时间：2023-06-02 09:57:27
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理投标方案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
摘 要 ：在建筑工程设计中，档案管理具有其重要的意义，直接关系到建筑工程的质量评定等。所以在本文之中对建筑工程设计档案管理的特点进行全面的分析，结合建筑工程设计档案管理的特点，提出现代化建筑设计管理的策略，建立一个健全的现代建筑工程设计档案管理体系，从而实现对建筑工程质量的有力保障，推动建筑工程的发展。
关键词 ：建筑设计；档案管理；问题；解决对策
中图分类号：TU2文献标识码： A
随着我国社会主义市场经济体系的进一步深化改革，建筑行业的市场竞争越发激烈，对于一个建筑设计单位来说，如何有效地利用科技档案信息, 使其在实际的生产中发挥潜在的作用从而壮大本单位的可持续的科研力量，提高本单位在竞争市场中的优势，成为了各项工作中其中一项最重要的工作。另外，随着计算机、网络等技术的发展，档案管理信息化也为档案利用提供了一个更科学更有效率的平台。然而，关于科技档案利用的所有工作都离不开一个前提――科技档案归档材料的收集工作。
档案的收集与利用工作要为本单位的中心任务和职能工作做好服务必须抓好几个方面，首先,要解放思想,更新观念。档案人员要把自己从过去那种过分强调保密、坐等守摊的旧思想中解放出来,确立服务思想,增强服务意识、竟争意识、效益意识。其次,要做好基础工作,为开发利用创造条件。档案是重要信息资源,要提高档案内在质量,抓好规范化管理,档案管理工具要系统配套。第三,要主动围绕本单位中心任务跟踪服务。及时掌握重要工作进展动态,心中有数,明白工作进展到哪个阶段哪个环节,需要收集什么档案材料,将要利用什么档案，早做准备,根据对档案材料利用数据,利用方式、利用主次,搞好服务。
科技档案归档材料的收集工作,是科技档案工作的基础和起点,也是归档工作的难点。为使科技档案材料达到“完整、系统、齐全”的要求，我院相关管理部门经过几年的摸索与实践,形成了一套较可行的、较系统的管理办法。即:明确一条原则、抓好三个环节的管理措施。提高了科技档案管理工作的质量。具体做法是:
明确一条原则,就是在执行、贯彻和制定有关科技档案管理规章制度工作中,始终明确坚持执行集中统一管理的原则。按照有关管理要求,结合我院实际,把处于分散状态的设计资料集中统一起来,维护档案的完整和安全,健全建筑设计专业资料归档制度。如何在工作中贯彻和实现这一原则,我们具体抓了三个环节。
一、建筑设计项目完成投标阶段后，抓好招投标阶段环节。我院以往的档案资料管理一直很重视报建、施工图、施工服务等阶段的资料，却往往忽视招投标阶段和方案阶段的资料收集，认为招投标阶段的资料都是形式的，以后的利用价值不大，然而，随着近年建筑设计行业竞争的越加激烈，招投标阶段的工作对单位的产值、品牌等起到的作用越来越重要。另外，建筑设计的市场细分越来越具体，如医院、学校、厂房等各类型功能建筑的投标工作都需要充分地参考与借鉴以往同类型项目的投标经验，包括中标与不中标的经验。除此之外，之前的中标项目的中标材料也是之后的项目投标中很重要的业绩证明，所以必须收集整理好我院的招投标阶段资料，为以后的投标工作做好准备。在实践中，我院档案资料室主要通过两个手段抓招投标阶段环节的归档工作：1、组织项目负责人学习招投标阶段档案归档的重要性,了解归档范围；2、通过行政手段以及经济手段促使项目负责人进行归档，如归档情况与投标补偿款的划拨挂钩等。
二、施工图审查完成后，抓好报建、初步设计、施工图阶段环节。建筑施工图是整个项目档案的核心，必须作为中心环节来抓。每个建筑项目都涉及建筑、结构、设备、人防等几大专业，而各专业的设计工作又分散在不同设计部门的设计人员手中。根据这种情况，我院实行由项目相关负责人主持材料的收集整理工作，把零散的材料集中起来，使其具有系统性，这样做，为档案项目准备了充足的原始数据和资料，也为档案材料的系统归档做好了充分的准备。
三、项目进行完，抓好验收环节。归档的科技文件材料要进行全面的审查,这是保证归档项目质量的关键。一个设计项目完成后，项目负责人要向档案管理部门提交全面的科技材料清单。我们根据项目归档范围，逐一检查每个阶段的材料是否收集齐全，否则，不予验收；再从电子文件规范、设计文件规范等方面进行把关。实践证明，这样做很有必要。
经过几年的努力，我院目前在建筑设计档案管理工作方面做到了项目专人收集材料责任明确，项目负责人认真把关，档案管理部门专人负责审查，形成了比较合理的档案管理系统。随着建筑设计项目的日益增多，我们正在加强管理力量，把档案工作做得更具规范化。
1 政府采购档案管理工作所面临的问题
1.档案收集周期长，影响归档完整性
所收集档案的完整性关系到档案归档工作的顺利度，在实际工作中，部分政府由于没有规范科学的进行采购，致使在收集采购资料时出现问题，资料收集不齐全，延误了资料的归档，影响了采购档案管理工作的顺利进行[1]。影响资料完整性的情况有以下几种，第一，缺乏健全的投诉机制，投诉人往往在投诉时选择当地主要领导或纪委，直接略过了政府采购部门和采购中心，致使由领导的政务批示决定采购的结果，但是实际情况是，相关领导政务繁多，对于相关部门提供的材料不能及时处理，增加了得到结果的时间。第二，采购人没有出示验收证明、拒绝签订相关合同、中标人迟迟不履行合约、中标供应商确定后采购人要求退货等行为都会影响采购资料收集的完整性。第三，部分采购中心将工作重心放在日常开标事物上，无暇处理积累的档案，导致档案管理缺乏规范性。
2.缺乏专业的档案管理人员
档案管理是一项长期复杂的工程，对于档案管理工作人员的素质要求较高。对于档案管理工作各地政府持有不同的意见，有相当大一部分政府对档案管理工作的重视不足。主要表现如下，一些地方采购中心因为各种各样的原因没有设立专职的档案管理人员，在实际开展档案管理工作时，工作人员之间互相推诿，逃避责任，缺乏敬业心，导致档案管理工作无人可管，工作效率低。一些采购部门没有对采购档案管理工作的工作难度进行正确的评估，所安排的档案管理人员缺乏专业性，要么根本不懂档案管理，要么业务水平较低，采购档案管理工作开展较为困难，达不到预期效果[2]。还有一些基层部门没有制定严格的奖惩制度，对一些不良现象采取得过且过的态度，惩罚力度不到位，这种负面影响比较恶劣，大幅度的降低了工作人员的积极性，影响了工作效率。
3.档案管理的保密工作不到位
之所以进行采购信息的收集归档，就是因为这是该政府独有的能够推动其发展进步的资料，这是一把双刃剑，利用的好可以改进不足，谋求发展。利用的不好就会被别有用心的人利用做一些违法的事情，所有档案资料信息的保密性非常重要。但是在实际管理工作中，多数是采用电子档案的形式，电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关资料信息被泄露的情况频频发生，带来了一定的隐患。另外，工作人员泄露资料、岗位设置不合理、档案管理存在漏洞等也同样会导致资料信息的泄露。
4.没有进行合理档案开发利用
档案收集管理的目的就是为了使用，要与实际情况相结合，充分发挥档案管理的原始功能。制作评分办法和标书需要参考相关的供应商投标技术方案和技术参数，售后服务承诺、财务状况等方面的资料。供应商登记资料证明了其资质水平，记录了供应商的资信等级、履约能力、技术水平，能够为中标候选人产生、投标名单确定提供一定的依据。但是，有些采购中心过于重视资料的保密性，严禁档案资料的借阅，使档案仅仅成为了一堆无用的材料，导致资源的浪费。
5.档案室软硬件设备配备不足
一些采购中心所配备的档案室容量较小，使用的是简单的档案柜，所收集的资料都一股脑的堆积在里面，缺乏档案密集架的使用。还有些采购中心连档案室都没有配备，所收集的资料多是胡乱放置。增加了资料寻找的难度。还有部分的采购中心没有将采购信息电子化，缺乏计算机设备的配备。
2 加强政府采购档案管理的措施
1.建立健全相关的规章制度
建立健全政府采购档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让采购档案管理走出无序化状态。现有的采购档案之间缺乏联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用采购档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善档案的管理制度。详细规定档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且各部门要协调配合，加大对采购档案的监督、检查力度。档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。
2.提高工作人员的专业水平
现阶段的采购档案管理人员，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习采购档案管理的专业知识，了解采购档案管理工作的作用，加强对采购档案管理工作的重视，增强责任心。同时，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。各部门人员要加强交流，多听取意见，优化采购档案管理方案。最后，要设立专门的档案管理人员，在采购项目完成后，及时将资料整理好，上交保存。
3.提高档案管理的安全性
