时间：2023-06-02 09:57:25
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇行政公文写作格式，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：公文写作；不规范现象
党政机关公文是政府各部门间以及政府与企事业单位间进行沟通交流的一种重要工具。然而，在日常工作中，公文写作的不规范现象依然时有发生，不仅会损害公文的效力，还给公文制发机关的公文管理工作带来麻烦，甚至造成恶劣影响。通过对资料的查阅与整理，我将公文写作中的不规范现象归纳为以下几种：
一、公文文种错用
通常来讲，公文的文种由发文机关的行文目的以及发文机关和收文机关间的行文关系来决定。在我国，国家行政机关公文的文种共有13个，分别是：通知、通告、公报、命令（令）、公告、请示、批复、会议纪要、函、意见、议案、报告、决定，每种公文都有其特定的适用范围与功能，如果在公文写作过程中滥用公文文种，将会失去制发公文的目的和意义，甚至扰乱各行政部门间正常的工作秩序，对政府工作造成负面影响。然而，在公文写作实践中，文种使用不规范现象仍然存在。比如，某镇人民政府维修道路需要资金，要向县交通局行文申请维修资金，拟标题为“某镇人民政府关于道路维修资金的报告”，这就是将报告与请示误用了。需要上级机关答复或批复，应该使用请示，而非报告，因此正确的做法应该是将题目拟为“某镇人民政府关于道路维修资金的请示”。除此之外，一些制发机关乱造公文文种，如将“关于……的请示”写成“关于……的申请”等，为行政工作带来了很多不必要的麻烦。
二、公文标题不简要
公文标题的作用主要在于概括公文的内容，因而，公文标题应该简要、明了，言简意赅，能够突出主旨，并使用简洁的文字，尽量不要使用较长的句子。而在实际行文过程中，我们经常会发现一些公文的标题拖沓冗长，尤以转发性通知较为常见。举个例子，如上海市财政局与上海市国家税务局转发国家财政部与国家税务总局关于软件产品增值税政策的通知时，以“关于转发财政部与国家税务总局关于软件产品增值税政策的通知的通知”为标题，这样的题目就既复杂又冗长。通知是上级机关要求下级机关办理事项、执行事务，或上级机关向下级机关传达事项，任免人员以及下级机关转发上级机关或不相隶属的机关的公文时使用的文种。而下级机关在转发上级机关的通知时，正确的做法应是去掉开头的“关于”和最后的“通知”，因此，题目应拟为“转发财政部与国家税务总局关于软件产品增值税政策的通知”，这样处理使得公文标题简洁了许多。
三、公文格式不规范
公文内容的权威性、严肃性要求行政公文的格式必须具有规范性。但是，在如今的公文写作实践中，公文写作格式不规范问题却频繁发生。笔者将公文写作格式不规范问题大致分为这样几类：一是公文发文字号的年份自2000年1月起由原来规定的方括号[ ]括起改为用六角括号〔 〕括起，而在实际中有很多单位依然在使用方括号；二是在文件编号前加“0”和“第”字，如在“长春市电业局文件编号：长电（86）第067号”中，应去掉“0”和“第”字，改为“长春市电业局文件编号：长电〔1986〕67号”；三是成文日期的阿拉伯数字与汉字的混用问题。需要我们注意的是，对于成文日期，党的机关与政府机关要求有所不同，党的机关要求对公文的成文日期用阿拉伯数字进行标注，而行政机关要求对公文的成文日期用小写的汉字进行标注。另外，把“”与“零”混用也是不规范的用法，经常有一些政府机关单位将汉字数字与阿拉伯数字混合使用，如将“二一六”写成“二0一六”。虽然只是区区一个“零”的误用，却使公文写作失去了其应有的严肃性、权威性。
四、公文用语不严谨
公文的语言是各机关单位在进行公文活动所运用的书面语言，公文用语应是规范的现代汉语，具备严谨、精简、准确等特性。公文用语不当将直接对政府形象造成损害，并对行政工作的开展造成不良影响。但在际写作过程中，我们却经常能见到公文语言搭配、赘述等不规范现象。举例来说，“应当承认，党的搞活农村经济政策给农民带来了经济实惠，尝到了甜头”这句话中，“应当承认”就应当删去，“尝到了甜头”与“带来经济实惠”语义重复，也应当删去；再如，“各级领导机关要从文山会海中解放出来，就要少发不必要的文件，少开不解决问题的会议”这句话中，“少发不必要的文件“与“少开不解决问题的会议”是对第一句话不恰当的修饰，应改为“少发文件，少开会议”。
除了公文语言嗦、重复外，主语、谓语、宾语搭配不当，句子成分残缺、语序混乱，乃至标点符号的错用，都是在公文写作中容易发生的错误。因此，我们必须要在写作中时刻注意，避免错误的发生。
五、结语
为了加强公文写作的规范化，公文撰写人员必须提高对公文规范化问题的重视，在平时注重知识的积累，培养公文写作思维，加深对政策的理解，不断提高自身业务水平和理论知识，在写作过程中坚持实事求是的原则，以确保公文发挥其在行政管理工作中的应用价值，努力促进行政公文规范化迈向新高度。
参考文献：
[1]郑林峰.思维形式细推敲――逻辑规律在公文写作中的运用[J].秘书，2012（01）.
