时间：2023-06-02 09:59:00
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案系统管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
福建省档案局高度重视档案信息标准规范建设，将档案信息标准建设纳入档案事业发展的“十五”计划，组织力量、加强研究，以指导全省档案基础数据库建设。2002年福建省第九届人大第三十六次会议通过的《福建省档案条例》中规定：省人民政府档案行政管理机构应当按照国家有关规定，统一档案信息化建设的数据标准，规范档案信息化管理。2002年11月，“福建省分布式档案基础数据库”项目建设正式立项启动，项目建设总体目标是：以省、设区市、县（市、区）94个综合档案馆馆藏档案为对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设“福建省分布式档案目录数据库”、“福建省分布式重要档案数据库”、“福建省馆藏多媒体档案数据库”三个全省性、规范化、可共享的基础数据库以及相配套的基础网络系统和应用系统，实现全省馆藏档案信息资源的社会共享，同时为接入全省政务信息网的各立档单位提供电子档案存放和调阅服务。在项目建设过程中，档案信息标准和规范的研究制定作为一个子项目纳入了整体建设的可行性研究报告和实施方案中，提出要“通过制定各项标准，确保档案数据的通用、共享与交换，确保在软、硬件环境变化时档案数据的完整、安全和有效利用”。几年来，结合项目建设和管理的需要，制定了一系列相关的标准和规范。
1、档案数据库建设标准与规范。近几年，福建省档案局为保证档案数字化的工作规范和数据产品质量，先后制定并下发了有关档案数字化的标准与规范。
1998年，全省国家综合档案馆启动建国后档案目录数据库建设，制定了《福建省各级综合档案馆文件级档案目录数据库结构与著录要求》和《福建省国家综合档案馆档案目录数据库建设前处理规范》，确保了档案目录数据库的质量。
2000年开始，省档案局组织实施对全省档案目录数据库的规范和检查，在此基础上起草了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》和《福建省综合档案馆档案目录数据库建设操作规范》。
2002年3月，《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35／T161－2002）作为福建省地方标准由福建省质量技术监督局实施，为馆室之间一体化档案信息数据移交、交换和共享打下了基础。
2003年，为配合“福建省分布式档案基础数据库”项目建设，制定了《照片档案扫描系统操作规范》与《照片档案扫描人员岗位职责及产品验收标准》与《缩微档案转换系统操作规范》、《缩微档案转换系统人员岗位职责及产品验收标准》《纸质档案扫描系统操作规范》与《纸质档案扫描系统人员岗位职责及产品验收标准》、《视音频档案转换系统操作规范与产品质量标准》等标准和规范，明确不同载体档案数据的采集要求，严格各种产品生产操作的程序。
2、档案信息管理标准与规范。电子档案是电子政务发展的必然产物，也是今后信息化环境下档案的主要载体形式，明确电子文件形成与归档的要求以及规范电子档案的管理，是解决今后电子档案交换与共享的基础，也是实现馆室一体化的一个重要前提。
2003年5月，福建省委办公厅、省政府办公厅联合印发了由省档案局起草的《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》。
为配合项目建设中的应用平台―――数字档案信息管理系统的开发与应用，省档案局组织技术人员研究制定了《基于XML在线应用平台数据交换规范（试行）》和《档案数据管理安全要求（试行）》，为在WEB环境下电子档案数据交换传递提供了先进、规范的应用方式和强有力的数据安全保障。
建立和健全档案信息日常管理标准与规范是完善档案信息标准体系的一项重要内容。
2002年，福建省档案馆、局局域网相继建成使用，为确保档案局域网和档案网站的正常管理和维护，相继制定了《福建省档案局（馆）计算机局域网及信息系统管理规定（试行）》，《福建省档案局（馆）计算机局域网管理使用暂行规定》，明确了档案局域网管理和使用要求。
2001年10月出台了《福建省档案网站管理办法（试行）》，在管理办法中，规定了档案网站信息服务的内容范围，建立了档案网站信息服务备案制度和年检制度，进一步明确了档案数据上网的审批程序。在日常管理过程中，还制定了“网站信息采集制度”、“档案信息制度”、“栏目内容责任制度”、“网页更新制度”、“电子邮件与留言及时回复制度”等，以加强网站的规范管理。
3、档案信息安全标准与规范。档案信息安全的保护不单纯是技术问题，还需要通过更为规范严格的安全管理来弥补和解决。因此，通过制定档案信息安全标准和规范来加强档案信息安全显得尤为重要。
2001年为了确保全省各级国家综合档案馆计算机管理系统的安全可靠运行，下发了《福建省国家档案馆计算机管理系统安全要求》，要求各级综合档案馆建立健全管理制度，严格采取各项管理措施，确保系统环境、设备、档案载体等安全。
2002年，福建省档案局制定了《福建省档案局（馆）计算机局域网及信息管理系统安全规定》，按照这一规定要求，相应制定了《计算机设备维护管理办法》、《档案机房管理制度》、《档案安全备份管理办法》《档案数据库安全管理办法》、《系统管理员岗位职责》、《网络管理员岗位职责》、《网站管理员岗位职责》等一系列制度和岗位工作规范要求。
为了确保及时发现和解决信息网络安全存在的问题，防止和减少突发事件的发生所造成的影响，保障档案网络与信息安全，福建省档案局还专门制定了《网络安全与信息应急处置预案》，一旦事件发生，立即启动预案的处置程序，堵塞漏洞、消除隐患，确保档案网络和数据库的安全。
成立了人行县支行内控安全管理专项检查领导小组，组长由行长担任；副组长由副行长、副行长担任；领导小组成员由支行各部门负责人担任；同时指定副行长为本次专项安全检查联络员。
二、自查情况
（一）会计业务方面
1、会计制度健全完善。建立了完善的会计内控制度，将会计内控制度汇编成册，并根据工作要求和实际需要，制定了《人行县支行会计国库人员业务差错责任追究办法》、《人行县支行财务费用管理办法》等规章制度，形成了一整套健全、完善的会计内控制度。
2、会计人员配备合理。根据会计集中核算系统人员配备要求，配备了会计主管岗、会计记账岗、复核岗、综合岗等业务岗位，岗位设置合理，达到了相互制约的要求，对重要岗位人员实行了强制休假制度，会计人员离岗、加班等事项均按规定进行了审批。
3、印章管理安全合规。对会计印章、密押卡、重要空白凭证实行了严格的分管和分用制度，个人名章由各自保管，操作员密码由各操作员密封并交会计主管保管，确保了印、押、证的安全。
4、账务核对全面及时。对网点接收、发出业务进行了与凭证的逐笔勾对，每月打印余额对账单与开户单位进行对账，每季上门与开户单位进行面对面对账，确保了内外账务的一致。
5、账务处理准确无误。严格按《中央银行会计集中核算系统操作规程》办理会计核算业务，做到账务及时记载，换人复核，杜绝业务处理“一手清”的现象，确保了账务处理的真实性和准确性。
6、会计凭证真实合法。会计凭证使用正确，要素填写完整，传递手续合规，凭证印鉴真实齐全。
7、重要空白凭证管理合规。在印、证分管分用的基础上，对重要空白凭证实行了专人专柜管理，并全部纳入表外科目核算，会计主管、分管行长定期开展对重要空白凭证保管、使用情况的检查，确保了重要空白凭证的安全。
8、会计档案管理符合要求。会计档案分类准确、装订及时，并指定了专人管理，查阅、调阅履行了登记审批手续，档案销毁符合程序。
（二）国库业务方面
1、国库内控管理严密。建立了国库内控制度及岗位责任制，根据国库核算系统要求设置了相应的岗位，配备了相应的人员，岗位人员之间做到了相互制约、相互控制的要求，国库印、证实行了分管分用，重要空白凭证保管合规，重要事项实行了国库主管和分管行长审批制度，国库内控管理全面到位。
2、国库会计核算规范准确。建立了健全的国库会计账表体系，账务处理准确及时，按正确的预算收入级次和分成比例及时收纳、划分和报解各级预算收入，各项预算支出、收入退库合法合规，同城提入、提出资金安全及时，内部往账发送准确无误，账务核对全面真实。
（三）货币金银业务方面
个人身份数字证书盘由各自保管，密码设置合规，申领、发放程序符合《中国人民银行货币金银管理信息系统管理规定》。
（四）计算机安全管理方面
1、计算机安全管理制度健全。结合支行实际，先后制定了机房管理制度、网络安全管理制度、各重要业务系统管理制度等28项，应急预案4项，并汇编成册。
2、在安全防范监控管理上，充分利用网络系统，安装了总行统一推广的symentec计算机防病毒系统，对支行内联网计算机有效进行了病毒监控和清除；其次，利用了支行保卫部门的安全监控系统对支行机房实施了安全监控。
3、岗位职责落实到位。制定有完善的岗位职责，对行科技人员、各重要业务系统的系统管理员、技术支持人员、业务主管、操作人员制定了相应的岗位职责，并能认真落实到位。工作中能严格要求计算机操作人员按照计算机操作要求和各电子化业务操作规程进行操作，特别对重要业务系统，要求各业务操作人员按要求定期更改用户口令和密码。
4、在各业务股室指定了1名计算机操作人员负责本股室计算机的日常维护与计算机的管理工作，确保各业务的正常运行。
5、制定了电子设备管理制度，建立了支行电子设备登记薄。对支行的电子设备实行了实时跟踪管理。
为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保存中的效用，根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本规定。
（一）财务部应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但以制单或记帐的会计科目不得介绍修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。
（二）转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。
（三）任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区规范填入，在机上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。
（四）记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一人。
记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单），没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐。
（五）总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订，出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人员可以不登记订本式日记帐，如现金处理收支较多可根据需要自设辅助帐。
