时间：2023-06-01 09:46:31
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理具体流程，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：文书处理；档案管理；策略
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。
二、提升文书处理规范性，优化档案管理
良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。
三、科学制发公文，优化文书处理
公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。
四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标
现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。
五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率
为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。
六、结语
总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。
参考文献：
【关键词】档案管理 基层工作 现状 对策
基层档案工作真实的记录了社会各个行业的变化与发展，是社会发展积累下来的财富，具有一定的历史与参考价值。
一、基层工作中档案管理具有的缺陷
（一）档案管理制度不具备力度性与规范性
对于基层工作中的档案管理工作来说，存在许多管理制度的不规范。第一，不规范的档案收集程序，使得档案工作人员在收集相关档案资料时，缺乏规范化和完善性。其制度没有落实到相关工作，使得档案管理人员在收集资料时，其收集到的档案资料缺乏全面性与有效性。第二，不规范的档案整理程序。档案工作人员在实施立卷工作时，没有严格参照相关卷宗内的文件目录，使得其在对文件排序实行组卷工作时，出现卷内相关文件资料的错失问题，不利于以后文件档案的查询工作。第三，不规范的档案使用管理。管理档案资料的相关人员在管理档案的借阅工作时，没有实施规划化的管理，使得部分借阅出去的档案资料无法及时的归还，档案工作人员没有对档案在被借阅出去之后加以跟踪管理，使得档案文件出现遗失情况。
（二）档案工作设备缺乏时代性与先进性
目前，对于部分的档案管理工作来说，依然采用的是传y管理手段，这严重阻碍了档案管理工作实现科技化与信息化。传统的人工记录工作，不仅加重了工作人员的工作强度，而且对于档案管理人员来说，容易出现人为的错误。此外，有些档案管理人员对于自动化管理系统的具体操作不了解，使得即使使用了先进的自动化管理系统的有关单位来说，也无法将先进设备的优势发挥出来。
（三）缺乏具备档案管理的长远性意识
对于基层工作的档案管理工作，存在有些单位对档案管理不够重视，其档案工作只是为了能够应付有关部门的检查工作，在档案资料被检查之后，就将这些资料弃之不管，没有意识到档案资料对其未来发展的重要性，缺乏长远性意识，使得其档案管理只是个摆设，并没有发挥出应有的价值。
（四）档案管理工作人员综合水平有待提高
档案管理工作需要具备一定的建筑知识、计算机技术以及文员素质，这就要求其工作人员不仅能够具有写作水平和较强的计算机技术，而且要求工作人员能够具备有些专业领域的知识。但是对于许多基层工作中的档案管理来说，其档案管理工作人员并不具备这些综合素质，造成档案管理水平的不足。此外，因为档案管理是一项相对比较枯燥的工作，因此可能存在人员身兼数职的情况。而且因为工作枯燥性的存在，使得有些人员无法长期在此岗位工作，造成这个岗位人员的流失性高，而新来的工作人员因缺乏系统和专业的培训，导致档案管理水平偏低。另外，也可能存在人员长期在此岗位工作多年，不具备先进的管理观念与管理技术，也导致档案管理水平偏低。
二、提升档案管理水平的方法
（一）提高档案管理流程和制度的力度性与规范性
应对基层工作中档案管理存在的档案收集、档案整理以及档案使用等问题，有关单位应该加强档案管理的基础性工作，建立关于档案的收集、整理以及使用等方面的流程规定与制度要求，严格要求档案工作人员在实施档案收集工作时，能够确保收集到的资料具备完善性与有效性。档案工作人员在整理档案资料时，必须按照相关整理目录来实施，确保后期查询工作的便利性。此外，应该对档案的借阅情况进行跟踪管理，确保档案资料归还的及时性。最后，应该建立起档案相关人员的责任管理制度，明确各档案管理工作人员的相应职责，将其在档案资料的收集、整理以及使用等各个工作流程上的责任明确，确保工作人员能够将其工作落实到实处，提高其对档案管理工作的重视度。此外，为了确保管理的力度性，应该将其工作责任制度与相应的奖惩制度相联系，即能够将具体责任落实到实处，又能够起到激励员工工作积极性的作用，确保档案管理制度的有效实施。
（二）改善档案管理设备水平，提高管理工作的时代性与科学性
档案工作其最终的目的就是能提供有效的服务。针对有些单位中存在的档案设备水平偏低而导致的服务水平的低下问题，必须采取有效的措施来避免档案管理问题的存在。相关单位应该使用先进的档案管理系统来对档案的日常工作进行管理，通过使其管理设备办公的自动化来改善其管理水平，让档案工作人员利用先进管理设备，及时的管理档案的收集、整理、利用以及销毁工作等工作。确保资料的有效性、完整性以及正确性，提高档案资料的质量水平。此外，在引进先进的档案管理设备时，应该对档案管理人员实行相关设备操作知识的培训，使其能够熟练的使用相关设备，确保设备的使用效率。
（三）提升档案管理意识水平
对于部分单位的管理领导层来说，没有对档案的管理工作引起足够的重视，使其档案工作流于形式，并没有对相关档案资料管理实行长远性的规划，只是完成了资料的储备工作。为了提升档案资料的利用价值，必须提高档案管理的意识水平。应该建立起档案管理与单位相联系的业务档案体系，将单位的发展变化与档案记录管理相结合，使档案资料能够全面的反应单位的成立、建设以及发展历程。使单位领导层意识到档案资料能够为其发展提供参考资料与数据的利用价值，提升档案的重要性以此来提升领导层的档案管理意识水平。
（四）提升档案管理工作人员的综合水平
针对档案管理工作人员水平偏低的情况，相关单位应该加强对档案管理人员水平的重视。为了避免人员流失性造成的档案管理工作人员水平缺乏的情况，应该对此工作岗位的人员实施一定的激励措施，有效降低岗位人员的流动性。此外，在招聘档案管理人员时，不仅应该重视人才的专业知识水平，而且也应该重视人才与岗位的适合性，在人员入职后，应该及时的对其加以培训，使其清楚的了解工作岗位的职责与工作流程。此外，对于工龄较长的档案管理人员，应该更新其专业知识与管理水平，确保档案工作人员具备先进的管理水平。
1知识管理背景下企业档案管理模式的概述
1.1知识管理的含义
知识管理是对基于现代信息技术实现知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等活动的总称[1]。它是发挥知识价值、提高知识的有效利用并且最终达到加强企业核心竞争力目标的有效途径和手段。知识管理多以网络化、智能化的运作方式，以用户的实际需求为核心，提供具有实用性和专业性的高效管理服务。
1.2知识管理与档案管理的联系
