时间：2023-06-01 09:31:56
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理的分类，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
医院的档案是记载着医院各项事物、活动、历史的资料集合，是汇聚着自医院建立以来所有成果的汇总。对医院的发展和成就起着至关重要的作用，医院档案管理以其独特的规范性、保密性、永久性的特点，服务者医生和患者。医院档案管理基本都是有第一手资料建立而成，由层层人员和部门把关检查，对用纸、用墨、语言、文字都有严格的规范要求。医院的档案大多数都保存在相对安全的地方，档案中记载着许多涉及医院内部和高层的决策或方针，以及患者的个人信息、个人隐私等，有着较大的私密性，医院的档案管理工作者做好安全工作，防止档案中所记载的隐私外泄，杜绝对医院或患者有所损害的事情发生。传统的医院档案大多都是以文字的形式记载在纸张上，存放在档案盒中密封保存，在做好安全管理的同时，规范的工作方式和行为方式，可以让这些档案永久的保存，不会出现遗漏或损坏。医院档案是为了更好的服务患者和医生，为他们提供方便，同时也是医院正常工作运作的基础，医院的档案管理者要做好管理工作，配合各部门之间的工作，让医院的工作效率更高，更好的为患者服务。
为了适应社会的发展，医院的档案管理方式也在不断的改变，现阶段的医院档案管理变得越来越有层次感，从不同的角度，不同的方向把医院档案分类存放，根据研究目标的不同和医疗方向的分类，渐渐的把各种类的资料和信息分门别类的储藏，可以更快捷，更方便的为医生和患者服务。现阶段的医院档案管理更加具有专业性，传统的医院档案管理大多是由非专业人士管理，对医学的具体分类不够明确，现阶段的医学种类繁多，各领域相互影响相互交错让传统的医院档案管理者不能及时的有效的把档案及时存放，因此现阶段的医院档案管理要有专业性人才的加入，做好各个医学科目的细化工作，保障医院的正常运转，更好的为患者服务。同时在现阶段医院档案管理中最重要的就是档案的连续性，医学的研究过程和研究成果是一个相对缓慢的进程，其周期性较长，医院档案管理工作者要做到保证其在研究的同时保存好每个阶段向对应的成果和结论，做好医学研究的配合工作，让医院档案可以更好的服务医学研究。发挥医院档案管理现阶段应有的作用。
二、医院档案管理现阶段所存在的问题
2.1、医院档案管理的分类问题
医院档案的丰富程度很大程度上决定着医院的等级、经验、优良等，它是医院精神财富的具体体现，而确保各个档案整齐有序的排放的关键就是医院档案的分类排放等问题。传统的医院档案的原始积累来源于医院的各个部门的资料归纳，并没有积极主动的去收集资料、文件等，其被动、来源渠道单一的特点较为明显，而档案的分类又是档案管理的基本方法，是对档案进行系统的、规范的管理分类的有效手段。但是在现阶段医院的发展过程中，大多的医院不在意和注重档案的分类管理，没有科学的、规范的方式去分类管理档案，而且多数原因在于医院用房紧张，档案无处存放，各种基础设施不够完善，甚至导致医院档案的发霉、老化等问题，给资料的查找带来很大的困难。
2.2、医院档案管理人员的专业素质较低
在大多数的医院中，医院对于医院档案管理的工作并不是很重视，医院档案管理者的薪资水平还相对较低，各种基础设施陈旧，更新换代的水平跟不上医学发展的步伐，导致现阶段医院档案管理的水平严重的影响着医院的发展节奏。而医院档案管理工作者也没有能够正确的认识现阶段医院档案管理对于医院发展的重要性，严重的缺乏与管理相关的专业知识和法律意识，想当然的以为医院档案管理工作就是简单的文书整理，这种不负责任的想法充斥着大多数医院档案管理者的思维中，受到其专业素质和文化水平的限制，导致现在的医院档案管理工作大多都处在一个相对混乱、分类不均、乱装错装的阶段，使得医院正常的工作运转受到了很大程度的阻碍，远远满足不了现阶段医院发展的需求。
2.3、现存的医院档案管理制度不够规范
医院从开始出现以来，经过不断的发展变迁和自我完善，都形成了一套适应自己的医疗管理体制，各个部门之间、各个个体之间都有一定的行为规范和行事准则，而医院在档案管理方面却缺少相应的制度规范，使得医院的档案管理工作没有明确的形式准则，档案管理部门之间没有相对应的科学规范的流程，缺少对档案的监督和审查，不成形的医院档案管理使得人员松懈、工作散漫、效率极低，及其不利于医院的正常管理。
三、规范现阶段医院档案管理
为了配合现阶段医院的发展，医院档案管理工作者要做好医院档案的管理工作，医院也要大力的支持其工作，建立健全档案管理的基础设施，优化档案管理的环境，调动每个医院的部门配合好医院档案的管理工作，每个部门都把收集资料和文书的工作做到实处，各个部门都负责起来，积极的配合，方便医院的档案管理，同时也能极大地提高医院档案管理的完整程度和丰富程度。医院?n案管理工作者要努力的提高自身的专业素质不断的学习各种先进的医院档案管理手段和知识，丰富自己的见识，开阔自己的领域，积极的学习与医院档案管理有关的法律知识，掌握我国法律对医院档案管理的要求，提高现阶段医院档案管理的效率。同时最重要的就是医院要明确各项档案管理的制度规范，保障医院档案管理工作的正确、正常进行，结合相关的法律为医院的档案管理工作制定出一套科学的行为规范，使得档案管理工作真正的成为方便医患使用，帮助医院发展的一项重要组成部分。
关键词：电力系统 档案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中图分类号：F407.61文献标识码：A 文章编号：
1 前言
管理电力系统的档案是企业生产经营历程的存储与总结,同时又涵盖了大量的生产技术与经营管理的资源。三水供电局综合档案室成立于1991年,现有专职档案员2人,档案管理三级网络人员16人,档案用房300平方米,其中档案库房200平方米,拥有库藏档案26000余卷（件）,各类编研材料数十种。随着我国电力系统改革的不断深化,对企业的生产运营也提出了更高的要求,在新形势下,强化企业的档案管理,使其为企业的发展提供支撑与动力,具有重要的意义。电力系统传统的档案管理方法导致职责不清、管理效能低下,档案管理的系统性、规范性、实时性很多问题曾出不穷,已不适应新时期档案管理的需要,而程序化管理,则以其高效性、系统性为档案管理提供了有效的手段。
2 电力系统档案程序化管理的意义
档案的程序化管理是注重档案管理不同阶段的相互关联,而实施的一种现代化管理方式,体现了档案管理内容、方法、制度等方面的层层衔接和递进的关系,实施程序化管理有助于明确档案管理人员的职责,提高管理效率。①一方面,实施程序化管理后,要制定不同阶段的工作程序和规范,明确每位档案管理人员的工作职能,明确该阶段工作的具体任务和方法,使得每位工作人员能够各尽其职,工作职能上没有没有重叠和交叉,防止“齐抓、不共管”的事件发生。②另一方面,实施程序化管理,可以提高工作人员工作的主动性,整合人力和物力资源,对档案进行精细化管理,明确岗位责职和阶段工作内容,使得减少不必要的重复性劳动。
3 电力系统档案程序化管理的举措
电力系统档案程序化管理分为档案的收集、分类、保管、应用四个环节,各环节间相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,体现了程序化档案管理的集约和效能。
3.1 档案的收集环节
收集阶段是程序化档案管理的第一步,需要对电力企业各部门的研究成果、发展历程进行系统、严格的鉴定,并把有保存价值的资源收集起来。在实际工作中,一方面要在档案管理部门要建立健全档案收集工作管理制度,使工作人员能够对材料进行准确的鉴别,把有价值的材料收集到档案库中。另一方面,要为相关电力档案成果的产生部门制定规范的档案保存制度,使各部门能够把每项重要的生产活动和发明创新都能够准确的记录下来,以便于档案管理人员对其进行采集。③第三,要建立协调与沟通机制,档案管理部门要常规性的对各部门进行档案成果的收集。
3.2 档案的分类环节。要将收集的档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统排列和基本编目、划定层次,从而形成有一定从属与平行逻辑关系的、不同等级的档案分类数据库。电力企业档案管理部门要完善档案登记、分类等相关机制,对档案分类的范围、时间、渠道做出具体的要求。④要摒弃单一式分类法, 而应采用复合型的分类方法,即:按不同部门（如:电能生产、电力设施建设、电力营销等部门）的横向分类与企业不同时间段运营情况的纵向分类。
3.3 档案的保管环节。电力系统在档案保管中要落实好岗位责任制,首先要为管理员设定工作目标与规范,建立健全档案保管标准与制度,把资料的规格、格式、数量等方面做统一的标准化要求,把档案的立卷、标题、目录、时间等工作规范化。⑤其次, 要对管理员的工作进行监管,建内部控制机制,把各项工作落实到每位管理员,要摒弃传统档案管理“事中”监督的单一化管理模式,而应实施“事前－事中－事后”立体化监督。在档案入库前要掌握库存情况,在档案的保管过程中,要发动员工的力量进行互相监督,促使管理员能够严格按照规范和标准操作。在管理人员调动或离任前,必须对其所承担的保管任务进行全面检查,方能办理相关的调动和离任手续,最大限度的保护档案资料。第三,要把档案管理与绩效挂钩,对档案保管中由于人为失误而造成的损失, 要与员工的工资、福利、职级等切身利益相联系。
3.4 档案的利用环节。收集、分类、保管等前三个环节为档案的最终利用打下了夯实的基础,对电力系统而言,有效的利用档案,为企业的生产运营服务才是档案管理的最终目标。⑥要广泛创新档案的利用手段,通过阅览、借出、交流、咨询等方式,把企业的电力技术研究成果及经营历程最大限度发挥余热, 推进企业的技术改进与自主创新。在档案的阅览中,要为创设良好的阅览环境,利用好检索工具;在档案借出中,要履行密级手续,制定相应的登记、借还日期、档案损坏处理办法等相关制度。使借阅档案的人员能够对档案的安全性、完整性和保密性负责,杜绝企业档案的损坏和遗失。在档案的咨询中,要制定相应的指导咨询、检索咨询等相关机制,树立服务意识,最大限制的满足企业发展的需要。同时,要积极与其它电力企业保持联络与交流合作,建立与其它电力企业档案管理部门的沟通机制,取长补短,不断对自身的档案管理进行完善。
4 结束语
总之,在新形势下,强化电力企业的档案管理,对于企业的运营与发展具有重要的意义。程序化管理,以其高效性、系统性为电力系统档案管理提供了有效的手段。实施电力系统档案程序化管理,要切实抓好档案的收集、分类、保管、应用等四个环节,使之既相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,最终使程序化管理的集约性与效能性在电力系统档案管理中发挥巨大的作用。
参考文献
[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J]．青海电力，2007(1)
[2]肖莉.拓宽新视野创新电力档案管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010,(10):24-25.
