时间：2023-06-01 09:32:04
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案管理规定，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.管理机构
（1）公务员等档案管理。我国公务员等干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案实行由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。现职与非现职的公务员档案管理机构相同。美国公立系统的现职人员是集中管理模式，由人事管理总署负责管理。联邦政府各部门统一设置人事机构。州政府以及其他地方政府也设立人事档案的机构――人事办公室或人力资源办公室。美国公立系统的非现职人员，其人事档案由国家人事文件中心管理，它由军职人员文件中心和文职人员文件中心两部门组成。
（2）其他企业、私营组织人员档案管理机构。我国1992年颁布了《企业职工档案管理工作规定》，规定企业职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。1996年颁布了《流动人员人事档案管理规定》，流动人员人事档案的管理，按照人事管理权限，一律由市、区、县组织部、人事局所属的人才交流服务机构和劳动服务机构负责。美国这类人员的人事档案一般由本单位的人事部门保管，辞职、死亡或工作调动等情况后，其人事档案仍然保留在原供职单位。此外，美国的一些专业部门也保存着大量的个人数据，如社会保障署保存了所有成年人的社会保障号和信誉局发给所有人的社会安全号，通过社会保障号和社会安全号可以查询相关档案数据。
2.管理的开放性
我国《企业职工档案管理工作规定》第十七条规定，查阅档案应凭单位介绍信，档案除特殊情况下一般不借出查阅，任何个人不得查阅或借用，因工作需要从档案中取证的，须单位领导批准后才能复制办理。美国利用人事档案可以是本人或他人（经本人授权），一般需提交申请信、全名、出生日期、社会保障号、任职机构的名称，任职时间和离职时间、利用目的等。
3.档案的利用
我国当前的人事档案管理中重“管理”轻“利用”的现象普遍存在。首先人们总是认为人事档案是很神秘的东西，非常封闭。其次以往人事档案收集个人业绩、能力、信用等方面材料比较少，不能及时完全记载和反映一个人的现状或全貌。另外，有的用人单位只看现实能力，而不看个人档案。目前随着已经参加社会保险的人员，退休时当地社保部门需要审核人事档案，核对视同缴费年限，技术职称，特殊工种等，因此人们也越来越意识到人事档案的重要性，但其利用还相当局限。
美国早在上世纪90年代就建立了档案信息导航系统，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。在美国，公民的人事档案除了为人力资源管理和社会保障服务外，还建立了个人信用系统。每个公民有社会安全号码和社会保障号（成年人），这个号码在其申请工作、支取工资、纳税、贷款时，都要使用这个号码，这些信用记录由专门的征信机构收集整理，形成信用报告，记入其个人信用档案。
二、中美人事档案管理不同带给我们的启示
第一，要采取多种措施增强社会公众对人事档案管理的了解，宣传人事档案管理知识，人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度，人事档案为个人求职、单位求才提供了依据。另外，人事档案是办理社会保险和退休手续、提供出国政审和公证材料、出具报考研究生的相关材料主要依据等。如办理退休手续时，就需审核本人人事档案，核定出生时间、参加工作时间、高级职称等；遗产纠纷时也需查当事人的社会关系等。
关键词：流动人员人事档案 管理 现状 对策
一、流动人员人事档案管理之现状
（一）流动人员人事档案的重视程度不够
个人对人事档案重要性的认识不够，档案机构的重视程度不够，造成流动人员人事档案管理存在很多漏洞。《流动人员人事档案管理暂行规定》明确规定：“严禁个人保管他人人事档案”。但是经常有一些下岗职工自己拿着档案到人社部门咨询政策，并且档案没有按规定包封、盖章。问其原因，有的是当年下岗时自己从单位取回一直放在家里，也有的是刚从档案机构借出来，根本没人给包封、盖章。目前，流动人员人事档案管理不规范的现象比比皆是，档案资料不全，内容不真实，档案的收集、整理、转移不规范，档案袋子破损，档案丢失等情况时有发生。
（二）流动人员人事档案管理体制混乱
目前许多职介机构、人才服务机构、劳务机构都在进行人事档案社会化管理工作。这些机构有的隶属于人社部门，有的本身就是企业，档案在某种程度上已经成为了商品，甚至有些机构以造假档案进行牟利。不具备档案管理资格的企业和个人越权、违规管理等现象，既造成了流动人员人事档案管理秩序混乱，又对流动人员人事档案的安全性、真实性构成了严重的威胁。本人在工作中就曾经遇到过这样的事情：一名下岗灵活就业人员，按相关规定办理完退休手续后，人社部门却接到举报。经多方调查，发现此人确实曾在下岗期间服刑，法院的判决书等资料无人送往档案机构，办理退休手续的档案里并没有其服刑的相关资料。这件事情的发生，绝非偶然，它凸显了流动人员人事档案管理的漏洞，为我们的档案管理工作敲响了警钟。
（三）流动人员人事档案的管理不够规范
1、档案资料管理不规范
一些档案机构，没有专业的管理人员队伍，没有相应的配套设施，档案管理工作处于只收钱，零收集，不整理状态。人事档案短缺，材料内容不完整，弄虚作假等现象屡屡出现。这些机构的档案，根本没有装订整理，袋子也已经破旧不堪了，档案资料随时会从袋子里掉出来。以前就有一名老同志因档案里缺失入伍和退役资料，为了接续工龄，把退伍证交给档案机构，退伍证从破损的档案袋子里滑落丢失。还有一些人自己拿着未经包封、盖章的档案来咨询，这将很难保证档案的真实性和完整性。
2、档案管理人员配置不足，素质不高
《干部档案工作条例》对档案管理人员的选拔和培养做出了相应规定，并规定：“每管理一千人的档案需配备一名专职干部”；但是据调查，目前我市一些档案机构，多数都是一个人负责管理几千份档案，有的机构甚至是一个人负责管理上万份档案。并且，这些档案机构，任用的档案管理人员未经过专门培训，党员干部极少，多数人员对档案管理的相关政策和具体要求并不了解，对档案管理业务不太熟悉。繁琐的工作，巨大的工作量，再加上档案管理人员配置不足，导致档案管理工作未能严格按照要求规范操作。
二、具体对策
（一）加强宣传力度
加强《中华人民共和国档案法》的宣传，提高人民对人事档案重要性的认识，采取多种形式在电视、广播、报纸等新闻媒体上做一些正规的播报，或者是在大街小巷发放一些法律知识传单。如果能结合生活中的实例，把案例以故事的形式展现出来，效果则大大不同。目前各电视台许多法治栏目很受老百姓欢迎，但是与档案相关的却寥寥无几。如果能借助这些栏目，把具体案例呈现出来，或者把发放法律条文形式的传单，改为以实际案例改编的漫画故事，这样新颖的宣传形式，肯定会给人们留下深刻的印象。
（二）完善管理制度
各级政府组织、人事部门应针对现状及时出台相关政策，指导流动人员人事档案管理工作。对各类档案机构的业务指导部门是谁，法定责任是什么，谁来监督管理，怎么处罚等问题作出明确规定，并将流动人员档案管理工作的具体操作、奖惩制度细化。应赋予人社部门下属的人才中介机构对人事档案的唯一管理权。并且这些部门应与工商等部门联合起来，对没有权限私自保管档案的单位或超范围管理档案的人才服务中心机构进行严肃查处。还应通过与公安联网实现信息共享，以此规避判决书等资料无法送往档案管理机构的漏洞。
（三）规范档案管理机构
