时间：2023-06-02 09:59:30
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇国家档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：档案管理；数码照片；国家标准
随着数码时代的到来，数码相机得到普及和广泛应用。数码照片特有的成像快、处理快、传输快、查阅快和成本低、存储久等特点，使其大有取代传统胶片型照片的趋势，成为照片技术发展的主流。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，是基层档案工作者面临的新课题。
目前，国家尚未出台相关的标准和技术规范，现行的国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）仅是适用于银盐感光材料照片档案，也就是传统胶片型照片档案的收集、整理和保管工作。尽管目前数码照片档案管理问题已经引起各级档案管理部门的重视，一些省、市和单位出台了在本地、本部门试行的数码照片管理规范，但存在标准不统一、内容不完整、操作性不强等问题，数码照片管理从总体上来说，仍处于一种无“法”可依、无“章”可循的状况。笔者认为，对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）进行修订迫在眉睫，使该标准既适用于传统胶片型照片的档案管理，又适用于数码照片的档案管理，提高档案管理的标准化、规范化水平。建议对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）从以下几方面进行修订：
一、在“1 范围”条目中，去掉“银盐感光材料”这一界定，使得《照片档案管理规范》的应用范围涵盖数码照片。
二、由于数码照片是一种电子文件，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）要求，建议在“2 规范性引用文件”条目中，增加“GB/T 18894 电子文件归档与管理规范”。
三、在“3 术语和定义”中增加数码照片的定义：“数码照片electronic photograph 是用数码相机、扫描仪等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。”
四、由于数码照片依赖计算机系统进行阅读、处理，一方面，其数据信息很容易被修改，数码照片档案管理必须保证照片的原始性、真实性。另一方面，必须符合电子文件的规范要求。建议在“4.2 收集要求”中，增加以下条目内容：“对存在真伪疑义或修改处理的照片应采取必要措施进行鉴定，确保照片的原始性、真实性”；“数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，用数码相机直接拍摄的数码照片，其光学精度至少在300万像素以上；用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率一般应在600dpi以上，数码照片迁移、格式转换、归档过程中，应保持原有精度和不丢失图像交换信息”。将“4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片”修改为“对无底片的照片应按照标准扫描或制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片；对永久或长期保存的照片，归档时，应同时制作纸质照片，按双套制要求保存”。
五、为满足纸质照片和数码照片编号的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的编号”应采用以下格式：“全宗号―门类―年度―保管期限代码―册号（盘号）―张号”。门类是用来区分纸质照片和数码照片的代码，分别用“ZP”、“SP”表示。册号（盘号）是在某一全宗某一保管期限内纸质照片册或存储数码照片光盘的排列从“1”开始的顺序号。需要增加“数码照片文件的命名”、“数码照片的存储及说明”条目，内容如下：“数码照片文件命名规则为‘门类―年度―保管期限代码―张号’，张号用五位阿拉伯
数字表示，位数不足的在前面补‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示门类，第3～6位表示归档年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示张号。”“数码照片应采用只读光盘作为保存载体，一个归档年度的数码照片应存储在一张或多张光盘中，几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时，应选择‘一次性写入’方式，刻制一式三套，套别分别为‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示异地保存。光盘背面应注明全宗号、门类（类目）、年度、盘号，格式为：‘全宗号―门类―年度―保管期限―盘号’。书写时，应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。说明文件文件名‘README.TXT’，文件内容应包括全宗号、门类、年度、保管期限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等信息。著录文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件内容：数码照片光盘内目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成。文件格式‘XML文件’。数码照片子目录目录名‘DATA’，目录内容：存放经过整理后的数码照片。光盘封面正面应打印或使用符合档案要求的书写材料填写上述说明文件的内容。”
六、在“5.5 照片档案目录的编制”中的“目录种类”，增加“文件目录”内容和条目：“数码照片文件目录应逐张照片编制，使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目包括全宗号、门类、年度、保管期限、光盘号、张号、题名、拍摄者、拍摄时间、备注。”
七、在“6 照片档案的保管”中的“6.1 包装物与装具”，增加“光盘”条目：“存储数码照片的光盘应放在坚硬的光盘盒内存放。”在“6.5 保管要求和措施”中，增加“光盘在光盘盒中应竖立存放，避免挤压，不得弯折，不得堆叠，远离强磁场环境，避免擦、划、触摸记录涂层。光盘只有在使用时，才能将其从包装物中取出，使用后及时放回。如果光盘有污渍，可用照相机镜头的绵纸或非常软的刷子从中心向边缘轻轻擦拭，也可用水或中性清洁剂如酒精沿着磁轨的中心循环向外清洗，不得使用玻璃清洁剂或溶剂擦拭。提供档案借阅服务时，应尽量使用数码照片。每隔四年，应对数码照片光盘转存一次，原盘同时保留时间不少于四年”。
社保档案就是社会保障档案，是社会保障体系中不可或缺的一员。在近几年的努力奋斗下，我国在社保档案的管理上取得了一定的成效，在与许多部门积极合作，共同努力下，逐渐形成了适合社会主义社会民生发展的独特体系。现如今，由于电子计算机和网络应用的普及，社保档案已经实行了电子信息化，很多信息百姓们利用计算机在网上就可获知。使得行政部门和一些社会保障机构节省了很多的工作步骤，提高了办事效率。
二、我国档案管理工作存在的问题
（一）档案管理工作存在的问题
我们国家实行的档案管理制度存在着一些不合理的地方。在我们国家有很多的部门，大家各司其职，都在自己的岗位上努力工作，但因为部门的多样化，使得我国的社会保障制度，形成了分散型的制度。养老的归一个部门管，发福利的归另一个部门管，发保险还有自己相应的政府部门去负责，这样如此多的管理机构，对于公民来说只有一个人，当公民使用自己的档案去办理相关事务的时候，各种问题和矛盾就会浮出水面。例如：因为我国的管理机构分化的过于细致，导致我们在了解一个公民档案管理情况时就需要跑多个地方，许多部门，这样不仅会给政府部门增加工作量，也会给许多公民，带来许多麻烦，并需要付出许多时间。另一方面，由于档案管理工作过于分散，也会给国家对人才管理造成一定的影响，例如，一些下岗职工就会在就业问题中引发问题，这是由于工人或职工下岗以后，国家为了保障他们最基本的生活标准，就会按照国家规定，对每一个下岗职工，每人发放一笔保障金，使他们在生活上得到基本的保证，以免出现问题。但是，也会有一些职工下岗后，他们凭借自己多年的经验，经过努力奋斗，他们又可以重新回到工作岗位上。这时候问题就出现了，下岗的职工又有了工作，也就是说他们又有能力可以保障自己的生活，那么国家通过认证调查以后，就应该停止继续对这些职工发放生活保证金。可是，就是因为这种分散性的档案管理工作，没有办法及时的反映他们的这种情况，因此也没有解决这方面的问题，这就使再就业的职工们，依然可以拿着国家的保证金，邮政的另一份工作的薪酬，这样，就会使国家财力受到损失，造成资源的浪费;另一方面，真正需要的人又会因此被耽搁，这样就会影响他人利益，也会使民众的利益，不能得到保障，这就会影响社会的和谐稳定。
（二）档案管理制度的不完善
因为我们国家实行社会保障制度的时间较短，因此，当前的社会保障体系还不完善，由于制度的不完善，就会导致一些行政主管部门对社保档案的忽略，就会使一部分档案管理工作人员得不到重视，使档案管理者没有信心，没有足够的意识到档案管理工作的重要性。再就是由于档案管理工作量大，尽管管理人员的工作环节得到改变，但是，虽然在计算机的调节下得到变化，但档案管理工作仍然显得很繁琐。因此档案管理人员依然会感觉到枯燥，乏味，而且工作任务也很烦累。又因为在档案管理工作上，国家没有给出一定的评判标准和绩效，档案管理机构又过于细化，因此，尽管档案管理工作者会对工作要求严格，但由于行政部门的不重视，使档案管理工作无法更好地为社会稳定作出较大的贡献。
（三）利用现代的计算机技术
现在，我们已经进入网络时代，计算机的使用，使得档案管理工作可以更好地保存和存储。但是，即使计算机，互联网已经达到普及的阶段，但档案管理依然存在着很多问题。形成的原因很简单，依然是政府机构的分散性。因为各个政府机构都有自己的组织和行为准则，行为规范，彼此间很少有能资源共享的系统。分散的部门间互又缺乏信任，这就使彼此间的系统筑起堡垒，难以使得资源智能交换或共享利用。
（四）对档案管理统一管理