档案的安全是档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障采购档案的保密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子采购档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。
4.加强信息化建设，建立数字化数据库
根据统一的信息化建设标准，建立数字化数据库，为实现采购文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现档案资料的资源共享，降低人工出错的几率，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时更新档案资料的内容，保障采购档案信息的准确性和完整性。另外，建立采购档案信息系统，利用计算机信息技术实现案卷的重新整合，规范档案的标号、标题，提高档案的检索功能，提升档案管理工作水平。
5.完善采购档案管理的工作设备
首先，要设立独立的采购档案管理工作间，如陈列室、阅览室、档案库房、办公用房等。其次，配备统一的数字化信息设备，如计算机等，实现采购档案的自动识别、上载、转化、存储等。最后，建立强大、专业的采购档案管理系统，实现采购档案的统一化管理。
关键词：水利工程；投标施工方案；投标报价
在水利工程的投标施工建设中，投标施工方案是指导水利工程投标施工建设的重要途径，因此，有关投标方案的制定在无形中影响着水利工程投标施工的质量，为此，水利工程的管理者应一切从工程的实际情况出发，制定出符合工程投标施工方案的投标报价，并要注重先进技术在工程投标施工阶段中运用。
一、水利工程投标中施工方案的注意事项
在水利工程投标施工阶段，投标施工的方案是工程施工组织中的主要环节，施工方案要从工程的实际出发，并且要全面考虑影响施工方案的各方面因素，为此，要想保证水利工程投标施工方案的有效性，应明确水利工程投标施工方案的注意事项。其中，关于投标施工方案的注意事项主要表现在以下几方面：
1、施工方案的专业性。在工程投标施工方案的制定中，方案制定者的专业素质与技能都在无形中影响着投标方案的合理性，因此，要想保证施工方案的质量，方案的制定者不仅要具备专业的技术知识，同时也要熟练掌握施工所需的机械设备，并且能在很短的时间里及时的制定出合理的施工方案，以便提高制定投标施工方案的效率。可见，在水利工程投标施工的阶段中，应加方案制定者的专业知识技能，以便提高投标施工方案的先进性。
2、施工方案的多样性。与其它的工程建设相比，水利工程的投标施工方案有着独特的多样性，由于水利工程的项目受客观条件的制约，因此，不同环境下的水利工程投标施工模式具有一定差异性，同样的施工模式不能在不同的地区套用，并且要根据水利工程的实际环境制定施工方案。由此可见，水利工程在投标施工阶段应注重施工方案的多样性，以便制定出符合实地环境的投标施工方案。
3、施工方案的关联性。在水利工程的投标阶段中，施工方案与工程各个项目都是密切相关的，并且在一定情况下是相互影响的，因此，要想提高施工进度与质量，应有注重施工方案的质量与效率。由此可见，施工方案的关联性不仅关系着施工组织的投标报价，同时也在一定程度上影响着水利工程质量目标的顺利完成。因此，要想保证水利工程项目的质量，工程管理者应注重施工方案与其它个项目的关联性。
二、完善投标实施方案与投标报价的对策
在水利工程的投标阶段中，由于实施方案与投标报价存在着一定的不合理性，因此，针对于水利工程的投标状况，工程管理者应适时制定出完善投标实施方案与投标报价的对策，以便提高水利工程投标的质量与效率。其中，关于完善投标实施方案与投标报价的对策主要包括以下几个方面：
1、安排合理的编写时间。由于投标施工组织的内容不仅复杂，而且所涉及到的内容也非常广泛，因此，要想保证施工方案的质量，招标单位应给予方案编写者充足的时间，以便编写者能够综合考虑到投标施工方案的各项工作。在以往的方案编写中，由于编写的时间短，而且所要求的施工方案还要面面俱到，这在无形中就增加了施工方案编写的难度，从而严重影响了施工方案的质量。因此，招标单位应从水利工程的实际情况出发，制定出合理的编写时间，以便确保投标报价的准确性。
2、加强招标文件的规范性。在水利工程的投标实施方案中，招标文件的规范性严重影响着投标施工方案的制定，有些招标文件没有添加关于对施工组织设计的评分制度，这就导致施工组织无法对重大施工方案进行及时的论述。因此，要想提高投标施工方案的准确性与合理性，应严格制定合理的招标文件，其中不仅要包括对施工设备的合理配置，同时也要涵盖关于劳动力的数量以及配置的详细分析。
3、加强商标对项目单价的控制。随着招标市场的不断深化与发展，商务标对工程投标项目造价的影响越来越明显，在水利工程的施工方案中，不仅投标的总价需要商务标的控制，各个项目的单价也需要一定的评分标准，这在无形中提高了工程投标报价的准确度，而且也加强了商标对项目单价的有效控制。因此，招标单位应在加强商标对项目单价控制的基础上，促进超标市场的健康发展。
4、加大施工组织的高度重视。施工组织是水利工程投标施工中的重要环节，同时它也是制定投标方案的重要组织者，可见，投标施工方案的制定与其有着密切的关系。因此，工程的管理者应加大对投标施工组织的高度重视，并按时对施工组织者进行培训，在提高组织者专业素质的基础上，注重有关投标先进技术的运用。这样，不仅能够强化工程管理者对施工组织的重视，同时也在一定程度上促进了工程投标阶段的合理性。由此可见，加大对施工组织的建设，不但可以保证水利工程投标施工方案的准确性，而且也提高了投标报价的合理性。
三、完善投标实施方案与投标报价的重要性
1、提高了水利工程的施工质量。在水利工程投标工作的环节中，施工组织的设计不仅包括施工进度规划、工程概况，同时也涵盖施工的质量控制等，可见，工程投标施工方案的合理与否关系着水利工程的施工的质量，合理的投标实施方案在一定程度上提高了水利工程施工的质量，相反，不合理的投标实施方案在无形中降低了水利工程施工的质量，因此，完善投标实施方案与投标报价，对提高水利工程施工的质量有着不可替代的重要性。
2、加快了水利工程的施工进度。投标单位在接到投标任务后，要根据投标文件以及工程量的实际状况进行编写，整个方案的制定要经过详细的探讨与分析，并要适时借鉴以往的实践经验，对工程投标方案进行合理的编写。通过参照合理的施工方案，不仅减少了水利施工的环节，同时也缩短了水利工程施工的时间。由此可见，完善投标实施方案与投标报价，对加快水利工程施工的进度有着不可替代的重要性。
总结：
综上所述，随着水利工程建设的逐步改革，水利工程的投标施工方案与投标报价都面临着新的要求与挑战，为此，水利工程部门应加强投标施工方案与投标报价的管理，这样不仅保证了水利工程投标施工方案的质量与投标报价的合理性，同时也促进水利工程施工的顺利完成，因此，作为水利工程的领导者，应在保证施工质量的基础上，加强对水利工程投标阶段的有效管理，以便提高工程投标施工方案与投标报价的有效性。
参考文献
[1]孙薇,杨明刚.对水利工程档案管理工作的一些认识[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2009,(01).
[2]杜辉,闫方杰.水利工程投标中常见问题及对策浅析[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2010,(09).
[3]朱砉.浅谈水利工程的成本控制[J].中小企业管理与科技(下旬刊), 2009,(03).
摘要：通过对项目生命周期理论的分析，结合近年来规划院档案管理工作的实践情况，指出城市规划档案管理工作的发展阶段特征。以规划院城市规划档案业务管理流程为例，以协同办公系统主线，探讨了基于流程化档案管理信息系统集成的特征与方法。
关键词：档案服务；城市规划；项目生命周期理论
一个城市规划项目从立项到完成所经过的各个阶段，由于项目的侧重点发生改变，对应的档案管理工作也会发生变化。基于项目生命周期理论，城市规划项目可以分为四个阶段，分别是立项期、启动期、成熟期以及完成期，如何在不同阶段，准确、高效地做好档案管理工作，客观地记录项目编制过程的真实情况，更好地服务后续其他规划项目，具有重要的意义。基于项目生命周期理论的城市规划档案的信息化管理是未来主流的管理模式。本文以增城市城市规划设计室（以下简称设计院）的协同办公系统为例，开展协同办公系统的项目管理模块在实际工作中运行情况进行分析。
一、城市规划档案管理工作的三个发展阶段特征
随着城市规划档案管理工作制度的日趋完善，对档案的准确化、规范化、信息化、精细化、安全化的要求更加明晰，城市规划管理工作大致可以分为三个发展阶段。第一阶段，以项目结题、归档为导向。档案管理主要工作是收集规划最终成果，包括纸质成果和最终电子文档。管理流程简单，只需按年份、按类型归档即可，多数设计院在初期发展时期都采用这一模式。设计师根据新的项目需求，自行搜索设计院的档案库，新招聘员工也可以在档案室迅速了解、学习设计院已经完成的规划成果。第二阶段，以项目回溯为导向。在第一阶段收集最终成果的基础上，加强项目立项和项目编制中间成果的收集归档。项目立项包括项目建议书、项目招标文件、项目投标文件、项目开题报告等等项目在立项期主要资料。中间成果则包括了初步成果、中期成果、审查意见等项目在启动期、成熟期的主要资料。随着设计院规模变大，业务量上升，对档案管理的要求更加规范化，档案管理工作在项目立项期就已经开始介入，跟踪管理项目编制全过程。第三阶段，以项目流程、品牌延伸为导向。随着信息化技术手段的不断完善，档案管理可以做得更加精细化，由最初的成果管理转变为全流程的管理，最终成果也不再是档案管理的最后一个步骤，评奖材料、成果的可视化宣传展示等后续品牌管理成为新的任务。这一阶段，档案管理的内容包括项目立项、基础资料（包括案例资料）、工作日志、最终成果、评奖材料、科研论文、成果展示等方面，全面覆盖项目生命周期所涉及的四个时期。其中，新增的工作日志取代以往中间成果，通过时间流的方式，利用移动平台的新一代互联网信息技术，详细记录项目编制过程与甲方的交流过程，记录每一个重要节点对方案提出的修改意见，输出方案的时间节点，甚至是项目收款信息都可以纳入工作日志中。工作日志模块的出现，不仅解决了档案管理中信息丢失的问题，也为工程师的工作交接产图1城市规划档案管理工作的三个发展阶段生积极作用，让工程师快速了解项目的全过程。评奖材料、科研论文、成果展示三个模块主要针对项目的品牌管理，打破以往项目管理的最终目标是一份份厚厚的纸质文档，而是将报奖材料、科研论文、可视化成果宣传展示作品纳入城市规划方案档案管理的范畴。
