时间：2023-06-01 09:31:03
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇法院档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
市人民政府办公室： 一、自查基本情况汇报
（一）、领导重视，思想统一，任务明确 （二）、增加经费投入，抓紧系统化的档案管理 经过不懈的努力，完成了1950年至2003年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年两年间各档案借阅326卷次，利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。
（三）、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作
为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《xx市人民法院档案管理办法》、《xx市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《xx市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
（四）、做好归档工作，不断丰富库藏工作 二、存在的问题
（一）在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。
（二）没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况；有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。 （四）档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其，保卫视角差，存在着安全隐患。
三、整改措施
（一）院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
（二）从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》，依法开展档案管理。
（三）加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。
（四）针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。
（五）抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。
（六）做好档案管理开展利用工作，使档案资料更好地为法院审判工作服务，为经济建设服务，为社会服务。
特此报告
我院于**年12月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于**年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于**年参加了×××档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近×××万卷，每年又新增近2千卷。原有的库房和阅卷室只有×××平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，**年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达×××平方米，比原来的档案室扩大了×××平方米。其中库房面积×××平方米，阅卷室×××平方米；新购置密集架5列10组，加上原来的10列30组，现有密集架15列40组；标准档案柜2组×××个、灭火器×××个、电风扇一台、586型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。
二)、领导重视，思想统一，任务明确
我院的档案工作由院长xxx直接分管，办公室主任xxx主管，xxx到xx乡挂职后，又由院志办主任xxx主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《×××档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在**年12月18日经考评验收已达省c1级标准的基础上，又有了新的进展。
经过不懈的努力，完成了**年至**年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。**年至**年两年间各档案借阅326卷次，利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。
(三)、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作
为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《xx市人民法院档案管理办法》、《xx市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《xx市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
(四)、做好归档工作，不断丰富库藏工作
做到归档时间早知道，每年12月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止**年6月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案32064卷、**册。其中，诉讼档案31548卷，35824册；行政文书档案516卷；会计档案382卷；司法鉴定档案726卷；资料档案64卷；科技档案9卷；声像档案6卷；实物档案×××件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。
二、存在的问题
(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。
(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况；有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。
(三)按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如586型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态；库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(14℃——24℃)以上，但有时也超过30度以下，不符合档案管理规定的要求。
(四)档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其，保卫视角差，存在着安全隐患。
三、整改措施
(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《×××档案管理条例》，依法开展档案管理。
(三)加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。
(四)针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。
(五)抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。
(六)做好档案管理开展利用工作，使档案资料更好地为法院审判工作服务，为经济建设服务，为社会服务。
特此报告
档的本义为横木框格；案的本义为长方形桌子。以乎与我们现在所称的档案相去甚远，但并非风马牛不相及。从词义的演变和档案历史渊源方面考证，选择档案一词，并赋予它现代含义，是历史的选择，反映了中国方块字强大的生命力。
档案一词，在我国历史上，各朝各代有不同称谓。商代称档案为“册”，据郭沫若考证，早在甲骨文中已有“册”字，是连结木牍竹简的象形字。我们至今仍将档案、图书以“册”为计量单位，是沿用其义。周代叫“中”，即官府的簿书。“治中”即整理案卷，也是一个官位的职称，“史”字就是史官右手执“中”写史的象形字。秦汉时代称档案为“卷”，卷是简牍和缣帛沿左右或上下轴曲卷起来保存的意思，我们今天仍将档案、字画以卷为保管单位，盖出于此。汉代以后称档案为“案”，人伏于桌子上书写文件，称为“伏案”写作，“伏案”一词，沿用至今，仍然新鲜活泼。唐宗以后，档案多称“文案、”“案卷”、“簿书”等等。
档案二字组成联合词组，是中华民族优秀传统文化大融合的结果。明末清初，满人入关前，用木片作文字书写材料，文案处理完毕，横竖成行挂在墙壁上，叫“牌子”、“档子”。满人夺取政权，建立大清帝国后，虽改木片材料为纸质材料书写文件，但仍习惯称“档子”，而广大中原地区的纸质文件材料，则称为“案”或“案卷”。因此，满汉融合之后，便把办理完毕保存起来的本质和纸质文件，称为“档案”，一直沿用至今。
到了近现代，人们又赋予“档案”新的外延和内涵。我国有关方面的学者对档案定义进行了长期不懈的研究探讨，也有各种不同模式和表达方式。
1937年何鲁成所著《档案管理与整理》表述为：
“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书”。
1960年《档案工作》杂志第1期社论表述为：
“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保字价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料。”
1980年上海辞书出版社出版的《辞海》表述为：
“凡具有查考使用价值，经过立卷归档集中保管起来的各种文字材料，包括收发电文、会议记录、电话记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、财会簿册、印模、照片、影片、录音带，以及具有保存价值的各种文书。”
1985年国家档案标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》表述为：
档案是“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”
1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》第二条表述为：
“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”
1988年吴宝康主编的《档案学概论》表述为：
“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：
档案是原始的历史记录。“
中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义的表述是：
“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2001年，冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中表述为：
“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息。”
以上几种，是常见的有关档案的法律、法规、专著和有关文件资料对档案定义的不同表达形式，各种不同定义，反映了不同历史条件、社会背景、观察角度和侧重范围。表述方式，各有千秋，异同互见。但都分别反映了档案定义的基本要素，概括了档案定义的内涵和外延。集中突出了档案的来源和形成的原因，是人类在实践活动中形成的；突出了档案之所以需要保存的因素和范围，是那些有保存价值的物质存在；突出了档案的主要特点和基本性质，是广义的文书、文件、信息、信息资料的历史记录、真实记录、真实历史记录、原始记录、原始的历史记录、固化信息等等。
2、诉讼档案定义
诉讼档案，即诉讼案件档案。给诉讼档案下定义，必须明确诉讼档案的内涵和外延，揭示诉讼档案的本质属性，把握诉讼档案与其他相关档案的联系和区别。
建国以来，我国档案界和最高人民法院有关著作和文件，对诉讼档案定义分别从不同角度进行了研究和概括，形成了几种不同的表述方式：
“诉讼档案是由诉讼文书转化而成的。任何一个案件在诉讼过程中所形成的文书材料，经过系统整理工作，作为历史记录而归档保存起来，就是诉讼档案”。
-摘自陈兆、沈正东主编《最新档案工作实务》，中国档案出版社，1996年版。
“诉讼档案是指人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的、并按有关规定立卷归档，集中保管起来的诉讼文书材料和声象材料。”
-摘自最高人民法院档案处《诉讼档案讲义》，宇航出版社，1990年版。
“诉讼档案，是人民法院行使国家审判权，完成基本职能任务，进行审判活动的真实记录。”
-摘自祝铭山主编《中国法院诉讼文书教程》，中国政法大学出版社，1996年版。
“诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要案件。”
-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院档案管理办法》。
“诉讼档案，是人民法院审判活动的真实记录。”
-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院诉讼档案管理办法》
为了更加深刻确切地揭示诉讼档案的本质属性和内涵与外延，对诉讼档案定义还可以进一步表述为：
诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有查考利用价值并立卷归档保存的原始信息记录。
确立这一定义的基本指导思想是：从诉讼档案管理学角度出发，以我国实体法、程序法、有关司法解释和档案法为依据，以《人民法院档案管理办法》、《人民法院诉讼档案管理办法》关于诉讼档案的定义为基础，参考借鉴前述诉讼档案定义中的精华，吸收法学、档案学研究的最新成果，适应审判实务和诉讼活动的新发展，力图全面准确地反映诉讼档案本身所具备客观属性。谴词造句尽量与有关法律法规和规章制度的标准提法保持一致，但在诉讼档案的外延和内涵上，对前述定义有所突破与创新，表述方法亦略有变通。
本定义与过去所有关于诉讼档案定义最显著的不同之处，在于贯穿了现代法治精神和司法观念，首次将法院与诉讼当事人及其他诉讼参与人并列，在诉讼活动主体上，适当淡化法院的职权主义，适当突出当事人主义。因为如果没有原告与被告，没有上诉人与被上诉人，没有申请执行人与被执行人就无所谓诉讼。没有双方当事人及其他诉讼参与人参与诉讼活动，则法院审判活动必定是无源之水，无本之木，诉讼活动就难以进行或不能进行。所以，使用“法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动”的表述，这是在前述定义基础上有所突破与发展的新观点，也与有关法律规定一致。
本定义所称“法院”，指全国各级人民法院和军事、海事、铁路等专门法院，即泛指全国各级各类法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因为“人民法院”可作广义和狭义两种解释，而“法院”则没有歧义，也不致引起误解，其准确性与简约性不言而喻。
本定义所称“诉讼当事人及其他诉讼参与人”，指依照法律规定和诉讼需要参加诉讼活动、享有一定诉讼权利和承担一定诉讼义务的人。检察机关代表国家行使检察权，提起公诉和抗诉，是一个比较特殊的诉讼参与人。但它在诉讼中相当于原告的地位和作用，与公民、法人的地位和作用没有根本区别，因为控辩双方当事人，在诉讼中的地位是平等的。
本定义所称“诉讼活动”，就是法院通常所称的“审判活动”，严格限定在我国三大诉讼法界定的诉讼范围之内，即狭义的诉讼活动，不作广义解释。
本定义所称“原始信息记录”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，当事人和其他诉讼参与人制作或提供的各种具有法律意义的诉状、证据材料（包括实物）等，法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人在诉讼活动中形成的图象、声音、数字化磁盘、光盘等，就其物质形态而言是广义的。排除了不属于上述三大诉讼法界定的诉讼活动的原始信息记录。
3、诉讼档案概念的基本含义
诉讼档案概念的基本含义有如下几个方面：
（一）讼档案产生于法院的审判权。只有法院才具备产生、收集、立卷、保存诉讼档案的国家权力、法定资格和必要条件，除法院以外的任何机关、团体和个人，都没有这种权力、资格和条件。许多法人和自然人收集保存的档案门类可能比较齐全。如行政文书档案、会计档案、人事档案、基建档案等等，各个机关单位都能够产生和形成，事实上许多单位大都建立了一个门类比较齐全的综合档案室，但唯独产生不了诉讼档案。全国唯有法院一家因行使国家审判权而产生诉讼档案。公民、法人因参与诉讼活动所形成的自已保存的诉讼文书材料，可以称作诉讼档案，但不是本文讨论研究的范畴。
（二）讼档案来源于法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人。依照我国宪法和法律规定，法院依法独立公正地行使国家审判权，但首先必须有双方当事人及其诉讼档件，才有法院审判活动，否则既无诉讼也无诉讼活动，谈何诉讼档案！诉讼档案的来源实际上由两大部分构成，一部分是法院产生的诉讼文书材料，一部分是当事人及其他诉讼参与人提供的诉状和证据材料。公安机关（含国家安全机关，下同）、检察机关，虽然依法行使侦查权、检察权，也产生司法文书材料，这些司法文书材料，只有进入法院诉讼程序以后，才是真正意义上的诉讼活动原始信息记录，才能最终成为诉讼档案的一部分。
（三）诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动直接形成的。依法，是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人共同进行诉讼活动的前提条件，也是诉讼档案产生和形成的必要条件。依法诉讼，依法制作、依法使用，依法产生或提交的具有法律效力或法律意义的诉讼活动原始信息记录，依法按一定规则立卷归档，才能转化为诉讼档案。
（四）讼档案是具体案件诉讼活动的原始信息记录。只有具体个案诉讼活动的原始信息记录，才能转化为诉讼档案。一个具体诉讼案件，一般分为告诉、申诉、公诉、抗诉、收案、立卷、证据交换、庭审、合议、宣判、执行、送达等程序，诉讼活动展开的过程，就是诉讼活动原始信息产生和记录的过程。法院收到当事人及其他诉讼参与人的诉状并决定立案，标志诉讼活动正式开始。当事人及其他诉讼参与人收到法院的裁判文书，并将送达回证退回法院，标志着一个具体案件诉讼活动结束，原始信息记录到此为止，且不能更换、修改或丢失。凡事后编写、添加、修改的，都不是原始信息记录。诸如案例汇编、裁判文书汇编等等，都不具备诉讼档案必备的基础要素，不能转化为诉讼档案。违法的和虚假的诉讼活动原始信息记录，也有可能依法定程序而产生，并转化为诉讼档案。但却由于其信息记录的原始性，确保了“违法的和虚假的”真实性，即诉讼档案的原始信息记录，维护和再现了违法的真实和虚假的真实。
（五）诉讼档案是具有查考利用价值的诉讼活动的原始信息记录。有没有查考利用价值是诉讼活动的原始信息记录能否转化为诉讼档案的基本标准。并不是所有诉讼活动的原始性信息记录都有查考利用价值。如法官办案的工作日记，法官拟制的各类诉讼文书提纲，未成形也未报批的各类诉讼文书草稿，合议庭因分析案情需要勾画的涉案人物关系或事件因果关系的草图，庭审法官｀主持庭审所列提纲或争议焦点，诉讼当事人及其他诉讼参与人在庭审中的发言提纲等等，虽然是诉讼活动的原始信息记录，但有的不具有查考利用价值，有的已通过别的形式，如裁判文书、庭审记录等，形成了具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，所以，不必将它们转化为诉讼档案。
（六）诉讼档案是经过立卷归档保存的诉讼活动的原始信息记录。依照法律法规立卷归档，集中保存，是诉讼活动原始信息记录转化为诉讼档案的必然要求。诉讼活动原始信息记录，经过有机组合、立卷归档、集中保存起来之后，与诉讼活动过程中的原始信息记录有了很大区别。它们发挥的作用在立卷归档前后是截然不同的。零散的诉讼活动原始信息记录，立卷归档前，属于诉讼文书材料；按照一定规则立卷归档后，成了诉讼档案，其称谓和存在形式发生了变化；办理移交归档手续后，保管单位发生了变化；如果当事人上诉或检察机关抗诉，一个一审案件的诉讼档案，全部成了二审案件诉讼活动的重要依据和必要条件；一个案件诉讼活动的原始信息记录只是该案的诉讼文书材料，一旦立卷归档入库集中统一保管后，则成了国家档案的组成部分。
4、诉讼档案与相关档案的联系与区别
（一）诉讼档案与侦查档案
在刑事诉讼活动中，公安机关的侦查文书和意见书，通过检察机关依法进入法院诉讼活动并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“侦查卷”或“公安卷”。未进入诉讼活动的侦查文书，不能转化为诉讼档案，也不能称作诉讼档案。
（二）诉讼档案与检察档案
检察机关的检察文书，主要指书、抗诉书、证据材料等，依法进入法院诉讼活动，并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“检察卷”“卷”或“抗诉卷”。未进入法院诉讼活动的检察文书，不能转化为诉讼档案，也不能移作诉讼档案。
（三）诉讼档案与诉讼证据鉴定文书档案
诉讼证据鉴定文书档案，主要指涉案标的物鉴定文书档案。包括动产、不动产等有形资产和无形资产的价值评估等诉讼证据鉴定活动中产生的原始信息记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，应当单独分类立卷归档。但与诉讼档案有密切联系。诉讼证据鉴定文书档案是鉴定结论的原始依据和凭证，而鉴定结论具有法律意义，属于一种独立的诉讼证据，是当事人的呈堂证据，也是法院审判、执行的依据，经过庭审质证、认证后，成为诉讼活动原始信息记录的一部分，应列入涉案诉讼文书材料，随卷归档。
（四）诉讼档案与法医学鉴定文书档案
法医学鉴定文书档案，是按照法医学鉴定程序，运用现代科学技术，为查明和确定案件真实情况，提供科学证据的原始性真实记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，以活体检验、尸体检验、文证审查、物证检验、现场勘验等为类别，按年度和一人（件）一号的原则，单独立卷归档。1991年12月24日，最高人民法院颁布的《人民法院法医学文书立卷归档办法》，对鉴定文书材料的收集、排列、编目、卷宗装订、归档的原则和方法作了明确规定。法医学鉴定结论具有法律意义，是法院和法官办案的依据，属于一种独立的诉讼证据，应列入涉案诉讼文书随卷归档。
（五）诉讼档案与法院行政文书档案
法院行政文书档案，是指法院诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）。凡是反映法院工作活动，具有查考利用价值的司法行政文书材料，均必须立卷归档。它与诉讼档案属于不门类的档案，单独分类立卷归档。许多行政文书涉及诉讼活动的决策部署、督促反馈、总结报告、调研成果等等，虽与诉讼活动密切相关，因不具备诉讼活动原始信息记录这一本质特征，仍属于行政文书。但部分行政文书也同时被列入诉讼档案的副卷归档保存。如：有关案件的请示、批复，上级领导机关和领导同志对案件的批示和监督函，人大代表、政协委员对案件的书面建议案、提案、意见、建议，以及法院对上述案件的办理报告和答复函等等，依照《人民法院行政文书立卷归档办法》应当归入行政文书档案；依照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》应当归入诉讼档案，这样的规定是完全正确的，因为它们同时具备了上述两种档案的属性。将这些行政文书归入诉讼档案，是因为它与案件有密切关系，可能对案件的诉讼活动或裁判结果产生影响。
（六）诉讼档案与审判委员会记录
审判委员会记录，是最高权威的诉讼活动原始信息记录，理所当然属于诉讼档案应当立卷归档的范围。审判委员会原始记录必须保持其连续性和完整性，而一次审判委员会讨论的案件不止一件，将原始信息记录归入诉讼档案存在工作上和技术上的不便。因此，在审判实务操作上便出现了多种不同的技术处理办法。一种是将一次审判委员会讨论数件案件的全部原始记录复印或复制数份，分别存入本次会议所讨论决定的案件案卷归档；第二种是审判委员会讨论案件时，除会议记录之外，同时请所讨论案件的法官或书记员到会另行单独记录，再由书记员入卷归档。第三种是审判委员会每次会议都保存一套完整的原始记录，以保持审判委员会记录的连续性和完整性，并作为诉讼档案的一个独特的类别单独立卷归档。同时以该原始记录为准，将审判委员会讨论决定每个案件的结论，按照固定格式和规范程序，经全体委员签名或经会议主持审签后复制数份，加盖审委会印章交由案件承办人或书记员作为办案依据入卷归档。笔者认为前二种办法，各有弊端，不宜采用，第三种办法符合有关法律和规定的要求，简便易行，应予推广。
一、《办法》出台的背景和意义
1、背景
我国的婚姻登记制度历史悠久，但婚姻登记档案是20世纪70年代末80年代初，特别是1987年《中华人民共和国档案法》出台后才逐步建立井完善起来的。目前，我国每年办理婚姻登记1000多万对，婚姻登记档案不仅数量大、而且其来源、内容、形式都比较单一，在归档范围、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都与文书档案有不同之处，应属于民政专业档案的范畴。根据
多年来，一直没有一个全国统一的婚姻登记档案管理办法，各地婚姻登记档案管理水平极不平衡，一些地方婚姻登记档案管理比较混乱。这严重影响了查证当事人婚姻关系是否合法存在；是否依法解除；出具婚姻登记记录证明或无婚姻登记记录证明等工作的进行。为了维护婚姻当事人的合法权益，需要尽快出台本办法，实现婚姻登记档案的规范化管理。
