时间：2023-05-31 09:53:32
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案处理方式，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
毕业季调档函的3种处理方式 应届毕业生
应届毕业生，在考研人群中，是所在比例做多的。应届毕业生在收到调档函之后，处理的方式比较简单。按照调档函上所写的要求，把调档函拿到学院相关领导处签字，然后上交学校就可以。上交调档函之后，就不用再管其他。一段时间后，给拟录取学校打电话问老师收到没有，就可以了。
未就业往届生
毕业后，继续考研，没有找工作的考生，首先要确定你的档案在哪里?通常是保留在你的本科院校，或者是在你的户口所在地。确定你的档案在哪里之后，通常是自己本人去办理，如果路途遥远，也可以申请代办，这个时候，看档案管理处能否统一代办。把档案调出之后，首先要请求档案管理部门帮忙邮寄，因为有的学校不接收以个人名义邮寄的档案，可能会被打回来。如果遇到档案管理部门不帮忙邮寄，自己一定要事先打电话到拟录取院校和老师沟通，说明情况，确保以自己的名义邮寄不会被退回来。
已就业往届生
已经就业的往届生，也存在同样的问题，弄清楚你的档案到底是在哪里。如果你的档案在你的户口所在地，办理起来不会遇到太大障碍。如果你的档案在你的工作单位，一定要和你的单位直系领导先说明情况，然后有领导出面帮忙办理提取档案。把档案调出以后，处理方式和上述第二种情况相同。
调档案不是小事，一定要确保档案能够在调档函规定的截止日期之前到达拟录取学校。最为关键的是，如果是以自己的名义邮寄，一定要确保档案邮寄安全，能够顺利到达。虽然学校名义明确说要打电话确认，为了安全起见，在自己已经邮件之后一周，可以打电话咨询老师，问老师是否收到档案。因为每年都会有档案丢失的情况出现，档案一旦丢失，找起来就比较麻烦。不论平时自己是否是一个细心的人，调档案这件事千万不能马虎。我们辛辛苦苦努力备考，好不容易考上了，最后的这些工作一定要做好!
一、大数据时代下档案应用管理中出现的问题分析
（一）专业数据处理人才不足。在当前的档案管理中，缺少拥有扎实的数据处理能力的专业人才，主要是统计员和分析员。根据当前社会发展的趋势来分析，在未来很可能会根据档案管理数据分析目前国家人力资源分配的具体现状，因此分析人员责任重大，他们关系到国家、企业的竞争力。而解决这一问题，单单地增强对当代大学生的技能要求，或者引进国外优秀人才是不能解决问题的，因此就需要加大力度，不断增强对专门人才的培养力度，来更好地适应大时代数据的档案管理需求。
（二）档案数据存储系统安全性能不高。对过去的企业引进人才模式分析，可以发现企业中建构的信息都比较分散，信息无法流通，因此也就造成了企业无法直接对档案数据进行有效地整理分类，这就无法发挥出信息本身最大的利用价值。随着当前科学技术发展速度的加快，数据信息也更加容易泄露、遗失。这种数据破坏力极其强大，并且难以恢复。因此当前数据整合所带来的储存信息安全性需要引起高度的重视。
（三）档案信息存储、获取效率低。根据目前的大数据处理方式分析，一般情况下，都是输入容易，输出难。在处理数据时首先需要将相关的信息数据送往一个专门的数据库，一般数据库运行的数据较多，则本身已经构成一个大数据。根据当前社会发展现状分析，企业活动规模、数量越来越大，数据访问、查询频率也就越高。因此当下如何采取有效措施，解决与此相关的问题，就成为了当务之急。
二、当前档案管理引入大数据处理方法的必要性
（一）大数据处理方法可以满足档案管理需求。目前国家对档案管理提出了以下几个方面的要求：多用信息、少用能源。对于档案管理机构而言，其主要任务就是作为长久保存资料的场所，及时为大家提供必备的信息资料，因此是一种为社会服务的机构。它本身拥有广泛的信息，但是由于当前存在种种问题，包括管理方式落后、人才能力不足、以及人们对档案管理意识不高，使得目前的信息资源并没有得到充分的利用跟发展。只有一个城市中的档案管理体系不断完善，才可以为市民提供更多的便利机会，同时才可以促进城市档案管理的进一步提升。目前应该从多方面出发，定期整理已经保存过的信息，跟社会需求相结合，从而达到为社会公众服务的目的。
（二）大数据处理可以加强相关电子文件管理。随着当前社会发展水平的迅速提升，电子文件的数量也在与日俱增。对电子文件的搜寻也变得比纸质材料更难。因此就需要采取适当的方法对其进行有效处理。当前主要应用的方式是对电子文件进行宏观鉴定，首先判断其是否具有自身的文件价值。这就需要做好两个工作，首先采取大数据处理方式将其归类整理，最后再根据其价值进行归档处理。
三、促进大数据时代背景下档案管理的有效措施
（一）不断地促进技术发展。技术水平越高，处理大数据的档案管理效率才会越高。当前应用的档案管理技术，应该满足高效、快捷的特点。目前常用的模式主要指采用新型的技术，来更有效地获取、存储、挖掘、查询信息，从而提供有效的决策分析。随着未来的进一步发展，可以不断发展形成产业化的创新模式。
（二）提升档案管理技能。对数据进行有效管理可以获取有效的数据信息资源。对于企业而言，由于内部的数据有时需要保密，因此横向之间无法做到共享，这就导致了目前无法做到信息充分利用。因此需要采取有效措施，不断完善目前的档案管理，使信息的安全性能得以保障。
（三）加强数字化文件管理模式的发展。在当前的大数据发展时代背景下，人类档案管理的方式不断更新，主要涉及以下方面：电子文件、电子档案、数字化文件。相比较传统的纸质材料，电子文件本身具有众多的优势，例如：具有储存便捷、占据空间小、传播方便等特点。因此它可以快速储存多种信息，更加适应大数据时代对于档案管理的相关需求。
关键词：纸质文物；损害；保护；修复
一、纸质文物的范畴及对其进行保护的意义
一般把以纸张作为载体具有艺术价值或历史意义的古代文物称为纸质文物。纸质文物包括古代文献档案、古代书籍、古代字画等，可以反应出一个民族的文化、历史、艺术等信息，保存好这些文物可以给后人留下丰富而宝贵的文化财富。这些文物在时间的推移中只会越来越少，且无法复制，一旦丢失将无法复原，那么与之相关的文化、艺术、历史、精神价值也会随之消逝。所以说文物保护工作就是为了将这些代表着民族文化内涵的东西进行更为长久的保存，将一个文明古国的风采和内涵加以保护。
二、纸质文物受损的基本类型和成因
2.1虫害
虫害是所有纸张储藏损害中最为常见、发生最为频繁的问题，由于纸张在发明之初就是使用木材等材料制作，在纸质文物的装裱材料当中，通常存在有淀粉、胶质和动物蛋白，有部分虫类以此为食，甚至还有一些纸张害虫在啃咬纸张后还会在其中结蛹产卵，对纸张进行二次损害，另外也有害虫的有色排泄物也会对纸质文物中的文字、图像等珍贵信息造成损害。目前我国的纸质文物虫害中常见的害虫有：书蠹，竹蠹，药才甲、衣鱼、白蚁、烟草甲、短鼻木象、蟑螂、中华圆皮蠹、东方蜚蠊、谷粉虫等等。
