时间:2023-06-02 09:21:29
开篇:写作不仅是一种记录,更是一种创造,它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感,将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇合同管理风险控制,希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友,陪伴您不断探索和进步。
[关键词]合同管理;风险;控制
对于现代企业来说,合同的建立与履行是其经营活动的最直观体现,企业经济效益的取得,也必须得到合同保障功能的支持。在企业的合同管理中,合同管理涉及的内容往往较为广泛,包含的人与机构也较为复杂,这就使企业在合同管理中很容易出现各类风险,而为了尽可能避免企业因合同风险遭受损失,本文就企业合同管理中风险控制措施展开具体研究。
1企业合同管理风险控制的必要性
风险本身具有不确定性、不受人意志控制、必然性、偶然性等多方面的特点,而这些特点的存在,使风险的出现往往与企业初衷背道而驰。随着经济发展正式步入新常态的阶段,我国也真正进入了产业转型的关键时期,这一社会经济大变革,虽然为很多企业带来了进一步发展的契机,但企业所面临的合同风险的复杂程度也将进一步增加,结合路伟国际律师事务所《中国五百强企业法律风险管理需求调查报告》,不难发现,合同风险控制的排位仅次于公司治理,位于企业风险管理需求的第二位。由此能够看出,合同管理风险控制对企业的重要性,且企业要想实现可持续发展,也必须得到高质量的合同管理风险控制的支持。
2企业合同管理风险的主要形式
结合相关文献资料与自身实际调查,本文将企业合同管理风险的主要形式概括为合同主体风险、合同程序风险、合同内容风险、合同履行过程风险4个方面。
2.1合同主体风险
对于企业合同管理风险中合同主体风险来说,这一风险的出现主要是由于我国现行法律对不同行业企业主体资格的要求不同。在我国当下大部分行业中,其主体资格只需要拥有营业执照便能够获得,但由于药品、房地产开发、建筑施工和航空航天等行业,对主体资格的批准较为严格,这就使相关企业只有拥有相应的资质证书或是批准证书,才能在允许的范围内进行经营活动。这虽然使很多行业的规范性由此得到了约束,但一些不具备相应主体资格的企业在签订合同后,往往会因自身主体不合格的影响,导致所签订的合同被撤销甚至无效化,企业由此就很容易遭受经济上的损失。
2.2合同程序风险
除了合同主体风险,合同程序风险也必须引起企业重视。合同程序风险的出现主要是由于我国法律在一些种类合同中,存在较为严格的审批程序,这就使很多合同因难以通过审核而被无效化,合同的法律效力由此得不到保障,合同相关的风险自然就很容易大量增加。对于我国当下的中外合资企业来说,其合同签订必须得到相关部门的批准方可生效;如果是建筑工程类的合同,则需要得到规划审批与规划许可证,这样才能保证企业运营过程中不会突然出现合同无效、被撤销的问题,因合同遭受相关部门处罚的问题也能够得到较好的避免。
2.3合同内容风险
合同本身由合同条款与附属文件组成,这里的合同条款主要包含数量、质量、违约责任和合同当事人名称等内容,而附属文件为双方约定的各种图、表、文字资料,这些内容共同组成了合同的主要内容。如果合同内容出现不完整的问题,合同签订的双方就很容易因合同条款不明确等问题引发分歧,合同的执行也会因此受到负面影响,由此可见,合同内容对于合同正常履行的重要性,因此,企业也必须保证各项条款相互之间不存在矛盾与逻辑错误。
2.4合同履行过程风险
除了上述几方面,合同履行过程风险也属于企业合同管理风险的重要组成。在我国法律规定中,双方签订的合同一旦生效,签订合同的双方当事人就必须遵循诚实守信的原则,严格履行合同的要求,这样才能保证相关合同真正服务于签订合同的双方。但在具体的合同履行过程中,很多意外因素会直接影响合同的正常履行,这时,签订合同的双方就必须通过沟通、协调为合同的履行提供支持,但在实际情况中,很多企业往往会私自修改合同内容,导致合同签订的目的往往难以实现,相关企业也很容易遭受经济损失。
3企业合同管理风险的控制措施
为了能够尽可能消除企业合同管理所面临的诸多风险,笔者将结合相关文献资料与自身实际工作经验,对企业合同管理风险的控制措施进行详细论述,这一论述主要围绕深入研究法律、考虑对方当事人资信情况、防范合同签订过程风险、防范合同履行过程风险、实现合同管理信息化等。
3.1深入研究法律
虽然我国《合同法》相较于一些发达国家还存在不少疏漏之处,但《合同法》所规定的合同订立原则、形式、生效、无效以及合同相关内容,已经能够满足我国大多数企业合同管理的需要。为此,相关企业必须深入了解《合同法》及相关法律,对合同做出的各项详细规定,这样企业在具体的合同签订过程中,才能规避可能造成合同撤销、无效的风险,很多对企业不利的条款也能够在法律武器的支持下,最大程度地降低风险。可以说,深入研究法律对降低企业合同管理风险、实现自身长期可持续发展,具有重要的意义。
3.2考虑对方当事人资信情况
为了能够最大程度降低企业合同管理风险,考虑对方当事人资信情况这一风险控制措施,也必须得到相关企业的高度重视。具体来说,企业必须在合同签约前,充分了解对方的当事人及企业,一般情况下,企业需要要求对方提供当年年检的《企业法人营业执照》、生产许可证、授权委托书等证件的原件和复印件,而如果签订合同的对象为设计类企业,企业还需要要求这类企业提供资质等级证书等。在完成对合同签约对象各项资质证书的检查后,企业还必须对各类证书的复印件进行留存,这样才能进一步避免企业合同管理风险。值得注意的是,如果企业将要签订合同涉及的金额较大、或是过于重要,企业还必须派专人到当事人企业所在地进行实地调查,以通过调查深入了解相关企业的商誉、技术设备、管理水平、财务状况以及人员构成等信息。只有充分了解这些信息,相关大型合同管理的风险,才能实现最大程度的降低,企业的长期可持续发展,才能获得更有力的支持。
3.3防范合同签订过程风险
在合同签订的过程中,企业首先需要对合同中的各项条款拟定与审查予以高度重视,这一环节在某种程度上可以视作企业合同管理风险控制的关键环节,为此,笔者建议企业结合合同的拟定实际进行风险防范。在我国实际交易活动的合同签订中,合同大多不会出现一起协商、共同起草的情况,乙方提供文本后、甲方进行审核补充,是合同拟定过程的常态,而结合合同拟定的实际情况。企业需要在合同审定过程中,做到用词准确、约定明确、表达清楚、不存在歧义,由此避免含混不清和模棱两可的问题,保证合同签订过程风险降到最低。
3.4防范合同履行过程风险
除了合同签订过程风险的防范,合同履行过程风险的防范同样属于企业合同管理风险控制的关键环节,在这一环节中,企业必须树立良好的证据意识、及时签订变更协议,保证合同履行过程风险防范真正得以高质量实现。在树立良好的证据意识中,企业合同管理部门必须在合同签订前及履行过程中,做好相关资料的收集与整理。这样企业才能实时掌握合同履行情况,在合同纠纷发生时,有充足的证据支持,最大程度上保证企业利益不受损害。变更协议多出现于合同出现变更与疑问的情况,而为了保证这一协议的签订能够真正发挥自身效用,变更协议同样需要采用书面的形式。
3.5实现合同管理信息化
企业还可以通过实现自身合同管理信息化,更好地进行合同管理风险的控制,笔者建议相关企业要建立完善的合同管理系统,以此淘汰传统的人工合同管理方式,这样,企业合同管理将实现规范化与流程化,相关风险也将由此实现最大程度的降低。
4结语
本文在企业合同管理中风险控制措施展开的研究中,详细论述企业合同管理风险控制的必要性、企业合同管理风险的主要形式、企业合同管理风险的控制措施等内容,希望这一系列内容能够为相关企业合同管理更高质量地开展带来一定启发。
主要参考文献
[1]刘玮玮.企业合同管理中风险控制措施探究[J].财会学习,2017(10).
[2]王秀卓.企业合同管理中的法律风险与控制策略探讨[J].时代金融,2012(11).