档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，集服务性与保密性于一体。加强档案管理工作，一是要整顿档案管理机构，明确管理职责，划清管理权限，界定法律责任，实行监管制度。二是要加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员素质。从档案管理人员的选择上入手，严格按照相关要求选拔任用档案管理人员；定期组织学习培训，不断提高他们的能力；培养他们勤奋学习、爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神；鼓励他们提出合理化的建议；把他们培养成具有“创造型、复合型、协作型”人才，使他们能为流动人员人事档案管理事业建功立业。
参考文献：
[1]《干部档案工作条例》
大中专毕业生人事档案是人生经历的起点记载和今后参加社会活动的重要依据，其对大中专毕业生今后的社会保险、职称评聘、出国政审、异地调动办理等发挥着极其重要的作用。在市场经济发展条件下，规范大中专毕业生人事档案，对于促进人才交流，发现、推荐、使用好人才显得尤为重要。
一、大中专毕业生人事档案管理现状分析
大中专毕业生的人事档案是全面考察学生多年来的学习、思想和生活状况，也是为用人单位提供评价人才使用的重要客观依据。但从人才中心所接转的的大中专毕业生档案情况来看：部分档案存在材料不全、散乱、错寄、自带甚至拆封等现象，造成无论是给毕业生的就业还是后期政审、利用等都带来了负面影响。其存在的问题主要表现为：1.人事档案的散乱、缺失。大中专毕业生的人事档案主要包括登记表、成绩单、学年鉴定表、奖励处分材料、党团组织材料等等。但在毕业生档案接收中经常出现档案材料错放、寄错，甚至出现一些重要的报到证、党团组织材料缺失等情况。由于没有专门的人事档案库房以及专业的登记保管等，在收集大中专毕业生的人事档案材料过程中出现杂乱无章的情况。同时，由于毕业生众多，大多需要新建档案，因此在存放过程中容易与其他毕业生档案混装在一起，存在档案保管不规范现象。2.人事档案的专业性、保密性不强。大中专毕业生的人事档案需要严格依据国家档案转递、管理规定要求执行，但现实中由于专职档案管理人员少，毕业生在人事档案转递过程中往往由辅导员、班主任甚至是学生代为转递，非专业人员的过多介入导致了人事档案管理的专业性不强。此外，大中专毕业生在后期为了提高知识，参加相关的成人教育、远程教育或自考，这些后添加的重要的档案资料为了查阅、复印等在拆封后没有及时密封，减弱了档案的保密性和真实性。
二、大中专毕业生人事档案管理的重要性
基于麦可思研究院的研究报告，《光明日报》于2015年7月20日的《2015年中国大学毕业生就业报告》公布的数据显示：高职高专院校2014届毕业生半年后的就业率为91.5%，比2013年提升了0.6个百分点，但2014年的高职高专院校的毕业生失业率为8.5%，每年有数十万的毕业生处于待业状态，因此，做好毕业生的人事档案管理和开发工作意义重大。1.提高人力资源利用率。企事业单位招聘、选拔人才是一种人力资源的资本投资，是为了通过对人进行资本投入、提高人的职业技能或体能，增加劳动产生的一种投资行为。做好毕业生人事档案管理可以有效将闲置、滞留在社会上的人力资源有效利用，避免人力资源浪费。2.扩大流动人员就业服务保障。大中专学生毕业后往往辗转多个城市就业，根据《流动人员人事档案管理暂行规定》的有关要求，需要做好流动人员流动人事档案的转递、保管工作。一方面，各地人才流动服务中心因掌握着流动人员人事档案，故占绝对优势；另一方面，要充分调动企事业、教育以及劳动人事等部门的多方力量，共同参与就业人员人事档案的建档、转递工作，为流动人员就业做好服务。
三、大中专毕业生人事档案管理对策
1.在思想上，要重视大中专毕业生人事档案管理、开发工作。无论是人才流动服务机构，还是用人企业都要有强烈的责任意识。一方面，要做好大中专毕业生人事档案的接收、保管、开发和利用工作，进一步完善人事档案管理体制；另一方面，作为档案保管机构要增加投入，提高专业人员档案管理和开发素能，加强管理人员的专业知识培训，从思想和硬件建设上为大中专毕业生的人事档案信息开发和利用做好准备。2.在管理上，要加强大中专毕业生人事档案的数字化和网络化建设。随着城市化进程的加快和就业渠道选择的多元化，大中专毕业生就业的流动性不断增强，人事档案的数字化和网络化建设成为时展的趋势和必要手段。要建立类似于学历查询网络一样的全国大中专人事档案信息数据库建设，开发专门的人事管理软件，为用人单位查询、利用档案提供便利。3.在开发上，要拓宽大中专毕业生人事档案的信息收集、利用渠道。运用新兴网络媒体，建立人才开发网络，开辟大中专毕业生就职和企事业人才招聘板块。一方面，为大中专毕业生就业提供专业平台和渠道；另一方面，人才流动服务机构根据用人单位的委托，提供学历验证、背景调查等服务，进一步延伸档案管理、开发利用触角，做好专业服务工作。
作者：王斌辉
【关键词】人事档案；知情权；开放
一直以来，人事档案都给人一种神秘的感觉，很多人从来都没有机会查看到自己的人事档案，至于档案中的材料及保存管理情况更是一无所知。近年来，伴随着社会的进步和人们法治意识的增强，因为人事档案管理问题而引发的纠纷也逐渐增多。人事档案到底能否对个人开放？本人到底有没有对自己人事档案的知情权？相关争论一直没有停过。
一、人事档案的定义
人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
二、人事档案管理现状
被制度锁在笼子里的人事档案。很多人问：我自己为什么不能查阅自己的人事档案？根据《干部档案工作条例》第七章中规定：任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。正因如此，一直以来，人事档案在各级组织人事部门的“保护”下渐渐蒙上了一层神秘的面纱，也逐渐失去了它应有的价值。对于很多普通人可能从一参加工作自始至终在一个单位工作直至退休，而他的人事档案在档案室也就这样静静地躺了几十年。除了档案管理人员不定期的对档案进行收集和整理之外，几乎没有人能接触到他们，以致很多人甚至已经淡忘了自己还有人事档案的存在。
三、人事档案信息对个人开放的必要性
（一）有利于接受个人监督，保证人事档案的严肃性、真实性、客观性。目前，人事档案管理工作的监管，主体是上级组织部门和本单位主管负责人，而且他们的监管方式主要以业务指导为主，档案监管为辅。因此，管理人员可以轻易地对档案进行修改和整理，管理人员水平的高低直接决定了档案管理水平的高低。而引入本人参与人事档案的监管，一方面可以做到对档案进行针对性地监管，另一方面对档案管理人员也起到了有效的监督作用，从而保证人事档案的严肃性、真实性和客观性。
（二）有利于人事档案的开发和利用。现如今的人事档案管理模式不利于人事档案的开发和利用。例如，很多人在填写履历或者加入党团时间的时候，由于时间久远想查看下原始材料。但由于受到不允许个人翻阅查看档案管理规定，很多人只能凭借模糊记忆填写，而所填写的材料恰恰将来也要存入个人人事档案，这样就造成了档案记载时间前后不一致的问题，人事档案管理工作变成了简单的材料收集，失去了它的参考和利用价值。而自2014年至今，从中央到地方各级组织部门进行的干部人事档案专项审核工作，其中一项就是对记载前后不一致的情况进行调查核实。通过审核发现，有大部分是因为记不清楚而造成的填写前后不一致。因此，人事档案信息对个人的开放有利于避免此类现象的发生，也可以达到档案利用的最大化。
（三）有效避免大量死档、弃档的出现。一方面由于管档部门和单位对人事档案的过度保护，在一定程度上阻碍了人才的自由流动。另一方面，由于个人对档案中的情况不够了解，人事档案渐渐成为了“鸡肋”，从而出现了大量的死档和弃档，增加了管理人员的工作量和管档难度。因此，人事档案对个人适度的开放，可以促进人才的自由流动和增进个人对人事档案的了解，有效解决大量死档和弃档的出现。
四、档案信息对个人开放的支持
