时间：2023-06-02 09:59:46
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理的价值，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。
随着社会保险改革的逐步深化，“社会人”将是必然发展趋势。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。
二、加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。
一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人帐户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
三、加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。
档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。
其次，理性审视社保档案管理的现状
一、对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况普遍存在，甚至对相关信息管理混乱，随意性较强。
二、社会保险档案多头管理。管理不统一，其结果就是责任缺位。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不一样的部门管理，形成了多头管理问题，造成不一样的档案分属不一样的部门，各部门之间资讯沟通困难，一个人的保险资料分别保存在不一样的机构，不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。
三、缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。
四、社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。
此外，努力创新社保档案管理工作
一、建立健全相关制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》，《保密法》等法规政策，制定社保档案分类大纲和保管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。
一、实物人事档案材料的形成规律
实物人事档案的形成最初要通过各级各部门主动的收集汇总在一起，之后再交给人事管理人员统一管理入档，因为每个人在递交材料时包含如专家资格、荣誉证书、学历证书、职称评定书等资料，在统一交给人事部门后还应进行相应真伪辨识，档案原始材料一般都是由本人填写的，还有一部分是有熟悉的人附注的，在一定程度上保证信息的完整性，这些表格种类很多有劳动合同、履历表、个人自传、入党申请书、学期鉴定表等等，涉及种类和内容方方面面。因为实物人事档案是以传统材料为载体，使用最多的是纸张，而纸张记录下的文字一般不会轻易变更，因此实物人事档案就有其独一无二的特性，文字的变更在档案中是显著的，因为字迹和内容信息是不可分离的，档案原始性和特殊性也就表露无遗，可以说实物人事档案跟随人的一生，与每个人的生命轨迹相关，一个从呱呱坠地到生老病死都被记录下来，在档案中可以找寻到生命中的任何足迹。人事档案的管理是由企事业单位的人力资源部、以及政府机构和相应的部门，具有不可替代性，其管理模式很有序和模式化，是根据历史变迁在发生相应的变化。在现代社会信息技术逐渐取代纸质材料，但是就人事档案管理的特殊性导致了电子档案不可能取代纸质纸质档案，纸质文档的存在有着稳固的历史地位。现在由于信息技术的广泛应用，也出现很多病毒入侵导致电子档案的管理遇到技术上的困境，一旦系统崩盘，所有的信息将面临丢失的困境，而实物人事档案则原汁原味的保存了档案的原貌，重要的文档只要保存得当不会出现丢失的困扰，在受到电子档案不断冲击下，我们也越来越认识到实物人事档案的重要性。
二、实物人事档案的现状
人事档案是综合反映个人的学历、经历和工作的一种动态跟踪记录系统，是各级政府和企事业单位选拔人才的重要来源，因为处在新旧体制交替的时期，转实物人事档案管理体制也面临从旧体制向新体制转变的过程，目前人事档案管理模式还处在计划经济时期，与现代社会完全脱节，需要适应改革开放和市场经济的普遍要求，在原有的体制基础上实现一定的突破。人事档案管理目前存在多头管理的现象，除了一些主管部「刁外还存在一些无权管理的部门保存人事档案的现象，人事档案管理还存在管理不规范的现象，不是专业的人员进行管理，很多情况下是有人兼职管理，平时整理工作严重倦怠，这样使得档案材料整理会出现遗失的现象，人事档案资料不全，使得人事档案管理不规范。很多单位和机构并不重视人事档案管理这部分工作，因此投入的资金和人力很有限，在一定程度上人事资料的乱登、篡档等现象，严重影响档案管理的严肃性和权威性。
三、实物人事档案的发展趋势
基于现在人事档案管理出现的一系列问题，在今后工作方面出台一些政策，首先个人的身份管理逐渐淡化。随着管理的进步与改革，在过去我们将档案分成干部档案和工人档案，而在现在的企事业单位基本上不在区分干部和工人，笼统定义为员工，这样更便于人事档案的整齐划一，每个员工可采用相同的格式规范的内容，在档案整理时便于整理和查阅，很好改变过去脱节的想象。另一方面随着科学技术的广泛使用，档案的固定格式也在不断更新，为了解决档案材料大小、格式等问题，现在的人事档案管理也开始采用电子信息输入的形式，这样实现了信息的同步录入和动态更新。在逐步建立健全人事档案管理的监督机制，使得电子档案逐步完善，但是实物人事档案因其自身的优点也有存在的必要。
四、总结
总之，实物人事档案现在正在不断的进步和完善，随着社会经济和管理水平的不断提升，实物人事档案的管理模式也在发生翻天覆地的变化，怎样发展实物人事档案自身的优势，实现企事业单位人事制度的不断完善，这不仅需要人事档案管理人员身素质的提高，还需要这个大的体制的系统化和精细化，真正将实物人事档案管理的工作达到极致。我们深信未来实物人事档案管理事业将进一步发挥其应有的积极作用。
作者：刘曼红单位：广东省梅州市水利水电勘测设计院
[关键词]档案管理；知识管理；相似性
现代的知识管理可以为传统的档案管理创新拓展提供方向与动力，而传统的档案管理可以为现代的知识管理简单实现提供路径与基础。
一、档案管理与知识管理相近相通
（一）两者管理对象重叠
档案管理的对象是文件、档案，知识管理的对象是知识。知识分为显性知识和隐性知识。显性知识可以分为外源显性知识和内源显性知识。中国台湾学者杨舜仁说：“知识管理顾名思义：为知识者，才纳入管理，而―般能够纳入信息系统管理的知识，不外以电子型态或书面形态存在”，因而，“知识存在的形态与文件管理之形态相同”。可见，文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象。档案管理与知识管理的密切联系主要源于这种管理对象的重叠。
（二）两者管理目的的相近
档案界一直将“便于社会各方面的利用”作为档案工作的根本目的和基本原则之一。为企业各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是企业档案管理的根本目的，也是企业档案管理的出发点和落脚点，“它贯穿于企业档案工作的各个方面、各个环节，支配着企业档案管理过程的运转和发展。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们能够做出最好的决策。
档案管理和知识管理都将为用户提供档案或知识服务，实现档案或知识的价值，作为其最终目的，正如德尔斯泰思教授所言：“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似――都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”