1989年，民政部与国家档案局联合调研婚姻登记档案管理情况．起草了《办法》，由于种种原因，未能出台。2003年10月，再次启动起草工作。民政部档案馆、基层政权与社区建设司、民政部法制办公室、国家档案局有关司局经过两年多共同起草、会商，形成了《婚姻登记档案管理办法(草案送审稿)》，于2005年12月分别经民政部部务会议、国家档案局局务会议原则通过，经双方会签后于2006年1月23日正式实施。
2、意义
一是规范婚姻登记档案的管理。这也是制定《办法》的目的所在，(办法》共18条，既明确了立法目的、依据、婚姻登记档案的定义、婚姻登记机关的工作职责、婚姻登记档案工作的管理体制，又规范了婚姻登记材料的归档范围、整理方法、归档要求和婚姻登记档案的分类、移交、保管、利用、鉴定销毁的原则与方法。它的颁布实施必将规范我国婚姻登记档案的管理。
二是推动婚姻登记管理工作。婚姻登记档案是婚姻登记工作的原始记录，具有重要的凭证作用，凭借婚姻登记档案可以检查登记机关和登记员是否依法行政；登记机关也可以凭借档案确定当事人婚姻关系是否合法存在或者依法解除，为百姓出具婚姻登记记录证明或者无婚姻登记记录证明，更好地履行登记机关的职责。
三是保证利用者依法利用婚姻登记档案。(办法)第十五条明确规定了利用者的范围、利用档案的范围和需要履行的手续、应遵守的规定。这为利用者查阅档案提供了法律依据，维护了其利用档案的合法权益，同时又保护了当事人的隐私。
四是促进我国婚姻家庭问题的研究。《办法》规定婚姻登记档案在登记机关保存一定时期后，要向同级国家档案馆移交，这说明婚姻登记档案不仅是登记机关的专业档案，也是国家档案的重要组成部分。内容完整、管理规范的婚姻登记档案，可以为国家积累丰富的史料，为社会学家研究婚姻家庭问题提供第一手资料。
二、《办法》起草的特点及对有关内容的理解
1、《办法》起草上的特点
一是严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、
二是正确处理现实性与前瞻性的关系。在四类婚姻登记档案的归档材料中，都有一条“其他有关材料”，主要考虑随着时间的推移和情况的变化，还可能产生一些新的归档材料，为以后新增加的材料留个接口。例如，目前婚检问题已成为社会关注的热点问题，今后有关法律可能对婚检做出明确规定，届时结婚登记材料就应增加婚检材料。
三是整理方法的规定尽量做到简化整理、便于操作。根据婚姻登记档案的特点，在整理方法上综合了传统的“文书立卷”与“以件为单位整理”两种方法的优点，简化整理程序，加盖“归档章”，不装卷，不写卷内目录。
2、若要准确把握《办法》规定的内容，应正确理解以下几个问题
一是婚姻登记档案的定义。应当把握婚姻登记档案的专业特性：数量大，其来源、内容、形式都较单一，在归档范围、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都与文书档案有不同之处。还应当把握婚姻登记档案的基本属性，就是其凭证作用。
二是婚姻登记档案工作的管理体制。国家民政部对全国婚姻登记档案工作实行统一领导，县级以上地方人民政府民政部门、具有办理婚姻登记职能的乡(镇)人民政府，对辖区内婚姻登记档案工作实行统一领导；婚姻登记档案由具有办理婚姻登记职能的婚姻登记机关实行分级管理，业务上接受同级档案行政管理部门的监督和指导。 ’ 三是婚姻登记文件材料的归档范围。婚姻登记文件材料的归档范围，严格按照《婚姻登记条例》所规定的各种登记应提交的证件和证明材料的内容确定。有原件的归原件，归原件不便的则归复印件。关于“当事人的身份证件”和“香港居民、澳门居民、台湾居民、华侨以及外国人的证明材料”，《婚姻登记条例》第五条已有明确规定，《办法》就简而言之。
四是档案的移交。婚姻登记档案主要形成于县级(含)以上地方人民政府民政部门和具有办理婚姻登记职能的乡(镇)人民政府，《办法》规定县级(含)以上地方人民政府民政部门形成的婚姻登记档案，应当在本单位档案部门保管一定时期后向同级国家档案馆移交；具有办理婚姻登记职能的乡(镇)人民政府形成的婚姻登记档案应当向乡(镇)档案部门移交。这既符合我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，又符合档案按“全宗”整理的原则。
五是婚姻登记档案的分类。将分类原则定为：按年度；婚姻登记性质两个层次划分。其中按婚姻登记性质分为结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类、撤销婚姻类。
根据《婚姻登记条例》第十六条规定，婚姻登记机关收到人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本后，应将其归入当事人的婚姻登记档案，从方便档案
整理和利用两方面考虑，(办法》规定人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本按年度归入撤销婚姻类。因为宣告婚姻无效或者撤销婚姻是对原结婚事实的否定，所以特别强调要在当事人原结婚登记档案的《结婚登记审查处理表》中备注有关情况。
六是立卷原则与整理方法。根据婚姻登记文件材料的特点和各地实际工作情况，按照便于保管和利用的原则，确定了结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类材料，分别将一对婚姻当事人的材料组成一卷。在整理方法上，综合了文书档案“立卷”与“以件为单元整理”的优点，形成了婚姻登记档案独特的整理方法：一对当事人材料立一卷，没有传统意义上的卷皮和卷内目录，而是在每卷第一页加盖归档章。既简化了整理工作，又符合婚姻登记档案的特点。
七是婚姻登记档案的保管期限。婚姻登记档案的保管期限定为100年，主要考虑到绝大多数人的寿命不超过100岁，少数人100岁以上，最多是125岁，《婚姻法》规定男方22岁女方20岁才可以结婚，其婚姻登记档案保存100年，足以满足子孙三代人的利用需要。为慎重起见，《办法》还规定，对有继续保存价值的档案要延长保管期限，直至永久。保管期限到期的档案要按程序进行价值鉴定，无保存价值的将予以销毁，但婚姻登记档案目录会永久保存。
八是档案利用的规定。利用婚姻登记档案，涉及当事人的合法权益保护问题，因此，《办法》对利用做了较严格的规定：婚姻登记档案一般仅供婚姻登记机关和婚姻当事人使用；公安司法机关、律师等为了确认当事人的婚姻关系，持合法证明可以查阅；其他国家机关、基层组织或个人因特殊原因需要查阅婚姻登记档案，须经档案保管部门主管领导批准，井严格履行查阅手续；婚姻登记档案一律不外借；利用者不得损毁婚姻登记档案，不得随意公开婚姻登记档案的内容。因为利用档案的需求比较复杂，档案保管部门还应建立完善的档案利用制度。
三、《办法》贯彻实施过程中应处理好几个关系
一是民政部门与档案管理部门的关系。民政业务主管部门是各级民政部门，档案业务主管部门是各级档案部门，这两项业务都是以块块管理为主。婚姻登记档案工作在业务上要接受同级档案行政管理部门的监督和指导；在档案移交时双方要商定好具体移交时间。
二是婚姻登记业务部门与综合档案室的关系。业务部门是婚姻登记档案的形成机构，而综合档案室是机关内各类档案的综合管理机构，按道理，婚姻登记档案形成后，应定期移交机关综合档案室实行综合管理，但由于婚姻登记档案属于民政专业档案，业务性较强，利用较频繁，再加上一些综合档案室暂时不具备保管条件，这样，也可以采取综合管理的另一种形式――分室保管，但档案目录应交综合档案室存档，在档案业务上接受档案室指导。
三是局部利益与整体利益的关系。有的地方因利益问题，民政部门不愿将婚姻登记档案移交到当地同级国家档案馆，有的地方国家档案馆因库房紧张拒收婚姻登记档案或向民政部门收取档案保管费或收取高额查档费等。这些问题产生的根源，就是没有处理好局部利益与整体利益的关系。婚姻登记档案虽然是婚姻登记管理机关形成的一种专业档案，但同时也是国家档案的组成部分，在民政部门保存一定时期后应移交同级国家档案馆，国家档案馆是专门为保存国家长久档案设置的文化事业单位，保管条件较好，技术力量较强，是婚姻登记档案的最终归宿。民政部门、档案部门都不应站在部门利益角度考虑问题，应以大局为重，保管、利用好国家的宝贵财富是我们共同的责任。
关键词：婚姻；档案；管理工作；现状；建议
婚姻档案管理对于国家法规，民事案件，法制道德教育有着重要意义。而中国人口基数非常大，对于婚姻档案管理的工作也变得相当巨大，加之市场经济的形势下，婚姻档案研究相对于人事档案研究而言，无法产生直接经济效益，而且其间接经济效益预期也不明显。国内婚姻档案管理工作者和领导也不加以重视，致使国内婚姻档案管理工作存在着诸多问题存在。
1 婚姻档案管理的内容
婚姻档案是指公民婚姻状况变更的原始材料，是婚姻当事人婚姻状况变更或补办结婚登记证的具备凭证作用的记录，因此婚姻档案管理是变化的动态的。近年来，随着人们思想观念的转变，对传统发妻从夫的观念逐渐变为婚姻自由和追求婚姻质量，自而我国的离婚率呈现逐年上升态势。婚姻当事人办理结婚，离婚，再婚等手续一方面婚姻档案要登记在册作为婚姻凭证的原始材料，其次婚姻档案是证明婚姻当事人婚姻变更的合法性的原始凭据。
2 当下婚姻档案管理工作中存在的问题
2.1 地区差异引起的婚姻档案管理工作的差异
中国地域广博，使得各地区存在不同程度的区别：①地域经济状况的不同，使得欠发达地区想要规范化婚姻档案管理却缺乏足够的经费；②思想观念的差异，导致不同地区人民对婚姻的观念和婚姻管理的重视程度有所差异，有些民众对婚姻档案的不重视，和对婚姻登记的忽略；③地区生活环境的区别，致使一些偏远山区婚姻档案的登记管理困难，一些婚姻当事人组成家庭多年而没有结婚登记。
2.2 地区婚姻登记处不固定
有些地区的婚姻登记处设立在不同地方，且许多婚姻变更档案的移交时间没有规定，导致婚姻状况变更出现时间差。并且由于经济发展，国内流动人口数量巨大，这也加剧了婚姻档案管理工作的困难，以及在档案整理过程中，没有素质过硬的工作人员，致使诸如档案归档错位，档号重复的问题层出不穷。
2.3 婚姻档案管理中个人隐私的泄露及监管不严
现在越来越多的人会做婚前检查，而是否应该将婚检内容归置在婚姻档案中，和婚姻档案管理过程中规则的不严谨，以及某些部门及组织是否有权力调看婚姻档案等问题都将会引起个人隐私的泄露问题，第三者凭借个人关系私自调看婚姻档案也涉及到档案信息的监管问题。目前婚姻档案管理部门关于婚姻档案利用的不合理性没有明确的标准和处罚办法。
3 对于婚姻档案管理工作的建议
3.1 对婚姻档案管理工作的规范化
各级有关部门应该对婚姻档案管理工作予以足够的重视，并且对《婚姻登记档案管理办法》大力宣传和推广，同时增加档案工作的宣传办法，对于偏远地区给予一定的政策优惠，尽力便民利民。各级部门也应该贯彻落实《婚姻法》和《婚姻登记档案办法》的相关法律法规。婚姻档案管理部门应该规范化的进行婚姻登记档案管理，对于《婚姻登记档案办法》的具体规定要依法制定，切实的保护婚姻当事人的合法权益。
3.2 对婚姻档案管理人员的规范化
增加对婚姻档案管工作人员的培训，使得婚姻档案工作人员有过硬的工作素质和能力，同时也增加对婚姻档案工作人员的培训工作。一方面避免婚姻档案工作人员的匮乏，另一方面增加婚姻档案工作人员的工作激情，加强工作人员依法办事的守法意识。与此同时统一婚姻登记场所，要科学化的进行婚姻档案管理工作，对于婚姻档案要认真整理，分类，造册，立卷，要做到人人有号可查，人人页码清晰，编号顺序要准确，使得档案查询利用方便。
3.3 增加档案工作人员的办事效率
首先要要求婚姻档案工作人员严格按《婚姻登记档案办法》中的具体规定办事，对于婚姻档案的使用要绝对依照规章制度，不能将原件借给外人，对于复印件也要明确使用规则和饲宄龃ΑR明列出具体的规章，譬如婚姻登记内容中的隐私不得公开部分，并且做出具体要求，切实保护婚姻当事人的个人隐私安全和合法权益。对婚姻管理工作人员进行统一标准，对于先进工作人员进行通报表彰，便于其他婚姻管理工作人员学习和促进所有婚姻档案管理工作人员的进步。
3.4 增加电子婚姻档案的应用查询渠道
在现下互联网高速发展的时代，婚姻档案管理也应该与时俱进。应该在统一婚姻登记系统下将婚姻档案电子归档，形成婚姻电子档案。使得婚姻当事人可以使用电脑或者手机通过相应的网址或者APP查询自己的婚姻状况，这样一来，不仅能让婚姻当事人知道自己的婚姻状况，也能减轻婚姻档案管理工作人员的工作量，使得婚姻当事人在需要证明自己婚姻变更状况时可以实时查询证明。这样也要求，婚姻登记相关部门能够实时上传婚姻当事人的婚姻档案变更情况。
3.5 增加对婚姻档案利用的新思路
可以根据婚姻当事人的婚姻状况进行分析，为相关部门提供可靠而且有效的分析资料，增加婚姻档案管理工作的新领域，从侧面增加人们对婚姻档案的重视，这样一来也能减少某些领导、部门和地区对婚姻档案不重视的情况。
4 对婚姻档案管理工作的几点看法
4.1 婚姻档案管理工作者要依法行事
对于婚姻档案管理工作，最重要的要有法可依。婚姻登记档案工作是依据《中华人民共和国婚姻法》和《婚姻登记档案办法》的相关法律法规进行的。只有相关工作人员依法办事才能使得婚姻档案管理工作更具备说服力和可行性。
4.2 婚姻档案管理工作应该得到重视
婚姻登记档案管理涉及到法律制度和道德规范，同时婚姻档案作为婚姻的原始凭证也涉及到国家制定相关的婚姻法规，如独生子女奖励，申报户口，公安部门和法院办案等等，与公民的生活息息相关，需要得到相关民众、领导和部门的重视。
4.3 进行婚姻等级档案管理利用时应该保护当事人的合法权益
婚姻档案涉及到婚姻当事人的安全隐私，在利用婚姻登记档案时必须严格按《婚姻登记档案办法》的规定实施，明确办事制度。相关部门应该维护婚姻当事人的合法权益，避免其受侵害。
