时间：2023-06-01 09:31:52
政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标（成交）公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。
一、政府采购档案管理的重要作用
政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。
二、政府采购档案管理现状
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。
第一，主体不明。《政府采购法》中规定采购人、采购代理机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。从目前政府采购档案管理模式来看，采购人、采购代理机构大都建立了自己的政府采购档案管理制度，各自保存采购文件，既造成管理资源的浪费，还使政府采购档案管理质量存在较大差异。
第二，管理落后。政府采购档案保存在经办人手中，经办人对自己办理的采购项目了然于胸，查阅调用也较为方便。随着政府采购范围的扩大，政府采购档案的数量越来越多，采购档案存放在经办人手中，这种比较落后的管理办法，较难适应发展的需要。
第三，价值缺失。档案具有实证性、原始性的作用与功能和使用效应，但档案的使用效率较低。供应商的投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容，对制作标书与评分办法有较强的借鉴参考作用，但因涉及商业机密等因素，不能借阅档案资料，失去档案再次利用的价值。
三、政府采购档案管理工作的有效途径
笔者认为，要提高政府采购档案管理工作的质量，实现其档案价值，提高归档效率，应从以下几方面着手：
（一）加强宣传。要广泛深入地宣传档案管理工作的重要性，加强学习《档案法》《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，提高政府采购部门的档案管理意识和法制观念，按照学用结合、重在实效的原则，树立依法管理意识，形成人人重视采购档案，并成为招投标各方当事人的自觉行动。
（二）健全制度。“依法建档”是规范档案管理工作的重要原则，“制度管档”是规范管理的核心问题，完善的规章制度是保障政府采购档案管理工作正常进行的保障。建立一套完整的规章制度加强管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用以及销毁等方面都有明确的规定和要求，结合采购工作实际，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到规档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，从细节上保证档案工作的顺序开展。
（三）积极创新。要进一步加强政府采购档案信息管理。利用现有信息管理系统和办公自动化系统，通过努力开发信息资源，把档案从产生、存储、整理至流动、交流、利用、评估一系列过程，整合成完整的资源管理体系，建立起与经济社会发展相适应的档案管理体系，充分将档案的潜力充分发挥出来。
关键词：新时期政府；采购档案；信息化管理
信息技术的发展为新时期政府采购档案的创新管理提供了可能，本文我们将结合政府档案采购工作现状、政府采购档案信息化管理优势以及实现档案采购的创新化管理等问题展开阐述，以供参考。
1 新时期的政府采购档案信息化管理现状
1.1 管理人员专业素质有待提高
新时期政府采购档案的管理人员如何适应信息时代的发展？这是管理人员首要考虑的问题，解决这个问题还是要从管理员本身出发，提高自身的专业技术与素质才能从根本上解决这个问题！提高档案建立意识，如果管理员不能树立一个良好的档案建立意识，将很难意识到档案收集的重要性，最终导致管理员对档案出现的情况不能进行及时有效的掌握与处理。另外，管理员一定要进行专业的管理知识培训，掌握档案管理专业知识，懂得控制与维护档案信息资源的有效性、可靠性与实时性，根据电子档案的特性进行信息的有效收集管理，提高档案管理工作的整体水平。随着计算机的不断发展，档案管理员的计算机录入知识已经得到普及，但是这并不意味着每个人都能很好的操作，相反，管理员对于相关软件及数据库的掌握还有待提高，除此之外，知识结构老化与服务技能单一的情况依旧存在，政府一定要对这些问题进行改进，因为这种落后的技能已经不再适用信息技术应用的新要求。
1.2 档案信息化建设的不规范性
纵观大局，我国政府采购档案的信息化建设其实还处于起步期，这就导致了管理员在对档案的管理上具体操作不规范的现象，说到底还是因为政府统一管理机制的缺乏，最终造成了各个集中采购机构采购档案的规范性差、开发性差、服务性差、共享性差的局面，而这种情况下的信息系统与网络建设形势并不能与采购档案信息资源共享的要求相适应。再具体的操作过程中，有的机构甚至会出现将信息化仅用于采购档案的录入，这样无疑造成了人力、财力、物力的浪费，极大的降低了利用率。
1.3 安全保障的缺乏
这种安全保障的缺乏主要体现在两方面，一方面来源于档案管理安全意识的缺乏，另一方面来源于管理方法的缺乏。管理员对档案管理认识的模糊性，往往造成采购档案信息丢失泄密的情况发生，给政府部门甚至国家带来严重的损失。信息技术在档案管理中的运用为新时期政府采购档案管理提供了高效、快捷的管理方法，从而大大提高了档案采购的工作效率，但是需要特别注意的是，一方面信息化的应用提高了采购工作的地位与作用，另一方面它也带来了一定的安全隐患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，这些事件的发生都极易影响档案的准确性与安全性。
2 新时期的政府采购档案信息化管理的优势和重要性
2.1传统的档案管理具有数据大、分类复杂等缺点，造成了查询时间的耗损，另外，传统档案的纸制性，十分容易受到潮气与虫害的侵扰，从而导致了档案资料存放的不长久性，传统档案这种费时费力的管理已经相当落后，不能适应社会发展的需求。
2.2新时期的政府采购档案信息化管理在中学美术档案管理上的运用，将在很大程度上弥补传统档案的弊端。
（1）便于查阅：新时期的政府采购档案信息化管理使得档案进行统一的信息化管理，其完整性便于查阅；
（2）节省空间：这种信息化的管理节省了资料储备空间，不用再大费周章的进行大空间的归纳，，与传统的纸质资料分类相比有明显的优势；
（3）利于维护：信息化管理的有条不紊性，更加方便了管理员对相关档案的维护，提高了管理效率；
（4）节省劳力：传统管理的复杂性往往需要在对档案的管理上花费相当多的精力，投入一定的劳力，但是信息化管理运用的简单化与精细化具有方便快捷，效率高的特点，节省了劳力；
（5）方便检索：信息化管理的另一大优势体现在使用上，传统的资料查阅需要自己深入到各大查阅室，然而进行一一勘察，而信息化管理则可以直接通过编制检索工具，进行关键词的直接查阅，大大提高了工作效率。
（6）通过政府采购档案的信息化管理，对于教育培训机构而言，将会实现全国性教育平台的构建，同时实现学校与图书馆在线统一的局面，最终得以接入互联网和政府教育平台；最重要的是，政府通过自己出资的方式对教育资源进行购买，然后提供给学校和学生；针对性的加强信息技术能力的教育和培训，以适应信息时代的挑战。
2.3政府采购信息化与传统最大的不同就是，它是依据计算机为基础实现现代化管理模式，其将快捷性与有效性集于一体，利用网络平台提高了办事效率，节省了办事时间，真正的造福于人民。此外，随着信息化的日益发展，政府也日渐重视采购档案信息化作，并逐渐形成了跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成了规模的集中采购。档案信息化管理的运用服务了大众，这是档案现代化发展的客观要求，也是社会信息化的重要要求。
3 新时期政府采购档案信息化管理的创新对策
3.1 加强管理意识
提高管理员的档案管理意识是整个档案完善工作的第一步，也是关键一步，因为只有扭转管理员的思想意识才能为信息化档案采购工作的积极进行打好基础。这种管理意识包括管理员的现代化意识、信息化意识、计算机管理意识等等。另外，政府应该对以往的档案进行科学系统的完善，以网络计算为依托，实现信息化的档案管理系统，政府管理员要充分发挥自身的主动性，积极利用信息化成果进行档案信息资源的开发，把不同层次、不同部门的办公都实现自动化，将其纳入统一的档案信息化系统管理之中，促进管理工作水平的提高。
3.2 提高档案信息化安全保障
政府一定要对档案做好针对性的安全保密规定，以防档案信息的流失，充分确保档案的安全性与完整性。对网络进行必要的防火墙、防毒软件、入侵检测系统的安装，从根本上保障系统的安全。
3.3 提高管理员技术水平
管理员技术水平的高低直接影响着政府采购档案的信息化建设，因此，提高管理员技术水平是实现采购档案工作创新的关键所在。新时期政府采购档案管理的信息化创新要求管理员必须具备坚实的理论知识、专业素养以及现代信息技术，这种复合型人才的打造才是当前政府部门提高档案管理水平的必胜法门。在职学习、脱产培训、外出进修等等都是提高管理员水平的方式，只有不断的更新专业知识，才能适应新时代提出的新要求，从而推进政府采购档案信息化管理工作的开展。
3.4 档案管理规范化
加强档案工作的规范化管理，实现档案管理标准的统一化，提高工作效率。同时，政府部门一定要解决好电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，实现两者之间的“通道”建设，针对两者之间的特点，制定符合现实的管理规章制度。
4 结语
随着社会经济的日益发展，政府采购档案信息化管理也要必须符合新时期的发展要求，在充分利用信息化成果的基础上，实现政府档案采购管理工作的创新，最大程度的保障档案的安全性与完整性。本文对新时期政府采购档案信息化管理方法的研究与阐述，希望对相关部位工作的开展起到一定的借鉴作用。
参考文献
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[2]邓显章. 浅谈政府采购档案管理的重要性[J]. 办公室业务，2013，11：177.
[3]周锦云. 档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.