单位每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表，并在表上签字盖章。
（六）单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐。
（七）必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过一个月，平时可以只打印已满页的帐簿数据，但每年年末必须将全部帐簿数据打印输出。
《会计电算化操作管理制度》
为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全特制定本制度。
一、操作使用人员：
操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或财务部门工作人员。
根据会计电算化工作要求财务部门配备以下操作使用人员；
（一）系统管理人员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字。
（二）数据录入员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证复核操作。出纳人员，系统维护人员不能担任数据录入人员工作。
（三）数据复核员：负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入帐数据的完整与正确。
（四）数据管理人员：负责已复核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软件数据扩资料的安全保密工作。
（五）系统维护人员：负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。
二、操作使用人员的操作权限：
（一）系统管理员必须根据用友财务软件的特点和本单位会计电算体系与核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主要部门和财政主管部门要求。
（二）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。
（三）系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。
（四）用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。其他人员一律不允许上机。操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。
（五）操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等。操作人员的保密字必须牢记，并注意要安全保密，否则出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸有责任。
（六）出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。
（七）备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。
三、会计凭证的审核与管理：
会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准确、可靠，因此应从以下几方面严格把关：
（一）业务作主的审核：
财务部门收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后再审查业务作主有无业务负责人，业务主管的签章，如确认无误则上机制单依此手工编制记帐凭证。
（二）手工记帐凭证的审核：
制单人手工编制完的记帐凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入。稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性；凭证分录和数据的合法性、准确性。如无误再检查凭证科目的平衡关系，最后审查制单人是否签字。
（三）机制凭证的复核数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的凭证进行复查，确保与手工作主的一致性和复核人员复核无误后签字。
（四）复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据复核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记帐操作。
《会计电算化档案管理制度》
为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全，特制订本规定：
（一）单位应根据帐簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表，报表格式由会计主管部门统一设计或认可。
（二）报表的编制要求做到数据真实，计算正确，内容完整，手续齐备，做到帐证，帐表，表表之间勾稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出，书面报表必须由分管帐务的领导，会计主管和制表人签名盖章。
（三）单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计作主会计帐簿和会计报表。
存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，末打印之前不得抹去。
由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上繁体字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。
磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总由数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。
（四）必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份罗盘的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。
（五）必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便知心乱放和外借。
（六）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室）。
（七）磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。
《计算机上机操作记录制度》
《会计核算软件管理的几项规定（试行）》中对会计核算软件的使用单位有明确要求──要有必要的上机操作制度。为了更好地完成系统维护的任务，了解故障发生的原因、地点、时间，以及如何处理和处理结果等情况，并作为下结段合理调整机时分配的依据，严格财务微机管理制度，现规定如下：
一、计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况。要求填写日期，操作员姓名，操作内容，运行时间和运行情况。
二、操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生则应及时登记记录并向系统管理员报告。
三、不得进行末作登记记录的任何软硬件维护工作。
四、系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。
五、操作记录每月装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年终整理归档。
六、要真实完整地填写操作记录，发生总是不登记者，按经济责任制有并条款处理，以上规定由系统管理员监督执行，请所朋操作及维护人员遵照执行。
《会计电算化岗位经济责任制》
随着我公司会计电算化进程的不断加快，电算化的应用在财务会计核算管理方面无论在范围上还是在层次上都有很大的发展，为了使我公司会计电算化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制如下会计电算化岗位经济责任制。
一、会计电算化管理岗位：
根据本企业的管理核算特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求，为了稳妥地进行以计算机替代手工帐的过渡，在总会计师领导下，本着财务会计岗位围绕电算化开展工作，更好地发挥会计电算化为财务管理，核算服务的原则，以计算机替代手工帐后本公司设置如下管理岗位：
岗位：会计主管、岗位主管、系统管理、稽核、底稿制作、计算机操作、传票复核、软件开发、出纳、内勤、成本管理、内部银行管理、往来帐管理岗、专用基金管理、销售管理。
二、岗位职责：
（一）总会计师：对企业会计电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策，保证会计电算化工作的健康发展。
（二）会计主管：制订会计电算化发展规划，为总会计师提供重大硬件、软件使用，应用项目和决策依据，根据企业特点合理的设置电算化管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员工作情况。严格执行责任制对各岗位人员经济现任的约束条款。
（三）会计电算化管理岗：
1.参与制订本厂会计电算化发展规划及电算化管理制度。
2.执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责，对会计软件进行日常维护运行。保证计算机软件及硬件的财产。
3.报告计算机故障并采取相应的处理措施，遇重大的系统运行故障必须根据故障的发生，自理情况填写报告单并及时报予电算化主管。
4.正确分配系统操作人员的使用权限，参与软件开发的管理。
5.保证各种电算化管理规定的正确实施。
（四）岗位主管：
1.电算化、成本、计划岗位主管：
＊协助会计主管制订电算化发展规划及总会计师提供重大硬件。软件使用及应用项目的决策依据，负责软件开发的管理。
＊协调系统管理与会计管理岗位工作，保证计算机辅助财务管理工作的正常过渡及协调发展，保证各级电算化管理制度的正确执行。
＊本公司成本管理及财务计划的制定、预测。
＊组织各岗位对公司经济活动进行准确及时的分析。
＊为会计主管提供岗位经济责任制考核依据。
2.资金、专用基金岗位主管：
＊负责银行、现金出纳岗、销售岗、往来岗、专用基金岗的日常管理。
＊上缴利润、税金、留利及货款的管理。
＊流动资金的日常核算管理。
＊配合电算化主管使本主管岗位的电算化应用不断完善。
＊为会计主管提供岗位经济责任制考核依据。
（五）系统操作岗位：
1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。
2.及时准确地输入及生成各种会计凭证、帐簿、报表。
3.通过系统管理员及时准确地为领导提供所需的查询数据。
