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开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理细则，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
第一条 为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平，根据国家档案局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定，结合中医药工作的实际情况，制定本实施细则。
第二条 本细则适用于县团级以上(含县团级)独立的中医药科技事业单位。
第二章 申报、考核与审批
第三条 中医药科技事业单位档案管理分为：国家一级、国家二级和国家中医药管理局局级(以下简称局级)。国家一级、二级按国家档案局制定的(科技事业单位档案管理国家标准及考核内容》进行考评，局级按《中医药科技事业单位档案管理局级标准及考核内容》进行考评。
第四条 中医药科技事业单位档案目标管理申报工作，采取自愿申报、分级考评、审批的办法。
第五条 各申报单位在按照不同级别的科技事业档案管理标准及考核内容进行自检后，按其隶属关系向主管部门提出申请报告。
第六条 考评工作程序：
(1)听取申报单位自检情况的汇报;
(2)对照申报等级标准，结合实际情况逐项考核评分;
(3)根据考核结果进行综合评议，提出考评意见作出考评结论;
(4)向申报单位公布考评情况，并宣布考评结果。
第七条 中医药科技事业单位局级档案管理的审批工作按隶属关系进行，局直属单位报国家中医药管理局审批;地方所属中医药科技事业单位报省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国家中医药管理局审批。
第三章 考评组的组织
第八条 根据中医药科技事业单位档案目标管理工作的需要设立考评组。国家中医药管理局负责直属单位的考核评审工作;地方所属中医药科技事业单位的档案目标管理工作以地方档案行政管理部门为主，会同地方中医药管理部门组织考核评审。
考评组一般由5-7人组成，考核局级档案目标管理单位时，至少应有3名局级以上评审员参加。
第九条 局级评审员的条件：
(1)能正确理解并执行国家关于档案工作和科技事业单位档案管理工作的方针、政策、法规和标准：
(2)能够熟练掌握中医药科技事业单位档案目标管理标准，工作认真负责，秉公办事;
(3)具有初级以上专业技术职务或大专以上学历并有三年以上档案业务指导或中医药科技管理工作经验。
第十条 评审员的职责：
(1)接受对中医药科技事业单位档案目标管理工作的业务咨询;
(2)参加目标评审工作;
(3)及时向档案行政管理部门反映档案目标管理工作的情况和问题。
第十一条 国家级评审员由国家中医药管理局推荐，国家档案局审核后聘任。局级评审员由中医药科技事业单位推荐，国家中医药管理局审核后聘任。
第十二条 局级档案管理评审员任期三年，到期可以续聘，不再从事档案目标管理工作的应解聘。
第四章 奖励、监督与检查
第十三条 档案管理等级证书是验证中医药科技事业单位档案管理水平的标志。获得档案管理等级证书的单位按国家档案局升级办法的规定执行。
国家中医药管理局负责印制局级档案管理证书，不定期公布局级档案管理达标单位名单。
第十四条 对档案目标管理工作做出重要成绩，表现突出的档案管理人员，其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。
第十五条 国家中医药管理局会同有关档案部门，定期或不定期地对已达到档案目标管理的中医药科技事业单位进行复查。发现单位的档案管理水平低于证书等级时要求单位限期整改，到期不合格者，要上报发证机关予以降级并收回其证书。对档案目标管理工作中不坚持原则的考评组提出批评，并取消不合格单位的局级档案管理等级资格。
第五章 附则
第十六条 本实施细则由国家中医药管理局负责解释。
第十七条 本实施细则自公布之日起实行。
部门档案管理办法及实施细则二一、文书档案归档制度
1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制
1、认真学习专业知识，贯彻执行档案法档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合规范要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424℃，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。
5、档案库房内做到八防即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
部门档案管理办法及实施细则三第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。
第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。
标准档案是国家档案的重要组成部分。
第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。
第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上级下达任务的文件;
(二)标准报批稿;
(三)标准编制说明及其附件;
(四)意见汇总处理表;
(五)标准审查会议纪要或函审结论;
(六)标准报批公文;
(七)标准申报单;
(八)标准本;
(九)标准正式出版本;
(十)标准修改通知单及其附件;
(十一)标准作废通知单。
下列文件材料需要长期保管：
(一)论证报告;
(二)调研报告;
(三)试验验证报告;
(四)标准征求意见稿(最后一稿);
(五)标准送审稿;
(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);
(七)标样。
第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。
第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。
国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。
省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。
企业单位负责管理本单位的企业标准档案。
第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：
(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;
(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;
(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;
(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;
(五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;
(六)认真执行档案管理制度。
第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。
第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。
第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。
第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。
标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。