2.2霉害
纸质文物的载体――纸张的主要成分是纤维素，一些害虫的尸体和排泄物成为菌类的营养源，进而形成纸质文物的霉害状况。当菌类在纸张上长期生存后会对纸张造成两种损害，一种是菌类分泌的霉对纸张的染色以及侵蚀，另一种是菌类在生长繁殖的过程中将纸张中的纤维素和蛋白质等一些维持纸质文物强度和耐受性的成分作为养分来吸收。
2.3自然因素损害
纸质文物在自然因素下受到的损害主要为温湿度和气体的损害。纸张的长期保存需要维持恒定的温度和湿度，纸张在保存时通常应当将环境温度维持在16 -18°C，当温度过高时，容易造成纸张过速老化，温度过低，则可能使纸张中的游离水结冰，影响纸张的韧性。纸质文物所处空间的空气湿度也要控制，过于潮湿的环境会引发纸张的霉变。对于气体损害来说，纸张主要容易受到一些溶水后产生酸性的气体影响，由于纸张内含有少量的游离水，如果空气中的酸性气体过度，很容易被纸张所吸收，与其中的游离水相结合，容易产生腐蚀性很强的碳酸、硝酸等，这些腐蚀性较强的无机酸会促进纸张中纤维的水解速度，加速纸张的氧化，导致文物无法被长期有效的保存。
三、纸质文物的保护方法
3.1低温灭杀虫害
纸张的虫害防治需要以“防”为主，在进行收藏之前，首先对纸张进行特定的处理，通过条件控制来抑制虫害。建议在实际的收藏中采用低温存放的冻杀技术，低温冻杀符合纸质虫害的防治要求，通常只需要将温度维持在零下20度左右，在此温度下四至五天即可杀灭虫害，这种短时低温的灭虫方法对纸质文物的负面影响不明显，但对虫害的预防却起到了很好的作用。
3.2通过纳米防腐纸进行防腐处理
纳米材料本身的耐受性较高，目前在纸质文物保护领域也出现了纳米防霉纸，这种防霉纸内的无机纳米添加剂不易挥发，不会对原藏品造成较大影响，无机添加物也不适宜于菌类的生存，这种材料还具有耐老化、耐腐蚀等特征，通过这种材料的包覆能够对原作品起到很好的防霉效果。目前常见的防霉处理方式过于传统，其处理方式与虫害的处理方式大致相同，但是具体处理时的标准又有所差异，这就使得文物要经过两次甚至多次的重复处理，这很容易导致文物在处理的过程中出现损害。纳米防腐纸则大大降低了防腐处理的难度，相对的保护投入更低，其处理和更替更为方便。
3.3保证纸质文物收藏的标准环境
在纸质文物保护的环境控制方面，要做好温度控制，湿度控制和通风处理。纸质文物的收藏环境，温度必须控制在纸张强度不受影响，杜绝过高和过低温度。湿度必须控制在纸张菌类不易滋生的环境湿度，当然干燥程度不能过高，还应避免强光的直接照射。管理员要经常性的对收藏空间进行通风处理，还要定期对空气中有害气体进行检测，尤其是收藏馆附近有厂家排放有害气体的，更需要进行频繁检查，如果通风也无法控制有害气体的就需要通过科学的空气净化设施来保证储藏空间的气体质量。
四、纸质文物受损后的修复策略
4.1纸质文物的信息修复
纸质文物的保护包括了纸张本身和纸张载体内所记载的信息这两个部分，具体的修复也要从这两个部分着手，其中信息修复最为困难。在具体的信息修复之前，为了达到长期保存的目的，要建立一份档案文件，其中有纸质文物的图像信息、文字信息、规格、以及保存要求，在编制成文后备案并收录到收藏文献条目当中，以保证今后在进行修复工作时能够得到全面的原始信息；在收藏的过程中，当纸质文物出现损伤后，收藏馆可以结合实际的收藏条件以及对文物的研究结果出示一份修复处理建议书，建议书中结合各自的经验对其修复方案、程序以及所需使用的技术进行诠释，特别要对其中的问题进行划分与排序，指出哪些损害是需要优先处理的，以求尽可能的保留最有价值的部分。
4.2纸质文物的记录及纸张的修复
中国传统的纸质文物修复方法主要有装裱、复制等方式，而如今的修复技术则更为科学和全面。在具体的修复过程中，可以制定以下的修复流程：（1）从收藏目录中找出文物收藏之初所编制的备份档案，与已经出现损害的现有文物进行对比，找出损害的区域和状况，包括虫害、褶皱、出现损毁的图像轮廓等等；（2）进行试剂检查，比对文物收藏时所记录的初始资料，检查纸张的保存状态与原始状态之间的差距；（3）对文物进行清洁，在具体的修复中可以使用干性的清洁工具火山胶海绵或软鬃毛刷等对文物表面的灰尘等污渍进行清理；（4）对纸张进行脱酸处理，对纸质文物的脱酸可以选用非水性脱酸剂，使用这类试剂脱酸后纸张干燥较快，且不易起褶皱，但是某些脱酸试剂会导致纸张变色，因此具体的使用还需要依据实际情况来调整；（5）对损伤部位进行修复并补全残缺，比对原始资料，找出损伤部位和残缺部分的大小，通过材料覆盖纸等进行补全或修复，材料要与作品的纸张厚度颜色以及纤维素等的化学结构一致；（6）进行修复后，还要进行二次检验，并对原始编制档案进行补充，以留作未来的修复参考用。
参考文献：
[1]郑利平,席周宽,武仙竹,王运辅.重庆地区馆藏木质文物病害调查与保护[J].重庆师范大学学报(哲学社会科学版),2008,(06).
[2]张畔枫.唐代图书档案的修复[J].兰台世界,2011,(12).
[3]张晓彤,王云峰,詹长法.纸质文物保护修复的传统与现代[J].中国文物科学研究,2007,(01).
1.1管档意识淡薄：
目前，在医院中普遍存在重视医疗业务的发展，却轻视人事档案管理的现象，对人事档案信息进一步开发利用的重要性认识不足，认为人事档案没有多大作用，大部分职工档案管理意识淡薄，不了解档案的作用，甚至认为只要不调离医院，档案可有可无。
1.2管理方法滞后：
在调研中我们发现，当前许多医院尚未见适应本单位的人事档案管理制度。且在医院目标管理考核中，也未将干部人事档案管理工作纳入考核中；许多医院人事档案管理仍停留在手工管理档案的阶段，没有配备计算机进行信息录入并建立数据库进行数据检索、分析利用。
1.3内容不规范：
在调研中我们发现，许多医院的人事档案的内容存在不规范的现象，如缺少履历表、入党登记表等，有些档案填写随意，并且存在信息不真实的现象，使档案材料缺乏可靠性;有些档案材料因归档不及时造成残缺不全，直接影响了人事档案的规范性、系统性。
1.4缺乏高素质的人事档案管理人员：
医疗机构人事档案工作岗位上的管理人员大多是中途转行或兼职管理档案的非专业人士，知识结构不平衡，学历、职称较低，缺乏必要的人力资源管理专业知识，对行政管理、医院工作不熟悉，一般只能应对简单的收集和装订工作，难以胜任新时期的档案管理工作。
2如何做好医院人事档案管理
2.1加强人事档案收集与丰富档案内容