XX街道社区工作人员综合知识专题讲座，在工作人员的认真组织和精心筹划下，在街道领导的大力支持下，在全体社区工作人员的积极参与下，于XX年XX月XX日如期开办了。
第一讲为《公文写作基础知识》，由XX同志讲授。讲座内容分为基础知识和实际应用两部分，通过XX同志由浅入深的生动讲解，我对公文写作有了更深层次的体会，具体如下：
一、注重积累
1. 要养成积累资料的良好习惯。积累尽可能多的素材是撰写文稿的前提和基础。素材的积累是一个长期的过程，只有时时处处做有心人，才能积累到诸多适用、可用的优质素材。还必须广泛涉猎各个领域的知识，聚沙成塔。我们生活在信息社会，互联网为我们搭建了学习积累的广阔平台。因此，要善于运用互联网积累材料，拓展视野，增长知识。除此之外，还要多整理、多归纳、多总结，加强自己对公文写作的了解，培养自己对公文写作的兴趣。
2. 要关心国家大事。关心大事，心中有全局。机关公文，无论向上汇报和请示工作，还是向下部署下达任务，都应当讲政治、讲大局，与中央和地方政府的重要方针政策相一致，与时展的新精神、新提法、新要求相一致，做到与时俱进。
二、注意特性
1. 公文写作一般（除了个人总结）是要站在某一群体、某一组织的位置上，它所传达的是被代表的单位的发出的信息，接
受者也往往是集团性质的或者众多个体的。所以在写作时不要总想着自己，而要多考虑文中所代表的单位的立场。
2. 公文的写作格式和要求都有明确的规定，具体情况各不相同。对于这些规则，靠死记硬背是不行的，而且往往不能灵活应用。最好的方法是找来一些标准范文来看，对照规则，多思考、多理解。之后，可以不看规则写一两篇相同文体的，再对照规则和范文检查。在反复实践中理解记忆比较好。
3. 由于公文和人们的社会生活结合得非常紧密，它是一种应用文体，是为了实际工作而使用，是传递交流信息、商洽处理问题的一种工具。因此，公文写作要“实”，即避免以为追求辞藻的华丽和语句的粉饰雕琢。
4. 主题要突出，观点要鲜明，防止模棱两可、自相矛盾； 层次要明确，主要观点、次要观点之间的从属关系不能颠倒，不能把与主题无关的一些观点放到一起；主题和内容之间要符合正确的逻辑关系。
5. 注意格式和语句。正确的格式是公文的基础，而流畅的语句则是公文的灵魂。公文写作时不能任意发挥，要按照既定的规则书写，否则就违反了公文的规范性要求。
公文是行使政府行政职能，部署和开展各项活动的最重要的载体、工具和基础性工作。政府所有的活动，都要通过各种不同形式的公文予以记载、表述和传达。公文代表着一个集体的形象，因此，搞好公文写作，提高公文质量，是每一名工作人员必须具备的基本素质。
遴选自古就有，如王安石在《辞男雱说书札子》：“一介之任,必欲因能；讲艺之臣,尤为遴选。”雷绍性的《名说》：“其遴选代表，为国民任事，较今统领之任期为尤短。”陆游《代乞分兵取山东札子》：“以十分之一，遴选骁勇有纪律之将，使之更出迭入，以奇制胜。”等。可见遴选考试通俗一点说就是“针对公务员的公务员考试。”
第一种：公文写作类，这个无需多解释，公务员的基本技能甚至是主要技能。第二种：案例分析类，这种题型有点像公考的面试，主要是考察考生对某一个社会问题的看法，还有就是考察在工作中遇到一些突发事件怎么办，还有一种无非就是活动组织和安排等。第三种：类申论型，类似于申论的客观题，主要有概括类和提出对策类，比如概括某一社会现象或者问题的原因、存在的问题，提出相关的对策等。第四种：文章写作，类似于申论的大作文写作，但是也不完全等同。
两者的不同则体现在申论的作答必须完全依据材料、实现答题内容、答题形式、答题次序和申论材料的有机统一，还有辩证使用“原词原文的抄”“归纳的抄”“创新的抄”。而遴选的作答则不一样，比如2014中央机关遴选考试中第一题公文写作类就和申论的公文写作区别很大，申论的公文写作类基本上就是一道概括题、而且对答题格式的要求也不强。一道20分的题格式分最多也就是2-3分。而我们遴选的公文写作呢，基本没有素材，只是简单的说一个事，让我们自由发挥、完成答题。材料基本没有太大用，这样是遴选考试和申论考试的不同，前者更关注于实际操作能力，因为遴选的对象毕竟都是工作2-3年以上的公务员，而申论面向的对象则大多是应届生或者是没有行政机关工作经验的。再就是遴选最低也是市级机关招录，对考生的文字处理能力要求更高、更多的是考察我们的归纳和提纯能力、考察透过现象看本质的能力，而公考的申论主要考察的则是发现问题和概况问题的能力，两者还是区别的。所以，遴选和申论既有联系也有区别，我们在作答时候不能将两者等同，但是也不能完全割裂，后续我们会详细讲解，更多详细的说明可以去看看QZZN悟空老师写的《悟空遴选大魔笈》，好几百页的资料说的非常非常清楚。去那里找呢，一是可以去搜索，而是可以马云哪个站搜一下。
（来源：文章屋网 ）
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称新《条例》）已经自2012年7月1日起开始实施。新《条例》的施行，使得公文处理有了新的“国标”，为机关公文处理规范化提供了制度保障，对推进党政机关公文处理工作规范化必将发挥重要作用。
近年来各级机关公文处理总体上规范化程度在逐年提高，公文运行的严肃性和时效性也在不断加强。但也有不少单位和部门没有严格按照有关规定和要求去做，制发公文存在很大的随意性，不仅影响了公文的严肃性，也影响了行政效率和对外形象。因此，各级党政机关都要认真学习新《条例》，进一步强化公文规范的理念，采取有效措施，促进办文水平和质量、效率的提高。
首先，要提高认识，切实增强做好公文规范化工作的自觉性。各级领导干部不仅要在思想上高度重视公文处理工作，而且要在实践中带头自觉遵守公文处理的相关规定和办法，注重加强对公文处理工作的领导和检查，切实维护公文的严肃性和权威性；另一方面，具体从事公文办理的人员，要以高度负责和精益求精的态度，认真做好公文规范化工作。要经常通过各种有效形式，学习宣传公文处理的有关规定和办法，及时掌握公文规范化的要求，积极推进公文规范化工作。
第二，要加强学习，提高公文办理人员的整体素质。要通过学习加强思想政治建设。公文办理人员要刻苦学习党的路线方针政策和有关法规政策，不断提高理论素养和政策水平，树立正确的世界观、人生观和价值观，从理论上认识公文写作的规律，本着对党、对事业高度负责的态度，做到干一行、爱一行、钻一行、精一行。要通过学习加强业务能力建设。要认真学习公文处理的有关知识，系统了解各类公文的格式和特点、具体规范和要求。同时要勤学苦练，虚心借鉴消化，取长补短，不断提高公文写作的质量和水平。
第三，要完善制度，保证公文规范化建设取得实效。各地各部门要结合工作实际，制定出具体可行的规范公文运行的制度办法，使公文运行有章可循。要积极建立公文规范化的目标管理和岗位责任制，突出“岗位”，强化“责任”，使公文处理人员任务具体，职责清楚，奖惩分明，使公文制发的每一个环节都井井有条，环环相扣，推动公文运行向着规范化、制度化、标准化的方向发展。