（三）两者管理流程类似
长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为“六个环节”(或“八个环节”)：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、(编目与检索、编辑与研究)、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对分散的管理对象(文件、档案或知识)，予以收集、存储，使之集中化；然后对其进行加工、整理，使之有序化；接着对其进行鉴定、评价，使之优化；最后将其提供利用，使之实现价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。
（四）两者管理技术相同
在数字化环境中，企业的文件、档案产生、流转于各种各样的信息系统。对于非数字化环境下产生的文件、档案，为了使其适应数字化环境的要求，也必须对其进行数字化处理。因此，现代企业档案管理的全部活动――文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术迅速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。档案管理和知识管理都需要应用的具体技术或工具包括：元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息、信息推送、信息安全技术等等。可见，档案管理与知识管理有着共同的技术支撑――现代信息技术。
二、档案管理与知识管理相差相异
从管理层面来看，档案管理主要是一项专业管理活动、一系列管理技术方法；而知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法，还介于价值观念、管理模式、管理理念范畴。从管理深度来看，传统档案管理主要是对文件、档案实体(载体)的管理，而知识管理更重视对文件、档案内容(信息、知识)的管理。从管理范围来看，档案管理的对象限于文件、档案；而知识管理不仅要管理文件、档案这种内源显性知识，还要管理图书情报之类的外源显性知识以及员工大脑中的隐性知识。从管理侧重点来看，档案管理更侧重于确保文件、档案的完整性、真实性与可靠性，确保文件、档案的凭证性价值、长远价值与保存价值；知识管理则更关注文件、档案及其他类型知识的可用性，关注文件、档案及其他类型知识的情报性价值、现实价值与利用价值。从管理特点来看，档案管理更强调对文件、档案进行严格的规范化、制度化、程序化管理；知识管理则鼓励―种较为宽松、便于创新的管理体系。“文件管理关注自身的良好定义的政策和可审视的程序，而知识管理致力于以一个不受约束的组织的创造力和知识交易的方式，从而忽视组织传统。
由此可见，档案管理与知识管理具有鲜明的相似性，两者既相近相通又相差相异。
三、档案管理与知识管理的互动性
（一）知识管理可以拓展档案管理的领域
传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。传统的档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现有工作服务，脱离了价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。
知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构―个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作必不可少的组成部分。
（二）知识管理以提升档案管理的价值
传统的企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的阶段，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。
知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段，主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务，最终实现知识的价值，提升核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注，使得知识管理专家能够增强文件管理工作者对信息和知识利用的理解，促进文件、档案的开发利用，从而提升档案管理的价值，提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。
（三）档案管理对知识管理的促进作用
隐性知识占知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是隐性知识存储于员工个人的大脑之中，难于管理。对于隐性知识的管理有两种途径：一是从隐性知识到隐性知识的“社会化”；二是从隐性知识到显性知识的”外部化”。但是，隐性知识“社会化”之后还是隐性知识，仍处于难于管理的状况，而且当员工流动率较大时，组织的隐性知识资源就易于流失。因此，―些学者质疑“社会化”的其次有效性和普遍适用性。档案管理强调企业在各项活动中产生必要的文件，客观地记录企业各项活动的全部过程和结果，防止组织记忆的丢失。员工在工作中会自然地运用其隐性知识来认识问题、解决问题，对员工工作过程和结果进行客观的记录，形成文件，就可以将其隐性知识部分“物化”于文件之中。这些文件被归档保存下来，就实现了组织知识的沉淀。
在各项活动中都会不断产生新的文件，如果这些文件不被集中起来，处于分散状态，就会容易丢失。文件的丢失即是知识的流失。档案管理强调对文件进行归档，使之处于组织的集中统一控制之下。这个文件归档的过程，就是―个积累知识的过程。由此可见，档案管理强调产生文件、进行归档，强调文件、档案的完整齐全、集中统一，有助于知识的沉淀、积累，为知识管理提供了知识资源基础。
关键词:人事档案;人力资源;价值
人力资源管理的实质是使用科学合理的方法，对企业内部人力实施有效的组织、调配和培训，使企业内部的人力和物力达到最佳配置，进而优化企业资源，为综合考察和正确选拔人才、干部提供有效依据。同时企业的人力资源管理工作的顺利开展，需以人事档案所提供的正确信息为基础。因此，企业人事档案管理工作的价值高低，会对人力资源管理工作的效果产生直接影响。随着经济全球化步伐的加快，目前我国在人事档案管理方面取得较大进步，但是仍然存在部分问题，增加了人力资源管理工作的难度，故需采取有效方法，提高企业人事档案的价值，使企业的人力资源管理工作得以顺利进行。
一、我国人事档案管理的现状
随着我国经济的不断发展，人力资源逐渐升级为企业的核心资源，并成为提升企业综合竞争力的主要因素，同时人事档案也是企业招聘、使用和开发人力资源的基础。尽管我国的人事档案管理工作逐步取得较好发展，但是其人存在诸多不足，如其发展主要体现在企业规章制度的完善方面，对于企业人事资料的应用，改善却极其缓慢，造成人事档案管理的价值无法得到真正发挥，也致使企业的人事档案管理出现僵硬化和模式化等问题。人事档案管理的中心是人，而人力资源在人事档案管理工作中发挥着重要作用，造成现阶段人力资源管控凌乱、规范性较差等问题的原因，主要有两点：一是中小企业的工作人员流动性大，企业内部人员的稳定性差，导致其人力资源的管理工作难度剧增，并且在中小企业的人力资源管理工作中，存在以绩效考核或者考勤衡量等指标为主的现象。同时人员流动性大和单一的人力资源管理方式等，都会增加人事部门档案管理工作的难度；二是大型企业的人力资源管理僵化：大型企业尽管不存在人团流动大的问题，且其内部人员的结构比较稳定，但是大型企业的人力资源管理与中小型企业相比，其工作量更大，进而更难将“以人为本”的管理理念深入到人事档案的管理中[1]。
二、人事档案的人力资源价值分析
通过我国现阶段的人事档案管理现状可知，人事档案管理工作中存在的问题比较明显，且会影响到人力资源管理工作的顺利进行，因此，对企业人事档案管理工作进行优化、完善，可有效弥补人力资源管理中的不足，促使企业人力、物力得以优化配置，为企业的健康运营打下坚实基础。本文主要从以下三个方面入手，对人事档案的人力资源价值进行合理分析：
