时间：2023-06-02 09:58:53
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理的要点，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：档案管理；存在问题；管理建议
中图分类号：G271文献标识码： A
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、军事、文化、科学、技术、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、声像，图表等不同形式的历史记录。因此档案存在的作用和意义是重大的。随着我国现代社会经济技术的发展，档案管理也逐步备受关注起来。但历史、社会和人为因素使得档案管理与其他部门比较起来，存在着相对的滞后性。如何能适应新形势、寻找新出路，是档案工作者目前所面临的一个新课题。
一、我国档案管理行业目前存在的问题
1、档案作用未被重视、管理工作被忽视
档案的实际作用是不可忽视的。档案的作用有两方面。一是参考作用，二是凭证作用。对于一个具体单位或者个人档案的作用体现在以下几个方面。（1）档案是一个单位规范管理的基础。（2）档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反应。（3）档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。（4）档案是我们积累知识和传播知识的重要载体。（5）档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。（6）档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系获得发展最有利的工具。但是这些作用往往被单位的执行者忽视，没有发挥其作用。另外档案的管理工作也没有被重视，在企事业单位中很多人甚至一些领导者都认为档案管理工作就是抄抄写写的保管事物性质的工作，不是单位的重要工作。只要保证不丢失、不泄密，能查档就可以了。没有意识到档案管理工作的重要性和必要性。所以在对于档案信息化资源的开发和利用上不足，使档案的管理工作效率不高。
2、档案管理制度不完善、不健全
企事业单位中一般都有较为完善的管理体制，但是在档案管理这方面的还比较分散，缺乏一些信息资源的整体性。在档案管理的制度、职责、考核标准等还没有一套完整的、系统的、严格的管理模式。很多人认为档案管理部门是一个冷清的部门，不能给企业带来经济效益。对于它的管理不需要有太多的管理模式去约束它。致使在档案部门工作人员对自己工作怠慢，导致信息化与档案管理没能有效统一，使档案管理工作跟不上时展的需求，造成了档案在实际的工作中对于其他方面工作利用率不高。
3、档案管理人员缺乏档案职业的准入资格
所谓的职业准入资格是指从业人员进入某种职业领域时所具备的基本条件、程序以及要求。准入资格对于进入某种职业领域内起到一定的屏蔽作用。但是目前我国的企事业单位的档案部门没有制定这样的准入资格。现在有很多档案部门从业人员非专业出身，文化知识水平都不高，知识老化，知识面狭窄，思想理念和思想意识都相对落后。这样的从业人员很难适应日益发展的档案信息化的速度。管理水平的欠缺，知识档案在信息开发利用方面处于滞后状态。
三、加强档案现代化管理的建议
1、创建电子文件管理系统
在电子信息系统中，电子文件系统是一种特殊的类型，保存文件的各种特殊都需要考虑到。其中活动凭证的安全存储，它都需要及时的产生、跟踪和检索。从而保护那些具有利用价值的档案能受到良好的保护。创新电子文件管理系统一般需要注意以下几个问题：（1）在文件管理系统中该如何确保活动记录能有效的记录下来；（2）当电子信息系统完成事务活动时，活动记录的形成该如何确保；（3）电子记录的传送如果在超过规定的时间，该如何越过硬件和软件的管理继续工作；（4）电子文件作为一种可靠活动事务凭证其真实性和完整性该如何保证。（5）如何简化电子档案的搜索程序。只有在明白了上述需要注意的问题，才能实现电子文件管理系统设计功能的必然要求。首先，对文件管理系统的任务应负起相应的责任；提出具体的要求和承诺在文件形成机构方面；文件记录的收集要具有可靠性、可用性、完整性以及可辩性；其次，对文件记录的保护；最重要的一点是保持文件记录的完整性不受损害，使其具有更改性和审计性。最后，文件记录的可用性；要做到活动凭证可以二次编辑和修改，可利用和检索。
2、更新档案管理思想意识
科学的档案管理理念对于现代的档案信息利用意义重大，现代档案管理工作开展面临了信息技术应用、电子档案形式、新型档案载体保管方式等多方面挑战，要求档案管理工作者要充分完善个人综合素质，不断进行创新，以全新的观念迎接挑战，突破传统封闭思想束缚，从手工型向现代化管理形势转变。对阻碍档案管理工作开展的旧制度进行完善改革，促进档案管理新技术的应用，全面提升工作效率。同时改革那些与档案现代化管理发展不相符的工作理论和模式，善于用新的思路来解决档案管理中遇到的新问题，把档案管理工作提高到一个新的层次。
3、档案管理与科技有效结合，规范化和标准化档案管理
实现档案现代化管理的基础条件通过计算机技术的不断普及。电子档案的自动分类、编辑、统计等工作都可以通过计算机技术来有效地进行。文件、图像等数据的转化产生的电子数据，可通过扫描仪工作来进行整体，使计算机技术的使用效率大大提高。电子档案信息的网络化与共享化通过利用互联网所建立的贡献平台来实现。甚至不同地域的电子档案信息都可通过网络来进行汇总。在需要调取档案时，只需在相关的平台上对所需档案进行检索，相关档案信息便可得到。档案现代化管理的工作必须要标准化和规范化；这是一个较为漫长的过程，想要实现其标准化和规范化，不是一时之间就可完成的。如像管理人员的手工操作就可运用到档案管理的基础工作中。在进行此项工作时，档案部门所颁布的相关条例条规是档案工作人员必须给予严格参照的。对档案现代化管理有时不一定全权依靠档案局，相关部门也应该给予关照和帮助，从而使档案现代化管理可以更快更好的实现标准化和规范化。
4、提高管理队伍的素质
企业档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。这就要求高度重视档案管理队伍素质的提高。一是培养敬业精神。敬业是创新精神的基础。档案工作者要热爱事业，积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功，一孔之见，不断进行档案工作的探索和创新。二是培养独立思考的习惯。档案工作者要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在此基础上敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。三是培养求实的科学精神。档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。
四、结束语
档案现代化管理是时代的需要，也是历史的必然结果。档案管理人员必须深刻认识到自身的职责，更新工作观念，在档案现代化管理当中最重要的检索工具就是计算机技术，应积极创造投入计算机管理新设备和技术，最大程度发挥计算机技术的功能。但也不能忽视传统的纸质档案形式，只有将两者有机的结合，使之发挥出更为有效的管理效果，更好地服务于社会。
参考文献
【关键词】档案管理；电子档案；电子档案管理
一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。
一、档案管理的作用
档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。
二、电子档案的要点
随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。
三、电子档案管理的优势
下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。
四、结语
综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。
【参考文献】
[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.
