时间：2023-06-02 09:59:54
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇干部档案管理要求，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：干部档案 管理工作
1 上级部门重视和支持，是做好干部档案管理工作的前提
干部人事档案管理，只有领导重视和支持才会争取到人力、物力、财力等方面的支持。从长时间来看，档案管理工作一直被认为是后勤工作，是部门的辅工作，对于档案管理工作不重视。还有就是过于简单的理解和处理档案管理工作的相关事宜，在日常档案管理过程中，档案管理做的比较肤浅，很多属于档案管理资料的内容做的不完整，有的资料分类不清晰。归纳一下来说主要是存在以下三方面的的误区：一是对档案管理工作不重视，不以为然，认为干部的考核评定主要是与其平时工作业绩相关，而档案管理的好坏对干部影响不大。二是不愿意亲自动手整理，认为干部人事档案工作就是一般的资料分类装订、粘粘贴贴、装装订订，是档案员的事，没必要有专人负责管理。三是敷衍对付档案管理工作，在真正实际工作过程中对于档案管理往往不够用心，甚至还出现为了应付上级部门考核而对档案管理的仓促准备，总之，存在各种敷衍的现象。鉴于比较落后和陈旧低效的档案管理，需要有关部门从思想认识上开始抓起，档案管理人员要不断地宣传和推广，用实际利用效率得以提高，引起领导部门的重视，加大对档案管理的人力、物力投入，解决管理人才不足的问题。
2 从档案实际管理者入手，切实加强对管理人员素质的要求，培育有责任心的档案管理员
档案管理工作不同于别的工种，相对来说比较枯燥无聊，但正是因为这样才更需要选择合适的工作者，对于基层档案管理人员的要求也要逐渐提高，让有责任心的一线工作者尽职尽责的做好档案管理工作。可以从以下几方面提出要求：
首先要热爱人事组织档案管理工作。热爱是对工作的一种兴趣，持久的热爱是做好工作的基础。选择档案管理工作的人要做好忍受寂寞、清静的心里准备，在平凡的岗位上坚持与档案为伴，细致耐心的去整理、分拣、分析档案，做好档案资料的归纳整理。
二是虚心学习技术。随着干部人事制度的不断深化，干部档案管理的手段也随之进行了相应的调整和变化，这就要求档案员虚心学习，更新观念、更新知识、与时俱进、开拓进取，不断学习干部档案管理工作方针和政策，提高政治素质，学习规范管理方式，提高业务水平，学习新技术，掌握计算机等现代化管理技能。同时不仅要具备档案管理知识，还要了解干部人事档案材料形成的相关情况。
三是细心鉴定。档案管理人员在接收到人事档案材料后，要对所有的材料进行认真细致的检查，看材料是否完整无缺、内容是否真实、手续是否完备，发现问题及时补正，防止错误的问题引起不必要的错误，造成一些错误。所以在从资料分类整理开始就必须要严谨认真负责。
四是耐心收集。干部档案材料来源于不同地方、不同时间，这就要求档案员超前介入，使其材料形成符合规范要求，对缺少的材料认真补齐，使档案材料完整齐全。
五是持之以恒。档案管理工作相对单调、枯燥，干一阵子容易，长期自始至终热情不减比较困难。这就要求档案管理人员要有恒心，一丝不苟地对待每一天、每一卷，善始善终，在细微之处做好资源整理分类，这样才能按照完整、准确、真实的要求，对干部人事档案进行收集、整理、归档、保管、利用，使之系统化、规范化、标准化。
3 健全管理制度，规范档案管理是做好干部档案管理工作的有力保证
要搞好干部档案管理工作，必须有法可依，有章可循。要按照国家档案局颁布的《档案法》和《干部档案管理工作条例》的要求，建立健全干部档案管理的各项制度，坚持做到“四化”，一是收集归档程序化；二是鉴别整理规范化；三是设施建设标准化；四是管理工作制度化。
4 开发档案资源利用，是干部人事档案管理走上良性循环发展的途径
档案资源如果管理得当，充分利用对于人事组织安排工作是很重要的。随着电子信息技术的快速进步，管理档案和开发档案资源越来越便利。对于扩充档案的资料范围，加大信息密度也变得不那么困难。在干部的日常工作，行为作风，业绩评定等方面的资料都需要建立档案，必要时要对纸质档案进行技术加工，保留电子档案，使得档案资源使用简单，查阅方便。为今后人事档案管理工作提供有益的帮助，也是做好基础辅工作的必然要求。提高档案资源的利用效率，发挥档案管理的良性发展机制。
5 结束语
新时期干部的考核录用、晋升标准正在发生着日新月异的变化，档案资料是各级干部的详细情况记录，也是用人单位的鉴定依据。良好有效的档案管理工作是系统记录和分析档案资源的基础，因此，各级人事组织部门要改变以往不重视档案管理的态度，切实加强干部档案资源的管理，发挥档案管理应有的作用。
参考文献：
[1]周媛.谈新时期档案管理的信息化建设方略[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2011（11）.
[2]王远鹏.规范民企职工档案管理 实现人力资源信息共享――涉县建立民企职工档案管理服务中心[J].中小企业管理与科技，2007（9）.
关键词：干部人事;档案管理;重要性
档案管理工作的一个重点内容就是对干部人事档案的管理，特别是在当前的新时期下，关于干部人事档案的管理工作需要进行逐步的创新与发展。因为，当前的干部人事档案管理的文件形式已经进行相应的改版了，而对于干部人事档案材料的整理与收集的方式也发生了一定的变化。因此针对于此，在新时期下，改变传统的干部人事档案的身份性和体制性的弊端，适当引入科学的人事档案制度是一项势在必行的工作。在新时期下做好干部的人事档案管理工作，充分发挥人事档案管理工作的指导作用，不但能够促进我国干部人事档案管理工作的顺利进行，还能够为干部工作提供重要的基础作用。
一、 干部人事档案管理工作的重要性
人事档案管理工作是干部人事工作的重要内容，是公道正派选人用人的重要基础，在现代人事管理中具有十分重要的地位。其所涉及的是对干部信息资源管理的工作。其中，干部人事档案是对干部的各种人事活动的实际情况进行详尽细致的记录，是干部个人的成长过程及业务水平以及各种奖励惩罚等情况详细的记录。人事档案记录着每个人的成长历程，是每一个人成长阶段最真实的写照。可以毫不夸张的说，人事档案管理早已经成为了现如今人力资源管理的重要工作内容之一。
干部人事档案管理工作则是对干部的各种成长资料进行整理、收集和统计保管的一系列工作。所以，干部人事档案管理的内容应该包括各个干部历年的工作经历以及其职称等各方面的内容。在各个单位办理离退休或者保险事宜的时候也需要应用到干部的人事档案。因此，在新时期人力资源管理工作方面，干部的人事管理工作具有十分重要的实践意义与现实意义。
二、新时期干部人事档案的问题
（一）对人事档案改“年龄”
目前干部人事档案的管理工作中存在着很多的问题，其主要表现为对人事档案中的“三龄两厉”进行随意的更改。这里所说的“三龄”具体指的是干部的出生年龄、工龄及党龄。在干部人事档案造假的过程中，对这“三龄两厉”进行任意的修改是最为常见的。因为，很多干部在面临提拔任用或者是离退休的时候，对于这些“年龄“往往都有时间长短的限制条件。所以，很多干部为了达到个人私利，往往对自己人事档案中的“年龄”进行随意的修改，更有甚者将自己的履历进行美化，经不起一点推敲。例如，翻看一些干部的人事档案资料会发现有些干部甚至还在读初中的时候就已经开始参加工作计算工龄了;有些为了能赶上提拔任职的年龄，利用职务之便违规串通管理人员更改干部档案原始材料;这些令人啼笑皆非的造假都是目前干部人事档案管理中存在的造假现象。
（二）对人事档案改“两历”
目前，对于干部人事档案管理工作中存在的问题还包括部分干部对自己的“两历”进行任意的更改。这里所说的“两历”具体指的是干部人员的履历和学历。很多的干部为了达到个人目的，往往就会利用其跨地区调动的时机对自己的学历和履历进行造假。因为往往在进行干部跨地区选拨和任用的过程中，会对干部的学历或者是在基层任职的时间有着一些特殊的要求。而在此时，有的学历不够或者是基层时间工作不够的干部就会突击造假，在自己的人事档案中虚构一些基层工作经历或者是捏造一个假文凭。由于此后干部就将到异地任职，审核人员对于干部之前的履历也不甚清楚，这样就导致了很多的异地上任的干部在“神不知鬼不觉”的情况下让自己的履历丰富了很多或者是让自己的学历高了不少。
（三）对人事档案改“身份”
目前，干部人事档案管理工作中存在的问题还包括改“身份”这一现象。这里所说的“改身份”指的是部分干部为了使自己的亲属或者是子女等能够进入公务员行列，而采取的一种的造假手法。例如，在过去某干部要让自己的女儿进入某政府部门，其首先让其女儿冒充成为某倒闭国企的职工，然后凭借其国企人员的身份进入事业单位工作。最后等到时机成熟后，在通过借调、交流等方式使其进入政府部门并纳入公务员编制。
三、新时期干部人事档案管理的方法
（一）加大档案管理工作的重视度
新时期下，要想做好干部人事档案管理工作就必须对干部人事档案工作保持高度的重视。首先，要加强对档案管理的重视程度就必须让档案的管理人员在较短时间内对各个干部的工作履历等进行一个较为详细的了解;其次，还应该对干部人事管理工作进行相对长期与短期的工作规划和专业学习培训;最后，对干部人事档案管理工作中出现的各种问题要进行及时的解决，杜绝问题的严重化、扩大化。
（二）提高档案管理人员综合素质
新时期下，要想做好干部人事档案管理工作就必须全面地提升干部人事档案管理人员的综合素质。因为，干部人事档案管理人员的综合素质和业务能力的高低直接决定着档案管理工作的成效与否。因此，只有具备扎实工作能力、强烈责任心且具有奉献精神的人才能很好地完成干部人事档案的管理工作。这种职业的客观要求首先使得从事干部人事档案管理的工作人员必须从主观上热爱自己所从事的这项工作，因为只有喜欢这份工作，才能给予这份工作足够的重视。