第四，要严格要求，加强对公文规范化的管理。一要照章办事。从公文的起草到审核、审签、印发，都必须严格按制度和规范办事，明确各环节的权限和责任，严格运行程序，定期不定期地对本地区本部门公文运行情况进行检查和通报，着力改变过去只重视公文内容而忽视公文格式的做法，把公文格式是否规范作为审核的重要内容。二要强化审核。在公文审核中，从内容、文种、格式到运行程序，都要按照职责范围，层层把关，一级对一级负责。特别是承办单位的负责人，要以身作则，对公文文稿要认真对待，仔细推敲，绝不能有等、靠、要的思想，绝不能匆匆过目，草率签发，要切实负起第一审核人的审核责任，严把公文运行的质量关。
一、课程性质 公文写作是我们经常碰到的工作难题之一，虽然网上有许多通用的公文写作模版和现成的范文，但关键是如何提高自身的公文写作水平，写出既符合规范又符合领导意图的高质量的公文，这是每位员工特别管理人员的必备技能之一。
《企业公文写作与处理》是公司每位员工胜任公司岗位的必修课，是适应21世纪数字化、信息化时展要求和应对日益激烈的社会竞争而专门设置的一门实用性、操作性、应用性很强的课程，它以党和国家有关规范性文件为指导，主要研究与阐释国家机关、企事业单位及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的公务文书的写作与处理的基本规律与方法，其内容具有政治性、综合性、规定性与应用性的特点。
《企业公文写作与处理》有利于提高员工的政治素养、知识水平和实践能力，可以帮助员工成为具有专业知识、训练有素的公文写作与处理者。
二、课程目的和要求
1、了解公文。使员工比较全面系统地掌握企业公文写作与处理的基本理论、基本知识与基本技能，认识公文形成与处理的基本规律，了解和掌握我国国家机关、社会组织现行的公文文种及其使用范围，公文的体式与稿本，公文的行文规范，机关法定公文和主要常用文书的写作要领、写作要求，以及公文办理、公文立卷与归档的原则、程序与方法等。
2、会写公文。培养和提高撰写公文和处理公文的能力，熟练掌握使用不同的文种发挥不同的作用，在符合公司及领导意图的前提下，写作简介有力、逻辑严密、条例清晰的较高质量的公文，在公司日常工作中和进行行政等公务活动中掌握和使用好公务文书这一重要工具。
3、利用公文。公文的作用不仅仅表现在它作为一种特定文体的独有功能上，而且能够发挥出“文本”意外的力量，可以锻炼人的逻辑思维，提高语言能力，提升写作水平，切实发挥公文的以文辅政、文以载道的功能。
公文写作大纲：企业公文写作与处理课纲概括。
第一部分：公文基本标准
一、 文件名称要与内容的标题一致，一般写上20110910 前面写上大唐鲁检修办 人 工﹝2011﹞
4号等。
二、 标题：简明扼要 概况行文内容。除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点，标题2 1
号小标宋简体 加粗 居中 空一行。一行写不开 写两行 断句最好选择容易读。
三、 正文：
（1） 3号仿宋GB2312 ，每段段前缩进两位，
（2） 一级标题，一、 （一）、1. （1）。
（3） 时间书写没有几月几号必须写几月几日 ，号是不能在文章里面出现的。
（4）
四、附件：在正文之后，距离正文空一行，要求加书名号，两行写不开，第二行文字要在附件冒号之后。成文日期之前 注明附件。
成文日期：右空4字，加盖印章上距正文 2-4MM居中下压成文时间，成文日期以签发人签发的日期为准。2011年9月27日，或者是二〇一一年九月二十七日，不能为2011.9.27.
四、 主题词：文件末页下端、抄送上方，词汇之间空一格（全角），主题词: 用3号黑体，居左 顶
格， 词目 3号小标宋简体 词目之间空1字。一般不超过五个词汇。
五、抄送：前空一个字符，冒号后 抄送单位用逗号隔开，第二行与冒号对齐。
六、页面基本设置：
A4（210MM*297MM），
页边距：上下3.5，左右2.7，页眉2.5，页脚2.5，
每行26个字，每页21行，左侧装订。
页眉 页脚 小四号 黑体 加粗
段落固定值28磅。
七、文件保存格式，03-07兼容版
第二部分：
一、 善用词汇，突出重点。关于公司周例会汇报内容要求的通知，关于规范公司周例会汇报内容
的通知，关于强调公司周例会汇报内容的通知。
注意词组的前后顺序。制定安全交通措施，并认真落实学习。应该是学习落实。
去掉口语化。纳入春季安全大检查里面，去掉里面。
分清关系。积极与省公司沟通、协商，尽快签订维保合同，沟通、协商属于平级之间的关系，请示 减少不必要的词汇。工作的组织部门、会议的负责人、每一个项目，去掉“的”“一”。
二、 职工利益再小也是大事，在和再 ，传达、转发、下发 、传发。今天晚上，本月完成，不符
合规定。
三、 关于文章结构的问题。第一大部分 第二大部分第三大部分每一段第一句一般为总结句
子。
四、 公文内引用各部门、会议名称要完整，如人力资源部、教育培训中心，不能写人资部、教培，
正式文件里面涉及的会议、单位等名称，必须核实准确，写全称 。人名、地名、数字、引文必须准确，人资、财务、计划经营的数据慎用，引用公文完整标题，家书名号，引发文字号并加括号。
五、 大唐山东电力检修运营有限公司、检修运营公司，不能为检修公司，关于有限责任公司的解
释，可以直接写为有限公司。
六、 文章一个篇幅和段落中尽量避免用词重复，同时要保证整篇文章里面所有称呼要对应，经常
出现的问题 如：以创先争优为主线 文章后边经常出现以创先争优为抓手 以创先争优为载体，避免出现前后不一的说法，团结一心，精诚团结，齐心协力。
七、 注意标点符号使用，全角 半角区别，文章分条说明时 数字后边用点或是顿号时，整篇文章
要一直使用点或顿号，莫要此页使用点，后几页变成顿号。标点符号的应用，尤其是逗号、顿号、分号的应用。五六个字一个标点符号整个文章会看着很散。
八、 写文章最主要的就是严谨，尤其是在忙碌的时候写东西，更要严谨，经常因为不注意出现错
别字 ，或是句子不通顺的现象，每一个句子写完后，认真分析一下句子主、谓、宾，一些句子经常忘掉宾语或是用错宾语。
九、电脑打字经常出现同音但是字不对的现象，比如公关和攻关 以及需要和须要，以至于 以致于等词或字的用法，一定要分清楚，正确使用。做出和作出、签订和签定、家具和家俱、截至和截止等词区别
须要：客观情况要求一定要须要耐心
需要：对事物的欲望或要求可见性 需要一个团结队伍
以至于+延续 以致于+结果
正确区分“的 得 地”的使用方法，
的用法前面是 形容词 后边是名词高大的建筑
地同法前面是形容词后边是 动词飞快地跑 认真地读书
得用在动词后面跑得真快 飞得高
签订和签定，法律承认签订，很少出现签定
一、关于公文问题
