防漏电、防盗窃的设施和措施，以及光、空气污染物及害虫、霉菌等有害生物都会给档案信息带来不利的影响。”
2.技术因素。技术因素是威胁电子档案信息安全的一个主要因素。在技术层面，对于传统的纸质档案，主要是纸张本身的耐久性和书写字迹的耐久性问题会影响档案信息的安全。而对于电子档案，其存储载体质量、读取技术、网络技术、计算机技术等都会影响档案信息的安全。电子档案是在数字设备上进行存储、阅读和利用的，可通过网络进行传输。我们一般都利用光盘、磁盘、磁带等存储电子档案信息，但是这些载体具有脆弱性和易坏性的特点，容易受到破坏，导致档案信息的无法读取，甚至丢失.并且随着技术的不断发展，这些物质载体也陆续的更新换代，容易造成档案信息的丢失。与此同时，电子档案的信息与载体是可分离的，其信息可以实现在不同介质中转存、拷贝，在拷贝、传递的过程中，由于技术的不完善也会导致档案信息的丢失、泄露。计算机病毒和电脑黑客的侵害对电子档案信息安全也构成很大威胁“。由于移动存储介质体积小、方便携带，人们不仅能轻而易举地将大量的、含有完整机密信息的电子文件传播出去，而且极易因内外网间交叉混用，遭受病毒、黑客的攻击，造成重要数据流失。”计算机病毒具有种类多、危害大的特点，存储电子档案的计算机一旦感染了病毒，就会导致电脑指令出现问题，甚至是导致电子档案信息的丢失。当存储电子档案信息的计算机在网络中运行时，可能遭到电脑黑客的入侵，导致电子档案信息被篡改、泄露或者丢失。
3.管理因素。纸质档案从收集、整理到利用、服务整个过程中都有很完善的档案管理制度与标准，这就在一定程度上保证了纸质档案信息的安全性。与纸质档案相比，电子档案的管理流程标准还不是十分的完善。如果没有严格的操作方法与管理制度、档案管理人员不具备档案信息安全意识、没有应急处理预案等等，这些都会会威胁到电子档案的信息安全。“从档案部门来看，我国还缺少一个国家级的与国家信息化进程相匹配的档案信息安全工程规划。地方档案信息组织管理机制也是不健全的，使管理档案信息的机构、人员未能落实到位，乃至政出多门，出现谁都在管但又管不好、管不了的局面，执法不力。”由此可见，我国的档案信息安全管理制度还不够完善，有待提高，国家应建立一套健全的电子档案信息安全管理机制，为电子档案信息安全做好管理制度支撑。
4.人为因素。人为因素也是影响电子档案信息安全的一个重要因素，应逐渐引起人们的重视。我认为人为因素可以分为两种：一是故意破坏，二是操作失误。无论是操作失误还是故意破坏，都会威胁到电子档案的信息安全。故意破坏就是在有意识的前提下,故意篡改、窃取、损毁电子档案信息内容，如黑客等；操作失误就是电子档案管理人员由于对电子档案管理操作流程不熟悉、操作不规范、电子档案信息安全意识不强等原因，在管理电子档案时产生操作失误，破坏了电子档案信息。目前很多档案部门对档案信息安全的重要性认识不够深入，档案管理人员的操作不规范、档案信息安全意识薄弱、不关心档案信息的安全性。同时，社会大众对于档案信息安全的了解也不多，在利用档案信息的时候，有时会忽略档案信息的安全问题。这些情况都会给档案信息安全带来很大隐患。
三、保障电子档案信息安全的措施
1.加强档案信息安全意识。电子档案信息作为信息资源的一种，具有很大的价值，包括凭证价值、参考价值、文化价值等等，是我们宝贵的财富，因此，保障电子档案信息安全，是十分重要的任务。要想确保电子档案的信息安全，我们必须加强人们的档案信息安全意识。这里说的加强电子档案信息安全意识包含两方面，一是加强档案工作者的档案信息安全意识，二是加强社会公众的档案信息安全意识。档案工作者是否具备较好的档案信息安全意识，会影响到电子档案信息的安全与否。很多档案工作者对于档案信息安全的了解还局限于纸质档案，并不了解保证电子档案信息安全的重要性。如果档案工作者在工作中不注重对电子档案信息的保密，对档案信息安全技术不了解，那就无法保证电子档案信息的安全。因此，档案部门应该认真的学习相关的电子档案信息安全知识，提高档案工作者的档案信息安全意识，确保电子档案信息的安全。同时，我们还应该增强社会大众对电子档案的信息安全意识。电子档案可以同时为很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大价值。相关部门也要向社会公众宣传保障档案信息安全的重要性，通过展览、讲座、宣传板等方式，提高社会公众的电子档案信息安全意识。
