时间：2023-06-02 09:21:10
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案一般管理方法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词 人事档案管理 信息技术
中图分类号：F207 文献标识码：A
一、人事档案管理现状
我国现代的人事档案管理涉及到的信息不断增多，信息的载体也日益多样化，造成传统管理模式越来越不适应现代企业、事业单位的发展需求，出现了诸多问题。
（一）管理理念落后。
企事业单位工作人员的人事档案一般都是由企业或事业单位的有关部门直接进行档案数据的更改、补充，很少由当事人参与。当事人的人事档案管理的知情权缺失，以致部分材料失实。其次在档案的管理上，只有国家机关、事业单位等才拥有人事档案的管理权。私营、民营企业只能把人事档案放在人才市场。使企业不能及时对人事档案信息进行变更，以致档案管理落后。
（二）管理方法不健全。
人事档案管理应当实行“档随人走”的管理模式，但是现今社会中，企业间人才流动现象普遍，档案的管理变成“人档分离”。 人事档案多年来采用传统的十大分类制，一份材料归属什么种类常常存在许多主观因素。近年来，虽然采用了计算机进行辅助管理，但也只是采用电脑进行目录录入，并没有带来管理方法质的飞跃，造成人事档案管理效率低。
二、信息化技术对档案管理的作用
实现人事档案管理创新，在人事档案管理中应用信息技术，就是实现人事档案管理的信息化。档案管理信息化是档案管理专业化、职业化的必然之路，是提升自身竞争力的有效手段。因此，加强信息技术的应用，实现人事档案管理的信息化有着重要意义。
（一）保护重要原件。
通过计算机对档案原件进行数字扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，可以有效地保护档案原件，避免档案原件因多次使用而损坏，并降低和避免重要资料丢失的风险。
（二）一体化运作。
所谓一体化运作，是指通过现代信息技术的计算机互联网和数据库技术，在企业、事业单位以及相关部门建立人事档案管理平台。只要一方进行人事档案的维护操作，其他各方都可以得到同步的数据更新，大大缩短了人事档案调用的时间，实现人事档案管理的一体化运作。
（三）快速检索。
以往进行人事档案信息的查询检索，主要是通过手动翻阅，经常是花费了大量时间，翻阅了大量档案还是找不到所需资料。而信息技术利用现代计算机检索技术对数字化的人事档案进行分类存储与查询可以在瞬间找到。
三、人事档案管理的创新发展
时代是不断运动和发展的，人事档案管理工作也是这样，不能恪守陈规，应该主动突破旧规则对档案工作的限制，探索和分析更适合现如今人事档案管理的新思路，实现人事档案管理的信息化和现代化。
（一）推进档案数字化，提高档案管理标准化、规范化水平。
目前，档案信息化管理的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重形象了系统整体水平的提高。对这一问题取得共识是档案管理信息化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个当面和各个环节，其中首要的是档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
（二）创新认识档案管理的理念。
作为人事档案管理部门，必须要要有强烈的责任心，在掌握档案管理的基本知识的前提下，更要在管理的过程中引进一下现代化的理念和管理方法，一方面对档案管理硬件上提高，为人事档案管理的安全、高效创造条件。另一方面应该建立一个系统的档案管理体系，对档案管理问题进行系统处理。
（三）人事档案内容的创新发展。
针对人事档案的内容，也应该进行一定的创新，我国企事业单位的对人事档案的管理，一般包括政治面貌、工作经历、学历、职称等，当时却很少会涉及人员的工作能力、特点、业绩等，在对档案内容进行创新的过程中应该注重对这方面进行发展和完善。档案是一个极具个性化的信息载体，在某些方面存在着很多共性，但更多的差异，这些差异主要体现在工作性质、职业特点、社会评价等等，我们应该在信息化的基础上对人事档案进行分类，根据不同的人员属性，对档案进行重新定位，提高档案的价值，更大程度的满足社会的需求。
（四）管理机制的创新。
人事档案管理应当构建以人为本的服务体制，围绕这一中心规范相关管理制度，并将其作为强化人事档案管理的重要手段。首先，定期检查人事档案管理制度的执行情况，若发现问题应当及时进行处理，确保档案管理工作的严肃性；其次，建立档案管理人员培训与考核机制，对人员档案管理工作情况进行定期考核，充分调动起他们工作的积极性，确保人事档案管理进入良性发展阶段。
四、结束语
人事档案管理创新不只是管理技术上的创新，也要从制度上、思想上去创新。信息技术可以做到管理技术上的创新，但它也需要制度的维护，思想的重视。文章通过对档案管理工作的现状的分析，从而引出档案管理工作与信息技术之间的联系，并为档案的创新和发展提出了看法和建议，相信在全社会的共同努力下，人事档案管理工作一定能够实现跨越式的发展，为人们利用档案提供方便。
（作者单位：河北省沧州开发区管委会）
参考文献：
[1]尤晓敏，万季芳.信息技术在机关人事档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2011，（7）：35-35.
[2]周喜强.推进人事档案管理信息化建设的思考[J].山东档案，2011，（3）：13-14.
[3]郭英.论信息技术在人事档案管理中的应用[J].齐齐哈尔大学学报：哲学社会科学版，2012，（5）：125-125.
【关键词】 医院；人事档案管理；问题与对策
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.658 文章编号：1004-7484（2013）-06-3399-02
众所周知，医院人才体系建立起来的过程，也是人事档案形成的过程。医院人事档案非常宝贵，它真实客观的记载着医院的人才情况，有助于医生认清自身的实力。是医院可持续发展的重要依据。因此，如何对这些宝贵的材料进行储存和管理非常重要。同时，在当前环境下，档案管理已经发展成为一个新的管理项目，已经出现了关于档案经济时代的说法，为此，医院应积极采用现代技术，实现科学管理，从而为医院的人才建设和科学研究提供切实有效的档案信息保障。
1 医院干部人事档案管理中存在的主要问题
1.1 档案材料问题 由于档案管理人员缺乏与档案形成部门和个人的有效沟联系，容易导致人事档案的丢失和遗漏。主要缺漏以下几种材料：干部履历表、工资变动材料、评聘职称相关材料党团材料等。同时，许多档案材料依旧未能规范，医院干部人事档案材料并非一人一时所形成，而是在不同时期不同渠道汇集到档案管理部门的，因此材料不规范现象多有发生。
1.1.1 使用圆珠笔，或者纯蓝水笔填写表格。
1.1.2 材料中应完善的各级组织审签盖章等手续不完备。
1.1.3 须经本人见面后签名确认的材料不够完善。
1.1.4 先后形成的材料所反映该干部参加工作时间、入党时间、出生年月等数据前后不一致。
1.2 意识薄弱 医院干部人事档案的形成、完善，涉及到医院许多部门和个人，但由于大家对干部人事档案意识欠缺，致使一些不按照要求处理和完成干部人事档案材料现象常有发生，极易造成材料缺失、混乱、不规范、不完善。
1.3 自动化程度不高 人事档案管理包括对人事档案的生成，保存与利用的全部工作。目前在医院人力资源管理中，纸质档案无论在生成方面，还是在保存和检索利用方面，技术都十分落后，严重制约了人事管理档案水平的提高。目前，医院人事档案的管理，大多停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工立卷的水平，生成过程几乎都是手工操作，内业人员的工作强度大且效率低。由于手工填写错误而返工造成大量人力、物力和时间的浪费。
1.4 人力档案管理人员素质有待提高 目前各医院从事干部人事档案管理工作人员专业化程度尤显不足，且大多数从医院临床、护理、辅佐科室等工作岗位上改行而来，兼职为主。
2 症结所在
2.1 档案传递不规范 人事档案随着个人的经历逐年形成，一份比较完整的人事档案形成时间跨度是相当长的，材料的完善和形成涉及多个单位，如果哪一单位的传递中任一环节不够规范，材料丢失遗漏现象就有可能发生。
2.2 职工档案意识淡薄 人事档案案卷中的材料大多是职工本人所填写，填写内容是否准确和规范直接关系到本人档案的质量高低。部分员工由于档案意识淡薄，在填写干部履历表时不够认真严肃，对于一些记忆相对模糊的信息不加思考和证实的就随意填写，这样给管理工作带来很大的麻烦。
2.3 档案管理者疏忽大意 档案材料张冠李戴和因裁剪材料而损坏文字的现象与档案工作者疏忽大意有直接的关系。整理同名同姓或者同音的材料必须特别小心，同时裁剪多份材料时，务必仔细查看每页切边的情况，否则容易把填写在表格之外的文字剪掉。
3 加强医院干部人事档案管理的建议