当前，随着社会主义市场经济的发展，随着决策科学化、民主化进程的加快，随着各级领导干部知识水平、理论修养和业务素质的提高，文秘工作在办公室的地位更加重要、作用更加突出。多年来，市市各单位、机关各部门从事文秘工作的人员，不断加强学习研究，增加知识储备，提高理论素养，拓宽工作视野，提高文稿的思想水平和政策水平；不断深入了解三个文明建设情况、基层工作情况和职工生活情况，切实感受实际工作，确切把握社情民意，增强文稿的实在感、厚实感和针对性、指导性；切实把上级精神与本地实际结合起来，把党委总的要求与领导同志在具体工作上的思路结合起来，全面体现党委的工作意图，准确阐发领导的主要观点，做到文短意丰、义明理达。市办公室在公文处理上有着较好的基础，每年起草、审核、传阅、呈阅和办理的公文不少于1500件次，基本没有出现差错。各单位也是一样，公文办理质量在不断提高。可以说，我市的文秘工作队伍建设力度大，工作经验丰富、专业知识扎实，为市单位的发展建设做出了一定的贡献。但是在总结成绩和经验的同时，也暴露出存在的问题和与要求之间存在的差距。
(一)公文格式不规范。各单位、部门报送市委、市委办公室和市、市办公室的公文中，格式缺项丢项仍占一定数量。公文的文头、正文、文尾加起来一般由16个部分组成，其中发文机关标识(红头)、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期等组成部分是必不可少的。如果是上行文，还必须注明签发人、会签人姓名。但是我们的公文中，有的没有正式文头，或者文头没有套红；有的公文没有加盖印章；有的“请示”、“意见”不注明签发人、会签人姓名，有的不标注主题词。有的行政公文用纸没有统一采用国际标准A4型。
(二)行文不规则。主要表现是:一是上行文直报。将需要市委或市审批的事项，以部门或部门负责人的名义，越过办公室，直接报送市领导个人。二是上行文多头主送。一个请示，同时报送多位领导同志。这就造成公文脱离正常运转渠道体外循环，形成了一些“倒流文”和“帐外文”，增加了公文处理的难度，降低了办文的效率。三是属于主管部门职权范围内的具体问题，不是直接报送主管部门处理，却报送市审批或要求办公室转办，增加了公文旅行的时间。四是未经市同意，有些部门向下一级单位正式行文，有的还责令下一级单位向部门报文，有些部门甚至要求下一级单位必须转发部门下发的文件。5.部门下属单位和一些与市没有行文关系的企业事业单位越级向市行文。
(三)文种混用。在上行文中，经常混用的文种是“报告”、“请示”、“意见”。主要表现是在报告中夹带请示事项，或者本应使用“意见”的却写成了“报告”。“报告”是阅件，我们如果把“报告”作为阅件处理，报告中夹带请示事项，就很可能造成误时误事。部门之间相互请求批准和答复审批事项应当用“函”这个文种，但是，部门之间请求批准用“请示”，答复审批事项用“批复”的现象仍然存在，这也是不符合规定的。
我们公文处理工作目前存在的这些问题，虽然不是普遍现象，但必须引起我们高度重视，采取有力措施，尽快扭转一些部门存在的文件多、质量差、效率低、程序乱的现状。
二、关于信息督查问题
近两年来，各级领导对信息和督查工作非常重视，给予了高度关注。各单位突出发展主题，拓展思路，创新方法，主动出击，认真开展信息和督促工作，在服务大局、促进落实、推动工作上发挥了重要作用。
一是强化责任，突出重点，决策信息和决策督查获得新突破。各单位的信息和督查工作始终围绕市市中心工作，保持与市委重大决策部署的实施同步推进，上报和督查领导之所需，想领导之所想，办领导之所急，充分发挥了职能作用。
二是把好关口，提高质量，专项信息上报和专项查办取得新成效。坚持重大事项和重要工作信息定期上报，努力提高市委和市领导批示件的办结质量，以严肃的态度和极端负责的精神，努力做好专项信息上报和专项查办工作。
三是转变作风，注重实效，信息调研和督查专报工作有了新提高。从服务党委决策、协助党委抓好落实的高度出发，各级办公室和部门在市办公室的督促下能够及时上报调研信息和督查专报，特别是有的单位加强了“问题”类信息和督查专报的报送工作，对发现的问题如实上报，让市委全面了解决策的落实情况，更好地指导工作。市办公室也加大了这方面的工作，坚持每天上报信息，定期上报督查专报，今年共刊用信息816条，督查专报采用325期。
三、关于文秘工作的几点要求
(一)公文写作和处理要引起高度重视。熟练掌握公文和公文处理的基本知识，是机关工作人员特别是办公室工作人员的一项基本功，也是一个领导干部具备的基本素质。公文写作和处理必须做到以下几点：
一是要符合政策法律。一份公文的内容，包括观点、措施、要求等，都要与党和国家的方针、政策和法律、法规的精神相吻合，代表行政机关的意志和职工群众的利益，这是公文写作必须坚持的原则。公文的名称、形式和内容结构、文字表达等都要规范化。各市单位、各单位行政公文用纸必须推行和使用统一国际标准A4型。
二是要遵循逻辑规则。公文的内容、结构要注意逻辑联系。如公文中的各条各款之间，前后之间，过去的公文和现在的公文之间必须严格注意它们的逻辑联系，不能自相矛盾，前后抵触。
三是要反映客观事实。公文写作要实事求是，不能夸大，不能缩小，更不能失真。下行文的回复要有针对性，回复的内容要解决提出的问题。业务性公文，尤其是指导工作的公文，如意见、纪要、决定等，要符合我们上级单位工作的基本规律，提出切实可行的措施要求。上行文提出的要求，特别是公文反映的情况，列举的事例，引用的材料，提供的数据，都应做到准确无误。
四是要文风端正质朴。公文的文风，要力求体现简、朴、直、畅四个要求，力戒文牍主义，不哗众取宠，力求用简洁的语言表达深邃的思想，用短小的篇幅承载丰富的内涵。
五是要转变文风，提高文字综合水平。文稿是办公室的主要“产品”，是参谋服务的基本载体，是衡量服务水平的重要标尺。提高文稿起草水平，要求我们准确把握领导意图，凡是领导关心的工作都要尽量了解，凡是领导考虑的问题都要深入思考。要突出单位工作的特点，把上级方针政策和本地实际结合起来，把文稿的主题主旨和职工的所思所想结合起来；文字综合工作要把为上级党委和领导提建议、谋思路作为首要任务，提高文稿的质量和指导基层工作的实效。
(二)调查研究要多出成果。调查研究是谋事之基、成事之道，是我们为党委决策出好点子、当好参谋的重要环节，是我们做好文秘工作的基础。今后，我们要重点围绕市委制定的发展战略和发展思路开展的各项工作为重点，深入调查研究，多出精品力作，使我们的调研成果更多地进入领导的决策视野，为推进工作、宣传市单位发挥应有的作用。
(三)信息报送要讲求实效。古人讲：言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。因此，信息报送要做到“四快”，即发现问题快，采编撰写快，送阅审批快，反馈落实快。要真实准确。真实主要是反映事件的全貌，一是一，二是二，这是信息的生命。准确主要是定量要客观公正，定性要逻辑严密。要可靠有用。我们报送的信息要能够进入决策层次，能够指导和推动工作，真正解决实际问题。要喜忧兼报。对那些负面信息和紧急信息，要严格按照程序迅速上报，报实、报准、报全，决不能迟报、漏报、瞒报、谎报。?