2.提高档案信息安全技术保障。随着计算机技术以及互联网的不断发展，电子档案数量与日俱增，面对大量的电子档案，怎样从技术层面确保电子档案的信息安全，已经成为了一个很重要的课题。因此我们应该完善各种信息安全技术,保障电子档案信息安全。人们对信息安全技术的要求越来越高，主要包括了信息加密技术、防火墙技术、防病毒技术、信息备份和恢复技术等等。（1）信息加密技术。对电子档案信息进行加密主要是为了防止档案信息被窃取、篡改、泄露和丢失。一些电子档案，它们是不宜公开或者是限制公开的，当需要在网络上传输这类电子档案时，为保证其机密性，就应采取信息加密技术。“在实际应用中，人们常常将常规密码和公钥密码结合在一起使用，档案信息的加密技术就是将两者结合使用的，即发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。由于机密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从中破解原文的内容，从而确保传输中档案信息的安全。”（2）防病毒技术。计算机病毒具有种类多、传染快、更新快、危害大的特点，保存电子档案的计算机或者是档案管理网络一旦感染病毒，就会造成档案信息篡改或丢失。因此，我们应加强对防病毒技术的研究，主动预防，实时监控，最大程度上防止电子档案受到病毒的感染，即使计算机受到病毒入侵，也要以最快速度查杀病毒，保证电子档案信息安全。（3）防火墙技术。防火墙技术就是按照某些特殊的规定,允许或者是阻止一些数据在网络中进行传输,对于保证信息安全有很大作用。随着网络技术的不断发展，会出现黑客非法入侵计算机窃取、破坏电子档案信息的情况，相关的档案部门可以利用防火墙技术，制定适用于本单位的防火墙类型，最大限度的保证本单位的档案信息安全。（4）备份技术。为了防止电子档案信息的丢失或者遭到篡改无法恢复的情况发生，我们可以采取档案信息备份技术，保障电子档案的信息安全。我们可以采取异地备份和多份备份，这样即使档案信息出现了破坏、失真、丢失的情况，我们还可以通过查阅备份的档案信息，恢复原有信息。
关键词：高校；电子档案；信息化建设
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2012年6月9日
当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。所谓电子档案，是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的特点及优越性
与传统档案相比，电子档案具有如下特点：
1、文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
2、与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
3、电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来档案的有效利用带来隐患。
二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务
1、加强电子文件的归档和管理。电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效地保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。
2、加快馆藏档案的全文数据库建设。高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。
3、要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
4、改善检索功能。档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：（1）增加新的检索功能。网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的查找更加准确与便捷；（2）利用先进的检索技术。目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。
5、尽快建设档案门户网站。档案门户网站是一张巨大的网，其中可以包含中国各级各类的省级档案网站，当数字化的档案信息上传到网络上后，档案开发人员不仅可以通过档案门户网站查找档案，也可以通过这个网站来档案开发成果。不同地区、不同的档案开发人员都可以将自己的档案开发成果上传到网站，而利用者也可以不分地域、不分时间地利用档案成果，这不仅简化了档案利用的手续，也可以通过点击率或下载次数，作为档案成果受公众的欢迎程度作以评价，加以比较，达到优胜劣汰的效果，以竞争促发展。
6、重视档案信息化人才队伍建设。数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次，要根据档案馆（室）人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
主要参考文献：
[1]王萍.关于信息时代的电子档案管理探讨.