（一）健全人事档案，确立人力资源的基本地位
针对现阶段人事档案管理中记录范围较窄的问题，大部分中小企业可通过托管员工人事档案的方式，即将企业员工的人事资料直接委托给其他部门或单位管理，此种方式在一定程度上可增加企业人事档案管理的效率，达到节约管理成本的目的，但是会使人事档案管理更加分散，不利于企业的人力资源管理工作的顺利进行。因此，中小企业想要发挥出人事档案的应用价值，就需要确保其不被分散，并保证人事档案管理的内容得以定期更新，以便能忠实地反映出员工的现状，以此为企业的人力资源管理提供真实、客观的依据。在人事档案管理工作中，中小企业需秉持“以人为本”的思想，将员工的状态资料纳入其中，并允许图像、备注、附件等多种档案管理方式的存在，同时需将人事调整、人事培训等资料记录在案，进而为人力资源管理工作的进行提供依据[2]。
（二）构建先进的档案平台，实现人力资源信息的充分利用
随着我国科学技术的不断发展，人事档案管理也引入计算机技术，并实现了数字化管理，其产生的价值有两点：一是能实现纸质和电子档双重备份，使人事档案材料的保存更加妥善，同时与传统的管理方式相比，数字化的管理方式更加便捷，且在信息的更新和查看方面，也更加方便；二是数字化管理具备快速传输能力，可使人事档案信息流动于多个用户之间，方便更多的人阅览。但是人事档案数字化管理也存在一定的弊端，如档案信息被局限于较窄的范围内，信息共享的功能并未实现，不利于企业内部的人才培养，因此，构建先进的档案平台显得极其重要。企业人事档案管理中拥有比较先进的档案平台，可对人力资源信息进行分类管理，使更多的人具备阅读的权限，进而发挥出人事档案的价值，为企业的人力资源管理提供有效方法[3]。
（三）遵守相关的法律法规，确保人事档案的安全性
在人事档案的管理过程中，需遵循相关的法律法规，进而使管理工作得以顺利进行，并确保人事档案的完整性和安全性，使其能发挥出应有的价值，为人力资源管理部门提供真实、合理的管理依据。同时在使用数字化管理的过程中，需依据国家相关的法律法规，对保密性强或者敏感的信息进行加密处理，使数据共享更具安全性，以此提升人事档案信息的可靠性，进而促进人力资源管理工作顺利进行[4]。
三、结束语
人事档案的重要性体现在其是企业考察和合理使用人才的依据，因此，人事档案在企业人力资源的管理中具备重要作用，故完善和规范企业的人事档案管理，可对企业的人力资源开发和管理起到重要作用。尽管目前企业的人事档案管理工作存在诸多不足，但是其对人力资源管理工作的促进作用仍不可忽视，因此，企业需从健全人事档案、构建先进的档案平台和提高人事档案的安全性这三个方面出发，提升人事档案在人力资源中的价值，发挥出人事档案管理的重要作用，实现人力资源的长足发展。
参考文献:
[1]刘霞.人事档案的人力资源价值分析[J].卷宗,2013(6):5-6.
[2]刘海梅.浅谈人事档案在人力资源管理中的重要性[J].中国市场,2014(9):59-60.
[关键词]档案管理;科学化;信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.135
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）20-0-01
1 档案管理科学化的作用及意义
档案是一种具有极大使用价值的历史性资料，能够为相关工作的开展提供凭证和依据。随着时代的发展和社会的进步，档案的数量越来越庞大，其形式也不再局限于传统文字，这些都对档案管理工作提出了更高要求。因此，应当进一步提升档案管理的科学化水平，其重要作用及意义体现在以下几个方面。其一，逐步提升档案管理的科学化水平，能够以更加科学的方法和途径对档案进行管理，有助于档案管理工作向规范化、科学化、制度化的方向发展，从而显著增强档案管理的质量。其二，档案管理的科学化实质上就是运用各种先进的信息技术、数字技术对档案进行有效处理，使档案从整理归档到使用的整个流程更加方便、快捷，档案自身的价值能够获得最大程度地体现，这对于相关工作的开展非常有利。
2 档案管理现状分析
从目前档案管理的总体情况上看，虽然较之以往有了很大进步，但仍然存在诸多不足之处，具体体现在如下几个方面。其一，管理方式有待改进。现阶段，档案管理仍以纸质化为主，电子信息化管理尚未大范围普及。由于纸质档案资料的载体为纸张，其可能在保存的过程中出现浸湿、烧毁、破碎等情况，同时反复的借阅还可能导致档案丢失或损坏，一旦重要档案丢失，其所造成的后果非常严重。其二，管理体系有待完善。部分档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，由于对工作的重要性认识不足，加之管理体系不够健全，从而导致有价值的档案资料和重要的档案信息去向不明，这在一定程度上制约了档案管理科学化水平的提升。其三，人员素质有待提升。档案管理人员自身的素质和专业水平直接关系到档案管理工作的开展成效。然而，有些档案管理人员一般都是凭借个人的工作经验对档案进行管理。而科学化的档案管理工作需要先进的技术设备予以保障，这对管理人员的素质和能力水平提出了较高要求，由此导致档案管理工作的科学化水平不高。
3 提高档案管理科学化水平的路径
3.1 提升档案管理人员的综合素质
在档案管理工作中，人既是管理者也是参与者，其素质和专业能力的高低直接关系到档案管理的科学化水平。在当前的形势下，为了进一步提高档案管理的科学化水平，必须不断提升档案管理人员的综合素质。首先，可以从档案管理人员队伍方面着手，通过引入大量专业的管理人才，使人员结构更加合理。其次，档案管理部门应当加强对在职人员的培训，采用各种不同的培训方式，如外派学习、对外交流等，完善档案管理人员的专业知识结构，提升其技能水平。同时，要确保培训内容的全面性和系统性，不但要涉及与档案管理信息化有关的内容，还要包括与档案管理工作相关的内容，如国家现行的法律法规及政策、行业内部标准等。再次，应完善管理人员考核制度，从而使档案管理工作更加规范，让所有的管理人员始终保持严谨的工作态度，及时、高效地完成档案管理的相关工作。
3.2 积极转变思想观念
转变思想观念是档案管理科学化水平提升的根本保障。现阶段，档案管理已经从传统的手工操作向先进的计算机管理转变，从而使工作效率和管理水平获得了显著提升。因此，档案管理人员要认清形势，打破传统守旧的管理观念，转变墨守成规的思想，运用全新的管理方式和方法，推动档案管理工作向科学化方向发展，使档案资料的价值得以充分体现。
3.3 更新管理方式
长期以来，档案管理方式均是以馆藏型为主，档案保管是工作的核心内容，虽然这种管理方式也有一定的可取之处，但却无法满足档案管理科学化的要求，为此，必须对管理方式和方法进行更新。对档案信息的利用是当前档案管理的主要目标之一，应当采取利用型的管理方式，发挥档案资料的价值，实现资源共享，为档案使用者提供更加优质的服务。此外，各类档案资源均应从原本量的积累向质的提高转变，这样才能最大限度地发挥出档案的使用价值。
3.4 完善管理制度体系
档案管理制度体系的完善是实现档案管理科学化目标的基本保障，这要求各单位制定完善的档案管理责任制，进一步明确档案管理人员的职责，做好本职工作。同时要从全局到局部两方面把握，完善相关规章制度，如在人事方面应制定绩效考核制度，做到优奖劣罚，以调动档案管理人员的工作积极性。此外，还应针对行业内的运行管理构建相应的规章制度，并从立法的角度约束档案管理科学化的工作方法，规范管理人员的行为。
4 结 语
档案管理是一项较为复杂且系统的工作，想要做好这项工作就必须不断提高档案管理的科学化水平，通过提升人员素质，转变思想观念，完善制度体系和更新管理方式等途径，不但能够为档案管理科学化目标的实现提供保障，而且还能使档案的价值得以最大限度的发挥，这对于促进我国档案事业的持续、稳定发展意义重大。
主要参考文献
[1]徐丽.浅谈当前档案管理的存在问题及对策[J].湖北电视广播学院，2012（11）：119-124.
