时间：2023-06-02 10:00:34
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子化档案管理方案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
［关键词］ 档案管理； 电子化； 信息技术； 思考
［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02
加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的自动化，是实现档案工作现代化，提高档案信息管理系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息电子化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂系统工程。2005年金沟河流域管理处档案室初步建成了文书档案处理信息系统，2009年完善了全处范围的局域网建设，使档案管理不断向信息电子化管理的目标推进。
1 档案信息电子化的作用
在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一个文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：
（1） 档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。
（2） 档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。
（3） 档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。
2 实现档案管理电子化应注意的问题
本文结合金沟河流域管理处在档案管理电子化中遇到的问题，谈一些粗浅的看法。
2．1 实现档案管理电子化，首先应做到档案标准化、规范化
在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。
2．2 电子化系统的开发应注重系统整体水平的提高
档案信息电子化系统的开发应注重整个系统功能的完善，组成系统的各个子功能模块都应周密考虑，特别应重视网络功能的利用，这样才能充分提高系统的综合能力。部分功能模块或一个重要模块的不完善，都可能造成系统应用水平的低下。系统开发完成后，应进行充分的测试，针对单位的实际应用，逐一检测每个功能模块，通过不断细致的修改完善，使系统的整体管理水平有较大的提高。
2．3 重视档案信息数据库的建设
档案电子化管理的核心和基础是档案信息数据库，档案信息数据库是指在计算机上存储的相互关联的，具有一定组织结构的档案信息数据的集合。数据库建设中一定要统一认识，软件开发人员同档案业务人员应充分沟通，协同配合，明确档案数据的收集来源，针对不同的来源和类型，做好信息数字化的处理、归档，方便后期信息数据的录入。同时，要面向应用，充分考虑计算机软硬件平台的飞速发展变化，不断完善数据库的内容结构。
2．4 应制订切实有效的技术方案
在实现档案管理电子化的过程中，应根据本单位的情况，实事求是地分析现状，充分考虑本单位的发展需求及先进技术的未来发展，制订出切实可行的方案，追求经济与效益的最优比，避免追求大而全，高标准高档次，造成系统设备购置后不能充分利用，投资浪费现象的发生。
要充分做好归档电子文件的技术处理工作，保护电子文档的安全。通过采取技术手段，将已归档的电子文件进行安全处理，保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。
要解决好电子文件的保存问题。要根据不同存储介质的特性，注重外界光、水分、灰尘、磁场等对电子文件的影响，加强防护，同时做好定期检查和备份，以保证电子文件中原始信息的长期保存。
2．5 根据单位实际加强管理
档案信息电子化的管理，最终目的是要做到集中管理和方便应用相结合。由于历史的原因，在不少的单位都不同程度地存在集中统一管理不力和使用不方便的问题。通过电子化的推进，使用不方便的问题可逐步解决。但是，集中统一管理问题，因许多档案信息归类到单位内不同的部门，由各自管理，未归入档案部门进行管理，使档案信息电子化系统信息不全，形成信息分割，一方面造成资源浪费，另一方面也影响了信息的使用。
2．6 重视人才管理
档案信息电子化的最终落实，要通过档案管理人员的应用来实现，其素质水平的高低直接影响电子化水平的应用效果。对于单位来说，应加强组织领导，有针对性地进行业务培训，使档案管理人员其基本掌握信息技术的新知识，熟练系统的操作；档案管理人员要加强自身的学习，不断补充新知识，努力钻研业务，以适应信息时代档案事业的发展要求。
总之，档案信息电子化管理的最终目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。实现档案管理的电子化，要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，利用先进技术，逐步完善系统的各项功能；同时，在建设过程中，要充分调动各方面的积极性，通过深入分析与电子化相关的诸多方面的情况及发展趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以达到提高档案管理水平的目的。
主要参考文献
1.档案管理信息化建设的重要作用