医疗服务机制改革加快了医院现代化建设，使得医院内部管理工作面临着全新的调整，这些促进了人力资源管理工作的优化配置。医院作为社会医疗服务中心，能够为广大患者提供多方面的医疗保障，加快了新时期医院服务管理水平的提升。人力资源作为医院改革的重要内容，其应当受到广大医院的高度重视，并且采取对应的人事档案工作机制。为了适应可持续发展战略的需求，医院要重新整顿内部人事档案管理机制，改变早期守旧的操作流程，从档案信息收集开始提供可靠的保障机制。一般情况下，只要患者入院救治就应该对其进行资料跟踪收集，并且建立数字化档案作为信息资源库，方便日后对患者治疗情况的检查。考虑到医院每天患者的流动性较大，人事档案材料收集工作也会面临很多的难度，这就要求医院注重各项科学技术的灵活应用，尤其是计算机办公自动化要融入档案资料处理工作，这些都依赖于人事档案管理的创新改革。比如，档案工作人员要定期检查所收集资料的真实性，并且对产生新资料进行有效的补充，进而改善医院档案工作的合理化整编。
2.2切实维护人事档案的真实性和准确性
长期以来医院注重内部医疗工作的改革调整，对人事档案资料工作没有给予足够的关注，导致人事管理工作处于落后水平，一些重要的人事资料未能得到充分利用。人事科是医院日常办公的主要部门之一，关系着医院内部人力资源调配与控制工作的执行情况，若人事管理不当则会影响到人事工作的有序开展。医院人事档案管理应考虑信息资料的真实性及可靠性，严格禁止虚假信息的收录与使用，避免对医院工作造成不利的影响。比如，对刚刚建立的人事档案资料，应坚持对原始信息的审核与考察，保证数据资料的有效利用率。若检查要人事信息与实际情况不符，应重新审查且调整信息。
2.3加强人事档案的动态管理
人事档案管理是医院常规化经营的重要内容，注重认识管理有助于提升内部人力资源的有效利用率，加快新一轮医疗服务机制的优化改革。基于先进理念指导下，医院内部管理模式有了更多的转变空间，尤其是在内控管理体系日趋成熟的背景下，人事档案管理也有了新的转变，这些都依赖于动态管理思想的融入。所谓动态管理是相对于静态管理而言，早前医院坚持静态管理而处于被动状态，人事档案管理工作一直保持原有的工作模式，这大大影响了整个医院人事信息的处理效率。为了改变旧管理模式的作业成效，以动态管理思想为指导理念，强化人事档案的管理策略，对医院内部调控具有多项指导意义。首先，医院要从观念上认可动态管理的应用价值，对医院办事工作流程执行动态化管理方案，解决早期内部管理工作存在的缺陷，建立更加多元化的人事档案管理对策；其次，人事部门要尽快适应动态管理作业的要求，提供切实可行的办事管理机制，加快动态管理模型的创建与实施，解决医院内部办公作业存在的种种弊端。例如，人事部门要积极调整原有的资料管理方案，人事信息收集、处理、考评、存储等方面优化，保证每一项数据信息资源都能得到充分的利用。
2.4加强人事档案信息化管理
科学技术是推动人事档案工作改革的技术保障，以信息科技为办公中心件礼品现代化管理模式，这是档案信息化管理的必然趋势。医院要定期引入计算机设备作为调控中心，对数据资源实施可靠的调配制度，进而强化人事档案管理工作的总体效率，维持了各项人事信息的自动化配置，实现了人事档案管理的创新改革。现在我们通过计算机实现信息管理自动化和网络化，使人事信息由传统的手工处理方式转变成计算机处理方式，逐步实现个人基本信息的微机检索，不断扩大人事档案信息的内涵，以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才、才尽其用，进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息可以对部门和个人开放，并开展网上服务业务，如查询、搜索和评价等功能。这样不仅能增加人事档案管理工作的透明度，而且还能开发和利用人事档案信息资源，为医院发现人才、培养人才和使用人才提供重要信息。
2.5加强卫生技术人员专业档案管理
关键词：综合档案馆；档案利用；档案公布
综合档案馆运营的最终目标是通过相关人员对档案的有效管理，使得使用者能够有效的进行信息的获取。大数据时代对于信息的处理方式与过去存在着明显的差异，其具体的差异可以被总结为以下几点，其分别为：首先，由于大数据时代的科技以及其他的技术手段较为发达，因此已经不用再为省时省力进行抽样调查，而大可以进行整体数据的分析，因此其调查与分析的结果也更加的精确；其次，传统的数据分析注重分析的精确性，但是在已经可以实现数据分析的精确性的大数据时代，其更加关注的却是信息的混杂性；最后，相对于传统的信息处理方式，大数据时代的信息处理更希望探测信息之间的相关性。
一、综合档案馆中档案利用与公布中存在的问题探究
（一）档案利用与公布相关法律法规的不完善
在大数据时代下，由于互联网的储存功能的强大，因此人类的各种活动每时每刻都在制造着大量的数据信息。在这种背景下，我国的档案数量激增，出现了许多没有被纳入档案范围但是却起到了重要作用的信息，这些信息的出现推动着我国档案管理工作的革新。但是在档案管理工作急速发展的现阶段，我国与档案管理相关的法律法规却没有进行多元化改革，知识一味地沿用传统的法律体系记性约束，已经不能够满足如今的档案管理工作的需要。如果不能够将档案利用与档案数字化建设进行有效的结合，将对我国综合档案馆管理中的档案利用和公布工作产生巨大的阻碍。针对上述情况，想要快速推进我国档案管理工作的发展，就必须要根据时代的要求重新进行相关法律法规的修订，从法律层面对其进行约束，做到与时俱进。
（二）档案利用与公布工作中的权限划分不清
对于任何一名人员来说，权利与义务的分配都对其有着重要的意义，档案利用者也是如此。在进行档案工作利用的实际过程当中，如果不明确档案使用者的权利，会使其在获取信息的过程当中承担一定的风险；如果不明确档案使用者的义务，也会对档案的最终价值的体现产生一定的阻碍。档案的利用，是档案工作的最后一道程序，其不仅能够体现整个档案收集以及整理过程的有效性，也能验证先前工作是否科学合理。正是由于档案利用工作意义重大，使得加强档案的公布权的应用成为一项必不可少的内容。
二、综合档案馆档案利用与公布工作的策略探究
（一）进行相关法律法规的完善
针对企业进行档案管理中的利用与公布工作的体制与模式的改革的必要性，笔者主要从两个方面加以探讨，首先是由于档案管理的改革所导致的体制与模式的改变。档案记载着某些领域的从建立到当前的所有重要信息，对于其发展具有举足轻重的地位，因此当处在档案管理的改革已经实施的阶段，那么进行档案管理利用与公布体制与模式的改变就具有着必要性；当今时代是一个数据爆发的时代，想要在市场经济的体制下良好稳定的发展，就要紧跟时代的步伐，从法律层面进行档案管理模式与体制的改革。进行档案管理模式与体制在法律层面的改革，要从档案的利用途径以及档案的利用过程入手，针对前者，应当以网络为平台，尽量的减少档案利用途径的限制；对于后者，由于档案已经采取公开的形式允许开放使用，因此相关部门不能拒绝个人以及其他民间组织查阅档案的要求。对于没有进行公开的档案，需要查阅的相关人员得到审批后方可进入。