其次，需要人事档案管理人员不断地提升自己的能力素养，并在工作中严格遵守各项法律法规、规章制度，严防档案的人为造假或泄密。
再次，干部人事档案管理人员还必须紧跟时代的步伐，更新自己的知识架构，学习和掌握与计算机和网络技术有关的知识，以适应新时期下数字化档案管理的新要求。
最后，人事档案管理的主管单位还要定期对从事干部人事档案管理工作人员进行相应的培训，使得这些档案管理人员通过培训增强自身的工作能力，从而使得单位的干部人事档案管理水平更上一个台阶。
（三）加快档案管理工作的现代化进程
新时期下，要想做好干部人事档案管理工作，加快档案管理工作的现代化进程是一个必不可少的重要环节。首先，各个单位应该根据自身的情况，加大对于现代化档案管理设备的投入，逐步为单位的干部人事档案管理建立起相应的数据系统。
其次，干部人事档案管理人员可以利用计算机或网络等信息设备开展一些更高层次的服务，同时还可以启动干部人事管理档案的电子信息化管理系统，以此来提高单位干部人事档案管理的现代化水平和信息化水平。
最后，在加快干部人事档案管理的现代化进程中，应该加大对于档案管理软件系统的使用力度，因为软件系统的使用既能够有效地提高档案管理的检索速度和查询速度，还能够使得档案管理人员在不接触档案的过程中就能完成相应的工作。这样就能大大地提高了干部人事档案的安全性和保密性。
（四）加强干部档案专项审核工作
新时期下，要想做好干部人事的档案管理工作还需要加强对干部档案的专项审核工作的力度。首先，各个档案管理单位和管理人员要严格遵守各项管理制度，严格把关档案审核的每个环节;严格执行“三龄两历”等方面的审核工作。对于干部人事档案材料上涂改或者是造假等问题予以一律严查。
结束语
在新时期下，干部人事档案管理对于每个单位的人事管理工作都有着极其重要的作用。因此，面对如今人事制度改革的新局面就必须要求单位及相应的档案管理人员对干部人事档案管理中存在的问题进行及时的调整，并在档案管理的过程中尽量多使用信息化的设施设备，只有这样才能使得我国的干部人事档案管理工作的整体水平得以提升。（作者单位：贵州省贞丰县人力资源和社会保障局）
参考文献：
关键词：干部人事档案；落实责任；优化环境；规范管理
近几年来，宜昌市住建委认真贯彻市委组织部关于全面推进干部人事档案管理的要求，强化规范管理，夯实基础工作，干部人事档案工作取得明显成效。我委属事业单位共10个，其中副县级事业单位2个，公益一类事业单位4个、公益二类事业单位4个，有2个单位即将改企。现有在职人员档案164册，退休人员档案51册。档案实行集中存放，统一管理，责任到人。2011年顺利完成住建系统干部人事档案改版升级工作；2015年完成住建委机关公务员和委属事业单位科级干部人事档案专项审核工作。目前住建系统11家单位均获得档案达标省一级、档案达标3A、档案达标2A级单位认证。
1 加强组织领导。落实档案管理责任
我委高度重视干部人事档案管理工作，坚持把档案管理工作作为干部工作的一项重要内容，加强档案工作的组织领导，定期研究、强化监督、检查与指导。将理顺管理体制作为档案目标管理的首要任务，科学划定管理范围，住建委作为主管部门，承担了全系统的干部档案集中保管任务，负责对委属单位管档人员进行指导，采取集中培训、以会代训、现场指导、以查代训等多种形式，对管档人员进行系统的业务知识培训，为干部人事档案管理工作提供了人力保障。
2 注重基础建设，优化档案管理环境
我们一方面重视硬件设施建设，投入资金用于干部人事档案基础设施建设，按照规范做到 “三室”（档案室、阅档室、办公室）分开，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、放高温）设施齐全，库房防盗设施（铁门、铁柜）到位，提升了档案管理环境。
另一方面，加制度建设，要求管档单位，严格按照《干部档案工作条例》，规范干部档案日常管理，重点修订完善了干部人事档案收集、鉴别、整理、归档、查借阅、安全保密、转递移交、岗位责任等8项管理制度，健全了《干部档案查借阅登记薄》、《干部档案转入、转出登记薄》、《干部档案材料转入、转出登记薄》等日常工作制度。做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等管理程序，使干部人事档案管理工作逐步精细化。坚决做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，费正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带挡不转，没有调动的通知不转，接收单位不明不转。特别是针对干部流动与档案转递不同步现象，严格按照管理权限，对不在本单位的人员的档案及时妥善处理，有效避免“人档分离”的情况发生。
3 提升内在质量，强化档案管理基础
始终把干部人事档案内容建设作为工作重点，确保干部人事档案能够准确全面反映干部的基本信息和主要表现，做到“四个更加”：即材料更加齐全，手续更加完备，信息更加准确、归档装订更加规范，提升了干部人事档案的内在质量和利用价值。一是建立了覆盖干部人事档案材料收集网络，在普遍性、阶段性工作中形成的特殊材料进行定期收集，并对所缺失的材料逐个填写《缺失材料登记表》，明确按干部属地管理原则进行收集。对已无法收集而必须存档的原始材料及时调查核实，按照相关规定进行补办。二是严格按照有关干部人事政策，对干部人事档案中履历材料、任免材料、工资材料、考察材料等手续不完备的信息项进行充实完善。三是严肃档案管理工作纪律，对从事档案管理的工作人员严格要求、严格管理，实行谁签字、谁负责，确保档案材料的完整性和真实性。四是严格按照政策要求和实事依据，对信息不一致的干部的“三龄两历”进行审核认定。将认定后的“三龄两历”直接反馈给干部本人，如有不同意见继续调查核实后重新认定，确保了认定结果的准确性。五是按照干部人事档案分类要求，在抓好干部人事档案材料完整和信息准确的基础上，认真对归档材料进行鉴别归类，确保分类科学、装订规范。
4 加快信息建设，运用档案管理成果
【关键词】 医院；人事档案管理；问题与对策
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.658 文章编号：1004-7484（2013）-06-3399-02
众所周知，医院人才体系建立起来的过程，也是人事档案形成的过程。医院人事档案非常宝贵，它真实客观的记载着医院的人才情况，有助于医生认清自身的实力。是医院可持续发展的重要依据。因此，如何对这些宝贵的材料进行储存和管理非常重要。同时，在当前环境下，档案管理已经发展成为一个新的管理项目，已经出现了关于档案经济时代的说法，为此，医院应积极采用现代技术，实现科学管理，从而为医院的人才建设和科学研究提供切实有效的档案信息保障。
1 医院干部人事档案管理中存在的主要问题
1.1 档案材料问题 由于档案管理人员缺乏与档案形成部门和个人的有效沟联系，容易导致人事档案的丢失和遗漏。主要缺漏以下几种材料：干部履历表、工资变动材料、评聘职称相关材料党团材料等。同时，许多档案材料依旧未能规范，医院干部人事档案材料并非一人一时所形成，而是在不同时期不同渠道汇集到档案管理部门的，因此材料不规范现象多有发生。
1.1.1 使用圆珠笔，或者纯蓝水笔填写表格。
1.1.2 材料中应完善的各级组织审签盖章等手续不完备。
1.1.3 须经本人见面后签名确认的材料不够完善。
1.1.4 先后形成的材料所反映该干部参加工作时间、入党时间、出生年月等数据前后不一致。
1.2 意识薄弱 医院干部人事档案的形成、完善，涉及到医院许多部门和个人，但由于大家对干部人事档案意识欠缺，致使一些不按照要求处理和完成干部人事档案材料现象常有发生，极易造成材料缺失、混乱、不规范、不完善。
1.3 自动化程度不高 人事档案管理包括对人事档案的生成，保存与利用的全部工作。目前在医院人力资源管理中，纸质档案无论在生成方面，还是在保存和检索利用方面，技术都十分落后，严重制约了人事管理档案水平的提高。目前，医院人事档案的管理，大多停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工立卷的水平，生成过程几乎都是手工操作，内业人员的工作强度大且效率低。由于手工填写错误而返工造成大量人力、物力和时间的浪费。
1.4 人力档案管理人员素质有待提高 目前各医院从事干部人事档案管理工作人员专业化程度尤显不足，且大多数从医院临床、护理、辅佐科室等工作岗位上改行而来，兼职为主。
2 症结所在
2.1 档案传递不规范 人事档案随着个人的经历逐年形成，一份比较完整的人事档案形成时间跨度是相当长的，材料的完善和形成涉及多个单位，如果哪一单位的传递中任一环节不够规范，材料丢失遗漏现象就有可能发生。
2.2 职工档案意识淡薄 人事档案案卷中的材料大多是职工本人所填写，填写内容是否准确和规范直接关系到本人档案的质量高低。部分员工由于档案意识淡薄，在填写干部履历表时不够认真严肃，对于一些记忆相对模糊的信息不加思考和证实的就随意填写，这样给管理工作带来很大的麻烦。
2.3 档案管理者疏忽大意 档案材料张冠李戴和因裁剪材料而损坏文字的现象与档案工作者疏忽大意有直接的关系。整理同名同姓或者同音的材料必须特别小心，同时裁剪多份材料时，务必仔细查看每页切边的情况，否则容易把填写在表格之外的文字剪掉。
3 加强医院干部人事档案管理的建议
