时间：2023-06-01 09:33:10
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇商务信函，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词： 英语商务函电 词汇特点 句式特征
随着我国改革开放的力度不断加大及我国加入世界贸易组织（WTO），国际贸易竞争日渐激烈，国际商务交往越来越频繁，商务信函的使用日益频繁，商务英语的翻译显现出重要作用。然而商务信函不同于普通的交流信函，其特点鲜明，语言的选择性很强，语篇的连贯性和逻辑性也很强。具体体现在表达直截了当、简洁明快、淡于修饰，用词规范、语法结构严谨、句子排列一般固定有序。
英语商务信函是涉外商务中使用的各种函件的总称，是各项进出口业务进展情况的专业性书面纪录。商务信函涉及的是公司之间的进出口业务往来，且同银行、海关、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系。可以归结于正式的专业文体，比一般的信函显得更正式、严肃，在词法、句法和语法方面都有自己的特点。
一、英语商务信函的词汇特点
由于英语商务信函是一种正式的公函语体，在用词方面，大多使用正式书面词汇，力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现商务公函的规范正式、公事公办等特点。
1.英语商务信函的用词规范、简洁：英语商务信函不仅涉及独特的专业，而且涉及实际商务工作技能，显示贸易、金融、外汇、海关、商检等诸多领域、多种行业的特性。信函中通常会出现许多专业词汇，大量使用专业术语、行话、缩略语等。如：quote报价；coverage险别；bid出价；in triplicate一式三份等。这些术语经过长期的使用实践或相关的规定，已具有特定的内涵，其意思清楚明确，能准确表达英语商务信函的内容。
2.英语商务信函的用词准确、严谨：英语商业信函经常涉及货物的型号、价格及重量，商品的发货、到货时间等，相关的文字或数字必须准确严谨，毫不含糊，以免产生误会，引起不必要的麻烦。
如：If you buy 10000 or more，this price will prevail through 28，May.如果贵方购买10000或以上，这个价格至5月28日前有效。
3.英语商务信函经常使用固定的习语：英语商务信函是一种公函，是带有公事公办性质的正式信函，因此常带有一些古词显示信函的礼貌和正式。这些词语在长期的使用实践中，固定下来，被广泛使用于商务信函中。
如：ad valorem duty（拉丁）从价税
insurance premium per capita（拉丁）人均保险费
force majeure（法语）不可抗力
Notice is hereby given that…特此函告……
4.英语商务信函经常运用委婉、礼貌的语气：英语商务信函是一种跨国度的交往手段，非常注重信函客气、礼貌的言语。即使是拒绝对方的要求或条件，或者表达对对方的不满意也会用比较委婉的语气。
如：Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday，August 24，2012.谢谢昨日来信，通知我于2012年8月24日面试。
5.英语商务信函大多使用礼貌性词语：英语的礼貌性词语主要强调积极意思，给人愉快的感觉。在英语商务信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等带有感情意义的词语层出不穷。
如：We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。
6.适当使用情态动词：英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。
如：May I remind you that we must have these manuals delivered on or before Feb 20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交货。
二、英语商务信函的句式特点
英语商务信函的主要功能是准确传递经济信息，要求在有限的篇幅内达到言简意赅的效果，从而有效地进行商务活动，因此它的语言必须简洁、明了、礼貌、准确，极少对所述内容进行美学加工。
1.句式正规完整。英语商务信函是一种正式体书面英语，由于常常要表示某些条款相互成立、互为条件，或对某些具有因果关系的事件进行叙述，因此通常使用层次复杂的从句和长句表达多层次的复杂逻辑关系，可以充分完整地表达相互关联的意义。
如：In the event of accident whereby loss or damage may result in a claim under the policy，immediate notice applying for survey must be given to the Company’s Agent as mentioned hereunder.所保货物，如发生本保单项下负责赔偿的损失或损坏，应立即通知本公司下述人查勘。
2.文风朴实，少有修饰。英语商务信函的主要功能是传递信息，除必须使用专业术语等手段准确表达信息外，用词简单朴素，不带任何感彩。这样既能节约时间，又能使交易双方更好地理解和接受。
如：I was very concerned when I received your letter yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the day promised.昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。
3.采用倒装句。英语商务信函中倒装句虽不常使用，但在表示随函寄上某些材料时，或在表示可能在将来出现不确定性时，也会使用倒装句。
如：Enclosed is a copy of our current catalogue。随信附上一本我们现在适用的目录。
4.用陈述句表达委婉的祈使意义。信函双方为贸易伙伴，地位平等，因此在希望对方采取某种行为时，通常会使用陈述句、非真实条件句、虚拟语气、情态动词等表达比较委婉的语气，而不是直接使用祈使句。
如：We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources，and ask you to reduce your price to meet the competition.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的稍高，请你方降价，以适应竞争。
5.用虚拟语气表达假设。英语商务信函中对于将来不太确定的假设行为或情况，通常会用虚拟语气体现。
如：Should we get any further progressive information from our factory，we would never fail to write to you.假如我们从工厂得到进一步的消息，我们一定会通知你方。
英语商务信函比较程式化，其中有许多商务专业术语、法律专业术语和特殊词汇，内容不允许出错。因而要求书写者一方面懂得、熟悉专业的行话、术语，另一方面尽可能地用比较标准的文字，将相关的信息更精练准确地表达出来。
参考文献：
[1]王佐良，丁往道.英语文体学引论[M].北京：外语教学与研究出版社，1987.
[2]戚云方.外贸英语（函电与谈判）[M].杭州：浙江大学出版社，1989.
[3]吴林康.实用外贸英语[M].北京：外语教学与研究出版社，1989.
[4]王文贤.对外经贸英文业务函电[M].青岛：青岛海洋大学出版社，1994.
[5]刘宓庆.文体与翻译[M].北京：中国对外翻译出版公司，1998 .
[6]翁风翔. 实用英语 [M].杭州：浙江大学出版社，2002.
[7]胡庚申.国际商务合同起草与翻译[M].北京：外文出版社，2002.
[8]陈苏红，陈建平.商务英语翻译[M].北京：高等教育出版社，2003.
[关键词] 语言学 商务英语信函 语言特点 翻译
一、引言
如今,由于经济全球化的影响已深入各国,国际贸易对一国经济的发展越发起着至关重要的作用。在国际贸易往来中,贸易双方主要联系方式为外贸函电,通俗来讲即为商务英语信函。虽然由于电脑和网络的快速发展使E-mail交流不断增多,但这一趋势亦不能撼动商务英语信函在双方联系过程中的重要地位,因为商务信函可以作为法律依据而存在,同时可以把问题阐释的更为透彻详细,从而促进合作,可以说每一笔交易的促成都需要商务信函的辅助。因此,对于每个需要进行对外商务往来的公司来说,商务信函的作用便不可小视,因为好的商务信函可以增加公司的经济效益。因此,目前社会对商务信函的关注愈加明显。本文将初步从语言学的角度探索商务信函的总体特征,并分析具体商务英语信函中语言(包括词汇、语法、语气)的使用,同时与中文信函进行对比,从而提出翻译商务信函的原则及注意事项。
二、从语言学的角度看商务信函的总体特征
1.商务信函的语场
语场即话题,即言语交际的范围。对我们日常生活来说,交谈的语场可能涉及科技、宗教、法律等各个方面,具体到商务信函方面即为商务活动的整个流程,包括询盘、发盘、下单、付款方式、装运、保险、代办、申诉、仲裁等等环节。
2.商务信函的语旨
语旨即为言语交际中所涉及到的人及其关系以及交际意图。可进一步分为个人语旨与交际语旨。个人语旨牵扯交际的参与者及其社会关系,决定着交际的正式程度、熟悉程度及专业程度。功能语旨是用来描述在某一情境下使用的是何种语言的一种范畴。
商务信函的语旨即为交易双方,也称交易伙伴。要注意他们的关系不像亲朋好友而是生意之交。故写商务信函时多用语严肃、礼貌正式。
3.商务信函的语式
语式是指语言是如何在互动交流中发挥作用的,即语言的传递媒介,如书面或口头。商务信函为书面文体,语法结构完整,且措辞与句式皆十分准确。
三、商务信函语言特征及翻译注意事项
1.商务信函词汇特征
虽然随着网络的普及,商务信函有口语化和非正式化的趋势,但目前无论汉语还是英语在用词方面依然是庄重规范。在商务信函中,选词用语有如下特征:
(1)选词礼貌客气,多用书面语、谦辞、敬语。充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.
(2)商务信函中多用here、there和where加上after、by、under、to、with、from、in等复合副词及古体词。这些古体词虽在日常阅读及生活中很少使用,但因具有浓厚的法律语体和正式语体色彩,常在外贸信函中出现,从而显示其严肃性和法律意味。
(3)用词准确专业。英语词汇中同义词较多,在书写商务信函时要注意根据语境要求语义差别达到选词精确、用词得当。
例1:We shall cover TPND on your order.(TPND为Theft, Pilferage and Non-Delivery的缩写)。
例2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中credit、draft、opening bank、shipping documents都是商贸术语,在汉语中要根据语境译为“信用证”、“汇票”、“开户行”和“装运单据”。如下表:
2.商务信函句式特征
(1)句式完整,多用复杂句。需要注意的是,英语句法为“葡萄型”,而汉语多为“竹竿型”,意思是英语修饰语多,多在主句之上附加从句,而汉语语句短小,用逗号相连,表意简洁。在翻译过程中,要注意两种语言的不同特点,分析英语句子结构,进行拆译,并调整语序使之符合汉语逻辑。
例:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.随着今年价格明显上涨,下一批货品价格会更高,因此本公司建议贵方尽早利用这次报价。
(2)多用肯定句,少用否定句。肯定句使信函感觉更委婉,而否定句难免给人以生硬之感。在商务贸易中使收函方见信后心情愉悦可以很大程度上促进交易的进行。
例:
句1:We can’t fill your order because you failed to send your check.