4.系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人。
5.正确执行电算化管理规定中有关操作、使用、备份等条款。
（六）软件开发岗：
1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。
2.末经电算化主管、系统管理员核准的开发项目不得上机。
3.开发的软件应充分利用本公司已经应用信息系统、报表系统的功能并应易接受、掌握。
（七）档案管理岗：
1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。
2.对存储在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐、报表等要及时备份。备份软盘要编号及加盖印章归档，对企业会计核算结果的历年资料要备份三份，分别存放在不同地点。
3.对购置或自行开发的会计软件的软件文本要人作为会计档案永久妥善保存，并负责督促计算机凭证、帐簿、报表的装订归档。
4.对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作。
5.注意保管查看计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理装订，归档。
（八）稽核岗：
1.审核原始凭证的合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字。
2.审核凭证制作底稿是否规范，运用会计科目是否合理，借贷是否平衡。
3.发现不合理的原始凭证及传票制作底稿，及时退回业务发生岗位进行合格性处理。
4.签于业务处理时间问题至少一周内对所有原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次，确保凭证制作质量。
5.稽核后的凭证要加盖岗位人名的印章，并对所有因人为因素造成又无及时稽核发现的凭证制作质量问题负责。
（九）复核岗：
1.保证计算机记帐前凭证制作质量起到把关的作用。
2.复核计算机凭证与作主制作底稿的一致性，配合稽核人员及时发现原始凭证，凭证底稿的质量问题。
3.按日整理当日所有原始凭证、凭证底稿及计算机凭证，完整的交付装订人员进行装订。
4.按日进行每笔经济业务凭证的复核，发现问题后属于操作问题通知操作人员进行处理，属于系统维护问题通知系统管理进行处理。
5.负责审核计算机操作人员的操作结果并对审核结果负责，复核后的凭证要加盖岗位人员印章。
（十）其他业务岗位：
1.其他业务岗位按原经济现任制规定内容开展工作，发生问题按原条款处理。
2.其他业务岗位要全力配合电算化工作，执行领导对各岗位指定的有关电算化管理方面的要求。
3.末经系统管理人员允许，不得私自上机操作。
4.现金及银行出纳岗协助档案管理员暂时负责每日凭证的装订工作并负责凭证封面要求内容的填写。
5.各岗位要及时发现本岗位不适于计算机管理方面的问题，并努力提出有利于会计电算化发展的建议。
三、关于各岗位工作的奖惩规定：
各岗位的职责条款与当期的奖金挂钩，实行百分制考核，每岗位的五条职责共一百分（每条款二十分），如果岗位人员有违反本岗位职责的问题，经会计主管、岗位主管、系统管理员认定，按职责的内容扣除相应的分数。计奖实行活分活值考核。
计算公式：
奖金分值＝部门奖金总额／各岗位得分总和岗位人员得奖额＝各岗位实得分数＊奖金分值
会计工作实行电算化申请
南京市财政局会计处：
关键词：广电系统；会计电算化；管理
中图分类号：F230
文献标识码：A 章编号：1006-4311(2012)02-0152-01
0 引言
会计电算化是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论，系统论，控制论，数据库以及计算机网络等新兴理论和技术，科学地应用于会计核算和财务管理工作中。来提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的管理现代化。会计电算化管理制度的建立是保证单位会计工作有序进行的重要措施，也是电算化会计工作的成功基础。
1 建立广电系统电算化的岗位责任制度
随着广电系统会计管理的操作形式等变化，其会计工作的分工、各岗位的职责与权限也跟着发生了根本的变化，原有会计岗位的分工已不适应目前电算化工作。广播电视系统如不及时地调整并建立起与之相适应的会计电算化工作岗位制度，使广播电视会计岗位分工、职责更具规范性和科学性，就无法保证会计工作的正常进行，会计电算化就不能充分发挥在管理中的整体优势，同时也不利于提高财会人员的业务素质。所以在会计电算化下科学、合理地设置会计工作岗位，明确各岗位的职责和权限十分必要。实现会计电算化，是会计工作现代化的重要组成部分，也是会计改革的重要内容，如果不及时地调整并建立起与之相适应的会计电算化岗位制度，使会计岗位分工，责任尽可能地比较规范，科学，就无法保证会计工作的正常进行，会计电算化在管理中的整体优势不能充分发挥，因此，在会计电算化下科学地设置会计岗位，明确各岗位的责任是十分有必要研究的。在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全，要求单位对内部职能进行分工。按内部牵制原则合理分工，从而可以在工作中互相制约，互相监督，防止工作差错或舞弊现象的发生。
2 完善计算机操作与维护管理制度
广播电视系统实施会计电算化后，会计人员进行会计核算工作必须操作计算机才能完成，如操作不正确，则有可能造成系统内数据的破坏和丢失，影响系统的正常运行。因此，为了保证系统的正常运行，完成工作任务，保证系统信息的安全与完整，应制定严密的计算机操作管理制度，包括会计软件的操作工作的内容和权限等，预防会计数据未经审核而登入机内账簿，对计算机加强日常使用管理，营造一个良好的运行环境，保护机内程序和数据的安全。
3 为保证资料真实合法.必须严格授权控制、修改限制制度
为防止系统非法介入，篡改或发生舞弊行为，必须实行严格的授权控制，利用财务软件权限控制功能，通过对不同人员权限的分配，设置密码等手段对上机操作和动用系统资源加以控制，在财务软件中会计资料输入计算机并经审核记账后，不能修改，如需修改则需要重新输入一张正确凭证和一张红字冲销凭证，再按据记账。这种处理方式对修正内容，修正理由及相关责任人都留下了记录，只有这样才能保证会计信息的质量和可信度。因此，按照《会计核算软件基本功能规范》严格修改并限制操作权限，严谨反记账与反结账，进而保证会计信息和会计资料的真实性，合法性。
4 计算机的硬件、软件和数据管理制度
对用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，并能够正常运行。出现硬件故障时，及时进行故障分析，并做检查记录，在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员安装和调试。会计软件的升级与更换，必须统一规划，单位统一管理，在获得会计软件的同时必须做软盘备份，同时存储在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份，根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定，应加强会计数据的安全维护管理。确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立，备份次数每月不得少于一次。
5 加强广播电视系统电算化会计的档案管理
主要是指打印出的各种凭证账簿，报表存储会计数据和程序的软盘等，以磁性介质或光盘存储会计数据与信息，局有磁性化和不可见的特点应根据这些特点和手工会计条件下《会计档案管理办法》的要求制定本单位会计档案管理的立卷，归档，保管，调阅和销毁管理制度，做到科学管理，安全保密，查找方便，严防损失，同时为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管，并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。广播电视系统会计档案管理的做法是：①由计算机打印输出对由原始凭证直接录入或手工录入计算机的会计凭证，记账凭证上应有录入人员的签名或盖章，稽核人员签名或盖章，会计主管人员的签名或盖章，收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印输出生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管；②应保留现金、银行存款订本式日记账，手工登记账簿与计算机生成账簿并行：③对一般账簿可根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印，发生业务少的账簿可满页打印；④总分类账可用”总分类账本期发生额及余额对照表”替代：⑤对存有会计信息的磁性介质改其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本，以便在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存；⑥会计电算化系统开发的全套文档资料，视同会计档案保管。推行会计电算化，加强广播电视系统会计电算化管理，充分显示了计算机的时效性，优越性，可以提高会计的质量，加速会计信息的传递，及时编制各种报表，保证会计数据的准确性，及时进行业务查询，加强会计信息的反馈工作，最大限度的发挥会计工作的职能作用。
总之，广播电视系统会计电算化是单位信息化的重要组成部分，它使事业单位财务管理再上一个台阶。但现阶段我国会计电算化水平还不是很高，要使它发挥最大作用，还得在技术制度上加以改进，使之能更好的为企业管理服务。
参考文献：
[1]宰华东.刍设会计电算化的发展趋势及其完善[J]吉林大学,2005,(7)
【关键词】财务档案；管理工作；高校
高校档案管理作为高校内部反映经济业务最为重要的参考资料，同时也是保存高校历史发展以及记录高校实际经济情况的重要证据，是整个高校档案重要的组成部分之一。对于高校而言，其档案的全面性、真实性以及准确性直接左右这高校教育事业前进的步伐，随着二十一世纪我国经济社会的逐步发展，高校的财务档案管理工作也逐渐成为了高校档案管理中的一大重点。如何才能完善高校财务管理，并且有效提高相应的管理效率，是目前所有高校面临的一大重点问题。
一、高校财务方面档案管理工作的具体内容
我国财务管理的会计档案主要包括了以下几大常规类别：a、会计凭证类；b、会计账薄类；c、财务报告类；d、其他类；e、电算方面会计档案；同时还包括了一些非常规类档案，分别是：a、在每年都会做出一份数据库的备份资料；b、在进行财务管理软件（系统）升级时所留下的老数据库备份资料；c、由财会系统管理员做出的系统管理维护方面的记录信息；d、其他被存档的相关数据资料以及有关数据信息。
二、就目前财务档案管理中所出现的问题分析
（1）对于财务档案管理方面的意思还有待加强
