时间：2023-06-02 09:19:58
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇财务档案管理规范，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
企业档案资料越来越要求记录的标准化。所谓档案要标准化，是指档案所使用的名词术语、著录、代码代号、标引语言乃至于档案的整理、统计、鉴定、格式等方面的标准化。这些标准化的要求，可以对档案进行分门别类，有利于甄别管理档案，也有利于档案的长期性保存。目前，许多企业已开始朝着标准化迈进，有的企业还为此专门组织定期的员工培训和学习。从企业档案管理的现行机制来看，大多企业已经在努力做到规范化、标准化，已不再受传统模式的桎梏。但是，时展的脚步从未停止，相对于经济形式而言，档案管理规范化的发展还是缓慢的，而且，企业对档案管理的认识还不够、对本企业基层的档案缺乏管理、还缺乏具有专业知识的档案事务人员。档案管理规范化不仅仅需要管理设备、技术手段的规范、先进，还需要管理者的高素质、高认识、高水平。时代在发展，企业在进步，企业的工作人员也必须与时俱进，具备适应时代和企业发展的能力水平、个人素养。如今，企业档案管理的门类不再单一，甚至还越来越多，越来越复杂，加上档案管理已经借助于信息化手段统筹管理，这些都要求档案管理者必须具备档案管理的专业知识，并能熟练应用档案管理系统。所以，企业要为此付出的努力还应是持续的。不能只是走走形式，做做样子，只有真正将行动落到实处，才能收到真正的效益。
二、档案管理规范化对现代企业管理的重要性
1.档案管理规范化对企业人员管理的重要性
说到档案管理，企业的人事档案首当其冲，它是其重要组成部分。人事档案可以集中反映企业人员的详细信息，包括员工的自然情况、学习、工作经历、奖惩情况、历史背景等。企业用人必须要依据人事档案提供的基本信息来衡量人才所适应的工作岗位。人才是企业良性发展的基石，而档案管理是发掘人才、开发人才的基石。没有一套规范的档案管理系统将会极大的限制企业发展，降低市场竞争力，也会流失已有的人才，给企业带来无法弥补的损失。千金买骨可能会引来人才但是不一定会留住人才。有着规范的、优异的、有发展的档案管理模式的企业才是一个有吸引力的企业。
2.档案管理规范化对企业财政管理的重要性
规范化的档案管理可以集中整合企业财务状况轨迹，为企业高层管理者提供企业业务分析的依据，从而有利于科学规划企业未来发展方向，为企业可持续发展贡献力量。另外，规范化的财政管理下，企业每一笔财务账目都分门别类、清楚明确，可以减少财务纠纷，挺高工作效率，有利于企业的制度化管理，同时又对外树立了企业良好的形象。
从企业业务发展角度看，规范化的档案管理有利于企业管理层更加及时、全面的掌握和分析企业的生产、经营状况，以便抓住时机调整生产、经营策略，做出科学的判断。企业档案虽然记录的是企业过去的运营资料，但却是企业未来发展的依据。它在很大程度上决定着企业业务的拓展、对持续提高企业的管理效率具有深远影响。所以，为了企业自身的长足发展，使它在市场竞争中更加具有不败的竞争实力，必须做好档案的规范化管理。
三、结语
电子环境下，计算机是财务档案的重要工具，必须利用专业的软件和系统来保证管理的质量。电算化环境下财务档案需要重视的问题，主要有以下几个方面：
1.针对外部的管理问题。首先，在管理中因为计算机的网络化，应提高其传输与操作安全性，一方面应提高口令的安全性，不仅仅要设置开机密码也应对某些访问权限进行口令和安全密码的设置，以保证电子财务档案被访问时的安全。同时应建立多级权限制度，即在档案读、写权上设置多级权限，不同的工作人员对档案的访问与读写都有其特定的权限，不能越权对档案进行访问与改写等。还应建立电子表格对归档档案进行统计，进行系统化管理，方便外部对数据库访问并查询相关信息。其次，对电算化系统的安全性进行强化。网络的安全是保证数据传输的重要基础，电算化中财务档案已经与网络相结合，所以必须提高其数据的安全性。另外，还需借助计算机安全技术，如防火墙，隔离电子计算机系统与外部访问区，使电子档案系统相对独立。限制外部非法访问对电子档案的干扰。也需要对数据进行加密或者限制访问权限，对网络安全进行强化，以防止意外数据故障、恶意破坏对数据的影响，导致数据丢失或者错误。最后，是对病毒的控制措施。在计算机系统中病毒是影响计算机安全的重要形式。所以在电算化环境中为了保证计算机系统的安全与数据安全必须及时对杀毒软件病毒库进行升级，才能更好地进行全面防护。
2.内部管理的问题。第一，应强化归档制度。管理人员应充分地学习电算化的管理知识，使之明确管理特征。强化计算机会计档案的保管作用。对各种文件的归档应健全制度，明确各种档案与数据的归档要求，以及标准文件，让各种数据与文件归档都按照规范与标准执行，从而保证档案管理的规范性。同时相关部门也应配合档案管理的制度，设置管理规范，并严格对制度与规范的执行情况进行检查， 一旦出现问题应进行必要的责任追究。还要对管理规范在执行过程中出现的问题进行分析，动态化地对制度进行调适。第二，强化对数据备份的管理。在电算化环境下，数据往往是实时化出现的并被保存的，而因为计算机特性，如果出现故障则会导致数据丢失，所以在财务档案管理中应进行实时化的备份处理，在账务管理与报表系统中都应明确实时化备份的要求，即根据财务数据的不同性质进行备份，而整体数据的备份不应少于每年12次。经过备份的数据应存放在固定的硬盘中，并进行封存，并妥善保管，保证其不会受到外部环境的影响而出现物理性损坏。第三，档案的保存要求。财务电子档案在保存中应选择质量较高且稳定的存储介质，因为介质的质量会直接影响数据保存的质量，也会影响数据的调用与再处理，所以只有质量稳定的介质才能保证档案质量。管理人员也应对存放时间较长的“档案”进行定期的维护，及定期复制以保证档案的安全与完整。第四，在工作中也要对纸质档案进行妥善保存。在电算化环境下，所有的数据也是从纸质文件和凭证中获得的，所以每天要登记与打印的不仅仅是现金记账文件，也包括银行存款日记账，做到日清月结。如果因为打印或者条件限制，所形成的现金与银行账目可以利用活页定制为账册进行保存。而对于一般的账目应做到清楚分类并进行档案化管理，并按照月、季、年进行分类与汇总，并对其电子档案进行标记。第五，应培养和设置专门的档案管理人员和职位。前面分析电子化档案管理不仅仅需要人员具备财务知识也需要其具备一定的计算机知识，应注意的是不能由出纳人员兼职。其岗位的责任有，按照制度与规范向会计电算化系统的各个岗位人员催收相关的电子数据与报表。进行归类与存档，并填写存档的记录表格；负责保存计算机档案与系统档案等，实现对电子数据的系统化管理，方便查询与处理；保证财务档案的安全性。不能擅自对数据进行导出与写入。系统管理制定明确的权限。限制管理人员的权限，保证直接管理人员对档案的安全性负责，不会因为自身的权限而导致内部出现舞弊问题。所有的档案读写过程都应进行备案，进行登记与记录，保证文件改动是在权限范围内。同时，在财务档案管理工作中，档案人员要提高专业素养，不断提升自身的档案管理水平。
（作者单位：云南省德宏州人民医院）
关键词：农村财务；规范化；思路对策
农村财务管理不仅是一项经济工作，同时也是一项严肃的政治工作，是农村基层组织、思想、政权建设的需要。因此必须加强组织领导，认真搞好村级财务管理工作。中央和省一再要求要认真搞好村级财务的管理，并作为建设社会主义新农村工作的一项大事来抓。之所以如此重视农村村级财务管理工作，是因为农村财务管理是一项政策性很强的工作。由于目前村级财务管理中还存在着不规范的问题，影响了农村工作的正常运转，使得村党支部缺乏号召力和凝聚力，各种公益事业难以兴办，所以完善和规范农村财务管理制度在当前已是刻不容缓。
随着农村经济的发展，农村财务管理已显得相对滞后，农村集体财务管理混乱，迫切需要进行规范。如何切实解决当前农村村级财务管理中存在的问题，笔者认为，必须从以下几方面入手。