句2:We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.
句2比句1语气更委婉,更符合商务信函的标准。因而在商务信函写作中要多使用肯定句。
(3)多用套语,固定表达。在商务信函的写作中,有写套语可以应用到不同信函之中,这一方面显示出信函的正式性,另一方面也不失礼貌。
例:We are pleased to inform you……
Regarding your letter of +date……
Referring to your letter of ……
As stated below.
3.商务信函语气特征
商务信函的语气要客气、礼貌、委婉,从而树立来函方的企业形象,员工素质,以达到促进贸易的效果。在书写商务信函时应尽量使用情态动词、被动语态和虚拟语气。
例:Would you please kindly advise us when our order will be shipped?
译:能否告知我方订货的发货时间?
相对于英语来说,汉语的客气礼貌语更多的表现在措辞上,如用“贵、尊、高、雅、惠、大”等词称呼对方公司,用“敝、贱、鄙、小”称呼自己的公司,还有“谨告、敬请、欣闻”等,在此多赘述。
四、商务信函翻译原则
商务信函翻译不同于散文翻译,其最大的区别即为不可借题发挥,应讲求精确。切不可望文生义,应对词的含义高度敏感,同时需要掌握一定的商务贸易知识。在翻译过程中应注意商务信函的7C原则,即courtesy礼貌、consideration体谅、conciseness简洁、concreteness明确、completeness完整、clarity清楚、correctness正确。
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同时要谨记,英语是结构性语言,而汉语是功能性语言,所以对信函中常出现的长句要尤其注意。通过以上对商务信函总体及语言的分析,得出翻译商务信函时必要遵循的四项原则。
1.使用书面语言,语言简洁规范,采用公文文体。因为商务信函是交易双方的联系渠道与成交依据,语言应当相对正式,不可过于日常。
同时要注意翻译时格式的变化,目前国际普遍采用的齐头式商务信函居多。
例:
注意在此案例中,译者并没有采用商务英语信函的常用齐头格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目标语的阅信,又遵循了格式原则。
2.使用地道的商业用语,体现信函的商业风格。这就要求译者对专业术语有一定掌握,并了解商业的习惯表达。
例:Upon receipt of the seller’s delivery advice, the buyers shall, 15-20 days prior to the delivery date, open a transferable, irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.
译:受到卖方的交货通知,买方应在交货期15～20天前,开具一个以卖方作为收益人的可转让的不可撤销的信用证,金额与原发票总额等值。
3.精确翻译事实细节,避免漏译。商务信函的目的在于建立商务关系或达成一定的需求,故在翻译过程中要对日期、数量、金额给予足够的重视,万不可错译或漏译。
例:before April 4th,应译成“在4月4日之前(含4月4日)”
4.语气诚恳礼貌。商务信函的翻译同写作相同,要考虑收函人的阅信心情,故在翻译时务必要留心原文的语气,对原文进行再现,万不可任凭自己的意思改造原文。
例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos, Nigeria.
译:如能报给我方每公吨尼日利亚拉格斯成本加运费价,当十分感谢。
五、结语
本文首先从语言学的角度出发,初步分析了商务信函的特点及其翻译,特别强调了中、英信函中不对等的语言现象,并提出了一些翻译的建议及注意事项。但是商务信函的写作与翻译不是一朝一夕便可熟练掌握的,需要阅读大量的商务信函以了解其不同格式,及不同情况下的变体。商务翻译难度则更高,不仅要求译者有良好的双语转换能力,同时还要熟练掌握贸易知识,要求译者不仅要注重语言因素,还要注重非语言因素,从而使信函的写作与翻译更加得体。
参考文献:
[1]彭萍.实用商务文体翻译.北京:中央编译出版社,2008.
[2]李明清.商务翻译标准多元论.长沙:湖南人民出版社,2009.
【关键词】商务信函；礼貌；原则
随着经济的发展，国际商务活动日益频繁。商务信函作为国际交流与贸易的载体作用日益凸显，每一次商务信函的往来，都是买卖双方之间的一次交流。一封礼貌、生动的商务信函有助于表达买卖双方不同的观点和需求，建立买卖双方的友善关系，使买卖双方合作的可能性大大增强，从而带来超预期的效果。
一、突出对方本位
1、以对方为重的态度
在商务信函写作过程中，我们应当从对方利益出发，考虑对方的处境，使对方感到自己的处境被理解，自己的地位受到尊重，从而有力的促成合作。因此，在商务信函的写作过程中，要尽量使用第二人称代词you和your，而较少用第一人称代词I， we， my和our，即所谓的your attitude。例如：
第一句：Your active participation in this conference will be highly appreciated.
第二句：We will highly appreciate your active participation in this conference.
第一句没有站在对方立场表达观点。“我们认为”这种语气是以自我为中心，没有令对方感觉到尊重和重视。而第二句则以对方为中心，充分考虑了对方的感受，是礼貌原则的良好应用。需要注意的是，在收信人有过失时，刻意使用you，实际上强调了对方的错误，使对方面子上过不去，而多用we和I却更能体现your attitude的内涵。
2、肯定态度的应用
一封撰写成功的商务信函，一定持有一种肯定的态度。人们更倾向于接受肯定的事物，所以在写信时可以将否定态度转化为肯定态度，以便缓和语气。如：
第一句：We make no refunds after 3-month guarantee has run out.
第二句：We can only make refunds during the 3-month guarantee period.
上面两句表达的意思是一样的，但是收信人更倾向于第二句，因为第二句给了对方肯定的答复。在商务信函写作中，我们应当采取一种肯定的态度，这有助于你和你的公司建立起与收信人的良好关系。
二、词汇的运用，使用礼貌语言
1、选用积极意义的词语
一封在语言上经过周密考虑的信函不仅能传递信息，而且能够传递情感，还能体现出我方客气周到的态度。在商务信函中应当选用积极意义的词语，如pleased， satisfy， obliged， welcome等。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便我方无过错，也要对对方的积极努力给予肯定与赞扬，做到周到得体。例如：
第一句：I would appreciate having your reply by July 1st so that we can arrange the meeting.
第二句：You kind invitation this time is most welcome.
第一句中的would appreciate，第二句中的You kind invitation都传递出了写信方客气和周到的态度，能够使人更乐于接受，从而更有利于双方的交流合作。
与此相反， no， cannot， claim， complaint ，inefficiency等消极词汇应尽量避免出现。过于直白地加以否定，会令对方深感不悦，甚至会使对方失去合作的兴趣。所以，在商务英语信函的写作中，应尽量减少消极词汇的使用，使语气更加委婉。例如：“Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.”更深刻的体现了得体原则，而 “We have received your complaint about the late arrival of the samples.”则没有。
2、注意情态动词的使用
商务信函往来多数是咨询信息，洽谈业务，情态动词使用频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和，使对方容易接受，实现理想的交流。
例如：We would like to suggest alternative where there are shipmens available.
在这一句中“，would like”表达出了一种客气、请求的语气，使对方更易于接受。而情态动词的使用，在语气上就委婉得多，显得礼貌得体。例如：I should be very much obliged if you would arrange a seat on the same flight for the 18th September.
情态动词can，could， will和would一般情况下可以通用，但could和would与can和will相比之下更有礼貌，所以在商务英语信函中，could和would常被使用，语气较缓和。例如：Could you possibly forward your suggestions further more？
三、委婉语气的运用
语气能表达出作者的态度、情感。友好而客气的语气能给对方留下一种礼貌的印象，从而有力的促进合作意向的达成。
1、被动语态的正确使用
被动语态在英语中适用范围较广，在英语商务信函中，作用更加重要。被动语态只强调动作的接受者，所以，更能体现出我方的礼貌态度。例如：
第一句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that you only shipped 920 cartons against 1000 cartons.
第二句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that 920cartons were shipped against 1000 cartons.
第一句中，通过使用you only shipped而直接表达了对收信人的责备，但如果过错是由于人造成的，这样的句式就容易使对方受到伤害。在第二句中，被动语态的使用没有指出动作的执行着，没有追究责任，只是想要尽早的解决问题，这样使人更易于接受。
2、疑问句型的正确使用
相比陈述句，疑问句型是通过询问别人的意愿来表达请求，语气上更加委婉。例如：
第一句：Quote us CIF 5%New York.
第二句：We request you to quote us CIF 5%New York.
第三句：Could you quote us CIF 5%New York？
第一句使用命令语气过强，容易使读信人不悦，因为它违背了商务交往中的平等原则。第二句的语调比较温和，但表达直接。第三句用疑问句型表达同样的意思，语气客气，礼貌得体。
3、条件句型的正确使用
条件句型的正确使用能使语气更加友好得体，能够协商、试探地提出我方的建议。例如：
第一句：If any of the items listed in the dialogue meets your interest， please let us you’re your specific inquiry ，and quotation will be forwarded without delay.
