时间：2023-05-31 09:46:19
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇城建档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
在全面推进依法治国的背景下，城建档案的完善化、系统化与安全化必须依赖于法治建设，城建档案的利用范围、深度和广度都日益扩大，有法可依的城建档案才是全面完整的，才能满足现代社会经济建设与精神文明建设的双重客观需求。明确城建档案的立法现状，加强其法治建设，是摆在社会及人们面前的一项重要任务。
一、我国城建档案法治建设的立法现状
（一）立法现状。建国以后10年间，我国国务院经过长期计划运筹颁布了《关于改进档案资料工作的方案》，方案对国家技术委员会、国家建设委员会、农业部、地质部以及国家统计局等单位在基础建设、工业交通、经济和农业等方面提出了要求，要求建立一套具有资料管理功能的法治化体系，即城建档案管理体系。1960年，国家档案局正式向国务院提交了《关于加强管理城市基本建设档案的意见》，经过一年后转批，首次强调了城建档案对于我国城乡建设规划、社会发展的关键属性，为此，城建档案管理工作也已经被提升到了一定的政治及经济高度。进入80年代，国务院与国家建委等多家单位共同颁布了《科学技术档案工作条例》，规定了各个单位应该对自身的每一项产品试制、基建工程、技术项目与科研成果进行鉴定和验收，同时一定要有科研档案部门参与其中，对应该进行归档的科研文件材料进行验收，最终整理制作出相对完善、完整、准确和系统的科研文件材料。这也意味着城市中必须建立档案馆，收集和永久管理城乡范围内的所有科研资料，这也是涉及城建档案管理的最初法律条文，它们都被收录于《科学技术档案工作条例》中。90年代末，国家建设部第61号令颁布了《城市建设档案管理规定》（1997）与《城市建设档案管理规定》（2001），它们对城建档案的法治建设内容进行了修正与完善。
（二）立法特点。我国各个城乡地区在建立城建档案管理体制以后，对相关机构、档案接收能力以及保管利用思路进行了强化。在基于立法成果的基本理念下，大部分地区基本上实行了城建档案的保证金制度，该制度要求城建档案建设单位必须预先缴纳一定额度的保证金来促使建设单位能够在基础工程项目和科研项目完成以后主动向城建档案管理机构报送相关档案资料。该办法在城建档案法治行政手段尚不成熟的现阶段来看，确实起到了一定的规制作用，它迎合了城建档案工作的开展需求，也强化了城建档案的归档理念，使城建档案馆的建设工作更加完整化。2004年以后，《中华人民共和国行政许可法》正式开始实施，它让城建档案管理工作抛弃了传统的管理模式，严格规范了城建档案馆的行政许可设定权与行政许可事项范围，使其从宏观调控转向了社会服务方向，这也使得城建档案单位的管理工作更加细致、系统，其行政执法的开展也比之前更具针对性。
二、强化城建档案法治建设的相关建议
如上文所述，随着城建档案工作的长期开展和社会发展的迫切需求，为其制定一系列相关立法法案，强化其法治建设是必然的。本文结合具体工作介绍一下开展和强化城建档案工作法治建设的相关建议。
（一）统一城建档案管理法。我国应该尽快启动制定并统一城建档案的管理法律及相关行政法规，明确城建档案管理的法律地位。就目前来看，我国城建档案在法治建设过程中依然缺少一部专属性的、权威性的国家上位法。所以国家必须加快城建档案的法治建设步伐制定并启动一部相对统一的城建档案管理行政法规，确保城建档案的权威性与法律地位。
（二）明确城建档案管理部门的监管职责。在我国的《高等学校档案管理办法》中就规定了国务院教育行政部门所主管的全国高校档案工作，它规范了全国高校在档案管理方面的业务指导体系、监督体系和检查办法，目前该法律体系已经相当完善，对我国高校档案管理的发展具有促进作用。因此我国的《城市建设档案管理规定》也应该学习和借鉴高校对档案的管理办法，明确管理主体资格，争取在未来发展进程中出台能够明确城建档案管理主体部门及监管部门职责的上位法规。
（三）明确城建档案资料相关工作手段。要明确城建档案资料管理的相关工作手段和途径，尤其是对重点工程建设项目，档案资料工作应纳入项目管理程序中，与项目建设实行同步管理。进行收集、整理和归档时，一定要首先明确它的收集归档范围，针对该范围做出明确界定以后，才能继续顺利进行有针对性的收集工作。同时，也要厘清档案的归档过程，明确档案所涉及到的部门与部门之间的关系，并基于此来设定相应的管理手段，开拓法治建设工作途径，确保档案管理业务与技术在健全法治的保护下不断平稳进步。
（四）加强地方城建档案部门的法治建设。近年来，由于我国城镇化建设的高速发展，城市基础设施建设相对落后，“马路拉链”“空中蜘蛛网”并存现象屡见不鲜。土地集约化利用要求的提出、地下空间开发利用城市的综合管廊建设，一些省和市的原《城建档案管理办法》已经无法适应当前城镇化建设的发展步伐。加速地方城建档案部门的法治建设迫在眉睫。
目前就我国地方城建档案部门的法治建设应该注意以下4点内容：第一，要具有针对性，可以针对城建档案管理的每一个环节设置相应合理的法律条款。第二，要具有前瞻性，它要求在满足城建档案管理现行规定、需求的基础上来考虑城乡规划体制，考虑未来时间里城建档案管理工作及其法治建设的相关事项，迎合城建档案管理工作的未来发展趋势。第三，要具有可操作性，因为设立立法条款不仅仅是简单的法律条文，它应该起到实效作用，使条款的类目与现实条件相一致，这也有利于城建档案法治建设的强化。第四，应该具备创造性，要在不违背上位法的前提条件下创造法律条款，增加它的法律可拓展性，真正实现城建档案管理的有法可依，使法律能够保护和引导城建档案管理工作渐渐走向正轨，做到落到实处、依法治档。
（五）普及城建档案法律意识。要提高城建档案管理部门领导和相关工作人员的法律意识，镇江城建档案馆采取“请进来走出去”的方式，有针对性地聘请档案专家 、大学教授传授档案知识，解答工作中遇到的难题，派相关人员出去深造，拓宽视野。档案管理部门以外的企业和团体，档案从业人员知识结构、档案法律意识都比较弱，开展档案法律培训尤为重要。城建档案馆运用网络信息资源实施远程培训，同时还主动到“高校产业园区”“北汽华东产业基地”“孟家港国际物流园”等重点工程项目单位服务。在服务中普及、贯彻《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）。指导建设主体建立和完善档案管理规章制度，使重点工程项目形成的前期文件资料从形成、编制、积累、审核和移交法律手段来集中统一管理。在该过程中确保了建设主体的各项目部门和相关人员在立项阶段就有了城建档案的法律意识。所以，只有全面普及城建档案法律意识，才能保证其档案资料内容与工作建设步骤的完整性。
三、总结
总而言之，对我国城建档案法治建设的强化工作应该是多方面的，它不仅仅要求相关部门能够将城建法规与档案管理法规融会贯通，也应该对法治建设工作本身有较高的觉悟与认识，做到知法懂法，遵法守法。在实践工作中不断学习、以法律手段促成档案行为的自律性，调整和完善城建法规体系，才能让其实现真正的法治化，使城建档案管理工作更加规范。
【参考文献】
[1]李中福.关于加强城建档案法制建设研究的几点思考[J].卷宗，2015（1）：423-424.