二、协同办公系统的项目管理模块设计
设计院的协同办公系统中集成了项目管理模块。项目管理模块是基于项目生命周期四个时期来进行设计的，由工程师和档案管理人员同步操作，将档案管理融入项目的全过程。项目管理模块包括了指定参与人、办案、项目完成、退件、一览、统计六个子功能。其中，办案子功能模块是档案管理人员与设计人员协同完成档案管理工作的主要模块。办案模块包括了项目信息、项目参与人、项目工作日志、项目文档、付款方式等五个功能。以《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目档案管理为例，项目信息的字段包括了：项目编号、项目年份、历史编号、项目名称、保密日期、项目来源、项目类型、合作项目、委托单位、承接单位、地址、项目合同、项目规模、项目负责人等信息。项目信息的每一个字段都可以作为档案检索字段。档案管理员在项目启动期主要完成该子模块的信息内容。《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目工作日志，详细记录了该项目工作每个节点所面临的问题和完成工作，项目工作日志的文字内容可以实现超链接，直接链接到文字内容所提及相关规范文件、基础资料、阶段成果等，从根本上实现了档案管理工作由结果管理转变为流程管理。
三、目前协同办公系统存在的主要问题
（一）项目后期延续、品牌管理等环节缺失。设计院的城市规划档案管理在协同办公系统的支持下，基本实现信息化管理，也较好地实现了从项目立项到最终成果的流程管理。但是，对于品牌延伸等方面的系统集成还处于空白，需要单独的模块或者其他媒介来支撑。（二）项目文档储存方式单一。项目文档资料的上传格式是以单一文件为主，不能直接用设计院服务器的项目文件夹。常规性的城市规划成果由多个文件组成，如果不采取压缩包的形式无法完成上传。但是，采取了压缩包的形式，又不便于快速浏览。（三）资料收集不全。协同办公系统的项目管理模块需要工程师和档案管理的密切配合才能达到较好的效果。但是，常规的设计院工程师的数量远远超过档案管理人员，一对多的形式，往往产生资料的缺失，加大了档案管理人员的工作强度。未来项目档案智能化管理将成为主要趋势，根据设计院的实际模式建立企业级信息档案库，可以对电子档案（各类格式）、纸介质档案或其他形式（音像、多媒体等）档案资料进行收集、管理、存储、借阅、检索与管理。系统中内嵌功能强大的文件浏览器，对大多数格式文件可以浏览及下载，并可与其他子系统（综合办公、市场经营管理系统、项目管理系统、协同设计平台等）进行无缝集成。档案管理系统严格遵循国家制定的档案标准和有关档案工作的行业标准、规章制度以及传统的档案管理模式；实现项目自动归档，将项目管理、协同设计、图纸收集等系统中的数据与图文档系统自动对应、关联，达到文档自动收集功能；系统提供分类模版、可根据案卷和档案信息自动创建分类目录；系统提供按照编目结构或者标准规范文件两种方式进行查询；所有查询支持多条件组合模糊查询。工程师可按照标准类别、专业或标准规范名称查询，点击后将会出现全文或目录。打开的标准规范只是可读文件，须经审批后方可打印或下载；与设计院的项目地图集成，项目查询结果在地图内显示，同时可以显示同一地域的其他项目。点击项目可查看项目相关的经济指标、图纸、效果图等。综上所述，实现档案管理的智能化、信息化、精细化、安全化，才能真正实现跨越式发展。
作者:黄美琪 钟晔 单位:增城市城市规划设计室
【关键词】公路档案管理；工程建设；同步管理
近几年来，伴随社会经济的快速发展和稳步前进，城市化建设也呈现出突飞猛进的发展状态，档案公路管理工作在此阶段发挥出十分重要的地位。档案公路的管理工作不仅是详细记录工程的建立、审批以及招投标等前期问题。同时，还涵盖了施工、建立以及质量验收等各项环节的具体情况，是详细记录工程建设和最终成果的主要依据。因此，做好档案管理工作与工程建设的同步管理十分重要。
一、档案管理的重要性
公路工程在竣工后，将会形成工程档案和建筑实体两个部分，通常情况下，施工单位与其他建设单位将会注重施工项目的整体质量，但是，在此阶段将会严重忽视施工方案的收集和管理工作。因此，做好公路档案管理工作与整体工程之间的同步管理十分重要。近几年来，我国为了进一步极强对于重点项目的档案管理工作，通过发放《建筑法》《规划法》等法律条例，对于档案管理工作的操作原则做出了明确规定。为了能蚪一步规范我国公路建设的档案管理工作，积极发挥出公路工程档案建设和管理在我国城市化发展过程中的积极作用，并根据城市的实际发展状况，制定针对性的档案管理管理方案，对于档案管理与工程建设的同步管理十分重要。
二、同步管理的应对措施
1.落实管理办法
在公路工程的管理和建设过程中，施工单位和检验单位将会来自于公路、水利以及电力等不同工作部门，构成部分十分复杂和繁乱，施工单位对于公路建设的施工难点、重点以及相关行业规范工作难以做到统一规划和合理分布。因此，积极建立一系列符合公路工程以及国家规定的相关施工标准十分重要，可执行性的档案管理标准能够在一定程度上形成规范化的文件资料，并进行详细的收集和归档，进而形成规范性的管理工作。为了能够更好的做好公路工程的档案管理工作，需要确保档案在建设过程中的完整收集和总结，在公路工程建设前，需要基于《档案法》为参考依据，并按照相关验收标准，结合公路工程的管理特点，形成明确的档案收集资料和质量评定标准。同时，积极落实上述管理原则和模式，实现统一标准、合理划分的档案管理工作。
2.妥善保管资料
公路建设的档案管理工作是对公路整体施工和建设过程中真实情况的详细记录，包括：施工记录、隐藏记录、质量检验、施工测量等。将真实而又详细的施工资料记录在档，将会为整体施工质量的评定和查询提供可靠而又便捷的相关信息。档案管理的形成应该起始于公路施工的原始记录，将某一时间段、某一地点所发生工程和工序详细记录，充分体现出档案资料的真实性。档案中将会详细记录下分项工程以及跨度的时间分布，并对现场的施工情况进行详细记录，妥善保管，不得进行私自修改和涂抹。同时，还需要严格遵循公路建设的本身规律，充分结合施工项目的建设原则，并在具体的施工过程中，对于全新出现的工程项目进行及时补充和修正，进而满足施工建设的顺利执行。同时，使得竣工文件形成统一划分的形式。
3.加强法律构建
合同是具有法律效益、明确权利与义务之间明确分布的一种协议，在公路工程签署合同之际，应该充分明确各个施工范围的方案管理职责和任务，并按照相关的管理办法与竣工检验标准，明确各个施工单位的管理材料和归档文件，提出档案管理工作的质量标准，使得公路工程的承包商能够充分重视档案管理工作。想要积极发挥工程监管单位的职责和任务，需要将已经形成的验收工作再次进行检验和管理。在施工质量检验过程中，需要加强档案资料的查验，紧抓公路建设的重点内容，充分了解工程的施工进步和流程，派发监理人员深入到具体的施工现场中，进而加强每一阶段施工工作的监督和管理，做到及时发现问题，及时解决问题。
4.加强档案检验
档案资料的合格和验收是确保公路建设的重要指标，项目建设、和监督部门以及档案管理部门需要做好自身的验收工作。尤其是档案归档的工作阶段，应该加强管理工作的规范化和科学化，注重档案管理与公路工程建设的衔接问题，积极解决档案资料的收集和整理与相关规定的统一性。与此同时，需要针对日常工作中所出现的归档失误、资料缺乏真实性等问题，进行详细的补充和完善，进而形成统一而又规范的档案资料。尤其是在整个工程的竣工验收阶段，档案资料的验收人员与技术人员之间需要密切配合，严格按照施工规定检验施工竣工图以及施工报告，重点审查具有隐蔽性特点的施工工作，积极落实施工报告的和验收记录的真实性，特别是对于设计工程的变更部分，需要认真审查档案资料和竣工图的准确性和完整性，并指导档案工作编制人员进行资料的正确归档和整理，进而确保竣工档案的准确性。
三、结语
综上所述，伴随我国社会经济的快速发展和进步，公路项目所覆盖的专业性越来越广泛，档案数量逐渐增加，档案资料与其他项目资料存在一定差异，公路档案的管理工作将会直接影响整个工程项目的安全运行。通过将建设工程与档案资料的同步管理，将会在一定程度上为公路项目的维修、养护以及后期检查等工作提供最为有效的档案资料，利于我国现代经济的建设和发展。
参考文献：
[1]王刚.浅谈塔河综合治理项目档案与工程建设的同步管理[J].新疆水利，2015（04）.
【关键词】建筑工程，档案 ， 监控，措施
【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.
