时间：2023-06-02 09:58:58
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案归档管理制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、粗放式管理导致工程档案管理目前存在的问题
（一）粗放式管理模式导致档案缺失。尽管当前各建筑企业对于工程档案管理工作的重视程度有所增加，但在大多数建筑企业的工程建设过程中，仍然存在着工程档案管理工作人员在进行档案收集和管理的过程中对于这项工作的认识不够到位、专职档案管理人才的缺乏、工程档案管理制度不够健全以及档案管理设备落后等问题。这些问题的产生根源在于我国的工程档案管理工作长期处于一种粗放型的管理模式，这种传统的档案管理模式严重制约了工程档案工作的规范化和科学化。在工程施工阶段，项目中的施工任务相对来说较重，在工程建设单位中会存在着重建设轻档案的思想，工程档案工作不能与工程建设进程实现同步管理，往往会在资料收集阶段中造成资料填写不规范不准确、资料丢失等问题。很多企业为了保障工程可以顺利通过各项验收，往往会在验收前对工程档案进行突击补充及归档工作，这就使得工程档案的质量没有办法得到有效的保证。
（二）管理人才缺乏导致档案管理水平不高。工程档案管理要求档案管理人员在工程建设的全过程中，根据工程的进度及时填写施工技术表格，能够及时完整地保存工程档案，按照工程建设中的施工类别不同及上级部门下发的归档要求及时地分类、收集、整理及归档。另外，档案管理人员在管理工程档案的过程中，需要严格地按照工程的进度进行记录并需要同时熟悉图纸、方案等技术知识和档案归档的专业知识，还需要严格地按照归档要求进行档案的整理归档。但是就目前来看，档案管理人员不但对工程技术缺乏了解，档案管理知识也同样欠缺，不能真正满足工程档案管理工作要求，有些单位并没有设置专职档案管理人员，不能保证档案归档的质量。
（三）档案管理制度不健全导致档案管理不规范。档案管理制度的不健全在一定程度上导致了工程档案管理无章可循。在大多数企业中，并没有制定完善的工程档案记录、收集、整理、归档以及保管等制度要求。如：档案工作岗位责任制、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案室管理制度、档案管理制度等制度均不健全。在无制度要求的条件下，加上工程建设的周期相对较长，资料比较分散，在单位中收集资料不够齐全，整理不规范，档案编制的质量便参差不齐，这都给以后的档案的归档及保管以及利用带来不少的问题。
（四）档案管理设备设施滞后导致档案管理水平不高。就目前来看，大多数企业对工程档案的重视程度明显不够，资金投入非常不足。一些档案保管及档案数字化设备设施，如：直排式密集架、除湿机、柜式空调、打印扫描一体机、数码摄像机等，由于价格相对较高，领导都觉得没有必要购置，档案的重要性还没有得到领导的认可，往往当档案出现问题，影响验收及保存了，才意识到这些设备设施的重要性。
二、工程档案精细化管理的有效途径
（一）加强工程档案组织管理——精细化管理的前提。第一要加强组织领导。工程档案管理看似容易，实则是一项专业性要求比较高、比较强的工作，需要在领导重视的前提下，配备专职档案管理人员，制定齐抓共管、各部门配合的政策，这样才能够保证档案的完整、准确、系统、安全，单位要及时运用领导资源进行沟通和布置任务。第二要强化档案责任。企业中需要分成小组对档案进行强化监督管理，需要企业中的技术人员积极配合档案管理人员；
（二）提升档案管理人员的素质与能力——精细化管理的根本。第一要精心挑选专职档案管理人员，要保证档案管理人员的专业技能和工作素养，爱岗敬业，具备出色的工程档案管理能力。第二要加强培训。在工程资料收集阶段，就要开始对档案管理人员进行定期的培训，有步骤分层次地开展培训工作。第三要确保人员稳定。档案工作是枯燥乏味的，档案管理人员往往流动性大，这样对档案的收集及归档都是非常不利的，设立奖励机制，确保人员稳定显得尤为重要。第四要加强工作协调和业务交流，档案管理工作涉及到的业务范围比较广，需要其他部门做好辅助和配合工作，在相关制度的支持下，协调与各个部门的关系。
（三）严格档案管理制度——精细化管理的重点。第一要建立健全档案管理制度。制度建设是做好工作的前提，明确各人员的责任，各负其责，按照制度执行，才能有条不紊地搞好档案管理工作。制度建设需要按照工程建设目标为基础，按照上级部门相关档案管理制度结合本单位的实际情况，制定切实可行的档案管理制度。第二需要完整、准确、系统的归档。在进行工程档案管理过程中，前期需要将归档的资料及时收集，确保不会遗失，之后严格按照分类标准进行分类，并依据本单位档案的归档要求做好归档工作，这样才能够有效地确保工程档案的完整性、准确性、系统性。第三是要加强设备设施建设。加大工程档案管理工作的资金投入，对原有老旧档案保管及档案数字化设备设施进行更新，为工程档案的安全保管及数字化创造基础条件。
三、结束语
(一)管理依据的特殊性
归档管理的会计档案材料是财务管理工作中直接产生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理归档以后，更具有系统性和连贯性，成为可以作为法庭证据的依据性材料。为了保证会计档案管理的合法有效，国家不仅在《会计法》中对会计档案的管理做出了明确规范，并且专门制定、颁布了《会计档案管理办法》予以规范，这在其他门类档案中是不多见的。在此基础上，各个大型国有企业包括我公司在内都制订了专门的会计档案管理制度，使会计档案成为企业档案管理中最为规范、明确、高效的门类之一。
(二)来源的特殊性
由于企业的自身特点，使档案管理的前期阶段，即归档材料的形成、积累，归档前整理和按时移交，成为档案管理中最难以规范化管理的阶段。因为归档材料的形成主体成分众多，素质参差不齐；归档材料产生的时间、处所及环境条件各异，所以归档材料质量的可控性较难提高，会计档案的来源同样存在这些问题。虽然会计档案归档材料是由专业的会计机构及会计人员移交给档案部门，而且在移交归档前进行过审查，但是会计凭证来源各异，数量繁多；会计账簿专业性强，分类严格；其他会计资料种类繁杂，难以准确分辨，这些特点在其它门类的档案中都是不多见的。此外，对于会计档案归档材料积累、整理方法、质量及归档时间界定等要素均有明确、严格的规定，同样也有别于其它门类档案。在归档时间上，当年的会计档案在会计年度终了后由财务部门自行保管一年，待下一个年度才移交归档；在整理方法上，会计档案归档材料是由会计人员而不是档案人员负责组卷及装订，以确保卷内文件材料的有机联系。
(三)管理的特殊性
