时间：2023-05-31 09:33:33
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇对档案管理的建议，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：水电；工程档案；管理
作者简介：张伟（1978-），男，甘肃静宁人，华能碌曲水电开发有限公司，馆员，工程师。（甘肃?碌曲?747200）王景龙（1972-），男，甘肃永靖人，华能文县水电开发有限公司，工程师。（甘肃?文县?746400）
中图分类号：G27?????文献标识码：A?????文章编号：1007-0079（2012）21-0122-02
我国水电资源丰富，理论蕴藏量居世界首位。近年来，水电开发迅猛，2010年8月，全国投产装机容量超过了2亿kW。随着水电项目投资的加快，对水电项目工程档案的科学、规范管理也需要及时跟进。水电工程档案作为基本建设工程档案的重要组成，是企业档案的工作主要内容，是工程管理的重要部分。完整、准确、系统[1]做好水电工程档案，实现档案能够对水电项目真实有效记载，不仅是档案服务于整个项目建设周期、规避诸多风险的要求，也是工程投产后安全经济运行、维护各方权益的需要，更是积累社会发展成果财富的需要。
一、工程档案的概念及水电项目工程档案的特点
工程档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产及项目后评价整个活动过程中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体的真实历史记录，又称基建工程档案或项目档案。
水电项目工程档案是基建工程档案的重要构成和分支，除具有工程档案的一般特性外，因其工程建设的长周期性、严格的建设程序性、多学科跨专业性，决定了水电工程档案内容丰富、数量庞大等特性，具有综合性强、形成周期差异大、形成时机性强、文书与科技档案相互渗透等特点。[2]水电工程档案在档案体系中具有特殊的地位，是水电项目管理的重要内容，也是水电项目竣工验收前必须完成的单项验收工作之一。
二、水电工程档案的九大板块及其基本内容
水电项目工程档案基本上分为项目专项评价档案、设计成果档案、招标投标及合同档案、移民征地档案、建安工程档案、设备仪器档案、工程财务档案、往来文件以及其他档案九大板块。熟悉各板块构成内容是管好水电工程档案的前提。
1.项目专项评价档案
按照国家有关建设项目管理规定，项目前期和后期主要进行环保、水保、工业卫生、消防、地质灾害、占压矿藏、并网审查、取水、地震、安全评估及部分项目竣工单项验收，按照项目属地原则逐级上报和下批文件。上述专项报告和审批文件是项目合法性资料，须完整归档。
2.设计成果档案
项目总体规划、项目建议书、可行性研究、初步设计、技术设计、施工图设计报告及按项目规模审批权限的报批文件；施工图、设计变更、专业模型试验、地质、地形和地貌测绘报告等设计基础成果资料。
3.招投标、合同档案
招投标档案是对从招标公告开始到中标通知发出整个招标活动过程的反映，主要由招标文件、投标文件、招评标组织机构、评标办法、会议制度、会议记录、澄清函、评标报告等组成。按照规定，投标文件一般只归档已中标单位的投标文件，对于未中标者的投标文件在项目竣工三年后自行销毁。为全面反映招投标过程，应将未中标单位的投标报价附于开标记录后进行永久归档。
合同档案包括合同会签单、谈判纪要，补充协议及合同变更文件。非法人代表签署的，必须出具法定代表人委托授权书。
4.移民征地档案
移民征地档案主要有移民规划、勘测、勘验报告、报批文件、土地丈量、公告、合同协议、补偿费发放表、土地使用证等。土地丈量表、合同协议、补偿费发放表需写明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、县、乡、村、社行政机构分别造册，三者应相互对应，形成有效闭环，便于档案检索利用。
移民档案记录了移民工作的全过程，是移民工作验收的基础和凭据[3]，是水电工程档案管理的难点。
5.建筑安装工程档案
建筑安装工程是水电工程档案的重点，直接反映工程质量、进度、造价、安全、监理、阶段验收、竣工图等内容。
（1）质量管理文件。工程质量文件是基本建设项目档案的主体，案卷数量约占项目档案的80%左右，归档需经施工、质量监督、监理三方对文件齐全、完整、准确情况和案卷质量进行会审。主要有三部分：
基础部分——质量控制体系建设，包括技术负责人、三检人员名单及资质的质量控制机构；测量成果；施工技术要求；施工组织设计、施工方案及其监理人批复等资料。
原材料、建筑成果检测检验——原材料（构配件）进场报验（包括出厂试验报告、合格证，工地复检材料并报监理人审批后使用）、成品（半成品）现场检测检验及其横向检验；取芯试验报告。
过程控制部分——分项质量验收、单元工程、分部工程、单位工程、单项工程质量评定，单位（单项）工程移交申请及鉴定书。分项验收是质量控制最底层环节，以土建砼工程为例，主要由基础面或施工缝处理、模板、钢筋、止水（伸缩缝、埋件）、混凝土浇筑等工序组成。过程控制资料按照从高到低的层次顺序关系依次为：过程控制资料—单项工程评定资料—单位工程评定资料—分部工程评定资料—分项工程评定资料。
（2）进度控制文件。项目开工申请及开工令、依据合同文件编制的总进度计划、阶段进度计划、进度分析资料及计划调整资料，计划在执行过程中的专题会议纪要。以上资料均需监理人审查批准。
1新型农村合作医疗档案管理的困境分析
目前，新型农村合作医疗档案在管理过程中存在着上述诸多困境，作者认为其主要原因可以归结为以下几个方面：
一是对于医疗档案管理的思想认识程度不高。这主要表现为两个方面，一方面管理层对于医疗档案管理的思想重视程度不够，虽然或已制定了各种管理办法，但在执行的过程中，存在着执行不严格，执行不到位等诸多情况。另一方面，对于医疗档案管理的重要性，认识不足，很多工作人员并没有认识到医疗档案管理的对重要性，因此，存在着一些侥幸疏忽大意的情况，这些对于医疗档案的日常管理都产生了一些不利的影响。二是医疗档案管理没有形成科学有效的管理体系。医疗档案管理是一个系统性的工程，因此，在管理的过程中必须要结合当地的实际情况，建立形成一套科学完整的管理办法，有的放矢，这样才能更好的解决各种在管理过程中存在的问题。三是医疗管理人员的业务素质有待提高。在现实生活过程中，广大农村地区的医疗档案管理人员的业务素质并高，造成这种现象的出现，一方面很多从业人员并不是医疗专业毕业的，对于医疗档案管理工作业务并不精湛，另一方面由于缺少必要的系统培训，因此，一些相关人员的业务素质缺少理论性。最后，在实际过程中，少数医疗档案管理人员自我的文化素养不高，对待工作的积极性和热情缺乏，这些都造成了医疗档案管理在开展的过程中存在着各种问题。
2关于新型农村合作医疗档案管理工作的建议
新型农村合作医疗是党和执政为民，心系群众的一种惠农政策，它不仅切实解决了广大农村地区农民生病就业难的问题，同时，更有利于社会的和谐稳定，随着该项政策的不断深入，作为其重要的日常业务医疗档案管理，也必须要不断的适应社会的需要，主动适应，顺势而为，这样才能更好的符合社会发展的需要，更好的促进新型农村合作医疗各项工作的开展，服务广大农民朋友，作者认为具体而言可以从以下几个方面去入手：
