时间：2023-06-02 09:20:04
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
医院电子信息档案建设是一项惠及大众的措施，我国医院现代化建设将侧重点放在医疗设备和医疗技术上，社会各界对与医院档案管理工作的重视程度远远不够，医院档案管理工作缺少必要的监督，无法进行有效科学的管理。医院对于本院的档案管理工作的管理意识薄弱，得不到重视的结果必然是缺少支持，这直接导致了在我国医院现代化建设中，电子信息档案管理工作的进展缓慢、鲜有成效。
2基础设施落后
在我国用于医院电子信息档案管理的设备较为落后，不能满足信息化档案管理的需要，电子信息技术的应用需要良好的硬件和软件设施作为支撑，医院中聚集了医疗方面的专业人才，但是对于先进档案管理设施没有概念，基础设施建设的不健全，也使得医院电子信息档案管理的发展缓慢。医院缺少对世界先进电子信息档案管理工作发展的关注，不能及时更新设备来为医院电子信息档案建设创造良好的条件。
3如何加强医院电子信息档案建设
3.1加强培训
针对目前我国医院现代化建设中档案管理人员素质较低和专业人才缺乏的问题，加强相关培训无疑是最有效的方法，通过加强各部门人员的计算机知识培训,来为提高医院电子信息档案管理水平的创造条件。对于档案管理人员来说，加强业务学习,在自觉学习掌握专业的档案管理理论基础上，时刻关注国内外先进的电子信息类档案工作发展动态,从而实现通过计算机档案管理软件对电子信息档案进行科学规范的管理。
3.2提高重视程度
医院的重视是医院电子信息档案建设的关键，医院的现代化建设不能只着眼于硬件，医院电子信息档案的建设工作关系到全局，医院相关负责人需要树立全局意识，对于医院电子信息档案管理工作给予充分的理解和足够的重视，硬件是医院医疗水平提高的基础，软件则是硬件的重要辅助，两者互相补充、互相促进。医院电子信息档案建设惠及广大民众，同时也需要社会各界的大力支持，医院的支持和社会的支持构成医院电子信息档案建设的发展动力，我们需要为其提供便利的资源和技术，在医院现代化建设中为电子信息档案建设创造更多条件。
3.3制定相关制度
针对相关制度缺失的问题，我们需要建立科学规范、高效合理的电子信息档案管理制度，只有通过严格的制度化管理才能保障医院档案管理的现代化和信息化发展。依据国家相关法律法规建立严格的档案查阅制度，在此同时，逐步建立起严格的采集制度、传送制度、保存制度、归档制度、鉴定制度和清理制度等。严格的管理制度需要明确相关管理人员的职责，对电子信息档案管理中出现的各类问题要进行详细的规定和解释，确保问题发生后采取的处理方法有着科学合理的依据。制度制定后必须严格遵守，对应着档案管理制度可以出台相应的奖惩措施，这样的方式能够充分调动管理人员积极性，对推进医院电子信息档案建设也有着很好的推动作用。
3.4加强软硬件建设
在医院的现代化建设中，软硬件设施的建设是基础性的工作，我们在医院的电子信息档案建设中，需要加强基础的设施的建设，医院电子信息档案建设需要先进色软硬件设备作为保障，只有在保障先进设备和软件的基础上才能实现电子信息档案管理工作的高效和准确，电子信息管理系统的应用能够有效提高医院电子信息档案的管理效率。保持与世界接轨，关注世界电子信息技术发展动态，及时进行设备和软件更新，只有时刻保持与世界先进水平相一致，才能使得我国医院信息化水平得到不断提高。医院要将电子信息档案建设作为重点工作认真对待，为其发展创造条件。
4结束语
【关键词】医院;电子档案;问题;对策
随着电子信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。
1、医院电子档案管理中存在的问题
1.1档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。
1.2医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。
1.3电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5需要大量资金投入
医院电子档案的建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。
2、提高医院电子档案管理的对策
2.1建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。
2.2制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3加强培训，提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4加大档案管理的投入
关键词:档案管理;涉密档案;电子信息技术;保密
一、传统涉密类档案保密工作特点
1.档案存放地点是保密工作重点。传统纸质性档案受自身条件限制，必须集中存放在温度、湿度适宜的场所之中。《中华人民共和国档案法》规定，档案存放地点必须具备防盗措施，要制定严格的档案存放地点管理制度，无关人员一律禁止进入，最大程度上保证了档案文件的保密性和安全性。
2.注重对于档案管理人员的职业教育。《档案法》中严格规定，机关、团体和企事业单位必须有专门的档案管理人员，严格执行各项档案管理制度。近年来，大部分省市和地区已经制定了档案管理员资格准入制度，要求单位档案管理人员必须持有相关的档案管理员资格证明，并定期组织档案管理人员进行业务知识和技能培训，加强职业道德教育。管理人员的专业化保证了档案管理保密工作的顺利进行。
3.较为合理地依据档案保密程度对涉密类档案进行分级管理。按照有关规定，传统档案按照保密程度不同，分为绝密、机密、秘密等几个密级。在我国传统档案管理体制中，不同密级的档案需要进行分类集中管理，并对不同密级档案的管理和查阅等工作进行了详细规定。与此同时，对各个密级档案的解密标准、解密时限、解密方式等进行了严格限制。这就最大限度地保护了涉密档案的秘密性。
随着社会信息化技术的不断发展，目前我国的档案管理模式已由传统的纸质型档案发展为利用电子信息技术为主的电子信息档案系统。与传统型涉密类档案保密工作相比，电子信息档案保密工作有其特殊之处，一些传统档案管理工作模式已经无法适应信息化要求。近一个阶段，我国出现数起利用电子信息技术进行泄密的恶性案件，给我国社会主义现代化建设带来巨大影响。如何在电子信息技术条件下做好涉密类档案保密工作，需要档案管理工作者给予高度重视和进行认真研究。