第二条为了加强城市地下管线工程及档案的管理，防止和减少城市建设对管线的损害而造成灾难性事故的发生，根据《中华人民共和国城乡规划法》、《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》、建设部《城市地下管线工程档案管理办法》以及《*省建设工程质量监督管理条例》、《*省城市建设档案管理办法》的有关规定，结合本市实际，制定本办法。
第三条本办法所称城市地下管线工程，是指城市市区内新建、扩建、改建的各种地下管线以及相关的地下工程，包括给水、排水、电力、电信、热力、燃气、人防、工业管道等地下工程。
第四条*市城乡规划行政管理部门主管本市地下工程及档案的管理、利用和监督工作；档案业务上接受市档案行政管理部门的指导。
第五条*市城乡管理综合执法局负责地上地下管线工程的日常监管，对任何地上地下管线工程未取得建设工程规划许可证、施工许可证的，要及时发现、制止；并及时通报市城乡规划管理局，依法处理。
第六条地下管线工程的建设单位应当与市城建档案馆签定《报送建设工程竣工档案责任书》，未签定建设工程档案责任书的，城乡规划行政管理部门不予办理建设工程规划许可证。
第七条地下管线工程的设计必须符合国家规范。建设单位和施工单位应严格按照批准的设计图纸施工。确需变更设计的，应当按规定办理变更设计批准手续，并如实反映在竣工图及电子文件上。
第八条城乡规划行政管理部门在审查报建的地上地下管线工程或相关的建设项目，核发建设工程规划许可证时，应依据城市总体规划要求提出明确的规划设计条件；严格城市地下管线工程建设的定线和竣工{覆土前}测量制度。城市地下管线探查和测量必须执行建设部颁发的有关技术标准和使用城市统一的平面和高程系统；地下管线工程覆土前，建设单位必须委托具备相应测绘资格的单位，按照国家地下管线探测技术标准进行竣工{覆土前}测量。竣工{覆土前}测量进度与工程进度相适应。
第九条地下管线工程施工中发现未建档的管线，建设单位应及时报告市城乡规划行政管理部门，由市城乡规划行政管理部门查明管线性质、权属，责令产权单位委托具备相应资质测绘部门探测竣工图，并及时向市城建档案馆报送有关档案资料及电子文件。
第十条组织地下管线工程竣工验收，应当将地下管线工程档案验收列为专项内容。地下管线工程竣工验收组织的成员应当包括城建档案馆。地下管线工程竣工{覆土前}的测量成果，如：地下管线的各转点的x、y、z三维坐标、检查井[井盖、井底]三维坐标，两点直线的坡度等相关内容及技术标准，应列为地下管线工程竣工质量验收的重要内容，所形成的质量鉴定材料应当包括这项内容。
对违反前款规定的，不得进行竣工验收，工程质量监督机构不给予备案手续，地下管线工程不得投入使用。
第十一条建设单位应在地下管线工程竣工验收后六个月内，应向城建档案馆移交下列材料：
（一）地下管线工程项目的建设工程规划许可证及附件、附图，施工许可证、计划、规划、设计、用地、开工批准文件及其它审批材料；
（二）地下管线测量精度分析、测量成果及竣工测量数据；
（三）地下管线工程施工技术文件材料和竣工验收文件材料；
（四）地下管线工程竣工图及电子文件；
（五）其它应当归档的文件材料。
第十二条地下管线投入使用进行改建、扩建或者对重要部位进行维修的，建设单位和施工单位应当根据实际变动情况修改原竣工图，并于竣工验收后三个月内向市城建档案馆报送修改部分的工程竣工档案。
第十三条地下管线工程竣工档案必须完整、准确、真实、清楚，反映现状，并由编制单位技术负责人签名盖章。
第十四条专业管理部门应当向市城乡规划行政管理部门及市城建档案馆提供专业管线图和有关资料，并及时报送更改、报废、漏测部分的现状图。
第十五条移交的地下管线工程竣工档案不完整的，市城建档案馆有权拒绝接收，并责成建设单位重新按要求探测制作后移交。
第十六条市城乡规划行政管理部门应组织有关部门依据地下管线工程竣工档案和各专业管理部门的专业管线数字化图，及时修改全市地下管线综合图，并输入城市地下管线信息系统,对地下管线工程实行动态管理。
第十七条政府有关部门应当定期组织城市地下管线普查和补测补绘。普查和补测补绘所行成的地下管线档案成果，应由城建档案馆统一接收和管理。
第十八条凡在市区范围内进行开挖、爆破、钻探等活动的，建设单位必须到市城乡规划行政主管部门、城建档案馆查清该施工地段的地下管线情况，然后到有关部门办理开工手续。
管线抢修工程，需调用地下管线工程档案的市城建档案馆应随时提供服务。
第十九条市城建档案馆应当定期公布开放档案目录。开发档案信息资源，实行有偿使用。
第二十条市城建档案馆应当建立健全科学的管理制度，依法做好城建档案的接收、整理、鉴定、统计、保管、利用、保密工作。
城建档案馆工作人员应忠于职守，保证档案的完整、准确、系统、安全和有效的利用，具备城建档案管理专业知识，并依法取得岗位资格证书。
第二十一条建设单位未按规定签定《报送建设工程竣工档案责任书》的,由市城乡规划行政主管部门或市城建档案馆责令限期改正，逾期未改的,依据《*省城市建设档案管理办法》处以5千元以上5万元以下的罚款；地下管线工程竣工验收后,建设单位未向市城建档案馆移交地下管线工程竣工档案的，依据《城市地下管线工程档案管理办法》由主管部门责令限期改正，逾期未改的,处1万元以上10万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下的罚款；未按规定期限移交地下管线工程档案的，由主管部门责令限期改正，逾期未改的,处1万元以下的罚款；因建设单位或地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位或地下管线专业管理单位依法承担相应的责任。并暂停该建设单位新的工程立项审批手续；
第二十二条工程测量单位未按照规定提供准确的地下管线测量成果，致使施工时损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。
本文作者：牛俊霞 单位：高平市住建局档案室
城建档案是城市规划建设管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家的宝贵财富。中国社会主义现代化建设快速向前迈进，社会各行各业都在经历着深刻的变化，在这样的形式下，城建档案事业也面临着机遇和挑战，对于城建档案事业如何才能适应新的形势需要，更好的收集整理管理档案资料，快速高效地反馈有关信息，作为一名城建档案工作者应具备以下几种素质：
一、加大宣传力度，提高依法治档的意识
城建档案专业人员要针对性地加大宣传城建档案工作，尤其对我们直接服务的建设项目的各参建单位进行宣传，让他们彻底摒弃重建轻档的思想，充分认识城建档案在项目建设，完工结算，质量保证等方面的作用，从思想上真正重视城建档案工作。同时要定期不定期对社会上的广大人民群众进行宣传，让他们了解城建档案在维修改造、抗灾、减灾房屋产权产籍等方面有巨大的参考作用和价值。而宣传方式渠道等多样也可以通过媒体宣传资料，培训班等方式进行，关键是我们要有依法治档的意识，当然作为城建档案工作者对《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理办法》、《地下管线管理办法》等一系列法律法规要特别熟悉理解，这是我们工作中的法律武器，在工作中我们必须熟练地运用，对各种新出台的政策，对新出台的政策要第一时间学习学透，要做到知法懂法守法用法，在各项法律允许的范围内尽可能地做好服务与工作，要敢于依法治档，依法管理，对市内各项重点建设项目，民生建设项目，要更强服务，更强管理，以保证资料的完整性真实性。
二、勤奋学习，增进档案工作者的文化知识素质
作为新时期的档案工作者，必须勤奋好学，刻苦钻研，掌握渊博的文化知识素质，21世纪城建档案管理不仅仅是简单的资料保存和查阅，也不是传统的继承和递进，而是同建设高速发展同步前行的，这就需要每一个管理者具备一定的文化知识素质，文化知识素质的不足不仅制约了个人的发展和提高，更重要的是将会给国家和人民财产造成不可估量的灾难和重大损失，为此，必须增进文化知识素质和城建档案综合业务能力，包括法律档案建设规划市政管理计算机等几十门专业知识以及语言表达沟通协调等公共关系能力，所以作为城建档案专业人员，我们要加强知识的学习同时也要多感知，将这些理论运用于实践的方法。制定自学计划，不断用人类的知识丰富自己的头脑，强化专业知识，丰富文化知识。其次要掌握新时期的文化知识，接收新事物新观念，适应新时期城建档案管理的综合性活动，不仅要熟悉培养联系密切的专业知识，还要了解社会科学，人文教育，自然科学，只有具备渊博的知识，坚实的文化才能为城建档案管理事业做出突出的贡献。当今信息时代，计算机技术普遍用于档案管理，将档案管理人员从繁重低效率的手工操作方式中解脱出来，因此掌握和提高计算机网络的应用能力对当今城建档案工作者来说势在必行，这样才能使自己的工作得心应手，紧跟时代步伐，通过艰苦的努力不懈的坚持，争做一名合格的档案管理者。
三、积累经验，提高业务技能，增强服务社会意识
城建档案的主要来源是靠接收与征集，善于积累经验、总结经验并掌握一套行之有效的收集管理方法，要从高层次多角度认识管理的科学性和深奥性。城建档案管理既是科学又是艺术，所以每个城建档案工作者必须注重平时工作的过程，必须在理论和实践的过程中体验和积累，必须在艰苦的日常事物中不断尝试磨炼。经验是业务技能管理的中介，是知识升华为能力的催化剂，为此对接收进馆的档案资料，无论是在载体上还是在信息的记录上，负责城建档案接收的工作人员都应该仔细验收检查，对签字不完整的、盖章不规范的要指导其按要求改正，严把进馆档案质量关。对档案要有安全保护意识，不仅要对已进馆的档案进行安全保护，对未进馆的或要进馆的档案安全保护意识也同样要加强。维护档案的齐全与安全是档案保管工作的中心任务。那么，档案保管工作人员的责任更是重大，要保卫档案馆库房的安全，要严防档案馆藏档案文件的损坏，要认真细致的做好防盗窃，防破坏，防火，防水，防潮，防鼠，防虫，防光等工作，要对损坏的档案及时进行修裱，对丢失的档案要及时进行追查，尽可能地最大限度地延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。档案馆保存档案的根本目的就是根据社会各方面的需要，开发档案信息资源，积极提供档案信息利用，而作为一名负责档案利用的工作人员，在履行服务职责时，对于特别珍贵或易脆易损的文件在提供利用时要加倍监护和管理。
