时间：2023-05-31 09:36:58
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理建议，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。针对档案管理信息化建设方面，本文从提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障；转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理；优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力；加强档案网站建设，落实档案信息公开；注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用；规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确；完善数字档案馆建设共七个方面阐述了笔者的建议。
【关键词】档案管理；信息化建设；建议
档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。
一、提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障
各组织、各单位，为进一步推进档案管理信息化建设，必须领导在思想上要提高档案信息化建设的重要意义，将档案信息化建设作为重要的工作任务来抓。为了推进档案管理信息化建设，在硬件上要保障资金投入，包括计算机、档案管理软件、扫描仪、传真机、复印机、打印机、照相机、摄像机、移动存储设备、服务器等。对于财力资金有限的单位，可以按照档案管理工作的需要先购置极缺的设备，采用逐年增购的方式来逐步完善档案信息化管理建设所需的硬件条件。
二、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理
传统的档案管理，是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多，档案占用存放空间大、存放时间长容易发生档案材料的变性，甚至无法辨识。随着科技的发展，除了必要的纸质材料需要原始性存档之外，很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档。这种信息化变革，节约了纸张的同时也简化了档案交接工作过程，高效而节约。并且，电子档案容易保管，且安全性较高。
三、优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力
从事档案工作的人员，是专业技术性人员，因此各组织、单位在配备档案管理工作人员时要充分论证从业人员的学历的专业性，还要定期的组织从业人员学习档案信息化管理建设的新知识、新方法。此外，因为档案信息化管理建设需要从业人员具备较强的计算机运用能力，因此要针对这一特点有针对性的对在岗职工安排计算机应用能力培训，努力将档案工作队伍培养成会档案管理、又会计算机的复合型人才队伍，满足档案管理信息化建设对人员的需要。
四、加强档案网站建设，落实档案信息
公开档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设，能够实现远程在线档案服务和信息公开。当前，一些组织、单位虽然建设了档案工作网站，但是还处于低层次的起步阶段，档案工作网站维护不及时，档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复，甚至一些栏目是空白。因此，要进一步加强档案网站建设，完善档案网站的功能，及时维护，互动高效，提高主动服务意识，实现信息公开。
五、注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用
档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题，要高度认识到网络安全的重要性，加强网络安全技术水平提升，设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户，要建立实名制准入验证，拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类，以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息，为了保证安全性要与互联网隔离储存。
六、规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确
电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对，最大程度的减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。
七、完善数字化档案馆建设,开拓档案工作的新局面
数字化档案馆建设，是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。
参考文献：
[1]吴冬梅.浅谈信息时代的档案利用工作[J].科技与经济,2001,(5).
[2]刘英萍.浅议档案工作信息化建设[J].档案与社会,2005,(12).
【关键词】档案管理模式；改革；建议
如今，大多数档案管理机构或部门纷纷遵循统一领导、分级管理的基本原则，通过集中管理模式开展一系列档案管理工作。尽管该档案管理模式具备强制性的推动力，可促进档案管理人员贯彻、执行各项指令，但管理链条过长，各个层级之间的沟通不畅，档案管理面临的工作思路滞后、制度弱化、忽视信息化建设、人员业务技能水平偏低等问题越来越突出，急需采取行之有效的措施改革档案管理模式。
一、建立弹性工作思路，提升档案管理效率
尽管集中式管理模式是档案管理的主要方式，且该模式能推动档案管理部门合理安排、部署，但管理交叉、权力过于集中、相互推诿扯皮等现象严重阻碍档案管理效率，这与现行档案管理模式陈旧、档案管理不被重视等有莫大的关联。为此，档案管理机构及人员应勇于打破固封的管理格局，科学清理各级档案管理部门之间的权力界限，尽早建立弹性的档案管理工作思路，并适当下放档案管理的整理、接转、保存等权力，从而使档案管理人员充分发挥职能作用，为改革档案管理模式、提升档案管理效率奠定坚实基础。
二、通过职能强化制度，加快管理体制改革
档案信息资源的整合与统一集中管理是档案部门履行职责的基础所在，所以档案部门应强化职能，进一步建立健全档案管理制度，将档案的收集制度、移交制度、动态管理制度等均纳入档案管理环节，以便将档案管理的优势充分发挥出来。当前，档案管理处于社会转型与经济体制转轨的关键时期，以往传统的职能定位、管理体制以及方式等很难与市场经济发展需求相适应，这是改革档案管理模式的障碍。为此，档案管理体制也需严格遵循改革思路，基于遵守国家档案法律法规的前提自觉、自主地落实档案管理工作，而不能一味依赖国家行政管理机关的强制治理手段。同时，档案行政管理机关也需加快改革步伐，主要通过法律手段宏观监控各级档案管理行为，并为档案管理工作的开展提供更多业务指导与标准，推动档案管理部门改革管理模式，优化档案管理工作。
三、不断加强信息建设，建立档案管理系统
当今社会，信息化是一大趋势，它使档案管理模式改革有了新要求，即尽可能通过当代新的科技成果及管理手段实现信息化档案管理，与此同时，在加强档案信息化建设的同时应严格依据国家的信息化管理标准，按照自身发展特点及实际情况制定内部标准体系，通过专用的网络向大众传播档案中丰富的信息数字资源。随着档案材料越来越多，整理档案的难度越来越大，有必要建立相应的档案管理系统，而信息技术的发展也为优化档案管理方式、改革档案管理模式提供了强有力的技术支撑。在实践中，档案管理人员应充分利用网络技术、管理系统等软件采集信息、整合资源，集成档案管理的流程，通过科学使用信息技术实现网络管理平台上档案征集、整理、归档、保存等工作环节的有序集成。应用信息化技术还能永久保存重要的档案资料，大大延长完好保管档案的年限。基于网络的互联互通，档案管理还能打破地域限制，合理共享档案资料，并依托档案信息化管理强大的服务平台，减少档案人员配备，节约人力成本。但档案信息化建设尚处于起步阶段，重视度不够、经费不足、人才匮乏等问题接踵而来，需要档案管理坚持引用信息化技术，不断完善档案管理系统，以推进档案管理模式的深化改革。
四、档案管理人员注重练就高水平业务技能
经济与社会的快速发展给档案管理人员提出了新的、更高的要求，且档案管理质量的优劣与档案工作人员素质水平的高低有直接关联。因此，新时期的档案管理人员务必要坚持与时俱进，努力解放思想、提高自身素质水平，训练自身形成良好的职业道德、较强的思想政治素质、强烈的责任感等，以更好地适应档案事业在新时期的新要求。当然，档案管理不仅是一项管理服务性工作，还是一项业务性工作，要求档案人员不仅业务功底要扎实，还需具备较强的服务意识与管理能力。如档案人员应充分掌握计算机知识，以有效管理和控制档案信息的数字化、电子化；迅速地、有效地收集信息，并完整保护信息，及时为使用者提供准确的档案信息，帮助他们用最短的时间找寻自己需要的信息，从而提高档案信息使用率。因此，新时期的每一名档案管理人员都应坚持完善服务手段，在学习档案管理业务知识的同时学习先进的新技术，注重编制检索工具，完善档案信息检索系统，提高档案的利用率，致力于在业务创新方面取得更大的突破，为深化档案管理模式改革提供可靠的人才保障。
五、结语
随着科学技术的快速发展，经济全球化步伐不断加快，改革档案管理模式在成为时代使命的同时也获得了有利的条件，档案管理工作者不能因问题或困难就停滞不前，而应在实践中不断改革工作思路、创造工作动力、谋求发展空间，为档案管理模式改革提供强大的支撑与助力，促进档案事业协调发展。
【参考文献】
[1]白亚欣.档案管理模式改革顺应时展要求[J].黑龙江史志，2014（09）：127.
[2]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74-75.
