时间：2023-06-02 09:57:28
1、基础设施老旧。__镇现有档案室2间36平米左右，面积偏小，环境简陋、存在漏雨、阳光直射、潮湿、通风不良，墙壁掉皮等现象，无防火设施、档案柜陈旧，部分生锈打不开，使档案受潮、发霉。
2、档案收集不全。各站所、村、社区形成的文档材料、专业档案和照片收集、整理收集不完整，归档率低。部分文书档案遗失、年份衔接断档，重要档案丢失。
3、档案意识淡薄。各站所、村、社区没有形成良好的存档意识，档案未及时交到镇档案室管理，致使档案散落丢失。养老保险、土地确权等部分基础档案自行保管，安全性不高，利用率低。
结合__年县档案局执法检查和年终考核，集中整理各站所、村和社区10年（2004年-__年）档案，形成环境良好、存档有序、便于查阅、管理规范的新局面。
（一）准备阶段
制定整改方案，设置专门档案室，采购密集柜与相关硬件设施，明确相关负责人。召开部署动员培训会议。邀请县档案局专业工作人员进行培训、培训内容为档案年限的分类、接收档案类型和存档流程等。参加培训人员：档案室工作人员、各站所、村和社区工作人员各1名。（__年1月26日）
（二）实施阶段
1、各站所档案，各站所抽调一名工作人员负责整理、按年限装订后移交镇档案室。镇征地、土地管理、养老、医疗保险、土地确权、民生等档案为重点档案，全部移交到镇新档案室管理。（__年1月22日—-__年2月18日）
2、每个村和社区整理2004年—__年每年的各项计划、安排、总结、各类报表、会议记录、发展党员及亮点工作，由各村、社区装订成册后及时移交镇档案室管理。（__年2月26日—__年3月10日）
（三）验收阶段邀请县档案局专业工作人员进行验收，验收标准与其他乡镇标准一致。对于验收不合格的由相关工作人员在专业人员的指导下，继续整理，直到验收合格为止。（__年3月20日—4月1日）
1、加强组织领导。各站所、村和社区对此次工作要高度重视、积极配合，组织专人认真梳理2004年至__年重点档案，移交镇档案管理人员将其存档，以防档案遗漏、丢失。镇经济发展中心做好档案用具的采购、装订、保障工作，党政办李晓雪负责全部档案接收、验收工作。党政办视工作需要协调、抽调相关工作人员推进此项工作。
一、传统和现代档案整理的共性
任何一种物质都有其自身的结构形式，档案也有其结构的特性，在档案整理的过程中，通常可以总结出档案自身的结构特征，掌握了这些特征之后就可以将非档案结构的物质转化成档案结构，因此无论是对传统的纸质档案的整理还是对现代的电子档案整理，都要严格的根据其自身的结构特征对其进行有效的处理。
在对档案物质结构了解的过程中经历了不同的阶段，在不同的时代，人们对档案结构的认识也存在着一定的差异，因为档案整理存在着一定的共性，所以在档案整理工作中就要以不同时代人们的认识作为出发点，对传统的档案整理工作和当今的档案整理工作有一个更加全面和科学的认识，从而能够更好的总结出自档案整理中应该遵循的原则。
二、档案的物质结构和传统档案整理
在对传统档案进行整理的过程中，人们对档案物质结构并没有一个十分清晰的定义，档案是文件的集合，它展现了文件之间在时间层面上的联系。当前我们要将这些不同时期的认识综合在一起，才能顺利的总结出不同时代人们对档案整理工作的认识重点，也有人将其概括成文件集合和文件之间历史联系的结合体。
对于潜意识当中的传统档案物质结构，我们尤其要关注的一点就是在这样的档案形式当中，文件集合是物质形式，但是文件之间的历史联系是非常抽象的，它不是以物质的形式存在的，它只是一种文件之间的信息。所以文件集合是其中唯一的物质，为了使人们对这一点有更加充分的认识，我们也将传统档案时代的档案结构形式称作是档案的单一物质结构。
尽管档案学很早就发现了文件之间历史联系的六个特征，也就是说，已经认识到了文件之间历史联系是多维的，并且由此提出了“必须最大限度地保持文件历史联系”的档案整理原则。但由于传统档案整理要用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系，且只能一维地记录和保持文件之间的历史联系，所以我们就必须客观地认识到，“利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系”是一块“短板”，实际上它将阻碍传统档案整理在实践上实现文件之间历史联系的多维记录。因此，档案学所提出的“必须最大限度地保持文件历史联系”只能被弱化为“尽其所能地保持文件历史联系”，这是在“单一档案物质结构”的意识下，传统档案整理所无法违背的又一个客观规律。
三、档案的物质结构与现代档案整理
当前人们对档案物质结构的认识在不断的深化和发展，档案双重物质结构认识的形成也就意味着人们在实际的工作中可以更好的认识和发现现代档案整理工作中所固有的一些规律，只有这样，才能更好的帮助中国的档案学者在实际的工作中更好的推动相关工作的开展。
在“档案双重物质结构”的模型中，“文件集合”仍然是一种物质，“文件之间的历史联系”也依然存在，而它与档案的单一物质结构所不同的是，在档案物质双重结构中出现了另一种物质――“历史联系的记录”。通俗地说，档案物质双重结构中，不仅文件集合是一种物质，而且“历史联系的记录”也是一种物质，所以它才被称为“双重物质”。千万不要低估了档案物质结构的这一变化，正是因为这一变化，形成了现代档案整理的特点与规律。
“历史联系的记录”的出现表明，现代档案整理不再认为利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系是档案整理的唯一方法，而是认为利用“历史联系的记录”来记录文件之间历史联系是一种更为科学和实用的方法。所以在现代档案整理中，“历史联系的记录”就成为记录和保持文件之间历史联系的物质。由此档案中的文件之间历史联系关系信息的承载者，已从单一档案物质结构中的“文件集合”，转移到了档案双重物质构成中的“历史联系记录”。而利用“历史联系的记录”这种物质，来专门记录文件之间的历史联系，就成为现代档案整理的一个必须恪守的法则。
“历史联系的记录”在档案物质结构中的出现，不但能将文件之间的历史联系用物质的形式加以记录和保持，更为重要的，我们能彻底摆脱利用文件集合只能一维地记录和保持文件之间历史联系这一规律，实现过去已经想到的但又总是无法实现的多维记录历史联系的夙愿。能多维地记录和保持历史联系，就成为现代档案整理所具有的一个特征和规律。由于计算机技术的发展，现代档案整理实现了多维记录历史联系，所以档案整理的原则就必然要随之发生变化。档案整理将不再坚持传统的“来源原则”、“事由”或“年代”这样的一维原则，它将形成一个由“来源原则”、“事由”和“年代”整合而成的多维“历史原则”。所以档案物质结构的演变，为在档案整理中高举“历史”的旗帜，奠定了一个最根本的基础。而档案物质结构的这种演进，也就成为了档案进化的一个规律。
关键词：工程档案整理问题 对策研究与探索
中图分类号：G271文献标识码： A
随着社会经济水平的不断提高，在许多的工程建设中都会形成各种各样的工程材料，这些材料包括施工过程的记录，以及工程设计的记录，还包括维修或是后续工作的完工，这些对以后的工程建设都有着非常重要的参考价值和意义。所以做好工程档案整理工作是极其重要的，同时分析和探讨工程档案整理中存在的问题也是非常有必要的。文章就是分析出现在工程档案整理中存在的问题，提出了解决对策的。