二、利用电子信息技术进行涉密档案管理的优势和不足
1.利用电子信息技术管理涉密类档案的优势。首先，电子信息档案保存管理相对方便。电子信息档案由于采取数码技术进行压缩，存储介质占用空间极小，对存放场地要求相对较低。其次，电子信息档案便于调阅和使用。由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，方便用户使用，可以极大提高档案管理工作服务社会的能力。
2.利用电子信息技术管理涉密类档案的不足。诚然，利用电子信息技术管理涉密类档案的不足和优势一样显而易见。由于电子信息技术自身特点，涉密类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。
三、如何做好电子信息涉密档案保密工作
笔者认为，做好电子信息涉密档案保密工作总的原则应该是充分利用电子信息技术的优势，结合传统档案管理工作的经验，取长补短，努力克服问题和不足。具体说来，应注意以下几方面。
1.牢固树立档案管理以及保密工作的服务意识。无论是档案管理还是保密工作，其根本出发点都是为经济社会发展提供资料。利用电子信息技术进行涉密性档案管理，其目的是为了更好地为社会提供服务。因此说，服务意识是档案管理工作必须树立的指导思想。
2.建立完善的电子档案查询使用制度，用制度化的方式确保涉密电子档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。
(1)要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行。要在传统管理制度的基础上，结合电子信息档案的特点制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保证涉密电子档案储存介质的安全。电子信息档案储存介质一般以光盘、软盘及硬盘为主。一方面要采取相应的防火防水措施，保证硬件安全，另一方面要及时做好相应备份，防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失。
3.进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，在今后的工作中，除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更为重要的是要加强职业意识教育。要培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。
当然，利用电子信息技术进行涉密档案管理是一个十分复杂的系统性工程，需要动员社会方方面面的力量参与其中，形成“保密带动管理，管理带动服务”的良性互动工作模式，切实将我国的档案管理工作提高到一个新的水平。
参考文献：
[1]《中国大百科全书》，陈兆吴主编.
[2]《中华人民共和国档案法》，法律出版社，2003年5月.
电子档案在提高工作效率的同时实现资源共享，借阅和使用都具有比纸质档案更为便利迅捷的条件，能够提供更为全面便捷的服务。电子档案突破时间和空间的限制，实现档案共享的便利，便于查阅和利用。但由于电子档案本身对计算机和网络设备存在高度依赖性，而计算机和网络容易遭到病毒的破坏或黑客的攻击，电子档案对档案保存的安全性有更高的要求。
(一)高校电子档案管理的内容
高校电子档案管理的内容包括学校制度性的电子文件、高校主页网站信息及重大活动中所形成的照片或视频资料、学校内部局域网平台的数据库及数据库管理系统的信息资料、学生的学籍及成绩等，按照类别大致可以分为:学生档案、教学档案、科研档案、党群行政档案和人事档案、基建财务档案、校史及宣传档案等类别。事实上，高校为应对种类繁多、任务繁杂的档案管理，基本上是按照类别分别由各归口部门来管理，作者所在的高校即是科研档案归科研处管理、财务档案由财务处管理、人事档案由人事处管理等等，每个部门由专人兼职管理档案材料。其中教学及科研档案因为有评估和考核的需要，相对较齐全外，人事档案电子化的难度最大。
(二)高校电子档案管理的问题
目前发现多数研究者在分析电子档案本身存在的安全性和真实性较低的问题上，指出高校电子档案管理存在诸如缺乏制度规范、专业人员技术需提高等问题。
1．电子档案建立过程和查阅过程缺乏制度规范，没有统一标准。
一方面电子档案的存储制度和标准不完善，归档程序不明确，对于电子档案的收集、整理、筛选没有规范化的标准执行。而且电子文档要经过不同部门才最终完成，在电子档案建立、传输、转移和接收的工作过程中，一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性，各部门各自为政，电子档案存储设备选择、数据格式分类不统一，造成电子档案资料的损坏与丢失，导致电子文档的归档要么重复储存，要么就会出现缺失。另一方面，一些重要的档案资料没有备份资料留存，一旦数据丢失或者被篡改，难以复原。因此，必须建立起一套有效的、完备的电子档案归档和查阅制度，以免造成电子档案资料的损坏与丢失。
2．电子档案管理人员的专业意识和专业技能需加强。
高校纸质制度性档案文件一般由校行政办公室下设的档案科专人管理，其他按照类别分别由各归口部门人员兼职管理，各部门领导对电子档案管理的重视程度因人而异，工作效率和质量参差不齐。档案电子化管理过程对管理人员的业务知识和计算机技能提出更高要求，各部门专、兼职档案管理人员缺乏电子档案管理的相关培训，难免会降低档案收集的质量，造成电子档案管理工作整体水平不高。
3．对档案电子化过程中投入的资金不足。
部分高校对电子档案管理的规范性重视不够，有关规范性要求落实不到位。在高校管理资金不足的情况下，在档案管理上所投入的资金和设备能省则省，观念上的疏忽严重阻碍了电子档案信息管理系统的建设，制约了电子档案的发展。
二、加强高校电子档案管理的措施
(一)强化管理人员专业意识，培养专业技能