第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。
第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求执行，并应当符合下列要求：
(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。
(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。
(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。
(四)标准文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折叠;小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。
第十四条 保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。
第十五条 保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。
第十六条 管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。
标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。
第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。
第十八条 对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。
对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。
第十九条 对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。
违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。
【关键词】资料；归档管理；档案管理制度
引言
东莞市防雷设施检测所是东莞市气象局重要的对外服务单位，日常主体业务产生的文书资料、影像资料繁多，为有效管理这些资料，需建立健全的档案管理制度来规范业务工作，以体现公开、公平、公正的服务原则。
1 现行东莞市防雷设施检测所档案管理状况
1.1 东莞市防雷设施检测所主体业务资料
防雷所日常工作所产生的资料繁多，主体业务资料包括建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，风险评估资料，雷灾调查资料，内部评审，外部评审，现行规范，内部文件，实验室资质资料，各项工作细则等。
1.2 东莞市防雷设施检测所档案管理机构
现行防雷所内的档案管理机构主要是审核组，有一名资料收集归档人员和一名资料归档审核人员。资料收集归档员并非专职，仅对建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，报建审核资料，风险评估资料进行收集归档。
1.3 东莞市防雷设施检测所档案管理存在的问题
由于缺乏健全的档案管理制度和专职人员，所内仅对日常主体业务资料进行收集归档，但一些非主流的资料并没有进行有效的管理。例如：归档资料的借阅和查阅，资料销毁，仪器报废维修，会议记录，技术讨论结果等等。
2 东莞市防雷设施检测所档案管理建立档案管理制度
2.1 档案管理原则
（1）加强防雷设施检测所档案管理工作，更好地为企业提供信息服务。
（2）防雷设施检测所档案是防雷所在各项活动中形成的全部档案是总和，其中以防雷检测档案为主体，包括：新建防雷设施资料，定期年检资料，化学危险品场所防雷资料，报建资料等等。
（3）档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护防雷所经济利益、合法权利和历史真实面貌的一项工作。
（4）档案工作要坚持统一领导，分级管理的原则。
（5）归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
（6）结案后及时交专职人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
2.2 东莞市防雷设施检测所档案管理组织架构
建立四级的管理体制。所长统领整个所内的档案管理工作；归档审核员对各项资料结案确认、编号入室；专职资料收集归档员对各项资料进行收集归档提交归档审核员；报建窗口收集新建、扩建报建资料和发票，审核组收集报建审核资料，检测组收集年度检测资料、竣工验收资料和分段验收资料，风评组收集雷击风险评估资料和雷灾资料，办公室收集上级单位的文件、人事资料、各项工作细则等。
2.3 归档资料范围
2.3.1 东莞市防雷检测所各项工作细则
（1）防雷装置报建审核工作细则；（2）防雷装置年度检测工作细则；（3）防雷装置竣工验收工作细则；（4）雷电风险评估业务操作细则；（5）计费、收费和发票管理工作细则；（6）防雷合格证、副证、报告书发放、更改和销毁工作细则；（7）档案管理工作细则；（8）印章使用操作细则；（9）技术规范使用操作细则；（10）图纸使用操作细则；（11）仪器、设备、办公用品购买使用操作细则；（12）内部管理评审工作细则；（13）实验室资质认定操作细则；（14）文件收发操作细则；（15）保密工作细则；（16）公众网信息操作细则；（17）以上细则修改、作废操作细则。
2.3.2 防雷装置报建材料
（1）防雷装置报建登记表；（2）防雷工程专业资质；（3）焊工证书；（4）相关图纸；（5）建设工程规划许可证；（6）防雷装置报建受理回执 。
2.3.3 防雷装置设计审核材料
（1）防雷装置设计审核申报表；（2）防雷装置设计审核资料补正通知；（3）防雷装置初步设计核准意见书；（4）防雷装置设计核准意见书；（5）防雷装置设计审核受理回执；（6）新建建筑物防雷装置检测手册；（7）防雷装置检测协议书；（8）缴费发票。
2.3.4 防雷装置竣工检测材料
（1）防雷装置竣工验收申请书；（2）防雷装置检测报告；（3）防雷装置合格证；（4）防雷装置检测原始记录表；（5）新建建筑物防雷装置检测手册；（6）图纸（共 张）；（7）客户满意度调查表。
2.3.5 防雷装置年度检测材料
（1）防雷装置检测协议书；（2）交费发票；（3）防雷装置检测报告；（4）防雷装置合格证；（5）防雷装置检测原始记录表。
2.3.6 雷电灾害风险评估材料
（1）建设工程立项批文；（2）雷电灾害风险评估协议书；（3）雷电灾害风险评估报告；（4）雷电灾害风险评估原始记录单；（5）交费发票。
2.3.7 雷电灾害调查材料
（1）雷电灾害调查原始记录；（2）雷电灾害调查报告。
2.3.8 学习、会议记录资料
（1）学习、会议纪要；（2）技术讨论结论记录。
2.3.9 防雷设施检测所人事档案资料
（1）劳动合同；（2）学历资料；（3）职称资料；（4）培训资料；（5）上岗证资料；（6）奖励证书；（7）社保缴交资料；（8）任命文件。
2.3.10 仪器、设备、办公用品资料
（1）仪器、设备、办公用品购买申请、发票；（2）仪器、设备使用说明书；（3）仪器、设备检定证明；（4）仪器、设备使用登记表；（5）仪器、设备维修登记表。
2.3.11 其他资料
内部评审资料，外部评审资料，实验室资质认定资料，现行使用规范，上级部门发放文件，培训学习资料等。
3总结
通过分析东莞市防雷设施检测所档案管理现在的缺陷，针对防雷所的主体业务和对外服务的特性，依据中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》、中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》和《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号等文件精神建立防雷设施检测所档案管理制度，架设管理机构和规范归档资料，不仅有效规范所内的日常工作，并将日常工作留下的痕迹进行有效归档管理，为实验室资质认定和风险效能防控提供全面真实的资料。