【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure
中图分类号：K826.16文献标识码：A 文章编号：
前言
建筑工程中会形成各种各样的文档材料，有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等，这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，对建筑工程中档案的管理及监控加以重视十分必要。
1、 建筑工程项目中档案资料监控及管理中的常见不足
对建筑工程中的档案资料进行管理，实际上即对工程施工整个过程中涉及到的相关资料进行收集、整理、合理编制后归档、保管。因工期较长，因此资料的形成也需要较长时间。项目方面有些工程较多，且分散面广，由于动态管理而使人员流动性高，相关责任较难落实。
1.1资料收集不够全面
例如，某些工程上的设计有变更，在编制资料的时候，只将变更通知书进行记录，却未对相应的施工进行记录；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分交接验收记录没有签认手续等。
1.2资料不够准确
资料上的随意性比较严重，对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查；部分监测数据在所允许的误差范围内，害怕数据受到质疑，而引起不必要的麻烦，便填了一些留有余地的数据。
1.3资料收集与整理不够及时
对建筑工程相对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪录以及开工报告等。对于施工过程，根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。实际工作中，却离上述要求有较大距离，记录往往延迟，之后补“回忆录”的现象较为普遍。
2、 建筑工程项目中档案管理应关注的要点
2.1注重收集未被采纳的方案资料，这是由未被采纳的方案资料本身的价值性和工程档案完整性、连续性等特点决定的。
2.2注重收集设计基础资料
设计基础资料中的地质、地形、水文、气象以及各种技术咨询服务等是设计、施工和工程实施过程的重要依据，具有实用价值大、份数少、利用率高的特点，应列为档案管理的重点。
2.3注重完整、准确的竣工图纸
竣工交付阶段是整体或局部结束的阶段，施工单位在这一阶段要严格按照国家规定编制竣工图纸，按照工程归档规范及立卷标准进行整理后向档案管理部门移交。档案管理部门须对移交来的工程档案文件特别是对竣工图纸的完整性进行审核。竣工图的完整性和准确性具体体现在真实的反映项目竣工时的实际情况和过程、图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备等方面。工程档案管理人员要广泛涉猎各专业，对竣工图纸与现场实际情况进行比照核对，这样才能保证竣工图纸的完整性、准确性和归档的质量。
2.4注重收集先进、大型、精密设备安装调试形成的记录资料
机器设备在安装调试过程中受客观环境的影响，许多技术参数的实际值与设计值会产生差异。因此，设备仪器在安装调试过程的记录数据资料是非常珍贵的。设备仪器档案不仅要收集产品说明书、配件手册操作、维修手册、产品合格证等随机文件资料，也要对其安装调试数据记录提高重视。
2.5注重收集培训资料
为正确的对设备进行操作、维修、管理，厂家会对用户的操作管理人员进行专业技术培训，培训资料往往会分散到个人手里。由于参加培训的人员不一定全部直接从事设备的操作、维修，因此，要对培训资料进行收集，再次分发和归档备查。
3、 建筑工程项目中档案资料管理及监控措施
3.1与工程建设同步，进行全程监控
3.1.1及时对相关人员进行培训，提高工作质量
一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定，施工单位作为档案的最直接的接触方，其能否适应档案管理相应的要求及标准，树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。
3.1.2立项时应当加强资料监控
工程项目在立项、审批、勘察之前，相应的管理部门并没有成立，自然就缺少档案管理者。而工程准备时相关材料往往比较分散，同时，招投标以及勘察文件又放于工程管理部。如果没有对上述比较分散的相关资料进行及时收集，久而久之，会使收集上述文件的难度加大，甚至可能导致文件丢失。所以，在工程项目立项的前期，就应当及时介入档案的收集以及整理，由专人负责。
3.1.3对新设备的检验加强监控
新设备到货后，随之会有相应的图纸资料，值得注意的是，进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置，而国产设备所提供的使用手册又不足，这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度，就可能丢失设备资料。所以，必须建立合理的设备开箱检验制度并贯彻执行，对开箱权限予以明确。
3.1.4发挥合同的法律效应
档案管理部门应当参与起草合同的相应管理工作，将文件材料的归档以及积累当作合同中的重要内容独立为一条款，明确要求竣工文件材料相应的验收时间、质量以及份数、副本内容、归档范围，使相应的承建单位也对档案管理有足够的认识与重视，这样以来，就以法律形式保证了归档工作的落到实处。
3.2建筑工程档案的管理措施
3.2.1建立现场办公制度
工程档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。对出现的问题，能够及时查出参考资料，协助解决问题。所以，要在主动做好对建筑工程业务指导、现场跟踪服务，档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作。
近年来，国家档案局高度重视档案信息化工作，先后制定和了《电子文件归档和电子档案管理办法》《电子档案管理系统通用功能要求》《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设规范》等相关标准和规范，通过试点建设、示范应用、测试评价等方法和措施，推动档案信息化建设，促进电子档案管理能力的全面提升。然而，从电子档案全面质量管理角度来看，电子档案管理系统建设的质量仍有待提高；其中，系统功能实现的精细化、档案相关法规制度和标准的系统化嵌入等方面尚存在较大提升空间。因此需要从系统建设的源头明确质量目标，从系统建设过程中强化质量管控。
系统建设的质量治理框架
档案机构开展信息化工作的质量目标是高效率、低成本地建设一个能够支持现代档案管理业务开展的应用系统。而电子档案管理系统建设能否按照预期计划高质量建成，与参建人员综合能力、基础设施环境、现行法规制度，以及建设过程的规范性和科学性有很大关系，所以从系统建设之初就要明确影响质量的关键要素和质量控制框架。电子档案管理系统建设过程中所依赖的法规政策标准、系统建设需求、建设过程监管、软硬件设施支撑环境，以及参建人员能力和水平，都是决定电子档案管理系统建设质量的关键要素，如图所示。从图中可见，电子档案管理系统建设质量不仅要从最终输出的档案管理系统角度进行衡量，还需要追溯到建设过程中支撑、控制、输入和监管等环节的质量。这是因为电子档案管理系统建设并非一次性的成品输出，而是一个滚动建设和持续完善的过程。此外，多个立档单位与档案保管单位之间的业务协同和数据共享等特点，决定了电子档案管理系统建设的复杂性和特殊性。由此，需要从系统建设的支撑环境、需求输入、制度控制、过程监督、功能实现、系统运行和建设成效等方面进行全过程管理，最终形成一个满足档案机构实际需求的高质量电子档案管理系统。1.环境建设质量治理软硬件基础设施及其网络环境、建设项目资金等，是电子档案管理系统建设的基础支撑和电子档案管理系统赖以生存的生态环境，决定了电子档案管理系统建设成果能否得以使用。网络与软硬件设施，及其运行管理机制，直接影响了电子档案管理系统的功能使用、数据访问和业务开展。当前，网络技术、中间件、存储设施、服务器等基础设施的迭代更新速度很快，要求软硬件基础设施的更新换代需要保障档案系统的功能稳定、安全可用和业务的连续性，环境基础设施的质量治理能力亟待改进。2.需求分析质量治理档案机构及其人员是电子档案管理系统建设的主体，决定了系统建设的方向和目标。档案部门人员根据实际业务需要，提出信息化环境下开展档案服务工作的目标，最终形成系统建设需求，而需求的准确性和完整性直接影响了电子档案管理系统的设计和实施方案，因此档案管理人员的需求分析能力至关重要。通常，需求分析由档案管理业务人员和系统建设的专业技术人员协同完成，而双方在系统建设过程中需要不断地沟通交流，明确潜在需求和需求可能变更的方向。需求的变化和更新是软件系统建设的重难点，由此各方人员在分析系统需求时，不仅应充分理解现有业务活动流程、范围和要求，还应具有前瞻性思维，以发展的眼光来开展需求调研和分析设计，确保系统建设需求能够在较长的一段时期内保持有效。3.制度嵌入质量治理法规政策遵从性是电子档案管理系统建设区别于其他类型信息系统建设的重要特点之一。档案管理机构在开展各类活动时，需要在外部制度的基础上，提炼出本单位应遵循的条款和工作实施的具体要求。而后在电子档案管理系统建设过程中，将具体化的制度要求嵌入到系统中，尽可能实现系统自动化的制度遵从，减少人工参与度，更客观、有效地执行各项法规、政策、规范和标准。这就要求电子档案管理系统建设的相关人员熟悉并深刻理解各个层级制度中约定的各项要求，研究其应用场景及其间的关联关系，制定切合本部门业务活动的各项制度。同时还应借助监管手段和各种技术方法加强制度执行的质量，督促和检查制度执行过程中的漏洞与风险，并持续改进。4.过程监管质量治理电子档案管理系统建设是一项复杂的信息化系统工程，对其建设过程的监督和管理是保障质量的重要措施。档案信息化建设工作通常会采取政府招投标和政府采购等方式来选择供应商，并委托第三方机构（承建方）来完成电子档案管理系统建设的具体任务。承建方负责方案设计、系统开发、环境部署与集成调试；建设方负责全局规划、整体设计、资金筹措、明确需求等重要工作。对于电子档案管理系统建设的可行性研究、方案论证、系统设计、设备采购、软件开发、数据处理和系统测试等各个阶段，承建方和建设方均应采取过程质量控制方法，检验各自承担的任务，同时监督对方的工作。必要时还可引入第三方监理公司来协助建设方对电子档案管理系统建设的进度、成本、目标、任务、范围，以及合规性和有效性等进行检查。由此监理方的质量检查、风险控制、发现问题和诊断能力成为影响电子档案管理系统建设质量的重要因素。5.功能实现质量治理电子档案管理系统建设的一个重要的显性成果就是将档案业务融入信息系统的电子档案应用软件系统，作为档案部门及其人员开展业务活动的网络化工作平台，其功能的完整性、流程的合理性、数据的规范性是助力档案人员开展各项业务工作的重要保障。与一般的应用软件系统相比，电子档案管理系统的质量除了实现基础的系统管理功能以外，还具有档案业务的法规、政策和相关标准强执行性等特点，需要有标准符合性的质量检查。因此，电子档案管理系统的设计与开发需要深入了解档案业务事项、办理流程及其政策、规范要求，才能保证系统功能完整、流程合理且数据规范。6.运行维护质量治理以往的烟囱式、自给自足的建设模式正在逐渐被淘汰，而共建共享成为新的系统基础设施部署的共性特点。许多省级综合档案馆统一建成了区域性的数字档案馆基础设施运行服务平台，采取了海量存储、云计算的虚拟服务模式。云计算的IT集约化服务模式在统一规划、资源租赁、平台支撑和应用共享等方面具有较高的统筹性、规范性和专业性，但对各档案管理机构而言几乎是个“黑盒子”，即档案人员只需规范地按照操作规程使用，无需关注其背后复杂的技术方案和实现原理。一方面，这有助于档案人员集中精力钻研档案管理业务、提升档案信息服务；但另一方面，由于档案人员缺乏技术知识，对外包服务的监管和控制将成为提升电子档案管理系统质量的一项重要任务。7.应用成效质量治理按时完成建设工作，并顺利通过项目验收、保障档案人员能够基于应用系统开展档案工作，是电子档案管理系统建设的标志性成果。系统建设不仅要保障建设方获得一个高质量的电子档案管理系统，而且还需要承建方能够在建设成本范围内取得良好的信誉，积累经验和获取收益。因此，衡量电子档案管理系统建设质量，需要从建设工作成效多方面进行检查评估。近年来，“以评促建，以建促用”的电子档案管理系统治理理念和方法已经在我国各级各类档案管理机构得到很好的推广和应用，使建设方、承建方、监理方均能各尽其责、获得最大的收益和顾客满意度。
结语
系统建设的质量目标是最大限度地满足电子档案管理系统建设的利益相关方的所有要求，使各方都能够从中获得最大化的收益。对于电子档案管理系统的建设方即档案管理机构而言，其关注的重点在于系统建设的交付物即电子档案管理系统是否满足其档案工作的业务要求，是否能够安全、可靠地保障档案管理人员基于系统高效地履行档案保管职能、开展档案利用服务，是否能够将档案管理业务过程中的凭证、数据安全地记录和保存下来等；其质量目标重点定位于电子档案管理系统的功能、性能、安全性，及其对档案部门软硬件基础设施的合理利用等方面。档案管理机构中不同岗位的人员，关注的质量重点也不完全一样。管理者更为关注档案系统建设的进度、计划和成本，档案系统使用的成效；档案管理业务人员更为关注档案系统的功能全面性、界面友好性和便捷性；运行维护人员更为关注档案系统的技术架构灵活性、技术先进性、系统可靠性、过程记录的真实性和数据保存的安全性等。对于电子档案管理系统建设的承建方而言，其关注的重点则在于如何低成本、高效率、保质保量地完成建设任务，规避潜在的风险。总而言之，在档案信息化建设过程中，各方不仅要明确自身的质量目标，还需要充分了解对方的质量方针和具体要求，才能从系统的环境、架构、功能、性能、合规、安全和运维等方面，最大限度地保障电子档案管理系统的质量。
作者：赵紫毫 薛四新
关键词:基建项目档案;管理;信息技术;措施
Abstract: The construction project archives as an important part of the management, must keep pace with the pace in the thought and management mode, so as to ensure that the file called query facilities and the implementation of the project smoothly. In this paper, combined with the author's work experience, function and significance of archives management in construction project is analyzed in detail, and strengthen to talk about his own views on the current construction project archives management improvement.