（二）对档案开放利用公布相关者权责分明
由于我国的综合档案馆的发展还处于起步状态，因此在各方面都存在着相关问题，需要得到进一步解决，其中最为主要的是相关责任与权力的明确。综合档案馆的相关权力与责任的明确主要分为以下几点：首先，在相关机构形成档案后，要及时对其进行判断，明确该档案能够公开以及公开利用的年限，除此之外，在档案的公开使用年限到达上限后，对于其性质的判定是由原机构进行还是原机构与档案馆共同进行；其次，如果原机构所形成的档案不能够进行公开利用，那么需要进行保密的年限是多少以及对于其公开年限的鉴定是由原机构进行还是原机构与档案馆共同进行；最后，由于该档案需要涉及到公开使用的问题，因此传统的以“件”为单位进行计量的档案，现在要以“格”为单位进行审查。想要实现档案开放利用，还要对档案限制开放的制度加以调整，要求原机构在档案形成的过程当中对其进行规范化管理，以利于综合档案馆后期工作的进行。
结语
应对大数据时代的信息爆发，档案管理充分的意识到了档案公开的重要性，并且树立起档案意识，要改变必须将档案进行严格的保存的思想。在大数据时代下，由于互联网的储存功能的强大，因此人类的各种活动每时每刻都在制造着大量的数据信息。在这种背景下，必须加强综合档案馆的服务水平，使更多的人熟悉这种开放性的模式，分享更多的档案信息，以此来促进社会的进步。
参考文献
[26]王岚.国家治理视角下《档案法》修改的思路与思考[J].档案学研究，2015，01：41-48.
关键词：信息时代；管理；纸本档案
现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。
1 电子档案管理是必然趋势
传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。
2 电子档案的管理措施
2.1 优化电子文件管理流程
每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。
2.2 建立文件处理系统
文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。
3 电子档案管理和纸本档案共同发展
电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。
4 对纸本档案的保护和管理
从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。
结束语
综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。
参考文献
[1]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案，2008（9）.
1 明确档案信息化
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。
2 档案信息化建设问题分析
档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：
第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。
第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。
第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。
第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。
3 档案信息化建设与档案管理措施
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。
3.1 建设专门的网络档案系统
档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。
3.2 重视电子文件管理工作
档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。
3.3 制定完善的技术处理制度
在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。
3.4 积极应用现代化管理措施
档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。
3.5 树立正确的服务意识
档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。
3.6 制定完善的管理制度
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设与管理体系，提升档案信息化建设效率。首先，相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量，增强档案信息化建设效果，减少其中存在的问题。其次，档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系，打破传统档案管理方式的局限性，发挥现代化档案管理工作作用。最后，必须要提升农村管理工作效率，增强档案信息化建设工作效果，避免出现病毒感染的现象与问题，同时，还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。
美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。
其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
校园网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，使各类归档的数据能非常及时、准确。学校内的管理对象多，且具有一定的流动性，如学生入学与毕业、教职工的调离与退休等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后，才能查知，而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。
许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展
90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（CER?鄄net）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET，800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