(四)督查工作要突出重点。要发挥好督促检查作用，必须把工作重点放在发现和解决决策落实过程中的问题上来。一要紧紧依靠党委开展督查，形成领导抓、抓领导的督查机制，树立督查权威。二要突出决策督查。紧紧围绕市委的重大决策部署及中心工作，及时将重要文件、会议、决策部署分解立项，明确责任单位、责任领导和具体要求，定期或不定期督查通报。三要继续抓好专项督查。对领导同志批示件的办理要制定严格的制度和程序，建立查办工作领导责任制，明确承办单位、承办领导的责任。对领导及上级机关交办的专项查办件，要做到事事有结果，件件有回音，并且要严把案件办理质量关，做到事实清楚，定性准确，处理符合法规政策。
(五)日常运转要高效规范。要建立健全办文、办会、办事的各项制度和程序，严格执行各项工作责任制和工作程序，形成规范高效的工作运行机制。要严格公文处理程序和办法，从文件的起草、审核、签发、传阅、催办等各个环节，都要严格按程序办理，规范运作，严格把关。要精简、压缩文件数量，尽量避免层层转发文件，减少发文数量，防止公文横传倒流。加强公文审核工作，杜绝政策上的漏洞和技术上的差错。要落实各种大型会议服务规范，严格会议报批制度和领导活动呈批制度，统筹安排好领导公务活动，保证领导集中精力和时间深入基层调查研究。办会要精心组织，在人员通知、会场布置、会标字体、座位排序、会议签到、讨论情况收集、交通警卫、新闻报道等方面做到严密细致，保证会议的顺利召开。
保密工作要以落实领导干部保密工作责任制为龙头，以提高保密人员特别是领导干部的保密意识、加强党政机关要害部门保密管理为重点，以推进保密管理规范化、保密技术现代化为手段，坚持依法行政，强化保密执法。党史工作要注重党史资料的搜集整理和着手撰写，完成剩余志书的编审和出版工作，协助做好《上级单位年鉴》等资料的整理上报工作。档案工作要走依法治档的路子，切实加强各级各类档案室建设，突出抓好档案升级达标工作。
一、《条例》和《格式》存在的疑难问题及处理办法
问题一：份号、密级和保密期限、紧急程度。企业文件一般不涉及份号、密级和保密期限和紧急程度，涉及密级的根据企业的规定定级。如《中国建筑第二工程局有限公司保密工作规定》和《中国建筑第二工程局有限公司秘密文件管理制度》。
问题二：发文机关标志。《格式》中规定：“发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。”《格式》并未对字体大小作出明确规定，这给企业在实际操作中造成了一定困惑。
在企业文件中，当机关标志为一排时用小标宋体小初字，如“中国建筑第二工程局有限公司文件”；当机关标志为两排时，机关名称字体采用小标宋体一号字，“×××文件”采用小初字，两行居中排版，如“中国建筑第二工程局有限公司办公室文件”。企业根据机关名称字数的多少确定排版格式，原则上标志大小不超过上级机关标志。
问题三：发文字号。《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。”《条例》并未对发文字号的代字作明确的规定，这给企业在实际操作中带来新的问题。如，是否采用“发、字、函”等字？是否统一由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成？
企业为了统一标准，笔者所在单位中国建筑第二工程局有限公司规定，代字应由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成，以简洁、明了、不产生歧义为原则，不采用“×××发、×××字”等代字；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注（3号仿宋GB2312）；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
问题四：页码。《格式》规定：公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
但企业在实际应用中，由于大部分都采用微软公司制造的办公软件，在一个文件中编页码是统一设置，最后空白页和版记页均不编排页码，只能单独再做文件，最后将有页码的页面和没有页码的页面合并。给排版人员造成了很大工作量。
此外，在公文处理过程中容易出错的地方。当附件与正文一起装订时，版记应在附件最后一页：当附件不与正文一起装订时，版记应在正文后、在附件前。
二、公文写作的技巧
一是要正确领会领导意图。领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。获取领导意图的途径：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。把握领导意图的要求：一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”。另一方面要善于换位思考：从现实角度看问题（当前企业发展的主要问题），从全局角度看问题（与其他企业的主要差距），从未来角度看问题（对企业发展的独到见解），从实践角度看问题（怎样立即解决问题），从上下结合角度看问题（与上级要求相衔接），从理论和政策高度看问题（提升眼界与格局）。
二是要遵循公文写作流程。明确公文主题。在把握领导意图后，确定公文文种，动笔之前，要做到胸有成竹。收集相关材料。根据主题收集真实、准确、新鲜、典型的，能反映事物本质特征的资料。
很多长期在办公室给领导写材料的人，都有过“江郎才尽”的体会。的确，给领导写文章是一项有较高难度的工作。一是知识更新非常快。二是一个好的企业，管理行为是持续的，不会有太多创新和变化。但是，作为秘书每次给领导写材料不能雷同。还要不断变化，争取给人耳目一新的感觉。这就需要秘书想尽办法搜集材料（本人更趋向搜集，而不是收集），平时决不能“偷工减料”，一定要有竭泽而渔的魄力。总之，搜集资料越多越好。
拟定写作提纲。确定公文内容的组成情况，表达顺序，安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。
正式起草成文。注意时效性，注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候，切忌主观臆断，凭空编造。文字材料中，每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依，一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道，载的不是秘书个人的思想，而是领导集体的智慧。在起草的过程中，一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图，把握领导的思想。
首先介绍述职报告的定义。根据国家有关公文写作的规定，报告是向上级机关陈述事项的上行文，属于行政公文中议案、报告和请示三个上行文之一。《国家行政公文处理办法》规定“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。述职报告可以说是工作报告中的总结性报告，是社会组织机关和部门的负责人向上级管理机关陈述自己某一阶段工作情况，进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践的履行职务情况的口头报告。作为综合性较强的公文，属于报告的一种，又与总结和讲话稿相似。
安全工作述职报告的特点
(一)个人性。安全生产工作述职报告是积极安全生产责任人自身所负责的组织或者部门在某一阶段开展安全生产工作的全面回顾，按照上级规定在一定时间进行，要从安全工作实践中去总结成绩和经验，找出不足与教训，从而对过去的工作做出正确的结论。与一般报告不一样的是，述职报告特别强调个人性。个人对本岗位，或所管理范围内的安全工作负有职责。自己亲身经历或者督查的材料必须真实。这就要在写作上更多地采用叙述的表达方式。还要据实议事，运用画龙点睛式的议论，提出主题，写明层义。讲究摆事实，讲道理;事实是主要的，议论是必要的。在写法上，以叙述说明为主。叙述不是详叙，是概叙;说明要平实准确，不能旁征博引。