[3]黄磊.档案质量管理体系的构建研究[J].山东大学学报,2010,(04):20-22.
[4]孙家骞.电力企业档案信息化建设初探[J].科技促进发展(应用版),2010,(10)14-15.
在企业的生产活动过程中，合同已经突显出其关键而重要的地位，合同在企业运营过程中扮演了重要的角色，随着企业经济发展层次的不断上升，企业合同档案的管理也提上了日程，由于企业的合同档案数量不断增加，为了科学、规范、有效地管理好企业合同档案，为需求者提供便捷准确的服务，需要对企业的合同档案进行科学合理的分类管理，要采用科学有效的策略和方法，实现对企业合同档案管理的分类管理、集中管理。
1 企业合同档案的概念及特征
企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：
企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：
①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。
②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。
③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。
2 企业合同档案管理的分类优化措施
企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。
2.1 强化企业合同档案管理机制
在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。
2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理
在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。
2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理
在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。
2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全
在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。
2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况
在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3 优化企业合同档案管理分类的方法
3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。
3.2 集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。
3.3 分类表的使用方法
在分类表的分类归档整理过程中，年度、分类号、件号是合同档案分类表中的重要元素，其中：年度是合同签订的年份，合同对应的分类号码为分类号，件号是在同类的合同档案分类中的流水号。这三个要素可以用于企业合同档案分类管理中，便于实现对企业合同档案管理的统一收集、整理和保管。在这种优化的合同档案分类管理方式下，可以实现同库保管，利于整理和查阅，实现科学有效的合同档案管理。
一、完善管理制度，建立网络系统
档案管理工作在事业单位中普遍存在，一般而言档案管理工作主要是对事业单位内部人员的档案进行统一的收集与整合，以方便事业单位对企业内部人员的控制与管理。在进行事业单位档案规范化建设的过程中建立起有效的管理制度是关键，具体而言包括以下几个方面：（1）完善管理制度。档案管理工作在事业单位中一般缺乏有效的发展空间，很少有事业单位会关注单位内部档案管理制度的创新与完善，因此大部分事业单位的档案管理工作在制度上都存在缺失。鉴于此，有关工作人员应积极的对事业单位档案管理制度进行一定的完善，使得有关工作人员可以在制度的规范下进行具体的工作。这是事业单位档案规范化建设的基础。（2）建立网络系统。随着现代科技的发展，网络技术也融入到了社会生活的方方面面。因此在进行档案管理的过程中，有关人员也应将网络技术应用其中建立起有效的网络档案管理体系，将档案管理部门与单位其他管理部分有机的联系到一起，提高事业单位档案管理与应用的效率。
二、搞好管理分类，做好档案归档
档案在进行管理的过程中要进行一系列的工作，而档案分类是其中最主要的工作之一。在实际的工作过程中有关工作人员应搞好档案的分类管理，做好档案的归档工作。档案的分类管理一般要按照档案的内容，档案的先后顺序，档案的实际情况等进行分类，这些分类有利于档案的查询，对于档案的提取与应用有着一定的帮助作用。因此在进行档案分类的过程中，有关人员应对档案的分类进行严格的规定，并采取科学的分类方法确定具体的档案类型。除了档案的分类外，档案的归档也是档案管理中的重要环节。因此为了保障档案归档的质量，防止档案在借阅的过程中丢失，有关事业单位应针对档案的归档建立起有效的规章制度，以明确档案调取与归档的程序，减少档案归档过程中问题的出现。
三、严格档案整理，坚持科学管理
档案在进行存放的过程中，要进行一定的整理针对不同的需要对档案的存放地点，存放方式等进行更改，同时还要对一些受损档案进行修复，对一些过期档案进行集中处理。因此为了有效的搞好档案的整理工作，有关工作人员应严格档案整理工作，对档案管理工作进行细化，针对档案管理工作中出现的问题进行有效的修正，采用更加科学的方式进行档案的管理。并针对档案的重要程度以及档案的时间顺序等进行合理的整理。
四、加强法律宣传，搞好保密工作
档案中涉及到了事业单位工作人员的各项隐私信息，因此事业单位在对档案进行管理的过程中，应对档案的管理工作给予足够的重视，避免因档案管理不善而造成事业单位员工隐私信息外泄的情况。首先，事业单位应加强法律的宣传，使得档案管理人员可以对档案管理的重要性产生认识，提高档案管理的规范程度。其次，档案管理人员应在档案保密工作上下工夫，制定出有效的档案保密条款，对于档案的取阅，档案信息的公布等进行严格的控制，以此减少档案信息外泄的情况。最后，有关档案管理人员在对档案进行销毁的过程中，应保障销毁的彻底性，要在多人监督的情况下进行粉碎销毁或者燃烧销毁，杜绝一切可能造成档案信息外流的机会。
五、完善档案室建设，注重服务质量
纸质档案需要一定的存放空间，档案越多占有的空间面积越大，同时由于纸质档案容易受到外界因素影响，经常会产生发霉，受潮的现象。因此有关事业单位应对档案的存放地点进行合理的选择，建立起符合存放要求的档案室，完善档案室的建设，避免档案因存放不当造成档案的损坏。除此之外，档案室管理人员的工作能力也与档案存放的质量有着密切的关系，因此有关档案管理人员应积极的学习档案管理知识，吸取周围工作人员的工作经验，注重提高服务的质量，使得事业单位档案管理工作可以取得长足的进步。
六、建立电子档案，实现信息管理
纸质的档案在存放以及查阅等方面都存在着一定的局限性，因此随着现代科技的发展，建立电子档案成为了事业单位档案管理的主要工作。在进行工在的过程中，有关管理人员通过信息录入的方式，将纸质档案转化为电子档案存放在计算机中，并利用网络技术与各部分进行连通，方便各部分的查阅，有效的提高了档案管理工作的速度，促进了事业单位档案规范化建设的进程。
关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别；医院档案
随着我国科学技术水平的迅猛发展，电子文件档案化管理方式被社会企业广泛推广和使用，因为传统的档案管理已经不能满足社会现代化的发展和需要，但是电子文案档案化管理又不能完全取代传统的档案管理。因此，针对电子文件档案化管理和传统档案管理特点的不同，将其在医院档案管理中的应用进行分析，找出二者之间存在的差异性。
1 电子文件档案化管理的概述
电子档案管理是在传统纸质档案管理的基础之上被广泛开发应用出来的，从电子文件档案的本质体征来看，它是利用电子计算机等网络手段对档案进行管理、归纳和分类的一种形式，这种办公自动化的管理方式可以有效的使电子文件完成自动化和社会化的管理模式。这种模式适应现代社会发展，能为医院的档案管理工作提供实时准确、方便快捷、高效的档案信息内容[1]。