3.1 改进管理方法 保持干部人事档案管理工作的高质量，必须要有科学的管理方法，紧跟干部管理的工作要求，实现管理的规范化和信息化。一是改变档案的常规管理，归档和鉴别的规范化。二是实现档案的动态管理，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。三是培训专业的管理队伍，积极主动提供服务。要在某项工作开始时、进行中和完成后，随时关注服务对象，及时准确的提供服务。
3.2 档案的常规管理 一般在医院人事管理中，人力资源档案的库房都比较简陋，在日常档案保存管理的过程中，要注意库房环境和库内卫生，注意防火、防潮和防虫。在遇到洪水和地震等自然灾害时，应及时将人事档案和相关的计算机设备转移到安全地带。此外应加强人事档案及相关计算机设备，存储介质的保卫工作，严防任何破坏和盗窃事件发生。
3.3 档案的动态管理 人事档案的动态管理是靠网络技术来实现的。通过计算机网络，各级人事档案管理人员可以随时了解人事档案的收集与整理的情况，也可以浏览个案卷的整理和收集情况，既可以了解人事档案的收集整理的整体情况，也可以浏览各案件的具体组成以及档案的内容。同时要认真做好人事档案的审核整理工作。要求集中时间、集中力量、统一标准、统一规格、严格把关。
3.4 积极培训专业队伍 人事档案管理工作是一项复杂而又繁琐的工作。在国外人事档案管理已成为一门专业学科，并对人事档案管理人员进行各种层次的教育。世界卫生组织对人事档案管理工作也十分重视，经常组织培训活动。我国对未经过正规医学教育和人事档案专业系统理论学习的人员应注意素质培养，树立良好的工作作风，积极引进现代的管理手段和设备，以进一步加强人事档案管理的实践。医院要把人事档案管理管理列入医院的总体发展目标中，与医院业务建设同步规划，同步发展。医院领导应当为医院人事档案管理部门配备足够的人力，鼓励档案管理者在这特殊而又平凡的工作岗位上踏实的工作。同时，人事档案管理部门也应该加强与主管领导的沟通，争取得到足够的人力和物力支持。
3.5 加强依法管档的意识 档案法是档案工作的法律依据和行为规范，医院有关部门应当加强对档案法的学习和宣传，是工作步入依法管理，有章可循的轨道中。干部人事档案管理工作需要医院各个部门协同配合，可利用文件、召开会议培训兼职档案员等办法使医院各业务部门、各类干部增强干部人事档案意识，了解相关知识，从源头上避免人们因意识欠缺引发的问题。
4 结 语
干部人事档案是人才的主要信息来源和重要的载体，准确完整的干部人事档案是选好人才、用好人才的重要工具。要以与时俱进，创新发展的精神做好干部人事档案管理的工作，使之适应医院改革发展的需要。总之，当前我过医院干部人事档案管理机构不够完善，没有系统的理论支撑和有效的技术保障。采取上述措施，可形成比较完整的医院干部人事档案管理体系，提高管理水平。
参考文献
一、加强教育系统干部人事档案管理的重要性
（一）提供可靠的决策依据。在教育系统管理中，干部人事档案有着导向与联接作用。干部人事档案作为教育系统档案中的一部分，是教育系统干部管理资料的重点内容，能够为教育系统干部人事制度改革、干部教师队伍建设等提供参考资料，并让上级部门在制定对教育系统干部人事工作决策时，有一个可靠的依据与材料。
（二）准确记录教师情况。教育系统干部人事资料中对每位教师的个人简历、专业结构、技术考核、进修情况、教学评估和科研授奖等情况进行记录。能够将每位教师工作业绩、学术水平和业务能力等情况全面、真实和完整的反映出来。
（三）提高对教师的管理水平。做好教育系统干部人事档案工作，能够促进对教师管理水平的提升。培养更多符合我国经济建设需求的人才是教育系统的主要目标，教育系统教学改革涉及的范围和内容很大。从整体上看，教师作为教学中的主导因素，其素质与水平关系到实际教学质量，甚至直接影响了人才培养的质量。因此，教育系统干部人事档案在教师队伍的建设与管理中作用巨大。
（四）约束广大教职工行为。在教育系统干部人事档案管理中，准确记载了每位干部的社会关系、历史表现和现实表现，在单位组织人事部门存放保管这些材料，能够让全体教职工对组织人事部门产生强烈的信任感与归属感，让广大教职工受到一种无形力量的约束，让他们为教育系统稳定和谐发展作出更大的贡献，这样能够保证教育系统各项管理工作正在开展。
二、教育系统干部人事档案管理中存在的不足
（一）档案意识薄弱。从现阶段教育系统干部人事档案管理情况来看，档案意识普遍不强，在很大程度上忽视了干部人事档案管理工作。并且很少投入足够的财力、人力和物力，导致在干部档案管理中专职档案人员配备不足，培养力度不够。
（二）队伍专业化程度低。目前，教育系统干部人事档案管理队伍老龄化问题严重，专业的档案管理人员很少，缺少必要的配备。并且现有档案管理人员理论知识不够，基本技能不扎实，不能形成一支综合素质较高的专业档案管理人才队伍，这不利于教育系统干部人事档案管理工作的发展。
（三）管理方式陈旧。在教育系统干部人事档案管理中，至今仍然采用以手工为主的管理方式，在提供与利用档案时，主要为纸质的实体档案，工作效率不高，不利于档案的查找、借阅，服务方式落后。此外，还普遍存在着重管理、轻利用的情况，导致档案在组织、人事和档案管理人员中封闭运行。虽然一些地方运用了计算机，但也只是简单制作了档案索引工具和档案目录数据库，干部人事档案信息化程度不高。近年来计算机网络技术发展很快，必须要对干部人事档案管理方式作出改变，提升档案利用率，这是社会发展的必然要求。
（四）档案收集不及时。在教育系统中，干部人事档案管理制度不够完善，未能明确具体的岗位职责，制定的规章制度不够科学和系统，管理制度十分落后。此外，干部人事档案收集途径很少，档案管理人员缺乏主动收集材料的意识，导致没有较好的对干部简历材料、个人科研学术水平材料等进行收集归档。
（五）档案整理不到位。对干部人事档案而言，很多时候鉴别审查不到位，造成大量档案材料失真，档案真实性不高。在发现档案材料缺失后，没有及时进行补全，对档案的完整性带来了损害。这些问题的存在，主要是没有贯彻落实干部人事档案管理制度，缺少相应的岗位责任制。
三、提升教育系统干部人事档案管理质量的措施
（一）加大档案管理人才培养。随着计算机网络技术的普及，对教育系统干部人事档案提出了更高的要求，档案管理人员素质的高低，直接关系着档案管理工作的质量。所以，作为干部人事档案管理人员，要实事求是，加强学习，积累更多专业知识，努力提升自身综合能力，满足现阶段干部人事档案管理工作的要求。此外，档案管理人员还要加强计算机网络知识的学习，掌握更多现代化技术，让自己成为复合型人才，以此实现档案管理水平的提高。
（二）完善档案管理责任制度。要抓好材料入口关，建立健全的干部人事档案收集工作的协调机制，建立完善的相关部门工作联系制度和情况通报制度，让档案材料更加准确、真实和规范。要加大对重点环节的制度执行力度，把好档案审核、传递和利用等重点环节，对于发现的问题要及时采取解决措施，让干部人事档案材料更加准确和真实。因此，通过完善档案管理职责制度，才能确保档案管理工作取得实效。
（三）建立竞争上岗制度。由现阶段教育系统干部人事档案管理情况来看，很多档案管理人员缺少了足够的档案专业知识，年龄普遍偏大，并且一些档案管理人员文化水平很低，这些都是需要解决的问题。因此，要加大对这些档案管理人员的教育培养，并选拔一批年轻的专业档案管理人才，要将思想觉悟高、业务能力强的档案管理人才充实到教育系统干部人事档案管理队伍中。只有这样，才能为教育系统干部人事档案管理工作奠定人才基础。
（四）建立干部人事档案网上审批制度。根据干部人事档案的管理权限和查询内容，由组织或人事等管理部门对干部人事档案实行网上审批，避免浪费人力、物力和财力，实现网上办公。并加大对计算机网络技术的运用，建立干部人事档案信息数据库，在信息库中录入教职工的工作履历、学历学位、职称、奖惩、专业、学术水平和研究方向等内容，实现个人基本信息的网上查询与微机检索，这样能够为教育系统干部人事工作提供更加高效的服务，实现干部人事档案管理质量的提升。
（五）建立经费投入制度。在教育系统干部人事档案管理中，需要有足够的资金作为保障，这是开展档案管理工作的前提。因此，要重视干部人事档案管理工作，争取投入更多的资金，让干部人事档案管理工作有足够的基础建设和人员培训经费，以此推动干部人事档案的信息化和现代化建设。同时，还要改善干部人事档案工作环境，购置计算机、温湿度器等现代化技术设备，并建立微机档案管理系统，利用计算机实现对档案信息的存储、传递和检索。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
1.领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的人员编制，这样势必影响组织人事部门其他工作的顺利开展。
2.制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
3.信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
4.升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级、二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，档案管理人员的工作任务繁重。
二、解决问题的途径
1.领导高度重视，提高档案管理人员素质
学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。安排在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
2.加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