3.1 改进管理方法 保持干部人事档案管理工作的高质量，必须要有科学的管理方法，紧跟干部管理的工作要求，实现管理的规范化和信息化。一是改变档案的常规管理，归档和鉴别的规范化。二是实现档案的动态管理，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。三是培训专业的管理队伍，积极主动提供服务。要在某项工作开始时、进行中和完成后，随时关注服务对象，及时准确的提供服务。
3.2 档案的常规管理 一般在医院人事管理中，人力资源档案的库房都比较简陋，在日常档案保存管理的过程中，要注意库房环境和库内卫生，注意防火、防潮和防虫。在遇到洪水和地震等自然灾害时，应及时将人事档案和相关的计算机设备转移到安全地带。此外应加强人事档案及相关计算机设备，存储介质的保卫工作，严防任何破坏和盗窃事件发生。
3.3 档案的动态管理 人事档案的动态管理是靠网络技术来实现的。通过计算机网络，各级人事档案管理人员可以随时了解人事档案的收集与整理的情况，也可以浏览个案卷的整理和收集情况，既可以了解人事档案的收集整理的整体情况，也可以浏览各案件的具体组成以及档案的内容。同时要认真做好人事档案的审核整理工作。要求集中时间、集中力量、统一标准、统一规格、严格把关。
3.4 积极培训专业队伍 人事档案管理工作是一项复杂而又繁琐的工作。在国外人事档案管理已成为一门专业学科，并对人事档案管理人员进行各种层次的教育。世界卫生组织对人事档案管理工作也十分重视，经常组织培训活动。我国对未经过正规医学教育和人事档案专业系统理论学习的人员应注意素质培养，树立良好的工作作风，积极引进现代的管理手段和设备，以进一步加强人事档案管理的实践。医院要把人事档案管理管理列入医院的总体发展目标中，与医院业务建设同步规划，同步发展。医院领导应当为医院人事档案管理部门配备足够的人力，鼓励档案管理者在这特殊而又平凡的工作岗位上踏实的工作。同时，人事档案管理部门也应该加强与主管领导的沟通，争取得到足够的人力和物力支持。
3.5 加强依法管档的意识 档案法是档案工作的法律依据和行为规范，医院有关部门应当加强对档案法的学习和宣传，是工作步入依法管理，有章可循的轨道中。干部人事档案管理工作需要医院各个部门协同配合，可利用文件、召开会议培训兼职档案员等办法使医院各业务部门、各类干部增强干部人事档案意识，了解相关知识，从源头上避免人们因意识欠缺引发的问题。
4 结 语
干部人事档案是人才的主要信息来源和重要的载体，准确完整的干部人事档案是选好人才、用好人才的重要工具。要以与时俱进，创新发展的精神做好干部人事档案管理的工作，使之适应医院改革发展的需要。总之，当前我过医院干部人事档案管理机构不够完善，没有系统的理论支撑和有效的技术保障。采取上述措施，可形成比较完整的医院干部人事档案管理体系，提高管理水平。
参考文献
1.医院人事档案管理者主动服务意识相对薄弱。一些人事档案管理工作人员的思维模式尚未转变，一直沿袭传统的工作模式，在材料收集工作上缺乏主动性、及时性，只是被动的提供资料，不能与时俱进，对医院人事档案不能及时地进行更新。许多医院人事档案管理人员对医院的行政管理工作不熟悉，业务上也未进行正规的专业培训，只能应付简单的收集，装订等工作，人事档案专业知识有所匮乏。这些对人事档案的管理的质量及服务产生很大的负面影响。
2.医院人事档案资料分析整合少，利用效率低下。医院的人事档案资料是广大医务、科研和管理工作者长期从事医疗实践活动的结晶，具有较高的使用价值。而目前，大部分人事档案仅仅提供了最基本的使用方式，即查阅原始纸质档案资料。其利用领域比较狭窄，档案信息也处于一种被动落后的服务状态，不能很好地为医院的管理提供服务。
二、医院人事档案现状产生的原因分析
1.思想认识不到位。在医院人事管理工作中，人事档案处于一种用起来重要，抓起来次要，忙起来不要的尴尬境地。主要原因可以概括为以下两点：一是领导重视程度不足。医院领导对人事档案管理工作的机构设置、人员配备、和资金投入不研究、不解决。很多医院人事档案管理人员都是兼职，其档案管理业务不精通，处理日常杂事较多，无法集中精力做好档案管理工作。二是档案工作者责任意识不强。有些档案管理者身在其位，不谋其职，既不注重档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。工作中怕麻烦，图省事，不严格执行规章制度。
2.管理机制不健全，制度落实不到位，管理手段不严格。人事档案管理缺少应有的生机与活力，没有形成统一的管理体制。传统的医院人事档案管理方法重管理、轻服务，方法繁琐，不易操作，现代化管理水平不高，已明显滞后于人事制度改革的进程。虽然医院档案管理部门都有制定档案管理制度，但在实际操作过程中力度不大，诸如不登记查阅手续、不按要求转递人事档案、不及时回复回执单等情况时有发生，涂改、抽取、撤换档案材料现象也屡见不鲜。另一方面，随着人事制度改革的不断深入，档案材料的收集、保管、利用以及档案业务的范围也发生了变化，部分旧的管理制度不适应社会发展的需求，亟待进一步修订完善。
3.没有建立现代化服务理念。医院人事档案的服务对象比较单一，一般都是各级领导及组织人事部门。服务的手段和方法比较落后，一般仅限于查阅档案原始纸质材料，跟不上信息化建设的要求，更不能实现信息网络建设、微机检索，无法达到资源共享的目的。
三、医院人事档案管理措施
1.更新观念，加大投入。近年来，人事制度改革逐步深化，人事档案在管理工作中发挥的作用也越来越大，不仅能满足干部工龄认定、工资制度改革等一般的日常性管理，还能为干部选拔、培养，人力资源的合理开发利用等方面提供重要依据。因此，人事档案作为一项重要的信息资源，医院应该得到相关管理人员的高度重视，工作人员要转变传统的思维模式、工作模式，积极学习人事档案管理新技术，挖掘人事档案潜在利用价值，提高档案利用效率，加大资金投入，完善配套设施，配备专业的档案信息管理软件，切实做好人事档案的管理工作。
2.提高资源利用率，辅助医院工作开展。档案管理的目的即开发利用档案资源。因此档案工作人员在业务上要树立以利用资源为中心的指导思想，努力做好档案管理工作，为医院发展和业务开展作出贡献，从思想上改变坐等上门的传统方式，变被动接受为主动开发，积极开拓利用档案资源的新途径，主动为医院人事工作需要提供有效的人事档案。除此之外，医院在参与医疗卫生市场竞争的时候要向档案管理工作要效率，督促档案人员在提供利用工作中为医院以及利用者及时提供准确的档案资源和信息
现在，人类进入了知识经济时代，人力资源管理也摒弃了传统的管理方式，在进行人力资源管理的时候也应用了新的方法，使人力资源管理能够符合时代的要求，在这些新的趋势的影响下，人事档案的管理也在不断地完善，也提出了很多新的要求，所以，应该对这些新的趋势进行分析，才能确保企业中人事档案管理能够起到实质性的作用。
（一）完善企业的核心价值体系。
在进行人力资源管理的时候，企业的文化在人事档案管理中占据重要的分量，企业要根据自身的企业文化，制定人事档案管理的相关政策。
（二）建立不同层次的价值评估政策。
在进行人事档案管理的过程中，在传统的管理中，一般都是定期对人事进行考核，现在，在对人力资源进行管理的过程中，应该加大人力资源考核评价的力度，将原本单一的考核体系转变成多元化的考核体系，使考核体系朝着全方位、多领域的角度发展，在人力资源管理的过程中，不仅仅要分析个人的素质，同时也要注重其对企业的绩效做出的贡献，将个人的成绩与企业的绩效结合在一起，对人力资源的绩效进行全方位的考察。
（三）建立以绩效为方向的薪酬回报机制。
在企业内部，一定要完善员工的薪酬体系，运用薪酬来激励人力资源，将人力资源的态度和能力作为薪酬回报的基础，强度个人力量与团队力量，强调企业内部合作的机制。
（四）将职业化作为评价人力资源管理水平的重要指标。
职业化指的是在人力资源管理的过程中，要具有一定的知识体系和专业技能，管理人员要具备一定的职业素质和道德，能够自觉地遵守值得规范，能够按照职业规范的内容去管理。
2企业人事档案管理工作中存在的问题
现在，企业在人事档案管理的过程中还是存在一些问题的，这些问题直接影响到了企业进行人事档案管理的效率，限制了企业的发展。
（一）企业的服务意识薄弱，没有上进心。
企业在进行人事档案管理的过程中，其管理思想不能与时俱进，比较陈旧，在人事档案管理过程中，管理人员不能创新管理内容，缺乏开拓进取的精神，没有从根本上认识到人事档案管理是一项服务型的工作。
（二）企业在进行人事档案管理的过程中，没有较强的合作意识。
企业在进行人事档案管理的过程中，他们都是进行单独管理的，各个部门没有加强沟通与合作，但是，企业的人事档案管理部门与人力资源管理部门是相对独立的，二者没有进行有效地沟通，这就导致了企业在进行人事档案管理的过程中，不能全面管理，不能全面了解人力资源的基本情况。
（三）企业在进行人事档案管理的过程中缺乏完善的管理制度的约束。
企业在进行人事档案管理的过程中，人事档案管理的各个环节缺乏制度的约束，导致认识档案管理比较混乱，而且不能按照一定的顺序实现档案管理，档案不能较为客观地反映人力资源的基本情况。
3加强企业人事档案管理的工作，促进企业人力资源管理的新要求
（一）企业内部要强化服务意识
在新时期，企业人事档案管理人员要转变工作态度，要变被动为主动，积极地为人力资源管理部门提供服务，强化服务意识。
（二）企业人事档案管理要强化合作意识
企业在进行人事档案管理的过程中要实现人事档案管理部门和人力资源管理部门的协作，实现二者相互联系、相互依存，人事档案管理部门要为人力资源管理部门提供详实的资料，使人力资源管理部门在工作的过程中有据可依。