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.11.741 文章编号：1004-7484（2013）-11-6735-02
档案管理工作对于企业和单位的发展具有非常重要的意义，随着社会经济的不断发展，档案管理工作量的不断增加，使得档案管理人员所面临的压力日渐严峻。信息化时代的到来，人们对信息资源的需求不断增加，对信息深度和准确度的要求不断提高，借助先进的计算机设备实现对档案资料的高效管理，是当前档案管理人员所必须要正确看待的重要问题。本文就现代化档案管理工作展开分析和论述，指出当前档案工作者所存在的主要问题，并提出合理的改善建议，希望对于档案管理起到一定的推动作用。
档案管理作为一项具有较高机密性、专业性的管理工作，对于企业发展以及社会建设都有着非常积极的作用。随着科学技术的不断发展，计算机技术的应用和推广，对各个行业和领域都起到了非常积极的影响，实现了生产力和有效创新，也促进了社会的快速变革。现代化的档案管理也是基于计算机技术的基础上发展而来的管理模式，对传统档案管理工作起到了有效的完善和加强，并对档案工作者提出了更高的要求。对于档案工作者而言，必须要正确认识和看待现代化档案管理，了解和掌握现代化的档案管理手段，加强自我约束和自我学习，使现代化档案管理工作能够发挥更大作用。
1 当前档案工作者所存在的问题分析
1.1 对现代化档案管理的认识不足 就当前档案工作者来说，对于现代化的档案管理还存在一定的片面认识，导致现代化档案管理的时效性和发展受到较大约束。首先，现代化的档案管理并非单纯地借助计算机技术对档案资料进行收集和保管，而是逐渐形成一种全新的档案管理模式和管理思想，现代化的档案管理不仅需求档案工作者具有丰富的档案管理专业知识，还应该掌握现代化管理设备的操作流程，明确档案资料的知识载体，了解档案资料的社会效益和经济价值，才能够真正实现现代化档案管理工作的有序开展。但就当前档案工作者来说，对现代化的档案管理人士存在一定的局限性，档案管理的方法和手段上较为单一，没有充分认识到现代化档案管理的作用，无法借助现代化档案管理解决新的问题。
1.2 档案管理知识的缺乏 作为一名档案工作者，必须要掌握相关档案管理知识，才能够确保良好的工作效率。目前由于对档案管理工作的重视程度不够，导致档案工作者的水平存在很大差距，许多档案工作者不具备专业的知识能力，从而导致许多档案管理问题的发生。此外，对于档案工作者来说，不仅需要用具良好的专业知识，还应该掌握其他知识和能力，如文史类知识、统计学知识，并且懂得如何熟练操作计算机设备，这样才能够真正确保现代化档案管理工作的有效开展。但目前多数档案工作者并不具备这些技能，档案管理工作依旧以传统的档案管理手段为主，这就使得档案管理工作的创新和发展受到严重制约。
1.3 个人素质问题 对于一名档案工作人员来说，必须要正确看待个人所存在的问题和不足，并且具备优秀的个人素质，才能够胜任档案管理工作。随着信息时代的不断发展，对档案工作者的要求不断提升，档案工作者的日常事务不再是保管档案，而是最大化地发挥档案资料的作用，并保证档案资料的保密性。但由于档案工作者个人素质问题，使得创新能力不足，分析事物的能力非常欠缺，档案管理工作的发展受到限制，现代化档案管理工作无法有效开展。
2 现代化档案管理下档案工作者的发展建议
2.1 提高自我学习意识 首先，作为一名档案工作者，必须要正确看待现代化档案管理，对现代化档案管理工作有一个清晰的认识，才能够真正满足现代化档案管理工作的需求。传统档案管理工作只是对档案资料的抄写、收集和保管，档案工作者的要求也相对较低，随着科学技术的不断发展，档案资料的社会价值和经济价值不断凸显，档案工作者必须要对自身工作有着一个更为清醒的认识，重视档案管理的保密性和专业性，加强对现代化档案管理知识的学习。
2.2 具备丰富的档案管理知识 档案工作者是档案管理的重要组成，档案工作者的个人素质水平直接影响到档案管理工作的最终质量。因此，档案工作者必须要深入学习现代化档案管理模式和管理方法，并将现代化档案管理手段应用于档案管理工作当中，不但实践，寻求适合于现阶段档案管理工作开展的现代化档案管理理论。同时，档案工作者在掌握和了解专业的档案管理知识的同时，还应该积极学习其他方面的知识，以不断丰富自身的工作能力。如史学、统计学等知识，对于现代化的档案管理工作来说都有着很高的实用价值。此外，现代化档案管理由计算机档案管理系统来实现，档案工作者必须要加强对计算机操作方法的学习和掌握，主动开展自我学习，掌握良好的计算机操作能力，对于现代化的档案管理工作开展也有着积极的推动作用。
关键词：服务；规范化；基层；档案管理
信息化时代在为档案管理工作提供了充分便利的同时，也为基层档案管理工作提出了更高的要求。因为，“档案管理的基础工作主要包括建档管理、案卷组织和技术整理，保管单位的登记、编号及馆藏组织以及档案的登记、编号及馆藏组织以及档案的著录和标引等。这些基础性工作直接影响到档案现代化管理的进程。”[1]可以说，基层档案管理工作是档案现代化管理的基础。
一、增强意识培养，树立服务理念
基层档案管理工作是基础性的、重复性的，很容易让人产生枯燥感，因为基层档案管理工作的基础性，档案管理人员很难在既定框架下进行工作突破和工作创新，也同时导致了很难做出显而易见的突出的工作业绩，使档案管理人员获得源自于工作的成绩感，这就导致档案管理人员难有工作的积极性和创造性。而在另一方面，基层档案管理工作又是重要的、细致的，因为基层档案管理工作是档案现代化管理的第一步，其在工作中对档案整理的科学化、细致化、全面性、系统性水平将直接影响到档案资料的完整性和系统性，基层档案整理过程中的规范性和专业性，将直接影响日后档案查找的精准、快捷程度，基层档案管理并不是一个简单的下载、打包、装订过程。
在基层实际工作中，因为工作的基础性和枯燥性，基层档案管理工作人员的流动性大、不稳定性强，往往是刚刚学会并熟悉了业务就进行了工作调整，从而影响了工作的延续性。然而，“档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。”[2]即使是长期从事基层档案管理工作的人员，也容易因工作的重复性而出现厌烦情绪，影响了工作效率和档案管理工作的精确度，为日后的档案查找等工作带来不必要的困难。因而，如何增强基层档案管理人员的工作积极性就是一个非常重要而严肃的问题。