医院档案部门经过用电子计算机等先进的技术手段对档案信息内容集中管理，并把档案中的内容进行系统保存，存储成符合要求的电子档案。然后再由相关的档案管理人员进行分类和整理存储到磁盘中，在必要的情况下要对其进行备份保存。电子文件档案化管理，需要对使用者进行确认，然后为档案部门提供方便的信息内容查询途径。
2 电子文件档案化管理的特点
电子文件档案是在社会生活中不断发展起来的，它是指通过电子计算机网络磁盘等设备进行存储和分类。电子档案既与传统纸质档案相对应，又与其相互关联，电子档案是通用的电子图像文件集合，通常是以案卷为单位的。电子文件档案中主要包含电子图表、报表、文件以及电子图书等。
电子文件档案化管理和传统的档案管理存在差别，因为电子档案一定要经过计算机网络进行复杂的编程和解码之后才能被供给使用。电子档案中的内容可以被粘贴复制存储到不同的媒介之中，比如优盘、磁盘等。当医疗工作者想对其进行利用时，就可以利用电脑等设备对它进行调出然后查阅出相关的档案信息内容。与传统档案化管理相比，电子文件档案化管理有如下几个特点：①传统的纸质档案内容比较直观，医护人员不用借助其他设备进行查阅。而对电子档案进行查阅时，一定要借助现代化的办公设备，比如电脑、手机等才能查阅利用。②传统的纸质档案在进行传送交接时，需要通过人工进行传送。而电子档案就可以直接利用电子计算机等设备进行传送和处理。③传统的档案在使用时，会受到时间和空间的影响。但电子档案的使用可以达到共享性，不受时间、空间以及距离等问题的影响。④传统的纸质档案的保存环境比较复杂，而且需要占用一定的空间。而电子档案则不同，它不需要相应的保存场地，但是电子档案在进行保存时需要防磁性能条件比较强[2]。
3 电子文件档案和传统档案管理之间的不同之处
3.1在归档方式上的区别 传统档案管理在归档时需要医院档案管理人员进行整合、编码和分类，需要花费大量的时间和人力，它有相应的载体，在工作人员进行编辑的过程中，出现错误更改起来比较困难。而电子档案则不同，它需要工作人员使用计算机网络进行技术编码，操作起来比较节省时间，但是电子档案的载体却不能固定，工作人员在操作的过程中可以不留痕迹的对信息内容进行修改，这样就会使得原始性的文件缺乏可靠性。为此，电子档案在归档的过程中，要在传统档案管理的经验基础上进行身份和信息验证，减少在传输过程中出现错误，以此来确保档案文件的真实准确性[3]。
3.2在归档时间上的差别 传统文件档案管理在归档时间上比较单一，需要系统的时间规定和期限。而电子档案在文件整合后，医院档案管理人员可以对其进行随时归档，还可以对计算机等设备进行设置归档日期，在某一时期进行统一归档，文件形成以后计算机网络会自动整合和分类，方便使用者查阅和使用。电子档案的随时归档性，能够减少文件漏归等问题的出现，快速便捷，提高档案利用效率。
3.3在文件分类、编目等管理方式上的区别 传统档案管理在分类和编目过程中，需要工作人员进行人工系统操作，需要档案工作人员的工作劳动强度较大。而电子文件档案管理有其自身的特殊性，它可以直接对档案文件进行分类和编目。在技术条件允许的情况下，医院档案管理工作人员在编辑过程中可以安装检索工具，以方便日后医护人员对档案信息的检索和查询，进而减少档案工作人员的劳动时间。
3.4在保管方式上区别 传统档案管理在保管方式上，需要相关的档案存储室，档案工作人员需要对档案管理存储室进行定期检查并打扫。而电子档案管理需要工作人员把档案文件信息存储到档案管理中心的相关设备中或刻入到光盘中由相关工作人员进行保管和整理，占用空间小保存时间久[4]。
3.5在查询使用方式上的区别 传统档案管理在查询使用时，需要医院档案管理人员进入档案室进行翻阅查找，查阅的过程比较复杂。电子文件档案在查询和使用时，它只需要档案工作人员注册相关登记手续，然后在档案管理中心进行登陆就可以对档案文件进行查阅和使用。
4 结论
综上所述，科学技术水平的不断提高，为电子文件档案化管理提供了技术支持，但是从医院的档案管理来看，电子档案管理并不能完全取代传统档案管理，传统档案管理方式要为电子档案管理提供基础经验。尽管目前的电子文件档案化管理在医院档案管理中存在着一定优势，但是电子档案在管理过程中也存在一定的弊端，需要传统档案管理对其进行辅助，才能够使得档案文件更好的服务于医院工作人员。因此，即使电子档案和传统档案存在差别，但是要让他们共同发展服务于医院工作的需要中。
参考文献：
[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2011，09：43.
[2]刘金兰.对电子文件档案与传统档案管理"双轨制"的认识[J].山西档案，2012，S1：9-10.
《出生医学证明》是依法许可的医疗保健机构依据《中华人民共和国母婴保健法》的有关规定对新生儿出具的法定医学证明，有着“人生第一证”之称，其作用不仅是证明该婴儿是在中国境内出生的新生儿状态，而且可以为判断血缘关系提供最原始、最科学的原始依据，为公民获取中华人民共和国国籍提供医学依据，为公民进行户口登记、取得公民身份证号码的原始法律凭证，为儿童能依法免费获得接种疫苗等保健服务的科学凭证。随着经济的发展和社会的进步，孩子的上学、民族的更换、出国留学居住、对遗产的继承等都需要《出生医学证明》作为凭证，其价值愈来愈大。
《出生医学证明》重要性，对《出生医学证明》的档案管理也很重要。在《档案管理法》中就规定：《出生医学证明》的档案作为人从出生到死亡的最基本资格资料之一，是民生档案的重要组成部分。科学、有效的《出生医学证明》的档案管理能直接促进公安机关对户口办理的速度和效率，提高其为民服务的质量与口碑；能提升医疗机关对母婴保健工作的质量，增加人们对保健机构的满意度，从而协调医患之间的矛盾冲突，维护社会的安定与和谐，可以通过为某些事项提供最为原始的医学凭证，最大限度地维护国家、社会组织和公民的合法权益，保障公民的切身利益。所以，随着社会的进步和发展，生活中越来越多地利用到《出生医学证明》档案，健全《出生医学证明》档案管理工作势在必行并迫在眉睫。
二、目前《出生医学证明》档案管理中存在的问题
（一）保管部门不明确，影响管理质量
由于上级主管部门没有对《出生医学证明》档案管理做出统一的规定，造成各个机构的档案管理缺乏统一性：有的把作为病历在病案室管理；有的因新生儿出生在妇产科，由妇产科管理；有的统一上交到医院的档案室管理。由于管理部门的不明确性，造成其档案管理的不规范性，不同程度地造成《出生医学证明》档案材料的破损、混乱，甚至丢失，不同程度影响到保管的质量，为档案管理的服务性造成一定的障碍。
（二）档案管理无序，影响服务质量
目前在《出生医学证明》的档案管理上存在许多漏洞和混乱，比如签发机构关乎人情存在弄虚作假的现象，比如现在许多家长为了让孩子能赶在8月31日前报名入学，就需要寻找关系更改出生证明，更改户口本上的身份证号；再如档案管理人员缺乏必要的管理知识，对出生医学证明的档案随意排序，电子档案也项目不全，甚至有缺录的现象，造成需要时难以寻找，费时费力，甚至丢失，耽误他人的事情办理。
（三）管理交接脱节，造成人力重复
在医疗保健单位的《出生医学证明》档案管理虽然是专业管理，但由于人力资源的合理流动，管理者存在管理移交等问题，但由于《出生医学证明》档案相对其他医学案例档案受到的重视度相对弱，就存在了管理移交脱节的问题，造成每一届管理者都要重新进行整理、归档等，造成人力资源的重复劳动和浪费，甚至造成对于档案的管理总是处在原地踏步，而无所创新。
三、提升《出生医学证明》档案高效管理的措施
（一）加强学习，提高职责意识
档案管理中的问题存在，说明从上到下对《出生医学证明》乃至档案管理的不重视，因此提高档案管理的有效性，首先要提高从签发机关到具体管理者的档案管理意识，保证《出生医学证明》乃至档案的真实性、完整性、有序性。卫生管理部门和医疗保健部门要定期对签发科室和档案管理人员进行《母婴保健法》中关于“出生医学证明”知识学习，提高有关人员对“出生医学证明”重要性的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的工作宗旨，从而提高自身的工作职责。签发机关要明确责任主体的职责，做到及时签发《出生医学证明》，严格审核补签、换签的手续，确保真实性和公平性；档案管理人员要规范档案归类，做好有效档案、问题档案、废证档案的科学管理，促进管理工作的有序性和快捷性；档案管理人员在流动时做好移交手续，保证后续管理者对档案管理的规律掌握，避免错误管理、费时管理，保证出生医学证明发放工作的连续性和稳定性。