(二)规律性。述职报告要写事实，但不是把已经发生过的事实简单地罗列在一起。它必须对搜集来的事实、数据、材料等进行认真的归类、整理、分析、研究。通过这一过程，从中找出某种带有普遍性的规律，得出公正的评价议论，即主题和层义以及众多小观点(包括了经验和规律的思想认识)。议论不是逻辑论证式，而是论断式，因为自身情况就是事实论据。如果不能把感性的事实上升到理性的规律性的高度，就不可能作为未来行动的向导。当然，述职报告中规律性的认识，是从实际出发的认识，实践理性很强，其目的在于总结经验教训，使今后的工作能在前期工作的基础上有所进步，有所提高，因此述职报告对以后的工作具有很强的借鉴作用。任何一项工作都不可能是凭空而来，必须进行“扬弃”，即必须具有一定的继承性与创新性。而继承性，就是要继承发扬以前工作中好作风、好的方法，去掉不好的方面，不断创新，工作才会有进步。策略性也是规律性的一个方面。策略即今后工作计划，是安全工作述职报告的重点内容。
(三)通俗性和专业性。安全工作既面向群众，又必须有相当的专业性、学术性，因此要在保持相当的专业性的同时，又不失通俗性内容要尽可能明晰准确，结构是格式化的。如果需要在面对听观宣讲，则必须口语化，适应受众的接受心理，拉近讲话者和听众的心理距离，这就特别讲究语言的大众化、口语化。
(三)艺术性。述职报告的艺术性是魅力所在，直接影响着整个报告这一艺术生命体。这样，写作述职报告必然联系整体的讲话活动特点来进行。“述职报告”一词，可以分为两部分来看待：“述职”，是主体的实质性道理。“报告”，是呈现表像而又整体的艺术生命体。报告者要两者并重。写作述职报告，最好从上述总的认识出发。
安全述职报告的主题
述职报告是带有艺术性的论说文，正如所有科学文章如议论文、说明文一样，一定要明确树立一个鲜明的主题，即一个判断句，还要在报告中反复突出。主题要概括全文内容即对社会组织公务情况的深刻认识及办事意向。工作的“主张”、目标，在报告中就是“主题”。确定主题，这是写作首要而且最为重要的工作。要总结出一个集中议论的句子即主题句——口号、标语、广告语，深入人心，作为标题并贯穿全文、反复突出。当然，安全工作述职报告离不开“安全”这两个字，其他如“以人为本”、“科学发展”等应该也相当时髦。
安全述职报告的一般结合和格式
*市公务员申论考试的题型变化很大。从题目的数量上来看，由最初的两道题目变成三道题目，又由于学习中央国家机关和山东、浙江等地的命题结构，变为四道题目，一直到20*年保持不变。
从具体的题目要求来看，更注重分析问题能力的考核。从20*年*市公务员的申论考试可以发现，第一题没有太大的变化，依旧是概括主要内容或概括主要问题。变化的主体是第二题和第三题。第二题是针对材料所反映的主要问题提出对策或建议，第三题是结合给定的某一个或几个材料所反映的问题谈看法，说观点。20*年的与20*年的相比没有太大的变化。
二、注重对部分给定材料的理解
*市公务员考试把一部分题目的作答不再定位在对全部给定材料进行总体的把握上，而是对部分材料进行深刻把握。20*年*应届生申论考试的试题虽然不像20*年那样具体指出哪则材料，但就具体问题而言，与20*年命题方式没有质的区别。
例如：
20*年*市应届毕业生申论考试第三题：
请从行业协会的角度谈谈如何提高“中国制造”在世界上的地位。要求：简要明确，合理可行;字数不超过400字。
20*年*市应届毕业生申论考试第二题：
针对给定材料所反映的目前听证会存在的问题，试拟出具体可行的解决措施。要求：条理清楚，字数不超过300字。
20*年*市应届毕业生申论考试第三题：
结合“给定材料5”、“给定材料6”和“给定材料9”，谈谈在现阶段用网上听证的方式召开价格听证会是否可行，要求：简要明确，字数不超过300字。
三、公文型题目有可能成为*市公务员考试的题目
近年来，申论题目的要求往往是处理行政机关中的日常事务，因此公文写作一直是申论考试的重要题目。在2014年、2014年和20*年中央国家机关公务员申论考试，以及20*年四川省、20*年浙江省和20*年江苏省公务员考试的申论考试中都出现了公文型题目。
例如：
20*年四川省公务员考试申论第二题：
假设你是某市政府调研室工作人员，通过对本市外来人口各项状况的了解，拟进行一次本市外来人口管理模式的调研，请撰写一份调研提纲。要求：符合调研提纲的相关要求，条理清晰，具有针对性和可行性，限500字内。
关键词 档案管理工 作现代化 档案管理 创新
一、档案管理工作现代化的背景
1.进入21世纪，随着时代的飞速发展，科学技术的进步要求必须实现档案管理工作现代化。现代科学技术在世界范围内的迅猛发展，计算机、网络、电子通讯等新技术、新手段的广泛应用使得办公自动化和无纸办公成为现实。档案工作顺应新形势逐步实现档案管理工作现代化成为必然选择。
2.传统的手工管理档案方式劳动量大， 查询速度慢， 工作效率低， 严重影响档案的利用。办公自动化， 带来电子档案的大量产生， 要求我们必须通晓电子档案的特性， 把握电子档案的运动规律， 积极开发电子档案信息资源， 提高工作效率。办公自动化迫切需要档案管理工作自动化， 提高工作效率， 实现档案管理工作现代化。
3.加强对档案的利用率和保密性，要求实现档案管理工作现代化。传统的档案管理模式，伴随着档案存储年份的延长， 由于档案的载体材料质量差， 保护手段落后等客观原因， 将会出现了褪色现象， 严重的甚至出现“无字”现象。传统档案管理工作信息利用共享性差，不能与他人同享档案信息， 这都迫切需要采用现代化管理手段以提高管理质量。
二、档案工作创新助推档案管理工作现代化的实现
1.要树立现代化的档案管理理念。“思想是行动的先导。”要进行档案管理工作现代化，档案工作人员的档案意识形态最先需要“现代化”。不引进先进、科学的档案管理理论作为指导， 整个档案管理的发展便会受到影响， 也就谈不上档案管理的现代化。档案从纸质档案向电子档案演进，突破了由于纸质载体的时空局限性。同时，电子档案以其存贮方式的高密度、传输迅速、体质轻巧等优势受到人们的厚爱。档案工作人员应着眼科技发展的趋势， 运用科学的眼光看待档案管理， 积极思考解决档案新载体方面的问题。
2.档案队伍要创新。进人信息时代， 档案工作要适应新时期经济社会发展的需要， 档案工作者就必须作为创新主体， 主动迎接挑战，树立创新意识。档案工作的创新来自对档案管理的创新想法和欲念，没有创新的认识， 档案创新无从谈起。培养档案工作者知识的创新能力， 使之成为适应时代要求的复合型人才， 是档案工作现代化所必需。
3.开发档案信息资源要创新。档案信息资源是信息开发利用的基础， 也是创新工作的前提。现代化技术手段的应用， 既能把档案管理工作从繁重的手工劳动中解放出来， 又能使大力开发和科学合理有效地利用档案信息资源成为现实。在档案的保护、存储、信息的检索、编目和参考查询服务中， 广泛应用现代科学技术， 加大技术更新和现代化投入， 是实现档案资源开发利用工作根本变革的必由之路。
4.创新服务机制， 改变服务方式是创新档案工作的目的。按照“坚持创新， 突出服务” 的思路， 不断加强档案部门的业务建设， 改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一被动的服务方式， 是创新服务机制的前提之一。在实际工作中，要做好两方面工作. 首先， 档案开发利用要向深层次服务转化， 根据工作的需要有针对性地编研科技水平高、利用价值高的开发利用成果。其次， 要向多种服务转化， 除做好上门利用服务外， 还要主动与科研、经济部门联合， 建立咨询服务等。
三、实现档案管理现代化的基本措施
1.要学会运用现代化的管理技术。目前， 计算机和网络技术的应用已深入社会的各个领域和角落， 轻轻地点击鼠标就把我们迅速地带入到多媒体信息高速路， 通过计算机网络传输档案信息， 可以广泛地实现档案信息资源共享， 而实现档案的信息资源共享， 就要求我们既要有扎实的档案管理理论基础知识和业务工作能力， 又要掌握与信息技术相关的计算机应用和管理知识， 这样才能做到相辅相成、互相促进、互为转化， 适应信息社会发展的需要。目前随着科学技术的发展， 档案载体已呈多样化趋势， 由单一的纸质档案向电子档案转化， 电子档案除具有方便、准确、高效等优势外， 在收集、归档、鉴定、利用和保密等方面给档案管理工作带来新的课题， 档案管理人员要学会运用计算机和网络知识， 通过技术处理， 采取必要的手段加以控制， 管好用好档案， 以达到两者的完美结合， 以适应科学技术、信息技术、网络技术的发展和社会各方面对档案利用的需要。