1.2.1管理对象重叠档案管理所针对的管理对象是各种文件、档案等书面形式或电子形式的材料，知识管理所针对的管理对象则是广义上的知识、信息等，文件和档案等各种形式的材料都属于知识的范畴当中，是知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在某些范围上的重叠。基于在管理对象上的重叠致使知识管理和档案管理具有相当密切的相互联系。1.2.2管理目的相同档案管理的最终目的是使所管理的对象即各类文件和档案能够更方便地被社会各界所使用，通过档案管理的相关工作和活动，为服务对象提供便利的档案查阅和使用服务。知识管理的最终目的是让知识的价值得到具体实现，提高服务对象的核心能力，从而实现知识服务的目标和作用。所以，知识管理和档案管理的管理目的都是为服务对象提供知识或者档案方面的服务，满足服务对象对知识和档案的使用需要，二者所不同的仅是服务范围[2]。1.2.3管理流程相似当今我国的档案管理已经不再受传统档案管理八环节的程序限制，还融合了全程监理，前段管控以及文件档案一体化等多种管理方式和理念。而只是管理过程包括知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等一系列流程活动，同档案管理程序在很大程度上存在相似现象。都有对管理对象进行收集、甄别、整理、利用的程序和环节。1.2.4管理手段相近档案管理与知识管理所采取的管理方式和手段也具有相当程度的相近性。知识管理的管理手段多是使用现代化的信息技术实现对其管理对象予以智能化、网络化管理。而目前我国的档案管理也已经改变了以往以手工管理为主的状况和局面，在很多管理活动当中使用计算机进行辅助，融合了现代化信息技术，初步实现了档案管理与现代信息化技术的对接，档案管理的方式和手段如今更趋向于数字化、网络化管理[3]。
1.3知识管理背景下企业档案管理模式的含义
基于知识管理背景的当今企业档案管理模式是对融合知识管理观念、方法，运用先进的信息化技术，以档案信息等资源管理为核心，逐渐实现为服务对象提供更具实用性、便利性和效率性的个性化服务的新型管理模式的探索。知识管理背景下企业档案管理模式虽然仍将文件以及档案等材料作为管理的主要对象，但是其服务方式却从被动转向为主动，从实体材料管理转向为对信息加工处理。企业档案管理在知识管理的背景下从某种意义上已经转化为以企业档案和相关信息资源为管理对象的知识管理模式。
2知识管理背景下完善企业档案管理模式的重要作用
知识管理背景下的企业档案管理模式是一种结合知识管理与现代化企业档案管理优势和特点的新型管理模式。是知识管理与企业档案管理的完美结合，可有效修正传统企业档案管理理论创新能力不足的弊端，还可以为知识管理实践活动提供基础和途径[4]。
2.1改善当前企业档案管理模式的弊端
我国当今企业的档案管理工作过程存在许多弊端。企业档案管理工作没有给予足够的重视，导致企业档案管理工作趋向边缘化，特别在某些信息化程度较高的企业当中，档案管理工作面临着缩减人员投入降低运维开支，档案管理水平不断下降的境地。与此同时，信息化进程的加速导致大量电子类型文件集中出现，传统的档案管理模式无法满足当今的管理需求。企业档案管理工作应当符合企业生产经营活动对于证明、责任、信息等方面的要求，合理使用现代化的先进管理技术和管理理念，科学进行资源的开发和利用，为企业的未来技术研发、增加生产、开拓市场、强化管理、扩大企业规模等需求和活动提供理论支持和档案服务。我国当今多数企业的档案管理工作已经从手工管理为主时期，经历计算机为辅时期，到现在的网络智能管理时期。档案管理工作已经开始使用智能化和网络化等先进手段，但是仍然难以应对当前大量的电子文档处理工作，无力满足服务对象的个性化管理需求。企业档案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及时调整工作方式和服务理念，为企业档案管理水平的提高提供相应的技术基础[5]。
2.2改善当前知识管理工作当中的不足
我国多数企业的知识管理情况并不理想，存在观望情况居多，而付出实践较少的现象。另外，某些将知识管理付诸实际的企业也存在执行力度不足，贯彻程度不够的现象，甚至一定范围内出现停滞现象。企业的档案管理和知识管理在很多方面都有着共通之处，彼此在某些领域存在相似甚至相同的现象，因此二者具有良好的合作空间和合作基础。档案管理是一种早已在各企事业单位普遍存在的工作内容和形式，具有一定的认可度和使用基础，是知识管理的良好引入契机。知识管理可以依托档案管理形式实现自身理论和实践之间的结合，并以实践情况为参考进行自身理论的完善和修改。知识管理背景下的企业档案管理模式也即将知识管理理念与档案管理实践进行相互融合，并实现双方共同进步的最终目标。
2.3实现知识管理和企业档案管理的共同发展
传统的企业档案管理更注重对于相关记录文档的保存和管理，而轻视了对于相关记录文档资料的利用。使企业档案管理偏离了价值的创造和开发目标，在相当范围内局限了自身价值的体现和发挥[6]。知识管理则是将文档资料等全部形式的知识进行管理和利用，通过一系列整合处理过程，建立相对完整和独立的知识资源框架和系统。结合知识管理的企业档案管理具有更为开阔的活动空间，也对文档资料的开发和利用具有更为积极主动的推进作用。因此，知识管理可以有效扩展企业档案管理的工作范围，提高企业档案管理工作的作用和价值，提高档案管理部门与工作人员在企业当中的地位和作用。而与此相对的，档案管理明确地关注企业各项生产经营活动的过程和结果，有效地进行记录和保存，预防相关信息的消失，其对文档资料的整理和控制活动对于知识的积累和整合十分有利，也为知识管理提供了资源基础和实施途径，其对文件流通方面的效率优势也可有效促进知识的传递、交流和整理，对于知识的了解和认识也具有很大益处，档案管理对于重要文件和材料的原始保管和维护，在企业维护自身知识产权以及生产合作权益等方面具有重要作用[7]。因此，企业的档案管理和知识管理之间有着千丝万缕的联系，二者相互贯通并相互促进，找到双方的准确结合契机，就可有效发挥两者的自身优势，发挥更大的作用，推动企业的良好发展。
3知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施
3.1更新现有企业档案管理的传统观念
知识管理背景下的企业档案管理与传统模式的企业档案管理的差别在于是否融合了知识管理理念和方式。因此转变对于企业内部档案管理工作的固有认知和观念是建立新型以知识管理为基础的档案管理模式的前提和关键，需要企业档案管理人员首先改变自己的管理观念，立足于企业发展，实现档案管理的高效转化。改变企业档案管理工作只重保存轻视利用的现象，转变档案管理工作关注点，将信息管理作为档案管理工作的重心，保证以知识管理为基础的企业档案管理模式得以实施[8]。
3.2使用信息化手段完善企业档案管理模式
知识管理是基于现今社会信息技术发展的产物，知识管理的实施途径主要依靠先进的计算机科技、现代通讯科技以及网络传播科技等技术手段。知识管理主要针对各类型独立的文件或档案进行集中化处理，使之实现有序化、高效化管理，在其实现自身价值的全部过程当中都不能脱离现代化信息技术或设备。因此，需要一套完整的软硬件配套设施，来保证以知识管理为基础的企业档案管理工作的顺利实施，使之实现为服务对象提供高效服务的最终目标。
3.3建立以知识管理为依据的企业档案管理制度体系
以知识管理为基础的企业档案管理模式是一种对于传统档案管理模式的更新和改造，通过档案管理的原有结构和工作资源，实现对于企业档案管理效果的提升，使档案管理的价值得以更好地实现的有效途径和手段。这种以知识管理为基础的企业档案管理模式区别于以往的档案管理模式，在管理对象方面有了更为广泛的空间，在管理模式上也从过去的实体文档保管转化为信息的管理。科学完善的企业档案管理制度和体系可确保档案管理全部流程的平稳过度和连接，实现企业档案管理的服务价值[9]。
4结语
知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源。知识管理则是企业适应知识经济发展而做出的战略性的反应，正如美国德尔集团创始人之一卡尔・弗拉保罗认为，知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。从一定意义上讲，知识管理就是企业管理其所拥有的知识和运用知识进行管理的过程。
企业档案管理模式是企业档案管理的组织、制度和机构、机制或组织结构的形式，是企业档案管理的式样。企业档案管理模式随时展而不断优化，将先进的管理思想、管理手段不断吸收，用来改善企业档案管理环境，提高档案管理效率是时代的要求。
2 知识管理背景下企业档案管理的新特征