1.3.3经费紧张状况得到初步缓解
经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身通过多种创收渠道增加收入，增强了造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观。
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：
首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。
其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
2.2.3数据库建设滞后
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。
2.2.4经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
2.2.5人员整体素质低弱
在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求———不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。
3高校档案管理现代化的初步构想
3.1采用客户机/服务器(Client／Server)体系结构模式
客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C／S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行，共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器（Server）发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户（Client）。
C／S模式实际上是一种软件运行和组织方式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，它必须依赖网络系统而存在，并且充分利用了网络的资源优势，但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以构造起实用C／S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。
3.2建立基于Web的服务体系
在学校综合集成管理信息中，档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式，通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式，因此为利用者提供的信息组织结构应是网状的，用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。手工劳动则成为辅助形式。而让利用者通过Web浏览器访问，是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式，因此高校档案馆都应建立自己的Web服务器，向校内外档案利用者提供档案信息服务。目前，计算机技术的发展，使得在PC机上Web建立站点变得相当的简单，只需选用适当的Web服务器软件，有些操作系统，如WindowsNT，已把建立Web服务器的功能内置在系统之中。今后，值得档案部门炫耀的不是拥有几台微机而是有无Web服务器。
3.3档案信息的管理离不开数据库系统
数据库管理系统的选择要建立在Internet／Web技术基础上，也就是说，选择数据库系统不仅要支持C／S体系结构，还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，又要有较强的安全控制能力，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase，FoxBASE，FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQLServer等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库———Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。
参考文献
1周曙东.电子商务概论[M].南京：东南大学出版社，2002
1李超，周定文，黄骁俭．网络财务[M].北京：中国财政经济出版社，2002
前言
RFID（Radio Frequency Identification）即无线射频识别，常称为感应式电子晶片或感应卡、非接触卡、电子标签等。这种容编码、识别、数据采集、自动录入和快速处理等功能于一体的新兴信息技术以其独特的技术性能，广泛应用于各行各业，迅速地改变着人们的工作方式和生产作业管理，极大地提高了生产效率，在各种应用环境中得到了广泛应用。目前，此项技术在国内档案信息自动化管理领域开始使用。
档案管理的现状与问题
1.档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种手工处理方式耗费大量劳动和时间，使得整个流程既繁琐又低效。
2.档案存放次序较易被打乱，档案查阅耗时长
虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，需要将所有的档案筛选一遍，造成查找困难。 3.档案的盘点操作不科学
由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。
电子标签（RFID）技术
1.RFID系统技术原理
RFID系统因应用不同其组成会有所不同，但基本的RFID系统主要由电子标签、天线、读写器和主机组成。电子标签放在需要被识别的物体上，由耦合元件和芯片组成，标签有内置天线，可以发送和接收信号；天线完成无线信号的发送和接收；读写器可以发送和接收命令，并与主机通信，执行主机命令；主机发送用户命令和显示接收数据。RFID系统根据工作频段和工作方式具有不同的性能，应用于不同场合。
RFID系统的工作原理(如图1)：读写器通过天线发送出一定频率的射频信号；当RFID标签进入读写器工作场时，其天线产生感应电流，从而RFID标签获得能量被激活并向读写器发送出自身编码等信息；读写器接收到来自标签的载波信号，对接收的信号进行解调和解码后送至计算机主机进行处理；计算机系统根据逻辑运算判断该标签的合法性，针对不同的设定做出相应的处理和控制，发出指令信号；RFID标签的数据解调部分从接收到的射频脉冲中解调出数据并送到控制逻辑，控制逻辑接收指令完成存储、发送数据或其他操作。