一、新时期测绘人事档案管理存在的问题
（一）重视程度不够。目前，测绘单位普遍存在生产项目工期紧、任务重、人手少等问题，在日常工作中，人事档案管理经常被忽视，各单位的重视程度不够，直接导致在需要查找和利用人事档案资料的时候，出现人事档案资料查找不及时、更新速度慢等问题。（二）流程缺乏规范性。在当前对人事档案进行管理，有些单位认识到人事档案管理的重要性，但是人事档案的管理人员缺乏对规范性流程的认识，在进行管理的过程中往往随意性较大[2]。测绘人事档案存在部分档案没有进行分类管理、缺少档案清单、档案查阅记录不完整、归档目录没有专人管理等问题，使档案管理流程不够规范。（三）制度不够健全。相对于快速发展的测绘地理信息技术来说，测绘人事管理制度是相对滞后的，测绘人事档案管理制度存在漏洞，制度更新不够及时，现有的测绘人事档案管理制度不能满足新时期测绘人事档案管理的需求，人事档案制度的不健全阻碍了测绘事业的发展。（四）测绘人事档案资料的基础不完善。近年来，测绘人事档案资料的基础工作在逐年完善中，但仍未做到通过调阅档案各项工作可倒查可追溯，档案管理工作可无障碍交接，测绘人事档案资料的基础仍然处在较低水平，导致人事工作整体管理水平下降，无法更好地为新时期测绘工作的发展提供服务。（五）信息化水平落后。目前，测绘系统尚未建立测绘人事档案信息数据库，人事档案信息补充和更新速度慢，补充和更新工作花费大量的人力物力，费时费力。此外，测绘系统有大量的涉密人员，测绘人事档案信息保密工作做的不到位，人事档案管理存在安全隐患。
二、做好测绘人事档案管理的建议
（一）提高管理人员对测绘人事档案的认知。加大测绘单位管理层对人事档案管理的重视程度，组织人事档案管理人员参加国家、省、市档案局组织的培训课程，加大档案资料管理宣传力度，提高每一名人事档案工作人员对干部职工人事档案管理重要性的认识，保证每个人在工作过程中都“不乱为、不妄为”，全面提高新时期测绘人事档案管理人员对档案管理的认识水平。（二）规范测绘人事档案管理流程。在新时期，要不断提升测绘人事档案的精细化、精准化管理水平，规范测绘人事档案管理流程，为完善测绘人事档案管理打好坚实的基础。同时在进行人事档案资料收集、归档、检索、查阅的过程中也要制定配套制度，全面提高人事档案管理的科学性，同时要提高安全性，避免人事档案资料的泄露[3]。（三）完善测绘人事档案管理制度。在保证档案原始资料完整的同时，不断完善干部职工人事档案信息及管理制度，组织开展必要的测绘人事档案管理制度及办法的编制和修订，通过学习调研、征求意见、组织研讨等方式，逐步完善测绘人事档案管理制度，并且认真按照规定的制度和程序办事。（四）规范测绘人事档案管理基础。夯实测绘档案管理基础，打造严谨规范的内部测绘档案管理体系，完整反映工作开展情况及干部职工成长历程。根据工作内容，分别建立干部任免及批复、干部选拔任用纪实、领导干部个人有关事项报告、党费收支及公示、组织人事规章制度等6个档案体系，全面准确反映工作进展情况，如实记录工作开展过程。做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集以及职称评定、年终表彰、干部审查、违纪处分等阶段性材料收集，在收集材料的同时，注意鉴别人事档案资料的真伪，确保测绘人事档案资料的真实性和准确性。（五）提升测绘人事档案管理信息化水平。对于测绘人事档案的管理，应该更好地借助新媒体工具，借助扫描仪、信息系统、自动识别系统等工具，将现有的档案信息数据化。应建立测绘干部职工人事档案信息化管理制度，有效降低档案管理过程中的物力成本和人力成本。信息化的同时，做好档案保密工作，确保干部职工人事档案管理工作的规范性、严肃性及真实性。
三、结束语
目前，测绘事业处于刚刚完成改革发展的新时期，如何做好测绘人事档案管理显得尤为重要，测绘工作人员应充分认识到人事档案管理的重要性，采取更加高效的措施和办法，完善测绘人事档案管理，为测绘事业快速发展提供更好的服务。
参考文献
1.胡妤.如何做好新时期事业单位人事档案管理工作[J].人才资源开发，2019.1
2.吴启瑞.新时期人事档案信息化管理的思考[J].办公室业务，2019.317
3.周唯薇.新时期事业单位如何做好档案管理优化工作[J].兰台世界，2018.S2
4.周珍.新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].中国市场，2016.30
关键词：电子档案；科研档案管理；利弊；建议
随着数字信息时代的飞速发展，电子档案应势而生，并逐步在科研档案管理中发挥重要作用。电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案的出现，给长期以来的重保管、轻利用的传统科研档案管理带来了较大冲击。如何扬长避短，在科研档案管理中发挥电子档案的优势，首先要对子档案的利弊有一定认识。
1 科研档案管理中电子档案的优势
科研档案管理相对文书档案管理较复杂，一个科研项目或课题历时短则几月、多则数年，项目课题中各类材料复杂且珍贵，运用传统的纸质档案管理不仅耗时耗力，时间一久更不利于分类归档，并且在过程中查找起来也较麻烦，相比传统纸质档案，电子文档的优势凸显：
（一）减轻劳动强度
传统的科研档案管理通常是在科研项目（课题）完结后，再移交档案室进行整理归档，分类整理、装订立卷等全靠人脑、手工，档案管理员的大量工作时间耗费在枯燥乏味的手工建档工作中。使用电子档案，就可以把按“卷”整理归档，改为按“件”整理归档，换言之任何一件材料都可以在科研项目（课题）未完结时按类别进行归档存储，避免了档案形成积存，平时就可以随时整理立卷，节约了应对纸质档案大量的分类、归类、装订、立卷的时间，直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，使其从中解放出来，将宝贵的时间花在更有意义的地方。
（二）提高查阅速度
由于传统纸质档案存储的固定性，查阅往往需要在工作时间内、到固定地点、并由专人找出才能翻阅，不仅浪费时间，更受到地域限制，严重的甚至会耽误科研人员的科研进度。电子文档的查阅则打破了这种限制，一方面查阅者可以不受地域、时间限制，而是通过网络信息技术，任何时间、任何地点远程查阅所需信息；另一方面也解决了一份档案同时只能一个人查阅的限制，通过电子信息技术，可以多人共享同一份文档。
（三）利于档案保护
随着科研档案工作不断完善，科技人员对科研档案的查阅需求逐渐增加，重复的翻阅查看纸质的文档，必然会造成原件的受损。同时，查阅档案通常是整件、整卷提供，科研人员或许只是需要文档中某一页的信息，却能够看到整件、整卷档案，不利于档案管理的保密性。电子档案不仅解决了纸质文档易受损的问题，通过档案管理系统对不同密级的档案进行权限设置，也达到了档案管理的保密性。
2 目前电子档案的一些问题
任何事物都是一把双刃剑，有优势必然有劣势，通过电子档案的逐步普及使用，也暴露出一些问题。
一是真实性无法保证。纸质档案具有真实的本质属性，它们通过纸张、字迹、印章等结合在一起，再进行任何篡改都会留下明显痕迹，是无法篡改的最原始记录。而电子档案的可重写性就无法避免档案被篡改，电子档案可以轻松的被复制、被修改、被删除，篡改后不会留下痕迹，无法保证档案的可信度。二是面临安全隐患。电子档案依附计算机、网络等载体而存在，现代社会网络安全等问题频发，病毒、木马、黑客等都让电子档案面临被盗取、篡改的危险，不仅保密性得不到保障，安全也面临隐患。三是依附性过强。电子档案的依附性让承载它的计算机、硬盘等显得尤为关键，高温、高湿、磁场和电场等都会对电子档案的载体产生各种影响，他的存在和安全取决于载体的存在和安全。
3 进一步完善科研电子档案管理的几点建议
第一，根据电子档案管理需求，提高档案管理者综合素质。不论纸质档案还是电子档案，归根结底是人的工作，档案管理员不仅要加强档案管理能力，还要提升专业素养。不仅要熟悉档案管理知识，更要提升电脑操作、职业道德等专业素养。电子文档的归档、管理等所有流程都离不开档案管理员，管理员的素质决定了档案的可靠和质量。因此需要不断的对其进行业务培训、思想培训，认真负责的工作作风和善于钻研的专业技术，是现代档案管理员不可缺少的素质。
第二，针对电子档案暴露的问题，优化管理方式。一是将电子文档设置为“只读”状态，该状态下可以读取信息不能更改文档；二是重要或保密案卷，禁止联网查询；三是采用光笔签署方式，对电子档案进行标记；四是重视网络、计算机、软件自身安全，设置安全保障系统并定期检测等。
第三，建立完善电子档案管理查阅制度，规范管理。根据科研人员查阅习惯和单位实际情况，建立一套既能对科研档案的归档制定科学合理标准，又便于实际操作的制度。
第四，取长补短，电子档案与纸质档案并存。两者有互相不能取代的优势，也有各自无法避免的劣势。因此，纯粹的用电子档案代替纸质档案不可取，两者相辅相成、取长补短，并存或许是未来科研档案管理的主旋律。
4 结语
电子档案是时展的必然趋势，如何顺应时展，做好档案管理工作，这是对档案管理工作者提出的新要求和挑战。我们只有在不断的学习、完善、提高中，不断摸索、创新，跟上时展步伐，提升档案管理工作水平和效率。
参考文献
[1]张岚萍.纸质档案与电子档案的优势与劣势.黑龙江史志.2013（15）：104-104
[2]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考.大陆桥视野.2013（22）：55-57