3.建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。这样可大大提高档案的利用效率。
4.充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。
【关键词】干部人事档案管理 重要性 存在问题 解决措施
企事业单位档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企事业单位没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。一些企业，尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用处，不给新招用的职工建立档案， 甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。
一、干部人事档案管理存在的主要问题
管理是档案工作的手段，开发利用档案信息资源，提供优质服务，充分发挥档案的作用，才是档案工作的目的。干部档案是我国人事档案的主体，时展要求人事档案工作与时俱进。自第三次全国干部档案工作会议召开至今，干部档案已增加了考核、任免、工资调整和职称评聘等方面的内容，档案的使用价值和利用率得到了明显提高。但还存在一些问题，并在一定程度上制约了人事档案的提供利用。主要表现在：
（一）材料不齐全，手续不完备。
材料是档案管理工作的对象，是开展各项业务工作的物质基础。没有材料，就没有档案管理工作。人事档案是个人在各个时期各个地方所形成的有关材料的集合体。要发挥人事档案的依据作用，材料齐全、内容充实、能全方位地反映一个人的历史与全貌是首要条件。随着我区交通事业的不断改革和发展，人才流动空前活跃，影响了干部档案资料的连续性。
（二）档案材料失真，严肃性削弱。
真实性是人事档案的生命，是人事档案赖以生存的前提，是发挥其有效作用的基础。内容失真的档案材料会给人事工作造成严重的后果。由于有的单位的组织（人事）部门在审查材料时把关不严，致使一些虚假的材料顺利进入个人档案。
三、加强干部人事档案管理工作的措施
新时期的干部人事档案不仅能全面反映干部整体素质，为选拔任免干部、调整工资、解决待遇等工作提供依据，而且能为有关部门编史、修志、撰写人物传记提供大量珍贵的史料，能为开发人才资源提供准确可靠的信息。要使干部人事档案工作与时俱进，更好地开发干部人事档案的信息资源为组织人事工作服务，就必须做好以下工作：
（一）增强全民档案意识。
档案意识已成为制约我国档案事业发展的关键，不增强全民的档案意识，尤其是单位领导的档案意识，我国档案事业的发展就难以落到实处。要增强全民档案意识，首先，要认真执行《档案法》和《档案法实施办法》，进一步完善档案法律体系。法律是增强全民档案意识的有力武器，只有加强立法、完善法律体系，才能促进全社会档案意识的形成，规范干部档案工作，推进档案事业发展。
（二）增强职能部门的责任意识。
干部人事档案具有权威性，重在真实可靠。真实是档案的生命，确保干部人事档案的真实性是干部档案工作的意义所在，也是干部人事档案材料形成部门的神圣职责。职能部门责任意识的强弱直接关系到干部档案材料的质量，要维护干部人事档案这片净土，就必须从形成干部人事档案材料的源头抓起。干部档案中所出现的一些问题与职能部门的干部不无关系，如有的档案材料未能归档，材料手续不完备，甚至有的档案材料内容失真等问题，与有的职能部门干部的责任意识息息相关。干部档案材料来源于各职能部门，因此，增强职能部门的责任意识是确保干部档案材料真实的重要前提，尤其是组织人事部门的干部更要增强办事的责任意识。
（三）要加强自身建设。
新世纪干部档案工作任重而道远。首先，要加强学习。干部档案工作的政治性、政策性很强，要求档案工作人员运用马列主义的立场、观点和方法，正确理解和自觉贯彻党和国家的干部路线、方针政策，并用以指导工作实践。档案工作人员只有勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，才能树立正确的世界观、人生观、价值观，才能在错综复杂的矛盾中排除各种干扰，坚定立场，为档案事业建功立业。目前的首要任务是认真学习贯彻党的十六大精神，结合干部人事档案工作实际，认真实践同志的“三个代表”重要思想。干部档案是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，有档案专业知识、历史知识、人事工作知识、管理学、情报学、系统学知识及计算机应用、缩微、复印等技术。要做好档案工作，必须努力学习、掌握科学管理的原则和方法。在科技迅猛发展、日新月异的信息时代更要勤奋学习，不断更新知识，拓宽知识面，掌握现代技术。解放思想，树立创新意识，培养创新能力，从思想观念、工作思路、管理方式、方法上创新，变革一切不合时宜的观念和做法，创造性地开展工作。
（四）尽快实现档案管理现代化。
［关键词］ 医院；人事档案；信息化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 08. 040
［中图分类号］ R197.324；G270.7 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）08- 0061- 02
1 前 言
社会的不断发展，让我们清醒地认识到人才在其中发挥的重要作用。市场经济体制下，任何形式的竞争，最终都会转化成人才的竞争，所以医院想要在竞争中立于不败之地，就必须做好人才的管理与培养工作。现代医院人事管理更加重视对人的管理，而做好能够反映医院人员背景、工作经历以及道德品质等方面的人事档案就越来越受到人们的广泛关注。具体来说，人事档案就是记录一个人的政治面貌、经历以及品德等方面的，有关这个人实际情况的文件材料，它主要发挥着凭证、参考的作用，对人员职称的申报、转正定级以及办理各种与当事人利益相关的保险都有着非常重要的影响。
随着现代科学技术的快速发展，计算机网络被应用于社会生活的每一个角落，信息化也成为现代企事业单位加强内部建设的必然选择。特别是领导干部的人事档案，这是表明一个人信息背景的重要来源，它对医院的决策、预测、管理以及人员调动有着非常重要的作用。所以说，加强人事档案管理信息化建设是医院自身发展的需要，也是社会对医院发展的必然需求。因此，探讨如何解决医院干部人事业档案管理信息化建设的若干问题，就有着非常重要的意义。
2 干部人事档案管理存在的问题
医院人事档案管理工作，特别是对干部人事档案的管理工作是一项机密、专业性很强的工作，干部的人事档案必须要由专人来负责管理，并且要独立存放。但是就目前我国医院对人事档案管理的现状来看，存在着很多问题，亟待我们共同来解决。①管理方式比较落后。现阶段，很多医院普遍存在着房间资源有限，资料量非常大的现象，这就导致了很多医院没有一个专门的档案室，或者和其他科室合用一个房间的现象。而且多数医院都存在着管理人员数量不足的问题，这就使人事档案管理方面缺少专人对其负责；在管理技术方面，没有使用档案管理软件，或者档案管理软件没有完全的发挥出其功能；档案管理人员也缺乏必要的档案管理知识，计算机操作有待加强。②干部人事档案存在不真实的现象。人事档案的真实可靠是医院对人事档案管理的最基本要求，因为科学的决策必须是建立在真实档案信息的基础上的，但是就目前干部人事档案的管理现状来看，某些干部出于个人利益的考虑，擅自对档案进行涂改，甚至是造假，严重影响了档案材料的严肃性与权威性。③干部人事档案存在不完整的现象。医院对干部人事档案进行管理，最基本的任务就是对有价值的信息进行搜集与整理，只有不断丰富干部档案的内容，才能客观、真实、全面地反映出领导干部自身的情况，才能对医院的决策提供帮助。但是笔者在实际工作中发现，干部人事档案经常出现重要材料缺失、不完整的现象，比如干部的履历表、培训、晋升以及职称等反映领导干部基本信息的资料，经常存在着不及时归档以及收集不完整的现象。
3 加强医院干部人事档案管理信息化的建议
3.1 提高对信息化的认识
随着计算机网络技术的快速发展，企事业单位内部的网络化、信息化已经成为社会发展的客观要求。医院的人事档案管理想要做好信息化，首先就要转变观念，提高对信息化的认识。特别是医院的领导干部，因为一个项目的能否在医院顺利展开，很大程度上都取决于医院领导对这一项目的关注程度。因此，领导干部必须加强这方面的学习，提高对信息化的认识，要做好带头作用，使整个医院都提高对信息化的认识，这是人事业档案管理实现信息化的一个重要前提。
3.2 实现干部人事档案信息的数字化
医院的人事档案信息化主要是由数据维护、系统设置、信息检索以及统计报表几个部分共同组成的。加强信息化的控制点加强数据维护与系统设置。如果医院选择了符合自身实际需求的信息管理系统，就可以使用计算机来进行日常的档案信息管理工作，并且加强局域网与互联网建设可以将信息资源在医院内部进行共享，同时还可以实现远程监控、数据交换以及在线检索等技术，提高了档案的利用效率。但是这些工作的实现都是基于对人事档案进行数字化处理这一前提。需要档案管理人员在确定信息的真实性与完整性的前提下，根据这些档案数据的分类，利用计算机制作成表格，再将这些信息录入到计算机的数据库之中，以方便日后的管理与查询。档案信息的数字化处理，能够减少档案管理人员的工作量，降低失误率，提高工作效率，同时也能够对干部人事档案进行标准化、规范化、系统化的管理，为干部人事档案管理的信息化打下基础。
3.3 增加资金投入