第二句：We attach a list of the contents of Case No.71 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice.
以上两句均使用if条件句，语气友好，委婉得体，具有更大的协商空间，让读信人感到被尊重，更易于接受，从而大大提高合作的可能性。
四、结论
随着全球经贸一体化的不断推进，国际贸易的竞争日益激烈，英语商务信函在其中起着重要的作用。商务英语信函中的礼貌原则作为国际经济交往的普遍要求，一定会成为国际商务人员必须遵循的基本原则。同时，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限商机；就算您这次拒绝了对方的商务要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。因此，在日常的商务活动中，我们应注意英语商务信函中礼貌用语的使用提高商务英语信函写作的质量，保障商务活动顺利进行。
【参考文献】
[1]戚云方.外贸英语（写作与套话）[M].杭州：浙江大学出版社，2001.
[2]祈寿华.新世纪实用英语交际指南（旅美）[M].上海：上海外语出社，2003.
【关键词】日语商务信函；计量研究；词汇特征
一、引言
日语商务信函是人们在商业活动中使用的日语，属于专门用途日语范畴，具有自身独特的语言特征。本文随机抽取30篇日语商务信函，从品词、语种、难易度三个方面对商务信函词汇进行计量分析，总结出日语商务信函的词汇特征。
二、品词特征
本文根据学校语法，将30篇商务信函词汇分为动词、形容词、形容动词、名词、数词、副词、连体词、接续词、感动词、助动词、助词助詞，将「について、「てなければならない视为连语，进行分类统计，其统计结果显示日语商务信函具有以下特征。
1、频繁使用名词
从日语商务信函的品词分布看，名词占其中的78.51％，名词的频繁使用是商务信函词汇最显著的特征。
（1）多用汉语名词
名词可以分为汉语名词（如経済、証券等）、外来语名词（サーバー、ネットワーク等）、和语名词（売上げ、行き届き等）及其他类名词。根据调查结果，日语商务信函中的76％的名词为汉语名词。汉语一般音节数较少，具有简洁干练的语感。
（2）动词群的名词化
商务信函中存在很多动词性名词（连用形名词「見直し·サ变动词性名词「指摘等）。根据佐藤佑氏①的研究，动词性名词对文脉具有很强的依赖性，其表现较为凝炼。
例文
例句1 「この度、吉田物産（株）より下記商品の営業倉庫への搬入遅滞に関して、照会及び督促の申し入れがあったので、至急調査の上、折り返しファックスにより当部へご回示願いたい。 ②
将例句1变换为其对应的动词表现形式，即如例句2所示。
例文2 「この度、吉田物産（株）はわが社が下記商品を営業倉庫へ搬入することが遅れる件に関して、照会及び督促を申し入れたので、至急調べる上、折り返しファックスにより当部へご回示願いたい。
对比两个例句，字数方面例句1较少，结构方面例句1较为明确简单。因此，动词性名词的使用具有使文章简洁易懂的文体作用。
（3）名词结句
商务信函中的条款内容或会议纪要这类文章受篇幅和时间限制，通常多以名词结句。
例句
経過午前9時30分～10時／宣伝課長から方針、スケジュールの説明、質疑応答。
午10時～10時30分／販売課長の販売態勢の説明に基づき、宣伝媒体を検討、質疑応答。
午前10時30分～11時30分／宣伝課の費用見積もりをベースに予算案の検討、財務課長からアドバイス。
午前11時30分～正午／自由討議、閉会。（《議事録》③）
名词结句可能使文章变得缺乏正式庄严的语感，但是若使用得当，特别是用于「ですます調的文章中，反而会产生奇妙的节奏感，能在最简练的篇幅内传递丰富的信息。
2.具有个人感情的词汇较少
对30篇日语商务信函的调查结果显示，感动词占0％、形容词占1.74％、形容动词占3.31％。使用的形容词和形容动词大多都是「大きい、「新しい、「長い、「加速的等属性形容词或形容动词，仅有少数感情或感觉形容词和形容动词。
一般商务信函仅基于事实叙述客观判断预测，一般不使用表达主观心情的词汇，若带入主观感情，可能会降低文章的专业性和准确性。
三、语种特征
对语种特征的调查采用言海、例解国语辞典、角川国语辞典作为对比资料。从调查结果可以看出，商务信函中使用最多的为汉语词汇，占总数的63.77％。其次是和语词汇为29.99％。外来语和混合语仅占3.67％和2.56％。其汉语词汇所占比例均高于言海（34.7%）、例解国语辞典（53.6%）、角川国语辞52.9%）。可以说汉语词汇的多用是日语商务信函的词汇特征之一。
例句1 本日のお電話で、さる9月15日にご送付しました当社製品がかなり破損して到着した由承り、大変驚愕いたしております。（《商品破损道歉函》④）
例句2 本日のお電話で、さる9月15日にお送りしました当社製品がかなり破れて着きました由承り、大変驚いております。
「送付する·送る、「破損する？破れる、「到着する·着く、「驚愕する·驚く都是对应的和汉表达形式，意思上例句1和例句2是相同的，但是语感上和语更亲切，而汉语更正式。汉语风格的道歉信更加正式，有诚意，有利于维系商业关系。从语种上看，日语商务信函词汇具有正式的语感特性。
（下转第82页）
（上接第80页）
四、难易度特征
将30篇商务信函词汇根据《日本語能力試験出題基準語彙表》进行分类，未包含在《日本語能力試験出題基準語彙表》中的词汇计为0级词汇。据调查商务日语信函中0级词汇（47.5%）和初中级词汇（N2 25.78%、N3 14.1%、N4 11.36%）的使用频率最高，高级词汇（N1 9.89%）使用频率较低。
初中级词汇的频繁使用是由商务社会效率优先的要求决定的，为了使读者在短时间内正确理解书信内容，必须使用简单易懂的词汇表达。从日语能力测试的等级标准看，N2、N3、N4词汇主要是构成基本文法的必须词汇或日常生活相关词汇。由于跟日常生活息息相关，对于读者来说相对简单，因此商务信函多用初中级词汇。而另一方面0级词汇的多用也是其显著的特征。这是于0级词汇的功能和构成相关的。据调查，能力词汇中多包含日常生活用语，而非能力词汇多为专业用语。而0级词汇从构成上看，包含大量书信用语（拝啓、前略、隆盛、清祥等）、经济专业词汇（販売量、譲渡、売上高、決済等）、固有名词（グッドホール、富士山株式会社、平成等）。关于0级词汇的功能，在此举例说明。
例1 《买卖合同》
主要内容：买卖合同主要包括交付条件、价格条件、支付条件这三要素。
0级词汇：船積み、締結、荷印、梱包、買主、売主、受け渡し、署名、数量等
例2 《保密协议》
主要内容：新入职员工乙川一郎被公司采用时，承诺遵守保密相关事项。
0级词汇：保持、裁判所、創出、催告、得喪、法的、公的、関わる、帰属、機密、開示、漏洩、譲渡、申し立てる、自社、遵守、作成等
从以上例子可以看出，0级词汇并不是构成基本语法的词汇，而是与文章话题紧密相连的，可以说是文章的关键词汇。
从词汇难易度上看，商务信函在词汇上具有平易易懂的特征，词汇意义上具有连贯性及专业性特点。
五、小结
商务信函作为一种商务领域的专业体裁，在词汇上首先应该是简洁、礼貌、准确的，在此基础上运用词汇手段，在特定语境中，用有限篇幅准确表达信息和语感。这正是本文研究日语商务信函词汇特征的目的。
注释：
①佐藤佑．『現代日本語の事態描写に関わる動詞性名詞と名詞化節の諸相による
②目黒真実？細谷優．『ビジネスレターの書き方＆実例集．大连理工大学出版社．2008
③伊東和彦？黄立群．《日本企业文书例文集》．中国科学技术大学出版社．2008．第134页
④伊東和彦？黄立群．《日本企业文书例文集》．中国科学技术大学出版社．2008．第103页
【参考文献】
[1]目黒真実·細谷優．《ビジネスレターの書き方＆実例集》．大连理工大学出版社，2008.
[2]杉浦允.ビジネス文書の書き方[M]．経林書房，1979.