参考文献：
[1]中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行
[2]中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行
[3]《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号，广东省物价局文件，2004年8月1日
作者简介：
朱锦坤（1982—），男，助理工程师，本科，主要从事防雷减灾工作。
引言
现代社会已经步入信息化阶段，信息技术指引当前科技领域的发展，借助信息技术有效整合与优化资源配置，推动各行各业转型升级。档案管理工作引入信息技术后工作模式发生巨大变化。在新背景与环境下，档案管理工作面临着很多问题，需要采取有效措施，推动档案信息化发展与完善。
一、档案管理工作的必要性
传统档案管理模式下，档案以纸质材料为主，档案管理模式相对落后，且存在较大的工作量。日常纸质档案管理与保存过程中，需要投入大量人力精力确保档案资料的安全使用，避免纸质档案受到火灾、水分、虫害及霉菌等因素影响，提高档案使用寿命。除此之外，纸质档案资料查阅难度较大，备份较为复杂，随着计算机技术发展与普及，档案管理模式逐渐向电子化方向转变。档案管理中引入信息化技术，可以有效解决档案存放与管理问题，提升档案使用安全与可靠性，大幅度提高检索效率，充分发挥档案资料的作用。信息时代背景下，档案管理工作适应社会发展，满足现代化档案管理具有重要意义。
二、信息时代档案管理的问题
档案管理中应用信息技术，可以提高档案管理工作质量与效率。但实际应用受到各类因素影响，造成档案管理工作面临诸多问题，笔者将其归纳总结如下。
1.管理软件并不通用
档案管理工作信息化过程中，广泛使用各类档案管理软件。但站在档案管理工作角度来说，虽然各类档案管理软件推动档案工作信息化与数据化，但其中依旧存在很多问题，影响管理工作质量与效率。其中最显著的问题就是档案管理软件缺乏通用性，实际中不同单位与企业往往选择不同类型、不同型号的管理软件，软件之间无法兼容，造成档案资源无法共享，影响信息化档案管理工作的顺利进行。
2.信息化标准不规范
档案信息化管理本身具有信息化属性与实际效用，通过统一规范的管理提高资料使用安全性与真实性。但结合档案管理工作现状来说，整体依旧缺乏规范性与标准化，信息系统与网络建设工作中存在很多差距，影响档案信息化管理的开发、共享及服务等。实际中受到各类因素影响，造成档案管理部门缺乏统一规范的档案编制，造成细则间兼容性偏低，部分管理软件不具有移植性，直接阻碍档案信息化建设。
3.设备与人员的问题
档案管理中借助先进档案管理设施与设备提高工作效率，优于部分不重视档案管理工作，在资金投入与设备引入上力度不足，造成先进档案管理设备种类与数量不足，实际中还存在部分人员将杂物堆放在档案管理室中，部分档案被杂物压在下面，造成查阅与翻找难度较大，严重时档案被?s物毁损。目前档案管理人员由其他工作人员兼任的情况基本改善，安排专门人员管理档案，但这些管理人员专业程度与职业素养不足，造成管理工作质量偏低。实际中很多从业人员入职前并未接受过专业、系统培训，造成档案管理工作中频频出现错误，影响工作质量。
三、信息时代档案管理问题的优化措施
针对信息时代档案管理工作中存在的问题，笔者给出具体解决措施，推动档案信息化建设，具体措施如下。
1.推动档案管理软件兼容 推动信息时代档案管理的主要内容就是加强信息化建设，通过共享档案资源是实现档案信息化管理的主要措施，充分发挥档案资源的作用。档案管理部门可以引入先进信息技术创新档案管理模式，促进档案信息检索效率的提高，如档案资料分类存储过程中，对管理软件编程时可以引入信息管理系统、资源管理系统及ERP系统等，文字类档案与图像类方案自动识别通过计算机与多媒体技术实现，档案信息库中实现各类软件兼容。利用网络平台实现资源传输，提高海量档案资源存储，避免纸质文档保存中容易出现的问题。
2.统一信息化的管理标准 档案管理工作中规范档案信息化管理标准与管理细则，有助于提高档案管理效率与质量。随着科学技术快速进步，档案管理手段逐渐更新、管理水平提升，建立健全工作体系，实现档案管理细则的统一编制，全面落实到位，实现系统软件的可移植性，规范处理档案信息化管理。除此之外，还需明确各个工作岗位的责任内容，将各个门类和载体的档案集中起来进行统一管理，让档案管理和企业工作实现同步考核、同步发展。构建档案计算机管理系统，利用计算机处理数据的功能，搭建局域网，将单位内部各科室有效连接，实现各环节的自动化与文档一体化，达成资源共享提高资源使用率的目的。创新档案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作中存在的问题，借助各种现代化手段提高管理效率，提高其中技术含量与水平，创新档案管理手段。
3.强化基础设施建设 加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入，划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量，建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架，并配备相关的打印、计算机等设备，同时安装全天安全监控报警系统；其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及实物档案等，录入微机管理；强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。档案管理人员要时刻保持高度的责任感、爱岗敬业、忠于职守等较高的职业道德水平。在管理工作中，要积极思考，对可能存在的问题细心检查并及时解决，做到面对工作一丝不苟的原则，粗精档案管理创新工作的顺利开展。管理人员要积极提高自身信息技术，主动参与一些相关的教育培训活动，努力掌握先进的操作技能和理论知识要点，提高档案管理信息化水平，做到更好地为社会服务。
1.1档案内容繁杂
以往我国绝大多数的医院性质属于国有非营利机构,这些医院所需要的医药成本巨大,如果通过营利来转嫁成本,无疑增加了普通居民的负担,但是如果全都由政府来维持,政府将承担巨大的医疗成本费用,在这双重矛盾下,当前的医院管理模式为政策扶持医院,而医院实行企业化管理模式,这种自收自支的管理模式下,需要医院能够通过企业化的管理,将医院的档案管理突破事业单位的老模式,管理中需要方便企业核算和医院管理,有能有效地提高医疗服务。但是,目前医院还无法实现这一点,医院的档案管理还处于内容复杂状态。
1.2档案管理简单,利用率低
医院的档案管理,处于管理简单,利用率很低的状态,主要原因是,医院所形成的档案,无法直接产生社会效益或者收益,无法像医疗、科研或者教学机构一样,档案无法像上述机构成为经验、技术的积累,是影响后续研究管理或者技术发展的重要构成,因此,医院的管理层也无法意识,投入更多的成本或人力来优化档案管理,档案管理的重要性不明显,必然造成档案利用率低下的情况。
1.3档案专业人员素质参差不齐
专业化的管理人员,能够对岗位和团队带来优化作用,而档案管理岗位设置下,没有专业化人员加入,往往通过安排知识水平一般,非专业人员来管理医院档案,档案管理人员素质差异大,造成管理效率不高,专业化水平不足,也造成无法实现充分利用医院档案重要资料,来推动医院服务水平、医疗技术发展的困难。档案管理人员的管理水平停滞不前,思想观念落后,管理水平低下,缺乏创新和活力等问题都是当前医院档案专业人员存在的主要的问题。
1.4管理体制不健全,没有统一规范的医院档案管理标准
到目前为止,医院档案还没有统一的管理制度和方法,没有统一的管理网络和管理模式。医院档案管理格局混乱,机构不健全,管理职能不明确,在一个单位内形成多部门管理档案的格局。这不仅影响档案的管理和利用,也给档案的信息化管理造成困难。
2加强医院档案管理工作的对策