4结语
人事档案材料收集与鉴别是人事档案管理的重点工作，只有及时全面地收集有关个人的细节材料，才能真实的反应出个人的历史情况。为了保障企业可以选拔出有用人才，需要加强人事档案管理工作，确保人事档案管理的真实性和完整性。
1.人事档案材料收集与鉴别的重要性
人事档案材料收集工作是人事档案管理工作的基础工作，也是一项保密性高、涉及广泛的工作、在材料的收集过程中，要保证人事档案内容的准确性和完整性。这对于公司任用员工和选拔员工具有重要作用，只有全面了解员工，才能针对员工的素质去培养和提拔。了解一个员工最好的办法就是通过人事档案。所以说只有全面的收集人事档案材料，才能让人事档案管理合理应用在企业对人才的选拔上。鉴别工作也是人事档案管理的基础工作，其对人事档案的管理有一定的重要性，如果收集的材料不规范，档案材料得不到及时清理，归档的材料不全面就会给人事档案的使用带来麻烦，影响人事档案的正常作用。
2.人事档案材料收集工作中存在的问题及建议
目前，人事档案管理一般都采用了集中式的管理方法,设立专门的材料岗位和档案整理岗位。主要是帮助公司人事收集材料，移交材料。目前各个单位人事信息管理岗位收集材料后，均移交给人事处进行管理。这种工作方式会存在一些问题。比如说材料收集不及时，不能将聘用人员的相关审批材料进行收集。公司在职的职员人事活动发生了很大的变化，相关材料需要重新收集，但是没有能够对在职员工得到及时的关注。这些问题都是在人事档案材料收集工作中经常发生的。人事档案材料的规范不足，档案材料的手续不齐全。或者业务人员的操作不熟练，都会导致人事档案材料收集工作存在问题。人事档案材料工作中存在着很多不足，完善人事档案材料收集工作，针对工作中的存在的不足进行分析，完善人事档案材料的收集工作。人事档案材料工作的主要建议有几点。首先，人事档案管理制度的工作内容要明确，使其真正发挥对公司人事档案进行管理的作用，了解最终要完善的人事档案材料收集网的目的，疏通收集渠道来收集更多的资源，同时，加强各岗位人员情况的了解，重视各岗位人员对人事档案材料收集的重视。其次，提高人事档案材料管理人员的素质，让管理人员能够熟练掌握人事档案材料收集工作。第三，加强人事档案材料收集工作，要求人事档案管理人员加大力度收集材料，所移交的材料必须完整，不能出现缺头少尾的现象，并按照人事档案材料移交流程进行材料的移交工作。第四，根据人事档案材料的收集和管理情况，建立适合企业的人事档案材料收集制度。并对材料的收集进行严格的要求，完善材料的登记制度和移交制度。第五，人事档案工作中需要对管理人员进行统一的考核，提高人员的工作效率。加强人事档案审核机制的完善，材料的收集过程中确保材料的真实性和准确性。重视人事档案材料的移交工作和人事档案材料追缴工作。
3.人事档案材料鉴别工作中存在的问题及建议
在人事大难材料鉴别工作中也会存在很多问题，需要引起我们的注意，针对问题给出合理的建议。在人事档案鉴别的过程中，主要的问题出现在移交材料错误，档案管理出现漏洞，和材料手续不完整等。鉴别过程中，把不属于人事档案归档范围的相关材料移交就属于移交材料错误。如果移交材料正确，但是出现存档人员同名的现象，也是鉴别工作中出现的问题，说明把同姓名的两个人的材料混淆了，没有能够鉴别出材料的重复。鉴别工作中，没有鉴别出材料手续不完全、缺少个人签名或盖章等现象。这些问题一般都是人事档案材料鉴别工作人员的疏忽所造成的。针对档案材料鉴别工作存在的问题提出建议，首先，加强人事信息管理岗位人员的业务素质，提高其业务水平。其次公司给员工录入管理系统，管理系统会有员工编号，编号是唯一自增的，保证每个人员档案不会出现重复混档的现象。第三，认真核查每个人员档案的基本信息，防止人员档案录入相同姓名，但是资料确不是同一个人的现象发生。第四，收集的人事档案材料鉴别是否进行完毕，确保手续完整，才能将材料归档。认真对档案材料进行审阅，提高鉴别工作的质量。总之，要做好人事档案材料收集与鉴别工作，需要对人事档案材料工作中存在的问题进行预防和分析，严格按照人事档案管理规范进行管理工作，材料的收集需细致，全面，不同材料要进行分类处理，严格做好材料的归档、移交等工作。
4.总结
人事档案材料管理工作需要各单位人事信息管理部门高度重视，针对人事材料收集和鉴别工作中存在的不足进行分析，并对分析出的问题进行归纳和总结，预防问题的再次发生。同时，加大人事档案管理的管理力度，特别是人事档案的材料和鉴别工作，只有重视所做的工作，才能保证档案管理工作真正作用的发挥。
作者：谢虹 单位：黑龙江省妇女研究所
人事档案是人才信息的重要载体,是人才的主要信息源,它能充分反映出个人经历、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件,是知人善任、选贤举能的重要工具。在改革开放的新形势下，管好用好人事档案,对安阳市农村公路系统的人才资源开发起着重要的作用。
一、当前人事档案管理工作的现状及存在问题
目前，安阳市农村公路管理系统各单位的人事档案一般是由组织人事部门管理，或者放在综合档案室由专人进行管理，人事档案大都以纸质档案为主，绝大多数人事档案提供利用的最基本方法就是查阅原始的档案材料。笔者认为，安阳市农村公路管理系统人事档案管理工作主要存在以下问题：一是人事档案材料不全。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，平时，仅将档案材料简单收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。如：干部履历表没有或填写不规范；年度考核表不全；学历材料、职称材料、培训材料、工资材料、奖惩材料也普遍存在不全情况。二是人事档案内容失真。人事档案部门对干部职工填写的个人材料没有进行严格的审核把关，致使我市农村公路管理系统人事档案中的考核鉴定材料只有优点和成绩，没有缺点和差错，不能如实反映本人的真实情况，给人事档案的利用带来困难，不利于党和组织全面历史地考察和了解干部职工。三是人事档案管理手段落后。目前，安阳市农村公路管理系统人事档案信息处于单一的纸质档案信息，有的基层单位甚至还没有专用的档案库房，更谈不上构建一套完整科学的电子档案了。同时，整档工序繁琐复杂，档案编研严重缺乏，已不能适应信息时代对档案现代化管理的要求。四是人事档案利用范围狭窄。人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。但是，从我市农村公路系统人事档案工作的现状来看，人事档案强调保密性，利用范围小，利用频率低。与此同时，在传统人事制度下形成的人事档案，其陈旧的信息内容也不能满足现代社会对人事档案价值的需求，
二、人事档案管理存在问题的原因分析
（一）领导重视不够，人员配备薄弱
一是领导重视不够。人事档案管理工作是一项不引人注目、默默无闻的工作。长期以来，相当一部分人员包括领导干部对人事档案工作的认识不够，常常看不到这项工作的重要性，有些单位在提拔、考察干部过程中不看档案，致使有的同志认为“档案无用”，久而久之，一些单位领导和管档人员档案意识淡薄，对建立、保护和利用档案的意识不强。相反，一些领导还认为人事档案管理工作既不能为单位争荣誉，相反还要花人力物力搞投入，因此对人事档案工作的业务建设、人员配备、库房建设、资金投入不重视，当作可有可无的工作，只要档案不丢失就行。二是人员配备薄弱。据调查，从事人事档案管理工作的一般都是兼职人员，没有经过专门业务培训，业务素质参差不齐，而人事档案工作的业务性和专业性都比较强，要求管理人员熟练掌握档案的保管保护知识和技能，而目前从事人事档案管理工作的人员多数缺乏档案管理的专业知识，上岗后从未经过专业培训，无法适应新形势的要求。
（二）责任意识淡薄，服务理念不强
人事档案管理是个不显成绩但又是一项政策性、纪律性很强的工作。档案工作者在档案管理岗位一呆就是十几年，甚至几十年，思想上容易产生懈怠、厌烦情绪，久而久之失去了一个档案工作者应有的政治责任感，以至于既不注重人事档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。与此同时，安阳市农村公路管理系统人事档案管理工作者还普遍存在现代化服务理念不强的现象。一是服务对象比较单一。在实际工作中人事档案服务的对象一般是各级领导和组织，相对于领导和组织而言，显得比较权威，对干部职工个人来说就显得很神秘。干部要想通过档案了解自己的情况，还得由所在单位从事组织人事的同志间接了解，否则一般是难以从档案中获取信息。二是服务的方法和手段不够新颖。由于人事档案在基础建设和管理上不能跟上信息化建设的要求，思想观念滞后，不能达到资源共享的目的。人事档案服务的方法和手段仅限于查阅原始纸质，始终未纳入内部局域网管理，致使人事档案服务水平和效率难以提高，而且经常的翻阅也不利于对纸质档案的保护。
（三）信息化进程慢，制度管理滞后