知识管理要求档案管理具有新的特点：一是知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能。由于企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也发生了相应转变，其转变主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享。二是知识管理要求企业完善和优化馆藏。随着信息化技术的发展，电子文件大量产生，档案工作者须投身对其的产生和控制过程中，进行价值鉴定，确定接收内容，积极接收磁盘、照片、录像带、光盘等非纸质档案。三是知识管理要求企业提高档案管理技术。档案信息化离不开企业信息化，须纳入企业整体信息化建设中。
3 知识管理背景下企业档案管理模式的建立
3.1 将知识积累电子化、信息化，建立企业档案电
子信息库。应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，改变过去重藏轻用的现象，制定适合本单位的知识资源管理整体规划，全面收集各种信息、知识，采用统一的数据格式和元数据标准，对文本、音像、音频、视频等档案信息资源，采用标准规范对其进行加工、组织、整合，使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用，完善档案管理职能。
完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，而其重要手段则是数字化档案馆的建设，同时，也是深化知识管理的重要环节。在数字化档案馆的建设中，档案工作者不仅要介入电子文件的产生和控制过程，对电子文件进行价值鉴定，确定接收内容，并积极接收磁盘、磁卡(照片) 、录像带、光盘等非纸质档案，而且，要借助信息网络传送、储存、查询等数字化手段去挖掘档案中的知识成分，引导知识资源的拥有者，积极提供专业领域的知识和诀窍，用知识的语言进行有效的整合，形成系统的企业知识体系和企业知识库，以完善和优化馆藏。
3.2 建立档案资产管理部门，探索企业档案知识管理的长效机制。知识管理背景下，集聚有企业各类文献型知识与分散记录型知识的企业档案是企业知识资产的重要组成部分。联合企业决策部门成立企业档案知识资产管理部，改革传统的企业档案管理模式，构建基于数据挖掘机制的企业档案知识管理信息系统，探索实施企业档案知识管理的具体方法与途径，是当前企业档案管理改革的基本方向。企业档案知识资产管理部主要为企业的高级管理决策层服务，是实施企业管理功能的一个重要组成机构。其主要任务应该是针对现实需求、联系决策过程，对隐含在企业档案中的关联知识、知识因子及一些具备统计特征的累积数据等进行实时挖掘与发现，并以特定的方式提供给企业的各级管理层与决策层，以实现企业档案知识资源的最优配置和企业管理的最优化。
一、企业安全生产档案管理具有重要的现实意义
健全企业安全生产档案是评价安全生产工作的依据。安全生产管理工作是一个动态过程，通过档案统筹规范，以文字、图片、台账、表格等来反映安全生产工作具体情况。所以评价企业安全生产工作，不能只是依靠现场呈现的场景来做判断，还要结合安全生产档案来综合评价。比如，在某一事故调查中，安全生产档案就是认定事故责任的最为重要的依据之一，翻查安全生产档案资料中对事故发生点的历史记录，能够清晰地了解安全生产负责人有无履行安全生产监管职责，为事故的定性提供有力证据。
二、构建企业安全生产档案的主要内容
1．事故应急处理方案。主要是针对企业内部可能发生的危险源，来进行事先设定的应急处理方案。比如，消防器材和防汛设备的分布位置图，以及内部各种紧急事故的处理小组成员名单和职责规定。
2．安全生产工作记录。包含企业内部各会议对安全工企业安全生产档案作的研究、讨论、决议等记录；劳动保护用品的发放情况记录；企业开展各项安全生产隐患排查与生产状况检查的记录；安全整改通知书及其跟进结果记录；事故调查报告和解决进度报告记录等。
3．企业自身安全工作的规章制度。是企业内部根据实际生产经营情况而制定的规范。内容有专门负责安全生产的主管领导及其下属人员分工；企业负责人签署的安全责任书；针对特殊工种设置的专门操作流程，如易燃、易爆、有毒物的处理等，以及各类防范职业病的措施等。
三、加强企业安全生产档案管理工作的实施
1．树立正确管理思想与认知，提升企业领导的重视度。安全生产档案看似与生产效益高低并无直接关联，所以许多企业认为只要抓好生产现场的人与物的管理就够了，导致很多企业领导对这一工作的重视程度不够，缺少人力、物力、财力的投入。所以，树立正确的思想与认知，加强宣传力度，将档案管理工作纳入议事日程，提高企业领导对安全生产档案重要性的认识，他们才能在各个方面给予充分支持。
2．提高安全生产人员素质，组建企业安全档案管理专业队伍。管理人员素质、业务能力和管理水平等是影响安全生产档案质量的直接因素。相关人员不仅要具备专业的档案理论知识和管理知识，还要熟练掌握相关安全管理与技术的知识。企业应当积极组织相关人员进行业务培训，筛选符合岗位要求的高素质人才，组建一支专业的安全生产档案管理队伍，满足企业长足发展的需求。鉴于安全生产档案的专业性与广泛性特点，笔者建议安排专门对接人员负责档案的建设与保管，因为档案的管理需要按照归档标准与范围逐日积累、充实，才能确保其全面系统、真实地反映企业的安全情况。
3．规范安全生产档案管理工作，完善安全生产制度。检查与评价安全生产责任落实情况和企业安全生产管理基础工作的开展，就是建立健全安全生产档案制度。这一制度的完备，能够在很大程度上让企业根据安全生产动态信息来灵活调整生产方向，对每一阶段的安全生产工作的管理、预测、预防等更为便利。由此，要实现安全生产管理制度的完善，企业首先必须明晰档案的归档范围，如生产管理架构及变动记录、特种作业人员资质证件及名单记录、员工健康监护资料和健康档案记录、安全生产检查与隐患排查记录、岗位技术操作规范及安全生产事故记录等。另外，还需要明确两项基本原则：第一，归档内容要真实、无误。即对收集的数据资料要进行确认、核实，以防虚假报告或人为制假现象的出现。第二，档案建设要紧跟国家标准、规范。即企业制定档案制度办法要与时俱进，按照国家或行业标准来对档案内表格等资料依时修改和调整。
作者:许瀚文单位:临江市安全生产监察大队
关键词：档案管理；规范化；档案资源
市场经济的快速发展，促使档案管理工作调整发展模式，从政治性向经济性与服务性转变，提高档案资源的利用率。这就要求档案管理人员采取有效措施提高管理质量，实现管理的信息化与规范化，推进我国档案事业的发展。
1.实现档案工作规范化的必要性
受到传统观念的影响，很多档案资源被束之高阁，导致其利用率下降，在这样的环境下，提高档案资源的利用率与管理水平，不仅可以使企事业单位的管理水平提高，同时也可以更好的规划人才资源利用。因此，在这样的环境下建立并规范档案管理体系迫在眉睫，这对于整个社会的发展都具有十分重要的意义。首先，档案是所在部门历史的再现，是对其文化、价值的重视，是完善档案管理的必然要求。其次，档案不仅记录好的，也将组织的错误记录在案，对后期的管理具有良好的借鉴意义。针对如此重要的工作，实现管理的规范化就显得更加重要，这是为决策者提供准确参考的前提，是做出正确决策的基础。从其中我们不难发现，档案管理规范化是实现档案资源利用高效的前提，是为组织服务的基础，因此，档案管理人员必须将其作为工作的重点进行。
2.档案管理规范化过程中的问题
尽管档案管理已经引起相关部门的重视，但由于历史遗留的问题较多，社会的发展又十分迅速，对档案管理提出了更多新的问题，档案管理规范化的整体水平没有达到令人满意的程度，在执行中仍然存在诸多问题，具体体现在以下几点中：
2.1管理人员的意识不足。这是制约我国档案管理规范化水平提高最根本的因素，从其原因来看，这并不是由于工作人员自身的职业素养所造成的，而是由于整个环境而导致的，不论是档案管理工作的人员或者是领导对档案管理的认识都不够全面，将其看作单独的信息录入或者是资源保管工作，缺乏对这项工作的真实，思想上无法给予其足够的重视，导致对工作懈怠，这种意识严重制约我国档案管理规范化的进程。