Key words: construction project archives; management; information technology; measures
中图分类号：TU45 文献标识码： A文章编号：2095-2104（2012）01-0020-02
基建项目档案管理与其他类别的档案管理性质不同，作为项目实施的根本依据，从建设项目的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等项目管理过程，每一步都要进行详尽的档案记录。传统的记录形式包括文字、声像、图表等等，而其载体则是以纸张、磁带、胶片为主。公司基建项目档案管理以单项工程为管理单位，收集保存从项目立项直至竣工投产、评优及项目后评价的全套基建项目档案资料。按项目档案管理过程分为项目文件管理前期准备、项目文件收集、项目文件整理、项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目文件移交归档、项目档案验收七个方面的内容。对于资料的保存管理工作的加强，是我们一直追求的目标。档案信息的完整、精确是管理体系的几项基本要求，为了使得工程进展更为顺利，基建项目档案管理工作的加强是当下不容忽视的重点。
基建项目档案信息管理施行的基本作用
1.1全面控制并完善工程的施行状况
我国电力体系的基建项目所采用的都是责任承包制的管理方式，项目实施过程中的安全、质量和进度都由项目经理全权负责，进而保障工程实施的经济效益和工作质量。由此，笔者认为，在制定项目承包合同时，应该将基建项目档案的管理工作也划分到项目管理部门中，使得工程施工的整个阶段都能够有据可循，避免出现信息文件的缺损丢失，保障基建项目文件的完整和系统程度，进一步使得工作效率有所提高。
1.2项目审核和实施阶段的重要指导
基建工程的立项档案对项目工程的选择、审核、批准和确定的过程进行了详细且真实的记录，也就是说，记录的起点在项目施工之前就有了一定的累积内容。这一阶段的档案记录被定义为前期准备文件，它主要作为工程项目预算、招投标设计以及经费落实的关键依据和凭证，而项目预算、招投标设计时所记录下来的项目文件直接决定了项目勘查和项目设计细节，也就是说，这个阶段的档案文件记录的过程如果被忽略，那么整个基建项目的实施根本无从说起。小到基建项目所涉及到的电缆、钢托架等基本材料的质量检测，大到工程实施过程中电缆型号的选择、简便快捷且安全的正确安装方案，以及整个实施过程中的监督检查和调度安排都是要以工程信息档案为根本依据的。
1.3基建项目实施质量的直观反映
基建项目的实施质量决定了电力输送过程的安全和效益，对于电力企业来说，这两点是决定企业运营是否稳定的关键，而工程实施档案的管理也对此有所影响。基建项目的数量随着时代的发展而逐渐增多，我们对于电力基建项目的质量要求也有了更高规格的要求标准。实施过程的档案记录中，各项技术指标都要达到国家制定的相关标准，项目验收文件中必须由管理负责人的签字盖章，用最为直观的方式反映了工程实施质量。
加强档案信息管理的措施
2.1基建项目实施前，相应准备工作的铺垫
很多技术人员缺乏对档案管理的基本认识，并且感觉到基建项目档案的信息管理的存在是比较多余的，从而不配合项目实施过程中的档案记录。所以，笔者强调，在基建项目实施以前，要对项目所涉及到的单位和部门进行档案交底工作，让他们对档案记录和管理的重要性有所认知，从而秉持配合态度，有利于档案管理工作的顺利进行。笔者强调的重点之所以是“各个”部门和单位的原因在于，电力基建项目所涉及到的范围较广，且不同部门和单位所进行记录的档案类别都不相同，所以要将档案记录的责任落实到位，保质、保量并按时的将项目文件资料收集全面。在必要的情况下，可以将档案搜集的工作细节在承包合同中加以明确，从而保障相关档案管理工作的顺利施行。
2.2基建一体化信息管理系统的完善
基建一体化信息系统的完善是档案信息管理的根本所在，同时也是基建项目业务流程和业务表单统一、规范的基础保证。笔者认为，符合现代化的基建一体化管理系统应该符合以下几点标准：1.鼓励管理工作人员进行高效率的档案整理和维护工作，保障整体档案管理的工作效率；2.弄清基建项目档案信息管理的基本需求，争取实现规范化、现代化的档案管理目标；3.保证企业管理层对信息获取的快捷性和有效性，落实“集团化管理模式、一体化管理制度，加强公司的有效管理控能力”，从而推进档案管理工作的改进和完善。4.基建项目档案信息管理系统应建立统一的信息化平台、固化全网基建项目管理业务流程和业务表单、提升基建项目在安全、质量、造价、进度等核心领域精细化管理水平三大建设目标。
2.3管理范围有所明确，工作重点有所突出
项目准备、实施、监察和完工是基建项目过程管理的几大基本步骤，而在这几大步骤进行和完成的阶段都必然会进行相关的记录资料。几个重要阶段的文件范围可划分为：1.项目准备阶段。项目确立资料文件、项目审核批注文件、项目管理机构审批文件、招标投标文件、预算管理文件等等；2.项目实施阶段。基建项目文件、安装工程文件、材料检测文件和施工记录文件等等；3.项目监察审核阶段。监督规划文件、进度督查文件、质量管理文件以及监察总结文件；4.项目完工阶段则有验收管理文件、项目结算文件、完工总结文件等。而由于基建项目规模的大小、地域限制的条件以及电压等级的高低都有所不同，所以管理人员要结合项目实际情况，对管理重点进行把握，从而保证档案信息管理工作的顺利进行。
2.4管理人员素养的提升
当下的基建项目档案管理工作在系统管理方面是比较稳定的，而作为管理系统的中心人物——管理人员，其基本认识则关系到了档案信息管理工作的质量。笔者建议，加强对管理人员的培训管理，让其对档案管理工作的认识有所提高。同时，要将服务精神要强化到个人思想当中，并提升个人工作能力。建立明确的责任追究制度，完善档案管理工作的构建。
总结
综上所述，我们不难看出，电力企业的基建项目档案管理与一般的档案管理有所不同，不管是在专业程度上还是系统层面上，基建项目档案管理所要求的标准都较为严格。由于档案管理在项目实施中所占比例较大，同时对项目实施起到了控制管理的作用，因此，我们要重视基建项目档案的管理工作，从而使得基建项目的全过程管理更为完善。
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关键词：工程档案；管理；措施
中图分类号：TU726 文献标识码：B 文章编号：1674-3954（2013）21-0190-02
1 工程档案管理的阶段任务
1.1 工程招标阶段
工程招标阶段的主要任务是根据合同确定的，随着合同的签订而产生的。工程招标阶段的主要内容就是收集关于工程的资料，保证准确合理的档案，从而更好的为施工合同服务。尤其是一些重大工程的建设施工更是需要工程档案的有效服务，不管是工程设计、施工、监理等阶段都需要招标竞争来承揽，只要承包合同一签订就可以开始工程施工。注意在签订工程合同时要秉着谨慎细致的态度对合同中的每一项条款进行严格审查，确定合同规定的双方的权利和义务。合同的规定可以有效的对施工工程进行预检、质检，成立工程施工专门的档案资料。在对进行合同管理的过程中会形成大量的档案资料，比如：监理方和供应商、承包商与业主、承包商之间的合同变更、现场签证、业务信函等，另外还有施工材料的选购、施工机械设备、施工人员、施工质量、工程投资、工程监理的管理等档案资料，这些工程中的资料形成了档案管理工作的范围。并且，合同中还记录着工程施工的很多原始的资料，可以为施工中出现纠纷提供解决依据。
1.2 工程设计和施工阶段
工程设计和施工阶段是工程施工最重要的阶段和组成部分，同时也是构成档案管理的重要资料。要想保证工程档案资料收集工作的顺利进行就必须先做好工程和工程档案的同步管理工作，这不但显示了工程档案管理的水平和质量，而且还显示了工程对于施工建设的质量要求。负责工程档案管理的工作人员要定期到达施工现场进行勘察，积极参加工程的设计交底会、技术讨论会、工程调度会等，了解施工的实际情况，根据施工设计图纸和施工进度计划等相关规定制定档案资料，并确定档案资料的范围和主要内容等，另外还要协同工程技术人员进行对整个施工过程进行监控，保证施工环节、记录环节、整理环节、收集环节、整理环节等阶段的相关资料，并根据实际情况进行不断完善。
工程设计和和施工阶段必须严格按照施工设计与图纸进行施工，施工过程中可能会出现设计变更的情况，出现这种情况的原因多种多样，比如：设计人员设计好施工图纸之后发现与施工实际情况不符、或者是与施工现场条件的限制、施工材料、施工技术等不符，因此必须对设计图纸进行变更。施工设计图纸的变更加大了对工程档案管理的难度，因此就要求负责工程档案管理的人员必须严格工作，提高工作的质量和效率。
档案管理人员在工程设计和施工阶段要加强对于档案的检查和管理工作，并对档案的准确性进行校对，保证档案的完整性和准确性。比如：档案管理人员在整理《建筑工程质量保证资料》时要对施工使用的钢材进行分析，要根据钢材的出厂合格证、出厂试验报告、机械性能试验报告等进行检测；如果是进口钢材还要对其化学成份进行检测并进行焊接试验；施工单位不但要检查钢结构的出厂合格证，还要对钢材进行随机取样检测，检测好之后根据钢材的级别进行排序并标号。