一、提高农村会计人员的业务素质，加强会计法规制度的培训，为农村财务管理规范化做好人力资源准备
农村财务管理既是一项政策性很强的工作，又是一项业务性极强的工作。因此，稳定财会人员队伍，提高财会人员素质至关重要。财会人员被确定之后，一般不要随意变动，以稳定财会人员队伍。这里关键是要严格财会人员的任免程序，必须实行持证上岗制度，并建立岗位责任制，财会人员要明确自己的权利和义务。为提高财会人员的素质，要切实加强业务培训，定期或不定期地进行业务考核，稳定队伍，提高素质，为农村财务管理规范化做好人力资源准备。
多年来财会人员队伍不稳定问题一直困绕着农村财务管理工作，要改变这种现状，有必要建立一支高素质的，稳定的会计队伍。因此，一是应健全财会人员任免制度。凡经群众推荐，村委会上报，乡镇考核合格，应由乡镇会计管理站审批并统一颁发聘书；二是建立财务人员人事管理制度。对村级财会人员的配备、考核、聘任以及劳动报酬、岗位责任制等均做出明确规定，不经乡主管部门批准，不得任意调换和聘任财会人员；三是对乡村财会人员进行全面清查，建立会计人员档案管理网络，以便储备和统一调配整个乡镇的会计人员。
财会人员是村乡里的“内当家”，一定要有全局观念和法制观念，要有较高政治觉悟、专业知识和专业技能，努力提高业务素质。为此，各级领导应重视对村级财会人员的培养，定期进行业务培训，争取尽快地把国家改革的有关政策和新的财税制度，贯彻落实到乡村一级；同时乡村也要建立会计人员持证上岗制度，即要求会计人员必须按照其资格证的级次，持证应聘相应岗位之职，保持财会队伍稳定。为农村财务管理规范化做好人力资源准备。
二、加强农村财务管理规范化必须要坚持“五个统一”，有效化解农村财务管理的矛盾
加强财务规范化管理，必须要坚持“五个统一”即：统一思想，规范监督程序；统一帐、表、册、据，规范会计操作程序；统一审批手续，规范支出管理；统一业务培训，规范交接手续；统一档案专柜，规范财务资料。只有这样才有利于农村的财务行为进一步规范，从而可以给群众一个明白，还干部一个清白，农民也不必为财务问题而上访，干部也不必因财务管理而费心，干群关系将更加密切，为农村和谐社会的建设创造有利的条件。为此，各级乡镇领导都必须提高对村级财务重要性的认识，加强领导、强化管理，使之逐步纳入规范化，法制化的轨道。农村财务规范化就是要求村级的各项收入、财政对农村的转移支付和部门对农村拨付的资金，都要规范缴付手续，统一管理，有效监督。这样可使村级收入管理得到加强，有效遏制乱收费、乱摊派行为，进一步减轻农民负担。村级各项支出均在村财乡管部门的全程监督下使用，资金使用进一步规范和透明，不仅避免了资金使用的盲目性，还可有效地杜绝挤占、挪用等违纪现象的发生。
三、健全农村财务管理化的各项管理制度，做好农村财务管理规范化的制度保证
建立健全规章制度，使村级财务管理有章可循，是搞好财务管理规范化的重要保证。为使农村村级财务管理有章可循，必须严格执行国家农业部、财政部新颁布的《村合作经济组织会计制度》和《村合作经济财务制度》这两个新制度。新《制度》针对目前村级财务混乱的种种现状，对现金管理、固定资产管理、费用开支管理、票据管理、农民负担款项和共同生产费管理、义务工和积累工管理、财会人员及财会账目管理、财务审计与民主理财等方面都作了具体规定。对完善村集体经济组织财务会计工作，推进村级财务管理经常化、规范化、制度化将起到十分重要的作用。
关键词：新时期 高校 财务档案 信息化 建设
高等院校的财务档案信息化是通过先进的技术，对本校的财务资料进行搜寻，回档，共享，分递和保存。上述步骤构成了高校财务档案信息化建设的相关程序。和九十年代相比，我国高校的财务档案在信息化建设取得了明显的进步，但还是有一些影响其信息化进程的因素存在。要想令高校财务档案信息化取得长足发展，就要解决在实际工作中出现的问题。
一、当前我国高等院校财务档案信息化建设中出现的问题
（一）相关领导没有将该项工作加以充分的重视
由于受传统观念的影响，我国多数高校的相关领导没有将本校财务档案信息化的相关建设工作进行必要的重视。这种现象的出现直接影响了高校财务档案信息化建设的进程。领导们忽略了该项工作的重要性， 对高校自身的财务资金，人才管理，设备管理都有非常大的影响。从另一个角度来讲，正是由于上述原因，对该项工作相关发展的造成了非常大的影响。
（二）我国高校财务档案信息化建设的相关标准亟待完善
虽说高校财务档案信息化建设的相关提议在早年就被提出，一些主管部门也为该项工作制定了一些相关的制度规范。但对于我国来讲，财务档案的信息化建设是一项全新的管理工作，加上受传统观念的束缚，从实际情况来看，我国高等院校的信息化建设并没有在真正意义上做到理论与实际相结合。虽说我国部分高校想将本校的财务档案信息化工作进行开展，但由于缺少相关理论与标准的支持，很多高校领导对该项工作的开展表示出了“无从做起”的态度[2]。也是由于这样的原因，高校中的财务人员对档案的信息化建设产生了畏难情绪。这在很大程度上阻碍了我国高校财务档案信息化建设的相关进程。
（三）相关管理人员缺乏专业知识
自改革开放以来，我国高校财务人员无论是从业务素质和精神风貌上来讲，都有了明显的进步，在高校中从事财务工作的人员在学历上，职称上和计划经济时代相比提高了好几个档次。但受传统观念的束缚，我国高等院校中从事财务工作的人员，将自己的工作重点放在了高校财务理论与研究上，而对于财务档案信息化管理的相关知识知之甚少。没有将高校财务档案信息化的重要性认识上去，进而在高校中出现了，相关财务人员处理财务档案管理信息化工作简单，随意。除此之外，在高校从事财务管理部门还存在着职责不清的状况。学校对财务人员也没有定期的组织培训教育工作。由于缺乏相关理论的支持，使得我国高校财务档案信息化和发达国家相比有着明显的差距。由于受客观条件的限制，高校中能真正胜任财务档案管理工作的相关人员少之又少。
（四）高校财务档案信息化建设缺少相关目标
有些高校领导认为高校财务档案信息化建设是一项非常简单的工作，觉得所谓财务档案管理就是将本校的财务信息进行统筹。在我国大部分高校中，财务档案信息管理缺少党政的统一性，学校内党政部门没有尽到自己的义务，不能配合财务部门开展相关建设工作，对财务档案信息管理的内涵也不甚了解，更不要说相关信息化建设目标了。
二、高校财务档案信息化建设相关构建措施
（一）完善原有财务档案信息化建设管理规范
学校高层领导要想在真正意义上将本校的财务档案信息化建设工作做好，就要站在科学发展观的角度来看待问题，将原有财务档案信息化建设的管理规范进行系统性的完善。相关制度的完善，需要本校财务部门和行政部门共同努力来完成。在建设过程中要不畏艰难，用于探索，在真正意义上将；理论研究成果投入到实践工作中去，结合本校实际情况，制定出一套行之有效的管理规范。例如，对本校原有的财务信息库进行系统性的建设，对重要的财务数据进行有效备份等。参照国家档案局来制定相关管理规范。
（二）加强高校财务档案信息化的基础建设
基础建设对于高校财务档案信息化建设来讲有着非常重要的决定性作用。高校财务档案信息化的基础性建设主要包括：计算机，网络，无线路由器，服务器等。基础建设有着硬件建设和网络建设之分，在基础建设中，起决定性作用的是软件建设。用于档案管理的应用型然间本身具有强大的逻辑性，管理者使用管理软件对高校财务档案信息化进行全面建设。应用软件本身包括了很多智能程序，比如实时监控，语言翻译等等。应用软件的种类包括：信息档案管理软件，系统文件管理软件等等。值得注意的是，在信息化基础建设中，硬件软件的相关建设应该是一种平衡的关系。对于应用软件的开发更应该做到精益求精，只有这样才能在真正意义上推动我国高校财务档案信息化管理进程。
（三）高校要做好关于信息化网络建设的相关工作
高校要想做好财务档案信息化建设的相关工作，建设起相关管理网络是重点。值得注意的是，相关技术人员在建立起高校财务信息档案网络的同时，也要将网站的专业职能进行全面突出。