由于没有对档案管理进行统一的管理，对档案管理也没有给出固定的要求。国家在档案管理的这一方面出现了严重的缺乏管理。我们国家曾在1992年制定过《企业职工档案管理规定》。随着时代的发展和社会的变迁，国家的制度中的条款已经不再适合现代档案管理工作了，因此，在地方的一些机构中，他们自己制定了一些档案管理的标准，这就使档案的管理工作更加混乱，增加了档案管理工作的难度。
三、加强档案管理的对策和建议
（一）制定统一国家档案管理标准
应该制定统一国家档案管理标准，要由国家出面制定统一的标准，把一些没有必要存在的机构及时撤销，节约资源，让资源可以高效的利用。同时，也应该引进国家的法律法规，使档案管理的各个层级可以有序工作，减少出现混乱情况，让档案管理工作可以标准化，规范化。同时，也应该自觉的接受政府、民众和舆论的监督，使档案管理的工作更加科学化，透明化。促进社会的和谐稳定。
（二）积极宣传档案知识
应积极的对民众宣传关于档案的知识。在计算机和互联网高速发展的时代，政府可以通过报纸，报刊，电视新闻以及网络上的微博、贴吧等，进行大力的宣传，让档案工作的重要性不断深入民心，这样就可以加快促进社会的和谐与稳定。
【关键词】社保档案；管理制度；建立；完善思路
社保是国家实施的惠及弱势群体的福利制度，对改善弱势群体生活，促进社会稳定具有重要作用。而社保档案管理是社保制度得以顺利实施的基础，应引起足够的重视。
一、建立与完善社保档案管理制度的意义
近年来，我国各项改革工作稳步推进，使得政府相关部门工作面临严峻挑战。一方面，企业生产运营中打破了终身聘用模式，增加企业工作人员流动性的同时，不可避免地造成一些人员的失业。为保障社会稳定，这些失业人员的生活保障需由政府承担，因此需建立与完善社保档案管理制度，促进我国社会保障体系的进一步完善，以更好地解决失业人员生活问题。另一方面，我国社会保障体系涵盖社会救济、社会优抚、社会福利以及社会保险四个层面，尤其社会保险极其重要，确保社会保险各项工作的顺利实施，可有效解决失业人员生活保障问题、老龄化问题、医疗问题。因此，政府相关部门应不断提高服务质量，牢记“为人民服务”宗旨，构建与完善社保档案管理制度，为社会保障工作的顺利实施奠定基础。
二、当前社保档案管理现状
当前，受多种因素影响，社保部门在社保档案管理方面仍存在一些问题，主要体现在以下几点：（一）档案管理不够重视。部分社保管理部门对社保档案管理工作意义认识不充分、不深刻，缺乏一定的管理意识，未严格按照上级部门文件要求开展档案管理工作。同时，缺乏完善的档案管理制度支撑，导致档案管理工作随意性较大，一定程度上影响档案管理工作质量。另外，部分地区的社保档案管理未配备专门的管理人员，而是由其他人员临时负责档案管理，由于缺乏专业的档案管理知识，导致档案管理工作出现较多问题。（二）档案管理不够系统。当前我国社保档案管理部门较多，职权划分不明确，一定程度上影响档案管理工作系统性，给社保档案管理工作的开展造成阻碍。例如，社会保障中心负责管理保险资料、医疗资料、养老资料等，而民政部门负责对居民最低生活保障资金的管理。档案管理工作较为分散，严重影响办事效率，尤其需要借助社保证办理其他业务的公民，往往多次往返管理部门之间，甚至还会遭遇“踢皮球”的不良状况。（三）档案管理不够透明。受传统管理观念影响，我国社保档案管理工作存在保密问题，公民无法查阅相关文件，有时即便能够查询也受到较多限制，档案管理工作这种不透明性，严重影响参保人员的积极性，给社保体系的长远、健康发展造成较大负面影响。同时，当前信息技术发展迅速，借助信息技术提高社保档案的共享性能充分挖掘其应用价值，然而社保管理部门认为社保信息并非属于公共资源，不注重与其他单位的信息共享。另外，部分社保档案管理人员信息专业水平不高，仅会一些简单的计算机操作，高素质人才较为缺乏，一定程度上影响社保档案共享的实现。
三、建立与完善社保管理制度的思路
针对社保档案管理的重要意义，职能部门应加强认识，立足档案管理具体实际，认真分析档案管理中存在的问题，积极探索寻找建立与完善社保管理制度的有效思路，不断提高社保档案管理工作水平与质量，为促进我国社保体系进一步完善贡献应有力量。（一）深化社保档案管理意识。社保档案管理制度的建立与完善，需职能部门的大力支持，尤其应注重社保档案管理意识的进一步深化，使职能部门及档案管理人员提高思想认识与觉悟。首先，做好档案管理工作重要性宣传。社保档案主管部门应认真贯彻国家社保相关政策、方针，结合社保档案管理工作开展状况，做好档案管理宣传工作，定期组织社保档案管理主要负责人召开宣传工作会议。一方面，认真传达上级管理部门社保档案管理要求，要求各负责人对照实际，制定切实可行的落实措施。另一方面，鼓励、动员各负责人定期开展档案管理工作教育活动，为广大档案管理人员讲解社保档案管理的意义及重要性，提高其思想觉悟及工作责任心，依照相关规定切实做好档案管理工作。其次，做好社保档案管理工作科学部署。社保档案管理是一个长期工作，为确保档案管理目标的顺利实现，职能部门应充分发挥应有职责，加强档案管理工作科学部署，既要制定明确的开展目标，又要制定完善的实施计划，确保档案管理细节工作的认真落实。最后，积极开展社保档案管理抽查工作。职能部门应定期抽查档案管理工作，及时掌握档案管理工作中的不足，制定切实可行的优化方案。（二）构建统一档案管理机构。为提高档案管理工作效率，减少不必要的办事环节，国家职能部门应注重构建统一的社保档案管理机构，集中社保档案管理职权，不断完善社保档案管理工作存在的弊端。一方面，做好社保档案管理调研工作，搜集社保档案管理相关信息，从长远角度对社保档案管理工作加以科学规划，成立专门的社保档案管理部门，避免职权分散的情况发生。另一方面，针对当前社保档案管理存在的问题，向社会征集良好的解决方案，集思广益，认真分析征集的意见，并成立专家组对征集的意见进行分析、论证，吸取可取之处，通过试点总结成功经验，而后逐步在全社会推广，改善社保档案管理工作的不足。另外，加强社保档案管理人员责任意识的培养。职能部门做好社保档案管理人员责任意识培养，定期选举出先进的个人，给予适当的物质及精神奖励，以肯定其在社保档案管理工作中的优秀表现，提高管理人员工作积极性。同时，在部门开展学习先进的活动，不断提高管理人员的责任心，树立全心全意“为人民服务”的工作理念，促进社保档案管理工作的圆满完成。（三）推进社保体系法制建设。为充分发挥社保体系作用，为社保档案管理工作的开展提供法律支撑，国家职能部门应加快推进社保体系法制建设，立足“以人为本”思想，切实“为人民服务”。首先，出台相关法律法规。国家职能部门应将社保体系立法工作提上议事日程，注重借鉴西方发达国家成功经验，出台针对性法律法规，弥补现有社保制度存在的不足，为社保档案管理工作以及其业务的开展提供法律保障。其次，加强执法力度。在完善法律法规前提下，要求社保档案管理人员认真学习相关法律政策，不断提高自身法律素养，避免社保档案管理工作出现违法违章行为。同时，职能部门应加大执法力度，加强对违法工作的查处，切实维护法律权威，促使社保档案管理人员切实履行自身职责。最后，做好总结与分析。推进社会保障体系法律建设中难免出现一些新的问题，因此，国家职能部门应加强法制建设工作的总结与分析，认真分析辖区内档案管理工作开展状况，尤其认真听取档案管理工作负责人的汇报，分析问题出现的原因，协调相关资源，为社保工作尤其社保档案管理工作的顺利开展创造有利条件。（四）构建全国联网管理系统。当前我国信息技术发展迅速，职能部门应注重利用信息技术构建全国联网社保档案管理系统，提高社保档案管理工作效率。首先，加大联网硬件设施投入。国家职能部门应增加在社保联网硬件设施方面的投入，尤其应拨付专门款项支持各级社保管理部门的信息化建设，不断提高社保管理部门信息化水平。其次，提高社保档案管理工作透明度。社保档案管理各级部门应在遵守国家相关规范基础上，加大社保档案管理工作透明度，尤其应向外界提供可查询平台，使更多的人了解自身的参保情况。同时，借助网络技术实现与其他部门信息的共享，防止人们在办理相关业务时辗转多个部门，尽最大努力为人们提供服务，提高参保人员的积极性。最后，提高档案管理人员信息化水平。当前形势下，为提高社保档案管理水平，职能部门应积极采取针对性措施，提高社保管理人员信息化水平。一方面，加强在职档案管理人员信息化知识培训。根据社保档案管理状况，定期组织管理人员学习信息化知识，使其了解相关操作软件使用方法及工作原理，做好社保档案管理信息化管理工作。另一方面，面向社会及各大高校招聘掌握档案管理及信息技术的高素质人才，并通过提高待遇及福利条件，将其留在社保档案管理部门，不断提高整个社保档案管理队伍水平，为社保档案管理工作的高效开展提供人才支撑。
四、结语
随着我国社保体系的不断完善，社保档案管理工作逐渐引起了人们的重视，本文结合自身多年工作经验，对社保档案管理制度的建立与完善进行探讨，得出以下结论：一是社保档案管理对我国社会保障工作的顺利开展以及社会稳定具有积极的促进意义，因此，职能部门应提高认识，充分认识到社保档案管理的重要性，认真贯彻与落实国家职能部门的政策方针。二是职能部门应结合自身实际，分析社保档案管理工作存在的不足，积极寻找完善与建立社保档案管理制度的有效策略，不断提高社保档案管理水平与质量。
【参考文献】
[1]尚立冬.社保档案管理制度的建立与完善[J].办公室业务,2016（18）:154.
[2]孙浩.提高社保档案管理,促进社保事业健康发展[J].现代经济信息,2015（13）:110.
Abstract： The archives are one of the assessment indicators for the final acceptance， goal realization and power generation and good quality of the power grid construction project. Faced with the new situation that power grid construction accelerating during the "Twelve-Five" period， we should further raise awareness of the project documentation management， incorporated it into the project management process， strengthen the whole process supervision to achieve standardization， standardization of file management.