另外，档案管理人员还要注意收集施工隐蔽工程的资料，便于工程之后的维护和运行等。
1.3 工程竣工交付阶段
工程竣工交付阶段主要是对工程档案资料进行完善，这也是影响工程档案资料完善性和准确性的关键。工程竣工档案的质量要求：完整、图物相符、齐全、统一规格、优良纸质。工程经过招标和设计之后已经初见工程档案的雏形，这时候要注意谨慎，认真审核每一个竣工资料（检查资料的完整性、准确性等）。如果工程档案资料不符合要求则要提出书面建议进行整改，对于验收中的问题要及时进行复查和整改，最后要有各个部门的签字确认再进行归档即可。
2 工程档案管理的具体操作
2.1 统筹部署，健全管理体系
工程施工时要结合档案管理工作建立健全的企业档案馆、项目档案室、施工资料员三级管理体系，保证档案管理工作和项目建设工作的同步进行。工程项目申请之后要开始对档案资料进行收集和整理，验收工程项目时要根据档案资料进行验收，提高归档的质量。
2.2 加强工程档案管理队伍建设
工程档案管理队伍的建设要注意以下几个方面：①培养工程档案管理队伍中的工作人员要具备一定的专业水平、专业技术、专业素质等。⑦不要随便的变动队伍中的人员。尤其是工程规模比较大，施工时间比较长的工程更要保证档案管理队伍中工作人员的稳定性。另外，要定期开展对于工作人员的培训，不断提高工作人员的专业素质，利用计算机网络信息管理等现代技术进行管理，增强工作人员的现代化意识，现代化管理手段，实现准确、快速的查询施工信息，更好的为工程管理服务。
2.3 建立现场办公制度
企业要建立健全的现场办公制度，工程档案管理人员要在施工现场进行办公，根据现场调查不断收集资料，定期开展技术例会，随时掌握施工的进度情况，对施工情况进行详细记录等。针对档案管理中出现的一些问题，工程档案管理人员要及时根据参考资料、施工情况等及时处理好问题。
2.4 建立资料归档会签制度
建立健全的资料归档会签制度，工程档案部门建立的资料归档会签制度，主要有以下几个方面：验收会签制度、考察培训资料会签制度，建立相应的资料归档会签制度可以有效的防止档案资料的流失，便于工程后期的维护和使用等。
2.5 拓宽新领域，扩大收集范围
工程档案管理人员要根据施工的实际情况、施工特点等不断扩大工程合同、监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等资料的收集范围，加强施工竣工档案资料的完整性、连续性、准确性、客观性等，从而使档案资料能够有效的显示出工程施工的整个过程。
3 工程档案管理的关注要点
3.1 注重收集未被采纳的方案资料
没有被采纳的方案资料具有连续性、完整性等特点，一般在工程正式立项之后要具备可行性分析、施工设计、工程招投标文件等，虽然这些都不能作为工程设计的基础资料，但是每一个文件和方案对于工程施工而言都需要投入一定的人力、物力和财力，所以这些文件和方案都具有一定的参考价值和意义，这些文件和资料对于工程的后期改造、扩建、新项目建设等都具有重要的作用和影响，有利于保证工程档案的完整性和连续性等。
3.2 注重收集设计基础资料
工程档案管理工作要加强对设计基础资料的收集工作，这些基础资料主要有：施工场地的地质条件、地形、地貌、水文条件、气象条件、施工技术等，这些基础资料的收集对于工程设计和施工都具有重要的价值和意义，并且这些资料具有份数少和利用率高的特征，所以应该作为档案管理中的重点进行管理点。
3.3 注重收集准确的竣工图纸
竣工图纸的交付是工程最后一个环节，竣工图纸的绘制要严格根据国家对于竣工图纸绘制的相关要求和规定进行设计，设计好之后要根据工程归档规范和立卷标准进行整理工作，整理好之后要移交给档案管理部门。档案管理部门要对竣工图纸进行严格的审核，尤其是竣工图纸的准确性（其准确性主要表现在该图纸是否反映了施工的实际情况、是否与实物相符、数据是否准确、签证手续是否齐全等），因此负责审核竣工图纸的工作人员必须熟悉相关的专业知识，将竣工图纸和施工现场的实际情况进行对比，保证竣工图纸的准确性和归档的质量。
3.4 注重收集设备安装调试形成的记录资料
施工使用的机械设备在安装调试的过程中因为各种客观环境的影响，所以可能导致其技术参数的实际值和设计值不同。所以，机械设备在安装调试的过程中记录的一些数据显得尤其重要。使用的设备仪器档案要具有产品说明书、操作手册、维修手册、产品合格证等资料，另外要重视机械设备的安装调试数据。
3.5 注重收集培训资料
因为施工开始之前还会一些负责操作机械的工作人员和施工人员等进行培训，这些培训资料中有很多设备操作、维修、管理的资料，但是这些培训资料一般都分散在个别人手中。因为参与培训的人员不一定都参与了工程施工，所以要将这些培训基础也都收集起来，然后再次的分法并进行归档。
4 总结
综上所述，我们了解到建筑工程档案的阶段管理的相关知识，并对施工各个过程中的资料收集进行探讨，利用计算机等高科技管理手段和技术提高管理的质量。
参考文献
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[关键词] 公路施工；安全生产档案；管理路径
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 073
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0149- 03
1 前 言
现阶段，为了提高人民的生活水平，促进国民经济的进一步发展，加强公路事业的建设是社会发展的必然趋势。在公路建设的过程中，施工作为重点阶段，该阶段工作直接影响工程质量，但是施工过程中存在诸多风险因素，极易引发安全事故，所以施工企业应当提高对于安全管理的重视，树立正确的管理意识，将施工档案的管理作为重点工作。现阶段，我国了一系列安全档案管理条例，明确指出安全档案管理工作应当贯穿在公路施工的整个过程中，这对于公路施工安全生产档案管理提出了新的要求。
2 公路工程施工生产档案的基本特征
2.1 档案内容及其形式的多样化
就公路施工来说，档案管理贯穿于施工全过程，在公路项目招标、设计、施工及其维护阶段，均会产生大量档案资料，尤其是某些工期较长的公路工程而言，档案资料内容涉及面较广，且形式趋于多样化发展。一般来说，常见的公路施工档案主要包括招标文件、施工方技术文件、工程调整档案、会议文件、质量检测文件及其验收档案等。所以，在公路工程施工中，档案的形式多种多样，且内容较多，这进一步增大了档案管理的难度。
2.2 档案的专业化及其利用价值
在公路施工的过程中，施工技术通常较为先进，在此基础上最终形成的施工档案的专业性及其技术性也较为突出。同时，为了保障各项工序的标准化、统一化开展，实行档案管理具有更大的利用价值。需要明确的是，由于施工档案属于真实的、客观的文件资料，可以全面反映施工企业的管理质量及其施工水平，管理档案在其投标过程中具有十分关键的作用。
3 公路工程施工生a档案的主要问题
3.1 档案资料编号不连贯
在公路的建设过程中，大部分施工人员来自不同的部门，通常来说，施工管理人员能够统一分类不同的档案资料，并对其进行编号，这也是提高档案日后查询便捷性的必要途径，在编写档案编号的过程中，一般依照分类号、项目号或者案卷号进行制定及分类。但是在实际的工作过程中，档案资料编号的连贯性较差，难以依据档案资料做出完整的判断，这对档案管理造成了极大的负面影响，难以及时发现遗漏的档案，甚至存在档案缺失的情况，影响竣工阶段的结算[1]。
3.2 工程档案资料质量较差
逐步提升档案资料的管理质量是当前档案管理应当重视的一大问题，只有在保障档案质量的情况下，才能全面发挥档案资料的根本价值，提升档案管理的管理水平。但是就我国目前的公路施工档案管理来说，大部分档案的质量无法满足施工单位的基本要求，档案质量的影响因素较多，例如难以按照标准化模式整理及其收集案卷资料，工作人员依照个人主观意志开展档案管理工作等均极大的降低了工程档案资料的质量。
3.3 档案管理同公路施工不同步
在公路档案的管理过程中，只有保障档案管理同公路施工进度的一致性，才能保障档案数据的准确性及其有效性，如果二者不同步，不仅会影响公路施工工程的正常进行，同时也不利于档案管理工作的开展。就目前来说，导致施工同档案管理不一致的主要原因即人员紧张以及档案管理难度及其工作量较大，加之施工单位并未制定相关管理体制造成了管理人员的滞后性，难以激发工作人员的工作热情。另外，档案管理人员通常较为重视公路施工质量、成本方面的档案管理，未树立安全生产档案管理的意识，这一情况不利于施工单位施工的安全进行，且容易增大风险。
4 公路工程施工生产档案的完善策略
4.1 完善档案管理制度体系
目前，公路在社会经济发展中的作用更加突出，同时公路建设项目的范围不断拓宽，在公路项目的施工过程中，通常会产生大量的施工资料，为了实现施工档案的有效管理，施工企业应当完善档案管理的制度体系。一方面，施工企业应当在内部建设档案管理体制，改变传统的管理方式，引进先进的管理技术，创新管理手法，实现档案的标准化管理。另一方面，随着社会的发展，精细化管理是各个领域管理中不可或缺的管理方案，公路档案的精细化管理是提升管理质量，保障档案管理同施工进度一致的主要手段[2]。