（二）统一管理，实现服务高效
对于《出生医学证明》的档案管理应该实行统一要求、统一管理，就是各医疗保健机构对《出生医学证明》的档案统一规定为档案室专业管理，若能统一到县局、市局档案室统一管理更好，能保障公民利用时求助单一，快捷高效，避免四处打听，万般求索。
（三）规范管理，提高工作质量
对于档案的管理要定位好《出生医学证明》的归档种类，统一于签发类档案，与管理类档案区别开来；《出生医学证明》档案由于存在历史存档和即时调取的双重作用，所以在整理时一定要对零乱的档案进行条理化整理，进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、录制电子档案等，组成有序的管理体系，并在整理的过程中遵循档案的时间特性和形成规律，保持档案文件材料之间的有机联系，并区分档案的价值实行分类管理，为后续管理工作和服务工作提供方便。所以，要对管理人员进行专业培训，提高其规范管理的专业技能，提高管理工作的质量。
比如在对《出生医学证明》的档案管理中做到以下几个重要工作：
科学分类：在对档案按照“年度――保管期限――文件种类――事件分类（首次签发、补发、换发、废证）”进行分类，确保档案整理有理有据，相对稳定，体系连续，便于查找和利用。
规范整理：对“证明”文件的整理中，做到“正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、印件在后；改签在前，原签在后；换发在前，原发在后；废件挑出，另行整理”。
有序管理：对所有的档案进行编号，做到不空号、不漏号。对编号进行科学设置，让编号中包括全宗号、年度码、保管期限码、件号。实现一个年度一个保管期只现编一个流水号，每年度从1开始。并在档案首页附编码（如图所示），在档案盒上编制案卷目录，方便查找。
（四）互联管理，实现快捷服务
对于《出生医学证明》的档案管理要实现现代化管理，在对“出生医学证明”的附件、原件复印件归档时同步录取电子档案进行归档，确保档案的真实性。
档案管理部门还可以在同一档案管理的同时，利用医疗机构的信息化管理平台打造“出生医学证明”管理的信息化高速通道，实现婴儿出生、签发证明、录取信息三同步，减少差错，避免不良事件的发生。
档案管理部门对《出生医学证明》实现信息化系统平台的管理，在平台中设置基本的信息查询，方便群众自己查询，为管理人员提供必要的档案编号，节省档案管理工作者的查找时间；也可方便档案管理人员对“出生医学证明”信息的核查、更改，提高为民服务的质量与效率。
关键词：医院；文书档案；现代化；管理对策
一、医院文书管理的重要性
医院的文书档案客观记录了一个医院各个时期的重要活动，重大事件及工程进展，不仅记载了医院自身的发展历程，还记载了医院各项活动的广度与深度，直接反应医院的管理水平，为医院更好的展开各项活动和工作提供了宝贵的资源和经验，是医院档案管理系统中不可缺少的一部分[1]。随着经济和科学技术的不断发展，现代化管理技术和手段不断应用于工作和生活的各方各面，医院文书档案文件繁多，如何利用现代化技术将其进行分类及管理成为目前的重大课题。
二、医院文书档案管理中存在的问题
（一）医院对文书档案管理重视程度不够
由于文书档案管理不能产生直接的经济效益，医院对其管理意识薄弱，而多集中如何提高医院的治疗水平及外界口碑，从而直接提高其经济效益。同时，有人认为对医院文书管理的工作简单，不需要技术含量，对医院的发展并没有什么意义，没有存在意义。长期存在的观念抑制了在现代化背景下文书档案管理的与时俱进，造成了医院文书档案资料缺失或分类不当，降低其的利用率。
（二）医院文书档案管理人员素质不高
医院的人才培养中多关注引进高端医疗技术人员，忽略了管理方面的人才引进；在人才培养方面，注重疗效知识的教育培训，却忽略了对医院文书档案管理人员的管理能力的提升。在医院从事文书档案管理的人员大部分不是文书档案管理专业的学生，来自计算机、护理等专业的人员通过自学相关知识，便开始文书档案管理工作，由于缺少管理的专业背景，难以投入到文书档案管理复杂的工作当中。此外，医院的文书档案管理人员不固定，存在较大的人员变动，为医院的文书档案管理也加大了难度。
（三）文书档案管理制度存在缺陷
由于缺少与现代经济体制相适应的管理制度，多数医院并没有对文书档案建立完善的管理制度，使得相关的资料收集、整理、储存不当；各部门对医院文书档案适应分散管理，对其文书档案的界定范围不明确，也没有建立完善的制度，管理质量层次不齐，随着现代化进程的加快，除了纸质版的文书档案，还存在电子版，不完善的制度造成文书档案的重复保存或缺失；此外还存在部分文书工作和档案工作脱节的现象。
（四）文书档案管理硬件设备投入不够
医院对于先进的治疗设备投入加大，但在文书档案管理的相关硬件设备上投入较少，一些医院对于单独文书档案室的设立，管理管理设备及消防设备达不到相关标准；此外一些医院并没有将计算机设备及相关的网络引进文书档案管理中，多数管理还集中于手工管理，自动化管理程度小；且在自动化档案管理中，工作人员无法很好的应对电子档案的存储管理、信息安全以及防御计算机病毒、修复技术等，知识计算机技术在医院文书档案管理中的开发和利用与其他管理领域存在很大差距[2]。
三、提高医院文书管理档案的对策
（一）加强医院管理人员对文书档案管理工作的重视程度
通过对医院各层人员培训，提高其对档案管理工作的认识程度，尤其要增强管理人员的重视意R。只有领导对档案管理重视意识提高，才能提高管理在医院地位的提高，才能增加对档案管理的投入。此外还有不断提高医院医疗人员的业务能力，增加医院的经济效益，为档案管理提供必要的经济基础。文书档案管理工作不是分散的，而应作为统一管理的，因此要加强各部门的交流与沟通，推进档案管理工作的顺利开展。
（二）提高医院文书档案管理人员的综合素质
档案管理人员的素质直接关系到档案管理的水平，因此要从各方面提高档案管理人员的素质。加大文书管理档案高端管理人才的引进投资，招收具有档案管理背景或有经验的工作人员；定期对档案管理人员进行培训，让其接受更专业、更系统、更先进的知识体系，从而不断提高自身的素质；加强工作人员对计算技术、网络技术等的应用能力；此外减少档案管理岗位的流动性也有助于推进医院档案管理的进程。
（三）完善档案管理的各项相关制度
建立健全文书档案管理制度，对文书档案的范围准确定义，并明确档案管理人员职责，对整个医院不同部门的档案实行统一管理；建立关于文书档案管理的考核制度，定期对档案管理人员进行考核，确保其业务水平，从而保证档案管理工作的顺利进行。对于业务能力较差的档案管理人员，对其进行二次培训，实行考核上岗等。此外还应对文书档案的保密制度、保管制度、查阅制度以及档案的鉴定、借阅、销毁等制度予以完善，使每份文书档案管理工作都有章可循，并有明确的要求和制度约束[3]。
（四）推进文书档案信息管理的现代化建设
随着我国人口的不断增加，文书档案资料也呈明显的上升趋势，单纯通过手工完成对其记录、分类及储存以不能满足人们的需求，因此必须引进先进的现代化技术，应将计算机技术、云技术等运用在档案管理过程中。首先增加信息管理硬件设备的投入，完善资料室的相关基础设施；其次重视纸质化档案数字化，并对档案中重复的内容进行整理，缺失的内容予以标记，并对已有文书档案进行分类，便于之后的档案统计，有利于提高工作的自动化程度；此外要加快医院信息网络平台的建设，将各类档案信息纳入其中，构建医院信息中心，进行档案信息的网上数据传输，提高档案管理的信息化水平，为各医院各部门提供更加便捷优质的服务[4]。
四、结语
综上所述，医院文书档案管理工作复杂，需要长期的投入，是衡量医院现代化的重要指标之一。因此医院各层必须对该工作予以重视，加大投资人才和设备，解决好目前存在的问题，发挥其在医疗工作、教学科研及医院管理中的作用，从而为医院创造更大的经济效益。
参考文献：
[1]红.医院文书档案管理中存在的问题及对策[J].现代医院，2013，12（02）：126.
[2]黄建华.探讨医院文书档案管理工作中存在的问题及对策[J].北方药学，2013，10（07）：151.