会计档案是经济活动的直接凭证，与企业经济活动的联系非常紧密。因此，会计档案归档范围必须涵盖经济活动的全过程，必须如实反映经济活动各环节之间的客观联系，这就要求会计档案管理人员必须对企业财务部门和会计人员的业务工作有一定程度的了解并积极配合；会计档案归档材料种类多样，寿命周期长短各异，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六个档次，这是会计档案独有的特点；由于会计档案数量多，特别是短期保存的数量大，需要经常进行价值鉴定和及时销毁。在我公司，只有会计档案能够做到定期组织进行鉴定、销毁。这些方面均与其他门类档案有明显区别。
(四)利用的特殊性
由于会计档案涉及企业的经济利益，具有明显的经济价值和严格的保密要求，必须依法依规严格管理，无关人员不应当接触。因此要求企业档案部门做出适应会计档案自身特点的专门规定，对利用会计档案的主体、时间、地点及管理要求做出明确、细致的要求。要对利用者的资格进行限制和审查，采取措施保证在利用会计档案的过程中不致造成失密、泄密，要规定明确的利用程序并对整个利用过程实行严格有效的监督管理，在确保馆藏会计档案完整与安全的前提下，积极开发馆藏会计档案信息资源。
(五)信息化管理的特殊性
自2005年我公司档案信息化建设起步以来，由于各门类档案信息化建设难度不一，因此进展步伐也各不相同，而会计档案信息化就是其点比较鲜明的一类。可以说，会计档案信息化建设的速度是最快的，又是最慢的。所谓进度最快，即会计档案是最先完成案卷目录数据库建设的门类；所谓进度最慢，即直到今天，我们也没有完成会计档案卷内目录数据库的建设，更不用说档案全文数据库建设了。事实上，会计档案本身的特点已经决定，后两个数据库的建设既没有必要性也没有可行性。这个特点与其它门类档案数据库建设工作日新月异的局面形成鲜明的对比。
二、企业会计档案管理的实用方法
(一)企业会计档案管理制度的建立和实施控制
会计档案和其它各门类档案一样，必须依法管理，坚持“照制度办事，按程序操作”的要求。
1.在制度建设方面应当抓好三个层次的工作：一是制订专门的会计档案管理制度；二是在国家相关法规修订、企业实际情况变化等情况下，应及时对会计档案管理制度进行修订；三是在实际工作中，应逐步建立健全会计档案接收、管理、利用和鉴定销毁的具体操作程序，使会计档案的管理真正处于有规可依、有章可循的良性环境。
2.在制度落实方面，要采取有力措施保证管理制度的有效实施和闭环控制，确保管理制度落到实处。应当做到三个纳入：一是将档案管理制度（包括会计档案管理制度）纳入企业的管理制度体系，确保档案管理制度的效力；二是将档案管理制度的内容纳入职工培训课程，确保档案管理制度的宣传贯彻；三是将档案管理制度的实施纳入企业的经济责任制考核范围，与各单位的工作绩效挂钩，这样才能确保档案管理制度的切实执行。
(二)企业会计档案材料的归档前控制
归档前控制是档案管理工作的一个重要环节，也是一个容易被忽视的环节，在会计档案管理工作中同样如此。因为会计档案在归档之前都是由专业会计人员管理，往往使档案人员产生“会计档案是归档前管理最规范的一类档案”的惯性思维，从而放松对会计档案材料的归档前控制。我们在长期的管理实践中认识到，会计档案管理人员必须提高对归档前控制这个环节重要性的认识，必须采取有效手段确保档案归档环节的质量和效率。会计档案材料的归档前控制主要包括三个方面的内容。首先是对归档材料进行现状调研，切实掌握归档单位分管领导及责任人是否有变化，弄清应归档材料的数量及保管现状，以及可能影响归档工作进度与质量的其它情况，做到心中有数；其次是要与归档单位的领导及责任人保持沟通，建立经常、及时、良性的信息交流；第三是针对调研中发现的问题进行有的放矢的业务指导，包括宣传会计档案管理法规与制度，传授归档材料组卷、装订及保管的方法与要求，共同商讨解决问题的思路与办法等等，特别是在归档单位责任人员发生变动后，这项工作的重要性更是不言而喻。一般来说，归档前管理工作越及时、主动、细致，会计档案材料的接收归档工作就会越顺利。
(三)企业会计档案材料的接收归档
会计档案的接收归档工作是会计档案规范化管理不可缺少的基础环节，必须按照“规范、明确、高效”的要求有序进行。从上世纪九十年代末期开始，我们就逐渐摸索出一套行之有效的工作程序。每年刚过春节，我们就开始与归档单位沟通，在充分协商的基础上制订印发当年的会计档案归档计划，确定各单位的归档次序、时间安排、归档材料内容、归档手续以及联系方式，当然每年都要不厌其烦地重申归档要求，以保证归档计划的可执行性。然后就是为归档材料的进馆做好必要的准备，包括柜架的规划安排、位置调整、装具准备等各项工作，在此期间往往还要关注与指导归档单位制作归档材料交接清单的进度与质量。会计档案归档材料的接收工作既是技术活也是体力活。按照交接清单逐卷清点，核对名称、编号、数量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷档案不过一两斤重，但是要连续将几千卷档案在短时间内进行清点、搬运、消毒、上架，不仅要求有较强的手脑协调能力，还要求有较好的身体素质。
(四)企业会计档案的安全保护
会计档案接收入库以后，虽然组卷、装订环节的工作已由会计人员完成，但是仍然有许多管理工作要做。首先是归档材料的清洁消毒就与其它档案不同，其它档案都是先消毒后装订，文件材料之间的间隙大而松散，臭氧气体容易进入，消毒时间不需要太长；而会计档案是已经装订完毕然后消毒，臭氧气体难以顺利进入纸张之间，不但要求档案在消毒柜中翻开摆放，还要适当降低档案的摆放密度，适当延长消毒时间，使消毒杀菌尽可能彻底。其次是会计档案的装具即卷盒种类多、规格多。会计凭证、会计账簿和会计报表的外形尺寸各不相同，因此除了会计报表与其它会计材料采用各门类档案通用的卷盒外，我们还专门为会计凭证与会计账簿量身定做了不同规格的卷盒。第三，会计档案的保护、保密管理要求高。我公司于2013年为会计档案库房安装了带指纹锁的门禁系统，改进了防盗实时监控系统，进一步提高了会计档案的安全防护水平。此外，还有会计档案案卷封面、脊背、卷内目录和备考表的制作；总账、分类账和检索工具的建立；由于档案鉴定、销毁而形成柜架空间，必须经常进行倒架调整，比其它档案管理频繁得多；会计档案的数量最多，库房面积最大，日常清洁卫生工作量也最大。这些工作看起来琐碎，但是缺一不可。
(五)企业会计档案的利用管理
利用会计档案最重要的就是要把握好开发档案信息资源与保障档案完整安全这两者之间的辩证关系。首先，利用会计档案的主体必须是持证上岗的专业会计人员，因此档案部门应当掌握本企业的持证会计人员名单，并且定期与财务管理部进行沟通，对名单进行更新；其次，利用会计档案必须事先经公司财务部领导书面批准，并有档案部门领导签字确认，以确保利用的目的是因工作需要；第三，利用会计档案必须在档案部门设置的专用阅档室内进行，必须有会计档案管理人员现场服务，阅档室内还应当配备监控摄像头、电话等必要设施；第四，如果需要复制档案，必须在审批手续中明确说明，并由会计档案管理人员在档案部门内部进行。