2. RFID技术特点
（1）快速扫描:条形码一次只能有一个受到扫描，而RFID辨识器可同时读取多个RFID标签。
（2）抗污染能力强、耐久性好:传统条形码的载
域网或无线局域网覆盖,以进行数据传输。将RFID标签阅读器RJ45口与电脑网口相连接,从而可将RFID标签阅读器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。
（4）天线安装
为确保档案标签数据的读取,需要根据档案室实际情况,包括档案柜、档案密集架的尺寸样式、材料来确定天线布置,确保最佳读写效果,天线需要定制。
5.基于 RFID技术的档案信息自动化管理流程
（1）入库
档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的数字标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。档案入库的流程如图3所示：
入库时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入库指令，然后读取要入库的档案盒信息，储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入库确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案架，储位指示点亮起，管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入库结束。全部档案入库完毕后，在查询管理子系统中可对已入库的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。
（2）盘点
由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。
（3）查阅
档案的查阅流程如图4所示。在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库口时，出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。
（4）安全管理
安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能，以防止档案被毁、被盗等。
（5）防毁管理
每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性, 并存入RFID数据管理系统, 由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后归还时，管理员对该档案的物理特性再次进行检测，并与档案借出之前的数据核对，从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。
（6）防盗管理
所有库放档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。
（7）销毁
档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时，将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中，当有档案达到保管期限时，销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。同时，管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令，由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息，实现对档案的有效期管理。
虽然RFID系统在实际应用中有一定的缺陷，但随着技术的成熟，标签成本的降低，行业标准的制订，这种现代化的技术有很大的发展潜力，使其服务于档案信息自动化管理，将解决很多用传统技术难以解决的难题，为档案管理工作注入新的活力。
参考文献：
一、总体架构的选择和优化
课题对三种系统架构模式进行了比较，最终选择了一套适合本课题的系统架构模式。
大型网络应用系统在架构选型上基本可以分为两大类型，即集中式与分布式，两种方案的基本思想如表1所示。
综合集中式架构与分布式部署方案一的优点，尽量避免不同构架的缺点，结合各地档案馆实际建设情况，经全面考虑，项目提出并采纳了分布式构架方案二。
基本实现思想是：
(1)中心服务器主要从管理的角度人手，各地方档案馆按要求到中心服务器注册；
(2)各地方档案馆自己维护索引服务，全文数据；
(3)各地方档案馆提供索引查询服务、开放接口，中心服务器通过web Service的方式检索文件；
(4)各地方档案馆提供全文展示服务站点；
(5)中心服务器提供门户、档案检索服务、系统后台管理平台。
分布式方案二(表2)具备以下优点：
(1)中心服务管理方便，中心服务器管理人员主要负责管理与审核等工作；
(2)系统建设资金投入比集中式架构需要的软硬件配置大大降低；
(3)中心服务器不存在索引服务器和全文服务器的管理维护问题，没有存储压力；
(4)各地方档案馆各自维护档案数据，索引文件和全文数据都不需要上报；
(5)单个档案馆子系统一旦不能正常运作，不会影响对其他档案馆系统资源的查询；
(6)各地档案资源更新的周期取决于各自的索引创建计划，在数据更新的时候只要启动索引文件创建任务即可，避免了索引文件与档案资源不匹配的问题；
(7)开放档案数据的权限由各地方档案馆控制。
分布式方案二缺点：
(1)档案资源检索展示效率没有集中式架构快，因为索引文件和全文内容是分布式部署，访问效率取决于网络状况和各地档案全文服务器性能；
(2)各地方档案馆都需要一定的软硬件资金投入。
二、信息交换平台
课题对子站点的架构进行了设计，提出了既有数据的使用方案，开发了中心服务器后台管理平台。
1.子站点总体设计
前置机子站点分布安装于各地档案馆中，主要负责各地档案馆可公开的档案信息的整理、索引创建，向中心服务器提供查询服务，并且向普通用户提供指定信息的档案浏览功能。具体架构设计用图(表3)表示：
子站点具有数据维护、查询服务、索引创建、档案信息浏览4类功能。
2.既有异构档案数据和非结构化档案信息的使用方案
既有的异构档案数据，可以分为基础数据库和特色档案数据库两部分，为此课题组定义了基础数据库的结构，以便于开放档案信息资源的利用。