突出网站的服务功能。相关技术人员在进行网络建设的时候，应该设立有个查询模块，供信息使用者能够快捷方便的找到自己需要的信息，并设立下载模块，方便使用者下载。
将网站的宣传功能加以突出。该网站要将本校财务管理的情况进行有效披露，除了这点，还要将档案相关工作对大众进行有效宣传，从根本上增加大众对高校财务信息档案相关工作进行有效了解，促进该项工作的发展。
网站应该强化原有交流协作相关功能。相关技术人员在进行网站设计的时候，应该为用户建立起一个用户体验模块，针对用户的真实需要，将自己的管理方式进行必要的调整。
（四）强化高校财务档案信息化的辅助决策系统
高校建设财务档案信息管理的根本目的在于帮助财务数据使用者顺利找到自己想要的数据。由于现如今高校财务数据日趋复杂化，传统的财务档案信息化管理模式已经不能满足如此困难的要求，因此必须在高校内建立起一套行之有效的信息化辅助决策系统。这种辅决策系统是以先进的科学技术以及管理技术为基础的。该决策系统能够将在档案管理中出现的实际问题进行有效解决。相关软件还能为工作人员提供系统性的分析数据。价格定性与定量分析进行有效结合，从根本上将高校财务档案信息化工作质量进行提高。
三、结束语
综上所述，对高等院校中的财务档案信息化建设，对于高等院校本身来讲，是一件非常重要的工作。通过高校师生的共同努力，高校财务档案信息化管理迈入了一个崭新的阶梯，财务档案信息化管理在最大程度上发挥了自身效用，相信在不久的将来，我国高校财务档案信息化建设一定会发展的更加辉煌。
参考文献：
[1]刘迎春.高校财务档案信息化管理研究[J].沿海企业与科技，2010（07）289---290
[2]傅荣校，韩云云.基于功能角度的档案网站评价指标体系研究[J].档案管理，2011（08）233---234
[3]胡英.高校档案馆对校内电子文件的采集[J].机电兵船档案，2010（07）125---126
关键词：科研项目科研档案档案管理
在科研活动日益社会化、信息化的背景下，科研项目（课题）呈现出跨学科、跨领域、跨机构（以下简称“三跨”）的典型性特征。与一般性科研项目相比，“三跨”项目往往集合了各机构相关领域的优势力量，研究成果更具有显示度，档案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用这些科研档案资源是档案人员必须要思考的问题。同时“三跨”科研项目研究周期较长，具有跨机构、跨学科、跨地域、跨平台等诸多新特点，依靠传统的科研档案管理模式和方法难以全面、系统地管理这些资源，需要我们提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”项目档案管理的特点分析
（一）归档主体的多口性
“三跨”科研项目范围大、成员多，往往需要多学科交叉、多部门协调、多单位合作，因而建档材料形成的主体较多，涉及的机构包括主管单位、依托单位（负责单位）、参加单位，涉及的人员包括项目负责人、课题负责人、项目（课题）参加人、业务管理人员、综合管理人员（包括财务人员、设备采购人员、人事管理人员等），并且根据项目开展需要聘请院外甚至是国外知名专家或专家团队。这些机构或个人会形成各种档案资源，这些来源不同却又产生于同一科研活动中的资源，共同构成了一个“三跨”科研项目的全部档案。
（二）归档内容的电子化
一方面，“三跨”科研项目电子档案资源超量增长。随着科研信息化程度的不断提高，“三跨”科研项目会应用更先进的信息技术和电子化设备，科研人员习惯于在自己的工作现场和研究过程中电子化地进行信息交流和处理，从而形成了大量的交流性材料、实验性数据和各种结果性数据。另一方面，这些电子档案具有异构性的特征。由于“三跨”科研项目需要国内国际不同领域的机构和人员协同工作，会涉及多个单位多种应用平台多个数据库资源，不同的科研人员又会在自己的电子设备中保存不同的数据内容，从而不可避免的产生多种结构、多种载体的电子档案。
（三）档案收集过程的复杂性
“三跨”科研项目研究周期长，一般为3至5年，从立项到结项验收每个环节都需经过反复研究和试验，取得最终成果往往要耗费很长时间，这就使得档案资料的收集整理时间跨度大、周期长。在项目进行中一般采用阶段管理的方式，在每一重要阶段主管单位对执行情况（包括阶段科技目标的实现、阶段性成果的形成、创新队伍建设、经费使用情况等）进行综合考核评估；同时每个项目会分不同课题，每个课题也会根据需要进行阶段性检查。在项目整体推进过程中不可避免地会出现成员离职、调职等非正常情况，在每一阶段或特殊情况下档案人员都要及时跟进，保证归档文件材料的齐全、完整、有效。
（四）档案资源的共享性
“三跨”科研项目的立项会经过严格的论证和审批程序，每个课题的设置也必须紧密围绕总体目标，相互有机联系，能针对关键性科学技术问题组织多学科、多方位的交叉研究和协同攻关，在项目进展过程中，同步进行的类似课题的进展会直接影响到相关课题的时效性和完成程度。这种状况下，项目要尽量实现数据资源、信息资源、知识资源等各种资源的全面共享，需要打通原有档案资源的壁垒，建立互联互通的档案资源共享环境，根据项目中不同课题的科研人员利用需求提供最新的、全面的、即时的科研档案信息内容。
“三跨”科研项目档案管理的这些特点决定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理却存在诸多问题。
二、“三跨”科研项目档案管理存在的问题分析
（一）缺乏针对“三跨”科研项目档案管理的指导规范
首先，从国家层面看，已有相关的科研项目和档案管理规范，但缺乏直接针对“三跨”科研项目和档案管理的专项规范，缺少针对科研信息化发展的内容。
我国对科研项目和其档案的管理规范可分为两类，第一类是通用的科研项目与档案管理法规和规范，如《国家科技计划管理暂行规定》等项目管理规定和《科学技术研究档案管理暂行规定》等通用科研档案管理规定。这些规定基本为科技项目和档案管理的一般性规范，没有针对“三跨”科研项目或其他重大科技项目档案管理的相关规定[1]。同时这些管理规范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少对新信息环境下科研项目和档案工作的思考。
第二类是专用科研项目与档案管理的规章和规范，如《国家高技术研究发展计划（863计划）管理办法》、《国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法》（试行）等。这些针对863项目的管理规范在一定程度上与“三跨”科研项目管理相似，但总体来说仍有缺失，在各单位具体操作层面缺乏细则性的规定，很多工作还要参照老标准执行[2]。
其次，从地方层面看，很多省市机关、高校等项目主管部门制定了项目与档案管理规范，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等，这些规范相比国家规范进一步细化，更具有执行性，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》进一步明确了各相关方的职责[3]、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》则提出要加强科研项目的动态管理和过程管理。但另一方面仍缺少对专项科研项目和档案管理的相关规定，无法直接指导“三跨”科研项目的档案管理工作。
（二）缺少针对“三跨”科研项目档案工作自上而下的管理体系
由于管理规范或制度中对档案工作内容的缺失，造成项目各主体对档案工作认识的偏颇，没有建立起针对“三跨”科研项目档案工作的管理体系。
首先，从下达“三跨”科研项目的主管机构看，没有定制项目的档案管理指导规范，缺少对档案工作的总体把控与协调，档案工作无法纳入立项、阶段检查、总验收等关键环节，从而造成档案资源的失控与失存。