任何一个项目的启动都需要资金的投入，信息化建设也不例外，医院要从现状出发，增加资金的投入，用以购置一些基础设施。比如数据库服务器、扫描设备、存贮器等设施，同时还要买档案信息管理系统、杀毒系统等软件。档案信息管理系统软件的选择要符合医院发展的实际，这样才能够发挥出信息化管理的效率。软件系统必须涵盖收集、归档、编目、存储以及分析等功能，同时还需要很强的兼容性，能够与在多种硬件平台、操作系统条件下运行，要具有很强的安全控制能力，能够与其他数据库系统进行有效连接，对数据进行交换、共享等等。同时安全杀毒软件、防火墙对档案信息管理系统进行实时保护，防止资源被盗取、损坏等等。人事档案信息管理系统的软件与硬件的投入是无法避免的，否则干部人事档案信息化根本无从谈起。
3.4 加强干部人事档案管理队伍的建设
干部的人事档案管理工作，是党政干部建设的一项重要组成部分。全面、准确、完整的干部档案信息是医院选拔干部、落实党的干部路线政策的基础，而档案管理人员是干部人事档案管理工作的直接参与者，其素质的高低对档案管理工作的质量有着直接影响，而加强医院干部人事档案管理信息化建设需要一批既懂档案管理，又会计算机操作，同时还要具有崇高的职业道德的高素质人才的加入。加强档案管理人员的素质建设：①加强职业道德建设，提高保密意识。医院人事档案管理工作本身就是一项保密性很强的工作，特别是领导干部的人事档案资料，对于医院的发展起着至关重要的作用。所以加强职业道德建设，提高保密意识必须要摆在首位。医院在选择档案管理人员时，必须要全面考核，档案管理人员必须要具有坚定的政治立场，能够做到不传密、不泄密，以保证档案信息的安全。②定期或者不定期地对档案管理人员展开培训工作，以更新他们的知识结构，提高其业务水平。培训的内容要包括：职业道德素养、档案管理相关知识、计算机网络知识等等。提高档案管理人员处理信息的能力，使其知识面不断得到拓展，以适应人事档案工作不断发展的需求。
3.5 保证档案信息的安全性
对干部人事档案实现信息化管理确实可以提高工作效率，能够为医院提供更加优质、高效的服务，但是我们也不能忽视信息化带来的安全问题。档案信息的安全问题可能来自录入、传送、调用、储存等环节，所以我们除了要以制度的形式来规范档案管理人员的操作行为之外，还要从技术层面入手，来保证档案信息的安全。①可以采用网络加密技术，来阻止第三方在数据传输的过程中对数据进行拦截；②对访问权限进行设置，对访问档案数据库人员的身份进行验证，以防止没有访问级别的人员对数据库的恶意访问；③采用防火墙技术，有效阻止对医院干部档案信息的非法访问，同时阻止没有访问权限的用户从数据库调出档案信息；④采用写保护技术，防止用户对电子文件进行随意删改，以保护信息资源的原始性与真实性；⑤重视数据的备份工作，并且对计算机进行定期杀毒，阻止病毒、木马对管理系统的攻击。同时，档案管理人员还要对计算机网络技术的发展进行持续关注，以期将先进的技术引入档案管理工作当中。
4 总 结
综上所述，随着计算机网络技术的广泛应用，信息化已经被应用于社会生活的各个领域，医院必须把握好这一趋势，加强干部人事档案的信息化工作。我们可以从提高对信息化的认识；实现干部人事档案信息的数字化；增加资金投入；加强干部人事档案管理队伍的建设；保证档案信息的安全性等方面入手，相信通过我们的共同努力，医院的干部人事档案管理信息化建设必然会进入一个崭新的阶段。
主要参考文献
［1］郑丹． 人事档案信息化管理初探［J］． 山西档案， 2006（z1）.
［2］杨秀峰． 浅谈如何做好干部人事档案的管理工作［J］． 雁北师范学院学报，2004（4）.
［3］章树成． 强化干部人事档案的基础建设［J］． 兰台世界:上半月，2005（1）.
［4］王亚明． 干部人事档案整理方法的改革［J］． 中国档案，2003（4）.
［5］王林， 闫春梅，李凤鸣． 事业单位档案管理现状及对策研究［J］． 产业与科技论坛，2011（16）．
【关键词】人事档案 管理
中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2011）1-279-01
加强干部人事档案管理，提高档案的自身价值，人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，医院人事档案管理工作已成为医院行政管理的重要组成部分。人事档案是“人的管理”主要依据的基本信息。它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映[1]。
1 医院人事档案管理的重要性
医院人事档案管理工作已成为医院行政管理的重要组成部分。探讨新时期医院人事档案管理的好方法，医院领导要将干部人事档案工作纳入议事议程，为医院领导决策等提供档案信息服务。当前医疗体制改革在不断深化，作为改革核心内容的人事制度改革也在不断深人进行，医院人事档案管理是医院人事管理的一个重要组成部分，它为医院建设提供各类人才信息和用人依据，是医院人才开发的重要资源，是医院人员任用的重要凭证，是人事部门做好人事工作的重要依据，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。把干部人事档案工作与医院各项工作联系起来，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，在主动服务和开发利用上下功夫。
2 建立医院人事档案管理制度
医院人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事管理中一项必不可少的基础工作。建立健全档案管理的各项规章制度。加强人事档案管理，促进档案规范化，发挥好人力资源的管理作用，使人事档案整理工作有章可循。但就整体而言，进一步建立和完善干部人事档案审核制度和管理责任制度，加大对人事档案工作的监督检查力，维护人事档案的真实性、严肃性，更好地发挥干部人事档案的作用。我院按照上级《干部档案工作条例》的规定及要求，制定了我院《干部人事档案管理人员职责》、《档案查(借)阅制度》等制度。使档案管理工作有章可循，行之有效，保证人事档案工作的正常进行。
3 加强档案管理人员的综合素质
档案管理人员要对档案工作细致入微，建立接收档案材料登记薄、借阅档案登记薄，确保归档材料真实完整。做好档案的管理工作，开发档案信息资源和加速管理现代化的步伐，对于提高本单位管理水平，加快工作效率，利用档案来为医院建设服务，都具有积极的促进作用。提高档案管理人员的素质、加强档案人员的事业心、责任感，加强学习，提高业务素质，提高鉴别能力，对收集的材料要认真核实，做到认真、及时、齐全、完整，分类明确，排列有序、随收随放、定期检查，把好质量关，保证档案的真实性、可靠性、完整性。
4 加快人事档案管理的现代化
在人事档案管理领域，须按照国家标准和行业标准来实现人事档案管理现代化，也是人事档案服务于人事工作和人事制度改革和发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，人事档案工作的科学化、现代化包括管理手段和管理理念的科学化、现代化。充分借助计算机技术这一现代化手段，应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的，在人事档案管理工作中，将人事档案做成信息数据库，提高档案管理的准确性和检索效率，使人力资源管理部门可迅速在数据库中查找到符合某种特定需要的人才，并针对员工的不同个性制定培训、激励计划等，提升人力资源管理水平[2]。
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。医院人事档案管理数据库、人事信息系统的建设是一项长期的任务，人事档案管理作为人事管理的一部分，需要专人管理、单独存放。甄别档案的虚假等，建立起一整套比较完善的管理体制，推动医院人事档案管理，加强档案管理的现代化手段，为医院的可持续发展奠定坚实的基础，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。
参考文献
人事档案是人才信息的重要载体,是人才的主要信息源,它能充分反映出个人经历、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件,是知人善任、选贤举能的重要工具。在改革开放的新形势下，管好用好人事档案,对安阳市农村公路系统的人才资源开发起着重要的作用。
一、当前人事档案管理工作的现状及存在问题
目前，安阳市农村公路管理系统各单位的人事档案一般是由组织人事部门管理，或者放在综合档案室由专人进行管理，人事档案大都以纸质档案为主，绝大多数人事档案提供利用的最基本方法就是查阅原始的档案材料。笔者认为，安阳市农村公路管理系统人事档案管理工作主要存在以下问题：一是人事档案材料不全。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，平时，仅将档案材料简单收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。如：干部履历表没有或填写不规范；年度考核表不全；学历材料、职称材料、培训材料、工资材料、奖惩材料也普遍存在不全情况。二是人事档案内容失真。人事档案部门对干部职工填写的个人材料没有进行严格的审核把关，致使我市农村公路管理系统人事档案中的考核鉴定材料只有优点和成绩，没有缺点和差错，不能如实反映本人的真实情况，给人事档案的利用带来困难，不利于党和组织全面历史地考察和了解干部职工。三是人事档案管理手段落后。目前，安阳市农村公路管理系统人事档案信息处于单一的纸质档案信息，有的基层单位甚至还没有专用的档案库房，更谈不上构建一套完整科学的电子档案了。同时，整档工序繁琐复杂，档案编研严重缺乏，已不能适应信息时代对档案现代化管理的要求。四是人事档案利用范围狭窄。人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。但是，从我市农村公路系统人事档案工作的现状来看，人事档案强调保密性，利用范围小，利用频率低。与此同时，在传统人事制度下形成的人事档案，其陈旧的信息内容也不能满足现代社会对人事档案价值的需求，
