时间：2023-06-01 09:47:28
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇秘书工作，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词 秘书 文书工作 档案 管理
秘书的“文书工作”工作，即文书撰写、制作、处理等文书档案事务，在讨论其与档案的关系时，先看以下几个定义，一是“文书档案”，即反映党务、行政管理等活动的档案；二是“归档文件”，即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料；三是“归档文件整理”，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。仅看这三个档案有关的定义，结合秘书的“文书工作”具体职责和内容，能非常清晰明确地发现秘书在日常工作中，必须按照文件、档案的形成规律和管理要求开展相关工作，而按照档案要求做好文书工作，是对秘书基本的要求。
一、文件与档案的关系
从本质上讲，文件与档案属于同一种事物，只是表现形式不同。“文件”是机关单位处理事务过程中自然形成的一种管理工具，具有现行效用。一般讲，对处理完的文件进行挑选和整理，把对日后工作有查考利用价值的集中保管，这样，文件便从形成时的处理事务工具转变成具有原始价值的档案了。“文件”与“档案”记录内容相同、物质形态相同，并且都具有原始记录性，所以，文件与档案实际上是同一物质对象在不同工作阶段的不同称呼而已。档案由文件转化而来，是文件的最后归一，文件的质量决定着档案的质量，文件管理是档案管理的前期工作，档案管理是文件管理的延伸和发展。
二、秘书工作与档案工作的关系
由于文件与档案的关系，作为形成与处理文件的主体，秘书在完成了文书处理程序后，将文件收集齐全，按照日后的利用价值标准进行挑选、重组，形成有机体系的一系列档案工作，是秘书工作与档案工作的交叉点，为档案工作的开展奠定了物质基础，也为档案工作的规范化创造了条件。如果文件的内容不准确，势必影响档案的价值；如果公文文种混用、行文关系混乱、公文撰制程序不规范，将影响文件的归档整理和档案查找；如果公文载体材料质量差、缮印不清，也会影响档案的质量和使用寿命。所以说秘书工作和档案工作的内容和范围虽然各不相同，但两者并非截然分离，档案工作是秘书工作的延续和发展。
另一方面，档案工作的质量同样会影响机关工作的效率和质量，会影响秘书参谋作用的发挥以及办事效率和政绩的评价。因为只有健全完整的档案才足以获取真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据，而且，健全的档案工作，齐全完整的档案资料，有助于机关工作效率的提高。因此，秘书工作和档案工作之间是相辅相成、紧密联系的关系。秘书人员应当具有档案意识，具备相当的工作技能，按照文件管理、档案管理规律办事。
三、秘书工作档案管理的主要要求
秘书工作的档案要求体现在一个“档”字上，即要求秘书具有档案意识，具备档案专业知识，在工作中自觉地将文书工作与档案看作一个连续的有机整体，实行一体化的管理，并且要有全局观念，努力提高档案工作水平。秘书工作的档案要求具体有：
（一）档案收集的要求
秘书应当按照国家法律法规的要求，将公务活动中产生的文件收集齐全，进行整理，按规定移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。尤其要建立健全归档制度，具有查考利用价值的文家材料必须列入归档范围，在规定的时间内归档，并且保证归档文件的质量，准确界定归档文件的保管期限。准确判断文件保管价值是做好档案收集整理工作的关键，哪些文件需要归档，那些文件无需归档，秘书要做到心中有数。那种只要是历史记录就必须归档的做法是不科学的，不仅浪费人力、物力、财力，而且使有用的档案信息被淹没在无用的材料之中，不便查找；相反，只有从档案查考的角度出发，不考虑文件的科学研究价值，又可能遗漏有价值的材料，最终影响档案的利用。同样，只重视纸质文件的收集而忽视其他载体材料的收集也是不够的。
（二）档案质量的要求
文件从形成到归档保存，都要求秘书具有档案质量意识。一方面，秘书工作水平的高低直接影响到档案的质量。有的秘书行文能力差，文件修改、涂抹严重，造成档案整理困难；有的秘书使用文种和格式不规范；有的秘书工作责任心不强，使用书写工具相当随便，经常使用易褪色的圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水笔等，对纸张规格、纸质、纸张颜色的选用也缺乏标准，造成文件材料不易长期保存，影响了档案的使用寿命；有的秘书缺乏档案保护的基本知识，对文件存藏环境防潮湿、防高温、防灰尘、防有害气体和防虫、防霉、防火等基本要求一无所知。为了保证档案的长期保存与安全，秘书还应当具备一定的档案保护保管知识，了解和掌握档案损坏的原因和规律，采取专门的技术措施和方法，预防档案损坏。
（三）档案信息开发利用的要求
有了健全完整的档案，就能查找到真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据。如果没有档案利用意识，没有健全的档案工作制度，秘书的参谋服务作用就很难得到充分发挥。同样，秘书在日常工作中也经常要查找文件、档案，要利用经过整理的系统化、条理化了的研究成果作为参考。因此，充分认识档案是一种重要的信息资源，并且科学有序的挖掘、收集、整理和利用好档案信息资源，是秘书提高工作效率和质量的重要手段。
一、工作特点
1.服务性与协调性
教学秘书不但肩负着把系、学院及教务处所制定的各项规章制度向系部教师宣传的职责，同时，也负责把教学相关的任务落实到每位学生，确保全校的教学活动正常开展。既下达任务，也广泛征求和听取各教师和学生对教学管理工作的意见和建议，及时把信息和意见反馈给相关领导部门。由此看来，教学秘书是上情下达，下情上报的服务者，即为教师教学和学生学习提供支持帮助，也为院（系）领导决策提供参考信息。身为教学秘书，不可能独自处理所有繁琐的教学事务，还涉及与多部门进行协调沟通。如何在最短时间内利用手上的资源把问题理解清楚，再采用“取精去糟”的方式，积极地与别的部门联系，有效地解决问题，这需要教学秘书具有良好的沟通与协调能力。
此外，一旦管理部门所作出的决定和计划等相关事务和院（系）的教学管理事务上存在差异和矛盾时，这就需要高校秘书及时的掌握相关事务，并起到协调或者依据当时情况结合实际的问题，做出应对的措施，并及时上报于上级。达到协调各部门事务上一体化，从而促使所有教学事务有序进行。
2.繁杂性与严谨性
教学秘书协助系主任管理日常的教学活动，内容包括：排课、征订教材、收集教学资料、教师工作量统计、检查落实教学计划执行情况、调课情况、停课情况、学生成绩管理、毕业生资格审核、各阶段教学检查、学生评教、教师互评、学生英语四六级、计算机等级考试报名、学籍档案管理、成绩管理、安排考试及监考、各学期考试试卷整理归档等。其他方面包括科研资料管理与存档、教学评估、教学文件的通知与下达及归档、教学情况通报、教务系统相关工作等。如此冗杂的工作，却不允许有一丝错误。做得好，理所当然，默默无闻；一旦稍有疏忽，便会造成教学事故，受到各方谴责。这要求教学秘书有高度的责任心，每一件小事都必须考虑全面，亲自操作，牵一发而动全身。
3.专业性
教学秘书，顾名思义是指从事与教学工作相关的具有辅质的管理人员，它是教学管理队伍中的基层工作者。但由于种种原因，部分高校对教学秘书的作用认识不足，认为教学秘书是打零工人员。实际上，教学秘书工作涉及面广而繁杂，需要复合型人才才能胜任。教学秘书从事业务工作需要掌握口头表达能力，文书写作能力，沟通能力、公共管理等基础知识。此外，由于经常与学生接触，还应掌握心理学、教育理论知识、本院系专业学术背景、教学规律及教学特点等，并在工作中加以运用，不断总结提高工作水平。同时，需具有一定程度的计算机操作水平，熟练运用教务管理系统，常用办公软件，能精确快速处理教学管理工作，为广大师生提供快捷服务。
4.应变性
在日常工作中，经常遇到来自学生和院（系）领导、教师的突发性事情，如临时调课、停课等。这要求教学秘书要时刻保持清醒的头脑，有较强的分析问题的能力，迅速果断地处理这些突发性事故，尽可能在最短时间内把问题解决。同时，应变性也同样运用在处理同事之间和师生之间的关系上，做好沟通的枢纽，使大家能互相理解，成为和谐的整体。
二、教学秘书工作中存在的问题
1.工作繁忙，任务重
教学秘书是教学管理的实施者和组织者，工作内容几乎涉及院系日常教学管理的各个方面，如课表管理、学生选课管理、教师调停课管理、教学任务安排、考务管理、毕业论文（毕业设计）和学位资格审查、教师工作量核算和教学评估管理、档案管理等。除此之外，还包括随时处理突发事件，解答老师和学生的咨询。据不完全统计，教学秘书的日常事务大概百余项，可谓千头万绪。