(1)基础数据库。对于基础数据库的档案数据，子站点软件预先在系统中预装表结构，并提供标准的导入导出工具，安装软件后可以立即进行标准数据的导人工作。导入导出工具提供通过中间文件和直接对数据库导入两种方式。中间文件导人的具体操作方式是：先将既有数据库中的数据导出到预定义格式的XML文本文件中，如果数据量大可以根据主键分批导出，再导人到新数据库中；直接数据库导人的处理方式是：在应用系统中，提供设置新旧数据库字段对应关系的功能，并且可以根据主键灵活指定导入计划，可一次导入或分批导人。
(2)特色档案数据库。对于特色档案数据库，子站点软件提供根据用户要求灵活建立数据库表的功能，先根据个性化数据要求，建立相应的数据库表，然后再利用标准化数据的处理手段，导入个性化数据。
(5)非结构化档案信息。对于非结构化档案信息，子站点软件提供了基于软件的文件拷贝功能；如果数据量比较庞大，可以不采用拷贝的方式，而是根据既有数据的实际情况采用网络或本地资源直接读取的方式进行资源访问，以提高数据的利用效率，这种数据利用的前提是通信链路须畅通。如果现有数据存储在与本系统物理隔离的地方，应该采用存储中介进行数据迁移。
3.中心服务器后台管理平台
中心服务器后台管理平台主要包括用户角色权限管理、信息及审核、节点机注册审核等功能。
三、档案资源利用平台
1.信息门户
国家数字档案馆信息门户提供档案收集、档案管理、档案利用，以及档案检索人口服务。首页提供了专题、名人、热点、展览四个栏目。热点栏目提供快速检索与热点内容相关联的档案信息资源的服务功能。
2.档案检索
档案检索是档案利用用户的核心接口界面。
档案检索依赖于系统建立的全文、照片、音频、视频等档案资源索引库，这种分类检索的方式不仅提高了系统检索效率，同时也方便了用户对档案资源的检索利用；档案检索服务不仅提供全馆范围内查询的功能，同时也提供按指定馆藏进行查询的服务(表4)；档案检索支持普通检索和带逻辑关系的档案高级检索功能；支持在检索结果中进行二次检索；档案检索结果的展示方式采用类似Google搜索引擎提供的方式。
3.全文检索软件
一、数字化处理方式的选择
将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式通常有两种方法：一是将纸质档案扫描并以图像方式存储；二是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换或者直接用数码相机进行拍摄。对纸质档案进行直接扫描的方式比较经济和快捷。因此，纸质档案的数字化一般应采取扫描的方法将其变成电子图像文件直接存储，再配合标引信息数据库的建立，实现档案资料电子影像的快速检索利用。
二、数字化存储设备的选择
大量档案原文的存储管理离不开海量存储技术。光盒存储系统是目前海量存储的基本手段。完整的光盘存储系统包括光盘盘片、相应的光盘驱动器及其光盘软件。选择档案信息光盘存储系统的考虑因素如下。
（一）支持开发：访问用户的数量
选择档案光盘系统最关键的因素应当是其可同时支持在线并发动用户的数量，对众多并发访问的支持是有效实现档案信息库利用价值的基本条件。否则，无论存储容量多大，都可能因光盘系统不能有效支持众多并发用户而彻底崩溃，进而导致整个网络系统的瘫痪。
（二）安全性及其安全管理体系
档案信息确保其存储安全十分重要，对于镜像存放在光盘存储系统中的重要档案信息，系统管理员和合法用户在任何情况下均不得对其数据做任何修改。因此，在选择档案光盘系统时安全性是必须考虑的重要因素。
（三）对各种网络操作系统和网络结构的支持
网络环境中，网络操作系统平台和网络结构千变万化，网络服务器和客户机多种多样，这就要求档案光盘存储器能够适应各种复杂的网络环境。
（四）存储容量
必须根据本单位数字化档案的数量及其增长情况来选定光盘塔、光盘库可存储光盘的数量及其总的存储容量。存放档案信息的光盘数量每年在不断增加，因此选择档案光盘存储系统时应考虑系统是否允许采取自行添加硬盘的方式来对光盘塔和光盘服务器进行扩容。
三、纸质文书档案数字化步骤
（一）档案整理阶段
1.拆装。对归档改革前整理的档案，要将档案原件的装订拆除，排好顺序，并用夹子夹起防止散乱；归档改革后整理的档案如果没有装订，可直接排好顺序。操作中不得对档案原件有任何损坏。
2.修复。档案中若有装订金属物需去掉，有破损的地方需在备考表中注明，如破损程度影响了档案内容的文件，则需进行修补：小于16开的档案需进行托核；没有装订线的档案要另用纸加宽，操作时要注意两点：一是补纸与档案缝接处宜窄不宣宽，一般为l―3mm；二是如需要在档案的四周加边，应先加长边，后加短边；多份档案粘连一起时，需在不损坏档案载体信息量的前提下，细心分开，如实在无法分开则不分。
3.档案及目录的检查、整理。妥善保管好档案，严禁批注、圈划、圈点。档案目录中出现繁体字或不规范的简化字时，一律参照国家标准的简体字补充著录，需手写补录的项目要求字迹工整，并逐份逐页地仔细检查，不符合要求的应予以纠正。
（三）档案扫描挂接阶段
1.档案扫描。档案扫描过程中要严格执行有关档案阅览利用及保管保护和保密制度，注意保护好档案。
（1）档案扫描必须采用专业文件扫描仪，以黑白为主，对于原件不清和字迹较淡的档案，扫描时必须用灰度或真彩模式扫描。扫描件打印效果不得比原件差，打印出的页面比例尺寸与原件相同，同时分辨率不低于200dpi。
（2）档案扫描一般采用逐页手工扫描，纸张较好的档案可以采取连续进纸方式扫描。
（3）档案扫描中发现档案粘连一起时，则需在不损坏档案载体信息量的前提下分开，将可以识别的信息全部扫描。
（4）存储格式按多页TPF的格式进行保存，每份卷内文件为一个多页TIFF。保存多页HFF文件时，要注意核对好页码顺序，不得缺漏页。
（5）文件命名：归档改革前的档案采用“全宗号+保管期限+目录号+案卷号+顺序号”命名，例如：“001（全宗号）+（保管期限）+（目录号）+（案卷号）+（顺序号）”归档改革后的档案采用“全宗号+年备保管期附件号”命名。
（6）扫描完成后必须指定专人进行核查，检查扫描效果、按文件内的页码顺序、文件名是否正确。
2.光盘刻录存储。将扫描形成的图片文件采用保存期限为300年以上的光盘刻录，一式两套，以作备份，并填写详细清单。光盘刻录必须有专人负责检查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开等。
3.数据检查。有专人专机对每天完成的数据进行检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号元误，清晰度和格式符合标准。
4.数据挂按。将效描获得的每个图片文件对照数据库原有的目录数据，逐份点击联接导入数据库，数据联接必须跟扫描同步进行。在数据库中备份导入后的数据，特备份数据用保存期限为300年以L的光盘刻录并制作一份联接清单。