二、人事档案管理存在问题的原因分析
（一）领导重视不够，人员配备薄弱
一是领导重视不够。人事档案管理工作是一项不引人注目、默默无闻的工作。长期以来，相当一部分人员包括领导干部对人事档案工作的认识不够，常常看不到这项工作的重要性，有些单位在提拔、考察干部过程中不看档案，致使有的同志认为“档案无用”，久而久之，一些单位领导和管档人员档案意识淡薄，对建立、保护和利用档案的意识不强。相反，一些领导还认为人事档案管理工作既不能为单位争荣誉，相反还要花人力物力搞投入，因此对人事档案工作的业务建设、人员配备、库房建设、资金投入不重视，当作可有可无的工作，只要档案不丢失就行。二是人员配备薄弱。据调查，从事人事档案管理工作的一般都是兼职人员，没有经过专门业务培训，业务素质参差不齐，而人事档案工作的业务性和专业性都比较强，要求管理人员熟练掌握档案的保管保护知识和技能，而目前从事人事档案管理工作的人员多数缺乏档案管理的专业知识，上岗后从未经过专业培训，无法适应新形势的要求。
（二）责任意识淡薄，服务理念不强
人事档案管理是个不显成绩但又是一项政策性、纪律性很强的工作。档案工作者在档案管理岗位一呆就是十几年，甚至几十年，思想上容易产生懈怠、厌烦情绪，久而久之失去了一个档案工作者应有的政治责任感，以至于既不注重人事档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。与此同时，安阳市农村公路管理系统人事档案管理工作者还普遍存在现代化服务理念不强的现象。一是服务对象比较单一。在实际工作中人事档案服务的对象一般是各级领导和组织，相对于领导和组织而言，显得比较权威，对干部职工个人来说就显得很神秘。干部要想通过档案了解自己的情况，还得由所在单位从事组织人事的同志间接了解，否则一般是难以从档案中获取信息。二是服务的方法和手段不够新颖。由于人事档案在基础建设和管理上不能跟上信息化建设的要求，思想观念滞后，不能达到资源共享的目的。人事档案服务的方法和手段仅限于查阅原始纸质，始终未纳入内部局域网管理，致使人事档案服务水平和效率难以提高，而且经常的翻阅也不利于对纸质档案的保护。
（三）信息化进程慢，制度管理滞后
一是信息化进程缓慢。急需改革创新。随着经济体制改革和干部人事制度改革的不断深入，传统的人事档案管理工作越来越显现出局限性。例如：传统的干部档案工作其服务方式已无法解决需求信息面大、提供数据快捷、准确、系统等诸多方面的矛盾。每一次的干部调整，都要通过查阅档案来掌握干部基本情况。新形成的材料内容不真实现象存在较严重，如出生年月不准确，有的干部甚至根据需要随意填写出生时间和参加工作时间，严重影响档案质量。因此实现人事档案工作的信息化是干部档案工作改革创新的突破口，势在必行。二是规章制度不健全，制度落实不到位。随着人事制度改革的不断深入，档案的整理、保管和利用手段以及业务范围也随着发生了变化，旧的档案管理制度已不适应新的社会发展的要求，需要进一步修订完善。目前，还有许多基层单位没有专用的人事档案库房，有的档案就直接堆放在办公室的柜子里，有的档案与别的档案一起放在综合档案室里，更谈不上形成统一的管理体制了。有的单位虽然制定了人事档案管理制度，但在实际操作中力度不大，一些职能部门在查借阅和转递人事档案的过程中，不出具介绍信、不登记查借阅手续、不按要求转递人事档案等。
三、加强人事档案管理的几点思考
面对新时期工作的需要，如何做好安阳市农村公路管理系统各单位人事档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起：
（一）领导重视，加大投入
加强硬件建设实现人事档案管理制度化、规范化、科学化、信息化，硬件建设是基础，领导重视是关键。应把人事档案工作列入重要议事日程，制定切实可行计划、采取切实有效的措施。首先，组织人事部门应有一名分管领导主抓人事档案工作，从组织上保证档案工作顺利开展,真正把人事档案工作摆上重要位置，当作一件经常性的大事来抓。其次，要针对实际，制定目标。结合本单位的实际情况，提出具体的工作目标，做到有计划、有部署、有督查、有落实。第三，要加大投入力度，改善设施，保证档案工作顺利进行而购置必要的硬件所需经费。第四，单位要从信息资源的角度管理人事档案，用信息管理的理念创新人事档案工作，加强对人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务转变，把人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。
（二）完善制度，创新机制
要想保持人事档案管理工作的高质量，就必须完善制度，创新机制，使人事档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地为干部人事工作服务。
一是要建立健全人事档案管理制度。按照《条例》和《细则》的要求，结合单位实际，进一步完善人事档案管理制度，用制度来规范人事档案管理工作，使人事档案管理中的每个环节标准统一、行为规范、方法科学。首先，要进一步建立人事档案及材料审核把关、材料接转、档案质量通报登记等档案管理制度，及时发现和纠正人事档案内容失真的问题，确保档案内容真实可靠，维护人事档案工作的严肃性。其次，要建立工作联系制度和情况通报制度，保证人事档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。
二是要建立和完善人事档案管理机制。首先，要建立和完善人事档案材料收集工作的协调机制，加强组织人事部门内部各工作机构在人事档案材料形成、收集上的沟通协调。其次，要对人事档案内容和整理手段进行创新。在内容上创新，要积极完善单位人事档案内容，在收集单位职工基本情况的基础上，建立职工工作业绩档案和能力档案。在整理手段上创新，一方面要改变部分材料的归档形式。如年度考核表、工资审批表，不进个人档案，将此类表装订成册归入文书档案，把考核结果、增资数额直接填入个人档案目录。另一方面改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。
（三）、利用网络，信息共享
计算机和网络的产生使我们进入网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。作为档案事业重要组成部分的人事档案管理工作，在信息化背景下，对人事档案信息化管理自然也提出了更高的要求。
一是急需建立人事档案信息管理系统。档案的数据系统建成后，不仅能在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，而且可以随时准确地记录干部学历、专业技术职务、教育培训、职务晋升等动态信息，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。目前，急需开发建立人事档案信息管理系统，将档案材料整理输入微机，将文字、图片资料转变成数字资料，将人事档案纸质与数字格式并存，使档案的查阅、归档、统计等日常工作实行微机化操作。
二是通过网络，进一步使人事档案信息实现共享。通过在单位局域网建立人事档案网络信息管理系统，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，以提高信息的时效性。在实现人事档案信息网络化的同时，要解决好管理权和使用权的问题，可以通过确认身份和验证密码提供所需信息。另外，必须解决好信息保密问题。只有在管理理念、管理过程和管理手段上不断创新，才能充分发挥人事档案应有的作用。
（四）提高素质，加强培训
人事档案工作者在人事档案建设和管理工作中承担着十分重要的任务，一名合格的人事档案工作者应具备较高的政治素质和业务素质。要促进人事档案规范化，必须提高档案人员素质，抓好队伍建设，坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训,不断提高业务水平和工作能力。作为一名合格的人事档案工作者，应热爱档案事业，淡泊名利，吃苦耐劳，忠于职守。一是要有较高的政治素质。要坚持四项基本原则、认真学习马列主义、思想和党的各项方针、政策，不断提高政治思想水平；坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事，“依法治档”、“依法用档”。二是要有较强的专业素质。人事档案管理工作涉及到人事工作的方方面面，不但要系统学习档案业务知识，还要学习人才、统计等相关知识和计算机技能，用现代化的管理方法和先进的科技操作手段，最大限度地利用信息资源为人事管理工作服务。三是要有较强的服务理念。档案工作本身就是一项服务性较强的工作，人事档案工作的宗旨就是服从和服务于干部工作。必须加大对人事档案管理人员的培训力度，满足干部人事工作的需要。在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训与以会代训相结合。同时，可安排外出参观学习，拓宽视野，全面提高人事档案管理工作者的综合素质。
参考文献
[1]干部档案整理工作细则.