一、综合性医院医疗设备档案管理现状
（一）医疗设备档案管理的部门归属不明。医疗设备档案的管理涉及多个部门。如作者所在的医院，是三级甲等医院，目前正在使用的中大型医疗设备有1350台，其中2015年购置中大型医疗设备50台，2016年1至10月购置38台。形成的设备档案1264卷，其中万元以下335卷，1-5万元436卷，5-20万元265卷，20万元以上228卷。这些医疗设备前期的采购以及日常维护、保养属于医疗设备科，具体使用则是由使用科室进行操作，设备档案管理部门则负责档案的采集、照管和调用。但在实际的医疗设备档案管理过程中，各部门之间未明确分清职责，工作不协调，重点是未明确医疗设备档案管理权限的归属，没有一个具体的部门来统筹协调、负责档案的管理工作。在实际档案管理过程中，往往出现以下情形：管理科室仅仅关注设备的考察、议价和采购；使用科室仅仅关注设备的安装、调试和验收，而对于医疗设备相关资料的采集、保管则予以选择性忽视，从而未能形成完整的设备档案。
（二）医疗设备档案管理制度不健全。目前综合性医院医疗设备档案的管理工作重视不够，相当一部分医院未认识到医疗设备档案管理工作的重要性，导致设备档案管理活动混乱无序，缺乏一定的系统性和科学性，普遍未建立规范的、有效的规章制度，重视文书档案或人事档案的管理，形成管理规范，忽视了对医疗设备档案的管理，相关部门的职责分工不明确，互相推诿，医院管理部门缺乏行之有效的管理和监督手段，难以协调三者的关系，造成医疗设备档案管理混乱，不能及时、有效地提供给维修人员使用，不能很好地服务于临床、医技科室，甚至造成档案遗失的现象。比如未建立完整适用的医疗设备档案管理系统，设备档案管理混乱，借阅查询制度不健全，未能充分发挥设备档案的作用和深入挖掘设备档案的深层价值等。2015年笔者所在的医院新购进一台高新设备，因档案管理员未按要求登记借阅，造成购置合同遗失，给医院带来难以挽回的损失。因此应充分重视医疗设备档案的规范管理，医疗设备档案管理作为一项经常性、系统性的工作，是医院医疗设备稳定运转的重要技术支持和保障。
（三）设备档案管理人员专业培训未完善。医院对设备档案重视不足，认为设备档案是一项无关紧要的工作，常常由设备维修人员或其他行政管理人员兼任设备档案管理员，甚至没有经过专门的档案管理培训，更不可能选择档案专业技术人员来担任设备档案管理员。由于缺乏专业的档案管理技能与知识，对档案管理的具体内容不了解、不熟悉，导致出现档案文件保管分散、档案资料采集不完整等问题。同时，由于部分资料散布于使用科室或基层维修人员手中，收集起来比较困难，个别情况下还会出现资料残缺丢失的问题。此外，部分医院未制定完善的借阅制度，档案的借阅和归还手续不规范，加之档案管理人员更换频繁，移交手续不清，对于一些久借未归档的资料未能及时进行催还，最终导致设备档案的永久遗失。
二、提升医疗设备档案管理水平的途径
（一）提高医疗设备档案管理意识。首先必须从院领导到具体管理人员都要从思想上认识到医疗设备档案管理的重要性以及必需性。对于综合性医院来说，医疗设备是医院现代化水平的体现，更是保障其长期经营以及今后发展的重要因素。认识到设备档案的重要性才能最大程度提高设备的使用效率，提高医院的经营管理水平。在医疗设备的日常使用中，设备档案可以提供或记录设备各方面的信息，为医院管理层制定相关决策提供可靠依据，提高采购活动的科学性、有效性，防止贵重仪器的闲置浪费，实现医疗资源的科学配置。医疗设备从最初的论证、议价、采购，到设备的调试、使用、维修，再到最后的淘汰、更换，需要经历一个周期性的过程，整个过程与设备档案的管理密不可分。因此，作为医院的管理者，应该把设备档案的管理列为医院的重点工作之一。
（二）明确医疗设备档案收集的内容。要做好设备档案的收集工作，保证档案内容的完整性，首先要明确需要收集的内容，一般来说医疗设备档案内容主要源自两个方面：一是采购过程中产生的文件。二是使用过程中形成的各种资料。因此完整的医疗设备档案内容也应包括两大方面：一是院务会议上讨论同意采购立项的会议纪要，以及采购过程中签定的具有法律依据的合同书；与设备配套的相关证件、说明书、手册等。二是设备使用期间形成的一些记录性资料，包括使用记录、维护记录、合格证、设备使用的效益分析等，这些都可以为后续的售后服务、维修活动以及日后购买设备提供有效的参考和依据。其中，对于合同书的收集主要是为了保证各项合同条款的有效性，防止医院的合法权益遭到侵害；对于设备说明的收集则是为后续的检测和维护提供原始的技术资料支持，从而维护设备的安全、稳定运行。当医疗设备进入报废环节时，需要根据设备档案中记录的资料来进行报废审核，以评估设备的真实价值，确保资产的合理报废，杜绝资产的流失和浪费。由此可见，医疗设备档案与医院的各项管理活动息息相关，日常收集过程中应注意把医疗设备在论证立项采购、安装监测检查、故障维修、日常维护以及审核报废等过程中产生的相关档案资料及时、准确地收集到设备档案中。
（三）完善医疗设备档案管理制度。建立一套科学、完善的规章制度是医疗设备档案工作走向规范化、法制化的重要基础。根据综合性医院的实际工作情况，以《档案法》等法律法规为准绳，建立一套适用于本单位工作的医疗设备档案制度，使档案的采集、归档、审核、保管、交接、整理、调用、借阅等各个环节有章可循，使医院设备档案管理步入标准化、制度化的正轨，从而真正挖掘设备档案的潜在价值，确保医疗设备的正常使用，提高医疗设备的使用效率，为医院的医疗、教研工作奠定坚实保障。另外，要从当前的设备保养、维修人员以及档案管理工作人员中选出一批思想素质较高、专业能力过硬的人员来组建一支专门负责设备档案管理活动的档案工作小组，并由医院档案中心进行统筹管理，以充分协调医院的设备档案管理工作，并具体负责档案管理制度的编制和修订。
（四）加大医疗设备档案管理的硬件以及软件设施投入。要做好设备档案的管理，提高医疗设备档案管理重要性是第一步，同时重视硬件和软件设施的投入，还应给档案管理工作提供必要的条件。应按要求严格选择设备档案管理场所和设备档案存放的库房。其次，应配备设备档案管理的工具，如空调、密集架（或文件柜）、防磁柜、除湿机、加湿器、温湿度计、打印机、扫描仪、二氧化碳灭火器等。第三，应引进先进的设备档案智能化管理系统，促进设备档案管理的信息化，信息化的基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备等，同时做好软件建设，选择适用的设备档案管理软件，有条件的综合性医院可根据本院特点来自行研发一套功能全面、使用方便的设备档案管理系统，并设置相应的档案信息数据库，同时做好检索设计等配套工作，以满足?t院的档案信息检索需求。此外，还要增加一套档案统计分析工具，为档案管理、数据分析提供详细、准确的统计信息，以更好地为医院工作提供便利。
关键词：医疗设备；档案管理
中图分类号：F27
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）13007801
医疗设备档案是指在医疗设备申请、论证、购置、到货、验收、安装、使用、质量控制、计量、维修、养护直至报废各个环节所形成的具有保存备查价值的各类技术资料及证明文件。随着医疗新技术的不断发展，医院引进的设备数量逐步增长，精密度愈发提高，医院对于设备的档案管理工作也日益重视。
1医疗设备档案管理的重要性
医疗设备档案能够为强化资产管理、开展设备养护、临床应用风险评估以及追溯监督采购行为提供准确、详实和可靠的依据。医疗设备档案具有涉及环节众多、资料文件复杂多样及归档时间较长等特点。一台医疗设备，从论证、购置到安装、使用直至维修、报废，具有相当长一个周期，涉及众多职能部门和使用科室，将会形成大量的文件和证明材料。医疗设备档案能为医院提供详尽而准确的设备信息资料，有助于领导合理配置医疗设备，使现有的设备效能充分发挥，避免医疗设备闲置浪费，也避免盲目重复引进同样的医疗设备。医疗设备的全生命周期管理是近年来设备管理部门提出的全面管理新理念，这也是体现医院精细化管理的重要部分。
2新建医院医疗设备档案管理面临的问题
某院是在优质医疗资源下沉、市校合作的基础上的新建三甲医院。其引进的设备均是参考省内一流三甲医院的标准配置的优质资源。医院临床医学工程部是医疗设备管理职能部门，在医院筹建阶段一直在不断探索和实践医疗设备的全生命周期管理，以期为医院资源的合理利用，设备的合理引进发挥更大的作用。新建医院设备档案管理主要面临以下问题。
2.1人员短缺
新建三甲医院开业必备的医疗设备就有大大小小上千余种，涉及金额上亿。这些医疗设备从立项审批到组织考察、资金落实、立项招标到安装、验收等过程中产生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存价值。然而在医院筹建期间，采购职能科室基本没有专职的档案管理人员来负责档案的收集管理工作，所有的资料只有由采购员兼职管理。由于筹建期间采购任务重，时间紧迫，采购项目是接连进行。采购员几乎是分身乏术，无暇进行精细化、完善化的管理。
2.2管理缺少规范和制度
新建医院万事待兴，既没有专门的档案管理部门，也没有专职的档案管理人员，医院更没有针对医疗设备档案管理制定专门的规章制度，对于医疗设备档案的管理只是停留在建档、收纳这一表层，没有更为深入的管理。
2.3技术手段落后于需求
医院筹建期间，信息化系统的建设远远落后于需求。尽管新建医院都标称是数字化医院，但信息化建设一般是优先完成保证临床需求的HIS和PACS等系统，而涉及固定资产管理的OA系统或者HRP系统，则是延后进行。因此，档案管理人员只能靠手工登记已采购的设备相关的档案信息。尤其是设备的验收、何时开始保修、何时进行PM修护等信息都只有工程师的手工单，查阅起来非常麻烦，并且容易遗漏和丢失。
3如何加强新建医院医疗设备档案管理
根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等法规和JIC标准、等级医院评审要求，新建医院要在既定时间内通过相关的评审，必须从开始就提高管理层对设备档案管理的重视，加强医疗设备档案管理工作。
3.1建立完善的制度
首先要从管理层面，根据各级监管部门的规定，制定符合规范的医院医疗设备档案管理制度。明确需要归档范围，一般而言对于价值1千元以上的设备都需要有申购审批材料、招标资料和采购合同及供应商的三证、安装验收报告及PM维护记录等。对于单价10万以上的医疗设备要做到一机一档。做到医疗设备档案资料的收集与设备立项、招标、安装、验收、维护维修、调拨、捐赠、报废同步。
实行医院、设备科、使用科室操作人员的三级管理。使用科室必须要做好日常维护保养记录，每半年将整理好的记录上报设备科。设备科核查并整理完善后移交综合档案室归入档案，形成一个有效管理流程。
3.2信息系统管理
医疗设备档案资料文件复杂多样，收集整理过程涉及环节众多，加之归档时间较长，完全依赖人工进行
管理容易出现人为疏漏而造成重要档案资料遗失，导
致资料完整性难于查验、资料检索困难，不利于调阅使用等情形，利用信息系统是医疗设备档案管理的信息化是解决上述问题的有效方案。目前已有成熟的软件开发公司在进行医疗设备的固定资产管理信息系统开发，可以借助其开发经验并根据医院实际需求，进行医疗设备档案的动态实时管理，有效提高资源的利用率。
3.3提高管理人员的意识和素质
医院管理层需重视医疗设备档案管理，在设备科设置专职的档案管理人员，负责医疗设备的全程档案资料的收集整理、归类工作。有计划、有目的对设备档案的专职人员和业务相关人员开展设备管理和建档工作培训，提高整体专业人员业务素质。
4总结
医疗设备档案管理工作是一项繁琐又持续性的工作，它能为医院购置医疗设备前期论证、规划医院医疗设备升级换代等工作提供有力的基础依据，还能为医疗安全提供有力保障。因此，新建医院须从一开始就重视档案管理工作，建立规范的在管理制度和流程，以确保开业前期大批量设备采购时的档案管理工作。
参考文献
[1]王伟.医院医疗设备档案全程追踪管理方法初探[J].山东档案，2013，（3）：5456.