[3]林月女.《上級読本教科書における語彙の調査？研究》．2004.6
关键词：商务信函；功能对等；文体对等
中图分类号：F74
文献标识码：A
文章编号：1672-3198（2013）24-0068-02
翻译是一种跨语言、跨文化的信息与情感交流过程，是用另一种语言对原语所表达的内容、思想、感情、风格等的再现或重新表达。自有翻译实践以来，翻译的标准问题就是古今中外众多学者们不断思考的问题：无论是严复的“信、达、雅”、钱钟书的“化境”，抑或是英国翻译理论家泰特勒（Tytler）的“三原则”，虽有相异之处，但都认为“忠实”应是各类翻译实践应遵循的基本原则。然而，如何实现忠实？忠实于原文内容？忠实于原文的形式？还是两者兼顾？这些都是译者不得不面对的问题。本文拟运用奈达的“功能对等”理论探讨商务信函英汉翻译过程中的文体对等原则。
1 功能对等
为使源语和译语之间的转换有一个标准，20世纪80年代初，美国的著名翻译理论家尤金·奈达提出了“功能对等”原则，所谓“功能对等”，是指翻译时不必注重文字表面的机械地逐字对应，而要在两种语言间实现功能上的对等。奈达曾明确指出，“在动态对等翻译中，译者所关注的并不是源语信息和译语信息的一一对应关系，而是一种动态关系，即译语接受者和译语信息之间的关系应该与原语接受者和原文信息之间的关系基本相同”可见，奈达的翻译理论强调的是两种语言的接受者的感受应该大致相同。因此，功能对等理论不同于传统的翻译理论，后者注重的是两种语言间的形式对应，而前者则从信息的传递形式转移到读者的反应，即两种不同语言的表达效果。在奈达看来，判断译文是否忠实于原文时，不应局限于原文和译文在语言形式上的对比，而应以两种语言读者的反应为判断依据。
事实上，奈达的“功能对等”中的对等包括四个方面：词汇对等、句法对等、篇章对等以及文体对等，本文拟从商务信函的文体特点出发，探讨其英汉翻译过程中的文体对等的实现方式。
2 商务信函的文体特点
商务信函作为一种实用文体和交流手段，在国际贸易往来中发挥着重要作用。另一方面，在国际贸易操作中，所有的商务信函都是重要的事实依据，信函内容涉及买卖双方交易的各个环节和具体事宜，因而，当产生贸易纠纷时，商务信函可以为解决贸易纠纷提供判断依据。从这个意义上说，商务信函的准确而恰当的翻译显得尤为重要。
另一方面，英文商务信函有其自身的特点，一般都需要遵循7C原则，即：correctness（正确）、concreteness（具体）、completeness（完整）、clearness（清晰）、conciseness（简洁）、courtesy（礼貌）及consideration（体谅）。正是由于这些原则，英文商务信函词汇含义准确、表意性强，所涉及的信息翔实具体、清晰、完整。此外，从表达方式来看，文字简洁有力、重点突出，往往用最少的语言表达最丰富完整的内容；同时，还要注意礼貌，考虑对方的心理感受。
3 翻译策略和技巧
在翻译商务信函时，译者首先要准确把原文单词和短语的含义，再运用译语恰当地重新表达出原文的含义。一般情况下，当原语的语言形式和译语的相近时，可直接按原文的结构表达出来。如：
例1.Please find enclosed the check for USD 2，000，000 and inform us the receipt.
译文：随函附上200万美元的支票，敬请收悉后告知我方。
原文短短的一个祈使句，包含了两层意思：随函附寄200万美元的支票一张，此外，要求对方收到后给予告知。可谓言简意赅，通俗易懂，重点突出，礼貌和效率兼具。翻译时，译文和原文基本上一样简洁，形式上也和原文基本一致。
然而，由于商务信函自身的文体特征以及中英文在句法上的诸多差异，在翻译信函语句时，并不总能做到译文与原文形式上的一致，也就是说，并不总能使译文在形式上忠实于原文。有时，为了使译文与原文同样简洁、清晰、礼貌，需要在忠实于原文内容的前提下，对原语词汇的词性、句子形式或语态进行调整。正如奈达提出的“功能对等”原则——在判断译文是否忠实于原文时，不应该仅仅对比原文和译文的形式，而应该对比译文读者能否与原文读者获得一样的反应，同样，商务信函的翻译应以“功能对等”（functional equivalence）为主，而不是“形式对应”（formal equivalence）。
3.1 译文与原文间的词性转换
在用词方面，英文中名词的出现频率更高，一个语句里往往包含好几个名词结构，而中文则偏向于使用用动词，一个语句里甚至包括好几个谓语动词，句子依然通顺，没有任何逻辑或语法毛病。如：
例2. We are exporters of the above goods，having a history of forty years in this line.
译文：我方出口以上货物，从事这一行业已有40年之久了。
这句话用于商务信函中的公司业务介绍。如果把它译为“我方是以上商品的出口商……”，则不如译为“我方出口以上商品……”简洁，符合目的语的表达习惯，这就自然涉及单词“exporters”的词性转换，即由原语的名词转译成译语的动词。这样，虽然形式上不同于原文，但在阅读效果上却和原文一致，更加符合译语的表达习惯。
3.2 句式转换
商务信函中，一方经常需要向另一方提出某种请求，希望对方采取某种行为，但若简单地统统使用祈使句“please……”显然不太合适。因为信函所涉及的当事双方是贸易伙伴，理应地位平等，相互尊重，祈使句“please……”稍显不够礼貌。另一方面，仅使用祈使句会使句式单一，容易让读者觉得枯燥、厌倦。所以，信函中经常会有这样的句型：“We would be delighted if you could……”，“We would appreciate it if……”。这些句式形式上显然不属于祈使句，而是陈述句，但实质上却是用陈述句的形式表示祈使句的内容，即，委婉地向对方提出要求，希望其能完成某个行为。翻译时，为了能够使译文简洁，往往会在形式上作一定的转换，译为“谨希……，敬请……，请……”从而使其能够在内容、风格方面忠实于原文。如：
例3. It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.
译文一：如能报下列商品伦敦船上交货之最低价，我方将不胜感激。
译文二：请报下列商品伦敦船上交货之最低价。
再如：
例4. We should be appreciate it if you could provide us with all possible information on your market.
译文一：如若贵方能提供贵方市场信息，我方将不胜感激。
译文二：谨希提供贵方市场信息。
上述两例中，译文一虽然在内容和形式上都很接近原文，但却稍显啰唆，不够简洁，而译文二准确地再现了原文的内容，同时却又不失礼貌和简洁，更加符合中文的表达习惯。
3.3 语态转换
除了句式的转换外，翻译商务信函的过程中，还经常涉及被动语态与主动语态间的转换，尤其是由原文的被动转换为译文的主动。由于中英文表达习惯的不同，或是出于礼貌及其他因素的考虑，英文商务信函中被动语态的使用比较普遍。翻译过程中应视情况而定，如译为中文的被动句后，译句不够简洁、生硬牵强，不符合中文的表达习惯时，不妨换个角度，试译成中文的主动句。如：
例5. Please be informed that， on account of the fluctuations of foreign exchanges the quotation is subject to change without previous notice.
译文：兹告知贵方，由于外汇的波动，报价随时可能改变，不另行通知。
例6. Full information as to prices， quality， quantity available and other relative particulars would be appreciated.
译文：请详告价格、质量、可供数量和其他有关情况。
3.4 拆译法
从中英文的连接方式来看，中文属意合语言，即语句之间通过语义和内部逻辑关系实现连接，句子往往较短。而英语属形合语言，语句之间靠形式手段实现连贯。英语商务信函作为一种正式书面语言，其形合特征更加明显：往往从句层次复杂，频繁使用长句，其中分词短语、名词短语、介词短语、不定式短语、名词性从句、定语从句，及状语从句往往同时出现在一个长句中。由于英语的形合特征，虽然句子很长，但却依然层次分明，句义清晰，简洁有力。翻译时，往往需要根据中文的习惯进行拆译，从而使译文既忠实于原文的内容，同时又能按照中文的意合表达习惯再现原文的简洁。如：
例7. We have asked the Bank of China here to open a irrevocable letter of credit for US$5，000 in your favor and this will remain in force until April 20，2010.
译文：本公司已经要求此地的中国银行开立一张不可撤销信用证，以贵方为受益人，金额为5000美元，该信用证有效期到2010年4月30日。
原文的前半句较长，含有两个介词短语（for US$5，000， in your favor ），翻译时作了拆译处理，语义清晰，更符合中文的语言习惯。
4 结语
鉴于商务信函自身的文体特点以及中西方语言在表达习惯等方面的差异，在商务信函的翻译过程中，为了使译文具有与原文同样的文体特点：译文内容应正确、具体、完整、清晰，语言应简洁、礼貌、体谅，译者需要适当地在原文与译文之间进行转换，采用恰当的翻译技巧，如词类转换、语态转换、合分转换，及句式转换等，以实现原文与译文在内容和表达效果上的等值，从而使译文读者获得与原文读者一样的阅读反应。
参考文献
[1]马会娟.奈达翻译理论研究[M].北京：外语教学与研究出版社，2005.
[2]林晓纯.功能对等理论下的商务信函翻译[J].长春师范学院学报（人文社科版），2012.
[3]汤静芳.商务英语翻译[M].北京：对外经济贸易出版社，2007.