关键词： 电网建设；项目档案；档案管理
Key words： power grid construction；project files；archives management
中图分类号：TM7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）34-0084-02
1 新形势下国家电网建设现状
“十二五”是国家电网公司发展的重要战略机遇期，也是加快公司发展方式和电网发展方式转变的关键阶段。“十二五”期间黑龙江省电网将建成以500千伏电网为骨干网架、各地区电网联系紧密、各级电网协调发展的坚强智能电网。其中，一是要加快推进特高压直流输变电工程建设，实现省内东部大型煤电化基地及风电基地的集约化开发和合理消纳；二是要加强500千伏电网与特高压工程的协调对接，完善东部500千伏送端网架结构，保证东部煤电化基地电力可靠外送，完善西部500千伏电网结构，建设西部第二个500千伏输电通道，加速推进500千伏电网向建三江等地区延伸；三是不断优化220千伏电网分层、分区结构；四是加大城乡配电网改造升级力度；五是加快电力生产运行各环节的智能化建设和改造；六是加快建设荒沟抽水蓄能电站，支持风电等可再生能源发展。“十二五”期间，电网建设总投资高达300多亿元。
2 新形势下电网建设项目档案管理的必要性
电网建设项目档案是电网建设项目的重要组成部分，是项目建设管理过程的真实记录，也是公司重要的国有资产。电网建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收，而且对于输变电工程达标投产和优质工程评优，档案都考核、评选的指标之一。面对着电网大建设、大发展的新形势，为了确保电网建设项目从立项开始直至竣工验收及试运行全过程的顺利进行，必须切实加强项目档案管理工作。在新的形势下，为了确保电网建设项目档案管理工作能够适应项目建设发展的新，更好服务于公司的“两个转变”、服务于坚强智能电网的建设，必须在进一步提高对电网建设项目档案管理意义认识的基础上，采取更为有效的措施，实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化，达到齐全、完整、准确的要求。
3 新形势下电网建设项目档案管理的思考
3.1 应进一步提高对电网建设项目档案管理的认识
3.1.1 电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件，也就是说，电网建设项目档案的形成牵涉到上述的各个单位或部门，确保这些文件材料全部归档，不仅仅是档案管理人员的责任，而且与这些文件材料形成的单位、部门和人员密切相关，最为关键的应是提高相关人员对档案管理的认识，将其纳入项目管理程序，纳入“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”管理[2]。
3.1.2 为了提高相关人员对档案管理工作的认识，各级档案管理部门以及项目档案管理部门有责任进行档案管理意义的宣传和进行电网建设项目档案管理专业知识的培训。这种宣传与培训的对象不应只限于档案管理人员，应扩展到相关单位或部门的主管人员以及相关的工作者，使档案意识深入到档案管理的各个环节，贯穿档案管理的全过程，让大家意识到档案管理是全员参与，人人有责；每个部门、每个工作环节都在档案管理过程中发挥不可替代的作用，都在影响着档案管理的质量，以更好地实现档案管理的全过程控制和全员参与意识。
3.1.3 为了确保依法加强电网建设项目档案管理工作，宣传与培训的重点内容应包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、档发[2006]2号文《重大建设项目档案验收办法》，以及国家电网办[2010]250号文《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》和国家电网基建[2011]146号文《国家电网公司输变工程达标投产考核办法》及《国家电网公司输为优质评选办法》（2008版）的相关条款。
3.2 必须明确项目档案归档时间 国家电网公司及下属单位的项目建设职能部门，在完成各自职责范围内工作后1个月内，向项目法人和建设管理单位移交项目归档文件。①参加项目建设的各施工、监理、调度等单位需将施工过程中形成的文件材料，按规范整理，项目档案在竣工投产后1个月内移交到建设管理单位。②设计单位必须按项目档案的管理和工程进度同步的要求，将通过审查、审批后的可研、初设、施工图设计的文件材料整理组卷，1个月后向建设管理单位移交。在项目竣工投产后，设计单位根据竣工图的编制要求进行项目的施工图编制，并在两个月内将竣工图提交施工、监理单位审核签章。③采购机构（招标机构）、物资采购供应单位在完成环评、水保、设计、监理、施工、设备（材料）等招投标及签订合同、技术协议、设备监造等工作后1个月内，将形成的文件材料移交到物资管理部门（招投标管理中心），由物资管理部门（招投标管理中心）按要求，组织有关单位整理、组卷并向项目法人移交或向项目法人委托的建设管理单位移交。
3.3 必须以合同保证档案的移交
3.3.1 《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（以下简称《管理办法》）规定：“电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。在签订项目设计、施工及监理合同，协议时，应设立专门条款明确有关提交项目档案的责任[2]。”，即要求在签订项目设计、施工及监理等合同时，应明确各方提交项目档案的套数、整编、移交范围、移交时间及电子文件等具体的责任。合同对于双方或多方是一种具有法律约束力的文件，是市场经济的主要协调手段，将档案移交纳入到合同管理中，进一步地使档案管理走向了法制化轨道，必然对电网建设项目档案管理发挥良好的保证作用，从另一方面来讲，这也是“依法治企”的一项重要内容。
3.3.2 为了充分发挥合同的作用，除了各参与合同起草、签订单位应注意到对项目档案管理、移交的责任外，应主动邀请档案管理人员参与招投标文件、合同等关于档案管理、移交条款的制定、审核以及合同谈判，切实保证能明确规定对档案的要求、相关条款的详尽，同时应在罚则中明确占质量保证的比例，保证档案管理部门参与合同支付控制。通过合同管理，制约档案形成的主体，进而确保档案标准的统一和档案管理的提高。
3.4 明确责任，各负其责 电网建设项目档案管理涉及项目建设的全过程，贯穿项目建设的始终，也就是说项目建设的全过程也是档案管理的全过程。《管理办法》按照“统一领导、分级管理、层层负责”的原则，明确地规定了项目法人、建设管理单位以及包括设计、监理、施工、调试、采购（含招标）、物资供应及运行等各参建单位的档案管理职责，要求各单位建立项目档案管理机构，明确管理职责，将项目档案工作纳有关领导、相关部门及工作人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中[3]。
项目法人负责建设全过程的组织、协调、监督和服务性工作，管理或全权委托建设管理单位负责项目档案管理工作。当项目范围涉及两个或两个以上建设管理单位时，项目法人应明确一个建设管理单位，其他建设管理单位为配合协调方，负责其管辖范围内的档案工作。电网建设项目法人负责建设项目档案全过程的组织管理，并按照统一领导、分级管理、层层负责的原则，建立自上而下的分级管理体系。建设管理单位、各参建单位及物资采购、供应部门应遵循“谁形成，谁负责”的原则，完成各自职责范围和合同规定的整理、归档及项目档案的编制、移交工作，确保项目档案的完整、准确、系统。
落实责任，首先要明确责任，必须使有关领导、相关部门及工作人员明确自己在档案的形成、积累、整理和归档工作中的责任。一提到档案工作，人们往往单纯认为这只是档案部门或档案管理人员份内的事，却忽略了自身的责任。为了治疗这种通病，正如前面所提到的，必须加强对有关领导、相关及工作人员的宣传和档案管理知识的培训，不断提高其对档案管理工作的认识，只有涉及档案管理的所有部门、所有人员明确了责任、负起了责任，才能保证顺利地完成档案的形成、收集、整理和归档等各项工作，才能确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效保管、利用。
3.5 应建立相应的监督机制 为了确保电网建设项目档案管理工作与项目建设同步进行，各参建单位能认真地履行自己在档案管理方面的职责，必须建立相应的电网建设项目档案管理工作监督机制。一方面，监理单位应切实把档案管理工作纳入到监理范畴中，承担起对设计、施工单位的档案管理日常监督工作；另一方面，按照《管理办法》的规定，项目法人负责组织、协调和指导各参建单位的档案管理工作，或委托建设管理单位债权负责档案管理工作，项目法人或建设管理单位应对各参建单位的项目档案工作进行监督指导；同时档案管理部门应对项目法人或建设管理的项目档案工作进行监督指导。
3.6 应做好项目档案验收工作 项目档案验收时项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。①国家发展改革委组织验收的项目，由国家发展改革委向国家档案局提出验收申请，并由国家档案局组织档案的验收。②各区域电网公司、省电力公司组织验收的项目，由各区域电网公司、省电力公司的档案管理部门提出验收申请，由省档案局负责组织项目档案的验收，验收结果报国家电网公司备案[4]。项目档案专项验收由建设管理单位提出申请，申请报告的主要内容应包括：①项目建设及项目档案管理概况；②保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；③项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况；④竣工图的编制情况及质量情况；⑤档案在项目建设、管理、试运行中所起的作用；⑥存在的问题及解决措施。
项目档案专项验收前，项目法人或建设管理单位应组织设计、施工、监理、运行等单位的负责人及有关人员，根据国家有关项目档案验收的要求进行自检，并在项目投产后3个月内向项目档案专项验收组织单位报送项目档案验收申请表。凡档案验收不合格的建设项目，验收组应提请项目法人或建设管理单位于项目竣工验收前，限期对存在问题进行整改，并安排项目档案的复查工作。整改后复查仍不合格的，项目档案验收不予通过。
参考文献：
[1]DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》.
[2]国家电网办[2010]250号文《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》.