5 总结
本篇论文主要介绍了婚姻档案管理工作的内容和重要意义，谈论了婚姻档案管理工作现在存在的一些主要问题，也提出了几个解决这些问题的浅显的建议和思路，希望能使婚姻档案管理的工作更加规范化和合理化。同时本文也说了几点对于婚姻档案管理工作的看法和注意事项，希望能对婚姻档案管理工作起到一定的促进作用，同时也希望国家婚姻档案管理更加规范有秩序。
参考文献
[1]樊雅丹.婚姻档案管理工作现状及建议[J].卷宗，2015，（4）：5-5.
【摘要】由于我国无偿献血工作处在初级发展阶段,各血站仍然把主要精力放在采供血的业务工作上,对业务档案管理的重视相对不足。事实上,随着无偿献血工作的进一步发展以及人们法律意识的提高,如何通过分析档案信息来提高无偿献血者招募水平及在出现法律纠纷时保护自身合法权益将成为血站工作极为重要的环节之一。本文旨在通过对血站档案工作中普遍存在的问题分析,结合笔者在采供血档案工作中的实践经验对这些问题提出一些建议,与大家一起交流。
【关键词】采供血档案;管理
随着医学科学技术的迅速发展和社会法制化进程的加快,血站的采供血、科研、管理等工作不断向高层次跨越。采供血业务档案管理作为血站管理工作中非常重要的一个环节,如何加快步伐,为无偿献血事业的发展提供迅速、准确的信息服务,将全面反映出一个血站整体的管理水平。特别是2001年12月6日最高人民法院规定医疗纠纷实行“举证责任倒置”[1]以来,加强医疗业务档案的管理[1],提高医疗管理水平,对于促进医疗事业的发展具有重要作用,应列入血站业务管理建设重要的议事日程。笔者结合实践,就几年来对本单位档案管理中存在的问题与同道共同探讨。
1 采供血档案的范围及特点
采供血档案是指血站在血液及血液成分的采集、检验、成分分离、储存、临床供应等业务工作的各个环节所形成的各种原始记录。主要包括无偿献血者体检登记表、采血车(室)消毒记录、献血者初复检报告单、成分分离记录、储血冰箱温度记录、血液发放记录等。这些原始记录真实地反映了血液从采集到发出的全过程,也就是血站质量控制和质量保证的全过程,具有真实性、完整性、可追溯性和安全保密性等特点,必要时可以作为具有法律效力的证据。
2 采供血档案的重要性
2.1 完整的业务档案是血站依法开展采供血工作的凭证。按照国家《血站管理办法(暂行)》对血站采供血工作的规定,血站开展采供血工作必须按照《献血者健康标准》对献血者进行体检,对血液要按照国家规定的项目进行检验,血液走向必须能够追溯等。无偿献血档案所保存的原始记录是证明合法开展过这些工作的唯一有效凭据。
2.2 完整的业务档案是保护血站合法权益的法律依据。随着人们法制观念和自我保护意识的增强,以及医疗纠纷和法律诉讼中举证倒置的实施,采供血工作档案必将成为分辨涉血各方责任的重要依据。无过错输血感染造成不良后果不构成医疗事故[2],因此血站无过错,必须提供证据来证明。作为证据,应具有真实性、原始性、唯一性和不可更改性,而完整的采供血档案管理系统就是献血者、血液检测和血液质量情况的真实依据。血站的记录是在采供血操作过程中产生的业务工作的真实原始记载,既可反映献血者的个人情况及其所献血液的全部信息,可从来源追溯到去向,又提供每袋血液的经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明。查阅血液从采集到提供临床使用过程的有关文件资料,可以确定血液的质量是否适合使用,所以在涉及采供血活动的医疗纠纷中,血站的采供血工作记录就是证实自己严格依法执业,在采供血业务工作中无过错的重要证据。因此,采供血档案作为证据的严肃性和重要性毋庸置疑[3]。为防止经输血传播疾病,确保临床用血的安全可靠性,我国的采供血管理经历了一个曲折的规范化过程。从1993年的《采供血机构和血液管理办法》的实行,到1998年的《献血法》的实施,以及2000年的《血站基本标准》的出台和2005年的《血站管理办法》的颁布,使各项采供血操作流程有章可循,有法可依[4]。血液从采集到输注到病人体内还需要经过检验、成分分离、储存、发放、运输、交叉配型等多个环节。这不仅涉及到血站的多个部门,还有医院的参与,这其中的任何一个环节如果没有按照规定操作,都可能对血液质量造成损害,从而危及病人的健康甚至生命安全。病人一旦对血液质量提出疑问并提讼,血站就必须为自己免责举证。这些完整、准确、真实的原始记录就是血站证明自己有无过错的唯一有效法律依据。
2.3 完整的业务档案是为献血者提供全面、优质献血后服务的有力工具。随着我国从有偿献血向无偿的过渡,为献血者提供全面、优质的服务将成为一个血站保留献血者的最为重要的一环。完整的献血者档案能如实的反映献血者健康状况及众多个人基本情况,利用这些个人信息,可以为献血者提供血液检测信息,感谢献血者,询问献血者是否遇到过不愉快经历并提高服务水平,为有献血反应的人提供进一步的健康咨询等,这些服务也是保留献血者一个非常重要的方面。
2.4 完整的业务档案是征募、保留献血者的有力保障。献血者招募工作是血站开展工作的基础,是保证无偿献血发展和输血安全的重要环节。一方面,献血者资料可以帮助无偿献血招募人员及时发现被推迟献血者或终身不能献血者,确保血液安全和降低招募成本。另外,采供血业务档案记载了献血者的身份、年龄、通讯方式、单位(或住址)、职业、献血日期、献血量等,可以帮助无偿献血招募人员对献血者进行年龄、身份等多个方面的分析,找出潜在无偿献血者年龄、职业分布等,提高无偿献血者招募的效率和质量。
2.5 完整的业务档案是制定科学、合理的血站战略的基础。任何一个机构要制定出科学、合理的组织战略都必须对自己自身的情况有一个全面、准确的了解和掌握,血站也是一样。完整的业务档案能够反映出一个血站在业务工作各个方面的全面的信息,能够帮助领导者全面准确的掌握血站业务工作的强弱环节,对制定合理的工作目标和工作策略起到良好的支撑作用。
3 目前采供血档案中普遍存在的问题
3.1 缺乏统一的规范标准 我国的无偿献血事业还处于初级发展阶段,在血站管理中有很多方面还没有国家统一规范。档案管理工作的重要性目前还没有被相当一部分血站认识到,也没有统一规范性的标准,各地血站对这部分本应构成血站档案主体的业务档案的管理整体上还比较混乱。目前由于缺乏统一标准而造成的问题主要有两个;一是归档范围不明确,有的存在血站综合档案室,有的为了自己使用方便,存在档案原件的形成部门,有的分散在科室,或固定人员管理,或干脆分散在个人手中;二是档案丢失现象比较普遍。这些都是违反档案工作的基本原则的。
3.2 价值鉴定无相应规范档案价值鉴定就是甄别档案的保存价值,挑选有价值的档案进行保存,挑出没有保存价值或保管期满的档案,按规定进行销毁或作相应的处理,通过有所“毁”而更好的实现“存”,以便在保存投入有限的情况下更加合理的保存档案。目前血站各种记录的保存价值没有进行合理统一的评估,再加上血站档案工作人员自身水平的限制,很多血站不能做到在资源有限的情况下实现档案保管工作的最大价值。很多血站档案收集的记录“鱼龙混杂”,一些具有长远保存价值的记录没有归档,却把没有应用价值或失去应用价值的记录继续保存,既浪费了资源,又影响了有价值档案的正常使用,最终导致档案管理成本加大,档案不能发挥其应有的价值。
3.3 档案记录不完整、不规范 由于采供血工作流程长、各部门交接环节多,工作中易出现以下情况:工作人员来不及在短时间里逐项检查献血登记表,造成献血者资料收集不完整;工作人员代签献血同意书,造成记录失真;血站未对献血者资料填写的完整性作强制性规定,造成管理漏洞;工作态度不认真,常见于随意记录贮血冰箱和试剂存放冰箱的温度,造成记录与实际情况脱节,不利于问题的及时发现;各部门的固定档案保管人员对献血资料的重要性认识不够,献血资料被错误涂改或未按规定程序修改。另外,献血者资料的填写字迹不够清晰工整,填写资料用笔不合规范,不利于档案的利用和保存。
3.4 血站业务档案的保管期限不合理 目前国家对血站的档案管理还没有一个规范性标准,血站业务档案的保管期限是依据《血站管理办法(暂行)》制定的(《血站管理办法(暂行)》第31条规定:血源、采供血和检测的原始记录必须保存十年)。近年来,随着人们法制观念增强,血站因献血、输血发生的纠纷明显增多,血站的业务档案只留存十年,无法满足现实工作的需求。实际上,一些慢性经血液传播的疾病出现明显症状可能会超过十年。
3.5 档案管理工作投入太少目前大多数血站没有认识到信息数据库对血站战略目标制定、无偿献血者招募、保护血站合法权利的重要性,因此在投入上普遍不足。
4 对采供血业务档案管理的探讨
随着无偿献血事业的进一步发展,信息资源将成为一个血站能否快速向前发展的重要方面。妥善保管采供血业务档案有利于迅速、准确地将工作中形成的数据资料转变成管理信息,为本单位无偿献血工作的开展提供依据。
4.1 完善档案管理的各项制度:统一、科学的档案管理制度是档案收集、整理、使用的基础,因此要及时制定统一标准,规范目前分散的档案管理条文,制定详细的操作规程,实现血站业务档案管理工作制度化、规范化、标准化。
4.2 提高档案工作重要性的认识,加大投入:加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案创新管理必须的条件[5]。随着科学技术和经济的发展,医院的档案信息不断增加,综合档案室需要不断创新工作手段,充分发挥电子计算机的作用,管理和利用好档案材料[6]。尽管信息资源对于血站的发展有着无可替代的重要性,但是还是有相当多血站的人员(包括相当一部分领导)还没有充分认识到档案信息的重要性。对此,一定要加强教育、学习,提高广大员工对档案工作重要性的认识。另外,在业务档案的投入上也要有相应增长,要有充足、独立的空间和人员以满足档案收集、整理、储存和使用的需求。
4.3 加强对所有与档案工作有关员工的继续教育:档案工作并不仅仅是档案管理人员的工作,它涉及到档案记录形成的全过程。在这个过程中,任何一个环节的不当操作或违规记录都会对档案的真实性造成损害,从而使档案丧失应有的价值。因此,除了档案管理专职工作人员外,还要对所有参与到档案形成工作中的人员进行培训,以保证档案的真实性和完整性,实现档案的最大价值。对于血站来说,要对血液从采集、检验、分离、到出库的各个环节的工作人员抓好培训,重点做好原始业务数据的收集、整理和归档。只有各部门的业务工作者和档案工作者规范操作,协调配合,才能建立其一个信息完整、准确、便于运用的业务档案,为血站作决策时提供可靠的理论依据。
血站的业务档案管理工作对于血站乃至整个无偿献血事业的发展有着无可替代的重要性,而且这种重要性随着血站的发展会越来越凸显出来。因此,把血站业务档案管理工作纳入到本单位的日常业务中,作为一个重要业务部分长抓不懈,不断提高血站业务档案的质量,以使档案信息在深化血站改革中发挥更为重要的作用。
参考文献
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李兴利：据中国之声《新闻纵横》报道，围绕着3400亩林地的所有权问题，广西融水苗族自治县思英屯村民和国有林场争议了40年。而如今，思英屯村民仍对这片林权存有异议。情况大致是：1971年，融水县革委会将思英生产队所有的部分林地规划给县办思英采育场（现国有思英林场）经营，协议对山林四至做了明确说明；1974年村民与林场在权属界线上开始有争议；1987年因林场砍伐木头，村民开始向上申诉，而县政府未经村民认可就给林场办了这块有争议的林地林权证；2006年后，思英屯第二代村民代表开始奔走于县、市政府及县、市、省三级法院，继续“维权”；2014年4月，思英屯第三代维权代表以1991年盖有融水县有关部门公章的《土地权属界线核定书》和《土地权属界线争议原由书》思英屯村民都不知情没有签字，而多个现场核定人员签名为“同一人所写”为由，向县政府申请听证，并到市政府上访。《新闻纵横》中还写道，记者在发稿前曾专程到融水县负责处理涉及土地纠纷的法制调处办公室了解情况，办公室主任表示没必要再出具相关的依据材料；在融水县林业局，局长也表示无法提供相关依据材料。网络搜索发现，类似林权争议并非个案。请从档案和档案管理的角度，谈谈你的看法。
郭东升：这场争议实际是在1987年开始的。思英屯维权提供的盖有村公章的申诉书和乡政府出具的证明，都是1987年产生的。从档案角度，要想在争议中取胜是有困难的。争议1971年的事，一般就要拿出当时形成的档案来。关于1971年的相关档案，思英屯应有所保存。这方面的档案，融水县档案馆也是应该保管着的，它应该保存县革委关于这方面的会议记录、县革委正式文件与附件。县民政局也应产生这方面档案，这时也应进馆了。不知为何，帖子没有反映一点档案馆在这争议中的动静。思英屯村民和国有林场的争议具有普遍性。2006年，临清市某村镇向本市年盈利上亿、大发其财的国有林场提出土地所有权，市领导赶快找临清市档案馆，调出20世纪70年代的相关国家征用土地档案，官司立即平息。我想，对于这类历史问题，是必须由当时的档案来说话解决的。
李正平：就本案中的三个问题谈点看法。第一个问题，“1987年我还没有参加工作，我也不太清楚这个事”（编者注：本段所引前两个问题为融水县林业局局长韦玉林与中国之声记者的对话）。作为一个政府公务员，不能用这个来回答，政府不是个人，你虽没亲自参与这事，但你可查阅档案了解当时政府是如何处理此事的。第二个问题，“我们林业局这里水位比较低，基本三四年进一次水，所以有时候有的档案也都有丢失”。说明档案管理存在问题。就算是进了水，我们也要采用保护技术把档案晾干。至于档案丢失更是不能随便说的。第三个问题，“多个现场核定人员签名为同一人所写”。涉及档案内容真伪鉴别问题，那是相当复杂。这个林权争议历时几十年，经过多次的行政、法律途径解决，档案应是唯一能将此事来龙去脉说清楚的。
