时间：2023-06-01 09:31:59
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案信息管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】敏感信息 管理现状 管理对策
1.敏感信息管理概述及现状
无论是在政府还是企业中，很多日常工作中都会遇到内容包含各类信息的档案，可能是政府部门的决策信息，也可能是企业单位的技术信息，类似这样的信息就是本文所强调的敏感信息。随着政府企业的发展，敏感信息数量以及种类在不断的增多，这些敏感信息包含大量的国家、企业的秘密，信息一旦被泄露出去，就会对国家或是企业的经济与发展造成损害。所以，如何对政府、企业中的敏感信息实施正确的管理办法将是关系到其自身利益及安全的重要步骤。
2.敏感信息管理意见及对策
2.1加强敏感信息管理意识
著名的“海恩法则”强调，再完善的规章制度，在实际操作中也无法取代人的素质和责任心。物防、技防不如心防，政府企业敏感信息的管理的重点在意识的培养。只有领导以及员工有了良好的保密、管理意识，才会减少那些无意识的敏感信息的泄漏。
（1）政府与企业领导意识的培养
无论是在政府还是在企业所产生的敏感信息都会经过部门领导的检查，所以，以往说的泄密有些时候往往都是在领导不经意之间说出的。政府与企业的领导是档案密工作的首要责任人，对于领导而言，保密观念淡漠使得敏感信息的保管存在不安全的隐患，这势必会对政府企业的安全造成影响，所以，作为政府企业的领导应该具有较高的保密警觉性。与此同时，作为部门的领导者，应认清敏感信息的重要性，重视敏感信息的管理，实施正确的管理办法，这样才会使敏感信息能够安全的保存，政府、企业也就能够稳定正常的发展。
（2）增强档案工作人员的管理意识
档案工作人员是敏感信息的直接管理者，政府企业敏感信息管理效果的好坏与档案工作者有着绝对的关系。档案管理人员要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识来要维护档案的完整与安全。档案工作者由于其身份的特殊性，可能会提早的知道政府企业内部的相关敏感信息，平时由于保密意识不强，往往容易随口说出，导致敏感信息的泄漏。所以，作为档案工作者，应该有较强的责任感与保密意识，这对于政府企业敏感信息的保护尤其重要。
所谓的管理办法都是硬性的标准，真正的要做到的良好的敏感信息保护，管理人员与政府企业的领导都要重视。
2.2敏感信息的精细化管理
在政府、企业的日常工作中会产生大量的包含各类信息的档案，随着各个组织越来越重视档案的管理，这些随工作产生的档案都会经过固有的程序进入专门的档案库中保管。然而随着时代的发展，社会的进步，越来越多敏感信息的产生使得原有的档案管理方法变得漏洞百出，为了科学的管理政府、企业的敏感信息，进行精细化的档案管理已是重中之重。
（1）敏感信息的鉴定
与日常工作中产生的其他档案不同，我认为在对包含敏感信息的档案进行收集整理的候，要做的第一件事就是鉴定。敏感信息因为其对政府或是企业具有的特殊性质决定其在管理过程中要格外小心，所以在对所有档案的管理钱要提前对包含敏感信息的档案进行鉴定，分辨出敏感信息的种类，并对不同的种类进行不同的收集整理。
（2）确定敏感信息的保管期限
通过敏感信息的鉴定，可以确定政府、企业中该类敏感信息的内容，从而根据政府、企业经济发展需要和积累信息资源的需要，全面确定敏感信息的保存价值，准确地判定敏感信息的保管期限。
确定敏感信息的保管期限是档案工作中的一项重点，档案管理的一大作用就是增加单位组织的信息资源，使需要时可以再次利用。而敏感信息由于其特殊的性质导致其对于政府、企业而言具有一定的保密程度。但当部分决策实施后，部分档案就失去了其敏感性，可以对外公开，而有的敏感信息如被泄露，则将对政府、企业的安全和利益造成的危害。所以正确的对敏感信息进行鉴定，准确的确定保管期限，对政府、企业的发展起着重要作用。
（3）档案库房管理
档案的库房管理是敏感信息档案保管工作的重要前提。档案库的库房门必须是专用的防盗保险门，窗户应专门加固，库房内外都要安装防盗监视器，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，从档案库房内外部的硬件保管条件上确保企业档案的安全。
3.总结
对于在政府企业的日常工作中所产生的敏感信息，我们有足够的认识，这些敏感信息既是工作的重要前提也是发展的潜在危险，如果稍有不留意就会造成不可弥补的后果。正是针对现今社会中一样的矛盾，前文主要针对现今敏感信息管理的现状进行了相关问题的分析，明确敏感信息的相关概念，并初步提出了政府、企业中敏感信息管理的改进意见，对敏感信息进行合理的管理，这些都是为了能够最大限度的实现包含敏感信息的档案的利用价值，使其更好的为政府企业以及社会服务。
参考文献：
[1]杨艳萍.论档案的管理[J].兰台世界.2009
[2]张晓霞.企业档案工作与商业秘密保护[J].兰台世界.2007
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献:
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.