一是信息化进程缓慢。急需改革创新。随着经济体制改革和干部人事制度改革的不断深入，传统的人事档案管理工作越来越显现出局限性。例如：传统的干部档案工作其服务方式已无法解决需求信息面大、提供数据快捷、准确、系统等诸多方面的矛盾。每一次的干部调整，都要通过查阅档案来掌握干部基本情况。新形成的材料内容不真实现象存在较严重，如出生年月不准确，有的干部甚至根据需要随意填写出生时间和参加工作时间，严重影响档案质量。因此实现人事档案工作的信息化是干部档案工作改革创新的突破口，势在必行。二是规章制度不健全，制度落实不到位。随着人事制度改革的不断深入，档案的整理、保管和利用手段以及业务范围也随着发生了变化，旧的档案管理制度已不适应新的社会发展的要求，需要进一步修订完善。目前，还有许多基层单位没有专用的人事档案库房，有的档案就直接堆放在办公室的柜子里，有的档案与别的档案一起放在综合档案室里，更谈不上形成统一的管理体制了。有的单位虽然制定了人事档案管理制度，但在实际操作中力度不大，一些职能部门在查借阅和转递人事档案的过程中，不出具介绍信、不登记查借阅手续、不按要求转递人事档案等。
三、加强人事档案管理的几点思考
面对新时期工作的需要，如何做好安阳市农村公路管理系统各单位人事档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起：
（一）领导重视，加大投入
加强硬件建设实现人事档案管理制度化、规范化、科学化、信息化，硬件建设是基础，领导重视是关键。应把人事档案工作列入重要议事日程，制定切实可行计划、采取切实有效的措施。首先，组织人事部门应有一名分管领导主抓人事档案工作，从组织上保证档案工作顺利开展,真正把人事档案工作摆上重要位置，当作一件经常性的大事来抓。其次，要针对实际，制定目标。结合本单位的实际情况，提出具体的工作目标，做到有计划、有部署、有督查、有落实。第三，要加大投入力度，改善设施，保证档案工作顺利进行而购置必要的硬件所需经费。第四，单位要从信息资源的角度管理人事档案，用信息管理的理念创新人事档案工作，加强对人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务转变，把人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。
（二）完善制度，创新机制
要想保持人事档案管理工作的高质量，就必须完善制度，创新机制，使人事档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地为干部人事工作服务。
一是要建立健全人事档案管理制度。按照《条例》和《细则》的要求，结合单位实际，进一步完善人事档案管理制度，用制度来规范人事档案管理工作，使人事档案管理中的每个环节标准统一、行为规范、方法科学。首先，要进一步建立人事档案及材料审核把关、材料接转、档案质量通报登记等档案管理制度，及时发现和纠正人事档案内容失真的问题，确保档案内容真实可靠，维护人事档案工作的严肃性。其次，要建立工作联系制度和情况通报制度，保证人事档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。
二是要建立和完善人事档案管理机制。首先，要建立和完善人事档案材料收集工作的协调机制，加强组织人事部门内部各工作机构在人事档案材料形成、收集上的沟通协调。其次，要对人事档案内容和整理手段进行创新。在内容上创新，要积极完善单位人事档案内容，在收集单位职工基本情况的基础上，建立职工工作业绩档案和能力档案。在整理手段上创新，一方面要改变部分材料的归档形式。如年度考核表、工资审批表，不进个人档案，将此类表装订成册归入文书档案，把考核结果、增资数额直接填入个人档案目录。另一方面改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。
（三）、利用网络，信息共享
计算机和网络的产生使我们进入网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。作为档案事业重要组成部分的人事档案管理工作，在信息化背景下，对人事档案信息化管理自然也提出了更高的要求。
一是急需建立人事档案信息管理系统。档案的数据系统建成后，不仅能在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，而且可以随时准确地记录干部学历、专业技术职务、教育培训、职务晋升等动态信息，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。目前，急需开发建立人事档案信息管理系统，将档案材料整理输入微机，将文字、图片资料转变成数字资料，将人事档案纸质与数字格式并存，使档案的查阅、归档、统计等日常工作实行微机化操作。
二是通过网络，进一步使人事档案信息实现共享。通过在单位局域网建立人事档案网络信息管理系统，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，以提高信息的时效性。在实现人事档案信息网络化的同时，要解决好管理权和使用权的问题，可以通过确认身份和验证密码提供所需信息。另外，必须解决好信息保密问题。只有在管理理念、管理过程和管理手段上不断创新，才能充分发挥人事档案应有的作用。
（四）提高素质，加强培训
人事档案工作者在人事档案建设和管理工作中承担着十分重要的任务，一名合格的人事档案工作者应具备较高的政治素质和业务素质。要促进人事档案规范化，必须提高档案人员素质，抓好队伍建设，坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训,不断提高业务水平和工作能力。作为一名合格的人事档案工作者，应热爱档案事业，淡泊名利，吃苦耐劳，忠于职守。一是要有较高的政治素质。要坚持四项基本原则、认真学习马列主义、思想和党的各项方针、政策，不断提高政治思想水平；坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事，“依法治档”、“依法用档”。二是要有较强的专业素质。人事档案管理工作涉及到人事工作的方方面面，不但要系统学习档案业务知识，还要学习人才、统计等相关知识和计算机技能，用现代化的管理方法和先进的科技操作手段，最大限度地利用信息资源为人事管理工作服务。三是要有较强的服务理念。档案工作本身就是一项服务性较强的工作，人事档案工作的宗旨就是服从和服务于干部工作。必须加大对人事档案管理人员的培训力度，满足干部人事工作的需要。在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训与以会代训相结合。同时，可安排外出参观学习，拓宽视野，全面提高人事档案管理工作者的综合素质。
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摘要：社会在沿革，人们的工作机遇越来越宽广，随之而来的人才流动也相应地频繁，而流动人员的人事档案管理也面临杂乱、难规整的困境。如今社会制度走向开放的局面下，不少人单一地认为传统人事档案所体现的价值并不足以受重视，因而随意对待自己的人事档案，所谓的“弃档族”由此产生。“弃档族”，顾名思义指因为各种原因和片面的自我意识放弃自己人事档案的一部分人群。“弃档族”现象的产生主要是因为：一是人事档案内容单一滞后；二是当前各地的人事档案管理费用偏高；三是“重新建档”的违规现象并不少见。“弃档族”现象体现出我国流动人员人事档案管理并没有随时代改变而进一步完善，存在严重问题。基于此，本文主要从“弃档族”现象展开剖析，深入研究流动人员人事档案有效管理的方法。
关键词：流动人员人事档案管理“弃档族”改革管理
一、丰富档案内容，提高档案使用价值
流动人员人事档案主要内容记录着其以往的社会经济活动中的经历。传统的人事档案中主要记录一些较为固定的内容，如流动人员的基本政治面貌、家庭背景、职称、学历等，而在社会发展中比较重要的信息却鲜有记录，如流动人员的创新能力、技术才能、交际能力等。除此之外，流动人员人事档案中也几乎缺失综合素质的鉴定及评价。可以由此断定，现有的流动人员人事档案内容存在陈旧、过时、无法体现变动等问题，其使用价值不高，“弃档”现象的发生与此不无关系。鉴于此，档案部门有必要随阶段性、遵从事实，丰富拓展流动人员的人事档案内容，使档案的使用价值有效提升。当今社会，越来越注重一个人的综合能力。档案部门可以以此为出发点增加流动人员能力、业绩、成就等个性化方面的内容；同时，也要注重补充流动人员诚信方面的内容。总之，流动人员的人事档案内容既要完整真实，又要丰富实际，要能够真正适应现代化的职业发展和现实高效的职场需要。
二、规范管理环节，提高档案管理水平
流动人员人事档案管理的一般性工作主要包含：收集与整理、保管、利用与服务、移交等。这些工作内容相互联系，各个管理环节都非常关键。但就目前而言，流动人员在流动过程中其人事档案并未表现出有效流转。基于此，档案管理部门要重视系统性工作程序，应主动规范档案管理各步骤环节，自上而下提高档案管理水平，总体可从以下几点展开：一是强化完善流动人员人事档案的收集。流动性、分散性、复杂性等特点增加了流动人员档案管理的难度，是需要重点切入的改革方向。管理部门和人员需要创新性地完成材料的收集工作，如改变收集和保存方式、规范材料收集环节等。二是档案转递手续的老问题，必须要严格化，动态化进行管理。三是全面优化人事档案内容构成。可以增设三类档案，即业绩档案、能力档案和诚信档案。四是要处理好个人隐私保护和档案利用的关系。流动人员的人事档案内容中包含个人隐私，在“互联网+”时代下，档案管理部门要注重采取安全防范措施，保证信息的安全性，以免受不必要的攻击。