1.电子档案简介
所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。电子档案是通过计算机编码转换形成的文件，它的形成、储存、读取都由计算机系统来完成，要保存电子档案只需通过管理系统便可实现，不必像纸质档案一样需要很多载体对文档进行保存，且电子档案不像传统的纸质档案那样只要做出来就不可随意修改，这是电子档案的一大优点，但同时也是它的缺点。因为电子档案容易修改的特性，储存的文档若没有得到好的保护，就会很容易被篡改，使文档所有者和使用者都受到损失。
容易被复制也是电子档案的一大特点。传统的纸质文档要复制需要有一定的载体，电子档案要复制则不需要这些载体，只要简单的建立一个文档再复制过去就可以实现信息共享。但若文档较为隐私，或者属于商业机密时，电子文档容易被复制的特性就会很容易造成个人隐私或商业机密被泄露。
电子档案的另一特性就是容易被删除。传统的纸质档案都有专用的档案室或者文件柜对其进行保护，一般不会被他人接触，虽有可能会损坏，但是被删除却几乎不可能。而电子档案因为其特殊的形成过程及保存方式，容易被人取得对文件的操作权限，从而对档案进行恶意的删除。电子档案一般不会有备份，一旦被删除就不可修复，并且电子档案丢失很难被察觉，也很难找到档案丢失的原因及丢失的时间。
2.电子档案系统建设应该注意的问题
2.1确保电子档案信息的权威性
电子档案所保存的内容都是很重要的内容，其中可能会包括很多的数据和隐私性的信息，那么对于电子档案的保存就要确定它的准确性和有效性。将电子档案的信息库科学的建立和保管，树立电子档案的权威性。
2.2电子档案系统建设的保密性
由于电子档案是利用网络的相关信息来对档案进行管理的，而网络本身是开放性极强的，因为在全球范围内的互联网都具有高度的开放性，而对于档案的管理是一项保密性极强的工作。因为网络化的运用，就可能会发生无关人员利用不正当的手段对档案信息进行更改或者窃取，这样就会造成档案的保密性失效，为档案管理工作带来隐患。那么如何将二者进行有机的结合呢，既能够保证电子档案的方便快捷同时又能够保证档案的保密性，这是目前所要解决的问题。
3.如何做好电子档案的管理
3.1完善体制，建立统一的电子文件管理标准
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
3.2做好电子档案使用中的控制与管理
首先，应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，同时，尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
3.3严格控制电子档案的可转换性
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
3.4优化专业结构，建立新时代的档案管理人员队伍
在电子文件日益发展的今天，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
三、档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
对于电子档案来说，就是利用计算机信息系统，来处理和保存相关社会实践过程中具有一定保存价值的材料。相比于纸质档案管理，电子档案具有其自身的独特特点，这无疑也会带给档案管理工作不小的挑战。当前的信息技术发展非常之快，呈现出大量信息共享的特点，在档案信息公开的背景下，电子档案安全管理问题成为各方关注的焦点问题，应该引起足够的重视。
一、信息时代电子档案的安全隐患
（一）电子档案的信息安全隐患。由于电子档案不受时间、空间的限制，并不具备传统的纸质档案的物理特性，很难摆脱计算机的依附性。所以说，脱离计算机系统的电子档案则不现实，主要表现在物理性实体状态的缺失方面，所以，电子档案则具有更为严峻的信息安全管理方面的问题。比如，互联网中的黑客入侵、病毒攻击，这些都给电子档案的传输、获取、共享带来了很大的风险。同时，电子档案还存在容易被篡改的问题，使得信息完整性、真实性受到挑战，互联网所具备的共享特点也不利于实现电子档案的保密性要求，当出现网络瘫痪或者故障的情况下，则面临着很大的危机。