【关键词】建筑工程 招投标档案 管理
建筑工程招投标档案是指在房屋建筑和市政基础设施工程的勘察、设计、监理、施工、材料和设备采购招标投标活动中形成的文件和材料的原件，是由各级建设行政主管部门负责监督和指导的建筑工程招投标工作的重要组成部分。建筑工程招投标档案管理水平，直接关系到城市建设工程的前期、中期和后期管理水平，是城市建设部门整体管理能力和科学管理水平的重要标志，在工程监管、审计、责任追究等诸多方面起到不可替代的作用。进人信息时代，建筑工程招投标档案管理工作也在其影响下得到快速发展。建筑工程招投标档案作为城建档案重要内容，是开发利用城建档案信息资源的基地。建筑工程招投标档案应该明确在城建档案中的定位。因此，建筑工程招投标档案在城市建设档案信息管理与服务中就显得更为重要。
一、建筑工程招投标档案管理存在的问题与原因
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，建筑工程招投标档案信息有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，但也不可避免地存在一些缺陷和不足。因此，我们应该清醒地认识到建筑工程招投标档案信息管理和服务中存在的缺陷，在其建设中还存在着诸多的问题需亟待深入研究和解决。
1、建筑工程招投标档案信息化建设发展不平衡。条件较好的地区与系统、规格较高的单位，具有技术、资金、人力等优势，而经济相对落后的地区、规格略低的单位，既无充足的资金，又缺乏从事建筑工程招投标档案信息化建设的优秀技术人才，信息化建设困难重重，步履维艰。这种信息化建设的不平衡造成了建筑工程招投标档案信息管理和利用的不平衡。出现了建筑工程招投标档案仅处于内部档案业务管理过程，对于电子文件管理、电子档案管理还存在较大缺陷，更没有真正实现跨部门、跨机构、跨行业之间的建筑工程招投标信息资源运用。
2、建筑工程招投标档案信息技术落后。建筑工程招投标档案信息系统和网络建设规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应城建档案信息资源的共享要求。
3、没有统一的标准和规范。没有形成建筑工程招投标档案数字资源库集群，不能实现通过高速网络及数据互操作技术，将数字资源库集群连接起来，没有建立档案信息的数据仓库与交换中心，难以实现数据共享集成服务。因此，不能更好地为城市建设服务。
4、建筑工程招投标档案数字信息管理存在不安全因素。安全问题是计算机网络世界的难题，也是建筑工程招投标档案信息管理和服务的重大难题之一。主要来源于计算机病毒、计算机黑客、恶意破坏和摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置、人为或偶然事故造成的威胁，使数字建筑工程招投标档案信息管理和服务显得十分“脆弱”。
二、加强建筑工程招投标档案管理的建议与对策
1、建立、完善和实施全国统一的建筑工程招投标档案管理办法。我国已经颁布并实施了《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》，各省结合实际，制定和实施了建筑工程招投标档案管理办法。实践中，我国各省仍然执行的是不同的建筑工程招投标档案管理办法，不同程度地限制了信息资源的利用和共享，不利于管理和监督，同时影响了建筑工程招投标档案的统一规范管理，制约了我国建筑工程招投标档案整体管理水平。
2、建设和完善建筑工程招投标档案信息系统。由于各城市的经济技术发展不平衡， 建筑工程招投标档案管理水平及信息化发展状况也不相同，因此不同规模的城市根据各自的实力，分步实施，逐步建设和完善建筑工程招投标档案信息系统，以达到建筑工程招投标档案信息管理和利用。
3、加强对建筑工程招投标档案信息化工作以及电子文件管理的评估指标体系和规范标准的研究工作，完善建筑工程招投标档案法规体系。面向计算机和网络技术的标准直接采用国际标准或国家标准，加快标准体系的形成和提高标准化程度。
4、加强网络安全软、硬件基础设施建设。建设大型数据库管理系统和高可靠性的数据安全系统。
5、建立完整的档案归档目录要求。建设工程招投标档案管理内容应该包括：报建手续（计划、土地、规划等）、业主委托书、邀请招标审批表、文件、招标工作报告（招标公告、购买标书登记表、开标记录表、招标工作方案、补充文件、评标标准和办法、评委抽取表、评标报告、评标结果的确认、关于确定中标人的函、中标通知书、业主评价）、投标人的投标文件、合同备案以及其它需要归档的文件资料。这些必须存档的资料，在管理中将发挥着积极的作用。如有缺失，会给管理带来无法估量的影响。因此，归档的招投标档案应当齐全完整、整理规范、真实的反应招投标活动过程中的全部内容。
6、规范档案收集、归档、管理和利用的程序和要求。招投标档案管理工作必须在各级建设行政主管部门负责监督和指导下进行。工程招标实行委托的，由招标机构负责招投标档案原始记录的收集、整理、建档和移交工作。建设单位自行招标的工程项目，由建设单位负责完成。招投标活动形成的案卷，建设单位自行招标一式二套，建设单位、招投标监督管理部门各一套。实行委托招标的一式三套，建设单位、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等阶段的招投标档案应当分别组卷。
7、严格建筑工程招投标档案管理时限要求。收集建筑工程招投标归档资料有其实效性，工作人员必须按照相关要求及时处理。按照要求，实行委托招标工程，或者经批准建设单位自行组织招标的工程，招标机构或者建设单位应当在中标通知书发出之日起15日内将招标过程的全部档案材料报送招投标监督管理部门。档案管理工作人员在收集建筑工程招投标归档资料时，应变“被动”为“主动”，本着对工作负责的态度，积极主动收集资料，及时登记，认真做好档案材料的立卷、分类、归档和集中管理工作。对于大型基础设施、市政工程的招投标档案保管至工程竣工后五年；其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年；未中标单位的投标文件保管期限为开标之后半年。保管期满，经档案保管人员鉴定，保管单位领导批准，登记照册后销毁。
8、加强城建档案信息化人才队伍建设。招投标档案应当设专人保管，档案管理工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保证招投标档案的完整、准确与安全。因此，必须注重对档案工作人员进行岗位培训与继续教育工作，着重培养信息技术性的复合型人才。建立发挥人才作用。留住人才的有效机制。
参考文献：