要充分认识到档案管理电子化的必然趋势。从电子档案的收集整理开始，建立规范化的电子档案管理流程机制及监督管理机制，出台相应的绩效考评办法，考评专、兼职档案管理人员的工作量。提高高校电子档案管理人员的业务能力、工作效率和业务水平，满足电子档案收集、整理归档的需要，从两方面对从事档案管理的专、兼职人员进行培训，一方面是档案管理专业业务知识，另一方面是计算机应用技能及网络应用技能。电子档案的收集、积累等基础工作不同于纸质档案的收集和整理，电子档案材料的范围、方法和要求均不同于纸质档案，整理归类、建档上传、查找查询等等工作都要求档案管理人员有较为专业的计算机技能，尤其是其中一些电子文档、图像声音文件的修复处理、保管保密对管理人员的能力提出更高要求。因此，要加强对各个职能部门的兼职档案收集人员的培训力度，提供多种教育培训交流的机会，提高档案管理人员业务能力和电子档案的管理水平。
(二)开发电子档案管理系统，加大资金投入
部分高校已开发了电子档案存储的系统平台，建成了按档案公开级别和访问人员类别的网络查询、查阅系统。这一系统包括硬件系统(输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机)和软件系统(管理端软件和查询端软件)两部分。高分辨率的扫描设备、照相录制、录制设备、输入输出设备、存储设备等这些硬件设备需要直接购买投入使用，管理及查询端的软件需要设计投入。因此，这些设施的配置需要高校领导加强对电子档案管理的重视，提供一定的资金支持。
(三)提高安全管理意识，保证文档真实有效
一、影响电子档案信息安全的因素
（一）病毒和黑客的威胁
计算机网络受到来自黑客和病毒的攻击和威胁，对原始数据进行数据破坏、窃取和截获，以便于获取机密性的信息，导致信息数据泄漏。
（二）硬件故障
电子档案需要借助于计算机和网络来发挥其作用。在这个过程中，需要由物理设备来确保网络运行系统的正常性，一旦主机部件、路由交换设备及硬件设备等发生故障或是受到损坏，都会导致网络系统无法正常运行或是瘫痪，影响电子档案信息的安全。
（三）应用管理因素
电子档案信息运行安全的保障，需要确保档案管理信息系统实际应用操作的安全，但在当前电子档案信息安全管理工作中，却存在着管理混乱、责任不明及缺乏健全的安全管理制度问题，部分安全管理制度制定时没有与实际情况有效的结合，从而导致其执行时缺乏可操作性，从而导致管理安全风险的发生，影响电子档案信息的安全。
（四）突发性因素
在对电子档案安全管理工作中，由于设备故障、突发性灾害等发生时，由于安全技术防护措施缺失，在这种情况下，往往档案信息会丢失、破坏、毁损等，从而会给电子档案带来不可估量的损失。
二、电子档案信息安全保障体系的建设
（一）组建信息安全管理机构
机构级可以在本单位现有的顶层如信息安全与保密委员会下设电子档案工作小组，在建立了机构时必须同时制定职责、运作机制等相关制度，使保密机构真正起到决策、监督作用。
（二）电子档案信息安全体系建设
（1）建立安全管理制度
管理制度是保证电子信息安全的重要措施。维护电子信息的安全除了技术手段外，更重要的是要加强对信息的管理，制定合理而严密的管理措施和规范，才能真正保护电子信息的真实、可靠和完整。
（2）建立网络管理制度
计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。原因很多，主要有设备老化，安全技术方法逐渐泄露，管理日渐松懈，攻击者经验的积累等。与此相反，电子文件和电子档案的价值却随着时间积累而增加，对系统安全的要求越来越高。因此，为长时间保证安全，必须结合本单位的实际，建立配套的、切实可行的网络管理制度。
（3）建立全过程的电子文件管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题都会影响电子文件的真实可靠性。因此建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失;电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，负责就会给将来利用带来困难和麻烦;迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都对电子信息的真实性与可靠性造成危害。
（4）建立电子文件管理记录系统
为加强对电子文件的管理，保证电子文件的法律证据性。则需要对于收集积累阶段在网络系统上传输的电子文件，可通过网络系统自动记录有关信息;记录文件在现行期的重要处理环节和文件在半现行期和非现行期的管理、利用等;对于按存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。另外还要做好文件存储位置的改变、数据转换的记录。
（三）电子档案信息安全与保密日常监督与检查
在电子档案安全管理工作中，检查人员需要具有较强的安全防护意识，通过对各项规章制度的执行情况、机器设备和网络的运行情况及网络数据的流动情况等进行全面、系统的检查。同时还要制定安全与保密制度，对检查的时间、周期、检查项目和方法进行明确规定，及时发现电子档案信息安全问题，及时进行跟踪处理，确保电子档案信息的安全。
（四）提高档案管理人员的综合素质
电子档案的安全管理工作中，不可能仅仅依据制度来实现，需要制定切实可行的培训机制来强化对档案管理人员的业务学习和技术培训，努力提高档案管理人员的专业技术和技术技能，做好电子文件的归档工作。同时还要加强档案管理人才队伍建设工作，以管理型人才为基础，以复合型人才为重点，从而组建一支具有高素质及高技能的专业化档案管理队伍，确保电子档案的顺利运行需要。
信息时代的到来，人类记录信息的工作发生了很大的变化，人类已经开始倾向电子文化储存，逐渐的摆脱了纸质化记录时代。但是值得研究的是，电子档案尽管利于储存，也方便档案信息资源共享，但是其原始性却无法保证，因为电子档案修改或者传输几乎都毫无痕迹，如果对电子信息技术不够了解，完全看不出来，最为重要的是，信息技术的发展，也带动了黑客技术的发展，电子档案信息随时都有可能被窃取，所以档案管理部门一直都在积极的采取措施，应对这一问题，其采取的措施如下。
一、注重电子档案制作与管理人员的管理