[2]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊,2014(03):113+138.
[3]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.
1.当前档案管理工作中存在的问题
1.1企业档案管理意识不强，企业档案利用率低
企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用和作用。企业档案信息资源的有效利用，不仅可以让企业取得巨大的社会效益，还有利于进一步促进其获得更大额经济效益。但是在企业中有不少职工，甚至是不少领导干部，对企业档案管理的意识还比较淡薄，因为企业档案管理工作不能够造成直接的经济利益，他们就认为档案工作可有可无。这种认识不到档案在工作管理中内在重要性和必要性的肤浅思维，显然表现出他们对档案利用效益的相关知识知之甚少。也由于企业中存在这种对档案工作重视程度不够的问题，企业档案的信息资源开发自然不能够上水平，其利用率也可见一斑。
1.2培训环节薄弱，档案管理人员素质不高
由于上文中提到不少企业对于档案管理工作没有形成正确的认识，因此认为企业档案管理工作可有可无，其工作人员不是一些快要离退休的老职工，就是一些“拉关系”、“走后门”进企业职工，其专业素质根本无法满足现代企业档案管理的要求。而除了少数大型企业之外，绝大多数企业中几乎不存在企业档案工作的相关培训，就算有档案管理人员想要进行相关知识的提高，也很难找到相关途径或得到企业的帮助。因此，当前企业档案管理工作人员十分缺乏相关的培训，其管理素质也不高。
1.3档案管理工作没有确实的制定计划和要点
企业中的档案工作要想取得长远的发展和进步，就要求企业档案管理工作者必须增强档案工作的主动性和前瞻性，并制定出一份具有指导性的企业档案工作计划和要点。但是当前的企业档案管理工作不仅在组织上、制度上没有形成一套科学、合理、完整的管理办法，而且也没有能够运用高新科技对档案工作进行创新和改造，企业的档案管理工作还停留在陈旧的传统档案管理上，信息化的运用也没有全面落实到档案管理中华过来，企业的档案管理工作无法适应档案信息化建设的新要求和当今科学技术的发展的新趋势。
2.如何为企业档案管理中出现的问题提出解决的对策
2.1加强企业档案管理数字化建设的推进
随着科学技术的进步，计算机技术已经深入到各行各业中，企业档案管理当然也应该走上一条信息化的发展道路。利用计算机管理企业档案，可以有效的减少企业纸质档案所占用的空间，而且这样档案信息更便于查找，也不容易丢失或者损坏。由于保存信息更方便简单了，保密程度也增加了，其利用率也自然有所提高，企业档案能够更大范围的为企业其他工作提供方便。因此，现代企业应充分利用计算机管理参与到企业档案管理工作中去，从而实现企业档案管理的自动化和现代化。
2.2加大对企业档案管理人员的培训力度，加强档案管理人员的自身素质
企业管理者既然意识到当期档案管理工作对于企业发展有如此重要的作用，就一定要注重对企业档案管理人员进行继续教育，企业档案管理的相关培训在数量和质量上都要有所提高。在对企业员工进行档案培训的过程中，培训教师要结合新时期企业档案管理工作的发展趋势和工作特点展开培训内容，对不同层次的接受培训的员工采用不同层次的教学，遵循按需施教、注重实效的原则，运用“走出去、请进来”的培训方式，使档案管理人员尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案目录输入进一步规范，促进企业档案工作效率的提高。
关键词：档案管理 工作要点
前言：随着信息科学技术的飞速发展，社会由工业化转型为信息化已经基本明确。知识产业也已经逐步形成，作为一种新的经济形式，已经日渐成为新的经济增长点。在新世纪新形势下，档案管理工作既面临着新的机遇，也带来了新的挑战。作为重要的社会信息资源，档案资源也应采用更高效的信息技术进行管理。作者认为，要做好当代档案资源的管理工作，应做好以下内容。
1、档案管理工作应采取管理工作标准化的管理思想
当代的档案管理工作，不仅要确立管理现代化的中心思想，更要确立管理标准化为主要前提的管理思想：
1.1档案管理工作标准化的意义
档案管理工作，确立管理现代化的中心思想，就是要建立当代档案管理的信息网络，确立以现代计算机技术应用为基础，实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确，就必须确立各项业务工作的标准化基础，应着力避免内容混乱，系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现，这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施，才能使服务工作的质量满足相关要求，减少相关资源的投入，以达到最佳效益。因此，确立档案管理工作的标准化意识，是实现档案管理工作现代化的必要条件。
1.2实施档案管理工作标准化的措施
具体来说，应做到以下几点：⑴对于不同专业不同内容的档案，应先按大类进行分别存档，在这些不同门类的档案中，还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理；⑵应根据自身参与管理的实际工作内容，制定符合实际档案管理工作特点，便于利用现代化设备进行操作的标准；⑶对于不同形式的的文字以及音像材料，应实行按形式、时间来具体分类，针对不同的保管期限进行立卷归档。
2、档案管理工作应实现信息资源数字化的管理效果
2.1实现档案管理工作信息资源数字化的意义
随着当代信息技术的飞速发展，档案信息资源实现数字化和网络化的目标，这不仅是新世纪档案管理工作发展的必然趋势，也对今后的档案信息资源的管理工作有着十分深远的影响。相关的档案管理单位，可以采取将档案信息资源以数字化形式进行存储，并提供相应的网络查询服务，也可提供其他各种形式的远程信息查询，提高档案信息资源的传输速度，最大限度地满足各类人群对档案信息资源的需求，提供高效有序的资源共享环境，实现档案公里工作的信息资源的数字化管理效果。
2.2实现档案管理工作信息资源数字化的措施