（一）档案管理工作的信息化。档案管理工作的信息化是人事档案对个人开放的先决条件和基本保证。为了保证人事档案的安全，人事档案对个人提供开放服务的途径必须采用电子信息化的方式，即将档案内容数字化和信息化，使个人在查询个人档案相关信息，了解保管情况时不用直接接触档案原件即可完成。这样，即保护了档案原件，又达到了利用和参考的目的。
（二）对档案管理工作的资金支持。档案管理工作的信息化是对个人开放的先决条件和基本保证，而有力的资金支持则是档案管理信息化建设的基本保障。主要包括电脑、影像采集设备、管理软件、人员培训、后期维护等产生的费用。这就需要档案单位负责人给予足够的重视和财政部门的大力支持。
（三）档案对个人开放工作的日常管理。根据工作实际情况，对档案管理人员操作流程、个人查阅范围、审批流程、查阅登记制度等方面建立严格完善的规章制度和操作流程，是档案对个人开放的制度保证。原本被重重保护起来的人事档案对个人开放，无论对于档案管理者还是个人无疑都是一个新课题和新生事物，在开放过程中必然会遇到各种问题。制度和流程制定的过于严格和教条则达不到理想效果，过于简单则不利于人事档案的保护。因此，制度和流程是否科学全面，决定了对个人开放工作的实效。
关键词：研究生 档案管理
一、研究生档案的内涵
研究生档案分为研究生人事档案和研究生工作档案两大类。研究生人事档案包含研究生入学前档案（从小学、初中、高中到大学）、入学档案（报考研究生登记表、初试、复试成绩等有关材料）以及研究生学习和生活的记录材料，是重要的档案资料。研究生工作档案（含工作计划）全部程序主要根据上级下达的通知精神或文件形成的有关文件和资料，主要包括招生、学籍、教学、培养、学位、导师、就业、学位申请等各项工作。
二、研究生档案的特点
1.国家没有明确的规定
迄今为止，无论研究生还是本科生针对学生档案国家没有统一的管理规范，归档范围没有统一的标准要求，各高校对于学生档案的文件材料归档范围也表现出区域性特点，研究生的档案管理制度一般由学校自行制定。
2.学生的管理机构不同
由于学校的规模和研究生数量的差别，学校管理制度不同，学校对于研究生的管理也不尽一致，有些学校属于一级管理，而有些学校属于二级管理。
3.有部分往届生的档案
由于研究生的招考面向社会，那么会有一部分的社会生源，其档案由于已经由学籍档案转为人事档案，学校在招收学生，需要调取其档案并进行整理，以便在校的信息记录。
4.高校研究生学位档案管理
研究生学位档案管理同其他档案管理之所以不同，在于其形成过程的长期性、多样性和阶段性。一是形成时间长。二是经手人数多且形式多样。三是培养分段进行。研究生需要经过由浅入深的学位课程集中学习、参加科研项目和科研能力由弱到强的培养、完成学位论文及论文答辩等不同的阶段。每一阶段都会产生与其他阶段相互联系的学位档案材料。
三、研究生档案管理存在的问题
1.档案传递不规范
由于各个学校和省份之间对于档案管理的规定不同，所以研究生入校档案传递工作十分混乱，增加了档案丢失、损坏的危险，并且不利于研究生就读学校对于档案的统一整理。
2.管理机构混乱
目前，全国高校人事档案有三种管理模式：有的高校是由各院（系）管理；有的高校研究生档案由研究生院管理，本科生档案由学生工作处管理；有的高校是统一由学校档案机构管理。在实施过程中缺乏一套切实可行的大学生档案管理制度实施细则。容易导致研究生档案管理工作的混乱。
3.导师的考察没有纳入档案
研究生在校期间，一个很重要的考察者就是导师，研究生档案管理中没有体现，导师对学生表现的定性评价。
4.档案内容
（1）真实度不高
档案内容受到人为因素的影响真实度不高，用人单位对档案也持有怀疑态度。
（2）格式单一化
高校学生档案无统一规定，所以各个学校就根据省内或本校的规定对档案进行管理，只是有一些格式化的表格、资料，无法全面体现学生的特点。
5.无法为就业提供有力的支持
在中国有着人数众多的毕业生背景下，学生的档案成为用人单位进行筛选的一个重要的资料来源，而由于档案管理存在诸多问题，档案无法为学生的就业提供后备支持。
四、研究生档案管理的建议
1.制定适合本校的研究生档案管理规定
根据国家有关规定，结合学校自身的特点，制定出适合本校的管理规定，才能保证研究生档案管理工作的顺利进行。
2.使档案的内容能够全面反映学生情况
通过增加更多的人性化个性化的内容，体现学生的个人素养和学术水平，为就业进程中档案审核做好充分的准备。
3.档案管理中推出新的信息系统
在诸多关于高校学生档案管理的文献中都提到，要将先进的科技系统应用到学校的档案管理工作中，档案管理工作极其复杂，涉及的数量大、内容多，并且需要根据时间进行更新和改进，所以利用信息系统进行管理就可以省去很多工作。如研究生进行的科研项目就可以利用专门的系统进行统计和记录，能够全面反映其科研能力和工作能力。这样的高科技可以使得档案管理工作更加快捷有效。
参考文献：
[1]金俊兰.加强高校研究生档案管理的探讨.高教论坛
[2]彭劲.高校学生档案采用纳入式管理模式再探.兰台世界，2012（2）
（一）学生自身对档案的重要性意识不够
很多大学生都觉得档案只在学校和国企单位才有一定的作用，在外面私企和民营的企业中工作，档案就可有可无，单位也没有严格要求提交档案，大学生更是无所谓的态度，缺乏对人事档案重要性的认识，只有加强大学生对档案重要性的认识，档案才能在人才资源开发中更好的发挥作用。
（二）毕业生档案管理模式不规范
很多高校虽然成立了档案管理部门，可是在档案管理上却流于形式，缺乏严格的管理规定和实施细则，管档的业务人员也缺乏对档案管理工作重要性的认识，仅仅只是充当一个保管员的身份，对于收集的学生的档案即没有系统的进行编号和分类，也没有认真的核对档案的完整性，很容易造成档案管理的混乱，对于以后毕业生档案的使用埋下隐患。
（三）档案管理人员素质有待提高
随着社会的不断发展，信息化是必然的趋势，档案管理也应该顺应潮流，加强计算机在档案管理中的应用，这也加强了对档案管理人员的素质要求，不仅要熟悉传统的档案管理工作流程，还要认真学习计算机信息知识，熟悉计算机操作，只有这样才能更好的胜任档案工作，为档案现代管理提供更好的服务。
二、高校毕业生人事档案管理的对策
（一）加强毕业生对档案重要性的认识、完善学生档案管理制度
高校必须积极向学生宣传档案的重要性，让学生能充分认识到档案在毕业后就业或者继续深造学习中的重要作用。还要提高学生档案的管理水平，完善学生档案管理制度，加大对档案管理部门的考核，严格执行相关规定，对于已经就业的毕业生要及时将档案送达学生就业单位,对于暂时未就业的毕业生就要及时的将学生档案送达相关人才服务机构，不能私自的将学生档案搁置。
（二）改革档案管理模式,实现现代化的档案管理
要想从根本上提高高校毕业生档案管理水平，就要创新管理模式，要根据实际情况制定相应的制度，改进管理工作手段，将现代化技术应用到档案管理中来。从而提高档案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校毕业生人事档案管理与转递的衔接工作
高校毕业生档案转递工作涉及到的人和管理部门比较多，稍不注意就很容易出现差错，这就要求高校毕业生档案管理部门要特别注意档案管理和转递工作的前后衔接，体现全方位的管理理念，结合管理活动的各个环节,合理运用现代信息化技术，争取能彻底的解除毕业生的后顾之忧。
（四）进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务
由于目前的就业机制改革创新，毕业生也多了一些时间来考虑就业的问题，根据这种情况，高校应该进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务，不仅仅是做好个人，还应该对毕业生实行以学校为单位的“集体”。还要进一步完善人事的内容,实行全方位的，只有这样才能使人事成为毕业生就业的有力保障。总而言之,积极做好毕业生人事档案管理工作,既是顺应社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者不可推卸的责任。
（五）规范档案转递流程，确保档案转递安全