一、企业合同管理中风险的主要表现形式
在企业进行合同管理的过程中,其风险形式主要表现在以下的几个方面上:
(一)合同主体风险
我国法律之中,对于不同行业的企业主体资格要求也不一样,对很多行业的企业来讲,除了需要获得营业执照之外,没有其他特殊的规定。但是对于药品、房地产开发、建筑施工、航空航天等行业来讲,不仅仅是需要取得营业执照,还需要在获得营业执照之前获得相应的批准证书或者是资质证书。同时,这些企业只能够在批准证书或者是资质证书所允许的范围内进行经营活动。合同签订的一个重要的前提条件就是合同主体合格,如果不合格那么就会使得合同无效或者是被撤销,企业就会因此而受到经济上的损失。
(二)合同程序风险
我国法律之中,对于某些类型的合同有着较为严格的审批程序,如果是没有经过批准或者是办理审批手续的合同,同样不具备法律效力。例如对于中外合资企业就必须要经过主管部门的批准才能够生效;如果是建筑工程合同就必须要办理了规划审批并且获得了规划许可证等才具备有法律效力。而如果是没有办理批准或者是审批手续,那么就会使得合同无效或者是被撤销,要想使得合同生效就必须要办理相应的手续。还有些合同还会因为受到行政主管部门的处罚而额外的多消耗一些费用。
(三)合同内容风险
合同的?热葜饕?是由合同条款与附属文件这两个部分所组成。其中合同条款主要包括了合同当事人的名称或者是姓名、住所、数量、质量、违约责任等各项内容,附属文件之中的内容则主要是包括了双方所约定的各种图、表、文字等多种资料。合同的内容必须要完备,如果不完备,那么就可能都会因为某些条款没有约定或者是约定不明确而导致双方出现分歧,进而导致对合同的履行造成影响。同时,合同条款之间还必须要彼此一致,在合同之中各项条款相互之间不能出现矛盾与逻辑错误,否则也会影响到合同的顺利履行。
(四)合同履行过程中的风险
当合同生效之后,双方当事人都必须要遵循诚实守信的原则对合同中所规定的义务进行履行。但是在履行的过程之中会容易因为各种想不到的意外因素对合同的正常履行带来影响,有的时候也需要对合同进行一定的修改或者是变更。如果没有经过双方协商而擅自修改或者变更合同内容,也会导致合同的目的不能实现,带来损失。
二、企业合同管理过程中风险控制措施
(一)充分了解《合同法》以及相关的法律、法规
《合同法》从定义、合同订立的基本原则、形式、生效、无效以及合同相关内容等方面都进行了较为系统详细的规定。此外,在我国就合同关系的法律规定不仅仅是只有《合同法》,此外还有其他的法律、法规等。在对外签订合同的过程中,企业需要对相关的法律法规进行充分的了解,才可以避免出现合同无效的情况,规避损失[2]。
(二)签订合同之前,需要充分了解对方当事人的各种资信情况
在正式签约之前必须要充分了解对方当是事人的各种情况,例如要求对方提供当年年检的《企业法人营业执照》、授权委托书、生产许可证等各种相关的证件的原件和复印件。同时如果是设计等队伍,还需要对方提供相应的资质等级证书。企业合同管理部门经办人需要对上述证件的复印件进行留存备查。如果是巨大的合同,有必要派专门的人去进行实地调查,对当事人的资信情况进行充分地了解,包括了对方的商誉、技术设备、管理水平、财务状况以及人员构成等多个方面。
(三)合同签订过程中防范合同风险的方法
首先,在合同签订的过程中,需要做好对合同中的各项条款的拟定与审查,这是有效规避合同风险的核心环节。通常情况下,在实际的交易活动中,合同由签订双方一起协商共同起草的情况是比较少见的,很多时候都是乙方提供预先拟好的文本,再由另一方来进行审核补充。如果是乙方自拟合同,那么就可以避免合同条款中的陷阱。而如果是另一方来拟定,那么就必须要对合同的条款进行认真的审核。要争做到用词准确、约定明确、表达清楚,不存在歧义,决不能出现含混不清或者是模棱两可的情况。在涉及到对我方不利的条款,必须要据理力争,要求对方变更。
(四)合同履行过程中的风险防范对策
在合同履行的过程中,必须要尽可能的减少合同变故,减少风险。为此,需要做好以下的几个方面:
首先,需要在履行的过程中树立起良好的证据意识,合同管理部门必须要收集并保存各种资料,并及时掌握合同履行情况,为后期发生合同纠纷时提供更有力的证据。
其次,如果出现了合同变更或者是疑问,必须要及时签订变更协议。另外无论是变更协议还是补充协议都必须要采用书面的形式,不能够以口头约定作为协议存在。一旦签订合同就必须要认真履行合同。同时,合同管理人员需要熟知合同中的内容信息,尽可能的确保可以利用合同中的内容来保证自身的合法权益[3]。
(四)打造完善的合同管理系统,实现合同管理信息化
在过去,企业之中很多都采用手工管理合同的方式,因为所涉及的部门和人员较多,所以费时又费力,并且在在归档、合同执行进度、预警机制等方面效率不高,存在很大的管理漏洞,容易出现风险。合同管理系统有效地弥补了手工管理合同的不足,提高了合同管理的效率。通过系统实现对合同的全生命周期管理,即从预算到合同付款的全流程管理。通过完善的合同管理系统规范合同执行,实现业务单位、财务、法务联合管控,通过实时监控,规避公司违约风险。为了有效规避合同风险,公司结合自身实际情况打造专门的合同管理系统,从而实现对合同的全生命周期管理。该系统综合运用信息化手段,建立完善的历史数据库,为进一步提升公司财务管理水平打下扎实基础。在系统中还具备有项目谈判启用日志管理功能,合同物资交付、发票的全流程跟踪功能,并能够规范合同执行、进行实时监控。提升合同管理的自动化,同时还提升合同相关的会计帐务处理。这些功能的实现有效地规范了合同管理流程,规避了合同风险。
关键词:建筑工程,合同管理,风险,控制。
中图分类号:TU761文献标识码: A 文章编号:
一、明确合同管理的重要性
合同关系就是一种贵、权、利进行规定。通过制定程序性条款,确定双方的工作程序、制约双方的不良行为,通过制定责任性条款分清双方对于工程的工期、质量,造价应负的贵任。这样一旦出现诸如:实际地质状况与劫察报告有异,设计单位对设计变更出图不及时,业主指定的特殊专业施工队工程进度滞后、材料设备供应商提供的材料设备不合格等情况时,就可以依照合同相关条款做出相应的处理。合同关系明确了就直接增强了合同的可操作性,这样可进免以后双方陷于扯皮和矛盾中,有利于建筑企业的工作的材料设备不合格等情况时,就可以依照合同相关条款做出相应的处理。合同关系明确了就直接增强了合同的可操作性,这样可避免以后双方陷于扯皮和矛盾中,有利于建筑企业的工作。
二、合同管理职能的要点
1工程项目管理以合同管理作为起点,进入项目首先作合同分析,它控制着整个工程项目管理工作。
2合同管理本身所具有的管理职能和工作过程。它由合同分析、合同资料、合同网络、合同实施控制和索赔管理等组成。它们构成工程项目的合同管理子系统。
3合同管理与其它管理职能,如计划管理、成本管理、组织和信息管理等之间存在着密切的关系。这种关系,既可以看作是工作流,即工作处理用序关系,又可以看作是信息流,即信息流通和处理过程。
三、建设工程合同风险的成因
1 合同条文不完整和不严密所引起的理解失误
首先是合同双方对合同的风险都没有一个准确的认识,缺乏风险控制意识,没有预计到在工程施工中会发生的各种情况。这就会导致在建筑市场中的竞争过分激烈,合同的约定与签署都没有一个科学完善的流程,最终导致承包企业的损失,或者是由于合同中的条文不清而致使承包方不能清楚的理解合同内容,造成失误。例如在一些合同中会设置这样的条款 “承包企业为施工方便而设置的任何设施,均由他自己付款。”这种提法对承包方很不利。
2建设工程合同对工期约定不明及影响工期的合同约定风险
就发包人而言,工期是建设工程合同较为重要的部分,建设工程合同中约定不明必然给发包人带来巨大风险。《建设施工合同( 示范文本)》对承包人有权顺延工期做出相应的规定。因此,发包人必须对此做出详尽的研究,避免承包人顺延工期的风险。比如,开工条件的约定,若对开工条件做出不利于发包人的约定,将导致承包人以施工场地达不到施工条件而要求顺延工期的风险。
3发包人违约带来的风险
一些业主的合同履行能力差,无法支付工程款或者故意拖欠工程款;分包商( 特别是发包人指定的分包商) 违约,不能按质、按量、按时完工;由于发包人驻工地代表或监理工程师的工作效率低,没有及时解决存在的问题,或者发出错误的指令,都有可能给承包商带来巨大的损失。
四、制定法规以规避风险
政府通过制定法规,对合同的主要内容、鉴定以及合同争议的解决等进行原则上的规定,如:美国的《建筑统一条例》,日本的《建筑业法》等对工程承包合同的主要内容等进行了原则规定
如由德国建筑工程承发包委员会(DVA)偏制,德国工业标准委员会(DIN)审定作为工业标准颁发,适用于建筑工程的承发包条例(简称VOB),是进行工程承发包以及合同管理的依据,虽然它不是建筑法,不属于正式法律,只是一种条例。但是,它规定一切国家投资的项目必须严格遵照此条例。
仲裁或诉讼是解决合同争端的两种最终方式,属于法律最终解决方式。国际仲裁惯例是或裁成审制,即合同双方只能选择仲裁或诉讼两种方式中的一种,且结果具有最终法律约束力。仲裁的另一个特点是仲裁不执行属地原则,而由合同双方共同选定某一仲裁机构进行,由法院保证其得以强制执行。
尽管仲裁或诉讼不是合同争端采用最多、最合适的方式。但由于其具有法律的强制性,它的存在对双方采用友好解决方式具有很强的造势作用。在这两种方式中一般国家都强调尽量采用国际仲裁的方式,且多数标准合同条件都有专门的仲裁条欲,合同双方会在专用条款中将所选要选择的仲裁机构给予明确。国际仲裁机构都有一套自己严密成熟的仲裁章程、规
则和程序。
五、全过程动态管理,降低经营风险
现在很多工程项目都采用承包方式进行招投标,因为这种总承包方式减少了业主平行发包的数量以及由于平行发包引起的矛盾和问题,所以受到业主的普遍欢迎。但是通过总承包,这些矛盾和问题客观地又转移给了建筑企业,对建筑企业而言,需要不断加强管理以适合变化着的市场。建筑企业在合同管理方面要学会全过程共动态的进行。在早期签订合同时要减少合同隐患,中期要加强跟踪、诊断,后期要进行总结评价。
完警合同文本。在选用合同时人们往往习惯选用一些通用的格式合同,格式合同中的格式条款又称标准条款,是当事人为了重复使用而预先拟订,并在订立合同时未与对方协商的条款。格式合同主耍由《协议书》、《通用条款》和《专用条款》组成。在《协议书》中除了要说明工程概况、质量标准、合同工期、工程造价等主要内容外,还要进一步明确组成合同的所有文件及文件的解释顺序。《通用条款》是遵照法律法规,同时考虑了工程惯例的通常做法,具有较强的通用性。但针对某些工程而言,格式合同中往往有许多通用条款工程是不适应的,提供格式条款的一方会尽量免除己方责任,加重对方责任。甚至可能隐含有对建筑企业不利的因素,这就要求建筑企业不要贪图使用的快捷,必须详加分析,在《专用条款》针对不同工程的特点,剔除《通用条款》中不公平的条款,重新对不明确的条款作出具体的约定,对缺少的内容增加合理的专用条款,使合同能得更好的理解。
六、工程担保
工程担保是工程风险转移措施的又一重要手段,它能有效地保障工程建设的顺利进行,许多国家政府都在法规中规定要求进行工程担保,在标准合同条件中也含有关于工程担保的条款。
国际上常见的工程担保种类如下:投标担保(Bid Bond/Tender Guarentee):反行担保(Perforoence Bond):预付欲担保(Advance Paymant Guarantee);雄修担保(I(sintenance Hond):付软担保(PaysentBond):业主支付担保:分包担保(Subcontract Bonds):临时进口物资税收担保一些国家规定。该国发包的某些工程所用的工程材料和施工机械设备如需进口的,可以免交进口税。临时进口物资税收担保的主要作用是担保承包商在工程竣工后应将临时进口的施工机具设备运出工程所在国,如要求其留下,便应照章纳税。这样就可以避免承包商借免税之机,将进口有关物资用于其他非免税工程或卖掉而牟利。这种担保是政府要求承包商提供的。
七、结语
合同是工程项目建设管理的核心,是保证工程顺利开展首要任务,它贯穿于企业管理的全过程。因此, 必须十分重视合同风险管理,才能提高合同管理水平,确保承包人在激烈的市场竞争中立足于不败之地。
参考文献:
[1] 胡季英、关柯、李忠富,建设工程合同管理的国际比较分析[J].建筑管理现代化.2004. 3.