一、档案管理科学化的实际意义
档案管理是维系档案信息正常有序的必要条件，档案管理的水平决定着档案信息资源作用的发挥。为了实现档案信息的有效及最大限度的开发，更好地服务本单位乃至全社会，不断改革档案管理模式，不断提高档案管理科学化水平成为档案工作的重中之重。
（一）新时期的发展对档案工作提出的新要求。新时期党和国家对各项工作提出“科学发展”，作为档案和国家工作的重要组成部分，档案工作管理科学化不仅是落实科学发展观的重要内容，同时也是创新档案工作的重要要求。
（二）信息化建设的需要。信息技术的发展，给档案工作带来了翻天复地的变化。传统的档案管理方法已经不适应现代社会发展的需要，档案计算机检索已经逐步取代手工检索，档案查询网络化、档案信息化、档案内容数字化已经席卷档案界。国家信息化建设的发展，使得改变原来的档案管理方法，采用科学的档案管理模式，创新档案管理模式，时不我待。
二、档案管理科学化水平的提升路径
经济全球化使得各行各业对信息服务的需求和要求都在不断地提高，人们对档案信息的需求也不例外，这就要求我们改变传统的的档案管理工作方法，转变观念，建立新型的现代化档案管理模式，来适应时展的需要。笔者认为提高科学的档案管理水平，需要从转变档案管理观念，提高档案管理人员的档案管理意识、加大档案信息化力度、科学制定档案管理制度和提高档案管理人员综合素质等方面进行。
（一）增强档案管理的意识，树立全新的档案管理观念。随着时代的发展和进步，档案管理的工作需要创新，更需要转变档案管理工作的观念和意识。因此，档案管理人员需要具备一定的长远目光，摆脱传统的管理理念。那些陈旧的档案管理思想如果不进行更新，只会将问题处在过去时，档案管理工作永远不会得到新发展。档案管理是一项非常严谨的工作，管理人员应该把这项工作的重要性高度地认识起来，并跟随时代的发展和社会的需要，时刻要求自己的档案管理观念是切合实际的，是紧随时展的全新的管理理念。
（二）加大现代化技术的投入和建设。传统的档案管理模式一般仅仅是实现手工目录检索，全文检索更是不能进行。随着信息技术的发展，计算机在各项工作之中的应用，促进了电子政务在全社会的推广，这一趋势使得档案工作面临着新挑战，档案管理模式得到新的变革。档案管理系统网络化，档案目录实现计算机检索，档案通过数字化实现全文检索等等现代化的档案管理模式都需要加大现代化技术的投入。可以说，计算机档案管理乃至数字档案馆建设都需要加大现代化技术投入和建设才能够实现，这也是当代档案管理实现科学化水平最重要的决策。
（三）增强档案管理人员的综合素质。想要提升档案管理的科学化水平，首先就要保证管理人员具备较高的专业知识，因为在档案管理的过程中，涉及到的工作内容和方向非常的广泛，并且所需要的专业知识也很多，尤其是在现代化的档案管理中，就需要管理人员懂得相关的电脑操作以及相关软件的运用，如果电脑操作不熟练，就会在接下来的工作中带来很多不必要的麻烦，还有的就是要具备一定的文化专业知识，比如在法律法规类的档案中，就需要相关的工作人员能够掌握一定的法律知识，进行档案归类和划分。档案管理更是一个私密性很强的工作，很多都涉及到国家或者企业内部的信息，这就需要相关人员具备较高的职业道德和素养，能够将国家和单位的利益放在首位，不会泄露工作中的任何信息，相关单位和部门应该将档案管理人员进行专业的综合培训，为提升档案管理科学化水平打下基础。
1.我国档案管理体制改革重点思路
为顺应时展，促进社会稳定发展，需对我国当前的档案管理工作进行有效的改革创新，在进行创新的过程中需要对当前档案管理中的几个重点当面进行分析，确定具体的改革思路。
1.1档案管理需要同我国政府角色与职能转变相适应
当前我国的经济体制主要为计划经济体制下特色市场经济，我国政府在经济的宏观调控中扮演的角色进一步被削弱。在传统经济体制下的档案管理职能逐渐与社会经济体制相脱离，为促进我国档案管理工作的有效运行，政府部门需逐渐放手档案管理工作，提高档案管理工作的灵活性。
1.2同现代化公共行政运作形式的转变相适应
建立在传统制度下的行政管理工作能够在其基础上不断进行行政功能的拓展，实际运行中能够借助与系统的管理职能发挥其功效。传统行政运作形式已经无法适应当前社会的发展需求，对于当前公共行政而言缺少的是分权和间接运作。
1.3同政府观念转变相适应
中国特色市场经济体制能够有效促进我国社会经济的流通，有利于激发纳税人的积极性，政府部门通过纳税人的税收进行国家的管理及调控。当前我国社会经济的发展变化多端，因此必须提高国家宏观调控及管理的效率及服务理念等。
2.档案管理体制改革的难点分析
2.1实现党政合一
当前我国对于档案管理工作由各个管理部门共同执行，从大的方面来说就是党和国家。党和国家对于档案的管理因为彼此职能的不同导致管理目标存在一定差异。大多数人都认为当合国家在档案管理过程中直接对档案管理工作负责，这只是表面上的，很多人其实不理解这二者在职能上存在的差异，因此在很多人眼中档案管理看似是一件比较神秘的事情，即一般人难以捉摸。因此导致企业及社会相关部门难以通过档案管理中心获得有效信息，档案管理工作的职能无法得到发挥。
2.2转变后的滞后性
随着社会人才资源总量的不断提升，档案管理机制需要与时俱进，适应社会的发展。从某种意义上来说，档案管理工作体制的科学转变有利于我国档案管理事业的健康发展，但这种促进作用并非立竿见影，而是需要一个漫长的持续性过程。因此档案管理体制革新后其作用相对滞后，导致很多创新工作难以展开，这也是造成我国档案管理工作比较混乱的原因之一。
2.3实现政、事分开
当前各项系统为提高其效率及功效，首先提高系统的功能性，通过系统的多功能性推动系统的全面发展，因此在我国档案管理过程中常常会出现对管理系统具有政、事部分的情况，管理系统能够在多方面展开管理。随着社会经济的发展以及人才总量的不断提升，政、事部分的管理系统已经难以适应当今的档案管理模式，甚至会造成我国档案管理工作创新的停滞、档案管理服务质量下降以及人才资源的浪费等。
2.4防止集权过度
在现有的经济体制模式下，当今企业经营模式分工都十分明确，对各项工作都会进行有效的统筹规划，档案管理工作也会有比较科学的方案。这种管理模式在根本上提高了企业管理效率，但该种管理模式比较落后，管理方法过于单调，严重束缚了管理人员的工作行为，更加不利于档案管理工作的创新，阻碍了管理人员的创新思想，不利于管理工作的发展。
3.我国档案管理体制改革重点及建议
3.1加强档案资源的整合统一管理
我国档案管理的主要指导思想为建立集中化管理体制，对我国的档案实行统一管理。实践已经证明通过加强档案资源的整合统一管理能够有效解决我国档案管理工作过程中出现的各自为政、管理混乱的状况。在档案管理过程中必须加强对档案管理人员的思想教育，使其在管理过程中能够坚持统一管理的基本思想，确保档案管理过程中的完整性，提高档案管理的安全性。在档案管理过程中加强对我国档案资源的开发管理，并对各档案资源进行有效整合，构建成大档案，逐步优化档案资源管理配置，使得档案资源能够被社会有效共享。
3.2推动档案管理体制的多元化发展
市场经济的发展推动了我国档案管理的多元化发展，对我国档案实行集中管理后即满足了档案所有权情况，同时也保证我国档案管理的完整性和安全性，对于我国当前的非国有企业来说其档案管理工作应该针对管理中存在的问题进行针对性分析，在法律允许的范围内可以对档案进行一定的自由管理，选取与相适应的管理模式，从根本促进管理多元化发展。
Han Zhuoquan
（Baoji University of Arts and Sciences，Baoji 721013，China）
摘要：市场经济活动中形成的档案在现阶段主要处于分散管理的状态，国家对这些大量产生的具有经济和社会价值的档案缺少必须的管辖和监督。通过市场化的手段相对地集中市场形成的档案，可以说是从根本上解决市场松散档案管理问题的关键。
Abstract: The files formed in the market economy activities are the dispersion management in the present stage, and the government does not hold a necessary control and management to these files with high economic and social values. The method of collecting the files relatively formed in the market through the marketability can be considered to be key in fundamentally solving the problems on the loose market records management.