实际上，将基层档案管理工作在意识和态度上定位为服务性工作，而不是行政性工作是转变这种尴尬的可能路径。基层档案管理工作在某种意义上说也是一种服务工作，为其他单位和个人查找有价值的信息，进行信息的有效搜集和汇总服务，比如，在医学领域，建立患者个人档案就具有十分重大的意义，一方面是对患者治疗的意义，另一方面也在医学研究上具有重要的参考作用。服务，其目的是为了实现服务对象的价值目标，当在确定治疗方案和重要医学突破中应用到了档案信息的时候，也就是基层档案管理工作人员间接的为此做出了重要的贡献，也就实现了自身价值的最大化。以此为基础，基层档案工作人员也会在这个过程中知道工作的意义，实现自身的价值，从而能够提高工作的积极性。因此，要使基层档案工作人员在思想意识上树立起服务而非管理的理念，是现代基层档案管理工作的一大核心内容。
二、加强人员培训，实现管理规范化
基层档案管理工作看似简单，实则复杂，对档案管理人员的个人素质和业务水平都有很高的要求。为提高现代档案管理的规范化要求，基层档案管理人员需要对档案资料的内容、内涵有深刻的了解，对档案分类条目和档案类别有系统的把握，能够理性而准备的辨别档案的重要性及留存价值。“提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个基础工作都要按照统一的程序和科学的方法进行。”[1]因而，在基层档案管理工作过程中，只有在每一个操作过程中都符合标准化、规范化的要求，才可能最终实现快速、精准的档案查找和检索，才能实现档案在存档管理和编码上的唯一性。可以说，遵循规范化要求是现代档案管理工作中的重中之重。
基层档案管理规范化其实涉及到方方面面的内容，拿案卷材料质量举例来说，档案的价值的高低一方面由案卷本身的内容来决定，另一方面以案卷是否完整，存档是否科学来决定，在这方面，案卷材料质量对于档案价值具有决定性影响。在基层档案管理工作中，能够影响案卷材料质量的因素，从本质上来讲就是是否进行了科学的分类，是否进行了科学的关键词提取，从而方便检索，“必须要注意解决好文件的鉴别和立卷方法问题，以便于档案在规范标准化管理中的分类和检索，从而充分发挥档案的价值作用。”[3]
应该说，档案管理是一门具有科学性和研究性的学科，档案的收集、整理、鉴定、著录、保管每一项都有严格的规范化要求，都需要首先进行学习和培训，充分了解、长期实践，才能在工作中游刃有余，因而，加强对基层档案管理人员的培训，“积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。”[4]只有积极做好培训工作，并使基层档案管理工作人员将在培训中学到的理论应用在工作实践当中，不断摸索、不断提高，才能实现遵循档案管理规范化和标准化的要求，从而做好档案管理工作。
【参考文献】
[1]王岩.基础档案工作与现代化管理[J].烟台教育学院学报，2004（03）：92-93.
[2]张小玲.机关档案管理基础工作存在的问题及对策[J].山西档案，2011（S1）：31-32.
关键词 商务档案 档案管理 国际贸易 作用分析
商务活动，是企业为实现相关生产经营目的而从事的各类有关资源、知识、信息等交易活动的总称。商务档案是微观经济主体为了自身发展的需要，根据相关原则标准，在各种商务活动过程中直接形成的，具有保存价值的原始记录资料。它是企业商务活动的基础信息资源，包括图片、文字、影音、录像等等信息材料。由于商务档案材料的形成复杂多元化，商务档案管理成为新时期社会经济发展及企业正常生产运作的重要管理手段，是现代企业商务管理工作的重要组成部分。在国际贸易活动中，商务档案的科学有效管理，为国际贸易的发展运行起着重要的推动作用。本文针对商务档案管理的特点及作用，分析了它对国际贸易活动的积极作用，阐述了国际贸易中商务档案管理的发展建议。
1 商务档案与商务档案管理的内涵
1.1商务档案
商务档案，是指企业等经济主体在各项商务活动过程中，根据需要形成的各种具有保存价值的原始文字、图表、影像等信息资料。根据资料属性的不同，商务档案主要包括各种商务文书、商业法律文件、客户市场信息、策划方案等。具有以下特征：
1.1.1主体性、过程性
商务档案的形成者是微观经济主体，政府机关和非营利性的社会组织一般不会形成商务档案，商务档案是在商务活动过程中直接形成的，或者是由商务文书直接转化形成的。
1.1.2针对性、价值性
商务档案的涉及领域是各种经济主体的各项商务活动，具有一定的针对性，商务档案是具有保存价值的历史纪录，没有保存价值的商务文书经过一段时间后就会被销毁。
1.1.3客观性、原始性
现代商务档案的主要载体是纸张或磁盘、光盘等电子载体，商务档案的记录形式具有客观性，商务档案的本质属性是原始记录性。它是一种原始的历史纪录，具有客观真实性特点。
1.2商务档案管理
商务档案管理，是现代企业管理的重要组成部分，是企业等经济主体针对企业自身的长远发展需要，根据商务档案潜在的社会经济效益，将商务档案进行归类、储存、保管以及再利用的管理过程。商务档案管理，是现代社会经济高度发展的管理需求，是相关经济主体企业管理的科学系统性规划。商务档案管理具有以下特点：
1.2.1时代性、科学性
任何企业经济主体的运行，都要适应社会经济的发展，具有一定的时代气息，企业主体的商务活动也应与时代经济发展同步接轨，商务档案管理要体现科学规划性，以便适应时展需求。
1.2.2规范性、系统性
商务档案管理作为企业管理的有机构成，具有其他档案管理的一般特点，商务档案材料的采集汇编与存储复杂繁琐，在管理过程中需要科学的规划，严格规范管理和系统的归类整理。
1.2.3高效性、实用性
商务档案管理的最终目的，是针对商务档案自身潜在的社会经济效益，进行合理的管理与开发，提供有效便捷的参考凭证作用，促进企业经济主体自身的长远规划与健康运行，具有一定的实效性。
2 商务档案管理与国际贸易活动的联系
国际贸易是指不同国家或地区之间的经济主体进行有关商品、服务和生产要素商业交换的活动，是各国之间经济合作分工的表现形式。经济主体是实现贸易国际转移的跨国公司或组织。
国际贸易是贸易活动与国际接轨的融合，商务档案管理直接而集中地体现了商务活动对国际贸易格局的影响，商务档案管理是经济主体各项工作的桥梁与纽带，是国际贸易企业管理的重要环节。加强企业商务档案的管理工作，对国际贸易活动具有极其重要的意义：
2.1商务档案管理，是企业国际贸易活动的重要组成部分