目前电力单位管理档案的方式主要包括两种，即手工管理与电子管理，实施电子管理时需要采用OA系统，OA系统虽然实现了无纸化管理，但存在数据丢失、无法实现数据备份、数据安全隐患大等问题，难以为档案的共享及高效利用提供有效支撑。对此，应通过采用合理的方法加快档案管理的信息化建设进程，通过信息化的管理方式充分发挥档案的重要作用。采用信息化的方式管理电力单位中的档案不但能够积极转变传统档案管理模式，提高档案管理效率，同时能有效节省档案管理中所耗费的财力、人力，充分保障档案安全。首先，加快档案管理的信息化建设进程可以充分利用现代信息传输通道高速传播档案数据，单位中的各部门与员工可直接利用网络获取档案信息，这就有助于实现档案的网络化管理。另一方面，加快信息化管理建设，可以让档案的管理者与使用者在不到馆的情况下直接利用网络查询相关的目录信息与全文信息，或者是在得到授权的情况下直接整理档案数据信息，无需通过打印、复印等方式保存档案[2]。因此可以跳过传统档案管理中的多种繁琐工作步骤，有助于提高档案管理效率，同时可节省大量的人力及财力。此外，实现信息化管理可以利用电子数据库取代纸质档案，避免因纸质档案受到时间、环境及温度等影响而出现模糊、遗失等问题，有助于提高档案管理的安全性。
2.电力单位档案管理信息化建设分析
2.1加快信息化管理基础设施的建设进程
电力单位应根据档案管理要求及自身经营情况对信息化管理基础设施进行完善，以保证档案管理工作能够顺利开展。首先，要积极引进新兴档案管理技术，并积极采用现代管理模式提高电力单位内部的工作效率，从而为档案的信息化管理建设提供有利条件。其次，要注重利用最新信息技术与计算机网络技术，并在此基础上提升信息化管理系统的数据存储能力。还可以通过建立起相对完善的信息管理系统，利用管理系统统一管理档案数据库，提高管理系统的查找效率，方便于档案管理人员及利用人员高速浏览档案信息，并确保管理系统可以及时、顺利发送档案信息，以建立起安全性高、可靠性强的信息化管理基础设施[3]。此外，应加快电力单位纸质档案的电子化进程，确保电子数据档案的全面性，以便为信息化管理构建出相对完善的平台。在收集与整合纸质档案时要注重管理好原档案，及时修正电子化档案，利用软件平台系统化管理电子化档案。在电子化档案的应用系统建设方面，可以采用现代管理理论建设档案应用质量管理系统，规范档案信息数据接口，采用不同的数据交换分支，包括发电厂等相关单位的数据交换分支等，保证电子化档案信息管理的标准化。
2.2建立起信息化管理的保障体系
为了确保档案管理的信息化建设能够顺利完成，则应建立起相应的保障体系。首先，要建立起良好的沟通机制。信息化管理系统建设、信息化管理过程的实施均需要电力单位中的相关人员实现有效配合，沟通是配合的基础，所以要确保电力单位的档案管理部门与其他各部门之间实现有效沟通，明确各相关部门在档案信息化管理中的职责，在实现通力配合的基础上保障信息化管理建设过程的稳定性与持续性。其次，要建立起安全保障与防护体系。建立起现代化网络安全防护体系是实现档案信息化管理的基础，所有应注重调整或提高信息管理系统的安全防护功能，保证在关键时刻信息系统可以实现应急，避免电力领域中的技术科研成果及具有独立知识产权的档案信息被非法窃取。第三，应注重建立标准化、规范化管理体系，确保信息化管理系统建设、使用与运行过程均有统一的标准作为约束，从而提高档案管理效率及有效实现档案信息共享[4]。标准化与规范化的管理体系应包括系统操作规范体系、安全运行标准体系及技术标准体系等。此外，要加快信息化管理人才的培养与引进工作，为档案的信息化管理建设提供有力的人才保障。在人才培养方面，可通过建立激励制度培养素质较高的档案信息化管理专业人才，从而为信息化管理提供人力资源。
2.3完善档案信息化管理系统设计方案
相对完善的信息化管理系统设计方案是提高档案管理效率的重要途径，结合电力单位档案管理的实际情况，可以采用以下设计方案。在系统功能设计方面，管理系统应具有全过程化管理功能，包括档案形成、利用及销毁等过程，同时应能够实现档案资料的编研、专题汇编、查询与统计功能，可以有效管理图片档案及声像档案。在设计管理系统所运用的技术方案时，可以采用OAIS系统，OAIS系统可在J2EE平台中运行，且具有可扩展与标准化的特点，适用于建设数字化档案馆。OAIS系统可支持多种数据库关系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通讯协议包括SSL、IP、TCP程序等。为了平衡分布计算机网络中的档案数据计算、管理功能、数据处理功能及应用程序，在设计系统时可应用RMI技术，该技术能够使管理系统实现档案数据的远程移交，将档案管理部门下级单位数据传输到主管机构所使用的数据库当中[5]。此外，在采用上述系统管理电力单位档案时可以采用以下实施步骤：第一，对单位总部与下属机构所使用的信息系统进行统一建设，保证各个系统之间的文件管理、历史档案管理实现无缝对接。第二，应确保单位总部能够使用统一界面完成下属机构档案信息的查阅工作，同时使下属机构中的档案资源能够与单位总部的档案信息实现互联互通。第三，在充分利用电力单位各级部门档案资源的基础上建立具有分布式、开放性特征的数字化档案管理系统，确保档案管理工作实现网络化、规范化。
关键词：档案管理；信息化
在互联网时代的大背景下，将一个单位的档案管理工作从原有的模式中解放出来，对于提高一个单位档案管理能力具有强烈的现实意义。然而在档案管理电子化的过程中，由于缺乏相关经验，也暴露出许多问题。本文将分析当纳管理现代化与电子化的优势与特点，并结合实际，提出改进方案，促进一个单位档案管理工作的高效性与合理性。
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
1.1 高效性
相比传统的档案管理模式，电子化档案管理运用先进的信息技术，将档案管理工作提升到新的层次。如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将一个单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，电子化档案管理拥有无可比拟的数据加工能力，有效规避了各种失误，尤其在处理在处理特殊紧急情况时，电子化档案管理表现出方便快捷的特征，提升了一个单位档案工作的精确化管理能力。[1]
1.2 综合性