2.待遇偏低，队伍人员流动大
一直以来，教学秘书的岗位没有得到高校领导的重视，普遍认为其工作就是排课、调课、学籍管理、专门负责通知等简单重复性的工作。一言蔽之，就是什么人都可以做，不同于教师岗位，还有专业学历的要求。同时，由于工作太繁琐，以致于都没有计算教学秘书工作量的体系，甚至是无法计算，无法量化。因此，工作的难度和业绩都不易体现出来，导致教学秘书与机关人员一起参加职称评定时，处于相对劣势。另外，教学秘书由于工作任务重，很少甚至不可能有机会参与科研项目，缺少科研成果，也是导致职称评定难得原因之一。教学秘书晋升之路艰难，且工资待遇较低，导致在岗人员想方设法转岗，也是较普遍现象，还使得该队伍人员结构参差不齐，整体素质偏低，严重影响工作质量和效率。
3.职业声望较低
教学秘书普遍得不到应有的尊重，部分领导和老师都认为教学秘书就是后勤杂工，可有可无。再加上教学秘书工作属性多为辅，工作成果不明显，工作价值模糊，得不到相应的认可和尊重。
4.岗位职责不明
教学秘书既从属于教务处，接受教务处的任务安排，同时又服从院系领导的安排，是在双重领导下进行具体的管理工作。这就容易造成同一时间内要接受来自不同上级安排的任务。再加上学校的各个部门、院（系）领导和师生们对教学秘书岗位的不了解，甚至把行政秘书、辅导员、科研秘书等的部分工作或全部工作安排给教学秘书来承担，导致教学秘书的工作更加繁杂。
5.工作创新能力不够
随着高校办学规模和学生人数的不断扩大，教学秘书的工作量也随之猛增，个别院校为精简人手，一个系部只安排一位教学秘书。繁重的工作任务使得教学秘书处于高压状态，时刻准备着处理各种事务，根本没有时间去接受培训，知识也根本谈不上更新，更别说创新。在现今社会，现代信息技术是提高管理水平的有效手段，例如各种教务系统，这就需要教学秘书需要有娴熟的计算机理论和网络技术知识。但由于教学秘书都忙于应对繁杂的事务，因此对科技方面的知识更不上社会的进步，新知识的缺乏，造成工作效率的下降。
三、解决措施
1.改变观念，重视教学秘书的工作
高校领导与教师应该充分认识和肯定教学秘书的工作，尊重其在教学管理中的地位，提高其职业认同感和成就感。由于教学秘书的工作需要各部门，包括师生和辅导员的配合，学校有必要为教学秘书建立和谐的人际关系环境，保障教学秘书在整个教学体系中的地位。
2.建立明确的岗位制度
首先，健全的体制机制是根本保证，学校应对教学秘书的岗位制定明确的工作职责范围，并纳入学校的规章制度，切实执行。而不得随意将任何后勤的杂事、琐事交由教学秘书处理，模糊教学秘书的身份定位。
其次，建立合理的教学秘书晋升制度。目前，很多高校的教学秘书的职称评定仍是与教师的要求一致，导致出现职称评定难，薪酬增加难得现象。学校应与实际结合，建立符合教学秘书工作性质的绩效评价体系，并且提高其服务对象―学生，在此过程中的参与度。当然，与教学秘书有业务联系的专职教师、行政同事、直接上级领导也应参与对教学秘书的绩效测评，形成360度评估体系，使教学秘书通过综合评估结果真正地认识到自身存在的不足，加强自身建设，提高其工作积极性。
3.提升教学秘书专业素质
一般高校都会有定期的教师培养计划，而针对教学秘书的培养支出可谓少之又少，这也是教学秘书缺乏工作热情的重要原因之一。作为教育管理的前线人员，不断提升素质和技能是极有必要。一方面，在招聘教学秘书过程中，要注重对高素质人才的选拔，注重对综合素质的考核，这是教学队伍质量的有力保障。另一方面，对教学秘书的培训，学校应加大投入，定期有组织有计划地进行关于业务技能、服务意识、科研能力、教育心理学等方面的培训。尤其随着当今高校国际化的程度逐渐加深，与国内各大高校甚至国外学府的合作交流频繁，不断吸取先进的教学管理经验，提高教秘的整体水平十分必要，且为迎接愈加专业化的教育环境提供有效的保障。
4.个人的提高与锻炼
客观条件的改善是保障，而主观的努力是进步的前提。首先，教学秘书需清楚认识自己的职责，作为教学活动的基层人员，应具备强烈的责任心，服务师生。其次，但又不能满足于应付一般的教学日常工作，而是应该主动学习，学会思考。对于日常性的工作，能总结方法，创新工作思路。善于发现问题，采用新途径、新方法解决问题，由于教学秘书的工作涉及面广，因此还应多学习管理范畴的知识，才能理解相关政策，把理论与实践相结合，更好地适应时代的发展。最后，教学秘书需热爱自己的岗位，学会总结工作经验和不断自省进步，而不是一直埋怨外部环境的恶劣、领导的不重视。通过自身的努力，获得师生、学校领导的尊重与认可。
5.鼓励科研
【关键词】秘书工作；法治思维；运用策略
对于秘书而言，无论是行政事业单位秘书还是企业内秘书，从工作性质上来说均属于领导日常工作辅助人员，属于领导工作中的主要助手，在实际工作过程中发挥着十分重要的作用。作为秘书工作人员，在实际工作过程中，应当清楚认识自身工作性质特点，同时在工作过程中应当对法治思维进行有效运用，从而使自身素质及工作水平得到有效提高，使自身得到进一步发展。
一、新形势下秘书工作性质分析
（一）新形势下秘书工作具有创新性。对于秘书工作人员而言，其日常工作内容通常都比较复杂，而创新性属于其基础及动力。秘书工作人员需频繁接触领导，两者在实际工作过程中有着密切往来，秘书工作岗位主要工作就是对一些重要文件信息进行收集、整理及储存，为领导决策做好参谋，在实际工作过程中占据十分重要的地位。所以，对于该岗位工作人员而言，要求其必须具备创新能力，在社会发展新形势下能够不断探索，从而有新突破新发现。
（二）新形势下秘书工作具有前瞻性特点。在新形势下秘书实际工作过程中，很多相关活动内容均需秘书工作人员进行预测，并且实施相关安排与计划，因此，对于从事秘书工作的人员而言，其不但要具备敏锐的洞察力，同时也要具备一定的预见性。对于这种预见性而言，是以科学性为基础建立的，在看待问题方面应当保持发展眼光，在分析事物方面应当依据其过往及当前规律，从而对其以后可能会出现的情况进行判断，对于秘书工作而言，其科学预测准确性越大，则对其实际工作也就越有指导意义，能够更好服务于当前发展。
（三）秘书工作具有积极性特点。对于秘书工作积极性特点而言，其所指的是在秘书实际工作过程中应当保证积极上进的工作态度，对于本职工作应当具备较高热情。在具备较高工作热情的情况下，在实际工作中也就能够更加努力，能够积极进行创新，敢于承担责任。在新形势下，秘书工作亟须具有较高工作热情的人来承担，这样才能使得单位整体取得稳定良好发展。
二、新形势下秘书工作中法治思维的有效运用
（一）秘书工作人员应具备法治思维。对于新形势下秘书工作而言，法治思维是秘书必须应当积极坚持的思维方式。在实际工作过程中，秘书人员应当起到积极带头作用，对相关法律知识进行学习，自身应当先保证做到知法、守法及正确用法，要保证能够真正懂得法律，并且要能够真正运用法律。另外，通过法律知识的学习，应当将其在实际工作过程中进行有效运用，应当使相关法律知识与当前社会发展需求相结合，做到知行合一，要使学习过程真正成为认识不断提高，思想不断统一的过程，使其成为通过对问题不断研究逐渐推进工作发展的过程。作为秘书工作人员应当确立法治观念及法治意识，并且要使法治意识及法治思维得到进一步强化，对于相关法治规范及法治纪律应当积极遵守，做到处事时有据可依。
（二）秘书应当提高自身依法办事能力。从当前实际情况来看，社会发展形势十分复杂，作为秘书工作人员，在实际工作过程中各个方面均应当使自身法治思维水平得到进一步提高，同时应当使其通过法治方式实施日常工作的能力得到进一步提高。另外，在实际工作过程中，秘书人员应当依法履行自身岗位职责，要敢于负责，对于自身职责敢于担当。在实际工作过程中，在出台重大决策时，应当严格遵循相关法定程序，即公众参与、专家论证以及风险评估与审查合法性等方面，最后集体讨论决定，从而使各项决策均能够实现合法化、科学化及民主化。
（三）秘书对法律监督应当主动接受。在秘书工作过程中，为能够使秘书人员真正实现依法办事，健全制度以及完善监督机制是重要保证。政府及企业应当从制度的健全与机制的完善入手，积极构建科学监督机制，应当保证监督机制公正高效、系统完备，还应当保证监督有力，使以制度管理人、事得以真正实现。对与群众自身利益密切相关的事项，可利用政务公开等方式，使群众能够知情，并且使群众能够积极参与及评价。秘书工作人员应当严格执行相关法律规定及要求，积极践行群众路线，在实际工作中做到遵纪守法，不断增强自身法制观念，依法用权，依法办事，在工作过程中严格要求自己，使各项工作均能够依法开展。
三、结语
在当前社会发展过程中，为使秘书工作能够得到更好开展，秘书工作人员应当在工作过程中对法治思维进行有效运用，真正做到依法办事，使各项工作的开展均能够依法进行，从而使秘书工作整体效率得到有效提升。
【参考文献】
[1]赵建平.在依法治国新起点上加强秘书法治素养建设[J].秘书，2015（4）.