1信息挖掘技术
1.1数据挖掘技术概述
数据挖掘技术是一种基于统计学、人工智能等等技术基础上，能够自动分析原有数据，从而做出归纳整理，并对其潜在的模式进行挖掘的决策支持过程，简单来说就是从一系列复杂的数据中提取人们需要的潜在性信息。
1.2数据挖掘技术的方法
二十世纪末，计算机挖掘技术产生。其一般用到的方法有：（1）孤立点分析。孤立点分析法主要用于对于特殊信息的挖掘。（2）聚类分析。聚类分析方法是在指定的对象中，对其价值联系进行搜索。（3）分类分析。分类分析就是找出具有一定特点的数据，对需要解读的数据进行识别。（4）关联性分析。关联性分析方法是对指定数据中出现频繁的数据进行挖掘。（5）序列分析。与关联性分析法一样，由数据之间内在的联系得出潜在的关联。
1.3计算机挖掘技术的形式分析
计算机挖掘技术在使用过程中，收集到的数据不同，数据收集的方法也就不同。在对数据挖掘技术进行形式分析的时候，主要用到：分类形式、粗糙集形式、相关规则形式。
2计算机数据挖掘技术在档案信息管理
系统中的应用计算机挖掘技术，能够将隐藏的信息挖掘出来并进行总结和利用，运用到档案管理中来，在充分发挥挖掘技术作用的同时，极大的提高了档案数据的利用价值。数据挖掘技术在档案管理系统中，一般用到的方法为：
2.1收集法
该方法在对数据库中的数据进行分析的基础上，建立对已知数据详细描述的概念模型。然后将每个测试的样本与此模型进行比较，若有一个模型在测试中被认可，就可以以此模型对管理的对象分类。例如，档案管理员就某事向客户进行问卷调查并将答案输入到数据库中。在该数据库中，对客户的回答进行具体属性描述，当有新的回答内容输入的时候，系统会自动对该客户需求分类，在减轻管理员工作压力的同时，提高了档案管理的效率。
2.2保留法
该方法是防止老客户档案丢失并将客户留住的过程。对于任何一个企业来说，发展一个新的客户的成本要远远高于留住一个来客户的成本。在客户保留的过程中，对客户档案流失原因的分析至关重要，因此，采用挖掘技术对其进行分析是必要的。2.3分类法通过计算机挖掘技术对档案进行分类，按照不同的性质进行系统的划分，将所有相似或相通的档案进行整理，在人们需要的时候，能够快速的被提取出来，提高了检索的效率和分类的专业性。
3档案管理引入计算机挖掘技术的必要性
计算机挖掘技术的应用，对档案管理方式的不断完善有着极其重要的意义，其重要性主要体现在：
3.1对档案的保护更全面
一部分具有历史意义的档案，随着保存的时间不断增加，其年代感加强，意义和价值增大。相应的，利用的频率会随着利用的价值增加，也更容易被损坏从而导致档案信息寿命折损，此外，管理不当造成泄密，使档案失去了原本的利用价值，这种存在于档案管理和利用之间的矛盾，使得档案管理面临着巨大的难题。挖掘技术的运用，缓解了这种矛盾，在档案管理工作中具有重要的意义。
3.2提升档案管理的质量
在档案信息管理系统中引入计算机挖掘技术，使得档案信息管理打破了传统的模式，通过挖掘技术，对管理的模式有了极大的创新，工作人员以往繁重的工作压力得到释放，时间和精力更加丰富，在对档案管理的细节方面也就更加注意，同时也加快了对档案的数据信息进行处理的速度，提升档案管理的整体质量。
4结语
综上所述，计算机数据挖掘技术涉及的内容很广，对挖掘技术的运用，使得各行各业的发展水平得到了很大的提高，推动社会经济的发展，带动社会发展模式的创新。在档案管理中使用计算机挖掘技术，使得档案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同时，也需要档案信息管理人员在进行档案信息管理的时候，能合理利用计算机信息挖掘技术，在提高工作效率的同时，促进管理模式的不断创新，以适应时展的要求。
作者:莫德强 李晓辉 王林 单位:中国白城兵器试验中心
参考文献
关键词：二级学院；档案管理；现代化；规范化
基金项目：丽水学院教学研究项目：“二级学院档案管理的现代化与规范化对策研究”。项目编号：09JY03
中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2012）11-0106-02
一、问题的提出
近年来，我国在高等教育体制改革上取得了前所未有的成就，高等学校的办学规模不断扩大，越来越多的高校都成立了诸如文学院、理学院、工学院、农学院、医学院、商学院之类的二级学院。伴随着高校的升级、升格、合并和扩招，高等教育日益大众化，二级学院的规模越来越大，二级学院档案管理工作的重要性日益突显。
由于大部分高校二级学院成立的时间不长，一切从零开始，档案管理工作存在着诸多问题，如档案不全、材料散乱、分类混乱、案卷标题、目录不规范、电子设备陈旧、电子技术落后、缺乏专职管理人员或管理人员专业素质低下等等，这一切都直接影响了二级学院档案管理目标的实现。二级学院档案管理短期目标或最低目标，也是最直接、最现实的目标无疑就是迎接高校评估检查，长期目标或最终目标则是实现高效、科学、有序的档案管理。这两个目标都要求档案管理规范化与现代化。
二、相关的概念
我们有必要先界定“二级学院”的定义。“二级学院”的概念有广义狭义之分。狭义的二级学院是指我国近年来高等教育办学体制出现的一种新的办学形式，或者说是一种新型的高校，名曰国有民办二级学院，即指引进社会资金，由本科院校成立或帮助成立的独立核算、具有独立法人资格、独立校园校舍，进行独立教学管理并实施学历教育的学校。[1]或者称为“独立学院”，它是我国高等教育由精英教育向大众教育转变的产物。广义的二级学院，是指所有以“学院”二字为后缀名的高校下属的任何一个学院。本文中所论说的“二级学院”，应该是属于广义上的二级学院，但又不完全等于广义的二级学院，因为我们把国有民办的独立二级学院排除在外，严格的说是中义的二级学院，即指高校下属的以“学院”二字为后缀名的，从原来的系部发展而来的，没有独立法人资格的学院。
二级学院档案管理，是指用科学的原则和方法管理为高校教学科研服务的各类二级学院档案。二级学院档案管理规范化指二级学院根据国家有关法律、法规如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等，按照高校档案分类方案标准和规范，对二级学院各类档案进行规范化系统管理。二级学院档案管理现代化是指利用计算机、通信、网络等现代数字化管理技术对二级学院各类档案进行记录、存贮、整理、保管、编目、检索、研究及其利用等。[2]
三、二级学院档案管理规范化与现代化之关系
要实现二级学院档案管理的现代化首先要做到档案管理规范化。二级学院档案管理的系统化、规范化，为档案管理的现代化打下了基础。二级学院档案管理要切实执行《高等学校档案实体分类法》，按照《高等学校档案实体分类法》的著录标准，从检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面全面实行标准化、规范化管理，这无疑为二级学院的档案管理的现代化打下了坚实的基础。在此基础上，二级学院的全部档案都可轻松地借助计算机辅助处理，借助于档案软件系统外在计算机的存储资料库上大量档案数据进行档案查询利用。输入计算机各种档案数据和有关内容特征信息，如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期、保管期限等，都具备了用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档案信息网络的创建打下了一个良好的基础，促进了档案管理的现代化。
二级学院档案管理的现代化要求规范化。二级学院档案管理的现代化是按照档案管理的有关法规，主要通过计算机及其网络进行电子档案信息的搜集、整理与传输。档案管理现代化建设必须在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、软件程序和技术标准。电子档案不标准规范，档案软件五花八门，档案管理没有统一标准、统一规范，没有建立科学规范的管理机制，就势必影响档案管理的现代化的进程。所以二级学院档案管理的现代化，也必须纠正各自为政的现状，认真贯彻实施《电子文件归档与管理规范》、《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》等国家标准，使用既符合档案信息化规律，又符合国家技术规范标准和档案部门业务工作实际的应用软件，才能最有效地使二级学院档案管理为教学科研服务。
四、实现二级学院档案管理规范化与现代化之对策
第一，增强意识，主要是增强二级学院档案管理的理论意识、人才意识、责任意识等。
首先是增强二级学院档案管理的理论意识。从高校领导到二级学院主管领导，再到专职档案管理人员都存在档案管理理论知识不足和档案管理现代化的意识不强的问题。正因为如此，所以不少二级学院领导都对档案管理重视不够，只是迫于评估检查的压力，走走过场，档案意识薄弱，没有真正的把二级学院的档案管理当作一件重要事情来抓，在领导的影响下，管理人员当然也没有动力去认真学习档案管理的理论知识，努力提高业务水平，这就严重影响了档案管理的现代化进程。所以，从学校领导到部门领导都应该增强档案理论意识，更新观念，树立与时俱进的档案理论意识，努力构建与我国现代化建设目标、规模和方法相适应、与高校发展相适应的档案管理规范化现代化体系。