口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
直接
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
礼貌
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。
语言朴实
前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
标题
关键词 商务信函 you-attitude 积极 有效沟通
中图分类号：G424 文献标识码：A
沟通学中的换位思考原则是设身处地为他人着想，即想人所想，理解至上的一种处理方式。它客观上要求我们将自己的内心世界，如情感体验、思维方式等与对方联系起来，站在对方的立场体验和思考问题，从而与对方在情感上得到沟通，增进理解。笔者认为可以从使用You-attitude和使用积极的语言两个方面来实现：
1 You-attitude
在沟通时如果总是用第一人称开头，也就是“自我为中心”（we-attitude），即使语言使用正确，也会使读者产生一种写信人只为自身利益考虑的感觉，这样的表述不会给对方留下好印象。相反，在商务信函的写作中正确使用“you-attitude”原则，即使表述的信息实际含义与之前相同，效果却会好很多。
You-attitude是指在书写商务信函时要时刻顾及对方的感受，从对方的角度出发去阐述观点。写信人应考虑三个问题：（1）信函的主旨是什么，也就是信函的目的是什么。（2）基于这一主旨，读者会有怎样的反应。当我们清楚信函的主旨后，读者的反应大多是可以预期的。（3）在能够预测读者反应的前提下，语言应如何组织？语气如何？当我们把自己放在读者的立场上，这些问题就会很容易解决。因此，在一般情况下，可以使用you开头的句子，即尽量不使用we或I开头的句子。如：We have two laser printers compatible with your software. 这种表述方式就不如Your software is compatible with two of our high-quality laser printers.显得更加体贴。两句话表述的信息相同，但第二种表述使消费者感到对方是在设身处地为其着想，更有利于建立善意友好的关系。
值得注意的是，you-attitude所提倡的是为对方着想的沟通理念，但并不意味着所有的表述都用you开头。相反，在一些特定情况下，还需要避免用对方来做主语。尤其是当表述负面、否定的思想时，为了避免读者产生消极的反应，第二人称不宜作为主语。如：You made numerous mistakes on this page.这句话虽然表述清晰准确、简洁、完整，但因为使用人称you，会使读者产生指责、威胁的负面情感，不利于建立友好的社会关系。可改为：There are numerous mistakes on this page.这样既表达了想要表达的信息，又使对方感受到写信人的体贴礼貌。
2 积极的语言
英语商务信函中使用具有肯定、积极意义的词汇能够向对方传达高兴、愉悦、肯定的情感，容易令对方接受。如下面这两个句子：（1）Don’t forget to submit your time and expense report by noon on Friday.（2）Please remember to submit you time and expense report by noon on Friday.显然第一句中的“don’t forget”具有消极的感彩，会让对方感到被要求、命令，语气生硬；而第二句中则用积极的语言表述出来，并体现了礼貌原则。
此方法的难点是如何将消极、负面的信息用积极的语言表述出来，让对方感到被尊重。从语言策略上有以下三种方法：（1）使用被动语态。（2）使用虚拟语气。（3）在同一句话中适当加入积极的表述。
2.1 被动语态的使用
由于在主动语态中句子的主语是动作的发出者，当其表达的是否定信息时，这个主语就会显得非常明显和突出。而被动语态可以将主语隐藏起来，使重点从“人”转到“事”上面。即写作者考虑的是如何用积极的语言，尽量弱化坏消息给读者心理上造成的负面影响。如：Armando failed to proofread this bid proposal carefully.这样的表述会使读者觉得重心在Armando这个人身上，从而使她感到被指责、批评，产生抵触情绪。如果使用被动语态去处理：The bid proposal was not proofread carefully.既表达了同样的信息又巧妙回避施动者，体现了为对方考虑的立场。
2.2 虚拟语气的使用
虚拟语气可以表示主观愿望和假想虚拟的情况，在商务英语信函中使用虚拟语气来表达建议、要求或命令，避免了生硬的语气，语气婉转含蓄。由于虚拟语气中往往体现与现实相反的假设与愿望，当表达消极、否定的思想时，那么虚拟语气中的态度就会是积极、肯定的。如：I cannot approve your transfer to our overseas operation.这样的表达方式直接、生硬地拒绝了对方的请求，而没有顾及对方的感受，不利于维持善意友好的关系。如果用虚拟语气表述：If positions were available in our overseas operation， I would approve your transfer.尽管信息的实质依然是拒绝，却用积极的语言和态度表达出来并间接解释了拒绝的原因，使对方更易于接受。
2.3 在同一句话中适当加入正面的表述
不论采用何种表达方式，坏消息就是坏消息，其不可避免地都会使读者或多或少产生一些消极的情绪，为了将这种消极情绪降到最低，写信人可以尝试在告知对方坏消息的同时加入一些正面信息，这样做的目的是使读者的注意力从坏消息中转移开来，使其因随之而来的好消息而心情愉悦。如：Because of increased taxes and insurance， you are obligated to increase your monthly payments to $50； however， you home has increased in value at the monthly rate of $150.该句的主要目的是告知读者费用上涨，但是最后阐明由此将会带给对方的利益，就会使对方不会因多交钱而感到苦恼和抵触了。
3 小结
现代商务英语信函写作是国际贸易以及商务人士沟通的主要手段之一，其内容的安排与表述是否得体决定了一笔贸易或者一项工作能否顺利地得以完成。因此，写信人在拥有良好英语语言功底的基础上，还需要掌握沟通学方面的知识，学会用简洁、准确、具体、礼貌的语言组织信息，从收信人的切身利益出发，真诚地与对方沟通，从而树立良好的企业形象，建立稳固的业务联系。
参考文献
[1] Sorrels， B.D.Business Communication Fundamentals[M].Columbus： C.E. Merrill，1984.
[2] Leech，G.N. Principles of Pragmatics[M].New york： Longman Inc，1983.苏根林，黄洁婷.实用商务英语函电[M].东南大学出版社，2006（1）.
[3] 何兆熊.新编语用学概要[M].上海外语教育出版社，1999.
1.1 literature review
This study focuses on the morphological and syntactic features of English business correspondences. In order to finish this study effectively, I read some related literatures and this helps me a lot. Now I shall do a detailed analysis about the literatures.
In the article “the features and application of English business correspondences in e-time”, the writer explained his main idea in accordance with the traditional principle “seven Cs”, that is Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy and Consideration. This article can be divided into two parts. The writer firstly makes an analysis of the business correspondences and makes sure that the readers are clear about the layout of business correspondences. And then the writer states the unique features of business correspondences in e-time. “This part is divided into two sub-parts to analyze the features, one from the aspect of the form of business correspondences and the other from the aspect of contents”[1]. At last the writer states the meaning of his study.
The article “the grammatical features of English business correspondences” by Gao Jiayong “talks about the features from five aspects”[2], but he viewed the features just from the syntax. Articles written by other people also account for the features, such as “the lingual features of business correspondences and several important principles” by Wang Yuanyuan, “lingual features of English in business correspondences” by Tian Lan and so forth. All those articles analyze the features from their own points of view.
1.2 purpose of this study
My study aims to seek out the morphological and syntactic features of English business correspondences. Before my study, there have been many researches about this topic, but through my reading those articles, I find that they are more or less incomplete. So I intend to make an analysis as comprehensive as possible.
Besides, as time goes by, everything is changing. The business nowadays can be somewhat different from that of before, and so are the English business correspondences. And they must have possessed some new features as they develop. This study also tries to find out these new features.
To sum up the morphological and syntactic features of English business correspondences, the writer hopes that this paper will do some help to business men. And this study shall be a useful instruction to guide people to write business letters. An expert business letter will surely lead to success and unquestionably will also spur the development of economy.
This article is divided into five parts. The first part is instruction. The second part shall explain two basic related concept, morphology and syntax. The third part is about the morphological features of English business correspondences and the fourth part is about the syntactic features. The fifth part shall make a conclusion.
2.some basic related concepts
2.1clarification of morphology
Morphology is a branch of grammar which studies the internal structure of words and the rules by which words are formed. “Just as the formation of sentences is governed by rules, so is the structure of words. Morphology is divided into two sub-branches: inflectional morphology and lexical or derivational morphology. The former studies the inflections and the latter is the study of word-formation”[3].
2.2 clarification of syntax
Syntax is a subfield of linguistics. It studies the sentence structure of language. The term syntax came originally from Greek. It literally meant arrangement. It means that sentences are structured according to a particular arrangement of words. Well-arranged sentences are considered grammatical sentences. Grammatical sentences are formed following a set of syntactic rules.
As a major component of grammar, syntax consists of a set of abstract rules that allow word to be combined with other words to form grammatical sentences. “A sentence is considered grammatical when it is in agreement with the grammatical knowledge in the mind of native speakers. Universally found in the grammars of all human language, syntactic rules comprise the system of internalized linguistic knowledge of a language speaker known as linguistic competence” [3].
3.morphological analysis of English business correspondences
English business correspondence is a kind of common style in trading activities. It serves varieties of business and reflects the main content of commerce, so its diction and sentences both possess some special features. In this chapter, the paper shall explain the morphological features of English business correspondences. And this chapter is divided into seven sub-parts: formal words, old English words adopted, commercial terms, words of politeness, word class shift, the usage of mandatory verbs and acronym.
3.1 formal words
English business correspondence is a kind of formal style for correspondences. It is used to transmit business information and to state business situations. “English business correspondence is always concerned with economic benefits, so it is supposed to be direct, simple and understandable with as few as modification as possible”[4]. And it is avoided to choose dainty words when making sentences, but it is preferred to choose formal and grand words. “The formal words, instead of oral words or basic words, can show the formality and propriety of business correspondences completely”[5].
Formal words are better liked than informal words. When drafting a business letter, people shall adopt “inform” rather than “tell”. “‘Inform’and ‘tell’are both accepted in a sentence, but “inform” is a formal word. And thus “inform” is used to make a sentence”. When the writer of a business letter wants to state the results brought by the former cause, he continues the sentence with the adverb “therefore” instead of the connective “so”. Because “so” is often used in oral language, whereas therefore is often employed in written compositions. In the sentence “we can not grant you insurance coverage of 15% of the invoice value”, “grant” has the same meaning with “give”, while “give” is often used in oral speech. The adoption of “grant” can make the letter looked formal and shows the serious attitude of the writer.