一、工程档案整理的重要性
工程档案整理的重要性是指在各项工程建设中保存下来的有价值的、真实的文字、图纸，或者是其他的载体的文件材料对社会生产产生的积极的作用。这些工程档案资料都是对当时实际工程的真实情况的实录，它对以后的生产生活来讲是一种无形中的强大的生产力。工程档案资料可以为日后的工程提供参考，具有很大的价值。所以工程档案整理也是相当重要的。通过对工程档案有效的整理，对工程档案进行编制，开发，利用，将会为将来的工程提供有价值的参考，避免在未来的工程中出现相类似的工程失误等，推动社会生产生活的进步，为我们的社会创造更多的财富和利益。
二、工程档案整理出现的问题
（一）工程档案资料收集不够全面和准确
工程档案资料收集不够全面和工程档案资料收集不够准确是工程档案整理中出现的常见问题。工程档案收集不够全面是由于某些工程在设计等其他方面发生变动，工程档案整理人员没有能够进行相应的修改和记录，导致所记录的工程档案资料比较片面，没有完全真实地反应工程的实际情况。工程档案资料收集的不准确主要是因为工作人员对工程资料的收集比较随意，没有按照实事求是，严谨的态度去记录工程的实际情况。工程档案资料收集不够全面和准确都是因为够做人员的不严谨的工作态度所造成的，其中造成的误差，会给整个工程带了不必要的麻烦。
（二）工程档案资料整理不及时
在工程档案资料整理中出现的工程档案整理不及时导致的资料乱编和混乱的情况时有发生，这主要是因为在记录工程档案资料的时候，档案整理工作人员没有能够及时地记录当时工程的识记情况，而是通过后补的方式来保证工程档案资料的完整性。还有一个表现就是，当工程的设计，施工进程出现变更的时候，工程档案资料管理员没有能够及时的对记录进行变更，这种不及时记录工程档案的实际情况，会导致在整个工程档案资料整理中出现偏差或者是错误，为立档单位带来不便。
三、如何做好工程档案整理
（一）加强对工程档案整理员的培训
加强对工程档案整理员的培训是如何做好工程档案整理过程中的一个重要的环节。对立档单位的档案资料整理人员要实行标准化的培训，要不断地训练工程档案整理人员的专业化水平，对他们实行严格的岗前培训和再教育。同时要让工程档案资料管理人员的严谨工作，实事求是的态度。从而使他们能够在工程档案整理中建立一丝不苟，实事求是的工作作风，在一定程度上确保了工程档案资料的准确性和真实性。
（二）采用多种方法进行工程档案整理
在如今这个科学技术水平快速发展的时代，信息化给人们的生产和生活带来了极大的便利。如果在工程档案整理中引入信息化管理的模式，就会使工程档案整理避免了许多不必要的误差和错误。各个资料档案管理的单位可以根据自身单位的情况，从自身单位情况的实际情况出发，用多种信息化的手段去收集和掌握工程的档案资料，保证工程档案资料的真实性。同时采用多种方法，从不同的角度去收集和整理工程档案资料。使得工程档案资料更记得准确、及时，能够为日后的工程建设同更加有价值的参考。
四、结语
工程档案资料管理是一种对文字资料的管理，各个工程单位应该重视工程档案资料的管理。工程档案资料管理对我们的社会生产生活起着积极重要的作用，为未来的工程建设提供了一种有价值的参考。文章通过对工程档案资料管理问题的探析，从工程档案资料管理中出现的问题，即工程档案资料收集不够全面和准确以及工程档案资料收集不够及时，以及如何做好工程档案的整理工作，分别从加强对工程档案整理员的培训和采用多种方法进行工程档案整理来进行分析。研究这一课题具有积极地实践意义和现实意义。
参考文献：
[1]黄晓娥，王越，蔡云芳，档案现代化管理的现状与发展趋势[J]黑龙江科技信息，2009（35）
[2]赵玉娇，加快档案管理工作现代化进程的举措[J]黑龙江科技信息；2012（12）
【关键词】企业；档案；数据；整理
阿舍勒铜业公司的档案管理一直以规范化管理为工作目标，要求负责档案管理的人员严格按照公司档案管理制度进行档案管理，并在日常工作中，不断地向各部门档案管理人员灌输档案对公司发展的重要性，要求在档案管理的每个环节中，均要求做好书面与电子登记记录，确保档案的安全性，做到万无一失。在档案管理的硬件建设上，按照档案管理工作的要求，2008年一次性投入资金40余万元，为彻底改善各类档案的保管条件，安装密集架150组、底图柜10个、电子文档柜4， 购买了档案管理专用电脑、快速扫描仪、复印机等先进仪器设备。设置了独立的综合档案室和档案人员办公室，安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高 、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，做到警种长鸣，宁可千日无事故，不可一日不防范，确保万无一失。为阿舍勒铜业股份有限公司，今后各类档案的管理走向一个科学化、规范化的管理轨道打下一个坚实的基础，让馆藏档案更好地发挥作用。
1. 企业档案管理的重要性
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图纸、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。
2. 企业档案管理原则
2.1 统一领导，分级管理。企业的内部档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。
2.2 维护企业档案的完成与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案的内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作、生产及活动所产生的各种门类、各种形式的文书、科技档案，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆放。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密现象发生，严守企业档案中所含的事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。
2.3 便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用惯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。
3. 加强企业档案管理标准化建设
3.1 明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。项目开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10日内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。
3.2 严格遵守企业档案管理流程。包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷程序、调卷管理等。
3.3 完善企业档案管理制度。包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等。
4. 电子档案的优越性