关键词： 档案 市场化管理 信安达公司
Key words: file；marketability management；Xin'anda Corporation
中图分类号：F20 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）29-0118-01
0引言
档案的市场化管理，就是通过建立相应的市场运作机构，对市场主体自身产生、且尚未进行科学管理的档案实体进行合理、有效的管理。在市场经济日臻完善的今天，要为企业和市场服务就只能通过拓展国家综合档案馆的功能来实现。所以20年来，国家综合档案馆在功能拓展方面不断力求贴近市场经济，加大档案用品经营、档案整理、数字加工、档案寄存、业务咨询等方面的力度。然而非常明显的是，由于国家综合档案馆在市场经济体制确立后，已经不具有接收现行企业档案的功能（已破产等类型的企业档案除外），仅靠边缘业务接近市场和企业，无法通过自身的主体服务提供企业需要的各类经济信息。从整体上看，根本达不到档案工作为企业和市场服务的目标。
1市场经济条件下我国企业档案的管理中存在的问题
市场经济条件下我国企业档案的管理中存在的问题主要表现为：第一、企业发展不平衡带来的问题。一些发展较早、规模较大、科技含量较高的企业，由于其发展需要借助原有基础，需要循序渐进的科技进步，需要阶段性的整固和提高，所以，对自身形成的档案就会较为重视。许多企业直接借鉴国家有关企业档案管理的规定，使档案管理有章可循。档案管理也相对科学合理。而那些刚刚起步、相对缺乏科技含量的企业则缺少对自身形成档案的有效管理；第二、企业效益不平衡带来的问题。对于那些利润较高、经济效益较好的企业，档案管理相对投入较大，管理环境也较为宽松。企业档案管理容易达到国家的有关要求。而那些利润较低、经济效益较差的企业，档案管理投入严重不足，直接制约了档案的科学管理。第三；对档案理解不同带来的问题。不同企业，决策者对档案的理解不同，主观认识就可以决定档案的管理水平。那些具有战略眼光，文化素养较好，对档案信息认识理解程度较高的企业决策者，会十分看重企业档案的管理和应用；第四、档案所有权归属不明带来的问题。市场经济下我国众多的企业档案的管理的企业既没有按照国家对企业档案管理的要求建立健全相应的档案管理机构、配置足额的人员，也没有领略到国家档案行政管理部门的有效指导与合理监督。这种档案管理宏观调控的失调与档案与企业各种有形资产融合后产生的企业资产理念，直接造成了企业对档案产权归属认识的混乱，造成了企业认为可以自由处置档案的错误认识。
2建立我国市场化档案管理机制必须考虑的问题
2.1 明确企业档案所有权、管辖权和使用权无论何种类型的企业，只要在我国境内生产经营，其形成的档案均属于我国国家档案的组成部分。企业档案的管辖权既可以由企业自身行使，也可以通过企业认可的具有相应等级信誉的市场化运作公司来承接。企业档案的使用权则由企业自主决定。为了使企业明确各项权利，除国家有关部门制定相应的法律法规外，还需要档案、工商、税务以及其他市场监管部门在实际工作中逐一落实档案产权的明晰和执行情况。
2.2 市场化的档案管理公司，必须完全按照市场机制进行运作
通过多元投资、市场竞争、价格机制与激励机制等方式实现自身的经济价值。在市场竞争中，通过树立自身档案管理品牌，提升档案管理企业的形象。同时，通过多元化的管理形式，丰富市场经济档案管理的流程与方法，在不断创新中扩大自身的规模。
2.3 市场化档案管理必须具有自身的特性通过自身经营，通过档案管理企业的市场影响力，不断扩大对市场各类企业的影响，丰富企业档案的数量。通过降低成本、通过合理规划，不断提升档案管理企业的经济效益，增强企业的发展能力。通过简化整理，通过强化服务，不断密切企业与客户的联系，准确及时地提供客户需求的信息。通过安全措施，通过保密手段，不断消除在市场公平竞争中存在的安全隐患，提高广大客户的放心程度。
2.4 档案的市场化服务更具优势与国家综合档案馆相似，档案市场化管理机构同样可以通过各种渠道，对自身客户进行广泛的宣传。就市场而言，第三方对企业文化、企业产品、企业信誉、企业等级等方面宣传具有更大的可信度，也更容易被对方所接受。对此，档案市场化管理机构应当充分发挥自己的优势，加大对自身客户基本情况的宣传力度。在安全、客观的基础之上，让更多的人了解和掌握客户的主体经营业务。
2.5 利用网络等手段及时向客户提供相关信息通过各种公开渠道收集与客户经营活动相关的各类信息，及时向客户提供参考，这是市场化档案管理特有的经营优势。任何一个企业，在市场经营过程中，都需要同行业、同类型企业发展变化的相关信息，也需要针对企业自身不断拓展的特点寻求不同领域经济发展的情况。因此，随时掌握行业公开信息、及时服务终端客户的方式，是市场化档案管理有别于一切档案馆和档案室功能的基本特性，也是档案管理企业迅速赢得广大客户青睐的重要手段。
由此可见，在现有的档案管理体制下，市场经济形成的档案必须通过市场化的手段加以管理，这既符合市场发展的基本规律，也符合国家档案管理对企业化档案产权界定的要求。它必将在不断发展的市场中孕育而生，也必将在不断地理论探索和实践操作中得到完善。
参考文献：
[1]仲禾.“数”说辉煌[M].中国档案,2010,(12).
[2]任彩铃.对企业档案管理工作的思考[J].陕西师范大学学报（哲学社会科学版），2009，（S1）.
近年来，随着信息技术高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。
一、档案管理信息平台深化应用的背景
当前，国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变，努力创建一强三优(电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀)现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作，并将其作为企业管理重要组成部分，大力推进档案管理信息化。2006年，国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展国家电网公司档案管理信息平台建设项目2009年，在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前，国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统，福建省电力公司随即也全面推广应用，厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业，在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。
厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系统率先晋升为国家一级，连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底，共有综合档案室1个，二级综合档案室17个，共有文书、科技、会计档案近30万卷(件)，机读目录12万余条，照片档案4000余张，及音频、视频档案200多份。
二、档案管理信息平台深化应用的目标
福建省电力公司根据自身工作实际，在国家电网公司档案管理信息平台的基础上，采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案全程管理。同时，福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能，使系统可随着业务的变化而进行自行定制，减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间，极大地方便了使用;创新性提出了现行文件层、整编文件层和永久档案层三层管理模式，建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台，实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。
档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。
用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台(IDOL)，在检索的同时对信息进行智能理解，主要完成档案内容资源的各项分析服务，以及智能化的文本处理，包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等，从无序的海量数据中，找到数据之间的关系和规律，进一步提高档案资源的利用价值。此外，还有一些特殊应用，例如，档案分类并不完全采用业务职能分类方法，而是在按业务活动划分类别的基础上，综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。
档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。
【关键词】档案管理；信息化；事业单位
一、事业单位档案管理现存问题
（一）部分领导对档案管理工作重视不到位
事业单位的档案管理很大程度上是无人领导、无人管理的状态，在档案管理工作上很少有直接的领导负责人，由于部分单位领导对档案管理的不重视，导致档案管理工作人员积极性不高，工作不热情，致使档案管理的工作很难开展，档案收集工作也很困难，档案管理工作的连续性、材料的完整性很难实现。
（二）事业单位档案管理人员知识匮乏
很多事业单位没有专职的档案管理工作人员，大部分兼职档案管理工作人员接手档案管理工作之前几乎没有接触过档案管理工作，对于档案管理工作属于零基础知识储备，更不用说单位其他工作人员对于档案管理工作的认知程度。对于单位委派接手档案管理工作的人员来说，由于接手后没有接受正规的档案管理知识培训，在工作过程中也是摸索前进，很多管理工作都不规范，没有严格按照国家制定的档案管理标准进行档案的收集、保存、归档和立卷，这就给以后的档案管理工作带来了很多的不便，增加了档案管理工作与信息化融合的难度。
（三）事业单位档案管理设备陈旧
由于部分事业单位领导对档案管理不重视，致使档案管理的设备落后，有部分先进地区也仅仅是配备了电脑、打印机等基础设备。另外多数单位的存放档案环境达标率很低，给传统的纸质档案保存工作带来很大影响，大部分纸质档案在整理存放过程中造成了信息的缺失、材料的不完整、纸面的破损和字迹不清晰等现象。