（二）电子档案的载体安全隐患。分析信息时代电子档案管理，其正朝着实体控制向智能控制的发展趋势，增加了电子档案管理中的载体安全性问题。计算机数字技术则是电子档案出现的基础，只有保证依存环境下的智能载体安全，才可能实现电子档案的可利用性。同时，部分电子档案管理的环节还存在一定的安全隐患问题，比如，相关的办公环境、计算机机房、档案信息库房等场所，没有按照国家电子档案管理的要求进行配置，缺乏相应的监控系统，具有不完善的防火防水设备，特别是没有配置电磁信息辐射泄漏防护设备、抗电磁干扰保护设备等，这些都会造成电子档案安全性受到很大影响。另外，部分管理人员并不了解电子档案光盘材质性能，不能为其提供良好的保存环境，产生氧化反应则会影响其使用寿命。
（三）电子档案的制度安全隐患。电子档案的社会化服务具有比较广泛的内容，具体包括，档案外借制度，档案信息浏览制度以及档案复制制度等方面。当前，针对电子档案管理的对外服务方面还存在很多不完善的内容，服务制度还有待于进一步完善，比如，电子档案的使用权限、电子档案借阅权限，相应的内容加密处理、严禁拷贝措施等方面，存在较为模糊的管理分类问题。同时，内部管理人员的档案应用权限也存在一定的问题，没有全面的控制和监督体系结构，主要表现为：一是，内部人员非法外传电子文档的问责落实不到位。二是，在进行调用电子档案的过程中，无法有效实施有效的监督管理。
二、信息时代电子档案的管理策略
（一）进一步提升电子档案存储保管工作，确保电子档案载体的安全性，应将核心工作落实在电子档案的存储保护中。一方面，应该重视电子档案的外部存储环境的保护问题，并根据规范标准要求，做好相关的有害物质检测分析工作，调试适宜的温度湿度，重视磁场电场的干扰问题，防止电子档案由于机械冲击力而受到损坏的可能，结合国家标准条件来规范储存条件。另一方面，从存储光盘材质本身考虑，管理人员应该具有高度的责任感，为避免意外擦伤情况出现，或者造成不必要的触摸与挤压痕迹，应及时检测和拷贝电子档案信息，以期实现其长期可读性要求。
（二）进一步加强管理人员专业信息素养的提升。为了保障电子档案信息安全，管理人员应该具有足够的信息化专业素养，应该有处理必要的信息技术的能力，结合实际的管理要求，应该重视以下几各方面：一是信息数据备份，这是电子档案安全管理的重要环节，对于防止信息失真、丢失则是非常关键的环节。二是信息加密，结合非授权用户的窃听和破坏行为情况，在非公开档案的传输过程中，应该应用必要的加密处理。三是访问权限控制问题，获得有效的控制访问权限也是网络安全的重要策略方针，保证实现具有权限的用户的合法操作。四是重视病毒防护，管理人员应该重视网络病毒的发展情况，积极采用有效的杀毒防毒措施，保证档案信息库不受病毒侵害。
（三）结合实际逐步完善电子档案使用监督体制。在档案信息化管理的背景下，由于其管理职能向社会服务职能过渡中存在安全隐患问题，应进一步完善电子档案的监督体制。首先，对于电子档案的密级划分标准进一步完善，结合不同密级要求采用相应数据库进行存储，保证其满足规范化、秩序化的要求。其次，结合电子档案的内部管理人员、外部应用人员的不同使用情况，设置不同的安全密级保护，这样能独立监控他们操作的合法性。再次，结合档案的保密登记情况，对于系统开放情况以及用户范围进行明确，杜绝出现跨级服务情况。最后，实施电子档案管理则是为了进一步提升电子档案的应用率，提升电子档案信息交流的便捷性、高效性。
三、结语
结合快速发展的信息技术背景，电子档案管理工作中，应符合电子档案自身的特点，一方面，应充分利用好计算机和网络技术，重视系统的硬件化建设，还应该从实际出发，做好系统的软件建设，进一步完善电子文件及电子资料管理制度，提升管理人员的综合素养，进一步做好各个环节的管理和沟通工作。
各级单位应高度重视档案信息化工作，把档案信息化工作作为事业发展的一项重要指标，在发展基础建设中，应规划如何通过为电子档案管理搭建一个公共的支撑环境和平台，实现对各类档案统一的采集、管理、查询、加载及展现，实现电子档案统一入口、电子资料统一管理、档案流程统一管理等核心功能。电子档案为档案工作人员及用户带来了传递、收集、整理和使用上的便捷和规范，但是也不能回避和忽略档案管理电子化在信息安全领域存在和面临的问题，并有必要对增强其安全性进行探讨和研究，从而采取有针对性的措施杜绝各类危害档案安全事故发生，确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命。
二、目标
（一）信息安全网络结构
信息安全网络结构方面的建设目标，是以安全域划分为基础，使安全域划分成为信息安全建设过程中一个不可忽视的重要环节。良好的安全域划分是安全管理的体现，不仅可以大大提高网络整体安全性，而且可以节省大量的管理成本。