4.1 电子档案减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率。文书归档管理人员以前都是手工直接建档，工作枯燥乏味，自从实现用计算机来处理文档后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，减轻了工作人员的劳动强度。
4.2 计算机管理有利于防止遗漏文件，达到查漏补缺的目的，用计算机整理归档文件，可随时查漏补缺，使文档不存积，只要打开计算机，轻轻按一下键盘，找到档案目录修改一下就可以了。
4.3 计算机管理有利于文档的保密。过去的档案都是整卷归档，当借阅者想查阅某卷的一份或者几份文件时，需要整卷提供，利用者能够看到整卷内容，这不符合文档管理保密要求。而计算机管理采用按“件”整理归档，借阅者无法看到其他无关的文件，达到了文件保密的要求。
4.4 计算机管理有利于提高档案管理工作质量。利用计算机管理档案，档案工作人员就可以从枯燥乏味的整理工作中解脱出来，可以充分的把时间和精力放在其他工作中，提高档案管理工作效率，使文书档案的管理能够发挥出更好的时效价值。
5. 电子档案管理中存在的问题
5.1 计算机管理电子文件原稿保存的忽视问题。
目前，人们日常办公中，基本上在计算机上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，电子文件作为草稿就被忽视了保存价值。许多单位对电子文件随意进行删改，没有采取很好的保护措施，使电子稿件失去了原始性，从而也就失去了归档保存的意义。
5.2 计算机管理电子文件的信息安全与保密问题。
电子档案利用计算机保存，存在着保存位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性问题，这就使电子档案与载体相分离，使电子档案信息随意被修改、窃取、销毁。当下，互联网越来越广泛的开放于社会，计算机极易被电脑病毒感染和电脑“黑客”闯入，很可能对档案存放载体形成威胁，载体一旦被攻击就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个计算机系统瘫痪。
5.3 计算机管理对电子文件的接收格式问题。
由于计算机对电子文件的管理在全国范围内还未普及，每个档案管理部门使用的档案软件不同，存储档案方式不同，档案文件在转手移交过程中会出现一些困难，从而阻碍了档案管理的正常工作，影响了工作实效。
6. 解决电子档案管理过程中问题的对策
6.1 加强计算机对电子文件的全过程管理。
非常重要的文件应原稿进行收集和积累，草稿性的文件一般情况下可不保留。对起辅助作用或正式作用的文件应及时收集和整理，并与纸质文件之间建立一对一的标识关系。必要时应进行备份或者对文件进行压缩，以免系统发生故障使电子文件信息丢失。
6.2 重视和加强对档案管理人员的培养教育。
档案管理者应具有较高的专业素质。必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。另外，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
6.3 加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理。
软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
7. 工作中的不足和今后打算
7.1 加大专业学习力度，不断提高自己的业务素质。
1、档案的法制知识。
在第一堂课中，麻城市档案局的喻老师就给我们讲述了我国及我省的档案法的制定情况，并详细地学习了档案法违法行为。让我们对哪些行为属于档案违法行为，它有些什么特征，违反了档案法将产生什么样的后果，会受到什么样的制裁等档案法制知识进行了全面而系统的了解。为我们以后的档案管理奠定了良好的理论基础。
2、立卷归档的“三合一”制度。
在我们进行档案管理过程中最重要的一项前提工作是制定一份合理、科学的立卷归制度。本着科学发展观的精神，加强学校档案资源建设，提高我校档案工作的管理水平，坚持“以人为本、以我为主、涵盖职能、突出重点、优化结构、丰富门类、价值主导、方便利用”的原则制定学校档案“三合一”制度，即立卷归档制度要求机关单位都要制订分类方案、归档范围、保管期限表。只有首先明确这三大类的内容界线，我们才能进行档案管理的后续工作。
3、各类资料的归档管理规范。
我们主要学习了文书文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像材料、电子文件材料的收集、分类、组卷、排列、目录封面的填写、归档以及需注意的问题等一系列程序。
4、纸质档案数字化的管理。
邓老师给我们介绍了世纪科怡档案管理软件。该软件主要是将纸质档案通过扫描枝术实现数字化，通过电脑进行储存保管。我们大略的学习了该软件的较常用的几个功能。
我们参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。虽然在培训中学了这么多东西，但是要真正的掌握，熟练地运用于实践中还是有一定的困难的，也需要一段时间去探索、去实践。
我仔细地想了一下，归纳了我们这次学习的最主要内容就是新的档案管理方法和世纪科怡档案管理软件的运用。
在听了老师精湛的讲解，看了师范运用新的档案管理方法整理出来的档案之后，我们可以看出传统的方法与新的方法之间主要存在以下几个不同之处：1、档案盒封面。不过两者进行比较也是大同小异。新的有四个内容：全宗号、年度、保管期限、机构（问题），而传统的则内容要详细些，排版也稍有差异，但在我个人看来，这并不影响后续工作及查阅。2、在新整理的档案里面，师范将归档文件的装订方式由以前的穿孔式变为现在的袋装式这个有很大的变化，不需要写卷内文件目录，每袋首页都盖了专门的归档章。然后将相同类别的都装到一个盒子里面。（这个我一直存在疑惑，没有目录，我们将怎么去快速查阅出来？）
将纸质文件数字化管理，可以节约空间，快速检索，输入之后直接生成可以省去很多步骤。但是也存在一些弊端，设备的要求电脑、扫描仪、各类备份载体都有严格的保存运用要求，对于档案资料较多的单位比较适用。
学习了别人的先进理论与成功实例后，我一直在想我们学校的档案管理与他们的有些什么区别，存在哪些差异。在以后的档案管理中应该怎么做。对照了我们的档案与他们的，觉得也没有什么大的区别。仔细想一下“三合一”的内容，我们那个册子目录里面除了没有保管期限外都有，再个就是格式稍有差异。有一个缺点就是在纸张要求上不规范，应该全部用A4的纸。我想我们不应照搬他们的做法，在遵循“三合一”的指导思想下，探索出适合英才的档案管理办法。由于知识水平与经验有限，目前也想不出比较好方法出来，我会努力学习实践，在以后的档案管理中做到以下几点：
1、努力提高自身档案管理的专业知识和业务能力。认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。对档案工作自身的要求，要全面了解和掌握，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能，同时要勤总结，勤改进，不断创新。
2、虚心向别人学习，努力改正自己的不足。