现代化及电子化档案管理工作并非摒弃传统的档案管理方式，而是将旧的档案管理模式融合到电子化档案管理模式之中。例如，如今档案管理工作不仅依靠纸质媒体，还运用多媒体技术，从而强化了一个单位的综合管理能力，在档案收集、检索、应用方面，都有很大的提升。同时，相比传统的档案管理模式，现代化及电子化档案管理模式优势还表现在处理档案的效率与能力上，都远远的由于传统档案管理模式，从而表现出巨大的应用潜力，将档案功能在一个单位中发挥到极致。
1.3 便携性
依靠纸质媒体的传统档案管理模式，已经无法适应当今社会的发展。依靠计算机多媒体技术的现代化及电子化档案管理模式，能够克服传统档案管理模式不适宜携带的缺点。[2]同时，传统档案管理模式在档案文件转移中，容易出现丢失与损坏的情况，因此使一个单位的工作处理速度大打折扣。而电子档案拥有便于携带的优点，能够通过网络平台迅速的处理数据。此外，电子化档案管理的优势还表现在强大的储存于检索功能上，依靠计算机的档案管理工作，免去了对物理空间的需要，只需要储存在便于携带的电子设备中，就能随时的进行查询与检索。
2 档案管理中存在的问题
2.1 对档案管理工作不够重视
受传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面的认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与一个单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成一个单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受一个单位的工作模式的影响，而在一个单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致一个单位中档案管理工作流于表面。
2.2 管理模式不规范
科技的发展也带动了其他领域工作的革新，但技术的革新在一个单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为一个单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，早成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了一个单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。[3]
2.3 档案管理制度不健全
档案管理制度不健全，表现在一个单位档案管理制度无法全面的涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面的考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。
3 提高档案管理水平的有效措施
3.1 档案保存查询实现电子化
档案保存查询功能电子化是提高档案管理水平的有效措施。首先，要将档案的内容进行整理录入，将传统档案的纸质文档转化为电子文档。相比纸质文档，电子文档的特点是更易保存、方便查询。因此实现档案保存查询功能的电子化，还需要相关工作人员大量的录入工作，能够将档案进行及时、有序的分门别类，从而有利于一个单位开展工作的需要。[4]
3.2 建立完善的档案管理制度
完善档案管理制度，是提升一个单位档案规范化管理能力的重要途径，也是一个单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是的进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动一个单位档案管理工作电子化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在一个单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合一个单位的总体目标，有侧重的完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。同时，还能保证一个单位的内部工作人员的积极性，按照档案管理制度，落实现代化档案管理的工作。
3.3 加强档案电子化管理的重视程度
加强一个单位电子化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对一个单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高一个单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在一个单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在一个单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步的提升档案电子化管理的工作水平，给一个单位的档案管理工作提供资金及技术的支持。
3.4 形成档案管理的网络体系
在档案管理的电子化的转型过程中，需要建立与之对应的网络体系，一方面，健全的平台是一个单位档案管理的基础，从而使档案信息更加权威、专业。另一方面，利用互联网的开放性与平等性，能够让一个单位内的档案管理工作人员更好的参与进现代化档案管理工作中。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合一个单位运转的需要。[5]
4 结语
一个单位档案管理工作现代化及电子化是顺应时代的发展，也一定程度上反映了一单位档案管理工作的未来发展方向。因此要求相关工作人员在开展档案管理的工作中，能够将先进的信息技术融入到自身的工作中来，从而更好地适应社会的发展。
参考文献
[1]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016，07：157.