关键词：高校；教学秘书；思考
众所周知，教学管理对于高校的健康、稳定、和谐的发展与演进有着重要的意义。高校教学秘书在整个高校管理过程之中发挥着重要的作用，是整个学校管理队伍之中不可或缺的一环。高校教学秘书具有其特定的职业特征，属于沟通教学一线的教师（亦或本身就是授课教师）与高校管理各部门之间关系的重要环节，是协助学校、院系的领导对于整体学校进行有效管理的重要的服务型人员，对于高校教育教学新秩序的构建以及教育教学效果的最终实现功不可没。因此，作为高校的教学秘书，如果能够对高校教学秘书的职业特征有深入的了解与领悟，则将大大地促进其工作的效率和工作热情的激发。高校教学秘书的职业特征主要表现在以下几个方面。
一、作为教育教学基层管理者，高校教学秘书的工作具有烦琐、繁重等特征
高校教学秘书每天工作所遇到的事情，一般较为琐碎，是一个“一对多”的工作模式。所谓“一对多”的工作模式是指，高校教学秘书通常要解决大量的关于教育教学活动、各学科教师、学生等所提出的大部分问题。同时，作为高校教学秘书需要解决大量的关于教育教学活动、学校各部门之间的关系协调、教学安排、课程安排、各学科考试安排等等。而且，这些事件的处理一般时效性又较短。例如，大学生的四、六级报名，在较短的时间需要做正确的安排。因此，对于高校教学秘书而言具有烦琐、繁重等特征，要求高校教学秘书具有强大的心理素质，以及强烈的责任心。
二、高校教学秘书的职业特征还包括具有高强度的学习性
通常人们认为高校教学秘书的主要工作是对于上级的指示进行合理地处理，并且下放到基层教育教学部门，而忽略了高校教学秘书的高强度的学习性。教学秘书在教学主管部门、各学科教师、各年级学生之中，其协调、服务职能直接表现在整体教育教学管理的全过程之中，如果想真正地做好各项沟通与交流工作，则必须加强对于自己素质的提升。而对于自身素质的提升，最有效而直接的措施即是自我教育与自我学习。
三、高校教学秘书工作需要有科学的计划性与逻辑性
虽然从高校的各项教育教学活动来说，都需要具有科学的计划性与逻辑性。但是，高校教学秘书工作的计划性与逻辑性的要求更为强烈。高校教学秘书每天的工作之一即是对于国家政策、领导的指示进行深入的理解与分析。同时，根据教育学、心理学等科学理论的指导，在政策与规定框架允许的条件下，对于学校的教育教学活动的细节进行构建与加工，进而促进学校各项管理活动的有序进行。如果教学秘书不能够具有科学的计划性与逻辑性，对于国家与学校的政策等不能够很好地理解与安排，则教育教学活动就会深陷混乱之中。这无论是对于学校的教育教学管理工作，还是对于学校教育质量的提升方面而言都是十分有害的。
四、高校教学秘书工作具有监督与研究的特征
高校教学秘书作为基层教育教学活动的管理者，其一方面要参与到教育教学过程之中来，另一方面也要对于学校之中的教育教学活动进行合理的监督与研究。其监督与研究的范围主要包括各科教师对于学校教学计划的整体执行情况、对于学校教学质量的实际效果、对于具体的教育教学的评估等等。高校教学秘书工作具有监督与研究的特征对于保证高校教学秩序的顺利进行和教育教学质量的不断提高具有重要的意义。
参考文献：
［1］陆文君.高校教学秘书工作之我见［J］.无锡教育学院学报,2005（1）.
［2］易红君.浅谈高校教学秘书在教学管理中的作用［J］.安康师专学报，2006（6）.