[3]刘亚辉.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议.黑龙江科技信息.2014（28）：175-175
[4]高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.四川水利发电.2011，30（6）：166-167
[5]岳玉红.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.青年时代，2014（8）：195-195
关键词：档案管理；大学生；FoxPro； 档案工作
高校是培养专业化高级人才的主要机构，是提高学生综合素质，适应社会各种需要的培养基地。高校学生档案管理工作是高校基础工作的重要内容，也是国家人事档案的组成部分[1-3]。高校学生档案记录着大学生在校期间的学习、生活和主要社会实践等活动，它是学校考察、教育和培养人才的数据库，而且是用人单位选拔、聘用人才的重要依据。在新形势下， 高校学生档案工作面临着许多新情况、新问题，需要建立标准化的档案管理和检查制度，提高档案管理效率，才能更加准确、完整地提供高校学生的信息，以便用人单位从大学毕业生档案中获得大学生在情商、诚信、创新能力等诸多方面的信息，促进大学生的就业。传统的档案管理多由手工进行收集、整理、分类、保存，耗时费力，效率低，而且档案在调入调出过程中容易丢失，在电子化、信息化快速发展的新形势下，要求档案管理做到电子、纸质同步，高校学生档案的规范化、科学化、信息化管理关系到学生的毕业、就业、出国及再深造等许多方面，实现高校档案管理的规范化、科学化、信息化已经成为档案管理人员面临的重要任务。笔者根据高校学生档案工作的现状及存在问题，对高校学生档案管理工作提出几点建议，供同行参考。
一、 高校学生档案管理存在的主要问题
1. 高校学生档案内容不完整、领导档案意识淡薄 高校学生档案包括学生在校期间的各种表现情况
记载，主要包括学习成绩方面、政治表现方面、身体健康状况方面的材料，具体有新生基本情况登记表，入学通知书存根、派遣证存根，军训考核表，大学课程成绩表，奖学金鉴定材料，学生在校期间的政治思想表现及入团（党）申请书，党团组织社会调查证明，学生奖惩材料，毕业生登记表等等。大学生档案是人才信息的重要组成部分，大学生毕业时档案的有关内容将成为学生个人的终身档案。它必须做到相对准确、齐全、完整。能充分记载大学生在校期间的生活经历、思想品德、政治作风、学习成绩等重要信息，能全面反映出大学生在校期间的各方面情况。
目前，我国还没有专门的档案管理法规，也没有统一的高校学生建档标准及规范，这就使得高校学生档案管理相对混乱，有的学校把大学生档案存放在校综合档案室进行综合管理的；有的学校则把大学生档案存放在各个院系实行分散管理。由于管理不规范，学校相关领导档案意识淡薄，学生本人对自己的档案不够重视，档案管理人员工作较随意等原因，常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况，如学生档案材料内容不够完整，收集不够准确、及时，漏盖章或缺成绩单等问题，一些能全面反映学生个人的知识结构、创业实践、参与创业活动的证明等各种材料包括各种英语考试的成绩及证书、计算机等级证书、心理测试成绩、助学贷款及还贷等诚信材料都没有归档，影响了学生档案的完整性。
2.档案管理制度不够完善
目前,高校档案管理水平不高，没有健全和完善的管理制度。多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程、学生档案传递工作规定、学生档案室岗位责任制等规章制度。档案管理较随意，主要由管理人员的经验和责任心决定档案管理水平。
3.档案管理技术陈旧落后，信息化相对滞后
我国高校档案建设投入不足，目前还没有一套统一规范的大学生档案管理应用软件，大多数高校学生档案的管理仍采用传统的手工操作管理模式，因此，档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、易出错等，缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段解决高校学生档案管理问题的能力。
4.档案管理人员素质不高
大多数高校的档案管理人员大都是半路出家，很少机会参加专门的档案管理、信息技术培训和在职学习，档案专业人才缺乏，档案管理人员的综合素质亟待提高。
二、做好高校学生档案管理工作的几点建议
1.加强档案管理，建立高校学生档案管理规章制度
高校档案管理应以《档案法》为指导，严格参照《干部人事档案材料收集归档规定》等若干文件精神，结合大学生档案管理工作的实际情况，通过“法规”来强化领导、学生、档案管理人员的档案意识，从学校的实际情况出发，制定相应的档案管理细则。如学生档案收集制度、学生档案保存制度、学生档案调入调出制度等，以准确、客观地反映学生的综合素质与现实表现为指导原则，及时全面地收集各种充分反映学生全貌的材料，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。
2.加强档案管理重要性宣传教育,保证档案材料及时、准确、完整地收集归档
高校档案管理部门应采用各种措施,通过各种渠道加强档案管理重要性宣传教育,让学校领导、教师、大学生充分认识到学生档案是人事档案的重要组成部分，充分认识到档案在就业中的重要作用，充分认识到学生档案是将来政审、入党、转正定级、职称评定、出国、考研等很多方面的重要依据。对档案涉及到的资料必须做到及时收集和有效整理。建档工作是从大学生被录取时就要做好，然后再根据学生的专业，按照国家档案法规的要求，收集、整理有关的材料，即时存档。档案管理工作者还要根据时展的要求，随时向各相关的职能部门索取、征集。及时收集学生各个阶段形成的档案材料，建立档案材料收集网络，将档案材料收集的责任落实到人。可以以班级为单位设置兼职档案联络员，协助辅导员做好档案管理工作，以便实现档案材料及时、安全地传递，同时也有助于档案管理意识的提高。档案材料要经辅导员验证签字后再及时送交档案室。要加强档案材料收集的横向联系，确保材料收集过程中的保密与安全，保证档案材料及时、准确、完整地收集归档。
3. 扩大高校学生档案归档材料的范围
多渠道及时收集高校学生信息，为学校和用人单位提供全面系统地综合评价学生的档案内容，有必要扩大档案归档范围。原有的归档范围不能反映学生的完整成长过程和素质、能力等方面的全貌，学校管理部门和用人单位对毕业生全面准确的了解比较困难。因此，要扩大高校学生档案归档材料的范围。 尽可能包含学生在校期间的主要信息。包括大学生的学历材料、党团材料、素质培养、实践技能、身心健康五个方面内容。力争做到档案材料真实反映学生的个性化发展特征，更好地服务于学校的教育改革，更有利于学生管理工作和将来的就业。根据当前社会的要求，建议增加下列内容。
（1）学生的诚信记录。诚实守信是学生最最基本的道德修养。学生信用记录将做为学生个人职业生涯的信用资本，学生在校期间诚实守信方面材料能准确反映学生的信用行为和品行状况。培养学生将诚信当成自然的行为，成为自己的内在需要。
（2）创新的潜能。档案材料不仅要关注学生的学业成绩，还要善于发现、记录与评价学生将来可能的发展潜能，要特别关注大学生科技创新活动及学生的实践能力和创新能力。
（3）情商记录。“智商决定是否录用，情商决定是否升迁”基本成了职业发展的重要信条。现代社会已经非常注重个人的情商，情商指的是人在情绪、情感、耐受挫折等方面的综合品质。建立学生的情商记录档案，对于准确分析学生的个性特征、促进学生健康成长有重要的现实意义。
4.建立高校档案管理数字化平台,实现大学生档案管理信息化、网络化
随着计算机、网络技术及其应用的不断发展，使用信息化、网络化手段解决学生档案管理的问题已是形势所需。目前，各高校还没有统一的大学生档案管理应用软件，有的自主开发了自动化档案管理系统，有的还仍采用传统的手工操作。如2007年，海南大学应用科技学院采用Microsoft Visual FoxPro编程的管理数据库自主开发的学生档案管理系统，实现了学生档案管理工作的电子化处理。该系统提供的强大的查询功能和数据分析等功能实现了检索速度快、查询便捷、可靠性高、存储容量大、成本低等优势，提高了学生档案信息管理的高效性和准确性。Visual FoxPro是基于局域网环境的中、小型数据库系统，支持“结构化查询语言”(SQL)命令和函数[8-9]。具有强大的数据库管理功能，容易实现高校学生档案管理中的各项功能，但目前仅能在本校局域环境下使用。建议大学要研制开发适合学校学生教育管理需要的统一的学生档案管理系统，采用现代技术实现存储信息与相关学生档案数据的链接处理，方便学生档案的管理、网上查阅和其它方面的利用，实现毕业生电子档案的快捷转接。
5.加强档案管理人员的继续教育，提高档案管理人员的综合素质 应采取多种形式加强档案管理人员的在职培训,在岗继续教育,积极参加各种全国性的档案专业会议和各种培训学习, 加强档案管理人员的责任感,提高档案管理人员的专业水平、外语水平、计算机操作能力等，不断提高档案管理人员的综合素质，使大学生档案管理高效、规范、有序、准确、完整。
参考文献：
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[2]韩宝华.档案文献编纂学教程.中国人民大学出版社，1999 年 10月第 11 页.