[2]王晓，张健.医疗设备全寿命周期档案管理策略的研究与应用[J].中国医学装备，2014，11（2）：2324.
一、医疗设备档案的概念
对医疗设备档案管理工作进行分析发现，医疗设备档案是指医疗所谓的医疗设备档案是指医院的医疗设备从购买、审批、购置然后到安装使用、报废处理的整个过程会形成文字类材料，具有一定的完整性、准确性以及记录性。从某种角度上分析，医院医疗设备档案的应用具有指导作用，能够为医疗工作提供决策，能够为医疗经济纠纷提供依据。
二、当前医院在医疗设备档案管理中存在的不足
（一）档案管理的观念较为薄弱
档案资料的形成，牵涉多个科室，有些资料和数据需科级管理层面提供上报，但由于该层面将注意力更多的投向设备购置、使用、维护等管理，而忽视设备相关资料的整理和及时上报，造成设备档案处在分散、损坏、丢失和归档时间滞后；从设备管理层面，存在重视设备购置、采供、交付使用等管理，而忽视医疗设备资料的及时收集、整理、归档，影响了医疗设备档案的管理和利用。
（二）档案管理模式过于落后
现如今我国部分医院已经制定了相关的档案管理制度，但是却缺乏相关的标准，未从现代高、精、尖医疗设备在医疗服务的运用及医疗设备的不断更新换代等因素上考虑，建立相应规章制度，确定归档范围、流程和原则等。计算机网络管理技术，未在医院管理中广泛应用，使档案管理技术滞后。未建立设备档案信息库，没有保证医疗设备从采购到报废的过程实施档案信息收集，没有具有可行的数据支撑。
（三）档案管理人员的业务素质急需提高
通过对设备档案管理工作进行分析发现，医疗设备档案管理人员多为兼职，未经过专业知识培训，不能较全面地掌握技术技能、工作程序、行业标准，导致设备档案的收集、整理、归档等环节不规范、不标准、不及时。
三、加强医疗设备档案管理的措施
（一）提高设备档案部门及人员管理认识
医疗设备档案管理是医院设备管理中的重要环节，其作用的发挥有赖于设备管理部门及档案管理人员对于其工作职责的正确认识和树立设备档案管理的认知。尤其是设备管理部门的管理层人员：一是要及时更新自身的思想，重视设备档案管理工作，指导支持档案管理人员开展工作，完成医疗设备资料的及时收集、整理、归档，为设备各阶段活动的决策、文件编报、使用等工作提供依据。二是要经常与业务部门、科级管理层沟通交流，达成共识，完成设备相关资料的整理和及时上报工作，避免有的档案资料流向不清、丢失、损坏的情况发生，使设备档案更好地服务于医院工作，服务于医疗临床。
（二）建立科学的档案管理模式
一是建立医疗设备档案管理体制。实行医院、科室、设备管理部门三级管理网络，明确工作目标，权责到人、分散整理、集中归档、统一管理。完善设备档案管理制度。制定《医疗设备档案管理办法》，设备档案的归档制度等。二是对医疗设备归档范围进行完善，一般情况下医疗设备在购买、安装之后会具备可行性论证报告，其中包括的材料有调查材料、招标记录、订货合同、到货通知、购买清单、设备安装以及使用说明书等。三是构建完善的设备档案信息库，在医院所购买的设备中需要针对价格划分等级，对于30万元的设备要将信息录用到电脑上，便于日后进程查阅。另外还要依据购买的阶段形成准确的文件资料，比如设备购买前准备阶段、购买阶段、安装阶段、维修阶段等，保证每一个阶段都具备一个档案，如此一来才能为后期设备购买提供数据支持与保障。
关键词：实验室；仪器设备；档案管理
随着我国现代化建设步伐的加快，卫生检验事业有了飞速的发展。由于非典、人感染高致病性禽流感、艾滋病、食品安全等重大公共卫生事件的先后侵袭，国家加大了对基层卫生检验实验室建设的投资力度，一大批先进的检测仪器设备陆续配发、购置到位，并实施运行。同时对仪器设备档案是否完整、有效和科学等，都提出了更高要求。建立和完善检测仪器设备档案，对提高卫生检验质量与水平具有举足轻重的作用。如何充分利用仪器设备档案，发挥大型仪器设备的作用、提高使用效率，使其更好的为公共卫生事业服务，是亟待解决的一个重要课题。
1仪器设备管理工作
1.1仪器设备的来源及类别 基层卫生检验实验室的仪器设备来源主要为：项目配备（包括国际项目、政府贷款项目和科研课题项目等）、上级卫生行政部门统一配发、因工作需要单位自行招标采购。
常用的仪器设备主要有：理化检验、生物实验（微生物、病毒、免疫、分子生物学）、临床检验、现场监测、通用辅助设备等类别[1]。
1.2仪器设备管理机构的设置，职责划分目前，国内各级卫生检验实验室仪器设备管理机构的设置没有统一，就大部分基层实验室而言，仪器设备管理工作归属于业务办公室或质量管理办公室，管理一般采用二级管理模式，仪器设备管理部门为一级管理机构，主要负责仪器设备的招标采购、开箱验收、建档、维修、检定和使用过程中的定期核查等工作。仪器设备使用科室为二级管理机构，主要负责制定仪器设备购置计划和大型仪器设备购置的可行性报告，仪器设备使用中的动态管理，对科室的仪器设备使用情况进行检测和监督。
1.3仪器设备验收及基本情况登记新购置、配发的仪器设备到位后，尽快组织科室负责人、使用人员、质量管理人员、固定资产管理人员一起开箱验收，要对照装箱单清点配件和资料，要根据仪器的技术指标进行调试验收，仪器设备使用科室填写验收记录表、仪器设备基本情况登记表，同时编制仪器一览表，其主要内容要包括能代表该仪器设备的主要信息还有对仪器设备状态（检定/校准、停用、维修、报废等）的描述。大型仪器设备生产厂家必须派技术人员进行现场安装、调试、培训。仪器一览表的编制与更新不仅能详细了解仪器设备资源状况、便于单位固定资产管理，而且能根据工作需求灵活调整使用，使仪器设备最大程度得到有效利用。所有登记表格信息填写完整后应及时归档保存。
1.4仪器设备的档案管理
1.4.1前期资料收集仪器设备使用科室负责收集仪器设备购置申请表，技术调研论证报告，标书，合同，验收记录，装箱单，仪器设备使用说明书，操作手册，检定/校准证书原件，供应商资质等相关资料。年底前交本单位档案室统一管理，同时留好移交清单并索要仪器设备档案号
1.4.2 使用资料的收集 主要收集仪器设备运行过程中的操作作业指导书，使用记录，当年仪器设备检定/校准证书原件，维护及期间核查记录等。以上资料科室收集好后，待新一年度使用新的记录表格时，交本单位档案室统一管理。
1.4.3 档案信息资源的共享完整的仪器设备档案信息资料，在保证仪器准确高效使用的同时，还可方便各种信息的统计、查询、汇总，满足资产账务管理的需要，有条件的单位可以建立“仪器设备计算机数据库”，实行数据化管理。暂时无条件的单位要列出 “仪器设备一览表”，仪器信息要齐全，方便查询。
2仪器设备档案管理现状
2.1 管理体制不顺、管理制度不严因仪器设备管理中存在职能交叉、重叠管理的现象，出现“谁都管而谁都管不好”的现象。有些单位的仪器、档案管理人员不太熟悉检验业务，对仪器的使用范围、精密度、维护保养、注意事项等无法理解；使用人员档案管理意识较为淡漠，缺乏足够的重视，使仪器设备档案的管理上存在很多漏洞。如：少数单位的仪器管理人员工作粗糙，责任心差，经他手的一些仪器购置资料丢失，造成档案资料不全现象；仪器设备一览表由科室仪器保管员填好后，只做简单的汇总，不再检查验证，不同科室的同型号仪器设备填写内容出入较大或无法区分仪器归属科室现象时有发生；对于所管理的整个单位的仪器设备底数不清，使用年限、 运行、报废情况，均为一本糊涂账，导致整个单位的仪器设备固定资产资料乱七八糟。部分操作人员在工作中不填写仪器设备使用、维护保养、维修等记录，有的虽然有记录但不规范。有的部门在仪器设备的购置、验收、培训、使用、维护等工作中未按有关规定执行。
2.2 仪器设备管理人员责任心不强仪器设备管理人员的职责没有明确，责任心不强，管理不到位。一般来说，仪器设备购置申请、技术调研论证报告等在仪器使用科室，而采购、招标在采购部门，仪器到位后，采购部门人员常常不能到场验收或集中归口档案材料，导致档案残缺。另外对仪器设备档案收集管理工作也没有做到应有的重视，如对需检定的仪器设备未按周期检定，需期间核查的未进行相关试验，造成使用资料的收集缺失，直接影响单位的实验室认可工作的顺利进行。
2.3 仪器设备档案管理不到位仪器设备档案既能反映仪器设备在以往的使用过程中其量值是否准确可靠，性能是否完好，又能客观反映直接由仪器设备出具的检验结果是否正确，计量器具是否按时送计量部门检定等。有的单位仪器档案管理机制不健全，对仪器设备没有建档，或虽建档，但资料残缺不全。
2.4 分散保管现在部分基层卫生检验实验室，没有一整套的设备管理系统，仪器设备档案呈现分散保管状态。这与相关规定也是背道而驰的，仪器使用科室希望这样，是为了日常使用时查询方便；档案管理部门因为可以减少部分工作量，乐意如此。但这样做不能全面反映一个单位仪器设备的整体情况，也不利于后期的管理利用。
2.5 归档一些不是原件的文件材料 一些卫生检验实验室在进行仪器设备档案检查时出现档案是复印件的情形，包括仪器设备购置合同以及技术协议。这种做法不仅不符合归档要求，也不具有法律的效应，同时也就失去了归档的意义。有以下几点原因会造成这种状况：购置仪器设备时签订的合同，协议份数不足，用复印品代替；购置仪器设备的流程不规范，有时使用传真方式就签订了合同；使用进口设备，由公司的。
3仪器设备档案管理工作建议与决策