In the sentence “the obligations shall be affected by the liquidation of the contract or by a premature termination of the same”, the words “liquidation” and “termination” are both formal words. Here “liquidation” has the same meaning with “cancel” and “termination” is very similar to “end” in meaning. However, the writer uses “liquidation” and “termination” rather than “cancel” and “end”, for the former are formal and can attract the readers to pay more attention.
And from this example, we can also see that in many situations, a noun is more formal than its corresponding form of verb. There are also many verbs that are usually replaced by another verb with similar meanings, such as “commence” instead of “begin”, “manufacture” instead of “make”, “assist” instead of “help”, “purchase” instead of “buy”, “anticipate” instead of “expect”, “trust” instead of “believe” and so on.
Some phrases may look more formal than other ones. In business letters, people like using “as for” or “in respect to” instead of “about”, “in view of” instead of “for”, for a phrase is always more formal and can attract more attention than a single word. Take the sentence as an example: “contracts shall be concluded in accordance with the principle of equality and mutual benefit and of achieving agreement through consultation”. In this sentence, the phrase “in accordance with” is identical with the word “by” and “under”, but “in accordance with” is preferred due to the formality of business letters. “According to” also has the same meaning with “in accordance with”, but it is not as formal as “in accordance with”. “According to” is better liked in oral speech.
Not only can prepositional phrases be replaced by another one, but also verb phrases. For example, in the sentence “we are in the market for your chemical products”, the verb phrase “be in the market for” is similar to the phrase “want to buy”. However, “be in the market for” sounds formal and is suitable to be used in a business letter, whereas “want to buy” is more suitable in spoken language.
3.2 old English words adopted
In English business correspondences, there are many old English words adopted which are not or seldom used nowadays. And these old English words are almost complex adverbs. The most seen old English words used in business correspondences are these that begin with “here”, “there” and “where” as the root and with one or several adverbs such as “by”, “after” followed. And the words with “here” or “there” and with a preposition followed are mostly adverbs. This kind of words is often used in a sentence as the adjunct. The words beginning with “where” and with a preposition followed are mostly connectives and relative adverbs. And they are used to connect sentences. Take an example: “provided such drafts are drawn and presented in accordance with the terms of this credit, we hereby engage with the drawers, endorsers and bona-fide holders that the said drafts shall be honored on presentation”. In this sentence, “hereby” is an adverb and used as an adjunct to modify the verb “engage”. In the sentence “we hereby confirm having sold to you the following goods on the terms and conditions as set forth hereunder”, the two words “hereby” and “hereunder” are both adverbs and play the role of adjuncts to modify the verbs “confirm” and “set forth” respectively. But the word “whereof” is a relative adverb to connect the whole sentence and it plays the role of the adjunct to modify the verb “have caused” in the sentence “in witness, whereof, the parties here to have caused this agreement to be executed in duplicate by their duly authorized representations”.
This kind of complex words is difficult if one tries to understand them just from their Chinese translation. But it will make easier to understand their meanings after mastering the relation between their forms and meanings. In this kind of words, “here” is supposed to refer to “this”, “there” referring to “that” and “where” referring to “which”. And according to this assumption, “hereafter” should be understood as “after this”. It is the same with “there” and “where”, for “thereafter” can be interpreted as “after that” and “whereby” means “by which”. In the sentence “the said L/C has just come to hand, but regretfully we find that some of the clauses therein are not in agreement with what is stipulated in the contract”, the word “therein” means “in the said L/C”. Take another example: further to our last discussion in Melbourne and the faxes exchanged thereafter on a joint venture in Australia, we were very pleased to receive your letter of December 12 with detailed proposals on the subject. In this sentence, the word “thereafter” means “after that”, exactly “after the discussion and the faxes”.
Sometimes, there is more than one preposition following “here”, “there” and “where”, such as the word hereinafter”. For example, in the sentence “in this agreement words and expressions shall have the same meaning as are respectively assigned to them in the condition of contract hereinafter referred to”, “hereinafter” means “in the following text”.
The adoption of old English words can not only present the serious attitude of the writer, but also avoid some unnecessary repetition. And therefore the business letter becomes more conscious and clearer. Generally speaking, the proper adoption of old English words can make the whole letter looked formal, but the excessive adoption shall make the business letter hard to read.
3.3 words of politeness
Courtesy is the most important principle of writing an English business correspondence. Not only does this principle refer to the adoption of words of politeness, but also it is shown in the respect and consideration of the opposite party. A wise writer shall respect his trading company and view everything from the opposite party’s perspective to know his company’s misgiving. And by the way of respecting the opposite party, the writer will also get the respect from his company and then accelerate the trade to go on smoothly. “Even if some issues rise during their deal, the writer should also pay much attention to courtesy. And even when making a claim, the writer had better use polite words to provide a good basis for further cooperation”.
When others helped you, in normal situation, you can just use “thank you” or “thanks” in your graceful letter. But in business letters, there are many forms that you can choose to show your thanks and different forms present different degrees of thanks. For example, if you want to the other party to ship the goods as early as possible, you can say in your letter: “we will appreciate your effecting immediate shipment.” And when asking for a low price, one may write the sentence “we will be obliged if you could quote us a favorable price”. “In the furious competition of business, the adoption of words of politeness often plays an important part”. So the writers of business correspondences should think a third time to use a word, and try to transform the harsh sentences into polite and periphrastic ones.
Not only when asking for something shall a writer adopt polite words, but when refusing the request that is made by the other party, polite words are also available. And when facing a hard situation, a writer is supposed to pay more attention on the choice of words to tackle the problem.
For example, if a writer wants to reject the offer give by the opposite party, he can write a sentence like “we regret that we are not in a position to accept your offer”. And if he wants to reject an order, he can write: “we regret to inform you that we are not in a position to supply you with such large demands”. In these two sentences, it is not advisable to use “can not” or “unable” instead of “not in a position”. The phrases “not in a position” can show the sincere attitude of the writer and the respect to his partner.
The adoption of words of politeness refers to not only the polite expressions, but also the way of expression.
We can make a comparison between the two following groups:
A.(1) We are sorry that you misunderstood us.
(2) You must give us your reply during two weeks.
B.(1) We are sorry that we did not make ourselves clear.
(2) Would you please give us your reply during two weeks?
Through the comparison of the two groups, we can see that the first group possibly makes its reader have the feeling of complaint and the way of writing seems an order. And of course, the first group of sentences is not polite at all. While the second group finishes the sentences with the accent of discussion and consultation, and undoubtedly it can be easier taken by the reader. When communicating with his partner, one should hold such an attitude that “even if this deal can not be made, he shall give his partner a good impression for his adoption of polite words in business correspondences which can provide a good environment for further cooperation”.
“Politeness makes people pleased, and then it becomes easy to build a cooperative relationship with them”. Before writing a business letter, a writer should think about his accent and tries to be friendly. And the adoption of words of politeness will help him achieve this effect.
4.conclusion
This paper focuses on the morphological and syntactic features of English business correspondences. And through the analysis, the paper makes a summary of the features of English business correspondences from the view of morphology and syntax.
There have been articles about the features of English business correspondences. But through reading these articles, the writer found that some of the articles are out of time, and some of the articles are not comprehensive. So this paper tries to summarize the（下转第101页）（上接第56页）features as comprehensive as possible and tries to find the new features that modern English business correspondences possess.