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[4]张秋萍,曾水平.工程师技术培训网站的建设[J].现代远程教育研究,2005(8):53-55.
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[7]马志红,黄建华.Visual FoxPro 程序设计[M].北京:北京邮电大学出版社，2007.
关键词：人事档案；管理模式；问题；建议
Abstract: Analysis of collection personnel archive management in the new period of themanagement mode, method, summarizes the characteristics and functions of personnel file management, put forward suggestions on the personnel archives problems.
Keywords: personnel files; management; problems; suggestions
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012） 前言
人事档案是人才信息的重要载体，人事档案能历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，组织人事部门可以利用人事档案在特定的岗位选拔出适合的人才，充分发挥每个人的优势，调动其工作积极性、主动性和创造性。认识新时期人事档案管理的特点和作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于调动各类人员的工作积极性，全面完成各项目标任务，具有一定的积极意义。
1人事档案的管理模式人事档案管理主要有内向型封闭式和社会化开放式两种。 1.1内向型封闭式管理模式
是指人事档案由单位内部的组织人事部门实行封闭式管理。党政机关、企事业单位在编人员的人事档案大多采用这种管理模式，我院的人事档案采用的就是这种模式。该模式具有以下特点： (1)有利于本单位人事档案的收集和管理。(2)便于及时利用人事档案。(3)有利于人事档案的保密。
1.2社会化开放式管理模式
这种模式与市场经济的发展和社会信息化进程密切相关。它具有以下特点： (1)人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。其管理对象包括社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。(2)人事档案的来源与内容具有广泛性和复杂性。(3)利用者对人事档案的需求具有多样性。 (4)人事档案管理方式和服务方式具有开放性。2人事档案的收集方法 根据人事档案形成、补充的特点和来源渠道，主要应当采取以下几种收集方法： 2.1定向收集
就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门收集。
2.2按时收集
由于人事档案的形成具有持续性的特点，其收集工作必须坚持经常化。所谓按时收集，包括随时收集、定期收集和不定期收集三种情况。这三种收集方法相互配合、相互补充，在实际工作中应当灵活掌握，使收集工作能够持续有效地开展。 2.3追踪收集
这种方法是根据人事档案内容的需要，沿着人事档案在清理、核对中发现的问题和线索进行的收集，它是帮助拾遗补阙的一种重要措施。
在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法，比如，我院人事档案管理基础差、存在问题较多，就需要集中一定的时间，集中人力，突击进行收集工作。总之，人事档案收集工作应当立足本单位实际，尊重其形成规律，以收集齐全、完整，能够适应人事管理工作的需要为原则。
3人事档案管理中存在的问题 3.1人事档案利用率下降
人事档案在平时的日常工作中利用率很低，只有在干部选拔任用、干部考察等少数情况下会查阅人事档案，通过查阅进一步全面了解被考察对象。其他大部分时间，人事档案都在收集、补充、整理材料的过程中。
3.2人事档案材料内容中存在片面、不真实等问题
鉴定考核材料中成绩多是赞美之言，缺点也只是希望之词，较片面，没有客观、全面的评价。人事档案中的出生年月、参加工作时间、入党时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实。 3.3人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用
现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待有关人员来查阅，缺乏主动性，而且利用材料主要是党团材料、考核材料、落实政策和工资变动方面的。真正用于人才选拔，培养开发等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。
4人事档案管理的几点措施 4.1提高档案管理人员素质
人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案管理人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，在平常的管理中体现它的严肃性，坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为单位提供有利的人事资源。 4.2完善人事档案管理制度
人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了此项工作是一项严肃性的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度操作，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《干部档案材料收集补充制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去伪、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。 4.3采用信息化管理手段
信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用计算机提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，人事档案的信息化管理已在逐步推广，许多单位配备了相应的设备，将人事档案制作成电子文本，使得查询更便捷，并减少了人事档案在查询中的损耗，保证了人事档案在查询过程中不被人涂改、抽取，确保了人事档案的完整真实性。就目前全国的人事档案发展来看，利用计算机辅助管理人事档案势在必行，这也是我院近年来人事档案工作的新目标新任务。
关键词：信息化 事业单位 档案管理
事业单位无疑是一个国家和一个政党的命脉，无论在哪个国家，它都是重要的思想宣传部门和管理部门，而在事业单位中的档案管理工作更是重中之重，因为它不仅关系到事业单位内部工作的林林总总，更是包含了全国各个方面工作运行的数据和资料，与全国各行各业的工作内容息息相关，因此，强化事业单位档案管理信息化工作具有重要的现实意义和时代价值。
一、建立明确管理目标，进行科学的档案管理规划
随着现代化科技手段的不断更新，管理手段也伴随着日新月异的科学技术发展在不断的更新换代，同时电子信息也逐渐被应用到各个领域，并日益成为工作中不可缺少的工具和手段，那么把事业单位当中的档案管理信息化作为目标就是至关重要的了，信息化的管理方式可以大大减少档案管理中数据的错误和材料的损失率，同时，它也是更加安全和可靠的一种管理手段，但是现如今的事业单位档案管理工作部门，仍有很多工作人员在使用传统的管理手段，例如纸质的、人工的计算方法和计算工具，这不仅费时费力，且易出现错误，保存起来也不方便，这就需要对档案管理工作进行调整，尤其是要进行科学的管理规划，把信息化的工作方法和处理方式应用到实际的工作当中，与时俱进，运用先进的科学手段和科学方法对档案信息进行录入和检索，这样才能在保证数据和信息的安全性的同时，也使事业单位档案管理工作变得快捷、丰富和方便。
二、提高事业单位档案管理工作人员的素质
在很多事业单位中，由于档案管理工作人员的素质不高，能力偏低，导致了信息化档案管理工作无法正常实施，所以要想把档案管理工作的信息化实际应用到事业单位的工作中去就要提高管理工作人员的自身素质和能力，使其不断学习，不能只满足于现有的知识水平和理解水平，要不断学习新的知识，适应时代的发展，紧抓先进科学技术的脉搏，用科学的知识和工作方法武装自己，并把它应用到档案管理的实际工作中去，而事业单位要定期对工作人员进行培训，尤其是对新入职的工作人员，更要把好质量关，净化员工队伍，根据工作的需要对工作人员定岗定位，使其在自己的岗位上发挥自己独特的优势，为单位贡献自己的力量，另外，也要对工作人员进行定期的考核，巩固其知识的理解，增强其对信息化管理工作的能力，并把它实际应用到档案管理工作中去，只有加强了档案管理部门中工作人员的自身素质，才能构建一个合理的科学的信息化档案管理平台。