电子档案依靠的是信息化技术，但是却不是自动生成，其需要人工制作，无论是存储，还是传输都是由人来完成，正是如此，电子档案制作与管理人员的素质对电子档案的原始性关系重大。相关电子档案部门在聘请相关人员时，就应该设高门槛，工作态度不认真，业务素质不强的人员都不能从事电子档案的制作工作，同时有关部门还应该加强内部人员的培训工作，要求从事该项工作的人员必须经过培训合格之后，才能上岗。另外，档案管理部门需要构建一整套审查制度，每一个环节都要做好把关工作，从而源头上彻底消除影响电子档案真实性的因素，确保其原始性。人是感性与理性并存的生物，当外界环境发生变化时，非常容易受到影响，如不不加强管理，很有可能就会背离初衷，所以一定要加强人员管理，以免工作人员出现懈怠。但是对于电子文件制作人员来说，只是单纯的依靠审查制度，并不能达到预期效果，因此在制定制度之后，还需要对具体措施进行明确的规定，每个工作人员的责任都必须要落实，以此确保每项政策都能够正确的实施下去。除此之外，有关管理者对电子档案制作人员还需要进行教育，一定要其了解到电子档案原始性的重要性，同时培养制作人员认真工作的态度，整个制作团队都要养成优良的工作作风，高超的制作水平，只有如此，才能真正的从源头上杜绝电子档案信息虚假。
二、公平合理的分配电子档案制作任务
每一位参与电子档案制作的人员都有义务确保档案真实性，同时也对此也应该富有一定的责任，以此保证在整个电子档案制作过程中不会产生任何的失误。公平合理的分配任务之后，制作人员就很少会出现相互抱怨以及扯皮的情况，以此保证制作工作能够顺利完成。公平合理的分配任务的前提就是管理者对每位人员都工作能力都有清楚的了解，尤其是各个员工擅长的领域，这样在分配任务时，才能让每个人都满意，从而认真的工作。尤其电子档案的制作规模比较庞大，需要多个人共同合作完成，此时责任划分更显重要，责任划分之后，每个人只能负责其专门的领域，不得管理其他领域，干涉其他员工的工作，否则就需要给予相应的处罚。如果有工作需要，工作人员可以将电子档案转变为只读模式，便于员工进行调阅，这样可以有效的避免误操作或者故意增加会删改，这也是确保电子档案原始性的一个有效的措施。
三、建立电子档案全过程管理的制度
电子档案从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能造成对电子档案的原始性、真实性的危害。因此，及早地建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子档案形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。电子档案的收集、积累比纸质文件要复杂得多，稍有不慎，就可能造成无法挽回的损失。因此，一开始就要明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和要求。严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性、完整性的重要措施。电子档案的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真检查，凡不符合要求的，都要有明确的处置措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子档案的原始性、真实性、完整性造成极大危害。
四、建立电子档案管理的记录系统
纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子档案形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子档案的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子档案建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子档案的管理和使用情况。用电子档案形成、处理、保管过程中，都有真实记录可供查询，来证实电子档案的原始性、真实性。
五、结语
综上所述，可知电子档案自身的优越性已经十分突出，只是这种优越性也伴随着一定的危险性，就这一点上来说，纸质档案要比电子档案更加的优越，但是这不能抹杀电子档案所具有的先进性，比如方便快捷、节省空间、成本低廉等，而且电子档案也是我国进入无纸化办公时代的重要表现。正是如此，做好电子档案的原始性工作更显重要以及迫切。
本文作者：邹晓军 林玲 高军 单位：塔里木大学
档案管理员由教学秘书兼职，由于大多没有经过专业培训，不懂档案管理业务和要求，严重地影响了教学档案管理工作的规范化、标准化。[1]1.3电子教学档案安全问题突出。在网络环境下，影响档案信息安全的因素很多，一方面来自操作系统因素、硬件设备因素和网络黑客等[2]，另外一方面，档案管理人员随意插用移动存储介质，拷贝他人文件，失泄密事件时有发生。因此，必须高度重视校园网络信息的安全问题。
缺乏对原始档案的管理。教学档案来源比较广泛，而且非常杂。既有上级部门的通知、通告、教学任务等，又有教师的教学日历、电子教案、教学大纲等，还有学生的个人信息表、学生成绩表等，从而产生了大量的草稿性的、原始的电子档案，但二级学院的档案管理人员认为经过修改、整理后的电子教学档案才具有归档性，对原始的电子教学档案用后就删，无从体现电子教学档案原始性、真实性和完整性。以学生成绩为例，很多教学秘书认为教务管理系统中有就可以了，没有及时进行备份，由于操作系统崩溃，使数据丢失，这就会造成无法挽回的损失。
加强全员档案意识。首先主管教学领导要树立档案意识，加强对电子教学档案的监督、检查；其次要树立教职工档案意识，确立档案的价值观和效益观，实行由二级学院各部门和教职工立卷归档责任制，把每个人的电子教学档案的建立纳入年终考核范围，以养成随时进行档案归档的好习惯。最后作为档案管理人员的教学秘书要提高档案管理尤其是电子档案管理素养，积极对电子档案进行整理、归档，更好的为教育教学服务。
建设和完善二级学院电子档案管理制度。依据国家有关档案管理的标准，结合二级学院自身特点，制定电子教学档案管理的各项规章制度，如：档案保密制度，电子教学档案管理制度，档案员责任制度等，一定要有可操作性，以便对电子档案工作各个环节进行有效管理。加强安全防范能力。首先要严格执行电子档案保密制度，即配置档案管理专用电脑，保证专人专用，设置开机密码，不得让他人使用，不得随意插用移动存储介质，拷贝他人文件等。其次加强技术保障，包括安装最新防毒软件和防火墙，不断安装软件补丁更新系统漏洞，对重要文件进行备份，从多个方面进行防范，尽一切可能去制止、减少一切非法的访问和操作，把不安全因素降到最小。另外，为了防止档案专用电脑出现故障，每个月需对电子档案进行备份。