会计管理流程过程控制方法主要是构建系统的内部会计管理体系。通过不断完善,建立健全适合地市供电企业特点的内部会计管理制度,为会计管理工作程序化、规范化,充分保证财务管理工作更好地参与单位内部经济管理发挥职能作用。
2规范会计核算管理
(1)利用财务管理信息化系统,规范会计核算程序。地市供电企业应用FMIS财务信息化管理系统,科学合理的进行账务处理,规范制作会计凭证,生成会计账簿,编制会计报表,执行会计政策。
(2)资产减值准备计提、转回和核销符合国家规定。地市供电企业采用个别认定法和账龄分析法相结合的原则计提资产减值准备,在个别认定法下,单位内部的备用金借款以及与省公司往来款项,属于内部债权债务,不计提坏账准备。在采用账龄分析法下,应收款项采用账龄分析法计提资产减值准备。
(3)利用财务信息管理系统及时清理往来账。地市供电企业组织专人负责往来账管理,利用财务信息管理系统自动进行往来账清理工作。同时,加大对资金使用监管力度,实现银行联网查询功能,通过网上查询过程核对确认数据,在网上实时监控。对于清理出来的不良资产,按照《资产损失核销和账销案存资产管理实施办法》及时报相关部门审批,清理多年陈欠的电费和账销案存资产,合理有效的清理账销案存资产。
3规范会计监督管理
(1)合理设置会计机构,规范配备高素质会计人员。地市供电企业设置总会计师,配备高素质财务人员,全部具有会计从业资格,财务人员年龄结构合理,趋于年轻化;人人持证上岗,人人具有会计技术职称,高级职称逐年增多,中级职称占多数,初级以下职称比例逐年减少;全日制本科财务人员择优录用,鼓励会计人员完成后续教育工作,全面提高会计次业人员的综合素质。
(2)建立会计人员岗位责任体系。按照《会计人员管理办法》、《财务部工作规则》、《财务部岗位规范》、《财务部岗位设置及分工办法》的有关规定,在坚持“公平、公正、公开”原则的前提下,财务岗位分工按照岗位公示、本人申请、内部民主评议、领导集中决策等程序实施。
(3)建立财务报告分析制度。注重对企业的经营业绩、资产管理效率、偿债能力和现金流量分析,找出企业在生产经营过程中存在的问题,客观评判当前企业的财务状况,预测未来的发展趋势。实施企业经营业绩分析。主营业务收入比去年同期增加,利润比去年同期增加,完成省公司核定的内部模拟市场利润考核指标,表明公司的盈利水平和企业发展前景良好;实施资产管理交义率分析,应收账款结零;存货周转率、总资产周转率、流动资产周转率提高。固定资产较去年同期增长。
(4)注重提高财务信息化工作水平。地市供电企业应用远光财务系统软件十多年来,相关管理功能开发应用的比较早也比较全面,有关信息化管理制度建设也比较完备。FMIS财务管理信息系统,在完成会计核算的基础上,开发应用了资金预算、工程合同、成本控制、物流管理等相关管理创新功能,完成了财务与相关业务部门的资源整合,财务信息化管理达到省内领先,国内先进水平。
4规范工程核算管理
(1)制订工程项目财务管理制度并严格执行。按照《新建住宅供电配套工程费财务管理办法》以及《工程资金管理办法》的相关要求,一方面严格审查工程付款程序,另一方面严格按照文件精神进行会计处理,规范工程资金使用行为,保证工程资金使用效果,提高工程会计处理工作准确性。
(2)严肃工程项目各类款项的审批及支付。各项工程款项的审批按照工程下拨资金的用途不同,分别由不同的工程管理部门来负责。努力加大财务预算审批管理工作力度,将工程管理工作纳入到预算管理体系中来,将工程付款依据细化,根据工程的进度,概算的比例《,预规》规定的支付比例来预算工程付款额度。
(3)加强工程项目进度跟踪和分析制度。在付工程进度款前,应到工程施工现场进行实地考察工程形象进度情况,然后根据工程进度确定工程进度款的支付比例。
(4)会计管理面向整个工程建设周期,实施全过程监督和管理。规范工程立项,确保信息完整;日常业务发生实行流程化管理,全面实施预算控制管理。同时,根据付款情况及时预留出相应的合同质保金。财务信息管理系统在提交凭证前,会提示“该笔施工合同工程款支付已达到的额度,该笔施工合同本身规定工程款金额,确认是否继续支付该笔工程款。”通过自动提示功能,增强了工程资金管理力度,避免了超计划付款带来的风险。
(5)加强工程项目竣工决算的编制、审批和审计。工程项目结算书由施工单位负责编制,提交工程管理部门审核,最后送到审计部审计。公司FMIS系统根据工程管理的需要可自动生成竣工决算报告。
5规范财务税务管理
(1)加强税款申报、缴纳及清算管理。增值税在防伪税控系统的支持下全部纳入国税局“金税工程”管理,规范管理增值税发票,对增值税进项税的取得建立奖励机制。地税附加税费管理实现"网上申报"管理模式,报税数据完成无缝对接功能。利用税收软件自动统计、计算职工工薪所得税,对多次发放的工薪所得税完成自动计算功能。
(2)加强税收政策争取参与税收研究和筹划。开展税收筹划培训班,研究多经企业财务税收筹划范围,特别是开发区范围内的企业,会计人员积极利用税收政策,实现合理避税,多次为地市供电企业争得经济效益。
6规范会计档案管理体系建立
关键词 船舶检验技术 档案 科学化管理
船舶检验的目的是为了保障船舶和海上设施安全、防止其造成水域环境的污染，船检工作是一项专业性很强的技术活动。而船舶检验技术档案就是船检工作中所产生的与此相关的科学技术档案，同时也是船舶技术状况和验船师工作质量的真实记录。由此可见，对船舶检验技术档案进行科学化管理分析是十分必要的。
一、船舶检验技术档案的构成
船舶检验技术档案是船级社在进行船舶检验工作中所产生与此相关的全部工作档案，其主要构成内容有以下几个方面：
（一）船舶技术检验档案。船舶技术检验档案主要是对我国内外航行船舶进行法定检验和入级检验时，所形成的技术档案。
（一）产品检验技术档案。产品检验技术档案是对各种船舶内所配备的船用产品以及船上所载的诸如集装箱等物品进行检验时，所形成技术档案。
（三）海上设施检验技术档案。海上设施检验技术档案主要是在对海上各种建造和建造后的设施进行法定检验和鉴证检验中形成的技术档案。
船舶检验技术档案全面地反映了我国船舶检验事业的面貌，真实地记载了我国船舶检验技术的发展成果，它有着不可忽视的历史价值和现实作用。
二、船舶检验技术档案的科学化管理分析
（一）执行中国船级社档案管理办法
1.文书档案管理办法。文书档案的分类方法采用“年度――机构――保管期限”的分类方法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，同一机构内按保管期限分类，各分社文书档案的分类方法可根据本单位的实际情况自定。此外，文书档案应编制《归档文件目录封面》、《归档文件目录索引》以及《归档文件目录》，归档文件装订顺序应为：归档文件目录封面――归档文件目录索引――归档文件目录。归档文件目录索引由档案部门编制，各立卷单位不再单独编制。