其次，从主要承担项目的依托单位看，依旧无法对项目的整体档案工作进行统一规划。虽然项目负责人会指派相关档案人员或课题秘书完成归档工作，但目前依托单位只对单位内部档案工作进行管理，对项目的二级课题承担单位没有进行相关档案工作的监督、指导和检查。因依托单位并不能保存全部项目档案材料，并且因为各课题分头管理导致复印件多、原件少，纸质材料多、其他载体材料少等现象，从而影响和制约了“三跨”科研项目档案的收集整理与开发利用。
最后，从项目的课题参加单位看，由于缺少项目主管单位的指导和管理，基本采用原有的一般性科研项目档案管理模式，不能根据“三跨”科研项目的特殊性要求制定归档范围、归档计划，档案工作无法纳入“三跨”科研课题管理工作中。同时科研人员缺乏档案意识，重视科学研究实践活动和科研成果的发表与获奖，轻视档案资料积累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；档案人员缺乏档案开放意识，重视材料的收集整理、轻视资源的开发与利用，两者工作方式的冲突造成单位内部科研档案工作推进的困难。
综上，由于“三跨”科研项目档案管理工作仍主要依据一般性的项目档案管理办法和模式，缺乏相应的管理制度和实施细则，对各责任方缺乏配套和有效的制约手段，造成“三跨”科研项目档案工作管理失控，不能做到自上而下的集中统一管理。
（三）缺少对“三跨”科研项目档案资源的共享机制与手段
对“三跨”科研项目档案资源的共享需求可分为三个层次，即项目组内共享、单位内共享和社会共享。
首先，项目的各组成部分（课题、机构、人员）是密不可分的整体，其研究过程数据、成果信息、管理性材料是大家所关注的内容，但目前这些档案资源归属在不同的科研单位和主管机构中，而这些机构相对独立，项目档案资源缺少共享的机制，且暂时无法提供资源共享的技术手段。
其次，“三跨”科研项目集中了各单位相关领域的优势力量，形成的是有显示度的原创性科研成果，在项目完成后，除和涉及知识产权保护之外的已归档信息资源有必要在单位内部共享。而目前的项目档案资源只停留在各自为“用”的状态，无法形成网络化的管理模式。
最后，从全社会发展的角度看，科技部《国家科技计划项目管理暂行办法》中已经提出“各类国家科技计划必须建立相互兼容的数据库，实现信息、数据资源共享”，但目前在缺少共享机制和平台的条件下，“三跨”科研项目档案资源的共享利用只能成为美好愿景。
三、“三跨”科研项目档案管理的策略分析
（一）加强对项目档案和档案工作的集中统一管理
首先，要将档案管理纳入项目管理的范畴，从顶层对档案管理做出总体设计。
在项目管理规范中明确档案集中统一管理的原则，加入档案管理的总体内容和要求，保证立项、结项、鉴定等关键环节档案工作到位。如将“三跨”科研项目档案验收作为项目验收中的重要环节，在项目结题、鉴定、报奖时提出“需由档案部门出具立卷归档文件材料完整准确的证明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研项目档案管理规范，明确归档范围。
只有由项目主管机构或由其指派相关档案部门根据“三跨”科研项目的特点制定并颁发档案管理规范，才能根本上保证项目档案的系统性和完整性。第一要制定针对“三跨”科研项目档案内容的归档范围表，项目档案分类中除科研档案外还会有基建、设备、电子档案等不同门类，如果按目前实行的按门类管理档案的模式，会破坏“三跨”科研项目档案的系统与完整性，为日后的利用带来不便，所以可考虑建立以“三跨”科研项目为主体、综合各门类档案和项目各阶段内容的系统的档案资源结构模型和归档范围表。第二要根据科研信息化的特点规范电子文件的归档内容与形式，保证归档文件的长期可读、可用，因为“三跨”科研项目中会形成不同载体、不同形式的电子文件，同时会有海量电子数据产生，需要主管部门会同其他机构制定针对电子科研数据的归档保存策略。
最后，要明确项目各主体的职权范围，加强对档案工作的分级管理。
为解决保存与利用的矛盾，从既有利于档案的规范管理又方便各课题组科研人员利用的角度出发，探索以主管机构为中心，以项目为纽带的档案工作分级管理模式。可实行主管机构抓依托单位，依托单位抓项目组，项目组抓课题组，课题组抓科研人员，一级抓一级，管理网络化。档案部门必须加强与有关职能部门的配合，建立联合监督检查制度[4]。主管机构档案部门负责各项目的业务指导和监督，将具体工作任务分解到各项目组；每个项目组确定一名兼职档案人员负责其项目研究过程中与项目有关的档案工作，对各课题档案工作进行跟踪指导；每个课题组确定一名兼职档案人员，对科研人员的归档工作进行跟踪指导。同时项目组要为项目档案管理提供必要的服务、经费和保障条件，争取将档案管理工作纳入项目管理与年度绩效考核内容。
（二）建立基于项目业务流的全过程管理
“三跨”科研项目档案管理需要基于项目业务流和业务主体，将档案管理工作全过程嵌入到项目管理流程，实行全面的、系统的、过程的管理。
“三跨”科研项目主要有三方业务主体负责六个业务环节的工作，业务主体指：主管机构、依托单位、参加单位，业务环节主要包括分析论证阶段、研究实验阶段、成果鉴定验收阶段、推广应用阶段、成果奖励申报阶段、申请专利和成果转让阶段。基于此形成向“三跨”科研项目业务流的档案管理流程，见图1。
（三）逐步构建“三跨”科研项目档案资源平台
构建资源库是科研信息化发展的必然要求，它一方面可以实现横向共享，为项目组间的沟通交流提供平台；另一方面能全面、系统的积累“三跨”科研项目档案资源，为资源的纵向积累和利用提供基础。
首先，要建设基于“三跨”科研项目应用平台的归档保存系统。目前很多项目的实施都依托于一定的应用平台，这些不同的平台中会产生大量的科研电子数据信息，它们是记录科研过程的重要信息资源，必须归档保存。所以要在项目开始阶段即提出电子科研档案永久保存的功能需求，甚至在各平台设计之初就将档案管理系统的功能嵌入到平台内，保证归档电子文件信息的原始性和全面性；
同时要考虑不同平台异构信息的采集，保证其能够完整、有效的归入档案管理系统。
其次，是建立“三跨”科研项目档案中央数据库。这一数据库需要在主管机构的支持下，在档案部门的配合下完成，以项目为单元有不同的业务主体全过程的记录、积累科研过程数据。同时随着数据量的增加可在此基础上构建成果数据库，揭示相关的科研项目管理情况、研究过程、成果水平等信息，使“三跨”科研项目科研成果档案信息得到推广。
最后，要在主管机构的支持下建立“三跨”科研项目档案数据库管理系统和科研档案信息开放查询系统。首先实现档案资源网络共享，各项目组兼职档案人员或单位档案人员及时进行动态更新；同时考虑构建科研档案信息开放查询系统，提供科研档案信息的服务，充分发挥已归档资源的作用，打破各机构间档案实体共享的限制，使“三跨”科研项目成果的利用更加广泛和深入[5]。
“三跨”科研项目档案管理涉及范围广、人员多，需要从主管机构到基层科研单位的多方支持，原有的档案管理方式和模式已不能满足实际需要，档案人员需要根据科研工作发展的新情况新趋势创新性地开展档案管理工作，以全面、系统地保存科研档案信息资源，服务科研一线服务社会。
注释：
[1]科学技术部.国家科技计划项目管理暂行办法.2001-1-20；国家科委，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定，1987-3-20
[2]科学技术部.国家高技术研究发展计划[863计划]管理办法.2001- 8；科学技术部.国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法（试行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技计划项目（课题）档案管理办法，2008-7-1
[4]关宏玉，刘洋，安小米.我国科研文件档案管理模式特点问题与建议：典型案例研究[J].山西档案，2011（7）.