关键词:合同管理;风险控制;动态管理
建筑工程项目合同管理主要包括:合同的签署、合同的履行、合同的变更、以及合同可能产生的争议和合同索赔问题。随着建筑工程行业转为买方市场,签订合同时,处于强势地位的一方往往提出一系列苛刻的合同条款,同时由于合同文本不规范,合同风险意识防范较差、忽视合同履行中资料的收集等原因,引发了大量的工程合同纠纷案件。
1 建筑工程合同管理风险的控制与防范
建筑工程合同管理中的风险的控制和预防大体上就是合同签订前、合同履行和合同履行后三个阶段,在这三个阶段应该根据不同的阶段制定不同的有针对性的防范策略。
1.1 重视合同的策划和成本分析
合同前期的策划,包括成本的对比分析、施工方案的经济分析、分包合同的管理、合同风险的策划以及资金的统筹和合同中各种关系的协调。
首先,合同策划要明确公司和项目的发展目标,根据实际情况编写有操作指导意义的策划。通过对合同预算收入和投标预算、目标责任成本进行对比分析,找出合同中存在的亏损点,指定相应的措施,保证合同的盈利性。
其次,将投标方案与实际技术方案进行对比,找出合适的施工方案,明确施工过程中的分包,对劳务、指定的分包等进行分包管理,避免产生违法分包。
最后,结合具体的施工方案,进行资金的配置,根据各个岗位的工作性质和需要,进行分工合作,将合同存在的风险进行分解,指定相应的负责人,建立全方位的合同履行方案。
1.2 重视合同签订前审查、评估
在建筑工程合同签订前要建立企业内部的风险评估机制,施工合同是否合法,业主的审批手续是否完备健全、合同是否完整无误、合同是否采取了示范文本、与合同双方责任和权益是否失衡;合同实施会带来什么后果,完不成的法律责任是什么,如何补救等等。
(1)重视建筑工程项目合同文本的拟定和分析
在合同采用的文本上,要尽可能采用国家建设部统一的合同规范性范本或者是公司经过专业的法务人员反复评审、论证的合同文本。合同签订之前要根据合同的内容对合同文本进行修改完善并进行系统化的评审。
(2)重视合同谈判人员的专业性
一般来说,有专业知识和经验的人员会讲究谈判的策略性,不仅可以有效抵御合同向对方的利益诱惑而且可以在合同条款上进行专业的分析和谈判,在公司利益和项目施工技术等条件等综合考虑下有效降低合同带来的风险。
(3)重视对拟签订合同的评审
待签订的合同,一般来说,合同要经过市场部、商务部、法务部、审计部等部门从不同专业领域逐一评审才可以达到最大程度上预防和控制风险。
1)确定是否依照法律、法规的规定进行招标,确定合同方与招投标中选定的是否一致,招标投标过程是否符合法定程序并确定合同双方是否具有相应资质。因为《中华人民共和国招标投标法》第3条规定,“在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购,必须进行招标。”在《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释》第1条规定,“建设工程施工合同具有下列情形之一的,应当认定为无效:(一)承包人未取得建筑施工企业资质或者超越资质等级的……”
2)对合同中潜在的风险进行分析和预防。进行分析寻找潜在风险的工作需要有公司的法务人员或者具有专业法律知识的人员对拟定的合同进行合法性分析和风险预防分析。通过一系列的分析使待定合同具有预见性,明确合同订立的时间、对合同中的歧义性条款从法律角度进行分析,提出相应的法律意见。
1.3 提高合同签署阶段的风险管理意识
合同签署阶段最大的风险是对合同签署时对合同方相关权限的审查。首先,避免无权和表见的出现。其次,注重审查待签订合同公司提供的资质材料,明确合同签署人与招标文件中是否一致,涉及合同的生效时间、价款支付方式、合同可能引起的纠纷方面进行进一步的确定。
1.4 加强对合同履行的管理、监管
合同的履行阶段是合同管理的关键环节,为了有效的进行合同管理,采取合同交底制度、责任分解制度、工作报送制度、进度款审查审批制度以及动态的合同管理制度是必要的。
(1)及时合同交底、明确责任分解
签署合同后,合同管理人员应该对各级项目管理人员进行合同交底。如在合同履约风险方面,由法务人员或具有专业法律知识的合同管理人员分解合同双方的权利义务、合同中的责任和风险,从法律角度结合施工的实际情况提出具有操作性的预防措施或解决办法。
(2)合同履行中的工作报送制度
合同履行中工作中,要采用多种形式,将项目施工情况进行及时的报送,如采取工程周报、月报的形式,及时将工程进度以及存在的问题对相关部门进行报送。在物资、设备、劳务、工程进度方面的各项进展和变化要符合合同规定的相关情形。
(3)建立动态的合同管理制度
在合同履行过程中,要参照合同交底,分析项目工程的特殊性,进行动态的、灵活的管理。可以利用补充合同,来往函件等多种形式弥补签订合同时的不足,改善不利的条件。
1)在合同交底之后,确定合同中责任的分解,要结合合同进一步完善责任分解表,明确各个环节的管理人员。并且根据合同履行中出现的变化及时的更新相关管理人员的责任。
2)建立动态合同管理台账,规范资料的收集和整理。项目合同管理要讲资料的收集和整理贯穿于整个合同履行当中,提高法律风险防范意识,使合同履约、来往函件、结算付款等形成一条专业化、程序化。
1.5 完善合同履行后的管理、评价
合同管理贯穿于整个项目工作始终,真实、客观的反映项目上工作的情况。合同管理人员应该做好对合同履行后各种资料的分类、整理、编号、装订、归档等工作,实现合同管理的规范化。加强合同管理后的资料管理,避免出现资料的丢失、泄密,关键是对合同签订时至合同履行完毕期间出现的各种问题进行分析、比较,对合同履行进行客观评价,总结经验和教训,找出其中的不足,完善合同管理措施。另外,加强对合同管理人员的进一步培训,完善合同管理,逐渐建立完善的、系统的项目合同管理机制。
2 结语
总之,建筑工程合同管理是项目管理的核心,在项目所有工作中处于重要的地位。合同的管理不能采取单调的程序式的管理,要建立动态的、灵活的管理,建立系统的、完备的管理体制。此外,在实践中要不断地总结方法、改进管理技巧, 重视合同履约后的总结与工作改进,实现科学管理,提高企业合同管理水平,用完善的合同管理带动项目各项工作的日益规范化、系统化,为企业创造更大的盈利空间。
参考文献
[1] 胡季英,关柯,李忠富.建设工程合同管理的国际比较分析[J]. 建筑管理现代化,2004(3).
[2] 财政部等五部委.企业内部控制规范―基本规范[R].2008年5月22日,自2009年7月1日起实施.
关键词:经济合同;风险;风险控制
全球市场经济的发展和完善,推动企业合同数量显著增长,合同的形式和内容出现复杂化,多样性特点。企业经济合同贯穿于其生产经营工作的全过程,合同的顺利签订和有效履行,是企业发展的基石。合同管理的好坏,将直接影响企业经营目标的实现,关系企业生死存亡。由于受到市场环境的制约,较多企业在合同管理过程中存在种种问题伴随着企业业务出口业务及涉外合同的增加,其面临的风险已显现出来。
1 企业经济合同管理面临的风险问题
企业的经济合同管理是指从合同的签订、履行、变更、违约处理、争议解决等全过程的管理活动,具有管理周期长、参与管理的机构和人员多、管理手段多样化特点,合同管理的全过程始终伴随着一定的风险。如虚假的经济合同、违法合同、经济合同的违约问题等。合同管理风险,一般是指公司负责人、相关合同管理部门负责人未能按企业合同管理流程和相关法律制度管理合同,最后可能造成企业经济利益受损。
①企业合同管理体系和制度不够健全,存在瑕疵。有的企业合同管理体系和相关合同管理制度未能有效系统建立,即使有某些合同管理程序。但是在具体的执行过程中往往变形,没有将体系和制度在实践中加以运用,形同虚设;或者是出于追求短期的经济利益,贸然不顾风险,心存侥幸,弃制度而不顾从事合同管理工作。
②企业往往只注重经济合同局部化管理,看重合同的签订而缺乏全过程的合同管理。有些企业在签订经济合同前,没有组织有关专业部门对合同标的、质量,价款、汇率、企业自身能力、付款条件等进行全面综合有效地评估,而匆忙签订经济合同,结果在经济合同的履行过程中,往往力不从心,结果导致合同不能顺利履行,使企业最终遭受经济损失。某些企业对经济合同的相关证据保存不善,当企业经济合同发生纠纷时,往往有效证据不足,使企业丧失对自身的维权。同时,也没有很好总结合同全过程管理,对企业今后的合同管理,难以提供指导性意见。
③企业风险意识淡漠,管理人员对控制风险的知识缺乏,不能有效控制风险,造成合同管理失败。有的企业,在签订合同前,没有对对方资信进行全面调查,而签订合同后,致使上当受骗;有的对合同条款缺乏反复推敲、致使在履行合同中,给对方留下空隙可钻,合同纠纷难以解决,有一些企业虽然对合同风险比较重视,但往往不得要领,企业管理者在处理突发事件中,对合同诈骗和纠纷束手无策,一般以报案和诉讼为作为重要手段,或者自食其果。有的企业为了避免合同诈骗。也采取了一些担保措施,但具体实施中,往往得不到完全满意的担保赔赏。
④缺乏诚信经营理念。有的企业在经营中,不顾企业的长远发展目标,以丢失信用为代价,追求短期的经济效益,在合同的执行中,表现为不按合同规定的有关条款执行,或不能按期交付货物,或不能保证标的质量,或不按期支付货款等。
⑤企业合同管理人员素质低下难以在合同管理中发挥有效的作用。经济合同管理工作,是一门综合性管理工作,需要具备一定的职业道德和外语能力,需要具备经营管理及相关技术方面的知识和技能,需要熟练掌握相关法律条款,而现有很多的企业合同管理人员能力缺乏,对经济合同的风险管理,缺乏相应的识别和控制能力。
⑥企业合同管理技术水平跟不上时展步伐,有些企业在合同管理上,其水平仍停留在传统的管理模式上,不能有效的运用现代技术于合同管理之中,合同管理水平落后,管理效率低下,最终影响企业经营目标的实现。
2 企业经济合同风险控制措施
根据上述我国企业经济合同管理普遍存在的风险问题,提出如下合同风险管理措施:
①加强经济合同管理职能,建立完善的企业的合同管理体系,以及符合企业实际情况相适应的合同管理制度。在经济合同体系及制度的建立上,应注意职责分工明确、授权适度、互相制约、相互牵制等合同管理的内部控制制度。同时,随着企业经营规模的变化,经营模式的转化,企业的合同管理规章制度,也应做适当的调整。
②企业应对经济合同进行系统的全面的管理,提高经济合同管理的科学技术含量。企业从经济合同的谈判,评估,审核、签定、履行、归档、总结,都需要建立相应的制度、做到层层把关,严格控制。如,销售人员在取得大宗货物销售加工意向时,首先应考虑企业是否有能力履约。其次、在签订合约前,应按企业9001质量标准控制程序,组织有关部门对经济合同进行全方位评估,重点是企业设计制造技术是否可以满足甲方合约条款要求,采购的原材料质量是否能到达产品技术标准、价格是否合理及包括范围,汇率变动对合同的影响大小、付款条件是否能够接受等,评估确认后,应将评估意见提交有关合同管理专业人士,从管理和法律角度上,再次审阅确认,直到开始履行合约。