不同的经济主体，在其发展过程中，都会形成一定的档案材料，国际贸易活动，商务档案作为企业管理的重要成分，构成了国际贸易活动的管理内容，特别是现代社会经济全球化发展的环境下，商务档案管理，成为国际贸易活动管理的有机形式。
2.2商务档案管理，是国际贸易企业可持续发展的历史见证
对于国际贸易企业来说，商务档案资料如同电影回放，它能够详实地再现国际贸易实体商务活动的历史轨迹；是企业商务活动的原始再现，是员工智慧与经验的结晶；是企业把握商业规律、规划企业主体创建贸易蓝图的重要依据。
2.3商务档案管理，为国际贸易活动发展提供了正确导向
商务档案材料是企业主体之间在各种商务交流活动中，形成的各种有价值的商务原始材料。现代经济的全球性合作，推动了国际贸易企业商务档案资源的开发与管理，商务档案的参考凭证作用为国际贸易活动提供了正确导向。
2.4商务档案管理，推动了国际贸易活动的有序健康运行
国际贸易企业的发展，与时代接轨。规范的商务档案管理，是衡量企业主体核心竞争力的重要标准。商务档案资料的科学实效性，确保了贸易发展历程的再现与参凭，构建了国际贸易活动发展的稳定氛围，促进了国际贸易活动的健康有序运行。
3 商务档案管理在国际贸易中的作用
商务档案是企业管理的重要组成部分，是企业针对性收集的商务活动中最原始可靠的信息。它是企业预测商情、进行营销策划的决策依据，是履行企业商业管理职能的工具，是维护企业或者经营者合法权益的法律凭证，是记录和研究企业商业活动历程的宝贵资料。相对于国际贸易来说，商务档案管理具有以下作用：
3.1商务档案管理随国际贸易的参考凭证作用
商务档案，能够为国际贸易活动提供真实可信的依据资料。商务档案的参考凭证作用，是由档案的形成规律和它自身的纪实性特征决定的。商务档案是从商务文件直接转化而来，是客观事实的真实记录。从档案本身的物质形态来看，文件上保留着真实的历史标记，所以，商务档案对指导国际贸易活动具有广泛的参考作用。
3.2商务档案管理对国际贸易的推动促进作用
商务档案管理工作的中心就是围绕工作实际，为改革和发展提供优良服务。因此，做好商务档案管理对促进国际贸易发展尤为重要。在国际贸易活动中，商务档案管理可以为国际贸易提供先进的商务信息和管理动态，通过开发档案信息资源，为国际贸易管理提供优质服务。探索符合国际贸易发展的管理模式。
3.3商务档案管理对国际贸易的基础保障作用
商务档案管理是涉及多学科的综合管理形式，表现为工作程序复杂量大、技术要求严谨。国际贸易活动过程中，商务档案材料的原始积累采集、整理归类与存储维护，要求档案管理者运用科学的方法对这些文件资料进行有效管理，为以后的国际贸易商务活动，提供及时准确的基础性参凭资料。
结束语
总之，现代全球化经济合作的运行环境，推动了社会经济管理模式的多元化发展。商务档案管理，作为经济主体企业管理的有效手段，对于促进企业实体的经济发展，具有重要功能。国际贸易活动中，商务档案管理更是体现了极其重要的推动作用。
参考文献：
关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义
做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。
1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。
2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。
3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。
二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究
传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。
（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.电子档案管理与传统档案管理的共性。
（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；
（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；
（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。
2.电子档案与传统档案管理上的差异。
（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。
（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
（二）电子档案管理的利与弊
1.电子档案管理的优点。
（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。
（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
2.电子档案管理的弊端。
（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结语
相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。
参考文献：
关键词 教学档案管理 教学活动 档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
高校教学档案是伴随着教学活动的展开而产生的大量有价值的各种类型的材料记录。显而易见，教学档案是高校的所有档案里相当重要的一部分，处于核心地位，在教学管理中也具有很重要的作用。档案管理工作是高校的重要组成成分，是教学评估不可缺少的依据。近年来，地方性大学在不断地扩招，招收人数的不断增加将会导致档案的激增，从而使档案管理工作量加大，给档案管理人员带来压力，同时也带来了前所未有的挑战。面对这种情况，要想使高校正常运转，认真正确地处理这些问题显得至关重要。
1高校教学档案管理存在的问题
1.1教学档案管理人员整体素质不高、队伍游动性比较大