（二）信息安全技术体系
信息安全技术体系方面的建设目标，主要是依据国标《信息安全技术信息系统安全通用技术要求》，以现有的网络环境和技术防护为基础，针对电子档案管理系统所面临的安全风险，从区域边界安全、通信网络安全、计算环境安全、安全管理中心等层面规划相应的安全防护系统，实现必要的安全功能，达到降低安全威胁，控制安全风险的效果。
（三）信息安全管理体系
信息安全管理体系方面的建设目标，主要是依据国标《信息系统安全等级保护基本要求》中的管理要求而设计，实现对通信中心电子档案的决策、管理、运维、服务、监督与保障。
三、电子档案管理安全领域探讨与研究
（一）档案分类
以交通行业某单位电子档案为例，可以存储类型进行分类：由计算机处理，记录信息方式分为文字档案、图形档案、声像档案、数据文件档案。以组织职能进行分类：有党群工作、行政管理、各事业部经营管理、各交通行业管理、基本建设、会计管理类的档案。以数据来源进行分类：有卫星信息管理、公路信息管理、水运信息管理、运输信息管理、职能交通信息管理、航海保障信息管理等。以数据属性特征进行分类：以保密周期为依据，结合各单位的特点，期限划分为永久和定期（定期一般分为30年、10年）。对上述档案根据从存储类型、组织职能、数据来源、数据属性划分后，归入电子档案分类管理，从而形成一套完整的档案体系，在访问电子档案时，对不同类型的档案，提供相应的查询检索，并控制权限。
（二）权限控制
电子档案在分类后，需要根据档案的档案密级划分设定访问权限，其中密级分为绝密、机密、秘密、内部四个级别，绝密级档案禁止调阅；机密级档案只能在电子档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时；内部级是没有公布于社会的文件，只限于内部有关人员使。秘密级档案的借阅必须主管领导批准。在完成电子档案密级管控基础上，可按管理级别、部门、用户级别设定访问权限。利用通信中心网络环境实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还、催还等功能。同时日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。
（三）信息安全体系
1.物理设施安全。物理设施包含电子档案系统物理设备（网络、服务器、存储等设备）及所在环境的各种基础设施（机房、供电设施等）。
（1）环境安全。机房选择在具有防震、防风和防雨等能力的建筑内，避免设在建筑物的高层或地下室，以及用水设备的下层或隔壁。设置避雷装置、交流电源地线、火灾自动消防系统，将重要设备与其他设备隔离开。安装对水敏感的检测仪表或元件，同时采用防静电地板。设置温、湿度自动调节设施。机房出入口安排专人值守，控制、鉴别和记录进入的人员；实行区域管理，在重要区域前设置交付或安装等过渡区域。设置冗余或并行的电力电缆线路为电子档案系统供电，并利用光、电等技术设置机房防盗报警系统。
（2）设备安全。电子档案系统将主要设备放置在机房内，并对主要部件进行固定，设置明显的不易除去的标记；将通信线缆铺设在隐蔽处，铺设在地下或管道中；对介质分类标识，存储在介质库或档案室中。
2.网络结构安全。对电子档案系统进行安全区域划分，保证网络拓扑具备冗余结构，并根据不同功能、重要性和所涉及信息的重要程度等因素划分不同的子网和网管，同时避免将重要网段部署在网络边界处且直接连接外部信息系统。
（1）内外分区。首先实现对电子档案系统的安全区域划分，安全区域的划分应根据网络性质、数据流传输方向、连接性质等因素相结合的方式综合分析、统一规划。
（2）科学分域。在分区的基础上，通过所属安全域、网络性质、服务对象、网络连接类型、数据流向、Internet连接情况、潜在风险级别等方面进行综合分析，对分区进行进一步的分析并细化。
（3）纵深防御。在确定安全区域以后，从安全域边界、安全域内部、多个层面（网络、主机、应用、数据安全、安全管理等）进行信息安全防护，形成纵深防御体系。
（4）认证加密。电子档案系统涉及的业务范围多、范围广，并且用户的网络情况复杂、无法完全掌控，面对众多的接入类型和不可控的用户网络环境，在用户身份认证及数据加密传输两个方面加强安全防护措施，以保证用户身份的可信性和数据传输的私密性。
3.区域边界安全。在电子档案系统网络层进行访问控制需要部署防火墙和Web应用防护（WAF）产品，对所有流经防火墙的数据包按照严格的安全规则进行过滤，将所有不安全的或不符合安全规则的数据包屏蔽，杜绝越权访问，防止各类非法攻击行为。同时可以和入侵防护系统、入侵检测系统等进行安全联动，为网络创造纵深的安全防御体系。