(六)企业会计档案的鉴定及销毁
到期会计档案的鉴定销毁是会计档案管理的最终环节，也是考验一个档案工作者素质的试金石。美国国家档案馆前馆长、著名档案学家巴克先生曾经告诫我们：“人类的档案遗产具有唯一性，不论由于何种原因失去其中任何一部分，都是整个人类的损失。”这句话成为我们每次鉴定销毁工作之前必须重温的信条。为了确保会计档案鉴定销毁工作的质量，首先必须组织鉴定工作小组，由企业总会计师担任组长，财务部门、档案部门领导及相关工作人员参加。其次应由档案人员制作案卷级鉴定清册，并确保清册的内容与提交鉴定的档案在顺序、数量、内容各方面准确对应。第三，采用逐卷鉴定的方法对到期的会计档案进行价值鉴定。在鉴定前，应要求参加鉴定的会计人员事先做好相应准备，对提交鉴定的档案是否涉及未办结的债权债务，是否涉及正在办理的违法违纪案件等内容要心中有数，以免造成珍贵证据的灭失。第四，鉴定工作结束后，档案管理人员要按照鉴定结论，将经过鉴定的档案分为两个部分，对应当继续保存的档案重新标识、消毒、回库；对应当销毁的档案建立销毁清册，办理审批手续后，送到有资质的销毁单位，采用化纸浆的方式进行销毁。最后，将销毁清册等鉴定工作资料完成签字手续后，及时归档，永久保存。
(七)企业会计档案信息化建设要点
我们必须清醒地认识到，无论会计档案有什么样的特殊性，信息化建设都是会计档案管理的必由之路，这是不以我们意志为转移的客观规律。首先，扎实的档案管理基础工作是信息化建设不可缺少的前提条件；其次，会计档案信息化建设应当是企业档案信息化建设的有机组成部分，并且应与整个企业的信息化建设同步进行；第三，会计档案信息化建设应当适应企业财务会计信息化建设的实际情况，遵循其自身的客观规律，实事求是地进行。我们的设想是，对于会计账簿类，数据库建设到案卷级；在其他三个类别中，对于已经归档的档案，数据库建设到案卷级，对于今后归档的档案，在财政部下发的《企业会计信息化工作方案》正式实施后，根据实际情况，可能直接建设全文数据库。因为这个方案将对现行的会计档案形成方式和载体形式做出重要调整：除会计凭证类继续采用纸质载体外，其它三类材料即会计账簿类、会计报表类和其它会计材料类都将可能全部或者大部分采用电子载体，不再采用纸质载体。这必将会使会计档案管理工作发生相当大的变革，我们应当尽早做好相关准备工作，以适应形势发展的需要。
三、结束语
关键词 施工企业 会计档案 管理制度 改善
一、引言
会计档案工作是我国目前构建社会主义和谐社会中一项重要的任务。但是在现实中，会计档案并没有得到企业的重视，所以档案保管和整理很容易出现问题。如今，我国对于会计档案的重视程度随着我国经济实力的不断提升而增加，我们要顺应时代的要求，将施工企业中的各项基层管理抓严、抓好，将信息服务的层次和内容不断深化。下文是对会计档案管理工作在施工企业中重要性的简单叙述。
二、会计档案管理工作在施工企业中的重要性
会计档案对部门和单位有着非常重要的促进和支持作用，会计档案也可以将部门经营管理的信息和资源完整地反映出来，能起到监督的作用。会计档案工作是我国目前构建社会主义和谐社会中一项重要的任务，其可以将管理规划和决策过程中的信息传递出去，这对于解决经济纠纷有很大的帮助，同时可以有效维护活动双方的权益，为其提供合理、有效的法律证据。会计档案的信息化可以将会计档案的质量及时地反映出来，可以适当减少错误发生的概率，提升会计档案的现代化管理水平，所以，我们要充分认识到会计档案的重要性（会计档案是非常重要的信息资源）。除此之外，我们还需要了解部门发展和会计档案的关系，这两者之间的关系非常密切，两者的结合对部门形象的维护有重要的作用，甚至关系到活动双方的合法权益和切身利益。如今，对于会计档案的重视程度随着我国经济实力的不断提升而增加，我们要顺应时代的要求，将施工企业中的各项基层管理抓严、抓好，将信息服务的层次和内容不断深化，将会计档案的作用充分发挥出来，为我国现代行业的发展增添助力。
三、施工企业会计档案管理存在的问题
（一）会计档案管理制度滞后
会计档案归档制度的不完善和会计档案保管制度的落实不到位是会计档案管理制度滞后的主要原因。如今，对于会计档案的重视程度随着我国经济实力的不断提升而增加，再加上会计档案管理制度的管理对象主要是会计核算专业材料，所以会计档案归档制度起着至关重要的作用，需要我们进行完善。会计档案归档制度的不完善，主要体现在不少基层单位并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间、整理标准、移交等问题没有作出具体的规定，没有将会计档案管理纳入会计人员的岗位职责中，也没有配备专人管理会计档案。而会计档案的保管制度落实不到位主要体现在对档案随意摆放和翻动，在这种情况下档案很可能出现泄露信息和丢失的现象。
（二）会计档案管理工作不到位
会计档案管理工作不到位，主要包括档案管理意R落后、缺少网络和计算机维护人才、工作人员不固定、现代化的投入不足、相关表格整理的不完整和鉴定销毁工作不严谨等。其中，档案管理意识落后的主要原因是领导对会计档案管理存在不重视的心理，缺乏对工作人员的现代化技术的培训，这也就直接导致企业缺乏这方面的人才。如今，计算机软件和硬件技术随着科技的发展不断趋于成熟，我国的档案管理已经逐渐向数字化和电子化的方向发展，但由于缺乏重视，直接导致了施工企业对现代化投入的不足，这对于计算机会计档案工作的发展有不利影响。
（三）没有充分利用会计档案
会计档案利用不充分，主要包括利用范围和方法的限制、利用者范围的限制。随着市场经济的不断发展，施工企业面临的竞争更加激烈，但由于传统计划经济对部门资金管理利用的影响，使得对会计档案资源的利用重视不够。档案制度中存在一些保密限制，这就使会计档案人员的身份有了严格的管理和限制，导致很多会计档案用户无法进入，这也为会计档案的发展造成了阻碍。
四、施工企业会计档案管理制度的改善和加强
（一）会计档案管理中各项制度的建立和完善
在建立和完善会计档案管理制度时，首先要根据相关规定建立完善的归档制度，其次是根据规定建立档案安全保管制度。除此之外，我们要对保密制度进行合理的运用，选择一些专业技能强的管理人员，将档案更妥善地保管起来。在会计档案管理中要尤为注重会计档案的销毁，所以我们在销毁一些失去保存价值的档案时必须认真严谨。
（二）会计档案管理中业务工作的加强
对于会计档案管理业务工作的加强，我们首先需要做的就是明确会计档案归档的要求，对具有保存价值的信息进行保存，对会计报表数据等重要性材料进行打印装订保存，在移交时一定要将表格目录填写完整，做好会计档案的立卷工作。电子会计档案的数据保存时间比较长，所以我们要建立电算化会计档案收集制度，选取优质的材料，做好整理工作，从而达到会计档案管理业务工作的加强。
