时间：2023-06-02 10:00:13
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理细则，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
提出如下意见，农业部、国家档案局下发了关于加强农村土地承包档案管理工作的意见》农经发〔〕12号）以下简称《意见》现转发给你并结合我市农村土地承包经营权确权颁证（以下简称农村土地确权颁证）档案管理工作实际。请一并贯彻执行。
一、规范农村土地确权颁证档案整理工作,统一标准。
主要集中在各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）各行政村（社区）各地要按照不同档案门类进行准确区分，农村土地确权颁证工作中形成的大量文件材料。对农村土地确权颁证业务工作中形成的档案材料，应当纳入专门档案管理；对各种会议材料、计划总结、统计汇总等档案材料，应当纳入文书档案管理；对电子声像类档案材料，应当纳入电子档案、声像档案管理。
一）文书档案类文件材料
包括机构成立、意见、方案、指导性通知、计划、总结、简报、会议记录、规划、报告、检查记录、统计汇总等文件材料。1.归档范围。各区县（自治县）人民政府、各镇乡人民政府（街道办事处）农村土地确权颁证工作中形成的文件材料。
分为永久和定期，2.保管期限。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）要求。定期一般分为30年和10年。
以“件”为单位，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）整理这部分文件材料时应纳入机关文书档案统一整理归档。按照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）进行整理。
按《市村级档案管理办法》规定，各行政村（社区）整理这部分文件材料时。统一纳入村级文书档案的经济发展类”按照《市文书立卷与案卷构成的一般要求》或《市机关归档文件整理实施细则》要求，以“卷”或“件”为单位进行整理。
二）农村土地确权颁证专门档案类文件材料
1.归档范围。农村土地确权颁证材料包括农村土地确权颁证入户核实（汇总）表、国土“二调”面积核实表、田（土）面积丈量记录表、现场勘界确认材料、承包土地空间位置图、农户委托书、承包土地确认面积公示表、农户签字确认的承包地块及面积分摊表、农户土地承包经营权证登记簿、土地承包经营权证书登记表、新证领取表、原证注销登记表、公告材料；土地承包情况汇总清册、土地承包经营权登记台账；农村土地确权颁证人员花名册、集体经济组织成员讨论形成的承包面积确认落实方案、村民代表会议决议、会议记录；补充完善的土地承包（流转）合同、依法调整承包土地方案、注销（变更）土地承包经营权申请、登记材料；其他方式承包申请颁发农村土地承包经营权证书申请、登记等材料；其他农村土地确权颁证专门档案材料。
2.保管期限。农村土地确权颁证档案永久保管。
此次农村土地确权颁证工作结束后，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门在农村土地确权颁证工作中形成的农村土地确权颁证档案作为自身全宗内一种专门档案保管。农村土地承包经营权证登记簿一式二份。必须移交区县国家综合档案馆保存一份，农业行政主管部门用作日常登记管理留存一份。
应以各镇乡人民政府（街道办事处）为独立全宗单位，乡镇（街道）级的农村土地确权颁证档案。集中统一整理，参照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）要求，以“件”为单位进行整理。一般以每户形成的且能按户分开的所有文件材料作一件，用线或不锈钢钉装订，同一全宗内以行政村（社区）顺序依次排列，同一行政村（社区）中按村民小组顺序依次排列并从1开始编制顺序号，加盖归档章、编制归档文件目录，装入文书档案盒保管。各镇乡人民政府（街道办事处）形成及整理农村土地确权颁证档案时，可根据需要一式数套。
村（社区）级农村土地确权颁证专门档案参照上述方法整理。
三）电子档案、声像档案类文件材料
农村土地确权颁证工作中形成的电子、声像档案的归档整理按照国家和市相关要求执行。其中电子档案按照《市电子文件归档与管理细则》执行；照片档案按照《市照片档案收集整理实施细则》渝档发〔〕36号）执行；声像档案按照《市档案局关于进一步加强声像档案管理的通知》渝档发〔〕43号）执行。
请按《意见》要求，原缺失二轮承包方案、合同、申请书、台账等补充完善材料。分类归档。
二、做好农村土地确权颁证档案移交和利用工作,强化服务。
要按照农业部、国家档案局《意见》要求，各区县（自治县）农业、档案行政主管部门。切实加强对本辖区农村土地承包档案管理工作的指导和服务，充分抓住本次开展农村土地确权颁证工作的有利时机，认真做好相关管理工作，全面规范完善农村土地承包档案。
档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。
现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。
一、对公司档案室现存档案进行了解
作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。
二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。
通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。
三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。
具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。
四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集
在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。
五、 档案管理办法试行、修改
在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。
【关键词】档案信息；电子化；电子文件
档案信息电子化，就是用计算机对档案材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。
1 档案信息电子化的作用
1.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。
1.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
1.3 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
1.4 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 “信息高速公路”在我国尚在起步较晚，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。
2 档案信息电子化现状
2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由此造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，制约了档案信息电子化的进展。
2.2 我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形势不统一，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到信息资源共享的要求。
2.3 标准化、规范化的工作有待提高。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。
2.4 档案管理人员的水平有待提高。实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机操作水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前部分档案管理人员的技术水平不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。
3 档案信息电子化的应对措施
3.1 政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。
3.2 解决好电子文件的保存问题，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.3 管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
3.4 档案管理人员的知识结构变革迫在眉睫。我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新、引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案管理人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
【参考文献】
[1]刘英美.于档案信息电子化问题的思考[J].科技信息：学术版，2006（05）.