2.理顺关系， 健全制度， 拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系， 健全档案管理的规章制度是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高， 必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案管理部门， 明确职能， 将企业各个类型的档案统一管理， 统一考核， 使档案管理与企业核心业务同步考核评价， 同步发展。同时， 要拓展档案的范围。如企业经营方面， 所进行租赁、承包、核算的方案、协议、合同也应进入归档材料之中。
3.重视人才培养， 提高人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平。要将档案管理人员培养纳入企业人才培养计划， 通过专业培训、知识更新、进修学习等， 提高业务水平， 适应档案业务发展， 推动档案管理水平的提高。
4.开发档案资源， 为企业管理工作服务。档案资源的开发利用是企业档案管理的主要目的， 通过档案深层开发， 提高档案的使用价值为企业自身管理及客户服务。同时， 通过利用档案为企业创造良好的社会效益和经济效益， 提高档案在企业管理中的地位和作用， 促进档案建设。
. 培训目的：使受训人员了解公文的基本特点和一般格式，掌握常用快速的写作方法及其变化提高日常公文的写作能力。
．培训内容：
1、公文的概念
2、日常公文的分类
3、公文拟写的步骤与方法
4、电子公文
5、公文范例
6、尝试写作
．课程长度：6时
．培训方式：讲解法+范文欣赏+模拟练习
．教材内容：
引言
在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。
什么是公文？
所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等
公文拟写的步骤与方法
公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。
公文的拟写通常按以下步骤进行：
一、 明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。
2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
二、收集有关资料，进行调查研究,
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
三、拟出提纲，安排结构
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：
1、 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。
1、 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。
2、 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。
3、 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。
4、 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。
5、 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
请示
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
请示的特点 一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。
请示的分类
根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：
一、 请求指示性请示。二、 请求批准性请示。三、 请求批转性请示。
请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：
一、 首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。
1、 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》
2、 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。
二、 正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。
1、 开头。主要交代请示的理由。
2、 主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。
3、 结语。另起一段，其习惯用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行"。
三、 尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。
请示应注意的问题
一、 一文一事的原则。
二、 材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。
三、 理由充分，请示事项明确。
四、 语气平实、恳切，以引起上级的重视。
报告
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。"报告"是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式."报告"是行政公文中的上行文种，撰写"报告"的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。"下情上达"是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
报告的特点：
一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。三、报告在内容上不像"请示"那样有"一文一事"的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。
报告的种类
报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。写法
报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法
一、 汇报性报告
汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：1、 综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。2、 专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。
二、 答复性报告
这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。
三、 呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。
四、 例行工作报告 例行工作报告是下级向上级因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用支出报告等。
公告
公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。
公告的写法
公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。
一、 标题。
公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。
二、 正文
正文一般由主旨与说明构成。
主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。
说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用"特此公告"作为结语。
三、 落款及日期
公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。
会议纪要