关键字：人事档案管理；意识；机制；科学化；法制化；道德素质
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。当然人事档案作为广义档案中的一种，也具有一般意义上档案的属性，即：人事档案的作用是客观存在的，但出于静态的档案，它的作用又是潜在的，要使潜在的价值变为现实的直接价值，要受到一定条件的制约。既受到社会、经济、法律、文化等条件的制约，同时也受到人们档案意识和管理水平的影响。
一、社会、经济、法律和文化是我们一时之间无法改变的大环境，但是档案意识和管理机制和水平确实可以实实在在改变的
第一，处于信息化时代的我们必须要有最基本的人事档案意识。在很多的企事业单位，人事部门的工作人员很多都不是档案管理专业和相关专业出身，大多工作人员都对档案管理意识比较淡薄，对人员的资料管理和备案都采取无所谓的态度，这种不专业化的做法常常会给我们其他部门的人员调度和安排造成一定不必要的麻烦，如果遇到突发事件，也不能及时选择和派遣相关有经验和技术的员工。从员工自身来讲，也需要培养自己的档案管理意识，很多人在自己的档案方面采取无所谓的态度，而导致自身档案的丢失或者不完整，这不仅给档案收集也给档案的整理带来不必要的麻烦。
第二，单位的管理机制也是影响人事档案管理和档案有效利用的重要因素，作为新世纪的企事业单位，对于信息的采集和利用也应该有相对应的管理机制，利用工程的观念来对人事的录用、调度、撤销等进行有秩序有条理的管理。做到有秩序和有条理，就要求企事业单位建立健全有效的管理机制，建立相关的管理部门，首先需要在每一个部门内部进行各个员工的信息采集，尽量做到信息的完整、准确和清晰，其次对人员的档案进行归类和整理，尽可能做到归类标准化和整理科学化，然后再由各个部门按时递交由档案管理部门进行进一步的整理和归类，处理以后的档案信息要进行存档管理，存档看似简单，却包括很多繁琐的工作。每一个环节都要求做到认真细致，这样才能保证人事档案的有效管理和有效的利用。
第三，科学是第一生产力。人事档案管理在前期的发展是缓慢的，究其本质原因，就在于科学的落后，而今随着科技的快速发展，我们的生活方式也随之发生了翻天覆地的变化，计算机的出现导致了从实物的流动到人才的流动以及信息的流动方式都在一天一天变化着，这些变化带动了人们交流方式和思维方式的转变，当然企事业单位人力资源管理的模式也进入了新的改革历史时期，当今市场上有很多以计算机为基础的管理软件业随之应运而生，简单的人事信息录入就可以实现有效和迅速的人力资源管理，不得不说计算机的出现使档案管理实现了一个飞跃性的发展。综上所述，我们在管理人员的时候需时刻提醒自己严格的人事管理理念以及建立健全的管理机制和购入先进的人事档案管理软件。
二、基于当今普遍的人事管理传统模式和手段，我们要做的还有很多
第一，现在的人事档案管理一般都重政治轻业务。人事档案在反映一个人的情况都是注重业务和政治两方面。但传统的人事档案反映政治方面、家庭历史和社会关系方面的东西较多,而能动态反映某人情况的信息,如人员的身份认定、出境出国情况、合同项目转让、发明专利项目、业绩考核、职称评定、各类荣誉称号、岗位培训、继续教育、人事争议仲裁、人才素质测评、人事协议、养老金、失业金的缴纳等情况,则少之又少，现代人事管理应将人事档案资料尽量做到充分和完整，必要时可以加入个人的影像资料，以便更好的利用。
第二，人事档案一般作为政治要素，也必须将其法制化，做到档案收集有序性，档案存档保密性和档案利用安全性。要加大对《档案法》的宣传力度,通过宣传教育,进一步增强公民的法制观念,提高政治觉悟,认清制假危害，另外,还必须加大《档案法》的监督和执法力度,要告诫、引导广大干部职工人人都要具备档案意识,要本着对历史负责、对自己负责的态度,严肃认真地记载自己的每一张履历,要加重对涂改、伪造档案行为的制裁。对那些情节恶劣的、影响很坏的违法犯罪行为,不管是什么人,都要本着法律面前人人平等的原则,要毫不犹豫地绳之以法,予以坚决打击。我们必须树立这样一种观念,即不管是什么情况,不管其职务高低,要调动和利用档案都必须按规章办。只有完善相应的档案制度,并认真贯彻执行,才能有效地避免虚假档案的产生。
第三，人事档案管理从信息收集开始就决定了人事档案的质量高低，所以做好人事档案工作必须讲究实事求是,来不得半点虚假和含糊其词,因此,要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确,不能前后矛盾,模棱两可，这就要求人事档案的工作人员在平时的工作中必须严把“三关”。一是要把好材料的入口关,对来路不明及有疑义的材料,要亲自进行调查核实,验明正身,做好初步认定工作,切断问题文件材料的源头。二是严把人事档案材料的转入关,各部门平时在积累文件、材料时,要做到去伪存真,不让虚假文件、材料有任何留存之机。对新形成的档案材料,一律严格执行登记制度,并进行认真细致地鉴别。三是严把人事档案转递关。在人事调动时,档案人员接到调档函,要将其人事档案材料进行收集,认真核对,并分类、编号、装订,填写档案回执单,密封后加盖公章,通过机要发至用人单位档案部门或由组织派专人送取。严禁个人办理人事档案事宜或自带人事档案。
第四，人事档案作为所有机关和企事业工作首要的先决条件，人事档案必须做到真实可靠。这就需要从制度上防范假文凭，从源头抓起,要严密防范、彻底杜绝“权学交易”这种丑陋现象,国家各级各类学校、教育培训主管部门要采取有力的措施,严格执行教育部门学籍管理规定,把好入学关。在日常的教学管理过程中,对那些需要继续学习深造的干部和企业管理人员,单独设立学籍档案,实施教学质量的全过程重点监控,帮助和督促他们保质保量的完成学业。对于少数不按时上课,不认真完成作业,学习困难,企图靠与任教老师拉关系、混学分的学生,应采取劝其退学或强制中止学习等措施。要坚持对学生负责、对社会负责、对国家负责的态度,从制度上防范假文凭,保证人才培养的质量和学籍、学历证书的真实性。
当然在保证法制的情况下，更重要的是要求档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质。档案工作人员是档案工作的主体,提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。积极学习本单位专业对口的各项知识,熟悉各个环节的工作,只有这样,才能使档案管理工作有条不紊,更好地为部门以及某项专业性很强的工作提供优质、快捷服务。档案管理人员还要通过不断加强职业道德修养,来增强自己的使命感和责任感,通过责任心的加强,提高档案管理的服务质量和服务水平。
参考文献：
【1】 吴宝康.档案学概论【J】.1989
关键词： 档案工作；信息化管理；档案运用；提高成效
人社部门管理着干部职工的人事档案、社保业务档案、行政文书档案、财务档案等资源，社保档案更是“记录一生、管理一生、跟踪一生、服务一生”的惠民工程，涉及多部门，形成范围广，业务性强，且与人民群众利益密切相关，要把加强社保档案工作，作为服务民生、维护社会稳定，促进社会和谐的一项重要惠民工程来抓。档案管理工作既是人社部门要做好的一项基础性工作，也是人社部门开展各项工作的重要保障。
一、研剖问题，深入调研，在探索档案管理实践上求突破
一要研剖档案管理存在问题。当前，社保档案管理中存有档案的分散管理与群众的集中利用相矛盾；档案的收集范围狭窄与利用需求广泛相矛盾；档案管理散乱、不规范、不齐全，使档案面临着流失、失控的现象等方面的问题。针对社保档案资料收集不全、管理不规范、利用困难等突出问题，应该对经手人员进行集中培训、统一模式，共同研究可行方法，积极探索建立起科学的社保档案管理模式。