[关键词]档案管理 电子化 趋势
档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是反映个人成长历史的凭证和依据,是人力资源管理与开发的重要依据。档案的缺档、断档、死档会给人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多困难。档案管理工作在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着重要作用。
一、新时期档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式,要综合系统地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。因此,档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。
二、档案管理电子化的益处
所谓档案信息电子化,就是以档案资料为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。
2.缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。档案管理电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。
3.档案管理电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。
4.档案管理电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,以便使档案管理工作适应这一客观形势的变化和要求。
三、现有的档案管理方式不能满足新时期档案管理工作的需求
1.档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性,已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案管理电子化的进程。
2.现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。
3.标准化、规范化工作有待提高。档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理电子化。
4.现有的档案管理模式不能适应电子化发展。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案管理电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案管理的电子化了。
四、档案管理工作所应采取的对策
1.做好归档电子档案文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2.解决好电子档案文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子档案文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。
关键词：企业档案管理信息化
Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.
Keywords: enterprise document management informatization
中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：
一 企业档案管理信息化的重要性
计算机的快速发展使我们步入了一个信息化、网络化的时代，信息技术几乎已经渗透到了社会活动的方方面面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为记录企业发展的历史证物，见证着企业发展的每一步。企业的档案管理是一个集企业安全、生产、经营、管理以及劳动者个人档案、劳动性质、征用土地等诸多事项为一体的管理过程，其最初形成的最原始的、最真实的记录，是企业档案管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作，保存好利用好这些档案是企业管理的重中之重。
企业档案资料的积累和利用，直接关系着企业的经营管理水平。企业的档案管理信息化，不仅重要而且必要。针对企业档案管理信息化的重要性综合分析有以下几点：
（一） 有利于档案原件的保护
企业在其运行过程中，首先产生的就是企业的征用地档案。征用地档案是企业在土地征购、租赁等活动中形成的具有保存价值的最重要的文件材料。准确记载企业所征土地位置、界址、数量、权限等基本情况的原始资料，它是企业无形资产的一部分，又是有形资产的可靠证明。将这些最重要的档案资料信息化处理后，可以避免档案原件被过多的直接使用、或过多借阅而造成原件的损坏和丢失，可以达到保护档案原件的目的。
（二） 有利于简化整理 提高工作效率
企业的生产技术、产品工艺、财务管理、员工档案、用工性质等，也是档案管理别重要的组成部分。这些档案的收集、整理关系着一个企业运作的系统性、完整性和稳定性。档案信息化条件下分类可以取消，对收集来的文件材料，划定保管期限后，在每个保管期限下进行编号，每年一个流水号，这样简单易行，也便于日后插件（即把没有按时归档的文件插入整理好的文件后），查阅可以在档案管理系统中快速找到、打印。不进行分类可以让档案人员从繁琐的整理事务中解脱出来，把更多的精力放到加强收集、深化检索、开发利用、编研等更有意义的工作上来，更好地提高了工作效率。
（三） 有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的利用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。档案信息经过及时有效的传递后，还必须通过利用者的有效利用，活化档案信息。因此，可以建立同行业区域性的信息网络系统，开展互借、交换目录等，及时有效地传递信息，促进资源共享。