其次是增强人才意识。二级学院档案管理存在较为严重的人才不足和管理人员素质低下的问题。大部分高校由于各个二级学院都有自身的困难，人员编制的确紧张， 很难抽调专职人员出来，所以二级学院的档案管理人员都是由行政秘书或教学秘书兼任，没有专门的档案管理人员，这样就很难全心全意投入档案管理工作。还有不少兼职档案员，身兼数职，既是教学或行政秘书，又兼档案管理员，又兼授课教学，还兼二级学院其他杂活，以致兼职档案员形同虚设，没法履行职责。用人上的随意性，频繁换人，也很大程度影响档案管理水平和效率的提高。二级学院很少有档案、文秘专业的教师管理档案，也很少对兼职的管理人员进行专业培训，复合型的档案管理人才更是贫乏，这无疑也制约档案管理规范化现代化建设。档案管理规范化、现代化的前提是人才现代化。要实现档案管理规范化、现代化，当务之急是努力培养或大力引进一批既有档案管理的理论素养，又有较高的计算机运用水平的档案管理人才。对现有的兼职档案管理人员除了减轻其兼职负担外，还要加强档案管理专业培训，增长其档案理论知识，提高其档案管理专业水平和计算机运用水平。只有这样，二级学院的档案管理规范化与现代化才能真正得以实现。
最后是增强责任意识。二级学院档案规范化、现代化建设人人有责，全院职工都有责任参与或协助做好档案的管理工作。但是二级学院档案工作是一项并不引人注目的工作，也仍有老师看不到这项工作的重要性，以为事不关己，高高挂起。这种思想是十分错误的，我们每个老师备课、上课、听课、考试等都与档案工作相关，所以我们每个人都应当清醒地认识这项工作的重要性和肩负的重任，牢记各自的责任，自觉地做好自己档案材料，及时上交各种档案资料，包括纸本、电子本都应做得规范，这样就可以减轻档案管理人员的一些负担，这也无疑有利于档案规范化现代化建设。档案管理人员责任感当然要更强，务必把档案工作真正作为一项崇高的事业，始终充满激情，脚踏实地，努力创新，在档案管理领域做出突出的成绩。
第二，提高水平，主要是提高档案管理专业水平和现代化科技水平。专业水平的提高我们前面已经论及，我们这里重点阐述现代化科技水平的提高。现代科技日新月异，计算机等现代化办公设备已经广泛应用，大量电子文件应运而生，无纸化办公的步伐日益加快，科学技术的发展对档案规范化、现代化管理不断提出了新的课题。自古以来，从甲骨、金石、木竹发展到纸张、录音带、录像带，以及到现在储存电子文件的磁盘、光盘，每次档案载体的变化都会给档案工作带来深刻的变革，电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，其形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用技术、方法有质的不同，可以说是文件管理的一场革命。新世纪里的档案管理现代化将是计算机技术、网络技术、虚拟技术、数据库技术、多媒体技术、海量存储技术和自动控制技术开发利用的综合环境。其中计算机技术是档案管理规范化、现代化的最重要的技术基础，其他技术都必须与计算机技术结合起来，才能发挥真正的效用。如果我们对电子文件的归档及电子档案的管理没有足够的思想准备和物质准备，必将会给档案工作带来不可弥补的损失。二级学院普遍存在现在技术设备简陋、管理人员现代科技水平低下的问题，所以我们既要加大现代科技设备的投入，又要不断提高管理人员的现代科技水平，这样才有可能尽量减少档案工作的不必要的损失。以档案的维护为例，不少二级学院常常忽略这个问题，可是，档案资料具有唯一性和不可再生性等特点， 一旦遭到损坏将难以弥补，所以档案管理人员必须严格执行安全管理规章制度，熟练运用防火、防盗、防霉变、防磁化、防病毒攻击等软硬件设施和现代化技术手段，加强对档案资料的维护，加强对资料信息的备份，以保证档案资料安全和长期保存。
第三，恪守标准，依法依章办事，严格执行国家和上级部门制定档案规范标准。档案管理规范化、现代化实现的物质基础是计算机技术的应用，而计算机的高效率必须建立在档案管理业务和技术标准化的基础之上。[3]对于杂乱无章、没有一定规范的档案业务，计算机是无法进行管理的。档案存储也需要建立统一的标准，否则在存储系统的功能、存储介质的质量、还原性阅读、计算机检索等方面会造成许多困难。要实现网络化传递和交流，更需要标准化，没有相应的设备标准和语言标准、通信标准、联接标准，会使网络的联接大为复杂，甚至成为不可能。[4]所以二级学院的管理人员必须严格执行国家和上级部门制定档案规范标准，既包括档案管理业务标准，如《电子文件归档与管理规范》、《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《磁性载体档案管理与保护规范》等；又包括档案著录标准、标引语言和标引规则标准、目录组织标准、档案编纂标准等档案信息处理标准，如我国颁布的《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《档案主题标引规则》等；还包括档案工作现代化技术与设备标准，如计算机数据库设计标准、磁记录交换标准、缩微复制品质量和规格标准、计算机硬件和软件通用标准、缩微复制设备和视听设备标准、档案术语与代号代码标准等等。这些标准对于二级学院档案管理的规范化、现代化有着极其重要的意义，二级学院的大多数管理人员因为没有系统的学习这些标准，因而没能很好的执行这些标准，这与档案管理的规范化、现代化是极不适应的。
五、小结
二级学院档案管理的规范化现代化是现代社会经济发展和高校日益大众化发展的客观要求，也是高校档案管理规范化、现代化与档案事业可持续发展动力。我国高校改革在今年取得了长足的进步，高校的教学评估也在如火如荼地进行，二级学院档案管理的规范化、现代化正是为了适应这一需要。不少高校二级学院的档案管理在规范化、现代化进程中取得了可喜的成就。
参考文献：
[1]傅荣校.档案管理现代化――档案管理中技术革命进程的动态审视[M].杭州：浙江大学出版社，2002：15.
[2]李晨生.档案管理现代化[M]. 北京：中国档案出版社，1994：28.
[3]赵中新.信息社会档案学理论与实践[M]. 北京：中国档案出版社，2006：19.
水利工程建设涉及的信息量大，档案分类复杂，参与单位众多，所以建立规范化的水利工程档案管理对于工程的顺利完成和后期的维护都具有举足轻重的作用。然而在实际的工作中，虽然水利工程档案管理工作已经纳入了工程建设的计划范围之内，但是仍存在档案管理与工程建设不同步，存在档案质量方面的问题；档案分类不明确，档案管理员专业能力不足的问题；档案应用不规范，档案丢失、档案信息不准确问题等。因此，加强水利工程档案管理工作迫在眉睫，必须采取有效措施提升水利工程档案管理水平。
1 水利工程档案管理在水利工程建设中的重要性
水利工程档案能够详细记录水利工程建设的全过程，并把所有建设施工的企业、材料、设计图等归纳分类保管起来，保证工程建设的信息资源完成，具有实用价值。在水利工程档案管理过程中，不断完善管理方式和采用先进的管理方法是水利工程档案管理的核心内容，要遵循水利工程的特点和规律，将档案有序化建档，统一管理，提高档案的可利用价值。
档案管理的标准化和规范化是水利工程?n案管理的目标，要达到这一目标就必须将档案管理与水利工程建设保持同步，甚至要优先于工程建设，通过点滴资源的整理和应用，能够为项目决策、项目施工、项目监理和项目维护提供直接参考。水利工程档案贯穿水利工程建设和后期管理的全过程，所以每一个小的参数的准确性都是项目成败的关键，因此在档案管理中，细节尤为重要，要保证档案资料的完整性，才能够发现问题，及时找到解决问题的方法，帮助水利工程施工和使用提高质量与效率。
2 水利工程档案管理过程中存在的问题
目前水利工程档案管理工作在诸多的水利工程项目中都已经纳入计划之中，并且成立了专门的档案管理室，有效地提高了工程项目建设信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程档案管理工作不到位，人员配置不合理，档案使用制度不健全导致档案管理水平低，操作失误和档案丢失问题时有发生。
2.1 水利工程档案管理质量问题
水利工程档案的质量与水利工程的质量具有直接的联系，水利工程档案是质量监督与检查的重要参考依据，通常水利工程都是由若干个子工程构成，根据施工进度，每完成一项工程都需要进行质量等级评定和验收，这时水利工程档案则是重要的评定依据，然而一些工程的水利工程档案完全不可用，这主要是由于档案与工程建设不同步，往往都是工程完成后，集中对工程档案进行采集和分类，这导致档案内容与工程建设的内容不完整，工程施工数据不准确，这加大了工程的质量评定难度。同时，档案的分类与案卷形式不规范，在对工程进行针对性分析时，档案无法起到有效的参考价值，甚至一些施工单位不能及时上报档案材料，导致部分工程无法找到评定依据。
2.2 水利工程档案管理人员配置问题