三、打造实用性平台，加强基础性建设
信息技术无疑是各个领域工作的核心部分，它不仅可提高工作的速度和安全性，更逐渐成为各个行业工作中必不可少的工作手段，行之有效的信息化档案管理手段可以加强档案的录入、检索、整合和保存等多项工作，同时，也可以使繁琐的数据和材料传送工作变得简约方便，例如在实际工作中，会遇到信息交流不便，消息闭塞等多种情况，那么信息化的管理方式就可以拓展消息渠道，加强各方面工作的协调和沟通工作，合理解决数据交流困难的问题，这样就节约了人力和时间，使工作步骤变得简约，在事业单位的档案管理中，如果出现实际困难，可以利用信息化的平台，使困难共享，工作人员通过网络信息这个领域共同解决问题，交换意见，同时可以及时调整、检阅、查找信息，形成良好的集成接口，使信息管理工作更加系统、科学和规范，由此可见，打造实用型的信息交流平台可以全面地加强事业单位的档案管理工作，把信息技术应用到实际的工作当中去。
在事业单位档案管理信息化建设中，更要注重基础性建设，因为信息化建设是档案管理数字化建设的前奏，那么如果想达到数字化的目标，就更要加强信息化建设的基础性部分，从大局着眼，小处入手，不忽略每个细节，构建完善的信息管理体系和管理制度，把档案合理归类，科学分配，明确分清文书型档案、基础性建设型档案、人事部档案、科技类档案等，另外，可以利用计算机技术的优势，把档案合理地保管，提高管理和保存的安全性，为信息技术在档案管理工作中的深入利用做准备。
四、结束语
现如今事业单位档案管理工作中仍存在很多问题，领导者和决策者在对这些问题进行整理和反思的同时，要加强档案管理信息化在实际工作中的运用，这样才能使事业单位内部的档案管理工作日趋规范和合理，从而建立一个健康的档案管理体系，最终使事业单位的档案资源得以最大限度地利用和保护。
参考文献：
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一、农业科研院所档案管理现状
我国农业科研院所一般在50年代成立，已拥有60年左右发展历程，档案管理涉及范围广，包含科研、财务、文书、人事、基建、音像、实物等相关资料，内容繁杂，传统的档案管理模式和工具，已经难以满足科研院所发展需求，无法适应信息化发展环境。目前，农业科研院所的档案管理仍然存在许多问题。
1.档案管理仍然采用传统管理办法。一些农业科研院所虽然对历年档案进行了归档整理，编目录、按部门或事件分类、编页码、采用线装装订立卷、入盒，摆放整齐。在机构档案资料少的情况下，这种传统归档方法对日后工作利用无可置疑。但随着农业科研事业的日益发展，不断开拓业务范围，业务量逐日逐年增长，应归档资料也大量增加。如果还是采用传统归档方法，已经不适应科研院所不断扩大业务发展的利用需求。档案量大，利用起来不方便，查阅一份文件如大海捞针。
2.各类档案未统一管理。农业科研院所涉及综合办公、人事、财务、科研管理、行政管理、业务一线等部门，涉及档案类别较多，有文书、人事、会计、基建、影像、实物等档案。这些类别的档案在相关部门分散管理，没有由办公室统一管理，文件零散，没有按照档案管理质量标准归档，有些文件到了要用时才发现不知在何处，甚至遗失。这种管理状况不利于档案的日常保管和查阅利用。
3.档案管理库房设备落后。科研院所档案管理部门没有规划专门用于存放保管档案的库房，即使有也是设备落后，没有铁皮柜或密集架，没有安装防盗门、防盗窗、窗帘、空调、温湿度仪等基础设施设备，达不到防火、防盗、防潮、防光、防虫等存放档案最基础的要求。档案管理硬件不到位，不符合档案保管的基础条件，导致档案管理实现不了档案质量控制标准。
4.档案管理员流动性大。科研院所档案管理一般挂靠在综合性办公室，没有安排档案管理人员，一般是由身兼数职的人员兼任档案员。这类人员由于承担了其他工作职能，岗位变换与调整的概率很大。对档案知识刚开始有点熟悉就面临轮岗，新来的接班人因也是半路出家，无法系统、完整管理档案。总之，档案管理员的流动性不利于档案管理工作的稳定性、延续性、科学性与系统性。
5.档案管理员综合素质不高。科研院所档案管理人员一般是由其他专业技术人员兼任，不是档案学专业人员，属半路出家。同时，由于身兼数职，工作繁忙，没法参加档案类专业技术培训，没法及时更新档案专业技术知识。由于档案整理与保管等专业知识的欠缺，导致整理档案流程不规范、不标准，出现文件资料缺失现象，达不到档案归档质量控制标准。由于整理不规范、不标准，使后期档案查阅不方便，或者重新整理，出现恶性循环。
二、农业科研院所档案管理意义
做好文书、会计、科研项目、音像、基建、人事档案的规范管理，对农业科研院所的内部规范管理起到重要作用，对农业科研院所的长远发展具要重要意义。
1.有利于科研业务发展。一是有利于促进农业科研项目的研发力度。由于每一项科研项目的立项、可行性报告、项目进度、验收、鉴定、绩效评价等资料得到了完整归档，为开发新项目提供了借鉴与参考。二是有利于农业科研院所对科研项目的统计与汇总。三是有利于实验室建设，促进基础研发。四是有利于知识产权保护。
2.有利于人力资源管理。由于人事档案的规范管理，有助于农业科研院所厘清本单位各类人员基本情况，如年龄分布、专业情况特点、专业技术水平，及时摸清饱和岗位与急需的欠缺岗位人员，清晰了解人员梯度情况。对本单位人员有一定的清晰了解与认识，有几方面好处：一是有助于职工培训与职业生涯规划，利于干部培养与锻炼；二是有助于合理调整人员岗位，实现人尽其才，使人的潜能发挥到最大化；三是有助于有目的有计划地培训高层管理人员；四是还能更好地定位引进人才的需求设置，招聘到更加适用的专业人才；五是有利于干部队伍建设。
3.有利于内部规范管理。由于各类档案规范管理，一方面，有助于农业科研院所内部流程的控制管理，及时掌握单位内部规章制度运转情况，淘汰不适用的，根据最新情况制订和修订一批适用性强、可行性高、可操作性强的规章制度，使各项运转流程更加规范、合理、顺畅、高效；另一方面，也有助于满足单位因面对各项检查而查阅档案的需求，如巡视、纪检的各项审计检查，本单位及上级主管部门负责人的任中和离任审计，本单位年度财务审计，各类项目审计，其他项目检查、绩效考核检查，等等。
4.有利于品牌建立与宣传。第一，由于档案规范管理，各类资料得到规范管理，档案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，内外信誉度提高，形成高效而内涵丰富的农业科研机构企业文化。第二，音像档案的有效、高质量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于农业科研院所的品牌建设，有利于产品宣传，提升农业科研院所的内外部形象。5.有利于各项业务的顺利开展。农业科研院所各部门开展业务的资料及上级和同级部门的来文通过规范整理后，使单位能够更进一步总结以往年度所开展的各项业务完成情况，找出创新点、亮点以及需要突破的瓶颈项目，列出下一步的主要工作清单，制定未来重点工作任务计划，从而更加有条不紊地推进各项工作。
三、提升农业科研院所档案管理水平的建议
针对农业科研院所档案管理存在的问题，结合农业科研院所的业务职能特点，可从以下几方面提升农业科研院所的档案管理工作水平。
1.增强档案管理意识，重视档案管理工作。农业科研院所领导层要重视档案管理工作，安排具体分管领导，对档案工作统一规划和部署，把档案工作与业务工作放到同等位置，列入每年工作重点，年初制定每年档案工作重点计划，年终做好每年档案工作总结。同时努力强化全员档案管理意识，具体到每个部门、每个岗位、每一位业务经办人都要树立档案整理意识，认识到档案管理的重要性，每经办一项业务就完成该项业务资料的整理，按照事项、时间顺序整理好，摆放到指定位置，到了指定时间移交档案管理部门统一归档。只有这样，才能使人人参与到档案工作中来，提升档案管理工作的整体水平。
2.完善档案管理制度。农业科研院所根据国家《档案法》、档案管理质量控制标准及相关政策文件精神制定和完善适合本单位职能特点的档案管理制度，包括库房管理制度，文书、会计、人事、基建、科研、音像等档案整理标准或整理工作指引、管理细则。有了制度就有了工作指引，使人人知道档案管理的步骤与注意事项。农业科研院所各部门不仅是负责档案工作的综合办公室，其他部门，如人事部门、财务管理部门、科研管理部门及业务部门，都要统一意识，遵从本单位档案管理制度，强化档案管理的意识和基本知识，让人人参与到档案管理工作中，使档案管理融入每个部门每个人员的日常工作中，降低档案综合管理部门开展工作的难度，提高档案管理水平，如资料收集的完整度、规范性，使单位档案管理规范、统一、整齐。
3.设立档案统一管理部门。农业科研院所的业务范围广泛，涉及的资料种类繁多，有文书、会计、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部门管理，各部门之间会因业务不交叉或相互间有隔阂而不会资源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使资料零散，长期下来有可能导致资料丢失，不利于档案利用，办事效率低下，也不利于档案的长期管理。农业科研院所要设立职能部门，如综合办公室，统一管理文书、会计、人事、基建、科研、音像等所有档案，统一规划库房，统一按规范、标准整理，使档案整齐划一。统一管理和利用，包括整理归档、维护、查阅、借阅、复印、扫描等，迎接审计和巡视检查等的查阅，有利于档案的保护，提高利用率，也有利于档案汇编，提高使用效率。