为确保档案管理工作信息资源数字化的顺利实施，可以采取以下的措施：档案管理的相关部门首先应建立高效保密的局域网系统，各相关科室应根据档案内容与形式的不同，分门别类的将档案资源进行数字化处理，然后对形成的电子档案信息资源进行建档储存，之后，档案部门再将所有的资源进行统一规划，完成数字化的核心工程系统建设。这样，不仅可以节省大量的人力物力资源，提高了用户检索查阅的效率，快速有效的完成从全宗但案卷目录之后到具体文件内容的快速查阅，同时，在对原有的档案信息资源进行数字化处理的过程中，也保持了原档案文件的的原貌，对档案原件进行了有效的保护。
3、档案管理工作应实现服务工作网络化的管理内容
3.1实现档案管理工作服务网络化的意义
由于历史原因，过去很长一段时间内，档案管理体制基本上处于封闭状态，所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验，集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点，保护档案文件之间联系，便于查找利用等方面有一定的优势，但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求，相比于不断完善的现代化检索技术，这种固有的方法和要求就过于繁杂，应以现代化的方法进行取代，其主要内容就是以计算机系统来完成这方面的工作。而且，由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理，导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案，不能及时投入开发利用。现代档案管理体系，就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系，依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理，制定统一的规范和标准，利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此，只有制定档案管理工作服务网络化，才能有效地提高档案利用时效，利用发展迅速的现代化技术，提高立卷方法改革的可行性。
3.2实现档案管理工作服务网络化的措施
运用计算机检索档案文件，既可以做到只要准确的确定检索条件，就能够快速的查到所需文件；又能达到查阅时不需要调动原件，不需要进入库房的效果。要实现档案管理工作服务网络化，就要做到以下几点：⑴档案管理部门在收集信息资源的同时，也应加强对信息资源的共享，实现多种形式的档案资源传导，将工作重点逐渐由文件管理转移到整体信息的储存和开发上；⑵利用计算机加工已形成的各种文献，建立档案信息数据库，通过网络系统传输到有需求的用户，实现档案管理部门由管理型向服务型的转便；⑶利用现有的办公条件，发展档案管理的对象，将单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展。
设置不同的档案管理控制的节点，使控制节点能够反映出该工作阶段的工作要点和次一级的要点。不能脱离工程的实际情况是要求在设置控制的节点时，要充分考虑工程建设的现实状况，根据工程发展进度进行整体规划，挑选可以让节点体现其控制职能的时间点。在工作中体现指导作用是要求控制节点的设置在其个数上和要求上都要对其体现的价值进行研究，在工程中尽可能地展现其控制作用，让水利工程的档案管理工作得到有效的保障。由上述的分析获知，可以在水利工程档案管理中放置下述的三个节点进行整体控制。第一个节点设置在招标分标的方案获得有关批复以后；第二个节点设置在核心标段的招投标工作告一段落后；第三个节点设置在单项工程的竣工验收以前。三个不同阶段的节点设置，体现着档案管理工作在水利工程施工进程中的不同指导作用。
二、水利工程档案管理中控制节点的限制要求
水利工程档案中的节点控制是分段进行的，而不同的控制节点由于身处的工程建设的阶段不同，其各自的核心要求存在差异，所以要让控制节点发挥最好的工程控制作用，就要为设置的控制节点匹配合适的限制要求，保持控制节点与工程现实状况可以紧密相连的状态，由此促进水利工程档案管理的优化和升级。其各个节点的限制要求如下：
（一）第一个节点的限制要求
招标分标的方案获得批复的时候是在水利工程的建设管理班子确定并且扩初设计已经完成的时候，这时招投标还没有开始，工程处于整个建设的初期阶段。这时工程档案的管理和保存由建设管理单位负责，而需要进行归档的建设工程的有关内容也已经有了初步的分配，所以非常适合在此时建立一个档案管理的节点。这个节点的目的是把整个项目档案管理的标准确定下来，完善管理的体系，其核心的工作是编制关于需要进行归档的文件类型及其保存期限要求、档案的管理办法、档案管理员的职责等有效文件，并确立档案管理工作中的领导班子。自档案管理的最初期开始就对哪些文件需要归档、如何归档、怎么保管等问题进行限制要求。因为水利工程的档案管理体系初期建立直接决定了整个工程建设过程当中档案管理模式的出发点，所以初期档案节点的设置非常重要，可以说是施工过程中的“管理地基”。
（二）第二个节点的限制要求
第二个节点所指的招投标工作包含了工程监理、主体工程的施工以及主要设备的安装。工程监理是水利工程能否完成质量目标不可或缺的一环，有义务对工程归档的情况、尤其是不同标段施工企业的档案情况同时进行监察和管理。主体工程的施工企业以及主要设备的安装企业完成了整个建设工程的核心建造工作，其形成的档案文件数量繁多，质量要求更是在整个工程中占有无可匹敌的地位，它的好坏直接关系着建设工程档案工作的好坏。所以，在这一工作阶段必须设置控制节点并指出清晰的限制要求。在这个控制节点中，要确立档案收集的逻辑外延、档案归类的规则、档案保存的方法以及归档的质量标准。在这一节点中把工程档案管理的标准综合起来，向这三家单位清晰解答他们对于档案管理的困惑之处，使档案在初步建立的时候就跟从规范的指引，以保障档案最终的准确性、完整性、体系化与安全化。
（三）第三个节点的限制要求