二要推行社保档案集中管理。顺应民生需求，从抓档案资源整合入手，通过调研了解到，档案资源的整合对优化服务、快捷利用提供了极大方便，在人社部门为社保事业发展和为老百姓服务中发挥着积极的作用。社保档案是社会保障工作活动中形成的真实记录，是维护人民群众合法权益的客观依据，也是社会保障工作可持续发展的内在需要。要加大考核力度，档案资源整合后，应将档案管理工作纳入全系统年度考核工作目标进行考核；要建章立制，要求建立健全各项档案管理制度，使档案工作朝着规范化、制度化方向发展；要加强培训，档案人员每月不少于一次，每年不少于12次的业务培训。通过强化培训，使档案人员的业务水平得到全面提高。
三要发挥社保档案服务效能。信息化已成为比资产更为重要的战略资源，紧紧围绕信息化建设这个重点，创新思维，狠抓资源数据库建设。通过调研，在做好档案纸质管理的同时，建设档案电子化，实现纸质档案与电子档案并存，最后实现以电子档案利用为主，全部实现计算机检索，通过触摸屏直接查找到所需的信息，才能进一步发挥档案功能与效用。
二、强化管理，加大投入，在提高档案管理水平上求实效
一要健全档案管理机构。要将档案工作纳入重要工作议程，纳入局系统年度工作考核目标，明确人力资源档案馆负责档案管理的具体业务工作，配备专职档案员，各科室、中心明确1名兼职档案员，由档案工作领导小组对档案管理工作进行政策指导，全局形成上有领导、下有具体负责人的档案管理工作网络。严格规定档案的收集、鉴别、整理、查阅、借阅、传递以及档案的安全、保密、保管等工作流程，实行统一管理，明确档案管理的岗位职责，为做好档案工作提供强有力的组织保障。
二要完善档案硬件设施。档案硬件设施建设是档案管理的重要工作之一，要抓紧抓实抓好。场地建设要到位。库房容量是档案保管的必备条件，确保能保证10年档案增加的容量。就目前我局科室、单位保管的档案情况来看，需要500平方以上的库房。硬件配备要到位。移动密集架、服务器、空调机、监控、除臭机、杀菌机、除湿机、吸尘器、防磁柜、灭火器、温湿度仪以及扫描仪、复印机、电脑、打印机等档案保管所需设施、设备，达到档案保管“十二防”要求。软件开发要到位。利用软件系统，建成业务数字库和图片管理库，争取在局内部联网，实现内部信息共享。
三要强化档案整理归档。注重日常收集。日常工作中形成的材料，处理完备后按要求整理限期移交局档案馆；实施动态管理。档案入库前，要对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理；实现档案数字化。在完成档案基础工作以后，加快文书档案和业务档案数字化建设；填补声像档案空白。对近年来局系统主要职能活动和重要工作成果的图片进行收集、整理和归档，便于更好地利用查找。
三、注重培养，优化服务，在建设档案管理队伍上求作为
一要注重提高职业道德。档案工作者要严格遵守规章制度，维护档案的真实性、安全性、完整性和保密性。要统一建库，联网共享。按已确定的档案信息化顺序和档案关键信息核准表格，按顺序、分阶段逐步录入档案信息，建立统一的档案信息库，业务经办人员在一定的权限下联网检索，直接查阅所需的档案信息，不需要接触档案原件。
二要注重提高业务技能。注重对档案工作者的业务培训，有计划、有步骤、分层次地举办档案管理工作的研究、信息开发、保护和法制等方面的专业知识培训。要建立和完善档案资源的形成机制和运转程序，既要确立规划好档案馆舍的空间布局，又要突破物理空间布局局限性，积极发挥信息技术优势，利用电子信息系统拓展档案信息资源。合理利用计算机信息技术，使档案馆藏资源数字化，立档单位信息资源共享化，以实现档案管理布局科学有序，资源利用更加集约化。人社部门管理的档案数量大，利用率高，更应该尽快推进档案信息资源共享。
一、主要工作内容
2010年1月1日至2010年4月30日，负责公司行政及后勤管理工作，其工作重点是进行公司规章制度的建设；2010年5月1日至2010年8月31日，全面负责总经理办公室的行政、后勤及人力资源管理工作，该阶段的工作重点是人力资源工作规范性建设；2010年9月1日至2010年10月31日，全面负责总经理办公室的行政、后勤及人力资源管理工作，同时负责项目部的全面管理工作，该阶段的工作重点是项目部规范管理的建设；2010年11月1日至今，负责公司行政及后勤管理工作。本人实际上是从事了12个月的行政、后勤管理工作，6个月的人力资源管理工作，2个月的项目部管理工作。
二、主要工作业绩
(一)行政管理工作
1.完成了公司规章制度建设工作。主持制定了17套规章制度，其中亲自主笔编写11套，这些制度基本上满足了公司目前的管理需求，从而使公司的各项管理有章可循，员工有“法”可依，为公司实现企业现代化规范管理奠定了良好的基础。
2.公文管理工作实现了制度化、规范化。建立了各种内、外公共文书的管理流程，使公文的收、发、送、阅、审、存、借有了严格的管理程序，确保了公文传送的及时性、公文执行的有效性及公文使用的安全性，从而对提高公司的工作效率起到了促进作用。
3.档案管理工作实现了规范化。建立了公司专业的档案室，并实行了专人管理，对公司档案进行了分级、分类、编号登记管理，对档案的归档、保管、调阅、借用实行了严格的审批管理，并实行了纸质版和电子版同时保存的管理方式，确保了档案管理的安全性及延续性。
4.完成了前台接待的标准化管理。公司现有三个前台，均进行了统一的形象布置，并对前台接待员的岗位进行了全面培训，统一了公司的接待流程及工作要求，为树立公司良好的企业形象起到了积极作用，为公司各部门的业务接待起到了模范作用。
5.会议管理基本上实现了标准化。公司对内、对外的会议，从会前准备到会中服务及会后跟踪，都能全面完成，无论是会议接待、资料制作、会场布置都能较好地完成，保证了各项会议的成功召开。
6、印章管理工作基本规范。严格按照《印信管理办法》执行印章使用审批制度，对印章的启用、保管、使用均进行详细的登记管理，确保了印章使用的合法性和安全性。
总之，公司的行政管理工作，在海南企业中已达到了上等水平，我们的公司也跨入了现代化规范管理的企业行列。
(二)信息管理工作
1.加强了网站的管理工作，对网站内容进行了严格审核，并不断充实网站内容、更新网页，及时上传新信息、搜集外来信息，为企业建立了一个良好的宣传窗口，并对网站后台进行了分析、汇总，及时掌握网站使用动态。
2.建立了企业信息库，完成了公司信息的统一管理，规范了公司信息的使用流程。目前已建立客户信息、通讯信息、项目信息、新闻信息、资讯信息五个子库，并完成了通讯信息、客户信息及资讯信息三个子库的信息收集，共收集信息515条。
3.加强了信息收集与信息传递工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司领导要求进行了《资讯周报》编制，并提供给公司中、高层领导学习与运用，方便了领导的工作，同时也提高了工作效率。
(三)人力资源管理工作
1.制定并实施了《人力资源管理细则》，规范了招聘、录用、转正、离职等人事工作流程，明确了人才选聘标准。
2.完善了人事档案管理工作。制定了人事档案规范内容，健全了人事档案，规范了人事档案管理流程。
3.企业文化建设初具规模，先后组织了项目开工典礼、周年庆典、抗震救灾捐款、新年联欢晚会等大型活动，组织了大、小六场培训活动，并组建了篮球队，开展了多场篮球比赛，以及印发《项目简报》41期、参展冬交会、参展海洋渔业博览会等多种宣传活动，不断地提高了企业知名度，有效地塑造了企业文化。
(四)后勤管理工作
1.资产管理工作规范化。对公司资产在进行彻底清查的基础上，依据公司《资产管理办法》分别按部门对资产进行了分类、编号登记，并将管理责任落实到具体的使用人或保管人，规范了资产采购、验收、入库、领用、回收、调拨等管理流程。
2.车辆管理工作得到了加强。对公司车辆的调度审批、调配使用、维修维保、行车安全、违章处理、费用控制、车辆保管等方面进行了严格管理，并严格执行了派车审批制度，达到了有效地使用车辆和有力地控制费用的双重效果。
3.办公用品管理工作规范化。实行了办公用品月计划制度，并结合以旧换新的节约措施，既保证了工作需要，又避免了不必要的浪费，有效地控制了办公成本。
(五)总经理办公室管理工作