4.使用现代档案管理软件。农业科研院所要结合数字农业发展形势，顺应现代办公软件的使用形势，结合现代化计算机科技，安装和使用现代档案管理软件，运用现代化管理手段，简化档案管理办法，改善档案管理条件。使用现代档案管理软件有几方面的优点：一是简化了档案管理方法，提高了档案整理效率；二是方便档案检索、查阅，提升档案利用率；三是在档案管理系统上直接调取需要的文件扫描件以及相关数据，减少了翻阅纸质档案的几率，纸质档案也因此不易受损，一定程度上保护了纸质档案的完整性；四是有利于推进档案管理数字化建设，迎合数字农业的发展需求，助力农业科研事业发展。
5.完善档案管理设备。农业科研院所要规划一个统一存放档案的库房，按照档案管理标准安装防盗门窗、空调，配备除湿器、温湿度仪、灭火器等，安装具有防潮、防尘、防火、防蛀的密集架或档案柜，使档案存放在安全的环境中，有足够容量的柜子，满足档案长期存放要求。
关键词：学校档案管理；信息化建设；问题；建议
在学校管理的各项工作中，档案管理是其中较为重要的一部分。随着教育改革进程的加快，学校传统的档案管理在应用的过程中表现出了种种弊病，这种种弊病的解决在很大程度上依赖于学校档案管理的信息化建设。但是由于学校档案管理的信息化建设发展的时间较短，其中存在的弊病较多，因此，探究其信息化建设中的问题，提出相应的改进建议，对实现学校档案管理信息化建设的科学发展具有重要的意义。
一、学校档案管理信息化建设的内容
学校档案管理信息化指的是以发挥档案的凭证作用为基础，充分发挥档案的信息功能，促使档案内容实现数字化，促使档案传递实现信息化。其中档案管理信息化的含义有三层：其一，促使档案内容实现数字化，以便于信息的读取与存储；其二，实现档案信息传递、接收、储存、利用的一体化，提升操作的便利性；第三，实现档案信息管理的网络化，增强信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，学校档案管理的信息化建设内容也包括三个方面：第一，档案信息数字化建设。档案信息数字化建设的含义是在扫描技术和数据库技术的支持下，以安全性、效益性和规范性为原则，将传统的档案内容转化为电子档案进行保存，从而构成一个有结构、有秩序的档案信息库。第二，档案网站建设。档案网站建设是档案管理机构以公共信息服务网站为平台，以网页主页的方式开展档案宣传工作、提供相关服务的服务型网站，其功能为交流、服务与宣传，其构成内容为机构信息、资源信息、工作信息和服用利用信息等。在学校档案管理信息化建设的过程中，档案网站建设是重要步骤。第三，数字档案馆建设。数字档案馆是一种远程获取档案信息的方式，其建设的目的在于促使用户能够以便利快捷的方式获取所需信息，其特点为：在功能方面其中心是存储；在运行方面实现信息存取的网络化；在存储方面以无形的信息方法完成。
二、学校档案管理信息化建设的问题
学校档案管理信息化建设的时间较短，其中存在的问题较多，具体分析如下：第一，重视程度较低。学校档案管理工作在学校的各项工作中受到的重视程度本来就比较低，学校相关领导对档案管理信息化建设的重要性认识不完善，导致在其中投入的精力不足，投入的经费不够，与信息化建设相配套的基础设施不健全，最终影响了学校档案管理信息化建设的实现。第二，人才队伍不健全。学校档案管理人员长期使用传统的档案管理方法，在档案管理方面已经形成定性思维，对信息化管理这种新型档案管理方式的接受程度比较低，接受效率比较低。同时，因为相关的培训制度不健全，缺乏有效的培训激励机制，使得原有的档案管理人员出现固步自封的现象。再加之，专业的档案信息化管理人员没有实现有效的引进，人才队伍不健全，最终影响了学校档案管理信息化建设的发展。第三，档案管理制度不健全。受到档案管理重视程度不足的影响，学校的档案管理工作并没有被纳入政府工作体系，所以在学校档案管理方面也没有相关的规定，使得学校档案管理缺乏统一的标准，影响了档案管理的规范化建设，最终影响了档案管理工作的信息化建设。
三、学校档案管理信息化建设的建议
针对上述问题，本文针对学校档案管理工作的信息化建设提出以下建议：
第一，提升重视程度。首先，教育部门要针对学校档案管理的信息化建设召集学校领导召开相关会议，促使学校领导充分认识到学校档案管理信息化建设的重要性，端正学校领导对信息化建设的认识，进而提升全体师生对档案管理信息化建设的认识，以在学校领导的支持下在档案管理信息化建设方面投入充足的精力、人力和物力，为档案管理信息化建设的实现奠定良好的条件。
第二，完善人才队伍建设。在档案管理信息化建设的过程中，人才是决定档案管理信息化建设效果的重中之重。在新形势下，档案管理人员不仅要做管理员，更好成为档案信息的“数据库”和“百事通”。为了达到这样的要求，档案管理员要主动提升自己的专业素养，丰富自己的计算机应用技能和数据库能力，紧追档案管理信息化建设的步伐。同时，学校要做好档案管理人员的培训工作，定期开展培训，号召全体档案管理人员积极参与，并制订定期考核计划，对于未能通过考核的档案管理员对其进行再教育，如再次考核不过关，就予以辞退处理。除此之外，学校档案管理系统还要积极引进专业的档案管理信息化建设相关人才，做好信息化档案系统的设计与维护工作，带领全体档案管理人员提升信息化建设素养，以最终建设一支高素养的信息化建设人才队伍，以进一步推进档案管理工作的信息化建设步伐。
第三，完善制度建设。在学校档案管理工作信息化建设的过程中，对其产生阻碍的因素之一就是不规范的制度。建设规范的制度，要处理好标准化制度和规范化制度之间的关系，促使二者相互协调，共同进步。首先，要建设一个具有统一性的网络目录标准。因为档案内容较多，形式多样，录入标准和管理标准不统一，导致查阅困难。因此，要完善档案管理的信息化建设就要统一档案管理标准，以便提升档案管理效率和查阅使用效率。其次，要建立一套较为完善的制度，比如建立电子档案管理制度、重要场所的进出制度、电子档案系统的安全运行制度等，以实现档案信息的规范管理。
第四，完善数据库建设。首先，要搭建一个学校档案管理信息化建设平台，以《档案法》的相关规定为依据，规范档案管理规章制度，对学校档案进行分类处理；其次，要实现资源共享。学校档案管理部门要联合学校的其他部门制定档案管理的联合目录，并形成完善的网络系统，以便于实现一体化管理，以便于实现资源共享。第五，完善硬件设备的配置。档案管理的信息化建设在很大程度上依赖于硬件设备，因此，为了推进学校档案管理信息化进程的实现，完善硬件设备配置是关键。档案管理部门的相关人员要将所需的硬件设备进行统计，将其上报给学校领导，学校领导要尽快予以审批、拨款，完善硬件设备的配置，以完善档案管理的信息化建设。
四、结语
随着教育改革进程的加快，传统的学校档案管理模式在工作的过程中表现出了种种缺陷，不利于实现学校档案的规范化管理，不利于提升档案的利用水平。因此实现学校档案管理的信息化建设具有重要意义。学校档案管理的信息化建设包括三方面的内容，分别是：档案信息数字化建设、档案网站建设和数字档案馆建设。目前存在的问题是重视程度较低、人才队伍不健全、档案管理制度不规范，针对这样的问题，本文从提升重视程度、完善人才队伍建设、规范制度建设、完善硬件配置、完善数据库建设五个方面对学校档案管理工作的信息化建设进行了探究，具有一定的价值。
参考文献：
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【关键词】地税；档案管理；建议
在地税的管理中，税收是一项最重要的工作，但是现阶段我国地税部门的档案管理工作没有得到规范化的管理，极大地影响了地税部门的正常工作。因此想要将地税管理工作更好的发展和进步，就一定要对地税的档案管理工作引起重视，充分提高地税档案管理工作的科学化和规范化，不断完善我国地税系统的进步和发展。
一、现阶段地税管理工作中存在的问题
（一）档案管理工作人员认识到工作的重要性
现阶段我国的地税档案管理工作中，大部分的工作人员思想观念认识的不够深刻，没有意识到地税工作的重要性，因此导致我国地税管理工作没有得到足够的重视，甚至存在档案归档都会出现问题的现象[1]。由于相关部门和领导干部对于档案的护士，没有对工作人员的个人素质和水平进行统一的培训和指导，因此现阶段我国大部分地税档案管理工作人员都存在专业性知识薄弱的现象。工作人员在进行档案的整理时，更是面对着资料和档案不知从何下手，使得现在我国地税档案管理工作存在着很大的问题和漏洞。
（二）档案管理制度不完善
我国的税收管理工作始终缺乏更加完善的制度进行指导和规范，这也是我国现阶段档案管理工作出现问题的一个主要的原因。只有更好的将档案管理规范化、制度化，档案管理工作才能有效、顺利的进行。而现阶段我国相关单位和部门没有建立起完善的管理制度，导致档案管理工作缺乏统一的管理，资料和档案的收集和整理都比较困难，给管理工作带来了一定的难题，影响了档案管理的正常工作。
有的地区虽然也建立起了完善的档案管理制度，但是由于工作人员的专业性不够，同时各方面的配合力度欠缺，因此档案管理制度就算建立起来，执行时也存在一定的问题，影响了档案管理工作的正常运转[2]。
（三）档案管理条件相对落后
现阶段我国大部分帝舜部门的档案管理方式还停留在文字保存的方式，这种保存方式最大的缺点就是文字随着时间的流失，字迹会逐渐淡化，同时管理起来也比较困难。而在硬件设施上，也缺乏先进的设备支持，甚至现在很多地区的税收部门都没有设立专门的档案室，而是利用库房、办公室等地方直接进行档案的存放。这种不良的档案管理方式和条件，很大的影响了日常对档案的管理，并且由于保护不到位，档案很容易出现霉变，虫咬等息情况。