4.2 实现档案的统一化管理
如果公路工程量较大，就应当在编制档案资料之前，同相关管控机构进行沟通与交流，明确档案管理的重点，需要指出的是，不同的建设项目应当统一化编制档案，尽可能避免出现多种管理标准这一情况，以此才能保障档案管理工作的合理进行，保障档案的质量，为公路施工期间或者工程竣工期间的质量检测工作创造良好条件，也为管理人员的查找提供便捷性。
4.3 强化安全生产管理档案
由于公路施工的技术性较强，所以公路施工档案具有一定专业性，在施工档案的管理过程中，管理人员应当保障档案的分类整理及其高效利用。施工单位应当意识到管理人员的素质直接影响档案管理的水平，并且在招聘期间将人员的专业水平纳入重点考察范围，同时强化档案管理人员的培训力度。同时，作为档案管理人员自身应当树立正确的思想观念，正确、积极面对自身工作，重视个人管理，重点建设安全事故档案资料管理数据库，尤其是针对施工过程中的安全事故，应当进行事先分析，并针对存在的风险提前制定安全档案管理的应对方案。在实际工作过程中应当将以下几点作为切入点。
首先，针对公路施工过程中已经发生的安全事故，档案管理人员应当依据事故发生的地点、原因、时间等详细记录，并制定为专项性的专题目录。档案管理人员应当强化对于安全事故信息的采集工作，将以往本单位或者其他单位发生的重大安全事故整理为文件，并依据其具体形式进行划分以目录形式呈现，然后依据档案目录制定专题，比如机械事故、运输事故、基坑事故等，为公路建设过程中不同安全事故资料的查找奠定基础，保障自身安全生产档案管理的有效性[3]。
其次，针对施工企业或者相关公路施工单位所进行的公路施工安全档案，档案管理人员应当将全面收集资料并纳入专题管理中。需要提出的是，档案部门的管理人员应当参与事故处理的全过程，一方面，主动收集安全事故的发生原因，并协助分析有效的理方案，避免偶然事件的发生阻碍施工的正常开展。另一方面，档案管理人员应当在了解安全事故的基础上准确记录，避免主观意念，同时依据先后顺序将其编制入库，形成完善的档案管理库。
最后，档案管理人员应当强化其同相关监管部门的联系，向其了解安全生产档案管理的要点，并向管理机构提交本单位安全生产管理档案。然而，仅仅依靠公路施工单位安全生产档案管理部门的管理，并不能达到实际要求，施工企业应当积极建设档案信息库，将信息采集工作纳入重点考察范围，通过系统化的管理模式发挥安全生产档案管理在公路施工过程中的积极价值，并将其作为企业管理水平的评价标准之一。
4.4 安全专题档案教育作用
通过多种宣传模式凸显安全管理档案的基本作用，一方面，组织员工开展安全生产法制讲座，在安全档案学习之后，使其明确安全生产的重要性，在不断规范自身行为的同时，也能辅助相关档案管理人员开展档案管理工作。另一方面，全员员工应当以安全生产档案作为依据，开展安全知识教育，明确事故隐患、安全的施工技术等，使工作人员明确安全生产的基本常识，全面凸显安全专题档案的教育作用，这也是促进安全生产档案管理的长远发展的必要途径[4]。
5 结 语
一般来说，公路工程施工跨越周期较长，施工工程各个工序的也较为复杂，在实际的施工过程中，也容易出现工程变更的情况，所以公路施工对于档案管理的要求较高。另外，在不同的施工阶段，档案资料的管理重点也不同，档案管理的内容较为广泛，形式复杂，为了达到施工档案管理的根本目标，管理人员应当不断提升自身水平，明确档案管理中存在的问题，并逐步完善，以此全面发挥档案管理在公路安全施工中的价值，促进我国公路建设事业的健康发展。
主要参考文献
[1]赖予莹.高速公路施工单位竣工档案管理研究[J].建筑工程技术与设计，2015（13）.
[2]李彤彤.关于公路施工机械设备安全管理的策略探讨[J].经营管理者，2015（15）.
【关键词】施工企业；档案管理；信息化；对策措施
随着我国经济建设的快速发展，城市建设规模不断扩大，施工企业数量日益增加，档案信息化管理作为企业管理工作中的关键环节，对施工企业的决策效率和经营水平有着重要的影响。施工企业的档案管理内容十分复杂，包括声像档案、会计档案和科技档案等，其中科技档案的管理任务是最为艰巨的。传统的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已经无法满足当前施工企业档案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企业档案信息化管理工作就成为了工程界和档案部分面临的难题之一。本文通过分析档案信息化管理目前存在的一些问题，提出合理的解决方法，以期提高企业档案信息化管理的水平。
1.施工企业档案息化管理现状分析
（1）目前施工企业基本都有资料管理软件系统，可以完成一些技术资料的填写和保存功能，而且已输入了大量的内容。施工企业由于施工作业的范围大、专业多等特点，暂时无法形式统一的企业规范标准，存在的问题较多。尤其是完成项目工程档案管理的要求，具有通用性却无专业性，基本不能完成企业综合档案管理的要求。
（2）企业机关档案管理方面也有一些档案管理软件的应用，但基本都是以文书档案管理为主，企业在档案管理方面的思路也同样接近用文书档案管理的方法和思路来管理其他类别的档案，尤其是工程档案。
（3）企业档案管理部门对于工程档案“不建档”。目前很多施工企业的档案管理部门鉴于工程档案的专业性强或库房容积以及其他因素对于建设项目的工程档案不接收或不敢接收。
（4）施工企业在具体施工工程结束后按规定需向建设单位移交竣工档案，而企业承建的项目多，面向的建设单位多，建设单位的要求基本不同，加之工程专业多，对于建设工程的文件的分类、档案的分类和案卷的组卷方法基本不能统一。
（5）施工企业的组织机构复杂。那么实物档案移交、管理模式也同样复杂，信息化系统的建设使用会随档案管理的模式、载体类型的不同也会同样复杂。
（6）施工企业档案多样化，专业性极强，所以要求档案管理部门人员必须懂工程也需熟悉档案专业知识，从目前来看人才很难保障，要想实现信息化管理难度很大。
（7）档案编研的面窄同时难度大。档案的价值在于利用。施工企业在经营活动中需要对企业档案进行编研，以获取一些专业的工艺施工方案以及投标经营信息和企业内部定额修编的资料。但目前施工企业的实物档案的管理方式和管理的思路远不能满足企业管理过程中对于档案利用的需求。
（8）目前档案信息化管理过程中，电子档案的接收和归档工作主要采用两种方法：
一是对原始纸制档案文件进行扫描，要求各单位提交纸制档案的同时提供一份扫描件，此方式的优点有：
①兼容性好，凡是纸制档案都能够扫描成电子文件；
②管理成本较低，基本上是统一的格式；
③易于利用，可以通过免费的软件打开查看。
但同时也存在一些局限性：扫描形成的电子档案基本上是图像格式，丢失了很多电子文件本来具有的信息；文件一般比较大，占据较大的存储空间，而且需要现有纸制档案，并没有减少档案制作单位的成本，因而会影响档案提交单位的积极性。
二是要求提交原始的电子文件，包括DWG、Word、Tiff等各种格式文件。此方式的优点是提交成本低廉，能够很快提交，因为各种电子文件都是现成的，而且文件信息全面，不会丢失任何信息。但这种方式也有缺点：
①不能有效地保证电子文件的真实性、完整性和可靠性；
②管理和利用成本高，因为各种各样的电子档案文件需要相应软件的相应版本才能打开，这样施工企业的档案管理部门要储备各种软件，这显然是不现实的；
③这种方式缺乏对电子文件知识产权的保护，如设计文件是设计院的知识产权，设计院更愿意提供晒图而不是DWG文件。
（9）企业档案信息化管理系统的数据格式会多样化，同时数据库会很大，如何统一格式并管理大数据是目前企业档案信息化管理的另一难点。
从目前来看，要更好地实现建设企业档案信息化管理，企业所需的资源还比较困乏，技术力量还比较薄弱。传统的手工方式已远远不能满足现代企业管理和企业档案信息化管理的要求。如何实现现有档案的数字化，最终实现以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的的服务模式是企业档案管理的前景目标。
2.对策措施
2.1 在借鉴前述两种电子档案的接收和归档方法各自优点的基础上，电子档案文件格式必须统一。文件格式统一须考虑以下问题：
①兼容各种格式的电子文件。工程项目包括勘察、设计、施工、验收等多个环节，在每一个环节都可能使用各种不同的应用软件。
②必须保证了电子档案的有效性、原始性和不可更改性。
③矢量内容清晰、真实、美观，并支持全文检索。
④必须降低电子档案生成成本。
⑤文件本身与著录信息、元数据信息需浑然一体。
⑥易于存储、管理、分享利用。
⑦提供全文批注、标注功能。
⑧可接收各种扫描文件。目前有些批文是多部门盖章，没有电子文件；有些设计院还不提供电子文件。这部分内容，可以通过扫描文件进入到本系统，系统应自动进行保真压缩处理，保证各种支持不同手段的电子文件获取方式。