企业应尽可能的采用ERP资源管理平台,提高合同管理的工作效率和控制力,将合同管理体系融入企业的ERP管理体系中,它可以有效的强化客户、供应商的管理,实时记录其交易化过程,有效的控制合同的风险。
③提高合同风险管理意识,强化经济合同风险控制,最大限度的规避合同风险。企业需要对合同相关人员进行广泛的风险教育,提高其风险意识和相应工作技能,强化企业经济合同风险管理。首先是经济合同过程风险性,重点在于经济合同签订时风险,应引起企业特别重视。其次是对大额经济合同应重点控制,可以采取投保方式,并由法律部门人员参与其全过程的管理;再次,注重成本与效益的原则,从企业财务角度考虑风险投入产出是否合理,企业应建立一套以最小的风险控制成本达到最佳的风险防范效果机制,以利取得最佳的风险防范效果。
④掌握经济合同风险控制方法,注意关键风险点的控制,建立相应的建立风险管理机制。建立合同风险关键点控制制度。首先要对合同他方的资质审查,是否具有法人资格,是否授权签约,相关的资信情况调查;其次是对经济合同条款进行严密审核,防止合同陷阱,维护自身合法权益;;最后是监督合同的有效执行。
建立经济合同风险控制机制。首先是企业应建立客户电子资料库,如客户的资格、联系方式,交易行为过程,信用状况等;其次建立供方电子资料库。如供方资质、供货价格、信用及以往的交易行为等,为企业优选供应商,确保货物供应畅通,防止供货渠道风险,提供保证;再次对对风险进行全过程监督。主要是对经济合同项目的签订、评估、审核、保管、风险控制等全过程监督。
⑤运用信用保险方式,规避合同风险。信用保险是一种责任保证保险,是以信用交易中债务人的信用作为保险标的,在债务人未能如约履行债务清偿而使债权人遭受经济损失时,由保险人向债权人提供风险保障的一种保险。目前主要用于进出口业务,随着法律制度的健全,市场经济的发展,国内业务必将加以应用。
⑥加强经济宏观风险控制。企业要充分认识网络交易风险,应建立健全电子商务交易的规章制度,国家立法机关应尽快制定电子商务交易的法律法规。相关政府部门应建立健全社会信用管理体制,为企业防范风险,提供有效地支持。
3 结语
企业合同风险控制管理是一种全过程、多角度的综合性管理,强化合同诸环节的管理,必将降低企业经营风险,有利于是企业健康成长,提高自身经济效益。
参考文献
[关键词] 电力企业 合同风险 管理探析
买卖合同是出卖人转移标的物的所有权于买受人,买受人支付价款的合同。我国电力系统近年来已发生合同纠纷多起,发案环节多发生于电力企业在实施农网改造、房地产开发联合建设、建设工程施工转包分包等非主营业务和多经辅业单位购买或者供应材料设备、商品房买卖的过程中。从案件标的额看,最低近万元,最高达7000多万元,案件平均标的额约为65万元。争议标的额高,会对电力企业的案件管理和经营效益产生重大影响。在买卖合同纠纷中,电力企业多以被告身份出现,并且,电力企业多承担败诉结果。一旦被列为被告,最终败诉承担全部或者大部分责任的为60%。因此,加强电力企业的买卖合同风险管理已经成为企业生产经营的迫切需要。
一、电力企业买卖合同风险的表现形式
电力企业买卖合同风险通常在以下几个方面:
第一,合同主体问题。在买卖合同中,由于行为人没有权以被人名义订立的合同,未经被人追认,对被人不发生效力,由行为人承担责任。
第二,合同条款问题。这是决定买卖合同目的实现的最主要的合同条款。当事人应当在合同中明确约定买卖标的物执行的质量标准和检验标准条款。如果双方约定不明确,将会导致严重后果。
第三,合同履行问题。买卖合同当事人如果没有按要求履行合同义务,必然会带来履行风险。
第四,合同争议解决问题。买卖合同当事人如果忽视管辖法院的选择,一旦发生诉讼将会给企业造成维权困难。
第五,合同管理问题。做好合同管理工作可以为纠纷的处理做好证据收集等基础工作。假若丢失书面合同这―重要证据,就会导致维权不能。
第六,诉讼时效保全问题。超过诉讼时效将导致实体权利的丧失。
第七,以物抵债问题。当事人一定要严格控制以物抵债的履行方式。
第八,代为履行和债务转移问题。《合同法》第六十五条对代履行作出规定:当事人约定由第三人履行债务的,第三人不履行或者履行债务不符合约定,债务人应当向债权人承担违约责任。《合同法》第八十四条对债务转移作出规定:债务人将合同的义务全部或者部分转移给第三人的,应当经债权人同意。
二、电力企业买卖合同风险产生的原因
1.合同管理制度不完善,规范管理程度不高
合同管理制度不完善,造成企业合同管理工作无“章”可寻。首先,买卖合同签订的规范性不够。这一方面体现在合同文字不严谨,容易发生歧义、误解和争议。另一方面是合同条款不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。其次,合同审批过程缺乏管理。同时,缺乏专门的合同管理部门,导致合同只能在各部门流转审核,由于缺乏专人自始至终的跟踪和管理,也在一定程度上影响了合同的审批效率。
2.合同风险控制体系不健全
合同管理具有风险控制环节多,参与人员广泛等特点,需要建立起一个全面、完善、严谨的合同风险管理体系,才能对合同风险实施有效的控制。而目前电力企业风险控制体系不够健全,造成了买卖合同案件此起彼伏。
3.企业对合同管理关注度不够,风险意识不强
首先,企业对合同管理不够关注,致使承办人员起草的合同文本质量不高且没有被管理层审查发现,导致合同内容存在漏洞。其次,企业重视证据的程度不够,导致在出现买卖合同风险的时候,案件的败诉率较高。再次,对买卖合同中的各类风险缺乏合理的评估,在合同执行中,缺乏风险预案与对策。最后,企业对合同风险的岗位培训往往只进行业务培训,没有进行岗位职责教育,致使合同承办人员和合同审查人员对合同风险意识不强,不能对订立合同引起足够的重视。
4.企业的内部控制制度不完善
建立完善的内控制度,对于合同风险的防范是十分重要。首先,合同签订过程的监控是十分必要的。其次,合同履行中也需要监控。合同履行是当事人执行合同规定义务的行为。为保证合同的顺利履行,实施履行监控,建立相应合同执行的调整和控制制度是十分必要的。
三、构建电力企业买卖合同风险的管理体系
1.完善合同风险管理的流程
风险管理是一个完整的体系,包括了风险识别、风险评价、风险处理、风险监控,这四个环节缺一不可。因此,电力企业应建立起一套科学的风险管理系统,从而能够及时地对买卖合同中存在的风险进行识别与评价,运用合理的风险管理手段进行风险处理,并进行实时监控已识别和未识别的风险。
(1)风险识别
风险识别是风险管理的第一步,在整个风险管理中占有重要位置,只有全面、准确地发现和识别风险,才能衡量风险和选择管理技术。进行风险识别的方法很多,常用的有:核对表、问卷调查、德尔菲方法、头脑风暴法等。主要从五个方面进行风险识别:第一,合同主体风险要素。主要包括主体资格、无权、资信情况和履约能力。第二,条款风险要素。主要包括质量和质量标准、标的物的检验标准和检验条款、价款的结算、违约责任。第三,履行风险因素。第四,争议解决风险因素。第五,诉讼时效风险因素。
(2)风险评价
风险评价是风险管理中不可缺少的一环,它的重要性在于使风险分析定量化。主要是采取科学的方法将识别出的风险进行分类,同时根据其权重大小予以排列,为有针对性、有重点地管理好风险提供科学依据。
(3)风险处理
风险处理是指电力企业在充分认识到所面临风险的基础上,结合实际,选择合适的风险管理手段对风险进行处理的过程。风险处理包括风险回避、风险自留、风险控制、风险转移四种方式。
(4)风险监控
风险监控是对风险处理行为的系统化的追踪和评估过程,跟踪已经识别的风险,监测剩余风险并不断识别新的风险,通过对监控信息的反馈,不断修订风险管理计划,使其适应合同的发展,并评估这些计划对降低合同风险的效果。
例如,某供电公司与某化工企业签订供用电合同。化工企业因经营原因,长期拖欠供电公司巨额电费,于是,供电公司考虑要采取停止供电的措施以维护自己合法权益。但是,因为该化工企业系当地引进的重点项目,因此政府一直协调供电公司继续供电,希望该企业经营能好转,再偿还电费,哪知拖欠电费越来越多,长期以来陷入恶性循环的矛盾之中。
对于这个供用电买卖合同引发的风险及对风险的管理,见图3-1电力企业买卖合同案例风险管理图所示。通过运用这套风险管理流程体系,能够使电力企业及时发现、处理已存在的风险,实时监控、预测潜在的风险,最大限度地降低买卖合同风险对企业所带来的损失。
2.建立健全合同风险管理制度
首先,设立企管法规部,作为合同管理的综合职能部门。企管法规部的职能有:日常合同及合同风险管理、商务事务咨询、法律事务咨询。在企管法规部设立法律顾问和合同管理岗,法律顾问、合同管理岗的人员要取得《企业法律顾问执业资格证》或《律师资格证》。这样由专业人员进行合同管理工作,有利于防范合同风险的产生。其次,建立完善的合同管理制度。合同管理制度,主要包括合同管理机构与职责、合同订立审批制度、合同履行付款审批制度、合同专用章使用制度、合同档案制度,以及合同签约率和履行率考核制度等。
3.建立健全电力企业的合同教育与培训体系
合同教育与培训是合同管理中一项基础的工作,具体的培训工作应考虑:首先,培训内容方面。《合同法》是培训的主要内容,但绝不是照本宣科,而是结合典型案例,通过分析纠纷产生的原因,对照合同法的相关条款找出答案。其次,培训对象方面。培训对象包括合同审批层、合同审查层和合同承办层,即所有与合同订立、履行相关的人员均应接受培训。再次,教员选择方面。对常规性培训,可以聘请高等院校的教授、具有丰富实践经验的律师及本企业内部的法律顾问进行与《合同法》有关的合同知识培训工作。最后,培训方式方面。可以采取多种形式相结合的方式。最终培训的效果还取决于实际工作能力的提高,并且培训要制度化、经常化。
(四)实施防范合同风险的内部控制
有效进行合同管理内部控制,应做好签约前、签约时、签约后的控制。首先,签约前详细了解对方当事人的履约信息应重点了解对方的企业性质、经营范围、资信状况以及近期的经营业绩、商业信誉等。其次,审查合作方签约资格和人权限。我国法律对某些特定行业的从业资格做了限制性规定,千万不能与没有资格的主体签订合同。再次,合同标的符合法律规定和合同约定。买卖合同必须确保标的是法律允许的转让物,或者是对方当事人经营或业务范围内的有权处分物。最后,合同条款应完备规范。企业应做好合同文本起草。合同文稿应当准确表达双方谈判的真实意思。同时,加强过程管理,及时化解履行过程中的风险。第六,将仲裁作为解决买卖合同争议的首要方法,明确在合同争议解决条款中进行约定。
参考文献:
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[3]陈新文.浅谈企业合同管理中的法律风险及防范[J].法学视野,2009,(8).