在复制外借档案使用时，应严格按照制度执行，通过审批手续方可借阅，同时督促借阅者按期归还，在收回借阅的档案时，对案卷的数量和卷内文件情况要及时细致的检查，确保档案完好无损。工作中要有优良的服务质量，这就要求我们要有过硬的综合能力，才能对具体事项，做出迅速地判断，继而妥善处理，多总结经验提高工作能力，优化服务质量，从而更好的服务社会。随着现代化信息技术的飞速发展和网络的日益普及，数字化管理已成为必然，在档案信息化建设的过程中，档案信息安全保护极为重要，这就要求工作人员要勤奋学习，刻苦专研，不仅只满足于能掌握计算机的操作技术，还要深入学习和掌握数字化档案馆的基础理论，档案信息化建设基本理论，不断提高确保档案信息安全，网络安全，系统安全的业务技能。城建档案管理工作者要甘于平凡淡薄名利，要有乐于奉献的高尚风格。综合素质必须德才兼备，只有具备良好的职业道德，社会公德，依法治党意识，精深得专业知识和业务技能，城建档案管理的综合素质就得到了跨越式的提升和实现质的飞跃，只有综合素质全方位提高，才能经得起考验，才能不负众望，从而积极创新，乐观向上的投入到档案事业中去，也只有这样，我们的城建档案事业才能充满活力，蓬勃发展。
*市建委，各地级以上市、顺德市建设局、规划局（规划国土局）、房地产管理局：
城市建设档案（简称“城建档案”）是城市规划建设管理工作的重要组成部分。为贯彻落实建设部《城市建设档案管理规定》（部令90号）和《城市房地产权属档案管理办法》（部令101号）等规定，进一步加强城建档案的管理，适应我省加快城市化进程的需要，特通知如下：
一、提高认识，健全城建档案管理机构。加强城建档案管理工作是保证城市规划建设和管理安全、正常运作的重要保障，城建档案的接收、管理和利用是基建程序不可缺少的环节，各级城市规划建设行政主管部门要提高对城建档案工作重要性的认识，抓住机构改革的有利时机，采取措施进一步建立健全城建档案管理机构，充实管理人员，配备相应专业技术人员。设市城市应设立城市建设档案馆；中心镇及经济发展较快、建设量较大的镇也应设立专门的城建档案馆（室）。未设立专门城建档案馆（室）的城镇，城镇规划建设行政主管部门要指定专人负责收集和管理本地区的城建档案，并接受上级城建档案馆的业务指导，加强对城建档案的收集和管理。要多渠道争取城建档案馆的经费来源，探索城建档案有偿使用的途径，争取将城建档案的管理经费列入地方财政。各市城建档案馆要加强对县、镇城建档案馆（室）的业务指导和人员培训工作。
二、进一步做好城建档案的收集和管理。各级城市规划建设行政主管部门要把城建档案工作列入建设事业发展规划，发挥其在城市规划、建设和管理中的作用，促进城建档案事业与城市建设同步发展。建设工程竣工验收备案制度是保证城建档案完整、准确、及时接收的重要手段，各级建设行政主管部门要认真贯彻省建设厅印发的《广东省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收及备案管理实施细则（试行）》（粤建管字[*]35号）和《转发建设部关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令，切实加强工程档案管理工作的通知》（粤建管字[*]105号）精神，支持城建档案馆（室）对竣工工程进行档案预验收。无城建档案主管部门出具的建设工程竣工档案验收认可证明的，不能办理竣工验收备案手续。同时，要积极做好有关文件的宣传工作，进一步提高建设单位以及勘察、设计、施工、监理等单位对工程档案工作的认识，督促做好工程档案收集和整理，并按规定及时向城建档案馆移交。
城建档案的收集和管理要严格按照建设部第90号、101号令的要求进行。城建档案的著录和归档整理必须严格按照国家颁布的《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》的要求进行。
三、加强作风建设，提高服务水平．
各级城建档案管理部门要切实加强作风建设，提高服务水平。（一）要树立“有为才有位”的思想，提高服务意识，由坐等建设单位报送档案转向积极主动上门、跟踪指导服务，对建设工程档案提供必要的技术服务，有条件的城建档案馆要提前介入建设工程，派专业技术人员深入现场，指导建设单位、施工单位收集和编制工程档案。（二）要加强建章立制工作，按照国家颁布的有关规范、规定，结合实际在城建档案的接收、归档、管理及利用等方面制定具体的工作制度和程序，并向社会公布，进一步规范办事程序，提高办事效率。（三）进一步提高工作人员素质，增强工作人员的社会责任感，要有计划地安排业务人员参加各类岗位培训，实行持证上岗制度。（四）推广城建档案的自动化管理，提高城建档案的自动化管理水平和利用率。有条件的城市要结合城市地理信息系统的开发利用，实现城建档案资料的动态管理，实现城建档案即时更新，提高服务质量和水平。要按照建设部的要求建立起城建档案统计制度，各城建档案馆（室）要指定专人负责此项工作，并按时报送统计资料。（五）进一步搞好城建档案馆的达标升级活动，各级城建档案馆要结合实际，把达标升级列入工作计划，通过达标升级活动全面提高城建档案管理工作上台阶。
【关键词】 城建工程；档案；馆藏质量
城市建设档案是城市面貌和基本建设历史和现状的真实记录，是进行城市规划、建设和管理的重要科学依据。随着城市建设规模的不断扩大，城建档案显得越来越重要，它对于加强工程质量控制，追究工程质量责任，惩治工程领域腐败行为，以及工程日后维修、改建、扩建等，具有重要作用，是国家的珍贵财富。如何确保城建档案的质量，尽可能保证接收进馆的档案真实、准确，与工程实际相符合，就成了业务指导人员的工作重心。
目前，由于建设工程项目多、周期长、人员素质不一、工作变动频繁等因素的影响，使得我们在接收档案的过程中常常碰到这样那样的问题，如：有的建设单位“重建设，轻档案”，工程竣工四、五年还不向城建档案馆移交资料，而自身又保管不善，致使工程资料大量丢失，一旦维修却无据可依；有的单位一套工程资料还未交清，工作人员已换了两三个，不但工程情况说不清，还使大量资料流失在外，无法找到；有的单位资料管理人员没有一定的专业技术知识，对工程档案内容不清楚，无法保证档案的系统完整；有的施工单位怕麻烦，没有编绘竣工图，使竣工图与实物不符，不能反映建筑物的真实情况等。这些情况的发生都不能保证竣工档案的进馆质量，更无法满足日后对档案的开发、利用。
基于此，本文结合工作实践，对如何保证工程档案的进馆质量谈几点看法。
一、加强执法力度，扩大宣传范围
有法可依、有法必依、执法必严、违法必究是法制建设的中心内容，只有建立完整、必要的规章制度，才能保证进馆档案的质量。
近年来，从国家到地方相继出台了一系列有关城建档案的法律、法规和规范性文件，如《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》及《兰州市城市建设档案管理办法》等，对城建档案的归档范围、质量要求、编制原则、立卷方法都做了明确的规定，从而为“依法治档”打下了良好的基础。对不按规定移交建设工程资料的单位，我们将采取以下措施：对建设项目已竣工却不按时移交竣工资料的单位，送达《城建档案催交通知书》，限期整理、移交全套资料；对拒不按规定移交档案的单位，情节严重的，我们将上报建设行政管理机关，对其进行行政处罚；构成犯罪的，提请司法机关依法追究刑事责任。
对城建档案不重视最主要的原因还是人们档案意识淡薄；对城建档案的地位、作用了解甚少；采取处罚等措施仅仅是一种制约手段，却无法从根本上解决档案的质量问题。只有加大宣传范围，利用一切可利用的新闻媒体，对城建档案的法律、法规和各种规章制度，城建档案的重要性及其开发利用等多方面开展宣传教育，用现实生活中经常碰到的一些问题，如土地、房屋的产权纠纷；对建设工程的维修，改、扩建；市政建设中各种管道的开挖、维修等因城建档案管理不善或无资料可查造成经济损失、发生事故等实例，让全社会都来关注城建档案，认识城建档案，只有思想认识提高了，工程档案的质量才能有保证。
二、组织集中培训，深入基层指导
1、不定期举办城建档案业务人员培训班
对建设单位、监理单位、施工单位的档案技术人员进行业务培训，向他们宣传法律、法规，讲解技术文件材料的形成、收集、整理过程中应注意的问题和解决方法；竣工图的编制要求；工程档案的案卷质量要求等，使这些人员了解城建档案工作的知识，掌握城建档案的业务规范和技术标准，并使之运用到工作实践中去，为更好的开展城建档案工作奠定基础。
2、对重点建设工程项目，实行同步跟踪管理
业务指导人员应直接到施工现场进行业务指导，对工程形成的文件材料、图纸、技术文件等跟踪了解，摸清情况，做到心中有数，及时解决档案材料形成过程中出现的问题，提出城建档案馆对工程竣工档案编制的要求和做法，杜绝档案资料当时不做，事后造假的现象发生，确保重点工程档案质量。
三、做好工程档案的竣工预验收工作
城建档案预验收是指工程开竣工验收会之前，城建档案馆业务指导人员对工程竣工资料进行专项预验收，落实工程档案的移交事项，对工程资料中存在的问题，及时提出整改要求，督促相关单位改进，以保证档案的准确性；同时使自己对工程项目中所产生的文件资料做到心中有数，避免工程档案移交时被漏交或不交，以保证档案的完整性；向各参建单位宣传有关档案的法规规范，使他们进一步认识到档案的重要性，积极配合做好档案的移交工作，保证档案及时进馆。因此，做好城建档案预验收工作是保证档案质量的有效措施。
四、提高业务指导人员自身素质
业务指导人员自身素质的高低，也直接影响工程档案的质量。首先，业务指导工作专业性强，要求工作人员有较强的专业知识和技能。不但能够理解掌握城建档案政策法规，同时还要了解相关的工程专业知识，能及时准确的发现档案存在的问题，并有效的加以解决。其次，业务指导人员要有高度的责任心。因为对档案的审核验收是一项枯燥乏味的工作，又脏又累，若没有一点责任心，对移交的档案不审核，粗略一看或干脆不看就照单全收，根本无法保证工程档案的进馆质量。第三，业务指导人员要有强烈的参与意识。即从工程项目立项开始就及时参与进去，了解工程概况和进度，深入到施工第一线，做到每一步都心中有数，才能确保城建档案的系统完整。
总之，城建档案工作是一项“功在当代，利在千秋”的工作，只有保证了工程档案的进馆质量，才能真正做到对档案进行开发和利用。因此，业务指导人员一定要本着实事求是，一丝不苟的精神，严把档案质量关，为城建档案事业的发展尽心尽责。
【参考文献】
[1]中华人民共和国国务院令第279号. 建设工程质量管理条例.
[2]中华人民共和国建设部令第90号.城市建设档案管理规定.