2.1健全档案管理制度
首先要加强档案管理的规章制度体系的建设,不断的完善归档制度、保管制度、网络安全制度、查阅利用制度等规范化的管理制度,另外将以上的各项规章制度及其规定与医院岗位责任制和考核挂钩。另外,医院要根据档案管理制度的相关规定,制定出一份比较详细的,并且具有操作性很强的监督档案管理工作标准及其实施细则。然后按照各项工作的标准及其操作细则严格的执行,然后进行定期的检查,并对其执行的程度进行考核、评比,然后公布考核的结果。对于在考核过程中能够严格执行各项管理标准及其细则的部门或者个人给予肯定,并给予相应的奖励。另外,为了监督档案管理制度得到很好的执行,还应该将档案管理工作纳入工程质量监督站的岗位目标责任制与年终考核联系起来。
2.2加强宣传,增强全员档案意识
大力的加强有关医院档案的知识教育,使得医院的领导及其员工均能认识到医院档案工作的重要性。另外,医院的档案人员充分的将医院的档案信息进行利用,积极主动的为医院档案建设提供建设性的意见,并对于医院档案工作及时的向领导汇报,使得医院领导对于医院档案有更详细的了解,有助于促进医院的医疗、科研教学、护理等发展,另外还能对医护水平起到推动的作用。
2.3提高档案管理人员素质
提高医院档案管理人员的素质主要有以下三个方面的措施：一是通过提高医院社会群体的档案意识,使得医院档案管理人员能认识到档案管理的社会效益及其经济效益,然后提高档案管理人员的自觉性。二是对档案人员进行专业的培训,提高档案人员的专业素质,另外医院还可以通过把掌握和应用档案信息技术技能水平作为衡量档案专业水平的一个重要指标纳入各项档案人员考核范畴。三是引进高素质的专业人才,可以通过通过选拔优秀人才、从社会上招聘高层次档案专业人才到档案部门工作。通过以上措施,培养出一支政治素质高、档案业务精通的管理队伍。
2.4提高档案工作现代化、信息化水平建设
在医院统一领导下,实现信息、档案一体化管理,有利于统一规划、统一收集整理、加工统计有关信息,统一目标体系,统筹各类信息结构。不仅便于检索、利用,更重要的是建立医院管理系统、病案统计管理系统、财务管理系统、档案管理系统、人事系统、药库管理系统等,并实行全医院计算机联网,为实现信息资源共享打下良好基础。
2.5以科学技术为手段,提高医院档案管理工作效率
四川省社会组织登记档案整理实施细则最新全文第一条 为切实做好社会组织登记档案管理工作，规范社会组织登记档案整理，根据《 社会组织登记档案管理办法》及档案管理相关规定,制定本实施细则。
第二条 本实施细则的社会组织登记档案整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第三条 社会组织登记档案文件材料归档范围按照《社会组织登记档案管理办法》附件规定执行。
第四条 社会组织登记管理业务机构应当在行政许可、行政审批、行政处罚、监督管理相关事项办理完毕30个工作日内完成归档文件材料的收集和移交，社会组织登记档案管理机构应在自收到归档文件材料后60个工作日内完成归档文件的整理工作。
第五条 社会组织登记档案归档文件材料以件为单位进行整理，每件归档文件材料应印制标注有文件名、责任者、成文日期、社会组织名称、社会组织登记证号、所属盒号、本件件号等有效信息的文件封面。(封面式样见附件)
社会组织一项申报事项办结后所形成的文件材料为一件，一般以一份文件为一件，正文与附件为一件(一次办理事项应将全部申报材料作为批准文件的附件)，传真件复印后与原件作为一件处理。
社会组织登记档案件内文件材料的排列应与《社会组织登记档案管理办法》附件所列各项目的文件材料排列顺序一致。
第六条 每件文件以棉线采用缝纫机轧边或用三孔一线方式固定，并按顺序依次装入档案盒保存。
第七条 社会组织登记档案归档文件材料按照形成时间的先后顺序以三位数编制件号，盒内文件件号从001起顺序编制并排列。通常一个社会组织的文件材料拉通编一个流水号。
第八条 一个社会组织登记档案的所有文件材料按照形成时间顺序排列装盒。如社会组织存续时间长，材料较多，可分别装入若干盒内。
第九条 社会组织登记档案按照一个社会组织一档的原则，并按照社会组织登记证号的顺序进行排列。社会组织登记证号按六位数排列，不足六位数的用0补足六位，如001234(民办非企业单位从第三位开始用0补足六位)。
第十条 社会组织登记档案按社会团体、民办非企业单位、基金会三类分类编号排列。
第十一条 社会组织登记档案盒号由正号和附号两部分组成。正号为五位数，第一位为社会组织识别号，1为社团，2为民办非企业单位，3为基金会，后四位为该社会组织登记档案在该类中从0001起的盒号顺序号。一个社团组织登记档案有若干盒时，需编附号，附号为一位数，与正号用-隔开，附号从1开始顺序编制排列。
第十二条 社会组织登记档案盒内需编制归档文件目录。归档文件目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等内容。
后续追加的归档文件材料须在追加的同时补入归档文件目录中。社会组织登记档案管理机构应视补入目录情况，重新及时编制归档文件目录。
第十三条 社会组织登记档案应当在社会组织注销或撤销之日起满20xx年后向同级国家综合档案馆移交。社会组织登记档案管理机构应在档案移交后，对所空盒号作说明。
社会组织主要功能整合
所谓整合是指调整对象中不同构成要素之间的关系，使之达到有序化、统一化、整体化的过程。具体表现为组织的各种规章制度(包括有形的、无形的)对组织成员的约束，从而使组织成员的活动互相配合、步调一致。通过组织整合，一方面可以使组织成员的活动由无序状态变为有序状态，另一方面，又可以把分散的个体粘合为一个新的强大的集体，把有限的个体力量变为强大的集体合力。这种合力不是1+1=2，而是1+12。显然组织整合功能的有效发挥有利于组织目标的实现。
组织内部各职能部门、各组织成员尽管都要服从组织的统一要求，但是，由于他们各自的目标、需要、利益等方面得以实现或满足的程度和方式存在着事实上的差异性，因此，组织成员之间或组织的各职能部门之间必然存在一些矛盾和冲突。这就需要组织充分发挥协调功能，调节和化解各种冲突和矛盾以保持组织成员的密切合作，这是组织目标得以实现的必要条件。
3、维护利益的功能
社会组织是基于一定的利益需要而产生的，不同的组织是人们利益分化的结果。组织利益与个人利益息息相关，正所谓一荣俱荣，一损俱损。维护利益功能的有效发挥能充分调动组织成员的积极性、主动性和创造性，提高组织的凝聚力，增强组织成员的向心力，从而顺利高效地实现组织目标。
1 档案信息化建设现状
1.1 信息来源分散复杂
档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。
1.2 档案管理模式陈旧滞后
随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。
近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。
1.3 人员心态亟待转变
在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。
2 档案信息化建设的优势
2.1 提高资源利用率和工作效率
档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。
2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升
信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。
3 档案信息化管理方法
3.1 健全档案管理机制
档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。
3.2 提高管理人员素质
档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。
加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。?魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。