（四） 有利于档案的检索和利用
实现档案信息化能充分利用现代网络技术，实施档案信息网上查找、咨询和直接提供利用的过程，它是档案信息化的主要目的，也是档案信息化的重要标志。将档案信息化处理后，采用了电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，在档案的检索利用上，企业各部门、处（科）室，可以根据自己的需要获得及时、准确的资料信息。
二 当前企业档案管理信息化存在的主要问题
（一）标准规范及制度法规的不足
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，由于在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序，原本清晰的法律责任界限变得模糊。缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。
（二）档案人才队伍建设的不足
人是最核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空谈。而目前对档案管理人员的素质提高很少纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。
（三）信息技术发展程度的不足
档案管理信息化后档案的存在形式主要是电子文档，具有易于复制、修改的特点，因此其保密和安全措施应该更为完善。在传输、保存过程中，电脑病毒的横行，黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟，电子档案尤其是一些高度机密的档案，容易被他人窃取、修改甚至伪造，这无疑是给档案管理构成了极大的威胁，同时由于档案保存的长期性，对载体寿命、电子计算机软硬件的生命周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技术、权限控制、防写措施必须达到相应的水平，档案管理信息化才能顺利进行。因此，信息技术发展程度也直接影响档案管理信息化的建设。
三、实现企业档案管理信息化的对策
（一）制定统一细则，完成档案信息存储的数字化
档案信息存储的数字化，是指档案信息的存储载体与方式由传统的纸质形态转向以计算机管理为前提的数字形式，它包括档案数字化的输入和数字化档案的接收两个方面。
一是档案数字化输入。是将传统档案信息输入计算机，由计算机提供查询并进而直接提供档案信息为企业服务。
二是数字化档案的接收与管理。关注电子文件的形成和积累，研究其运作规律，提出质量要求；做好电子文件归档工作，制定归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件，按照归档要求及时归档；档案部门接收各单位纸质档案时，要同时接收电子档案，电子档案接收工作要按照档案部门统一的格式进行数据转换，并与馆藏档案的数字化工作融为一体。
（二）创新方式，建立完整的档案信息利用系统
建立完整的档案信息利用系统，实行一体化管理。可分为两个层次：一是单向传输。就是终端管理机构对档案实现以数字化为平台的计算机管理，并根据各网络终端用户需求，进行数字信息的单项定向传输。二是双向或多向传输。就是各立档单位均实现信息化管理，上下级单位及各立档单位之间，均可根据需求进行数字信息的多项双向和多向传输。使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息，从而提高了馆(室)藏资源的利用率，避免不必要的重复和浪费，同时也有效地缓解了存储空间拥挤，人员、资金紧张等矛盾，更好地满足企业的需要，实现资源共享。
目前，企业有些单位的档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者可以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
（三）注重培养，不断提高档案队伍素质
信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程。
（四）统一标准，促进档案信息管理标准化
档案信息管理的标准化指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的相关业务规范和技术标准，由档案行政管理部门会同有关部门予以研究、制定并颁布实施的过程。这是档案信息化的前提和基础。
档案信息化程度越高，范围越广，对档案信息管理标准化的要求也就越高。主要内容有以下五个方面。一是档案信息采集标准化：档案信息在著录与标引时要严格按照国家档案局制定的（档案著录规则）等一系列标准进行；二是档案信息存储的标准化：指档案信息全文数字化存贮形式与方式的标准，目前多以硬盘为存贮方式；三是档案信息管理的标准化：档案信息管理与档案实体管理的明显区别，在于信息载体的特殊性；四是档案信息网络的标准化：由于档案信息的特殊性，决定了大量信息局限于内部局域网范围，档案信息网络必须分出层次，以决定档案信息利用的范围；五是档案信息管理软件标准化：档案信息管理软件标准化主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么整个档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
综上所述，档案信息化是企业发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案中蕴藏的丰富信息将在企业各项工作中发挥不可替代的作用。在信息时代，实现企业档案管理信息化，对于加强企业档案的管理和充分发挥企业档案信息的价值，对加快企业的建设与发展具有十分重要的意义。
参考文献：[1]路凤英、衣玉琛《社会信息化的发展和档案工作的对策》[J]，《档案学研究》，1999年03期。
一、无纸化办公的概述
无纸化办公主要是利用现代信息技术手段提高办公室办公效率,这种办公手段去除了传统办公模式中以纸张为媒介的书写环节,实现了不使用纸张及笔进行业务处理,实现办公业务的信息自动化,故而被称为无纸化办公。