前文中曾经提及财务管理工作的具体意义就在于为现实服务，为历史记录，但是由于目前高校财务管理相关的工作人员数量较少，同时所需要负责的任务量相当繁重，当进行财务档案有关资料的手机或是整理时，常常得不到应有的重视，高校对于财务管理工作重要性的认识还极为低下，工作意识还有很大的上升空间，所以导致一部分的档案被无故损毁或是缺失。
（2）财务档案管理方面的工作人员业务水平较低，达不到具体工作要求
就目前而言，各高校基本上没有财务档案管理工作的专业性人才，基本上是由会计人员进行兼任，他们没有受过档案相关的业务知识培训，同时在经验上，也有极大的缺乏，这些根本原因导致他们在进行财务档案管理工作时对于档案相关工作标准以及要求不清楚，更不懂得档案有关的操作规程，经过整理得出的档案案卷整体质量低下、分类不具备科学性以及不具备复查的意义。这样不但使得财务档案在以后的寻找中极为不方便，同时也使得这些资料在以后可能会随其他资料而被无故处理。
（3）财务档案相关机构设置不够严谨，不具备基本的规范性
所谓的财务档案方面的管理机构，其意义在于：是对整个档案管理工作的有效保证，同时也是法律最基本的需求。但是，就目前高校市场而言，许多学校在实际工作中并没有对此机构进行详细有效地设置，在对于类似工作的同时，仍然是由其他部门的人员兼任处理。由于财务档案管理工作中的不具体，机构设置方面的不规范，使得财务档案方面的管理工作受到极大地影响。
三、相应的解决办法概述
（1）对高校进行档案管理方面的教育，使其认识档案管理的基本性质以及重要性
对于财务档案相关的领导阶层而言，必须使其提高对财务档案的认识，并且对财务档案管理的有关工作提高重视程度，积极着手与建立完善、健全的财务档案管理系统。同时必须依照本高校的实际规模对高校档案管理机构进行一定详细的设置。并且制定出详细有效地管理目标，明确各部分间的具体责任内容，处理好档案管理工作的大事小事。
（2）提高相应的管理人员综合素质
对高校财务档案管理相关工作人员而言，其必须具备一定的素质涵养以及工作能力，同时还必须具备一定程度的法律意识以及法律认识。在对于相关工作人员的选择上，必须选择综合素质突出、个人工作能力极强的人员来进行相关的档案管理工作。对已有工作人员，进行一定的财务档案管理方面的教育培训，提升工作水平，增强他们的档案管理保密意识以及责任意识。
（3）必须设立针对性较强的财务档案方面的管理机构
如果拥有了高素质以及高能力的管理人员之后，就必须建立一套具备一定规范性以及针对性的财务档案方面的管理机构，合理实施管理目标责任制，并且将相关的管理标准归纳到对工作人员的年度考核标准之中。通过一系列的赏善罚恶的奖惩措施来提高工作人员的积极性。
（4）建立专门的资料保管库房
对于财务档案的存储，必须按照国家有关规定建立专门的库房进行储存工作，如果某些高校不具备单独兴建库房的能力，那么也必须将库房与办公室、阅览室有效的区分开来。同时加强对档案管理相关的硬件设施，进行库房建设的同时，必须保证建成后具备一定的防范措施：防火、防盗、防尘、防霉等具体防范内容。并且制定出相关的库房管理政策，禁止与相关管理工作无关的人进入其中，有效的保证库房内档案的安全，同时对财务档案可能受到的自然损害进行防范，以保证资料的完整性。
（5）建立一定完整的信息化管理系统
随着时展，必须将信息化与与财务档案方面的管理工作有机的结合在一起，必须将财务档案方面的管理工作重心逐渐向信息化靠拢，建立一套具备一定独立性以及精确程度的信息管理系统。实现财务档案相关信息有网可查、有网可存，这样即方便了对于档案的归类、储存，同时对于日后的查找也带来的极大程度的方便性。
四、小结
总而言之，为了顺应二十一世纪高速发展的市场经济，各高校必须对自身财务档案管理工作进行一定程度的强化，对相应的管理办法、手段进行一定的优化，努力培养出一批具有高素质、高能力的财务管理人才，提升本校整体的财务档案方面的管理水平，增强相关的忧患意识，对财务档案的潜在左右以及具体内容进行充分的发挥，使其可以更好的为高校服务。
参考文献：
[1] 刘迎春.完善高校财务档案管理的几点设想[J].广西民族学院学报（哲学社会科学版），2004，26（z2）：128-128，146.
[2] 刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010，（18）：252.
[3] 容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务，2012，（3）：96-97.
关键词:会计电算化档案;管理;途径
中图分类号:D922.26文献标识码:B文章编号:1009-9166(2009)011(c)-0046-01
会计电算化是把以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中,并用电子计算机替代手工记账、算账、报账等, 完成对会计信息的收集、整理、输出、分析、预测、决策等,进而实现会计工作的现代化。会计电算化档案指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计电算化档案作为会计档案的一部分,与传统纸质载体形式的会计档案相比,有着自身的形成特点和管理要求。切实加强会计电算化档案管理工作,是信息时代会计档案工作发展的必然要求。
一、会计电算化档案的特点
1、内容的广泛性。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料。实行会计电算化后形成的会计档案,既保留了传统意义上纸质的会计档案,还应保存记录了会计资料的磁带、磁盘、光盘、微缩胶片、软盘、硬盘等磁性介质,更重要的是应保存会计电算化系统中所有系统软件、应用软件财务软件及其开发文档等内容。2、表现形式的特殊性。会计电算化档案的载体不是传统的纸张而是存储介质,因而具有体积小、质量轻等特点。传统的会计档案具有直观可视性,人们可以不借助任何技术手段就可以直接查看到会计信息。而存储在磁性介质上的会计电算化档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以阅读使用,也才具有生命性。因此,实行会计电算化的时间越长,财务会计档案软件和其他相关软件的版本数就越多,科学管理电算化档案非常重要。3、存放条件要求更高。会计电算化档案中保留的大量磁性介质、软件及文档资料,因其材质的特殊性具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时这些电子数据又受载体质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等因素的影响,因而对会计电算化档案存放的安全性、完整性要求更高。4、信息处理的便易性。会计电算化档案因其会计信息的数字化,大大提高了会计档案的利用效率,便于会计档案信息的资源共享。
二、会计电算化档案管理的主要环节
1、会计电算化档案的收集。财务部门应将财务数据的备份文件保存好,以防计算机因病毒感染或其他原因造成硬件系统损坏后,能以最小的损失在最短的时间内恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,同时还应收集计算机财务软件的销售与维护公司名称、地址、电话与联系人的信息,以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。2、会计电算化档案的保存。会计电算化档案的载体是磁带、磁盘、光盘、微缩胶片、软盘、硬盘等磁性介质,系统软件、应用软件财务软件及其开发文档等。根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据备份,存放在两个不同的地点,在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案信息的丢失,造成无法挽救的损失。3、会计电算化档案的调阅。随着软件系统的不断升级,会计档案在调阅中会有下面两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时需要在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,才能进行调阅。不管采用哪种方法的调阅会计档案,都必须严格遵守会计档案管理的规定,不得违反规定,随意调阅会计档案。
三、加强会计电算化档案管理的主要途径
1、加大会计电算化档案管理的投入力度。要选择质量高、性能好、存期长的材料作为磁性介质产品。接收入库的会计电子档案要装入特制的软件盒中,软件盒须放入特制的防磁档案柜[1]。存放电子会计档案的场所,应具有防磁、防潮、防热、防火、防尘等必备的硬件条件。在不断加大对会计电算化档案管理硬件投入的同时,应培训和配备一些既懂得会计档案管理的专业知识又熟悉会计电算化基础知识的档案管理人员,尽快购买或开发先进的会计电算化档案管理数据库软件,实现会计电算化档案管理软硬件投入并重。2、注重会计电算化档案的归档与保存。电子档案备份可采用“AB备份法”,即在归档时准备双份的电子数据,并且在每份上都作好归档记录,如:会计数据内容、数据生成时间、备份人、归档人、归档时间、软件名称等,再将其分开存放在不同的地方,这些档案的保存应注意防潮、防尘和远离磁场。对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计电算化档案丢失造成无法挽回的损失。对于各类会计电算化档案资料,都应按照《会计档案管理办法》规定存档期限。3、建立严格的借阅审批制度。通过建立严格的借阅审批制度,可防止会计电算化档案资料特别是磁性介质档案资料在借阅过程中泄密、受损和遗失。对于会计电算化档案资料在借阅过程中被借阅人泄密、损害和遗失的,应由借阅人赔偿经济损失,并追究相关责任。4、防范会计电算化档案管理的事故风险。
由于目前会计核算系统多采用局域网,病毒容易通过外来渠道进入系统。为保证会计电算化档案信息的安全,必须制定防范计算机病毒的措施,防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。因此,高校要加强计算机系统管理,所有需安装的软件都必须由系统管理员执行,从根本上解除病毒的威胁。另外,还要安装最新的防毒软件并要及时升级。另外,对于易遭破坏且难留痕迹的磁性介质档案,应具有以下相应的安全保密措施:(1)用户识别控制,防止非法用户接触会计档案。(2)数据权限限制,对安全保密程度不等的数据,赋予不同的使用人员不同的操作权限,防止越权使用。(3)操作日志管理,系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。
作者单位:湖南人文科技学院
1吉林省高速公路机电系统维护管理现状
吉林省高速公路机电系统，伴随着高速公路的诞生已经走过十余年的历程，经过机电系统管理部门不断的探索，已经积累了较丰富的维护管理经验，可以说已经走上了一条健康的发展之路。
1.1建立了符合自身特点的维护管理模式吉林省高速公路机电系统维护管理是由高速公路管理局通信处———管理分局通信科———收费站机务室，统一领导三级自维管理模式。局通信处负责制定政策、法规和管理制度，对各管理分局进行业务指导。各管理分局，在省局指导下负责辖区路段机电系统日常维护管理。收费站机务员负责路段机电系统的日常性、简单性维护和保养。通过三级自维管理模式，使机电系统管理，层次分明、责权清晰，基本满足了路网实际运营需求。