4.通信网络安全。在电子档案系统网络层进行传输保护需要部署防火墙或VPN等产品，对所有流经网络的数据包按照严格的安全规则进行传输加密。
5.计算环境安全。为提高主机系统层面安全性，保障各种应用的正常运行，对主机系统需要进行一系列的加固措施，加固包括身份鉴别、访问控制、安全审计、资源控制等方面。同时部署网页防篡改产品实现了在应用层面对静态网页和脚本的实时检测和恢复，更可以保护数据库中的动态内容免受来自于Web的攻击和篡改，彻底解决网页防篡改问题。
6.安全管理中心。通过对电子档案系统安全管理风险与需求分析，需部署补丁管理系统、综合监管平台、数据库审计系统、安全漏洞扫描系统、网络管理系统、堡垒主机系统、安全接入平台、PKI/CA系统等产品实现系统管理、安全管理和综合审计管理，明确管理员职责和权利，并通过三权分立原则，在各管理员之间形成相互制约关系。
（四）管理手段
企事业单位电子档案的信息安全领域，不但需要体系化分类、基础设施保障和权限的分配，规范明确的管理手段也至关重要。管理手段包括制度、人员、电子档案实物三方面，如下：
1.制度管理
（1）日常管理制度：文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。
（2）周期管理制度：为保证电子文件的完整、真实和有效在安全领域达到要求，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真、不超限传播，达到安全保密要求。
（3）信息保密制度：档案管理人员应严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。
2.人员管理
制定人员行为管理规范，确定人员管理范围及职责（如：信息系统工程验收人员管理规范、信息系统运维管理规范、信息系统人员保密协议规范、信息系统外部人员管理规范等）。制定信息系统人员管理流程，从信息系统人员的需求、审查、招聘、离职等方面进行规定；制定信息系统人员监管机制，明确各类人员的管理机构和职责。如：内部员工由谁管理、外部人员由谁管理、人员的职能执行情况如何等；制定信息系统人员考核机制，对职能完成情况进行评定、奖惩；制定信息系统人员培训机制，加强信息系统人员管理水平、保障技能、安全意识教育培训，并形成管理、技能、安全意识考核机制。建立信息系统人员沟通机制，随时与IT信息部门、第三方权威安全机构互动，了解最新的安全态势的安全漏洞。
3.电子档案实物管理
归档电子文件的电子数据及封存载体不应非法拷贝、外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
四、结束语
【关键词】信息电子化 特点 存在问题
【中图分类号】D630.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0332-01
一、档案信息电子化的特点
1.能够充分的利用和发挥计算机的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基层的档案馆、室对于计算机的应用比较单一，有的甚至只用于档案著录或文件打字贮存，这样就造成了人力、物力财力和时间的极大浪费，致使现代化的设备不能发挥其真正的作用。
2.对于二次文献信息要缩短其加工时间，提高档案信息的时效性。以前的手工信息加工时采用：选题――选材――编辑――出版的工作模式，这种被称作慢工出细活的工作方式，会造成文件资料形成到“二次文献信息”的开发时间过长，导致信息的实效，并严重影响了档案信息的应用价值，档案信息的电子化能够使编者直接利用档案，然后利用电脑功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文献。
3.档案信息电子化，能够实现信息的一次投入多次产出，并且改变信息加工工作总是受到经费限制的格局。由于手工编研信息成果出版的费用较高，现在以及以后相当长的一段时间内，国家不可能会给档案部门拨较多经费进行信息编辑，依靠自身解决也是困难重重，一旦纠结不好就会使档案工作者的工作成果变成徒劳。
4.档案信息电子化，电子化的信息可以多份拷贝，并将拷贝成果送到领导及各个部门，这样有利于扩大信息的社会影响，并且扩宽了其服务范围，从而提高了档案部门的地位。