3.3 加快数字化建设进程
档案管理工作的数字化建设是保障档案信息建设的基础。只有加快档案管理的数字化程度，彩能够实现档案信息化建设所要求的档案资源共享和档案资料电子化。首先，应当提高档案数字化建设的重视程度，为具体工作的开展制定相应的计划方案，同时建立相关监督监管制度。其次，对纸质档案资料的有效录入和数据上传效率应有所提升，保障数字化建设进程。同时对相关电子管理系统予以升级优化，在后台管理和用户使用上使其更加友好便捷。将纸质档案的管理与电子档案管理并重，完善二者结合管理、相互保障的相关机制。最后，在资源共享上加大力度，各档案管理部分相互配合实施联动，在严格遵守国家相关制度的基础，共同建立数字化档案资源与管理系统，为档案信息化建设做出应有贡献。
关键词 档案管理 重点工程 角色定位
新时期企业发展速度加快，重点工程建设项目接二连三。企业档案馆在重点工程项目建设中机遇和挑战并存。企业工程建设项目档案是企业档案馆档案信息资源建设的重点，通常也是个难点。收集难、归档难、整编难、数字化难……
江西铜业集团公司__冶炼厂（以下简称贵冶）建厂以来的二十几年间，一、二、三期和新30万吨铜冶炼等国家重点工程建设紧锣密鼓,1542、富氧工程、亚砷酸工程、净液挖潜、电炉废渣回收铜资源循环再利用等多项技改工程穿插其间。贵冶工程建设档案管理始终被作为一项重要工作，与工程建设同步进行、同步发展，既建了一流工程，又创了一流档案。这些成绩的得来，有赖于该企业档案部门在重点工程档案管理中的准确角色定位。角色定位的成功，带来观念的变革，引发主动服务，开创出重点工程档案管理的全新局面。
一、制度化管理的推动者
制度是做好工程项目档案管理的有力保证。在工程建设过程中应该始终注重项目档案管理制度的建立和完善。严格按照《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重点建设项目档案验收办法》等国家档案工作法律法规精神，建立文件材料归档制度、档案人员岗位责任制及档案收集、整理、保管、借阅、保密等一系列管理制度，为做好工程项目档案管理工作提供制度保障。制度很必要。但谁来制定、谁来执行、谁来监督呢？企业重点工程建设单位工作重点肯定在工程建设本身，档案工作“说起来重要、忙起来不要”的情况依然或多或少存在，能在工程建设过程中主动建立和完善档案管理制度的还不多见，另外，在档案专业知识方面一般不太丰富。企业档案部门与重点工程建设单位可能分属不同的法人，即便同属同一企业但一般没有直接的隶属关系。档案部门单方面制定制度不具有约束力，也谈不上执行。企业档案部门在工程建设项目档案制度化管理中就无所作为了吗？答案当然是否定的。贵冶档案部门把自身定位为制度化管理的倡导者，从而推动工程建设项目档案管理实现制度化。
《贵冶二期工程档案管理办法和要求》、《贵冶二期工程文件材料形成积累与归档审核责任制》、《关于做好二期工程随机资料归档的通知》、《二期工程交工资料及编制竣工图的质量要求》、《贵冶三期工程档案管理细则》、《三期项目经理部工程项目建设档案资料管理办法》、《贵冶新30万吨铜冶炼工程档案管理细则》等一系列具有较强针对性的项目档案管理制度就是在贵冶档案科的倡导和介入下得以及时制定、颁布执行和发挥制度保证作用的。贵冶档案部门在每项工程建设初期均及时与建设单位沟通，对工程项目档案管理制度建设提出建议和指导，并积极参与项目档案管理制度的制定和完善。建设初期档案部门建议和指导档案管理制度建设，避免了工程建设热火朝天、档案管理无人问津一头冷一头热状况出现。档案部门参与制度的制定和完善，保证了制度的科学性、专业性和针对性，提高了执行效果。
二、程序化管理的坚持者
工程项目档案管理是工程建设的重要组成部分，将档案工作与建设程序有机地结合起来并与时俱进对工程项目档案的规范管理起着重要作用。贵冶1996年曾全面推行程序化管理，对全厂38个机关科室258项管理制定了工作程序。__项目经理部也制定了工程招标、设计及设计变更管理、施工现场签证管理、隐蔽工程验收管理、试车管理、工程项目竣工验收管理、文件资料管理等38个工作程序，涵盖外事、办公、财务、计划、设备、工程等建设领域所有工作环节。厂档案部门要求这38项工作程序的最后一环均为“文件材料归档”。这些工作程序的建立和有效运行为贵冶工程项目文件材料的形成积累和收集归档提供了程序化的操作指导。同时针对新情况，及时在相关程序中增加了工程监理环节，并将工程监理作为工程建设中的重要环节加以强调，此举为工程质量和档案的准确性提供了有力的保证，取得了良好的效果。贵冶档案馆在文件材料归档工作程序和档案整编工作程序的基础上增加了档案数字化管理工作程序，为工程档案实现网络化管理提供了有效的作业指导。工程档案管理能有条不紊地顺利开展是贵冶档案部门长期不懈地坚持程序化管理并保持管理程序与时俱进的努力结果。
三、数字化管理的耕耘者
档案管理数字化是信息时代档案工作的一个重要特点，工程项目档案数字化是工程档案管理的一项重要内容。当前，纸质档案依然是工程项目档案的主体。贵冶工程项目档案绝大部分为纸质，要实现数字化绝大部分需要通过扫描或数码成像等设备进行转化。贵冶工程项目档案在建设单位只是短暂停留，贵冶档案管理部门才是工程项目档案的最终归属。指望工程项目建设单位开展纸质档案的数字化转换既不现实，也难以操作。贵冶档案管理部门自然成了项目档案数字化管理的主力军。
贵冶档案部门在管理好工程建设项目纸质档案的同时，将工程项目档案电子化作为档案信息资源建设的一项重要工作。1999年厂领导和工程建设项目经理部大力支持档案现代化管理，为档案部门配置了部门级网络服务器、网络光盘库、a0工程图纸扫描仪和绘图仪、多台pc机网络工作站、普通扫描仪、打印机等一系列网络设备，配置了thams20__档案管理、图纸处理等多种软件，建成了贵冶档案信息系统。此后档案现代化管理设备设施和管理软件得到不断更新和升级。贵冶档案管理信息系统通过fddi光纤环网接入贵冶主网，是贵冶主网的一个重要子网。在开展档案管理网络化建设的同时，不断加强档案管理。他们首先对工程纸质档案采取了一序列优
化管理措施。工程建设过程中，档案馆工作人员多次深入建设单位检查应归档文件的完整、规范情况，对不规范或不耐久文件材料提出整改意见，对整改不合格的文件材料不予接收进馆。对已归档进馆的文件材料，严格按国家档案局颁发的《科学技术档案案卷构成一般要求》进行科学分类、组卷。在分类组卷的同时完成案卷条目信息录入和文件级条目信息录入工作，并利用清华紫光档案管理系统自动生成案卷封面、卷内目录、卷内备考表以及分类目录等多种检索工具并全部实现计算机打印。目前贵冶一、二、三期工程项目档案都实现了案卷级和文件级条目录入。对二期工程和三期工程全部竣工图和部分设备档案利用a0工程图纸扫描仪将其扫描转换成电子图像，再经工程图纸处理软件净化压缩后全文存入档案管理网络服务器以备查询和使用。全部电子文件都与档案数据库成功挂接。贵冶工程档案管理实现了纸质档案整编与档案网络化管理有机结合，完全改变了人抄的传统管理方式，工作效率大幅提高，纸质档案案卷质量得到大幅度优化。贵冶工程项目大部分档案成功实现了数字化转化，可多途径检索，厂内部局域网内用户均可网络浏览档案全文。四、关口前移式管理的创新者
按照da/t28-20__《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》的相关规定，建设单位负责工程在建过程中的档案管理，工程使用单位档案部门是工程项目经国家验收后档案移交的接收单位。工程使用单位档案部门是坐等移交接收还是主动出击对项目档案管理具有非常重要的意义。铁路警察各管一段，建设单位与工程使用单位档案部门沟通少，很多问题就可能得不到及时发现，等发现后又错过了最佳补救时机，将会造成无法估量的损失。要做好工程项目档案工作，工程使用单位档案部门关口前移非常重要。所谓关口前移也就是工程使用单位的档案管理部门摒弃坐等移交接收的思想，主动介入工程建设全过程，将重点工程档案意识强化、制度化管理、标准化管理、收集整编等质量控制关口前移到工程设计、施工、建设、监理等工程建设整个过程之中。