水利工程建设通常由多个企业共同完成，在标段竣工后，施工企业就会传递相关的档案文件并离开施工现场。因为并非所有的施工单位都是在工程整体竣工的时候完工的，若没有在单个单位竣工验收前放置控制节点，没有能够在适当的时间内把这些单位的工程档案归档完毕，就无法保障这些档案不出现缺失或错漏，这样势必影响到整个工程档案管理的质量。等到进行档案的专项验收时才看出问题，会因为时间和人员的迁移而无法修正。所以在此处设立控制节点是非常重要的。这一节点的核心限制要求符合关于归档的范围和保存时间的有效文件中的规定，对已完工的单项工程进行档案检查，包括其内容是否完整、分类是否科学、鉴定是否正确、图纸是否齐备以及文件的可保存性是否已达标。如果在检查中发现问题，应当监督相关的施工企业进行修正。档案的专项验收开始前的其他工作也应照这一节点的限制要求实施。
三、水利工程档案管理中节点控制的具体效用
（一）加强档案管理的有序规划
水利工程档案管理工作不仅具有较强的逻辑性和有序性，同时也是一项系统工程，不容一点马虎。但凡在任一工作环节有所纰漏，都会导致档案质量的不达标。必须在档案管理的前期设立专门的控制节点，并明确统一、规范化的标准，同时，还必须设立和完善相应的工作体制机制，使得档案管理工作的开展有制度依托。不仅如此，还必须订立详尽的工作计划，切实分阶段、分层次、有计划地进行档案的管理，使得档案管理工作开展及时并尽在掌握。
（二）加强档案管理的针对性
无论是档案管理控制节点的时机还是内容的选定，都具有一定的特殊性和针对性，均为了在特殊时期或特定情况下，就特定的且在当时具有普遍性的档案管理问题提出一系列解决方案，并切实有效地将这些问题进行解决，以制约那些对档案的收集、分类等工作开展具有负面作用的因素。所运用的控制手段也具备实际操作的可能性，能够贴合实际情况，有针对性的提高工程档案的结构和质量。从管理方面来控制水利工程中可预见以及不可预见的不利因素的萌生和发展。
（三）抓住档案管理的重点内容
依照帕累托法则，在任意一组东西中，往往起决定性作用的只是其中的一小部分内容，而剩余部分尽管占有更多空间与数目，却无关紧要。对控制节点进行设定，其中一项重要作用也是将起决定性作用的一小部分内容紧紧抓牢，从而促使工程档案管理工作能够更加安全、全面、精准以及系统化的开展。抓住档案管理的重点内容，也能够切实提升工作的效能与管理水平，实现人力、财力资源的最大化利用。并且实现水利工程全过程的档案管理优化与升级，既节约时间，提升工作效率，又能保证施工过程的有章可循。
四、水利工程档案管理节点控制的注意事项
目前水利工程档案管理的节点控制还有待加强，要切实完成水利工程中档案管理的节点控制工作，必须从根本出发，系统地管理和遵循档案工作的发展规律，切实地做到以下三点：
（一）领导加强重视，狠抓落实
任何工作的开展都离不开领导的重视与支持，节点控制工作的开展亦是如此。水利单位的相关领导要进一步加强对档案管理节点控制方面的重视，并由领导带头对水利工程档案的具体管理方面狠抓落实，从思想上将档案管理的意识扎根工程系统工作，这样才能避免节点控制浮于表面化，杜绝档案管理敷衍式的开展，确保节点控制能够切实地实现，为水利工程建设提供规范管理的指导性依据，从根本上树立起对水利工程档案管理的重视态度。
（二）制定科学、规范的档案管理操作流程
一套科学、规范的档案管理操作流程是目前节点控制工作开展的关键所在。规范化的流程能够使各项工作的开展有据可循，避免各自为政、各执一词的现象，让各个部门之间可以联合起来，使管理过程统一、规范，能够在问题出现时第一时间找到管理依据，从而在执行的过程中找准方向，使在具体的操作中能够更加规范化，也更加科学合理化，为节点控制的操作提供理论依据，最终统一整个节点控制的操作规范，将其提升一个档次。
（三）制定强制性的纠正措施
一、关于提升档案管理水平探讨的积极意义
提升档案管理水平对社会主义现代化建设所产生的积极意义主要体现在三个方面：第一，从现阶段我国档案管理的实际发展水平来看，相关的管理人员缺乏专业素质，档案管理信息化程度不高，档案管理没有形成完善的监督管理机制，所以努力提升档案管理质量和水平有助于我国档案事业朝着健康化的方向发展。第二，现阶段整个社会信息化发展速度越来越快，所以积极对档案管理的质量和水平进行提升与当前社会发展需要相适应。从档案管理渠道、管理方式、管理载体等方面不断进行创新，提高档案馆藏、收集、以及传播的科学化程度，以网络化、系统化、规范化为方向引领档案管理健康发展。第三，加强档案管理质量和水平的提高对科学发展观的全面落实具有重要的促进作用，可信度高是档案的一大特征，在引领未来发展方面具有积极的作用，档案还具有对历史文化见证的功用，因此加强档案管理质量和水平还有利于实现档案管理事业向着可持续发展的方向迈进。
二、关于如何提高档案管理科学化水平路径选择的探讨
（一）路径一：加强档案管理工作者的专业素质建设
要想有效促进档案管理人员专业素质不断提高，要注意把握好如下几点：1、要从理论与技能方面加强对档案管理人员的培训，提升档案管理者的基本技能，包括与档案相关的编目、文书立卷、资料整理、鉴定、著录、标引、开发与保护等，具备一定的计算机操作能力，能够运用科学化手段进行档案管理；2、要种是提升档案管理人员的政治素养与职业道德素养，为使档案工作者具备扎实的政治理论基础与职业道德理论基础，可以定期围绕这些方面举办相关的培训，此外还要为档案管理人员能够不断掌握新的业务知识进行教育培训；3、要以档案管理工作者的实际工作水平、部门特点等为立足点，适时对相关的培训内容调整，以科学化、现代化为标准，不断提高档案管理工作者的能力水平。
（二）路径二：加强档案管理机制健全化建设
应当积极采取措施不断加强档案管理机制健全化建设，在这一方面要注意把握好如下几点：1、要确保单位内部具有档案管理责任机制，并积极努力不断促进其完善。要结合各个档案管理的特征以及档案管理的需求构建档案管理责任制，将具体的责任细化，落实到每个岗位。作为领导要高度重视，给每个部门都分配具体的任务，各处各室要大力配合，并责成专人负责，构建多方位的档案管理体系；二要以国家政府关于档案管理的法律法规为指导，规范档案管理工作，确保与档案相关的资料保管、保密、库房储存管理、审查和考核等符合规范，使企业事业单位档案管理机制具有全方位、立体化、多层次的特点，能够有效保障档案管理工作顺利开展，并且能够取得效率。
（三）路径三：积极采取有效的措施对档案管理的评估制度不断完善