加强对原始电子档案的管理。电子档案收集相比纸质档案收集更加复杂，既要保证其真实性和完整性，又要保证其原始性。电子档案不如纸质档案直观，若不及时收集，就很可能散失毁坏，必须从文件形成之时起采取措施对电子档案收集管理，实施全过程管理，切实做好收集积累工作[3]。为了保证归档电子档案的完整、真实，由电子档案的产生者（包括教师，管理人员等）把形成的电子档案进行分类整理后，集中发送给档案管理人员，档案管理人员按照教务管理系统的模块进行严格分类，归档，并做好文件的标记及目录的登记，并及时将相关档案及时上传至服务器，以便相关师生能上教务管理系统及时查阅相关信息。
开发电子档案管理系统。现阶段，我校的档案管理系统还需要靠人工一个个输入信息，并且是简单的目录检索，档案数字化建设一直比较滞后，如何构建网络电子档案管理系统是目前急需解决的问题。积极推进教学档案数字化建设，实现档案资源共享是我校正在努力的目标。目前，教学档案全文数字化还不现实，可以先把档案目录数字化，供师生进行网上查询，还可以把重要的、价值高的、师生需求大的档案优先转化为电子档案，更好的为广大师生服务。
总之，在教务管理系统背景下，电子教学档案在教学管理工作中逐渐发挥着重要的作用。同时，作为一名从事最基础工作的教学管理人员，要不断加强学习，培养自己的档案管理素质，多思考、想办法，认真研究电子教学档案如何实现与教务管理系统的无缝对接，以适应现代化教学管理的需要。
随着社会的发展和进步，电子档案管理已经逐步取代传统的纸质档案管理，成为档案管理领域的发展趋势。但我国档案管理机构和组织在实施电子档案管理过程中，经常会遇到这样那样的问题。本文首先对电子档案管理的基本要求展开分析，并总结了电子档案管理存在的几点问题，最后有针对性的提出电子档案管理的完善策略，为电子档案管理的进一步完善提供资料参考。
关键词：
电子档案管理；基本要求；完善策略
实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。
1电子档案管理的基本要求
1.1原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
1.2真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
1.3完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。
1.4安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2电子档案管理存在的问题
2.1原始性问题
传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。
2.2真实性问题
在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。
2.3完整性问题
电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。
2.4安全性问题
网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。
3电子档案管理的完善策略
3.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
3.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。
3.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。
3.4规范电子档案的利用制度
规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。
作者：贾德锋 单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心
参考文献
关键词：影响电子档案;安全管理;因素
Abstract: Although the electronic archives in our country has not fresh things, archives workers to have more in-depth research, its characteristics are discussed, but the majority of Chinese organizations in the security management of electronic archives, archives still adopt traditional protection method, its main goal to protect electronic archives of physicochemical properties, as long as the protective carrier nondestructive would protect information integrity, so regardless of its object of protection, technical method or guiding ideology has simple obvious. Through the analysis of China adopts the archival measures, safety management measures of traditional mainly there are five limitations: blindness, non-systematic, low efficiency, passivity and lack of system. The existing limitation and can not guarantee that the electronic archives led the information technology security.