3.1 构建完善的仪器设备、档案管理制度根据ISO/IEC17025：2005要求[2]，制定完善的仪器设备管理制度是发挥仪器设备社会、经济效益、确保仪器设备使用寿命的重要前提，也是仪器设备管理工作的必然要求。仪器设备档案是各种仪器设备正常使用、维护以及进行技术性能开发的不可缺少的材料，是卫生检验实验室的重要技术储备。仪器设备档案同科技、人事、财务等诸类档案一样至关重要，同时也是仪器设备管理工作的重要一环[3]。适应卫生检验实验室的仪器、档案管理一般采取单位及科室两级管理网络的特点，建立并不断完善相互制约的管理机制及使用责任人制度，相互配合，各司其责，努力提高仪器设备的使用率。
3.2 加强仪器设备管理和使用人员的素质教育、业务培训人是管理工作中的决定因素，有计划的对全体检测人员及管理人员进行业务培训和科研思维能力训练，引导他们重视仪器设备的使用、维护保养、功能开发、文件记录及档案收集，不断提高全体技术人员的业务素质，确保大型精密仪器设备的正确操作，并始终处于良好的技术状态。
3.3 建立仪器设备、档案管理的程序，明确职责，规范管理仪器设备、档案管理的好坏可以直接评价一个检测实验室管理水平高低的重要指标，所以必须从仪器的购置、验收、使用、维护、维修、报废、建档等每个环节实施有效的程序化管理。不同的环节，不同人员分工不相同，责任也不同，应明确各自的管辖范围及应承担的责任。购置立项时，资产部门应负责收集本阶段的文档，如购买请示等；招标采购时，采购部门应负责收集整理仪器设备的招投标书，签订的合同协议，特别注意要求合同必须都是原件，而且份数必须充足；开箱时，科室兼职档案管理人员必须参加验收并收集此阶段生成的档案；使用过程中，资产管理部门应协调相关的科室人员，及时整理归档培训、使用、养护、维修生成的文件材料；单位档案室管理人员要以积极、主动、周到的服务做到有求必应，忠于职守，做到档案资料即客观完整，又方便查阅和利用，充分发挥档案的功能。
总之，卫生检验实验室仪器设备、档案管理工作是一项复杂的系统工程，涉及到诸多方面，必须认真负责，严格把关，相互配合。为了维持仪器设备的计量特征，保证在分析工作中正常运行，应按照CNAS-CL01:2006认可准则和实验室资质认定准则的要求，规范仪器设备、档案管理，使各项管理活动有章可循，有据可查。结合自身特点建立起一套科学的建档方法与理论，保证本单位所有仪器设备的有效性和可靠性，保证其检验结果的准确性，为客户和社会提供可信的数据和满意的服务。
参考文献：
[1]罗建波、刘礼平.公共卫生实验室质量技术与安全[M].广州：中山大学出版社，2004：354-356.
关键词：医疗设备；档案管理；管理制度
在医院发展中，医疗设备的主要功能是为了医生为患者诊疗、检验或者对实习者进行教学等的重要设备，目前，随着各种新技术、新设备的不断涌现，各种先进的医疗设备也在医疗服务领域中得到了广泛的应用。但是在实际工作中，我们应该对这些医疗设备如何管理与维护，使其充分发挥功能呢？本文对此进行全面的分析，从而加强医疗设备档案管理，提高其管理水平。
一、医疗设备档案的主要内容
1、对全医院购进的所有设备进行全面调查，相关工作人员可以与每个科室的医疗人员进行沟通，了解每种医疗设备，通过记录的方式将医疗设备的名称、型号、价格、功能、购进日期、使用的时间、购进经费来源等，然后进行整理并归类保存。
2、医院每年都会展开一次设备管理委员会，相关工作人员需参与到会议中，了解医院医疗设备的采购情况、各种设备的出入库登记等各类事项，然后将记录的信息进行整理并保存。
3、在医院购进医疗设备的过程中，相关工作人员还需要将进行的所有程序记录下来，形成一个报告，例如医疗器械购进的审批表、对医疗设备的考察报告、讨论会记录、医疗设备三证并要求供货单位进行盖章等资料。另外，如果购进的是进口医疗设备，那么我们还需要收集并保存其外贸协议、海关报关单、货运单等各种证明，从而对这些资料进行整理并保存，以便后期在医疗使用的过程中作为参考性依据。
4、当购进医疗设备之后，工作人员还必须要将医疗设备的鉴定书、配置配套清单、产品价格、维修手册、使用说明等资料保存下来。
5、为了能够让医疗设备在使用过程中充分发挥作用，医院必须要根据其特点以及功能制定相应的操作与维修章程，并将其保管下来，已做后期维修所用；另外，我们还需要将医疗设备的维修情况进行记录并保存。
6、医院每年都需要对医疗设备的性能与使用情况进行统计，此时就需要相关工作人员将这一实际情况记录并保存。
7、当医疗设备改装之后，也要将其改装实际情况进行记录并保存。
二、医疗设备档案的主要作用
1、通过医疗设备档案可以按照医院的需求购进医疗设备
医院中的医疗设备非常多，根据医疗设备的使用功能我们可以将其分为三大类型：诊断设备、治疗设备、辅助设备。在实际工作中，医院可以通过医疗设备档案了解全医院医疗设备的拥有情况，了解哪些设备是可以购进的，而又有哪些设备是必须要采购的。医院管理者都可以直接通过医疗设备档案了解。因此，为了促进医院的健康发展，节约医院的资金投入，我们就必须要对医疗设备档案进行全面的管理，避免在实际工作中因为盲目购进医疗设备而导致过多的损失与浪费。在整个过程中，医疗设备档案可以使医院根据自己的发展需求而购进合适的设备，这样也就可以有效的避免医疗设备的重复购进，不仅浪费了大量的资金，还不利于医院正常有序的发展。
2、通过医疗设备档案可以对医疗设备进行良好的保养与维修
相关管理人员需要在实际工作中加强对医疗设备档案的管理，保证其完整性，这样可以间接保证医疗设备的正常使用，如果在使用过程中发现医疗设备出现故障问题，那么可以通过医疗设备档案来对其进行维修，这一维修方案仍然需要归入到档案管理工作中。这一整个过程虽然会给医院的正常运行带来一定的影响，但是这只是暂时的，并且还能够使医院降低购进设备的成本，有效的提高了其经济利益。在日常工作中，很多科室的医疗人员由于对医疗设备的长期使用，而没有对其进行定期维护，这就导致设备磨损较快，又由于缺少相应的文件，很难对其进行维修，这就需要医疗人员再次购进医疗设备，这就会导致医院资本的极大浪费，还会影响到医疗人员对患者的诊疗，极不利于医院的健康发展。
三、医疗设备档案管理的具体措施
1、强化归档意识，建立健全设备档案管理制度
（1）制度化管理。制度建设是做好档案工作的有力保障，建立并完善设备档案的保管制度，不断提高管理水平，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务。建立并完善设备档案的借阅与使用权限制度，严格控制设备档案的查阅，严禁非技术人员未经允许查阅设备档案，加强设备档案的安全性和保密性。
（2）标准化管理。设备档案管理正在纳入医疗质量目标管理制度中，从档案的收集、整理到最后的分类、编号及案卷目录、卷内目录的书写符合档案局对设备档案要求的规定及标准，做到条理清楚、目标明确、保存完整，为今后的提供利用打下良好的基础。
（3）现代化管理。随着现代信息技术及网络技术的快速发展，档案部门需要不断更新技术和设备才能满足社会的需要，同时档案人员也必须具备现代计算机的实际操作能力，可以通过多形式、多层次的培训不断更新知识结构，提高专业技能和专业素质，科学的管理和保存档案，逐步提高医疗设备档案的管理水平。通过互联网建立统一的医疗设备档案数据库，实现资源整合和共享，便于医疗设备使用效益的分析，充分发挥档案的潜在价值，为有效应对突发事件和紧急事件提供信息保障，为医疗工作提供高效、优质、快速的服务。
2、将设备档案的管理纳入医疗质量目标管理
设备档案应纳入医院的医疗质量目标管理，建立健全专职档案人员目标管理体系。要设立档案管理委员，由主管领导和有关科室负责人组成，综合档案室下设设备档案分室及兼职档案人员，建立科学的、完整的档案管理网络。
3、提高医疗技术人员对设备档案知识的认识
通过对医务人员宣传档案方面的知识，提高医疗技术人员的档案意识，进一步了解设备档案的范围、类别以及为社会提供服务的途径，在设备使用过程中，注重档案资源潜在的知识价值，注重原始资料的积累与保存，为今后仪器设备的良好运行提供更好的保障，进而发挥其应有的作用。
四、结束语
在实际工作中，专职档案人员定期对设备档案工作进行督察指导、业务培训，从购置仪器立项到仪器运营，不同阶段有不同的收集内容，明确分工，落实到人，发现问题及时纠正，相关人员要积极配合档案人员做好设备材料的收集、整理、分类等工作，掌握仪器购置进展过程中所形成的原始记录及随机材料，避免材料的缺失。■
参考文献
[1] 惠前林，王显刚，赵琦，鄢泽松.医疗设备维修档案的建立和管理探讨[J].遵义医学院学报.2005（02）
一、医疗设备档案的收集范围及方法
1、医疗设备档案以年为单位进行归档
医疗设备按照其用途可分为心电脑电、生理参数监测、超声、生理机能替代及辅助装置、核医学、骨关节镜等17大类。设备仪器做到一机一档。同一大型医疗器械从购置设备立项开始，招标、采购、到货、验收过程中形成的文件以及大型医疗仪器的说明书、线路图、监测记录、维修记录等都要归人同一案卷中，并分为前期档案和随机档案两大类。前期档案是大型医疗器械档案的第一项，包括医院的审议项、考察记录、招标书、投标书、购买合同书等各项前期工作中形成的文字资料。随机档案包括大型医疗仪器的使用说明书、线路图以及医院根据实际情况设计的大型医疗仪器的场地图、场地的水、电、暖线路图等。当对大型医疗仪器进行监测、维修时，可查阅设备档案，但也要做好查阅和维修记录，才能为日后的维修工作提供有益借鉴。
2、设备档案管理按照“四同步”的管理原则
设备立项的“同步”提出档案文件材料的归档要求；检查设备购置进度的“同步”检查文件材料的形成情况；设备到货开箱验收的“同步”对随机材料进行收集、登记；临床医学工程师安装调试、维护检测设备的“同步”收集完整、准确的档案材料。