三、完善档案法规，减少违规现象发生
目前，“重新建档”现象非常普遍。“重新建档”行为对人事档案的原始记录性无疑造成了难以修复的破坏，更严重的是还降低了信息的可靠性，导致虚假档案产生。而正是由于“重新建档”，让更多的人选择加入“弃档”队伍。档案管理部门必须意识到，“重新建档”有着严重的危害，如无法保证流动人员档案信息的真实性、“一人多档”现象随着发生等。在此驱动下，国家层面必须有意识地完善人事档案管理的相关法律法规。目前，在我国的档案法中并未找到关于“重新建档”条件的规定，更没有相对应的限制和处罚。因此，很多人利用法律漏洞，“重新建档”，留下隐患。为此，国家应该逐渐完善档案法。在法律完善之前，人事档案管理部门也应积极寻找对应之策，如加大“重新建档”危害的宣传。如此一来，可以提高流动人员的人事档案意识。
四、引进专业人才，提高管理人员素质
与传统管理相区别，流动人员的档案管理工作更为复杂多变，对人才的要求也相应地更高。而当前，人事档案管理部门缺乏真正专业、全面的人才。特别在信息化管理模式的逐渐替代下，传统的管理方法早已滞后停顿。而原有的在职人员必须不断更新人事档案管理方式，并学习有关计算机网络信息处理、网络通讯等方面的知识，才能适应现在的档案管理工作。但整个过程需要花费的时间较长，因而引进专业的档案管理人才是最直接有效的途径。人事管理部门引进的人才既要熟知档案专业知识，也要具备计算机专业知识，还要熟悉关于档案管理的法律法规。如此一来，流动人员人事档案的有效管理便不再只是虚空形式，要积极走向档案资料电子化、档案库管理现代化、档案服务网络化，让档案管理方便快捷。总之，“弃档”现象的改善是一个长期而艰辛的过程，人事档案管理部门应当深入分析“弃档”的诱因，重视其现象引发的消极面，并结合实际情况，找出应对之策，不断改革管理方式，从而减少“弃档”现象的发生。
作者：管英哲 单位：扶余市人力资源和社会保障局
企业人事档案管理工作中存在的问题
1人事档案管理意识薄弱
人事档案管理意识薄弱主要体现在三个方面：①领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益，认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益，大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。②档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小，对自己的责任性认识。由于领导的不重视，许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门，或者有但也是其他部门的员工兼职的，使人事档案的权威性大大下降。③员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊，认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益，弄虚作假。加之有些企业不重视档案，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，更加剧了人们档案意识的淡化。
2封闭式的管理模式
封闭式的管理模式适合本企业内部人事档案来源比较单一的情况。虽然说封闭式的档案管理模式利于人事档案的保密工作，但现在随着经济的发展，企业类型不断发展，企业员工层次的多样性不断的发展，这种单一封闭性的档案管理模式已经不能与企业的发展、员工的发展、员工的多样性相适应了。另外，企业档案保存在内部企业人事部门，过分强调保密，一般不对外开放，且手续十分复杂，不能实现各部门之间的人事信息交流，阻碍了人事档案的利用。
3档案内容质量不高
目前部分企业人事档案存在以下问题许多不规范的地方，使人事档案价值大打折扣。一是档案材料内容不完备。很多企业人事档案的内容不符合国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》，能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等内容。二是档案材料内容质量不高。企业的人事档案材料多内容空洞，反应个人经历的多，而缺少细致的，讲述员工道德品质、能力专长的少。人事档案造假现象使得人事档案在对人们职业信誉维持方面的作用大大降低。三是档案材料用纸规格不符合要求，书写不规范，字迹不耐久。很多企业现存的人事档案材料规格大小不一，材料用笔不规范，使得档案材料不利于保存，有的档案材料书写字迹潦草，难以辨认，不利于档案的利用。
4企业人事档案管理人员素质有待提高
良好的综合素质和业务能力的管理人员是做好企业人事档案工作的基础和保证。由于档案管理专业较冷门，全国高校设此专业较少，所以很多企业的档案管理人员是“半路出家”，对档案管理工作缺乏系统的认识，也没有受过专业的训练，工作以后，参加档案管理工作的学习交流机会少，再加之企业人事档案管理工作人员很多位兼职，经常变动，造成了人事档案管理工作基础薄弱，不利于档案管理水平的提高，不能保证档案管理的质量。
完善企业人事档案管理工作的对策建议
1加强档案管理意识
档案意识已成为制约企业人事档案管理工作的关键，强化相关领导的档案意识。加大资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，只有领导加强档案意识，员工才能重视档案管理工作。档案管理部门要认识到自己工作的重要性，树立责任感，及时、完整地收集档案材料，把握好人事档案的质量。普通员工也要有良好的档案意识，明白档案与自身利益息息相关，自觉遵守档案管理制度。
2建立社会化开放式的企业档案管理模式
传统的人事档案管理制度，一定程度上降低了人力资源的开发度，限制了人才的流动。建立社会化开放式的企业档案管理模式应加强对企业流动人员人事档案的管理，建立健全人才流动服务机构。应该倡导人事档案知情权，档案管理部门要加强对档案宣传工作，使员工正确认识自己的档案，提高对自己档案的关注度，使人事档案工作向更高水平发展，提高档案利用率，实现人力资源的优化配置。建立社会化开放式的企业档案管理模式，可以使各类人才更清楚的认识自身的价值，企业也能有机会获得企业所需要的各类人才，个人和企业之间实现双赢，促进企业的迅速发展。
3更新手段，完善内容
企业人事档案管理工作应与时俱进，引入科学的管理理念，采用新的管理手段，建立企业人事档案信息数据库，提高人事档案管理工作的效率，实现企业人事档案科学管理。完善企业人事档案的内容，应摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录；应有所侧重地收集人事档案的内容材料，既要反映过去，更要说明现在；应遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则，摈除冗余内容；应与时俱进，增加能真实反映人才的能力、特长的内容，体现个人信用记录的内容。
4提高人事档案管理人员的素质
企业应注重人事档案管理人才的培养，注重管理队伍的建设，提升档案管理水平。首先，人事档案管理工作者要具备良好的政治素质和保密意识，所以应该加强人事档案管理人员的思想学习，提高其思想认识和政治水平。其次，要保持和维护固定的企业人事档案管理人员，档案管理工作的熟练自于长期经验的积累，档案管理人员固定，才能不断积累和提高其业务能力，提高档案管理工作效率。再次，加强对档案管理人员的业务培训。档案管理人员通过参加培训、学习交流，掌握坚实的档案管理的论知识、学习先进的档案管理方法，提升管理水平和技术能力，推动本单位人事档案管理工作的进步与发展。
[关键词]医院 人事档案 信息化管理 实现
中图分类号：G21 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）29-0340-02
引言：我们如今处于一个大数据时代下，对社会的经济、政治、文化都有着深远的影响，基于大数据时代人们面临着新的挑战与机遇。在现代的医院管理中，大数据时代对完善目前医院的人事管理具有很好的推动作用，在大数据时代作为基础下，运用现代的信息技术，增强医院的人事管理，并且主要完善创新医院的人事档案管理制度。在以下的文中做出了详细的介绍。
一、大数据时代的概念
最早的大数据时代是由知名的咨询公司的麦肯锡提出的，大数据在生物学、物理学、环境生态等方面都有着重要影响，在金融、通讯等领域的应用已经存在一段时间了，但是因为信息行业与互联网迅速的发展引起了人们的关注。大数据作为互联网、云计算等高科技以后又一颠覆性的技术发展。云计算主要是为数据提供访问的路径与场所、保管，而数据才是具有价值的资产。在企业的内部通过互联网实现人与人之间的信息交互，经营信息、物流信息属于互联网中的商品，它的数量远远的高于一个企业的IT构架和基础设备的承受力，实时性的需求对于已有的计算能力是得不到满足的。怎样的把数据资产盘活起来，使其为企业甚至国家的治理上以及个人的生活方面，都是大数据的中心议题，也将是云计算内在的核心与完善出创新的方向。