二、事业单位档案信息化管理的优势
随着网络的发展和软件的逐步升级，给事业单位的档案管理提供了良好的技术支持和优越的发展环境。
（一）比纸质保存更永久
事业单位的档案管理工作很长一段时间都是纸质保存，纸质档案的保存很容易受到自然天气、室温的影响，易受空气潮、虫咬、干燥、浸染等因素的破坏，致使档案保存难度增加。而且纸质保存对空间要求很高，查询起来也比较困难和麻烦，档案材料缺失的可能性很大。而档案管理信息化则解决了这一难题，档案管理信息化可以实现档案的多份备存，将档案用扫描、拍照等方法存储到电脑磁盘里，节省了档案存放的空间，也加快了档案查询的速度，提高了档案查询的办事效率。同时也保证了档案管理的永久性和完整性。
（二）有效地促进便捷工作
传统的档案管理比较繁琐，建档存档需要花费很长一段时间，面对大量的历史档案，查询起来也很费时，且程序繁杂。而实现档案信息化管理后，应用先进的查询工具，输入查询档案的几个关键词，与之相关的档案材料都会出现在一个页面上，查询起来省时省力，大大地提高了工作效率。
（三）信息化管理改变了存储方法
加强事业单位档案信息化管理，从本质上改变了传统档案管理工作的方法，在很大程度上拓展了档案管理工作的职能，档案的信息化管理将传统的纸质媒介、人工录入整理等方式转变为以电子录入方式、网络平台为媒介的新方法，使档案的传统职能转变成为信息资源的采集、管理、存储等相关类型的服务，推动了档案信息化管理工作方式的转变。
三、提升事业单位档案管理信息化建设的建议
（一）加强领导对档案信息化建设的重视程度
一是事业单位领导应该清楚地认识到档案管理工作对于一个单位的发展及领导决策起到的重要作用，应该把档案信息化管理作为工作中的一项重要内容，严格按照国家规定的档案管理标准开展档案管理信息化工作。二是设置专门的档案管理办公室，提升办公配置水平，包括所有的门窗和存储设备；加强档案信息化管理的保密性，委派专职的档案管理人员，严格档案查询程序步骤，提升档案管理工作的严密性。三是定期组织档案管理工作人员对档案知识的学习，提升档案管理工作的专业性，同时调动档案管理工作人员的积极性。更好地为单位档案管理工作服务。逐步普及单位其他员工的档案管理知识，为档案管理工作顺利推进奠定良好的群众基础。
（二）将档案信息化管理与传统的纸质档案管理相结合
目前，由于我国很多事业单位还是以传统的纸质档案管理保存为主要方法，档案信息化管理发展会有一个缓冲期，不能因为信息化的推进而影响档案管理工作，所以在推进事业单位档案信息化管理过程中，要将传统的档案管理与档案信息化管理相结合，逐步实现档案管理工作的信息化。
（三）建立完善的档案信息化管理制度
一是事业单位要结合自身的实际情况，根据国家的档案管理制定办法，建立健全适合本单位自身情况的档案管理制度，只有在完善的制度下档案管理工作才能长远有序地开展。同时要制定档案工作的考核制度，提高档案管理工作人员的工作积极性，逐步提升单位员工对档案信息化管理的认知。二是在制定事业单位档案管理制度的前提下，对国家出台的《档案法》要开展持续地学习，在学习的基础上更好地制定完善的档案管理制度，做到档案管理工作中有法可依，使档案管理工作更加规范。
（四）建立完善的档案信息化管理设施，促进资源建设
一、事业单位档案管理的特征
事业单位的档案管理具有保密性。事业单位是我国的重要信息管理机构，一般是由国家设置的，虽不属于政府机构，但是其所存放的档案主要用于为国家各类机关提供档案管理和信息支持。事业单位进行档案管理，履行参与社会事务管理的职责，涉及教、科、文、卫等各个方面，包括国家各个行业机密文件的保存，具有保密性。事业单位的档案管理具有公共服务的特性。事业单位是由国家出资设置的具有公益性的组织，保存的各类文件档案，是对社会各行业的信息收集汇总。这些信息因为无法让社会市场自动参与资源调配，需要借用事业单位进行档案管理。这些事业单位不具备盈利性质，无条件给国家机构和社会提供相关信息查询、咨询和借阅等服务，以为社会服务为宗旨，具有公共服务的特性。
二、事业单位档案规范化管理的重要性
档案是过去工作和历史情况的真实记录。档案是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，客观地记录了历史情况，是确凿的原始材料和历史证件。对事业单位而言，首先，档案是档案人一生的真实记述，是第一手参考材料。其次，它是事业单位本身的成长记录，是单位信息最基础、最集中的记录，完整地反映了单位发展变化的历程。档案可以对事业单位的业绩及管理水平进行科学合理地评价。档案记录着单位发展的整个历程，记录着每一阶段单位的业务发展情况和资金运转情况，记录着每阶段发展的优秀成果。单位管理者可以通过这些档案资料更好地对过去的工作进行总结，做出科学合理的分析，从而制定出最有利于单位发展的政策。档案可以提供便利的查询服务。这是近年来事业单位档案的一项重要用途和事业单位登记管理机关的一项新服务内容。主要是为法律部门提供档案查询服务，在事业单位涉及各类诉讼情况时会发生，但是档案查询业务必须要有严格的法定程序，以确保事业单位的合法权益，充分发挥现代技术和管理的作用，始终把做好各种载体档案的利用服务作为宗旨，加强档案信息资源建设，才能促进档案工作的发展。
三、事业单位档案规范化管理的措施
1.加强领导，提高认识，强化服务。随着时代的进步，社会各界与档案管理工作接触密切，对档案工作的重视程度愈来愈高。应该加强组织领导、落实管理责任，明确领导分管本单位的档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查、指导和督促。结合本单位档案管理工作实际，建立有效的考核机制，完善管理体系，推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。2.注重对档案管理人员进行培训，建立高素质的档案管理队伍。加强档案管理人员的培训，具体的培训内容包括档案管理理论、档案管理技巧、档案修复技巧和档案管理制度的培训。有必要加强对档案管理人员的薪资福利管理，尽可能地提高工资待遇和福利待遇水平，为他们提供良好的晋升空间和发展空间，并做好离职人员的工作交接管理。强化档案管理从业人员的服务意识及敬业奉献精神，加强档案基本专业技能的培养以及相关知识的学习，从根本上提高业务水平。3.加大资金投入，提升档案工作保障力度。我国档案管理已进入电子化时代，实行电子化管理是必然的发展趋势。档案管理中应用计算机能够提高管理水平，加快办事效率。因此，各单位要配置专门的档案室、档案柜、照相机、专用微机、打印机等设备，购置专用档案整理物品，安装防盗门，加固窗户，要防潮，遮光，防鼠，配备防火器等，防止档案丢失和损坏，维护档案的完整性和安全性，提高档案工作保障力度。4.完善档案管理制度，推进科学信息化管理。档案信息是社会信息资源的重要组成部门，有着不可替代的原始性、真实性等特点，充分利用网络的资源优势，将信息化、科技化与档案管理工作相结合，能够提升档案管理工作效率，准确、及时地传递信息，通过信息化建设，才能达到真正意义上信息共通共享，提高档案管理工作效率和工作质量，提升档案工作现代化和信息化程度。档案信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路。要使档案最大限度地发挥作用，就必须把先进的科学技术手段应用于档案管理。首先，要加强电子档案归档管理，要通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现纸质档案与电子档案并存。其次，要充分利用网络技术进行档案管理创新。通过网络，将不属于保密范围的档案信息向社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，从而大大提高档案信息的利用率。
作者:孟凡秀 单位:吉林日报社
关键词：档案管理；现代化；科学化
一、引言
随着时代的发展，档案管理已经成为现代企业的重要组成部分，对于电力企业来说，更是如此。提高档案管理科学化、现代化水平是现代企业建设和发展的必然要求。随着信息技术的发展，企业档案信息量以及信息复杂化程度都在上升，提高档案管理水平则更好地顺应了现代社会的发展趋势。现代企业管理者要对档案管理工作给予高度的重视，要特别注意对企业档案管理工作体系进行建立和完善。随着信息技术在档案管理中的应用程度不断加深，现代企业管理应该一改传统的档案管理理念，必须注意对现代信息技术设施进行充分利用，以不断提高档案管理科学化、现代化水平。
二、提高档案管理科学化水平的必要性和重要性
档案资料包含了大量的信息，以企业档案为例，档案管理包含了企业内部的人事信息及人才储备信息，还包括重要的会议及谈话记录，这些都对企业未来发展起着重要的作用，是企业从事各项管理工作的基础。如通过决策者制定决策时所采取的方案资料等，可以了解企业的经营状况，可明确企业未来发展方向；再如企业人事档案，是企业用人、留人、提升人的依据；企业的财务信息可以为企业下一年度的发展作财务预算提供依据。思想决定行动，要提高档案管理科学化水平，必须从档案管理负责人开始，从思想上提高对档案管理工作重要性的认识，通过不断的学习，提高档案管理科学化对档案工作的重要性的认识。建立档案管理服务意识，档案管理工作不仅是资料整理与归档的地方，更是一项服务性的工作，要切实作好档案管理服务的主动性与预见性，加强档案管理人员对当前社会发展、经济形式的认识，全面了解用户需求，才能更有针对性地为用户提供服务；落实档案管理工作的安全意识，确保档案信息公共化但不受侵害，不断提高档案管理信息的安全性与完整性；建立档案管理责任制，要求各档案管理部门明确自己的分工与任务，结合自身特点，完善岗位工作职责，以部室主任为领导，各部门采取专人专管的形式，责任到人，确保档案管理工作切实落实到位。
三、提高档案管理科学化、现代化水平化是现在时代要求
1.提高档案管理科学化、现代化水平是提升国家文化软实力的需要
从宏观角度来看，随着时代的发展，文化已经成为民族凝聚力和创造力的重要源泉之一，已经成为提升一个国家综合国力的重要因素。档案中存放着很多历史资料，这给人们留下了宝贵的精神文化财富，这对于推动中国特色社会主义文化建设意义重大，对于繁荣我国文化有着不可替代的作用。通常情况下，档案中会有某些事件的原始记录，这就意味着档案可以对某些历史活动进行客观再现，这就使得档案所提供的信息更加的真实，有着更强的说服力，对于巩固社会意识形态意义重大。