水利工程与其他工程在施工过程和施工管理上有很大的差别，而水利工程档案管理人员必须要求对水利工程的施工建设足够熟悉，能够将档案科学分类，根据项目的施工过程进行有序的管理。而现实档案管理人员往往都是临时抽调的非专业人员，他们的工作具有被动性特点，都是由施工企业将档案移交过来，才开展档案的分类和管理，没有积极参与到工程项目建设之中，这往往会导致出现内容缺项、漏项等问题，对一些隐蔽工程难以找到有效的档案与其对应，严重影响了工程的质量验收。
2.3 水利工程档案管理规范性问题
水利工程档案的管理与领导的重视程度有直接的关系，由于领导的重视程度不够，对于档案管理规定宣传不够，下级部门贯穿不到位，导致工程档案流向不明确，档案管理不连续问题的出现。加之水利工程人员流动比较大，参与单位众多，对于档案的调用没有明确的制度约束，导致借出的档案无法收回，给档案管理工作造成很大的损失。这些问题都是由于水利工程档案管理不规范所造成的，所以提高水利工程档案管理水平必须从流程和制度上建立科学的和强制的体系才能提高水利工程档案管理水平。
3 提升水利工程档案管理水平的方法
水利工程档案管理的水平直接关系到工程的建设、监理、评级与后期的应用与维护，所以提升水利工程档案管理水平要循序渐进，逐步完善水利工程档案管理体系，并在工作中不断创新、不断发展，使水利工程档案管理工作发挥其应有的价值。本文提出提升水利工程档案管理水平的方法是从实际应用的角度出发，首先，完善水利档案管理制度和流程，建立规范化的水利档案管理体制；其次，加强档案管理的重视力度，建立层级负责的档案人员管理组织结构；最后，提高档案管理的技术水平，将计算机技术、网络技术应用到档案管理中，提高档案管理的效率。
3.1 建立水利工程档案管理规范化体制
水利工程档案管理的规章制度和管理办法是提高水利工程档案管理水平的重要指导，要建立符合工程档案自身发展规律的规范化体制，从档案管理的操作、监督和使用三个方面建立具体的申报审批制度，保证档案的及时采集与整理归档，并有效地进行监督。在使用过程中，必须主管部门领导审批才能够调用水利工程档案，对档案进行跟踪，按照档案使用期限及时收回档案，保证档案不会丢失。
3.2 建立层级责任制档案管理组织结构
档案管理要由专门的部门进行管理，由工程项目的主要领导具体抓档案管理业务，通过层级的责任任务分配，提高档案管理的统筹安排水平，档案管理要上下级逐层监督，保证档案的完整性和有效性，在项目竣工后能够通过施工档案与工程一一对应，为工程项目的质量保驾护航。此外，要加强档案管理人员能力水平的培养，使其档案管理水平与实际工作能力相匹配，保证档案管理跟水利工程项目建设在同一水平线上，能够真实地展现水利工程建设的全过程。
3.3 建立信息化档案管理体系
随着信息技术和网络技术的不断发展，在水利工程档案管理中利用信息化技术，提升档案管理水平已经成为一种趋势，将原有的人工操作，转化为计算机操作，不仅降低了档案管理的失误率，提高档案管理的效率，并且提高档案分类、档案使用等方面的技术水平。目前，水利工程档案管理系统已经在很多水利工程中应用，以电子形式进行档案管理更加便于管理和应用，这对于提高档案管理水平具有非常重要的价值。
关键词：学分制；教学档案；院级管理
目前各大学顺应人才培养特点需要普遍实施了学分制教学管理模式，但不容置疑的是，学分制相关制度、措施的有效实施与落实，需要完善的教学管理基础条件和行之有效的管理模式，如实行选课制和弹性学制，模糊了专业、班级的概念，对学校的教师数量和质量、课程的开设、教室资源管理、学生班级活动的开展、学生学籍管理等都带来新要求，特别是对本来就比较薄弱的大学教学档案管理工作挑战更大，因为学分制下，教学档案管理的周期更长，内容更多、变化更大、要求更高等。而大学教学档案的产生、整理、保存、归档等一系列管理工作的重心和基础在于大学中的二级单位――学院，以学院为单位，由老师、学生、教研室、院级教学管理办公室、各科研项目组、各研究中心等产生的教学档案是构成大学教学档案的绝大多数。因此，强化院级教学档案管理工作是提高大学教学档案管理工作水平的基本途径和保障之一，也是大学学分制能否有效、可持续开展的基础条件。开展此研究有其现实指导意义。
1 大学教学档案管理工作基础在学院
教学档案是指教师、学生、管理人员在日常教学、教学管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、录音、录像等各种形式和载体的材料。对这些资料进行收集、整理、分类、归档、保管和使用等就是教学档案管理。教学档案是学校教学管理、教学实践活动过程的真实原始纪录，是大学教学管理水平、教学质量、办学成果的真实反映，是学校的宝贵财富，更是大学档案管理的重要组成部分。
大学教学档案一般包括教学文件档案、教务工作档案、教师业务档案、学生学习档案等。绝大多数教学档案来源于教学第一线的院级教学单位，产生于教学过程中的学院、教研室、教师、学生等多个层次、多个环节，形成数量庞大、种类繁多、时间跨度大的档案材料。因此大学教学档案管理重点和基础在于具体承担、落实教学工作的各学院，院级教学档案管理工作的能力、质量和水平，决定着大学教学档案管理的效率和效果。
因此探寻强化院级教学档案管理的途径与措施，提高和完善院级教学档案管理工作质量和水平，是保证大学校级教学档案工作能力和水平达到学分制教学管理制度要求的基础，是有效提升大学教学管理水平的必由之路，对推动我国大学教育教学改革和扩大与外交流都有客观的、现实指导意义。
2 院级教学档案管理存在的主要问题
现实中，各大学教学档案管理往往是以大学档案馆为龙头，以行政档案管理规范来收集、整理、归类和要求教学档案的管理工作等，客观忽视了教学工作特点以及学分制对进行档案的特殊性要求等。加之档案管理工作开展是以行政管理为依据，缺乏专业性的考量，因而存在如制度不完善、人员不专业、设施不齐备、不重视、信息不完整等问题，进而成为制约大学学分制管理制度有效开展与完善的基础性工作瓶颈之一。
2.1 制度不完善，即没有与学分制配套的院级教学档案管理制度与标准
现实中，几乎所有的大学对最基本的院级教学档案管理工作都没有配套制度和标准，仍延用过去的校级行政档案制度和要求。而实施学分制必须要有与之配套的选课制、学籍管理制度、导师制、聘任制及教学质量评估等制度和规范，同时，还要构筑一套全校互通的教学管理信息平台，包括选课运行系统、学籍管理系统、导师遴选系统、后勤保障系统、教学质量监控系统、招生就业系统等。如果没有配套的科学、规范的教学档案材料，学分制的优势与特点根本不可能有效体现。
2.2 人员不专业，即无专门岗位设置和人员配备
目前，我国大学档案工作的重心在学校一级，通过学校的档案馆机构负责所有的档案管理相关事宜，包括教学档案。而在产生教学档案的主体单位各学院一般没有设置专门的教学档案管理人员岗位，也就没有专人负责该项工作。现实中院级教学档案管理工作多由教学秘书和部门行政秘书兼任。这些秘书平日大多忙于教学、科研、人事、办公室等事务，不可能有多余的时间和精力来开展档案管理工作；同时他们大多不是科班出身，缺乏系统的档案及档案管理专业知识，平时做的档案收集与整理等工作仅凭经验与制度规范，并没有具体的理论指导，对文件规范意识及档案的实用价值缺乏应有的鉴定能力，致使档案材料的收集与整理工作具很大的随意性。不可能很好的满足学分制实施的档案管理要求。
2.3 无条件，即缺乏科学管理手段、方法和必要设施等
尽管学分制在我国大学推行已多年，但迄今为止也只能称为学分学年制，其学分制的主要特点和优势并没有真正有效的被体现，究其原因无不与我国大学教学管理、特别是教学档案管理等基础条件不足有关。现实中各大学、各学院对教学档案管理工作少有投入，制度建设、人员配备、设施购建都不完善，缺乏科学管理的手段与方法，在大量教学档案管理工作面前，人们普遍只能就事论事，只讲数量不讲质量的开展工作。日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，建立电子文档等，更谈不上对归档材料的审核、保存和有效利用等。这些与学分制对教学档案管理的基本要求不符。
2.4 不重视，学院、教师等忽视院级教学档案管理
现实中，大学的教学档案管理多处于学校综合性档案管理范畴之中，管理机构、管理人员、管理制度、标准等都遵循学校综合性档案管理的要求，没有就院级教学档案管理单独设置部门、配备人员、明确标准和制度等，很少有开展专门的研究，致使学分制背景下教学档案的特殊性、有效性、适应性等难以保证学分制教学管理制度的特点要求。
同时教师们普遍对档案管理工作的重要性认识不够，表现在不能保证必要的档案按时、全面的归档。更有个别教师对学院、学校的教学档案提交要求置之不理，造成个别必要的教学档案不完整等现象时有存在，严重影响管理质量。
2.5 档案信息内容不能满足社会服务的需要
由于大学教学档案的保存材料是建立在行政管理的传统制度与规范前提下的，其内容、种类、形式等，仅没有做到与时俱进及时补充，更是严重缺乏应用价值，时常会有需要的材料没有、不需要的材料一大堆的难堪情况。特别是已毕业多年、小有成就的学生往往需要大学期间自己学习方面的许多信息，学校在发展过程中也需要不断的提炼组织文化等素材，这些在现有的教学档案材料中很难有收获。这就使得档案管理出现费时、费力、费人工，还产生不了其为教学服务、学校建设的应有价值，更难以开展应有的如查询服务等社会服务，其档案价值没有被充分体现等。