[2]侯海琴.人事档案管理工作的几点思考.中国水运.2010.
[3] 刘佳丽.浅析干部人事档案管理现状及思考.科技风.2010
改革开放以来，我国经济得到了飞速的发展，随着市场经济制度的建立，我国的人事制度做了很大的变革，与之密切联系的人事档案管理也随之发生改变。传统的人事档案管理中存在诸多弊端，已经不适应现代社会的发展，所以，在现代的市场经济体制下，应建立新型的人事档案管理模式。
1 传统人事档案管理的弊端
人事档案制度是20世纪50年代在计划经济作用下的产物，其主要包括三个部分：干部档案、工人档案、学生档案、军人档案。①其中干部档案是其主要的组成部分，受到较大的重视，其他的档案管理也是参照干部档案管理的模式进行管理的。但是随着社会经济的发展，这种传统的人事档案管理体系逐渐显示出弊端，阻碍了档案管理的发展。传统人事档案管理主要有以下几个方面的弊端：
1.1 企业干部档案和工人档案分属不同的管理系统，不利于人事档案管理
传统的档案管理将企业干部档案和工人档案分开管理，工人档案由劳资部管理，企业干部档案由组织人事部管理，这种管理模式看似分工明确，但是却不利于人事档案的管理和利用。随着市场经济的发展，企业的人事制度也进行了改革，为了充分发掘了企业和职工的积极性，采用新型的用工模式――全员合同聘用制。在工资的评定上采用技能工作制，打破了干部与工人的界限，身份的界限也在逐步淡化，作为企业的一员，都可以用企业职工进行称呼。这些变化都影响了人事档案的管理，很难区分而且没有必要区分企业干部档案和工人档案，被企业职工的人事档案取代。所有员工的档案都应该根据企业的用人需要进行统一管理，这不仅符合人事制度改革的需要，而且符合现代企业精简高效的要求。
1.2 传统人事档案的模式比较单一，不能包含所有人事档案的内容，除了干部档案以外，其他人事档案并没有自身的管理模式。
传统的人事档案分为：干部档案、学生档案、工人档案和军人档案。由于干部档案概念的弱化，以前被认为是干部的一些人有了自己独立的身份，还将其人事档案归于干部档案，不利于管理，应给予他们合适的地位，根据他们职业的特点进行专门管理。
传统的人事档案管理模式中，只有干部档案的管理比较健全，其他的人事档案都是参照其进行管理的。但是对于其他人事档案来说，原封不动的照搬，往往造成不能完整的、客观的记录一个人的全貌，形成了不齐全不真实的人事档案，不利于人员的选拔和任用。
2 现代人事档案管理模式的原则
传统的人事档案管理模式存在诸多弊端，建立现代的人事档案管理模式，克服这些弊端，需要有统一的原则来指导。
2.1 统一性原则。统一性原则主要包含两个方面的内容，一方面指人事档案必须由统一的人事组织部门进行管理，维护档案的真实性和严肃性。另一方面，就是在同一个的系统内，用统一的标准划分等级。这样有利于保持前后一致性，更有利于人事档案的管理和人员的任用。
2.2 真实性、完整性原则。人事档案应当是真实的，不允许有虚假、不真实的记录，这就要求人事档案的管理部分认真筛选、甄别人事档案材料。②完整性是指人事档案不仅在内容上还是在数量上都应该是完整的，能够完整的、客观的记录一个人的全貌，给用人单位、政府机关和企业选拔任用提供一个参考。
2.3 安全性和保密性原则。人事档案工作是一项机要性工作，应最大限度的延长档案的寿命，做到不泄密。国家对于人事档案的管理比较重视，为了保障档案的安全性和保密性，中央组织部在《档案法》以及《干部工作条例》、《流动人口人事档案管理暂行规定》等都有所规定，从制度上保障人事档案的安全性和保密性。
3 建立现代人事档案管理模式
以现代人事档案管理的原则作指导，打破封闭式和开放式间隔的管理模式，建立现代人事档案管理模式。封闭式的管理模式是指人事档案由单位内部的机构或者部门来保管。开放式的管理模式是由专门的人事管理机构对单位或者企业的人事档案进行管理。新型的管理模式并不是要打破封闭式的传统管理模式，而是封闭式和开放式的管理模式相结合的现代人事管理模式。
3.1 完善封闭式的管理模式
传统封闭式的管理模式带来了档案形式单一、管理模式不健全等弊端，新型的封闭式的管理模式是在传统的基础上对其从宏观到微观进行完善。
3.1.1 宏观现代人事档案管理模式。宏观的人事档案管理模式主要是根据现代人事档案管理的原则，以统一性、完整性、安全性等为基础建立的现代人事档案管理，适应现代社会的发展。具体而言，首先应保证人事档案管理是在统一性的原则下建立的，只有保证其统一性，才能保障人事档案真实性和严肃性。其次，在统一性的基础上建立真实完整的人事档案，客观真实的记录一个人的全貌，给政府机关和企业提供一个客观的任用和选拔的参考。最后，为真实完整的人事档案保密，提供安全性。以此来保护个人隐私和人身财产安全。基于以上的原则，根据个人从事的工作性质，对人事档案进行分类。
3.1.2 微观现代人事档案管理。这里的微观是相对于宏观而言的，宏观的人事档案管理指导微观管理，为微观管理模式的建立指引方向。根据宏观的人事档案管理的标准，可以将人事档案根据个人从事工作性质的不同将其分为：公务员档案、学生档案、教师档案、个体人员档案、流动人口档案、企业职工档案等。本文主要探讨公务员档案和企业职工档案。
①公务员档案。现在所说的公务员档案其实就是过去说的干部档案或者是干部档案的核心。公务员档案的概念比较具体准确，具有一定的专指性。公务员档案主要由以下材料构成：履历、自传材料、政审材料、入党入团材料、奖惩材料、工资情况材料等，以上材料构成了比较完善的公务员人事档案体系，仅仅这十类材料还不够，还应该结合公务员的性质和人事制度改革进行调整，以此充实公务员人事档案的内容。
②企业职工档案。企业职工档案是人事档案的重要组成部分，真实全面的反映了一定时期内职工的情况。职工档案不仅为开发人才提供依据，而且是员工澄清相关问题的证据。在“干部”这一概念弱化之后，企业职工在借鉴干部人事档案管理的做法的基础上，形成了适合自己的一套管理模式。为了跟上企业发展的步伐，更好的为企业服务，应该建立统一的职工人事档案管理中心，对职工的人事档案统一的管理现代企业职工人事档案管理体系，指导、协调人事档案管理工作。对于职工的档案应重视近期的考核情况、招聘、录用、调动、奖惩情况等材料的搜集，作为提高待遇、升职、招聘录用时的依据。
3.2 建立开放式的人事档案管理模式
随着市场经济的发展，人才交流越来越频繁，人事档案管理模式也应该以更加开放的姿态随着这些改变而改变。开放式的人事档案管理模式是与市场经济的发展息息相关的，是在其基础上建立的新模式。
开放式的人事档案管理为了更好的适应人才的流动，档案管理的及时更新非常重要，笔者认为在我国可以建立一个全国统一的人事档案网络。从这个网络里，人事档案在各个人事档案中心流动，一方面，用人单位可以用职工身份证号码查询职工档案，了解职工的履历信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人单位不能仅享受服务，还要将职工的情况反馈到人事档案网络里，由网络中心统一管理职工档案。人事档案网络中个人的档案应包括个人参加社会活动的基本资料所组成的个人人生履历，由人事档案网络中心统一对其进行专门化管理，建立全国通用的数据库系统，逐步实现信息的共享化。
开放式的人事档案管理还可以建立专门的流动人口档案。流动人员没有自己的单位和企业为其管理人事档案，时间长了，难免会有档案遗失的情况出现，流动人口档案的建立能够有效的避免这些情况的发生。
通过封闭的人事档案管理模式将分类明晰的人事档案进行管理，通过开放的人事档案管理模式对流动人员的档案进行管理，避免封闭的人事档案管理中出现丢档、漏档的情况。两者相结合，为现代人事档案管理提供一种新的模式。
传统的人事档案制度存在着很多不足，并不能适应现代经济社会的发展，必须需求新的人事档案管理模式。笔者认为应将传统的封闭式的管理模式与开放式的管理模式相结合，规避单一模式的弊端，建立新型的人事档案管理模式。
注释：
关键词：人口计划生育；档案管理；措施
档案是对历史的记录，如何做好新时期的人口和计划生育工作的档案管理工作对我国新时期人口和计划生育工作更好开展和促进社会经济有好又快发展有着积极的作用。新时期的人口和计划生育工作已经迈入了法制化，规范化，制度化发展，对人口和计划生育档案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新时期的人口和计划生育档案管理工作已经不能够停留在以前的管理模式上了，必须要有采取新的管理模式，并加强管理工作等实践方面的创新研究。
一、充分认识人口计生档案工作的重要性