As the development of business, it is certain that some new features of English business correspondences will appear. And at that time this paper will be out of time and new papers will be called for.■
【参考文献】
［1］聂仁海. E时代中商务英语函电的特点及应用[J].集团经济研究，2006,(13)：231-232．
［2］高嘉勇.商务函电英语的语法特点[J].天津外国语学院学报.2001,(9):21-23．
［3］陈媛主编.Modern Linguistics[M].天津：天津大学出版社，2003．
关键词：外贸英语 商务信函 翻译 应用
近年来我国的外贸经济逐渐发展，与国外的合作也逐渐增加，商务信函也逐渐增加。外贸英语在商务信函中的应用逐渐增加，由于外贸英语的应用范围逐渐增加，内容形式也变化多端，在不同的信函翻译中内容有所不同，这对于商业信函的翻译工作提出了更多的挑战。商务信函的翻译中更加注重准确性和专业性，因此外贸英语在商务信函中的翻译要求十分专业，在商业信函的翻译过程中需要十分注意。
一、外贸英语在商务信函翻译过程中注意的问题
外贸英语作为我国商务英语的重要组成部分，在当前社会商务信函的翻译过程中应用逐渐增加。但是由于商务信函的翻译有着十分明确的要求，外贸英语的翻译过程中需要十分准确，才能更好地反映出信函的内容。当前外贸英语在商务信函的翻译过程中应该注意以下几个方面：
（一）词汇需要专业准确
外贸英语在商务信函中的应用主要是相关的贸易工作，因此在进行翻译的过程中需要注意词汇的准确性，尤其是一些专业的术语和重要的贸易词汇。作为外贸英语的翻译者应该熟悉掌握相关的外贸词汇，这是对一个翻译者的基本要求。在翻译的过程中翻译者需要将信函中的关于贸易问题的内容表达准确，做到对原文的忠实再现。比如对付款方式和运输单据等的翻译需要充分表达原文的真实意思。另外对于商务信函中一些重要的单位的翻译也需要十分谨慎，像一些质量单位，千克，吨等等的表达都需要十分准确，以免在今后的贸易中出现错误。
（二）语义需要礼貌得体
商务信函是比较正式的书信，因此在翻译的过程中需要注重一些礼节性的语言。由于中西方文化的差异，汉语和英语的习惯是不同的，在翻译的过程中需要注重这些因素，力求表达的礼貌得体。由于一些商务信函中会涉及一些贸易的洽谈和磋商，相关的礼貌用语比较多，在翻译的过程中需要选择合适的用于尽量表达出对方的诚意，达成贸易洽谈工作。比如在一些人称的使用中需要注意，在翻译的过程中需要尽量的多采用一些谦词，这样可以表达一些诚意。在一些双方存在歧义的问题上也需要注意态度，保持礼貌，可以选择被动语态等等表达。
（三）语言规范言简意赅
商务信函主要是对商业贸易进行磋商，要求语言的言简意赅。外贸英语的翻译过程中需要用简短的语言表达出自己的思想。在商务信函的翻译中需要在简短的时间内表达出应有的意义，同时在语言的组织方面需要用比较简单的方式表达商务内容避免出现一些表复杂的语句。这不仅仅是商务信函翻译中的要求，同时也是提高工作效率的重要手段之一。
二、外贸英语在商务信函翻译对策
外贸英语在商务信函中的应用逐渐增加，在翻译的过程中需要注意一些重要的问题，提高翻译的质量。外贸英语翻译直接影响商务信函的质量，甚至会严重影响一项贸易的洽谈，外贸英语在翻译过程中需要遵循一定的原则，尽量减少翻译中的问题，保障翻译质量。外贸英语在商务信函翻译过程中需要遵循精确原则，简洁原则和专业原则。在商务信函的翻译过程中翻译者需要结合实际的情况，准确理解信函的内容，尽量做到信函思想的准确表达尤其是一些专业的贸易术语和词汇。外贸英语作为商务英语的重要组成部分，在翻译的过程中希望翻译者尽量使用专业术语，这样可以更好地表达相关的商务信息。商务信函是信息的一种载体，因此在表达信息的过程中需要力求简洁，但同时还需要保障信息的准确性。外贸英语在商务信函的翻译过程中需要注重以下几点：
（一）专业用语的翻译
商务信函中涉及众多的行业内的专业用语，在商务信函的翻译过程中需要特别注意这些专业用语的翻译，比如货到付款的翻译P/A等等，如果这些专业用语翻译错误将会直接影响贸易的进行。还有一些普通的用语在不同的环境下有些意义是不同的，因此需要特别注意使用的场合，力求做到准确。
（二）抽象名词的翻译
抽象名词的翻译问题是当前英语翻译中经常遇到的问题，但是很多时候抽象名词的翻译不能做到尽量准确，这对于英语的翻译工作造成了十分不利的影响。在商务信函的翻译过程中常常会出现一些抽象名词，对于抽象名词的翻译需要结合特殊的情况进行翻译，在了解相关的词义之后可以采用引申翻译，这样可以有效的表达出真实的意思。例如：We assure you of our reciprocating your courtesy at any time. 贵公司的好意，我方保证随时回报。
（三）长句子的翻译
由于受到贸易内容的限制，一些商务信函中往往会出现一些长句子，对于长句子的翻译，翻译者需要对句子的结构和逻辑关系进行分析，这样可以大致了解句子的意思和内容，并进行语言的组织。翻译者可以适当地调整句子的顺序，结合汉语习惯做出合理的翻译。由于汉语与英语之间存在众多的不同，因此在翻译过程中需要学会应变，对于一些长句子可以适当地进行语序的调整和词语的增减，但是在翻译之前准确了解句子的结构是十分关键的。
三、结语
随着我国经济的发展，外贸经济逐渐增加，商务信函的翻译工作逐渐受到重视。外贸英语在商务信函中的应用十分广泛，但是外贸英语在翻译过程中也需要注意一些相关的问题，力求对商务英语的翻译准确无误。
参考文献：
关键词：体裁分析；商务信函：交际目的：语用策略
1.引言
随着语言学、心理学和社会学的发展,人们不再简单地视体裁为文学艺术类型，而是视之为“一类交际事件”,这些事件共同分享着某组交际目的，而这些目的又构成了体裁的理论依据或逻辑依据。这种理据不仅形成了话语的图式结构,还影响和限制了内容与风格的选择(Swales,2001:58)。也正是由于人们逐渐认识到交际目的和语言策略在语篇分析中的重要作用,重在研究交际目的和语言策略的体裁分析(genre analysis)越来越受到语篇分析家们的重视，成为近年来比较热门的一个课题。
在经济高度发展的今天，我们可以看到商务英语信函在对外贸易活动中发挥着日益重要的作用，成为一种不可忽视的体裁。然而，很多对商务信函的研究往往只停留在语法和词汇的层面，忽视了对这种体裁交际目的和语言策略的认识和把握。所以本文将运用体裁分析方法从几个层面对商务信函体裁进行具体分析。
2.理论背景
2.1 体裁
“genre”一词来源于法语，早期时它指的是非言语世界的东西,是指以写实手法画出日常生活的风俗画。60年代之后逐渐被语言学家们引入语言学的范围。关于体裁的概念，最早是由Swales(1981)提出来的，后来Bhatia(1993)在Swales的体裁概念基础上作了进一步的阐明；而国内对体裁的概念作出解释的学者主要有秦秀白(1997)和方琰(1998)。本文主要引用Bhatia(1993)对体裁定义的解释。根据Bhatia,“体裁是一种可被辨认的交际事件，这种交际事件经常出现在特定的职业或学术团体的范围，其显著特点是具有能被该社团理解并确认的一整套交际目的，这种共有的交际目的确定了体裁的构建,同时也确定了其内部的结构。
2.2 体裁分析
体裁分析既涉及文体分析,又涉及语篇分析,其根本宗旨是研究语篇的交际目的和语言使用策略(秦秀白，2000) 文体分析包含两方面的内容:一是语言描写,即从语音词汇、语法及语篇内在结构等角度分析语篇的内部组织机制,以回答“What does the text mean?”的问题;二是对特定语篇所选择的语言成分的得体性进行研究,回答“How does the text mean what it means?”的问题,从而可以达到对语篇进行鉴赏的目的。但是文体分析主要是围绕语篇的内部结构进行,极有可能忽略导致特定语篇形成的情景语境。所以，当我们对话语或篇章进行分析时,我们不仅要重视语篇的衔接手段和句际关系,还要重视语篇的宏观结构分析和这种语篇体裁的交际目的和语言策略。
体裁分析超越了对语篇语言特征的简单描述,力求解释语篇的理据,探讨语篇结构背后的社会文化因素和心理认知因素,揭示实现交际背景的特殊方式和语篇结构的规范性。Bhatia(1993:16-22)认为体裁分析综合了语言学、社会学和心理学的研究方法。语言学分析方法用于描述语篇的语言特点;社会学方法主要将语篇作为社会现象和社会行为来研究,目的是探讨语篇的社会性和规范性,从而发现特定体裁结构之所以得以形成并能沿用的社会文化因素;心理学方法则研究语篇的认知结构(cognitive structure)和建构策略(constructive strategies),探讨特定的交际目的是如何在语篇中通过语言策略实现的。由此可见,体裁分析将语篇分析从描述扩展到解释,把社会文化因素和心理语言因素考虑在内,将交际目的与策略技巧紧密地联系在一起。
从近些年来众多学者的研究来看，体裁分析是一种非常有效的分析方法，它不仅能分析出语篇的交际目的,还能分析出作者在达到目的时所使用的策略技巧。而且，针对不同类别的体裁,我们可以根据实际的需要,侧重一个或几个层面进行分析。下面本文将着重从四个层面对商务英语信函的体裁进行分析。
3．商务英语信函的体裁分析
3.1 商务信函的语法特征
3.1.1 专业术语及缩略语的运用
商务英语信函涉及的是商务活动，主要适应于贸易领域。因此，除了一般词汇以外，会大量使用具有专业色彩的词汇，如quotation( 报价),invoice(发票、发货单), shipping( 装运),packing( 包装) , bottom price( 底价) ,draft（汇票）等。
此外，商务信函用词非常简洁，多数情况下用副词代替短语，例如，用soon，代替in the near future，now 代替at the present time.同时，商务信函还较多地使用“国际贸易通则”中的缩略语，如 L/C（letter of credit 信用证）；CIF（cost, insurance and freight 成本加保险费、运费）；CPT（carriage paid to 运费付至)；等等。笔者认为,在商务信函中，使用言简意赅的缩略语是十分必要的，它可以避免冗长的解释，大大的提高工作效率。
3.1.2 语言简洁, 表达清晰
在用词方面，商务信函多用一些常用普通的词汇。如用 issue, 而不用 promulgate; 用 improve, 而不用 ameliorate。简明易懂的词汇容易被大众所理解, 还保证了所用词汇的国际通用性。例如:
（a）We have for acknowledgement with thanks the receipt of your letter.