要想有效提升档案管理的评估制度的完善性要注意把握好如下几点：1、要根据时代的发展需求对传统档案管理模式进行调整，构建新型的档案管理模式以更好地适应社会主义现代化发展的需要。在对档案管理进行改革的过程中要注意把握好科学性，要提升相关工具和机械设备的现代化程度；2、要利用现代化比较先进的工具，例如计算机硬盘软件、高速扫描仪、刻录机等加强档案的数字化、电子化管理，这一方面使档案管理工作者的工作效率显著提升了，同时为电子档案的归档、资料整理、档案保存等创造了便利的条件；3、以档案管理部门职责以及岗位权责存在的差异性为依据，构建有针对性的监督管理性质的基本状况信息库、电子台账、员工岗位操作标准等具有多种类型的档案，使档案管理在内容方面实现丰富、使档案资料信息的展示程度实现扩大，促进档案管理文化的宣传取得更好的效果。
（四）路径四：采取积极有效的措施，促进档案管理向着标准化方向发展
在提高档案管理的标准化程度方面，要把握好如下几点：1、要对档案资料的移交和检查审批工作高度重视，一旦有工作人员职位发生变更，要对变化了的部门材料及时调整，以
档案资料的排列规定和资料的检查审批归档范围为依据，严格审查档案资料的具体归档状况；2、重视档案资料的保管环境和条件的建设，例如可以投入更多的资金加强档案保管场地建设，配备齐全的档案资料保管基础设施，并不断完善，也可以构建越来越多的具有综合性质的档案保管室，并对档案室管理者的操作步骤进行监督指导，提升其规范性；3、加强档案管理工作的专项性建设，提升工作效率。如果有的部门工作人员发生岗位变动，导致工作内容也随之发生变化，关于资料信息的整理和汇总要有效跟进，确保档案管理精确无误。
（五）路径五：提升档案的日常管理效率
有效提升档案的日常管理效率，要注意把握好如下几点：1、出台明确的计划，要求档案管理人员对档案具体管理情况定期或不定期做好检查，要对档案管理存在的问题与风险做到及时发现，并及时采取调整或应对措施，使档案管理质量不受影响；2、以现阶段档案管理的实际情况为立足点出台明确的考核制度，并严格落实，提升档案管理工作的规范化、制度化程度。3、档案管理人员要具备对档案信息资源开发利用的能力，发挥档案资源的有效价值。
（六）路径六：加快档案管理工作的信息化建设
加快档案管理工作的信息化建设，应当把握好这几个要点：1、政府要在资金方面大力支持档案管理的信息化建设；2、加快单位内部计算机档案管理体系建设；3、有效发挥光学技术的积极作用，拓宽档案资料的储存空间。
[DOI]1013939/jcnkizgsc201528126
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
4 结 论
档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求事业单位与时俱进，确保档案工作稳步开展。
（一）含义
人事档案管理的实质就是人事档案整理、存储、应用等活动人事档案为人事管理活动中产生的，记录与反映个人业务能力与经历，基于个人为主构成的文件资料。一般是由人事、劳资、组织等部门在招聘、培养等工作活动中产生的，是个人学历、道德素养、工作情况、社会关系等方面的初始记录。在新时期下，企业内部管理内容与需求发生了变动，进而人事档案管理内容也随之发生了变动，需要在新的背景下不断创新、优化。
（二）内容
构建完善的保管机制是保管人事档案的要点，其内容主要包含5个方面，其中有转递制度、统计制度、归档制度、核对制度、保密制度。1.归档制度。新生成的档案需要及时归档，归档的流程为：第一，鉴别材料，探究其是否满足归档的实际要求。第二，依据材料内容和属性，明确其归档的位置。第三，在目录上将材料名称等内容补登上去。第四，把最新材料归放到档案中。2.核对制度。核对为检验人事档案是否安全、系统的主要方法。需要检查的内容有很多，不但要检查人事档案本身，如是否有虫蛀与霉烂等，还需检查人事档案存储环境，如库房门窗的完整性，有没有错放等。检查核对的工作大都每周一次。但在下述状况下，也需开展核对检查工作：第一，发生突发事件，如火灾与丢失。第二，档案受损，如发现虫蛀和霉烂的情况等。3.保密制度。具体要求为：第一，对于大型企业，通常都会设专人管理人事档案，配备先进的存档设备。第二，库房布设防潮与防火器材。第三，保证档案柜的清洁性，不能存放其他物品。4.转递制度。它是同档案转移投递相关的制度。档案转移多半是因为工作原因造成的。5.统计制度。需要统计的内容有下述几方面：第一，人事档案的数量。第二，档案整理的具体情况。第三，档案存储情况。
二、新时期企业人事档案管理中存在的问题
（一）对人事档案管理不够重视
因为受传统理念影响较大，之前企业人事档案管理工作相对较片面，只重视个人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社会关系等基本资料收集，这些已无法满足当前社会发展的新需求。目前部分企业对人事档案管理工作依旧认识不全，未意识到该项工作的重要性，认为档案管理工作不过是资料收集和归档工作，未给予信息化建设高度重视，上述这些都会影响我国人事改革的进程，不能满足新时期背景下的管理需求。
（二）人事档案神秘性严重
一直以来，企业人事档案管理都秉承封闭式管理原则，过度强调人事档案管理的保密性与政治性，未重视人事档案管理的其他作用，如社会化作用。另外，企业档案管理意识缺乏，思想保守，没有积极宣传档案管理的服务性，不能为企业员工提供有效服务。在工作中会发生档案查阅难的问题，为此企业内部员工对人事档案充满了敬畏感与神秘感，不能便利地获取个人档案。
（三）信息化建设力度不足，未实现信息共享
目前，企业在信息数据库建设方面缺少资金投入，在实际建设中还有数据录入不全、更新不及时、检查不到位的问题。此外，因为网络的不稳定性，部分计算机病毒、网络犯罪还会影响档案数据库的整体安全。另外，人事档案数据同网络建设形式不一致，导致人事档案管理的规范性不强，使人事档案信息共享受阻，严重制约档案信息化建设的步伐。
（四）人事档案管理者的综合素养有待提高
在互联网迅速发展的背景下，人事档案管理慢慢实现了信息化处理，这便需要档案管理者的综合素养提升到新高度。从整体看，企业人事档案管理队伍的综合素养还相对低下，管理人员的业务能力与道德素养都亟需加强。因为缺少应用型档案管理人才，加上对档案管理者的培训力度不够，导致企业具备计算机技能与专业知识的人才少之又少，无法满足新时期企业人事档案管理的需求。