无纸化办公主要应用现代化互联网信息技术,以计算机为主的电子产品为办公媒介实现自动化办公,以新型灵活的电子文件替代了传统办公的纸质文件,使办公文件可直接通过网络办公系统便捷而准确地传递到指定目标手中,整个过程实现了办公无纸化与办公信息化,省略了传统文件书写、复印、装订等办公环节,避免了人力、财力的浪费,节约了办公成本。无纸化办公的实现大大提高了办公效率与办公质量。
二、无纸化办公条件档案信息化建设途径
医院传统的档案管理工作主要以纸张为办公媒介与办公载体,经过多年的工作实践,医院的档案管理部门已经建立了一套较为完善的纸张档案管理体系,形成了规范性的纸张档案管理制度。而在无纸化办公推广的趋势下,传统的纸张档案管理体系已无法对新型的电子档案进行归档、建档。这就要求医院顺应时展的趋势,开展医院档案的信息化建设。
2.1 培养高素质的档案管理团队
在无纸化办公实现的条件下,医院的档案管理工作也逐渐向数字化管理、信息化管理发展。然而在档案信息化建设的过程中,医院相关档案管理团队的信息化专业素质却不尽人意,无法掌握计算机技术互联网信息技术,无法满足档案信息化建设的需求。因此,医院加大力度培养高素质的档案管理团队。
首先,在职员选用上尽量选用高校档案管理的专业人才,在其入岗前对其进行计算机技术的专业培训,使其能尽快适应医院档案信息化的管理工作,只有根据档案管理信息化建设的实际需求,配备掌握档案信息化管理技术的专业人员,从人才选取上加强团队建设力度,才能有效进行档案管理信息化建设。
其次,对在职的档案管理人员进行信息业务培训,在其丰富档案管理工作经验的基础上,掌握现代化信息技术。也可开展在职档案管理工作人员同其他医院的档案人员的业务交流会,实现各大医院档案管理部门信息化技术的资源共享。使在职的档案管理人员有效率地学习并掌握互联网信息技术,使其适应医院档案管理信息化的需求,推动档案信息化建设。
2.2 规范档案信息化管理制度
当下医院档案信息化建设工作主要存在信息化制度标准不健全、档案管理工作缺乏信息化规范等问题。规范相应的档案信息化管理制度,建立相关的档案信息化标准体系是保障医院档案管理信息化建设工作开展的基础。为了规范档案信息化管理制度,医院一方面应遵从国家针对医院档案管理工作出台的相关法律法规,并结合医院档案管理过程中的实际问题,制定档案信息化管理规章制度以及信息化建设过程中的具体实施细则,规范信息化建设的操作环节;另一方面,可从信息资源的管理方面入手,根据已有的信息化档案管理经验,建立一套科学合理且兼容性强的信息化管理标准体系,指导医院档案信息化建设工作。
2.3 加大/，！/投资力度,完善信息化基础设施
医院档案管理部门完善的信息化基础设施是档案管理信息化建设的重要前提。医院档案信息化管理中将会运用到大量的数字化软硬件设备、数字化操作系统、数据库管理系统以及信息安全系统来开展档案信息化管理工作。这就要求医院加大对信息化管理基础设施建设的资金投资比重,结合医院自身的经济基础,配备相应的数字化基础设施,进而保障医院档案管理信息化建设工作不断深入,保证医院档案管理部门的可持续发展。
[关键词]档案；电子化；管理
加快档案电子化管理，是实现档案管理工作现代化，提高档案管理系统工作效率的重要手段。所谓档案电子化管理，就是以档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选和分层次归纳，使之转化成微机软件形式的信息使用过程。
虽然与纸质文件的保存管理相比，电子文件的管理极大地节省了人力资源，提高了工作效率，既节省空间，又便于查找整理。但同时也应该清醒的认识到，电子文件的保存和管理也是一项极为艰苦细致且难度极大的工作，推动档案电子化管理，需要普及提高对电子系统的知识，提高对档案电子化管理的认识。
首先，要清醒的认识到目前依旧存在不足
一、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。各部门开发的软件不能互通，没有适用于文件检索又可用于档案信息管理的软件系统。由于不能进行互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，极大地限制了档案管理电子化，制约了信息化的进程。
二、层次不一，缺乏规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案电子化管理信息共享的要求。
三、标准化、规范化有待提高。档案著录细则相容性不强，系统软件移植性差，无法全面实施和推广统一标准，限制了档案电子化管理的可行性。
四、现有的档案整理分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应档案管理电子化的要求。
五、档案管理人员的素质有待提高。实现档案电子化管理，一定要有现代化的管理人员，掌握先进的技术，不能仅仅满足于一般的计算机操作。
认识上述问题之后，要推动档案电子化管理工作，必须普及和提高对电子化管理的认识，明确目标和要求。
其次，必须提高电子文件管理的标准化、规范化
将工作的着眼点从计算机系统，扩大延伸到电子文件的保存和管理工作。做到对档案管理电子文件的规范化、标准化。规范化管理是实现档案管理现代化的重要标准，在做好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
最后，档案管理要做到电子文件归档
一、通过计算机信息管理网，开通电子归档专递线路
随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过专门挑选，反映了职能活动的概貌。上网前，按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证数据的可靠性和通用性，是保存管理的重点。对那些未输入到计算机信息管理网上的却依旧具有保存价值的电子文件，应及时对电子文件进行编目整理，利用网络技术向管理部门传输。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。
二、推进档案信息电子化