关键词：城建档案；管理；问题；对策
中图分类号：C912.81 文献标识码： A
随着城市建设的不断发展，在城市的规划、建设和管理过程中产生了大量的城建档案，百姓对城建的档案的认识也随着经济社会的不断发展而愈发深入，城建档案的价值作用也日益凸显。加快新型城镇化建设新形势下，应积极探索新形势城建档案管理工作的出路。
一、城建档案管理存在的问题
1、业务管理不够规范
城建档案的工作环节主要表现在收集、整理、鉴定、保管、开发、利用等方面，但在实际操作过程中，由于受经费和人为因素的制约，普遍反映在管理制度不健全、库房建设不标准、业务建设不规范、档案保护措施不利、服务对象狭隘等诸多问题上。这些不同程度地影响了城建档案工作向主
动服务转变及实现城建档案数字化的进程，阻碍了城建档案工作向现代化信息化发展的速度，也不符合社会经济和城市建设的要求。
2、法规制度不健全
档案管理法制建设不健全，致使城建档案管理工作陷入困境。在城建档案管理中，城建档案执法细则有待进一步完善，档案管理法制建设不健全制约着城建档案事业的发展。《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线档案管理办法》等规划建设专业法规的相继颁布实施，从法律法规条款上进一步对城建档案工作给予了支持，同时也拓展了城建档案的服务地域和范围，如：城市、乡村都纳入了城建档案的业务范畴，随着新型城镇化进程的加快，相应的城乡建设档案管理工作实施细则尚无进一步修订或完善。另外，城建档案管理的法律意识较低，使得城建档案的行政执法工作比较被动，也造成了城建档案管理法制建设的不健全。
3、信息化工作滞后
在城建档案管理的过程中，信息化建设的现状不容乐观。具体说来，城建档案管理信息化薄弱主要表现在三个方面，一是城建档案管理的信息化建设的观念亟待转变。在城建档案管理信息化建设中，由于管理人员的信息化意识不足，在城建档案管理实际工作中没有发挥信息化的优势，仍然停留在传统的城建档案管理的阶段，不利于现代城建档案管理工作的进行。二是城建档案管理信息化的硬件软件投入滞后。在城建档案管理工作中，由于对信息化建设的硬件投入不足，使得城建档案管理的硬件设施落后。三是城建档案管理的软件系统开发过于缓慢。以上情况的也制约了城建档案与城市建设的同步协调发展。[1]
二、加强城建档案管理的对策
1、注重对城建档案的宣传教育
加强城建档案工作管理，首先必须提高人们的档案社会意识，消除重建设轻档案，重使用轻管理思想。城建档案管理工作从无到有，从单一到全面，从简单到复杂，经历了相应的发展过程，在大多数人都对城建档案工作有所认识的今天，仍然有部分人对城建档案缺乏全面的认识和了解，这就需要我们加大城建档案管理和利用的宣传、教育工作，用城建的有效利用事实去说话，作为一名基层城建档案工作者，我们必须清楚的看到档案社会意识薄弱会出现建设管理工作与建设档案利益相脱节，规划资料不归档，建设施工不查档，建设完毕不建档，城建管理不用档等现象，以上都是只顾眼前利益，不顾长远利益的集中反映，都不利于城建档案的管理和今后的发展，城建档案馆要在抓好对社会宣传教育的同时，组织作好对建设系统内规划、市政、建管、园林、村镇、人防等专业管理单位及城建档案基层管理人员的培训教育，形成城建档案管理网络，让全社会都了解、支持城建档案工作，这也能充分提高城建档案馆的社会地位和知名度，利于城建档案管理工作的持续发展。
2、建立健全管理机构和制度
城建档案是城市建设活动的真实历史记录，是在城市规划、建设及其管理相关活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、照片、影片、录像等不同载体
和形式的真实历史记录。随着新型城镇化化进程的加快和城市化水平的提高，城建档案作为城乡建设的重要档案的永久保管基地和信息中心，在城乡建设活动中起到了不可替代的重要作用。城建档案管理机构的建立和管理体制的健全，是城建档案管理工作的前置和保障。我们莱州市作为县级市城建档案馆成立于1989年，城建档案管理工作开展较早，隶属莱州市住房和规划建设管理局，经费、人员、设备配备比较齐全，法规制度建立健全，城建档案管理包括接收、整理、著录、利用等业务基础工作到建设竣工档案及竣工图、地下管线综合系统图的审验、近几年全面执行国家和行业标准《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-2011、《城建档案著录规范》GB/T50323-2001、《建设工程文件整理归档规范》GB/T50328-2001、《城市地下管线探测技术规程》CJJ61-2003等，城建档案各项业务工作逐步完善和加强，城建档案馆加挂了城市建设信息中心、城建档案管理办公室两块牌子，城建档案体制实现管理服务三位一体，同时健全各项业务和内部管理制度，城建档案管理与服务工作齐头并进。[5]
3、加强城建档案的信息化建设
信息化和新型城镇化要求我们不断创新城建档案管理模式，加强城建档案数字化工作，实现城建信息现代化管理是我们的工作目标。各级各地城建档案馆都应将城建档案信息化建
设作为当前和今后一个时期城建档案事业发展的战略任务。近年来，各地市城建档案管理机构根据建设部关于城建档案信息化和数字化建设的要求和城市建设的快速发展不断加大投入，在作好各项业务工作的基础上，加强计算机软硬件的配备，不少地方已经进行计算机连结上网，实现城建档案信息快速传输检索和利用。城建档案信息化建设是今后城建档案工作的发展方向，要求我们基层城建档案工作者根据本地城市建设发展的实际和城建档案管理现状，做好适合本地情况的计算机软件的选用和设计，逐步摸索城建档案数字化管理的模式，具体作好综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能的维护和运行，现阶段作为我们县级市在运行初期主要任务是作好城建档案信息管理系统的构建，建立规划、建筑、管线、市政基础设施等各专业数据库，作好基础数字化工作，为今后信息化工作的深入开展打下坚实的基础。为了应对城建档案信息多元化的挑战，需优化传统的服务方式。我们要根据社会各界和城市建设的需要，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出专题信息成果进行提供利用，利用城建声像档案的优势，用专业主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往有声有色的主动服务。[2][3][4]
三、结束语
综上所述，随着社会的不断发展，城建档案提供利用已呈现出社会化、多元化、全面化、法制化、科学化、现代化的发展趋势。为适应城市建设发展的需要，城建档案管理部门必须强化城市建设档案管理工作，保证档案的完整、准确和规范，为城市的规划、建设和管理及和谐社会建设发挥更大的作用。在未来的发展中，管理城建档案会成为国家工作的一个重要环节，百姓对于城建档案的管理也会逐步重视，相信在将来的发展中，管理城建档案一定会朝着积极的方向发展，将难点全部解决。
参考文献：
[1]高明波.现代化城建档案管理特点及实现途径[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2011（04）
[2]于静.以科学发展观指导城建档案管理工作[J].城建档案.2011（02）
[3]彭瑞雯.浅析城建档案管理的现状及对策[J].广东科技，2011，（06）.
【关键词】档案；建筑工程；管理
建筑工程档案不仅能够给其他工程的施工、设计、策划起到借鉴、指引作用，还是工程改造、维修、拓展建设的权威性的重要证据，能够给建筑工程科学技术的探索与发展起到正面的影响。但是，建筑工程的建设周期较长、施工人员多、施工规模大、牵涉面广，其工程档案的管理也相对而言较复杂。所以，本文通过对建筑工程档案管理的难题的具体分析，给出可行性高、效果好的档案管理措施，从而对竣工档案归档的完整性、系统性、准确性以及建筑工程档案管理的规范化发展起到一定的引导作用。
1 建筑工程档案管理的难题
1.1 难收集档案
作为工程档案管理工作的中心内容及其基础，档案收集工作占据着极其重要的位置。然而，由于建筑工程的建设周期长、规模大、档案资料多、分散性强，使档案收集难度加大。但是某部分重点工程结束施工具有深远的影响，由于有较高的时间限制，施工工期紧，因此大部分项目管理人员光顾着追赶施工进度却忘了工程档案的同步规整，导致大部分关键的检测报告与试验报告分散在原始资料的形成单位。以上所说的材料的无秩序的管理特别容易导致档案原件毁损、丢失。
1.2 对于分包单位档案工作的监督与指引难度大
实际上，工程档案管理具有较高的科学性与系统性，因此建设单位要有序地监督并指引参建单位工程资料的产生、积累与立卷工作，以达成竣工档案归档系统、准确、完整的目标。建筑工程分包单位量大，建筑工程作用多种多样，但是各个专业分包队伍档案的管理意识都很弱，管理水准低，如此无疑会加大建设单位监管指引各个分包单位档案工作的难度。
2 处理以上所说的难题的对策剖析
为解决上述难题，建设单位应运用经济手段对参建单位的档案管理行为进行管束，加大重视各个单位对于档案工作的力度。另外，总包、建设、城建档案管理机构以及监理单位应当在建设工程过程中紧密合作，力求在管理手段上找到突破点，深入规范工程档案的管理工作，重视全方位提升各个参建单位的档案管理水准与管理意识。
2.1 完善档案管理体系，经岗位责任制贯彻落实到实处
为确保建筑工程档案管理工作开展的顺利性，完善档案组织工作体系是很有必要的。身为项目管理者，建设单位在开展项目建设工作时要积极组织各大参建单位构建起涵盖诸多单位的档案管理体系，一级一级地将岗位责任制贯彻落实下去，自源头起把工程档案归至管控范畴当中。
2.2 制定可行性高、可操作性强的档案管理办法
档案管理办法既要对档案的收集与编制组卷的手段、档案收集范畴、归档程序及内容等进行明确，还要针对档案的产生、收集、汇总、规整等给出详细的要求，让各个参建单位在编制及收集档案的过程中有一定的标准、规律可以遵循。