（三）管理事故风险的防范，加大投入
在加强对传统纸质文件的保管力度之后，要对电算化会计档案进行保管，首先我们需要选择防尘、防潮、防磁的场所进行储存，并且要定期进行检查，以免文件损坏。除此之外，我们要将软件版本和数据进行一致性保存，并对计算机病毒采取一定防范措施，以此保证电子会计档案信息的安全保存。另外，部门要进一步加强对计算机系统的管理，预防病毒的侵入。
（四）会计档案管理水平的不断提高
在对施工企业会计档案管理制度进行改善和加强时，我们要加强组织领导，提高会计档案的管理水平。要想做好施工企业的会计档案管理，最关键之处就是领导的重视，所以我们要明确企业人员的职责，将财务部门和档案部门两者联系起来，保证会计档案归档的工作质量。另外，对于储存会计档案信息的盘片也要进行检测，防止出现档案信息丢失和损坏的现象。
五、结语
如今，我国对于会计档案的重视程度随着我国经济实力的不断提升而增加，我们要顺应时代的要求，将施工企业中各项基层管理抓严、抓好，将信息服务的层次和内容不断深化。随着我国综合实力的不断提升，国家经济实力飞速增长，我国的科技水平也在不断提高。我们要明确会计档案管理的各项特点，了解会计档案管理中存在的不足之处，制定相应的解决方案，不断完善管理制度，为施工企业会计档案的管理增添助力，同时为我国强国梦的早日实现贡献一份力量。
（作者单位为中铁二局集团有限公司档案馆）
[作者简介：何庆红（1973―），本科，档案馆员，主要从事会计档案管理。]
参考文献
[1] 朱庆英.基层施工企业会计档案管理现状[J].山西焦煤科技，2006（9）：24-25+29.
[2] 陈梅.基层施工企业会计档案管理现状[J].合作经济与科技，2004（2）：35-36.
一、组织管理
今年重新调整了局档案管理领导小组和档案鉴定小组。明确了一名局领导分管档案工作，1局领导高度重视档案工作。配备了专职档案工作人员，健全了由全局各科室兼职档案员组成的档案管理网络；同时保证了资金的投入，落实了档案业务工作所需经费。
将各乡镇司法所的档案工作列入目标考核内容，2制定了司法局档案工作目标考核方法。并要求各乡镇司法所严格执行，认真落实。
制定并落实了文书档案综合管理方法》档案管理人员岗位责任制》档案管理制度》失密制度》等一系列档案管理制度，3建立健全档案管理制度。落实专人管理，明确了责任，文件的收集、整理、立卷、归档等重要环节实现了制度化、规范化，做到收集齐全、分类合理、组卷科学、归档及时。档案形成永久1件、临时3件、短期1件。
使我局档案管理逐步走向电子化。4安排专人对电子文件进行归档管理。
二、档案业务建设工作
能容纳近20年来档案资料，1有适宜保管档案的专用库房。档案专用库房门窗坚固、位置适当，不潮湿、不漏雨，备有温度计、干粉灭火器、空调、电脑等设备维护档案，以确保档案资料无安全隐患。
档案装订严格依照国家规范要求装订。2有数量充足、质量较好的档案专用柜架。
符合有关规范要求。3归档文件严格依照档案立卷归档制度整理归档。
并且归档文件资料齐全，4将文书档案、会计档案、声像档案、基建（灾后重建、重点建设项目）档案、实物档案、电子档案分门别类整理归档。符合规范要求。
建立了档案借阅和利用登记制度，5根据我局实际情况。完善了
借阅档案文件登记薄》做到查阅登记、退档注销等手续齐备。
特别是公证档案，档案管理利用率得到明显提高。提供证据、查找合同依据等方面，为当事人提供了快捷、方便的服务。
6严格依照上级业务主管部门的要求在规定的时间内报送纸质文件目录及电子文档目录。
一、企业改制后档案工作所面临的主要问题
1.档案利用情况发生转变。通过对利用的分析可以看出，由生产、科研、工程、建设资料转化而来的档案利用率高，会计、合同、土地、招投标档案利用率也逐年提高。
2.档案现代化管理滞后于机关办公自动化。大部分单位档案现代化管理水平有待提高，不能适应企业档案信息化发展要求。
3.从源头上不能保证归档的齐全完整。管理制度不落实，归档又没有纳入网点兼职档案人员的岗位责任制，没有对不归档人员进行有效的处罚，出现部分档案归档困难的现象。
4.各单位档案工作发展水平不均衡，出现了强者越强，弱者越弱的两级分化现象。通过对以上问题的分析可以看出，为了适应市场经济的需要，就要用信息产业来改造国企传统企业，提高资产运营效率，实现经济效益的明显提高，而档案工作是企业管理的基础工作，在国企的重组改制中，档案工作也必须进行改革，实现与企业同步发展。
二、企业改制后档案工作发展趋势分析
1.正视现实，转变观念，拓宽档案信息资源开发利用工作的服务范围。观念是行动的先导，要有效地开发利用档案信息资源，首先必须转变过时的观念，确立全新的观念，即新形势下档案工作者应确立以下五个观念：（1）主动服务观念。服务性是档案工作的根本属性，只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动，从而使档案工作者在进行档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。（2）开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入社会，参与社会，并了解、把握普通公民的档案利用需求，才能增强应变能力，有效地开发和传递档案信息。（3）竞争观念。现代社会是竞争的社会，档案工作者必须增强忧患意识，在档案部门之间、档案部门与其他信息部门之间广泛地开展竞争，由此才能产生“时不我待”的紧迫感，从而产生开发提供档案信息的强大动力。（4）协作观念。“广、精、快、准”是信息化社会人们利用信息的基本要求，要满足这一点，单独的档案部门已难以做到。因此，档案工作者必须确立协作观念，走整体化协调发展之路，以实现档案信息资源的共同开发。（5）市场观念。在市场经济条件下，一切必须以市场需求为导向。因此，档案工作者确立市场观念十分必要。
2.切实加强现代高新信息技术研究，努力造就新型档案专业人才。笔者公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，包括激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图像，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。公司在内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。2014年1月24日，公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室两台1000MW发电机组档案的电子文件。