二、档案管理工作的相关建议
（一）加强对档案管理工作人员的培训
想要更加完善我国地税档案管理工作首先要从较强对工作人员的培训做起。地税部门要定期组织工作人员进行专业的培训，培训的内容主要以档案管理工作为主，提高工作人员的专业度，同时在培训的过程中，要让相关的工作人员意识到地税档案管理工作的重要性，树立起更加完善的税收工作服务意识。
（二）建立健全完善的税收档案管理制度
国家和相关部门应该认识到现阶段我姑税收工作的问题所在，建立健全相关的税收档案管理制度，保证档案管理工作的规范化和科学化。同时在日常的管理工作中，国家和相关的部门要发挥起自身的监督作用，及时发现档案管理工作中出现的一系列问题，并对问题进行相应的指导和帮助。
（三）加强档案管理的硬件设施
在国家和相关部门的支持下，地税部门也应该对自身的硬件设施进行完善，在信息化高度发展的今天，将先进的科学技术和设施投入到档案管理工作的应用中来，完善基础设施建设，保证档案管理工作的顺利发展。在档案的管理工作中，利用专业的管理设备和计算机技术，完整的保存每一份资料和档案，用过专业的技术人员和档案管理工作人员的密切配合，做好档案的管理工作[3]。
（四）加强对档案的开发和利用
档案的管理不是单纯的将资料和档案进行收集，而是在有用的时候，这些档案和资料能够被更好的利用，为税收部门保存更多重要的材料。因此，地税档案的管理是一项十分重要的工作。
结束语
税收工作是一项关系到百姓根本利益和国家发展的一项重要工作，因此地税档案管理工作不容忽视。虽然目前我国的税收档案管理工作存在着一定的问题，但是我们只要正视问题的所在，用积极的态度去解决问题，不断地将我国的地税档案管理工作进行完善，建立健全地税档案管理制度，将档案管理工作进行的更加规范、科学，就能更好的推动我国的全面进步和发展。
参考文献：
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关键词：加强 社会保险档案 建议
铁路职工社会保险档案管理工作是推进铁路社会保险事业发展的一项重要基础工作，真实地记录了社会保险经办机构从事社会保险管理工作的过程，主要包括养老保险档案、医疗保险档案、失业保险档案和工伤保险档案，它在社会保险各项工作中起着至关重要的作用，是参保职工今后享受社会保险待遇时的有效依据，直接关系到参保职工的切身利益。
一、铁路职工社会保险档案管理工作中存在的问题
铁路职工社会保险档案管理工作是从2006年开展起来的，起步晚，不规范，管理乱，存在诸多问题：
1、没有健全明晰的社会保险档案管理工作机制。铁路系统职工的社会保险档案管理工作主要落实在最基层的站段，由于从铁道部到铁路局、再到站段没有一个统一的社会保险档案管理机制，在不同的铁路局，一个铁路局内不同系统，甚至同一系统的不同站段，社会保险管理工作分工五花八门，各不相同，有的站段将社会保险工作中的养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险等分割成几大块由不同的人员进行兼管。多个人员不仅要做好本岗位大量工作同时又兼管社会保险中的不同保险，以至于各自为政，保险信息不能共享，资源浪费，工作重复，效率低下，最后是职工社会保险档案工作这项最繁索、最重要的工作互相推诿、元人管理。有的站段社会保险工作由专门的人员进行管理，这样虽克服了多头管理的缺点，但是在具体的工作中管理人员履职不到位，重视不够，形成目前铁路社会保险档案管理流于形式，应付检查，管理混乱。
2，缺乏适合铁路职工社会保险档案管理特点的专业管理标准和规范。我专职从事社会保险工作。是从广安工务段和涪陵工务段两个段合并后开始的，当时我的第一件工作就是全面清理两个段职工的社会保险档案，清理中我发现档案室设备陈旧，防火、防潮、防蛀等达不到标准，职工的社会保险档案有的集中装在一起，该归档的没有归档，不该归档的却归档，分类、编目、排列完全没有科学性，随意性很大，档案袋内资料陈旧，久不维护和补充，部份职工的社会保险档案根本就没建立。我决心认真清理，规范管理，可是，当我从上级发放的所有社会保险文件中查找档案管理方面的文件和标准规范时，只搜索到2006年社保处发的一份关于建立职工社会保险档案的简短通知，上面只简单罗列了保险档案里装资料的内容，我无法参照标准，只有借鉴职工人事档案管理的模式和以往工作经验，想当然地对职工保险档案进行了简单的清理、分类和完善，这不仅不科学规范，而且给以后档案管理带来很多隐患。铁路是一个专业性很强的系统。随着当今社会保险改革的不断深入，国家、省、市下发了许多文件，但至今铁路尚无一份完整系统的适合铁路行业特点的社保档案管理标准和规范，造成铁路站段社会保险档案管理不科学、不规范、乱七八糟，杂乱无序，以至于档案资料严重流失。
3、档案管理手段完全不适应形势发展的需要。铁路大部份站段社会保险档案管理仍然采用的是手工操作、陈旧式管理，管理人员查找某个参保职工的档案资料时，常常要翻阅很多档案袋才能找到，费时费力，档案里装入的资料残缺不全，不能连续动态地反映参保职工的各项保险缴费和参保情况，尤其是缺少调进职工调入时的保险转入资料。另外管理人员档案业务知识贫乏，没进行专门培训，难以切实履行监督指导和管理职责，他们只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子就行了，在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进社会保险档案管理方面下功夫不够，这种情况下档案管理质量自然上不去。更重要的是给奋斗在铁路沿线上偏僻边远、交通极不便利的小站上的职工查询和了解自己社会保险缴费、变更、待遇支付信息带来极大的不便，引起部份职工思想上有情绪，影响铁路的安全生产，完全不适应铁路社会保险事业日益发展的需要。
4、铁路职工保险档案管理没有发挥应有的作用。铁路系统对社会保险档案信息的开发利用及其历史价值缺乏足够的认识，档案管理没有真正纳入领导的议事日程。职工的社保档案不象人事档案在职工调进调出，退休时起着很重要的查证作用，有些站段某些职工退休了，该职工的社保档案还没建立，这并不影响管理人员的工作业绩和待遇，参保职工也没什么反响。档案管理知识宣传不到位，部份职工根本不知道自己还有社保档案，更不知道还可以利用社保档案维护自已的利益。经费上不投入，有些单位甚至没有专门的档案柜。从上到下都不重视社会保险档案管理，它的作用不大，可有可无，如果管理人员再身兼数职，工作又多，不断更换，久而久之，职工社会保险档案就成了一堆烂摊子无人问津了。
二、加强铁路职工社会保险档案管理工作的几点建议
针对上述情况，应该根据铁路职工社会保险档案的特点和铁路系统社会保险工作的发展，加强监督和指导，不断改进和完善铁路社会保险档案工作。建议采取以下措施：
1、充分重视铁路职工社会保险档案管理工作。社会保险档案是社会保险事业发展过程中积累的文字、图片、数据等资料的总和，它反映着社会保险事业的发展历程，是研究社会保险工作的重要工具，管好社会保险档案是社会保险事业健康、顺利发展的必然要求。如果档案管理不当，势必给社会保险工作造成影响，并直接损害职工切身利益，给今后工作带来诸多困难。因此，各级社保部门应本着对职工负责、对企业负责、对社会负责、对历史和未来负责，把管好用好档案作为发展社会保险事业，取信于社会及公民的大事来抓。积极争取各级领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大人、财、物的投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张、保管设备简陋等实际问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。同时加大宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，宣传社会保险档案工作的重要性和相关的档案法律法规，提高每一位铁路职工的社会保险档案意识和档案法制意识。
2、建立健全管理体制。根据铁路社会保险工作的特点和管理机制，社会保险档案工作必须坚持统一领导，分级管理的原则，切实建立起有人管，有人抓的集中统一管理的社会保险档案工作机制。具体说，一是铁道部、铁路局、站段落实组织机构和人员，成立社会保险档案管理领导小组，督促、检查、协调解决工作中人、财、物等方面的实际问题；二是建立目标责任制，把社会保险档案管理纳入目标责任，列入本单位工作规划进行管理和考核，奖惩严明。三是把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，严格检查和考核。以彻底改变档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系，充分发挥社会保险档案在构建和谐社会中的作用，
3、制定适合铁路职工社会保险档案管理特点的业务规范和管理办法。有关部门尽快制定档案管理准则，针对社会保险档案