关键词:工程项目 合同管理 风险识别与控制
一、合同风险管理在项目管理中的地位与作用
风险是指在给定情况下和特定时间内,那些可能发生的结果之间的差异,差异越大则风险越大。它有不希望发生的变化事件、事件概率及事件发生后果三个要素。工程项目合同是保障项目执行中参与方的利益诉求和分配的文件,它具有针对业主的投资少、风险小、周期短、收益高、无遗留的质量与法律问题等项目利益诉求,它明确了项目的总体目标、安全目标、质量目标、费用目标、工期目标及社会目标等,将合同涉及的市场风险、技术风险、生产风险、财务风险、资源风险进行了条款性约定,起到了项目执行中各方利益的分配保障作用,合同管理风险控制在项目执行管理过程中处于首要地位。
二、工程项目合同风险管理的识别
(一)项目承包商的合同利益诉求
项目承包商作为特定项目建设的参与方,首先应将自身的项目利益诉求和承担相应的义务反映在合同具体条款,并根据相对应的权利和义务进行合同管理中的风险控制。主要利益诉求有:明确的项目工作范围职责、及时的指令、准确详尽的设计任务书、清晰正确的施工图、标准的货物规格、充分的生产与施工周期、最小限度的变更指令、及时的付款、丰厚的利润等。同时,承包商应该平衡考虑业主及相关方的诉求。
(二)合同管理过程中的风险识别,包括全合同生命周期的风险识别
1、项目招标及投标阶段的风险点
项目信息方面:来源是否准确,中间人人是否可靠,业主资信等级,项目是否落实等;
市场方面:工程所在地风险、市场结构需求预测、竞争格局、业主是否有倾向性等;
报价决策方面:市场物价稳定性、是否存在技术障碍、招标书中有无保值条款、价格调整、有无后续项目等。
2、合同谈判和签订阶段的风险点
工期过短、保护条款过多、罚则苛刻、支付条件苛刻、承包商的合理诉求和权益。
3、合同履约阶段的风险点
业主方面:合同变更多、工作效率低下、履约意识不强、现场工作条件与招标条件相差大、支付款项意愿和能力差等;
承包商方面:合同管理能力差、各类资源组织未满足项目需求、外汇和利率变动大、效益风险等。
三、合同管理过程的风险控制
(一) 投标报价阶段的风险控制
承包商市场开发人员搜集项目信息、背景材料及招标书,与合同管理人员一起分析材料,编制初步投标风险备忘录和建议书,经部门负责人审核后,组织相关部门或人员进行风险评估,结果报分管领导审批,根据授权决定是否投标。
如承包商决定投标,应任命报价经理,编制投标计划书及估算表,组织相关部门进行审查并编制部门风险备忘录,报价经理结合市场等因素,确定报价策略,组织编制报价及综合风险量化备忘录,报主管领导或报价委员会审核批准。一个有经验的承包商, 在投标报价时就应考虑将来可能要发生索赔的问题, 要仔细研究招标文件中的合同条款和规范,仔细查勘施工现场,探索可能索赔的机会, 在报价时要考虑索赔的需要。
(二) 合同谈判与签订阶段的风险控制
1、合同谈判应关注的要点
(1)确定业主对项目的管理模式,自行项目管理还是聘请管理承包商模式;业主与承包商的责任划分尤为重要。
(2)工期。承包商一定要重点谈定约定工期的变更签证情形,以免没有证据而不予认定工期顺延。
(3)工作范围、数量或质量要求的变更。在合同执行过程中往往会发生项目工作范围、数量或质量要求的变更。由于变更有时会影响工程进度、人工时和费用等,因此合同中应有变更条款,对各种性质或范围的变更作出具体规定,变更引起费用的变化,需要在合同中约定出处理方法。
(4)对于现场未可预见自然条件的约定,在项目执行过程中往往会遇到与预先提供的自然条件资料有很大出入的情况。一旦确实发生这种情况时,业主另外支付发生的费用对承包商来说可以减少风险,对业主来说只有确定发生了这种情况时才增加费用,而不是预先支付可能发生这种情况的风险费,也比较合理。
(5)项目执行中人为风险、经济风险和自然风险的约定,也是承包商和业主转移风险的一种有效手段,合同应根据不同情况约定风险的承担方。可以由一方承担,或者双方共同承担。
2、合同的会审。合同的会审是指对最终订立合同(合同成立前)的决定与否进行审查,是合同订立的最后防线。
(1)合同条款审核。在工程合同中, 承包商的风险贯穿了整个合同的每一个条款和每一份附件。在审核合同条款以及有关附件时, 应该从头到尾仔细审核, 不遗漏任何一个潜在的风险。明确工程范围,明确责任界限划分,明确双方的权利和义务,明确与其他装置接口等。特别要对业主开脱责任的条款要注意。
关键词:企业;合同管理;法律风险;识别;控制
引言
企业在多变的市场环境中,遇到法律风险是在所难免的。面对风险,如果企业没有采取有效的措施处理,就必然会导致严重的后果,使得企业蒙受巨大的损失。所以,企业要将良好的管理模式构建起来,合同管理是企业管理工作中的重要内容,对企业的经济行为能起到一定的约束作用。企业要获得更高的经济效益,做好合同管理工作是获得经济效益的必要条件。合同法律风险管理要得到强化,发挥其控制作用,就需要对相关的内容详细分析。
一、企业合同管理法律风险的界定
企业实施的合同管理是指企业经营活动中按照相关的规范制定以及约束的条件体现在合同中的管理模式。合同管理中,对企业的各项对外经济活动具有了法律效力,同时企业的合同管理中会存在法律风险,即当企业实施合同管理过程中,合同当事方中的一方或是双方利益很有可能存在潜在的损失。合同管理中会涉及不同的范围,而且管理的流程复杂,企业要规避风险,风险管控是必要的途径。合同是否具有合法性、有效性,风险是否能够得到及时处理,都需要通过合同法律效力做出判断,对管理的漏洞进行分析,提出相应的控制措施或者防范措施。
二、企业对合同管理法律风险的有效识别
(一)合同管理风险的识别
企业无论是经营中,还是管理工作中,都要高度重视合同管理。企业的经济效益要有所提高,合同管理的质量是必要条件。合同管理不到位,必然会对企业经营活动产生影响,所以,企业要获得较高的经济利益,法律的保证是必要的。如果在企业的管理中,忽视了合同管理工作,而且合同管理出现了问题,就会导致管理中产生不当的行为,配套制定的管理制度以及管理方案的修改不会按照企业的发展轨道进行,甚至导致企业扩大管理背离了法律轨道。一旦企业运行中出现合同管理法律风险,就会造成严重的后果。所以,企业在进行合同管理中,要确保合同的法律效应,就需要对合同中所约定的内容存在的风险准确识别,并从法律的角度做出判定。
(二)企业合同管理的流程
从我国的法律形式而言,法律可以划分为两个部分,即实体法和程序法。其中的程序法,所强调的是制度的执行,即在执行制度的过程中,将制度作为一项标准,发挥其指导作用,也具有理论导向效果。在企业实施合同管理的过程中,整体的流程就成为企业管理制度落实以及执行中需要严格遵循的,企业的管理人员在实施合同管理时,要按照规定的流程展开并加大管理力度,确保合同的规范性,促进其有效落实到具体的管理工作中。如果在管理流程中出现一些问题,就会导致流程不能合理运用,执行合同的时候会产生漏洞,后期的执行增加了难度,而且不能为后期的管理发挥指导作用,企业在合同管理中有可能存在法律风险。从中可以明确,企业实施合同管理对于企业的发展非常重要,也是企业创造经济利益的关键。企业的合同管理制度需要建立科学合理的程序,实施有效管理,且需根据企业的实际运行情况对管理流程予以完善,同时还要对流程的各个环节实施必要的管理。
三、企业合同管理中实施法律风险控制的有效措施
(一)企业要对合同管理制度进一步完善
企业在运行的过程中,合同管理是需要高度重视的,将法律风险工作落到实处,让企业的经济利益有保障。企业要从实际出发将相关的管理制度制定出来,发挥制度的指导作用,使得管理工作有据可依,能够切实地发挥作用。比如,企业为了更好地落实合同管理,可以将法律风险管理机构建立起来,与现代企业管理模式相结合,由专业的法律人员和企业的管理人员合作管理,指导企业的各个部门解决各种法律问题,切实对企业的管理从法律的层面发挥指导作用。法律风险管理机构的运行中,能够有效对法律风险作出判断,对于所存在的法律问题提出解决策略。所以,企业要从自身的管理情况出发将法律风险防范措施制定出来,企业的管理人员对于合同管理规范予以完善,积极展开法律风险控制工作,提高识别法律风险的能力,将处理方案制定出来并落实。对于法律风险的执行情况要详细记录,并做出评估,根据评估的结果制定防范措施。
(二)企业合同的实施中要采取战略化的管理措施
企业合同的实施中要采取战略化的管理措施,就是要对自身工作中所存在的问题明确,并处理好。合同的审核机构对于企业的合同管理要提出更高的要求,对合同规范管理,企业才有可能提高风险预防能力,这也是企业合同发挥实效性的最基本要求。长期以来,企业展开合同管理的工作中,多是采用事务性的管理模式,当出现问题后被动地解决。企业为适应市场环境在管理上转型,原有的管理模式逐步摒弃,新的管理方法落实,就需要企业的合同管理要具有战略性,实施规范化管理。企业的战略管理中,要目标明确,对于阻碍目标实现的因素要剔除,保证企业经济效益的前提下,对于合同的内容予以完善,发挥合同的法律风险控制效应。企业的具体管理工作中,也可以将信息技术充分运用,实施综合性的操作模式,统一管理,对于合同管理法律问题采取有效的措施解决,使企业合法经营,更好地发展。
(三)实现合同的信息化管理
现代企业的合同管理中应用信息技术,并实施标准化管理,使得合同管理法律风险得以解决。企业开展合同管理的过程中,要按照规定的原则展开,对于相关的技术合理利用,做好信息的收集和管理工作,基于信息的内容判断法律风险,并对风险问题进行处理。在合同管理工作中,实施信息化管理,就是改变传统的管理模式,使得法律风险得以跟踪并及时解决。在合同管理中实施标准化管理,还可以对合同管理法律风险予以有效控制。
(四)合同管理队伍的整体素质要加强
只要企业处于运行状态,合同管理就需要不断加强。合同管理是综合性的管理工作,关乎到多方面的内容,管理人员对于相关的管理内容都要充分考虑,并在企业管理的各项内容中体现出来,使得管理更为专业,而且实现了科学化管理。合同管理工作中的主体是管理人员与员工,要让专业人员干专业的事,这对于管理工作质量起到了决定性的作用。除此之外,企业要不断强化对管理人员的培训力度,注重管理人员技术能力的提高,实现管理效能,使企业对风险具有非常强的控制能力。
四、结语
综上所述,企业合同的管理工作是以市场竞争为基础开展的,所涉及到的内容不仅包括法律风险的管理,还包括风险的控制。我国目前正处于转型期,市场经济呈现出多元化的发展态势,从法律经济的角度而言,对企业的发展起到了一定的促进作用,同时会面临各种风险。对于此,就需要采取相应的解决措施,企业要具备较高的风险管理能力,采用有效的管理策略,对管理风险进行绝对有效的控制。
参考文献:
[1]黄少彬,张旭,牟艳华.中小企业合同法律风险及应对策略研究[J].湖南财政经济学院学报,2016,25(3):15-21.