2.会计档案管理办法。会计档案按照文书档案要求立卷，以装订成册的会计凭证、账簿可装入档案袋（盒）内。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务会计部门保管一年。期满后，于次年6月底以前，由财务会计部门按照归档要求整理立卷、归档，编制移交清单，移交档案部门保管。1998年以后的会计档案根据财政部、国家档案局，关于印发《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号文）执行。
3.科技档案管理办法。船舶检验科技档案依据其特点分为8个大类、若干二级类目和若干三级类目。科技档案的标识是对科技案卷赋予一定的代码，以确定案卷在档案分类体系中的位置，是案卷保管号（包括分类号和项目顺序号）和案卷顺序号的组合。具体标识方法按照《船检科学技术档案分类编号办法》执行，如CJ01（总部全宗号），CJ01-5.1.1代表船舶检验类档案;CJ01-5.2.1代表海上移动平台检验类档案;CJ01-4.2代表规范类档案。项目顺序号通常可采用3位数字流水编号，或者采用项目代号、工作控制号、船舶登记号、图纸批准号等作为项目顺序号;案卷顺序号可采用4位数字流水编号。
（二）推进中国船级社档案信息化建设
当前，随着中国船级社船舶检验业务的蓬勃发展，船舶检验技术档案作为船舶检验工作信息和历史记录的重要载体，其数量也日益增多。在如今信息化技术的大背景下，为了跟随中国船级社业务的发展需要，对总部和各个分支机构的档案进行有效的管理和利用，这就需要大力推进中国船级社档案信息化建设。当前，中国船级社档案信息化建设需要从以下两个方面着手：
1.加强档案管理平台建设。档案管理平台是以中国船级社船舶检验业务和档案行业标准为依据进行开发建设的，需要具有一定的灵活性和拓展性，同时还要兼具安全保密功能，以此来满足档案信息管理的安全性和可靠性。档案管理平台的建设，能够实现对船检业务档案信息的可视化管理，能够全面提升档案信息资源的开发利用水平，促进其公开共享和再利用。
2.推动数字档案资源的建设。数字档案是现代信息技术有机结合的产物，和传统的档案馆相比，具有信息传输网络化、检索系统方便快捷、档案原件存储时间长的特点，能够极大地满足用户的需求，跨越时间和空间的限制，随时、随地实现档案的异地查找。数字档案资源建设是中国船级社档案信息化建设的基础，为档案管理工作创造了前所未有的有利条件，对档案资源进行数据资源整合和数字化加工，将从根本上提高档案服务质量，极大地强化档案的信息需求。
三、结论
一、目前我国房管档案存在的主要问题
1.档案管理缺乏统一规范标准
城市房地产市场越发活跃，房地产权属登记档案数量也随之激增。据统计目前各地的房管档案中90%以上是权属登记档案。但在实际工作中，房地产权属档案管理的法律依据还是2001年建设部颁布的《城市房地产权属档案管理办法》。从政府推动房地产市场发展到宏观调控再到限购政策，十多年来，房地产市场发生了巨大的变化，但由于权属档案管理办法不明确，缺乏统一的档案管理标准，使得各级房管档案工作各自为政，各行其是，使得房管档案管理标准化现代化的实现举步维艰。
2.房管档案资源体系不健全
房管档案资源体系以房地产权属档案为主体，包括预售、权属登记、物业管理、房屋拆迁、维修基金、私房落政、经济适用住房申请和历史建筑保护等类别，基本上涵盖整个住房保障和房屋管理的业务范围。在当前房管档案管理实践工作中，拆迁项目行政审批和监督管理产生的拆迁档案大部分都是存放在县级或市区级房管局档案管理机构中，而拆迁实施过程中的档案和拆迁户安置档案则多数存放在各家拆迁公司，如此的分散管理，容易使房产类型的档案资源散失，无法使档案资源得到更加合理的整合，甚至得不到共享。此外，房地产权属等传统档案存在有文必档、重复归档的现象。
3.档案信息管理水平比较低
全国各省市房管系统档案信息化管理水平参差不齐，有些省市和地区档案管理信息化水平比较成熟，正朝着数字房管的道路稳步迈进，如有的地区房产档案管理系统作为房管局管理信息综合系统的子系统，与其他业务管理无缝对接，实现业务、数据、服务、技术和管理的一体化，但多数地方的房管档案管理还依然停留在信息化的初级阶段，由于档案信息管理系统没有统一的标准，缺乏统一的数据库管理，档案信息资源也就无法实现共享，使用价值没法发挥出来。
4.档案开发利用方式较单一
目前档案利用的途径比较单一，是房管理档案利用率低的主要表现，也是最大的问题，设立窗口这一途径已无法适应时代潮流。由于开放档案要承担一些风险，很多部门为了趋利避害，有的缩短查阅时间，有的尽可能使档案处于保密状态。房管档案蕴藏着丰富的资源信息，特别是一些历史档案，使用价值更大。但把档案存于库房深处，或仅为行政机关提供利用服务，这样做大大浪费了档案资源，使房管档案得不到充分利用。
5.档案管理专业人才较缺乏
在从事房管档案管理的专门工作人员中，一部分人员年龄偏大、知识老化，档案管理的理念和思维陈旧。而另一部分则是年轻人，他们虽有一定的档案业务理论知识或者计算机知识等，但经验比较缺乏，没有实践经验。总体上，都存在着缺乏档案专业知识和计算机专业知识相结合的综合性技术人员，更多的是缺乏档案知识、房管业务、历史和法律等专业知识相结合的复合型人才。
二、加强我国房管档案管理的对策
1.构建房管档案统一管理标准
实现档案管理工作现代化的前提条件是档案工作标准化。国家要结合房地产业档案管理的特点，制定并出台相关标准、规范，从而提高全国房管系统档案管理的整体水平。各省市同行同系统之间不能各自独立起来，相互之间要交流切磋和互补，不断创新，建立房管理档案统一管理标准，推进房管档案业务规范化管理。
2.整合房管档案信息资源
档案资源整合不仅仅是对档案实体的整合，还包括了对档案信息的整合。加强房管档案资源的整合和优化是房管档案工作的一大重点，一方面要加大重点档案收集力度，另一方面要优化档案资源，实现档案集约化管理，也就是做到实行前端控制，在业务办理过程中，要对档案文件进行严格控制，加强管理，对一些档案可以实行电子文档管理，争取减少纸质档案的流转，尽可能实现资源信息共享。
3.加快房管档案信息化建设
加强房管档案的信息化建设，必须有序推进档案资源数字化、信息管理标准化和信息服务网络化。一要建立统一的房管系统信息化平台，建立房管档案信息资源基础数据库和档案检索数据库及档案影像数据库；二要通过计算机网络来实现档案信息的快捷传输有效反馈，实现房管档案信息资源的高度共享和利用，进而达到实现库藏档案的信息化自动管理，给利用者提供快捷便利的档案信息服务。
4.开发房管档案使用价值