关键词：中学档案管理；高效；重视；科技；创新
一、中学档案管理状况之分析
近年来，我国档案管理事业发展迅速，欣欣向荣，建立了以国家到地方层层递进的档案管理事业体制，并逐步形成“统一领导，分级管理”的管理系统，然而在基层档案管理事业方面，相比于蓬勃繁荣的整体形势下，由于各种原因，档案管理的体制和方法并不是很到位，其缺陷主要体现在以下几个方面：
（一）技术与硬件状况
首先中学档案管理的不完善之处，体现在技术与硬件状况方面。
在技术方面，档案的归整缺乏系统性和条理性，很少有中学校有一套完整、规范、高效、系统的归整方案，档案的归整和管理通常只停留在简单的分类层面，宏观上说，缺乏科学性和有效性，具体来讲，缺乏更加细致的划分，更加准确的定位，这使得档案的归整和管理处于被动的地位，在翻查起来会略显繁琐与不便。在硬件设施方面，大部分中学由于档案管理部门没有收到应有的重视的原因，设备陈旧、简陋，硬件配备落后、破败，没有先进的科技设备对整个管理部门的所有档案进行合理的分类、规划，在查找方面无法达到快捷、有效的要求，没有一个完善的管理软件和系统作为相应的硬件设备，在档案的查找和管理上主要靠人工来完成，大大降低了档案管理的效率。
（二）制度与管理状况
其次中学档案管理不完善之处所产生的客观原因，在于制度与管理方面的缺乏重视和不够健全。在校方方面，虽然学校均对档案管理存在不少的重视和监管，并能正确认识到档案管理工作和部门的重要性，但在资金、人力、设施方面，缺乏强效的支持和沟通。在校规章制度方面，对于档案管理工作没有明确的规章制度的细则体现，因此缺乏有力的权威性衡量标准，在不完善的规章制度体系下，可实施性方面自然也就缺乏强有力的证据和依托。
二、对解决中学档案管理现状的思考
为了解决上述造成中学档案管理工作不完善的原因和情况，应于以下几个方面着手改善和修正。
（一） 技术的更进
首先，在一个办事注重高效的社会时代，研究如何提高档案管理工作的效率，达到高效、准确的做事风格和办事效率，是需要解决的首要问题。
这就首先需要对全部的档案有一个基本的划分，将文书档案（涵盖范围最广的一个档案）、科技档案（如教学设备、仪器等）、教学档案（如学生证、毕业证书等）、实物档案（如锦旗、奖杯等）、声像档案（如影碟、录像等）、会计档案（财务报表、账本等）、教师业务档案（如教师个人资料、科研论文等）分门别类，分类归整。
其次可以利用单件归档法，装订、排列、盖章，登目录，免除组卷、打页号、拟标题，填封面等繁琐的程序，让档号变得清晰明了，随时可组卷，可添加，并便于保管、存放，减少档案损毁几率，延续档案使用寿命，达到更加充分、深刻的利用。
然后将所有档案上清晰注明日期、编号等基本内容，有条不紊的排列组合，系统条理的将所有档案一一划分，便于日后查找，提高工作效率。
（二）设备的更新
在这样一个科技腾飞的年代，利用科技的力量去提高工作效率，解决繁琐问题已经成为了一个有效的途径和必然的趋势。因此，与时俱进，更新设备，合理运用科学技术，创新软件和管理方式，成为了解决中学档案管理工作中的又一有效途径。
引进一些基本的硬件设施，如电脑、网络配备等，运用各种先进的科技手段，优化档案馆藏，方便信息查阅，如：把档案从单一的纸质材料利用专业的管理软件、查找软件，变为可灵活运用、快速调出的电脑信息，将档案内容备份电脑，方便查找，防止丢失；引入一些新的工作理念和创新精神，并合理利用网络，在保证个人隐私的前提下，将所有档案信息连入校内局域网，在合理的需求和允许之内，可更加方便随时随地查找信息；针对本校档案整体的状况制定相关的针对性强的富有特色的电脑管理监察系统；充分利用电脑网络和高新信息与档案内容在保证隐私性的情况下完美融合，来提高工作效率和工作水平。
（三）管理的强化
管理是一个部门的核心所在，在某种程度上决定着一个部门是否能够稳健有序的进行和发展，因此，如何在管理方面提升中学档案管理工作的整体水平，是一个迫在眉睫的问题。
校方因在予以重视的同时加强管理，利用先进的管理模式和理念，切实提高管理水平，做到加强重视。有力监管，权威督察，认真引导，如：制定相关的规章细则，认真执行，严格实施；定期举行档案管理工作的先进员工评比活动，调动员工的积极性；用心和档案管理工作人员沟通、让其明确制度和管理体系，并加强和普及档案管理工作人员计算机等先进设备与软件的基本使用与操作技能；在适当条件下组织档案管理员工和周边学校同行员工交流经验，或组织一些以影音录像或演讲为主的相关方面培训课程；适当时候可以引进一些在档案管理工作方面技术卓越，工作高效的人才，从各方面入手，保证中学档案管理工作能够科学有效，健康有序的提高、发展。
关键词：改革；档案管理；服务
一、我国档案管理基础工作究竟在哪些方面存在不足呢
档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。档案管理人员对档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；由于受专业和时间限制档案交接手续不严密，重视不够，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。主要问题集中反映在以下几个方面：
1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。 档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
2、档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。档案交接手续不严密，重视不够。
3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
4、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现电力档案管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、选用准确的文件
选用准确的文件是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行档案管理时出现重复与低效率的情况等问题。
1、优化馆藏、科学保管，提高电力档案利用效率
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行电力管理档案后的利用效率。
2、健全档案管理制度
健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到档案的依据作用。积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护档案的真实性、可靠性、完整性。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上电力管理档案又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案电力管理工作有很大的提高。
3、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
4、健全规范化和科学化的工作程序
由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清轻重缓急，循序渐进 ，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现电力管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
三、结束语
加强电力档案管理的发展，使档案工作有新的进展和突破，就要形成一整套新的档案思想、档案观念抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，才能适应档案事业的发展，才能符合电力档案管理的需要。
参考文献：
[1] 夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 云南档案, 2010,(03) .