3、要求设备档案管理人员把好验收关
从设备立项采购到仪器安装使用，保证每一阶段档案收集的齐全完整，同时保持文件收集与设备购置进度的一致，既便于指导工作，又保证归档材料的完整性和准确性。
二、医疗设备档案的作用
1、便于把好医疗设备购置的第一关
医疗设备按照其功能可以概括为诊断设备、治疗设备和辅助设备三大类。医疗服务的需求最先反映在设备档案之中，它是医疗需求的第一信号，它能为临床科室是否购置新设备提供可靠、有用的依据。在这三大类中，哪些急需采购、哪些暂时不购、哪些坚决停购，通过查阅设备档案清清楚楚、一目了然。在三大类医疗设备档案管理中，整理和建立诊断设备档案非常重要，特别是对一所综合性医院尤为重要。正确选购诊断设备有利于患者病情的有效治疗，盲目和重置设备必然给医院带来不必要的浪费。此时此刻，设备档案需要发挥有效的引导作用，通过已建立的医疗设备档案体系把好第一关，确定购置与否，避免重复购置，为医院把关，降低成本、减少浪费。
2、方便医疗设备的保养与维修
通过医疗设备的使用记载，查阅设备的技术状况、完好率、利用率、维修率、报废率，从而提前报告和督促有关维修科室及时进行医疗设备维修。坚持把设备运行状况记录纳入设备管理系列，虽然有一些麻烦和难度，但做好了之后就能够拓展和延伸医疗设备档案管理服务的范围，为医院降低成本，增加可观的经济效益。正如我们工作中平时所见，有些科室为了获得短期经济效益，对使用率较高的医疗设备长期使用磨损，无记录无记载、拼设备拼消耗，一旦出现故障，维修起来十分困难，有些因维修费用高昂而提前进入报废行列，其结果是不仅给医院造成经济损失，而且会影响病人的继续诊断治疗。
3、提高医疗技术人员对设备档案知识的认识
提高医疗技术人员对档案知识的认识，通过对医务人员宣传档案方面的知识，使医疗技术人员提高对档案知识的认识过程，进一步了解设备档案的范围、类别以及为社会提供服务的途径，在设备使用过程中，注重档案资源潜在的知识价值，注重原始资料的积累与保存，为今后仪器设备的良好运行提供更好的保障，进而发挥其应有的作用。
三、加强医疗设备档案的管理
1、强化归档意识，建立健全设备档案管理制度
(1)制度化管理。制度建设是做好档案工作的有力保障，建立并完善设备档案的收集制度，以确保档案的完整移交。建立并完善设备档案的保管制度，不断提高保管水平，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务。建立并完善设备档案的借阅与使用权限制度，严格控制设备档案的查阅，严禁非技术人员未经允许查阅设备档案，加强设备档案的安全性和保密性。
(2)标准化管理。设备档案管理正在纳入医疗质量目标管理制度中，从档案的收集、整理到最后的归档、输入计算机，有一整套严格的管理程序，其内容分类、编号及案卷目录、卷内目录的书写符合档案局对设备档案要求的规定及标准，做到条理清楚、目标明确、保存完整，为今后的提供利用打下良好的基础。
(3)现代化管理。随着现代信息技术及网络技术的快速发展，档案部门需要不断更新技术和设备才能不断满足社会的需要，同时档案人员也必须具备现代计算机的实际操作能力，可以通过多形式、多层次的培训不断更新知识结构，提高专业技能和专业素质，科学的管理和保存档案，逐步提高医疗设备档案的管理水平。通过互联网建立统一的医疗设备档案数据库，实现资源整合和共享，便于医疗设备使用效益的分析，充分发挥档案的潜在价值，为有效应对突发事件和紧急事件提供信息保障，为医疗工作提供高效、优质、快速的服务。
2、将设备档案的管理纳入医疗质量目标管理
一、收购与征购。"收购"与"征购"两词，根据词典之义都有出资购买的含义。但它们都是法律用词，有着特定的法律含义：即按照国家政策对国家所需要的物资，由国家出面向物资所有者购买的一种法律行为。这种购买需由国家出资，按政策进行，如粮食征购、油料棉花征购等。由此而来，档案的收购或者征购应是根据国家需要，由国家出资，对集体和个人所有的档案进行购买的意思。
在《档案法》中的征购与收购还有一种特别的法律用途：即在档案行政处罚别设定的一种行政处罚种类。它首先是一种行政行为，具有强制性、固定性的特性，它是针对当事人违犯《档案法》第十六条之规定，将档案倒卖牟利、卖给或赠送给外国人的违法行为所采取的带有强制性的一种行为。此行为剥夺了原有档案所有人对档案享有的所有权，并收归国有。
征购的出资具有一定的补偿性质。据法学词典解释，补偿方式有三种：不补偿；充分及时有效地补偿；适当补偿。不补偿则成为没收行为，实际上剥夺了产权。充分及时有效地补偿是指补偿的数额相当于被补偿物所受损失的价值，这种补偿实际上是一种赔偿，否认了征购的合法性。从这一点看它不符合立法的宗旨，因此适当补偿才是征购的含义。适当补偿的标准，只能是成本价，不包括利润。根据这一解释，档案部门在征购档案时只付给一定的成本价就可以了。
二、代管与寄存。代管是由被代管单位申请，经代管单位批准，对被代管单位的档案实施代为保存的法律行为。但是在特殊情况下，被代管单位可以不申请，只经代管单位根据实际危害程度确定代管或不代管。正因如此，《档案法》第十六条明确规定"对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施。"由此可以看出，代管具有一定的强制性。从一般意义上讲，代管的档案所有权不发生变化。
寄存这一概念与代管有着严格的区别。所谓寄存是档案所有者在自觉自愿的基础上，由双方协定，将档案交由另一方保管。寄存带有临时性，具体多长时间，须经双方协商同意，并办理寄存协议手续，寄存没有强制性。寄存和代管亦有相同之处：一是档案所有权都没有发生变化；二是都具有临时性；三是由于寄存和代管都是为档案所有者临时保存档案，给档案所有者提供了保管条件，保管档案的单位要付出人、财、物等方面的代价，所以，档案所有者要付给代为保管的单位一定的劳务报酬。具体付多少，可根据档案数量、保管时间的长短、保管条件的优劣确定，并报当地物价部门批准。如果没有此项收费项目，要由国家有关机关增设。
三、转让与交换。转让一词是一个法律概念，它来源于国际技术转让法。技术是一种无形的财产，来源于生产实践并直接用于生产实践的知识、设计、方法、手段与技能。它是通过书面材料、口头讲授或者实际操作加以表示和传播。技术是生产力之一，对有物体的货物称为硬件，技术称为软件。
技术转让的法律关系的内容是当事人由于技术的有偿转让产生权利义务，即一方向他方转让技术所有权或使用权，进行技术服务或传授技术知识。他方取得技术所有权或使用权，获得技术服务，得到技术知识，并付给对方价款、使用费或其他报酬。
档案转让，是一种财产的转移，也就是档案所有权的转移，它往往与技术转让同时进行。一般是使用方付给转让方价款，但转让时必须经当地档案行政管理部门批准。
交换，亦称互换，是社会产品的交流手段。档案的交换是档案所有者之间根据现实需要和历史的原因在互利互惠的情况下开展的一项档案交流活动。在历史上，由于战争掠夺、地理变迁、疆域区划变更等原因，造成档案流传异地他乡，形成了你中有我，我中有你的状况，对档案的利用给后人带来很多不便。为了弥补损失、方便利用，根据双方的意愿和请求可以开展档案的交换活动。档案交换可以是档案本身，可以是档案目录，也可以是档案复制品。交换的原则一般是等价交换，但是因档案无法精确计算价值，所以档案的交换可以是等量的也可以是不等量的，不等量的交换无需给对方补偿，只是在双方自愿的基础上进行。档案交换时一般要由双方签定交换协议。交换后的档案所有权发生变更，原所有权随着交换协议的签定自然消失。
关键词：农机购置补贴档案管理；内容；必要性；问题；建议
1 农机购置补贴档案的内容
农机购置补贴档案管理工作包括以下内容：（1）农机购置补贴的办法、制度、规范性文件、实施方案以及农机补贴产品选型等文件资料；（2）农机购置补贴会议、开展农机购置补贴政策宣传、技术培训等相关资料；（3）县市区农机部门审核上报的农机购置补贴资料，包括县市区农机购置补贴审核确认汇总表和补贴机具购置花名册，分户档案（农机购置补贴资金申请表，协议书，购机发票复印件，机车上户复印件，补贴机具照片）及电子档案；（4）总经销商（生产企业）上报的农机购置补贴资料，农机购置补贴汇总表、机打发票第三联或存根联和发票花名册、机具申请表原件及电子档案；（5）农机购置补贴工作的相关调研、检查、核实记录材料；（6）年度农机购置补贴政策实施工作总结以及其他有关农机购置补贴资料。这些档案原则上分别由省、市、县农机管理部门和农机经销商及购机户来保管，但在日常的管理、购买过程中，因为对档案资料的获取，存档、管理过程中各个环节衔接出现问题，档案管理工作并未做好，对购机农户的兑付来说是一个重大的损失。
2 做好农机购置补贴档案管理工作的必要性
农机购置补贴档案资料是对农机工作进行管理、监督和检查的重要依据，在保证农机购置补贴工作的良性发展过程中需要认真做好农机购置补贴的档案管理工作。档案管理工作对购置补贴工作的重要性表现在：（1）保证购买档案备案真实。档案管理工作能够及时、真实对农户购买的农机以及购买补贴信息进行备案，并保证备案资料的详细和真实，这有利于相关部门进行检查和防止农户倒卖农机来套取国际补贴资金；（2）便于国家对农户购买农机进行引导。对农机购置的资料进行详细的记录与管理，可以分析出市场上的农机需求，这便于对农户购买农机的数量和类型进行引导，避免盲目购买造成不必要的损失。（3）便于做好市场宏观调控。做好档案管理工作可以对农机市场需求与供给进行统计分析，把农户对购机的需求通过专业分析之后把信息反馈给生产商和经销商来调整生产规模和销售规模。（4）是国家制定补贴计划的重要依据。做好农机购置补贴的档案管理工作，可以给农业部门提供一定的具体的数据分析，使其根据农户需求、市场供给等方面制定合理可行的补贴计划和政策。