严永官：如果从档案角度来讲的话，关键是1971年的那份“说明”。如果这个“说明”还有保存并已作为主要证据提供给法院的话，那我想事情也许不会发展到这一步。但在整个事件中这份证明却出现了“缺位”，即文中并未提到这个“说明”。而“当村民将林权争议问题反映到当地法院时，法院说‘应由人民政府先行处理’。而村民按法院说的找到当地政府时，当地政府又认为，‘问题已经过法院判决，不予受理。’现在思英屯村民就陷入一个进退两难境地”。如从思英屯村民角度来讲，最为关键的是前16年（自1971年勘界至1987年）打了一个实在不该打的盹儿。我国在所有案件审理中都会讲到“请你出示证据”，那有些事情如确实无法取到证据该怎么办？如果万事都以证据来对照法律的话，那法官还需要接受那么高深的教育吗？岂不是只要识得几个字、能看懂证据、能对得上法律条文就可以办案了吗？
王凤珍：一个林地维权案件之所以悬而未决，如从档案的角度来看与目前档案执法不力不无关系。1971年的划界协议是处理这个案件的关键，有了它所有问题都迎刃而解。但在案件的处理过程中这个协议书在哪呢？报道中提到，作为证据材料使用盖有融水县有关部门公章的两份材料，经司法鉴定多个现场核定人员签名为“同一人所写”，很明显这是编造伪证。县林业局局长在记者面前很坦然地说：“我们林业局这里水位比较低，基本三四年进一次水，所以有时候有的档案也都有丢失。”好像是林业局水位低，档案就应该丢失一样。窥一斑而知全豹，就目前来说档案保管不力，档案丢失、撤换现象绝非个案，所以说我们的档案执法不能流于形式只是一味地口头说教，更不能碍于面子一路绿灯放行。
吕颜冰：各个方面都应从中吸取教训，在林权档案管理中做到：一是及时收集、确保齐全完整。二是做好鉴定、确保真实可靠。包括档案的用纸规格、笔迹、文件题名、收（签）发人、甲乙双方姓名、签订日期、具体内容等鉴定。三是妥善保管、以备查考。林权档案是当时当事人的真实记录，在发生林权争议或法律纠纷时，可以作为凭证材料以助于纠纷的解决，保护个人或集体的正当权益。
何超：从档案和档案管理的角度来看，我认为，存在三个方面的问题：一是建立档案的问题。案件争议所有活动都直接形成有价值的各种形式的历史记录，需要建立相关档案，为今后处理纠纷提供历史的凭证。二是伪造档案的问题。报道中，律师说林权证颁发违法，当地政府在向林场核发《林权证》时没有依法履行相应的核准程序。先核发《林权证》后做《土地权属界线核定书》和《土地权属界线争议原由书》，且伪造签名，涉嫌伪造档案的问题，依据《档案法》第二十四条之规定应对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分。三是档案丢失的问题。首先，在处理林权争议时，融水县政府拿不出当年的档案来，存在档案丢失的嫌疑。其次，当记者让提供核发林权证方面的材料，融水县林业局也表示无法提供相关依据材料。如果档案丢失，无据可寻的话，解决起来难度就大，甚至无法解决。
田润：从档案和档案管理角度看，本案暴露了三个问题：一是部分单位领导不重视档案工作。单位领导对档案工作的漠视，势必影响档案的安全保管及齐全完整。二是部分单位不能为群众提供优质的档案利用服务。本案中融水县负责处理涉及土地纠纷的法制调处有相关依据性材料，但不向利用者提供，是何道理？融水县林业局长韦玉林表示无法提供相关依据材料，原因是“丢失”。林业局“丢失”了，也应该去法制调处复制一份存档才对，岂能用“丢失”这么简单的语言搪塞村民和记者。三是部分档案部门不作为和部分单位档案工作的不规范同时存在。据广西档案信息网显示，2009年2月广西出台了《广西壮族自治区集体林权制度改革档案管理办法》（试行），明确规定了林权改革档案管理体制、文件材料整理与归档、档案移交、档案管理和利用等内容。该文件显而易见是林业部门和档案部门同时知悉和积极遵照执行，如果有一方积极贯彻执行，也不至于令融水县林业局每三四年进一次水，有的档案也都有丢失的情况发生。档案部门无力改变林业局档案保管条件，但可以依据《档案法》将档案接收进馆。
王富忠：我想从档案收集的角度谈点看法，档案资料收集不齐是过去档案工作中存在的通病，也是现在档案工作中难以解决的难题。类似思英屯村民和国有林场林地所有权争议的事情，我县也已曾发生，早在1986年，县商业局百货大楼重建时，因地址原地根属于城关镇东街村，村民便以20世纪60年代土地划拨没有付款为由与商业局发生纠纷，在没有任何依据的情况下，时任百货公司的老会计硬是凭着印象，从浩若烟海的会计凭证中，用了十几天的时间，找出了当时一张买地的单据，商业局百货公司用50元一亩的价格买了该宗土地。正是档案的凭证作用，使一场风波就这样无声无息地平息了。由此我联想到日常档案工作的收集不齐问题，这也是我多年的档案指导与监督当中最难解决的问题。试想：如果当时县革委会、林业局、××乡或者其他参与单位，能有一个单位的档案工作人员将当时的会议记录、合同、协议、林权证等有关材料整理归档了，能有这种现象发生吗？
刘子芳：从档案工作者的角度来考虑，本案中反映出如下问题值得思考：一是“建立覆盖广大人民群众的档案信息资源体系”的目标任重而道远。本案中，原始林地权属登记档案无疑是本案能够得以圆满解决的关键，也正是原始林地权属登记档案的缺失，导致了这场林地权属争议的旷日持久。本案提示我们，“建立覆盖广大人民群众的档案信息资源体系”不是一朝一夕的事，我们不仅要做好现在和将来的工作，还要对历史上形成的一些不足和缺失进行必要的修补，加强对历史档案材料的征集、收集归档，还上历史的欠账，使档案信息资源体系更加完善，真正覆盖广大人民群众。二是“建立覆盖广大人民群众的档案信息资源利用体系”要更新利用观念。从本案报道的情况看，原始林地权属登记档案的利用明显地存在人为设置障碍、限制利用、政务信息不公开的行为。这种行为，是“建立覆盖广大人民群众的档案信息资源利用体系”的一个大忌。作为档案工作者，要明确自己的职责和责任，要敢于履行自己合法的职责。就本案来说，无论是思英屯或者是县政府、国有农场，都是一个平等的民事主体，都有平等利用相关档案材料的权利，都应该平等对待，不能厚此薄彼，人为地进行限制。由此看来，“建立覆盖广大人民群众的档案信息资源利用体系”，不仅是相关硬件的建设，也应包括档案部门的服务意识、服务观念建设；不能仅仅停留在口头上，还要落实到具体的行动上。三是“档案安全体系建设”要常抓不懈。没有档案的安全，档案信息资源体系和档案信息资源利用体系建设的基础也不会牢固。本案中，融水县林业局“基本三四年进一次水，所以有时候有的档案也都有丢失”的现象，无论是对记者的搪塞语言，或是档案保管的真实情况，都可看出其对档案安全保管的漠视，也反映出档案行政管理部门监管不力。档案安全体系建设，不能只是墙上的制度、会上的讲话、文件中的“一二三”，一定要有切合实际的监管机制、行之有效的惩处措施来保障，要动真格，常抓不懈，抓出成效。
（摘自《档案界》网站）
对于高校档案管理而言，主要有档案信息需求者和档案信息管理者两个主体，其中档案信息管理者拥有充足的档案信息资源，档案信息需求者主要是校内师生和校外用人单位等，两者之间存在着相互博弈过程，形成我国高校当前档案管理中的“倒金字塔”现象。
1.国家对于档案信息开放和利用缺少相关规定
对于档案信息需求者和档案信息管理者而言，如果档案信息管理者能够在最短的时间里，为档案信息需求者提供所需的档案信息，档案信息需求者对于档案信息管理者给予正向评价，则两者就处于一种双赢状态。可是在这个过程中，档案信息管理者和档案信息需求者之间的双赢受到多种因素制约，从结果来看，高校档案馆可能都不是“零和博弈”的最终赢家。当前，学术界对于高校档案信息的公开和保密之间的认识和观点不完全统一，即使是在档案管理较为先进的美国和西欧发达国家，出于对个人隐私的保护，也十分注重对个人档案信息的保护，一旦泄露秘密信息将要承担相应法律责任，最高法院也对于行政机关赋予其文件机密保护的权利。我国档案法律法规规定，如果泄露档案信息，将会受到法律严厉惩罚。所以，对于我国高校档案馆而言，在对档案信息开放过程中，很难把握开放的界限，权衡利弊后，选择档案信息不开放政策，因为档案信息的不开放不会造成不可预期的后果，就不会受到法律的惩罚。而且，虽然不开放档案信息可能会在舆论上引起学校师生和部分用人单位的不满，但是至少不会引起任何法律和制度上的后果。这就可以解释为什么大部分高校档案馆选择对学生不开放。因此，造成这种结果的主要原因是我国当前相关档案和保密法律法规，对于学生档案信息开放没有明确规定，也缺少对档案馆信息开放的实质性约束和要求。
2.高校档案利用范围不明确
从档案馆角度来看，提供档案利用服务经常使档案需求者产生不满情绪，档案信息资料查找工作量较大、查找效率不高、满意度较低等，使档案馆认识到提供档案信息服务是一件吃力不讨好的事情，而且高校档案信息资料开放和利用受到各种关系的约束和学校各种规定的限制。因为档案馆只是高校系统的一个部分，还有教务部门、学工部门和教学院系，不仅要受到档案保密相关法律约束，而且还要受到学校规定的限制。为了确保档案馆提供档案信息服务不会产生不满意结果，各个档案馆基本上都采取制度性措施来限制档案信息的利用，无形中增加了档案信息利用的烦琐程度和难度。例如，以提供毕业生成绩单为例，为了档案信息资料的安全，学校一般都将档案馆放在较为隐蔽的地方，在校师生和社会档案需求者都要花费大量时间和精力来寻找档案馆。而且，出于对个人隐私的保护，要求档案信息需求者必须要携带个人有效证件到馆办理查询手续，不支持电子邮件查询和电话查询服务，这对于档案资料利用者而言，手续十分复杂，这个过程就是一个效率十分低下的过程，本身呈现出“倒金字塔”特征。档案信息需求者和档案信息管理者都要花费大量时间和精力，而且结果也不一定十分理想。但是，从经济角度来看，档案馆提供档案服务，经济效益较低，甚至完全为零。从性质来看，档案信息服务是一个纯公益性过程，将档案信息服务社会化，收取相应费用也不符合我国当前高校档案管理的目标和相关法律法规要求。
二、高校档案管理中的“倒金字塔”解决措施
要有效减少高校档案管理中的“倒金字塔”现象的发生，不断降低不良后果，就要从档案馆自身角度，进一步明确档案信息开放界限，减少档案利用程序，减少档案资料利用的制度。
1.明确高校档案馆档案信息服务职能
我国2008年颁布的《普通高等学校档案管理办法》中明确规定，高校中个人或有关单位，如果不按照规定及时归档，将档案据为己有，或者拒绝规定的，都属于违法行为，而且校方要及时对直接负责人员和主管人员依法给予处分，已经构成犯罪行为的，由司法机关依法给予追究刑事责任。但是，我国高校档案相关法律法规对于档案利用方面没有给予明确要求，从而降低了高校档案管理部门的“风险责任预期”，形成高校档案管理“倒金字塔”现象的制度性原因。因此，要进一步制定和完善高校档案信息开放范围，明确高校档案信息服务职能，在确保档案信息在法律规定的保密范围内，也要向在校师生和社会加大档案信息开放范围。
2.明确高校档案信息服务范围
如前文所述，出于保密需要，一些高校将档案馆设在学校较为偏僻的地方，而且不公开其电话和不建立网站，这些都无形之中扩大了档案信息的保密范围。为进一步减少“倒金字塔”现象，提高档案馆信息服务效率，高校档案馆不仅要为在校师生提供详细的档案馆地理位置信息，而且还要在网站上公布其档案信息咨询服务电话，建立档案馆网站，并依托网站，主动公开在法律法规允许范围内的一些档案信息。
3.提高高校档案信息服务方式信息化
为提高高校档案信息服务效率，要不断建立完善服务方式信息化。第一，要按照档案管理法律法规要求，主动对照案卷目录，对其内容数字化，公开信息开放内容，减少档案信息需求者的盲目性需求，为其减少档案查询等待时间，减轻高校档案馆信息服务工作量。第二，对高校档案信息内容数字化以后，要建立检索内容关键词，实现档案信息搜索功能的便捷化，可以有效减少档案馆无意义的重复劳动，减轻高校档案馆在档案信息服务方面重复的人力劳动。
4.提高高校档案管理人员素质能力
高校档案信息利用存在一定的模糊性，也就是说档案信息需求者往往对于高校档案管理相关规定、档案信息查询范围、自身享有的权限等都比较模糊。因此，高校档案馆要对自身的职能范围、工作权限有清晰认识，这些都需要高校档案管理人员加强自身职业培训。同时，要在高校档案馆实施信息化以后，进一步加强职业技能培训，熟练使用各种检索工具进行档案信息内容检索，缩减无意义内容检索耗费时间，不断减少档案信息管理“倒金字塔”现象消极影响。
5.延长高校档案信息服务办公时间
第二条婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。
建议修改：婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚(含复婚、补办结婚、补发结婿征)登记、离婚(含撤销婚姻)登记的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。