2.2信息化水平较差。近年来，国际化信息化进程不断加快，改变了整个世界的工作环境，各行各业也都改变了工作方式，档案管理亦不例外，不仅提高了工作效率，工作模式也做出了改变，但从整个系统的管理情况来看，信息化的普及度仍然不够，部分单位仍然没有跟上时展步伐，各地信息化建设水平参差不齐，尤其是西部的一些地区，仍然采用传统的纸质管理模式，无法满足社会发展的需求。与信息化档案管理相比，传统档案管理对存储环境要求较高，而且占据较大空间，而且保存年限有限，严重制约我国档案事业的发展，同时也限制了档案功能的发挥。
3.实现档案管理规范化的有效措施
从上文的分析中我们可以看到，我国档案的规范化进程情况不是十分理想，对此，必须要结合具体的实际，采取有效的对策，提升档案资源的利用率，推进经济的发展，为社会的发展奠定基础。
3.1强化管理意识，推动档案管理规范化与标准化。要想做好一项工作，首要任务就是要提升管理人员的服务意识，切实推进档案管理的规范化。在这样的发展环境下，除了要提升档案管理的严谨性，更要注重提升时效性，这是时展的必然要求。因此，相关部门要根据发展环境、发展情况制定相应的规范体制。从当前的管理情况来看，由于法制的缺失导致我国档案管理水平不同，通用性也不够，因此，建立统一的管理体制势在必行。从档案的录入直至保管，到最后的资源开发与利用，都必须要建立相对应且严格的工作流程。明确档案管理各个阶段工作的规范性，初期，档案资料的录入、采集都必须要格外的细致与认真，严谨且全面；进入到归档与立卷环节，要以科学、合理、高效为标准，加强对保管的重视，提升其安全性。在管理规章中必须要做到权责分明，提高工作人员的严谨性与责任意识。同时，要加大宣传力度，使人们意识到档案管理的重要性，营造良好的社会氛围，唯有如此方可实现档案管理的规范化目标。
3.2推进现代化的进程，实现管理的规范化与信息化。信息化高速发展，为了适应其发展，提高档案的利用效率，必须要对传统档案管理理念进行更新，使其可以与社会发展节奏相一致，早日实现档案管理的现代化。首先，在进行档案管理过程中要善于发挥现代化技术的作用，发挥信息化技术的功能，提升档案工作的利用率。同时也要根据发展需求加大软件开发力度，使其可以更好的进行管理，提高档案的规范化与信息化水平。通过对档案管理规范化的建设，促使档案管理水平的提高，减少违规情况，最终增强我国档案管理的竞争力。
3.3提高档案管理人员的职业素养。究其根本，都是人的责任，因此，要实现档案工作的规范化，关键是要提升人员的综合素养，这就要求档案管理部门根据具体的情况开展科普活动，使从业者意识到当前形势下开展规范化管理的必要性，增强危机意识。除此之外，还要进行技术培训，使从业者对现代化设备有一定的了解，熟练掌握，进而提升管理水平。最后就是提升从业者的职业素养，使其认识到工作的重要性，强化保密意识，增强资料的安全性。结束语综上所述，我们看到要想增强档案的利用率，加强档案的流通，实现档案管理规范化是必然的，但由于目前我国的档案管理体制尚不完善，工作人员的管理意识也有待提高，管理模式也相对较为落后，要想实现管理的规范化仍需较长的一段时间，这就要求从建制、人员两个方面着手，紧跟时展步伐，更好的发挥档案管理的功能。
作者:贾书影 单位:黑龙江省保密技术服务中心
参考文献：
电子文件管理问题是电子时代摆在全世界各国政府以及文档管理机构面前的重要问题。如何对具有原始性的电子文件进行长久保存是其中必须解决的核心问题。国际上取得普遍共识的大思路是将电子文件与背景信息进行封装，同时保存内容、背景、结构三大要素。世界各国国家制度和政治体制的巨大差别。决定了每个国家都有各自的文件处理方式，电子文件管理各具特性。如何根据我国国情保存和管理三大要素以解决电子文件管理的核心问题已刻不容缓。在这种背景下，国家社会科学基金档案学研究项目《电子政务环境下电子公文流程设计与分析》(以下简称《流程》)以电子文件中的电子公文为研究对象，致力于探索解决电子公文的原始性保证及其长久保存问题。
《流程》项目研究以电子公文流程为根本点和切入点。研究者认为，要确保电子公文的原始记录性必须研制实现真正的电子文件管理系统，而电子文件管理系统实现的前提是依据一个相对统一的、标准化的、全程管理的流程。设计和研究电子公文流程是电子时顺公文管理过程、摆脱文档分治的体制束缚、实现文档管理一体化的根本性前提和关键性基础。
当前的电子政务多是应用各类办公自动化系统完成对电子公文及其流程的管理。但是，这些办公自动化系统的设计和开发基本上是基于传统纸质公文的手工管理流程。文档人员描述的是传统流程需求，软件编制人员根据这些需求开发软件，没有人质疑传统流程在电子时代的合理性和必要性。由此研制的软件功能上局限于收发文登记以及简单的查询，不能满足档案管理需求，造成文档管理的各行其是和混乱局面。例如，上海某区政府机关某部门，关于公文处理同时有5套系统在运转，其中3套是公文管理系统，2套是档案管理系统。由于电子公文流程研究滞后于信息技术的发展和办公自动化软件的应用，相关系统的开发停留在技术导向的、经验型的、一体化程度低的低水平状态。《流程》项目试图在电子时代重新考虑并且优化公文处理业务流程，使之适应电子公文的特点和信息化需求。其研究的主要问题是如何实现全网络环境下的文档一体化的电子公文流程，保证流程中的电子公文能够得到高效处理并且能够及时归档，归档是单套归档并目，保证归档后的电子公文具有真实性和完整性。
二、研究内容
《流程》项目研究是对电子公文流程进行有效的抽象，从整体和全局上设计一个适合我国国情的、满足全程管理需求的处理模型。同时，通过对模型的分析统一设计思想，明确流程中的控制要求，在文档一体化的框架下达到电子公文流程的高效率，实现电子公文单套归档，为电子公文管理及其软件开发打下基础，并最终满足档案管理长期保管电子公文的要求。
项目研究的设计部分在对传统公文流程进行分析的基础之上，基于工作流管理思想设计了电子公文流程的过程模型，它包括发文流程、收文流程、传输流程、档案管理流程和用户工作流程5个部分。其中，传输流程设计是核心和创新。由于传递方式的不同是电子公文流程与传统公文流程的根本性差别所在，所以《流程》项目要解决的最核心问题就是设计完全网络化条件下的电子公文传输流程。
在这个流程中，电子公文的归档过程发生了重大变化，归档环节成为整个设计部分的关键环节。项目研究者将其设计的归档模式称为“保存即归档”模式并阐明了“保存即归档”模式下电子公文流程较之传统公文流程的变化和这个模式实现的意义。“保存即归档”模式是适合电子公文生命周期规律的全程管理模式。
归档模式的变化会催生职能上有别于传统文档案管理机构的新型机构，这种新型机构将是文档一体化的管理机构。项目研究中的“公文中心”就是这样一种新型机构，研究者阐述了在电子公文流程中公文中心的功能、作用、角色并对公文中心的建设提出了可行性建议。
过程模型的设计是《流程》项目的核心内容。但电子公文流程不是仅有过程模型就能够描述清楚的，它还涉及参与操作的人员与组织、所操作的数据、使用哪些计算机应用程序、这些计算机应用程序的功能等。因而，围绕过程模型项目研究还进行了如下4个方面的设计：一是角色设计，对参与电子公文流程操作的人员和组织以及参与方式进行设计；二是元数据设计，对电子公文流程所操作的数据进行设计；三是对系统实现所用的计算机应用程序进行说明，其中对电子文件管理系统的功能需求设计也是项目研究的创新之一；四是功能模块设计，具体说明电子文件管理系统实现对本项目设计的电子公文流程过程模型进行管理所具有的功能。这些设计的出发点是要在电子公文全程管理过程中，适量、适当地捕获必要背景信息，为电子公文的真实性、完整性所需的“内容、背景与结构”3大要素给予支持。
完整的电子公文流程还包括组织要素和控制要素，项目研究的分析部分即对它们进行分析。组织要素的分析内容主要包括：电子公文流程与传统公文流程的异同，电子公文流程的调整与协调，文档一体化的实现，政务流程再造。控制要素的分析内容包括：文件格式使用与版式控制，权限控制，流程跟踪与监控，xML与电子公文交换以及安全控制。这些要素在模型中无法具体体现出来，但是对于流程的实现具有重要影响作用。