1.以创建先进集体为目标，加强本部门的团队建设与管理，使本部门具有较强的凝聚力和荣誉感，且具有很好的团队精神。本部门在公司的重大活动中均取得了最好的成绩。
2.本着严要求、勤指导的方式，以树立模范、培养骨干为目的，加强本部门员工的教育和培养。
三、主要工作经验
1.做人原则：做员工表率，为下属老师，当同事朋友。
2.做事原则：原则坚定，奖罚分明；身先士卒，带头实干。
3.管理原则：理论上高度，实践到深度；分工要明确，责任必到人。
四、工作中的不足
1.行政管理力度欠佳，行政监督职能不强。
2.规章制度执行不严，执行制度时有宽松之短、仁慈之弊。
3.考核制度还待进一步完善。
五、新年工作愿景
1.为总经理分忧解难，与员工一道艰苦创业，为实现公司的宏伟目标而奋力拼搏。
2.不断学习、不断创新、不断提高，努力成为一名优秀的职业经理人。
3.务实敬业、勇担重任，希望有机会为企业做出更大的贡献。
六、新年工作设想
(一)行政管理工作
1.在对现行规章制度执行进行调查研究的基础上，进一步修正和完善现行规章制度，并加大各项规章制度的执行力度；
2.新建《合同管理办法》、《保密管理制度》、《会议管理制度》、《办公场所管理规定》、《员工行为规范》、《工服管理规定》等规章制度，以满足公司发展的需要；
3.建立企业危机管理机制，有效预防或应对企业经营危机；
4.建立规范的行政监督机制，加强行政管理力度。
(二)后勤管理工作
关键词：高校；人物档案；问题；途径
高校人物档案是指建校以来，校级领导、知名专家、学者、教授和社会知名人士在职务（管理、教学、科研等）活动和其他社会活动中形成的各种材料。2012年国家档案局9号令，公布了《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，明确将“著名人物档案”列入综合档案馆收集范围。高校建立人物档案，符合新形势下档案工作的要求，对促进学校健康快速发展具有积极意义。
1 人物档案的特点
1.真实性
高校人物档案的建档对象主要包括校级领导、国家级专家、省部级专家、教授、知名人士、杰出校友等。人物档案的内容涵盖了个人在管理、教学和科研活动以及其他社会活动中形成的具有珍贵保存价值的著作、论文、笔记、证书、照片、图表和实物等，真实记录个人在人生各阶段各层面的历史痕迹，反映了知名人物在各个领域的成果贡献。
2.文化性
文化是人类在社会实践中所获得的能力和创造的成果。作为高校档案的重要组成部分，人物档案通过形式多样内容丰富的资料，反映知名人物艰苦奋斗的成长进程，蕴藏着丰富的人文资源， 包含着一个民族的价值趋向和精神追求，是社会主义文化的重要组成部分，是校园文化的积淀，铸就了大学的品牌与灵魂。
2 高校建立人物档案的重要意义
1.保存历史，服务教学科研
人物档案是重要的档案史料，它不仅是知名人物自身历史，也是反映社会历史变迁的佐证，建立人物档案是保存历史、丰富高校档案馆藏的客观要求。人物档案详尽记载了高校专家学者等知名人物的不懈奋斗过程和取得的突出成绩，有利于高校通过档案深入挖掘人才学术思想和治学精神，保存学术成果和管理经验进而推动教学、科研等中心工作。
2.档案育人，建设和谐校园
人物档案以具体生动的历史故事和情节展现知名人物精神和业绩，是宣传教育的生动素材。高校通过多种方式充分开发利用人物档案资源，如建立知名人物档案陈列室、开发名师专题、编辑出版画册等，可以帮助大学生树立理想信念，弘扬优良传统，达到以史为鉴，教化育人的目的，进一步丰富完善校园文化建设，构建和谐校园环境。
3 高校人物档案归档范围
近年来，许多高校认识到建立人物档案的必要性，纷纷积极挖掘资源着手建立人物档案，笔者认为由于人物n案的特殊性，人物档案应定为永久保管，而其收集归档工作应侧重于全面客观的反映个人成长、经历、活动及成果情况，归档范围包括以下8个类别内容。
1. 生平类
包括知名人物身份、学历、学位、职务、职称等证件证书；传记、回忆录、他人写的回忆文章及反映个人生活爱好如诗歌、小说、字画、书法等材料。
2. 创作类
包括个人主持的科研项目；独立完成或第一作者的论文；主编、参编的著作、教材；为书刊撰写的重要文章或前言；参加国内外重要会议、科学研究、学术活动和重大比赛的讲话稿以及重要的教案。
3.获奖类
各类奖状、奖章、证章、荣誉证书、聘书、任命书、委任状、代表证等。
4.手稿类
学术手稿、日记、笔记、考察记录、亲自起草的报告、重要批示、题词等。
5.信件类
主要包括个人有保存价值的重要信件。
6.音像类
知名人物开展教学、科研、外事、社会活动的照片、底片、录音带、录像带、影片、光盘以及个人生活的照片、底片、录音带、录像带、影片、光盘。
7.媒体类
包括新闻媒体对知名人物进行的专题采访及报道等。
8.其他类
已故人物唁函、唁电、追悼会签名册、纪念文章、纪念文集；个人使用过的有保存价值的实物、用品及赠送的礼品以及其他有重要保存价值的材料。
4 高校建立人物档案现存问题
1.人物档案管理制度欠缺
“无规矩不成方圆”，科学严谨的管理制度是档案规范化管理的前提，但目前人物档案缺少章程性管理制度，也没有形成人物档案收集与整理编目及查借阅利用工作细则。笔者查阅了《高等学校实体分类法》及《高等学校档案管理办法》，两者都没有对人物档案管理提出具体要求。管理制度不健全带来的负面影响就是人物档案管理工作容易进入误区，比如有些高校档案部门在确定建档对象时认为知名人物就是学校领导；还有的档案工作人员混淆人物档案与人事档案概念，认为人物档案和人事档案主要建档对象均为学校教职工且两者归档范围有重合部分，人物档案就是人事档案的补充延伸，在实际工作中没有跳出人事档案格局，把人物档案建立在人事档案基础上，只是简单的添加一些照片、证书、录音等材料即建立人物档案；也有档案部门在建立人物档案后一味强调安全保密，不重视档案资源开发利用，将其束之高阁，没有充分发挥人物档案“存史、资政、育人”的重要功能。
2.人物档案归档意识较弱
目前人物档案所有者普遍存在归档意识欠缺的问题，即使是建档对象本人也不愿意将代表性的重要成果交给档案部门保管，他们一方面觉得成果材料留在自己手里进行业务查询使用更加方便，另一方面担心材料遗失，对成果归档保管的安全性存有疑惑。档案所有者不理解人物档案工作重要性，归档消极被动，导致档案部门在档案收集工作中“收不上”或“收不全”。
5 高校建立人物档案的有效途径
1.建立健全管理制度，规范管理人物档案
为建立人物档案、促进人物档案规范化管理，高校要在充分调查研究征求意见的基础上，结合学校实际情况制定人物档案管理制度，明确人物档案建档对象、归档范围和保管期限、归档要求，档案保管与提供利用等问题。如有必要还可根据人物档案特点结合工作实践制定档案整理编目及查借阅利用等工作细则，将人物档案管理各环节工作细化标准化。比如在档案材料整理过程中，对于收集的已经前期装订过的材料如知名人物科研项目立项书和结项书等，在档案整理工作细则中应该明确规定不得使用容易损坏纸质材料的起钉器而应采用镊子去除装订物。同时，在人物档案管理人员的选择方面，档案部门应充分考虑到管理工作的复杂性，指定业务能力较强的工作人员负责此项工作。
2.加大宣传工作力度，主动进行归档业务指导
高校档案因安全保密的工作要求，长期以来在师生心中处于“神秘”地位，笔者在多年的档案管理工作中发现很多教职工从未到访过档案部门，不了解档案、档案分类和档案工作内容，对人物档案毫无认识，归档意识更无从谈起。高校建立人物档案必须重视加强档案宣传工作，应以校发文形式人物档案管理规定，促进建档对象或其家属、其所归属部门了解人物档案及人物档案管理工作，理解建档工作对学校的必要性，打消建档对象个人或家属归档疑虑，主动通过各种形式把人物档案材料移交档案部门。同时，档案部门应积极开展人物档案归档业务指导，采取主动上门服务的方式帮助归档个人及部门开展档案材料价值鉴定及分类归档工作，从而有效提高归档效率，保证档案材料完整齐全，应收尽收。
参考文献
[1]唐伟.试探高校人物档案的管理现状及管理方法.兰台世界，2015（1）.