2.3 对档案交底工作展开科学地组织
要想确保档案汇总、规整工作能有序、规范地开展下去，就必须在项目开工之前做好全面、系统的档案交底工作。尤其是建筑工程，建设单位务必要紧抓该环节，积极组织监理、施工、设计等有关单位的档案工作主管领导、各个专业的技术负责人、档案员以及技术员等加入到交底大会中，以交底会的内容为会议纪要。
2.4 加大力度对过程的指引与监督检查
2.4.1 加大监督检查的力度，处理好档案收集难度大的问题
身为建设单位，应积极与监理单位联合，充分按照档案管理办法的有关要求，加大力度监督并检查各个参建单位档案的规整、收集工作，并就已出现的问题给出整改的建议，从而才能有效地处理好建筑工程同工程建设进度不是同步的的问题。
2.4.2 加大力度细化对分包单位的检查和指引
由于分包单位的管理水平及其意识都比较薄弱，因此，建设单位应当积极地同总包单位展开紧密地合作，加大力度细化对分包单位的检查和指引，高度重视档案员的业务水平的提升，大力监督并催促各个分包单位同步进行档案的整理与收集工作。首先，要对项目各个分包单位的信息有一个清晰的认识。身为建设单位，其应当对各个分包单位的施工内容、档案工作负责人的联系方式、进退场时间有具体的了解，产生项目分包单位档案管理工作统计表，从而给档案指引、检查、在规定时间内完成竣工阶段档案的汇总工作做好铺垫。其次，要积极开展业务培训并观摩学习。作为建设单位，其可以大力聘任有着丰富的经验的专业人员当分包单位的档案员开展专业技术培训工作，并每隔一段时间让其亲身前往总包单位现场以学习档案的规整、组卷手段；再者，要加大力度检查、指引分包单位退场。这是因为施工人员具有很大的流动性，如若分包单位离场了，那么建设单位要向再监管其档案工作的难度就会变得相当大。所以，总包单位与建设单位在各个分包单位退场之前务必要详细地检查好各个单位工程档案编制的贯彻落实状况，并对其展开仔细地监督，确保档案转交到系统。
3 努力进行城建档案业务指导
要想促使档案管理朝着规范化的方向发展、大力提高各个参建单位档案管理水平，就必须要进行高效的业务指导工作。就建筑工程档案管理的难题，城建档案馆指引者应充分切合工程建设的详细状况努力进行业务上的指导。
3.1 不断提升业务指导人员的素质
业务指导工作既要求指导人员具备城建档案管理方面的实践与理论基础，又需具备工程专业的技能与知识。但是在实际操作过程中，存在大量问题需前往施工现场加以了解、剖析与探索，并及时加以处理。所以，业务指导人员既要在实践过程中不断积累、总结新的业务知识以提升自身的业务素质，又要积极主动地学习与档案、工程专业相关的知识。
3.2 积极主动地搞好工程档案管理的技术培训工作
城建档案馆业务指导人员应当树立其主动的服务意识，自项目立项开始就必须同建设单位展开主动联系，争取在第一时间对工程的建设信息进行了解，同时与建设单位相配合以共同开展工程档案预验收之前及项目开工之前的集中培训工作，宣读档案的法规、法律及有关技术规范，从而提升档案管理人员及技术人员的档案专业知识水平及其实践能力。但是就部分特殊工程项目，也要与它的建设施工特性相结合，一起开展竣工档案编制专题培训工作，重点处理竣工图编制及竣工档案科学组卷的问题。
综上所述，城建档案工作对于我国的城市发展来说其作用是不可忽视的，随着当前我国不同级别城市的快速发展，城建档案工作也日益得到社会各界的高度重视。目前，城建档案的数量和种类都在不断地递增，城建档案的优越性也日渐突出。因此，我们必须要抓住时展的新机遇，深入分析城建档案工作的创新思路，实现城建档案的与时俱进，群策群力，积极行动起来，不断完善我们的城建档案管理工作，从而进一步推动我国城市的快速发展。
参考文献：
[1]李忠谋.城市建设档案工作五十年[M].2001.
一、城建档案数字化及信息化进程中存在的主要问题
1.城建档案工作的人力资源薄弱。调查数据显示，目前城建档案管理的工作人员中仅有48%的本科生，相近专业的高水平人才仅有38.5%，普遍存在学历偏低问题且数字化、信息化方面的专业技术人才不到3%。这就导致很多城建档案工作人员的业务素质、思想观念和整体水平跟不上日新变化的信息时代的脚步。人力资源缺乏必要的素质和活力，直接影响整个城建档案数字化及信息化的进程。人手不足，工作量与人员配备不成正比，这必然导致城建档案工作数字化及信息化发展缓慢和滞后，跟不上时展的步伐，更不能为城市的发展提供优良服务。
2.实现城建档案数字化及信息化的资金条件不足。在一些不发达地区，由于资金条件有限，直接导致城建档案信息化进程中的硬件软件设备投入都不足，因为在21世纪的今天，高配置的计算机、打印机、先进的信息管理系统、扫描仪等设备室城建档案建设中不可或缺的设备，以及信息管理系统的运行和维护都需要大量的资金支持。而现状是很多地方在上述设备的投入中力度不大，没有引起管理层的高度重视。
3.城建档案工作前期准备工作不充分。前期准备工作是城建档案数字化及信息化的重要基础和基本前提，而现阶段城建档案的前期准备工作仍存在一些漏洞和不足之处。尤其是在纸质档案的资料不完善、资料质量偏低、保存不安全等方面，城建档案管理的专业要求较高，因为档案涉及社会的各行各业，这就需要拥有较强综合能力的专业人员负责工作。很多城建档案部门过于重视文本文件的资料收集，而忽略了视频、音频、图片等电子文件档案的收集。
二、实现城建档案数字化及信息化的具体措施
1.着力打造专业城建档案建设人才队伍。首先，要构建一个高素质水平的人才队伍。培养一个优秀的专业城建档案建设人才队伍是城建档案工作的必要条件和前提基础，只有加强专业人才队伍的建设才能使城建档案工作有效顺利的开展。其次，要严格要求，科学管理。《南通市城市建设档案管理办法》中提到对于在工作中有“、、”的人员，不仅要给其所在单位和上级主管行政处分，还要上报司法部门追求其刑事责任。这样严格的要求，不仅利于人员的管理，更利于城建档案工作的科学开展。再次，要强化人才队伍的专业素质，提升城建档案数字化管理技术。一是要明确工作范围，工作职责。江苏南通的城建档案数字化信息建设包括城乡建设规划、管理中涉及的图表、文字、图片、影音声像、图纸等多种形式的承载着历史记录的档案资料。二是要提升数字化、信息化建设管理水平。
2.相关部门要加大对城建档案工作的资金投入力度。城建档案数字化及信息化需要技术力量和物质条件作为支撑，无论是在优秀人才的引进和培养、信息系统的开发，还是先进设备的引进、系统网站的维护都需要大量资金的支持和维护。因此，相关部门首先要对城建档案数字化及信息机化建设管理引起重视，要将其纳入议事议程并付诸行动，加大其资金的投入力度。以江苏某城建档案馆为例，管内配置了档案密集架、底图柜、声像档案防磁柜等档案装具，并配备2台服务器，1TB容量的数字档案存储磁盘阵列，25台计算机，20台空调，10台去湿机，为该市规划、建设、城建执法、解决房产纠纷和房改等工作提供了依据和凭证。
3.建设标准化、规范化的档案信息。目前我国档案工作还缺乏一套完整、切实可行的系统化、标准化的规则，以此来保证城建档案的规范统一以及完善，从而达到资源的充分共享和有效利用。
三、结论
在数字化和信息化的过程中要注意方式方法，避免急于求成，要循序渐进，统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，为促进我国经济社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务，并对后世做出更大的贡献。
作者：韩双单位：苏州太湖国家旅游度假区管委会
加强队伍建设。随着城乡一体化建设的深入发展，数字信息化是城建档案馆发展的必然趋势。要适应档案管理现代化的需要，就必须从多方面培养队伍。1、有计划引进高素质专业人才。积极引进具有档案专业、相关工程技术、信息处理技术、多媒体技术和通信技术的人才，优化档案队伍人才结构，为促进现代化、数字信息化城建档案建设发展注入新动力。2、提高档案人员的综合素质，使其不仅在思想观念，更要在业务水平等各方面与城乡一体化城建档案的需要接轨。对此各级档案部门要加强专业人员培训，特别是县级、乡镇档案管理人员培训，要采取学术交流、业务培训、在职进修等方式，帮助档案工作者了解新信息、掌握新知识、新技能和新规范。从而优化队伍专业知识结构，提高专业层次，培养一支高素质的档案队伍。
提升服务理念。充分发挥服务功能，是城乡一体档案工作的落脚点和归宿，也是价值所在，更是地位和作用的凸显。因此档案部门要以资政惠民为目标，主动承担社会公益事业服务责任，充分发挥自身资源优势，把服务贯穿于档案工作开发利用的全过程，扮演好服务者的角色。1、加强与相关专业单位以及质监、市政、房产、规划、城建等兄弟单位之间的交流沟通，把城建档案工作纳入到城乡一体建设管理的各个环节中去，拓宽和理顺城建档案的收集渠道，为提升服务理念作馆藏保障。2、在服务方式和服务内容上要进行变革，不但要科学保管好档案，而且要了解政策走势和城乡一体建设重点，了解社会用户对城建档案信息需求的方向、范围和要求，丰富馆藏资源，提供多方式、多信息的优质服务。从而满足社会不同类型群体对城建档案信息的服务需求，将城建档案馆建成一个功能齐全的社会化服务窗口。
加快信息化进程。推进城建档案信息化建设城乡一体发展的需求，应用现代计算机、网络通信等信息技术把档案中蕴藏的丰富信息开发出来，变“死档案”为“活档案”，向可视化、立体化发展。1、逐步完善信息化基础设施建设。加大信息化载体平台建设投入，推进信息化基础设施建设，利用计算机管理系统软件完成城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。2、积极开展城建档案信息资源库建设。城建档案管理机构要积极建立市、县、镇三级城建档案资源目录中心系统，完善馆藏档案目录数据库建设，实现馆藏档案检索全套计算机化，并实现资源三级共享。积极创建地下管线档案信息管理数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目数据库、声像资料数据库等各种专题信息数据库。3、丰富城建档案信息资源现代化服务利用，收集和包括地方建设动态、政策法规、统计数据等在内的政务信息。从而实现城乡一体建设档案开发利用的信息化成果。