Keywords: influence of electronic archives; safety management; factors
中国分类号：TK-9 文献标识码：A 文章标号：2095-2104（2012）03-0001-02
第一章 与安全管理相关的其他概念
电子档案安全管理是新时期档案工作的重要任务。保管和保护好电子文件必须从两个方面着手：一方面，要从电子档案管理物理载体出发，着重保护电子档案的原始性；另一方面，要在电子档案管理的手段上狠下功夫，力促电子档案的真实性。本论文就是对电子档案如何能够安全管理，发表个人看法。1、背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。2、逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。3、物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第二章 影响电子档案安全的因素分析
信息技术就是一柄双刃剑，在给用户带来方便的同时，也给电子档案的安全带来更多的威胁。影响电子档案信息安全的因素很多，归纳为四大类：自然因素、环境因素、人为因素和技术因素。
2.1自然因素
影响电子档案安全的自然因素主要指各种自然灾害，如雷电、水灾、火灾、台风、地震等，这些自然灾害的发生会直接威胁到共享系统中的电子档案安全。
2.2环境因素
电子档案信息的产生、存取、传播和利用等离不开计算机及网络环境，这对电子档案所依存的系统环境和网络环境的要求是非常高的，如果电子档案管理系统和网站的环境不符合要求(电源质量差，温湿度不适应，无抗静电、抗磁场干扰和无防尘、防火、防水、防雷电、防漏电、防盗窃的设施和措施等)就会影响电子档案信息的安全。
2.3人为因素
人为因素又可以分为三类：第一类是蓄意破坏。蓄意破坏是故意破坏电子档案的内容及其所依赖的载体、系统和网络环境等，以获得某种利益及达到某种目的。第二类是管理疏忽。管理疏忽包括管理人员的安全意识、保密意识、责任心不强，没有建立起相应的信息安全法律法规、标准制度等。管理疏忽是造成事故发生的最大隐患。第三类是不当操作。电子档案载体本身随着使用次数的增加，其结构性能会有一定程度的降低。
2.4技术因素
在影响电子档案信息安全的非人为因素中，技术因素不可忽视。信息技术、计算机网络技术在工作中的广泛应用，给电子档案的安全带来深刻的影响，一方面上述技术是电子档案产生的前提，为电子档案信息的管理和利用带来极大的便捷；另一方面，这些技术本身并不是十全十美，也有局限性、漏洞和缺陷，这些都为电子档案信息增加了被窃取、盗用、非法增删及破坏等方面的安全隐患。
第三章 电子档案安全管理措施
3.1载体安全保护
第一保证电子档案载体的制成材料质量过关。硬件、软件、磁盘、光盘、输入输出设备、信道信宿、其他反馈系统等都是电子档案生成、存储、传输和提供利用全过程的基础。电子档案制成材料主要有电子档案的载体用料和记录用料及相关设备用料。第二保证电子档案载体物理上的安全。这是使其能够通过电子计算机的软硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。
3.2电子档案传统安全管理措施的局限性
电子档案传统的安全管理措施主要存在着以下五种局限性：盲目性、非系统性、低效率性、被动性和缺乏制度性。
3.2.1盲目性
作为电子档案的最终管理者，档案部门对于电子档案所处的风险没有进行更深刻的探究，没有从更深层次上发现风险发生的原因。最终在风险来临之时，不能有效地控制风险。
3.2.2非系统性
电子档案的风险往往并不是单一因素所造成的，除了内部因素外，还有外部因素。内部因素和外部因素两者相加，大大加剧了电子档案所遭遇风险的强度，而传统的电子档案保护措施，往往采取的是单一的防护措施，对于电子档案的保护会出现“头痛医头，脚痛医脚”的现象，最终还是不能避免电子档案风险的发生。
3.2.3低效率性
传统保护措施的低效效率性主要体现在对于电子档案的保护成本过高，而对于电子档案风险的防范并不能取得相应的效果，这之间不能形成一种正比关系，从而造成人力、物力、财力上的巨大浪费。
3.2.4被动性
对于可能发生的风险，由于档案工作者自身信息技术方面知识的欠缺，对信息技术发展了解不足，而维护网络设备和相关系统的技术人员又往往对电子档案的知识掌握不足，两者之间这种信息鸿沟，使电子档案在风险发生之前往往不能采取有效的措施加以预防，只待风险成为现实之后，才采取相应的措施进行补救。
3.2.5缺乏制度性
电子档案的传统保护措施缺乏制度性主要体现在两个方面，一方面电子档案的安全管理在实施过程中缺乏制度和标准的保障，在实施过程中没有具体的操作程序可以执行，档案工作者在操作过程中，存在很大的随意性，在此期间，再次发生风险的可能性增加，风险的叠加，会给电子档案带来更大的危害。另一方面国家对于电子档案安全管理缺乏相应的法律法规进行规范。以往的相关法规一般都集中在信息安全方面，但是电子档案的安全管理有其特殊性，国家在此方面的关注度不足。