修改理由：1.补发结婚证的主要依据是原始婚姻臀记档案的复印件，在办理结娇臀记与补发婚姻登记证时提供的证明当事人的材料是相同的，只是办理结婚(含复婚、补办结婚)登记时，登记双方当事人到现场履行签字手续，而补发婚姻登记证提供相应的证明材料可以委托他人办理，办理结婚登记与补发结婚证的性质相同，目的也是一致的，即最终领取结婚证(明)，所以笔者认为把补发结婚证含住结婚登记里面是合理的。2.尽管离婚登记与撇销婚姻登记办理的机关、归档材料不尽相同，但结果都是一样的，即最终解除婚娴关系；把属丁一类性质(解除婚娴关系)的档案集中统一整理立卷，便于档案的保管、利用。小沦在法律上以什么方式解除婚姻关系，也不管再婚在法律上视为二婚，或撤销婚姻后再婚在法律上视为初婚，从档案的角度出发，档案工作的目的就是最大程度地科学管理档案，为利用者提供优质、便捷的档案利用服务。所以条款中笔者将撤销婚姻登记含在离婚登记里面。
以上对婚姻登记档案的重新定义之合理性在于，把意义、性质相同的档案材料归为一类，便于婚姻登记档案的分类及排列，便于提供利用，便于婚姻登记档案的规范化、法制化、科学化的集中统一管理。
第九条婚姻登记档案按照年度婚姻登记性质分类。婚姻登记性质分为结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类四类。
建议修改：婚姻登记档案按照年度婚姻登记性质分类。按照婚姻登记性质分为结婚登记类(含复婚、补办结婚、补发结婚证)、离婚登记类(含撇销婚姻)两类。原《婚姻登记档案管理办法》第九条下面的两个条款不变。
修改理由：婚姻登记档案定义的改变导敛了其分类的变化。这样分类的优势在于：1.便于意义与性质相同的一类档案集中统一管理；2.这种分类规定婚姻登记档案按照性质分为结婚登记类、离婚登记类两类，这样在按照年度一类别排列档案时只有两个流水号，避免了全宗内排列类多、重复档号多，容易造成混乩的现象，而且这样排列也便于提供利用。
第十条(一)婚姻登记材料按照年度归档。
建议修改：婚姻登记材料按照婚娴登记机关
年度婚姻登记忡质归档。
修改理由：婚姻登记饥关有民政部门下属的婚姻登记所，还有隶属丁乡镇管理的婚姻登记处。区分开不同的婚姻登记机关再按照年度一婚娴登记肚质分类，便于档案的提供利用和现代化管理。
第十条(六)
在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编巷号、馆编卷号和页数等项目。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
年度：案卷的所属年度。
室编卷号：案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“1”开始标注。
馆编卷号：档案移交时按进馆要求编制。
页数：卷内材料有文字的页面数。
建议修改：在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、类别号、室编卷号馆编卷号和页数等项目。
类别：结婚或离婚。
修改理由：不同性质的婚姻档案应在归档章中按照类别注明，避免档号编制上出现重复问题，而且保持编制目录和档案编号的一致性，既方便查找档案又便于档案有序排列。
第十条(八)
按类别分别编制婚姻登记档案目录。
建议修改：按类别分别编制婚姻登记档案目录。在婚姻登记档案目录中设备注项，结婚登记档案目录的备注项应注明复婚、补办结婚、补发结婚证。离婚登记档案目录的备注项应注明撤销婚姻。
修改理由：目的是为利用者提供方便、快捷的档案服务，也为婚姻登记档案的数字化打下一个坚实的基础。
第十三条婚姻登记档案的保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。
建议修改：婚姻登记档案的保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。补发婚姻登记证是依据《办法》第八条(三)款中“其他有关婚姻状况的证明”办理的补发婚姻证明的，保管期限为100年；补发婚姻登记证依据原始婚姻登记档案办理的婚姻证明作短期保管，保管期限为3―5年。
修改理由：补发婚姻登记证是因结婚(或离婚)证丢失或损毁等原因重新办理证件的过程中形成的具有凭证作用的婚姻登记档案记录。补发婚姻登记档案的主要依据是当事人原始的婚姻登记档案，在办理时需要提供本人的身份证明及原始婚姻登记档案的复印件。由于档案的原始记录性是档案的最基本属性，也是档案价值的体现，档案只有具备原始性才会更有保仔价值，而补发婚姻登记档案的主要成份是原始婚姻瞪记档案的复印件，所以在档案保管时它的保存价值不会有原始的婚姻档案保存价值大，因此在确定保管期限时把这部分档案作短期保管。另外，目前由于贷款、购房、出国、财产继承、独生子女费等原因补发婚姻登记档案的数量日益增多，如果其与原始婚姻登记档案的保管期限都是100年，这无疑会增加档案馆的负担，造成资源浪费。因此将补发婚姻登记档案作3―5年短期保管，只作为一个临时的参考依据。而依据“其他有关婚姻状况的证明”办理的补发婚姻登记，由于需要重新建立婚姻登记档案，因此这部分档案的保管期限应为100年。
第十五条(一)婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度，明确办理程序，维护当事人的合法权益。
建议修改：婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度，明确办理程序，维护婚姻舣方当事人的合法权益。
修改理由：“维护当事人的合法权益”与“维护婚姻双方当事人的合法权益”是有区别的。对前者可以有以下两种理解：1.是维护提供利用档案当事人的合法权益；2.是维护婚娴双方当事人的合法权益。这就造成了歧义。而后者是婚姻登记档案保管部门在加强婚姻登记档案保密工作的同时，维护了婚姻双方当事人的合法权益。就婚姻登记档案保管部¨而言，维护婚姻双方当事人的合法权益应是第一位的，如果条款中关于“当事人’的界定存在不明确性，婚姻登记档案保管部门在提供利用时很容易在理解上有偏差，导致工作上的失误。举例说明如下：某男女同居达十年之久，生有一子，后男方离开女方。2003年4月，女方到婚姻档案保管部门要求查阅男方的婚姻登记档案。目的是，如果男方未婚，就以事实婚姻为由要求男方承担孩子的抚养费；如果男方已婚，就到法院控告男方。按照《婚姻登记档案管理办法》第十五条第(一)款的相关规定，由于没有明确指出维护什么“当事人”的合法权益，站在利用者的权益考虑，为维护利用挡案当事人的合法权益，其查档要求应该得到支持。这种提供利用婚姻登记档案的结果是侵犯了婚姻双方当事人的合法权益。因此，对该条款作出修改很有必要。
第十五条(五)其他单位、组织和个人要求查闭婚姻登记档案的，婚姻登记档案保管部门在确认其利用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以利用。
建议修改：其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的，婚姻登记档案保管部门确认其出具的利用档案合法性的证明材料，经主管领导市核，可以利用。
一、主要任务完成情况
（一）档案法治建设
1、加强档案法规制度建设。贯彻实施档案工作政策法规和行业标准，及时转发并严格执行上级业务规范文件，制定下发了《县档案局“七五”法治宣传教育规划（2016—2020年）》《县档案局关于加强领导干部公务活动档案管理工作的通知》《县档案局关于加强县民贸公司档案规范管理的函》《县档案局关于做好抗震救灾工作文件材料收集归档工作的通知》《县档案局关于认真做好县“8.8”地震抗震救灾档案资料收集整理工作的通知》《县档案局关于精准扶贫档案片区指导工作方案的通知》等文件，进一步规范完善依法行政相关制度。
2、提升依法行政能力。严格按照县委县政府部署，明确规范性文件全面清理具体工作的范围、标准、节点，全力做好文件的查阅、利用、服务，确保县政府文件全面清理工作到位。认真做好规范性文件清理备案、审查工作，及时清理上报行政审批和行政处罚事项等部门权力清单责任事项，落实责任清单，按时填报行政权力运行情况。及时清理公示本单位机构概况、领导职责、财务信息、法律法规、工作动态、便民信息等政府信息，将档案工作全面置于群众监督之下。健全执法人员学习教育制度，每年定时进行执法人员审核、培训，要求执法人员做到自己的执法符合国家法律法规，证据确凿，无越权处罚、变通处罚等问题。
3、深化档案法制宣传。认真贯彻实施省、州《档案法制宣传教育第七个五年规划》，结合“七五”普法，坚持会前学法，制定年度学习计划，落实学习任务和内容，每年集中学习宪法、档案法规法纪及规范性文件等不少于12次。按照“谁执法、谁普法”工作要求，积极开展依法治县及法治示范单位创建活动，结合驻村帮扶、档案业务指导、培训等工作，采取多种形式开展档案法制宣传活动。结合每年档案法制宣传主题，安排部署“6.9”国际档案日宣传活动，征订宣传资料，制定下发了宣传活动方案，征文活动通知，发放档案法规宣传资料1000余份。结合主题党日活动，组织召开档案法规知识专题学习讨论活动，利用门户网政府信息公开平台、微信、短信等持续发送档案法规知识。进一步健全完善单位“法律图书角”，及时更新《宪法》《中华人民共和国安全法》《中华人民共和国档案法》等涉及法律法规、档案业务、民族政策、惠民知识的书籍、报纸、杂志期刊，为干部职工日常“充电”提供了学法阵地，进一步增强了干部职工知法守法意识。
4、强化档案执法检查。结合重点工作任务，每年开展档案执法检查，组织检查组对全县机关、乡镇开展档案执法检。检查内容包括年度档案工作目标管理责任、档案室规范化管理、精准扶贫档案管理和灾后恢复重建档案工作情况等。检查中对存在档案管理方面问题的单位发出《档案行政执法检查限期整改通知书》，提出整改意见和整改要求，限期进行整改，有效地增强了全县的档案管理意识。目前我县无档案违法违纪案件发生。
（二）档案资源建设
1、加强档案资源的接收和征集。立足现有的馆藏资源,不断加强民生档案、特色档案、重大活动档案和到期档案资料的接收与征集。十三五期间接收进馆民宗局、财政局、计生局、农水局、永和乡、法院、纪委等20多个单位、乡镇文书档案7832（卷、盒）、会计档案1528盒、项目档案1135盒、诉讼档案2367盒、荣誉、照片、实物、光盘等4000余（张、件），整理接收抗震救灾档案500余盒，整理进馆资料566册。并严格按照纸质档案和数字化副本“双套制”要求进行档案接收。截止2019年12月，县档案馆馆藏档案106个全宗69730（卷、盒）、资料6236册。
2、规范机关档案形成和管理。一是强化日常业务指导监督检查工作。每年深入机关单位和乡镇指导督查150余人次。及时转发《省档案工作规范化管理办法》，制定下发年度档案工作要点、《县档案局关于加强汛期档案安全工作的通知》《县档案局关于开展档案执法检查的通知》等文件，进一步完善档案工作机制。二是加强机关档案室规范管理。结合精准扶贫、抗震救灾、灾后恢复重建项目档案专项指导督查加强对机关档案室规范化管理工作检查考核，提升档案馆和机关企事业单位档案管理水平。重点对县人社局、县规划局、县水务局、县卫生局、县防震减灾局等涉民单位进行业务指导督查，帮助修订完善《文件材料收集范围及档案保管期限表》《机关档案分类方案》等档案工作制度，以及文书档案、科技档案、会计档案等的规范整理。三是全力抓好机改和乡镇行政区划调整改革档案处置工作。为切实做好机关和乡镇行政区划调整改革中的档案处置工作，维护档案完整与安全。档案馆积极作为、靠前工作，主动与县委办、县财政局、县民政局等部门加强沟通，将机改和乡镇行政区划调整改革档案处置工作列入全县区划调整改革议事日程，同研究、同部署。草拟了《机构改革中加强档案工作的实施方案》《关于在乡镇行政区划调整改革中加强档案工作的通知》等文件，明确了改革中各乡镇、单位档案的归属和流向，处置的范围和内容，强调了档案的鉴定收集归档程序和移交要求，定期开展档案业务制度检查，做到档案应收尽收、应归尽归，有力推进改革进程中档案安全及规范管理。
3、规范企业事业单位档案管理。深入贯彻《关于进一步加强国有企业档案工作的意见》，下发《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》《会计档案管理办法》《金融企业业务档案管理规定》等文件，进一步加强国有企业档案工作，完善以资产为纽带的企业档案集中统一管理体制，为国有企业改革与发展服务。开展企业文件材料归档范围和保管期限表的审核，对县自来水厂、大九旅集团、南坪林业局、黄埔电力公司、罗依乡产业园区和高原食品公司等单位进行定期指导督查，并协调组织开展了1期县观光公司档案业务培训。
4、强化重点项目档案的监督管理。贯彻实施国家档案局制定的《建设项目档案监督指导工作指南》，深化“项目档案工作提升行动”，加强项目主管部门联系协助机制，推进重大项目档案指导、检查、验收工作。针对“8.8”地震，及时制发相关规定、通知，提出工作要求，在抗震救灾和灾后重建中，做到提前介入，及时协调落实专项档案业务培训、检查，指导项目档案整理、移交等工作，进一步促进项目档案规范管理。组织对县内188个重大项目档案进行了登记，完成了“九寨印象”、水岸豪庭、白水龙水电站移民、鲁能生态旅游、新区市政公共设施提升工程、医药公司商住楼、乡村道路等57个工程项目的档案初验，组织开展了1期专项验收。