[2]崔玉静,吴雨谦.小微企业合同管理中法律风险的预判与防范[J].产业与科技论坛,2017,16(8):27-28.
【关键词】建筑工程;合同管理;风险系统理论
0 前言
建筑工程行业伴随着经济全球化和产业一体化的深入不断发展壮大。在建筑行业日渐成熟的同时,也面临着建筑工程中的管理矛盾,尤其建筑工程合同中出现的权利义务不明、劳资纠纷等方面的问题,亟需进行研究和管理。合同是市场经济中签订的一种规范的协议和契约,是建筑工程项目实施的前提条件[1]。
1 风险概念及理论
在国家经济运行过程发生的非预期的、对居民生产生活带来潜在威胁的事件,称之为风险事件,风险带来的风险损失是指人们非预期发生的,可能会带来经济价值减低的一种有形和无形损失,风险的损失具体分为直接损失和间接损失,直接损失是直接的有实质性的致使人员伤亡和财产毁坏损失,然而间接损失主要包括责任损失、收入损失和额外费用[2]。在工程项目合同中,风险管理就是有关的建筑参与主体对工程施工项目合同管理中出现的不确定的合同风险进行发现、分析、研究、探讨,并采取可行的行为措施,减小甚至规避工程项目合同中的风险,降低自身的有形损失和无形损失。风险系统理论认为,风险损失不能简单地归结为事故造成的后果,而是由自然的、人为的一连串的可预见或不可预见的一系列的相关影响因素所行成的循环的、动态的、螺旋向上的风险分析系统。
2基于博弈论视角的建筑工程合同管理风险分析
根据博弈论的观点,由于参与者处于信息不对称的条件下,在进行选择是会使自己利益最大化,从而引发道德风险和逆向选择,这时,工程合同管理有不确定的风险因素,也会出现搭便车行为。
建筑业的工程合同是指,发包方与承包方进行工程承包的重要形式,是进行工程进度控制、质量管理、计量支付的依据,施工过程中的一切活动都要按合同办事,它融环境、技术、经济、法律及管理为一体,因此,在面临招、投标签订工程合同及履行过程中,存在诸多难以预料或不可能完全确定的问题,这种不确定性就是风险因素[3]。
笔者认为,建筑工程的合同在签订时,就面临着这样的博弈,签订者都在隐瞒自己行为的动机下,尽量使自己交易成本最低、风险最小和利益最大,因此会出现诸如权利不明、责任纠纷、文件漏洞、条款歧义、突发事件、索赔问题等方面的潜在风险和现实风险,而结果是双方并没有达到最优且两败俱伤,甚至有可能带来不可估量的损失。
3 基于过程管理的风险体系构建
3.1 事前风险
事前风险分析是建筑工程合同管理的基础,并主要分为风险因素识别与风险因素预报两方面。
3.1.1 风险识别
工程招投标阶段的风险、合同设计的风险、合同签订的风险和合同履行风险的存在,使我们必须识别风险因素,具体分为一些招标方透漏招标信息给竞争对手,合同中发包商、承包商、监理商等主体不明确,合同文字有分歧、合同条款有漏洞,合同的变更、合同签订时意识不清晰等方面的风险。风险识别通过尽可能发现不确定的显著影响工程合同管理的问题,是风险分析管理工作的出发点。这时,可以采用一些包括基于理性分析的决策树法、工作分解结构法,或者基于专家理论决策的头脑风暴法。其主要目的是总结出影响工程合同的多种影响因素,通过多环节的分析以提前做足预防的准备。风险识别是风险系统环节的首要的考虑因素,起着至关重要的作用。
3.1.2 风险预报
在对工程合同的风险识别后,风险预报就是接下来的重要工作,一旦识别出风险隐患后,就应该立即启动风险预报信息系统,使参与单位采取事前行动,对工程合同中出现的例如条款不明、针对突发事件需要增加内容、不可抗力事件等,这些需要参与单位人员利用相关知识和经验采取一定的措施使风险和损失降到最低,也需要参与单位利用现代网络优势和信息管理系统,建立一套适合的、有效的、及时的风险预报系统。风险预警系统需要用开放的、协作的、全面的建筑战略作为指导,才能完善建筑的基础网络设施建设。
3.2 事中风险
当工程合同在设计、签订尤其是履行合同时,最容易发生不确定的风险因素,由于建筑行业本身作为高危行业,对其质量要求、安全检查、施工过程有较高的标准,因此,对工程合同的风险控制就显得尤为重要。控制风险包括规避确定的风险、消灭可见的风险和减小人为的风险三种类型,控制工程项目合同风险的可行措施有:熟悉和掌握工程施工阶段的有关法律法规,深入研究和全面分析招标文件,签订完善的施工合同,掌握市场价格动态要素[3]。风险控制是一种处理建筑工程合同履行时的有效方式,主要是对工程项目施工时的现场风险控制,作为建筑项目合同完成的关键阶段,也是各种风险最易发生的时段,承包商、发包商、监理商、原材料供应商、咨询公司、中介机构等主体,它们在工程项目合同中所承担的角色或多或少地都会面临着潜在的风险,在工程项目的风险因素控制分析中,需要工程建设项目的多个经济单位在参与工程项目合同的初期筹划、拟定和设计、对项目合同进行实施以及项目合同完工之后,都要对工程项目中存在的风险因素进行控制,通过这样才能达到有效控制合同管理中存在的风险因素。
3.3 事后风险
3.3.1 风险因素评价
风险评价是用于度量多种风险因素对项目合同顺利完成既定的目标的影响程度的评价。一般包括的步骤有:确定项目合同风险评价基准、确定项目合同评价水平、单个比较和综合比较。按照这样的流程进行定量评价分析,也可以建立信用评价制度,通过这种定价分析方法,促进合同的双方彼此信任、沟通顺畅,确保合同的顺利签订与执行,这个信用评价体系能反映出合同双方的信用情况,保证双方信用等级,预防信用风险。
3.3.2 风险因素反馈
风险反馈作为建筑工程合同管理中必不可少的有效环节,从动态的、系统、全面的的角度丰富和完善了风险因素分析系统的理论机理。风险反馈补充了工程合同在存在缺陷和漏洞的情况下,弥补和挽救一部分风险损失的有效手段,与风险预报相互作用、相得益彰。即使在工程管理合同履行过程中,也能在发现问题时及时采取补救措施,从而矫正和调整合同内容。
4 合同风险防范措施
首先应该加强合同法律意识,不论在谈判还是签订环节,始终坚持“利益原则”;其次,应明确风险责任条款,尽量在合同中限制和转移风险,承包商应敢于拒绝免除条款,不可轻信口头承诺;最后应规避工程款支付条款中的风险,拖欠工程款不是施工企业面临的问题,该问题的出现大多是由于条款不明确导致,除此之外,由于建筑工程复杂程度高,在合同执行时时常出现工程变更问题,未经业主工程师同意不允许随意变更,应优化变更程序,特别是明确变更审批要求和处理时限。
5结束语
建筑工程合同作为一种外在的、人为的法律表现形式,其设计、签订、履行、变更受客观因素和主观意志的影响。本文总结了风险系统管理中的特征和可行措施或者理论建议,从而形成完善的、动态的、系统的理论流程,以对建筑工程合同管理的风险理论进行探讨,并罗列若干具体措施提供借鉴。
【参考文献】
[1]丁洪涛.浅析建筑工程合同管理及其风险防范[J].河南建材,2012(5):65-66.