1.2建立了完善的机电系统维护管理制度近年来，为提升机电系统的维护管理水平，吉林省高速公路管理部门，从上到下建立了一套包括《机电系统维护范围》、《机电系统专项工程及专项维护管理办法》、《通信部门快速反应预案及流程》等相对完整的制度和方案。从而规范了业务流程，细化了管理内容。促进了高速公路机电系统维护管理的标准化、精细化。
1.3建立了机电系统预防性维护管理体系为了最大限度降低机电系统的故障率，确保机电系统运行正常，吉林省高速公路机电系统管理部门，借鉴高速公路路面需要进行经常性、周期性、预防性养护的做法，根据机电系统的使用环境，定期对系统进行预防性保养和调整。（1）对那些趋向老化、故障率高的机电设备加大维护频率，及时维修和更换。（2）注意选拔招聘一批高学历、高素质、年轻化的专业技术人才充实到维护一线，实现了可持续发展的人力资源配置。（3）明确划分维护范围，在进行全省范围内机电设备普查的基础上，为机电设备办理“身份证”并为机电设备建立了电子档案。
2高速公路机电系统维护管理工作中存在的主要问题
吉林省的高速公路机电系统维护管理工作，经过机电管理部门多年的努力，已经取得了良好的成绩，但机电系统的维护管理工作，毕竟还处在一个不断探索和尝试阶段，因此还存在差距和不足，主要表现在以下几个方面。
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2.1分散式维护管理模式带来的效率低下由于高速公路特定的发展历史、地理位置、系统技术现状，以及机电维护管理部门受传统管理体制等因素的影响，吉林省高速公路多以分散式的设备维护管理体制为主。实践证明，这种分散式运作模式，在高速公路营运初期，对于整体业务的展开是有帮助的，但是随着高速公路路网的基本形成，通车里程的日益增加、机电工程缺陷责任期的结束以及机电设备的逐年老化，整个运营维护体系就需要庞大的人力资源来支持，从而带来了维护成本的增加、人员的浪费、整体运维效率下降、区域维护力量不平衡等一系列问题。
2.2缺少统一、规范的机电系统维护管理评价标准与高速公路建设速度相比，吉林省高速公路机电系统维护管理体制和手段相对滞后。高速公路管理部门对路面的养护一般都有一套相对完整、规范的养护评价指标和体系，但在机电设备维护管理方面缺少统一的维护管理评价标准和规范。致使机电维护管理部门很难从量化指标上，去评价各路段机电维护系统的维护、维修和保养情况，这样既不能让机务员对自己的工作有一个客观、中肯的评价，也不能让机电管理部门清晰地从量化角度去分析和评判机电维护系统工作的优劣，进而演变成模糊的管养，模糊的评价。
2.3专业技术人员匮乏高速公路机电系统设备、设施的良性运转，是保证高速公路正常运营的重要手段，一般情况下机电系统故障的发生都是突然性的，这就要求不能完全依赖于专业维护人员，而是需要各收费站配置的机务员，要基本掌握解决机电系统突发事件的能力。而现在的情况是各路段配置的机务员不但人数少，而且缺乏相应的专业技术培训和实践经验。一旦设备出现大面积瘫痪或高难度问题时无法及时有效的排除故障，解决问题。
3解决机电系统维护管理问题的对策
3.1尽早实现高速公路机电维护管理资源共享为最大限度地发挥有限的技术资源，降低运营管理成本，高速公路机电系统维护管理部门，应根据企业运营的长远战略目标，结合管理路径相对集中、机电系统庞大、技术资源相对优越等自身特点，应选择适应现阶段发展的维护管理模式，并遵循整体运营要求，开展专业能力盘点，有针对性的组建一支全新、高效的“机电系统快速抢修120”保障体系，实现区域资源共享，确保高速公路机电系统应急快速反应机制。为打造畅通、平安的吉林高速公路提供技术保障。
3.2制定统一的机电系统维护管理评价标准和技术规范目前吉林省高速公路机电系统维护管理尚处于探索阶段，还没有形成一套成熟、规范、高效的运作模式。因此，迫切需要一部具有可操作性、针对性强、集成程度高的机电维护评价标准及维护技术规范。该标准和规范要做到切实、完整、合理、科学。方便机电系统管理部门在年度考核中利用量化指标，对机电维护工作进行评价，真正使机电系统维护管理有章可循，有据可评。使机电系统维护管理从被动管理向主动管理转变，由经验管理向智能管理发展。
3.3培育一支技术精良的机电维护队伍高速公路机电系统的维护管理，是一个相对具有挑战性的工作。由于高速公路机电系统所处的位置是相对比较分散，设备故障发生的频率比较高，一旦相关故障发生了，要给予及时处理和解决，不然后面造成的经济损失和社会不良影响是很大的。因此，高速公路机电管理部门，必须抓紧培育一支专业能力强、工作责任心好、技术精湛的机电维护队伍。
4结束语
一、会计电算化对会计内部控制的影响
1.内部控制的范围扩大
在传统会计的条件下,会计内部控制主要针对经济业务处理,通过凭证传递程序,规定每个工作点完成的任务,并在传递程序中选择控制点进行内部控制。由于电算化信息系统的开发、运行、维护是一个复杂的系统工程,所以电算化会计下的内部控制还要包括系统开发过程的控制、软硬件环境控制、安全保密控制、会计软件维护控制以及电算化会计信息系统使用过程中的数据输入、处理、输出的正确性控制等,会计电算化扩大了会计内部控制的范围。
2.内部控制制度发生了变化
会计电算化改变了原有的会计组织体制,会计工作组织和岗位发生了很大变化。原来根据会计事务的性质设置的各业务核算组已经被撤销,与之相联系的各岗位之间的职权分离、相互制约的牵制制度也发生了改变或不复存在。大中型企事业单位新设置的会计部门由总会计师、数据准备组、操作维护组、财务管理组、会计档案组和系统开发组等组成。其中,财务管理组是电算化会计系统的核心部门,岗位划分比原来更细,并提高了财务管理要求。所以在电算化会计条件下,必须构建内部牵制制度。
3.内部控制的形式和重点发生了变化
会计电算化使会计内部控制的形式发生了变化,一些传统的内部控制形式已无存在的意义,如科目汇总、试算平衡、账账核对、账证核对等。由于会计核算工作全部由计算机完成,整个处理过程分为数据输入、处理和输出三个环节,从输入会计凭证到输出会计报表,可以一气呵成。如果系统安全可靠,没有非法操作收稿日期、修回日期或计算机病毒的破坏,是不会出现账账不符、账证不符、试算不平衡现象的,所以数据正确性控制的重点转移到了数据输入环节。同时,计算机的应用也给我们提供了先进的控制技术,使内部控制的许多方法和措施可以利用计算机程序进行控制,如数据正确性的校验、操作权限控制等。计算机控制比人工控制更严格、更可靠,它可以克服人工控制的随意性。总之,在电算化会计条件下,会计内部控制方式已部分被计算机所取代,由人工控制转移为人机控制。
4.网络财务的应用和发展给会计内部控制提出了新问题
随着网络技术的发展及其在经济领域的应用,网络财务也迅速发展起来。网络财务不仅使会计核算从事后变为实时,而且使财务管理从静态走向动态,从财务部门走向整个企业,走向企业外部,极大提高了财务管理效率。目前的网络财务软件的功能主要包括网上采购、网上销售、网上支付、网上结算、远程报账、远程财务控制、远程报税、远程报关、远程审计、在线资金调度、异地转账等。网络财务使会计介质全面发生变化,出现各种电子单据,如各种发票、结算单据等。在新的形势下如何加强这些功能的控制是会计内部控制必须面对的新问题。
二、建立电算化会计信息系统的内部控制制度
会计电算化使原有手工会计核算方法下的内部会计控制制度失去作用,它对会计内部控制工作提出了更高的要求。为了保证电算化会计信息系统的正常进行,预防、发现和纠正系统所发生的错误、舞弊和故障,及时提供正确可靠地会计信息,这就要求我们建立一整套适合电算化会计信息系统的内部控制制度,以保证会计信息真实、准确、完整和安全。
1.电算化会计信息系统的开发和维护控制
电算化会计信息系统的开发是一项复杂的系统工程,一般来说投资较大,对整个企业的影响也较大,往往需要对原有的管理体制进行较大的变革。所以在开发前必须进行可行性分析,从经济上、技术上、组织上论证开发新系统的必要性和可能性,进行资本预算和效益评估,必须经过领导和专家的批准和认可。在软件的开发过程中,必须认真执行国家和地方颁布的有关标准和规范,包括《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等。在新系统使用的准备阶段要加强对有关人员的培训,提高系统操作和系统管理人员对新系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。在新旧系统转换过程中,要采取有效的控制手段,做好各项准备工作,如人员从新配置、清理账目、准备初始数据、规范电算化方式下的各种核算方法等。各单位可以根据本单位的情况选择合适的转换方法,一般可采取并行转换,新旧系统并行一段时间,以检验新系统的正确性。如果会计软件在使用过程中发现问题,或者由于企业经营活动及经营环境发生变化,需要对会计软件进行维护,就必须对会计软件的维护进行严格的控制。一般来说,如果软件本身错误或软硬件变化而需进行维护,由系统管理员提出申请,如果需要扩充系统功能或因会计核算制度方法变化而需要进行维护由会计部门提出申请,由会计部门负责人、总会计师和企业领导对会计软件维护申请进行审批。批准后由专职会计软件维护人员进行修改维护,其他人员不得进行维护。对较大的修改变动或功能扩充性维护,应事先制订具体的维护计划。软件修改后要进行试运行和组织验收,验收通过并正式下达使用通知后,修改后的软件才能投入正式运行。
关键词：行政事业单位；会计档案管理；问题；对策
会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。主要有：会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料和证据，既是重要的经济档案，又是单位档案的重要组成部分，它在加强单位财务管理、开展绩效评价、实施责任审计等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，国家财政部、国家档案局对《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行了修订，修订后的新《会计档案管理办法》（2016年1月1日实施）对会计档案管理又进一步作了明确具体的规定，但由于一些客观条件和主观因素的影响，行政事业单位的会计档案管理还存在一些问题。
一、会计档案管理存在的主要问题
（一）对会计档案管理的思想认识不够第一，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作不够重视。第二，许多单位档案管理人员没有经过专业培训，缺乏档案管理工作基本知识，不懂得档案的基本操作规程，对会计档案的归档范围和标准不清楚，整理出来的会计档案达不到要求，不便于查阅；还有一些单位没有配备专（兼）职档案管理人员，各业务部门或科室都只负责保管本部门或科室的档案资料，会计档案一直都是由单位会计直接负责保管。在旧版的《会计档案管理办法》中规定“未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。”但新修订的《会计档案管理办法》明确指出:“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不得超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。”第三，一些行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务管理制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有及时根据国家政策进行更新，更没有严格执行。