5.档案信息电子化，有利于档案信息与个方面信息技术结合。我国的“信息高速公路”项目已经进入了去不阶段，档案事业要针对这方面的动向，提前拿出对策与方针，使档案工作能够适应这一客观形势的变化和要求，现在的劳动电子化，将为后来的“信息高速公路”中档案信息的完善打下基础。
二、实现档案信息电子化存在的问题
办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带人了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，特从以下几点做出分析：
1.软件没有信息管理功能缺乏通用性各档案部门使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果制约了档案信息电子化的进程。
2.在我国数据交换的机读目录档案系统至今还没有得到完善，档案信息系统和网络建设形式各行其是层次不一规范性开发性共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3.标准化规范化工作有待提高，档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但由于历史原因馆室收藏档案业务基础差案卷质量不高特别是各类档案的著录细则相容性不强系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准仅着眼于某一个馆或某个专业系统无法全面实施推广统一标准这也制约了档案信息工作电子化。
4.档案的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘光盘现行的档案整理分类方法著录标准及有关规定所不能完全适应。
5.电子档案在其形成存贮和共享利用等各个环节中都会存在各种类型和各种层次的安全问题，在网络环境下数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化、应用基础环境、技术方案应用系统和设备故障，这四方面无论哪一方面存在问题都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。
6.档案信息管理人员的素质有待提高，实现档案信息电子化首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。
三、对档案信息电子化存在问题的思考
1.实行档案信息馆藏传递网络化。实行档案信息馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势，激发了档案建设电子档案馆的热情。电子档案馆是一项庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术作保证。在目前我国档案界，许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难不仅仅是资金不足，其实数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外还有许多难题，其中既有技术因素也有非技术因素，要实事求是地分析现状逐步解决我国档案信息管理工程的数据压缩，数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等技术和应用软件中存在的问题。
2.搞好电子文件的收集归档工作。电子档案馆的档案信息资源设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档，对于后者它是今后电子档案馆建设的基础，做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案馆建设的重要前提和步骤。因此从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件，进行全面系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施，以保证归档文件的真实完整和有效，如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真，做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。