一是提高职工队伍的思想素质。提高职工队伍的思想素质，才能不断的提升职工的工作效能，服务医疗档案管理工作科学发展，目前，我国新型农村医疗合作管理单位基本属于财政支付型事业单位，在其中一些有编制的老职工中由于受到一些老思想、老意识的影响，在工作上存在着旧的作风和旧的行为，此外，由于体制原因，在现代医疗合作管理单位中的职工中很多是属于临时聘用制员工，工作水平低，待遇福利不好，因此，工作的积极性和热情不高，这些都严重影响了医疗档案的管理科学开展，使得医疗档案管理的管理工作跟不上时展的需求，出现了一定的滞后性。因此，建议要进一步加强职工队伍的思想素质建设，不断提高职工的能力素养，让职工从内心深处真正看到医疗档案管理工作对于新型农村合作医疗的重要性，看到档案管理的好坏将直接关系到群众的切身利益，充分认识到只有不断适应社会发展的需要，不断提高自我，才能更好的档案管理工作，服务广大农民朋友。二是促进管理工作的科学性。促进工作的科学性才能让工作更加的顺利，更加符合规律，目前，很多医疗档案管理存在的管理上的各种问题其直接原因就是管理工作的不科学，管理工作的不规范，管理工作的不到位，因此，在管理工作中要强化基础性管理工作，要建立健全完善的，切实可行的管理制度，注重信息档案的动态管理，信息的适时更新，增强工作的规范性，这样才能让工作做得更加细致，更加出彩，也能更加符合社会发展的新要求。三是强化专业人员的培训工作。强化培训工作为医疗档案管理人员不断充电，才能不断的提高他们对于档案管理的思想认识和业务水平。笔者认为各级医疗管理机构要进一步加大专业人员的培训力度，召开各种培训班，培训专题讲座等，通过这些进一步提高医疗档案管理人员的业务素质，提升他们对于医疗档案业务的看法和认知。四是加强医疗档案管理的硬件条件。要提高医疗档案管理水平就要不断提高其医疗档案管理的硬件条件，加大资金投入，改善医疗档案管理的办公条件，增添必要的计算机信息软件等，不断提升办公的无纸化和信息化水平。
3结论
以上对新型农村医疗合作保险医疗档案管理这一课题进行了研究，并对医疗档案管理存在的问题进行了总结，分析了其存在问题，提出了优化完善医疗档案管理的具体建议，都具有现实的参考价值和意义。
作者：张文涛单位：秦皇岛市新型农村合作医疗管理中心
医院在长期的科研活动与科研的临床实践过程中积累了大量的业务资料，这些资料不仅记载了展开及发展科研的过程、绩效，还客观反映了医院的整体科研能力和水平。一份完整规范的医学科研档案既可以随时为研究者提供科研进展情况，又是医院科研管理规范化、科学化、信息化的一个重要标志。因此，如何做好和加强医院医学科研档案管理工作至关重要。我院是一所医学院校附属医院，拥有国家级重点学科和国家级重点实验室的三级甲等综合性百年老院，设有专职人员从事科研档案的综合管理，现将笔者在医学科研档案管理工作中的一点体会总结如下：
1医学科研档案管理与医院档案管理
医学科研档案是医院科技人员在从事与医学相关科学研究活动中，直接产生的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，最原始地记载了科学研究的详细和过程[1]。作为医学科学研究的载体，医学科研档案蕴含着大量的科研成果、科技专利、高新技术等科技信息，是丰富的信息资源和无形资产。医学科研档案还是一种卫生资源，对科研工作的先进性、科学性及使用价值的鉴定起着十分重要的作用。医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院的宝贵财富[2]。加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。档案不仅涉及医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加强医院档案在医院管理中有着非常重要的意义。两种不同档案管理工作具有一定的相同点，都是作为保管档案的一个载体。但是，科研档案管理不同于医院档案管理，因为两者的服务对象和服务目的不同。
2医学科研档案的特点
综合来说，医学科研档案管理工作具有自身的一些特点，主要可以概括为两点：①科研档案形成的周期较长，专业性强且学科突出。由于展开的医学科研工作需要形成的周期较长，因此医学科研档案管理工作需要一个较长的周期性过程，且涉及的材料与内容较多、范围广阔、覆盖面深。其次，医学科研档案最突出的特点就是专业性强。课题需要分科管理档案，并设有相应的编码以对号入座。医学档案的分类也清晰且明显，通常分为大方向和小方向两种，大方向指的是一类学科，小方向则指的是三级学科。在分类时要保持各个学科的相对独立性，又要保持专题的完整性。②学科综合性强，项目协作多。医学科研研究特点本身也决定了其学科综合性强、项目协作多的特点。医学研究本身也是多学科内容的研究，大量创新科技不断应用于医学研究领域，交叉学科和边缘学科的出现使许多重大课题不是一个学科、一个专业所能完成，必须多学科的综合研究，联合攻关[3]。因此课题研究所形成的载体具有形式多样、数量大、综合性强的特性。
3医院医学科研档案管理的现状及存在的问题
由于医学科研档案具有时间延续性长、覆盖面广、涉及内容多、管理周期长的特点，因此，目前医院医学科研档案管理普遍存在相同状况，即在进行档案管理的过程中，随时就会出现项目内容不全、资料混乱、归档时资料收集不完善等状况，这对以后科研档案的整理、归档、入库、查询等工作的展开带来困难，这些现状直接导致的是医学科研档案的质量下降、科研材料收集不全，且该现象在许多医院出现频繁。其间接影响了医学科研档案管理工作正常有效的开展。总结医院科研档案管理的现状，主要存在以下几个方面的问题：①医学科研课题材料分散不集中。由于科研课题材料是一个渐进的过程，从立项到结题，往往要长时间地建立过程，其中总需要材料的不断积累。在建立和积累过程中常容易造成材料的流失。②医学科研资料不全欠完整。由于涉及时间长的因素，容易造成资料的遗失，导致医学科研资料不全欠完整性。③医学科研资料保管期长。一个科研项目从立项到结题，往往需要2~3年，甚至更长时间，因此在一份完整的医学科研档案从建档到归档设计时间需要几年的时间。④医学科研资料内容多覆盖面广。由于医学科研通常会涉及多学科的交叉协作而导致一份科研档案内容多、覆盖面广而不易于管理的问题。
4改进及加强医院医学档案管理的建议
分析科研档案管理的特点、现状及存在的问题，目的在于增强档案意识，搞高医疗科研档案管理水平，更好地促进科研档案的管理服务。针对医院科研档案管理的现状中所存在的主要现状与问题，笔者提出以下几点建议：①现代化医学科研档案管理体系构建。计算机的普及是建立现代化医学科研档案管理模式构建的基础与核心。形成科研档案管理系统，以电子归档方式，进行科学化管理。②及时处理医学科研档案。针对科研档案内容多且年份长，容易造成档案的不完整、内容繁杂的特点，及时处理医学科研档案[3]。建议从立项开始就及时建立档案，依赖系统管理进行现代化管理，做到统一管理、统一部署、及时分类、及早整理。③医学科研档案的归档和细分化。造成资料不完整关键是管理不及时，没有及时地归档及档案细分化。建议在建立系统的基础上进一步对资料进行及早的资料收集、归类、细编，细编方案的选择可形式多样，但一定要统一。医学科研档案的分类应体现出专业性的特征，因此在细编中笔者选择的是三级分科学科管理建档方式，即三级学科加临床科室，通过形成一个系统的管理环境，便于统一部署和统一布局。④科研新档的添加。由于医学科研档案周期较长，为保持完整性，因采用分阶段法进行科研文件档案添加，即在项目立项后管理过程中，要对不断增加的材料及时添加、补充、修正、整理和归档。⑤加强档案管理人员的素质教育，提高档案管理水平[3]。在全院相关科室设立了兼职档案管理员，定期统一培训，加强档案管理人员的素质教育，提高档案管理水平。总之，要做好医学科研档案的管理工作，需要在日常工作的基础上不断学习，需要积极主动地发挥管理者的主观能动性，只有在工作过程中不断寻求扎实的知识信息、明确工作内容及工作重点、及时掌握工作方法和熟练工作技能，科研档案管理能力才会有不断的提升。
机关档案管理工作是关系党政机关事业发展的重要内容，提升档案管理水平，并加以开发利用，能够更好地服务现代化建设事业。