关键词：会计档案；存在问题；应对办法
一、会计档案的特点
会计档案是所有经济实体在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、和财务报表、财务决算等具有保存价值应作为历史资料长期保存的专业材料。由会计档案的定义可以看出，会计档案由会计凭证、会计账簿、会计报表、财务决算等会计材料组成。
（一）会计资料具有以年度划分整体性的特点
会计资料是以一个年度为一个整体的，从1月到12月产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等相互关联，到年末形成一个财务决算，作为一个年度的结束，形成一个不可分割的整体，保持会计档案的完整性、整体性、不可分割性是会计档案管理好坏的基础。
（二）会计资料的种类的固定性
会计资料每一笔的形成都是不同的，内容多样，业务量大，但是它的组成形式却基本相同，主要由会计凭证、会计账簿和会计报表三部分组成。
（三）会计资料的收集整理具有规律性
一个会计年度从业务的发生开始，不断的形成会计凭证，记录会计账簿，月末形成会计报表，年末形成会计决算等，能连续不断的记录业务每一个经济活动，并进行必要的数据分析，能保证经济业务间的相互联系，为以后业务的开展提供历史数据，这种规律性是其他档案所没有的。
（四）会计资料归档特殊性
会计档案是以数字记录业务发生的数字档案，是反映经济业务的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表、财务决算都有特定的格式和记录的内容，与其他文字资料不同，会计档案的装订样式、保管形式也与一般文件资料不同，具有特殊性。
二、会计档案存在的重要作用
（一）会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要历史和重要物证
会计档案是单位经济活动的重要载体。会计凭证，会计账簿，编制会计报表，年末编制年度决算，形成了一年整体的会计档案，多年会计档案连续起来，能够直接反映每个历史时期单位各项经济活动。使会计档案具有连续性和制约性的特点。
（二）会计档案是查处打击经济问题重要依据
会计档案连续客观地记录了各项经济活动轨迹，在审计中会计档案为之提供了重要的凭证，可以为查处经济犯罪的蛛丝马迹提供可靠的书面证据。
（三）会计档案是经济发展研究的重要资料
会计档案记录了经济活动的发展轨迹，记录了经营过程中经历的成功和失败，为经济发展研究提供各种精准的数据和历年对比资料，具有重要利用价值。
（四）会计档案是对经济实体会计监督的重要资料
会计档案在审计和工商、税务、检察院等行政机关的检查过程中有极高的使用效率。各个行政机关首先就会对经济实体的会计凭证、账簿、财务报表等原始资料进行审核，综合评估被审查单位经济业务是否依法合规，会计处理是否实事求是。通过对会计流程和业务处理的审核，发现单位财务处理和内部财务管理方面的问题，从而做出整改建议或处理决定。
三、会计档案管理工作中存在的问题
（一）对会计档案归档整理工作的重要性认识不充分
单位领导不够重视，财务人员管理意识淡薄，导致财务日常工作与会计档案管理相脱节。多数单位只对会计日常核算是否合法重视，对会计档案管理置之不理，没有设置财务档案管理人员，对财务档案管理人员的监管更是少之又少。会计人员培训学习中，很少进行会计档案的装订和保管进行培训，大多数是由会计人员兼管，会计人员大多忙于日常会计核算，疏于档案管理工作，对档案的基本规范，档案的归档范围和标准不明确，使得归档整理的会计档案不规范，不能达到科学归档管理的要求。
（二）会计档案资料归档不完整
大多数经济实体单位只认为会计凭证、账簿、报表等会计专业资料应该整理归档，却对会计文件材料如：财务预算、决算，单位制定的财务制度等会计文件材料的汇集、整理和归档工作，日积月累会计档案的完整性和连续性受到了严重影响。
（三）会计档案管理人员综合素质需要进一步提高
综合素质的提高是多方面的，思想意思和业务水平是提高综合素质的关键。一些单位财会人员兼管财务档案缺乏应有的专业知识，不遵守会计法关于档案管理的相关规定，规章制度不能认真落实，重日常财务核算轻会计账务保存管理，不按法律法规执行，伪造、篡改、更换记录凭证的现象也个别出现：也为自设假账、自建账外账等违规行为创造了便利条件。造成会计核算工作不严谨不规范，导致会计信息严重失实，千里之堤溃于蚁穴，会计人员一点点小过失长期积累严重影响了国家宏观决策、危害极大。
（四）财务档案管理部门设立不完善、归档不规范
单位设立财会档案管理部门是当代财务工作的迫切需要，也是法律法规的刚性要求，但实际工作各单位对财务档案工作均重视程度不够，管理规范，大多数段位都没有设立专门的财务档案管理部门，财务档案管理工作由会计人员兼任。财务会计档案的整理、归档、保管、销毁工作不受重视，大多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，也没有按照会计法的规定定期销毁，由于多种因素导致会计档案的鉴定销毁工作无法完成，造成已经过期的会计档案仍长期存放无人管理，严重影响了档案管理整体工作的质量和成果。
为深入贯彻中央、省委农村工作会议精神，大力推行社会主义新农村建设，真正做到管理民主，按照办发33号文件要求，切实加强农村集体财务规范化管理，有效控制村级新增不良债务，完善村级民主管理和监督机制，进一步提高农村集体财务管理水平，促进农村经济社会和谐发展和社会主义新农村建设，决定开展“农村集体财务规范化管理合格村”（以下简称“合格村”）建设活动，现将有关事项通知如下：
一、充分认识建设“合格村”活动的重大意义
加强农村集体财务规范化管理，扎实开展“合格村”建设活动，是进一步提高农村集体财务管理水平，落实科学发展观，构建和谐社会，全面推进“两个率先”和社会主义新农村建设，各村务必从战略高度深刻认识建设活动的重要性、紧迫性，切实加强领导，明确工作目标，突出工作重点，建立一批“制度健全、公开规范、管理民主、群众满意”的农村集体财务规范化管理合格村，把财务管理是否规范合格作为社会主义新农村建设的重要考核指标，社会主义新农村建设合格村首先必须做到财务管理规范合格，争取在2013年有12个村达到合格标准，其中评选省级示范村2个。
二、建设“合格村”的主要标准
（一）建立科学、规范、操作性强的财务管理制度
各村要结合本村实际情况，制定有针对性和可操作性的规章制度，建立村干部任期和离任经济责任审计制度，民主管理和财务公开制度、货币资金管理制度，债权债务监管制度、集体资产台帐制度、会计人员持证上岗制度、会计电算化管理制度以及“一事一议”筹资筹劳制度等，并且各项制度执行情况良好，群众较为满意。要切实加强对“一事一议”和上级财政转移支付资金的管理，要实行专户专管，专款专用，严禁平调挪用。
（二）控制新增不良债务的措施得力、有效
建立并严格执行村级新增债务申报制度，村在确需借贷的情况，先列入预算，经村民代表会讨论通过后，向镇政府申报，得到批准后方可实施，严格控制随意借贷举债，控制债务规模，不得在不落实偿还措施的情况下举债兴办公益事业和垫交任何费用、超标准订阅报刊和搞养老保险及发放报酬待遇等情况，大力压缩非生产性开支，村级组织统一使用省级农经部门监制的内部结算凭证。
（三）建立完善的村帐镇制度
村与镇农经部门签订统一规范的协议，明确村帐镇范围、权利和义务。
（四）财务公开规范，符合“三个化、三个一、五规范”要求
村依法实行财务公开，并按照有关文件规定不断提高公开质量，符合“三个化、三个一、五规范”要求，“三个化”即公开内容通俗化、重点问题专项化、检查监督经常化，“三个一”即有一本理财记录簿、一个公开栏和一只意见箱，“五规范”即公开的阵地、时间、程度、内容和档案规范。同时，对村民关心的热点问题，能及时专项公开，主动接受群众监督。
（五）有健全的民主理财组织，并正常开展工作
经村民会议或村民代表会选举产生民主理财小组，其成员办事公道、群众信任，并且具有一定政策水平和农村财会知识，一般由5至7人组成，群众代表占成员总数的三分之二以上，现任村干部及其直系亲属不得担任理财小组成员，定期参加上级农经部门举办的业务培训，提高理财水平，民主理财小组定期召开例会，严格按规定程序进行理财活动，本着实事求是的原则审核每笔票据，审核结束后，理财小组负责人应将活动内容记录在案。
（六）村会计持证上岗，定期参加培训和年检
村会计任免严格按照有关规定办理，调整、撤换村会计事先征求镇农经部门意见，并按规定报市农经部门备案，现任村干部的直系亲属不得担任本村财会人员，村会计定期参加农经部门组织的业务培训，学习财经法规和政策，不断提高职业技能和道德修养，按规定取得省级农经部门颁发的会计上岗证，定期参加年检。
（七）档案管理规范