高校的档案管理工作属于服务性事务，它最根本的目的就是为教学、科研及教学改革提供服务，使它们有据可查，同时档案管理工作也是高校管理工作的重要构成成分，其管理情况直接影响高校的未来发展。近些年来，地方性综合大学的招收规模一直在不断扩大，由此导致大量新档案的加入，毫无疑问，新档案的加入使学校档案数量迅猛增多，这给高校档案管理带来前所未有的压力。
1.2教学档案管理方法和手段原始陈旧
目前很多高校仍采用原始的档案管理方法，即主要用手操作，以纸张、案卷为工具进行收集、归档、检索等，根本无法充分使用现代数字媒体对教学档案进行管理。显然，随着高校的入学人数的增加及高校规模的不断扩大，仍然使用魍车牡蛋腹芾矸椒ㄏ缘昧Σ淮有摹8咝5难该头⒄剐枰现代化的档案管理方式的帮助。现代化的管理即是借助于计算机、网络来进行的，工作的完成不仅要求管理人员熟练掌握档案管理的基本标准、手段和方法，还应该掌握计算机网络新技术手段。
1.3对教学档案的利用意识较差，服务效能低
现代管理理念强调人文关怀，要求管理工作应当以人为一切工作的出发点和归宿，一切为了人，为了人的一切。与时俱进的档案管理当然也不可与这种理念相违背。但是调查显示，档案管理的现状远远不符合这一理念。很多档案管理人员为了使档案能够保存完好，免受损伤，视档案的完好存放为工作的出发点，反而采取“以档为本”的价值取向，认为只要使档案保存完好就完成了档案管理者的任务，工作至此结束，他们的任务就是守着档案，从未考虑过保存档案的真正目的在于日常应用。有的档案室内的档案仅可供高校领导或者相关部门使用，外人根本没有查阅的权利与机会，只有领导才可以利用，这种现象的存在只能导致一个结果，即大量有价值的资料被整齐完好地保存起来，但是资料的价值却得不到发挥。档案管理不能为人所用，不能为人提供服务，最终导致档案的根本价值不能得到有效发挥，成了一堆毫无意义的符号。
2高校教学档案管理对策
2.1重视教学档案管理工作，加大档案管理工作资金投入，提高人员素质
教学档案管理是学校发展及存在的重要组成部分，具有很高的保存和使用价值。学校领导应当足够重视档案管理工作，改变以往观念，认真彻底地了解档案管理的难点及重要性，高度重视档案管理情况，经常对管理工作进行评估及改进，真正把档案管理当成影响高校正常运转的基础性任务，认真对待。同时应当把管理工作落到实处，加大档案管理的财政投资力度；同时要注意引进档案管理专业人才，尽量使用经受过专业档案管理培训的业内人士管理档案，对于现存的非管理专业出身的管理人员，应当经常组织培训，提高他们的理论修养及实践操作能力，同时对其进行思想道德教育，转变他们的传统管理意识及理念，使他们可以并且勇于采用新技术，从而能够面对档案管理工作的挑战。
2.2实现管理手段的现代化
目前，利用电子系统对高校档案进行管理的情况在高校还很少见，大多数学校仍然以纸为主要介质，同时高校的档案室严重不足，这些问题的存在与近几年的高校人数急剧扩大产生了矛盾。很明显，如果继续采用传统的信息处理方式对日常教务进行管理，不可避免地会影响高校的档案管理工作的顺利开展。而档案管理的发展趋势明显表现为：充分发挥现代技术的作用，采用现代化管理方式，用电子化管理取代传统的纸质手段，从而实现教学档案管理的现代化，网络化。不难发现，电子档案在不久的将来势必成为高校教学档案的主流。
2.3增强服务意识，充分发挥教学档案的知识作用
从本质上讲档案即是知识。众所周知，知识就是力量，但是力量不是来自于保密的知识，而是来自于共享的知识。与其它物质不同，知识被传送后，传播者仍然拥有知识，甚至通过知识的交流，传播者的知识还会增加，从而发生价值增值。
3结语
综上所述，教学档案管理工作是高校管理工作的重要构成成分，是一项必须认真对待并关系到高校能否正常运转的基石性任务。通过分析高校档案管理中存在的各类问题及相应的对策，可以为我们的档案管理提供一些实用的参考意见，从而改进档案的管理现状。笔者认为，高校的领导同志应当加大对档案管理的重视及投入力度，改变传统的观念及看法，树立正确的思想认识，从而使档案管理工作的从业人员更专业，管理更科学，方法更得当有效，最终实现档案的最优化管理，为高校教师及广大的学生提供最优化的服务，进而为大学的改革与发展做出自己力所能及的贡献。
参考文献
血站档案是指血站在采供血和单位管理过程中形成的具有保存价值的文字、图像以及电子信息数据等形式为载体的原始资料，不仅包含血站采供血过程中征询、体检、采血、检验、储存、发放等信息的详细文字和电子档案，还包括了基建、文书以及科研等各种档案。血站作为一个特殊的卫生单位，档案管理有着自身的特点，血站档案尤其是采供血档案对于血站业务工作和血液信息的可追溯性具有非常重要的意义。随着输血事业的不断发展，加强血站档案管理水平就显得更加重要和紧迫。
一、血站档案管理的现状和问题
1.血站档案的管理还不规范。大部分血站还没有专门的档案室，一般都是行政办公室兼管档案，档案管理人员多是兼职，还不能做到档案收集齐全完整，并按照归档要求进行分类、划分保管期限、组卷等。如《血站管理办法》（暂行）第四章第三十一条规定：血源、采供血和检验的原始记录必须保存。对于具体如何保存，保存哪些内容，没有明确规定。采供血机构在献血者档案收集过程中还存在资料不全、填写不规范、统计的口径不统一等等问题。这些问题不仅影响无偿献血者档案的管理质量，而且还会对档案的利用带来隐患，甚至引起医疗纠纷。
2.档案信息化程度不高。我国大部分血站自2000年左右就着手开始使用计算机来辅助血站的档案管理，档案管理的信息化建设逐步完善，血站档案管理信息化建设已经取得了初步的成果，但因资金、技术以及专业技术人员的影响，各地血站的建设情况较不平衡，档案管理和信息化建设的发展缓慢，在资金和设备投入上严重不足，档案管理达标率不高，行业没有形成统一的管理标准。大部分血站档案的管理还处于常态的档案收集、整理、保存，对档案信息资源的转化利用、统计分析等应用程度还有待提高。尤其是对于业务工作的参考、指导和推进作用还不够，导致大量的档案信息和资源长期处于“休眠”状态，有效价值得不到体现。
3.人员缺乏，管理重视程度不高。大部分血站都没有专业档案管理人员，并且由于血站档案管理的特殊性，其档案管理人员还需具备一定的采供血专业和信息化专业知识，所以档案管理的专业人员缺乏、业务水平低下是血站普遍存在的问题。有的单位无专职档案管理人员，有的是临时指定的。另外，有些单位对档案工作和档案人员重视不够，档案管理人员缺乏系统培训，适合血站特点的培训进修机会较少，使得档案管理人员业务水平不高。
二、血站档案管理的思考