5.加强农村档案工作。一是落实《村级档案管理办法》。积极开展社会主义新农村建设示范乡创建以及乡镇、村档案法规、政策的宣讲，积极协调、指导、督查乡、村两级档案工作的规范化管理。推进“村档乡管村用”工作，探索解决乡镇、村档案管理工作面临的问题，巩固村级档案建设成果。结合“双报到”积极开展社区档案规范化管理工作。充分利用党员志愿服务活动载体为社区提供档案法律法规咨询和业务指导、技术等工作支持，规范社区档案管理。二是做好农村土地确权登记颁证档案管理工作。开展蹲点调研，完成《县农村土地承包经营确权登记颁证档案管理工作调研报告》，对档案部门接收农村土地确权登记颁证档案进馆提出明确要求，安排业务骨干指导完善农村土地承包经营确权登记颁证档案整理归档、检查、验收工作，要求归档材料真实、完整、可靠，整理规范，检索体系齐备。三是部署开展精准扶贫档案工作。结合“驻村帮扶”和“两联一进”开展档案工作调研，完成了《县精准扶贫档案工作调研报告》。转发了《州精准扶贫档案管理实施方案》，与县扶贫移民局联合转发《关于进一步加强精准扶贫档案工作的意见》文件，对全县乡镇精准扶贫档案检查指导工作全覆盖，指导建立县、乡、村、户减贫档案的收集、整理、归档、保管等工作，在安乐、勿角试点乡镇开展了重点督导检查。举办了县精准扶贫档案工作培训会，对全县48个贫困村第一书记，乡（镇）档案专干，22个扶贫专项部门分管领导进行了精准扶贫档案专题培训。
6、档案规范化管理情况。围绕重点工作积极开展机关、企事业单位规范化管理工作，2019年完成县法院档案规范管理晋升“省一级”标准验收认定。县档案馆2012年12月通过“国家二级”综合档案馆标准验收。2014年12月县创建社会主义新农村建设档案工作省级示范县通过验收。目前，县机关档案室工作规范化管理达省级标准83个，村级建档120个村，社区建档4个。
（三）档案利用服务建设
1、推进档案开放工作。制定开放实施细则，对应开放的档案进行认真的鉴定工作，开放了应开放的档案，备有开放档案目录，供利用者自行检索，对利用频繁的重要、珍贵的档案提供了部分复制卷或者副本，坚持利用登记和利用效果，并编制档案利用效果汇编，取得利用实效。
2、强化档案开发利用工作。提高社会公众服务水平，积极构建方便人民群众的档案利用体系，档案馆开馆时间与国家法定工作日数及工作时间相同，并长期坚持采用法定节假日和延时服务方式，积极开展档案、资料的开放提供利用工作，利用形式多样，包括接待来访、咨询、来电、来函代查等利用工作，做到热情服务、优质服务，不断提高利用群众的满意度。坚持档案便民、惠民理念，积极创新民生档案利用方式，挖掘馆藏资源，编制专题目录，使查阅利用更为方便。认真贯彻《省国家档案馆民生档案异地查档跨馆服务办法》，积极协助配合异地查档业务，认真执行利用档案零收费规定，积极为各单位、社会各界利用档案提供优质免费服务，十三五期间为社会各界提供利用档案2917卷次，972人次，为领导决策、低保救助、工龄认定、婚姻认证、房产交易、落实待遇、解决纠纷等方面提供了有力的原始证据。
3、扎实开展档案文化建设工作。深入挖掘馆藏档案资源,及时安排部署档案文化建设工作，完成了《县领导干部职务任免文件汇编（1990-1995年）》《县农村土地经营确权工作文件汇编》《县新城区建设指挥部全宗介绍》《民族宗教事务管理文件汇编》的编制任务。协助州档案局开展馆藏珍贵档案调研，完成《兰台珍档》一书的素材采集工作。积极提供资料，协助县志办编制完成《抗震救灾志（2008年）》的编制任务。鼓励职工积极写稿，向州局、县委宣传部报送工作信息102篇。结合主题活动，每年编写调研报告、理论文章3篇，为推行政务公开、促进经济社会发展等方面发挥了积极作用，产生了良好的社会效益。
（四）档案信息化建设
积极稳妥推进本区域数字档案馆建设工作，开展档案数字化工作现状及发展方向调研，完成调研报告《关于县级档案馆数字化建设的思考》。积极向县委、县政府提出数字档案建设规划意见，推进档案信息化工作与本县信息化工作同步规划、同步实施、同步发展。向省档案局、县财政争取资金，采购了电脑、复印机、档案密集柜等用品，为调整优化档案管理软硬件环境，搭建数字化档案馆管理平台创造条件。按照年度计划，安排部署馆内档案数字化加工任务，完成文件级目录录入70000余条。进一步完善机关单位电子档案移交接收进馆工作制度，建立电子档案接收平台。积极推广档案管理系统，机关档案室档案管理软件使用普及率达90%，乡镇普及率100%。为档案资源共享打下基础
（五）档案安全建设
县档案馆于2008纳入灾后重建项目，年初施工，2009年底竣工，2010年投入使用。实际使用面积2510平米（其中库房面积1005平米），新馆结构基本合理、配备了一些必要设施设备。“十三五”期间，向县财政争取资金48万余元，增添了档案密集柜和目录柜，为档案业务工作的顺利开展提供了基础保障。严格执行档案安全保密工作的各项规定,全员签订安全保密责任书,把档案安全保密要求贯穿于档案接收、保管和利用工作的各项环节。深刻吸取国内外重大安全事故教训，进一步筑牢档案安全防线，多措并举，扎实开展档案安全风险隐患排查治理工作。从档案实体管理、档案信息管理、档案保密、档案开放与利用等方面对全县17个乡镇、80个部门开展了档案安全大排查。建立了档案安全整改排查台账，健全完善了档案安全应急预案，对存在安全隐患的单位，及时进行督促整改。县综合档案馆坚持安全消防值班制度、巡查制度、库房温湿度监控制度，实行24小时值班制，做到每日安全巡查不少于1次，时刻绷紧档案安全弦。档案馆历年无安全事故发生，档案安全万无一失。
（六）档案队伍建设
1、抓好党风廉政反腐败工作。结合会前学纪、会前学法和专项学习教育活动要求，采取集中学习、自学和送学上门等方式，统筹安排落实学习任务。坚持每周至少1次的政治理论和业务集中学习时间，每年组织集中学习不少于24次，学习了系列重要讲话精神，党的精神，省、州、县各级会议精神，党纪政纪处分规定，以及党的各项路线、方针、政策，部门业务知识规范等内容。通过深入、扎实的学习宣传教育、座谈交流、专题讨论，专项整改活动，切实解决党员理想信念问题，使干部职工普遍武装了头脑，深化了思想认识，切实转变了工作作风，提升了素质能力，单位形成积极健康的良好工作氛围，为实现“两地一点范、美丽新九寨”提供坚强的组织保障。
2、加强干部人才队伍建设。根据县级部门学习教育要求，结合省、州继续教育培训计划，积极安排职工参加县委、县政府、组织部、人社局、党校、法制办、宣传部等单位举办的培训和知识竞赛。组织职工参加“加强职业道德建设，做人民满意公务员”网络培训。每年抽派档案馆1-2人参加省、州档案业务培训，组织机关企事业单位档案专兼职人员参加省、州档案业务培训。组织单位执法人员参加了网络法治教育学习培训和县普法学习考试。结合年度重点工作，组织开展专项档案业务培训。举办了县精准扶贫档案工作培训2期，灾后重建项目档案业务培训1期，县观光公司档案业务培训1期，卫生系统健康扶贫档案业务培训1期，县乡镇行政区划调整改革财政和档案业务培训1期。共计培训乡镇、机关企事业单位分管人员和档案兼职人员500余人次。进一步提高了基层档案人员的理论水平和业务素质,有力促进了各单位档案工作的顺利开展,为全县档案工作的健康持续发展奠定了基础。
二、工作亮点
县档案局、档案馆在州局、馆指导下，紧紧围绕县委、县政府的中心工作，以服务民生为重点，以强化监督指导为手段，以提高档案管理整体水平为目的，全面促进了我县档案事业和谐发展。县档案局（馆），2016年荣获省档案工作先进集体。荣获《省档案》（2016-2017年度）宣传工作先进集体。2016-2019年，每年荣获州档案工作目标管理先进单位和“三个体系”建设、数字档案馆建设、档案文化建设、创新项目、编研等多个单项先进荣誉。在工作中主要抓好了以下几点。
（一）坚持日常业务指导和专项督查相结合。坚持“请进来、走出去”相结合的指导方式，每年深入机关单位指导档案业务工作不少于150余人次，并在馆内安排提供整理室，指导乡镇在档案馆进行档案整理归档，档案指导人员及时进行耐心细致的指导、解答。结合精准扶贫、机改、抗震救灾、灾后重建等专项工作，及时协调相关单位，组织开展专项档案业务培训和档案督导检查，每年组织1-2次执法大检查，及时发现问题、解决问题。
（二）强化为民服务。重点抓好婚姻、社保、医保、农村土地承包确权登记等民生档案的规范管理。及时指导涉及民生档案工作相关部门整理归档，完善管理制度。加强接收力度，确保民生档案收集齐全、整理规范、保管安全。有序开展馆内民生档案文件级目录录入和民生档案查阅利用检查工具的编制。规范完善查阅利用制度、手续，积极宣传档案法规、政策，切实为群众查阅利用档案提供高质服务。
（三）抓住重要任务，及时部署，早参与、早谋划。围绕县委、县政府中心工作，及时找准年度重点目标任务，做到主动出击，早谋划、早参与。比如在灾后恢复重建、机构改革、精准扶贫等工作任务中。档案局及时落实县委、县政府统一部署，积极与相关单位沟通、草拟相关文件，制发管理措施，落实工作责任，举办相关培训，开展专项制度、检查，把档案工作部署落实在前，促进档案工作有法、有规可依，规范管理。
三、存在的主要问题
在总结成绩的同时，我们也要清醒地认识到，档案部门还面临不少困难和挑战，档案工作与党和国家的新要求、与人民群众的新期待、与网络信息时展的新趋势相比，还存在一些差距：我县档案工作各项任务按规划得到较好落实,档案事业取得了长足的发展。同时也存在一些问题：一是档案馆编制少，人员结构老化，档案专业人员缺乏。二是基层档案发展不平衡，部分乡镇、单位领导干部对档案管理工作重视不够，档案人员变动频繁，档案工作稳定性和延续性较差，基层档案工作规范管理得不到持续性保障。三是档案信息化建设发展不平衡，数字化档案馆建设工作进展缓慢。
四、对“十四五”规划编制工作的建议
《办法》出台的背景及意义
行政区域界线档案(以下简称“界线档案”)是在行政区域界线(以下简称“界线”)勘定和管理过程中形成的与界线的位置、走向、名称等密切相关，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料。它属于民政专业档案范畴，是加强界线管理、处理边界纠纷、维护边界地区稳定的重要依据，是勘界和管界成果的重要载体。
1.背景
在1989年至2002年全面勘定我国省、县两级界线(以下简称“全面勘界”)期间，为了加强勘界档案的管理，出台了《暂行规定》，明确了勘界档案的定义、管理体制立卷归档要求、整理方法及勘界文件材料的归档范围和保管期限，还强调了民政部门应将全部勘界档案作为一个单独全宗进行保管并规定了向同级国家综合档案馆移交的时间。2002年《行政区域界线管理条例》颁布实施，界线管理工作重点由勘界转为依法管界(以下简称“日常管界”)。随着以界线联检为主要内容的各项日常管界活动不断开展，各地又形成了大量的界线管理文件材料。因《暂行规定》的局限性，加之缺乏针对日常管界文件材料立卷、归档的政策依据，造成全国全面勘界档案和日常管界文件材料管理问题比较突出：一是部分地区对全面勘界档案保管工作不够重视，管理不够规范，缺少专用保管设施、随意放置等现象较为严重，存在重大安全隐患，二是因缺乏具有可操作性的统一规范和标准，各地在日常管界文件材料的立卷、归档等方面存在不规范、不完整的混乱现象，对界线管理工作造成了影响，三是由于缺少界线档案利用专门规定，在提供外界使用方面存在顾虑，影响了社会对全面勘界成果信息资源的共享。
针对全面勘界制定的《暂行规定》已经不适应全面勘界档案保管利用和日常管界档案立卷归档等工作的需要，制定新的、更符合实际、更具可操作性的档案管理办法是解决当前界线档案管理工作存在问题的迫切要求，是界线和档案管理部门及其工作者的共同呼声，是必要的，也是可行的。2011年，《办法》制定工作列入民政部政策创制计划，有关部门通力合作，《办法》经过起草、调研论证、征求意见、修改报批、文件会签等过程，最后终于出台。
2.意义
规范界线档案管理。这也是制定《办法》的目的所在，《办法》共24条，既明确了立法目的依据、界线档案的定义、界线档案工作的管理体制，又规范了界线材料的归档范围、整理方法、归档要求和界线档案的整理、移交、保管、利用等的原则与方法。它的颁布实施必将规范我国界线档案的管理。
保证界线档案依法利用。《办法》第十九条至二十二条明确规定了档案利用者的范围、利用档案的范围和需要履行的手续、利用的方式和利用档案应遵守的规定以及利用档案和公开档案内容的要求等。这为利用者查阅档案提供了法律依据，维护了其利用档案的合法权益，实现资源共享，同时又保护了档案的秘密。
提高界线管理工作效率和水平。界线档案是界线勘定和管理工作的原始记录，是界线动态管理工作和出版界线详图的依据，也是界线毗邻方维护合法权益的重要凭证。界线管理部门在制定政策及界线变更勘定、联检、处理纠纷、平安边界建设等日常管界工作中，以高质量的档案为依据，借鉴前人的经验，必将提高界线管理工作效率和水平。
丰富国家专业档案资源。界线档案是民政专业档案，同时又是国家档案资源的重要组成部分，县级以上各级人民政府民政部门按照《办法》规定将该归档的文件材料收集齐全、整理规范、安全保管一定年限后，按照规定向同级国家综合档案馆移交，必将丰富国家专业档案资源。
《办法》的特点
1.依据充分，可操作性强
《办法》严格按照《档案法》《档案法实施办法》《行政区域界线管理条例》等上位法的规定，紧密结合界线档案工作实际，吸收了《暂行规定》合理有效的内容，确立界线档案工作的体制、档案保管机构和文件材料的归档范围、整理原则与方法以及档案的数字化、多套异地保存、保管、编目、移交、利用等内容，尤其对整理和利用的内容规定得较具体，易于操作。
2.正确处理与《暂行规定》的关系