会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。
会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时"会议纪要"是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。
会议纪要的写法
会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：
一、 首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》
二、 正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。
1、 前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。
2、 主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文时间两项内容。
电子公文
随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。
电子公文的写法
电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。
一、 收件单位/人
二、 抄送单位/人
三、 主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。
四、 事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。
关键词：农业；文秘；档案；一体化
中图分类号：G27
文献标志码：A
文章编号：1000-8772（2012）11-0087-02
新时期文秘工作处于单位中枢的重要位置，具有综合情况、协调关系、信息调研、督促检查、办事服务的职责。文秘工作涉及文书处理、信息综合、新闻宣传、交办督查、公务接洽、活动安排、会务准备、档案立卷等多项基本任务。作为农业科研单位，2012年农业部启动了“科技进村入户，助力增产增收”的全国农业科技促进年活动，并且继续进行了事业单位绩效管理试点工作，文秘人员面对新一轮的工作要求，更应该联系实际需要，从系统、科学的角度全面理解并落实文秘工作。那么新时期农业科研单位文秘人员应该具备什么样的素质呢？
一、新时期农业科研单位文秘人员应具备的素质
按人们通常的直观印象，科研单位的文秘工作不外乎抄抄写写、跑跑腿、忙忙碌碌，做些不起眼的小事，谁都能胜任。其实不然，在新的政策环境要求之下，科研单位的文秘人员首先要有高度的责任心。要有不怕吃苦、不厌烦琐、高度负责的敬业精神，敬业才会乐业，才能满腔热情地投入本职工作。其次， 必须具备扎实的科技基本功。科研单位的文秘人员也必须具备基本的农业科研常识，针对水产科研单位，文秘人员必须认真学习现代渔业科技知识， 跟踪水产研究领域的最新科技信息，不能浮在表面，说外行话，要深入实际做行家里手。例如，近期随着媒体对“天价刀鱼”的报道，全国政协副主席王志珍、江苏省省长李学勇分别视察了刀鱼的养殖情况，作为文秘人员，就必须思想觉悟起来，详细了解相关新闻报道，了解事情进展情况，如此，再有接待来访人员问询起刀鱼的情况，便可以侃侃而谈，不至于一问三不知。第三， 必须具备良好的业务能力，全面综合的素质。必备的组织管理能力和沟通技巧，熟练的外语口语、基本的计算机操作能力以及规范的公文写作常识、文件归档整理知识是科研单位文秘文员工作得心应手的秘诀。如此才能做到政令畅通，上情下达，真正成为适应时代需要，又红又专的人才。
二、科研单位文秘与档案管理工作的规范衔接
没有规范化的文书基础，难有标准化的案卷质量。同样，没有标准化的档案提供利用， 文秘工作也易受阻。抓档案必须从文秘工作抓起， 抓文书必须从文、档一体化抓起[1]。
《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》是文秘与档案工作的准则。文秘工作面对的是公文起草、核稿、登记、印发和立卷等工作，跟踪公文的全流程运转；档案管理面对的是公文的整理、著录、保管、查阅、利用、检索和编研等工作，是对公文的后续追踪和反馈。公文是文秘工作的产品，同时又是档案资料的来源，因此，文秘工作与档案工作是公文运转流程中的先后环节，二者紧密相连，密不可分。实行文秘工作与档案工作一体化管理，既有利于归档文件从源头上进行质量控制，规范管理，又有利于强化归档意识，方便追踪公文流向，充分发挥公文、档案的利用价值[2]。
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上承下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办，归档，会直接影响整个单位的工作效率，能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。因此说，文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。以基础档案管理为起点，规范运作方法才能有效推动文秘工作规范有序的健康发展。
三、利用现代信息技术促进文秘档案电子一体化
所谓文档一体化管理，就是把文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序真正交融在一起，在公文生成制发到归档管理的全过程，都体现文秘工作和档案工作的具体要求，使文档工作流程科学化、规范化，充分发挥公文、档案应有的价值。自古以来就有“文档不分家”一说，虽说信息化时代，办公现代化使得分工越来越细，但文秘档案一体化管理已是大势所趋[2]。
加强硬件建设，是档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否，直接关系到文秘和档案工作的成效。“文档一体化”的计算机管理系统是科研单位做好档案工作的前提。依靠这一系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都能体现档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化， 管理一体化，利用一体化，规范一体化，信息化真正实现了文秘工作与档案工作一体化，从源头上提高了档案的质量[3]。
利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。在具备一定的档案硬件建设之后，软件建设也不可轻视[4]。笔者走访了多家国家级水产科研单位，在向办公系统的文秘工作者询问文档一体化相关工作时都发现，因为科研单位始终以科研为本，对文档工作较为忽视，人员配备方面也存在不足，只能做到兼职档案员，造成兼职档案员无暇顾及、不受重视档案工作，同时也不纳入绩效考核的范围。农业科研单位也很难做到集中对兼职档案员定期进行计算机管理系统软件的学习和培训，文档一体化在农业科研系统内部没有形成统一成熟的体系，即使有好的管理软件，没有懂业务知识的人才，农业科研单位的文档一体化也只能是一纸空谈。
因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作。实行文秘工作与档案工作一体化管理，必将加速办公自动化和档案管理现代化进程[5]，从而提高农业科研单位办公效率。
综上所述，文秘工作是做好档案管理工作的重要基础，档案管理是发挥文秘工作价值的延续和升华。实行文秘工作与档案工作一体化管理，不是文秘和档案部门一家之事，农业科研单位的员工因工作需要都有可能是公文和档案的经办人，因此，强化经办人规范的公文处理意识和归档意识更是文秘档案管理的重中之重，农业科研单位人员整体档案意识的加强才是保持文档规范科学的关键所在。
参考文献：
[1] 江苏省农业厅.文秘、档案一体化 质量、效率双提高[J].档案
与建设，1989，（6）：15-17.
[2] 邵华.浅议外贸企业文秘工作与档案管理一体化[J].兰台世
界，2010，（12）：75.
[3] 王焕地.利用现代信息技术促进文档管理一体化的对策[J].山
西档案，2010，（增刊）：24.
[4] 王喆，刘霞.文档一体化管理系统在档案工作中的应用[J].产
业与科技论坛，2011，（2）：246-247.