在现代企业档案人员中，既有档案专业知识，又懂生产专业知识，又具有计算机、网络等方面知识的人才奇缺，从而制约和影响了档案事业的发展。如何适应时代需求，积极应对社会竞争，全面创新档案服务体系，满足社会、企事业单位不同层次的档案需求，是当前档案事业发展中的重要课题。
3.企业档案的收集与归档范围需要优化。收集是档案工作的起点，是发挥档案作用的前提。归档制度是企业档案收集工作的规范和标准，制定科学合理的归档制度和归档范围，是做好收集工作的基本保证。制定相应的归档制度，并在实践中对各职能部门的归档工作予以监督执行，是档案部门的基本职责，也是做好档案收集工作的重要前提。在企业管理制度与归档制度健全的情况下，接收企业档案的移交归档是企业档案收集工作的主要方法。文件材料归档制度，应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施，文件形成、归档责任。
制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，公司着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，我们将档案管理进行指标分解，纳入我厂各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，厂本部均专门行文，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。
近年来，我们制定并实施的档案资料管理制度主要有：（1）档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书，限期上交，愈期进行考核。（2）机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。（3）设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。（4）工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程决算付款。
目前，我厂已建立了14种1.3万字的档案管理制度，使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循，职责明确。这些制度的实施，有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%，资料完整率达99%。
关键词：办公自动化；档案管理；电子化
一、基层档案管理工作现状及存在的问题
近几年来，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，基层央行办公自动化管理系统已逐步代替以往手续繁杂的办公行文，许多来往函件，公文处理直接在计算机和网络上办结，文件从产生到归档几乎可以不使用纸和笔，随之产生了大量的诸如电子邮件、磁盘、光盘、图片录像及数码声频视频等电子文件资料。但由于对此类文件的重要性缺乏足够的认识，相应的配套管理措施和有效的技术支持不到位，使基层央行的电子文件档案管理工作存在诸多问题和漏洞，主要表现在：
一是电子文件档案管理意识不强，文件丢失问题严重。由于基层央行档案管理人员存在思想认识上的误区，认为只有书面纸张类的文件资料才是档案，非纸化文件的管理不是自己的事，对电子文件缺乏管理意识。在工作中形成的大量电子邮件、磁盘、照片录像及数码声频视频等电子文件资料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，认为拍摄完成、看完用完就算完成任务了，不需要归档保存；由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，致使部分电子档案长期在个人或业务部门内部保存，特别是由于电子文件的可删除性和电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整、人员变动等原因，造成电子档案被删除或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了电子档案的长久保护和开发利用。
二是电子文件档案管理制度不健全，操作不规范。基层央行虽然健全了相应的档案管理制度，然而对非纸化文件资料的管理操作却是空白，使管理人员无章可循；有的同志对电子文件的重要性缺乏足够的认识，在使用完之后乱丢乱放或随意删除，完全处于自主管理、自由处理状态；也有的单位虽有管理制度，但落实不够，执行不严，归档不及时，交接无手续，保管不规范，缺乏行之有效的管理措施。
三是档案管理工作存在"一重一轻"现象，基础设施建设相对滞后。由于部分领导存在思想认识和管理理念上的偏差，认为纸张化文本档案易管理、易操作、易出成绩，且投资少、见效快、效果明显，因此，非常注重传统档案管理的人财物投入，而对电子类文本档案则相对忽视，存在"重传统档案管理，轻电子档案管理"的现象，使档案管理电子化建设进程发展滞后。
四是管理人员专业素质不高，缺乏现代化档案管理专业知识和技能。目前基层档案管理人员大多都是兼职，管理水平参差不齐，档案综合管理能力有待提高，部分档案管理人员对《档案法》及有关档案管理规定和要求知之甚少，对档案的形成、收集、整理及归档等管理环节和程序也是一知半解，尤其是对档案管理标准化、电子化的专业知识、技能更为缺乏，致使档案管理水平停滞不前。
二、大力推进基层央行档案管理电子化建设势在必行
一是加强领导，提高认识。基层央行档案管理工作的电子化建设是顺应潮流、适应形势发展的新举措、新要求，是实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为人民银行中心工作任务提供高效、优质服务的有效措施，是推进基层央行工作全面协调可持续发展的基本要求。基层央行档案管理电子化建设要坚持以科学发展观为指导，紧密结合基层央行工作实际，坚持实事求是，既要精心组织、真抓实干，又要做到统筹规划、科学谋划，为长远发展打下良好基础。
二是着力实现档案管理标准化、规范化，大力提高档案管理基础工作水平。加强基础工作是实现档案管理电子化的前提和条件，基层央行首先要对原有档案进行广泛收集、分类整理，并依照档案管理规定对归档范围、保存期限，保密文件收发、销毁等各个环节要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除无用和过期的文件；将历史形成的档案资料，按照档案装订归档要求，进行重新分类整理、装订和归档，并明确各类档案的装订顺序和归档时限，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等环节认真加以规范。然后按照标准化、规范化管理要求，重新分类组合，归档立卷，编目著录。使原有档案全部实现标准化和规范化，为档案管理电子化提供了充分准备。