2.提高档案管理科学化、现代化水平是顺应信息化发展趋势的需要
就目前的情况来看，受到信息技术发展的影响，计算机网络已经非常普及，我国的网民数量已经突破了4亿，而且拥有智能手机的用户越来越多，通过手机终端进行上网的用户已经突破了2亿，在上网过程中，很多用户都会用到QQ、微信等网络及时通讯工具。信息技术的发展以及应用程度的不断深入，极大地丰富了档案管理的载体、渠道和样式，这就促使档案管理工作发生了巨大的变革，系统化、数字化、网络化已成为档案管理的重要发展趋势。档案管理的信息化程度不嗵岣咭丫成为一种趋势，而且将信息技术运用档案管理中，可以进一步提升档案信息的安全性，也可以提高管理效率，符合社会发展方向。
3 加强档案管理人员责任心及事业心，提高档案管理科学化
认真核实收集到的材料，加强档案管理工作宣传，并将真实可靠的档案材料收入到人事档案中，严把档案管理质量关。鉴别档案时，单位的档案管理人员应采取认真负责的态度，保证单位档案的真实完整，提高对档案管理工作重要性的认识，逐渐改进档案管理工作的工作方式和方法，并逐渐提高单位业务素质和工作效率，创新工作模式。
四、档案信息建设管理原则
1.严格遵循国家规定进行档案信息建设
企业档案信息资源建设是一项非常严谨的工作，为了确保工作实施的有效性，也为了确保信息资源的可靠性，在档案信息资源建设过程中，必须遵循国家的相关规定，根据相应的标准和程序进行严格操作，确保企业档案信息资源建设的规范化。这样才可以保证所建立的信息资源在必要时发挥应有的作用。但是，在实际工作开展过程中，还应该结合所在企业的实际情况，通过相互协调，使档案建设既符合国家的规定又符合企业的发展方向。
2.档案信息完整、真实、准确
档案信息的完整、真实、准确是企业档案信息资源建设的基本原则，这对于档案信息在企业管理决策中发挥应有的参考价值意义重大。随着信息技术的大力发展和应用，企业档案信息资源建设也必然会实现信息化，这对于档案信息的完成性、真实性和准确性提出了更高的要求。所以，企业工作人员在进行档案收集和整理过程中，必须保证企业档案信息的完整、真实和准确。
3.企业档案信息资源要长期的保管和利用
对于电力企业来说，其档案信息必须进行长期保存，因为这些信息资源在任何时候都可能发挥作用，所以，在建立企业档案信息资源时，一定要坚持这些档案信息可以保管和利用的原则。随着信息技术的运用发展，企业档案信息资源的保存更加的便利和完善，但是，为了确保企业档案信息的丢失，在日常管理中，对信息系统进行定期地维护和升级管理则显得必不可少。
结语：
在新的时期，做好档案管理现代化建设是档案管理发展的必然，我们在推动档案管理现代化建设的时候，必须真正地认识到其中存在的问题，从思想、人员素质、管理基础建设等方式，深入研究社会经济发展水平与用户的实际需求，采取切实有效的方式提高档案管理的科学化水平，提高档案管理的质量。
参考文献：
[1] 张寅玮.甘肃省电子档案管理研究[D]. 兰州大学，2011：30-42
关键词：境外企业 档案 档案管理
近年来，随着经济全球化日益加速、我国对外开放程度不断加深，我国企业纷纷“走出去”，在境外开展业务、设立驻外机构、建立海外子公司，从而产生了大量境外企业档案。这些境外企业档案是我国企业档案全宗的重要组成部分，也是我国企业境外资产的重要组成部分。加强境外企业档案管理研究具有十分重要的理论价值和现实意义。笔者对1992年至2012年我国境外企业档案管理研究文献进行了调查统计与分析评述。
一、文献统计分析
笔者于2012年7月22日，以中国知网（）的“中国期刊全文数据库”、“中国博士学位论文全文数据库”、“中国优秀硕士学位论文全文数据库”和“中国重要会议论文全文数据库”4大数据库为基础，用“境外档案”、“跨国档案”、“境外企业档案”、“海外企业档案”、“跨国企业档案”5个关键词，分别进行题名检索，检索精度为模糊，共检索出有效的相关文献33篇。
从文献发表时间来看，1992年首次有人提出境外企业档案管理的问题，2001年之前有关境外企业档案管理研究的文献较少，2001年中国加入世界贸易组织之后，相关文献数量开始增加（2002年为3篇），尤其是2010年以来增幅明显（2011年为8篇）。可以预见，随着我国企业“走出去”战略的逐步推进，有关境外企业档案管理研究的文献数量将呈快速上升的趋势。
二、主要研究成果
（一）境外企业档案的价值
学者们都认识到，境外企业档案作为一种原始凭证，是维护企业合法权益的重要武器，尤其在是赢得法律诉讼、规避合同风险时发挥着不可替代的作用。除此之外，一些学者还认为：
第一，境外企业档案是企业经营管理的重要基础。王强、唐振华指出：“境外档案工作也是加强境外单位内部管理和控制的重要基础，是检验境外单位整体管理水平的抓手”。[1]罗亚利提出，跨国企业参考总部和境外子公司的档案材料可以加深对彼此的了解，促进企业内部的文化融合，还能为企业总部管理层决策提供重要依据。[2]
第二，境外企业档案是企业重要的信息资源和知识资产。张斌指出，境外企业档案“不仅记录了境外企业经营管理的活动过程，同时也沉淀了境外企业经营管理的经验，是企业不可或缺的知识资源和财富”。[3]王强、唐振华认为，境外档案是境外单位的重要知识资产和核心信息资源，为境外单位提供了可靠的信息资源保障，在服务国际化经营上发挥着重要作用。[4]
第三，境外企业档案对促进我国境外企业的整体发展意义重大。李向群认为，“加强境外企业档案管理是加强境外资产管理的重要内容，档案工作对境外中央企业资产保值增值意义重大。”[5]吴广平认为，管理好国有境外企业档案，不仅是国有境外企业自身经营和发展的需要，也是国家政策研究及经济战略发展的需要。[6]
（二）境外企业档案的特点
境外企业在资产属性、经营模式、管理方法等方面，与境内企业相比存在诸多不同之处，相应地作为境外企业活动伴生物的档案也有着不同的特点：
第一，形成与保管的分散性。许多学者提到，跨国企业的境外企业或驻外机构点多面广，涉及多个国家、地区，档案的形成地域很分散，档案保管也是分散的，基本上是谁经办谁保管，甚至留存在个人手中。
第二，来源及内容的单一性。高衍[7]、郭润华[8]、林阿娜[9]等认为：境外企业在文件来源上，基本上是本公司形成的，境内主管机关的文件一般不发至境外企业，文件来源比较单一；在文件内容上，主要以商贸往来文件为主，党群类的文件较少。
第三，语言文字的多样性。档案记录语言文字的多样性，一直是困扰跨国企业档案管理的一大难题。郭润华指出，中石化公司的驻外机构档案材料语种复杂多样，不仅仅有中文，还有相当一部分涉及驻在国的语种，如英语、德语、法语、日语等。[10]王强、唐振华也指出：“石油企业境外单位较多分布在非母语英语国家，文件档案记录的文字往往涉及多语种问题，如果这些外文文档得不到及时翻译，就容易造成利用上的困难”。[11]
（三）境外企业档案管理现存的问题及原因
学者们认为，目前我国境外企业档案管理主要存在以下问题：境外工作人员档案意识淡薄，档案工作没有得到足够的重视；国内档案法规对境外企业档案管理缺乏有效制约，境外企业档案管理制度不健全；文件形成和保管分散，档案收集困难；缺乏有力的档案业务指导，档案专业人才不足。境外企业档案的知识产权归属、价值鉴定，电子文件的收集、保管与利用等也是困扰档案部门的难题。究其原因，学者们认为主要在于以下几个方面：
一是国内有关境外企业档案管理的法规不健全。目前，我国已颁布的有关境外企业档案管理的部门规章或规范性文件主要有《关于加强境外投资、承包工程、设计咨询科技合作和劳务合作项目档案工作的通知》（国家档案局、国家计划委员会、对外经济贸易部1993年）、《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》（国家档案局2005年颁布）、《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》（2009年证监会、国家保密局和国家档案局颁布）。此外，一些地方了一些相关的地方性法规制度，如《广州市境外企业档案管理办法》（广州市政府1994年颁布）、《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》（广东省人民政府2002年颁布）等。但总体而言，国内有关境外企业档案管理的法规不够健全，使得境外企业档案工作面临无法可依的困境。邓达宏认为：“企业‘走出去’战略实施后，境外国有企业档案的监管仍缺少明确的法律法规。我国的档案法规中涉及到关于境外国有企业档案管理的条款太少，且规定不甚明确。”[12]
二是受所在国家或地区的法律限制。境外企业所在国家或地区对于企业档案有着不同于国内的法律规定，从而增加了境外企业档案管理的复杂性。例如，郭润华论及，英国规定，与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上，以备税务部门检查；也门、沙特等国不允许将地质档案材料带出国境。[13]任凤仙指出：对于企业财会档案，日本的民法、商法、税法中明确规定，在规定的保管期限内，企业有保管这些档案材料的义务，而超过保管期限的档案材料如何处置由企业自己决定；有的国家或地区规定企业形成的财会文件材料须交由当地律师楼保管；香港地区的法律对有装订痕迹的证据材料是不承认其法律效力的。[14]孟秀丽提到，中原油田对境外项目产生的会计档案要按当地国家税务审计的要求而存放在境外，接受当地国家定期或不定期的税务审计和稽查。[15]
三是受分散式管理体制的制约。张斌指出：“我国企业档案管理遵循集中统一管理原则，实行企业档案综合管理。而一些国家的企业档案大多处于分散管理状态，没有统一的管理体系和制度加以约束，我国一些境外企业的管理模式或组织设计基本上模仿所在国的企业管理模式，这样往往会带来文件档案流向不清、管理缺失的问题，而一些境外企业却没有认识到这种管理上的漏洞，极有可能造成企业知识的流失以及国有资产的流失。”[16]
四是跨区域、远距离的障碍。王勤[17]、孟秀丽[18]认为，由于距离遥远、境外企业驻地分散，母公司档案部门对境外档案的业务指导难以开展。张斌指出，跨区域是企业境外档案管理的两大难题之一，跨国企业的境外企业往往涉及多个国家或地区，使文件档案具有明显的分散性。[19]
五是档案人员多为兼职且流动频繁。中石油档案室指出：“针对资源国对外籍员工劳务签证的严格限制，以及严峻的政治、安全风险，同时为提高海外业务国际化程度，境外基层档案队伍一般都是兼职人员。”[20]