将已归档的电子文件改为只读文件――即不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。对于长久保存于介质层的电子文件，监控外界磁场影响、口气中的灰尘、水分及有害气体的侵蚀，需要定期复制的严格履行程序，以防止信息丢失。所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
三、档案管理人员培养
一、夯实基础，建立适应需要的档案业务体系
1.及时修订了各项档案工作业务标准。根据国家档案局《工业企业档案实体分类表》和交通部《科学技术档案分类编号办法》等规范性文件，集团档案中心重新修订了《各专业档案分类方案及排列顺序大纲》；研究制定了文书、科技等9类档案的分类原则、分类编号方法、档号编写方法和案卷排架方案等规范；编制了全宗说明，规范了集团50余个全宗名称及代码；制定了20余个信息录入规则和基本要求；明确了各专业档案保管期限和密级确定办法，建立了公共查询用户。
2.按照“简化整理、深化检索”的档案整理新思路，制定和下发了《大连港文书文件整理细则》、《大连港科技文件整理细则》等工作细则，改革档案实体整理方法。实行新的整理方法后，降低了人、财、物的投入，整理工作收到了安全方便的效果。以文书档案为例，档案整理时间缩短50%；档案存放空间减少50%；档案卷皮用量减少约10%；目录用纸量减少10%。
二、明确思路，开发应用适合的档案管理软件
1.配备了适应企业档案信息化建设要求的硬件设施、设备。建设初期（2001年10月~2005年12月），主要配备了HP LH3000高性能服务器、系统应用微机、高速网络接口、UPS电源、HP光盘刻录机和磁带机等基础设备。随着集团信息化建设的迅速发展和逐步深入，集团档案中心及时进行了档案管理信息系统升级改造（2006年1月~至今）。数据库服务器采用最新的HP380G4型产品，配置双至强 3.0GHz ／ 4GB内存 ／ 2块146GB SCSI硬盘 ／ 40G－80G磁带机 ／ 双电源DVD光驱 ／ 远程管理卡 ／ HBA卡 ／ RAID卡 ／ 双千兆网卡；存储设备采用HP MSA1000光纤磁盘柜，配置（14个盘位、4个光纤口）2个 HBA卡 双控；300G硬盘10个；机柜选用（SM－9000）2M高，1M深，机柜含8端口切换器，一体化液晶显示器、键盘、鼠标。
2.选用和开发适合集团实际工作情况和发展需要的档案管理软件。经过多方考察和比较，集团档案中心采用了北京某公司的企业网络版档案应用软件。由于该软件是通用版本，集团档案中心结合大连港档案工作实际情况，依据国家、省、市和交通部的有关标准，进行大量的软件结构修改与定制工作。在档案管理软件的二次开发过程中，集团档案中心坚持标准化、科学化和现代化的原则，提出详细、具体的系统功能需求，研究解决了集团两级单位和多全宗管理、多权限利用、档案专业类型报表和常用业务工作报表的设计与输出、入网查询、日志记录等关键问题，并预留了该系统与集团OA办公自动化系统、设施设备管理等系统的技术接口，为实现档案管理信息系统与各业务管理系统的无缝链接创造了条件。
2004年6月，“档案中心数据查询系统”与局域网的完全挂接，标志着“大连港档案管理信息系统”建设的完成。2007年10月，档案中心在集团信息网挂接并公布“大连港档案信息系统（修改版）”，标志着该系统正式向集团1800余个有权限的用户开放。
三、统筹规划，推进档案信息化建设
1.建立档案信息基础数据库。集团档案中心利用档案管理信息系统，加快档案目录数据库建设。截至2007年9月1日，集团共建立文书、科技、声像和实物等各类档案信息数据15.1万条，达到目录级信息总量的90%左右，初步实现了档案目录级信息资源共享。在建立档案目录数据库的基础上，坚持时间由近及远、档案利用频率由高到低、档案价值由大到小、分阶段逐步实施的原则，详细分析各类档案实体内容及数量，有选择地开展档案全文信息数字化工作。截至2007年9月1日，扫描20余年的各类档案原文10.4万页，基本建立起档案信息基础数据库。
2.做好电子文件的归档工作。按照国家有关规定，将公文的草稿、审核稿、定稿和签发页制成电子文件，形成规范的模板，以逻辑归档（在线归档）形式，接收已经完成网上发文流程的电子文件，实现了网络文件流转与电子档案管理的无缝链接，解决了OA系统中电子文件的自动归档问题。同时，由于提出了可行的软件功能需求，并预留了相应技术接口，档案信息管理系统已经能够自动接收集团CIMS工程、企业网站、人力资源和技术工程等管理信息系统中产生的电子文件。仅2007年1~9月，系统就自动接收电子文件821件，保证了集团电子文件归档的及时、完整和可靠。
3.建立档案网页。集团档案中心利用集团OA办公系统，在集团网站上建立专门的档案网页，设置了“文件与通知、法规宣传、咨询服务、信息交流、新书介绍、历史回眸”等专栏，扩大了档案工作的宣传和影响。经反复研究，实现了“档案管理信息系统”与集团办公网页一级类目的链接，使工作人员不用退出OA系统即可进入“档案管理信息系统”，检索和查询各类档案信息。这一举措也是集团内各类信息系统挂接集团网页的首例。
4.建立安全保障体系。集团档案中心通过建立服务器操作系统安全机制、Web服务器权限管理机制，数据库系统安全机制、应用系统安全机制和网络安全机制来保证电子信息的安全和管理系统运行可靠。主要措施有：采用物理隔离的方式，将档案信息数据库与外网隔离；密级文件暂时不在网络上传输；通过临时赋权的方式定时、定人地开放，限时过后，自动关闭；对每份文件进行密级设定；权限到个人，对近2000个应用系统的用户分别进行赋权。
5.加强人员培训，提高业务素质。集团档案中心研究编制了《档案管理信息系统培训大纲（集团机关用户）》、《档案管理信息系统培训大纲（其他单位用户）》等培训教材和专题培训内容，对集团专、兼职档案人员进行了七次较大规模的培训。同时，在日常工作中，根据不同性质单位、不同工作特点、不同人员需要，有针对性地进行了个别培训和指导，从而保证了档案信息化建设的顺利实施和应用。
四、围绕中心，提供快捷的档案信息服务
1.提供文件信息的即时查询。以工程项目建设文件为例，由于建设项目前期文件办理部门有时在集团机关，有时在工程建设现场，两地相距百余公里，因此加大了文件查询难度。档案信息系统的应用，将建设项目各阶段、各管理部门形成的文件，全部反映在一个信息平台上，实现了档案信息资源共享。与手工检索相比，检索速度提高5~20倍，并且检索到的档案信息是系统的、全面的信息组（群），为领导决策和现场工程管理提供了方便快捷的文件信息的即时查询服务。