三是建立健全相关管理制度，保证档案管理电子化沿着标准化、制度化、规范化的轨道发展。要依据《档案法》、《机关档案业务建设规范》等有关规定，结合基层央行工作实际，进一步充实完善《档案管理制度》、《档案保密制度》和《档案操作规程》，建立电子化档案管理措施，规范工作程序，从档案资料的收集、整理、立卷、归档、检索、借阅，直到最后的鉴定、销毁，每个环节都要做到有章可循。同时进一步明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责，对归档范围、保存期限、保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序，做到定期或不定期监督检查和考核评价，发现问题，及时整改，以确保各项制度落到实处。
食品卫生、食品安全建设是我国的重点民生项目之一，是我国特色社会主义建设的重要组成部分，随着我国基础食品卫生监督、管理工作的逐年开展，它已逐渐融入人们生活的点点滴滴之中。食品卫生监督管理中的档案管理工作是我国职责部门进行有关食品监督工作的重点部分，是后续基础监督工作的前期保障。
食品卫生监督档案管理的意义
它是指在有关职责部门在开展针对食品卫生监察工作时，将对科研成果宣传、培训，对违法违纪的食品安全处理结果，对食品相关企业的安全评价以及与上述有关的食品卫生法律、法规等政策、规章以记录的形式留存的一种综合性记录形式。它记载着我国食品卫生监督管理的发展历程，为我国未来的食品监督工作的开展作出前期指导。同时，肩负相关管理职责的人员可以通过行政执行人员记录的食品卫生现场监督、检查的情况，来考核该人员的综合素质，所以将食品卫生档案管理规范化、是我国发展健全的食品安全卫生监督管理体系的必经之路，同时也为后续的发展打下夯实的基础、提供理论依据。
档案管理的具体实施做法
制定合理方案，将标准统一化。方正市食品卫生管理局刚组建，经验较少，工作中需要管理的档案并不十分繁杂，但同样，由于组织部门新成立相关管理人员经验不足等问题比较严重所以，针对这一问题，我们可以进行优化。
制定适合的立档方案，将归档标准统一化。由于地方特性，方正食品安全管理局其下属地的商户流动性较强，变动较为频繁等原因缺乏统一的管理，由此针对该地区监管工作很难及时、规范的进行。所以，地方职责部门制定了一系列的立档方案，通过食品生产、经营单位等的行业特性等制定了“一户双档案管理制度”，即为同一商户同时设立综合信息卡片及分户档案管理，与此同时，将相关档案的填写、使用规范、食品卫生检查制度等相关管理明细在档案管理者等职责部门，用以规范未来工作进程。同时，增设“食品抽样检测”“行政案例处理分析”的地方特色模块，以期为后续统计、分析工作打下基础。
对档案资料做到及时收集、整理归档。在食品卫生监督管理的档案管理中，对档案中所需的资料做到及时、规范的整理尤为重要，及时将生产、经营个体的各项基础信息、量化测评邓相关资料做备查准备，使得档案与实际情况沟通密切，避免发生“档实分离”。
加强管理，提高存档人员的工作质量。档案管理人员的基本素质是保障相关档案管理妥善进行的重点，如果想要提高档案管理的质量就必须对档案管理人员进行较为严格的业务技能培训。采取定期组织高级档案管理人员进行专业技能的培训、定期组织有关档案管理制度的宣讲，通过提高档案管理人员的综合素质，从而提升整体食品卫生管理档案管理的水平。
食品卫生档案管理的体会
首先，领导层的重视程度是进行一起管理体系改善的前提条件，直接影响档案管理相关工作能否妥善的进行。有了领导层的支持，建立妥善的档案管理制度更容易被落实、实施。从而实现“上下齐心，共同监管，横纵制约”的健康管理体系。
其次，准备较为充分的资料准备是档案管理体系正常进行的基础，存档资料的不细致、不全面直接导致了食品卫生档案管理的无意义。所以档案管理人员在进行档案归档管理的同时需要尤为注意归档资料的真实性。
一、新时期档案管理工作的问题
新形势下，虽然数字化档案的应用越来越广泛，其作用也愈加明显。但由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，妇幼保健档案管理仍然面临以下问题。
（一）妇幼保健档案的原稿管理被忽视。为方便打印，人们习惯应用计算机起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽视文件管理。多数人不注重加强电子文件管理工作，或者未能将其保留下来，文件被清除或被新的文件夹覆盖。一些人员忽视保护文件夹，对文件任意进行增减、删除或篡改操作，导致原始的电子文件面目全非。
（二）妇幼保健档案的?w档管理不被重视。传统纸质档案都是在文件形成后，由管理人员分类和编号，然后交由管理部门和工作人员管理。纸质档案使用时间长，工作人员经验丰富，总结出行之有效的工作流程、方法和原则，相关制度较成熟，有利于提升妇幼保健档案管理水平。而数字化档案写在磁盘上，方便修改，制作和修改完成后存储于磁盘中，并保留在信息数据库，方便档案信息资源共享。但由于数字化档案生成环境特殊，从制作到归档，不能按照纸质档案方式进行，妇幼保健档案归档管理也容易被忽视，制约管理水平的提升。
（三）妇幼保健档案的安全管理不足。数字化档案如果被盗取，其受损坏程度往往比较严重，甚至导致妇幼保健档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施，安全管理不被重视，安全防护技术手段不足，未能综合应用防火墙技术、密钥技术等，安全管理制度措施没有严格执行。
二、新时期档案管理工作的创新对策
为弥补妇幼保健档案管理的不足，根据新时期和新形势，以提高管理水平为目的，笔者认为应该从以下方面入手，采取优化和创新策略。
（一）加强妇幼保健档案的原稿管理。数字化档案制作或打印之后，不能任意删除或修改，而应该加强原稿管理，做好存储和备份工作。同时注重文件收集，与纸质档案完全不同的是，数字化文件收集方式、范围和要求也不同。草稿文件一般不具备正式的文件功能，可以不保留。对具有辅助作用的文件、正式的文件应该做好搜集工作，进行整理和归档。并与纸质档案建立对应关系，方便查阅和使用。还可以将其制作成纸质拷贝件或微缩品，避免档案丢失。
（二）完善规章制度，加强妇幼保健档案的归档管理。完善妇幼保健档案管理规章制度，推动管理工作制度化和规范化。明确相关人员职责和权限，让他们有效适应档案管理需要，严格落实制度措施。重视档案综合利用，加强管理，使管理和利用工作更为有效地开展下去。妇幼保健档案归档过程中，可采用硬盘存储或外部载体保存，避免受到不必要的损失。