魏文王问扁鹊:“你们家兄弟三人,都精于医术,到底哪一位最好呢?”扁鹊答:“长兄最好,中兄次之,我最差。”文王再问:“那为什么你最出名呢?”扁鹊答:“我长兄治病,是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因,所以他的名气无法传出去。我中兄治病,是治病于病情初起之时。一般人以为他只能治轻微的小病,所以他的名气只及于本乡里。而我扁鹊治病,是治病于严重之时。一般人看到我做的是在经脉上穿针管来放血,在皮肤上敷药等大手术,因此才会以为我的医术高明。”
所以,对于法律风险管理工作而言,事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制。事前控制就是企业自身的免疫系统,能够使企业法律风险防范于未然。通过诉讼挽救危局并非是解决纠纷最好的方式,因为,最好的方式是:未雨绸缪,防患于未然。
以法律风险管理战略为核心,在稳健经营中树立风险防范理念
法律风险控制的最终目标并不是单纯地追求所有法律风险的最小化。现代企业是一个风险的集合体。对于企业来讲,风险与收益往往是相互矛盾和对立的,高收益必然带来高风险,风险承受度与预期利益之间的矛盾是企业发展过程中经常需要解决的问题。对风险的过度控制将带来商业机会的丧失和管理成本的增加,企业需要正确处理好业务发展和公司风险承受能力之间的关系,在法律风险可承受的范围内,使企业利益最大化的同时,实现风险程度和风险控制成本最小化。
因此,企业在进行法律风险控制前需要首先拟定本企业进行法律风险管理的整体战略,确立企业对整体法律风险进行管理的基本原则,法律风险管理战略应该是构建法律风险防范体系的“总纲”。法律风险管理战略首先要考虑企业的整体战略思想和发展目标,并与其保持一致。其次要分析评估企业法律风险环境,法律风险管理战略既要包括各项预防性措施,也要包括针对突发性事件的管理预案。再有要根据企业的实际确定法律防范工作的重点。比如生产型企业要注重知识产权的管理以及技术创新与保护,而销售型企业则要注重合同管理、客户资料保密和销售渠道的维护等。最后还要根据企业在不同时期的发展方向和发展重点,对法律风险管理战略进行适时的调整,使风险管理切合企业自身实际,符合企业不同时期的发展需要。
以建立和优化法律风险控制制度和流程为手段,为法律风险防范提供有利的内部环境
有效的法律风险防范机制应当建立适合企业实际的法律风险管理制度和流程,使其渗透到企业管理的各个方面。首先要搭建包括合同管理制度、知识产权管理制度、商业秘密管理制度、案件纠纷管理制度、授权委托制度、印鉴管理制度等在内的各项适应企业实际的法律管理制度。实施包括编制风险管理岗位手册,宣传包括企业风险管理及控制的政策在内的各方面法律风险控制举措,使企业风险控制管理在制度上得到充分保障,并形成能够推动制度正常有效运行的工作机制,把企业的一切经营活动都纳入法律化轨道,增强企业法律风险控制能力。
其次要不断拓展法律管理思路,开拓法律工作模式,创新理念,使法律工作从传统的事务性工作转变为管理性与操作性并重的工作主旨。强化事前预警意识和防范措施,从研究和发现法律风险的成因入手,尽早识别和消除风险根源,提前对风险进行预防,杜绝简单的事后补救,建立并完善法律风险预警工作机制。构建风险分析评估、风险控制管理、分析监控更新等法律风险防范工作流程,提高法律风险管理的执行效率。比如在构建合同管理体系时,首先,应当全面梳理企业的合同风险。从客户分类、业务分类、交易模式分类出发,综合考虑产业链风险、政策法规风险,对企业的合同进行全面梳理,明确从哪一角度出发更适合企业合同的法律风险分类管理。第二,建构合同模板。在对企业不同类型的合同进行归纳总结的基础上,建立合同模板。第三,建立合同操作指引及风险提示。对合同模板的具体操作和操作过程中的法律风险进一步作出详细规范。第四,实行合同流程管理。包括:签订前管理、签约管理、履行管理、凭证管理、预警管理、评审管理等。第五,对员工进行合同培训。经过这些工作,才会逐渐形成一个比较完整规范的企业合同管理体系。
此外,在建立企业法律风险防范各项制度和流程的过程中,也要强调精细化的法律管理手段,形成企业内部上下协调统一、灵活高效的企业法律风险控制管理体系,发挥法律管理对风险控制机制的监督保障作用。
以建立依法决策机制为重点,对企业决策和经营管理全过程进行风险控制
企业应该对重大经营决策提前进行合法性和法律可行性研究,建立重大决策法律论证制度,使企业法律顾问和相关法律专业人员参与企业重大投资决策和经营决策全过程,保证企业重大举措的风险控制。企业法律风险来源于经常性的经营管理活动,因此不仅要对重点项目进行风险防范,还要从整体上控制法律风险,从关键环节入手,点面结合、全程监控,将企业对外合同交易、市场拓展、劳动管理、财务管理等经营管理活动都纳入法制化、规范化的轨道,使法律风险控制在更广范围内、更高层次上发挥应有的作用。
以搭建法律风险信息化管理平台为桥梁,保持顺畅的信息交流和沟通渠道
企业的法律管理要从传统的事务性工作脱离出来,实现跨越式发展,就需要借助现代化的信息管理手段。企业可以依托电子化系统,对现有资源进行梳理和整合,搭建统一的法律风险信息和知识管理平台,构筑一道通畅的信息沟通渠道和信息交流平台。企业一方面可以通过广泛、便利、快捷的信息传递与更新,实现法律风险的信息化管理;另一方面还可以利用信息化处理方法进行对风险的调查和分析,落实风险控制制度和流程,从而提高整体风险控制效率和效果。
关键词:合同风险 防范 控制
合同风险随着建筑行业不断发展,已经成为当今热门课题,它关系到承包方和发包商之间的利益,随着社会不断发展,它越来越受到人们的重视。合同管理水平已经渐渐地成为衡量施工质量的标准,是工程管理水平高低评判标准之一。我国合同管理水平还比较低,相对西方国家而言,需要不断的完善和探索。合同风险管理总存在一些问题,虽然是细小之问题,但是它对整个施工管理而言,有重要的影响。因此,要提高施合同管理水平,促进建筑建设快速发展。风险类型不一致,应对方法也不尽相同,根据具体合同风险类型,选择合适的规避风险方法。
一、合同风险防范意识
1.强化风险管理意识
承包商必须有风险管理意识,意识在施工中起到重要的作用,强化意识可以推动工程稳健发展。建立起风险档案管理,施工中常常出现各种风险,风险类型不一致,定期收集的风险信息,并且对信息进行分析、整理、评估、总结出经验,学会从风险经验中提高风险管理方法。进行投标和签订合同时,能够清晰的透析合问题,能够从招标中查看风险。每种风险在整个施工中都有巨大的影响,因此,施工人员要深入了解这些风险类型,强化风险管理意识,提高风险管理水平。
2.完善合同管理体系
承包商有了风险意识之后,在施工中会履行合同相关规定,会严格按照施工合同进行施工。从实践中发现,风险出现时常跟承包紧密联系。承包人应建立起科学的合同管理机制,该机制的囊括生产经营各个环节,建立起相关的合同监管部门。这些部门在工作中,明确自身职责和工作范围,熟悉施工相关规定和工作流程,对施工涉及到的审核、预审、监督等工作内容,合同管理部门要严格执行规定,履行相应的职责,切实将施工风险控制住,避免施工出现合同管理风险。形成一套严格的体系,从文件解析、文件审查、文件复查、施工方案等等环节进行监督,确保跟踪、合同变更、施工理赔过程符合施工程序。施工合同管理是个复杂的工程,它涉及到诸多问题,从工程招标开始直到工程竣工,这其中每个环节需要严格的执行合同要求开展。施工合同确保施工安全,确保施工质量,因此,建立起的合同管理部门,要履行相关职责,确实将合同管理工作落到实处。
3.完善施工合同
合同是确保发包方和承包方利益的法律依据,制定施工合同最初的目的便是减少施工过程中出现合同风险事件,成为人们依法实施施工的保障。因此,需要完善合同内容,摒弃不符合施工要求的合同,选择优质的合同方案。完善施工合同的步骤是双方进行商讨,将合同中损害双方利益的条款更改,补缺合同空缺,落实施工管理工作,避免施工合同出现问题。科学的合同方案,应该体现出双方利益和责任,这是一对平衡的关系,应该将该关系保持在统一的基础上。实行合同商讨时,承包方应该从自身利益出发,把风险管理和风险分析每个步骤进行详细研究,减少自身承担过多的合同风险,施工中尽量的转移风险,使得自身利益受到保障。合同中一些可以避免的风险,在施工时尽量的不要触及该问题,做到心中有数的进行施工,保障合同风险不再出现。
二、合同风险应对方案
1.回避合同风险
回避合同风险说的是,风险事件存在时,承包商要分析风险存在的可能性和风险发生的概率,承包方主动放弃施工容易导致风险出现的方案,选用优质方案。回避风险从源头上杜绝合同风险事件出现,在风险没有发生之前主动回避风险,可以避免施工风险出现,降低施工损失。在选择回避风险时,需要考虑到以下几个因素:风险损失度大时,对该风险要有充足的认识,做到心知肚明;采用风险措施时,最佳效果达不到,成本支出和预算之间有差距,那么可以果断的采用规避风险。规定风险在规定的坏境内,在特定的范围中,规避风险作用才会生效。施工中要明确,不是所有的风险都可以使用规避风险来应对,每个风险类型不尽相同。因此,选择风险方法要根据具体的情况,选择合适的风险应对类型。
2.合理转移风险
施工经验丰富的承包商,在施工中能预测未来风险,对将要发生风险的施工,承包方会在签订合同之前,使用风险双方承担的方法来转移风险,或者是降低风险系数。然而,这是针对经验丰富的承包商而言,实际承包工程中,这样的承包商数量比较少。而且,很多的风险是不可预测,转移风险更谈不上。因此,在制定合同之初这些风险类型已经植入,合同存在一定的漏洞和缺陷,双方的利益不可能保障在平衡的水平之上。特别在当今,建筑行业快速发展,承包商成为卖方,建筑市场被发包商占据,承包商相应会承担更多的风险。这些风险在施工前很难预测,即使是有经验的承包商对施工未来将出现的风险事故也很难把握,面对该问题最好的解决方法,在合同签订之间灵活的转移风险,确保自身利益不受损害。
3.推广担保责任制
担保属于合同条款中的分支,它也属于转移风险的另一形式。承包方要根据相关的条款执行工作,同时要求发包方依据条款内容支付保函,用这样的方式降低施工风险出现。施工不确定风险的预测会转化成具体的赔偿数额,目前已经执行的人身保险之外,还应该建立起更多保险类型,例如质量保险、工程保险等等。承包商想更大范围的维护自身利益,需要详细的研究合同,完善施工条款。学会风险计算方式,明确风险范围,做好风险应对措施,切饱风险管理顺利进行。