分析部分的核心观点包括：通过比较研究的方法分析和说明了电子公文流程较之传统流程发生的变化；构建了完整的电子公文流程标准化体系；阐明了电子公文流程从根本上说是文档一体化的流程；对电子时代我国电子公文流程变化引发的文档管理体制变革进行了构想；构造了完整的电子公文流程控制体系。
项目研究最后通过具体案例分析了当前的公文、档案管理系统所实现的公文流程，将案例所实现的内容与《流程*项目设计内容进行印证分析和对比分析。印证分析说明项目设计在技术上是可以实现的，对比分析说明电子公文流程较之传统公文流程根本性的变革在于传输流程的变化、归档方式的变化和全程管理的真正实现。
示意图显示了《流程》项目研究内容的结构，它由内而外包括5个层次：
1.电子公文的传输流程。传输流程的设计是过程模型的核心，同时也是《流程》项目研究的核心。项目研究以传输流程创新为核心向外层层展开，扩展研究领域去研究与核心创新相应的内容并引起其他内容研究中的创新。
2.电子公文过程模型。除传输流程外，还包括发文流程、收文流程、传输流程、档案管理流程和用户工作流程。
3.电子公文流程中的构成要素。包括角色设计，元数据设计，系统实现所用计算机应用程序，为电子公文流程管理系统进行的功能模块设计。
4，电子公文流程中的组织要素。分析电子公文流程与传统公文流程的异同，电子公文流程的调整与协调，电子公文流程的标准化体系，文档一体化的实现，围绕
电子公文流程展开的政务流程再造。
5.电子公文流程中的控制要素。分析电子公文流程中的文件格式与版式控制，权限控制，流程跟踪与监控，XML与电子公文交换，安全控制。
三、研究创新
1.设计了电子时代的电子公文传输流程，这个传输流程是有别于传统公文传输流程的全新的网络传输流程。
传输流程的设计基于对的电子公文流程与传统公文流程的特点、关系进行深入研究的基础之上。机构内部传输流程基于工作流机制进行过程定义，通过内部局域网实现自动化的、规范化的、具有适用性和柔性的、可被跟踪与监控的内部传输流程。机构间的传输流程通过政务网实现公文的网络传递。研究构建了全国电子公文传输体系和文档管理组织机构体系，这个体系以公文中心为实现传输流程的核心机构。
2.以“保存即归档”的归档模式，将电子文的文件管理与档案管理两个阶段无缝地衔接起来，从而设计和实现了文档―体化的电子公文流程，实现了对电子公文的全程管理。
项目设计的电子公文流程以“保存即归档”的创新性归档模式，打破了传统的体制界限，真正实现了整个电子公文流程的文档一体化，实现了文件部门与档案机构的无缝连接和平滑过渡。在这个电子公文全程管理的流程中，还实现了收、发文流程一体化，并能捕获背景信息数据，实现数据与电子公文的一体化保存。这个模式的创新可以为我国电子公文管理尽早摆脱双套制的归档模式提供实践支持。
3.对公文中心的研究和设计是机构创新，可以为政务流程再造提供建设思路。
在电子时代，要实现电子公文流程的全程管理，有必要进行机构创新。《流程》项目设计的公文中心是电子公文的传输交换中心、文件保存中心、档案管理中心、信息服务与利用中心。它有别于我国以往所有的文件管理机构和档案管理机构，是跨越机关的文档管理机构，是新型的文档管理专业化、服务综合化的管理实体。它是电子公文的汇集地，集文件管理与档案管理于一体，集现行政务信息与历史政务信息于一体，集政务信息中心、文件中心与档案中心于一体。
4.对电子文件管理系统的分析和研究具有国内领先性。
电子文件管理系统是解决电子文件管理的终极方法和手段。国际上对电子文件管理系统的研究和实践已经比较深入。但在我国，目前还没有真正的电子文件管理系统付诸研究和实现。《流程》项目研究提出了电子文件管理系统有别于当前的办公自动化系统和档案管理信息系统的特点，提出了电子文件管理系统的功能需求和基本要求，可以作为电子文件管理系统研制的参照。
5.构建了完善的电子公文流程标准化体系和流程控制体系。
相较于传统公文流程来说，电子公文流程对标准化的要求和对流程进行控制的要求更高，所采用的方法和技术更为复杂。《流程》项目研究在所设计的文档一体化的电子公文流程基础之上，构造了完整的电子公文流程标准化体系和流程控制体系。标准化是电子公文流程顺畅运行的前提，流程控制是电子公文流程得以安全、正确地实现和运行的保证。
国家一级科技查新咨询单位上海科学技术情报研究所的查新结论指出：“该成果提出建立集电子公文传输交换、文档管理、信息服务等功能于一体的公文中心，并以公文中心为核心职能机构设计电子政务环境下电子公文的传输流程及‘保存即归档’的电子公文管理模式，未见与其相同的国内外文献报道，具有新颖性。”项目研究的创新对于当前文件与档案管理模式的改变、管理观念的更新、工作行为的规范、流程的优化改进都将起到非常重要的促进作用。
四、研究意义
《流程》项目设计的电子公文全程管理模式将传统封闭的收发文机构连为一体，将文件管理与档案管理连为一体，有利于将我国档案界一直探索的文档一体化理论落到实处；有利于自动化、半自动化地收集和存储电子公文的背景信息并将其从公文形成者处直接带入档案管理阶段，将数据捕获落到实处；有利于维护电子公文的真实性和完整性并为最终实现电子公文的完全电子化的单套归档奠定基础。其意义体现在5个方面：一是以电子公文流程管理为突破口可以带动电子政务全局的发展，对电子政务具有积极意义；二是指导机关有效地梳理、优化和改造业务流程，对机关工作具有重要意义；三是在对公文进行处理的同时同步完成档案著录、数据捕获等功能，把电子公文涉及的档案管理问题在公文处理过程中一并解决，对电子文件的归档管理具有决定性意义；四是在文档管理者与软件开发者之间架一座沟通的桥梁，对软件开发具有参考价值；五是有助于政府机构向社会公众提供一站式公文信息服务，对社会公众具有积极意义。
关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义
做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。
1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。
2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。
3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。
二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究
传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。
（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.电子档案管理与传统档案管理的共性。
（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；
（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；
（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。
2.电子档案与传统档案管理上的差异。
（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。
（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
（二）电子档案管理的利与弊
1.电子档案管理的优点。
（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。
（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
2.电子档案管理的弊端。
（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结语
相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。