充实档案内容。要充分了解行政部门、相关企业、科研机构以及社会公众对房管档案信息的需求状况、需求程度以及需求特点，从而确定房管档案信息资源的建设内容，完善档案接待利用工作，满足行业管理和社会公众利用需求。
整合档案资源。紧密结合本地区房地产行业管理实际与社会经济发展实际，积极开展房管档案编研工作。可以通过与高校、科研院所、专家学者一起交流探讨等合作，挖掘房管档案的历史文化价值，整合利用社会上的人文资源，开展课题研究，展示房管文化，传播档案文化。
5.提高档案人员专业水平
（一）共享档案信息平台未构建
在当下的事业单位档案管理当中，由于发展的需要，档案管理模式正在逐步的向信息化方向发展，但是，在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一。在这样的前提之下，事业单位的档案管理就没有一个统一的管理机制，这样的档案管理便在规范性、开发性、服务性、共享性方面存在一定的不足。另外，在地区之间将强联系上也会因为不能适应档案信息资源共享的要求，而大大降低区域性经济政治的发展。
（二）档案管理系统缺乏
由于近些年来，对于事业单位管理办法进行了一系列的改革，因此，档案信息管理电子化也在各个地区之间的事业单位得到一定程度的践行。在后续的管理工作当中，事业单位当中的档案管理工作的前提基础工作也在不断的朝着规范化和标准化的方向发展。但由于历史原因，档案室业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化的发展。这样，便会直接制约档案管理工作的有序开展。
（三）档案管理技术缺乏创新
信息化的管理在近些年来也在事业单位的档案管理当中不断应用。但是由于许多事业单位的档案技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，因此，纵观当下事业型单位，仍然很多都在档案管理技术上沿用传统的最原始的管理技术。而且伴随着计算机技术和管理技术的发展，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。事业单位在档案管理技术上的落后，也是在很大程度上制约档案管理效率的一个重要层面。
（四）档案信息管理人员的素质有待提高
在现代化的事业单位档案管理当中，实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、事业单位档案优化管理办法
（一）建立一体化的事业单位档案管理标准
在事业单位档案管理当中，要想加快事业单位档案管理工作的开展，就需要加强一体化的管理标准。这样，在管理过程当中，不仅有利于档案的梳理，而且后期为适应城市地区发展的需要，一体化的事业单位档案管理可以实现区域之间的无缝对接。不仅可以在档案管理服务上有一个统一的标砖，而且从长远发展角度来看，也可以为为构建统一的内部事业单位档案管理共享工作的开展奠定基础。
（二）优化档案管理模式
在信息化技术应用的作用下，档案管理模式已经发生了一定的转变，但是由于改革不彻底，因此，档案管理模式仍然存在一定的问题。因此，优化档案管理模式就势在必行。首先，在事业单位的档案管理当中，应当从提升档案管理的效率入手，通过改变原有的管理模式来促进管理效率的提升，比如引入竞争机制，采用一定的奖惩措施来更好的提升档案管理工作人员工作的积极性。同时，通过固定时间段的宣传来加强领导层面的重视，从而为优化事业单位档案管理模式更好推进奠定基础等。通过利用现代化的管理技术来进行档案管理模式的优化，从而提升管理效率。
（三）提升档案管理技术
在事业单位的档案管理当中，管理技术的高低往往决定着工作效率的高低。因此，在现代化的档案信息管理当中，可以增强现代化技术的应用。除来定期的更新系统，不断的引进新的档案管理软件之外，档案管理内部也可以根据自身事业单位的特点来进行一定程度上的修改，通过内部的自主研发和修改，来制定最适合本单位的档案管理模式。因此事业单位之间由于职能的不同，档案管理技术系统也不可能完全适应发展，因此自主研发对于提升档案管理技术而言，也是根本性和长久性发展的需要。
我国事业单位档案信息化建设中存在的主要问题
（一）大量的资金投入，使得筹资工作难度较大
目前，我国各省市的事业单位在档案信息化建设过程中，常常遇到资金筹集困难问题。由于信息技术更新过快，相应的软硬件配套设施需要不断地更新，以达到相互配合的目的。所以，无论是计算机的购置、还是打印机以及扫描仪的配置，亦或是局域网的开通以及信息安全防护系统的构建都需要大量的资金投入。
（二）环境变化显著，服务方式适应能力不强
在计划经济时代，事业单位的档案管理部门一般都是吃“皇粮”的，其主要的服务对象是党政机关，其中保管的大部分内容也都是“红头文件”，通常都是在相对封闭的环境下完成的。随着市场经济模式的不断深入，事业单位的档案信息管理部门的服务对象也发生了重大改变。很多服务对象都是工作人员所不熟知的，而且，服务方式亦是倾向于公开化。并且，正在朝向全方位、透明化发展。所以，在很大程度上其服务质量是由广大的服务对象进行判断的。
（三）信息化建设任务重，见效慢
目前，在事业单位档案信息管理过程中，工作人员需要对现存的馆藏档案资源进行数据整理、补充、扫描以及转换；借助各类文档处理软件，对建立的数据库按照一定的标准进行整理，进而提供高效的检索服务；为客户查询等需求提供网上服务平台；构建各类网络安全防护系统，以及对相关的数据信息进行加密、备份等工作。从而有效防止黑客攻击信息管理系统；随着信息技术的不断完善，做好电子档案的更新与维护工作。以上这些工作仅仅是事业单位档案信息化建设的部分工作，在资金不足的情况下，要想快速实现恐怕很难。
（四）信息化建设队伍素质有待提升
目前，档案信息化建设需要大量的信息化建设人才，而且，这些人才还需要对档案管理工作内容有一定程度的了解和掌握。然而，在传统用人制度的影响下，事业单位的档案部门很难吸收大量的综合型人才，加之相关的绩效考核以及激励机制尚不完善，所以，事业单位的档案管理部门信息化建设人才存在一定的缺口，以至于该部门的整体信息化建设水平不高。
我国事业单位档案信息化建设对策
（一）转变观念，增强紧迫感。
顺应信息社会的发展，根据市场需求，创造条件，以新的工作内容和工作手段，为
用户服务，并为计算机网络化的全面启动做好准备。
（二）积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设
有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字库和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。
（三）加强电子档案归档管理