1.规范管理，建立血站档案的标准体系。提高血站档案管理工作必须有严格的标准和制度做保证，针对目前血站系统档案管理的现状，要重点加强血站档案标准化建设工作，建立一套适合血站工作特点的行业标准和制度体系，统一血站系统档案管理模式，实现档案管理一体化。必要时，可以⒌蛋腹芾硖逑的扇氲ISO质量管理体系，通过单位内外的质量管理审核，不断地持续改进。在实际工作中，建立部门立卷，专兼职档案员各司其职的工作格局，完善有效的血站档案管理网络，从最基层开始，确保血站档案收集齐全、整理规范、便于检索和提供利用。同时，要借助血站现有信息系统，建立、升级、改造血站档案管理的信息化、网络化管理系统。
2.注重应用，发挥档案资源的潜在价值。要充分发挥血站档案的参考、指导作用，发挥档案资源在决策中的作用，加强对血站档案信息资源的开发利用，有效推进血站的各项业务工作。血站档案管理人员应该更新观念，将档案资源从“金屋藏娇”向“物尽其用”转变，从“重管轻用”向“管用结合”转变，积极利用档案资源，服务于单位中心工作，如利用历年的采供血数据，分析各采血点、供血点的血液采供情况，找出其发展规律，提前安排采供任务，减轻血液淡旺季压力；又如利用采血、制备的环节数据分析，发现质量控制点，减少血液的报废和资源浪费。同时要紧紧围绕血站的工作特点、专业特色，拓宽工作视野，拓展应用领域，开展深层次的编研工作，为单位领导工作决策和事业发展，提供有效的应用价值。
3.高度重视，加大档案管理的各种投入。要实现血站档案管理的规范化、专业化、现代化，关键在于各级领导的重视，关键在于规章制度的落实和档案管理人员的责任心。首先血站各级领导要高度重视档案工作，不断优化血站档案管理工作的内外部发展环境，加大档案管理工作重要性和重要作用的宣传力度，加强档案管理各项制度的执行力和约束力，实现档案工作与血站业务工作同规划、同考核、同落实。其次要高度重视档案人员的培养与引进，不断提升血站档案管理人员的专业素质。将档案管理知识培训列入单位继续教育培训项目，有计划有步骤地开展档案专业培训。三是加大档案管理资金投入力度。档案管理的信息化、现代化离不开先进技术、先进设备的支撑，尤其需要在现代化档案专业设备、档案网络技术管理、电子档案、档案快数字化方面的资金投入。
（作者单位：邯郸市中心血站 ）
医院的档案管理部门需要通过科学的方法利用保存的档案，为医院的领导者与管理者的决策以及研究医院发展历程所遇到的问题提供了参考信息。医院管理者与领导者对档案利用的需求，可以充分体现档案管理的价值。作为档案管理的核心，提供档案信息可以推动档案事业以及档案工作顺利进行，它是医院日常工作的必备环节；不仅如此，它也是医院档案工作中的服务管理环节的检验标准。如果医院档案没有得到充分的利用，就无法发挥档案信息的重要作用。
2 医院档案管理的作用
要想提高档案利用的质量和效率，就必须要做好医院档案的管理工作，这是档案利用工作顺利开展的基础，医院档案管理部门要对有价值的档案进行整体化、规范化、具体化的收集、整体和贮存，促进医院才持续发展，为医院管理者和领导者分析、研究医院发展变化等工作提供重要的决策依据，为医院日常各项管理工作提供可靠的信息。
3 医院档案管理在促进医院持续发展中的作用
医院档案管理部门从过去到现在保存的所有档案资料，都是对医院过去工作的一个高度总结，也为医院日后的工作提供了方向。医院档案管理部门所有工作人员要充分认识到档案管理工作的重要性和必要性，不能为了应付上司而工作，树立正确的档案管理理念。首先，医院档案管理工作可以为医院分配房屋提供依据。以人为本是医院管理理念的核心，优秀的人才资源是医院持续发展的基础。医院为了吸引优秀人才，通常会给优秀人才分配房屋，而房屋分配的依据则需要档案管理部门提供，档案管理部门可以对本医院所有医务人员的职称、工龄、学历等进行考核，为领导分配房屋提供依据。其次，医院的档案管理工作可以为医院提供人事方面的服务。医院档案管理部门通过档案中人事信息对所有医务人员的数量、执业证书、职称、学历以及工龄等情况进行全面的分析，建立一个数据库，为领导职务聘任、岗位设置、申报职称、工资改革、人事改革等方面的决策提供依据。
4 加强档案管理的措施
4.1 加强对档案重要性的认知
医院要想开展好档案管理工作，就必须加强对档案重要性的认知。随着我国医药卫生体制的改革，人们越来越要求档案信息资源的高价值与实效性，对通过网络来共享档案信息资源的需求也越来越多，对档案工作的信息化服务也有着越来越高的要求，传统的档案管理的各个业务环节以及管理模式已经无法满足人们的需求。医院基于这种冲击与挑战，只能顺应时展趋势，加快档案的信息化建设进程，实现现代化的档案管理，促使档案管理工作更加符合新形势的发展需求。
4.2 加强领导对档案管理的重视度
医院档案管理工作良好开展的关键就是领导的重视程度。作为医院管理重要的构成部分，档案管理工作对医院发展与建设的重要性，应得到医院领导者的高度重视，医院领导者应将档案管理工作视为医院发展的关键内容。医院领导者应共同规划与发展医院的医疗管理、档案管理以及医院业务建设工作。要遵照“一提高、三克服”的原则，开展档案管理工作。三克服指的是克服“档案管理不重要，医疗管理最重要”的思想；克服档案管理工作人员成绩好坏没差别的思想；克服档案管理只与档案管理人员相关的思想。而一提高则是指对档案管理工作所具备的重要性的认识程度要提高，真正形成医院全体职员参与医院档案管理工作的新格局。
4.3 建立健全档案管理制度
只有强化医院的硬件设施，才能促进医院档案管理的现代化。医院需要投入必要的办公设备以及先进的基础设施，设立专门的库房，配备包括扫描仪、刻录仪、摄像机、照相机以及计算机在内的现代化设备，从而促使现代科技在档案管理工作的各个步骤以及各个环节中发挥优势，有利于档案管理工作效率与质量的提高。例如，空调、除湿器以及具有防火防盗特性的自动监控系统等设备，有利于提高档案保管工作的安全性。
对计算机管理技术要持积极引进的态度。要想实现档案管理的现代化就离不开计算机的应用。利用现代计算机的网络技术，建立健全的数据库系统，建立完善的档案信息检索与存储系统，能够对大量的档案资料进行有效的归类与整理，促使档案信息的利用与处理更具便捷性、准确性以及高效率。这不仅有利于档案管理人员减少工作量，节省时间，节约财力、物力以及人力；还可以提高档案管理人员的工作效率；有利于充分利用档案资料，促使档案资料在信息方面的价值得以全面发挥，继而实现现代化的档案管理。