二、档案信息化的意义
医院里面的人事档案是最早的信息资源，对于医院的内部工作、管理决策工作以及人员调动方面的管理工作具有着很深的影响。实现医院人事档案的信息管理化是促进医院持续发展的前提，也是依据当今社会对于医院发展的必然需求。伴随着企业的人力资源管理思想的不断创新，国内医院的医疗体系在逐渐深入，对于人事档案管理的重要性逐渐露出锋芒。加快信息化管理是将人事档案信息化发挥到最大作用的基础条件，推动资源最大化的作用。所以，对于医院内部的人事档案的管理工作的推进具有重大的研究意义。
根据医院内部的局部网络的构建一体化的工作领域，不仅仅能够快速的实现档案资源的传递、、存储、资源共享等，减少工作者的任务量，同时保证着新的信息内容能够高效进行更新，提高信息的有效性。医院借助着构建好的一体化系统，运用权限管理，建设电子一体化的查询环节，来节约医院的经济成本、人力资源、物力资源等，还可以使医院的人事档案存储在软盘、优盘、光存储中，这样便节省了档案所占据的空间。医院在选择系统时，应该要保证该系统的科学、安全、合理的管理系统，来避免对于资源内部信息的泄露，来加强医院的管理制度。
三、人事档案管理信息化系统建设
人事档案信息化的管理包含着人事档案的数据整理、收集、存储等，在建设人事档案数据库时，应该注意人事档案安全化管理等。
（一）数据收集
人事档案的数据整理与收集是实施人事档案信息化建设的前提条件，也是信息化建设的中心内容。第一，要保证所收集的资料具有准确性，在对于档案资料录入之前要保证所录入内容的准确性，可以利用专业的人员进行该项工作；第二，要对不同法的档案在录入时进行分类，对于纸质的档案要进行收集整理采取手工录入的方式，对于电子的光盘内或是优盘以及其他的存储方式里的数据都要对数据进行转换，在完成转换以后在录入该系统内；第三对已经录入好的数据资料进行整理与检验，可以将人事档案依据级别来进行加密，可以分为不同的类别，其中包含部门、时间、级别，这么做可以有利于以后数据的阅览以及统计等。
（二）系统设计
对于人事档案的管理系统设计要依据平时的工作流程来设计人事档案管理，要明确系统内的数据流程和业务流程，人事档案存在的总体任务在于相关人员对于档案的整理与收集、归还与借阅等行为的操作，其中包含打印查询、生成报表、统计汇总、系统维护等。
（三）网络化的安全管理
关于人事档案的存在是会涉及到个人的机密信息的，实施网络化的管理可以设计一个安全性比较高的信息化管理系统，安全作为人事档案的关键，因此首先应建立不一样的管理权限，对于人事档案管理的权限包括三种：机密、秘密、普通，C密的目录只会针对于本人开发，而档案资料是连本人都不开放的，如果想要查询一些资料，需要获得授权才可以；秘密级别的目录对所有人开放而档案的查询是只针对于本人开放的，如果非本人想要查询原文，需要获取赋权申请；普通信息的目录对所有人都进行开放，对于档案内容每一人都可以进行查询。其次，就是保证信息的机密性在传递过程里，需要对必要信息进行加密，因为只有这样做才会使别人在窃取了机密的信息以后，也是无法查看的，以此来对信息安全进行有效的保障。
四、医院人事档案管理信息化现状
（一）传统管理方法受到挑战
如今，长期以来的任用的人力资源分配制度已经被聘任制度所代替掉了。对于人员的流动情况越来越多，出现了广泛的“人档”分离的状况。在市场的经济体制的引导下，许多人事单位对于人事档案的管理越来越薄弱，人事档案存在的意义渐渐的失去了原本的作用。然而转档的手续非常的负责，因此部分工作者会放弃对于档案的转换。如今，许多医院为了纳入一些应用型人才，一般会采取软引进的方法，可以不需要有个人的人事档案，只要签订聘用的合同即可，表明双方的义务与履行的权力，就简单动的确定劳动关系。在另一方面，存在着防止人才流失的医院，在档案方面设卡，以扣押人事档案作为阻止人才流失的方式，因此出现了严重的弃档情况。
（二）档案的真实性受到质疑
对于人事档案管理的中心是保证所存的材料的合理性、真实性、科学性。而在现在的人档案的管理上，会出现档案流失的情况，甚至出现了造假的现象。有一些人或者是部分医院为了避免一些没有必要的麻烦会选择更改档案或者是隐瞒事实，作假的材料，把不真实的信息放置档案中或者是在原有的档案材料上进行更改，使人事档案的信息存有缺陷，没有可信度而言，这肯定会是用人单位处于一个被动的现象。尤其是在医院对人员录用是会发现有先用人后调档的状况，等到出现问题的时候发现已经晚了，想要在处理时会发现有很多的问题，不能进行解决。
（三）传统的人事档案收集范围、内容与现代人事信息的需求不符
医院的人事档案管理的核心人物是对有价值信息收集，在目前的档案会留有大多数陈旧的材料，不再能客观准确的反映出一个人的综合素质方面的信息。这些既不能作为提升、选拔的条件，也不能成为医院广纳人才的参照。在近些年里，人事制度的完善可以真实的体现出工作人员的德行，具有参照价值，例如在竞聘、门诊、创新以及病人的满意度等方面，没有及时的填进人事档案中。
（四）人事档案资料的保密性会限制管理与发展
国家的有关规定明确表示不可以对档案的内容进行泄露，任何人都不可以借阅或是浏览本人及其直系亲属的档案资料，要对于档案资料做到绝对保密，本人也是没有权力直接查看的，大部分人在一辈子里也许也不会与自己的档案见到面，在档案里存在的问题和保管情况是无从所知的，如果发生问题，会为当事人带来很大的麻烦与损失。关于人事档案的封闭式管理，会产生一定的局限性的，在某一程度上制约了人事档案的作用发挥，在很大的程度上是不会满足社会化应用的需要的。
（五）人事档案的资料分析整合少，利用率低
医院的人事档案的资料包含了所有医务人员、科研与管理人员的长期参与活动的成果，存在着很高的利用价值。但是在目前，大部分的人事档案都只提供基础的应用方法，例如对于纸质档案资料的查阅，它的利用领域是比较小的，档案信息的服务是处于被动的主动服务情况，不能有效的为医院的教、医和管理服务。只有在提升医院的预测研究与综合分析，这样才会更多的信息、意见与建议，才能高效的将人事档案的作用发挥到最大化。
五、现状产生的原因分析
（一） 管理机制与管理方法不健全
体系落实的不够彻底，管理还不够严格，在人事档案的管理方面依旧缺乏活力与生机，并没有一个统一的管理制度。传统的医院人事档案的管理手段是注重管理，轻视服务，手段复杂，不易实施，现代化的管理水平比较低下，处于一个滞后的进程里。虽然有很多档案管理部门有实行一些制度，但是落实在实际中没有多大效果，例如在查阅时手续不全、不登记、不回复回执单等状况的发生，在材料上任意涂改、删掉的情况多的数不胜数。另一方面，依据人事改革的不断加深，关于档案材料的收集与管理及应用上都在发生改变，一部分陈旧的、不适应社会发展的制度，都是亟待完善创新的。
（二）思想认知不到位
在医院的人事管理工作的开展中，人事档案是属于一种用时是主，抓时是辅，如果忙起来还会丢掉的情况。有两方面的原因：一是领导层对其不够重视。医院的领导们对于人事档案的管理上的人员配置较少，库房建设较仓促以及投入的资金较缺乏、不深入研究等。在许多的医院对于人事档案管理的工作都是兼职人员来完成的，对于档案管理的工作没有专业能力，对于处理一些专业的业务不精通，还会存在很对杂事，也无法集中精力的去完成工作。二是档案的工作人员责任心不强，有很多工作者认为这份工作不重要，经常做一些身在其位，不做应该做的工作，既不注重存档，也不将资料规范的搁置，也不加强自身的管理手段。在工作中图省事、省时，不按照相关规定去执行。
（三）没有建立现代化服务思想
医院的人事档案所要服务工作是很单调的，一般情况下服务的是领导与管理者。服务的手段比较陈旧，只限于在纸质材料的查阅，跟不上信息化建设的脚步，更不能实现网络检索与建设，不会达到资源共享的目标。
六、医院人事档案管理信息化的优化对策
抛弃陈旧的采用手工处理的模式，运用计算机网络进行信息存档，可以有效的实现信息统计、查询、存档、探究。为医院的管理者提供准确的信息资源，建立开放式的信息系统，将资源利用发挥到最大化。
（一）实现计算机管理
因为我国科学技术的不断发展，网络技术的应用达到了广泛的运用，在医院打内部已经在应用计算机网络开始人力资源管理工作的开展了。运用计算机管理可以减少相对于手工管理的误差，减少工作人员的任务量，节约时间，提高管理的效率，使档案管理更加的规范化。将人事档案的信息保存在现代化的介质中，可以提高资料的完整性，并且延长档案的运用时间，来节约资源。在某些医院里已经将人事档案管理趋向于网络微机化了，参照现代的网络，通过网络平台对于资源的输入可以在网上实现，进一步加大人事信息的管理，除此之外，可以运用远程技术对于资源交换，最终达到资源共享的目的。
（二）建立完善的信息系统
医院内部的工作人员应先建立一个基本的体系概况，构建一个根本的信息资源的数据库，进行各种人事档案的录入，然后在利用发达的网络系统，通过建立有序的建设，完整的系统。资源的收集是建立完善的信息管理系统的核心，要合理化、规范化的保障医院内部的人事档案处理与信息采集。保证资源的完整性是系统的前提条件，为此医院应该加强投入力度，促进信息系统功能的提升，将完善的工作制度进行广泛的应用。
（三）建立人事档案管理数据库