（四）加强境外企业档案管理的策略
第一，强化档案意识培养。邓达宏指出，要树立“大档案”的理念，提高境外国有企业档案意识，把大档案的理念贯彻到企业的生产、经营、销售的始终，贯彻到企业的档案工作中。[21]任凤仙认为，要将档案工作列入境外企业国内主管单位举办的境外企业管理人员培训内容，培训工作应重点提高境外企业专兼职档案人员的思想素质、业务素质以及语言素质。[22]中石油档案室认为，针对公司人员轮换频繁和基层档案队伍兼职的特点，加强培训工作成为培养员工档案意识、规范公司档案管理的有效途径。[23]潘艳敏等提出应有计划地实施档案培训，对海外项目员工采取“普及”培训的方式，侧重档案宣传教育；对海外兼职档案员采取“一对一”培训的方式，侧重档案工作操作规范和技术标准。[24]
第二，完善档案法规体系。吴广平认为，要加强对国有境外企业档案管理的立法，以法律的规范约束国有境外企业档案工作行为。[25]邓达宏认为，要分阶段进行立法，档案行政管理部门要加强调研，研究新情况、新问题，搞好规划、现行试点，制定地方关于境外国有企业档案方面的规章制度。[26]
第三，理顺档案管理体制。郭润华指出：应坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制，形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制；应确立驻外机构和境外企业档案工作由主管单位的档案部门指导和监督的原则。[27]许多学者提出，境外企业档案管理应制定专人负责并与领导责任及经济利益挂钩。中石油明确了各级领导的档案业务管理职责，公司建立了以国内总部档案室、海外单位档案机构为业务管理主线，以各专业系统和海外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工作网络体系。[28]中国交通建设集团规定由驻外办事处总经理、项目负责人负责档案工作，档案部门提供的各驻外机构工程项目归档情况作为年终奖金发放的依据之一。[29]中原油田对外经济贸易总公司规定，项目经理为境外项目档案管理的第一责任人，实行档案“一票否决”权，将档案归档情况与项目经理工作业绩和经济效益挂钩。[30]
第四，健全档案管理制度。王勤建议，将“实施档案检查”的内容加入到对下属境外企业的内部审计工作中。[31]宋莹认为：对于境外项目档案管理，“‘项目经理负责制’是最好的办法，以项目经理为主，如何操作则由其根据工程的具体情况指定专人或兼职人员管理，就可加强境外档案管理。”[32]许多企业针对境外企业档案的特点与管理要求，制定了因地制宜、针对性强的规章制度。例如，中原油田对外经济贸易总公司修订了《关于加强境外项目档案的管理办法》，并建立健全了境外企业（项目）档案管理制度和办法。[33]中国石油天然气勘探开发有限公司制定了《关于加强海外档案管理工作的意见》《关于加强海外档案工作的通知》《境外档案工作管理实施细则》和《中国石油海外勘探开发公司境外档案工作考核办法（试行）》等。[34]中国交通建设集团制定了《驻外机构工程项目科技文件资料归档办法》。[35]
第五，创新档案管理机构。一者建立信息中心。邓达宏认为：“境外国有企业应建立起档案信息资料中心，统一、动态地管理本企业的文件信息，并定期地传送给境内企业总部，以便总部的监督。”[36]任凤仙认为，要以企业档案工作为依托，成立海外市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，为企业搜集情报，提供咨询服务。[37]二者建立寄存中心。张斌指出：“可以将非核心机密的文件档案交由当地信誉度较高的文件中心，文件档案寄存或保管机构代为保存。”[38]任凤仙[39]、吴广平[40]认为，可以尝试采用托管方式，在境外成立服务性的档案托管机构保管企业档案资源。
第六，应用先进信息技术。境外机构与境内机构相距遥远，使得境内母公司对境外子公司的指导和监督比较困难，互联网技术的应用有助于克服这一难题。例如，2010年国资委对驻港澳台地区的中央企业的档案工作进行调研后，认为要“确立中央企业档案信息化和企业信息化的关系，将档案信息化纳入企业信息化总体规划，通过技术手段推动境外中央企业档案管理的规范化和制度化。”[41]中国中化集团公司在集团公司 IT 部的支持下，通过全集团的局域网，在 NOTES 平台上建立了“档案专栏”，使境内外机构的档案人员可以了解到档案工作的政策法规、行业标准、档案知识等方面的内容，并与集团公司档案部门进行业务交流。[42]中国石油海外勘探开发公司总部机关搭建了档案资源管理远程检索信息平台，建立了档案管理系统，各境外单位可以通过网络远程把数据上传到服务器，实现了档案信息的网络管理。[43]中原油田外经贸总公司的档案人员用内部管理系统登录公司网站，在“业务往来”中对境外公司进行业务指导。[44]
第七，多种收集方法相结合。田巧玲认为，境外项目档案不方便带回时，可以按照年度向国内主管部门移交当年的归档目录，如所在国不同意带回的，应将复印件或备份件报国内主管部门统一备案后归档移交。[45]宋莹认为，可以采取定期收集、随时收集与重点收集、跟踪收集相结合的办法进行资料收集工作，采用光盘或电子文件的形式是境外项目档案接收最有效的方式，针对其中重要的、最有法律效力的纸质文件进行接收。[46]杨琦认为，对于境外企业档案的管理，要有适当的灵活性，重点要求境外企业做到重要文件，如企业注册登记、业务档案、法律文书、合同协议、资产权属证明、业务经营权的批准文件等重要文件予以归档。[47]
三、总体评价
（一）研究不足
总体上，国内在本领域已取得一定成果，但仍存在如下不足：
第一，视野高度不够。多数学者仅从企业档案部门的自身业务或者从本行业，如档案收集、项目档案、会计档案等出发，着眼于确保境外档案完整齐全开展研究，未能从服务企业整体经营战略，促进企业全面发展的角度出发进行研究；亦未能顺应全球化趋势，从国家推进“走出去”的战略高度出发，立足于维护国家与企业权益和安全进行审视。
第二，研究深度不足。许多论文仅从表面论述境外企业档案管理的现存问题和应对策略，没有透彻分析问题背后的深层次原因，未能提出一套科学有效的境外档案管理体系。
第三，思想理念陈旧。多数学者未运用现代档案管理理论来指导实践工作，或者试图套用旧的档案学理论分析新出现的境外企业档案问题，未能“跳出档案圈看档案”，运用新的管理理念开展研究。
（二）研究方向
笔者认为，将来可从着重以下几个方面进行探索：
第一，加强境外国家或地区企业档案法律研究。跨国企业档案管理的基本原则之一是“双重遵从”，即既遵从母公司所在国家或地区的档案法律，同时又遵从子公司所在国家或地区的档案法律。因此，我国应加强对“走出去”的重点国家或地区档案法律的研究，深入了解这些国家或地区对于其管辖范围内企业的档案管理有哪些具体的规定和要求，从而才可能提出在“双重遵从”原则下境外档案管理的可行解决方案。
第二，运用先进的管理理念。应该突破原有理论框架，“跳出档案圈看档案”，从企业档案作为企业核心信息资源、重要知识资产，作为内部控制、国有资产监管重要工具的角度出发开展研究。
第三，开展案例分析及实证研究。鉴于目前本领域内宏观研究较多、具体研究较少，理论研究较多、实证研究较少，可以选择几个中国企业“走出去”的重点国家或地区的几家具有代表性的境外企业作为典型个案，开展案例分析和实证研究。通过分析这些境外企业档案管理面临的问题，提出因地制宜、具有针对性的解决方案，进而探索我国如何建立境外企业档案管理体系。
本文为国家社会科学基金项目“国有企业境外档案监管体系研究”（批准号：12CTQ036）阶段性研究成果之一。
注释：
[1][4][11]王强，唐振华.关于境外档案工作“以人为主”管理策略的思考——以中国石油境外档案工作现实为例[J]. 北京档案， 2012（1）：17-18.
[2]罗亚利.跨国企业档案的价值体现[J].浙江档案，2012（2）：64.
[3][16][19][38]张斌.企业境外档案的跨区域和跨文化管理[J].档案管理， 2008（3）：13-15.
[5][41] 李向群.港澳地区中央企业档案工作调研报告[J].机电兵船档案，2011（4）：10-11.
[6][40]吴广平.论国有境外企业档案的管理[J].中国档案，2003（12）：24-25.
[7]高衍. 谈境外企业档案工作[J]. 中国档案，1993，（6）.
[8][10][13][27]郭润华.企业境外机构档案管理现状分析及对策[J].北京档案，2011（7）：31-33.
[9]林阿娜.浅谈境外企业的档案工作[J].山西档案，1995（5）：34-35.
[12][21][26][36]邓达宏.新“走出去”战略下境外国有企业档案监管工作探略[J].兰台世界，2006（1）：14-16.
[14][22][37][39]任凤仙.境外投资企业档案管理存在的问题及对策[J].北京档案，2005（7）：19-21.
[15][18][44]孟秀丽.中原油田境外档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2010（16）：50-51.
[17]王勤.不应忽视境外企业的档案管理[J].上海档案，2010（11）：32-33.
[20][23]中国石油天然气勘探开发有限公司档案室.跨国企业档案工作的“四大支柱”——培训检查 考核通报[J].机电兵船档，2010（6）：23-25.
[24][28][34][43]潘艳敏，杨松萍，唐振华.跨国企业档案管理的探索与实践[J].中国档案，2011（5）：54-55.
[25]吴广平.论国有境外企业档案的管理[J].中国档案，2003（12）：24-25.
[29][35]周秀阁.浅谈境外建筑施工企业工程项目档案收集归档的难点与对策[J].机电兵船档案，2007（1）：21-22.
[30][33]石立铭.控管结合加强归档标本兼治提升利用——中原油田谈境外企业（项目）档案管理[J].档案管理，2011（3）：75-76.
[31]王勤.不应忽视境外企业的档案管理[J].上海档案，2010（11）：32-33.
[32][46]宋莹.境外项目档案管理工作[J].北京档案，2004（12）：21-23.
[42]何卫东.我国驻外机构和境外企业档案工作的现状及对策[J].中国档案，2004（2）：35-37.
[45]田巧玲.如何做好有天境外项目档案工作[J].档案管理，2009（5）：80.