参考文献：
关键词：水库工程；档案管理；现状问题；完善策略
随着国家经济与信息产业化的快速发展，水利单位要获得更高的社会经济效益，就必须以员工工作效率提高为基础，才能促进其效益不断提高，而工程档案管理工作能够对其信息资源进行整理记录、分析研究和充分利用，更需要进一步提高该方面的工作效率，方能有效控制其成本投入，使之获得良好经济效益，并提供给社会更优质的服务。
1 水库工程档案管理现状分析
（一）管理者经验和专业性不足
复杂性、系统性及科学性是水库工程档案管理的主要特点，这也就对档案管理提出了更高要求，其必要保证真实性、原始性和完整性，然而，由于大部分管理者实际管理经验不足，只能对负责人移交的档案进行被动接受，无法判断资料完整与否，易存在签章手续不全、隐蔽工程验收记录失准等问题，甚至将工程建设资料与项目质量混淆，导致档案出现零碎残缺的现象。而之所以产生上述问题，主要在于管理者专业性较低，多为临时抽调者相关，由于这类人员对工程档案及其专业知识知之甚少，缺乏对相关法律政策的了解，再加上业务能力、文化层次等客观存在因素的影响，也就造成了水库工程档案管理工作效率低下的情况。
（二）档案管理体制不完善
当前，大部分水利工程建设单位都存在档案管理规章制度不完善的问题，虽然部分企业建立了完善的体制，但却未能将之落实到位。档案行政管理部门对工程档案管理法贯彻宣传错位，无法给予工程档案管理业务有效的指导，也就难以对其执行有效专项执法检查，再加上档案资料流向制度缺乏科学性，一旦遇到相关人员岗位的调动变更，必然会不利于档案管理的有序进行。
（三）法规制度的调整不及时
我国新时期的水利工程建设发展速度较快，而要适应发生转变的政府审批制度与管理职能，工程建设领域就必须进一步完善市场监理稽查、招投标、竣工验收备案等制度，这其中工程档案管理的各方面也随之发生了变化，比如档案内容形式、制度规定等，然而，据了解在此过程中对其法规制度却并未进行及时调整，严重制约了水利工程档案管理工作健康持续的发展。
2 水库工程档案管理完善策略
（一）强化宣传教育
要提高水库工程档案管理水平，关键在于加强其宣传教育，确保上至企业领导下至普通员工都能了解其重要性，尤其是增强档案管理者方面的宣传教育，提高他们思想上的重视程度，为管理工作有效执行奠定良好基础。另外，水利单位要完善档案管理的规章制度，将其归入工程建设管理整体过程中，以促进工程进度与档案管理保持一致，能够时时记录水库施工建设进程，从而避免资料残缺不完整的情况，为此这就需要严格执行惩罚制度，对归档失误或遗失档案的一应责任人，做到有错必究，违法必惩，追究其应负责任，进而使之从根本上重视水库工程档案管理，真正落实该项工作，提高档案管理的效率与水平。
（二）加强信息化管理
一是完善建设信息化管理制度。对于水库工程档案管理工作，水库单位领导予以高度重视与必要的保障支持，加强相应机构制度的完善，设置独立的管理部门，指定专门管理档案的人员，充分明确其职责范围和应负责任，即收集整理和归档工程项目的资料。二是建设信息化管理基础设施。水利单位应合理科学地安排统筹档案管理设备及经费，建立功能设备完善的计算机机房，并配备高性能数据存储器和服务器来维持档案信息系统正常运行，下载安装相应的管理软件，注意提高软件检索功能，以提供给档案信息化管理建设更优质的数据存储处理环境，进而达到根据项目文号、分类等灵活检索的目的。
（三）提高管理者业务素质
档案管理工作更强调管理人员的专业性，单纯制度约束的形式明显效果不佳，为此，这就必须进一步提高档案管理者的业务素质。故而，在选用水库工程档案管理者过程中，要秉承一个原则即只有经过严格培训学习，且能够更好掌握管理要点的人员为首选。相比起其他事业单位档案管理者来说，水利单位对档案管理者业务技术水平和专业知识掌握程度要求更高，所以要提高整体管理者的专业素质，一方面是要加强业务培训，特别是兼职人员方面档案管理知识的培训，以便建立起高品质档案管理团队，促进档案管理工作科学有序地开展；另一方面，则需要积极配合企业管理制度，使其增强自觉主动性和责任感，保证工作的有理可依，有章可循。
（四）完善管理体系，落实岗位责任
水利单位档案管理要以国家规章制度为基础不断完善自身管理制度及体系，当然，要提高档案管理水平，不仅需要完善的制度管理体系，更需要落实领导责任制，明确每位档案管理者的应尽职责，才能保证档案部门对工程建设给予合理科学的监督制约。虽然档案管理具有独立性的特征，但从工作性质角度来看，其囊括了工程各个方面的内容，即水库工程档案管理是工程管理程序之一，为此档案部门工作人员必须掌握的一项业务技能就是处理档案资料的流程，只有认真履行档案搜集整理、监督指导及例行检查工作等，方可为档案管理工作提高奠定良好基础。除此之外，档案管理部门要加强内部激励体系建立，充分贯彻档案管理工作目标，并将其归入年度岗位目标责任制内，具体落实到分管领导目标责任制与管理人员职责身上，年终时进行严格的考核总结，对于表现优异者给予奖励表扬，反之则给予严厉的惩罚批评，做到有责必究，促使岗位责任制真正贯穿于项目建设全过程。
3 结束语
水库工程档案管理工作非常重要，其不但对工程质量提高大有裨益，更能最大化发挥其社会效益，而档案管理工作更是贯穿于整个水库工程建设全过程中，是加强和提高水利建设及其管理质量的关键所在，能够促进水利事业的整体发展。
参考文献
[1]宋二杰.试述水利工程的档案管理工作[J].文摘版：自然科学，2015，（8）：235-235.
1 高校科研档案的作用及意义
开展科学研究是高校的三大职能之一，作为真实记录科研活动过程的科研档案，对高校开展科研管理具有重要作用和意义。
首先，科研档案是开展科学研究的基础与前提。高校科研档案是记录科研人员研究成果与历史史实的原始资料，是最可靠的情报源和信息源。任何科技进步均是在前人研究成果基础之上进行的继承和借鉴，高校搞科研亦是如此，通过科研档案了解过去和同期国内外对某课题的研究情况，从而进行创新和发展，因此，科研档案是高校科研工作的重要基础。
其次，科研档案是提高教学质量的重要保证。培养德才兼备并适应社会发展需要的专门性人才是高校的重要任务，作为教师，不仅自身要及时掌握了解所教专业的最新前沿动向，还要不断更新教材，通过利用科研档案，将科研中取得的新技术、新经验充实到教科书中，传授给学生，从而提高教学质量。
最后，科研档案是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要条件和依据。高校科研档案记录了高校教师、科研部门在科研实践和管理过程中，形成的各类具有保存价值的原始文字、图表及声像材料。一所高校科研工作开展得如何，从科研经费、人员投入、科研成果的产出等各方面予以体现，而这些均可从科研档案中找到依据，从而做出公正客观的评价。同时，科研档案也是科研人员辛勤劳动的结晶，为教师及科研人员的职称评定、考核、奖励起到了真凭实据的作用。
2 高校科研档案管理中存在的问题
2.1 制度不健全，权责划分不清，造成档案收集不齐全。《科学技术档案管理暂行规定》中明确指出，科研档案是科研管理的重要组成部分，必须在单位科研管理工作中予以体现。然而，现实中，似乎只要沾上“档案”二字，工作就应划归档案部门。虽然，档案部门按照相关规定制定了科研档案管理办法，但缺少科研管理部门的配合约束，使得科研档案从开始便出现断链。科研管理部门作为归档单位，往往收到什么材料就归什么材料，只相当于扮演了一个“二传手”，不仅对档案材料中出现的问题，不能做出解释，无形中，还增加了归档工作的返工率，并且，长期的传统粗放做法使得他们认为，档案材料的鉴定、整理均是档案人员的事情，只要将材料送达即可，给档案部门增加了很大工作量。档案部门与科研管理部门是平级职能部门，缺少必要的沟通，“隔行”造成了档案人员对科研项目管理及内容的认识不足，许多重要材料未能及时归档，造成科研档案材料收集不齐全。