第四章结束语
本文的研究最终目的就在于为档案工作者提供一种新管理思路，提高档案管理者的风险意识，提高电子档案的管理水平。在电子档案管理过程中，管理者和管理部门必须要认识到电子文件风险的客观性、不确定性、危害性，做好风险防范和应对工作，否则，如果对潜在风险的忽视，定会导致灾难性后果，形成可怕的“记忆黑洞”、“历史空白”。
电子档案管理是我们现实工作中的重中之重的关键环节，只有认真做好这项工作，我们的各项工作才有保障，我们要防患于未然，重视细小的问题，重视防范，哪怕是拔掉插头，用铁锤击碎，文件与数据也不会有任何影响。
参考文献
[1] 王萍、宋雪雁《电子档案管理基础》北京：清华大学出版社，2006年第1版 。
一是档案管理人员的知识水平不够全面。由于很多单位开展会计电算化时间不长，没有意识到电子会计档案管理的重要性，没有采取措施加大会计档案保管人员的业务培训，很多单位负责会计档案管理的人员没有电子档案管理的经验和业务素质，缺少电子档案管理和计算机应用等方面知识。
二是会计档案管理安全隐患突出。虽然计算机系统技术先进，功能强大，但也存在着不少缺陷：由于电子会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上，计算机系统存储电子会计数据容易不留痕迹被非法修改，而且磁盘、光盘容易损坏，如果不及时备份，一有突发事件可能损失极大；网络系统容易受到计算机病毒的危害，计算机中的会计系统软件易被破坏，电子会计信息易被非法增删改、窃取或泄露，不仅很难发现，而且破坏性极大。
二、要建立健全会计档案管理制度
要保证会计资料准确、可靠，必须首先建立严格的会计内控制度并严格执行，严格的会计内控制度能保证电子会计档案材料全面及时归档、运行安全可靠。如建立会计归档登记簿、借阅登记簿等防止档案丢失、泄密和毁损。建立严格的电子档案管理认证制度，引进电子档案加密技术可有效保证电子会计数据的安全性，防止外人非法进入电子会计档案系统，认证技术包括指纹认证、口令认证、全息认证等。建立授权操作制度，可设立系统管理员、操作员、主管等岗位，专人专职避免越权操作，不同岗位的职责和权限不同，相互牵制和监督。
三、要加强会计数据安全风险防范
计算机取代传统会计核算后，电子会计数据主要存储于光盘、磁盘等磁性介质，一旦发生盗窃、火灾、水灾等突发事件，就可能导致全部数据丢失和毁损。因此，要高度重视加强会计档案管理工作，一方面，要加强会计数据的日常安全，养成及时备份电子会计数据的习惯，注明备份时间和操作员的编号，备份文件最好用质地优良的光盘刻录确保数据安全。年终要将本年度所有会计档案整理归类，标明内容目录、日期、备份人姓名等内容。另一方面，要做好会计档案保管工作。会计档案室应满足防尘、防虫、防磁、防火、防潮、防变形、防磨损、防强震等要求，有条件的单位应安装监控和报警防盗设备，一旦有火灾发生，可及时报警。
四、提高会计档案保管人员的业务素质
由于会计信息化条件下，保管电子会计档案需要保管人员有更高的素质，因为保管人员要定期对电子会计档案进行检测，及时做好数据维护工作。保管人员应掌握档案学、会计学和计算机应用等方面的基本知识和技能，定期对电子会计数据库进行优化和备份，及时对已经存档备份的会计档案数据进行检查和核对，以便及时解决发现的问题。同时，还要定期进行病毒查杀和人工检查，防止财务系统专用计算机感染病毒。因此，要采取措施提高电子会计档案保管人员的素质，比如加大对现有的会计档案保管人员培训力度、选拔招聘符合条件的保管人员等等。
五、总结
1.1医院为了方便医生查看病例,往往病人的档案一般是单独放在病案室进行管理,还有病人的一些检查资料则直接放在各个科室里,这样医院的档案管理就分为了多个部分,缺乏统一的管理,增加了后期的档案收集和整理工作难度。
1.2现代医院电子档案管理的意识和制度落后由于电子档案是一个较新的档案管理方式,需要管理人员具备使用计算机软件的能力和较强的档案管理意识。但是,医院的档案管理人员在电子档案实施以后,主动学习提高的意识较弱,这就造成了对电子档案的使用不够熟练。当然,这在一定程度上与医院的管理制度也有关,医院的管理制度没有及时地更加电子档案管理制度和操作规范。
1.3电子档案管理不规范,保管措施不完善电子档案虽然方便了医院的管理,提高了医院的运行效率,但是不规范的保管措施可能会产生安全隐患。由于,电子档案的传输往往需要联网,管理人员如果不能及时的查杀电脑病毒,也许会造成电子档案外漏和消失,造成无法挽救的损失。
2优化对策
针对现代医院电子档案管理工作存在的一些不足,提出针对性措施。
2.1转变档案管理观念,更新意识和管理制度档案管理人员是档案管理的直接执行者,其观念的转变有助于提高电子档案管理的效率和成效。为了保证管理人员规范操作档案管理软件,需要更新管理人员的管理意识。同时,还应该建立和更新一系列规章制度,进一步规范管理人员的操作行为。