2 现阶段机关档案管理存在的问题
具体来看，机关档案指的是在各种公务活动中，由国家党政机关参与的，直接或者间接产生能够反应其职能工作的真实记录。机关档案既是党和国家收集总结的档案史料的一部分，也能为本机关各项工作提供服务。结合近年来我国机关档案工作管理特点，认为机关档案主要有以下主要特点：机密性强，主要在机关内部保存并使用；具有较强的业务性；行政管理特色突出，机关档案是机关在行政工作中产生并整理的。
2.1 基础水平良莠不齐，发展不平衡
目前，大部分机关业务档案和文书档案能按照档案管理的要求进行管理。但是，对档案管理的重视程度还不够，档案的收集、整理、保管、利用等环节还没有达到规范的档案管理水平，很多单位没有单独的档案室，档案的分类也比较
单一。由于档案管理缺失，导致一些有价值的档案材料被遗失、损毁现象时有发生，严重影响着档案的保存和利用效率。
2.2 机关档案利用程度较低
目前我国机关档案工作尚处于收集、整理和保存的初级阶段，与先进的档案管理模式相比有较大的差距。主要表现在部门领导和管理者对于机关档案的价值认识不足，没有正确定位机关档案的使用价值。机关档案是国家机关日常工作的记录和总结，对于今后提升办公室办公效率，改善办公技术水平，优化办公流程具有重要意义。目前我国机关单位档案管理的数字化、信息化水平不高，利用先进管理系统和技术进行办公档案管理和开发的能力较弱。
2.3 档案管理科学化水平低
随着新技术的不断发展，管理领域的手段和模式变革非常迅速，但是受到传统管理思想和技术手段的制约，部分单位在进行机关档案的管理中仍旧使用传统的管理方式，没有重视信息技术和新方法的运用。
随着信息技术的发展，电子文件、办公自动化、文档一体化等新的科技相继出现，使档案管理方式发生了根本性变化。传统档案管理的工作模式和技术水平已不能满足当今档案事业快速发展的要求，应该通过更高的科技手段对档案进行科学管理。但是有些基层机关事业单位由于受到资金、环境以及人才等方面因素的限制，档案的信息化、自动化、规范化程度还远远落后于时展要求，因此迫切需要运用现代化管理手段解决电子文件中原始资料长期保存问题。
2.4 机关档案重视程度不够
通过对我国部分地区机关档案工作的实地调研和资料分析，认为虽然大部分行政管理人员和部门领导逐渐重视了机关档案的管理工作，但仍有部分人员轻视档案管理工作，坚持传统的观念，认为只要是收集完整、保存完好就是万事大吉，对于推进信息化管理水平和后续开发利用的重视程度不够。部分单位在进行单位整体规划的过程中，并没有将机关档案管理考虑进总体工作计划中。由于思想重视程度不够，单位在机关档案管理方面的人力配制和资金配制方面存在缺口。这在一定程度上影响了机关档案管理人员的工作积极性，降低了机关档案管理的层次和利用的水平。
2.5 机关档案管理人员素质有待提升
档案管理人员是从事机关档案管理的主体，其自身素质直接影响到档案管理工作的开展。目前，部分单位的机关档案管理人员并不是档案管理专业出身，虽然在多年的档案管理工作中积累了一定的工作经验，但是在面对数字化和智能化管理的时候缺乏专业技能的支撑，对于计算机技术、大数据技术和网络技术等最新的档案管理技术掌握程度不够。还有一少部分管理人员不具备基本的档案管理技能和知识，无法科学有效的开展机关档案管理工作。甚至有部分单位的管理人员是其他部门兼任的或者是借调人员，管理人员队伍的建设不到位，直接影响了机关档案管理的有效开展。
3 加强机关档案管理工作
3.1 加强组织领导
依据最新的《档案法》规定，单位在开展机关档案工作的过程中，需要有统一领导和分级管理的制度，同时机关领导需要以身作则，严格按照规章制度办事。在制定单位年度计划的时候，将机关档案列入其中，从一开始就重视档案管理工作，使之真正成为单位工作的重要部分。建议制定领导负责制度，从单位领导层推选一名干部负责机关档案的管理工作，解决不同部门之间相互协作的不便之处。
3.2 加强宣传、提高认识
为了有序开展机关档案管理工作，需要从思想上提升认识，从根本上改变以往忽视档案管理重要性的弊端。为此，需要结合各种有效手段，广泛开展宣传工作，主要的宣传内容包括档案管理政策法规、管理技术模式、方案的开发利用、档案收集整理要求等，有意识的培养机?P档案管理人员和机关工作人员的档案管理意识。在端正思想的基础上，制定符合本部门本单位的机关档案管理制度。
3.3 优化机关档案管理方法
现阶段，我国机关事业发展较快，部门的业务量增加反映在档案管理中就是档案资料生成的速度和规模空前增加，这就在一定程度上提升了档案管理的难度。大量工作积压就容易导致工作中出现纰漏，为此，建议主管部门优化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。这样就能提升机关档案管理的效率，增强档案管理的真实性和准确性，降低问题出现的可能性。
3.4 提升档案的安全等级
机关档案中记录着党和国家机关日常工作的方方面面，同时也是部门内人员工作和个人信息的重要载体，一旦出现泄露，不仅影响到部门工作的顺利开展，给党和国家造成损失，同时也会给个人生活和工作带来不便。为此建议从以下几个方面开展工作，提升方案管理的安全性：（1）严格档案查阅制度，对于不同部门和不同人员制定不同的权限，无关人员不得翻看和修改机关档案，同时因工作需要查阅时，需要档案管理部门主管的同意；（2）实现电子档案管理的部门需要提升网络安全等级，通过设置防火墙、安装杀毒软件、内网物理隔离等方式，确保机关档案信息库的安全性。
【关键词】企业；科技档案；档案管理；工作思路
从当前企业科技档案管理的实际情况来看，科技档案管理现状不佳，存在诸多问题，这与管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素有很大关系。为了尽可能地杜绝此类问题再次发生，应当强化企业科技档案管理工作，也就是做好企业科技档案管理工作的思路规划，加强科技原始资料、科技档案分类、科技档案整理、科技档案归档等方面的监管，尽可能保证科技档案的应用价值，为企业提供科技信息，便于企业更好地进行科技项目的研究或为科技应用提供数据支持，从而使企业更好发展。由此看来，合理规划企业科技档案管理工作思路，有序、合理、规范地实施科技档案管理工作是非常有意义的。
一、企业科技档案管理的原则
参考相关文献及笔者工作经验总结，确定企业之中科技档案管理的有效实施，需要遵循以下原则：
其一，统一领导，分级管理。出于充分发挥科技档案管理作用的目的，遵循统一领导，分析管理的原则，合理地实施科技档案管理，可以对企业的全部档案实施综合管理，如根据科研项目档案的内容及其作用，合理分类科研准备方面、研究实验方面的、总结鉴定验收方面的档案，并进行有针对性的控制，以此来提高科研档案管理效果。
其二，维护档案的完整与安全。因科研档案资料收集、整理、分类等工作实施的过程中容易出现资料丢失、资料破损等现象，导致档案的使用价值大大降低。为了避免此种情况出现，在实施科技档案管理的过程中，还要注意遵循维护档案的完整与安全的原则，对涵盖企业全部活动所产生的各种档案文书进行监管，并且严格监督档案整理、分类等工作，避免档案被破坏。
二、做好企业科技档案管理工作的思路
相关调查显示，国内企业科技档案管理存在一些问题，如科技档案收集不齐全、科技档案制度不健全、科技档案人员素质不高等，导致科技档案管理现状不佳。针对此种情况，应当结合科技档案实际情况及其管理情况，合理规划企业科技档案管理工作思路，有计划、有目的地实施各项档案管理工作，必然能够提高档案管理效果。对此，笔者的建议是：