【关键词】RFID技术；档案管理；信息化
1.前言
RFID（Radio Frequency Identification）即无线射频识别，常称为感应式电子晶片或感应卡、非接触卡、电子标签、电子条码等。这种容编码、识别、数据采集、自动录入和快速处理等功能于一体的新兴信息技术以其独特的技术性能，广泛应用于各行各业，迅速地改变着人们的工作方式和生产作业管理，极大地提高了生产效率，在各种应用环境中得到了广泛应用。目前，此项技术在国内档案管理领域开始使用。
2.档案管理的现状与问题
（1）档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种手工处理方式耗费大量劳动和时间，使得整个流程既繁琐又低效。
（2）档案存放次序较易被打乱，档案查阅耗时长
虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，需要将所有的档案筛选一遍，造成查找困难。
（3）档案的盘点操作不科学
由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。
（4）对失效档案的管理滞后
由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。
3.电子标签技术（RFID）在档案管理中的应用
3.1 RFID技术简介
一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。
3.2 基于RFID的档案自动化管理系统功能模块设计
一套基于RFID技术的档案管理自动化管理系统，其主要由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成，如图1所示。
RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，由RFID数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签；档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全性管理。
3.2.1 RFID数据管理系统
该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器与手持式阅读器，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库；手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。
3.2.2 档案管理信息系统
该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。各子系统的主要功能如下：
（1）储位管理子系统：该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。
（2）查询管理子系统：在档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业。
（3）销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限，当到达保管期限时，销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作进一步处理。
（4）安全管理子系统：当档案盒在非正常情况下离开储位，安装于储位区的阅读器将捕捉到这一信息，将档案信息无线传回管理系统，监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块，警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。
3.3 基于RFID的硬件档案管理系统
（1）标签信息项的设定
档案标签上储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。库位标签上储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。
（2）标签安装
在档案标签中，将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或档案文件上。而储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下，一般只需安装一次。储位标签直接安装在储位正下方的支撑横梁上。
（3）阅读器安装
在档案室墙壁或天花板上安装阅读器，设备的正常工作需外接110
-240VAC电源适配器，并有局域网或无线局域网覆盖，以进行数据传输。将RFID标签阅读器RJ45口与电脑网口相连接，从而可将RFID标签阅读器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。
（4）天线安装
为确保档案标签数据的读取，需要根据档案室实际情况，包括档案柜、档案密集架的尺寸样式、材料来确定天线布置，确保最佳读写效果，天线需要定制。
4.RFID技术应用于档案管理信息的优点
4.1 读取便捷
RFID以非接触式读取信息，管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，有助于管理者实施库存档案的动态化管理。
4.2 读取速度快
RFID可以同时读取多个芯片信息，工作人员只需将其要借出的所有档案放在自助借还机上，根据提示进行相应的点键操作，就可以一次性地借出系统默认的最大限量的档案，将大大提高工作效率。
4.3 提高档案清点速度
使用RFID进行馆藏清点，只要用手持RFID阅读器沿着柜架上下扫描一遍，事先存入RFID标签里的档案信息都将一一呈现，这样不但极大地减轻了工作人员的劳动强度，简化了工作流程。
4.4 减少错架乱架率
采用RFID技术，只需在RFID阅读器中输入要找的档案，沿着柜架依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的档案时，立刻用声光报警，这使得查找工作变得非常方便，也能显着降低错架乱架率。
5.结束语
虽然RFID系统在实际应用中有一定的缺陷，但随着技术的成熟，标签成本的降低，行业标准的制定，这种现代化的技术有很大的发展潜力，如果使其服务于档案管理，将解决很多用传统技术难以解决的难题，为档案管理工作馆注入新的活力。
参考文献
[1]游战清.无线射频识别技术(RFID)理论与应用[M].电子工业出版社,2004.