档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录，归档等工作的监督、指导、保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效，研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法，最后实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化。
（四）加快档案信息化基础设施建设
建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设，档案馆馆藏建设，检索工具建设，规章
制度建设，专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等，继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。
结论
关键词：工程建设；现场；信息管理
中图分类号：TV512 文献标识码：A
1 概述
1.1 工程概况
新疆山口水电站工程规模属大（2）型，工程等别为II等。由拦河坝、泄水建筑物、发电引水系统、电站厂房等主要建筑物组成，主要承担发电和反调节任务。电站最大坝高51m，水电站总库容1.21亿m3，装机容量141MW。
1.2 现场管理机构
该工程建设参建单位多，质量要求高，管理难度大，山口项目部与各单位之间来往信息繁多，为此，山口项目部根据工程建设管理需要设置了3项目分部和2室，即碾压砼重力坝项目分部、粘土心墙坝及厂房项目分部、机电设备及金属结构项目分部，分别负责施工现场的管理与协调；档案室（2人），主要负责工程技术档案资料以及所有工程建设信息的管理工作；办公室，主要负责山口项目部的后勤保障、各种接待以及精神文明等工作。各部门分工明确，各负其责。
1.3 制度建设
为做好信息管理工作，山口项目部针对各部门的不同岗位制定了岗位职责，使责任落实到个人；针对设计、监理、承包人等参建单位的来往文、函按照文件类型制定了专用处理流程；对工程监理工作实行月考评制度，考评达到优秀时给予奖励，激励了监理工作积极性。以上制度的建立对于信息管理各项工作的顺利开展奠定了基础。
2 信息管理
2.1 信息管理体系
山口项目部对现场的有效控制，通过对来自内、外各种信息的传输有效地组织和控制来实现。山口项目部档案室集工程档案资料与信息管理于一体，编制信息管理手册并检查和督促执行，协调和组织项目管理班子中各个部门的信息处理工作，建立和运行维护信息处理工作平台，组织其他工作部门协同收集、处理信息，负责信息的分类、传递、整理和工程技术档案资料的管理工作，制定了《档案信息人员岗位职责》《信息管理办法》《保密制度》和《档案管理制度》等制度。
2.2 信息行为规范化、制度化
山口项目部根据《档案法》及有关业务建设规范，遵循水利工程信息档案的形成规律和体系结构，规范、统一了项目法人、监理机构、承包人常用表格的格式及审批程序、使用方法等；规范了参建各方在工程建设期的信息行为，统一了各方往来文件格式，保证了施工数据的一致性。
2.3 信息的处理
信息的处理是指在项目的各个阶段，对所产生的信息和数据进行收集、传递、加工、储存、维护和使用等信息规划和组织工作的总称。通过对信息有效的规划和组织，项目管理人员能及时、准确地获得进行项目控制和管理决策所需要的信息。
2.3.1 原始数据收集
掌握信息来源，明确信息收集的时间和次数或数量，并保证原始数据的完整和真实。原始数据的收集包括可研、初步设计、施工承包合同等相关文件和进入施工阶段后业主、监理、施工单位发出的信息、施工记录、各种会议记录、纪要、各类验收信息等。
2.3.2 信息的加工、传递
该工程参建单位多，信息流通量大，各参建方的来往文函登记都要经过档案室的登记。在施工高峰期山口项目部每月来往文、函平均在280份左右，档案室对各类来、往文函进行了详细的分类，施工单位的文件按照单位工程分为4个登记本，监理和设代各一个登记本，每个登记本又按照文件种类用口区纸分开，这样每个单位工程的每一种文件都一目了然，便于查询、统计。对每次来的文件信息按照轻重缓急分类登记、传递，先登记、传递需审批处理和有处理时间限制的文件信息，再登记、传递传阅、报备类文件信息。
2.3.3 信息工作
对于工程中发生的一些重大、重要事件，山口项目部以简明、扼要的建管简讯形式，及时在局域网建设管理要闻模块。山口项目部还按旬编写建设管理信息在局域网上，及时反应本旬工程进展情况及完成工作量。
2.4 信息化建设情况和信息技术在山口工程中的应用情况
由于建设工程项目大量数据处理的需要，应采取措施，使信息处理由传统的方式向基于网络的信息处理平台方向发展，以充分发挥信息资源的价值，以及信息对项目目标控制的作用。
2.4.1 信息化建设基本情况
为满足工程建设信息化要求，伊河建管局（项目法人）于2006年2月成立了信息中心，建立了由几个局域网系统组成的覆盖全局的信息网系统，承载着建管局协同办公系统、伊河电网信息系统、工程项目管理系统、综合人事应用系统、综合办公应用系统、网站管理系统、工程监控专用系统及各项专栏网站的运行。
2.4.2 信息技术在山口水电站工程中的应用情况
目前，已在山口水电站工程中应用的有OA协同办公系统、项目管理系统、综合信息平台、党建与精神文明专栏和网络会议等。协同办公系统，主要用于全局内部各部门间业务往来协同。项目管理系统主要用于对工程建设期间所有文档和合同进行管理，实现了合同数据维护、各类文件登记、处理、查询、归档、维护、报表生成等各项档案数字化管理功能，在建管局内部改变了依靠纸张传递办公的现状，方便了全局各处（室）、部门之间信息交流。协同工作综合信息平台，主要用于和查询各类信息。党建与精神文明专栏为大家的党建和精神文明工作提供了一个相互交流的平台。
3 效果
通过优化信息管理系统，制定各项规章制度，通过有针对性地应用局域网络系统，使各类文件有序处理，信息资源快速传递 、共享，缩短了文件审批时间，数据统计快速、精确，各类信息流转畅通无误，为顺利完成工程建设任务提供了保障。目前，工程已具备竣工验收条件，运行情况良好。
4 结语
信息管理的系统化、规范化、制度化、信息化是提高信息管理工作的关键，也是工程现场建设管理工作能否顺利进行的关键。信息管理工作不能仅仅依靠档案室，各种信息的畅通要靠参建各方所有人员的共同协作。在保证信息安全的情况下最大程度地实现信息资源的共享，是提高工作效率、节省劳动力的必要保证。
参考文献
[1] 新疆伊犁特克斯河山口水电站工程初步设计报告[R].由水利部新疆水利水电勘测设计研究院编制，2005.