3、档案的管理从平时做起，养成自觉性。在平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1、文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2、科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3会计电子文件整理
A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2、光盘的保护
A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
一、 电子 档案的整理 目前 ，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。 1、文书电子档案整理 一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于 计算 机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入 网络 ，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。 2、 科技 电子文件归档 科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。 A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。 B．设备档案。 企业 引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向 发展 ，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件 内容 说明和注意事项。 3 会计 电子文件整理 A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。 B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。 二、 电子 档案的保护 由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。 1、软磁盘的保护 A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。 B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接 影响 到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。 目前 市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。 C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。 D、加强病毒防范。要求各业务部门加强 计算 机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。 F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。 G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。 2、光盘的保护 A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕
2000年12月6日中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，结束了文书档案过去以六个特征为主的传统组卷方法，开始了简便易操作的归档文件整理。我县自2002年开始，大部分机关单位文书档案整理适用归档文件整理方法。归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，并使之有序化的过程。在这里，需要理解“件”的含义。何为“件”？“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与签批单、底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。“为一件”就是将文件材料的实体装订在一起，编目时也被视为一条条目。
一般情况下，归档文件整理大致有文件材料收集、分年度、分级别、分类别、分保管期限、文件装订、排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。
收集工作就是按照党和国家的有关规定要求，通过一定的方式和手续，把分散在机关各科室部门、个人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到单位档案室实行集中统一管理。收集工作是档案工作的基础，是档案工作中极为重要的一环，文件材料收集要做到齐全完整。
对于文书档案，要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集，要以“我”为主，即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点。我们不仅要重视红头文件，还应重视其他非红头形式文件收集，如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员（干部）名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等。总之，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
分年度就是区分文件材料的所属年度，把不同年度的文件分开。不同年度的文件一般不得放在一起归档。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分。有几种特殊情况：跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度；跨年度的计划规划归入开始年，跨年度的总结归入最后一年。
分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别。
分类别就是根据本机关制定的文书档案分类方案，将每份文件进行分类。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。问题分类法，就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类。我县大部分机关单位采用“问题分类法”，都制定了《本机关文书档案分类方案》，依据该方案对文件进行划分类别，在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词，将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出。