【关键词】项目档案；档案信息化；组织机构
随着国家对军工研究所固定资产投资力度的加大，对项目竣工验收的要求也越来越严格，固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）验收作为项目竣工验收的重要组成部分，其管理体系日益受到关注，如何有效地提高项目档案管理水平，顺利完成项目竣工验收任务，是理论与实践亟待解决的问题。
一、 军工研究所项目档案管理面临的挑战
（一）上级机关对项目档案管理的严格要求。早在2007年国防科工局就下发《固定资产投资项目档案验收办法》，对项目档案的验收组织、验收申请、验收要求提出了具体指导意见。随着国家对军工研究所固定资产投资力度的加大，对项目档案的管理和验收要求也越来越严格。2013年国防科工局下发《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》，明确规定“项目进行竣工验收应完成项目档案单项验收”，并指定项目主管部门负责其所属单位项目档案单项验收工作。随后各军工集团也出台相应规定，进一步规范项目档案的验收工作。如中国兵器工业集团于2014年印发《中国兵器工业集团公司固定资产投资项目档案验收评分细则》，作为项目档案归档与验收量化标准的依据，该细则从项目档案基础管理、项目档案完整性、准确性、系统性、项目档案的保管与利用和档案验收工作6个方面提出了量化评分标准。
（二） 军工研究所传统项目档案管理模式已经落后。军工研究所固定资产投资项目具有建设周期长、投资金额大、涉及单位多、参与人员广、专业技术跨度大等特点，批复周期之长可达48个月，项目从资金计划下达到竣工，需要完成数百套国内外设备及软件的订购与安装，同时也需要完成大量的基建工程建设，涉及部门往往包括军工研究所所有技术部门、信息安全部门及若干机关单位部门。此外，随着军工研究所信息化水平的提高，OA办公系统、固定资产投资系统、档案管理系统等一批管理软件陆续建立，项目档案的信息化管理水平也亟待提高。
（三）传统项目档案管理体系已不适应军工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多军工研究所正进入向精益化、信息化转型升级阶段，项目档案的管理体系建设也要及时跟上军工研究所的发展步伐。项目档案的管理需要大多数部门的参与，项目档案管理部门需要通过实用高效的管理体系，明确每个人在项目档案管理中的责任、工作内容及目标，变静态管理为动态管理，逐步推进项目档案精细化管理的建设步伐。军工研究所很多项业务，都或多或少与项目档案业务有流程和数据层面的关联，因此改进项目档案管理体系，实现与相关信息系统集成，才能更好地服务于军工研究所主营业务。
二、军工研究所项目档案管理体系建设的指导原则
军工研究所项目档案管理体系建设的最终目标为高质量通过国防科工局项目档案验收。要实现这一目标，必须保证项目档案管理的高效有序，并通过信息化技术、领导机构设置、制度约束、激励评价、沟通交流等手段，对项目档案管理全过程进行有效控制。具体指导原则是：
（一）加强各部门协调。项目档案管理涉及到方方面面，是一项系统工程，必须各层级各部门集成推进，成立项目档案领导组织机构，建立项目档案管理团队，统筹协调，实现联动，共同建设项目档案管理创新体系。
（二）完善相应的制度建设。要紧密结合研究所机构设置、职责分工，制定相应的规章制度，全方位、多角度对项目档案管理形成约束机制，有力保障项目档案管理体系的作用。
（三）融入信息化建设。只有以信息化为手段，使目标管理与过程控制相结合，加强阶段性检查，才能确保目标实现。
（四）创建激励机制。应该充分调动研究所各技术部门、机关人员的积极性和创造力，多方面促进项目档案管理。
（五）打通沟通交流通道。通过参加项目主管部门例会，参加项目设备到货验收、终验收会议，不定期走访项目实施部门，增进项目了解，掌握项目资料情况。
三、军工研究所项目档案管理体系建设的内容
军工研究所项目档案管理体系建设主要内容可概括为：组织机构建设、信息化建设、管理机制建设、激励评价体系建设、协调交流机制建设。
（一）组织机构建设。为建立健全军工研究所项目档案管理体系，形成“统一管理，分工负责”的档案管理体制，维护项目档案的完整、准确、系统与安全，军工研究所应该成立项目档案工作组织机构，由分管档案工作的副所长担任档案工作领导小组主任，各部门领导作为档案工作领导小组成员，主要职责是贯彻国家和上级部门有关项目档案工作的制度和规范，负责项目档案工作的组织领导以及重要问题的决策，负责对各单位项目档案工作日常管理、整改落实情况进行评审、评比和奖励。这样项目档案管理工作有了强有力的领导机构，保障军工研究所项目档案工作的领导力以及资金、人员、管理等顺利落实。
（二）信息化建设。以信息化手段为支撑，规范项目档案管理及归档流程。加强项目档案的过程管理与控制，（下转第131页）（上接第128页）必须在管理手段上有所创新，为此应将项目档案的管理纳入军工研究所档案管理软件中，并和项目主管部门的管理软件深度融合，以实现项目档案信息资源的全周期管控。以某军工研究所为例，该研究所项目档案的管理融入新上线的数字档案馆软件中，并与固定资产管理系统做了接口，实现了项目档案资料的在线归档。通过该接口，各类项目文档签署完成后，即可发起归档申请。同时在即将上线的档案门户网站上预置了项目档案入口，通过创建项目档案门户的方式，为项目参与各方提供一个高效率信息交流和共同工作的环境。
（三）管理机制建设。将项目档案工作要求纳入项目建设实施计划，与项目建设实行同步管理。各部门在签订项目建设合同时，必须将项目文件材料的收集、整理和归档要求纳入合同条款，以明确责任。签订基建项目设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确需要提交的项目文件材料范围、份数，以及整理要求和归档责任。签订设备仪器研制或外购合同、协议时，应当设立专门条款，明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求。设立专（兼）职项目档案人员，负责项目竣工验收前管理类、基建类、设备仪器前期文件材料等项目文件材料的收集、整理和归档，负责组织、协调和指导项目勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
（四）激励评价体系建设。成立考核机构，制定考核标准，对项目团队及个人的档案资料移交情况进行定期化、制度化考核，执行激励与处罚。考核标准主要包括项目档案工作组织领导情况、归档项目档案的完整性、规范性、及时性，对项目档案情况的熟悉程度等，同时给兼职档案员发放一定津贴，提高各实施部门和个人参与项目档案工作的积极性。建立短期激励体制和长期激励体制，短期激励是在每年年底评选出优秀兼职档案员、优秀固定资产投资建设项目先进单位和个人，长期激励体制是在项目验收通过后，组织评选项目先进单位与个人，以激发项目档案工作参与者的积极性与主动性。
（五）协调交流机制建设。项目档案管理部门积极参加军工固定资产投资建设项目例会。及时掌握各实施部门的工作进度，并将近期项目档案工作中出现的问题进行探讨，参会人员集思广益，对项目档案的管理提合理意见或建议。在参加项目例会的同时，综合档案馆常以走访形式或开验收会的方式到各实施部门沟通交流，召开部门工作会议，了解项目档案工作中遇到的问题，并根据各部门遇到的具体问题具体分析，为项目实施部门排忧解难，共同促进项目档案管理工作的进步。
【参考文献】
[1]王海静.固定资产投资项目档案管理存在的问题及应对措施[J].机电兵船档案，2016（1）：42-43.