[2]刘敏华.走出著名人物档案收集归档与整理的误区.档案管理，2014（3）.
[3]张小晓.试论高校人物档案与人事档案的联系与区别.兰台世界，2011（5）.
[4]杨洪勋.建立高校人物档案的实践与思考.企业导报，2013（9）.
所谓档案信息化建设，顾名思义就是利用计算机和网络技术将医院原来的对档案纸质版的管理手段转变为信息化和数字化的形式，最终达到医院档案资源的共享化。加快医院档案信息的数字化以及自动化的管理模式，重点内容是加大医院档案信息化管理的所需要的基础条件，所需要的系统安装以及信息资源包含的范围，相关规章制度的标准制定，医院档案信息的人才队伍建设等。总之，档案信息建设的核心内容是通过对医院医疗相关信息的收集和汇总，建立完整的信息数据库，同时对医院的整体档案信息资料进行一体化管理，使医院的每一位员工都可以共享相关资源。
2现状分析
2.1医院对电子文件的监控较弱
相关学者研究表明：在传统观念中，在一定程度上医院的电子文件主要储存于软件内，随着电子产品种类的不断更新，电子文件的形式也会跟着储存载体的变化而发生相应的改变。医院内部的电子文件最常见的问题是发生在复制粘贴以及对其存盘的过程中。因此，在实际工作中，如果操作者在操作的过程中，对电子文件采取人为的修改，造成电子文件数据的失真。另外，由于医院对电子文件的监控出现漏洞，当操作者将电子文件打印成纸质版后进行签名或者盖章时，相关领导对文件内容的真实性很难把握。
2.2医院档案管理系统还没有统一标准
目前，关于医院档案管理系统的种类较为繁多，但是对于管理系统的软件国内还没有统一的标准，由于缺乏规范化，就会出现当前的各级医院机构往往是片面的依据自身科室的需求引入或者自行研发档案管理系统，虽然这种做法在一定程度上满足了医疗机构的基本需要，但是由于系统的片面性，最终导致了档案信息化管理由于没有统一的标准而缺乏客观的评价。与此同时，有的医疗机构由于档案信息管理系统引入时间过长，导致系统的检索功能已不能满足医院发展的基本需求，甚至连最基本的信息查找或者整理都不能完成，对医院相关信息的再利用的效率也不高。相关文献报道，有的医疗机构长期对档案信息化建设重视不够，对信息化建设所需要的硬件以及场所设备的资金投入不足，管理水平较为落后，档案信息化的优势很难真正的发挥出来。
2.3对医院档案信息缺乏科学的管理
当前，各级医疗机构对档案信息的管理者的出身往往是由医院的其他科室和专业，而通过档案信息系统培训过的人员较少。由于非专业档案信息管理者在实际操作的过程中缺少娴熟的计算机及其网络操作知识和技巧，当计算机或者网络平台出现故障时不能及时的采取有针对性的措施，就会导致档案信息网络运行不畅的情况。同时，管理人员在档案信息资料进行管理的过程当中，由于档案室的硬件设备投入不足，软件建设跟不上，没有统一的标准化的规章制度，最终导致医院档案信息化只是停留在口头上，而实际当中进行的工作较少。
2.4缺乏对医院档案网络平台的维护
有学者指出：在相当大的程度上，医院档案的信息系统和网络平台具有复杂性和不确定性，网络整体的兼容性并不强，极易受互联网外界环境的干扰和攻击。除此之外，目前各级医院机构中的网络管理员的专业技术水平参差不齐，有个别网络管理人员对网络的维护和保养缺乏专业的知识，当外界病毒或黑客对医院档案网络进行攻击时不能及时的采取有针对性的措施，给医院的档案信息安全构成很大的威胁。
2.5人事档案材料内容质量不高
由于多种原因,当前医院许多人的人事档案质量不高,缺乏利用价值,有的招聘人员的人事档案材料空洞的和停留于形式的多,细致的、实际性的少。同时能较详细的反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多,但是真正反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多,反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多,定量描述的少，或者只讲优点,避免缺点，内容空乏,个人总结和组织意见尽是套话,无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。同时，在信息化的管理过程中，由于档案的规范化以及标准化的相对滞后，再加上信息网络应用软件的不一致，制约了人事信息管理系统整体水平的发展，导致医院人事档案信息获得和更新的相对滞后，造成人力、物力资源的浪费。同时，由于人事档案关系到人员的隐私，均属于秘密级的材料，但在信息化管理的过程中，可能会由于网络的漏洞而造成人事信息资料的泄露。
3对策
3.1加大对电子文件的监管理力度
各级医疗机构的主要领导就加大对电子文件监管的重视程度，避免因人为的改动而造成医院档案信息不准的现象发生。同时，作为医疗机构的领导者应加强对档案信息化建设工作做进一步的了解，从而提高对信息化建设的重视程度。在实际的操作过程中，可以参考其他医院在建设档案信息化过程中的相成功经验，总结分析医院档案信息化建设对提高医院综合实力和提高医院运作效率的重要作用。随着信息技术在不断发展，对电子文件的规范化管理也显得尤为重要，因此，在医院整体推进档案信息化的过程中，应制定严格的电子文件管理规定，确保电子文件在可管可控的状态下运行，防止人为对数据资料的修改，造成数据失真的严重后果。
3.2制定标准化的管理制度
在医院档案信息化的建设过程中，要想达到对有限的信息资源共享的目的，必须标准化的管理制定作为信息化运行的前提条件，通过科学合理可行的管理制度，确保档案信息建设能够又好又快的发展。例如，医院的档案管理部门应对医院的所有电子文件负总责，其他各临床科室和功能科室应互相协助与支持档案管理部门的工作。通过档案办公自动化管理系统的建立，在制度设定时，可以考虑各个科室在向档案管理部门递交电子文件资料时，可能通过自动化管理系统和规章制度，从而确保对电子文件的处理能按照标准化的流程进行。同时，还应制定相关的操作技术规范。对管理软件的选择，可以使用兼容性以及应用性相对都比较好的软件，而且还应对软件的相关技术参数以及标准做进一步的规范。
3.3提高医院档案管理者的综合素质
由于医院档案信息化建设对提高医院的综合实力方面发挥的作用日益变大，系统的运行环境也越来越复杂，这就对档案信息资料的管理人员的综合素质有了更高的要求。因此，各级医疗机构应该适应发展趋势，积极加强对医院档案管理人才的培养力度。通过定期以及不定期的方式，对医院的相关人员进行系统的专业化的培训，使档案信息系统的相关人员对档案信息化建设过程中的部门分工、职责分工进一步的明确等。而且还应该加大管理管对医院各部门的业务活动做进一步的掌握，在档案管理的工作中才能根据各个科室的实际情况提供有针对性的档案服务。
3.4加强对医院档案网络平台的维护
为了防止档案信息网络被病毒或黑客攻击而造成重要资料的泄漏，医院应按照各类资料的类型及其保密级来对其进行安全层次分类，在分类过程中可以参照资料的密级、来源以及资料的价值等方面综合考虑，通过文件资料的层次分类，最后再根据文件层次分类的不同对用户设置访问权限。与此同时，档案信息管理人员还应对医院的敏感信息进行时时的监控，定期对档案信息管理系统的安全性进行仔细的检测，发现有安全隐患时要及时采取有针对性的防控措施。同时，要想确保档案管理系统的网络安全，管理者还应该通过一些物理隔离的方式来为其提供支持，在登陆系统时可以通过防火墙、身份认证以及加密的方式来进行。另外，通过采取限制内部区域网用户同外部互联网连接的危险点以及危险服务，从而有效提高档案信息网络的安全性和可靠性。