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[关键词]高职院校 秘书 工作 职责
[中图分类号]G717.3 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）03-0190-01
普通高等教育在社会主义市场经济条件下逐渐趋向社会化和普遍化。高职院校之所以必须配备秘书，就是为了更好地开展教学工作。领导的助手是秘书，向领导提供信息、资料、文件等决策依据。由此可见，秘书工作是十分重要的。
一、秘书的主要职能
第一，要做一名具有协助管理的秘书。系主任的主要参谋助手就是系秘书，而系秘书就要协助系主任做好系里的工作，比如教学和管理。
而此文中所涉及的主要内容，就是系秘书要发挥其管理协调的职能，帮助系主任做好教学管理和组织工作。
我国高职院校办学体制灵活，学校中的各系对本系的教学管理、教学计划、学生纪律等方面拥有决定权。具体来讲，这些方面都属于系主任的管辖范围。系主任根据本系专业教学计划以及学校下达的教学指令，拟定出本系教学计划的实施方案，这些都需要秘书协助系主任来完成。秘书还需要抄发本系老师的任课表，方便老师调课事宜，并报教务处备案。另外，本系教师的教学日志、教案、听课记录等，教学秘书必须负责发放和收取，起到监督的作用。除此之外，还要发放学生名单、考试成绩单给各班辅导员。考试期间发放考试安排表，协助系主任维持考试纪律。
第二，学籍的管理和教学也是秘书重要的一项工作。
系秘书必须严格办理学生的休学、退学、复学、转学手续，做到有规定可依；要及时向教务处上报学生人数流动情况，还要做好离校工作和入学注册工作；每学期末要及时把本学期的开课程和学生成绩输入计算机，并向教务处备份；期末考试完成后，将补考人员汇总，备份后报教务处；补考结束后，登记补考成绩，完成后及时报教务处。另外，秘书要协助系主任做好课程的重修和组织工作，并将毕业班学生成绩及时上报，做好各类校外考试的报名工作和校内课程的选修工作，及时上报给教务处。
第三，系秘书还需要做好教学质量的管理工作。
高职院校的人才质量是其立于不败之地的重要环节，而人才质量关系到教学质量。协助系主任调研本系专业课的教学质量，是系秘书的责任。其内容主要包括：1.教学进度表的实施情况；2.期初期中期末教学检查及有关总结工作。
二、秘书的主要任务及研究成果
在高职院校中，既然秘书的位置如此重要，那么怎样才能做一名称职的高校系秘书呢？我觉得，主要有以下几个方面：
1.精通高职院校的特点，主要包括：办学、教学和管理。高职院校教学方法多样，办学机制灵活，我们要依据市场的实际需求来培养专门人才。要学习其他兄弟院校的有效办学经验和方法，充分利用高职院校的优势和资源，更好地为教育学生服务。作为一名系秘书，为了能使本系有更好的发展，都要了解这方面的信息，这是义务，也是责任。
2.明确系秘书的角色意识，充分认识系秘书在全系乃至全院中的地位。秘书对其扮演角色的认识正确与否，直接关系着其参谋助手作用能否很好地发挥。系秘书在工作中要努力为领导提供信息，保持“参与、进取”的角色意识，真正发挥其参谋助手作用，还要始终保持“忠实、服从”的意识。
3.要学习领导者的经验和智慧，学习群众的优秀品质，还要向一切社会生活学习。各系领导、教务处以及院级领导均是一些领域的专家教授，所以，作为秘书，要努力学习领导的先进经验和智慧，从而更好地为本系乃至全校服务。
4.系教学秘书要加强自身的修养。秘书作为一种职业，必须时刻学习专业理论，具备较高的业务理论修养，以便更好地工作。主要包括两方面：一是有关秘书学的基本原理和基础知识。包括秘书的职能、基本素养、职能环境、心理等几个方面；二是有关秘书实务知识和实际操作的方法和技巧。包括文书的处理、公文的撰写、会务工作、督查工作、办公自动化等内容。只有这样，秘书才能更好地胜任其本职工作。
三、结论
本人现处于秘书的岗位，在逐渐的工作学习过程中，我对秘书工作有了一些了解和感悟，我觉得要做一名称职的秘书，首先要了解工作特点和职责，并熟悉高校教学管理的特点，在接受领导交办的任务时，要搞清楚办什么事，何时完成，为把事情办好创造前提条件；在办事过程中也要趋利避弊，优化办事成果。我们只有在不断的学习、实践与创新过程中，才能取得更大的进步，才能适应新时代高校系秘书工作。
【参考文献】
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运时艺术、沟通艺术、处事艺术、统筹艺术、保密艺术、应变艺术。
关键词：秘书工作；特点；艺术性。
中图分类号：J0 文献标识码：A 文章编号：
秘书工作是一项具有悠久历史的职业，它要求从事这项工作的人员具备优良的综合素质，不但要做好上情下达的工作，还要做好下情上达的沟通；不但要联系左右，还要沟通各方；不但要能处理办公室的实务，还要能为领导出谋划；不但要懂得现代化的管理知识以把握全局，还要能了解各个部门的具体工作进程。秘书工作的特点在于辅、综合性、机密性、服务性，也可以总结出秘书工作的作用在于助手作用、参谋作用、协调作用、信息枢纽作用、公共关系作用。如何把这些特点作用等理论的东西结合到实际工作中去，那就要认识秘书工作的艺术性。
一、掌握时间的艺术
所谓掌握运用时间的艺术，就是在于巧妙运用时间这个资源。如果能合理运用时间，不但能工作的很轻松，而且还会在很大程度上提高工作效率。在实践工作中，我们可以经常看到有相当一部分秘书工作者一天到晚，忙里忙外，而且经常加班，最后疲惫不堪，而相对工作业绩来说却是很一般，还给领导和其他同时的工作带去不好的影响，究其原因，就是因为他们在工作中没有很好得的利用时间。表现之一在于工作责任心不强，对待工作拖拖拉拉，在正常的工作时间里内无法办证工作的正常完成，相比之下工作质量也不能保证.。表现二在于很多秘书人员工作没计划性，而且缺乏主动性，忙起来就忙得不可开交，闲暇的时候却又不知道做什么。不能很好得辅助领导工作，工作业绩也不明显，因此也不能得到领导的器重和赏识。掌握运用时间的艺术要包括两方面得要求。
1、合理使用时间
秘书工作处于被动地位，很多时候领导会交办一些临时事务，而秘书工作者又不能打乱原有的工作计划，但这不等于说领导决定了秘书的工作时间表。秘书工作时忙时闲，加班得时候比较多，这都是正常得，忙就不说了，主要是在闲得 时候我们该怎么样利用好，来缓解忙得时候得的工作压力，在规定得时间内完成该完成的任务，并乘着闲得时间做一些日常性得事物从而提高工作效率和工作业绩，即提高单位时间的利用价值。
2、善于抓住时机
古人说：“机不可失，时不再来”。比喻做任何事情要抓住机遇，错过了这个机会就不再等得来。时机就是时间得几率价值。抓住机遇也要看准形式，摸清底细，了解背景。把握好时机就会获得事半功倍得效果。作为一个秘书工作者，想要成功的做好每一件事情，不但要在平时打好扎实得基础，还要善于捕捉来之不易，转瞬即逝的机会。抓住这个机会也许是一个单位或一个人的转机，从中也能饱尝到成功的喜悦。如果机遇来了，当断不断，优柔寡断，很可能坐失良机，甚至失去前进的信心。时机有成熟与非成熟之分，处事就像摘果子一样，成熟的果子鲜嫩可口，不成熟的果子涩口难尝。在知识经济时代，时势在瞬息万变，机遇和风险并存，把握机遇就是抓住发展的机遇，注重发展的趋势变化。乘势也就是乘发展之势，秘书工作者要随时察觉身边的变化，知道什么在变，自己怎样去适应变化。成功的秘书通过把握机遇和冒险精神谋求事业的成功。因此，把握机遇就是把握发展趋势，就要察势而谋，顺势而变。乘势就是该出手时就出手，不该出手时不要盲目出手。过早出手，时机不到，未必成功；过晚出手，时机已过，未必有效。
二、沟通的艺术
沟通作为人际交往的方式之一，对于秘书工作者来说至关重要。对于秘书工作同样如此，秘书工作中许多工作难题的出现，在很大程度上是沟通出了问题。沟通顺畅，管理起来如鱼得水；沟通不畅，则矛盾重重。沟通的艺术涉及到许多方面的要求，其中效能最明显的是语言和情感。秘书的语言要简练明了，既要符合秘书人员的身份，又要达到一定艺术的境界。秘书的语言艺术必须够体现出强烈的亲和力和感染力，将严密的逻辑性和坚定的原则性蕴藏在温和的商洽性和询问性的口吻之中，做到坦诚而不轻率，委婉而不造作，使自己能够很快地被对方所接受，从而达到双方的深入交流。与此同时，情感的投入是打开交流之闸门所必需的。秘书人员与他人接触，与其靠以理服人，不如靠以情感人。当然，这不是说只需讲情，不必讲理，而是把理渗透在情感之中，让对方在情的感受中逐渐地接受理。况且，情感是一种催化剂，情感色彩越浓，双方交流的欲望就越强烈，沟通的目的也就更加容易实现。提高沟通的有效度，必须掌握一定的沟通艺术。具体而有效的方法有这么几种：①要知彼知己，事先了解沟通对象的背景 如年龄、喜好、有何民俗忌讳等。②及时解释，尽快澄清易引起误解的原因 如，约定时间迟到了，应立即解释迟到的原因，特别是首次见面尤为重要。