⑨良好的知识产权保护措施。要求各相关单位提交电子文件，可能会引起各单位知识产权保护方面的顾虑，可根据生成者的设置达到只能查看使用，不能被再次修改、复制等其他方式的利用，达到保护知识产权的目的，从而降低收集电子档案的难度。
⑩支持技术认证机制。要求支持数字签名，使用数字签名被多种操作系统和硬件平台支持。数字签名的全部信息完全包含，包括签名日期、摘要算法、签名算法、签名值、证书信息等。数字签名必须视觉呈现。呈现数字签名的电子印章、手写签名等必须自包含。因此，建议电子档案的格式选择PDF文件格式。
2.2 企业建设项目电子档案管理的要求和目标
施工企业承建工程项目部需根据企业档案管理部门、城建档案管理部门和建设单位竣工档案管理部门的要求实现项目工程文件录入、分类、著录、电子化及工程竣工档案资料的编制。
工程建设中的现场文件、资料、竣工档案信息化管理要求达到以下目标：
①实现工程现场文件、资料管理的规范化管理，将工程规范和工程划分（WBS）、工程表格直接挂钩，简化施工、监理单位工程资料表格的填报程序，提高工程现场资料填写的准确性和规范性，节约管理时间。
②建立一个较完整的现场文件和资料的管理体系，将现场资料的产生和工程进度计划及文件检查结合起来，采用事前计划，事中控制，事后检查的方式进行管理，形成一套现场文件、资料填报、审批、检查的信息化系统，指导和控制现场文件的形成。
③使用文件、资料的自动编制和自动导入系统，达到工程竣工档案的自动编制，保证编制的规范和准确，提高竣工档案的编制效率，减少竣工验收阶段文件归档工作量，大大缩短竣工档案的编制时间。
④在以上的基础上实现工程文件、资料的网络化审批和计算机智能化审查，提高文件、资料审查的准确性、完整性和系统性，提高资料、文件的审查效率并能及时对工程过程中资料数据进行统计、分析。
⑤在项目竣工档案验收完成后通过标准数据移交给城建档案管理部门和施工企业档案管理部门。
2.3 企业档案信息化管理的要求
企业上下应统一标准，采用一致软件，实现多室一体化，多项目一体化，有利于促进企业档案信息化管理和服务的进程。
①加强培训。根据建筑企业档案管理的实际情况，有针对性的进行计算机、网络与应用系统的相关知识、操作的培训。同时根据建筑企业档案管理的特点，有针对性的进行档案业务基本知识和档案信息化知识培训。加强企业档案信息化软件系统维护人员培训，包含：数据管理，各业务模块使用权限的控制，以及意外事故的处理等。
②档案移交、管理分类方案的确立。集团公司档案管理部门对工程项目竣工档案的形成、收集整理及移交形成一套规范。对企业和企业分、子公司的档案的分类、文件的分类、组卷规则，以及档案的管理模式要有统一的要求。3、业务管理规定和档案管理制度的建立。企业应建立企业档案管理和信息化管理方面的制度建立，加强业务数据检查、提交管理办法和业务衔接的要求。
2.4 企业档案信息化管理系统软件结构需求特点
根据建筑企业档案管理的特点，软件系统的选择或开发目标和原则，结合不同业务的特点，整体方案宜采用C/S（客户端/服务器）加B/S的混合模式体系结构来满足目前和以后的业务需求。C/S结构具有执行速度快、使用维护方便等优点。档案管理部门采用C/S（客户端/服务器）结构运行模式。检索系统采用目前流行的B/S（浏览器/服务器）模式，整个系统在逻辑上分为三层，第一层为表示层，提供用户和系统之间的交互；第二层是应用服务器，实现具体的业务逻辑；第三层是数据库服务器，负责数据的存储、访问及其优化。根据档案数字化管理将来开发的信息系统要求，系统应可以提供XML标准数据接口，数据库也可以迁移到其他数据库上。
3.结语
施工企业档案信息化管理水平决定了企业的管理效率和未来的发展。因此，档案管理人员必须重视企业档案信息化管理工作，结合企业档案的特点，在实践中不断丰富档案信息化管理的技术知识。同时采取合理的方法解决好当前档案管理信息化存在的问题，以此提高档案信息化管理水平，从而促进企业的发展。
参考文献：
关键词：市政工程；档案管理；市政建设；服务职能
市政工程档案真实地记录和反映了城市建设中智力创造和劳动的全过程，对市政设施建成使用后的管理、维修、养护、改建、扩建等技术工作的决策、设计都起着重要的凭证和依据作用，且对其他城市建设项目的开展发挥着重要的借鉴作用。做好城市工程档案管理工作，对于更好地辅助和支持城市建设活动，提升城市建设档次和质量，美化城市环境和提升城市基础设施服务性能有着重要的意义。
一、市政工程档案管理对城市建设的服务职能分析
市政档案管理工作对城市建设的服务职能主要体现在以下几个方面：
1.市政工程档案管理是城市建设规划的基础
不论是新城建设活动，还是旧城改造工程，都需要在全面掌握城市现有基础设施、交通路线、地下管线情况的基础上进行，而市政工程档案是这些信息的主要来源，因此只有做好市政工程档案管理工作，才能为今后的城市建设互动提供详实、可靠的基础信息，才能保证城市建设规划的科学性和城市建设活动的可行性。
2.市政工程档案管理是保障城市建设质量的重要基础
建设部颁发的《城市建设档案管理规定》明文规定：“列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前应当提请市政档案管理机构对工程进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”可见，市政工程档案是城市建设工程质量保障日系中不可或缺的重要组成部分，严把市政工程档案管理关，对于维护城市建设秩序，保障建设质量至关重要。
3.市政工程档案管理为城市建设活动提供了科技资源储备库
市政工程档案中记录着市政工程建设活动中的技术使用、施工方法、材料、设备等重要信息，记载着新材料、新设备、新技术应用方法、应用过程和应用成果等极具价值的科技信息资源。在城市建设活动中，通过查阅和参考这些档案，可更好地指导新建工程的开展，使之工艺、方法等更具经济技术可行性。
二、市政工程档案管理服务职能发挥对策
为充分发挥自身对城市建设活动的服务职能，市政档案管理人员应从以下几个方面做出改进：
1.强化市政工程档案规范化、标准化建设
《城市建设档案管理规定》及省、市市政档案管理部门，为市政工程档案管理活动提供了明确的标准和原则，市政工程档案管理人员应予以认真贯彻和落实，这是减少市政工程档案管理失误和发挥其服务职能的重要基础。除此之外，市政工程档案管理部门还应全面贯彻规范化、标准化理念，采取全过程档案管理法，针对城市建设工程的设计阶段、招投标阶段、施工阶段、竣工验收阶段分别制定细致可行的档案收集、整理方案，以保证档案的完整性和可靠性。
2.提升市政工程档案的延续性
随着我国城市化进程的不断推进，城市人口、城市建设规模均不断扩大，因此市政工程的建设规模、功能、数量等也发生着相应的变化，这导致许多陈旧的市政工程档案中的信息与实际情况产生偏差。为保障市政工程档案管理工作能够持续、可靠地为城市建设活动发货服务职能，市政工程档案管理部门就必须确保档案管理的延续性和档案信息的时效性。例如：当市政基础设施的布局、数量等发生变化时，市政工程档案管理人员应及时对建设部门进行咨询，必要时开展实地考察活动，以确保变动信息的可靠性，并将新的布局、数量等信息录入相应的工程档案，以保证市政工程档案信息的时效性，为今后其他城市建设工程的开展提供更可靠的依据。
3.提升档案管理信息化水平
提升市政工程档案管理工作的信息化水平，对于丰富服务方式，提升服务效率有着重要的意义，当前市政工程档案管理信息化水平的提升应注重以下几点：（1）积极转变档案管理工作方式，全面借助计算机、网络等媒介开展市政工程档案的收集、整理、保存、开发活动；（2）不断提升当那管理人员的信息化素质，引导档案管理全员积极学习信息化知识和技术，并结合档案管理信息系统的不断升级、改造，开展相应的技术培训和知识讲座活动，使档案管理全员的信息素养的提升跟得上档案部门的信息化建设速度；（3）应与各级市政档案管理部门进行积极沟通，在此基础上通过信息化手段实现市政档案系统内的信息资源共享，为城市建设部门查阅、调用档案资源提供方便，同时为市政工程档案部门开展社会打下良好的基础。对此，市政工程档案管理部门，应注重并不断强化档案管理信息化建设，在加大信息化设备、技术投入的基础上，有意识地减少纸质档案数量，强化数字化档案资源的建设与开发利用，进而提升市政工程档案管理工作的成效，以为城市建设活动提供更快捷、更方便、更全面的支持。
三、 结语
综上所述，市政工程档案对城市建设活动有着重要的服务职能，对城市建设工作的开展有着重要的参考价值，做好市政工程档案资源的收集、整理、开发与利用工作，是市政工程档案管理部门的重要职责，为城市建设部门提档案资源和档案服务是市政档案部门的重要职能。鉴于此，市政工程档案管理人员应在认真遵守和贯彻市政工程档案管理规定和政策的基础上，从规范性、延续性、自动化等方向入手，不断提升市政工程档案管理效率，并主动发挥对城市建设工作的服务职能。
参考文献：
[1] 王岩.论市政档案管理对市政建设方面的作用[J].城市建设.2016（9）：238.
[2] 杨东权.在中央和国家机关档案工作会议上的讲话[J].中国档案.2011（5）：14-20.
[3] 陈红意.浅谈如何做好市政工程档案工作 提升服务品质[J].办公室业务.2013（11）：69.