关键词 商务英语 信函写作 礼貌原则
一、商务英语信函的写作原则
商务信函写作并不一定要辞藻华丽、语句浮夸，用简洁的语言，准确地表达自己的意思，让对方能够清楚地了解您想说的是什么就可以了。一般商务信函遵循以下几个写作原则：
（一）礼貌原则（courtesy）
礼貌不是简单用一些礼貌用语比如 your kind inquiry等就可以，而是从一个从“您为重”（You - attitude） 的角度考虑问题。为了使商务英语文书更显礼节，撰写者还应避免使用过激、冒犯和轻视的词语。
（二）完整原则（completeness）
在信函写作中，要注重信息的完整性，因此商务信函中应包括所有必需的信息。
（三）清楚原则（clarity）
清楚是商务英语信函写作最重要的原则，一封语义不清的信函会引起误解，甚至会造成贸易上的损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方能够准确地理解。
（四）体谅原则（consideration）
体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。
（五）简洁原则（conciseness）
这是要求撰写者用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中， 我们应当用简短、易懂、朴素的语言， 避免重复、嗦， 不要让读者觉得晦涩难懂。
（六）具体原则（concreteness）
具体原则是指要让表达的内容准确而又生动。当涉及数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，也有助于加快业务的进程。
（七）正确原则（correctness）
正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确以及对商业惯用语的正确理解。
二、商务英语信函中表达礼貌应注意的几个方面
（一）贸易双方地位的平等
在商务英语信函中，贸易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，如果为了表示礼貌而过分谦卑的话反而会令对方对你的能力产生怀疑，这样就得不偿失了。
（二）要有亲和力
信函是您跟收信人之间的一次交流，只不过是把交谈的内容用书信方式体现了。用一些简单有亲和力的语句，这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像朋友之间的谈话那样自然、人性化。
三、商务英语信函写作中礼貌原则的应用
（一）运用礼貌语言
在商务英语信函写作中，经常使用的尊称语，亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉地提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功能起到积极的推动作用。
试比较：
1. Your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.NO.208 is rejected.我们拒绝了你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。
2. We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.No.208.我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。
后一句比前一句恰当，因为后一句比较礼貌、含蓄，前一句则显得直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。
（二）强调对方本位（You attitude）
在商务英语书信中，无论是写给谁，我们都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your，以突出You attitude。英译汉时多使用谦辞.称对方为“贵方”.而称自己为本公司、我方等。例如：
1. If you are interested in any of the items，please don’ t hesitate to tell us.如果贵方对任何产品感兴趣，请告知我方。
2. To meet your requirement，we are wiling to make some concessions to cut 5% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 80 tons.
为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于80吨的话，我方愿意做出一些让步，降价5%。从以上例子我们不难看出，无论你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是“you”和“your”。
（三）使用委婉的语气
在商务交流中，双方难免会有分歧.为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当地使用语义模糊的词汇如 I’ m afraid ，I think，或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：
Could you make payment by irrevocable L/C？ 贵方可否用不可撤销信用证付款？ 除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。
（四）要体现人情
当对方发生了不幸或不愉快的事情时，向对方表达关心或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。
例：We acknowledge receipt of your letter dated the 6th this month enclosing the copy of the insurance policy，we are regret for your loss.本月6日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人有人情味的一面。
（五）避免不和
在商务信函写作中，避免不和主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。
According to our records， you have not yet settled your account for equipment supplied to you on 16th May and 20th June this year.根据我方存档，贵方尚未还清我方今年5月16日以及6月20日向贵方提供的设备货物的资金。作者用According to our records 这个间接模糊限制语来缓和对方未付款的事实。
注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免使用冒犯性的语言。
四、结语
在商务活动中，商务信函不仅是沟通的桥梁，更是吸引客户、建立友谊的途径。商业信函的特点和功能决定了商务信函中必须注重礼貌原则，其撰写的成功与否对企业开展业务有着十分重要的影响。由此可见，在日常的商务活动中，我们应注意商务英语写作中礼貌原则的运用，这样才能更好促进商务合作的顺利开展。
（作者单位为湖北财税职业学院）
参考文献
[1] 甘长银.谈商业书信的语用准则[J].四川三峡学院学报，1999（6）.
[2] 黄东梅.商业信函中的礼貌策略[D].广西师范大学.
[3] 戚云方.新编外经贸英语函电与谈判[M].浙江：浙江大学出版社.
关键词：功能翻译理论；商务英语；商务信函翻译
一、德国功能翻译理论
德国功能翻译理论起源于20世纪70年代，主要代表人物有莱斯，弗米尔，诺德和曼塔利。1971年莱斯出版了《翻译批评的可能性与限制》，首先把 “功能类型”这个概念引入翻译理论，并将文本功能列为翻译评判的一个标准。此前西方多数翻译理论家持翻译等值理论，他们主张以原语文本为中心，注重原语文本，在译语文本中保存原语文本的特征（林华： 2006，（6））。功能翻译理论者认为等值理论在实际翻译中是没有办法完全做到的，有时也没有必要。费米尔是莱斯的学生，他提出了“译文功能论”，他认为：翻译的过程是由翻译的目的所决定的，也就是说预期结果决定着翻译的方法，翻译应以文本目的第一准则，他创立了功能派的奠基理论――目的论。目的论的核心概念是：翻译方法和翻译策略必须由译文预期目的或功能决定。随后，诺德进一步拓展了译文功能翻译理论，提出了“功能加忠实”的概念，认为：“翻译是创作使其发挥某种功能的译语文本，它与其原语文本保持的联系是由译文预期或所要求达到的功能确定的。 翻译使由于客观存在的语言文化障碍无法进行的交际行为得以顺利进行”（Nord Christiane，1997），译者也因此在翻译活动中发挥沟通协调的桥梁作用。这使得功能翻译理论较传统翻译理论表现出更高的科学性，对实用文体的翻译也有较大的指导作用。
二、国际商务英语
商务英语作为一门专门用途英语，既具有普通英语的特征，又有其独特性，它以国际商务为语言背景，是英语在商务场合中的具体应用，它在日益纷繁的国际商务活动中的作用越来越突出（王兴孙： 1997）。商务英语属应用性语言和功能性语言的范畴，涉及对外贸易、投资引资、国际金融、合同、法律等方面。商务英语背后的文化主要是欧美文化，商务英语翻译在这一语言环境下，为人们的交流提供了方便。在此，本论文以商务信函翻译为例，探讨德国功能翻译理论在国际商务英语翻译中的运用。
三、德国功能翻译理论在商务信函翻译中的具体运用
国际商务信函结构严谨，并要求语言完整具体、清楚简洁、礼貌婉转，要灵活应对。商务信函是在公司之间以及公司与顾客之间的书信来往，是经贸文本中的一种常见类型。它最为突出的一个特点就是行文用字高度程式化，往往为顺应“实用”要求而不避章法雷同，不求形式变化，常用一些商界共同遵循的固定套语，在书信的起、转、合之处按常式因事布词、行文构句（凌华倍，朱佩芬，2002）。由于信函写作都是有目的性的，在功能目的论指导下，译语文本所采用的语气语调也应该符合预期功能下的目的，是歉意的，建议性的，还是坚决的等等。译者还要保证译文的简洁性和准确性，当涉及具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。总之，商务信函翻译要求译者在译本的措辞方面多加斟酌，使译文能达到同原文相同的交际目的，甚至能够促进交际。下文以一则商务信函正文为例，主要从语言特点和措辞方面探讨功能翻译理论在商务信函中的应用：
We have read in China Daily that you are the exclusive agent for Hi-Fi Corporation of Africa and Asia.
我方从《中国日报》上获悉，贵公司为高保真公司在非洲和亚洲的独家商。
“We have read in China Daily that……”这种句型属于商务英语的程式化翻译，译成“从某处获悉”，而“you”可以译成“贵公司”，表示对对方的礼貌，Would you please send us price-lists and catalogues of all the Hi-Fi wireless products and terms of payment. Please advise if you would grant special terms for an annual trade over 1 million U.S. dollars.
请贵公司惠送所有无线通讯产品的目录、价目表及付款条件，并请告知，如果每年交易额达100万美元以上，是否可获得特别条件。
要注意惠送的资料是什么，翻译时一定要准确，不可出现遗漏或错译，以免影响双方贸易往来。
A visit of your representative would be appreciated. Perhaps he could bring the newest samples of the 999 hand phone， an item of growing interest here.
敬请贵方派代表来与我们洽谈，并携带最新999型手机样品，该产品在此地销路很好。
在英文商务信函中，我们长能见到“obliged”，“ appreciated”等词，表达写信人的一种感激感谢之情，属于商务信函中的套用语，根据译文预期目的，选择合适的中文词语就可。这句话的翻译还要注意商务英语的一些约定俗成的表达方式，例如“growing interest”，字面意思是“吸引了消费者的兴趣”，按照约定俗成的译法，我们译成“销路好”就显得很得体。译者在平时工作中需要积累商务信函的惯用词汇或短语。
We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon.
直译成“我们期待早日收到贵方信息”，确实做到了信息的完整传递，但是考虑到这句话并非是向对方传达重要商务信息，而是表示一种期盼的客气的语气，在这种目的指引下，我们意译成“敬请回复”就比较妥帖。
参考文献：
[1] Nord Christiane. Translation as a Purposeful Activity-- Functionalist Approaches Explained [M]. Manchester StJerome Publishing， 1997
[2] 林华：德国功能翻译理论及其在实用文体翻译中的应用[J] .江汉大学学报（人文科学版）2006，（6）