首先，建立科学档案管理制度，理顺科技档案管理归档程序。科技档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果。它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科技档案的四个特点：专业性、系统性、集体性和阶段性。基于此，应当结合相关法律法规合理规划制定科技档案管理制度，进而统一档案管理标准，规范合理实施科技档案管理。另外，还要注意理顺档案归档程序，以便档案归档工作的能够有序进行，避免出现档案遗漏或档案丢失的现象。
其次，加大重大科研项目的档案管理。重大科研项目档案中明确了科技的成果及研究过程，对于有效应用科技及深入研究科技有很大帮助。为了保证重点科研项目档案的使用价值，科技档案管理实施中应当将重大科研项目档案管理作为重点任务或内容来对待，将此项工作的责任具体落实到管理人员的头上，以便管理人员能够认真对待，规范化、合理化地监督控制重大科研项目档案。
最后，加大科技档案的开发利用。目前一些企业之中科技档案查阅依旧采用手工方式，导致档案查阅既浪费时间，又浪费人力。对此，应当有效利用计算机技术、网络技术、信息技术等，构建科研档案信息化平台，以便更好地开发利用科技档案。
三、结束语
因管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素影响，导致目前我国一些企业科技档案管理不佳，未能有效保障科技档案的使用价值，致使科技档案在企业部门之中的应用效果不佳，未能促进企业更好发展。对此，笔者建议遵循企业科技档案管理的原则，合理规划科技档案管理工作思路，如理顺科技档案归档程序、加大重大科研项目的档案管理、加强科技档案的开发利用等，可以大大提高科技档案管理水平，更好地保障科技档案的使用价值。
【参考文献】
[1]戴志艳.加强企业科技档案管理的实践意义分析[J].中国科技纵横，2014（6）：290-290.
[2]房秀霞.企业科技档案管理工作现状及改进策略[J].企业改革与管理，2014（6）：33-33.
关键词：企业；电子档案管理；问题；策略
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01
一、前言
随着计算机在企业办公，管理工作中的广泛运用，很多企业的资料，档案都开始以电子档的形式存在和储存。传统的企业档案主要以归档立卷方法进行整理，通常比较繁琐和复杂， 工作量大，而且缺乏客观真实性，查找起来也不是很方便和快捷，而电子档案管理相对于传统的纸质档案管理来说，有很多优势，如智能管理与识读、高效集成与可用性、信息存储的海量和高密度性。本文作者通过分析我国目前企业档案电子化的管理现状，发现了一些存在的问题，并且提出解决的方案和建议。
二、企业电子档案管理的概念和目前存在的问题
企业电子档案主要包括在企业正常运行的过程中，产生的与公司业务有关系的文件，图片，影像资料等。电子档案相对于传统的档案来说，只是一种存在形式的区别，一般是指以字节、比特方式储存于磁盘、光盘、磁带等介质中，然后通过阅读解码的软件将数据，图表，文字等信息在用户面前显示出来。①
当前我国的企业档案管理电子化存在以下几个主要问题：
(一)企业档案管理电子化普及程度不高
电子办公在很多国内企业中都有普遍的运用，大多企业单位都在使用计算机进行文件处理和部门之间的沟通交流的工具以及日常会议通知等事务性工作。但是电子档案管理是属于企业电子化办公的更深层更系统化的运用，国内企业中能够真正使用计算机管理档案的仍然很少。在实行有限的档案管理电子化的部分公司中，即使是有将计算机运用于管理档案中，但管理层次也仅仅局限于较简单和肤浅的目录管理，而处于不同目录下的电子文档等资料则仍然是很分散的，档案管理电子化有名无实。
(二)企业人员对于档案电子化管理认识不足
目前，在很多企业中，利用电脑进行文书的书写，图表的制作已经是很普遍的了。但是对于已经制作好的文件，在打印使用完之后，电子版的保存工作往往会被人忽视。长此以往，公司电脑中的文档处于不断被删除，修改，或者覆盖的状态，对于这种档案往往就没有整理管理的价值了。②除了不同企业工作人员对档案电子化管理没有概念之外，连有些档案管理人员都没有一个正确的认识，他们认为档案电子化管理就是在管理中应用一定数量的计算机、复机印、扫描机、刻录盘。
(三)电子化管理自身的难题
首先，由于电子档案的储存方式主要是光盘，磁带等形式，存在复杂性，不稳定性，和储存方式的互换性。当储存介质性质发生变化时，储存的信息就很容易造成丢失缺损、覆盖、删除，不利于完整重现信息。③
其次，电子档案的安全性较低。由于电子档案存放位置没有一个统一的标准和规定，具有一定的随意性，而且电子档案的开放性相对于传统的文书档案更加高，电子档案的获取也很容易，导致档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。
另外，电子档案的储存和显示都需要一定的格式和软件，但是不同的企业和单位使用的版本都会存在一定的差异，而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案，使得同一个电子档案无法在不同的使用终端无法共享，失去可读性。
三、企业电子档案管理的有效措施
(一)制定标准，完善企业档案信息化规范体系
在以及实行办公电子化的企业中，领导应当高度重视企业档案电子化管理的重要性，并督促建立有关制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。在档案信息化建设中，必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准；结合企业的实际情况，制定系统标准化的企业档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等。将档案电子化管理渗透到公司的每个角落。④
(二)提高企业档案工作者的信息素质
要改掉传统对于档案管理人员的看法，在信息时代，为了适应电子化的管理，档案工作者必须要有较高的计算机操作技术、信息网络技术。除了普通的管理人员，还要有一批负责企业电子档案的开发利用的精通信息管理应用技术的专业人才。
(三)用先进的的电子、数码设备硬件来辅助档案管理电子化发展
档案电子化管理需要人才也需要必要的先进设备。企业要在设备方面加大投入，除了一些必须的设备，如计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件等之外，还需要进一步建立档案电子化的载体和数据库，实施内部局域网络，整合内部OA和ERP系统资源，为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案，创造有利的硬件条件。
(四)建立安全，共享性强的档案管理的电子数据库
在符合国家规定的标准下，选择使用范围最广的统一档案电子化的格式和软件。将之前的文书式的档案通过电子输入、扫描、照相等手段，全部转换成电子档案，建立一个完整的档案数据库。在建立档案数据库的基础上，还要保证数据库的安全，这就要求在档案数据库之外设置安全防护墙，防止偷窃信息和黑客的攻击，对于可以接触到数据库的人员要进行严格的审查。
四、结论
总之，企业要想真正实现电子化办公，档案管理电子化是其中的一个非常重要的部分。而要想实现档案管理电子化，首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度，从而实现电子档案管理的标准化和规范化，提高档案人员的个人专业素质，要适应信息技术发展的需要，积极采取措施抓好自身知识更新，企业要从上到下重视档案管理这一工作，加大投入建立安全，完整地档案电子数据库，做好企业的电子档案管理工作。
注释：
①刘金川.企业电子档案管理的问题与措施[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2009(05).