2.2 科研档案分类不适应新情况，档案整理不规范。随着高校科研工作的快速发展，老的科研档案管理模式已不适应现实需要。首先，体现在科研档案的分类上。过去，在计划经济体制下，科研项目种类少，来源相对单一，分类简单，归档范围不明确，除了科研管理综合类（KY11）外，即按科研项目（KY12）进行组卷。随着时间的推移，相继出现诸多科研类材料，如横向科研项目、科技奖励成果、学生科研项目、学术会议、行业标准、国家标准、学术论文著作，等等，没有明确可归入的类别，便鱼龙混杂归入一类。其次，体现在科研材料的整理不规范。因为前期的分类不明确，给科研档案材料的整理带来一定麻烦，如奖励证书、专利证书、各类标准、学术著作等是按卷整理还是按件整理？大小不一、材质不同如何装盒？
2.3 科研档案查询服务不灵活，资源利用匮乏。长期以来，科研档案的利用一直较为谨慎，主要是因为牵扯到保密和个人知识产权问题。作为科研项目，它的价值不仅是一个发明、创新，还可以创造经济效益。档案部门在管理科研档案时不愿承担责任，而将审批权全部推向科研管理部门。有时，科研管理部门一时没人，而利用者又急用，使个人查询极为不便。
正是因为科研档案的敏感问题，档案部门没有建立开放科研档案目录，从而造成科研档案信息资源长期被压制在档案馆内，而不能很好地发挥作用。
2.4 上级指导部门没有针对性地对科研档案进行专项检查。虽然，每年，上级档案部门组织了各项检查，但很少有针对高校档案内容的专项检查，尤其是高校科研类档案检查从未触及。通过对科研档案的检查，可以促进科研档案管理工作，及时发现问题、解决问题，并引起学校领导对科研档案工作的进一步重视。
3 解决对策
3.1 建立新的科研档案管理体制，完善科研管理网络，做到分工明确，责任到人。第一，为了利于科研档案的科学化管理，应从管理体制上进行改革，科研管理部门应为科研档案的主要负责部门，档案部门为辅助管理部门，即具体操作上，由科研管理部门利用行政管理职能完成科研材料的归档，档案部门则主要行使档案业务的指导、监督、检查和保管、利用工作。
第二，科研管理部门要与档案管理部门进行深入沟通，建立一套规范、可操作性强的科研档案管理制度，明确分工和职责，共同做好科研档案的各项管理工作。第三，通过全校各部门设立的科研秘书，形成科研档案管理网络。对科研秘书的职责中，要强调做好本部门科研档案的归档检查工作，同时，档案部门要定期对科研秘书进行档案业务培训和指导。第四，建立科研档案的收集行政制约制度。通过科研管理部门、人事部门与档案管理部门的联合，在涉及教职工切身利益的相关环节进行行政制度约束，进一步确保科研档案的收集齐全。如教职工的职称评定材料由档案部门审核盖章，年底科研工作量的报送材料由档案部门进行审核验收，凡未在档案目录登记之列的，均可将材料收集归档。同时，为了保证课题项目的每个环节材料齐全，可由科研部门按比例抽取课题科研经费作为档案材料归档保证金。
3.2 建立科学的分类标准，细划归档范围，规范操作流程，严把档案整理标准。科学研究类档案在我国没有统一的分类标准，作为高等院校的科研档案分类，主要是参照《高校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理规范》两个规定，但其也只是对高校科研档案的分类作了一个泛泛的基本要求。
为了适应现实科研发展的需要，如想较全面地收集齐全各类科研档案材料，必须对原来的科研档案分类进行细划，如“KY12”为纵向科研项目，“KY13”为横向科研项目，“KY14”为奖励证书，“KY15”为论文、论著，“KY16”为专利证书，“KY17”为学生科研项目等，根据需要，可再分三级目录。归档范围上，可针对学校产生的科研项目种类，按类别划分归档范围，使立卷人能更好地把握归档内容，确保档案材料的齐全。整理上，在参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《高等学校档案管理规范》的基础之上，可采取卷件结合的整理方式，科研课题项目以卷整理，科研管理类文件材料以件整理，奖励证书参照实物档案管理，按件保管；专利证书、行业标准、学术论著等按件整理保管。一个科研项目以结题、鉴定时间为档案归入年度，后期的成果、获奖材料按相应年度划入相关类目下。
做好归档流程的设计和规范化工作很必要，科研管理部门为科研档案的主要归档单位，而各课题项目组为具体立卷人，只有设计一套具体可行的归档流程，既保证归档管理工作的规范化，又通过实现科研管理行政职能的约束力，确保档案材料的收集完整。
3.3 建立科学系统的科研档案信息数据库。为适应现代信息化管理的需要，无论是科研管理部门还是档案管理部门，科研档案电子信息资源对其而言都十分重要。二者可以通过信息对接处理，完善科研档案数据库，实现双赢作用。
科研管理部门利用科研管理软件在行使工作职能的过程中，建立了大量的科研管理档案数据库，通过与档案管理部门的管理系统对接，一方面，实现了科研管理中的电子文件信息的归档，并完成了科研项目的网络归档工作。档案管理部门则通过对纸质科研档案的扫描录入处理，建立馆藏科研档案资源信息数据库，与前期科研管理部门的信息数据通过二合一对接，形成一个大科研档案数据库，从而保证了科研档案数字化信息的完整性。大信息库的建立，方便了科研管理部门的工作，从而实现互惠互利的良好效果。
3.4 确保科研档案安全的情况下，提高科研档案的服务利用方式。《高等学校档案部门业务建设规范》11.3中指出：“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。”该条也应适用于科研档案。可以组织相关人员对学校馆藏科研档案进行认真鉴定，建立开放科研档案目录，以方便更多的人来使用查询科研档案。
1.学籍管理意识淡薄
高校的学籍管理中，“松、软、散”的现象普遍存在。学籍档案记载着学生由被录取入学到毕业期间的德、智、体、美等诸方面的情况，但大多数学生没有认识到学籍管理的重要性，视自己为学籍档案管理中的一个被动对象，对学籍管理缺乏正确的理解；同时档案管理人员意识淡薄，对学生学籍管理不够重视，在实际的管理过程中不够严格规范，常常出现档案漏填，或者盖章不签字等不规范现象，对有关学籍管理的规章制度不甚了解，在一定程度上影响了教学秩序和教学效果。
2.学籍管理队伍素质低
籍管理是一项十分复杂繁琐的工作，数量多、涉及专业领域广，处理具体的问题需要花费很大的时间和精力，随着现代化网络技术的发展，越来越多的高校配备了电子档案。但是，大多数高校学籍管理人员没有系统地接受过教育学和计算机等方面的教育，没有经过专业岗位培训，在具体实际工作中缺乏数据分析和计算机操作能力。使档案管理工作的开展受到一定的影响，甚至导致一些重要的档案文件和电子数据的丢失，影响学籍管理质量的提升。
3.学籍管理规章制度不够完善
我国高校学籍档案管理还没有形成一个统一的规章制度，档案信息储存分散、各部门缺乏沟通，给学籍档案原始材料的收集、审核、保管增加难度。由于社会上弄虚作假、贪污受贿等不正之风和腐败现象的影响，常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真。
4.学籍档案管理制度宣传力度不够
学校必须通过各种途径将学籍档案管理制度进行宣传，学籍档案管理是针对每个取得学籍的学生进行的各方面管理，关系到每个学生的切身利益。如果因为宣传力度不够，使学籍管理制度的缺乏透明度，可能导致学生对学籍档案管理制度的不重视或一知半解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；甚至教学管理人员对有关学籍管理的规章制度不甚了解，疏于管理、不够重视，给学籍档案管理和自己办理毕业手续带来一些不必要的麻烦，影响了正常的教学秩序。
二、加强高校学籍管理的对策
1.强化管理意识
学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，在学校教学工作中也发挥着极其重要的作用。明确自身的职责所在，严格按照相关规章制度进行，不能敷衍了事、弄虚作假。同时，在工作中摆正心态，对所有的学生及其家长要一视同仁，以“全心全意为人民服务”的宗旨，进一步增强服务功能，提高学籍管理的效率，充分认识到学籍管理的意义，增强全校档案意识，学籍管理工作者要勇于探索、敢于创新，把新的管理方法和手段运用到学籍管理工作中，使高校学籍档案优势得到了社会广泛的重视和应用。