三、解决新时期企业人事档案管理问题的对策
（一）创新人事档案管理理念
基于新时期背景下，以往以保密为主的管理方法已不能满足企业人事档案管理的需求。为此，人事档案管理者需要积极转变管理理念，树立新兴的服务意识，增强档案管理工作的实效性，从单一的收集归档变成主动开放的应用档案的理念。在人事档案管理中，需严格遵守以人为本的原则，充分发挥档案管理者的积极性，转变以往的档案管理模式，让人事档案管理同企业人事工作同步，创造新的工作局面。
（二）转变滞后的管理方法
目前，企业人事档案管理工作方法相对滞后，严重阻碍人事档案管理工作效用发挥，为此需不断创新管理模式，促使人事档案管理工作朝着现代化方向发展。如添加新兴的打印设备与计算机设备增强人事档案信息化建设，构建高效且系统的管理系统，让人事档案资料可以得到及时存档，能够利用系统及时输进输出。此外，需提高人事档案管理的层次性，从手工管理过渡到智能化管理，重视工作人员对人事档案现代化管理手段的掌握，切实加强管理的实效性。
（三）提高信息化管理的安全性
若想确保企业人事档案信息化管理整体安全，需做好下述三项工作。第一，需构建健全的人事档案管理法规，对人事档案的安全标准与管理机制进行严格规范，不断优化信息安全保证体系。第二，企业需加大人事档案管理者培训力度，从思想意识上加强人事档案管理者的安全意识。第三，需加强人事档案管理的规范性，制定健全的管理规则与标准，并积极优化人事档案信息化管理系统，做好定期维护与更新工作。
关键词：建筑工程；档案管理；意义
中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）05-0088-01
为强化事业单位资料、档案管理和社会效益，我国对事业单位的各项档案管理工作的开展和影响都给予了高度关注。档案管理工作作为管理核心，将生产、技术、质量等管理工作连在一起。只有充分认识档案管理的意义并提升档案的利用率，才能体现建筑工程档案管理的自身价值。
1 建筑工程档案管理的含义
1.1 建筑工程档案的总结
建筑工程档案真实记载了工程施工活动中的设计图纸、技术档案、单项工程施工、竣工资料、及施工各方的交流文件。为使建筑工程在建项目的指标全部通过，档案管理工作者应及时检查资料的数目和质量状况，并尽快进行档案整理分类，使之作用于生产运行中去，这也能使建筑单位进一步提升自身价值。
1.2 建筑档案的创新源泉
项目施工中庞大的数据和资料则是施工技术研究的重点对象。所以，我们应学会如何更好地管理利用档案，从而及时更新档案资料，加强对建筑工程档案的新技术的产生进行汇集，以便对此方面技术资料查阅。
2 加强档案管理的重要举措
2.1 对档案管理工作者严格要求
作为一名档案管理工作者，建筑工程档案尤为重要。应及时将国家及地方法律法规牢牢掌握，并依此来建立和完善建筑单位的档案规章制度。工作时，应保持一丝不苟的工作态度完成档案管理系统中各环节工作。其中，档案的保存情况决定了它的再利用价值体现，因此应对这一环节给予高度重视。
档案管理工作者除了要掌握过硬的专业知识，还应要有一颗爱岗敬业、遵规守纪的热忱的心。要重视档案的收集、鉴定、整理、分类、存档、保存、借阅等工作，不断完善档案管理，从而提升自己工作能力和工作积极性，保障工作的高效完成。
因为建筑工程档案的成套性和阶段性，使得每个建筑项目的档案都是独一无二，不可复制的。所以，随之而来的庞大的数量、巨大的信息资源、不断增加的文件都会增加工作人员的工作压力。这就为档案管理工作者提出了现代化管理技能的要求。它强调了管理工作人员中团队精神的配合、利用网络技术建立各信息系统和数据库，从而减少普通人力劳动的易错的低效率，也就是要求建筑工程技术管理的工作人员要掌握相关计算机管理信息的方法。所以，档案管理工作人员应找准企业发展方向，刻苦学习工作所需的知识与技能，不断提升自我价值，成为一名适应档案现代化管理发展的复合型人才。
2.2 在单位管理中增加工程档案管理
作为整个建筑工程进行的真实反映，档案资料源于工程技术文件。一定的理论数字决定了工程的具体环节进行情况。而工程档案就是这些数据的源头。为有效解决某些施工场地不注重对施工文件的收集、整理和保存工作，使得施工过程中文件不断产生，不断丢失，导致最后影响整个工程的维护与管理的问题，单位应将工程档案管理纳入单位管理中，并安排相关人员管理监督档案管理工作，具体落实到每一名工作人员应负责管理的范围、程度，并将其工作成果作为考核内容，增强员工的工作积极度，保障档案资料的完整性，从资料、员工开始维护建筑单位经济利益，提升建筑单位形象和竞争力。
2.3 将质量管理加入建筑工程档案管理
作为工程设计的重要信息来源、工程设计活动和工程进行过程的真实反映，建筑工程档案应收到充分重视。而将质量管理加入建筑工程档案管理，能增强管理的效率，使其更规范化、现代化，从而让档案的技术和经济利益得到充分体现。这一措施也能避免有关产权丢失的问题，同时满足工程设计文件和有源可寻的条件，保障了建筑工程技术管理的存在意义。
建筑工程项目的运行过程中各种意外不可避免，为防止档案在这之中丢失，减少意外所带来的损失，从而使得建筑工程档案管理能顺利完整的进行，将质量管理加入建筑工程档案管理很有必要。通过质量管理，能保证档案的绝对完整，它是档案管理工作的强有力后盾。
作为管理工作中举足轻重地位的质量和效率问题，质量管理的加入就是为了保障和提升科技档案管理的质量。所以，全面质量管理工作的进行势在必行，其作用不可忽视。科技档案的质量管理必须全面实施并作用于建筑工程档案的形成、收集、整理、存档、借阅等过程中，与此同时，管理工作者还要观察发现档案质量不高的原因，并讨论研究出应对方案，解决问题。这些都要求对管理工作每个细节都锱铢必较。
3 结语
总而言之，为了提升单位的管理水平、社会竞争力，创造价值，就应该做好建筑工程档案管理工作，培训档案管理员的工作素质和积极性，运用现代化网络技术手段，增强建筑单位管理，将全面质量管理贯彻于建筑工程技术管理的各个环节中去，开创科学化管理信息资源的时代。
参考文献
[1]陶巧巧.探究建筑工程技术管理[J].建筑工程技术与设计，2015，（4）：620-620.