3 目前农机购置补贴档案管理存在的问题
1.部门档案负责人对农机购置补贴档案管理工作的重要性认识不足
农机购置补贴是国家制定的惠农政策，在具体施行的过程中需要相关部门和农户的配合。但是在部门地区和部分部门的工作结果来看，这类补贴管理工作并没有被给予很大重视。农机购置补贴工作档案和报账档案分别由市、县（区）农机主管部门和乡镇、街道的农技综合管理服务中心的职能部门各自管理。但是在乡镇一级一般都没有设置专职农机档案人员，还有的单位把农机管理部门与其他部门合署办公，只是在名义上设置专职人员，因而对档案管理工作不重视，管理流程也就不科学、不规范。
2.对农机购置补贴档案管理的投资少、设备差
由于在部分地区的部分部门对农机购置补贴档案管理工作的不重视，致使部门在协调规划行政管理部门、财务分配资金使用的过程中，疏忽了对补贴档案管理部门的资金配备。很多地方的购补档案室管理设备陈旧，很多地方给工作人员配备的电脑还是九十年代的方块电脑，像打印机、扫描仪、档案柜这样的必备办公用品不齐全，严重者档案室的的室内桌椅、门窗也都陈旧老化。这样不齐全、不和谐的办公环境，使得档案管理工作者在心理上难免懈怠工作。
3.农机购置补贴档案管理归档不规范
补贴档案管理工作是农机购置补贴的管理、审查依据，但是，存在不少部门因为对工作的不重视、或者管理上的技术原因使得归档分类不合理、归档内容不齐全，工作人员对现有的档案的收集、整理、装订不积极容易粗心大意，出现归档错误的情况也屡见不鲜。
4.管理工作者的专业水平和工作能力存在缺陷
在一些基层单位的农机购置补贴档案管理部门，管理工作者存在两方面的问题：一是一些档案管理人员没有经过专门的管理培训，缺乏一定的档案管理知识和技巧，进而影响到档案的收集、管理和利用。二是，还有的基层部门，还有的地方农机补贴管理人员年龄偏大，基层人员特别缺乏，甚至无人可用，短腿现象严重。个别县市区负责农机补贴管理只有一名同志，甚至一名老同志，整个过程只有这一名同志完成，几乎是连轴转，所以档案有时候全，但却不是按顺序排列，这种情况下最好的结果也只能保证有这份档案而已，但是寻找起来会非常费劲。
4 现阶段推进农机购置补贴档案管理工作改进建议
农机购置补贴意义重大，而且在农机工作中占据十分重要的地位。农机管理部门不光要落实好农机购置补贴政策，也要规范好档案管理工作，保证补贴档案有据可查，有据可补，只有这样才能真正避免出现违规违纪等各类问题。针对当前出现的问题，我感觉农机补贴要点线面结合环环相扣的解决问题。
1.加强对农机管理工作的重视，提高管理者的专业水平
首先，各部门加强对农机购置补贴管理工作的重视，补贴工作是国家出台制定的惠农政策，管理部门要本着执行政策、惠利广大农民的的原则和态度认真做好这项工作。其次，管理工作的一线工作者，要加强职业技能培训，熟悉补贴政策，了解当地农业信息，熟悉使用管理工具，在工作态度上认真负责完成本职工作，为广大农民带来切实优惠。
2.对购置补贴进行电子档案管理
档案管理部门可以采用电子化信息管理系统，制定统一的软件程序，为完整的保存档案资料创造条件。对管理部门来讲，采用电子化信息管理需要熟悉软件操作的技术人员进行信息的录入与整理。对农户来说，可以在农机购置补贴信息管理系统上进行补贴申请，上传各种审核要求，由工作人员进行核实和结算。这种方式方便快捷，大大提高了工作效率和惠农效率。
3.加强对农民购补政策宣传
农机购补是关系农民切实利益的优惠政策，各农机部门和财政部门要提高对这项政策的重视程度，做好各方面的补贴工作和宣传工作，广泛利用报纸、电视以及新媒体等方式对广大农民进行农机补贴种类、补贴资金数量、购置程序、兑付部门（包括联系方式）等方面的大力宣传，让广大农民了解国家政策，切实得到实惠。
4.开设农机“4S”店
国家农机购置补贴政策实施之后，各农机生厂商、经销商如雨后春笋不断涌现。我们可以借鉴湖北顺业农机有限公司的做法，开设农机“4S店”，让大品牌农机入驻店内，并配备专业维修场地和技术人员，让农民在农机的购买与维修上得到最大便捷。让“4S”店成为：精品品牌的集聚地、农机配件供应的百乐门、农机系列服务的快活岭。
做好农机购置补贴档案管理工作意义重大，不仅能够响应国家惠农政策，又可以力证国家农业政策制定与实施的科学合理性，是推动农业现代化进程的重要一环，更重要的是这对农民来说是惠及切身利益、促进农民增收的重要方式。各级农机管理部门应该加强对这项工作的认识，牢固树立责任感，把农机购置补贴管理工作做得更加完善。
参考文献
[1]程高.强化购机补贴档案管理 推动农机化资源共享[J]. 江苏农机化，2014，01：22-23.
[2]吴正东. 全面推进农机购置补贴档案管理的信息化进程[J]. 农机使用与维修，2015，04：94.
[3]宁梅萍. 农机购置补贴电子档案的管理与应用探讨[J]. 当代农机，2012，11：70-72.
[4]罗翔. 强化农机购置补贴管理的几点思考[J]. 财政监督，2013，18：49-51.
几年来，我站根据国家相关《固定资产管理规定》和卫生部关于《血站基本标准》《血站质量管理规范》《血站实验室质量管理规范》，对血站仪器设备的档案的管理在实际工作中摸索出一套行之有效的方法，那么，在日常工作中，应该怎样开展血站仪器设备档案的管理工作呢？
1 确定好血站仪器设备档案归档范围
血站的仪器设备档案是血站的重要资料，是在长期管理过程中形成的一种纸质文字材料，其内容是多种多样的，这包括几个方面：第一，血站的相关文件，如调研资料、设备申请材料、设备批复文件、可行性论证报告等等；第二，相关的记录，包括招标记忆、谈判记录、订货协议、订货合同等等；第三，原始凭证，如提货单、通知单、操作说明书、装箱清单、安装图纸等等；第四，开箱报告，如验收记录、安装记录、调试记录、验收报告等等；第五，设备操作章程、维修制度、管理制度等等；第六，人员培训记录、线路设计图纸、设备安装图纸、故障维修记录等等；第七，报废申请与处理结果，每一个设备都有一定的使用周期，从其立项到报废，中间会经历较多的环节，也会有大量的人员参与到其中，因此，仪器设备档案的收集与管理会耗费大量的时间，必须要进行详细的记录。
2 制定好系统的仪器设备档案管理制度
仪器设备档案管理有着独特的特征，在血站管理工作中有着十分重要的地位，在日常工作中，必须要高度重视这一问题，保障仪器设备可以得到规范、制度的管理。为了保证仪器设备档案的完整性和利用效率，我站建立健全了《固定资产管理办法》、《仪器设备采购管理制度》、《仪器设备验收管理制度》、《仪器设备档案管理制度》等，仪器设备档案管理实行统一领导，归口管理，分级负责，定期考核，责任到人的管理责任制：健全帐、卡设置，实行三级管理。仪器设备档案与其他的档案是不同的，其归档时间长、材料类型多样，以大型仪器设备为例，从仪器的购置到安装阶段，会出现大量的材料和档案，且以后每次的使用与维修，也会产生相应的材料，其使用周期是非常长久的。此外，仪器设备档案的类型也多种多样，有的仪器是进口的、有的仪器是国产的，因此，仪器设备档案材料会涉及到不同的语言，载体也有照片、纸张、录音带、录像带等等。同时，仪器设备的使用并非一个科室的事情，尤其是操作材料、维修材料等，使用起来非常的频繁，如果不对这些材料进行统一的关系，不仅会影响档案的完整性，还会降低仪器设备档案的使用价值。
3 建立完善仪器设备档案管理网络
由综合档案管理部门负责收集、整理、保管、并建立设备档案目录，设置好专门的仪器设备档案管理室，由管理室统一负责仪器设备档案的管理、开发和利用工作，最大限度地保障档案的准确性和完整性。此外，还要将安全档案统一纳入到后续的管理工作中，将这一工作与设备的采购、设备的管理以及后续的使用工作密切相连，深入开展《档案法》的宣传工作，提升各级工作人员的档案意识。在条件许可的情况下，可以成立专门的档案管理网络小组，定期召开会议，明确血站仪器设备的管理目标，制定出完善的管理制度。此外，还要将血站仪器设备档案的管理纳入到管理责任的有机组成部分，对科室进行集中考核，将档案管理成效与相关人员职称晋级、年终考评联合起来，对设备进行合理的维护。在完成使用工作之后，要详细记录设备和仪器的使用情况，定期将材料上报给负责人，在确认无误之后即可交给档案室进行保管，在血站的上上下下形成完善的管理网络，让各个部分都能够对档案有明确的认识。
4 做好仪器设备档案的管理
建立健全仪器设备档案，由专人负责，建立仪器设备总账与分户分类账，制定好系统的借阅制度与管理制度，在完善制度时，首先要明确出具体的管理范围，对于不同的仪器和设备，需要采取不同的管理形式：
4.1 一般仪器设备档案管理。各类仪器设备，一般在800元以上的均应建立档案资料袋，包括购置申请、考察论证、订购合同、验收安装报告、维修保养记录、损坏事故报告、报废报告、及随机携带的装箱单、合格证、使用手册、原理图、保修卡等所有文字资料。使用科室需长期使用的资料，如操作手册给予复印件；临时需要实行借阅手续，对经常使用的线路图也只使用复印件，原件入档案保管以防损坏。对所有资料的档案，统一编号分类保管。对于改进、改装的技术资料及时归档。有条件的可由微机进行动态管理提高效率。