2.2形成独立的档案管理机构档案管理工作存在的一些问题往往是医院的重视程度不够引起的,档案管理没有独立的机构,职能和权限不够,档案管理功能不很正常的进行。因此,需要建立的一个独立的档案管理机构,增加档案管理人员,医院的所有档案都归独立的档案管理机构管理。在此基础上,建立一个电子档案使用系统,医院的医生都有独立的账号,可以随时登陆进去进行档案查询,这样既方便了医生的档案查询和调取也统一了医院的档案管理职能。
2.3加强工作人员的能力培养和工作技能的提高,提高综合素质档案管理人员的综合素质直接影响着医院的档案管理水平。档案管理工作并不是单纯的资料收集和整理,还包含了统计学和信息技术应用等应用。因此,为了提高医院的档案管理工作,就需要高度重视工作人员的综合素质提高。可以定期安排工作人员进行进修,或者参加技能培训,并加强思想道德建设,使档案管理人员在思想上和能力上都能更进一步。
3结语
1.1领导认识不够，规章制度有待完善
由于许多高校的领导并没有认识到电子档案管理工作的重要性，使得他们忽视了对电子档案的管理，相关的规章制度也残缺不全。正所谓上行下效，再加上各部门兼职档案，导致他们对电子档案有较差的归档意识，相应的的工作积极性也不高，总是以敷衍了事的态度对待电子档案工作，使得其不规范、不完整，管理水平低下。残缺不全的规章制度无法约束和规范管理工作人员的工作程序和工作行为，也不能很好的为管理人员开展工作提供良好的制度依据，从而导致从院校各部门移交来的电子档案大多不规范、不完整，加大了电子档案管理工作的难度，也对后续相关工作的顺利进行造成了一定程度的影响，形成一个恶性循环，极大地影响着电子档案管理工作的效率。
1.2安全性和实用性存在很大的威胁
作为电子文件的一种，电子档案主要是在计算机的基础上被形成和利用的，因此它都是在网络环境下传输的，非常的方便和快捷。但是它存在着比较大的安全隐患，因为它对计算机技术有很高的要求，否则极易遭受黑客攻击和感染病毒，从而使文件信息无法被正常读取。而且，电子文件中的数据信息也极易受到被非法删除和更改而不留痕迹的威胁。同时，电子档案的储存载体都是一些化学磁性材料，如磁盘、磁带和光盘，一旦管理上有疏忽，这些载体很容易发霉、变形等，而且很难恢复。如果电子档案的储存载体出现了问题，那么其中的文件信息也就很难再现和再次被利用。电子档案在为人们提供便利以及提高工作效率的同时，其实用性削弱的问题也越来越突出。如今，信息技术发展迅速，各种软件、硬件和编码形式可以称得上是日新月异，正是这种情况使得计算机系统运行之间的矛盾逐渐加深，从而导致很多电子文件信息不可读。其次，有的院校领导重视电子档案的管理，自然就会往其中投入经费和技术支持，那么它们就可以直接与合作的企业进行技术签约并共同开发；而有的院校领导忽视电子档案的管理，那么就会直接导致相关技术低下。这种技术水平之间的差异加大了各个院校电子档案整合管理的难度，无法实现校际间档案信息资源的共享。再加上各个院校之间大多缺乏沟通、交流以及共享的管理观念，导致电子档案的优势受到限制。这种封闭式的管理方式不但造成严重的信息资源流失现象，而且还会出现信息资源重复存档的现象。同时这种独立、分散以及割据式的档案管理已不能满足使用者的社会需求，因为高职院校的同学们在参加各种社会活动时，如就业、考研、出国留学等，都需要其母校提供档案资料，其使用率极高。
二、改善高职院校电子档案工作的措施
2.1加强认识，完善规章制度
加大对电子档案管理工作重要性的宣传教育，使院校上至领导、下至员工都对电子档案管理有一个正确的认识，从而根据自身的实际情况以及发展需求完善相关的规章制度，并把电子档案管理纳入到学校日常管理工作中，以规范电子档案管理工作。其中领导要起到带头作用，严肃对待电子档案管理工作，保证其权威性，让管理人眼严格按照相关程序来进行电子档案管理工作。同时可建立一些合适的激励机制，以激发工作人员的兴趣和积极性。完善的规章制度可以使工作人员在工作时有据可依，有条不紊的开展电子档案管理工作。如果院校规模比较大、电子档案比较多，可以找专人管理电子档案，以提高其管理质量和管理水平。
2.2提高电子档案管理水平，加大其安全性和实用性
对电子档案的储存载体要做好防潮、防霉以及防挤压等措施，避免他们遭到损坏，同时做好备份和转载工作，经常对这些载体进行抽查和检验，做到早发现、早处理。管理人员要紧跟时代潮流，不断更新储存技术，同时建立计算机安全防护系统，严密管理工作人员对密码和口令的设置与权限，从而提高电子档案的真实和安全指数。各大院校应树立沟通、交流和资源共享的观念，对封闭式的管理模式进行改革创新。在计算机网络与校园网连接的基础上，架设高职院校电子档案局域网，从而使内部和外部的数据库全程处于管理人员监控和管理的状态下。同时加强技术软件的开发，以便构建电子档案管理系统，其中包括数据储存技术、加密技术以及安全技术等。教育部门也应重视各高职院校电子档案整合管理的发展，向各大高职院校下达指示，让他们组建能制定政策、调配资源并协调院校的管理机构，从而促进高校间电子档案的整合管理，同时让具有档案专业的高职院校在进行档案培训的同时，还具有召开和承办院校档案会议的权利，让他成为调配和协调各院校电子档案管理的中心，从而加强院校之间的沟通和交流，实现资源共享，为电子档案使用者提供更好的服务。
三、结语