关键词:内部审计 法律风险 控制 价值提升
一、法律风险概念及管理内容概述
法律风险是指基于法律、法规规定或者合同约定,由于公司外部环境及其变化,或者公司及其利益相关方的作为或者不作为导致的不确定性,对公司实现目标的影响。
法律风险管理是公司全面风险管理的有机组成部分,贯穿于公司决策和经营管理的各个环节。对具体的实施流程结合操作步骤进行细化后,分为法律风险识别、风险量化测评、风险分析评价、制订控制计划并实施、监督与检查,法律风险管理采取闭环管理,每一年为一个更新周期。
二、内部审计在法律风险控制中的价值提升实践
本文以W飞机制造公司的财务专项审计和内部控制审计为例,来具体分析内部审计在公司法律风险控制中的价值提升,进而为企业增加价值的实践做法。
(一)背景分析
1.填报专业法律法规及法律风险事件,形成公司法律风险事件库
公司法律风险分类框架包括19个类别,一级法律风险类别51项,二级法律风险类别82项。依据公司“法律风险分类框架”,法律风险管理办公室最终辩识了562个风险事件,形成了公司的法律风险清单,公司法律风险事件较多的类别是采购生产(76项)、人力资源(74项)、工程建设(68项)、**产品项目(64项)以及财务管理(55项)。
公司重点关注法律风险领域6类,分别为客服管理法律风险、规章制度法律风险、商业秘密法律风险、合同解除及违约法律风险、产品管理法律风险和廉政管理法律风险,涉及35个法律行为。针对这35个法律风险行为,组织责任单位制定风险管控措施,并分阶段进行跟踪、考核。
2.以内部审计强化对法律风险管理的再监督
在建立风险事件库的基础上,公司管理层始终强调要强化内部审计对法律风险管理的再监督作用,内部审计作为一种独立、客观的监督管理活动,对公司防范法律风险有不可替代的作用,内部审计要深入主业保驾护航,在每年实施一系列财务专项审计和内部控制审计等监督工作的基础上,积累审计工作经验。
(二)主要做法
公司内部审计的目标是通过审计检查评价公司内部各种业务的合理性及其执行的有效性,并对审计过程中所发F的重大问题进行法律风险防控并提出相关改进建议。
1.做好充分的审前调查,评估业务法律风险,确定重点审计领域
在开展对公司各业务领域的审计时,审计人员往往具备充足的会计、审计专业知识,却缺乏专业的法律知识,这在很大程度上影响了审计工作开展的效率和效果。因此,在开展审计工作前,应做好充分的审前准备,了解与生产经营关系密切的法律法规,为在进行审计工作时保持敏感的法律风险嗅觉奠定基础。
(1)初步了解七项法律体系,即宪法和宪法相关法、刑法、行政法、民商法、经济法、社会法、诉讼与非诉讼程序法。
(2)根据内部审计业务范围,初步确定法律法规依据,基本包括但不限于以下类别:①会计审计类41项规定;②经济法、民商法类129项规定;③税法参考法规类190项规定。
(3)公司审计部门加强“审前调查”,查找关键业务法律风险领域:一是搜集查看重要业务资料,摸清公司关键业务领域、规模及其涉及的重要法律风险;二是访谈关键人员,与法律风控人员进行充分交流,了解公司重大风险领域及风险管控情况等信息,与具体业务操作人员交流,了解重要业务交易方式、主要业务流程、关键岗位职责等信息;三是审计组根据查看资料和访谈了解到的情况,及时讨论审议,评估关键业务法律风险、寻找审计切入点、确定重点审计领域,探讨审计方法。
2.联合专业力量,拟订审计方案,确定审计重点和审计方法
为了有效弥补审计人员法律知识不足的缺陷,联合公司法律风控专业人员组成审计组,为审计人员在公司重点业务类型、重点法律风险领域、风险管控特点、易出现管控缺陷的环节等方面提供业务指导,与审计人员一起共同拟订审计方案,确定审计范围,商讨具体的审计方法,并全程参与审计过程。联合审计组对公司财务专项审计和内部控制审计确定审计关键环节为审计重点,具体表现如下。
(1)财务专项审计关键业务环节。财务业务循环主要包括以下5个:销售与收款循环、采购与付款循环、生产与存货循环、人力资源与工薪循环、投资与筹资循环。除了货币资金会计科目以外,这5个业务循环对应了资产负债表和利润表的所有其他会计科目。
(2)内部控制审计关键业务环节。根据集团公司内部控制应用指引,28项内部控制指引均为关键业务环节,其中属于公司内部审计重点关注的19项关键业务有合同管理内部控制指引、存货管理内部控制指引、固定资产内部控制指引、战略规划内部控制指引、人力资源内部控制指引等。
3.实施对公司财务专项审计和内部控制审计,有效控制法律风险
(1)财务专项审计。以下以抽取人力资源与工薪循环、销售与收款循环、投资与筹资循环3个关键业务循环为例,说明在审计过程中关注的重大法律风险点并如何实施管控。
公司内部审计部门的年度财务专项审计任务是每年度的审计计划之一,在2014年度对某集团公司以上三个业务循环的财务专项审计中,审计组确认了以下六个重大法律风险,其中第①项属于人力资源与工薪循环审计内容,第②和③项属于销售与收款循环审计内容,第④、⑤和⑥项属于投资与筹资循环审计内容。
这6个重大法律风险和整改情况分别如下:①部分职工未按劳动法签订劳动合同。C公司与D公司属于不同的法人主体,无股权控制关系,而法人代表、经理人员等同一套班子成员,两个公司共计5100人,均与C公司签订了劳动合同,其中有850人实际是D公司的人员。审计报告提出后,850人与D公司重新签订劳动合同,原合同终止;②其他应收款长期挂账2,400.00万元未清理,存在款项回收的法律风险。审计报告提出后,公司制订了清理计划,并协同法律部门实施了清欠工作,收回长期挂账的款项共2,200.00万元,剩余200万元于下年度收回;③公司房产税存在重大涉税法律风险。公司没有就房产税免税事宜在景德镇地方税局进行审批或备案,没有取得地方税务局关于军品生产经营用房免税的相关手续。审计报告提出后,公司补办了相关手续,为2014年免交房产税约400万元实施了有效防控;④投资管控存在重大管控风险,对15家投资企业年均投资收益率为3.29%,审计报告提出后,公司组织了内部审计部门对被投资单位进行了专项审计,发现审计问题20条并实施了整改,有效实施了对投资法律风险的管控;⑤公司历年来向已无产权关系的经营业绩非常差的A企业提供了经营借款共计700多万元,并签订了借款协议,款项回收存在重大法律风险。审计报告提出后,立即对A企业的经营借款终止,有效地将借款风险转移给了A企业的母公司B公司;⑥截至2014年末,公司共有**项科研费研制项目超垫支,累计垫支1亿多资金。审计报告提出后,针对科研费垫支数额较大情况,公司及时落实责任部门,负责与上级主管部门及时沟通、汇报,将未到位的资金尽快到位,有效降低了公司科研费筹资风险和缓解了资金压力。
(2)内部控制审计。以下抽取对“存货管理”和“合同管理”两个内部控制的审计举例,说明在审计过程中关注的重要法律风险点并如何实施管控。
第一,存货管理的内部控制审计。为了进一步加强非正常存货管理,有效防范非正常存货的法律风险,2015年6月,审计部门实施了对公司非正常存货管理情况进行了专项审计。在2014年11月公司年度财产清查填报的非正常存货基础上,审计组进行了整理筛选,通过公司信息平台下发审计通知,要求各单位认真填报非正常存货形成原因、拟处理建议等,结果如下:积压呆滞2700万元,残损变质640万元,技术淘汰320万元,盘亏29万元,合计3689万元。
此次非正常存货专项审计发现以下三项重要法律风险点:①2014年及以前年度公司财务部门没有对存货减值计提存货跌价准备;②对因停产、技术淘汰等原因造成的积压存货处理不及时;③对单位内部可调剂使用的积压存货调剂态度不积极。
资产使用与监督部门有效实施了对这三项风险的跟踪监督管控:①2015年12月31日,公司财务部门计提存货跌价准备5500万元;②某型号标准件、成附件1310万元按需调剂给E公司,该积压存货均为进口件,质量较好,公司所属子公司E公司业务范围中包括对该标准件、成附件使用或销售,以此盘活资产,减少资金积压。
第二,合同管理的内部控制审计。为了进一步夯实合同管理基础,防范合同法律风险,公司规划部、财务部和纪检监察与审计部组成联合审计组,每半年对公司合同管理进行审计考核。考核内容包括合同签订、履行、变更及解除情况,合同对方资质审核管理情况,纸质合同归档情况,合同台账及档案管理情况,合同发票管理情况,合同信息化系统中合同编制规范性和合同支撑材料上传规范性等,共包括三个部分,第一部分是合同档案管理、履行、变更、解除管理现场检查(80分),第二部分是合同管理信息化系统检查(20分),第三部分各职能部门会签审核合同及时性。
2015年下半年针对20个业务单位合同管理审计考核结果,确认了4个重要法律风险:合同台账信息要素不全;合同发票管理制度体系不完善;合同付款凭证和资料报送不及时;合同签订时间滞后。
各有关单位针对以上风险实施了以下整改,起到了良好的合同法律风险防控效果:统一了合同台账模本,增加了合同到货、报账、付款等合同履行信息要素;建立了本单位合同发票台账;严格按照时间节点报送合同付款计划和资料;严格执行先签订合同后履行义务。
(三)取得的实效
1.推动企业价值提升
一是公司从上到下法律风险防控意识得到进一步加强;二是推动了财务专项审计和内部控制审计体系的完善。
2.内部审计自身价值得到提升
将法律风险防控渗透到财务专项审计和内部控制审计各个关键业务环节,打破了对内部审计只会查查账、看看表的固有认识,拓宽了内部审计的监督范围,是对传统内部审计概念的大胆创新和突破,是内部审计监督职能的有效拓展和延伸,提升了计人员的监督能力,进而提升了内部审计的监督价值。
三、内部审计参与法律风险控制的思考和建议
(一)以法律风险防控为切入点,将内部审计工作全方位并准确渗入到全面风险管理工作中
法律风险只是全面风险管理的一个组成部分,全面风险管理是个系统过程,内部审计在企业风险控制中的作用是不可或缺的,其职能只要体现在对风险管理的再监控活动中,同时进一步巩固和加强公司全面风险管理体系的建设。
(二)完善审计人员专业结构,充实内部审计人员队伍
内部审计要想有效参与公司业务风险控制,审计人员还应吸收具有风险管理、信息技术、法律、金融等专业知识背景的人员,充实内部审计人员的专业知识结构,进而能够有效利用信息技术等手段创新审计方法,拓宽审计思路。