档案，自从人类创造了文字以来就诞生了。人们通过对所经历的人或事进行记录的过程就是档案的最初形式。随着人类利用文字水平和熟练程度的提高，包括以时间为顺序、以国别为顺序或以组织为顺序的档案形式逐渐被应用。近年来，随着人和事呈现爆炸式增长，传统的借助纸张进行档案记录和调阅已经难以满足人们的要求。也正是因为这一情况，在网络和电子信息化产品的促进下，档案管理工作逐渐向信息化发展。通过分析在档案管理工作中推进信息化建设，并分析现阶段存在的问题，进而根据问题提出对应的解决措施，为档案管理工作提供参考意见。
1 推进档案管理工作信息化建设的必要性
首先，推进档案管理工作信息化建设是提高档案管理工作效率的必然需要。近年来，伴随着信息的爆炸式增长，传统纸质档案的数量以及内容也迅速增加。但需要指出的是传统纸质档案虽然在阅读时较电子文档有质感、也更加形象。而且，随着人们逐渐对传统纸质档案管理工作进行了创新，使得填写格式和检索方式也更加方便、快捷。但传统纸质档案必须要人工进行填写、归档和调阅。这种形式的管理工作在档案信息数量较少时能体现出一定的优势。随着信息爆炸式增长，使得传统纸质档案在填写记录、整理归档和调阅时不但程序繁琐、更加耗时，而且巨大的工作量也容易出现因人员工作不认真而导致的差错出现。
另外，推进档案管理工作信息化建设也是改善档案服务工作的一项重要举措。传统性质的档案为纸质档案。由于纸质档案不论从其保存时限上，还是从迁移的便捷程度上都存在一定的劣势。这就导致档案管理人员需要耗费大量的人力和物力对已经整理归档的档案进行维护和保存。而且，由于每次对档案进行调研都存在档案丢失、损耗的风险。因此，在进行档案的调阅和借阅时都有着严格的限制。这就造成了档案服务工作的缺失。电子文件在传输过程中和保存过程中相对较为稳定。通过推进档案管理工作信息化则可以提高档案的完好程度以及借阅的快捷程度，进而使得档案的借阅和调阅有效提升档案服务工作质量。
2 现阶段档案管理工作信息化建设存在的问题
现阶段，虽然不论从中央政府还是到地方政府，不论从机关事业单位还是到社会组织和企业，都在积极推进档案的信息化建设。档案管理也在近几年内完成了信息化改革。但需要认识到在档案管理工作中仍然存在着一定的问题。首先，信息化建设存在着缺乏统一格式、标准的问题。由于在推进档案信息化建设时，并没有出台相对应的管理建设细则，只是各地纷纷建设档案管理平台以及档案数据库。这就导致中央和地方政府在平台的搭建过程中所使用的程度和建设指导思想各不相同、各地所建数据库格式各不相同。虽然各地建设的电子档案平台在各自的环境下可以良好运转。但由于近年来人事制度的变化使得人才队伍的交流日趋频繁。当出现人员流动时，相应的档案也需要随之流动。这就容易出现因数据库不同而导致的电子档案不兼容的问题。其次，信息化建设过程中有关涉密信息保密的教育开展相对不足。目前，信息呈现爆炸式增长。而在这海量的信息中就有涉密信息。如果这类涉密信息被别有用心的人利用，则会造成难以估量的损失。而且，随着档案管理工作信息化的推进，也给了“黑客”窃取涉密信息的可乘之机。但目前，部分档案管理工作人员对保密工作重视程度不足。甚至有的工作人员由于长期与涉密信息打交道，逐渐放松了对涉密信息的保密意识，认为涉密信息“无密可保”，进而在无意间泄露了重要信息，给党和国家带来难以挽回的损失。而且，现阶段黑客技术和手段快速发展、变化，使得电子档案的保密工作日趋严峻。另外，档案管理工作还存在着人员队伍建设迟滞的问题。由于传统的档案管理工作对工作人员的要求是细心。而发展档案管理信息化建设对工作人员的要求则是更熟练的电子操作水平和知识技能。但由于上级部门对档案管理共组重视程度不足，使得长期以来从编制和资金上档案管理队伍发展相对迟滞。而且，现阶段的人员素质水平也难以满足信息化的要求。
3 推进档案管理工作信息化建设策略
3.1 档案建设规范化
没有固定建设标准和规范的电子档案只能在小范围内进行流通和交流，难以在其他领域实现流转。但目前我国不论从高科技技术人才还是从政府机关人员来讲，其流动性也是逐步提升的。这就使得在推进信息化建设的过程中需要提前制定一定的规范和标准，将不同区域、不同行业之间的档案格式统一起来。同时，通过对不同区域、不同行业之间的数据库进行连接组网，进而方便人员的交流以及档案的流转。
3.2 提高保密意识，加强保密手段
需要注意的是，虽然通过电脑可以储存大量的数据极大地减少了储存纸质档案的空间。但信息化大背景下，对涉密信息影响最大的就是来自网络的袭击。这就要求档案管理工作人员首先从意识上加强对保密的重视程度，提高警惕性。同时，还要求工作人员在使用网络时注意与涉密电脑的物理隔离，防止信息的丢失。同时，还要求工作人员增强主动防护手段，通过安装防火墙软件和杀毒软件等措施方式涉密电脑中毒。不仅如此，现阶段有的先进技术可以在一定的距离之外就可以通过设备扫描电脑设备中的文件和信息。这就要求涉密部门需要在电脑周边按照电磁防干扰防窃密设备以保证信息档案的安全。
关键词：地质资料 档案管理 信息化 标准化
地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分的。如何做好管理工作，更好地为地质找矿和社会经济发展服务？本文就结合着地勘单位的资料管理工作实际谈几点粗浅的认识。
1. 加强领导，建立组织 ，收集数据
抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立健全档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。
2. 建立制度，编制方案，完善规则