3.5加快医院的人事和文书管理的信息化建设
一、内蒙古的人才服务标准化建设情况
目前，我区的人才服务业正处在一个平稳、向上的发展阶段，服务产业化、人才管理网络化、人才交流多样化的人才市场新格局初步形成。人才交流上，以常设性人才集市为主，配以大型人才招聘会和中高级“精品”人才专场。人才资源管理上，新型的人事制度取代了原有的“人才单位所有”的管理模式，人才管理，服务工作逐步走向社会化、规范化和专业化。 根据2009年人社部制定颁布的人力资源和社会保障标准化工作管理办法等文件的要求，全区各级政府人事部门和人才服务机构已逐渐认识到标准化对人才服务发展的重要性，我区各盟市已将人才服务标准化建设工作列为当前重要工作来推进。几年来，相继制定出台了有关流动人员档案管理、人才市场管理、人才就业服务、评价等规章和制度，有效地规范了人才服务工作的开展。现将情况汇报如下：
（一）加强硬件设施标准化建设
我们本着统一管理、方便服务、经济合理的原则，根据职能分工分别设置了行政综合部、流动党员党总支、财务部、人才培训开发部、公共人事服务部、信息交流部、人事部、人才寻聘部、社会保障部9个部门。服务大厅窗口按照现有工作环境配备了统一的标识牌，并且将收费项目、服务承诺、业务流程、监督办法等内容通过大厅的公告栏、宣传单和内蒙古人才网网站予以公布，力争为广大服务者提供规范、诚信、优质、方便的服务，打造“一站式”的服务标准模式，兑现各项服务承诺。
（二）基础制度与业务标准化建设
按照人才服务标准化建设工作要求和所规定的相关标准，结合实际工作，对内我们制定了单位内部的管理制度，包括人员管理、办公设施、财务制度、请休假等方面的规定。对外业务制定了《内蒙古人才市场条例》、《内蒙古流动人员管理暂行办法》、《内蒙古人才交流服务中心流动人员人事档案管理制度》、《内蒙古人才交流中心现场招聘工作流程及分工》、《内蒙古人才网招聘办法》、《内蒙古人才交流中心流动党员管理办法》、《内蒙古人才交流服务中心人才评价考务流程》等14套管理标准和工作标准，各部门的业务都按标准开展具体工作，做到办事有规定，服务有办法。例如，人才市场招聘分为有形市场和无形市场。有形市场有市场的招聘办法与流程，无形市场有网络招聘办法等。人事档案管理有规定、有办法，具体包括档案管理规定、档案转移手续、转正定级手续、集体户管理、出国申报手续、婚姻状况证明以及办理辞职、辞职手续，等等。仅2010年一年有形市场共组织人才交流会36场，全年组织用人单位3235家次，提供就业岗位70087个，上会求职的人才达170万次。无形市场共组织3次网上招聘周活动，招聘信息800余条，平均每天更新内蒙古人才网招聘信息100余条，内蒙古人才网今年继续保持全区人才招聘网站的龙头地位。人才评价业务，共组织政策性考评和社会化考试30场，参加考评的人员达23819人次，最终正式聘用人数2715人。人才派遣业务，目前管理的派遣员工总数为5700余人。社会保障业务共为34家单位的16765人办理了五险一金的缴纳工作。流动党员管理党总支共设4个流动党员党支部，管理流动党员289名。高校毕业生就业见习，全区33家就业见习单位，共征集到3494个见习岗位，区直已上岗人员2333人。
（三）岗位设置与人员管理标准化建设
按照人才服务的专业化要求，科学设置工作岗位。各部门按照相应标准，开展服务。分工明确、责任到人，极大地强化了专业管理，提升了服务品质。不断地加强和规范服务管理标准，完善奖励与绩效考核机制，充分调动了员工们的工作积极性。
（四）工作流程标准化建设
在明确工作人员职责，严格要求员工遵守各项工作规定和制度地前提下，将业务流程通过展板、宣传单和网站方式向社会予以公布，并加强日常监督考核，奖惩兑现。做到了办事有方向、业务有流程、服务有规范。
（五）管理手段信息化建设
信息化是标准化建设的重要内容之一，加强规范服务标准的同时提高工作效率。2009年我区由人才基金投入100万元的政府采购项目，用于加强人才信息网络建设。其中包括服务器、计算机、路由器等硬件设施的更新和数据库系统、安全防护等软件设施的升级。购置开发了“流动党员管理系统”、“人事档案管理系统”、“劳动就业核心业务经办子系统”、“事业单位合同鉴证管理系统”等多个数据库管理系统，真正实现了信息化、无纸化、便捷化的管理模式。同时内蒙古人才网作为我区最大的人才招聘网站，在我区网络招聘、网上求职、信息公布中发挥着重要作用。网站是我中心结合自身实际，设计、制作而成，所有功能和模块都经过了反复的推敲和对比，经过不懈的努力现在内蒙古人才网整个网站系统构架与中华英才、51JOB、智联等知名网站相当。自2009年改版以来，总访问量达5700万次、日均访问量为4万次。
二、存在的问题
（一）人才服务标准化系统性不强
人才服务的标准化建设在人才管理中一直都具有举足轻重的作用，各个单位也分别制定了相应的标准和制度，这是标准化的体现。但是在人才服务系统中，只是存在标准化的现象，并未形成一个统一的制度和标准，这样使得人才的管理和流动出现了较大的空白和障碍。
（二）人才服务标准化横向联系欠缺
人才服务缺乏统一的标准不仅仅在系统内部流转过程中出现空白和障碍，在与其他系统和部门交叉时也造成衔接不顺畅的情况。如高校毕业生的档案流转存在与教育部门、外省区等相关规定衔接不上的一系列问题。例如各地方、各部门就某一具体事项的办理过程、要求和做法的不同，致使办事效率不高、限制太多等问题频繁出现。
（三）人才服务标准化意识匮乏
在日常服务工作中，工作人员没有形成标准化意识，有些人才服务标准内容简单，力度不够，原则性不强、灵活性不够，单纯凭借经验和习惯进行业务操作。其实对于一些熟练和有经验的人员来说，在工作过程中已经形成了一套标准化的工作方法，只是没有及时进行总结和推广，造成了资源和经验的浪费。
三、意见和建议
（一）加强人才服务标准化建设的领导
各级政府及其人事部门应当加大对人才服务标准化建设的重视程度，成立专门的人才服务标准化研究和制定组织，在充分搜集先进的人才服务技术、先进的人才服务手段方式和先进的人才服务管理规范资料的过程中，也要广泛征集相关行业包括国外先进技术和管理经验，在综合分析、试验验证的基础上，出台人才服务标准化建设的相关制度和办法。加强人员培训和队伍建设的力度，保障标准化建设工作的顺利开展。
（二）在档案管理和人才流动方面急需出台相关的标准
目前档案管理的标准在各个地区不尽相同，不利于人才及档案的流动，一些发达城市对档案流转的要求较高，针对各类人群存在着不公平的现象，同时也制约了人才的流动。
现阶段流动人员的档案管理并不规范，没有建立档案追踪机制，用人单位与劳动者对档案的管理意识淡薄，并不重视自身档案的完善，从而使应有的利益受到损害。同时也不便于人才服务机构管理档案。有关档案的统计结果与实际情况不吻合，造成统计数据的偏差。这方面也亟待出台相应的管理办法和统计标准。并且加大宣传力度，保障劳动者的权利。
（三）建立统一规范的人力资源市场