加大收集范围，优化馆藏结构。1、随着城乡一体化建设的不断推进，各类地下管线也得到了快速发展，与人民群众生活息息相关的电力、电信、给水、排水、燃气等各类地下管线档案资料日益丰富。规划、建设、市政等行政主管部门要抓好《城市地下管线工程档案管理办法》的贯彻落实，协调各方、建立分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制及联动机制，由城建档案馆统一接收和集中管理，建立城市地下管线档案信息管理系统，实现对地下管线信息的动态管理和综合开发查询利用服务。2、做好城乡建设声像档案的收集保管工作。各地城建档案馆要加大对城市建设的重点工程、重大规划建设活动以及历史文化街区（名村、名镇）、城市道路、特色建筑、古文化建筑的影像素材的收集归档工作，逐步建立起影像和图片资料库，并编辑制作传承城乡一体建设发展的专题片，保存城乡一体建设发展历史的声像记录，通过发展和丰富馆藏信息资源，传承和记录具有地方特色的城乡一体建设发展的历史和建筑文化城建档案。
加强档案信息化过程中的安全管理。1、利用网络技术把收集、整理、利用各种城建档案信息，已经成为城乡一体城建档案发展，实现历史性转变的途径，但“电脑黑客”这只“无形的手”很可能轻而易举地摘走多年辛勤耕耘的果实，因此，既要实现城建档案数字信息化又保证信息不丢失、不被破坏，又要实现安全管理，城建档案馆要充分利用社会各种资源，加强同公安、网络技术等部门的合作，安装专业软件，预存备份文件，配备专业网络管理人员，确保档案信息安全。2、切实加强内部管理，完善管理制度，严格落实保密安全管理机制，强化“库房七防”安全措施。城乡建设一体化的目标是实现城乡之间的共同进步，弥合城乡之间的差别，促进城乡经济社会各方面的共同发展。城乡档案建设也要紧跟这一时代要求，逐步实现城乡建设档案的无差别化开发利用服务，全面建设适应城乡一体化需要的、现代化、信息化城建档案事业。
本文作者：陆香琴作者单位：江苏省张家港市城建档案馆
关键词：新时期；城建档案；管理模式；思考
中图分类号：G271； 文献标识码：A ； 文章编号：
城建档案是在城市行政辖区范围内进行城市建设的规划、设计、施工、管理和科学研究等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据和声像等各种载体的真实历史记录。在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件及反恐、防灾等工作中发挥着极其重要的作用。
一、通过调研分析，笔者认为城建档案管理工作主要存在以下困难和问题：
1、社会档案意识不强。
城市基础设施特别是地下管线工程档案管理是城建档案管理中的重要内容。各地虽然相继出台了城市地下管线工程档案管理的有关规定，但在实施过程中还是存在许多问题。主要反映在：城市地下管线涉及城市供水、排水、燃气、电力、通讯、工业、人防、国防等诸多产权单位，地下管线档案管理分散，相互之间缺乏配合与协调，建设行政主管部门组织协调的力度不够，地下管线信息化动态管理难度大。
2、城建档案馆库等硬件设施不完善。
各地城建档案馆发展不平衡，一些地方建设经费投入不足，原有馆库面积小、设施陈旧，大多不具备“防火、防盗、防雷、防虫、防洪”等档案保管的基本条件，功能日显单一，用于档案管理的设备、设施无法及时更新和添置，现代化的科技手段得不到很好应用，致使档案管理手段和水平得不到提升，硬件设施已经远远不能适应开发区经济建设快速发展的需要。
3、城建档案专业技术人员不足。
城建档案管理是一门综合性很强的工作，内容的多样性要求城建档案
工作者必须具有多方面的知识，既要有城市建设方面知识，又要有档案管理方面知识，城建档案工作专业性强，需要有相应的专业档案管理人员。而目前，档案队伍中掌握现代化管理技术、计算机技术等专业人才短缺、比例失衡。
针对这些问题，笔者认为应开展以下工作，以增强城建档案管理的水平。
二、主要对策及发展设想
1、城建档案法制建设
1.1、建立健全城建档案管理法规体系。
认真贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）以及《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）等法律、法规和规章。特别是要推进城区地下管线工程档案及声像、电子档案的管理工作力度。
1.2、网络环境下的档案信息安全需求。
为加强建设工程电子文件的归档管理，建立真实、准确、完整、有效的建设工程电子档案，保证建设工程电子文件和电子档案的安全形成、科学归档、妥善保管与有效利用。在推进建设工程电子档案工作稳步开展，逐步规范电子档案管理工作的同时，还存在行业管理部门间有关建设工程电子档案的管理工作对接力度不够，尚未真正做到全面普及和推广，在一定程度上制约着档案信息资源平台的创建。
1.3、强化法律法规宣传力度，坚持依法治档，依法管档。
加强宣传报道工作力度。应定期组织有针对性地召开综合性、专业性的工作会议、经验交流会和业务讨论会，解决宏观管理、专业管理和业务工作中的问题，是进行监督、指导和检查的有效方法，对推动城建档案工作的开展有积极的意义。
建立城建档案业务指导网络，促进城建档案室事业的发展。特别城建电子档案的实施阶段，应积极处理好行政区与经济区城建档案管理机构的属性关系，真正意义上做到推广和普及。
2、城建档案管理机构建设
2.1、加强档案室功能建设。充分发挥城建档案室收集、保管、利用档案资料的基本功能和记录历史、服务现实的社会功能，充分体现社会公共服务职能，做到创新服务理念、强化服务意识、增强服务本领，把城建档案室真正建成保管城市重要建设档案、提供城市建设信息和城市历史信息的信息服务中心。
2.2、开展档案职业技能鉴定。
目前，档案界对档案职业主体客体、声望价值、道德意识、定位走向的探讨较为集中和深入，对知识管理、数据挖掘、网络技术等具体技能在档案工作中的应用较为热衷和重视，却对档案职业技能的整体分析缺乏热情。
笔者认为：这种现象部分根源于对档案职业技能的信心不足，同时也在某种程度上受到社会对档案职业技能错误认识的影响。这一思想的直接依据是现实社会中档案实际工作门槛较低，上手容易，方法易学，程序简单，岗位要求政治化而非专业化。其实，城建档案管理是一门多专业、综合性很强的工作，内容的多样性要求城建档案工作者必须具有多方面的知识，既要有城市建设方面知识，又要有档案管理方面知识。因此，开展档案职业技能鉴定势在必行。
3、进一步加大城市地下管线工程管理力度
3.1、加强领导，提高认识，完善地下管线管理法规体系建设
随着城市建设的快速发展，城市地下空间的不断开发利用，我们应深刻认识到，加强城市地下管线管理是在必行。加强领导、提高认识、明确责任，重视地下空间的开发利用和有效管理；把城市地下管线信息管理纳入重要议事日程，力求做到地上地下统一规划，统一运行和管理，严格执行地下管线工程规划许可、施工许可、备案管理等管理程序，使地下管线的管理有法可依、有章可循。
3.2、加强地下管线档案管理，严格地下管线建设管理程序
地下管线档案是城建档案馆的“拳头档案”、“核心档案”，它对于提高城建档案馆的地位、体现城建档案馆的价值，具有举足轻重的作用。一方面要制定地下管线档案管理的具体工作计划，依法将地下管线工程档案的管理纳入建设管理程序，建立健全的地下管线工程档案管理的综合动态管理体系，另一方面要做好地下管线工程档案的统一管理，将档案专项预验收作为工程竣工备案的条件之一，确保工程档案的移交顺利进行，更好地为城市规划、建设和管理服务。
4、提升档案管理水平和管理人员的素质
4.1、加强城建档案管理的基础性工作，进一步提高建设工程档案的编制质量和水平。
首先，要主动了解和掌握重点建设项目信息，从源头上抓好重点项目档案的收集管理。在项目单位签订《报送建设工程竣工档案责任书》的同时，发放城建档案管理流程及城建档案归档范围资料，促使项目单位进一步即使了解归档事宜，使其尽早进行该项目的建档工作。
第二，围绕项目建设过程，主动做好服务工作。由于工程建设周期长，作为城区建设档案的管理部门，必须介入工程全过程，适时实行工程档案监理制，除加强对建设单位业务指导外，还必须注重对工程施工和监理单位、设计单位、勘察单位的现场业务指导，切实发挥作用，协助建设单位理顺与参建单位的关系。
第三，加强建设主体的城建档案培训工作，业务培训工作，不仅仅要针对项目建设单位，还应包括监理单位、设计单位等建设主体，重点要对施工管理人员、质量监督人员、项目经理等相关责任人员进行培训，使其能掌握一定的档案理论知识，具备一定的档案意识。
4.2、加快采用信息化手段的步伐，提高服务水平和质量
随着社会的进步和经济的发展，档案业务也随之不断地改进和更新，从而对档案管理人员的素质提出了新的要求。档案管理人员不仅要有过硬的政治素质和业务水平，同时要适应时代要求，掌握档案工作先进的方法和现代化管理技术。
【关键词】：城建档案 见证者 发展 信息化 数字化 提高管理水平
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
城建档案管理的重要性
见证城市发展
每个城市在其发展过程中，都会在政治、经济、文化方面留下深刻的印迹，而这些发展和变化，最重要的“见证人”便是城建档案，城建档案用最真实、最朴素的方式记录下城市在每一个时刻所发生事件，为后人提供可借鉴的素材。人们可以通过城建档案，回顾历史，总结某些时段城市建设过程中的成功之处以及走过的误区，为后期城市建设提供依据，可谓是新时期的“资治通鉴”。