在建设系统的过程里，不但需要购进好的技术设施，还要重视对于资源系统的利用，可以高效的收集信息资源，通过对资源的管理与开发，来实现运用目标。医院内部构建专业的人事n案都额数据库，并且增大使用范围，提供广泛的服务。档案信息数据包括包含的内容有员工的基本信息、工作经历、薪资待遇等，需要把管理层人员的名字、性别、年龄、职务等经历全面的、详细的录入到计算机管理系统中，在有需要时在调动该员工的信息与档案，可以直接的输入姓名，即可获得全部的信息资料，可以提升检索效率。
（四）保证信息的安全
关于医院人事档案的信息化管理，不仅要对信息所要应用的期限有所保障，还要避免个人档案信息的破坏或更改。信息化的档案管理系统是否安全是保证信息安全的关键，医院的内部在进行人事档案的分类时一些长期存储的资料要及时的复制保存，通过介质的引用，来避免信息出现丢失的情况；有一些不需要变动的信息只要刻成光盘进行保存即可，避免一些没有必要的更改。在医院资源共享时，含有价值高、保密性大的资源，需要提高它的安全性，比如在设置系统恢复功能与增加管理等级时。人事档案信息的管理应该利用数据备份和防火墙等现代化的技术。
（五）保证人事信息的准确
在医院的人事档案的信息化管理的最终目的是提供更出色的服务，为医院的长久发展提供基本保障，可以使医院的管理方面更好的利用网络技术来代替传统的录入方式，让信息查阅的工作可以更加的便利化，档案数字化得到全面的应用。如今，国内的许多医院都建立了独立的信息网络系统，该网络与教育科研网、互联网等进行有效的连接，为医院档案提供对外服务作用，也是对实现资源共享的关键。使用网络化的信息技术手段，医院的内部可以构建档案自动化管理系统，使其拥有清晰明了的界面，支持Noverll、UNIX等任何的处理方法，扩增应用的功能，为有需要的人员提供便利的服务，因此提高了医院档案的管理水平，将资源的作用发挥到最大化，为医院的持续发展提供保障。
结束语
在基于大数据时代下实现医院内部人事档案管理信息化可以加快对人事信息实现共享的速度，可以提升人事档案的应用价值，可以减少人事档案的管理费用。因此我们要建设好人事化信息管理系统，加大人事档案资源的利用，全面开展对于人事档案管理者的培训，加强对医院内部人事档案管理的重视，只用这样使医院真正的走向人事档案管理的信息化，尽可能的使每个人的人事信息能够保证真实的、全面的、客观的，积极对人事档案进行深入研究与利用，将其作用发挥到最大化，来促进医院的蓬勃发展。
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关键词：人事档案 管理 建议
人事档案是目前而言，在管理活动过程中，由于相关保存而产生一定的管理活动出现的一种历史管理方法。在人事档案中可以看出人才的相关经历和个人工作能力等。这也从很大程度上为相关的保管工作做了提前准备。准确、齐全、完整的人事档案能反映一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息，是知人善任、选贤举能的重要工具。
1.人事档案管理工作的重要意义
随着事业单位人事制度改革的推进，人们的就业自由度提高，人才流动变得更加频繁，因而，就目前管理工作来看，人事档案已经逐渐走向社会化。单位用人机制的改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，很多人对人事档案的处理有着一定的错误理解。其实人事档案并不是只有手头上的抄写工作，很多人认为在相关的人事档案工作中，只需要把普通的保管工作做好就行，这样只是突出了人事档案管理工作的一小部分。在人事档案管理工作中，要根据相关工作的紧要性来进行排序。目前档案管理人员缺乏专业知识，在一定程度上影响人事档案的使用价值。现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此我们必须重新认识人事档案、人事档案管理工作的作用和重要意义。
2.当前人事档案管理中存在的不足
2.1干部职工所填写档案材料不规范，有些人事部门也未能及时将表彰、处分和年度考核等资料进行归档，多年后想收集归档就难上加难。甚至相当一部分领导认为只要档案不丢失就行。因此档案管理工作的重要性得不到充分的体现。
2.2人事档案保管的硬性条件不能完全符合档案安全保管的要求。大部分档案室档案安全保管要求差距很大。档案库房多是普通办公用房，而且有的库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用。
2.3档案管理人员有的甚至没有参加过专业知识培训，业务都不熟。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响档案管理水平。
2.4人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位。在目前的管理档案过程中，很多管理工作，并不能做到真正被实施。因而在操作的结果上往往会有很多不及时的情况发现，就目前的归档材料来看，很多东西都是互相借鉴。因而，给人的感觉就是雷同。并没有起到之前想要达到的目标，而是在相关的材料上多采用套话等方式来进行敷衍，不能反应每一个人才的相关真实材料。这就是对于档案材料质量的一大损害，也在目前的档案使用过程中被立为一种弊端。
2.5目前很多部门的计算机仅局限于打印档案的目录，而无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平不高，人事管理效率有待提高。
3.新时期人事档案管理的几点建议
3.1提高认识，进一步加强对档案工作的领导
干部档案人事管理工作是人事管理工作的重要组成部分，管好干部人事档案是直接关系到管人用人的重要环节。一是在人力、物力、财力上给予大力支持，使人事档案管理工作得以顺利进行。二是加强人事档案的宣教工作，切实提高广大干部职工的人事档案意识，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。
3.2加大资金投入，夯实档案工作基础
就目前的资金投入而言，在档案工作过程中应该投入大量的资金来使相关的管理工作更为完善。在这一点上可以提高管理工作过程中的一些配备，例如，对于其中的相关设备进行添置，空调，电脑等都是提高相关管理信息化水平的关键。只有这样，才能够使得档案在更加优秀的环境中被保存，提高档案管理信息化的工作水平，使得相关的档案信息在保存的过程中更加完善。
3.3增加人员配备，不断提高人员业务素质
提高人事档案工作人员的素质是做好档案工作的关键。首先，人事档案部门应该指定专人负责，根据档案册数的增长配足专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。其次，人事档案工作必须熟悉与档案工作相关的政策和法律法规，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务。档案工作者要认真钻研业务，不断提高自身的政治思想及业务素质。
3.4健全制度，进一步规范档案资料管理
建立健全人事档案管理制度，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。建立健全人事材料递交制度，收集登记制度，通过人事、党、团、纪检监察等部门收集人事材料，确保人事档案的完整齐全。对于相关的管理工作，必须要把材料统一到档案室，从而在档案室的管理过程中，加强档案保管工作。在相关的管理过程中，对于其中一些疏忽职守的情况，必须要严惩，从而使得管理工作能够在有条不紊的情况下进行，保证相关的档案资料得到充分的管理。
严格执行人事档案的查阅规定，做好人事档案的安全保密工作。一是，查阅人事档案的单位必须出具组织介绍信，并填写《查阅人事档案登记簿》。二是，人事档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经主管处领导批准，并严格履行登记手续，限期归还。三是，查（借）阅档案要妥善保管，严格遵守保密制度和查（借）阅规定，不得擅自转借他人。严禁涂改、圈画、抽取、撤换、污损档案材料。四是，查（借）用档案的单位或个人，未经单位主管批准不得擅自拍摄、复制、复印档案内容。
3.5加强人事档案管理现代化和信息化建设
信息化建设要求档案管理部门提高人事信息管理的时效性，不断提高实行计算机辅助管理。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过建立网络平台，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。
参考文献：
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论文摘要：人事档案的管理工作是人事工作的一个重要部分，为人事工作的决策提供可靠的依据，为合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考。新时代、新世纪的企业变革使它面临新的挑战和变革，出现各种各样的问题。本文通过分析企业机制变革过程中人事档案管理存在的问题，，提出解决人事档案管理工作困境的对策，以使其能更好地为企业发展提供帮助。
人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。
1当前企业人事档案管理存在的问题