长期以来，地勘工作执行和延续计划经济的管理体制，缺少市场经济体制中的竞争意识和对原始数据质量问题的关注意识。只有调动全员的积极性，以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目；按原始地质资料立卷归档规则，根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则，细则应主要明确本单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。 首先，数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收档等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基础档案归档工作。其次，管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰，同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3. 加强培训依法制档
目前，地勘单位的数据文件管理工作远不能跟上飞速发展的地勘形势的要求。一个单位数据文件管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案数据的组织者对档案数据的重视程度有着极大的关系。数据文件作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材。要结合地勘单位的特点，加强对数据文件管理人员的培训，应该组织其学习、贯彻《中华人民共和国档案法》。根据现存在情况，应将档案法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容，并认真制订宣传计划，采取多种形式、通过不同媒体进行宣传，不断强化监督指导功能，特别是主管部门和业务指导部门，既要做好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。结合正在实施的保密协议签定工作，形成有法必依、执法必严的局面，推动档案工作向规范化、标准化的方向发展。认真学习档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新科学先进的管理方法，因此必须通过各种不同形式的培训，提高档案管理人员业务能力和管理水平，自觉增强责任意识，把档案提升一个新台阶。
4. 档案信息电子化， 纸质档案数字化
资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地勘单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。为提高地勘单位的整体素质，推动地勘单位的改革与发展，充分利用好信息化这个武器，走出一条适合自己的信息化建设之路。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程，地质科技档案管理人员要熟练掌握adobereader8.0软件并应运好它。把地质科技资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于存储查找和利用，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地勘单位必须快速更新观念，迅速实现地质科技档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。
参考文献：
一、工作目标
2021年2月28日前，全镇完成精准扶贫档案收集、整理、归档、数字化处理及移交工作，建立精准扶贫档案管理机制，实现精准扶贫档案规范化管理，全面真实记录脱贫攻坚工作历程、成果体现。
二、工作内容及标准
（一）工作内容
脱贫攻坚以来，在开展各项工作过程中，形成的对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。镇、村在对精准扶贫档案进行规范化管理基础上，同步进行数字化处理，实行“双套制”管理（双套装是指移交进馆档案纸质档案和数字化处理的电子档案同时移交）。
（二）基本原则
规范管理、分级负责、删繁去重。
（三）工作标准
1.整理标准
（1）文书档案统一按照《归档文件整理规则》（DA/TA22-2015）进行整理。整理步骤包括组件、修整、分类、排列、编号、编页、编目、装盒和排架。
（2）项目档案按《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《省扶贫开发项目档案管理细则》进行整理，国家重大建设项目档案应符合《建设项目档案规范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建设项目按照相关行业规定进行整理。项目规模较小的，可以简化整理，根据具体情况只能一卷或数卷。
（3）资金档案按《会计档案管理办法》进行整理。
（4）照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）进行整理。
（5）音像档案按照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）进行整理。
（6）电子档案按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《数字档案室建设指南》进行整理。
2.数字化标准
精准扶贫档案数字化标准严格按照《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017)执行，实现目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行关联，并完全匹配，方便查阅利用。
3.档案装具
按需到区档案馆统一领取符合规范的档案装具。
三、工作步骤
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《拦江镇精准扶贫档案建设工作方案》并送区脱贫办备案。
（二）规范整理。2021年2月28日前，镇、村完成2014—2020年精准扶贫档案收集和规范整理工作，并同步完成精准扶贫档案的数字化处理工作。
（三）分级验收。一是乡镇初验，在2021年3月10日前完成27个行政村精准扶贫纸质档案和数字档案验收工作，并向区脱贫办报告完成情况；二是区级抽验，由区脱贫办牵头，组织区档案局、区档案馆、区扶贫开发局在2021年3月31日前完成纸质档案和数字档案验收工作；三是根据抽验情况开展整改提升。