合理的城建档案管理，可以让城市的发展历程更加清晰，信息保留更加丰富，更加便于搜索、查询、总结等。因此城建档案管理在见证城市的发展中起着至关重要的作用。
推动城市发展
作为城市发展的见证者，城建档案为城市工程建设提供了重要的信息资源，工程后期检查、排修等都需要依赖城建档案。
一些优秀的案例，被记录后可以用于其它城市的城市建设中，也可以用于本城市多年后的工程建设（例如城市的改造、拆迁等），减少作业过程中走的弯路。而一些失败的工程案例，更加可以作为后期的借鉴，避免曾经的误区。如此，便大大减少了城市建设的时间、人力、物力的成本。
城建档案管理若能很好的总结出过去档案中案例，进行合理的区域块划分，对后人借鉴，以及推动整个城市快速发展都有良好的促进作用。
应对突发事件
现如今，城市建设有大量的工程在地下，因此对于地下管线的记录和管理，成了城市运作的重要内容。而当突如其来的自然或认为灾害来临时，城建档案为突发事件的的处理提供了重要依据。
以2012年北京的那场暴雨为例，正是因为在过往的城建档案中，地下水道的处理的相关档案并不丰富，因此造成了暴雨中的悲剧。另一方面，这次的暴雨事件，使得相关部门提高了警惕，必会努力完善地下水道机构，并将相关经验记录到档案中，当下次此类的自然灾害发生时，相关部门便可以根据档案资料实施解决方案。
城建档案管理中的问题和困难
档案收录问题
档案收录是城建档案工作的基础且核心的内容，因为档案本身，是万物之本，后期的管理工作都根据它而展开。
而在目前档案收录的过程中，最常出现的问题便是内容收录不全。由于城建档案内容繁多且复杂，涵盖了党政机关、工程建设以及民事管理等或大或小的问题，如此庞大的信息量，在有限的工作量下，收录经常出现遗失、漏失的现象。
城建档案种类繁多，各种档案的分类问题，也是相当棘手，部分跨三四个领域的档案，在分类时会出现分歧。
而一些过于专业的工程数据，甚至一些设计商业秘密的数据，在档案收录时也是较大的障碍，数据的小小偏差，会导致“失之毫厘，差之千里”的结果。
档案利用率低
理论来讲，档案越丰富，种类越多，内容越全面，对于城市发展和建设，贡献越大。而工作人员在实践中发现，庞大的信息量，可以被利用的内容少之又少，有些类别的档案记录后便不会被翻阅，因此如何合理解决档案的利用率问题，使利用率高和利用率低的档案有所区分，并采用不同的管理方式，是当务之急。
管理水平低
由于大部分城市的城建档案管理工作并非是专业人士，因此对于档案管理的原则、方法等并不十分清楚，只是按照传统的、粗糙的方法进行管理，并没有进入一个规范化的流程，因此会大大降低城建档案对城市发展所起的作用。
而在这个信息化的时代，采用信息化操作，会大大提高城建档案管理的效率，而在国内实际操作时，真正做到信息化管理的并不多。
人才缺失
新世纪，档案以多种信息化、数字化的方式存在，而档案管理的专业性要求越来越高，很多地区还将档案管理作为一种传统工作方式，并未引进符合新时代要求的专业型人才。
除此之外，专业型人才的培养，也将会是未来越来越重要的内容，档案管理同其他大学专业课程一样，具有超强的理论性、实践性以及技术性。
吸引当代大学生对档案管理的兴趣，培养其创新意识，是培养专业型人才，补充人才缺口的重要手段。
地下管线档案管理相对薄弱
城市地下设施的规模越来越大，结构越来越复杂，小到排水、燃气管道，大到地铁、防控洞等。这些地下管线的管理并没有得到足够的重视，因此也缺乏一个统一的、独立的管理系统。
为了尽快的、安全的开发地下空间，保障地下工程有条不紊的进行，对于越来越庞大的地下设施系统，采用系统化、信息化的独立管理模式，是大势所趋。
如何提升城建档案管理水平
转变观念，更新意识，提高重视度
城建档案管理水平一直居低不上，处在温热的水准，最主要的原因是还没有引起相关部门的足够重视，部分人认为城建档案管理是可有可无的内容，低调求导致了低水准。因此，转变观念，提高相关部门的重视度才是问题的根源。
在提高重视的前提下，城建档案管理必须服从并服务于城市建设、社会经济发展，顺应时代的要求，无论是内容、形式还是技术方面，都要采用新的处理方式，为城建档案管理事业注入活力。
加强人才队伍建设
我国从上世纪末便开始了人才强国战略，对一个国家而言，人才是根本，对于城建档案管理亦是如此。具有过硬的思想政治素质和道德作风素质、一定的文化知识、专业水平及工作能力且一专多能、博大精深的求知意的高素质专业管理人员，是做好城建管理工作不可缺因素。
在引进高素质人才的同时，也要对在职人员进行专业培训，争取在实践的基础上，加强理论训练，将他们打造成为高素质人才。这样即可以减少成本输出，也便于人才的留用。
加大资金投入力度
资金是城建档案管理运行的保障，在相关部门对城建档案提高重视的同时，要加大资金的投入。这体现在，一、对硬件的改善，对档案室的规模扩张，环境改善等。二、引进先进的信息技术，聘请专业的软件供应商，设计系统，符合档案管理需求。三、对人才的资金投入，引进高素质人才，对已有人才的培训等。
加强信息化建设
在这个互联网高速发展的时代，几乎每一项工作都可以利用网络和数字媒体的便利，城建档案管理工作也不例外。
对城建档案而言，最具体的方式就是加强数字化档案库建设，一方面要加强网络建设，使得信息传输的时间与金钱成本降低，另一方面，对数据库进行数据化管理，针对不同行业、专业，系统地分门别类，在搜索引擎的帮助下，会使得对档案的查阅、引用方便许多。
建立健全法规制度
蔡孟奇CAI Mengqi
摘 要:在我国建设事业迅猛发展的今天,包括业务管理档案、建设工程档案等在内的城建档案都在大量快速形成和积累,给收集、保管和开发利用带来了新的挑战。城建档案工作应抢抓机遇,加强人才队伍培养,夯实馆藏基础,推进信息化建设,才能争得主动,迎来新一轮发展。该文作为解放思想大讨论活动的成果对城建档案工作有一定的借鉴作用。
关键词:城建档案; 人才; 馆藏; 信息化; 创新
中图分类号:G271
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2009)02-0116-03
1前言
改革开放30年来,我国建设事业迅猛发展,城市变化日新月异。作为城市建设事业发展真实记录的城建档案工作就是在这一过程中形成并发展壮大的。从工作范畴上讲,城建档案工作主要是管理建设系统业务管理类档案和众多的建设工程档案。在新的形势下,我们需要不断解放思想,创新思维,使城建档案工作得到升华和创新发展。“创新是民族进步的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力”,也是城建档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。我们应以创新为动力,为建设事业和城建档案工作新的30年大发展进行规划、探索和思考。
2创新学习,一流的人才队伍干出一流的事业
我国城建档案工作起步于上世纪80年代初,现在绝大部分城建档案馆业务骨干和领导队伍都是从那个时候成长起来的。这些同志实践经验丰富,爱岗敬业,勤勤恳恳;但因为多种原因,相当一部分同志没有受过高层次的专业训练,对现代高新科技不是很熟悉。对一些刚参加城建档案工作的年轻人来说,对城建档案工作这种经验性强,牵涉到建设系统众多方面的特点又缺乏体会。加上最近几年建设系统体制改革变化很大,建设工程档案管理程序和措施的落实也有很大困难。这一切都要求我们创新学习,以学习提高队伍素质,以学习建立一流的队伍,干出一流的事业。在创新学习方面要做到:
2.1 树立创新意识。城建档案工作的创新来自对建设系统档案管理的创新思路和理念,没有创新的意识,城建档案工作创新就无从谈起。我们正在面对的是一个以信息、网络和知识为基础的全新经济时代,档案的收集、保管与利用正在变为信息的资源整合和开发,建设系统也在走向信息化,城建档案工作要适应这种新时代的要求,就应当有创新的意识和思想,城建档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂,在档案工作网络化方面,渗透创新思想,开展创新实践。
2.2 培养创新能力。城建档案工作者应努力优化自己的知识结构,坚持探索的精神,树立求变求新的态度并拥有在复杂多变的条件下进行综合选择的能力,使自己成为适应、符合时代要求的复合型人才。城建档案工作者还应有档案新知识、新理论和新技术的创造能力。只有这样,才能充分发挥自己的潜力,积极培养出自己对新知识的敏感性和善于将知识转化为有效服务的能力。
2.3 掌握创新技术。城建档案工作者应充分掌握有关信息处理的基础理论知识、基本技术手段和方法;包括计算机网络,数据库技术,文档高速扫描和工程图纸真彩扫描技术,GIS技术,数字城建档案馆技术,网站建设技术等。特别要加强计算机信息处理技术的学习和应用,熟练使用计算机网络和共享信息应成为每位城建档案工作者的基本功。最好还能根据工作实际需要,独立开发利用城建档案网络信息资源,在管理方面实现计算机网络管理,做到城建档案信息资源共享。
3丰富馆藏,夯实基础才能创造辉煌
城建档案工作的基础就是实体档案的收集和保管。在高速发展的城市建设中,建设档案的门类日益丰富,数量迅猛增长,收集难度也在加大。怎么样才能收集全?怎么样才能保证档案的真实性、完整性和系统性是城建档案工作的一个基础性难题。从城建档案工作现代建设的目标上讲,信息资源建设是信息开发利用的基础,也是创新城建档案工作的前提。因此在创新城建档案工作的过程中,要不断丰富和完善城建档案信息资源。我们认为应做好四个结合:
3.1将“业务指导”与“档案接收”相结合,强化归档收集。在新的形势下,城建档案工作者如果仍墨守陈规,守株待兔,必然导致城建档案工作的被动。在思想认识上,必须努力克服档案收集难的畏难思想,出于对城建档案事业的责任和使命,树立主动服务意识,不断提高服务质量,努力改善自身形象,增强工作的主动性与灵活性。档案工作者就是管档案的,不能只说不做,不能怕麻烦,不能拒绝具体事务。我们应把“业务指导”和“档案接收”结合起来,业务指导是方法、是手段,档案收集是目标,是结果。在业务指导上,应勤跑工地,坚持项目追踪,收集信息,了解情况,随时进行检查指导,把政策讲透,把要求讲透。在具体工作中,必须主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收,把工作做到现场,超前控制,把问题解决在档案进馆之前,确保档案收集完整、全面。一些重点工程或外商投资项目,由于领导重视,社会关注,地位特殊而享有一些特殊政策,对其竣工档案归档的监督难以落到实处,对这些项目的档案归集工作,要积极向领导汇报,及时与企业沟通,改善与建设单位的关系,争取建设单位的积极配合。在档案接收方面,我们应充分利用建设行政程序把关,建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制。从长沙和怀化馆的做法来看,我们要求建设工程竣工验收前一定要进行工程档案初步验收,档案基本合格后,发放《初验认可证》,才可以召开竣工验收会;在工程备案后,一定要对工程档案进行合格验收,合格验收并移交后,再发放《合格证》,工程才能办理产权产籍手续。这一系列具体措施,把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序,使档案归档、接收不再虚弱,强化了归档收集,做到了应收尽收。
3.2将“编制深度”与“归档广度”相结合,拓展归档渠道。城建档案涉及部门、单位有几十家,内容涉及城市规划、建设和管理的方方面面。一般来说,建设系统内部产生或管理的建筑工程档案、部分市政档案、房建档案等收集难度相对较小,归集率较高;而非建设系统的建设工程档案种类多,数量大,收集矛盾多,难度大。我们要运用行政、经济、法律等各种手段,突出重点、以点带面、不断拓展,积极做好收集工作。一是城市地下管线档案。主动与有关部门沟通,采取有力措施,加强地下管线档案的接收和收集,开展地下管线档案信息的综合动态管理。长沙馆通过制定《城市地下管线工程档案管理条例》,使地下管线档案有法可依,保证了管线档案按要求归档。二是开发区的档案。开发区的城建档案是城建档案不可缺少的组成部分。要按照国家集中统一管理城建档案的基本原则,依法加强对开发区城建档案工作的监督、检查和指导,定期接收城建档案。三是围绕社会主义新农村建设的目标,采取多种形式,切实做好小城镇建设、新农村建设档案的收集工作。丰富馆藏包括量的扩展和质的提升,没有数量就无质量可言,而没有质量的馆藏,无论数量多么“庞大”,都难以充分地为城市建设和经济社会发展服务。因此,丰富馆藏应当是档案资料的大数量和高质量的统一体,是规模与品位的“双优”。丰富馆藏的渠道拓宽了,接收方法也解决了,就应特别注重质量问题,即既要扩容又要提质。在扩容提质上,主要注重以下三方面:一是严格按城建档案归档范围接收档案,不在此列的拒之门外,确保专馆专用,节约政府公共资源。二是以最低限度数量的档案保存最大限度的必要的信息量,尽量避免重复的、价值不大的档案进馆,确保数量优化。三是对整理不规范、残缺不全,模糊不清的资料尽量拾遗补缺,修订完善,确保质量优化。
3.3将“依法治档”和“行业管理”相结合,提高城建档案法律意识。城市建设档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程。建设系统以外的单位产生的城建档案,接收难度大,工作纷繁复杂。我们要充分运用法律法规赋予的权力,大胆灵活地履行收集档案、行政执法和行业管理的职责,主动开展工作。一是加强档案法规宣传,强化全社会档案法律意识。要多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》、《建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律法规,使之深入人心。长沙、怀化馆最近几年大力开展建设工程资料员培训,向建设、施工、监理单位的技术负责人和工程资料员宣传城建档案法律法规和技术规范,提高他们的素质和工作技能,产生了较大的成效。二是要建立目标管理考核机制。要通过建设行政和档案行政部门对基层单位的年度目标管理考核,将档案接收和馆藏量增长列为量化指标,年初下目标、年终抓督促,强化行政管理和工作责任意识。三是充分利用法律法规授权,依法治档。严格按城建档案管理有关法律法规的有关规定,加强法制建设,开展执法检查。一方面,在充分利用现有城建档案工作法规、规章和依法行政的基础上,根据各区、县(市)实际,抓紧制定本区、县(市)《城建档案管理办法》、《城市地下管线档案管理办法》以及城建档案接收归档、开发利用管理等方面规范性文件。另一方面,每年可以适当开展执法检查,对不按规定执行的建设单位,在工程竣工验收备案后逾期不交档案的,及时提出口头或书面整改意见,仍拒不移交构成违法事实的,上报建设行政主管部门立案,依法予以处罚。
3.4将“库房管理”与“档案利用”相结合,突出城建档案的利用价值。档案整理入库上架不是档案工作的终结,从档案工作最高目的来讲,这还仅仅是开始,是起点。我们在做好档案库房管理,确保档案安全的同时,应进一步突出档案利用工作,充分发挥城建档案为城市规划、建设、管理和经济社会发展服务的作用。一是充分搞好档案日常查阅利用。要热情接待,建立档案利用反馈登记制度,对档案利用情况有登记、有统计分析,不断寻找利用热点,总结利用规律,改进利用服务。二是充分改善利用条件。应广泛采用现代化手段管理城建档案信息资源,提高馆藏档案的开发利用水平。可以建立计算机检索系统,提高档案查阅速度和查全率、查准率;有条件的可以建立档案全息扫描系统,建立数字城建档案馆;还可以在互联网上建立城建档案查阅利用平台,方便远程自由查阅,提高城建档案信息社会知情度。三是充分发掘档案潜在利用价值。利用档案信息进行编研是一个重要的方面。此外,基于声像档案的直观性,利用城建档案在声像工作方面的优势,开展电视专题片制作,承办展览、画册,建立爱国主义教育基地都是发掘城建档案潜在利用价值,提升城建档案馆藏建设水平的好思路、好办法。长沙馆最近几年利用馆藏声像档案制作电视专题片40多部,宣传了城市建设,促进了招商引资,产生了广泛社会影响。提高档案工作质量和管理水平,实现档案整理规范化,目标管理制度化,做到档案收集完整,划分保管期限准确,整理和编目科学,检索和利用方便,保管条件科学安全,消除部门档案移交进馆时突击整理,返工整理等现象。
4重点突破,以信息化引领城建档案工作腾飞发展
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,也是城建档案工作腾飞发展的必由之路。面对信息时代给城建档案工作带来的千载难逢的发展机遇,建设系统档案部门要抢抓机遇,使信息方便、快捷、超时空地进行传递成为现实,大大改善城建档案的传递途径,给城建档案资源的开发利用提供最佳的平台和技术手段。城建档案管理所具有的特点决定了它必须与时俱进地走信息发展的道路,把城建档案中蕴含着的丰富内容开发出来,发挥出更多更大的作用,为现代化的城市建设和经济社会发展服务。
4.1 争取领导支持,为城建档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来,如何依托计算机技术,建立高效、方便、快捷的档案信息系统,更好地服从、服务于建设系统的发展是档案工作面临的重要课题。但城建档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本备件,而这些基本条件恰恰是当前城建档案工作发展里程中的紧缺资源。因此,如何取得领导的重视与支持已成为城建档案信息化建设的关键问题。今年以来,怀化市城建档案不断派员参加各种学习活动,在湖南省档案局局长亲自带领下专门跟班学习了上海浦东城建档案档案馆(建设信息中心)数字城建档案管理技术及经验,得到了很大启发。怀化馆还争取建设局主管副局长亲自带队,全馆同志前往长沙市城建档案馆学习考察,回来后即专题汇报,得到了领导高度重视,对城建档案信息化建设给予了大力支持。
4.2 必须统筹规划、科学布局。只有在领导的重视和大力支持下,确立了工作目标,部门内同志们的积极配合,档案资料归档上网进入系统化,档案信息化建设才能迈上快速健康发展的轨道。一是要有计划地充实、完善档案管理现代化设备,力争实现档案储存数字化、检索计算机化、保护科学化、办公自动化。当前,要选择好适合于城建档案馆特色的管理软件,建立档案目录数据库系统,将以往形成的,可开放利用的档案按照规范的目录和标引要求,建立档案目录数据库。二是要建立电子文件管理制度和工作程序。当前,电子文件归档问题研究中最重要的是如何紧密跟踪信息技术的发展、变化、充分借鉴先进建设系统的经验,采取科学的管理方法和手段,以保证已产生的需要长久保存归档的电子文件的真实性、完整性和安全性。
4.3 以城建档案信息化创新城建档案利用服务机制。随着市场经济的发展和城市建设的到来,建设系统和社会各届对城建档案需求在内容上越来越广,在利用频率上越来越快,在服务领域上越来越宽,在服务方式上越来越活。为此,建设系统各部门要紧跟形势,抓住机遇,加快城建档案信息化工作的发展步伐,改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一被动的服务方式。按照“坚持创新,突出服务”的思路加强城建档案部门的业务建设。首先,城建档案开发利用要向深层次服务转化。大力开发城建档案资源,应根据使用优先、保护优先、特色优先的原则,制定城建档案数字化策略,分期分批将重点城建档案数字化,建立数据库并开展查阅利用;如历史档案、重点工程档案、高层建筑档案、地下管网档案等。在提供主动服务、超前服务上下功夫。比如根据工作的需求编研一些资料;其次,要向多种服务转化。除做好上门利用服务外,还要主动与科研、行政管理部门共同研发有关项目,建立咨询服务等。改进服务方法,更新服务手段,提高服务水平,提升服务功能。通过深层服务和多功能服务。最大限度地满足建设系统发展对档案的利用需求。
5结语