（三）重视妇幼保健档案的安全管理。重视软件维护，确保妇幼保健档案安全有效运营。完善安全管理措施，预防安全隐患发生，明确管理人员职责和权限，让他们有效开展安全管理工作。加强软件和系统更新维护，确保妇幼保健档案存储设备安全。落实专机专用制度，保证档案存储设备处于良好性能和运营状态。注重妇幼保健档案备份，避免出现安全隐患。加强网络防火墙建设，重视安全密钥的使用，合理设置密码，防止受到攻击和破坏。做好备份工作，综合应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施，实现对妇幼保健档案的有效管理，确保其安全可靠。
（四）提高妇幼保健档案管理人员的素质。建立完善的管理制度，明确管理的目的、流程和方法。落实管理责任制，让每个管理人员有效开展管理工作。这样既能预防安全隐患，还能推动档案管理规范化和制度化，保障档案管理效率提升。引进基础扎实、责任心强、信息技术应用水平高的管理人员，实现对妇幼保健档案的有效管理。完善管理培训制度，学习理论和前沿知识，促进妇幼保健档案管理效率提升。管理人员要加强学习，掌握档案管理制度和规范要求，提高计算机业务水平，有效利用其开展妇幼保健档案管理工作。积极参与档案管理业务培训，丰富理论知识，增强动手操作能力，提升妇幼保健档案管理水平。
（五）优化妇幼保健档案管理服务方式。综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术，为用户提供个性化服务，促进妇幼保健档案资源共享。为用户提供在线咨询服务，完善妇幼保健档案咨询平台，严格各项操作，优化管理服务方式。
【关键词】网络时代；肇庆市；公路工程；档案管理
一、公路工程档案管理信息化的重要性
公路工程档案是将在公路工程建设中所形成的文字、图纸、图标、声像等各种载体文件材料信息化，在企业或者单位中建立一个专门供档案存档的信息平台，方便企业和单位将所有公路工程建设的相关信息都归档存入到统一信息平台中，再辅以信息技术化的管理，保障归档档案资料的安全性，并确保档案资料方便相关管理者、领导者的检索与查看。目的是吸收以往良好的建设经验和吸取以往建设存在的安全问题教训，以便在日后公路工程工作开展中做得更好。
二、网络时代下肇庆市公路工程档案管理的难点
（一）档案管理制度不够完善。当前，肇庆市公路局城区分局目前初步形成了档案管理制度，但还未形成较完整统一的公路工程档案管理办法及规章制度，这主要源于该单位对工程档案及档案人员的不重视。公路工程档案管理制度的不完善，将导致公路工程档案管理工作无章可循，工作人员的相互推诿责任或者对工作敷衍了事，导致许多文件资料在施工建设完成后都找不到原始记录，影响项目建设信息的归档与管理。由于缺乏档案管理制度的约束，可能出现档案管理人员只懂得上传档案信息却不懂得加强档案信息保护的情况。网络时代下最重要的就是保障档案信息的安全，但由于档案管理制度中缺乏该条规章制度，导致档案管理人员只开展基本的工作，即忽略对档案的信息化管理。
（二）档案管理人员信息素质不高。信息素质是指一个人的信息需求、信息意识、信息知识、信息道德、信息能力方面的基本素质。近几年来肇庆市为完善公路网规模建设做出许多努力：肇庆市在2016年计划投资123亿元加快以高速公路、与核心区对接的快速路建设，还改造县乡公路100公里、建设农村公路硬底化300公里。在此过程中，档案管理重要性日益突出，对档案管理人员的信息素质要求就更高。但肇庆市公路局城区分局档案管理人员的信息素质并不高。主要表现在：缺乏信息意识；信息道德不够强；对计算机软硬件技术应用级网络维护等信息知识了解不够。而这都是因为该单位缺乏对负责工程档案的人员进行针对性培训所导致的。
（三）网络安全影响公路工程档案管理的安全性。网络平台的开放化，导致档案管理的安全性和保密性受到威胁。尤其是在当前互联网+时代下，档案泄密事件时有发生，比如企业或单位的档案信息受到漏洞攻击、木马攻击等。网络安全同样给肇庆市公路局城区分局带来一定困扰，城区分局目前建立了档案信息管理平台，也对平台做一定技术维护，但在缺乏对工程档案负责人员的针对性培训之下，这些档案人员的技术维护技能未能跟上漏洞、木马等的升级速度，最终也有可能导致建立的档案信息管理平台缺乏安全保护作用。
三、网络时代下肇庆市公路工程档案管理难点的解决路径
（一）完善公路工程档案管理制度。肇庆市公路局城区分局及其他相关单位都应在内部建立一个完善的公路工程档案管理制度，在建设中要结合肇庆市实际情况进行制定。一是要制定工程档案管理办法。明确建设资料的归档范围及保管期限，要求项目建设负责人负起保障建设资料完善的责任，以确保所有项目建设的原始资料能在建设后顺利归档。二是建立沟通联系机制。越是庞大的工程，其档案资料越是复杂，如果要在建设完成后才进行档案资料收集，肯定无法保障原始资料的完整性。故而应建立起施工相关负责人与档案管理人员的随时沟通机制，使档案管理人员能随时跟进项目进度，并将档案资料及时归档。
（二）提高档案管理人员信息素质。第一，加强对档案管理人员的信息意识、信息道德培训。针对肇庆市公路工程档案管理人员信息意识、信息道德不强的问题，肇庆市公路局城区分局应组织相关人员参加肇庆市档案局或相关单位、机构组织的信息意识和信息道德的培训。其中，信息意识主要是加强档案管理人员学习计算机知识、提高档案管理安全意识等方面培训；信息道德即培养档案管理人员形成保障单位档案安全的责任，以及具备不泄露和变卖档案资料的高素质。第二，加强对档案管理人员信息能力的培训。这方面主要是培训加强对档案管理人员的计算机软硬件技术应用、网络技术维护、建立防火墙等计算机方面的能力培训，使得档案管理人员不仅具备档案管理知识，而且还具备计算机知识，成为一个复合型的高素质档案管理人才，以保障档案管理的安全。
（三）增强公路工程档案管理安全性。档案管理要起到此作用，就要保障档案信息的长久保存，这就需要增强公路工程的那个档案管理的安全性。针对肇庆市公路局城区分局已经建立的公路工程档案管理系统，其还应在档案信息管理计算机或者平台中安装杀毒软件，以防黑客的入侵，对于外来文件还应该一一进行杀毒，以防文件携带病毒破坏档案资料。
四、结论
企业和单位做到公路工程档案管理这个核心工作，对提高企业及单位在更新、改造和大项目处理中的工程管理经济效益是无可替代的。网络时代下，肇庆市公路局城区分局及其他单位更应做好公路工程档案管理工作，将档案管理信息化，并确保标配高信息素质的档案管理人员，提高档案管理安全性。
【参考文献】
[1]范小莉.网络环境下工程档案存在的问题及解决对策[J].陕西档案,2013(6):44-45.