关键词：档案管理 现代化 基础 做起
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）05-0029-01
随着计算机在高校档案管理工作中的全面普及，计算机在档案管理中发挥的作用越来越凸显，档案管理的智能化水平也越来越高。但计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的工具，前提是我们必须保证录入信息的准确性和科学性，否则，再先进的管理工具也不能达到我们期盼的管理效果。因此，高校档案管理的现代化必须从档案数据的收集、整理、著录等基础性工作做起。
一、高校档案管理基础工作情况现状
从我校档案管理的实际情况分析，高校档案管理普遍存在案卷数量繁多、内容庞杂、时间跨度较长等特点，且由于处于封闭式管理状态，案卷仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之不同时期对档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面，一是存在档号不规范、没有目录号、一卷多册现象；二是案卷标题不规范。有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象；三是存在部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索而难以利用；四是存在部分案卷未标页码现象；五是存在组卷混乱现象，有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一。总之，作为高校档案管理部门，建校时间越长，管理档案越多，馆藏量越大，存在类似问题的情况就越严重。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
高等学校要想提高档案管理的现代化水平，就要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。
一要全面普查案卷，去糟存精。这是实现高校档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于高校档案管理史料繁多、年代久远，时间跨度长，尤其是有些高校经历了多次并校整合，势必存在部分档案过期、重复保存、或无查考价值的文献等情况，所以，在实行计算机管理，必须首先剔除这些无用的文件信息，从而避免今后出现重复与低效率的情况。
二要重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷就是将那些相互存在某种关联的文件组合在一起。在重组案卷的过程中要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新整合，同时，还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证案卷规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
三要结合学校馆藏实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，首先必须保证录入信息的准确性和完整性，信息录入要严格按照《档案著录规则》进行，同时，也要紧密结合所在学校档案管理工作实际，保证信息著录的规范、完整。
四要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的主要优势就是能够快速满足人们族性检索的需要，因此，为确保检索的完整性，我们在分类过程中，必须根据“档案分类法”进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正各种分类错误，保证档案检索的标准化和规范化，保证检索的查全率。
五要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题或计算机识别不清的情况发生。实际著录工作中，我们要结合计算机检索需要将题名中责任者、事由、文种等相关信息，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐，如果题名冗长则删除多余的修饰语，这样就可以在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据材料准备，推进档案管理的现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据著录是一项繁琐工作，也是一项最基础的工作，尤其是对于那些建校时间较长的综合性大学的档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，就会影响档案管理工作现代化的进展速度。因此，要保证计算机著录工作多、快、好，就要从以下几个方面入手。
一要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为人所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。高校档案馆在推进计算机管理的过程中应根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低等情况进行排序，分清轻重缓急，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
二要分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能较完整的揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力，又提高了著录效率。
三要分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案，如“人员编制档案”可用计算机程序将人名、地址、时间、用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。
（一）人事档案利用率低
人事档案的建立从根本来说就是为了提供管理者对个人信息的了解，而目前档案并没有被很好的运用。具体表现为重视保密工作，注重个人的隐私，而忽视了对其利用，即便进行了利用也只是小范围的，没有在管理上依靠档案的记录。这种对档案的管理却不利用的方式有违档案的目的，降低了档案的价值。
（二）思想上不够重视
人事档案作为幕后工作，很少人会了解它的工作内容，所以造成人们对档案工作的不够重视。首先档案拥有人不能接触到自己档案，使得他们忽视对档案流动时的管理工作，造成档案丢失。其次人事管理人员在进行考核时不注重利用档案，认为档案提供的资料少。在档案的登记上面，相关人员也没有认真对待，造成档案登记错误或者虚假信息，在一定程度上使人事人员难以凭借档案来进行人事管理工作。领导在管理时也是敷衍了事，没有对下层管理人员严格要求，把不出差错当成工作的目标。
（三）人员和档案不能很好的对接
由于事业单位流动性强，使得档案要不断跟随人员进行变动，而目前档案流动管理上存在一些问题，让档案与人员不能很好接合，让个人档案在一定时间内出现空白，这对一个人事业的记录有着很不好的影响。例如现在很多人有档案缺失的现象，原因是离职后进入另一家单位，在把档案调出的时候原有档案没有填写，使得这一部分的档案出现空白，而接受单位则不能很好了解此人在这一单位的表现情况和离职原因，这对他以后的发展有不利影响。有的人会把档案留在人才市场，在应聘某家单位后没有及时的提交档案，使得在这段时间内没有档案记录。随着市场经济的发展，人们更加容易变换单位，选择合适自己的工作，然而档案建设工作却不能满足这种快速发展的需求，造成人档分离现象时有发生，这对人才的培养是一大障碍。