②李莉.企业电子档案归档与管理研究[J].兰台世界,2008(07).
③秦艳梅,周玉英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江史志,2009(15).
④蒋艳霞.企业档案管理与电子信息技术[J].河北农业科技,2008(23).
参考文献：
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关键词：档案管理基础工作；档案管理；作用；建议
伴随着信息化时代的不断普及，我国现阶段的档案管理工作也需要朝着信息化，数字化不断迈进，档案基础管理工作作为现代化档案管理工作中的一个重要组成部分，在档案管理中做好档案管理的基础工作有助于提升档案管理的整体水平，从而推进我国现代化管理的进程。
1 档案管理基础工作在档案管理工作中的重要作用
1.1 使档案管理工作变得标准规范
n案的标准，规范是现代化档案管理的一个基本的要求，档案管理基础工作通过将档案进行分类整理从而可以实现档案规范化的这一要求，方便对档案信息的查阅，同时做好档案管理基础工作还可以使档案的管理实现分部门分事项的针对性的管理，提高档案管理的精准性。然而现阶段一些单位并没有充分认识到档案管理基础工作的重要性，在档案管理工作中不愿意投入很多的人力和财力，从而导致很多企业的档案管理基础工作出现问题，出现整体不规范分类不准确等各种情况。例如由于单位对档案管理工作的不重视的原因，导致在档案的基础工作中造成档案的丢失损害，或者在档案的分类中出现错误，档案管理基础工作没有做好会影响档案的完整性，也不利于档案的规整，非常不利于现代化的档案管理。
1.2 档案管理基础工作可以保障档案检索的准确性
档案管理的基础工作不仅要求档案基础工作人员做好档案的规范性，还要确保档案检索的准确性。在档案管理基础工作中，档案管理人员需要在档案的输入和归纳过程中保证档案内容的准确性，提供关键词或者相关的内容概括，对于档案中内容不完整的内容要进行重新编写，方便用关键词或者内容概括进行检索查找，使人们更快的查找到所需档案的资料。伴随着信息技术的不断普及，档案检索技术也在不断的进步，档案管理基础工作可以利用现代化的检索技术提升档案管理的水平。
1.3 档案管理基础工作保障档案管理的利用率
档案管理基础工作要求档案规范并且方便检索查找，这就会有效提高档案的利用率，如果档案基础工作没有做好，就会限制档案更好的发挥其作用。档案也有轻重缓解，有的档案企业会经常用到，使用率非常高，而有的档案相对使用率就会低，因此在档案管理基础工作进行归纳整理分类过程中，可以有选择的先去归纳整理那些相对比较重要的，使用率高的档案内容，然后再对使用率较低的内容进行分类整理保存，同时注意不能因为档案的使用率较低就不整理，要确保档案内容的完整。
2 档案管理基础工作现状
2.1 档案管理人员的整体素质不够高
现阶段我国很多单位的档案管理人员年龄比较偏大，相对年轻人他们的对新知识的接收能力会比较弱，因此就会很难接受新的现代化的档案管理知识，无法适应档案现代化管理对员工素质的要求，限制了档案管理水平，另一方面随着档案管理现代化的不断普及，对档案管理人员的素质提出了新的要求，而现阶段档案管理的工作人员普遍缺乏现代化的档案管理知识，档案管理的知识结构比较传统落后，对计算机知识的掌握也比较缺乏，传统的档案管理方法无法适应现代化的档案管理要求。
2.2 档案管理不够规范
档案管理基础工作的一个重要的途径就是档案的档号，然后在实际的档案管理基础工作中，由于缺乏对档案管理的重视，很多员工缺乏专业的档案分类整理知识，导致很是多员工在进行档案管理基础工作时行为不规范，例如在档案管理基础工作中，可能会出现缺少目录号或者档号的命名不规范等一些列的问题，导致档案不能及时查找。另外，还有的情况是档案的标题命名非常不合理，导致档案内容和档案标题形成巨大反差，使单位很难精准的查找到所需档案信息，增加了检索的难度。另外，由于员工档案专业知识的缺乏也会导致员工在对档案进行整理分类时，出现分类不准的情况，使档案资源变得非常混乱，无法更好的为人们提供服务。
2.3 档案管理的现代化技术普及度较低
现阶段我国的档案管理大部分还没有普及计算机管理，还是以人工度档案进行整理归档，而人的精准率很显然不能和现代化的计算机相比，这样就不可避免的会出现一些人为的失误。另外，现代化技术的普及率较低，导致在信息检索方面不利于档案的全面查找，在检索过程中由于内容的漏洞导致查找不到所需资源，使档案的利用率降低，档案检索效率低而且麻烦等一些列问题都限制了档案的现代化管理进程。
2.4 档案保管不当造成缺失
现在很多的档案还没有完全实现实体向电子档案的转化，很多的实体档案由于单位对档案管理的不重视导致出现保存不当的现象，有些档案已经出现少页，缺角等情况，甚至有些档案已经完全丢失，无法找回。
3 有效展开档案管理基础工作的几点建议
3.1 提高档案管理工作人员的素质
档案管理工作人员的素质很大程度上影响着档案管理基础工作的好坏，首先注重档案管理工作人员的思想道德文化修养和职业道德的建设，使档案管理人员认真履行自己应该履行的责任，做好自己的工作。另外要加强档案管理人员专业知识的建设，一方面是档案管理方面的专业知识，通过提升工作人员档案专业知识确保档案工作人员能够对档案进行合理的整理分类，操作规范，保证员工可以高效率的完成需要做的工作，另外随着档案管理的现代化发展，要求档案管理工作人员掌握一定的计算机知识，因此需要加强对员工计算机知识的培训，通过一些现代化的技术的应用来辅助档案管理工作人员更好的展开档案管理基础工作。
3.2 注意档案管理从起草公文开始，做好档案管理的前期工作
在档案管理工作中需要严格要求档案工作的每一个流程，从开始到结束，档案工作是从公文开始进行的，因此就需要在起草公文的时候就进行严格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到从文件的手稿到后期接收的文件，每一个流程都有明确的记录。对于非常重要的文件，要填写明确的承办单，保证文件的每一个传阅过程都有详细的记录，随时可以查阅到文件的去向，方便文件的及时收回，单位领导需要清楚地知道文件的信息报告和处理结果。档案管理工作应该对文件处理的每一个具体的流程都进行管理，每一份文件的记录都应该得到妥善保管，做好档案管理的前期工作，从而确保档案的完整性。
3.3 推进档案管理基础工作向现代化迈进
要想更好的展开档案管理基础工作，就需要充分应用现代化的科技技术来提高档案管理基础工作的效率，尤其是在进行档案管理的检索时，运用现代化的检索技术可以有效的提高工作效率，通过关键词，目录等进行检索方便快捷。另外，推进档案管理基础工作现代化建设，可以很多程度上避免一些人为的出现的错误，提高了档案信息的准确率。通过现代化技术对档案信息整理划分，统一划分，逐步使档案管理信息化。当然在档案管理信息化的同时一定要注意保证电子档案的安全性，毕竟现在网络环境比较复杂，还有可能会受到病毒入侵，存着一些网络安全隐患，所以在对电子档案保存时一定要注意电子档案的安全性储存，提升对电子档案的维护水平。