（二）电子会计档案管理不完善在传统的会计档案管理中，大多数单位只重视对会计凭证、账簿、报表等纸质会计专业资料的归档，却忽视了对电子会计档案数据及软件读取平台及时、有效、完整的备份和存储。有些虽然备份了，却忽视了对文件格式的转换和对磁存储介质的保管，使存储在其上的信息丢失或无法读取，造成数据库丢失。新《会计档案管理办法》明确指出：电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
（三）会计档案立卷、归档、查阅和销毁等工作不规范在立卷和归档上，有些单位不按保管期限分别立卷归档，导致分类、立卷和归档混乱；在查阅上，主要是手续不齐全、程序不规范，造成查阅困难；在销毁上，主要是鉴定销毁难，大有无人来销，无人敢销的局面，即使超过保管期限年数，也不愿销毁，导致积案过多、毁损严重。
（四）会计档案管理监管力度不够在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财务管理工作的全过程，作为单位财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。
二、规范会计档案管理的对策与建议
（一）提升会计档案人员素质，规范会计档案管理首先，单位领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，切实把会计档案管理列入领导工作议事日程，使会计档案管理走上法治化的轨道。其次，加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员和会计档案管理人员的岗前培训的重要内容，同时还要搞好后续教育，增强责任心和执行力。再次，健全会计档案管理制度。要根据财政部2016年修订的《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》等法规的规定，结合自身实际，建立和健全一套会计档案管理制度。包括财务档案归档制度，要明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；档案保管、安全保密制度，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密；建立和落实档案保管工作责任制，明确各人职责，使会计档案收集、归档、保管工作落到实处。
（二）加强电子会计档案的管理第一，要建立电子会计档案备份制度，及时做好电子会计档案的备份，特殊格式的网络财务档案应当与其读取平台一并备份并做好存储磁盘的防火、防水、防盗、防尘的保护工作。第二，要使用能够准确、完整、有效接收和读取的电子会计资料；能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料；设定了经办、审核、审批等必要的审签程序的会计核算系统，并配备具有高清晰度打印功能的打印机，作为输出纸质会计档案的工具。第三，要使用能够有效接收、管理、利用的电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案检索关系的电子档案管理系统。第四要强化系统的安全防护功能，定期进行补丁维护。同时要利用计算机技术完善相关内控制度，比如电子签名，禁止未经授权的访问，防止篡改，建立灾后恢复的应急方案。
（三）规范会计档案的整理归档一是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封贴、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入凭证盒，会计账簿、财务报表和其他类会计档案逐卷装入档案盒，并逐项填写档案盒上的内容。二是规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立的单位要尽快建立，会计人员交接会计档案时，要认真办理交接手续。三是严格执行会计档案查阅审批制度。未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；同时利用借阅登记手续，做到借出、送还、移交各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚。四是要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。在销毁会计档案时，单位档案管理机构要编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人要在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应严格执行相关部门监销制度。对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止，并应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
（四）强化会计档案管理的监督管理财政、审计等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要使用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。
参考文献：
[1]财政部，国家档案局.会计档案管理办法〔S〕.2015-12-11.[2]黄焕敏.浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策〔J〕.合作经济与科技，2014（02）.
关键词：会计电算化 会计电算化档案
当今，随着计算机信息技术的飞速发展，将计算机应用到会计的实务中，实现会计数据处理的电算化，对会计核算工作走向管理的现代化转变起到了积极的促进作用。到目前为止，我国已有数百万家企事业单位使用了计算机和会计软件来处理会计的核算工作，有效完成了会计日常工作的记账、算账、报账等任务，使广大财会人员从烦琐的手工会计工作中解脱出来，极大地提高了工作效率。实行会计电算化后的会计档案管理工作是会计基础工作的一个重要组成部分，因此也应该引起高度的重视。
一、会计电算化后档案的新特点
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。各级机关、企事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而赋予会计档案许多新的特点。
(一)档案的范围比传统的会计档案更广。会计电算化后档案不仅保留了传统意义上的会计档案，即纸质档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据和其他磁性介质上的会计信息。
(二)会计电算化档案需要一定的软硬件环境支持。传统的会计档案不需要软硬件的支持，而且比较直观，可以一目了然地看到会计信息，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境支持下才可以使用。
(三)扩大了会计档案的保管的范围。由于会计电算化档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料等。
(四)对会计电算化档案的安全性、完整性提出了更高的要求。会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的升级的版本越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。
(五)电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，而对系统安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。
二、会计电算化后档案管理存在的问题
(一)会计电算化后档案资料收集不完整。会计档案收集的不完整直接影响着会计档案的内在质量，有的单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，使得会计电算化档案不够完整。
(二)缺乏有效的管理制度和制约手段。会计电算化后多数单位在归档工作中，没有制定出一些切实可行的制度、办法和相应的管理措施。单位将会计信息存储在磁盘、光盘等磁性介质上后就万事大吉了，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，从而容易造成会计信息的丢失。由于会计电算化软件的升级换代很快，在不同版式本下的会计数据结构有可能不同。许多单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅，不能充分发挥电算化会计档案的作用。
(三)会计人员的电子档案管理意识较弱，计算机操作能力较低。由于会计人员的电算化操作能力较低，对电算化档案的重视不足及操作人员的时间观念不强等原因，以致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储中保存，有时又不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份，使磁盘上的标签与电子文档不符的现象时有发生，一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，影响电算化系统的正常工作。
(四)会计电子档案尚未真正纳入会计档案管理范畴。《会计档案管理办法》第十二条：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。然而受企事业单位规模条件等限制，大多数已实施会计电算化的单位并未将存储会计资料的磁盘、光盘等资料作为会计档案予以保存，而会计电子备份数据一般由系统管理人员自行保存，电子档案处于一种无序的、不连贯的管理状态，未形成有效的管理机制，随着会计岗位的调整，电算化资料大都无档可查。
三、加强会计电算化档案管理的对策
(一)建立健全会计电算化的档案管理制度。电算化会计档案是会计核算的信息及资料，是重要的会计基础工作。各单位的领导必须加强对电算化档案管理工作的重视，建立和健全会计电算化档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁制度，并由专人负责管理。由于实行会计电算化会计档案具有磁性化和不可见的特点，原来的《会计档案管理办法》中有关规定没有包括这方面的内容，因此必须根据会计电算化的特点和《会计档案管理办法》的要求，修订本单位会计档案管理的制度。对采用计算机打印输出的书面会计凭证、账簿、报表应符合国家统一的会计制度的要求，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