企业人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。具体可以总结为：
1.1企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应。
目前，我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。
1.2僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应。
随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时候，更多地看重个人的能力，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。
1.3企业人事档案的内容不够完备。
现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人事档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。
1.4档案管理人员素质薄弱
由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，难以胜任档案工作。随着当前企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。
1.5档案利用价值不高
由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。
2适应现代企业发展要求，改进人事档案管理工作的对策
2.1建立健全科学合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。2.2建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容
人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。
2.3加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程
人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。
2.4引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质
人才是企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高企业档案管理人员的素质。
2.5增强服务意识，积极主动的提供利用
人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进企业人力资源管理，是企业知识管理的基础。
2.6建立人事档案的网络化管理模式，增强人事档案的信息服务
一、高校人事档案管理信息化建设的意义
（一）传统纸质档案管理模式不利于人事信息的采集和档案的利用效能。
人事档案包括个人学习与工作的经历、历史背景、考核奖惩、德能才绩等重大事项，而个人的工作调动、学历晋升、职称评聘、职务任免也应在档案中体现出来。目前，这些材料一般都是纸质文档，由于多是手工制作，从收集、整理、审核到编目、装订、保管、使用，不仅费时费力，而且容易在档案更新的过程中出现破损。比如在裁剪和装订时，如果不仔细比量，往往会把纸张上下左右有价值的东西，如标题、落款、盖章等切割出去，而裱糊之后，想要重新分类排序，也会损坏纸张，从而破坏文献价值。纸质文档不利于传递，不便携带，容易遗失，经常会出现查不到的死档案现象，从而会影响人事信息的采集和档案的利用效能。实行人事档案管理信息化，可以有效避免此类问题的发生。
（二）人事档案管理信息化能实现信息共享，促进资源利用最大化。
人事档案管理信息化模式是通过对计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，将各种信息资源以数字信号和磁信号的形式显现出来，从而对每位员工的人事信息予以完整记录，包括员工的薪酬管理、业绩考核等，实现人事资源共享。其优势在于：一是可优化档案管理结构。人事档案在录入档案数据库时，要对诸多档案信息进行分类、提取、分析、加工，方可建立规范的档案信息管理模式，将相关信息分门别类地进行管理。应用档案时，运用规范的档案索引，便能快捷地获取相关信息，提高档案信息查找速度。二是提高档案应用效率。与传统档案资料相比，实行档案信息化管理更便于进行保存、查询等操作，并可通过网络快速传递，大大提高了档案的维护与管理效能人事档案管理信息化能保持档案数据的实效性、完整性和一致性，使档案信息的接收、传递、存储和利用实现一体化，有利于各科室、各职能部门、各基层单位实现信息资源共享，促进信息资源利用最大化，规避传统人事档案管理模式的弊端。
（三）电子载体保存稳定，方便查阅。
与纸质档案在高温高湿环境下容易损坏相比，电子文件具有储存时间长、方便快捷、不易损坏、具有较强的稳定性、便于人们查阅等优势。而且，在传统管理模式下，人事档案管理工作较为繁琐，很多都是重复劳动，费时费力，而人事档案管理信息化能将工作人员从日常琐碎的事务中解脱出来，大幅提高工作效率。
二、高校人事档案管理信息化建设的基本内容
随着人事改革的深化和发展，高校人事档案管理向着专门化、系统化方向发展，职责范围日趋明确合理，组织机构逐步得到完善和发展。高校人事档案管理业务主要包含以下几方面内容：建立档案；收集干部人事档案材料；鉴别档案材料、整理干部人事档案；保管干部人事档案，转递、统计干部人事档案；办理干部人事档案的提供利用，做好咨询工作；登记人员职务变动、工资变动情况等等。各职能部门都必须建立统一的数据交换平台，整合在一个高效的信息化系统之内，且具有标准、规范、安全、丰富的数据资源，可实现各部门应用之间的无缝集成。高校组织、科研、工会等部门要从更好地服务于学校的总体战略发展目标和学校各项工作的顺利开展的角度出发，相互协作、互通有无，促使人事档案管理信息化建设与本单位各职能部门之间的兼容。这样，高校人事档案管理信息化建设可以提升人事工作的透明度，提高人事部门的工作效率。
（一）花名册的建立。以各个二级学院为基础来建设人事档案管理信息化基础数据库，每个学院有个统一的编号，而学院下的人员以姓氏字母来排序，在档案室里的档案分
（二）人员信息的录入。在二级学院下的花名册录入全体档案人员的基本信息，包括编号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、职称及评定时间、参加工作时间及进入本单位时间、学历情况等等。这些信息的完整及准确录入，都有利于人事处各科室的信息采集。
（三）档案目录的录入、修改、删除。根据纸质档案按照档案分类把他们按照顺序分别录入材料名称，制成时间、份数及页数，这有利于大概了解了此人的档案内容。
（四）职务和工资变动的登记。纸质档案的最前两页就是职务与工资的变动，此类信息的登记完善，可以使一翻阅到此人纸质档案就可以对他的情况有了初步的了解。
三、高校人事档案管理信息化建设对策建议
（一）提高对人事档案管理信息化建设重要性的认识。
加强和领导的交流沟通，转化领导对人事档案管理部门工作的理解和认识，将人事档案管理工作的信息化建设纳入领导议事范畴。另外，加大人事档案管理信息化建设的宣传力度，通过会议、广播、校园网络宣传等方式扩大宣传范围、增强宣传力度。增强领导和教职工对人事档案管理的重视，正确认识人事档案管理的重要作用，为档案管理的信息化建设打下基础。
（二）建设完整、统一的信息管理体系。
高校部门较多，人事档案管理信息化建设应为多层次、多方位的数据系统，联合学校教务处、科技处等各个部门，促进各部门提供相关档案信息，形成资源共享，对各部门数据进行整合，形成完整统一的数据资源。学校根据具体情况研发或者引进统一的人事档案管理软件，建设统一档案信息数据库和网络系统，避免各部门因技术和数据库软件的不同而影响档案信息的共享。在建设统一完整的信息资源的基础上，建设安全有保障、功能完备、技术先进的网络系统，保证人事档案信息保存、查询、实用的安全性和保密性。对人事档案信息进行分级保密处理，不同的用户级使用权限不同，可查询的信息范围也不同。
（三）加大投入为人事档案信息化建设提供有力保障。
随着我国高等教育事业的迅猛发展，目前我国高校都达到了现代高科技程度，学校的管理、教学、科研、学习都实现了现代信息化，这些为人事档案管理的信息化建设提高了物质基础和平台。人事档案管理的信息化建设需要有专门的硬件、软件等基础设施，应当在条件允许的情况下加大资金投入，建设完整的、可满足使用的设备设施。
（四）建立完备的管理制度。人事档案信息化建设是新时期对高校人事档案管理工作提出的新要求、新任务，因此，以前传统管理阶段的制度已不适合新时期的要求，需要根据信息化管理的特点和学校实际情况制定合适的工作流程和规章制度，使人事档案信息化管理工作规范化、制度化、合理化发展和进行。特别是人事档案，直接涉及到个人隐私和学校的人才管理核心内容，更应该制定完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展。
（五）建设高素质、高水平的专业人才队伍。