3.4 加强对档案管理基础工作的管理监督力度
档案管理基础工作的有效展开需要加强对档案管理的监督力度，明确每个员工的具体职责，由专人负责档案管理的监督工作，对档案管理工作人员的工作情况进行定时或者不定时的抽查，确保每个员工都认真的完成好自己的工作。另外，需要健全档案管理工作的操作流程，明确档案基础工作的具体操作步骤，严格要求员工按照具体的档案操作流程来进行档案管理工作，确保档案的规范性，避免出现一些列整理分类的差错。
3.5 提升员工的档案意识和服务意识
首先对档案管理工作人员进行经常性的培训，是员工有能力做好档案的整理归类工作，确保档案的完整性和正确性，其次，就是要培养员工的服务意识，无论是档案工作还是档案工作的管理都需要提升员工的服务精神，现阶段伴随着信息化时代的不断普及，档案管理工作越来越趋向于可以网上办公，方便员工更好的为人民提供档案服务，优质的服务保证档案管理工作的有效展开。
3.6 将之前的案卷进行重新整理
现阶段，各单位随着档案的不断增加，对档案的整理提出了新的要求，因此对之前的一些整理并不规范的档案需要进行重新整理的工作，从而使档案能够更好的为人们提供服务，适应现代化的档案管理。在将之前的档案进行整理的时候应该注意，需要将那些相互之间有管理的档案整理在一块。同时对于那些没有卷内目录，没有页码，缺少案卷标题或者案卷标题不清楚的档案要将缺失的内容进行添加，从而确保档案的规范，档案的重新整理可以更加方面档案的保存，也能提高档案的检索效率。
4 结语
综上所述，档案管理基础工作作为现代换档案管理中的一个重要的组成部分，有效的展开档案管理基础工作有助于确保档案的规范性，准确性，提高档案的使用率，使档案更好的为人民服务，提升档案管理水平的同时推进现代化管理的进程。
⒖嘉南
[1]于梦.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.
[2]于彬彬，王樱蓓.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2015，03：189.
[3]许丽英.浅谈档案管理基础工作在现代化管理的作用[J].经营管理者，2015，11：264.
[4]徐刚领.档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用[J].中国卫生标准管理，2015，25：16-17.
关键词 森林资源；档案管理；问题；建议；新疆山区
中图分类号 F326.2 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2012）17-0160-01
林业在新疆经济社会发展中具有特殊地位和作用，承担着维护生态安全、发展林业产业、建设生态文明三大战略任务。自治区党委把坚持“环保优先、生态立区”理念，走“资源开发可持续、生态环境可持续”道路作为重点工作和关键措施进行安排部署，要求全疆各族人民积极行动起来，坚决保护好全疆各族人民赖以生存的森林资源。做好森林资源档案管理工作，可为编制各项森林资源保护规划及保护规划的有效实施提供准确可靠的资源数据[1-2]。
1 森林资源档案管理的任务与内容
森林资源档案管理工作的主要任务是：掌握森林资源的现状及变化情况，评定森林经营利用效果，为编制林业规划、设计、计划，确定森林经营措施和安排各项经营活动，提供可靠的依据[3]。森林资源档案管理的内容包括：基本图、林相图、经营规划图及资源变化图；森林资源变化分析说明；森林资源消长变化表；林地林权证明资料；森林资源统计表；森林资源档案管理卡片、簿册；森林资源各项调查、科研、经营的文件和经营总结资料等[4]。
2 存在的问题
各山区林场均设有资源林政科，科室有3人以上编制，有相应的资源档案室。但多年来各场对森林资源档案管理工作仅限资料存入档案室，基本上未对林班的台账进行有效更新，资源数据较陈旧。不同程度地存在着“一年清、二年变、三年乱”的现象，未能充分反映该区森林资源的消长情况。
3 建议
3.1 充分利用新二类调查成果，及时更新森林资源档案数据
2009年起，新疆维吾尔自治区林业厅委托国家林业局西北林业规划设计院、新疆林业规划设计院等具有乙级以上林业调查设计资质的林业勘察设计院，全面完成了新疆天山西部国有林管理局、天山东部国有林管理局、阿尔泰山国有林管理局所辖25个国有山区林场森林资源二类调查，摸清了新疆国有林区森林资源家底。各项数据都已更新到2009年度资源数据，数据资料已交付各场，为各场的森林资源档案管理带来了有利条件。以此为契机，及时更新资源数据是比较容易进行的。
3.2 开发适合新疆山区森林资源档案管理的计算机软件系统
与财务管理一样，森林资源档案管理应具有适合自身特点的管理软件，应保证其可操作性较强。应对适合新疆山区森林资源档案管理特点的计算机软件系统进行开发，如编制森林资源蓄积消长变化程序，将各场森林资源以林班为单位，将二类成果中提供的各树种林木按幼龄林、中龄林、近熟林、成熟林、过熟林龄的年平均生长率或年公顷生长量等森林资源蓄积消长变化因子编入程序，操作上较为简便，保证每年均可进行数据的更新。这样，不但保证了各林场资源数据计算的迅速、准确，实现了全疆山区森林资源数据共享，还方便查阅[5-6]。
3.3 各项林业工程建设都要抓好工程档案建设和管理工作
根据国家林业局抓好林业六大工程、推进林业五大历史性转变、实现林业跨越式发展的要求[7]。2008年，新疆维吾尔自治区林业厅为全力推进以防沙治沙为主的林业生态体系建设，结合新疆当地实际，通过对正在实施的国家林业重点工程的细化、具体化，提出了十大林业生态工程。新疆十大林业生态工程涵盖了新疆山区、平原绿洲及绿洲边缘荒漠的广阔区域，通过十大林业工程的实施和推进，能够有效保护和增加新疆的森林资源，进一步提升森林的生态功能，更加有效地为各族群众提供良好的生产生活环境，更加显著地发挥林业在自治区新农村建设、新型工业化和城市化发展进程中的积极作用。
4 参考文献
[1] 王帮霞.仁怀市森林资源档案管理与更新存在问题及对策[J].科技创新导报，2010（9）：201.
[2] 郑洪军.浅谈国有林场森林资源档案的管理工作[J].辽宁林业科技，2006（2）：48.
[3] 郭丽岩，夏鸿喜.森林资源监督档案管理面临的问题及对策[J].中国林业企业，2005（2）：51-52.
[4] 金昌仙.信息时代的森林资源档案管理[J].内蒙古林业调查设计，2003（S1）：69-70.
[5] 李彤，王江，郑焰峰.河北省森林资源档案管理现状及对策探讨[J].河北林业科技，2011（5）：44-46.