机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行。在这里，我们将国家档案局8号令第七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下，供参照划分期限。
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制
发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
文件装订就是采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位装订在一起。一般采用棉线使用缝纫机或“三孔一线”方法左侧装订，且将文件左、下侧对齐。装订前应对破损的、字迹易褪变的文件进行修裱、复制，对超大纸张的文件进行折迭，去除文件上易锈蚀的金属物等；装订时，要按一定顺序给文件排序，一般顺序为：正文在前，签批单、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。
文件排列，就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限来划定。
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下：
盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。
全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号，暂时可不填写，待档案馆给定全宗号后再填写。
类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类，可简写为“一、二、三”等。
年度是归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字填写，如“2005”，不能简化为“05”。
期限是按照已确定的归档文件保管期限，分别填写“永、30年、10年”。
件号是文件的排列顺序号，同一保管期限、同一年度内从“1”开始编号，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
盒号是文件所存放的档案盒位置号。同一保管期限从“1”开始编号，可一年一年续编；也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件，根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。
盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁，美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称；盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号，中间用“—”连接。结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明，主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，其中，盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
编目即编制归档文件目录，需按照排定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下：
全宗名称为立档单位全称。
年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字。
保管期限为永久、30年、10年。
盒号、件号与归档章上的填写保持一致。
文号为文件的发文字号。
题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]”。
责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的，可填主办单位。
成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20050102”。
页数为该份归档文件的总页数，文件中只要有图文的页面均为一页。
备注填写归档文件需要补充和说明的情况。
关键词：档案电子化 电子档案 整理 保护
一、电子档案的优缺点
1.优点。一是操作方便、传递快捷。电子文件在形成档案之前的修改很方便，并且修改后不会留下痕迹，保证了文件页面的整洁；电子档案具有统一格式，在对电子档案进行检索时方便快捷；电子档案的传递不受时间和空间的限制，可以从一个终端传递给其它若干终端，所用时间很短。二是存储空间大，节省了大量纸张，携带方便。现在光盘等存储设备的容量越来越大，使得电子档案的存储越来越方便，同时也节省了大量纸张，节约了资源，保护了环境。三是具有资源共享的特点。不同使用者可以在不同终端同时阅读和使用，实现了资源的共享。四是表现形式多样。计算机多媒体技术的应用推动了电子档案形态的多样化发展，文字、图形、声音、影像等都成为电子档案的内容，这就是电子档案的多媒体集成性，使得电子档案比纸质档案更加全面、生动、形象。五是复制不影响文件质量。纸质文件在进行复制时容易造成清晰度下降等问题，而电子档案的复制就不会存在这种问题。
2.缺点。第一，由于电子文件容易被删减和修改，而且不留任何痕迹，因此文件的真实性问题难以确定。电子文件容易修改既是它的优点也是缺点，输入者在输入过程中无法留有自己的笔迹，单位负责人也无法在文件上签发，这就使得文件容易被更改，真实性得不到保证。第二，由于电子文件传递的方便快捷性、网络平台的开放性，如果电子档案得不到有效保护就很容易被他人窃取，造成数据外泄，给单位造成严重的损失。
二、电子档案的整理与保护方法
1.完善管理体制，统一管理标准。由于我国的电子档案管理法律法规还没有形成完整的体系，因此相关部门应该针对出现的问题，从我国实际出发，借鉴国外经验，制定具有较强针对性和可操作性的电子档案管理体制，统一电子文档的管理标准，具体包括以下方面：（1）风险管理体制，主要指建立电子档案风险评估和安全等级管理机制；（2）灾害管理体制，主要指灾害的预警、突发事件的应急处理和资料的备份等制度；（3）人员管理体制，主要指对相关人员的安全意识和能力培训、岗位责任和安全审查等制度；（4）系统安全体制，主要指机器设备的安全检测、网络安全管理等制度。
2.对电子档案进行设置和处理，防止电子档案被随意更改。要通过更高级的技术对电子文档进行设置和相关处理，强化电子档案的安全性。主要包括以下方面：第一，档案使用的环境监测技术。档案运行的全过程都要有监控设备的全程监控，防止电子文档的外传。第二，签署技术。目前电子文件的签署技术主要包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名是发送方利用自己的不公开密钥对发出文件进行处理，接收方运用相关原理进行解密，获取相关资料；手写式数字签名是指用生物测定技术来验证签署人和他的签名之间的关系，通过密码技术把签名与文件联系起来。第三，加密技术。是指通过数学的或物理的手段，保护电子信息在存储设备中和传输过程中的安全，防止信息泄漏的技术，主要包括计算机密钥和防复制软盘技术。第四，身份验证技术。指通过静态密码、动态口令或生物识别等对操作者身份进行识别的技术。