③坦诚有礼。谈话时，精神要集中，要看着对方，态度诚恳而积极，不要打断对方讲话，要用商量的口吻有针对性地表示自己的看法 如“这样做行吗？”等等。④要控制情绪。即使对方有些蛮不讲理，也不可大动干戈，气恼不止，而应冷静应付，必要时以不变应万变。⑤要善于应变。环境在变化，对方是运动多变的，自己应有应变的能力，及时调整对策，善于在变化中把握自己，同时知识面要广、反应要快，所需的论据和材料能信手掂来。⑥要巧用体语。恰当的手势、神态、表情能增强讲话的可信度和力度，如手掌的挥动、头部的轻度偏移、掌合胸前、微笑等。必要时应进行个别谈话。个别谈话使人更觉私人化，也能照顾对方的面子和感受，使对方易于接受。特别是批评对方时，此法有事半功倍之效。总之，要达到高效的沟通，还须在实践中不断提高自己，培养T型结构素质（即知识面广、专业知识深），思路要清晰，态度要诚恳，特别是应变能力要强，以便及时调整应对策略。
三、处事的艺术
任何工作都与“事”有关，秘书人员所涉及的事显然比其他部门的工作人员要多一些，杂一些。采取不同的处理方式和方法，其效果会有很大的差别。秘书人员要注意处事的艺术。所谓处事艺术，主要表现为两个方面：
1、手段独特
就是该办法是别人没有用过，甚至没有想到过的；有的办法则是在原有办法的基础上略加变通；而有的办法看似平淡无奇，但用来却是恰到好处，一切都显得那样淋漓尽致，游刃有余，这就是艺术性。
2、成效显著
也就是说，事情不仅办得快，而且办得干净利索，不留尾巴，经得起时间的考验。这就是人们常说的“事情办得漂亮”。处事通常是与处人联系在一起的，不能处理好人的关系，也难以处理好事；许多事情之所以办成，关键是做好了人的工作。另外秘书在工作中要分清事物得轻重缓急，那些事情该先处理，那些事情可以暂缓处理，怎么样处理，用什么样得方法去处理。总结秘书工作的实践，为什么同样办一件事，有的秘书人员虽然也能应付，但总觉得不是那么得心应手，有时还显得有些拖泥带水，原因就是他还没有迈进甚至靠近处事艺术的殿堂。
销售秘书工作要求(一)责任心
做任何事情首先要有一个积极向上的心态，对于自己的工作要有责任感、使命感。领导安排的工作对自己是一个考验同时完成工作也是自己的一种提升。
(二)观察力
观察力对于销售人员十分重要，同时销售助理也应具备良好的观察力，这样能更好的配合部门销售人员的工作。
(三)良好的人际关系
不管是在公司还是面对我们的客户，良好的人及关系是非常关键的，它能够提升工作效率。尤其是面对客户，良好的人际关系能提升客户对公司的信任度。只有在双方友好、信任的前提下才能更进一步的发展与合作。
(四)熟悉部门职责及工作日程
作为销售助理，首先是要了解本部门的职责、和各个项目的具体情况，及配合部门领导协调公司与客户间的问题与矛盾，日常要协助部门领导做好本部门的工作。
(五)熟悉业务流程及各部门之间配合
要熟练掌握业务流程，如新项目立项、协议的审批，合同盖章、数据对接、客户问题的处理等等。部门之间要交流通常，掌握市场运作，医疗资源部的拓展、产品的创新、服务的对接等等。
(六)熟悉部门产品
随着公司的发展，内部的服务产品也随之更新，要了解公司与公司的服务产品，这样能更好的配合部门领导做文案工作。
(七)熟悉公司客户
熟悉公司已签约的客户，尤其要了解本部门的客户，做好客户调查工作，掌握客户的基本信息，了解客户的实际需求，进行文案的整理以方便销售人员进行合作的推动。
(八)和部门内人员的配合
配合本门人员做好日常的工作，如会议安排、会议记录、各部门沟通等事项。
岗位职责
1.负责汇总以客户为单位的销售统计数据以便做为客户市场分析资料
2.负责汇总以营业担当为单位的销售数据统计，考核营业担当业绩，并根据统计整理的数据资料，进行分析发现问题，及时向总经理提交参考建议及方案
3.收集汇总各区域销售人员各类工作总结及计划，汇报给总经理
4.协助营业担当做好售后服务工作，及时采集信息并迅速妥善协调处理直至得出结论
5.每月25日之前收集各区域的订购计划，用2个工作日的时间汇总，并与库管和产品工程师共同确认编制出采购计划提交采购部审核(番禺销售总监招聘)
6.严格执行公司管理的工作流程，积极协调配合好与各部门的工作关系，遇到矛盾和难点时，不得拖延、推诿，要开动脑筋、千方百计的去解决。为公司创造一个良好、和谐的工作气氛
7.负责公司客户资料的管理、整理、建档和保管工作，并定期补充新的信息资料，做好分类管理;客户资料档案应提供目录交综合管理部备案，综合管理部有权查阅和监督并提供合理化建议
8.负责特定项目的工作记录和文件整理，客户接待以及部门指定的其他各项服务工作
9.应定期向总经理提供客户资信分析资料以及销售风险的预警报告
10.负责建立公司技术档案，按产品分类、收集、归纳，整理来自厂家、市场、展会等各方面的技术资料。并报综合管理部备案
2010年6月5日进入景森设计公司任前台秘书一职，不管这是一份什么样的工作，我都觉得自己需要做一下在这半年以来关于工作以及个人成长的一个总结。
这是一家年轻的建筑设计公司，公司规模也不大，堪称“小”，广州总部人稍多些。公司员工相比之前从事过的酒店小4-5倍，我在试用评价上毫不忌讳地说他的小。不论从专业设计水平上还是他的管理上都是相当不成熟的，但小公司的好处在人际关系尚不复杂，人虽年轻没什么经验却单纯。我很羡慕那些设计人员，他们不单能设计房子，更能画漂亮的图画。所以每每坐在前台觉得自己一无是处，更有一无是处的委屈。虽然管理仍待进一步规范，提高，但确能感觉到他在一天天地慢慢成熟，我也相信他会一天天地好起来，业务更加繁忙。
我不能说我最初融入工作时是带了些许的情绪的，好在我一向对工作都还算认真，情绪还不至于影响到工作，最简单的文职工作，打印，复印，传真，这些对我来说是再轻松不过的事情，这是我自工作以来做过的最最简单轻松的事，完全没有任何工作压力。但这种太安逸又迫使我必须得重新找出路。
老总是性情中人，年会中表现得更加淋漓，醉酒中除了高兴更多的是辛酸吧。副总更是个性情中人，一看就知道是做行政的，因为脾气。后勤中都是一帮好友，我突然觉得这些美好的友谊中，怎么总是有那么些不能说明的晦暗在里边，笑脸背后总隐藏着些不明的东西。但同事还是好的，整个公司一团和气，大家都和睦相处，小公司的优点就在如此。这是我唯一的收获，相处了一批完全另一行业的朋友，让我有了新的感受。但我又总是心中存了些许的疙瘩，让我不能坦然地去面对个别的同事，这是我迫切地需要做出自我调整的，我相信自己会做好。
年会的餐桌上，老总给我敲了一记警钟，他说没报我的名参加演讲比赛是他的失误，认为我应该多表现自己。这是我的历史问题，什么时候能彻底地根除，我想这是迫在眉睫要解决的事情。
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在现代职业中，总裁秘书一直是许多年轻小姐向往和追求的，个中滋味也是仁者见仁，智者见智。付小姐，香港某公司总裁秘书，在同事和与她打过交道的客人中口碑甚好，在工作中不断地学习，觉得更多地受到严谨思维的训练是一件对自己很有益的事情。做秘书是我的第一份工作。我是学金融专业的，不是研究生。之所以看起来比较稳重，大概是从工作中锻炼出来的。一年多前，刚到这里工作时，觉得千头万绪，不知从何下手，挺困难的。加上那时年轻，比较气盛，很多事情想得难免天真，现在则成熟进步了很多。
我觉得这个工作很锻炼人。直接在总裁身边工作，一下子接触到这么多人，这么多事，得到这么好的学习、锻炼机会，我感到我自己好幸运。做一个合格的总裁秘书，首先要做一个合格的公司职员。在自己的工作岗位上，从小事做起。小事做好了，才能够做一些比较大的事情。我深切地体会到总裁秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解总裁的工作意图，思维方式和工作方法，才能及时、准确、完整地将政策、措施传达给被传达人，比如部门老总、下属各营业部、基层职员，也就是很好地做到上情下达。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间、与各个老总之间沟通协调好，理解他们的工作意图、思想建议，将其向老总汇报，这可以说是下情上达吧。
做总裁秘书的再一个素质就是严谨、细致。因为秘书的工作都比较烦琐、必须沉下去做事情，才能做到滴水不漏。有时候，我就觉得每天事情多得不得了。就象胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖。当然在所有的素质中，最重要是善于学习。培养敏锐的观察能力，象沟通的能力、能够理解总裁意图，这些能力都是通过观察、学习得来的。