所谓档案管理电子化是指以档案资料为主要物质对象，通过计算机磁盘等设备进行存储收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件的集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。
一、档案管理电子化的优点
档案管理电子化具有以下优点：1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；3.档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高；4.档案管理电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
二、电子档案管理中容易出现的问题
由于电子档案的内容与形式是相对独立的，导致其内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。所以，电子档案管理中容易出现以下问题：
（一）原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。电子形式生成的虚拟的档案，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的；
（二）真实性问题。电子档案极易失真。将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹；
（三）完整性问题。电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；
（四）安全性问题。电子档案的易更改性为非法操作提供了便利，档案人根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
三、电子档案管理的对策及建议
为了帮助大家做好电子档案的管理工作，借鉴其他地区档案工作的一些经验，我提出以下一些对策和建议：
（一）建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的档案整理软件，由当地档案管理部门建立统一的电子档案模板，统一文件类型，统一文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对档案形成单位的相关人员进行对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和软件。当地档案管理部门也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便当地档案管理部门的接收和管理；
（二）采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性；
（三）及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性，当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读；
（四）加强电子档案的保管。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备；
（五）做好电子档案数据备份恢复工作。备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复；
（六）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改；
（七）处理好档案管理的投入问题。电子档案的应运而生是现代化的标准，然后现代化的办公就要求有现代化的设备，档案工作要适应新的形式、满足计算机网络办公条件下的信息接收、处理、存储和利用，就必须有相应的现代化的设备投入；
（八）采取“双轨制”归档法。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全；
1.1人员配备不足，素质不高
目前，绝大部分检验机构都没有配置专职的档案管理人员，基本上都是由办公室一人兼数职来管理人事档案。由于思想上的不重视加上业务众多，往往使人事档案的管理处于“被遗忘的边缘”。另外，由于人员流动和培训滞后，人事档案管理人员往往不是档案专业科班出生甚至缺乏基本的档案管理常识。具笔者所知，未经过档案知识专业学习就匆匆上任管理人事档案的情况时有发生。这种情况导致人事档案管理人员素质低下，甚至连基本的装订程序还未完全掌握，更缺乏档案收集意识。
1.2场地不足，设施缺乏
目前，检验机构普遍未设置专门的人事档案管理场所，仅仅是在档案室设立一个柜子和其他检验报告存放在一起，无法达到三室分开的要求（即档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室）。另外，虽然目前大部分档案室都配备有空调，但防盗和防火设施仍普遍存在不足。
1.3人事档案材料不全，材料制作不规范
由于目前社会上很多公司企业普遍不重视人事档案，造成人事档案的材料不全，当一些新进人员由外面的企业调入检验机构时，往往导致所缺的材料很难不全。另外，由于人事档案管理人员的业务素质较低，材料的制作往往达不到国家的要求，这直接影响到整份档案的质量和价值。
2、新时代的人事档案工作的建议
2.1提高意识，加强管理
一件事必须重视了才有可能把它做好。特别是在检验机构中，只有领导重视了才有可能把事情做好。人事档案管理是一项细水长流的工作，不可能一蹴而就、功毕一役。必需将人事档案管理工作常态化，列入日常工作计划中，成立人事档案管理小组，在检验机构班子成员中明确人事档案的分工，建立有关的检查制度，定期对该项工作进行检查、指导、奖惩。具体经办人员应建立常态化的汇报渠道，直接将存在问题和一些有益的建议上报至检验机构领导层。
2.2加强人事档案管理的信息化水平
传统的纸质化管理人力成本高并且容易损坏档案的原始资料，已经不能适应时代的发展。因此，应加大人事档案信息化建设的投入，提高科学管理的水平才有可能提高效率。利用现代化的工具，例如扫描仪、录音笔、计算机、照相机、录像机等完整而真实地记录下人事档案的信息，代替呆板的纸质材料。这样就可以在保密的前提下，通过网络实现人事档案资源的共享，提高人事档案的利用率、实用性、时效性。
2.3加强培训、提高人员素质
档案管理中，人的因素往往起决定性作用，只有提高了人员的素质才能做好人事档案工作。虽然，要在目前的检验机构中配备专业的档案管理人员是比较困难，但加强培训还是完全可以做到的，而且也是必须做到的。对此，检验机构因建立相应的人员培训和考核制度。根据自身的情况，检验机构应加大这方面的培训交流，特别是与一些档案管理较好的单位开展由针对性的交流，这无疑是提高人员素质的一条捷径。
2.4加大档案管理的基础建设投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基础。人事干部应积极争取单位甚至上级部门的的支持。完善库房的“六防”设施，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
2.5重视人事档案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事档案的骨肉，只有将材料收集完整了，整个档案才真实可靠。对于检验机构来说，人员的职称经常发生变化。另外，由于检验机构的技术水平要求越来越高，人员参加各种学历和非学历教育也相当普遍，还经常参加各种执业资格考试。作为检验机构的人事档案管理人员应特别留意收集这方面的材料，及时丰富人事档案的内容，只有这样的人事档案才能真实反应个人的情况，发挥人事档案的作用。另外，由于各种材料的尺寸不尽相同，但按国家要求都必须使用16开规格的办公用纸，这就涉及到材料的后期加工，包括折叠、剪裁及裱糊等步骤。笔者建议使用专业档案制作设备，从而降低人力成本，提高工作效率，保证材料制作水平。
3、结束语
1.1人员配备不足，素质不高
目前，绝大部分检验机构都没有配置专职的档案管理人员，基本上都是由办公室一人兼数职来管理人事档案。由于思想上的不重视加上业务众多，往往使人事档案的管理处于“被遗忘的边缘”。另外，由于人员流动和培训滞后，人事档案管理人员往往不是档案专业科班出生甚至缺乏基本的档案管理常识。具笔者所知，未经过档案知识专业学习就匆匆上任管理人事档案的情况时有发生。这种情况导致人事档案管理人员素质低下，甚至连基本的装订程序还未完全掌握，更缺乏档案收集意识。
1.2场地不足，设施缺乏
目前，检验机构普遍未设置专门的人事档案管理场所，仅仅是在档案室设立一个柜子和其他检验报告存放在一起，无法达到三室分开的要求（即档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室）。另外，虽然目前大部分档案室都配备有空调，但防盗和防火设施仍普遍存在不足。
1.3人事档案材料不全，材料制作不规范
由于目前社会上很多公司企业普遍不重视人事档案，造成人事档案的材料不全，当一些新进人员由外面的企业调入检验机构时，往往导致所缺的材料很难不全。另外，由于人事档案管理人员的业务素质较低，材料的制作往往达不到国家的要求，这直接影响到整份档案的质量和价值。
2、新时代的人事档案工作的建议
2.1提高意识，加强管理
一件事必须重视了才有可能把它做好。特别是在检验机构中，只有领导重视了才有可能把事情做好。人事档案管理是一项细水长流的工作，不可能一蹴而就、功毕一役。必需将人事档案管理工作常态化，列入日常工作计划中，成立人事档案管理小组，在检验机构班子成员中明确人事档案的分工，建立有关的检查制度，定期对该项工作进行检查、指导、奖惩。具体经办人员应建立常态化的汇报渠道，直接将存在问题和一些有益的建议上报至检验机构领导层。