（四）归档装订。精准扶贫档案归档装订待数字化处理后启动，于3月底前完成归档装订。
（五）及时移交。在2021年4月底前，按国家有关规定，将精准扶贫档案移交至区档案馆。
四、工作要求
（一）高度重视，明确职责。主要领导亲自部署，分管领导具体抓，挂片领导督促落实，确保归档工作专人专责。贫困村第一书记为第一责任人，驻村工作队全程参与，及时查漏补缺。
【关键词】信息化；档案管理；医院管理；现状分析
医院档案是医院管理工作中的原始凭证，是医院进行宣传教育的生动资料，是医院进行科学研究的基础。随着医学模式和医院服务模式的转变，医院档案管理信息化显得尤为重要[1]。伴随着当前现代信息技术的飞速发展，信息化已经在我们日常工作与生活中逐渐普及，并且发挥着越来越重要的作用。对于医院档案管理工作而言，也不例外。在这一形势下，开展医院档案管理的信息化建设就显得尤为重要。开展医院档案信息化建设，是推进医院管理体制改革的重要内容。
1医院档案信息化的内涵
医院档案是医院在日常工作过程中积累下来的文档、图像、声频以及视频等多种资料的总称。而所谓的医院档案信息化，就是将现代信息技术用于医院档案管理工作中去。换而言之，医院档案的信息化就是在医院档案管理过程中充分利用电子计算机技术、网络信息技术等先进科技，对医院的档案资源开展收集、分类、归纳、保存以及管理工作，充分发挥医院档案的社会价值，使其充分发挥为社会医疗卫生事业发展服务的最终目的。
2医院信息化建设给档案管理工作带来的影响
医院信息化建设给档案管理工作带来的影响是非常巨大的，具体说来，主要表现在以下三个方面：
2.1医院信息化建设为医院档案管理工作的发展提供了更为广阔的空间首先，医院信息化建设的开展改变了传统的以纸张为主要载体的档案资料管理模式，开辟了新形式的以电子介质为主要载体的档案信息化管理模式，不仅使医院档案信息管理工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，而且还使医院档案信息管理工作摆脱了固定的工作场所，使档案信息的存储量在有限的空间内实现了最大化，极大地拓展了医院档案管理工作的发展空间。[2]其次，通过档案管理信息化建设，能够使医务人员、后勤人员以及其他信息使用者通过医院内部网络在不同的地点对各种档案信息进行查询、收集以及利用，使医院档案信息的使用空间得到了极大的拓展[3]。
2.2医院信息化建设为医院档案资料的开发利用创造了便利条件医院档案管理的信息化能够方便、快捷的为医务人员、后勤行政人员、科研工作人员等提供其所需的档案资料，极大的节省了查找资料的时间。这样一来，不仅使档案资料的使用效率得到了极大的提升，而且还能够充分调动广大医院工作人员开发利用档案信息的积极性。
2.3医院信息化建设加快了医院档案管理工作的现代化进程就当前社会科技发展的现状来看，在医院档案管理工作过程中引入信息化与数字化已经成为当前医院档案管理工作的必然趋势。电子病历目前已经在医院档案管理的日常工作中得以广泛运用，由此可见，医院信息化建设无疑加快了医院档案管理工作的现代化进程。但是，如何将档案管理融入医院信息化建设的整体工作中一同规划，一同建设却成为当前推进医院档案管理工作现代化进程所面临的重要课题，需要我们在日常工作中进一步探索与研究。
3加强医院档案管理信息化建设的对策措施
在医院档案管理工作过程中，如何加强信息化建设已成为当前业界所面临的重要课题。相关工作者也对此开展了深入的理论研究与实践探索。笔者结合现有的先进经验以及自身的工作实践，认为当前有效推进医院档案信息化工作的开展，可采取以下几方面的对策措施：
3.1加强领导，保障档案信息化工作的顺利开展医院档案管理信息化水平直接取决于医院领导对档案工作的重视程度。档案工作只有取得医院领导足够的重视和支持，才能将医院档案信息化建设纳入医院整体发展规划，从而得到各个科室的真正重视，确保档案信息化工作落到实处。医院档案部门应加强对医院档案信息化建设的指导，积极开展对医院档案信息化建设的研究，适时制定医院电子文件、电子档案管理的标准和实施细则，组织兄弟单位间的及时交流和推广经验。
3.2加大投入，推进实行档案数字化、网络化进程一方面应加大人、财、物的投入，配置信息化管理必要设施、没备，如数码照相机、数码摄像机、音视频数字化采集和转换设备、存储设备等现代化设备，以满足信息化环境下档案资源的采集、管理、利用等基本需求，进一步推进档案数字化工作[4]。
另一方面应尽快实现档案信息网络化管理。必须坚持档案信息化建设和医院信息化建设同步的原则，积极依托医院的网络平台，搭建以档案室为中心的统一的档案网络管理系统，将档案管理系统纳入医院信息化系统中，实现档案管理系统与医院信息系统的无缝连接，实现全院档案资源互补共享，同时也体现出数字化档案管理的时效性。
3.3强化培训，提升档案人员专业水平在档案信息化建设过程中，建立一支专业的档案人员队伍是关键。要实现医院档案信息化管理，医院档案人员不仅要具备档案管理专业知识素养，还必须掌握一定的运用现代信息技术的基本技能。在日常的档案信息管理过程中，要能够应用好档案信息化系统的各项功能，提高档案工作效率，确保档案信息化系统安全、稳定运行[5]。因此，要强化档案人员的学习和培训，不断提升档案人员的知识水平和业务技能，以适应档案信息化建设工作的需要。同时，实现多专业配合、多部门协作，保障档案信息化管理工作的顺利实施。
4结束语
通过上述几个部分的分析与论述，我们可以看到，深入开展当前医院档案管理工作的信息化建设已成为当前亟待解决的重要课题。我们应当充分意识到医院信息化建设给档案管理工作带来的影响，并积极采取有效措施，深入推进医院档案管理信息化建设。只有这样，才能够使医院档案管理工作真正实现服务社会医疗事业的重要作用，才能够进一步实现医疗卫生事业改革的健康发展。
参考文献
[1]苏红艳.现代医院档案管理工作的创新[J].中国病案，2009，10（4）：31-32.
[2]刘皓.医院档案管理中存在的问题与对策[J].中国档案，2007，14（11）：34-35.
[3]沈培林.新时期医院档案管理工作探讨[J].现代医院，2010，10（9）：137-138.