一、加大城建档案的接收力度，丰富馆藏，进一步完善馆库基础设施，逐步完成“数字城建档案馆”建设
作为专业科技档案保管单位，城建档案馆要突破馆藏的局限，加大历史档案、重点工程、城市基础设施、城市地下管线工程等档案的收集力度，进一步丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类、改善馆藏结构，为增强、扩展服务功能提供保障。同时努力改善档案保管条件和保管手段，逐步提高办公现代化水平，及时添置档案办公所需硬件设备，为更好的服务于城市建设打好基础。在做好标准化、规范化工作的基础上，要积极采用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，整合馆内信息资源，最大限度满足社会档案信息需求，逐步实现馆藏档案的数字化。
二、加大宣传力度，解决城建档案工作在城市建设中重要作用的认知问题
首先，要加大对社会的宣传力度，通过相关媒体宣传城建档案的价值、作用，扩大其社会影响。以显著的工作业绩、创新的工作机制引起社会对城建档案工作的密切关注，充分利用典型事例的宣传效应，努力使冷门升为热点，让社会各阶层都认识到档案是宝贵的财富。其次，要加大对档案产生单位的宣传力度，积极宣传档案各种法规、管理办法，取得建设行政各部门的大力支持。在参看工程竣工验收的同时，下发档案移交具体办法，对不及时报送城建档案的单位采取告知催办和限期处罚等措施。针对不及时移交档案的单位，下达催办单，并主动上门服务、多做宣传，了解情况，转变过去“坐等”的陈旧模式，变被动为主动。对于打着“企业内部管理”旗号的单位，则要讲明存档的优势，档案法规大于一切的厉害关系。对于坚决拒绝移交档案的单位，将严格按照工程档案管理办法，责令其限期补报并处以罚款。加强与有关职能部门的沟通，争取他们的支持和配合，为建设工程档案提供相应的监督和制约保障。如工程竣工通过建管部门工程备案时，严格按手续办事，实行建设工程档案合格证制度；房管部门房产备案需出具档案馆出具的证明才予以接收；请审批中心、规划部门协作，使建设单位在工程立项审批时就签订责任书等手段。
三、适应新形势，重新定位城建档案馆的服务机制
城建档案工作是一种信息资源管理工作，服务建设事业和经济社会发展是根本宗旨，只有做好服务工作，才能体现价值，得到社会认可。新时期，城建档案工作要做到“有为才有位”，最根本的是紧紧围绕建设工作大局，积极做好服务工作。一方面，找准服务位置，提供便民服务，打造文明窗口。一是要为领导和部门工作服务方面找准位置，充分整合城建档案信息资源，建立城建档案信息管理系统，积极提供声像、编研、扫描等各种形式的服务为城市规划建设管理提供决策信息和管理依据。二是要为社会公众服务方面提供便利。城建档案的基本是服务于社会，用之于社会。随着经济的不断发展和社会的不断进步，公众利用城建档案的意识和需求日益增强。城建档案馆要顺应社会发展趋势，采取多种形式，如网上咨询、电话预约、现场办公等，开辟多种渠道，积极为社会公众服务，促进城建档案工作社会化发展。另一方面，创新服务机制，积极推广“提前介入”服务模式。面对新形势下的城市建设快速发展，要着眼新思维新实践，努力提高理论创新、技术创新的能力，强化服务手段创新，提高服务质量和水平。针对城建档案的产生单位对城建档案的归档要求不熟悉的情况，采取主动“请进来”、“走出去”的多种形式。以小组为单位积极走进施工现场普及档案移交办法，让许多新开工的各方工作人员能及时了解城建档案的编制、收集、报送等环节的要求和国家规范，变“要我交竣工资料”为“我要交竣工资料”。拓展与规划、建设、管理各部门的密切合作空间，积极建立“热线联系”渠道和协作网络，主动了解大型活动和重要项目等的建档、利用、开发需求，提前做好档案接收准备；对重点工程要深入现场进行面对面全程指导，做到心中有数。新形势下的城建档案工作，既要在提高为领导决策和部门工作服务的质量上动脑筋，又要在不断拓展为社会公众服务的广度和深度上下功夫；既要重视传统载体、传统领域城建档案资源建设，又要重视新型载体、新型领域城建档案资源建设；既要积极采用新技术、新手段搞好城建档案硬件建设，又要加快城建档案工作标准化、规范化建设；既要加强已有领域的工作，又要跟踪新的发展领域，做到建设事业发展到哪里，城建档案工作就延伸到哪里，有效服务就拓展到哪里。我们相信，随着城建档案工作服务功能的加强，其工作重要性将被提到一个新的高度来认识，地位将得到提高，职能将得到加强，同时也将获得全社会的理解与支持。
作者：仲燕单位：江苏省赣榆县城建档案馆
加强队伍建设。随着城乡一体化建设的深入发展，数字信息化是城建档案馆发展的必然趋势。要适应档案管理现代化的需要，就必须从多方面培养队伍。1、有计划引进高素质专业人才。积极引进具有档案专业、相关工程技术、信息处理技术、多媒体技术和通信技术的人才，优化档案队伍人才结构，为促进现代化、数字信息化城建档案建设发展注入新动力。2、提高档案人员的综合素质，使其不仅在思想观念，更要在业务水平等各方面与城乡一体化城建档案的需要接轨。对此各级档案部门要加强专业人员培训，特别是县级、乡镇档案管理人员培训，要采取学术交流、业务培训、在职进修等方式，帮助档案工作者了解新信息、掌握新知识、新技能和新规范。从而优化队伍专业知识结构，提高专业层次，培养一支高素质的档案队伍。
提升服务理念。充分发挥服务功能，是城乡一体档案工作的落脚点和归宿，也是价值所在，更是地位和作用的凸显。因此档案部门要以资政惠民为目标，主动承担社会公益事业服务责任，充分发挥自身资源优势，把服务贯穿于档案工作开发利用的全过程，扮演好服务者的角色。1、加强与相关专业单位以及质监、市政、房产、规划、城建等兄弟单位之间的交流沟通，把城建档案工作纳入到城乡一体建设管理的各个环节中去，拓宽和理顺城建档案的收集渠道，为提升服务理念作馆藏保障。2、在服务方式和服务内容上要进行变革，不但要科学保管好档案，而且要了解政策走势和城乡一体建设重点，了解社会用户对城建档案信息需求的方向、范围和要求，丰富馆藏资源，提供多方式、多信息的优质服务。从而满足社会不同类型群体对城建档案信息的服务需求，将城建档案馆建成一个功能齐全的社会化服务窗口。