2.2加强人事档案管理的信息化水平
传统的纸质化管理人力成本高并且容易损坏档案的原始资料，已经不能适应时代的发展。因此，应加大人事档案信息化建设的投入，提高科学管理的水平才有可能提高效率。利用现代化的工具，例如扫描仪、录音笔、计算机、照相机、录像机等完整而真实地记录下人事档案的信息，代替呆板的纸质材料。这样就可以在保密的前提下，通过网络实现人事档案资源的共享，提高人事档案的利用率、实用性、时效性。
2.3加强培训、提高人员素质
档案管理中，人的因素往往起决定性作用，只有提高了人员的素质才能做好人事档案工作。虽然，要在目前的检验机构中配备专业的档案管理人员是比较困难，但加强培训还是完全可以做到的，而且也是必须做到的。对此，检验机构因建立相应的人员培训和考核制度。根据自身的情况，检验机构应加大这方面的培训交流，特别是与一些档案管理较好的单位开展由针对性的交流，这无疑是提高人员素质的一条捷径。
2.4加大档案管理的基础建设投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基础。人事干部应积极争取单位甚至上级部门的的支持。完善库房的“六防”设施，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
2.5重视人事档案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事档案的骨肉，只有将材料收集完整了，整个档案才真实可靠。对于检验机构来说，人员的职称经常发生变化。另外，由于检验机构的技术水平要求越来越高，人员参加各种学历和非学历教育也相当普遍，还经常参加各种执业资格考试。作为检验机构的人事档案管理人员应特别留意收集这方面的材料，及时丰富人事档案的内容，只有这样的人事档案才能真实反应个人的情况，发挥人事档案的作用。另外，由于各种材料的尺寸不尽相同，但按国家要求都必须使用16开规格的办公用纸，这就涉及到材料的后期加工，包括折叠、剪裁及裱糊等步骤。笔者建议使用专业档案制作设备，从而降低人力成本，提高工作效率，保证材料制作水平。
3、结束语
但不可否认的是，随着人民群众司法需求的增长，法院诉讼档案管理体系在组织设置、制度建设、科技管理等方面也逐渐暴露出诸多与形势任务不相适应的问题，亟待完善。其中最为突出的是缺少整体规划和统一标准，在库房建设、信息化建设等工作中，各家法院各自为政，导致一方面是重复建设、形成浪费，另一方面又因财力等因素导致库房不足、管理系统难以完善，各院之间无法兼容，致使诉讼档案跨院、跨省借阅难以实现。为此，建议从诉讼档案管理的自身规律和未来发展趋势综合考虑，有效整合各类资源，在高级法院设立诉讼档案管理中心，建立中心库房，统一保存、管理实体档案，同时，走科技强院之路，充分利用高科技手段，将单一实体档案转换为实体档案和数字化档案并存，实现档案管理工作真正意义上的信息化，从而全面提高诉讼档案管理体系的整体性、科学性、规范性。
一、当前诉讼档案管理工作中存在的主要问题
(一)管理体制不健全
1、基础规定过于滞后。当前法院档案管理工作依据的法律法规是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案管理工作条例》以及最高法院法(办)发[1991]46号文件的有关规定。其中，制发于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)是当前法院档案管理工作的基础。由于46号文件中的相关规定已经严重滞后，不能适应当前法院档案管理工作的需要，一线法院档案管理部门迫切需要一套适应新时期工作，便于执行的诉讼档案管理办法。
2.管理模式不科学。目前是各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。
3.管理手段不专业。其中最为突出的就是归档率的统计不科学，没有标准的统计办法，依据各法院信息化程度的高低做法不一。一般在审判管理软件中未包含归档管理项目的法院，是依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率，无法做到客观全面。
4.监督、激励机制不完善。目前，法院档案管理工作是接受档案局和高级法院档案管理部门的双重业务指导。法院系统自身至今还没有设立专门针对档案管理工作进行表彰的项目，尚未形成有效的激励机制。
(二)信息化过程中标准不统一
当前，在“科技强院”思想的指导下，全国各地法院加快了信息化建设进程，诉讼卷宗数字化作为其中一项内容，也正在蓬勃开展。但是由于大多数都是各级法院各自独立研发管理软件，在设计上对档案管理项目的归属未能形成统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。
(三)人、财、物保障不到位
1.库房紧缺。近年来，随着案件数量的激增，诉讼卷宗档案数量剧增，所需空间急剧膨胀。而纸质实体卷宗具有原始性与不可替代性，因此即使诉讼档案卷宗已经电子化，其仍需保存。按照规定，诉讼档案保管期限最短的也要存放30年。囿于建设规划标准及客观实际，因诉讼爆炸本已在审判办公用房方面捉襟见肘的各基层法院，无力、无处再扩建档案库房，档案库房严重紧缺。
2.人员编制短缺。法院系统是严重缺人的国家机关之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的编制只能向一线审判部门倾斜，难以再为档案部门配齐、配足人员。基层法院档案管理工作总体局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任务，无力再进一步开展档案管理创新与编写档案史料等档案编研工作。
3.卷宗移转不安全。诉讼档案在审判过程中频繁流转不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。
二、完善诉讼档案管理体系的设想
(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制
1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定，国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定，档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分，法院是国家审判机关，以法院为全宗单位，以全宗为核心，实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案，只是做到了分级管理，没有体现集中统一的优势。
建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心，建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房，保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。
2.建立健全诉讼档案管理制度。建议最高法院尽快组织各法院通过认真细致的调研论证，制定新的诉讼档案管理制度办法，重点强调明确以下四方面内容:一是确定卷宗材料的排列顺序。重点关注新增类型材料的放置位置。二是在立卷归档制度中强调卷一的索引功能。三是对照新修订的民事诉讼法等法律法规及司法解释，重新制定案由和保管期限的相关规定。四是建立科学有效的归档率统计模型，为各项考核提供公平、有力的基础数字。
3.创新管理方式。一是建立调离人员档案交接监督机制。二是搞好配套开发。探索研发裁判文书制作系统，将裁判文书从启动、呈批、审查、印刷的整个流程电子化，达到真正的无纸化审判。
4.科学配置人力，强化业务培训。档案管理工作本身具有较强的专业性，法院的诉讼档案具有更强的专业性。不论采用何种编制的人员，都应当保持档案队伍的相对稳定，保证档案人员政治过硬，不断提高档案人员的业务能力。
5.完善激励机制。可以考虑设立法院档案管理先进工作者奖项，以充分调动法院档案管理工作人员的工作积极性和主动性。
(二)诉讼档案信息化的解决思路
1.标准先行，科学规划。档案的信息化建设必须以科学发展观为指导。建议由最高法院根据诉讼档案管理的实际需求出台法院系统的诉讼档案的电子化标准，指导和规范全国各级各类法院诉讼档案电子化。在当前不能够统一开发商和统一应用软件的情况下，作为诉讼档案电子化的基本依据，并采取相应措施促使各级法院在系统开发中严格遵守，以便于在今后的发展中实现数据结构的统一。
2.建立统一的诉讼档案管理软件。各行各业应用管理软件的统一是大势所趋。建议由最高法院统一标准，统一软件，保证最高法院对全国法院诉讼档案资源的有效采集，真正实现由上到下的四级档案管理体系。
3.创建电子档案查询体系。全国法院系统均实现电子化归档后，在四级法院建立一个完整的电子档案查询系统，与现有的法院案件信息管理系统整合在一起，凡是上诉或进入审判监督程序的案件，根据一定的审批程序，向有关法官开放电子卷宗。这样可以极大地减少审判过程中的调卷量，缓解审判庭和法院档案部门的工作压力，也可以减少卷宗在调阅过程中出现的冲突及案卷丢失的风险。
4.诉讼案卷数字化并卷。在诉讼档案管理中，同一原、被告的案件在不同的审理阶段会形成不同的卷宗，如减刑假释案件、申诉复查案件、再审案件、执行案件的卷宗原则上都应该采取并卷的方法进行管理，达到全面掌握案件各阶段审理情况的目的。