各村要建立会计档案室，购置必要的会计档案柜，并安排专人负责会计档案管理，在会计年度终了时，及时按要求整理，并分类编号，装订成册，归档保管，按照《会计档案管理办法》的有关规定，建立健全会计档案保管和档案调取，查阅制度。村级财务总帐和报表保管期限为长期，明细分类帐和会计凭证保管期限为10年，按规定销毁会计档案时严格执行有关程序，履行报批手续，在民主理财小组和镇农经部门共同监督销毁。
三、建设“合格村”的主要步骤
（一）2013年2月至3月：各村做好建设“合格村”的宣传发动工作，营造创建活动氛围，提高对农村财务管理规范化建设的认识。
（二）2013年4月至9月：各村认真对照“合格村”标准，进行深入的调查摸底，查找薄弱环节，明确“合格村”建设的重点，规范财务管理工作。
（三）2013年10月至11月，各村对照建设标准，认真组织自查。在村自查的基础上，镇农经部门组织检查。
*镇档案室现存档案所属年度*年至2009年，共计1518卷，近几年来我镇档案工作在党委政府的正确领导下，在上级档案部门的检查指导下，不断加强管理，逐步实现了档案目标管理规范化，现对照(本镇的)县档案局下发的“山东省档案管理考核书”，结合本真的实际情况，我们进行了一次自我检查，现将检查情况汇报如下：
一、体制人员方面
为确保档案管理各项措施落实到位，镇党委政府把档案管理工作列入了重要议事日程，纳入我镇目标管理考核之中，不断强化管理，结合本单位的档案管理工作实际情况，成立了由第一副书记任组长的档案工作领导小组，统筹我镇的档案管理工作。配备了业务素质高，管理水平强的专职档案管理员，并在各镇直部门中落实了兼职档案管理员，在村级组织中，由村文书任档案管理员，形成一个严密的档案管理网络;建立健全了各项档案管理制度，使档案管理制度装裱上墙，把档案工作列入单位公文处理、财务管理、资产管理和具体业务工作程序，把档案工作与相关人员的年度考核、奖惩挂钩，同时镇领导从强化档案管理着手，组织档案管理人员参加县里举办的培训班，为档案规范化管理奠定了良好的基础。
二、制度设施方面
档案室内建立了文件材料归档制度，档案保管、保密、统计鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等到内容完整、操作性强的制度，同时作硬件设施建设，我镇立足本镇实际，高标准、严要求，整修了档案专用库房，面积达到40平方米;同时在档案室内落实了防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”措施。档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装具规范、标准、数量充足;计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机同党政办合用，同时有档案管理软件。
三、管理利用方面
为做好档案资料的确良收案整理工作台，保全档案的完整，明确归档范围，把反映本镇工作活动、具有查考利用价值的文件资料和各种载体的档案管理资料均敖归档范围。我镇2009年档案资料的整理归档工作从今年4月份开始，根据整理归档的新标准进行了集中分类。对收集整理照片、磁盘、光盘、实物等载体档案，编写文字说明、内容包括时间、地点、人物、制作者，力求做到图文并茂，对拟修订和签批的公文，按保管要求逐一审查，对书写不符合规定的文件及时改正，对破损文件进行修补，对字迹模糊或退色文件进行复制，档案合格率达到80%以上，档案内容涵盖文书、会计、基建、设备、科研、照片、录音、电子、实物等12个方面的内容。但由于综合档案室面积受限，所以这些档案都由各站所保存。注重在档案住处开发和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目录，全引目录、字号索引、专题目录等多种检索项，便于随时查阅，为领导决策、经营管理、资产保全等方面发挥了重要作用。
四、监督指导方面
根据省县有关规定，结合实际，制定了*镇档案工作办法，对全镇各部门单位村的档案管理进行了统一指导，组织各部门单位村的兼职档案人员进行研究，并参加县档案局举办的管理业务培训，进行统一学习，及时更新知识，提高技能。
综上所述，以上是我镇2009年度档案工作基本情况，对照先进我们的档案工作还存在诸多的不足，如，档案室面积狭小、硬件设施不到位、归档材料不全面等，但这同时也是我们下步努力的方向，在今后的工作中，我们对照档案管理考核办法，加强规范，不断完善，力争把我镇的档案管理工作提高到一个新的水平，再上一个新台阶。
【Keywords】land and resources； archives； management
【中图分类号】G271.6 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）03-0142-02
1 引言
近年?恚?日照市国土资源档案工作紧跟时代步伐，积极探索，大胆创新，改造提升，努力服务全市经济发展大局，取得了良好的社会效益，赢得了人民群众的广泛赞誉。
2 日照市国土资源资料档案现状及规范化建设情况
2.1 “软硬兼施”，国土档案馆功能日趋完善
日照市国土资源档案馆现有档案库房233m2，39组密集架；安装了自动报警和自动灭火系统，配备了消毒灭菌机、防磁柜等设备，库房达到了“九防”要求。设有35m2的归档室、15m2的阅档室，实现了办公、归档、阅档、库房四分离，满足了档案管理的要求。现馆藏档案自1982年至今12万余卷（件）。包括地籍管理类、建设用地类、地质矿产类、综合类、计划财务类、利用规划类、监察类、科教宣传类、音像类档案等，齐全的档案资料为国土资源工作的开展及经济发展奠定了良好的基础。根据库房管理规范的要求，购置了温湿度自动记录仪、复印机、灭火器、自动报警、空调等设备，为档案的安全保管，高效利用提供了保障。
2.2 注重规范，建立健全档案管理长效机制
健全完善档案管理机制，促进档案管理规范化。针对我局档案卷宗不规范的情况，制定了业务档案卷宗标准模板，由各科室根据自身业务办理过程中所需要的材料，确定业务档案归档的标准。档案馆制定完善了16大类43种档案卷宗模板，并指导区县局参照执行其档案卷宗标准模板。还先后制定《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》、《档案库房管理制度》、《档案借阅制度》《档案交接制度》、《档案管理员岗位制度》等一套较完备的管理制度，做到资料有登记、立卷有规定、借阅有制度、使用有效果，实现了档案管理的科学高效。健全完善了“五合一”制度，对十六类档案的年度、类别、组卷、保存年限等情况进行认真清理，做到了资料组卷合理，保管期限准确，案卷题名规范，封面书写工整，案卷排列有序，档号编制完整。
2.3 主动作为，档案管理工作走上规范管理轨道
增强规范意识，不仅需要国土资源档案部门完善各项规范，研究制定切实可行的规章制度；同时，也需要机关工作人员在档案的收集、整理、归档等各个环节中，都自觉主动地遵守规范。档案工作者承担的不仅仅是一个自发的道德责任，而是一种法律责任，也就是说我们必须对档案工作的认识和观念上升到法律的层面和高度，因此，档案管理部门和从业人员只有主动作为、敢于担当，牢固树立依法办事的观念，结合自身实际，制定档案工作规范，完善档案工作各项制度，加大监督指导力度，保证档案的真实、准确、完整，才能让国土档案更好地发挥服务社会的功能。
3 国土资源资料档案的特点及应用
国土资源资料档案作为土地、矿产利用，防治自然灾害等情况的历史记载是国土资源合理规划、利用的重要记录，是解决土地、矿产利用，防治自然灾害等的主要依据。管好、用好、做好为充分查询利用档案提供有力保障，关系到国土资源管理工作的长期、稳定的发展。
3.1 为查清权属、调处纠纷、保护权益提供了翔实依据
近几年，随着人们对土地重要性的理解重视，土地纠纷案件呈不断上升趋势。通过查询国土资源资料档案，了解土地地籍调查，土地发证情况调查，土地权属调查等，为土地的权属提供了依据。
3.2 拓宽国土资源资料档案利用范围，增强社会服务功能
土地作为一项重要的不可再生资源，在国民经济中的地位呈日益上升趋势。不仅土地交易，土地卫片执法等国土部门日常业务需查阅相关国土资源资料档案，其他政府各部门通过查询国土资源资料档案，了解建设项目的投资情况的基础数据，优化土地的资源配置，推进集约节约利用土地资源，对促进经济社会的可持续发展发挥了重要作用。公、检、法等部门在办案时也需要经常调阅相关国土资源档案卷宗。
3.3 自觉增强服务和规范意识，努力推动国土资源档案工作的创新发展
服务是档案工作的立身之本，服务创新是档案工作创新的重中之重。只有把服务搞好了，档案工作才能获得强大的原动力，档案事业才能健康快速发展。国土资源档案工作者必须自觉增强主动服务意识，摒弃重业务、轻服务的思想，在国土资源档案管理中必须创新发展档案服务方式，通过转变服务理念、深化服务内容、改善服务环境、提升服务能力，建立完善覆盖人民群众的档案资源体系，为改善民生、造福民生提供档案服务支撑。