我就经常对自己说。每天要学一样的东西。每个人都可能成为我的老师，并不因为我是总裁秘书，就傻地认为有多了不起，因为毕竟我从事的这个工作是服务性质的，而且我的同事，领导们的经验，为人处事的作风等很多东西都值得我学习。也许有的同事业务跟我现在的工作没有直接的联系，也许他们当年走过弯路，但是我通过向他们学习、向他们请教，可以比较快地达到目的。比如这个人比较诚实，做事情比较本分，向他们学习让我可以避免浮躁。
秘书工作中棘手的事情确实很多，可以说突发事件有时都意想不到，包括业务方面的，待人接事方面的，老总的日常事务方面的。刚毕业的时候，遇到这种情况，脑袋一下就热炸了，不知道怎办样才好。现在我就知道，遇到突发事件，头脑一定要冷静。然后马上分析这种事情为什么这样发生，这样发生有什么后果，有没有办法来弥补，我们怎么样做能够使损失减少到最小。这就是经济学上所说的“利润最大化，损失最小化”吧！
比如昨天，我们老总去上海拜会一位客人，她已经到了机场了，突然发现包里的名片用完了。很多人会认为这是鸡毛蒜皮的一件事，但是对于我们来说，这是一件大事，因为大的集团公司领导而且总裁见面的时候，都有一个礼节性的程序，就是相互交换名片。这是表示对对方尊重，也表明自己身份的举动。她在机场打电话给我，说到了上海马上就要见客人。怎么办？大约有几秒钟，我也非常着急，不知所措。但很快我就冷静下来，将名片传真给上海营业部，告诉他们无论花什么代价，一定要保证老总到了之后就有名片。再有一种棘手的事情就是替老板挡驾。如果挡错了，肯定要挨骂，如果你不挡，更要挨骂。这就涉及到总裁秘书另外一种很重要的素质，就是在坚持原则的前提下，委婉地灵活应变的素质。
比如，有人没有提前约好，就直接找老总。你就要出去见人家，首先问清楚客人的身份，问清身份以后，问他的意图是什么。一般的客人都会详尽地告诉你，他来找老总有什么事情。
如果老总正在开会，你就要根据他所要谈的业务性质，是跟投资业务有关，还是跟研究业务有关，告诉他我们老总正在开会。与其在这里久等，还不如我介绍您见一下我们主管这方面业务的xx副总。当然也有客人情绪比较激动，架子比较大，直接要见老总。这时候，作为秘书，态度一定要好，不管客人做得多么不对，都不是他的错，你的态度还是要很热情，很亲切。工作中最频繁的就是接听电话，每天的电话多得我应接不暇，现在都有点电话衰弱了。大量的电话肯定不能接进去，因为作为秘书，你要保证她有时间来思考一些全局性、长远性的问题。让我挡下的电话至少有三分之二，这倒不是我这个人故意刁难谁，而是这样对老总有好处，对公司有好处。真希望客人能理解我，我相信他们也希望我们公司有良好的发展。
做秘书的工作，很难象业务部的那样，拉一两个主承销，年交易额有多少多少，做出一种很轰轰烈烈的事情。做秘书的可以说无过就是功。你难将各方面的工作做到滴水不漏，让上上下下的工作顺利地进行，就是很大的功劳。即使在最低谷的时候，也能够自嘲，笑得出来，快乐得起来。常伴在老总身边难免不加班，我觉得老板加班的时候，我也加班是我作为秘书应该做的事情。她中午一般不休息，在办公室批文件。刚来的时候，我有时饿得想哭，因为那种饥饿的感觉，对一个身体非常健康的人来说真地很难受。好在我们老板是一位女性，女性的优点就在于她除了个人的魅力和威望之外，她有女性比较细腻的特点，对下属特别体贴。她经常下了班还在这里加班，但是告诉我可以先走了，让人感觉特别好。
近期三年内，我的目标还是在本职工作上做好，精益求精。我认为我的个人前途与公司的发展是紧密联系在一起的，公司能够发展得好，我自己也才能发展得好，我知道我的学历不算高，所以我还自费读在职研究生。我希望能够朝参谋性，助手性的高级秘书发展。不是说级别，而是说层次。最终我会转向业务部门，我认为我目前从事的工作是为我以后打下很好的基础。我见过很多老总，他们从前都是从秘书做起的。
一、个人简历及工作职责完成情况
2000年10月份，我被分配到突泉县杜尔基镇政府工作，先后从事行政秘书、党办秘书等工作。2009年6月份，我通过相关考试被选调到突泉县政府办公室从事秘书工作。同年，通过笔试和组织考核，成为副科级后备干部。2010年，通过自治区公务员相关考试考核，于2011年4月份进入乌兰浩特市统计局工作。按照市统计局领导班子会议研究安排，我负责政务信息、创先争优信息报送、党建、档案管理、电子政务、车辆驾驶等工作。一年来，在局领导班子的关心下，在单位同事的支持下，围绕全局工作重点，努力增强统计业务素质和能力，着力提升优质服务水平，真抓实干、全力攻坚，较好完成了局领导班子制定的个人年度工作任务和指标。
二、采取主要措施及取得成效
（一）端正学习态度，作好业务培训。作为统计战线上的一名新兵，我积极端正学习态度，本着不耻下问的学习精神，以业务学习培训为抓手，以提高业务上手能力为目标，积极参加盟、市两级统计业务培训，强化自学，努力充实提高自己，做到了快速融入，迅速进入工作角色。一是积极向领导和老同志学习，充实见闻，开阔视野，增强本领，努力汲取统计专业知识，认真学习统计方法，进一步提高解决复杂问题的能力。二是主动向书本、网络学习，每天及时浏览自治区、兴安盟统计系统网站，努力学习统计专业术语和重要知识点。利用统计业务培训的契机，及时更新知识结构，进一步提高工作上心上手能力。全程参加8月份盟党校开办的公务员初任职培训课，学习做到满勤8个学时。通过学习，进一步深化了对公务员职能职责的认识，坚定了努力做好一名统计公务员的信念。三是认真参加业务培训，重点学习统计法律法规方面的知识。全年共参加盟统计局举办的业务培训2次，参加本单位组织的业务培训24次。在学习培训过程上，认真做好学习笔记，并撰写学习心得体会24篇，进一步巩固了学习成果。
（二）主动融入集体，强化协调配合。积极融入集体，参加统计各项活动。一是利用报表、开会、培训等契机，积极与单位领导、同事联络，尽快融入到集体当中，得到同事认可。在工作中，注意协调配合，不争功诿过。立足人秘股工作职能，先后出色的完成了人口普查、牧业普查等各项统计调查工作的接待任务。协助作好劳动力和人口变动抽样调查、农作物产量调查等督查工作，做到了主动联系、提前安排，为同事顺利开展工作创造良好氛围。二是协助做好党风廉政建设工作。协助负责同志做好软件归档工作，完善了相关工作制度，并于11月底完成了资料上报工作。认真开展批评和自我批评，增强了党性观念。开展了党费收缴工作，共收取19名党员1236元党费，按时全额上交到市委组织部机关党委。积极参加单位组织的“博爱一日捐”等爱心活动，为弱势群体贡献自己的一份力量。三是做好档案工作。全力配合负责同志开展档案归档工作，出色完成了档案移交工作。同时，做好单位公章管理工作，创新管理方法，实行公章使用登记制度，详细记录公章使用明细，确保公章使用的高效和安全性。全年为各类企业申请名牌产品提供公章服务10余次。四是做好车辆驾驶工作。无违反交通法律法规现象，做到了安全驾驶。在工作中不私用借用车辆，为单位节约了燃油开支。在车辆维修中，做到了货比三家，切实用好每一笔经费。积极为领导、同事服务，遇有特殊任务，能够做到无怨无悔，主动加班加点，努力完成领导和同事交办的各项任务。
（三）发挥专业特长，提升服务水平。材料服务是人秘股的核心服务，在做好其他常规工作的同时，我积极发挥原来人事过秘书的特长，努力学习统计专业知识，找准材料撰写与统计专业的契合点，全力攻坚，高质量高标准地完成了各项材料的撰写工作。一是狠抓办文的规范化和程序化管理。严把公文发放、审核关，努力提高公文质量，保证了公文制作、收发、送批的高效、快捷。全年共撰写单位公文28份，收发各级文件118份，做到了传递及时，落实迅速，确保了政令畅通。二是抓好重点材料的写作，先后起草了半年工作总结、全年工作总结等重要材料，撰写汇报材料、会议讲话等12件。三是做好信息上报工作。积极捕捉工作亮点，准确总结各项工作。全年共上报政务信息79条，被商务时报、兴安日报、乌兰浩特时讯及市政府网站采用57篇。四是做好政务协同办公系统维护工作。确保了协同办公系统全天登录在线，收发文件做到不漏不重，公文收发及时。一年来，在本职岗位上较好地完成了各项工作任务，但与组织要求和领导期望还有一定差距。业务学习有待进一步深化拓展，理论学习计划性、系统性有待加强，工作精细化程度还有待提高等等，还有许多不足。今后，我将以更高标准严格要求自己，扬长避短，为全局工作顺利推进贡献自己更大的力量。
关键词: 高校; 教学秘书; 教学管理
高校教学秘书是指在高等院校中协助院(部) 领导具体处理本院(部) 中各类教学事务的管理服务人员。由于教学科研型院校和教学型院校是我国高校的主体,这类院校的核心工作或者核心工作之一就是教学工作,从而决定了教学管理在这类高校中的重要地位。教学管理有力地支撑和保证着课内外教学的有序进行,成为高校管理工作的中心内容,在贯彻国家教育方针、稳定教学秩序、提高教学效率、保证教学质量、培养全面发展的合格人才等方面起着重要的作用。教学秘书是教务管理工作中不可缺少的角色,是教学管理的中坚力量[1 ] 。其素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏,将直接影响教学管理工作水平和人才培养质量。因此,教学秘书必须从新时期教学工作的特点出发,不断提高自身综合素质和业务能力,积极创新,发挥助手参谋、组织协调、服务保障等作用,以适应高等教育事业发展的需要。