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案管理是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。同样，计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。恰恰是乡镇计生干部特别是乡镇领导干部缺乏这样的认识。因此，要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育，让《档案法》等法律法规不断深入人心，全面提高乡镇计生干部特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识。市、县（区）人口计生部门要经常举办乡镇计生档案管理人员培训班，特别是对乡镇领导干部，至少每年要开展一次系统培训，使乡镇领导干部和计生档案管理人员准确把握档案法的条款规定，掌握计生档案管理的基本知识，提高对计生档案管理的认知程度和接受程度，避免在工作中不作为和乱作为。
二、人口和计划生育档案管理工作现状
我国是一个人口大国，我国的人口和计划生育工作的开展面临着许多严峻的形势，这也为我国人口和计划生育档案管理工作也带来了一些问题，主要就集中在两方面：
1、领导对档案管理工作不够重视
基层档案整理和保管是整个档案管理工作全过程的基础，这却是我国的人口计划生育工作档案管理工作的薄弱环节。领导对基层的档案管理工作一般都不够重视，档案管理部门在人们的心中也是“冷衙门”，基层的档案管理工作人员不具有什么地位，对工作提出的建设性建议总是不能够获得应有的重视。档案的管理工作并没有列入各级计生考核体系中，领导关注的事情一直都是计生的实践工作，档案的管理已被自然忽略了。在录用管理人员之时，一般考虑政治背景就行了，几乎不关注档案管理方面的专业能力是否已经具备。
2、缺乏档案管理意识，档案保管条件差
档案管理工作的不受重视对工作人员的工作积极性也是一个沉重的打击，而基层工作人员的业务素质和档案管理意识方面也跟本不可能获得提高，离《档案法》的要求相差实在是太远了。计生工作档案管理人员对档案的保管技术工作和业务方面的知识背景都非常的缺乏，多停留在“存放便万事大吉”的状态，这使得档案管理总是显得杂乱无章的状态。因为档案管理工作本身就缺乏应有的重视，因此档案保管方面的硬件设施也跟不上时代的要求，档案库缺乏相应的保护措施，这些都为档案管理工作带来了许多的隐患。尽管现在国家提出了一些列的严格规章制度和法律法规，但是人口计生档案管理工作方面依旧是出现一房多用，办公用品质量低下等现象，甚至档案资料出现污损和丢失等重大工作失误。
三、加强计生档案管理工作的对策
1、提高对计生档案管理工作的重视
领导对计生档案管理工作的重视是对档案管理工作制度化，标准化最为关键的一个环节，是计生档案管理工作能够顺利进行，能够科学管理现代化的前提。人口和计划生育部门的领导应当更新观念，充分认识到计生档案管理工作对计生工作开展的决策依据方面的作用，为育龄妇女提供优质服务的作用，为流动人口提供优质服务的作用，促进计划生育工作改进的作用，为农民致富方面的作用。要把计生档案管理工作提到和计划生育协会，法制建设等部门同等重要的地位，把管理和建设纳入到主要的议事日程，划拨必要的财政投入，为档案管理工作打下良好的基础，为计生档案管理工作进一步的科学化，标准化，现代化做好准备。
2、强化人口计生档案管理规章制
人口计生工作任务十分繁杂，为把档案管理工作融入人口计生部门的各项工作中，就需要有一套完整的制度来规范约束。一是人口计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，严格按照制度办事，严把“三关”，即：评查、归档和上架关。做到“细”，仔细查找档案管理上存在的薄弱环节，不放过“蛛丝马迹”，逐一整改和修正；“严”，在专业人员指导下进行验收整理，凡不符合质量要求的，必须重新按要求整理，直至验收合格；“精”，对已归档的资料，全部进行检查，按要求归类、装订。二是实行定期谈话制度，专兼职档案员要定期与服务对象谈话，经常到基层去，到育龄妇女家中去，获取第一手资料，取得工作主动权。三是实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的B超室、手术室、妇产科等相关科室专门配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来。只有严格有关规章制度，才能确保档案完整齐全，从而保证相关资料得以及时、准确、完整归档，这样既确保了人口计生工作的质量，也提高了档案的可利用性。
3、拓宽服务领域，强化服务理念
首先应建立健全计生档案，主要是建立计生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部职工初婚、离婚、复婚、再婚情况登记簿；未婚青年登记簿；干部职工历年办理生育计划、独生子女证登记簿；已婚育妇查环、查孕人员登记簿；非在职人员、职工家属已婚育妇年度查环、查孕情况登记簿；历年违反计划生育人员处理情况登记簿；干部职工变动情况登记簿。“一卡”是：计划生育登记卡。“七簿、一卡”档案反映了整个单位计划生育的各种基本情况。此外，还有一些计生的文件、照片等材料，也要收集归档。计生情况也是不断发展变化，有的结婚，有的离婚，有的复婚，有的计生节育，有的超生违法，有的获奖，有的受罚，有的调进，有的调出。因此，要对计生档案实行动态管理，计生材料及时收集归档。建立完整准确的计生档案，这就为计生档案的信息化管理打下坚实基础。
4、提高工作人员的管理素质
档案管理工作人员的知识技能水平和科技水平直接关系到档案工作的管理水平，我国的计生档案管理工作需要提高工作人员的管理素质。这些素质可以从以下几个方面综合入手：第一、重视对高素质、复合型人才的培养；第二、重视计生档案工作人员的在职培训；第三、鼓励档案工作人员自我成才；第四、合理调配人才，优化人才结构。工作人员素质的培养和提高一定要结合信息时展的技能需求，为下一步引入计算机等技术进行档案管理工作做好人才的储备和培养工作，使得我国的计生档案管理工作的台阶能够跟上时代的步伐。
5、引入新技术
计算机技术应用在计生档案管理工作的多是浅显的技术手段，没有发挥出计算机应当具有的能力，所以要积极应用好计算机技术在计生档案管理工作中的作用，还应当进行适合我国计生档案管理工作现代化，科学化的信息管理软件，以有效的简化档案管理工作的一些繁杂过程，提高工作效率，优化档案管理工作。
人们进入图书馆的时候有个检索系统，这个系统为人们寻找需要的书籍带来了许多便利，而计生档案管理工作人员应当积极引入类似的系统，为工作带来便利，而不是搬照以前的工作方式，只是对文案归档处理。在检索的过程中，寻求用关键词代替主题词的方法避免主题词存在的繁琐，效率低下的弊病。计算机技术在应用过程中，首先要做好数据库的构建工作，构建一个良好的数据库系统，不仅有利于将来工作的人员对档案的录入工作，也有利于将来文件的查找工作。而且构建的数据库应当简便易操作，不能是部门请来了构建数据库的工程师，但体统太过专业化，不易于一般工作人员操作那么计算机技术的引入也就失去的了应该具有的意义了。在档案的保管方面，由于纸质的文档不容易保存，容易受到许多环境因素的影响。现实中档案管理库并不是非常的完善，而且还多存在一房多用的情况，文档容易受到损坏，因此，可以积极利用多媒体等手段对档案进行有效的保管。比如把文档做成很小的胶卷，这在许多大的图书馆就有利用这种技术，而且还非常的经济，这不仅有利于档案的保存，还能够极大的减小档案对空间的占用。同时把一些数据制作成相应的可以在计算机上观看的视频或者音频之类的文件，不仅有利于档案的查阅，更有利于档案的永久保存和复制。
6、要加强档案管理的网络化建设
实现档案管理的网络化，不但减少工作人员的劳动量，提高工作效率，而且能搞好地起到资料的交流和共享作用。要不断强化档案的服务功能，编制和安装科学、实用的档案检索工具，力求实现档案资料查询“以计算机为主、案卷目录为辅”的查询系统，把“死档案”变成“活资料”。目前，全省人口计生网采用四级网络的树形结构，覆盖了省、市、县、乡四级行政区域，将常住人口信息和流动人口信息分别管理，同时又相互关联，建立两地联系，实现了数据一处输入，各处共享，既提高了档案管理水平和办公效率，又为杜绝违法生育行为奠定了基础，还可便于各级及时查询汇总信息，及时掌握育龄妇女管理工作情况，为稳定低生育水平提供数据支持。