3.严格执行电子档案的使用审批程序。电子文件归档保存之后要严格执行使用审批程序，以保证电子文档的安全性：若内部人员使用需要经过档案管理部门负责人批准，做好使用记录并签名，归还时档案管理部门人员做好相应检查，确认文件完好再归档；若外单位使用需要对使用单位进行审核，签订相关使用协议，双方负责人各自签名，并派相关人员监督使用过程，若有复制，使用后要完全删除，原文档需要完整归还。通过严格的使用审批程序可以降低电子文档保存过程中的安全风险，提高电子档案的管理水平。
4.强化档案管理人员素质培养，提高管理水平。目前由于档案管理人员知识水平不高或法律安全意识不够造成的电子档案的问题时有发生，这就需要档案管理部门做好职位分析，聘用知识水平高、安全意识强的人员进行档案的整理和保管，同时还要对档案管理人员进行岗位培训，强化档案管理人员的专业技能和安全意识，提高档案管理水平。
档案电子化推动着档案信息化的发展，电子档案在得到广泛应用的同时也出现了一些问题。因此在进行电子档案的整理和保存的时候要加以保护，通过加强电子档案管理制度等切实维护电子档案的安全性和完整性，实现档案电子化的健康和持续发展。
参考文献
[1]李宇红.谈电子档案的保护管理措施[J].黑龙江档案，2012（5）
[2]郭玉晖.论电子档案的整理及其保护[J].中国外资，2012（14）
本合同须加盖甲乙双方骑缝章有效
合同
委托方：**(以下简称“甲方”)
受托方：** (以下简称“乙方”)
甲、乙双方在平等、自愿、合法的基础上，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律的规定，双方达成如下协议，共同遵守。
序号
项目
规格/单位
数量(预计)
单价（元）
小计（元）
备注
1
文书档案整理
120
盒
元
其他规格档案盒折合成4cm计算；
包含需归档纸质文件全流程规范化整理归档（如编件号、盖归档章、保管期限鉴定、档案盒信息完善等）。
2
库房基建档案整理
4cm/盒
500
/盒
元
其他规格档案盒折合成4cm计算；
档案整理总计：元
一、合同价
二、开工日期：2021年 月日。
三、工作地点：甲方指定的工作地点。
四、服务周期：甲方完成需进行规范化整理档案完整收集并移交乙方后4个月内。
五、工作内容
1、文书档案整理：；
六、付款方式
甲方开票信息：
单位名称：
税号：
公司地址：
开户银行：
电话：
账号：
七、质量保证：
乙方必须按甲方对人员、系统及设备的要求，按时按质按量完成本项目合同约定的所有工作。
八、项目验收：
1.文书档案整理必须符合国家档案局、****相关档案整理规定。
2.乙方在完成相关工作并提交工作成果后向甲方提出验收申请，甲方在5 个工作日内组织验收。
3.如需要，甲方可委托第三方机构进行验收，乙方须全力配合，因委托第三方机构所产生的费用由乙方承担。
4.如验收未能达到甲方要求，乙方须进行自检，并在在甲方规定的时间内按甲方要求完成整改，以达到验收要求。
5.相关工作验收合格后，由甲乙双方共同签字确认。
九、甲方的权利及义务
1.甲方负责向乙方介绍、解释本项目相关工作的基本情况。
2.甲方负责向乙方提供工作场所以及住宿。
3.甲方应按合同的约定的方式按时支付合同款项。
4.甲方应负责协调项目涉及到的相关部门。
5.若无质量及使用问题，甲方应按时组织验收。
十、乙方的权利及义务
1.乙方按照本合同确认的内容，严格按要求完成项目的工作。
2.负责指派专门的技术人员按时按需按质完成项目，在项目实施过程中向甲方解释所使用的技术问题。
3.乙方有责任保证各门类档案整理工作达到预期目标。
4.如由于乙方的原因造成工作的损失或者延误，由乙方承担相应的赔偿责任。
5.乙方有权按本合同约定对甲方收取款项。
6.乙方须按合同要求对工作过程中接触到的所有文件和信息的内容保密。
十一、售后服务
1.乙方提供的服务成果必须满足档案整理要求，对达不到要求者，根据实际情况，经双方协商，可按以下情况处理：
（1）重做，由乙方承担因重做所发生的全部费用，并赔偿甲方损失。
（2）修改，由乙方承担因修改所发生的全部费用，并赔偿甲方损失。
十二、保密
1.双方应当对本合同的内容、因履行本合同或在本合同履行期间获得的或收到的对方的商务、财务、技术、产品的信息、用户资料或其他表明保密字样的文件或信息的内容(简称“保密资料”)保守秘密，未经信息披露方书面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。资料接受方可仅为本合同目的向其确有知悉必要的雇员披露对方提供的保密资料，但同时须指示其雇员遵守本条规定的保密及不披露义务。双方应仅为本合同目的而复制和使用保密资料。
2.除非得到另一方的书面许可，甲乙双方均不得将本合同中的内容及在本合同执行过程中获得的对方的商业信息向任何第三方泄露。
3.本保密义务应在本合同期满、解除或终止后仍然有效。
十三、违约责任
1.若乙方因自身原因未按时完成项目，乙方须按300.00 元/天的标准向甲方承担迟延履行违约金，甲方有权直接从合同金额中扣除，迟延履行违约金总额不超过本合同总价款的 5%，同时甲方有权单方解除本合同，本合同因此解除的，乙方应返还甲方全部已付项目合同费用。
2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的义务和责任，并在各阶段内按时提交合格的阶段目标成果后，甲方无故终止合同，将视甲方为违约，乙方有权利向甲方提出经济赔偿要求。
3.如乙方提供档案整理不符合合同约定要求，乙方应无偿返工，并按约定承担逾期完工的违约责任，若还未达到甲方要求，甲方有权终止合同。
4.合同履行期内，若需变更、终止本合同的，须双方签字代表协商一致后签订补充协议。
十四、合同变更及终止
1.本合同签订后，经双方当事人协商一致，可以对本合同有关条款进行变更或者补充但应当以书面形式确认。上述文件一经签署，既具有法律效力并成为本合同的有效组成部分。
2.任何一方终止合同，需提前10 个工作日书面通知对方，并说明正当终止理由，由双方签字代表协商一致后终止合同。
3.因不可抗力或者国家政策调整，使得本合同的履行不可能、不必要或者无意义的，任一方均可以解除本合同，双方均不承担责任。待条件恢复后，由双方协商确定合同变更内容。
十五、争议解决
执行本合同或与本合同有关事项发生的一切争议，应由甲乙双方通过友好协商解决；协商不成或不愿协商的，应提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决。
十六、不可抗力
如因战争、严重火灾、水灾、台风、地震、政府法令变更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他经甲乙双方认可的不可抗拒的因素，导致工期延误，甲乙双方均不负违约责任。经甲乙双方友好协商，另行商定解决办法。
十七、合同生效
1.本合同自双方法定代表人或授权代理人签字并加盖公章或合同专用章之日起生效, 本合同一式陆份，双方各执叁份，均具有同等的法律效力。
2.本合同于年月日在**（详细地址： ）签订。