一、高校教学秘书在教学管理中的作用
教学秘书工作活动范围宽广,涉及事务繁杂琐碎,在工作过程中必须认真仔细,稍有疏漏就可能酿成教学事故,严重影响教学秩序,造成不良后果。因此,教学秘书工作举足轻重,必须加以重视。
(一) 助手参谋作用
教学秘书是教学院长的得力助手。教学院长的教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等很多具体事务,都要由教学秘书来协助完成[2 ] 。同时,教学秘书还应该是教学院长的重要参谋,在教学管理工作中,不仅要及时收集、整理各类信息,还应该积极调查并发现新情况、解决新问题,研究新方案、采取新措施,主动为上级领导提供可靠的第一手资料,在必要的情况下提出合理化建议,为领导的决策创造条件[3 ] 。
(二) 组织协调作用
在教务管理工作中,教学秘书负责组织、落实各项教学工作,教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的,而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生毕业资格审查、毕业证书和学位证书管理、核算教师工作量及教学津贴等等,都要由教学秘书组织完成。同时,教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁,具有上传下达、协调左右、沟通信息、改善关系、互通情况、合理统筹的作用,其协调职能发挥得好坏将对院(部) 的教学活动产生直接影响。
(三) 服务保障作用
管理就是服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理,是对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成[4 ] 。教学秘书扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色,应该加强与教师、学生的沟通,主动为广大师生着想,及时反馈教学信息,切实做好本职工作,真正把服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的顺利进行保驾护航,成为教学秘书工作的重要内容。
二、高校教学秘书工作存在的问题
(一) 对教学秘书工作重视不够,造成教学秘书队伍的不稳定
长期以来,人们往往对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价,轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用,认识不到优质的管理能出质量、出效益。有些人甚至认为教务管理是一些简单的事务性工作,教学秘书是从事这些事务性工作的“勤杂工”,他们的劳动只是简单的、机械的劳动。因此,在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训等方面,重视程度远远不够;在干部聘任、职称评定、利益分配、评奖评优等方面都受到相对不公正的待遇;加之教学秘书平时工作任务重、责任大、难度高,付出的劳动却得不到尊重和理解,取得的成绩得不到公正的评价和认可,从而造成教学秘书工作积极性不高,思想压力大,精神负担重,心里不平衡,很多人不安心教学秘书工作岗位,离岗、转岗人员相对较多, 教学秘书队伍呈现不稳定状态[5 ] 。
(二) 教学秘书综合素质较低,难以适应新时期高校发展的需要
一方面,教学秘书学历层次普遍较低,所学专业适合教学秘书工作的不多。当前,从事教学秘书工作的多为本科毕业生,即使有高学历的,其专业为教育学、教育管理学的也极少,秘书专业毕业的也为数不多,大多为本学校、本院系毕业,其知识结构很难适应教学管理的需要。
另一方面,教学秘书的业务素质和业务能力也普遍较低。长期以来,许多高校对教学秘书人员重使用、轻培养,送出去培训学习、交流进修的机会很少,而且很不系统、不正规,导致其知识更新严重不足,现代信息意识薄弱。面对知识经济时代的突飞猛进和高等教育的迅速发展,教学秘书得不到现代高等教育管理方面的系统培训,观念不能及时更新,更接触不到新的教育管理理念,大大制约了教学管理能力的提高,以至适应不了新时期高校发展的需要。
(三) 教学秘书工作缺乏活力,开拓创新意识匮乏,科研工作薄弱
教学秘书是高校教学工作一线的组织者和管理者,工作千头万绪,看似平常,其实非常繁重而细致,在学校教学管理中处于纽带桥梁位置,上听命于学校教务处和学院领导,下服务于广大师生,所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中,工作缺乏活力,多靠经验办事,习惯于按领导指示、文件精神处理问题,主动参与和科学预见性差。不能很好地利用在工作中取得的第一手教学管理改革资料,认真总结经验、摸索规律,进行教学管理理论研究并形成科研成果,为深化教学管理改革献计献策[6 ] 。缺乏开拓意识和创新精神,致使教务管理工作很难提高档次。 [ Www.LunWenData.Com]
三、关于做好教学秘书工作的几点思考和建议
(一) 加强思想道德教育,提高教学秘书的服务意识
良好的政治思想素质和职业道德是做好教务工作的基本保障。新时期高校教学秘书应当具有高度的政治觉悟和高尚的道德情操,面对繁杂的事务性工作,还必须有高度的责任感和强烈的事业心。在教务管理工作中,要认真贯彻落实党的教育方针和相关政策,爱岗敬业,无私奉献,甘于淡泊,勤勤恳恳,任劳任怨,全心全意为党的教育事业服务。因此,高校应加强对教学秘书人员的思想道德教育,使其认清自己所从事工作的重要性,明确教学秘书工作的服务宗旨,真正担负起组织育人、管理育人、服务育人的重担,出色地完成自己的本职工作。
(二) 引进竞争机制,合理选聘人才,改善教学秘书队伍的专业知识结构
学校人事管理部门应重视教学秘书的选拔和培养。引进竞争机制,合理调整现有人员,大胆聘用新人,鼓励管理经验丰富、业务能力强、管理水平高、敢于开拓创新而又爱岗敬业的优秀青年人才和高学历的青年教师投身到教学秘书队伍中来,改善教学秘书队伍的专业知识结构,切实把教学秘书队伍建设纳入学校整体规划之中。
(三) 重视教学秘书队伍整体素质的提高,加强教学秘书人员的继续教育
在教学秘书人员培训和知识更新方面,学校要加大投入,并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划,多渠道、多形式加强教学秘书人员的培养。如:定期或不定期地组织他们学习高等教育学、教育心理学、教育管理学、高等教育行政管理学、高等教育法规、社会学、人际关系学、秘书学等专业学科知识,提高其专业素质和理论水平;经常组织教学秘书参加校内外教务管理研讨会和经验交流会,学习先进的管理经验和科学的管理思想,改进管理方法,提高管理水平;定期不定期组织岗位培训,尤其是对计算机的运用和操作技能以及对教务管理系统软件的培训学习,提高工作效率[7 ] 。除此之外,还应鼓励教学秘书利用业余时间自学一些与自己的专业工作相关的学科知识,多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。
(四) 通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧,激发其工作积极性和主动性
教学管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持,学校各级领导要主动关心教学秘书人员的工作、学习和生活,无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定方面,还是在开展教学管理、科学研究等问题上,都要建立相应的激励机制,通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时,在教学管理活动中,要充分肯定教学秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的教学秘书人员,学校要在适当的时候,给予一定的物质奖励和精神激励,激发教学秘书的工作热情,充分调动其工作积极性和主动性,促使其开拓进取,大胆创新,为高等教育事业的改革和发展,奉献自己的聪明才智。
参考文献:
[ 1 ] 陈文贵,杨玉林. 教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J ] . 天津职业技术师范学院学报,2002(4) :41 - 44.