3 院级教学档案管理的强化措施
3.1 加大宣传、重视院级教学档案管理
高校教师、教学管理人员、学生是决定教学档案管理质量的主要因素。因此，加大档案工作的宣传力度，提高广大师生的档案意识和管理观念尤为重要。教育部颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有”。大学教师、管理人员、甚至是学生都应该清楚地认识到，在教学活动中形成的、属归档范围的文件材料，虽然是自己劳动汗水的结晶，但是无权占为己有，这些材料是受档案法保护的学校固有财产，必须保证其完整无缺，并按照规定向档案室移交。
同时要充分认识到院级教学档案工作是学校档案工作的基础性保障，是学分制教学管理制度有效性的基础，决定着学校档案管理的效果，只有提高了学校、学院、教师、学生的档案管理意识，切实重视教学档案的管理，保证教学档案的及时、完整、科学、有效的被整理、保存和应用等，才有可能改变目前普遍存在的院级教学档案管理弱化的现状，有效推动大学的二级管理和学分制的有效实施等。
3.2 完善院级教学档案管理制度与规范
随着我国大学规模的扩大，二级管理和学分制成为各大学教学管理的主要方法，但由于诸多原因，学院并没有足够的管理权力和资源自主开展各项工作，日常运营管理资源的投入和制度性规范依然执行学校一级的。因此对院级教学档案管理工作的开展不仅没有专门的投入，缺乏专业人才，更是没有完善的工作制度与规范，不同学院对相同材料的处理流程、要求不尽相同等，教学档案管理工作效率和质量也不能满足学校、学院发展和学分制的要求。
因此，在二级管理和学分制背景下逐步完善院级教学档案管理制度与规范，积极构建院级教学档案管理体系刻不容缓。
3.3 加强档案管理人员培养，保证工作质量
由于我国大学长期普遍不重视教学档案管理工作，致使其成为制约学分制有效落实的瓶颈。而优秀的成绩一点是优秀的人干出来的。通过对教学档案管理人员从流程管理的角度开展全过程专业培训，逐渐打造专业的档案管理队伍，提高教学档案管理的能力和水平。同时通过制定统一的过程管理标准和规范，统一标准、内容、格式和程序等，以逐步实现教学管理档案的规范化、标准化和电子化，真正意义上从基础管理的角度提升院级教学档案的有效性。
3.4 强化教学档案形成过程的监管，确保教学档案质量
教学档案的有效性一定程度上取决于教学档案收集、整理等过程的规范性，而规范性的落实必须要长期坚持执行标准的、统一的、规范的相关制度与标准，并形成工作传统和风格。如档案管理员要坚持原则，严格按制度规范办事，档案管理文件材料要真实、准确，切忌因自己工作上的不周或外界干扰影响教学档案的及时性和高质量，甚至造成不良后果和恶劣影响等。特别是关系学生未来成长的档案更应按照统一标准、统一模式、统一要件等强化管理。
同时在工作中应加强教学档案的分类、整理和鉴定等。教学档案管理质量的前提是正确的资料归类，然后针对不同类型和重要性，区别管理。而这往往是院级教学档案管理的软肋，因为没有足够的人力、物力、制度、规范和经验等。因此加强教学档案的分类整理、鉴定工作，是确保教学档案管理质量的核心内容之一。为此需要强化以下几点：
首先，要按照学生培养方案的流程，明确不同档案材料的重要性，区分不同等级或类别。针对不同等级的档案资料采用ABC分类法开展差异性管理。
其次，加强对管理人员工作质量的考核与评价，提高工作责任心和积极性，确保档案管理的质量。通过对管理人员的培训，明确制度性规范与要求，通过岗位职责的形式要求管理人员严格按制度规范、区别不同资料，正确的、有规律性的开展有效工作。
第三，加强院级教学档案管理硬件设施与条件的投入和建设，加强对档案实体分类理论的研究，不断总结分类整理经验，提高档案分类整理质量，从而提高档案管理的电子化和标准化。
3.5 积极开拓教学档案的服务功能
档案的生命在于它的适用性，教学档案不能得到合理利用，只是被分门别类的锁进档案柜中，成为“死档案”，那就不具有存在的价值。因此，教学档案的管理任务之一是积极开发教学档案的应用价值，主动为教学管理工作和学生服务。如将教学管理制度、优秀教师的讲稿、教案、教学工作总结、教学研究论文、历年的试题、学生考试的试卷分析、优秀毕业论文、师资情况、教师历年的科研成果等汇编成册，供广大教师、教学管理人员、教学研究人员以及学生查阅等。这不仅能教学档案管理的良性循环，更能够丰富教学资源，改进教学管理、提高学校办学水平和教师的素质，最大限度地发挥教学档案在高等教育教学各环节的基础性作用。
参考文献
[1]吴敏 大学院级教学管理工作及其人员素养探析[J] 中国成人教育 2008（6）
[2]乐利珍 浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J] 技风 2008（24）
[3]江煜 加强我校教学档案管理工作的思考[J]华南农业大学学报2003（3）
[4]吴敏 优化高校教学档案管理工作的思考[J] 中国科技教育 2011（11）
一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
目前我们在档案管理中，人们主要是将数据信息作为主要的管理对象，并且在科学的管理技术和理念的指导下，对数据信息进行规范化、标准化的管理，进而满足了信息管理工作的相关要求。然而，从现代化管理工作的实际情况来看，人们在数据信息管理的过程中，还存在着许多的问题，这就使得档案管理工作的质量和效率受到严重的影响，因此为了让档案管理工作得到进一步的优化，我们在档案数据库建设的过程中，就要以档案管理理念为指导，从而保障数据信息建设的质量，促进社会文化的传播。
一般而言，我们在对档案信息进行管理的过程中，档案管理理论的运用有着十分重要的意义，这也是提高档案管理效率的基本方法。目前我们在档案管理中，所采用的档案管理体系有很多，其中不同的管理理念，其应用效果也就存在着一定的差异，因此我们在对其进行选择的过程中，一定要按照相关的规范标准，来对其进行选取。其中对其档案管理系统进行分析，也是很有必要的，这就给档案管理工作带来了极大的便利。通常情况下，我们在对档案管理体系进行划分的时候，都是采用全宗分类的方法，这是为档案数据建设提供了前提条件。
二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
近年来，在现代化档案管理工作中，人们为了使得档案数据信息管理的质量得到保障，人们就网络信息技术应用到其中，这就使得计算机管理工作的效果得到进一步的提高。而且在数据管理中，人们为了让数据库的作用可以得到充分的发挥，也将全宗园林的相关内容融入到档案管理中，这就让档案数据管理的质量得到了进一步的保障。
第一，全宗原则作为档案分类管理中的基本理论之一，它在档案管理工作中不仅有利于数据可的建设，还保障了数据信息的可靠性和有效性。这和普通的逻辑分类方法相比，全宗原则的应用还进一步的提高了档案信息管理的质量，满足了现代化档案数据库建设的相关要求。
第二，我们在现代化数据库建设的过程中，全宗原则的应用除了有着良好的指导作用以外，还可以对相关的档案信息数据进行记录维护，从而使得数据信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我们在档案信息管理的过程中，数据库的建设在其中有着十分重要，为此我们在对数据库进行建设施工的过程中，我们将全宗原则的相关内容进行相应的控制管理，满足现代化档案数据管理的相关要求。
第三，从当前我国档案管理工作的实际情况来看，其中还存在着许多的问题，这就对现代化数据管理工作有着严重的影响。而全宗理论的应用，不仅使得数据库建设的质量和效益得到保障，还很好的满足了现代化档案信息管理的相关要求，让档案数据信息的可靠性和真实性得到有效的保障。
三、全宗原则在档案管理中的实际应用
目前在档案管理工作的过程中，全宗原则作为其基本原则，已经成为了现代化档案管理工作的重要部分，并且将其应用在各种档案管理工作当中。但是，这种原则在实际应用的过程中，无法对其中存在的问题进行很好的解决，这就使得人们在档案数据库建设的过程中，要面临着许多的挑战。
（一）全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库
虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。
（二）自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础
自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。
四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理
目前我们在档案数据库建设的过程中，其逻辑分类法已经被人们广泛的应用到档案数据内容管理工作当中，这样不仅可以使得数据档案管理工作的内容变得更加的丰富，充分的体现出内容管理的多样化，还保障了数据信息的可靠性和真实，使得档案信息管理的质量和效果得到充分的提升，满足了现代化档案数据信息管理工作的相关要求。