3.本合同附件：
附件一、项目保密协议
甲方（盖章）：
地址：
电话：
开户银行：
账号：
联系人：
甲方代表签字：
日期：
乙方（盖章）：
地址：
开户银行：
账号：
联系人及电话：
乙方代表签字：
日期：
年月日
回顾中华人民共和国成立后我国档案整理实践与理论的演变。可以分为三个阶段：
一是从新中国成立到20世纪80年代，为传统的纸质档案手工整理阶段。这一阶段档案管理大多数处于顺序整理、载体管理状态而游离于信息控制之外。原因是当时档案管理部门内部认为实体管理是内容信息开发利用这一目的的实现手段，没有档案实体的支撑，档案内容信息在社会生活中真正发挥作用的根本目的就无法实现。因此，档案实体整理工作成为整个档案管理工作的基础和重点，档案内容信息开发未能引起人们的关注。
二是从20世纪80年代到90年代中期，为档案实体整理和档案信息整理并存阶段。这一阶段随着计算机的应用为信息社会拉开序幕以后，我国档案部门即开始将计算机技术运用到档案整理实践，在档案信息处理方法和技术方面进行了全新的探索，档案信息处理对象由档案实体转向了档案信息，而档案信息在档案实体中有三种存在形式：一是档案的内容信息。它是档案信息中最主要的组成部分，是档案信息的主体。二是档案的形式信息，或称为结构信息。如文件的格式、科技文件中的代字代码标准、文件之间的排列顺序和结构所表现出的信息，它是档案整理时增殖的信息。三是档案的载体信息。如纸张、照片、光盘等，文献情报界所指的字迹、符号等也是传达信息的载体。档案信息整理实质上是对以上三方面档案信息进行组织和处理。档案整理实践实现了从传统的档案实体整理为主向档案实体整理和档案信息整理并存阶段转变。
三是20世纪90年代中期至夸，为“档案实体整理”和“档案信息整理”二元实践阶段。同时向以“虚拟整理”为主的趋势发展。计算机网络的形成和发展，使计算机的应用和处理能力又攀新高。电子文件大量产生，使档案实践发生重大变革。以计算机技术为基础，网络技术、数据库技术、海量存储技术、多媒体技术等为依托的智能控制日渐成为档案整理实践的重心，档案管理的现代化程度越来越高。这一阶段，由于电子档案的出现，理论界对档案的认识又有了新的探索，最具代表性的是天津师范大学刘新安教授提出了档案二元结构体系――“档案物质实体双重结构论”。认为“档案是由文件实体集合和档案历史联系的记录两种物质实体构成”，反映到实践领域就形成了以“文件实体集合”为对象的档案实体整理实践和以“档案历史联系的记录”为对象的档案信息整理实践。由于档案物质实体双重结构的出现，直接导致档案整理实践的分化。而档案整理的分化，才使档案实践体系具有划分为“档案实体整理”和“档案信息整理”的可能。档案信息整理结果的表现形式是形成档案信息整理的各种记录，它与“文件实体系统”成为联系密切、相互说明的十分发达的记录实体系统。记录实体系统构成的要素，再不像传统档案理论和实践所认识的只包括几种检索工具，其内容要宽泛得多，档案信息整理变得十分发达，其内涵日益丰富，且系统不断壮大。
当档案历史联系整理不再依附于档案实体整理的约束，成为一项独立实践时，它就能与已存在的“档案编目”和其他档案信息整理实践形成完整的“档案信息整理”范畴。这时。档案信息整理“变成为不仅包括“档案编目”，而且还包括“档案历史联系”、“档案编研”和“档案统计”等在内的一个完整的实践范畴。
值得一提的是，在二元档案实践中的“档案信息整理”独树一帜，成为档案实践中“重中之重”的实践，由此，档案被作为一个强大的社会历史信息与信息系统。在实践中。档案人员发现完全可以将文件实体与历史联系记录分离开。用不同的载体形式来承载它们。于是档案人员便想到要创建一个独立的系统来记录档案的历史联系。并单独对历史联系进行整理。由于这种方法在整理中脱离了文件实体，只对历史联系进行整理。因此刘新安等专家称它为“虚拟整理”技术。这是计算机技术环境下的一种具有独立形态的高层次档案实践形式。它具有一些传统档案整理实践不同的特征。使档案整理的范围和深度，从单纯的物理形态，向数字化形态延伸和扩展。
在这一阶段。现代“虚拟整理”技术对档案工作的影响是全方位的，可以说是全面实现档案工作的现代化阶段。“虚拟整理”技术的产生宣告了一个新的档案整理时代的来临。它将档案记录历史的水准提高到传统档案整理所梦寐以求。但终未能达到的高度。
可见。新中国成立后档案界积极探索档案整理实践与理论的演变。至今已达半个多世纪，其实目的只是在于促进档案内容信息的传播与多角度社会利用服务。
“虚拟整理”技术的产生使档案信息开发利用有了美好前景
(一)适应了屯子档案整理的需求
电子文件的出现，计算机让档案人员一下子完全丧失了对电子文件进行实体排序的可能和权力。具体地讲，电子文件实体在硬盘存储上的物理排列方式是由计算机及其技术自己控制的，究竟将一份电子文件存放到硬盘的哪一物理位置，是由计算机自己决定的，计算机对此总是遵循它自己的固定逻辑和算法。
因此，传统的和原本十分简单的、用文件进行实体排序立卷的方法。在高科技的计算机条件下，反而成了一种难以实现的方法。档案人员为实现电子文件向电子档案的转化。就开始寻觅在计算机及其技术条件下记录和物化电子档案历史联系的新方法。
在电子文件整理过程中。虽然我们不能随便改变电子文件所在的地址。但能根据文件之间所存在的客观历史联系，通过对文件的排序，反映档案之间的历史联系。这种虚拟整理方法。它是以文件的历史联系为依据，对文件进行的非实体排列。仅用一套符号及语法逻辑来记录和解释档案历史联系的技术。
电子文件“虚拟整理”技术出现后，档案界很快地出现了虚拟立卷的技术。具体地说，电子文件的立卷实际操作对象并不是电子文件实体，而是电子文件信息。它并不是组成案卷实体，而是虚拟立卷，并且采用统一的标识来揭示具有有机联系的一组电子文件。具体做法：由业务承办人对社会实践中形成的电子文件的主要内容进行分析，并以此事的主题为名在电子系统中创建一个“文件夹”；给“文件夹”一个唯一的流水号，以便“文件夹”之间可以根据建立时间的先后依次排列：文件形成或收到时，通过标引其归属的某个“文件夹”的流水号，就可以将处理同一具体事务过程中形成的所有文件统统归入同一个“文件夹”中。至此，电子文件的虚拟案卷便形成了，这叫虚拟立卷。但是计算机毕竟只是一种设备，它只能从字面上来判定文件间的关系，这是未必准确的。何嘉荪在《如何改革归档文件的整理办法》中指出：“不依靠人工干预，计算机是无法自动模拟文件间的历史有机联系的。也就是说，文件间的历史有机联系，如果不是由人们(可以通过计算机)在文件形成过程中加以记录和描述(著录)或在信息整序过程中加以处理(按历史联系分类并以具体的事件为单位组织成虚拟的案
卷)，那么，这种有机联系就根本不可能保持住或检索出来，再好的计算机软件也不可能做到这一点。”这段话很客观地分析了计算机功能上的不足，所以只能由人来对电子文件进行立卷。
电子文件立卷后既符合信息准确、系统的要求，体现反映同一事件(问题)若干电子文件的历史联系，保证利用者能看懂与同一事件相关的所有文件，了解事情的来龙去脉，而且可满足利用者关于某一专题的深层次查询需求，并在立卷过程中产生了检索工具――机读档案目录数据库。这为档案信息的增值服务又立下了汗马功劳。