[ 2 ] 谭哲丽. 高校教务员工作的实践与思考[J ] . 广东工业大学学报(社会科学版) ,2005 (9) :294 - 295.
[ 3 ] 林 征. 论高校院(系) 教学秘书工作的定位及功能[J ] . 福建商业高等专科学校学报,2006 (3) :114 - 116.
[ 4 ] 王诚怡. 关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考[J ] . 黑龙江高教研究,2004 (3) :95 - 96.
[ 5 ] 姚美红. 高校教务管理人员心理不适的原因及解决对策[J ] . 教育探索,2006 (1) :103 - 104.
【关键词】高校综合秘书 工作效率 工作职责
一、转变工作观念，明晰综合秘书的工作职责
当前很多人对秘书工作依旧持有偏见，觉得就是从事接电话、写文件等机械性的工作，只有无法胜任高校教W工作的人才会做综合秘书的工作，因此很多人在综合秘书的岗位上常常抱有消极工作态度，从而使得工作效率很难得到有效提升，因此，要想提升高校综合秘书工作就应当首先转变观念，认识到综合秘书在整个高校教育教学过程中的重要性，意识到高校秘书工作虽然很繁琐很辛苦，但是却很光荣，要真正意识到自身的责任和价值，从而才能够全身心投入到工作中来。
其次，高校综合秘书还应当明晰自身的职责，对于综合秘书来说，其职责主要有以下几点：第一，高校文书工作，也是最为基础性和前提性的工作，比如草拟、校核以及呈送相关文件等；第二，人事工作，即对高校所有教师进行考勤，并对相关奖惩以及职称评聘等工作负责；第三，会议工作，即包括会前准备、会中调度和会后文件整理等工作；第四，档案管理工作，对院系档案进行及时的收集、整理并进行妥善保管；第五，日常事务性工作，协助领导完成其他方面的工作并做好日常的办公室维护等。只有明晰了综合秘书的职责才能够使得工作更加有针对性，工作效率才会得到进一步的提升。
二、不断学习，加强自身修养
首先，高校综合秘书死异乡具有政策性的工作，为了更好地贯彻党的方针政策，所有的高校综合秘书都应当有较高的理论修养以及政治敏感性，要对社会主义基本理论有所熟悉，从而使得秘书工作的系统性、原则性、创造性以及预见性得到加强。
其次，当前我国高校很多综合秘书都不是专业出身，为了提升自身的综合素质加强自身的修养，应当在工作之余努力学习经济学、法学、管理学、档案学、计算机等相关知识，不断拓展自身知识面，使得自己掌握的知识越来越多，只有这样在工作的过程中才会掌握主动权，在工作中表现的游刃有余，提升自身的工作效率。
再次，要多向其他优秀教师和领导学习。当前高校的领导和教师都是某一个行业或者是领域中的专家学者，有这丰富的实践经验，综合秘书和领导之间接触的比较多，有诸多学习的机会，这就要求高校综合秘书在工作的过程中要多向他人学习，从而在学习的过程中不断进步，在实践的过程中使得自身修养得到不断提升。
三、完善工作方法，学会统筹安排
高校综合秘书每天面对的工作量之大超乎想象，面对这些工作，行政秘书应当学会分清主次、看得出轻重缓解，决不能眉毛胡子一把抓，在日常的工作过程中注重对经验进行积累；对领导资源进行灵活的组织和使用，对高校的物力、人力以及信息等资源进行科学的配置；积极主动地制定相关的工作计划和目标，将所有事情依照轻重缓急进行划分。比如，如果是要到高校行政楼办事情，就可以将所有需到行政楼各部门处理的事情都携带上，这样不仅使得秘书工作时间得到节约，工作效率得到提升，还避免因为疏漏出现工作上的差错。
另外，还应当进一步加强和教学秘书之间的沟通与联系，高校综合秘书要积极协助行政秘书相关工作，对其工作要积极配合，只有这样才能够从全局出发做好高校教育教学的服务工作。
四、注重协调沟通，积极构建良好的人际关系
由于高校综合秘书自身处于承上启下的环节，起到突出的沟通和交流作用，因此人际关系相对比较复杂，这就要求高校综合秘书在工作的过程中应当积极处理好自身与其他职能部门之间的关系，要做好与其他部门领导的协调与沟通工作。
协调和院系领导之间的关系。因为院系领导层主要是由系主任、系副主任以及总支书构成，因为自身立场存在一定的差异，对问题的看法和态度也就会有所不同，这就需要高校综合秘书在其中发挥剂的作用，要不搞小圈子，从团结的角度来进行协调和沟通，从而为高校教育教学营造一个良好的氛围。
加强与高校各职能部门之间的协调。高校综合秘书要做好和学校教务处、人事处以及财务处等职能部门之间的沟通与协调，在坚持原则性的同时也要做到灵活处理，要将各部门实际遇到的问题及时向领导反馈，真正起到上传下达的作用。
协调与兄弟院系之间的关系。随着当前高校规模的不断扩大，高校中各院系之间的联系也越来越密切，一些项目和课题的申报往往需要多个院系联合才能完成，这就需要高校综合秘书要做好协调沟通工作，在各院系之前搭建纽带和桥梁，为高校教育教学营造团结友好的氛围。
五、突出人文关怀，营造良好的外部环境
高校应当积极营造良好氛围，加强综合秘书的认同感，通过创新多元化的激励机制，来积极调动综合秘书的工作主动性与积极性，使得综合秘书在工作过程中有更多的认清，能够更好地投入到工作之中，为高校教育教学进行服务。这就要求高校应当加强对综合秘书的人文关怀，要为综合秘书积极创造竞争的平台和晋升的机会，要真正做到任人唯贤，要加强对综合秘书的培训工作，通过培训深造使得高校综合秘书工作积极行得到提升的同时，自身的业务素质以及职业技能也到提升，使得自身的工作潜力得到最大限度的挖掘，从而使得工作效率得到进一步提高。
六、结束语
综上所述，高校综合秘书是整个高校教育教学过程中十分重要、必不可少的重要组成部分，是院系领导的参谋与助手，是教师与领导进行沟通的桥梁，是院系管理的重要力量，对高校各项事务的有效运转起到至关重要的作用，正因为如此，应当从多方入手提升高校综合秘书工作效率，不仅要转变观念、明晰责任，同时还要不断充电学习，提升自身的修养，此外高校还应当积极为综合秘书的发展提供培训平台与机会，使得综合秘书工作方法能够得到不断创新，工作效率得到逐步提升。
参考文献：
[1]苏芝兰. 提高高校院系行政秘书工作效率的对策[J]. 中国信息科技， 2011，（1）.