的收集、整理、保管和利用各工作环节制定出操作性强、科学统一的社会保险档案管理规范。特别是社会保险档案的归档范围、保管期限的划分和整理要详细规定，严格统一。由于社会保险档案的价值特征是以凭证价值，维护个人权益为主，其保管期限宜划分为永久、长期和短期。参保登记管理方面的材料宜作为永久保管；参保人员信息管理、个人帐户管理、医疗管理、审核认定及待遇支出管理等方面的材料宜作为长期保管；个人帐户稽核、清算及相关证明等材料宜作为短期保管。由于社会保险档案的动态性特征，参保职工的档案宜以一个人头为保管单位进行整理。每一个保管单位的档案按归档范围将材料收集齐全，按材料形成时间的先后顺序排列并编号，填写归档文件目录，然后放在一个袋或夹(盒)内，不用装订，开口管理，以便随时补充新资料，档号依参保登记号进行排列编目。电子档案应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、缴费、支付、变更、清算等业务数据文件，刻录到光盘上，进行归档管理。
4，加快铁路职工社会保险档案管理信息化、网络化的建设。随着网络技术的发展。建设统一的铁路社会保险业务档案信息网络已经迫在眉睫。利用计算机网络，社保部门可以实现所有社会保险缴费的网络征收、保险费用的网络支付，可以利用社会保险业务档案信息网了解社保工作状态。实现无纸化办公，提高工作效率，用户可以通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社会保障号就可以查询到自己的社保缴费、个人帐户、待遇享受等情况，轻松完成缴费、支付等所有的工作环节；通过网络，可以和商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互。实现更大范围的信息资源共享。因此。铁路社保部门要重视社会保险业务档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社会保险业务档案信息网络。
5、定期开办档案管理知识培训班，努力造就一支业务精湛的铁路社会保险档案管理队伍。加强档案管理人员的系统专业培训，是实现档案微机化管理一个不容忽视的重要环节，它不仅可以提高档案的管理层次，更重要的是便于信息开发与利用，有效推动社会保障事业的发展。
参考文献：
1 人事档案的重要性
人事档案在我们的日常生活中起着十分重要的作用，我国人事管理制度表现在它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。准确、齐全、完整的人事档案能全面反映一个人的经历、政治面貌、道德品质、业务能力、工作表现、工作业绩等信息，是知人善任、选贤举能的重要工具，管理好农业科研单位人事档案对单位人事提拔和变动起着重要作用。农业科研单位的人事管理比一般的人事管理有其特殊的地方，农业科研单位人事管理中，有科技干部的成果奖励、职称评定、进修培训、著作论文等内容，这些内容，能够展示科技干部的业绩和荣誉，有利于开展科技干部的职称评定和人事提拔工作，也能够宣传单位的农业科研成果，更好地实现档案的服务功能。
2 农业科研单位人事档案管理存在的问题
2.1 领导对人事档案管理的重要性认识不够，基础设施条件差。长期以来，领导主要重视农业科研工作的成果，对人事档案管理工作的认识存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管性的工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。根据笔者调查，河南省内绝大多数农业科研单位没有把人事档案管理工作纳入议事日程，档案工作停留在用时想起，不用时不问，人事档案的场所、经费、人员等没有得到很好解决。档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有设立专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。
2.2 人事档案收集工作力度不够，管理手段落后。农业科研单位的档案人员大多兼职，力量薄弱。由于业务水平不高，再加上收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，档案收集归档工作被动、不及时，收集归档的材料不全面，使很多与科技干部有关的信息没有存档。管理手段也较陈旧，查找档案比较繁琐，档案袋存放无规律，查找职工资料需要在档案中一页一页地找，这样反复调用原件，易造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。还有些档案材料或是纸质很差甚至用圆珠笔写，字迹模糊；或是书写顶格、顶边等填写格式不规范，不利于档案的保存和利用。
2.3 人事档案管理力量薄弱，管理水平不高。随着人事制度和农业科研体制改革不断推进，机构调整、人员竞聘上岗，人事档案管理人员的岗位变动频繁，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，就开始上岗进行档案管理工作，对档案的重要性、档案管理要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理。并且，农业科研单位大多数档案人员身兼数职，工作繁重，投入精力有限，从而忽视了档案管理工作，严重影响了档案管理水平。人事档案管理不规范，不利于档案的安全管理，易造成档案的毁坏和丢失。
2.4 科技干部人事档案管理不到位，缺少专业技术人员科技档案。农业科研单位的科技干部主要进行农业科学研究，在人事档案中主要有农业科技成果、著作和论文、新品种选育、专利发明和各种荣誉奖励，等等。笔者通过对河南省农业科研单位的人事档案调查，发现大多数农业科研单位在这些方面都由个人保管，没有存到档案室进行管理，这样，科技干部到用时经常会出现找不到证书，甚至会丢失等现象。此外，多数农业科研单位也没有给科技干部建立专业技术人员科技档案。因此，应加强这方面的档案管理。
2.5 人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。计算机信息的水平也在不断提高，但农业科研单位由于领导不重视，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位还没有配备计算机、扫描仪等设施，使材料入档、整理档案任务繁重，不能科学地利用档案。
3 搞好人事档案管理工作的建议
3.1 提高领导对档案工作的重视，加强基础条件建设。领导的重视是做好档案工作的重要保证。档案管理人员要经常向领导请示和汇报档案工作，单位领导应高度重视人事档案管理工作，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。农业科研单位应建立综合档案室，确定专职档案室管理人员，最好确定1名专职档案员管理科技干部人事档案。档案室应积极采取各种防护措施，防止和消除损毁档案的各种不利因素，最有效地保护好人事档案资料。采取各种渠道，筹措资金，建设合格档案库房，并购置必需设备，配备先进计算机管理设备，如：计算机、传真机、打印机、扫描仪等一些硬件设施；更换新式干部档案卷盒。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房, 配置规范的铁质档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；落实好国家档案局提出的“六防”（即：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）等措施。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
3.2 注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，也是人事档案工作的重点和难点。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案资料是否完整标志着档案质量的好坏。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。档案资料规范填写，并形成电子档案，有利于查找档案资料。
3.3 加大培训，提高档案管理者的素质。农业科研单位应加大对人事档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质。农业科研单位应该根据情况，培养一批具有较高管理水平的档案管理人员，尽可能对档案管理人员进行培训，使之积极参加各种档案培训班，来提高自身的素质和能力。档案管理人员也应加强自身学习，具备一定的理论功底、高度的事业心和责任感，还必须掌握较为扎实的现代科技知识、有严谨的管理水平。认真学习干部档案管理的有关规定，并采取“走出去，请进来”的办法，使档案管理人员不断学习更新业务知识，提高操作能力，保证科技干部档案管理工作的顺利开展。
3.4 建立科技干部科技档案，完善人事档案管理。针对农业科研单位的实际情况和科技干部人事档案的复杂内容，建议建立科技干部科技档案，将科技干部的农业科技成果、新品种培育、专利发明、著作和论文、职称晋升、学术带头人、专业技术拔尖人才等信息建立一个档案，在适当的时候，可以有选择地对外公开，这不仅对科技干部本人是一种宣传，而且，对科研单位也是一种宣传。这样，农业科研人员在需要这部分档案时，可以保证科技档案资料的完整性，能够充分发挥农业科研单位人事档案的作用。