4.2大型、精密、贵重仪器设备档案管理万元以上大型精密仪器实行站、科（室）分级管理，由设备科为大型精密仪器设备建立完整的技术档案，档案的内容包括：产品的技术资料；从可行性论证、购置、验收、调试、运行使用、停机维护直到报废整个寿命周期的记录。档案一式两份。每次使用时使用者都要做好记录，其记录内容包括：①每次使用时数；②培养人数（独立操作，还是指导下操怍）；③血液采集、制备、检验、科研及科研级别；④功能利用和功能开发情况。
按规定对大型精密仪器要按规定周期进行常规校验，维护、保养记录、维修等记录一并存入档案保存。
关键词：政府购买服务；档案社会存管；政府监管；企业资质；档案安全
20世纪后期以来，随着经济全球化的深入推进和国内市场经济体制的进一步拓展完善，我国作为全球最大、最具活力的发展中国家，服务外包产业发展加速，承接服务外包的能力不断提升；即使受金融危机的影响，全球外包市场出现萎缩的情况下，中国的服务外包产业仍然保持快速增长态势，已发展成为一种颇具竞争力的新兴产业。党的十八届三中全会作出的《关于全面深化改革若干重大问题的决定》（以下简称《决定》）强调，“凡属事务性管理服务，原则上都要引入竞争机制”，“推广政府购买服务”。2014年5月5日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），进一步明确提出，“规范并支持社会力量参与档案事务”；“推V政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买。规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务”。
档案存管公共服务的供给侧改革思路能否落实，首先取决于政府意愿，其次取决于市场承接能力。本文拟根据我国档案服务外包产业的发展现状，重点就政府购买与市场承接能力展开论述，以期求得广泛认同。
1 市场效率机制在公共服务领域引发创新
政府购买服务是一种新型的政府管理方式。政府作为公共服务的供给者不再直接生产公共服务，而是采取“市场运作、政府承担、定项委托、合同管理、评估兑现”的方式来进行。这种新型的政府管理方式，源自20世纪七八十年代国际上掀起的“新公共管理”的政府改革浪潮，现已成为各国的普遍选择。
众所周知，在档案存管的公共服务领域，发达国家除了建有政府档案库馆、高等院校图书库馆等传统服务机构外，还建有民营档案库、博物馆和商业性文件中心等外包服务机构，共同构建起了整个社会的档案存管体系，成为政府购买档案公共服务的重要对象，以最经济、最简捷、最有效的市场方式，使社会各类档案得到科学规范的保管利用，从而大大提高了政府行政效率，降低了行政成本，有效地满足了社会的多元需求，也使档案资源和档案存管资源得到了合理的配置。
我们国内，随着服务外包在企业界运用成效的日益显著，它也逐渐成为各类机构提高管理效率、降低管理成本的有效手段。目前， 除企业外，政府机关、学校、医院、图书馆等，也在逐步摆脱“自力更生”“小而全，大而全”思想的束缚，相应进行了一些外包服务的有益尝试。包括档案部门在内，在一些自身能力有限或不足的业务领域，如档案信息化建设、档案展览制作、安全保卫、后勤服务，以及案卷整理、著录、鉴定、缩微等，也都不同程度地利用了外部技术力量。但在核心领域，即档案的保管与利用方面，却长期裹足不前，步履蹒跚，购买公共服务的意愿不强，外包服务的动力不足。尤其是代表国家档案主体形象的公共档案馆，在政府财力有限、城市土地资源匮乏、公务机构人员编制持续紧缩的背景下，仍然固守行政手段，把申请巨额基建经费、土地配给和人员编制视为唯一，宁愿搁置效率与安全，一而再、再而三地等待、等待、再等待，也要把“自力更生”的“大而全”旧模式贯彻到底。有的省级档案馆新馆的设计规模，已经高达十几万平方米，财政投入极其昂贵不说，人员编制若非成倍增长亦将难以应付，而且建成后预留的大部分库房将空关几十年。“北上广”及东部一些省会城市中心城区的档案馆，早已陷入寸土寸金、寸金难买寸地皮的窘境，却仍然把自建自管奉为圭臬。这种求大求全、独家包揽的单一思维方式，显然与十八届三中全会《决定》的精神不符，与中央强化供给侧改革的大思路相悖，也违背了国家档案局为克服档案系统“事多人少”的矛盾而提倡“向社会购买事务性管理服务”的要求。
2 档案社会存管是政府购买服务的有效形式和我国档案管理体系的重要补充
一个显而易见的事实是，随着市场经济和信息化时代的到来，档案数量的急遽增长已呈不可逆转之势，为应对各种突发事件的档案双套制及备份制的国家要求，更使这一增长速率大幅上扬，全国档案界面对的客观形势非但严峻，而且迫在眉睫。这一爆发性增长态势的出现，固然由多方面原因促成，但从根本上说，同中国GDP增长速率密切相关，是由我国经济总量的快速攀升带动并引发的，并且将在一定时期内延续，暂时还看不到它的拐点。然而遗憾的是，直到目前档案行政管理机关和高等院校尚未开展任何有关研究，GDP增速、总量与档案形成之间的关系，以及围绕这一关系所可能产生的种种问题及应对之策，至今仍是档案学术研究的盲点，也没有受到政府档案管理顶层设计的关注，甚至连概念都尚未形成。我们所看到的，都只是增长的现象和现象的罗列而已。
在我国，档案存管一向由政府全包，禁止其他方面介入，这一模式延续至今已难以为继。以上海市档案馆为例，本世纪初馆藏量尚不足200万卷，便已高居全国省级档案馆之首，短短十几年之后，据2013年国际档案日公布的数据，其馆藏量已然攀升到300万卷。[1]增长幅度超过了50%，不仅继续高居省级档案馆之首，甚至超过了一些国家级档案馆。按照现行《档案馆工作通则》规定：“档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。”也就是说，国家各级综合性档案馆的基本任务并非将国有档案“全面承包”，而是应对其中的核心资源、即“党和国家的档案及有关资料”实行集中统一管理。除此之外的一般性档案资源既不具备竞争优势，也不涉及“党和国家”的宏大元素和保密禁忌，并不属于基本任务范畴，完全可以、也应当剥离出来，实施公共服务的供给侧改革，纳入“向社会购买事务性管理服务”轨道，实行外包托管，两条腿走路，而不必金鸡独立，深陷每20年不得不建一座新馆的怪圈，从而大大降低行政与维护成本，减轻国家财政和纳税人负担。更进一步说，只要法制和监管到位，即使核心档案又为什么不可以托管呢？美国中央情报局的档案据信也在私企代管之列。
档案数量飞速增长与馆库容量有限的矛盾冲突并不单一地集中在国家综合性档案馆，而是遍及一切公私领域，尤以司法、工商、金融等行业为甚。以辽宁省本溪市明山区法院为例，该院1959年至1990年的库存档案数量为11325卷15718册，到2013年2月，全院库存档案数量已经达到95657卷130000多册，是1990年的8倍多，且增长速率年年递增。[2]
再以深圳某保险公司为例，该公司每月人寿净增单量约50万件，全年档案量有20万盒，其有效契约量年增长率为15%，如果集中存放，每年起码要增加1334 平方米的存储空间。这种档案管理成本的投入对于任何公司来说都是难以承受的。[3]
窥斑知豹。面对上述种种，采取档案托管显然是目前的最佳选择，甚至可以说是政府财政支持以外的唯一选择。
据国际外包协会的统计数据显示，85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务，而中国企业这一数字目前还不到5%。[4]在美国，商业性档案文件中心已经是一个相当成熟的产业。1950年颁布的《联邦文件管理法》授权国家档案与文件局管理政府系统、机构团体的文件中心以及商业性文件中心。商业性文件中心由私人创办，属营利性机构，上世纪60年代迅速起步，主要面向工商企业提供档案与文件管理有偿服务，既有单一的寄存服务，也可提供全方位的保管、利用和处置服务。全美各大城市都设有商业性文件/档案中心，知名的如底特律雷诺达文件中心、麦肯罗文件中心、南方文件中心等，其中雷诺达创办至今已有120多年，为400 多家公司提供外包服务。[5]
反观国内，政府与企业购买档案存管公共服务的意愿普遍不强、动力明显不足，究其原因，一方面固然是受到传统思维禁锢，缺乏创新意识所致，在国家政策法规缺乏明确指令的前提下无人勇于担当；另一方面也与档案服务外包市场的社会承接能力低下、业态呈现草率有关。长期以来，在计划经济体制下国内的档案存管资源全部由政府各级档案部门、国有企事业单位所垄断，以自建馆库、自我管理为唯一模式，档案社会存管的概念先天缺失，市场发育后天不足。改革开放后，社会上虽然出现了一些企业和个人投资建设的商业性档案代保管机构，但其中绝大部分都是租用仓库或厂房改建而成，权宜之计的痕迹明显，软硬件条件相对简陋，只能满足少量、短期的档案存管需要；低门槛，草台班，资质不够，能力有限。但随着社会的发展进步，一批有志于市场开拓的社会贤达人士，正在努力改变这种状况。他们在看准看好这个市场发展前景的前提下，为提高承接能力，以高投入为前导，使原有状况发生了质的转变。以上海“仁通公司”为例，创建伊始，即按国家《档案馆建筑设计规范》要求，投入近亿元资金，一期工程首先设计建造了1.3万平方米两幢甲级档案库房，继而又完成了二期工程1万余平方米乙级库。仁通公司是上海地区首家拥有自主产权库房的民营企业，其档案存管的软硬件条件完全不亚于省市级国家档案馆。整体建筑具有抗震、防盗、防渍、防尘、防霉、防紫外线、防有害生物等“九防”功能；公司内部设有档案管理、技术控制、安全防范等三个管理操作部门，建立了严格的规章制度和详尽的操作流程；综合防范系统配置完备，包括库房“六重安防系统”（实时监控、门禁、红外线、电子巡更、X射线安检、“110”联动报警），高压细水雾灭火系统和霍尼韦尔新风除湿一体机系统等，“人防、物防、技防”三位一体。公司还自主开发了“档案条形码管理系统”、与上海通用识别技术研究所合作开发了“RFID档案管理系统”等，完全能满足档案长期、足量和规范化的安全保管与利用的需要，成为档案服务外包市场中的佼佼者和领军企业。有这样一批民间资本和管理人才的加入，大大提高了档案服务外包的社会承接能力，一个多元化的档案存管体系已初具规模，正在成为我国档案管理体系的重要补充。