加快信息化进程。推进城建档案信息化建设城乡一体发展的需求，应用现代计算机、网络通信等信息技术把档案中蕴藏的丰富信息开发出来，变“死档案”为“活档案”，向可视化、立体化发展。1、逐步完善信息化基础设施建设。加大信息化载体平台建设投入，推进信息化基础设施建设，利用计算机管理系统软件完成城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。2、积极开展城建档案信息资源库建设。城建档案管理机构要积极建立市、县、镇三级城建档案资源目录中心系统，完善馆藏档案目录数据库建设，实现馆藏档案检索全套计算机化，并实现资源三级共享。积极创建地下管线档案信息管理数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目数据库、声像资料数据库等各种专题信息数据库。3、丰富城建档案信息资源现代化服务利用，收集和包括地方建设动态、政策法规、统计数据等在内的政务信息。从而实现城乡一体建设档案开发利用的信息化成果。
加大收集范围，优化馆藏结构。1、随着城乡一体化建设的不断推进，各类地下管线也得到了快速发展，与人民群众生活息息相关的电力、电信、给水、排水、燃气等各类地下管线档案资料日益丰富。规划、建设、市政等行政主管部门要抓好《城市地下管线工程档案管理办法》的贯彻落实，协调各方、建立分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制及联动机制，由城建档案馆统一接收和集中管理，建立城市地下管线档案信息管理系统，实现对地下管线信息的动态管理和综合开发查询利用服务。2、做好城乡建设声像档案的收集保管工作。各地城建档案馆要加大对城市建设的重点工程、重大规划建设活动以及历史文化街区（名村、名镇）、城市道路、特色建筑、古文化建筑的影像素材的收集归档工作，逐步建立起影像和图片资料库，并编辑制作传承城乡一体建设发展的专题片，保存城乡一体建设发展历史的声像记录，通过发展和丰富馆藏信息资源，传承和记录具有地方特色的城乡一体建设发展的历史和建筑文化城建档案。
加强档案信息化过程中的安全管理。1、利用网络技术把收集、整理、利用各种城建档案信息，已经成为城乡一体城建档案发展，实现历史性转变的途径，但“电脑黑客”这只“无形的手”很可能轻而易举地摘走多年辛勤耕耘的果实，因此，既要实现城建档案数字信息化又保证信息不丢失、不被破坏，又要实现安全管理，城建档案馆要充分利用社会各种资源，加强同公安、网络技术等部门的合作，安装专业软件，预存备份文件，配备专业网络管理人员，确保档案信息安全。2、切实加强内部管理，完善管理制度，严格落实保密安全管理机制，强化“库房七防”安全措施。城乡建设一体化的目标是实现城乡之间的共同进步，弥合城乡之间的差别，促进城乡经济社会各方面的共同发展。城乡档案建设也要紧跟这一时代要求，逐步实现城乡建设档案的无差别化开发利用服务，全面建设适应城乡一体化需要的、现代化、信息化城建档案事业。
本文作者：陆香琴作者单位：江苏省张家港市城建档案馆
随着档案信息化建设的发展,档案管理和传播活动的网络化趋向日益明显,而新的时空环境和方式方法更加使档案工作凸显出了一些伦理困境(EthicalDi-lemma)问题。分析高校伦理困境产生的原因及提出突破伦理困境的对策,对于做好高校档案信息管理与传播工作具有重要的理论与现实意义。
高校档案信息管理与传播中的三大伦理困境
(一)高校档案信息保密要求与档案开放利用的伦理困境档案承载着大量的人类社会活动的原生信息,是一种宝贵的信息资源,它具有凭证价值与情报价值的二重性。档案价值的二重性,决定了它存在开放性与保密性之间的矛盾关系。凭证价值决定了档案形成者的资料与活动内容在一定的时限和范围具有不公开性,即具有保密性。而情报价值意味着档案需要适应社会利用档案的要求,有向全社会开放的义务与责任。
在现代民主政治时代,档案开放已经成为必然。美国学者史蒂文卢巴(Sreven Lubar)认为,档案是一种权力,他援引法国哲学家雅克德里达(JacquesDerri-da)的话来加以证实:失去对档案的控制就等于失去了政治权力,民主的有效性通常用下面的标准来衡量:对档案工作(包括档案的构成和阐释)的参与和对档案的利用。基于档案价值的二重性,《中华人民共和国档案法》规定,档案管理部门要向社会开放档案,以便广泛地、充分地发挥档案的作用;同时又规定了档案保密期限,涉及国家安全或者重大利益以及其它不宜开放的档案控制使用,违者要承担责任。《普通高等学校档案管理办法》也规定:凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属开放范围的档案,并可以摘录或复制;同时又规定了涉及党和国家秘密的,涉及专利或技术秘密的,涉及个人隐私的,以及档案形成部门规定限制利用的的馆藏档案要控制性开放。
由此可见,对于高校来说,一方面要求发挥档案室的职能作用,最大限度地开放档案,公开会议文件、会议记录、人事管理、基本建设、仪器设备、教学管理、科研管理、考务学籍等信息;另一方面又要根据具体的对象和内容对公开的程度和范围有所限制。这就使高校档案信息管理与传播在具体操作中出现了开放性与保密性相冲突的伦理困境:当公开某一信息会对他人或单位造成消极影响或名誉及经济损失时,是否能够不加限制地公开?当学校或者师生的信息保护权与社会公众的知情权发生冲突时,应该基于什么伦理标准进行研判?等等。
(二)知情权保障与隐私权保护的伦理困境知情权是公民知悉、获取信息的自由与权利,它既有宪法、行政法等公法领域的内容,又有私法的因素。
早在1946年联合国大会通过的第59号决议中,就强调查情报自由原为基本****之一。隐私权则是公民个人所享有的依法维护私人生活安宁和私人信息秘密不受干扰的一种独立的人格权。由于隐私权深入到人类社会生活和人们的内心世界来保护自然人的人格与精神状态,所以隐私权还是一种高层次的人格权。
现在高校档案部门,囿于传统做法影响,在档案开放范围和开放程度方面,主观封闭式的做法依然占主导地位,表现为:档案开放的界限模糊、对象不清,在开放与不开放之间优先选择不开放,档案解密与开放时间经常被人为拖后,档案开放、利用程序比较烦琐,用户被拒绝开放时缺少司法救济制度等。这些问题的存在无疑影响了师生和社会公众的知情权的实现。而与此同时,隐私权保护在档案开放利用中也出现了保障不力的情况。高校档案信息作为历史的记录,含有大量的个人数据信息,许多涉及了个人隐私。由于高校档案部门对隐私认定缺乏统一、具体的评判标准,在保密制度执行中又缺乏有效的机制,致使隐私权遭侵犯的情况在高校屡次发生。
上述这些反映了高校在档案信息管理与传播中存在隐私权与知情权相冲突的伦理困境。尤其在网络环境下,档案信息收集、整理、贮存、传递、利用的模式不断更新之时,隐私权与知情权的两相冲突成为人们不得不予以关注的伦理困境。