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
长期以来，多数水利单位没有把水利档案管理工作与现代化工具有机的结合起来，档案管理计算机信息化软件与档案发展不同步，缺乏完备的目录和索引，这样就造成了档案管理工作的周期长、工作量大、效率低。档案归档材料不完整，质量不高。由于档案管理与水利科技活动相互脱节，归档的水利档案材料缺少关键性技术材料等核心技术内容，不能体现水利档案的价值。如有些水利档案保存的材料太少，查阅档案的人无法从中得到有用的水利技术信息；有些档案多数为复印件，缺少原始资料，使档案材料真实性、可靠性大打折扣，不利于水利档案价值的发挥。档案保管环境差。由于受经济、技术条件的限制，大多数地方水利单位所建立的档案库房都达不到相关规定标准要求，缺乏必要的设备和安全设施，这将不利于档案的安全保管，直接影响水利档案的存放时间。
水利档案的有效管理是充分发挥水利档案作用的前提和重要保证，为了适应新时期水利档案管理要求，提高水利档案现代化管理水平，必须从以下几个方面入手。2.1健全水利档案管理制度。管理制度对水利档案管理实施起到规范性、指导性的作用，针对目前水利档案管理制度建设现状，首先，加强水利档案的宣传。在水利单位内部定期开展信息咨询、讲座举办、科学普及等活动，让水利工作者认识到水利档案管理的重要性。其次，健全保密管理制度。许多水利科技成果都有其专有性、完整性、保密性，出于保护水利科研人员知识产权的目的，不仅要将水利科研关键性技术资料归档，还要防止专有技术的失密。再次，落实档案管理岗位责任制。档案管理岗位责任制是增强档案管理人员责任心最直接、最有效的方法，按“谁主管，准负责”和“分级管理，分级负责”的原则，在整个水利系统和水利工程建设全过程中实施。水利档案是一个紧密联系的有机体，如果实行分散管理，不仅人为地分割了这种有机联系，而且还造成了人力、物力、财力上的浪费。需要转变目前分散化的水利档案管理模式，实行集中型管理，这也是档案工作的基本原则和要求。因此，各级水利部门应根据自己的规模、层次、设备条件等实际情况，建设和完善综合档案馆，集中统一负责文书档案、工程技术档案、科技档案、会计档案及其他档案的管理，履行水利档案馆对水利资料的收集、加工、归档、传递等职能。
档案管理信息化是现代化进程的一个重要方向，也是现代技术应用的重要体现。水利档案管理信息化具有收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存贮自由化、资源共享化等重要特征。结合以上特征在水利档案管理信息化建设过程中需要注意以下几个方面的问题。一是严格执行电子文件制作程序；二是统一电子文件处理格式；三是合理选用档案信息化管理软件；四是加强电子档案安全存储。对于原始档案资料的收集，要综合运用追踪收集、分阶段收集、强制性收集等多种科学收集方法，以保证资料的完整性，还要注意关键性技术资料的归档，作好切实可行的档案资料归档、分类和编目程序与方法。在归档过程中保证归档文件原始性要求，在原件尚未收集到的情况下，才考虑用复印件替代；对字迹清晰可供利用的复印件暂时收集归档，并积极收集原始资料，原件到后马上替换，以保证档案材料的准确性，真实地记载和反映科研生产活动的过程和结果。水利档案管理环境是水利档案管理工作有效实施的重要条件，主要通过软硬件基础设施的建设来优化。首先是改善硬件设施，然后逐步建立起档案专用库房，配备必需的灭火器、吸尘器、空调、除湿机、加湿机、紫外及臭氧灭菌装置等设备。另外，还应加强档案信息化硬件的配置，要补配电脑、复印机、扫描仪、电子档案防磁柜以及专业档案管理软件等信息化软硬件设施，以促进档案管理信息化发展。总之，水利档案现代化管理是一个综合性的过程，在实践过程中，除了制度、方法、技术、设备等需要考虑的因素外，最重要的还是人的因素，这就需要档案管理人员不断提升自身的思想政治素质和业务素质，为提高水利档案管理质量打下基础。
本文作者：邢琳工作单位：黄河档案馆
文书档案是医院工作的一个重要环节，是反映医院整体管理和卫生事业发展水平的一个关键指标。本文从办公室文书档案管理的特点出发，结合个人实际工作，分析办公室文书档案在实际工作中需解决的问题，并提出改进方法。
【关键词】
文书档案；档案管理；办公室
医院文书档案是医院长期行政管理的历史记录，其内容囊括了医护管理、党务管理、医政管理、人事管理等许多方面；涉及到了医疗、教学、科研、公共卫生等各种工作的实施和开展情况；保存着医院的规章制度、发展规划、统计资料、会议记录等重要内容，对于医院的日常管理和临床科研都十分具有保存和参考价值。因此办公室的文书档案管理工作显得尤为重要。
一、办公室文书档案管理特点
（一）文书档案管理涉及面广。文书档案管理工作是通过单位的文档室进行的。文书档案内容丰富，涉及面广。包括来自上级或本单位制定的文件、协议、合同、电子档案、责任书、往来信件记录及其他材料。
（二）文书档案管理工作一体化。文书档案来源与文书工作，文书档案的质量直接影响到了档案质量和档案工作，而文书档案管理是建立在文件搜集、运转、催办和承办基础上的，是文书工作的终点。
（三）文书档案管理的重要性。由于文书档案主要进行的是文书材料的立卷工作，为了保证文书档案管理工作能更好地为中心服务，起到在工作中的参谋和宣传教育作用。文书档案管理的重要性不言而喻。
（四）文书档案管理的相对保密性。办公室文书档案管理人员的首要责任就是维护档案的安全。而医院文书档案具有很强的专业性，档案利用者也具有局限性，为了尊重医患关系，需要相对较高的保密要求。
二、文书档案管理现状中出现的问题
（一）文书档案管理制度方面不完善。通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。
（二）办公室文书与档案工作认知不足。文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。
（三）文书档案管理工作人员缺乏专业素养。由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。
三、办公室文书档案管理工作的有效实施途径
（一）完善文书档案管理制度。单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以医院形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。
（二）保证文书档案齐全完整。办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。
（三）实施“自动化”文书档案管理。在自动化环境下，文书的储存、分类、浏览等将更加容易与规范。文档管理数字化、信息化能更加迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率，这是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
（四）加强在职教育，强化管理文员培训。办公室文书档案管理人员的能力直接影响档案管理工作的质量，因此需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理操作能力。1.由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，积极完成自我学习并参加相应的省市档案局的有关档案管理培训。2.要进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。3.加强制度建设，建立长效培训机制。4.明确在职教育的原则，选择课程内容。
四、结语
文书档案管理工作要求既要把握大局，又要严格控制每个工作细节，可从文书档案整理到建立健全规章制度和工作程序等方面入手。做到不断提高办公室人员的文书档案管理水平，认真搞好文书档案与其他工作的衔接。
作者：商枣河 单位：山东枣庄市妇幼保健院
【参考文献】