4 国土资源资料档案管理及发展趋势
国土资源资料档案具有的专业性强、管理难度大、要求和标准比较高的特点。要想做好这项工作，必须以人为本，加大投入，才能实现国土资源资料档案管理工作的可持续发展。
4.1 创新国土资源档案管理模式
在全省率先开创“数据库管理、专网专线、异地查询、异地备份”档案管理新模式。实行档案信息传输专网专线，实现了网上异地查询，确保了档案信息资源的安全性，大大缩短了查询时间，从根本上解决了市区档案交叉管理的问题，探索出了一条符合日照市实际的国土资源档案管理模式。
4.2 强化从业人员的?C合素质
国土资源档案工作人员要按照政治思想好、业务能力强、具有爱岗敬业和奉献精神的条件来选配，自觉树立爱岗敬业精神，认真遵守“忠于职守，维护史实，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本，无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要为基层和群众提供最优质的档案服务。
4.3 规范管理，实现国土档案的安全备份
医院综合档案管理现已经成为医院管理中一个重要组成部分，也是医院文化建设的重要组成部分[1]，特别是当今信息化发展的历史时期，医院综合档案信息资源也要向网络化发展[2]，紧跟时代步伐，因此加强医院综合档案管理工作有着积极的意义。本文结合国内外有关文献和自己的工作实际对医院综合档案管理的现状及对策阐述如下。
1医院综合档案管理现状
档案管理制度不规范：多数医院只注重医疗技术的研究，但是对档案管理工作没有引起重视，对档案的管理没有设立档案科，或者是已经设立了档案科室，但是由于对本工作的重视程度不够，上级文件的存档、病例及病案的存档等不规范，医院尚无相应管理措施，缺乏对档案工作的管理和监督，在人、才、物等方面投入不足，导致档案科室设备陈旧，管理方法落后，工作人员工作主动性和创造性不够，严重影响了档案管理部门的可持续发展。档案管理部门工作人员综合素质较低：由于医院没有专门的档案专业管理人员，目前多数医院档案管理人员年龄偏大，人员多来自一线的老护理人员或其他非档案专业人员，这类人员虽然在医护等专业方面有着较强的专业技术，但是在档案管理方面几乎是没有任何经验，也没有经过正规的档案管理专业培训，工作人员的工作能力差别较大，很多档案管理人员还停留在手工档案管理，导致档案管理工作不能适应信息化、网络化的发展。档案工作人员对综合档案管理认识不够：由于目前非档案专业人员负责档案管理工作，多数人员对档案管理的重要性不了解，对档案的认识程度还停留在传统的管理中。另外，对于保持档案的现实意义了解太少，本该存档的文件、决议等不能及时保存，导致文件丢失、病例丢失等。档案管理设备手段原始落后：当今信息化管理使档案管理进入网络化的轨道，但是，由于重视程度不够，在必要的设备投资方面表现为严重不足，没有开发或应用档案管理软件，不能实现资源共享，也不便于查找资料，制约了档案管理的科学化。
2医院综合档案管理对策
充分认识档案管理的重要性：医院要加强对档案工作的管理和监督，特别是领导要明确档案管理的重要意义，学习《档案法》等相关法律法规[3]，适时引进、招聘档案管理专业人员，充实到档案管理科室之中，邀请档案管理专业人员来院培训，丰富档案管理工作人员的业务知识，提高档案管理人员的素质，及时更换新的信息软件，购置电脑等。认识到无论是个人档案还是医院的设备档案，以及医院的各个事务活动的档案都是非常重要的，档案信息的搜集与管理已经成为医院管理的重要组成部分。医院管理部门要加大医院对档案管理部门的资金投入，购买先进的计算机设备与档案管理软件系统，聘请专业的档案管理人员进行档案管理，建设一支高素质的档案管理队伍。注重对档案管理工作人员进行定期的培训，提升他们的专业工作能力以及计算机应用能力，保证档案材料信息的及时更新与录入。医院要积极地组织学习与宣传，提升档案管理人员的素质。充实、调整档案管理人员：医院要招聘档案管理专业的人才，充实到档案工作中，提高档案管理员的综合素质，让档案专业人员对其他人员进行指导和培训，按照档案管理规范收集、整理各种档案。加大档案管理科室的软、硬件建设[4]：积极投资，按照档案管理制度，完善基础设施，提高档案管理整体水平。加强对全院各科文书档案规范管理指导：各科室认真按文书档案规范行文，各科室、各部门档案移交时应严格把关。按照有关标准对每年上交归档的档案认真逐一检查，凡档案不符合要求的科室，均要求兼职档案人员一起随档入库，负责达标。加强编研工作，重视档案的深度开发和利用：通过对档案管理人员的培训，使档案管理人员的工作能力得到提高，通过改善档案管理的网络环境提高档案管理的信息化水平，在这些基础性的工作做好的基础上，借助于网络化、数字化的办公环境，进一步做好信息检索、汇总分析和专题跟踪等编研工作便有了保证，对档案信息资源按专题和类别进行2次甚至3次加工、提炼和深层开发，拓宽提供信息资源服务的渠道也变得可操作、可执行。重视档案信息资源的开发和利用：充分利用档案信息资源：①利用档案信息资源为医院管理决策和制订规划和计划、工作总结、实施措施等提供了真实可靠的档案信息[5]。②利用档案信息资源，为医院工作质量评价及医疗、护理、教学、科研、论文撰写等提供了大量信息资料。③利用档案信息资源，为经济责任审计、自查、项目建设和医院财务部门债权债务检查等提供了相应的档案资料。
作者：张爱曾 单位：河南省驻马店市中医院
[关键词] 电算化 会计 档案管理
一、会计电算化下会计档案的概念和特点
1.电算化会计档案管理的概念
电算化会计档案是指：储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据；而会计数据是指记账凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表等数据。
2.电算化会计档案管理的新特点
（1）载体的变化
与传统的手工会计相比较，电算化会计是运用计算机或者其他磁性介质为载体将原来手工纸制的会计凭证、会计账薄和会计报表等会计档案来实现保存，再连接打印机规范打印保存。这样会计档案管理在载体性、信息性和安全性上有着巨大的变化，使得会计档案管理迈进了信息时代。在新的档案保存方式下，会计档案有着占用空间小，保管易，查寻方便等优势，其特有的存储形式，也使得这些档案必须在计算机硬件和软件系统中才能查看得到。
（2）档案有一定的统一性
由于电算化会计档案是在经过计算机定的编制好的程序软件环境下进行处理产生会计数据资料，这样就是得会计档案从会计分录，到科目汇总表，账簿都有特定的格式，就使得会计档案有一定的统一性。
（3）资源的有效配置
由于电算化会计档案主要是基于信息网络技术条件，利于会计信息的传送，检索，有利于其信息资源共享。这样方便会计档案的查阅同事有利提高会计档案的使用率。
二、高校财务会计档案管理存在的问题
综合上述电算化会计的众多特点可以看出，电算化下的会计档案又它的优点但同时也存在不少问题。
1.对会计档案的重视不够。由于电算会计发展时间不长，许多单位对电算化下的会计档案不够重视，没有对会计华下的财务档案设置专员管理，大多数是由会计人员主兼管，其他财务人员协作的模式，这样使得会计档案的装订，归档都由不同人员完成，如此工作的分散就使得会计档案的管理工作达不到基本的操作规范，档案在移交给管理机构时往往只移交纸质档案纸质档案，磁质档案不移交不能是纸质文档何磁质同步归档，影响了档案的整体性，未能达到电算化档案管理工作的质量和效果。
2.电算化会计档案管理是一种综合技术性强的工作对从事人员要求较高。既需要具掌握一定财会专业知识也需要具备较好的计算机操作技能的人员。如果计算机业务技能不熟，就会在管理当中因操作错误破坏数据，后果不堪设想。反之如果没有较强的财会专业技能就不能正确处理会计资料，进行档案管理。目前，会计档案管理主要有会计人员兼任，他们掌握熟练的财会专业知识，但是欠缺计算机的日常维护技能，未能对会计电算化后的电子文件、程序文件、财务数据等定期备份，未及时形成磁介质的电子档案。会计档案的不完整使得财务数据的安全性得不到保障，一旦计算机及服务器出现故障，就会造成财务数据丢失，给单位带来无法挽回的经济损失。