（四）人事档案管理信息化应用低
随着信息技术的发展，电脑操作在办公中应用越来越广泛，而目前单位人事档案管理在信息技术上的运用却很少，使得人事档案管理上效率低下，有的管理人员对新技术有排斥的心理，认为信息技术并没有传统纸质记载安全，这不利于单位人事档案管理的进行。
二、事业单位人事档案管理的方法
（一）提高管理人员对档案管理的重视程度
人事档案管理的主要领导应带头加强对人事档案管理的重视程度，带头做好人事档案管理的记录工作，理解人事档案管理在单位人才升迁的必要性。在工作布置上应将人事档案管理列入单位工作要点，接受单位基层员工的反馈，从而更好地改进档案管理工作。定期要举行档案管理研讨会，探究适合的人事档案管理方案，制定短期和长期计划，让人事档案建设有据可依。对于工作中表现良好的档案管理员工要做好奖励工作，提高员工工作的积极性，让职工意识到档案管理也是一项不可或缺的任务。
（二）统一人员和档案的管理
在档案管理中改变目前的人档结合的局面，将各种人事单位的档案管理机构建立用人与管档相分离的人事档案管理体制。要改革现行“人档合一”的局面，单位、部门所有的人事档案管理机构的职能与劳务市场的档案管理机构相分离，将档案管理工作收回政府的统一管理，将事业单位的档案管理工作移交给政府机构有利于档案规范、统一的管理。在人事档案管理处设立非盈利性机构，为人员档案管理提供便捷。目前档案管理收费上还有一定问题，将来应改革为由政府全面负责档案管理资金问题，建立公立化的档案管理制度。
（三）加强档案管理信息化建设
事业单位人事管理应逐步采用信息化的管理方法，引进先进的档案管理软件，早日做到档案无纸化的建设，从而提高单位管理效率和档案的保存寿命。具体管理方面应做好档案数据库的建设，对档案记录能进行实时的更新管理，提高档案记录的真实性和准确性。将档案管理进行实时化记录的改革，档案登记上应能记录职工的工作表现、重大活动参与情况，还能记录员工的业绩、学历等情况，让人事管理人员通过档案能很好的判断一个人的真实情况。
（四）加强与人才市场的沟通
事业单位应主动地同人才管理机构进行沟通，进行档案管理的交流，吸取社会档案管理工作的优点，探究人才流动管理方面上的问题。在流动人员管理上应确保他们的档案中不会留下档案空白，让他们的工作生涯做到有据可依。
三、结语
【关键词】医院；档案管理；工作创新
医院档案是新时期医院建设及发展的重要记录，包括党政、医疗、临床科研、设备采购、财务等管理方面的信息，对医院及上级管理部门作出经营和管理决策提供必要依据[1]。随着我国卫生事业的不断发展及新医改的深入，对医院档案管理提出了更高要求，不仅要求及时、系统、完整地保存各类档案，更要求不断提升医院档案的应用率，更好的服务于医疗服务[2]。所以，医院必须重视和强化档案管理工作。
1加大投入，加快技术创新
在知识经济的今天，计算机信息技术在各领域有广泛应用，信息化建设是当前社会经济建设和发展的重要任务。当前，文本、影像、音频等多媒体技术在医院档案管理中已有良好应用，直接改变了传统医院档案的信息编制、录入、保存、开发及利用等环节，但现阶段大部分医院，尤其是基层医院尚未实施，仍以手工处理为主，而跟新阶段的医疗卫生事业建设发展难以适应，不能更好的满足临床医疗服务需求[3]。因而，医院应把医院档案信息化管理纳入到医院战略建设中，有计划、有步骤做好各项工作。具体而言，一方面要加大资金和技术投入，充分应用好计算机信息技术，利用互联网、多媒体、扫描、数据库等技术，推进医院档案信息存储、检索、编制及管控等数字化建设。另一方面，要不断引进数字化、智能化档案管理技术，创建新型档案室，实现室内温湿度控制、防火、防窃、防虫等自动化，以确保档案的安全、完整[4]。此外，还应逐步开展微机化管理，建立医院各科室、各部门统一、规范的档案管理系统，对于不需纳入保密范畴的档案信息、资料数据可通过网络收集、整理，这样不仅可节省人力和物力投入，还能有效解决科室档案移交不及时等问题。
2统筹建设，兼顾协调发展
在医院档案管理中，必须正确、有效的处理内、外部各种关系，跟医院其它方面的工作能协调发展[5]。具体而言，应做好这几项工作：一是基于系统论，重视档案管理协调发展。医院档案涉及范围较广，自横向层面看，需和医院行政部门分系统密切联系；自纵向层面看，和各科室分系统要有良好联系，而各分系统又是由多个专业、专科等子系统组成。基于此种情况，因各个系统管理人员的认识、出发点及管控机制等方面有所差异，必然会产生多种矛盾。而要实现医院管理协调发展就需应用好系统论原理，一方面，应把存在矛盾产生的影响降到最小。另一方面，使矛盾产生一定积极效用，实现档案效益最大化。二是统筹规划，兼顾发展。一方面，“横向”要协调统筹，必须妥善处理档案管理科室和档案生成部门间的关系。另一方面，“纵向”也需要统筹，要对医院档案管理科室和各科室兼职档案人员的关系予以妥善处理[6]。
3稳定发展，推进管理创新
一是医院档案管理的创新和改进，不仅要满足于当前的工作需要，还应看到长远发展目标。医院档案是医务人员在“基于患者为中心”的临床医疗中，是医院建设、创新及发展的重要信息记录。医院档案并非普通的存储性档案，而是有着挖掘历史、指导现在、促进发展的思想及创新认识的源泉[7]。换言之，医院档案管理有助于医院稳定、健康发展，是医疗卫生事业建设的重要内容。二是创建有助于医院档案自主发展、统一规范的管理体制，而这正是现代医院档案管理发展核心。应基于可持续性发展理念，建立健全管理体制，确保医院档案管理各项工作有序开展。三是医院档案的开发及利用是新时期医院档案管理创新和发展基础。因此，应积极开发和利用各类医院档案，尤其是临床医疗科研档案，有助于医院发展战略的有效落实。而创新是医院档案管理持续改进及完善的内在动力。只有重视管理创新，才可使医院档案管理工作更好的适应并服务新时期医疗事业发展。
4以人为本，提升人员素质
医院档案管理能否与时俱进，可否发挥出最大化效益，与档案管理人员业务能力及职业素养有着密切关系。医院档案管理科室担负着档案保管、开发利用、服务于上级决策和相关部门的重要责任，而要确保该项工作有效开展，需要档案管理人员有较高的政治素养，须学习并熟练应用现代科学知识和各种信息化手段，提升医院档案管理质量及效率。所以，医院应为档案管理人员给予必要的培训、学习、交流等条件和机会，让他们的职业素养、能力得到不断提升[8]。比如：定期开展医院档案信息化管理的理论研讨会、档案管理技术培训等活动；并要积极组织相关人员参观学习，充分学习和借鉴其他医院档案管理的先进理念、方法提升他们的专业水平。此外，还应不断强化道德教育，强化责任心，并要积极改善档案管理人员的工作环境，制定科学合理的激励机制，充分调动管理人员的主观能动性，确保医院档案管理人员良好的素质。同时，应采取多种路径深入宣传医院档案管理相关法律法规及规章制度，以强化医务人员，特别是医院科室负责人、领导的档案意识，增强他们的档案法制观，使其充分认识到自身在医院档案管理中的作用，明确相关原则，掌握档案的编制、归档方法，以提升全体医务人员档案管理能力[9]。
总之，医院档案管理是一项系统而意义非凡的工作，直接关系到医院建设及发展。医院管理者及医务人员要认识到医院档案管理重要性，以服务患者为理念，推进档案管理工作的创新，以提升医院的医疗及管理水平。
作者:郭小艳 单位:日照市人民医院人事科
参考文献
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