[2]吴朝霞.浅议实验室仪器设备档案的管理[J].办公室业务，2016（2）：148-150.
[3]刘守华.用档案规范助推工作规范[J].中国档案，2015（1）：30-31.
一、随着办公
自动化速度的加快，一些档案资料电子化速度也在加快，所按照各项工作程序研制开发了相应软件，对这类档案资料，年终也需随文字材料一起移交档案室，所档案管理委员会按标准审查合格后收集整理，刻录光盘存档。
二、考核
严格的考核是规范档案管理，促进工作上水平的关键。各科档案管理考核由所档案管理委员会负责，纳入所综合目标管理考核中，从资料的收集、整理，到档案资料的管理、使用都有明确的考核细则和量化标准。考核分为定期考核、不定期考核和年终移交档案考核3种形式。
（一）定期考核。定期考核即是所档案管理委员会每季度对各科资料的完整性、规范性进行检查，对检查出的问题提出改正意见限期改正，并在下次检查中作为必查内容进行复查，再次检查仍不合格的予以通报批评，并按标准扣除综合目标管理得分。
（二）不定期考核。不定期考核即是所档案管理委员会不定期抽查科室资料，发现问题及时提出改正意见，并作为定期检查时的必查内容。再次检查仍不改正的将依照标准扣除综合目标管理得分。
（三）年终移交档案考核。年终移交档案时，所档案管理委员会对各科资料完整性、规范性、及时性进行全面细致的考核，发现不规范、不及时的，责令其限期改正，对逾期不进行改正或造成档案资料缺失不能弥补的，除通报批评和按标准扣除综合目标得分外，并取消其先进科室评选资格，有关责任人不得评为年度考核优秀和先进工作者。
三、体会
通过几年规范档案管理与规范卫生监督工作的探讨，达到了档案管理和工作双促进的目的。我所档案管理先后通过科技事业单位档案管理省一级和科技事业单位档案管理国家二级评审，连年受到省市档案局的表彰。通过规范档案管理也使工作得到规范，工作质量得到提高，工作形成规范化、制度化，应对突发事件的能力显著提高。几年来，无一例差错事故出现。在上级业务部门单项和综合考评中都取得了好名次。由于严格规范的工作和系统、全面、真实可靠的资料积累，也使我所科研论文硕果累累，近几年完成科研10余项，在省级以上杂志上近百篇。由此可见规范档案管理是规范工作，提高工作质量行之有效的手段。
作者：颜秋兰
1、实现实质合并，统一办公、统一管理。
去年X月档案馆成立时是东、西校区两地办公，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，按照学校要求，上半年先后将东校区人事档案、研究生档案和综合档案全部搬进馆内，人员也集中统一办公。为做好这一工作，重新调整改造了库房、增加了**多平方米的库房面积，安装了**立方米的密集架。
2、统一规章制度，建立起档案管理基本组织架构
档案馆成立以前，档案管理分两校区运作，规章制度也不统一。建馆以后实现统一管理的关键是不仅从组织形式上、更要从规章制度上统一。因此，我们今年的重要工作是制定档案管理办法、各门类档案管理实施细则及有关规章制度。在全馆人员的共同努力下，截止到**月中旬，学校已经批准下发了《中国农业大学档案管理办法》、《中国农业大学人事管理暂行规定》以及党群行政等各门类档案管理实施细则、《中国农业大学人物档案征集管理办法》、《中国农业大学立卷部门档案工作考核办法》等**项规章制度，已下发各单位贯彻执行。同时，为了建立有效机制，我们还明确了内部管理机构及负责人，讨论制定了各室任务分工及工作人员岗位职责等规章制度，使档案馆管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。中国教育查字典语文网 chazidian.com
3、举办兼职档案员培训班，加强业务指导，调动各立档单位积极性。
档案是学校基础工作，要做好这一工作必须充分发挥各立档单位积极性。要真正从原分校区管理到集中统一管理，必须在统一档案管理规章制度基础上，各单位兼职档案员掌握具体的归档方法，否则统一管理就是空的。因此，我们举办了两期兼职档案员培训班。就档案的地位、作用及归档方法、要求向**名兼职员作了讲解。通过培训，使兼职档案员档案意识增强了，明确了自己的职责，掌握了具体的归档要求。
4齐心协力抗非典，坚守岗位不停工。
非典疫情给全北京乃至全国人民造成了严重危害。档案馆在学校领导下，积极抗击非典的同时，坚守岗位，做好搬家准备工作、归档及档案利用、制定档案管理办法、建章立制工作。就是在非典特别严重的时候，也没闭馆，工作人员始终坚守岗位。另外，工作人员积极参加机关分党委安排的门卫值班及向非典患者家属献爱心活动。
5购置计算机等办公设备、家具，为做好档案工作创造物质条件。
学校支持档案工作，拨**万元设备专款作为档案馆成立启动费。为了能尽快使办公设备到位，解决办公基本条件问题，我们在非典期间，积极与厂家联系，购置了六台计算机、三台打印机及其板台、沙发、文件柜等办公家俱，为实现统一办公提供了物质条件。
6、配合百年校庆，开展名人志编写、百年画册编辑有关工作。
学校为迎百年校庆，决定编写校庆丛书，其中名人志和百年画册主要任务由档案馆承担，如名人志共收录名人**X余名，其中**X人由档案馆承担，现已初步完成**余人的撰稿工作。百年画册编辑方案目前已经学校批准，基础工作正在准备之中。