3 提升资质，修炼内功，将档案社会存管的市场做大做强
档案社会存管的市场业态，有一个绝非短暂的培养过程，相对于几十年一贯的、坚如磐石的传统管理模式，它的弱势是显而易见。从事这一行业的人士必须做好充分的思想准备和资金准备，摒弃机会主义立场，以干事I而非赚一票的良好心态，投入这场持久战。这个市场绝不可能像IT产业那样暴发，也注定不会像某些暴发户那样速朽。它有一个慢热且渐进的发展过程，在这块政府与市场链接的边缘地带，远见卓识并非一句空话，因为谁也说不准这个过程究竟会有多长，需要创业者耐得住寂寞，站得稳脚跟，修炼内功，夯实基础，持之以恒地将这个市场做大做强；但只要是过程，就必然会过去，一旦过去，路障清除，那矢志坚守的行业翘楚，必将成为中国的雷诺达。
对于一个总体上仍处于成长阶段的市场来说，其成员质量的参差不齐是很正常的，但注重发现其中的优质成员，扶持领军企业，无疑是引领和推进整个外包市场发展的必由之策。
所谓领军企业，考量其资质的首要条件，是必须拥有一批高素质人才。仍以上海仁通公司为例，这家公司的董事长是一位拥有经济学博士学位、曾长期从事经济和金融管理的精英人士，头脑敏锐，眼光超前，经验丰富，人脉广泛，远非许多档案中介机构由本部门退休老同志担纲的情况可比。其管理班子的构成，非常注重对职业经理人才的使用，强调专业化、职业化，并延聘了一批从国家档案馆退下来的、拥有各自专长的资深人士，人才结构层次分明，综合齐全；该公司还分门别类设定岗位，建立严格的规章制度，采用全程计算机管理，并拥有多项专利技术，整个团队按照现代公司制度的要求组建，充满生机与活力。
正因为拥有这样一批高素质人才，仁通公司才具备了高起点的气魄和高投入的远见，以及与之相匹配的一系列发展策略和工作举措。
仁通公司的一期档案库房投入使用后，按照“客户为本，服务为先，降本增效，安全第一”的战略，受到众多公权机构和企事业单位的欢迎。以仁通公司为上海法院系统提供的外包服务为例。近年来上海各级法院诉讼档案数量剧增，档案存管的固有模式受到越来越多的现实阻击。在市高院领导的要求下，有关部门组织力量对全市所有能够提供档案存管服务的供应商进行调研比较，最后锁定仁通公司，将其确定为上海市高级法院外包服务供应商。合同约定的定向委托有两项，一是购买仁通公司档案库房的寄存（代保管）服务，二是购买所寄存档案的调阅利用服务。
事实证明，法院系统购买仁通公司的外包服务是成功的。它大幅度降低了档案的管理成本和风险成本，有效提升了档案的管理品质和管理效率，“性价比”很高，对公权机构创新档案管理模式具有示范效应。
与此同期，上海市社保中心、人才中心、中国船级社审图中心等单位的档案也先后存入仁通公司档案库。再以中华职业学校为例，学校从仁通公司购买的档案服务包括管理咨询、整理、数字化处理、寄存，以及调阅利用，等等，全方位囊括。其中，购买档案寄存（代保管）服务的费用仅仅是该校把档案室改为心理咨询室后所创收入的四分之一。仁通公司还拓展更深层次的延伸服务，尝试打造知识型、智能型的服务新品牌，接受校方委托，利用学校历史档案，编辑撰写了《中华职业学校校史（1918-2013）》一书，现已正式出版。
新华保险公司是一家购买仁通公司档案存管与调阅服务的企业。鉴于保险公司经常有面对突况的行业特殊性，合同约定：紧急调阅4小时，普通调阅次日送达，电子调阅即调即达。这样的约定不仅限于保险业，还可以满足所有购买单位的利用需求。
仁通公司还结合自身的存管实践，与苏州市档案局联手，在外聘专家的指导下，完成了国家档案局课题《我国档案社会存管的行业规范研究》，并于2013年9月通过了由国家档案局组织的专家评审。这是一个试图为我国档案社会存管市场设定行业标准的科研项目，具有开拓性的实用价值，获得江苏省档案局颁发的科研成果二等奖。2015年11月12日，由该公司与江苏省档案局、苏州市档案局历时三年联手开展的《档案社会保管服务机构管理规范》研究项目，也已通过由江苏省档案局组织的专家评审，填补了档案社会保管服务的一项空白。
上述经营实例，是档案公共服务外包企业的高资质呈现，具有对这个市场进行业态引领的价值。
4 档案存管公共服务市场存在问题和应对之策
4.1 档案社会存管企业发展不平衡。目前，从供方市场看，沿海地区起步早、企业数量多，中西部则相反，发展不平衡；从库房建设的标准看，规模化的高标准库房少，过渡性的临时库房多；从档案库房的产权看，租房改建的多，拥有自主产权的少；从市场运作方式看，正规招投标的少，竞争性谈判的多。
之所以要对企业数量、库房标准和产权方式进行比较，是因为一个市场的形成必须依托一定的规模，没有相当的聚落效应，市场便难以成形。其次，无论档案的属性如何，都是有保管年限的，有的只需短期（15年以下）存管，有的则需要长期（15年以上）或永久存管；而进入社会存管的档案，保管期限基本上都在长期以上，因而供应商的库房标准和产权资质，也应有一个合理的结构，才能与各类购买需求相对应。低标准库房或临时租借而不具备自主产权的库房，都不适合长期及永久化存管，会造成许多后续问题，影响市场信誉。
4.2 档案社会存管市场行政监管缺位、行业自律失范。按照档案法规定，各级档案行政管理部门行使对本行政区划内档案事业的主管权，因而，有关档案社会存管市场的一应事务，由档案行政管理部门负责监管是不应当存有歧见的。但就目前情况看，大多数档案行政管理部门都忽略、或者说放弃了对这个市场的监管，行政职能界定不清，迟迟不愿介入。因为介入便意味着责任。而档案安全的责任，不是谁的肩膀说扛就能扛起来的。包括工商、税务、质监等部门，也只对企业的设立与营运负责，不可能，也没有能力监管档案安全，包括实体安全与信息安全。安全监管以及资质审核的缺失，造成这个市场准入无门槛，服务无评鉴，其他政府部门、企事业单位在试图购买服务时，由于缺乏具有公信力的、权威的专业指导，信息获取不充分，对企业资质无从鉴别，往往一头雾水，除非像上海法院系统那样自行调研，大费周章。目前总体看，这个市场信息是不对称的，价格机制是扭曲的，自由竞争是不平等的，往往迫使购买方放弃招投标，采用竞价式谈判进行筛选。而竞价谈判，一则给权力寻租等腐败行为留下空间，不利于市场的健康发展。二则容易诱发过度竞争，低价承接，造成市场混乱。
放开准入标准对扩张市场并非全无益处，的确吸引了一些供应商从其他行业转行而来，但弊端更为明显。在册企业资质高低悬殊，管理失范，市场伦理道德滑坡。一些供应商在毫无专业准备的情况下，匆促上阵，盲目沿用物流仓储企业的模式存管档案，加之后期监管跟不上，积弊越来越深。更有甚者，在追逐利益的本能驱使下，“偷工减料”等违规现象屡有发生。一些供应商以低价竞争为手段，接包后降低服务品质，不惜采用已被淘汰的水喷淋系统，为防止其误喷，在档案密集架上再加装塑料“雨棚”，等于人为添加了一堆助燃物，防火功效适得其反，万一发生火情，后果不堪设想；个别供应商为库房配置低质除湿机，功率大，但去湿欠佳，为节省成本基本上不启用，其代保管的档案短短两年就发生霉变，给购买服务的单位造成了难以弥补的损失。即便如此，供应商仍无后顾之忧，购买方哪怕提出投诉，也找不到仲裁对象。
4.3 政府部门转变职能与强化行业自治乃当务之急。显然，无论作为甲方的购买方和作为乙方的供给方，都迫切需要档案行政管理部门转变职能，从重点对国有档案的直接管理，转变为对覆盖整个行政区域的档案事业的监督和指导，尤其需要重点加强对档案公共服务市场的监管，包括对服务商的资质、能力、行为和服务品质实施监督，以及提供咨询、指导、培训、评鉴等相关服务。当下而言，设立市场准入门槛，尽快出台“档案社会存管行业标准”及其配套措施，并严格监管之，创造一个和谐有序的制度环境，实乃当务之急。改革如果跑不赢危机，长期滞后于实践，政府无论怎样回避，监管缺位本身就是绕不开的责任。总之，当好裁判是档案行政管理部门必须履行的法定职责。另一方面，企业也应强化自律意识，在条件成熟时，组建档案社会存管行业协会，建章立制，提高行业自治能力，使这个市场真正成为国有档案存管方式的有效补充，完善我国档案管理体系。
任何市场都涵有容错机制，但档案托管市场情况特殊，企业面对的服务对象――档案，都是唯一的、不可逆的，容不得任何闪失；或者说，这个市场的容错度非常苛刻，在n案安全保管的狭义层面，万无一失是一个不容商榷的主题。党的十八届三中、五中全会《决定》为改革开放的全面深化作出了顶层设计，中央两办印发的《意见》和国家档案局的贯彻落实要求，也已为创新指明了行动路径，下一步就待具体细则出台。涉及档案事业核心内容的改革，光有顶层设计和原则要求是不够的，还需要精准实施的全面推动，同时也离不开万众创新的基层氛围和激情。
参考文献：
[1]见上海档案信息网。
[2]于翠华.浅谈法院诉讼档案电子化管理[J].兰台世界（增刊），2013（3）：108.
[3]吴倩敏.论保险业务档案外包风险管理与防范[J].广东档案，2011（3）：18.