(二)加强对电算化会计档案的存放管理。存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)是在会计电算化情况下的新的会计档案形式，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至会计信息完全过时为止。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，由于具有磁性化和不可见的特点，作为会计档案保存，其保存期限应同《会计档案管理办法》中规定的会计数据(书面形成的会计账簿、报表)一致。对于电算化形成的磁性介质档案保管，要做到远离磁场，注意防火、防潮、防尘，应定期对磁性介质档案进行检查工作，防止数据的丢失。对重要的会计档案应进行双份备份后存放在两个不同的地点。总之，对会计档案的存放管理应做到存放有序、查找方便、妥善保管。
(三)经常进行会计数据的备份工作。由于会计电算化的会计数据都存放在计算机中，为了避免计算机意外故障和人为错误引起会计数据的丢失，要定期把计算机系统中的所有
会计资料拷贝到磁性介质或光盘上，从而形成了脱离于原计算机系统的会计档案，财务部门应把会计数据的备份文件保存好，并且在每份上要注明档案形成的时间、会计数据的内容和时间、操作员的姓名。对备份的数据资料要定期进行检查，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。以防意外事件导致单位整体会计资料丢失与不可恢复性，给单位会计档案管理工作造成无法挽救的损失。凡业务量较多、财务比较集中的财务部门应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。
(四)加强会计电算化后软件的管理和计算机的维护。会计软件是会计电算化运行的重要程序及资料，对会计软件的全套文档资料及会计软件应视同会计档案保管，保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的五年。但一般情况下，单位如遇到会计软件升级、更换以及会计软件运行环境改变的情况时，旧版本会计软件及相关的文档资料应与该软件使用的会计资料一并归档。会计电算化的系统维护人员要经常对设备进行维护保养，保持机房和设备的清洁，使计算机有良好的运行环境。健全必要的防治计算机病毒的措施，预防、检测、清除计算机病毒，防止病毒和意外事故因素导致计算机工作终断，影响财务工作的正常开展。健全计算机硬件和软件故障排除的管理措施，保证会计数据的完整性。在日常工作中还应注意收集计算机硬件、软件及操作系统等方面的资料，关注软件更新换代、升级等方面信息以便为本单位财会电算化管理水平的进一步提高做好充分的准备工作。
(五)做好会计档案的日常管理工作，充分利用好会计档案。会计档案记录着会计核算全过程的重要信息和资料，必须做到内容正确、资料完整、字迹清楚。对年终会计电算化形成的凭证、账簿、报表等要按照会计档案管理要求进行整理、立卷或装订成册，对进行归档的会计资料要检查有关人员的签名、盖章是否齐全。档案管理人员应严格执行会计档案的安全保密制度，不得随意堆放，严防毁坏、散失和泄密。对各种会计档案未经领导同意，不得外借和拿出单位。经领导同意调阅的会计档案，应按规定办理有关手续，调阅人员不得擅自复制会计档案，对调阅的会计档案在归还时，还应认真检查，防止感染其他的病毒。
［关键词］海事行政单位；会计基础工作；规范化；建议
随着全面深化改革的不断深入发展和“一带一路”战略的提出，中国海事越来越发挥出不可替代的重要作用。海事行政单位必须不断夯实会计基础工作规范化、强化财务管理，才能更好的适应当前的新常态、新形式，更好发挥自身功能。海事行政单位会计基础工作是海事行政单位会计工作的基本环节，也是做好行政事业单位财务管理的重要基础。海事行政单位会计基础工作主要包括：会计机构和会计人员的配备及管理、会计核算的基本要求、会计档案的管理、会计资料的基本要求、单位内部会计管理制度的建立和执行等。规范就是按照一定的标准予以程序化、标准化、模式化。会计基础工作规范化就是将会计工作标准化和程序化。随着会计职能的拓展，会计基础工作也发生变化，必须不断夯实会计基础工作规范化，才能够适应社会发展的需要。
一、会计基础工作存在的问题
（一）会计凭证基础工作不规范
有的单位存在会计凭证填制或取得不规范、审核不严密的问题。例如凭证摘要填写过于简单，记账凭证所列张数与原始凭证不一致；其次是对原始凭证审核把关不严，报销手续不完善，存在没有经办人、证明人签字报销现象，甚至对应该盖章的发票，其盖章印迹模糊缺少印章的发票进行报销。
（二）票据管理不规范
票据管理不规范会给会计核算和财务管理造成很大的漏洞，个别单位没有建立有效的票据管理办法，有的单位收款收据和已用完的收据长期放在经办人手上，未能及时到财务部门办理缴销登记手续。
（三）内部控制体系不完善
内控体系建设是否完善直接决定着单位其他控制能否实施及实施效果，有的单位对《中华人民共和国会计法》的规定了解不够，没有按照《交通运输部部属企事业单位会计基础工作规范化实施办法》的要求，授权审批的金额界限不明，授权审批制度有待改进。
（四）财务管理制度不健全
目前，在不少海事行政单位会计核算工作中，缺少完善的财务会计管理制度，制度的缺失导致会计核算工作缺乏相应的制度依据，会计管理工作受到人为因素影响较大，影响了会计核算的效率和质量。尤其是海事行政单位会计核算工作的规范性文件较少，导致相关管理制度建设相对滞后，致使会计核算工作无法更好地发挥应有的功能。
（五）会计信息化管理存在问题
会计信息化是传统会计与信息技术的有机融合，行政单位会计信息化的运用大大提升了会计核算的效率和质量。但是当前海事行政单位会计信息化管理是存在突出问题的。一方面是信息技术存在安全隐患，例如硬件设备隐患、网络安全隐患和应用软件隐患；另一方面是信息系统功能不完善，例如信息系统辅助决策能力弱、会计与业务管理不同步、信息资源无法交互共享等。
二、夯实会计基础工作规范化的相关建议
（一）加强培养会计人员的职业道德和专业技能
新常态下，会计人员必须树立新观念，热爱本职工作，具有高度的事业心和责任感，勇于坚持原则，自觉维护会计工作秩序。会计人员要有属于自己的职业操守与道德底线，对他人做出的违规操作不能坐视不管，一定要承担起会计人员监督与管理的职责。单位要对在职会计人员加强业务培训，每年保证会计人员能够接受一定时间的在职培训，以增进会计人员对新法律新法规的了解和掌握，持续提高会计专业技能。会计人员要努力学习，积极参加培训，要保证国家财经制度的贯彻和实施，保护国家财产的安全，不断加强业务素质培训，更新会计知识，提高会计工作技能，从而使各项工作都能符合会计工作规范。
（二）规范会计核算工作，加强对原始凭证、会计档案的管理
海事行政单位财务部门应严格按照《交通部部属企事业单位会计基础工作规范化实施办法》进行会计核算工作，会计人员要严格审核会计凭证，对记载错误、不完整、不符合规定的凭证应及时补填或更正，使得会计信息准确性得到有力保障，会计核算工作更加规范。海事行政单位财务部门要加强财务票据管理，这就需要逐步完善票据管理制度，加强日常票据管理，对于行政单位的票据相关人员来说，要不断提高相关人员综合素质，规范管理，防患于未然。要加强财务票据的审核稽查与监督，根据票据管理和使用情况定期组织检查，做好财务票据回收的审核工作。加强会计档案管理，理顺会计档案管理机制，按照《会计档案管理办法》规范会计档案保管。同时要严格规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。加强会计档案监管力度，在各项会计业务检查中，将会计档案规范化纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
（三）强化内部控制，严肃财经纪律
一是要改善内部控制环境，增强内控意识。单位领导要高度重视，真正确立起单位负责人内部控制建设的“第一责任主体”意识，培养良好的内部意识和内部控制环境。二是要建立风险评估体系，完善内部控制制度。按照《财政部关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》和《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》构建内部控制框架体系，确立控制目标，增强风险意识和应对能力，建立和完善单位层面和业务层面的各项规章制度，保证各项业务顺利开展。三是要规范资产管理，确保国有资产保值增值。严格执行清查盘点制度，成立负责资产管理的专门小组，落实资产归口管理，加强部门间的沟通协调，同时细化政府采购预算，认真落实政府采购法有关规定，做到应采尽采，管控好增量资产。
（四）完善财务管理制度的修订和落实工作
一是及时修订、完善财务管理制度。近几年国家先后修订、出台了《中央和国家机关差旅费管理办法》、《中央和国家机关培训费管理办法》、《中央和国家机关会议费管理办法》、《会计档案管理办法》、《中央行政事业单位固定资产管理办法》等财务管理制度，各基层海事行政单位要在保证遵从国家财经法规制度的前提下，结合本单位实际情况，制定并完善符合本单位特点的相关财务管理制度，做到“以制度管人，用制度说话”，为财务管理工作的规范化开展提供强有力的制度保障。二是要切实有效的落实财务管理制度。单位领导带头遵守执行，不搞特殊化，给其他工作人员树立榜样，上行下效，充分调动全单位工作人员的积极性、创造性和主观能动性，全面梳理明确当前最新的财务会计基础工作规范要求，巩固财务基础工作取得的成果，使财务管理制度的落实工作不走过程、不流于形式。
（五）提高会计信息化水平
一是要加大会计信息化的认知程度。海事行政单位财务部门负责人与财务人员一定要适应新常态下的发展需求，跟上时代的步伐，从现代信息化管理的重要性与紧迫性出发，加大宣传力度，做好对财务人员的培训工作，加快信息化管理的进程。另外要加大资金的投入，购买适合本单位的财务软件，以全面实现会计信息化。二是要加强信息系统的维护与控制。建立健全会计信息化操作管理制度，并监督会计部门实行，以保证会计软件的正常、安全运行，免遭外界干扰破坏。应建立严格的系统维护、控制、设定数据输入与输出权限、批准、复核、文件备份、储存与保管、网络安全等方面的控制。同时，设置专门的系统管理员对系统进行日常的维护与管理。定期、不定期对硬件和软件的运行情况进行检查，并对系统软件及杀毒软件及时进行升级，使会计管理系统处于最佳状态。三是整合资源，使会计信息化管理一体化。会计管理信息系统的建设应与社会信息化发展高度保持一致，会计管理信息系统应同信息系统的其他系统有机的融合在一起，应用统一的电算财务管理软件，对整个财会管理实行一体化控制，对整个生产经营过程中所产生的信息流及资金流集成，实现数据共享，更好地服务财务管理工作，实现财务管理工作的规范化。新常态下海事行政部门必须夯实会计基础规范化，追求标准化、正规化，真正在财务管理上诠释海事“三化”建设，更好的服务局机关和基层海事处。
参考文献
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[4]程锦宏.浅析行政事业单位会计信息化管理存在的问题及对策[J].财经界：学术版，2016（6）：178-178.