3.安全性方面，电子档案虽具有储存容量大，查阅方便快捷，能满足档案利用者又快又好地利用所需的资料和数据，最大限度地发挥会计档案服务的功能。但是电子档存放的磁性介质或光盘易被遗失、损坏，因此在安全管理方面，防盗、防火、防潮等是电算化会计档案管理的一项重要内容。但电子档案又存在易改动、易删除和可复制，加上工作人员对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹等不稳定的因素网络化的管理为网络社会的黑客、网络犯罪分子造成可乘之机，工作人员缺乏会计电算化安全基本知识，不遵守单位的数据安全规则，将计算机病毒带人会计系统中，是会计数据备份不及时，造成电子数据永久丢失，相对传统会计档案管理，电算化会计档案的安全管理难度较大，较为复杂，一旦出现安全管理事故，损失则更大。这样从而增加了财务数据的脆弱性。
4．电算化会计档案查阅需要在特定的环境进行。传统的纸质会计档案直观可视性强，而电算化会计档案必须借助于计算机及其特定的软件软件系统才可显示识读所需的数据与资料。在无特定的平台电算化会计档案则无法打开，这样电算化会计档案就而失去利用价值。
三、高校财务会计档案管理存在问题的解决办法
1.提高认识，加强领导。要高度重视财务档案管理工作，树立好财务档案管理的意识，明确档案管理人，专人负责档案的收集、整理、归档、查阅等日常档案工作。各会计单位建立会计档案的管理办法或制度，并严格执行使会计档案管理规范化，以确保会计档案的真实可靠性。
2. 强化财务管理人员素质。会计电算化档案管理人员要求掌握计算机应用维护和会计专业技能，在相关的队伍建设方面应该增加专业的技术人才，以加强对电算化会计档案进行规范化管理。在没有引进符合此岗位的复合型才次前应该对现有的档案管理人员进行多途径、多形式的培训学习，让档案管理人员了解会计档案的重要性，提高他们的专业技能和责任心。以便加强对电算化会计档案的管理，为电算化会计档案的规范化、科学化、安全化管理提供保障。使电算化会计档案在各项工作中发挥作用。
3.加快会计档案工作现代化步伐，加强管理，利用大量的会计档案资料为各类财务检查提供最真实的依据。 充分发挥财务档案的潜在作用，更好地为财务工作服务。在现代化信息安全问题大部分都是因内部管理不善引起的，各单位要成立专门的组织负责网络信息安全管理工作。在电算化会计档案管理工作中，建立专用的会计档案室，用以保管存储会计信息的磁性材料，同时通安装网络安全软件，加强信息网络的安全建设，确保会计信息的网络安全。话说“三分技术、七分管理”各单位要加强电算会计化档案的管理制度，明确何细化安全保护具体要求如各责任者之间的权限设置，数据加密和认证，实时网络监测，防范越权或个人对数据库的不适当操作破坏会计档案数据。
4．科学保存，定期检测，确保电算化会计档案安全有效利用。电算化会计档案是现代信息社会的产物，必须用现代化设施设备加以保管，以防止电子档案受潮、磁化、或破坏；定期检测已归档的电算化会计档案，及时做好数据备份防止磁性介质的损坏导致电子档案的丢失或不完整。对归档的电算化会计档案要根据规定编制检索工，方便以后查询检测。利用各种财务基础数据资料分析高校经济发展，财务运行中的特点、存在的不足，研究预防对策，为领导决策服务。
参考文献：
[1]董锦锦，谈如何做好电算化会计档案的安全管理工作，学理论.
[2]汪永军，新会计准则下财务分析的研究，中小企业管理与科技.
[3]俞峰，浅谈电算化会计档案管理中的问题和对策措施，中小企业管理与科技.
［关键词］财务档案；档案管理；信息化建设
［中图分类号］F274 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）26-0094-01
1 财务管理信息化的必要性
(1)财务管理的难度增加。作为基本建设项目管理的重要内容,财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中,并达到节约建设投资的目的。从这一角度而言,水利基本建设投资体制改革越深入,水利基本建设项目及其财务管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受国家宏观政策调整和水利改革发展形势等的影响,财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下,水利财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好水利工程建设财务档案管理的必然选择。
(2)信息化档案彰显优越性。首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,《财务文件汇编》等,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在：电子财务档案易于修正、复制和重置,便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
2 财务管理的问题及解析
(1)财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面,首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由工程技术人员兼职担任财务人员,或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多,造成会计处理不当,账目混乱,甚至引发机密资料外泄,造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位,领导对会计核算和财务管理质量不重视,只设一位报账员,而没有独立的管理体系,也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序矛盾重重。有些水利工程项目,其内部制定的管理办法与资金管理职能部门在中央投资计划指导下所编制资金管理办法存在冲突,往往使得项目法人具体执行为难。某些水利工程建设项目在管理中不注重自身规范性,甚至在监理、施工、建设管理等环节出现“同体”现象,这既给建设项目违规使用建设资金提供了温床,也对工程财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便,直接影响账目的可靠性和有效性,为日后的信息化处理埋下巨大隐患。
(2)财务信息化管理流于表面。随着电子化逐步取代纸质化后,电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清,更新不及时,往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后,许多部门仍存在资料管理低效的问题,数据冗繁和重复的现象屡见不鲜,致使信息化后的财务状况提效有限。其次,财务信息化不能促进科学化和准确化。目前很多单位,为谋求更大利益,面对客观的数据往往随意操作,篡改数据，例如在处理债权债务时,将收入挂债权债务账户来偷税漏税等,将信息化引导下的规范化和精细化扭曲变形,因而信息化程度还不到位。
3 加强信息化建设的理论策略
(1)信息化意识的培养。首先是部门领导层对财务管理信息化重视意识的培养。这要求水利建设部门的领导团队本着对国家负责、对集体负责以及对个人负责的态度,重视单位财务管理工作,严格履行《中华人民共和国会计法》相关内容,即“单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责”。确保财务信息的可靠性。其次,培养财务管理人员的信息化素质,提高水利基建财务人员信息操作水平；严格财务、会计人员的执业资格认证。在水利基本建设财务管理过程中,财务人员是工作主体,要想适应现代计算机软件及网络的发展,自身要有信息分辨和处理的素质,需要专业而持续的学习和培训,确保在财务管理信息化的应用中发挥实效。
(2)信息化制度的完善。健全和完善财务信息化管理制度,打造规范化信息处理体系。首先,健全财务报告分析制度。财务会计报告是一个单位的经济运行状况的综合反映,报告的质量高低直接关系到单位的运作。财务会计报告的关键是数字真实、计算准确、内容完整、报送及时,能满足对外对内信息需求者的要求。可以借助信息处理的及时性、精确性和完整性来保障财务报表的分析报告质量。其次,会计档案管理规范化。对纸质财务档案的管理要求,应严格按照规定进行保管、调阅、鉴定和销毁。电子信息性质的财务会计档案管理也要制定并遵循管理规定,确保档案信息的安全性和规范化。最后要规范核算制度,健全财务管理监督制度。依据国家统一管理办法,各单位建立健全财务监督监控体系。监督措施应能发挥实效,监督内容应包括预算的编制、物资的采购、资金的结算、财产的管理等诸多方面,要贯穿于经济活动的事前、事中、事后全过程,力图消除会计监督的“死角”。
4 加强信息化建设的实践战术
信息化建设内容包括数据库系统、网络系统、安全系统、信息规模、信息服务等。在具体实践中,应围绕建设质量的高标准,把财务信息管理基础部门工作与改善水利事业单位管理结合起来,有效地促进水利事业管理和发展的信息化、现代化。