如果没有立卷，利用者在查阅档案的时候输入检索词，可能只得到要查的那一份文件，这样得到的信息量还是少的。如果电子文件已立好卷，利用者不仅可以得到本来需要的文件，还可以得知文件的案卷标识、与该事件有关的其他文件名等相关信息，可以溯源检索，查全率查准率更高。立卷后的档案信息是有组织的、系统的，在输入检索词时再点击查阅范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的。既准确又不浪费时间。
(二)对纸质档案也能进行辅助整理
在档案的传统整理中，由于文件实体的限制，只能保留档案间的一维历史联系。“虚拟整理”技术的提出，使得纸质档案在计算机及其技术的辅助下，也能实现多维的整理。档案的计算机辅助整理是在不破坏实体排列的基础上。建立起档案历史联系的多维记录系统。
具体地讲，在纸质档案整理计算机化系统中，计算机整理的对象是纸质档案的历史联系，即在计算机中通过对文件材料历史特征进行著录，按照不同的原则对纸质档案的历史特征进行多维的排序，形成历史联系信息系统。以达到更全面地记录纸质档案间历史联系的目的。
这个系统的核心任务就是利用计算机技术、运用历史性原则中的来源原则、事由原则以及时间原则对案卷、全宗的历史特征进行整理，使在传统手工整理中不能体现的历史联系得到完整的记录。
(三)使元数据技术得到相应利用
元数据被很多国外学者喻为是电子文件管理系统中的“血液”。它不仅能有效地反映文件的真实性、完整性和有效性，而且能有效地组织信息资源并方便对电子文件的查询和利用，在达到信息整序的同时建立检索系统，实现智能控制，保持电子文件的有机联系。可见，在电子文件管理中利用元数据全面记录文件的背景信息和结构以及形成管理的全过程就显得非常重要。
第一，在电子文件管理系统的设计阶段。就要考虑建立规范、标准的元数据著录系统，这是电子文件管理系统设计的重要内容。元数据著录系统由若干元数据元件及其相互关系组成。元数据元素能详尽她描述电子文件内容、背景和结构特征及文件的变化过程。电子文件元数据可分为5种类型：内容元数据(描述电子文件的内容特征。相当于传统文件的著录数据)、背景元数据(记录电子文件的背景信息)、结构元数据(描述电子文件的结构信息)、保存元数据(文件保存要求并跟踪记录电子文件的维护过程)、利用元数据(文件利用条件并跟踪记录电子文件的利用过程)。
第二，在电子文件形成阶段，当文件进入到运转系统中，必须按照系统要求和提示先将文件格式进行标准化处理，经过处理后的文件会根据文件类型自动生成一个相应的元数据表，随即开始自动捕捉文件中的相关信息登录到各相关的元数据元素中，最后由作者补充他应填写的内容，至此文件进入到电子文件管理系统中，电子文件也就形成了。
第三，在电子文件运行阶段，即电子文件的运转和办理过程中，系统设置有相应的记录功能，对文件的存人导出及访问过程做跟踪记录。
【关键词】基层事业单位；基建档案；整理归档
基层事业单位基建档案资料是在其基本建设活动中直接产生的第一手资料，对于未来的项目新建、改建以及维护都发挥着非常重要的作用。基层单位基建档案材料中蕴含了丰富的信息，其在基础建设活动中逐渐积累的文字、图表材料等，一般包含了综合管理、项目可行性报告、设计材料、管理文件、监理文件以及施工文件等。
一、做好基建档案资料的收集工作
基层单位基建档案材料的收集工作是否可以持续有效进行，主要取决于基层单位档案管理工作人员与基建技术人员的共同配合：一是需要基层单位档案管理部门与管理人员在基建工程建设过程中的某一环节结束之后，严格根据相关规定对这一过程中所形成的文件材料实施科学鉴定、筛选以及整理，同时第一时间向单位档案管理部门上报。二是为了确保基建档案材料的完整性，保证基建档案整理归档工作与单位档案管理工作要求相符合，单位档案管理部门要采取科学手段如制定基建档案材料整理规定和技术管理制度，帮助相关工作人员做好基建材料的形成、积累与整理工作，对基建材料文件进行清点、检查，同时对可能遗留的部分零散文件予以追补收集。由于基建工程项目的周期往往比较长，实施档案分段整理收集是非常必要的，档案收集的前提在于文件材料的积累。因为文件形成的过程较为漫长，基建工程作业地点环境复杂，若不能做好日常积累便很容易导致档案材料的丢失，对未来基建档案材料的开发利用造成较大的影响。因此在进行档案收集时必须要第一时间了解基建工程的建设进度，注重日常积累，保证基建材料的收集质量。
二、做好基建档案资料的整理工作
基层单位基建资料类型繁多、数量庞大，要把这些文件材料合理地整理，进而实现准确有效的利用，唯有在科学的分类指导之下才能够实现。对于收集到的基建档案材料文件应当逐一整理，筛选其中重复的或者没有归档价值的零散文件，将缺失的文件补齐，让每份文件材料都保持完整。收集完成后所有档案资料专柜存放，专人保管，定期对其数量和保管状况进行全面检查，规范使用管理程序，定期对档案资料除尘、消毒，保持档案的整洁性和完整性。而在签订基建工程合同时，明确需整理的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效地控制、监督、规范基建档案整理工作。另外，应当准确区分基建档案材料与文书档案，针对一文多件的文件材料，例如计划任务书、项目任务书等，可以选择把原文件进行整理归档。因为单位基建工程建设过程中产生的档案材料较多、涉及面较广、分类交叉情况多，所产生的基建材料之间不仅有前后衔接的，同时还包括交叉平行的，因此我们必须要深入了解其中的有机联系，让基建档案材料井井有条，满足查阅与管理的需求。
三、做好基建档案资料的归档工作
在实际工作中，我们必须要善于区分什么是文书档案，什么是基建档案，同时根据其所规定的管理方式来确定它们不同的归档范围。基层单位文书档案的归档应当根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》中的相关规定来执行；而基层单位基建档案材料应当根据《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》中的相关规定予以执行。为了保证基层单位基建档案材料的全面性与完整性，应当将基建档案管理和工程建设计划、总结以及验收等不同阶段的各项工作联系起来，实现同步开展，基建工程进度到哪里，档案的收集、整理与归档工作就跟到哪里。基建档案材料的立卷必须要求格式统一、字迹清晰、图像清楚，同时按照基建材料的一般形成规律，对材料的主要内容、实际价值以及载体形式予以系统化的梳理，根据工程项目组卷，让档案材料归档准确、分类齐全、便于日后的利用和管理，确保其功能性。还需要把归档完成的基建材料第一时间移交到单位档案库保存，严格交接手续，交接前认真审核其归档质量和完整性。
另外，当基建档案未形成时，很多资料文件都散落于基建工程技术人员或者其他管理人员的手中，我们要结合具体情况进行收集与整理，将基建档案管理纳入到全年工作计划与目标考核中来。尤其是单位档案管理部门必须要定期抽查，坚持做好执法检查与业务指导工作，促进基层单位基建档案管理朝着规范化和标准化的方向发展。
四、结语
总之，档案材料是死的，它属于静态的概念，而档案管理工作却是活的，它属于一个动态化系统化的过程。作为基层单位档案管理人员，唯有对基建档案材料管理工作的现状有清楚的认识，采取科学有效的档案收集、整理以及归档手段，并努力完善管理方式，建立完善基建档案材料管理制度，才能够真正发挥出基建档案材料在基层单位建设发展过程中的重要价值，才能够促进基层事业单位的持续健康发展。
【参考文献】