一、“三分一化”精细注水管理内涵
“三分一化”精细注水管理的“三分”是指分对象、分环节、分层级，制定政策抓好运行明确责任；“一化”是指规范化管理，提升注水的整体水平。“三分一化”的内涵可分别从“三分”、“一化”两方面来解读：
“三分”的内涵。分对象指的是按照精细注水的要求，逐步细化对象过程，是分油藏类型分开发区域分水井分小层的过程；分环节指的是按水源流动方向，分别对水源井供水站注水站配水间注水井狠抓注水运行；分层级指的是按照管理层、技术层、操作层对注水进行不同层次的管理，管理层对整个注水系统负责，技术层对技术政策负责，操作层对单井配注量负责。
“一化”的内涵。“一化”指的是注水规范化管理。根据政策、运行、责任建立规范化管理，重点是完成各项注水管理制度的建立和落实。
二、“三分一化”精细注水具体做法
1.分对象定政策
分对象定政策是根据油藏类型、地质特征、流动单元、层内小层系逐步细化有效注水的过程，目地是提高有效注水量，精细注水，保障油田持续稳产开发。
分对象定政策结果图
1.1分油藏类型
通过动态分析、数值模拟和油藏工程研究，将7个地质区块划分为3大类，分开发晚期侏罗系老区、开发中期梁长6油藏、开发早期陕92延9新区。针对油藏不同的开发阶段、不同的油藏部位、不同的动态响应特征逐步优化注水开发技术政策，确保油藏整体开发稳定。
1.2分开发区域
通过对油藏不同部位采用不同注采比进行油藏动态预测，分析不同区域注采比下综合含水及产能变化等趋势，寻求油藏分区域最佳注采比、注水强度，并制定、完善、优化了梁油田分区域的注水开发技术政策。
1.3分流动单元
通过储层沉积组合厚度、储层岩性物性对比，在平面上，选取注水井为判识标准，选取各项参数相同或相近油井建立关系，再通过注采动态验证对应关系，确定了“主流线型”、“对称型”、“不对称型”、“裂缝型”等水动力受效单元模型，精细平面注采调控。
1.4分开发层系
在流动单元内，按照开发层系，利用油藏剖面图及产出、注入剖面，精细小层注水量，提高主力层有效注水量，兼顾非主力层，提高油藏水驱储量动用程度。
1.5分单井小层
在精细小层注水的基础上，由深到浅、先堵后分不断调整注水政策。2013年将持续坚持“单点分注、局部扩大、区域连片”的工作思路，全面实施“深部调剖+分层注水”注水政策，提高有效注水、精细小层注水。
2.分环节抓运行
2.1分环节层层监控
为确保注好水、注够水，按照“水”的流动方向，分清水、污水两大系统、8个环节进行层层监控，确保油田注水平稳有效开展。
2.2“一主两保”抓注水
通过开展注水管理年活动，不断完善《梁采油作业区注水系统管理制度》，探索出了以“供、注、配”为主线，以“质”、“量”为保障的精细注水管理办法。
一是以“供、注、配”为主线，抓好各环节精细管理
水源井管理。从资料录取、档案入库、数据监测及管理考核入手，抓好水源井管理，为油田精细注水奠定良好的基础。
注水站管理。以强化培训为手段，加强运行监控、设备管理，抓好注水站管理，保障注水平稳运行。
注水井管理。加强维护巡查，实现注入水保质保量的进入地层，平衡地层压力保持水平，顺利完成生产任务。
二是以“质”为重点，确保水质质量。从水质监测、系统改造及井筒治理三方面入手，提升回注水质标准，不断改善井筒注水环境，强化注入水水质管理，提升水循环健康运行。
三是以“量”为重点，确保水量达标。抓好“量”的监测，是整个注水系统的基础，梁作业区从自主研制、自主维护、自主引进出发，完善计量体系，确保注水精确监控，平稳运行，重点是完成水源井、注水站、注水井三个关键部位的检测和管理，通过关键数据的连续检测实现有效控制。
3.分层级明确责任
成立以作业区领导、技术管理室及生产单元为成员的注水管理小组，明确各自不同的职责，分解注水任务，同时管理人员上缴注水管理风险抵押金，任务完成双倍返还，反则全额扣除，实现责利共担，确保注水任务的完成。操作层重点完成技术层制定政策的落实，技术层的政策是通过操作层来实现的，管理层对技术层的政策进行审核把关，对操作层的执行情况进行监督，三者之间相互关联、相互制约、相互监督。
4.规范化管理
4.1抓“水量”监控，保证“有水注”
通过对管理制度落实与经验总结，逐渐形成“一体两翼”的注水管理模式。岗位员工严格执行单井配注水量，及时进行资料录取，平稳注水，称为右翼；测井班成员及时进行液面测试，称为左翼。生产单元技术员对注水资料及时审核，落实月度水表标定制度，技术管理室成员严密监控注水系统运行，确保系统压力互补平衡，制定注水消欠措施，作业区领导对管理措施及时审核把关。相关成员各司其职的同时，通力合作，实现了注水管理人人抓，人人管的局面，营造了良好的注水氛围。
4.2抓“消欠”管理，保证“注够水”
随着技术理念“注水不到位、油上出问题”深入人心，“注好水=采好油”已经成为梁油田管理的核心理念。本着“发现一口、落实一口、治理一口”的原则，逐步形成了梁“系统优化、单点消欠、提前预防、日常监控”的注水专项治理体系。
4.3抓“注水”考核，保证“有人管”
作业区先后出台了《梁作业区注水井水表标定制度》、《梁作业区注水井洗井管理办法》、《梁作业区陕92侏罗系油藏注水系统管理制度》、《梁作业区注水井洗井执行方案》、《管线自行更换奖励办法》、《注水管理年实施方案》等一系列有效的管理制度，使注水管理更加规范，同时基层生产单元也相应的制定了注水巡回检查、资料录取、现场作业监督、考核奖励等一系列的管理制度，确保注水管理工作的有效执行。
三、“三分一化”精细注水效果
梁采油作业区通过“三分一化”精细注水管理，油田开发管理及技术指标取得了较好效果，达到了“注够水，注好水，有效注水，精细注水”的油田注水要求，夯实了老油田稳产基础。
油藏水驱状况得到有效改善。通过持续实施以化学堵水、酸化调剖为主的剖面治理，油藏水驱状况得到有效改善。
注水系统效率显著提高。梁油田注水系统2010年通过现场测试分析、计算验证系统效率只有35-37%，注水单耗**kw·h/m3。经过几年的精细管理，2012年注水系统效率达到**%，注水单耗降到了**kw·h/m3，注水系统保持高效运行。