考虑到《暂行规定》详细规定了勘界档案的立卷、归档问题，现有的勘界档案需要按照《暂行规定》要求维持原貌，因此《办法》在吸收了《暂行规定》中合理有效的内容，补充了其没有但实际工作急需明确的新内容，细化了一些原则性的规定后，《暂行规定》同时废止。整合勘界和日常管界成果类材料成为界线档案，作为民政档案全宗的一个专业档案门类，取消了勘界档案独立全宗是符合实际工作需要的。《办法》是《暂行规定》的补、充、完善和提高。
3.充分体现界线档案特殊性
界线管理实行统一领导、分级管理，专业性强，涉及毗邻各方，是以勘定的界线为基础而进行的连续不断的管理活动，这一特点决定了界线档案的特殊性：一是档案不断加增。针对同一条界线的档案都是以勘界档案为基础接续形成、不断加增的。二是档案多套异地保存。为了方便使用和相互佐证等需要，同一内容的文件材料，需要由毗邻各方及其共同的上级部门进行立卷、归档和保存。《办法》有关文件材料归档、档案整理和保存的条款充分体现了界线档案的特殊性。
4.框架结构合理
《办法》规定的内容比较简单，采用条款结构。但文件材料的归档范围、档案整理编目需要的表格式样、档案多套异地保存单位等细化的规定，内容较多，放在主件中显得冗长，所以做了四个附件解决。主附件结合的结构比较合理。
《办法》有关内容的理解
1.界线档案的定义与文件材料的范围
《办法》第二条对界线档案的定义包含了几层意思：(1)档案的形成主体：各级界线业务主管部门，即民政部门。(2)档案的形成领域：界线勘定和管理工作。(3)文件材料的形式：具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史纪录。(4)文件材料的范围：与界线的位置、走向、名称等密切相关的专业性文件材料，包括全面勘界和日常管界活动形成的成果类材料。
2.界线档案工作的管理体制、机构及其职责
档案工作管理体制、机构及其职责是法定的，界线档案工作也不例外，《办法》第三、四条对界线档案工作管理体制作了重申，对界线档案保管机构及其职责作了强调。县级以上民政部门对界线档案实行集中统一保管，指定专(兼)职人员负责保管工作，必要时应当设立专门的界
线档案保管机构，配备专职保管人员履行法定的档案工作职责。
3.文件材料的归档
民政部门界线管理机构应当按照《行政区域界线文件材料归档范围》(附件―)规定将文件材料收集齐全，按照规定整理后及时向本部门档案机构和上级主管部门归档，归档时应当严格履行交接手续。
全面勘界成果材料维持原貌不变，尚未按照《暂行规定》完成归档工作的，应当于本办法公布后一年内完成；日常管界成果材料应当在工作完成后半年内分别向上级主管部门和本部门档案机构归档。
4.档案整理原则与方法
界线文件材料应当区分不同的界线或者交会点，采用立卷的方式进行整理。立卷应当把握如下要点：
(1)文件材料的分类
梳理每条界线或者交会点文件材料，按照不同的标准做如下划分。①按形成时间划分：全面勘界文件材料和日常管界文件材料。②按内容性质划分：文件材料和图纸材料。③按载体形式和记录方式划分：纸质文件材料、声像材料、电子文件等。
(2)文件材料的立卷
①立卷原则：按照时间顺序，保持文件之间的有机联系，方便保管和利用。②立卷分工：界线文件材料由民政部门界线管理机构负责整理立卷，其中需要上级主管部门归档的由牵头方牵头毗邻各方共同整理立卷。③立卷方法：全面勘界文件材料已经按照《暂行规定》立卷，应当维持原貌不变，发生破损散落的，应当按照原式样修复。日常管界文件材料以特定界线或者交会点为主线，按照年度――问题特征立卷。即每条界线同一年度内形成的文件材料分别按照界线联合检查、界线变更、界桩及其他标志物变动、界线纠纷处理、其他日常管界活动(如平安边界建设)等问题立卷。交会点材料单独立卷。④案卷质量要求：文件材料批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后；文件材料应当标注页号，案卷封面、卷内文件目录、备考表等项目应当按照附件二规定逐项准确填写；照片材料贴在A4规格的复印纸上附加说明后随卷装订。案卷装订应当牢固：整齐。
(3)日常管界案卷内文件材料列要求
界线联合检查、界桩及其他标志物变动、界线纠纷处理、其他日常管界活动案卷，按照文件材料形成时间排序。界线变更类案卷设立分册，其中界线协议书附图、工作用图等分册按照图幅编号排序；界桩成果表、界桩登记表、界桩照片等分册按照界桩号排序；其他分册按照文件形成时间排序。
(4)案卷的分类排列与编目
①分类排列：界线档案按照行政区划管理层级一界线(交会点)代号顺序分类排列，同一条界线(交会点)的所有案卷按照档案形成的时间顺序排列，全面勘界案卷在前，日常管界案卷接续在后。②编号：界线档案按照案卷排列顺序编写案卷号。③编目：民政部门档案机构应当按照附件三规定为每一条界线编制一本案卷目录，案卷目录号即是界线代号。
5.档案的保管
(1)保管期限：界线档案的保管期限为永久。(2)档案的多套异地保存：界线(交会点)毗邻方民政部门和上级主管部门各保存一套，具体保存单位按附件四执行。(3)档案的保管条件：《暂行规定》未对保管条件提出具体要求，考虑到界线档案文、图并存，珍贵且易毁损，在《办法》中第十六条，特别对界线档案库房以及档案保管条件、保管设施和设备的配备做出了具体规定。
6.档案的数字化与移交
(1)数字化：为了界线档案的安全保管和便于利用，民政部门档案机构应当在界线档案归档后尽快完成数字化工作。(2)移交：《办法》对移交只作了原则性规定。根据《中华人民共和国档案法实施办法》中“专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限”的规定，考虑到边界线档案属于专业性强且多数、管界工作离不开等实际情况，民政部门和同级档案行政管理部门商定后可以延长移交期限。
7.档案的利用
(1)利用范围和方式
界线档案主要供档案形成、移交单位以及上级业务主管单位利用。各级人民法院、人民检察院、公安和国家安全机关、纪检监察机关、审计机关因公务需要可以查阅界线档案。其他单位和个人可以查阅界线档案中除过程性材料之外的其他文件材料。提供利用以复制或者数字化的界线档案为主。除档案形成、移交单位以及上级业务主管单位外，不得查阅档案原件。界线档案仅限于当场查阅、复制或者摘录，不得外借。界线信息管理系统数据档案的使用参照
《省级行政区域界线信息管理系统数据使用管理暂行办法》执行。
(2)审批权限
民政部门应当建立利用审批制度。档案利用者应当提出申请，说明利用理由、范围，经民政部门界线管理机构同意后，方可利用。
利用属于国家秘密的界线档案，应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和其他保密规定进行审批。
关键词 检察院 档案工作 检察工作
作者简介：崔卫荣、卢玉洁，启东市人民检察院。
检察档案是“按照有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、视听资料及其它各种载体材料。检察机关各类案件的诉讼档案真实地记录着检察监督活动的始终，是国家司法档案的重要组成部分，是检察机关建设与发展及各项工作完整、准确的见证。” 随着社会法治进程的加快，检务公开的要求，检察档案将在检察工作中发挥着越来越大的作用，检察机关应突破当前档案工作发展的瓶颈，加强“规范化、信息化、多元化”机制建设，充分发挥档案的价值，为检察工作的发展提供好服务。
一、检察档案目前存在问题与不足
（一）部分人员档案意识不强，档案管理制度有待进一步健全、完善
个别办案人员归档意识不强，案件办理完结后没有及时把案卷归档，归档案卷出现较多问题，不符合归档要求，认识不到不归档、不及时归档行为均属违反《档案法》的行为。目前，一般基层检察院都制定了档案相关管理制度，但由于工作原因或者档案意识单薄，有些业务部门诉讼档案归案跨度长，易出现拖延不归档和超期不归档的情况，部分基层院没有相关制度进行制约；有的检察院虽制定及时归档等相关制度，但制度落实时不到位，缺乏一定的强制力，也造成许多案卷不及时归档的现象时有发生。
（二）档案人员配备难以满足新形势、新要求
目前，根据相关规定，各基层检察院都设置了专门档案机构，配备了专职档案人员。但受案多人少矛盾的影响，或因工作需要，个别基层院检察档案工作人员具有一定的流动性，严重影响了档案工作的稳定性和长久发展。有的档案人员缺乏系统培训，导致部分档案人员对档案工作业务不熟悉。如随着新刑诉法的实施，诉讼档案中随附的录音录像电子光盘的保存和归档问题存在争议，亟待出台相关规定进行规范。且随着案件数量增长导致档案数量的急速增长，档案工作人员相对不足与档案工作量增大之间的矛盾突出，导致档案人员只能应付完成档案管理的日常工作，对档案的信息化管理、档案编研、开发利用等工作投入精力较少。
（三） 档案库房、硬件配备不到位
档案工作除了基本的库房所需的防火、防盗、防潮等设施的基本要求，对硬件、管理也有着特殊的要求，如档案数量的扩大要求库房也随之扩大，档案装具的要求、录音录像档案等电子档案特殊管理条件、存储手段、挽救和修复档案的技术、档案开发利用和网络远程传输等都需要特殊的条件和保障。实现档案管理现代化，一方面要改善硬件设施条件，完成新型档案装具、档案数据存储服务器、保管库房等设施的升级改造，并根据档案工作实际需要，及时添置和更换高速扫描仪、防磁柜等档案专用设备，另一方面要严格落实档案管理工作要求，坚持常态清理库房，定期做好温湿度记录，及时更换维护设备，确保消防、报警、监控等装置运行良好，保证档案安全、存放整齐。
（四）档案价值没有充分开发利用
检察机关保存的档案大多数是案件卷宗，检察机关诉讼档案能够反映出刑事案件的整个诉讼活动过程的真实记录。由于保密、人手不足等多种原因，目前检察机关往往在档案开发利用上不够积极主动，或档案利用渠道单一，大部分基层院目前还是多以借阅档案为主，鉴定统计、编研开发等工作开展较少，有的检察院开展了编研工作，但编研材料的质量和深度还有待提高，使得档案没有充分开发利用，价值没有得到完全的实现。
二、基层检察院档案工作发展的几点建议
档案工作作为执法规范的基础性工作，作为检察机关创新创优发展的重要支撑，如何不断创新，推进规范化管理，加强信息化建设，如何变被动服务为主动服务，如何更好的为参考决策服务、为检察工作服务，笔者试就如何做好基层检察院档案管理工作谈几点建议。
（一） 加强规范化管理机制，促进档案工作持续发展
从制度、组织保障等各方面加强档案的规范化管理，确保档案工作有序规范开展。
一是严抓制度建设。结合检察工作实际，制定、修改、完善一系列档案制度，涉及归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责各个方面，形成一整套较为完整的档案规范管理工作制度，使档案管理有章可循，确保各种门类档案收集齐全，归档及时并符合规范；制定《实物档案归档管理办法》、《数码照片归档细则》等规范性文件，切实补强档案管理工作的薄弱环节。
三是抓组织培训。一方面选派专职档案管理人员参加省、市档案部门举办的培训班，提高档案管理人员的业务素质，同时注意档案人员除具备专业知识外，还要具备一定的法律业务知识和计算机操作能力，成为一专多能的检察档案人才，以适应档案工作信息化发展的新要求。另一方面，加强业务指导和工作联动，采取网上印发培训资料、制作业务课件等方法，加强档案指导工作，专职档案员积极加强对各部门档案收集与装订工作的日常指导，每年定期组织立卷归档、数字化加工培训，提高立卷归档的及时性、准确率，对归档移交的档案卷宗，由专人进行检查，对不符合要求的，督促整改，严把档案收集、评查、归档关，确保符合归档要求。 （二）加强信息化建设机制，促进档案资源信息共享
档案信息化建设是新时期档案事业发展的当务之急，要实现档案工作与信息社会的同步发展，必须加快推进档案的信息化建设，逐步改变“你查我调”的传统方法，实现档案信息的网络资源共享。
一是强化基础设施建设。对档案工作网络、专用服务器、扫描仪、视频音频信息采集设备、复印机、数码照相机、计算机、光盘刻录机、交换机等原有档案信息化设备进行补充和完善，最大化释放和发挥现有档案信息化设施功能。同时借助加密机、屏蔽柜等保密设备确保档案信息安全性。定期对档案库房和设施进行检查，确保消防、报警、监控等装置运行良好。
二是做强数据库信息建设。结合自身检察工作实际，可以邀请专业公司实施档案管理数字化，确保电子档真实、完整、有效，定期更新杀毒软件和更新防火墙数据库等安全措施，确保信息安全。构建分布式档案目录数据库，对室藏诉讼档案、文书档案进行全文扫描，建立重要数据库。每年按规定时间及时对归档卷宗进行扫描，保持数据库及时更新。
三是全面提供在线化服务。针对传统阅卷耗时费力、不利于卷宗保护等问题，在历史档案卷宗实现数字化的基础上，在严格的权限控制下，可编写一些基础数据，通过网络传输或计算机阅档室查阅提供机读目录检索和电子阅卷，向干警阅档提供便利，可较好的实现档案资源的传输网络化、服务在线化。
（三）加强多元化服务机制，促进检察工作科学发展
检察档案的开发利用是为检察工作服务的重要途径，是档案部门赖以生存和发展的基础，努力开发档案信息资源，促进档案收藏逐步从“保管型”向“参与决策型”转变，由“单一型”向“综合型”方向发展，加强多元化服务机制，促进检察工作科学发展。
一是为公正司法服务。检察档案特别是诉讼档案的卷宗资料为复查案件 、维护司法公正提供了重要依据。可充分发挥职能优势，利用档案信息资源协助办案，为控申部门复查案件事实、证据，妥善答复来信来访群众提供完整可靠证据；为侦监、公诉部门办理疑难案件提供参考和珍贵经验；协助预防部门分类整理法院作出生效判决的行贿、受贿案件，完善扩充行贿犯罪档案查询系统。