2.提高学籍管理人员的自身素质
高校学籍管理是高校管理工作中十分重要的一环，工作者的素质直接影响着学籍管理工作的质量，因此，高校学籍管理人员必须具备优秀的素质，所以加强对学籍管理干部队伍的培训和建设势在必行。学籍管理人员要了解掌握现代管理技术、方法，通过采取多方面、多渠道、多形式的培训方式，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，结合工作实际，熟悉学籍管理工作的整个流程，提高工作效率。同时充分调动他们的积极性，培养学籍管理人员的事业心和责任感，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。
3.制定规章制度，实现规范化管理
高校学籍档案涉及专业领域广，数量多，建立健全学籍档案管理制度，严格规范高职院校教务处学籍管理工作，各相关部门应加强协调，保持学生学籍管理的连续性和完整性，确保学生学籍档案管理的真实性，不断优化和完善学籍管理体制。建立科学、公平、公正、严谨的学籍管理制度，严格执行学籍档案管理制度不仅要“有规可循，有规必循”，而且要做到“循规必严，违规必究”，实现学生档案管理的规范化和科学化。
4.加强学籍管理制度宣传
学籍管理不但反映学生入学到毕业期间在校学习期间德、智、体、美等诸方面表现，而且记载着学生学习期间的奖惩、成绩、身体状况、学籍异动、社会实践、毕业论文、毕业鉴定等情况。要保证学籍管理制度在学生中的高透明度，并通过宣传栏、专题讲座、校园广播、网上查询等途径将制度进行宣传，让师生了解学籍档案管理制度，只有让每位师生在一定程度上了解了学籍管理规定、制度以及处理程序，管理者才能引导学生认同并遵守制度，配合做好学籍管理工作，提高工作效率，满足社会对学籍档案持续上升的需求。
三、总结
关键词：成人教育；档案；管理；规范化
成人教育是终身教育体系的有机组成部分，其发展为我国教育事业的发展提供了支持，为国家提供了很多具有实践能力的高素质人才，推动了我国素质教育发展的进程。成人教育学生档案是在具体的教育活动中形成的，是对整个教育发展过程的记录。我国教育改革发展纲要指出，要加强对成人教育的发展，特别是要注重对成人教育档案的管理。成人教育档案管理同时也是高校成人教育管理水平和管理质量的重要衡量因素，是我国成人教育教学研究的重要信息来源。面临成人教育档案工作量的不断增加，如何能高效规范管理，促使成人教育事业健康可持续发展，笔者通过对成人教育学生档案管理范围、特点的介绍及其作用的分析，指出成人教育学生档案规范化管理的意义，并剖析存在的问题，提出解决方案。
一、成人教育学生档案管理的范围、特点和作用
（一）范围
成人教育学生档案管理的范围主要由以下几个部分构成：第一是文书档案。主要是上级教育部门的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文书材料以及学校的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、招生简章、招生专业目录、办学申报材料、合同书、员工调查表等工作材料。第二是学籍档案。主要学生身份信息、学籍信息、异动信息、毕业信息等。第三是教学档案。主要根据考试大纲所形成的文档、试题等。第四是学位档案。主要是对学生工作的文件、学位申请书等。
（二）特点
成人教育是指有别于普通全日制教学的教育形式，是一种社会性极强的教育活动。它有自己的宗旨、内涵，有自己的本质特点及规律。成人教育的本质特征是由其教育的对象——“成人”决定的，成人教育学生档案具有显著的特点。一是数量庞大。成人教育在于扩大教育机会，提高国民素质，实施终身教育，教育时间长，人员数量多。成人高校扩招政策的陆续出台，办学方式的多元化、办学模式的市场化也是成人教育学生增长的一个重要原因。二是来源分散。成人教育学生有来自成人高考的、自学考试的，也有来自远程教育的。办学点并存的办学模式，使得学生来源和分布分散，导致学籍资料的产生和形成比较分散。三是异动频繁。成人教育学生大多数容易受家庭、工作、社会等因素的影响，容易出现转学、转点、转专业、休学、退学等异动情况，具有极强的不稳定性，故学籍流动性特别大，学籍异动频繁。
（三）作用
成人教育学生档案能够对高校成人教育工作中某一阶段的工作成果进行展示，通过这些档案文件能够反映成人教育活动的发展状况，为今后成人教育管理提供更好的指导意见。同时，档案文件中的历史性材料能总结出教育经验，在此基础上能够更好地提高成人教育的工作质量，促进高校成人教育的稳定发展。另外，成人教育中的学生档案能够分析和总结出具有规律性的问题，能对管理者在教育上的创新思路、理念、方法提供指导，从而优化工作教育。
二、成人教育学生档案管理的问题
（一）管理难度大
成人教育学生涉及的范围广泛，办学形式、特点呈现多样化的发展趋势。办学形式主要包括业余、函授、自考以及远程教育等形式，课时安排较少，再加上学生大多来自社会，一旦学生管理出现临时问题，难以召集所有学生来解决问题。因此，学生档案管理难度系数较高。
（二）管理具有不统一性
因多个教学点办学并存，成人教育的学生较为分散，有的学生档案由高校本部直接管理，有的由教学点间接管理，这使得成人教育学生的档案管理不能集中，这种分散的档案管理不利于进行规范化、统一化的管理。
（三）管理内容复杂多样
成人教育学生多来自在职工作人员，因工作变动或家庭因素等，多出现异动情况，转学、转点、信息更改等。这些不确定性的变动给学生档案管理工作带来极大的麻烦。另外，档案管理的不连续也给教学工作带来不便。可见，成人教育学生档案的管理具有复杂多变的特点。
三、成人教育学生档案管理策略
（一）提升管理人员的素质
为了保证档案管理工作的规范以及管理流程的顺畅，成人教育学生档案管理体系构建首先要提升管理人员的素质，端正管理人员的工作态度，提升管理人员的工作责任感，培养其良好的职业道德。同时，要加强对人员的培训，提升其对繁杂资料的整理能力，实现对档案的准确归档，并要加大对档案学、计算机专业人员的引进。还要通过一定制度约束管理人员的行为，逐渐完善其工作能力。
（二）实现规范化的管理模式
成人教育学生档案管理内容制定要结合管理者和被管理者的需求，并以共同约定的形式形成。另外，要加强管理者和被管理者的面对面交流，通过定期开展学生档案管理交流会议，实现对管理人员的培训。对管理人员的岗位角色以及其承担的工作任务进行明确，并要为任务的实现配备充分的资源支持，并为其提供选择资源的能力，同时，也要让管理人员承担管理责任，从而在真正意义上将管理工作进行落实。
（三）引进现代化的先进管理技术
科技的发展为知识的传播和管理提供了支持，成人教育的学生档案管理工作也逐渐引入了信息化的管理理论和技术。因此，有关人员要利用现代化的信息技术进行学生档案管理。首先，要将学生的档案资料进行计算机程序的录入，通过建立学生电子档案实现对档案的网络化管理，减少因纸质管理带来的损坏、信息缺失的问题。其次，要提高硬件设施中服务器的配置，保证宽带的覆盖能力，增强数据处理的安全性，提升数据管理的速度。再其次，软件方面要应用现阶段流行的B/S模式，实现对不同用户群体的覆盖，统一管理平台，建立覆盖全体学生的档案资源体系，并逐渐以一种生动、丰富的方式实现和用户的交流。最后，要将学生档案进行云盘备份，保证其在出现特殊问题的时候及时恢复能力，提升档案管理的安全。
综上所述，成人教育学生档案管理工作对提升成人教育效果具有重要的作用，随着教育改革发展形势下对成人教育的重视，其档案管理水平也被教育者关注，但同时成人教育人数的增加也加剧了档案管理的负担。因此，这也对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理工作者只有树立积极的管理理念，提升个人管理技能，增强责任意识，才能实现我国成人教育学生档案管理的规范化发展。
参考文献
[1]秦丽媛.山东省高校档案网站建设研究[D].济南：山东大学，2008.
[2]阿胜.网络创业-金融危机下的小本生意经[J].生意通，2009(2)：38-40.
[3]徐向玲.简论高校成人教育档案管理[J].中国成人教育，2011，(7).