[2]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012，02：165-166.
[3]孙红雁，邱明东，王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012，19：124-126.
关键词：文书档案；电子化
文书档案是反应各个阶段，各个时代的主要政治和管理制度的记录过程，是社会发展过程中的主要记录者。文书档案记录了一个社会组织在生产过程中各个阶段的重要管理活动和各个业务开展状况，是社会发展过程中主要的体现形式。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是历史的客观记录，是用来来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。
1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，也节省了人工，提高了效率。而且档案管理的过程
也变得更容易操作，只是在计算机上打打字和点点鼠标便可完成，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，资源信息的电子化，这大大提高了档案管理的服务质量。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻： 现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。
三、加快推进档案信息化技术的基本原则
1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
四、改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个IP地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。
五、结束语
现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献
[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期
关键词：档案信息；电子化；问题；对策
档案信息电子化主要是指应用计算机对档案进行材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。电子档案，从文件的起草、修改到印发的过程都是在电脑上进行，电子档案便于修改、复制、传送，提高了工作的时效性；但其在使用过程中导致原始档案记录的消失，原始记录特征不复存在，并且电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，档案和文件之间也没有清晰的界限区分，这样电子化信息给档案工作的管理造成的影响是深刻而长远的。档案信息的电子化管理是牵一发而动全身，档案管理工作是信息化的推进，是知识与技术的进步，使得档案管理工作的技术含量显著增加，因此，档案管理工作者要全面发展积极采取措施适应技术的更新。
1 档案信息电子化的作用
1.1 档案信息电子化方便处理、传送和保存
电子化档案管理的工作都是在计算机上进行，档案文件的修改、复制、查找、输出等工作简单快捷，避免了传统的纸质档案，处理起来就要翻阅大量的文件，档案的传送只需互联网即可，一个邮件的发送就能传送到使用者手中，解决了距离的局限性。电子化档案的保存只需一个软件，解决了传统的纸质档案对保存环境和场地面积的高要求。
1.2 档案信息电子化实现信息利用共享性
电子文件不再是直观的纸质文件，而是利用计算机以文件的形式展现为任何使用者，实现了信息利用的共享性，不再受时间和距离的影响。
1.3 档案信息电子化，可充分利用电脑的潜能，降低成本
目前，大部分单位的档案部门都是使用电脑及网络对档案工作进行管理，用于档案的处理、保存等。档案信息管理的硬件设备以及技术条件日益成熟，电子化档案管理广泛应用，新技术也在逐渐的被应用到管理工作中，如语音识别、文字扫描模式识别等，提高了利用率。减少了传统纸质文件形式的档案管理需要大量人力、物力、财力等的浪费，降低了管理成本，提高了工作效率。
1.4 提高档案信息的时效性
信息的手工加工程序是选题―选材―编辑―出版，是一个比较慢的细活，再从文件资料形成开发二次文献信息，可想而知，时间比较漫长，等到二次文献开发好，往往造成信息的失效，直接影响了档案信息的应用价值。电子化档案，管理人员只需利用计算机利用机读形式的档案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文献，提高档案信息的时效性。
1.5 降低传统的纸质档案文件使用的出版经费成本
传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。
1.6 提升档案部门的自身价值
档案信息电子化可实现多次拷贝，拷贝的成果可供任何使用者使用，扩大了社会影响，拓宽了服务范围，提高了档案部门的影响力度及自身价值。
2 档案信息电子化现状
2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由于软件的不统一，造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，不能快捷的出版档案信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进展。
2.2 档案信息资源共享的要求达不到
我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形式不统一，层次不同，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到档案信息资源共享的要求。
2.3 标准化、规范化的工作有待提高
档案信息电子化工作开展的前提是规范化和标准化。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，仅仅着眼于某个单位或某个企业，并不能全面实施、进行标准化的工作，制约了档案工作电子化的发展。
2.4 档案管理人员的水平有待提高
实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前大多档案部门缺乏高技术的人才，专业的档案、信息处理人才更是缺乏，大部分的档案管理人员的技术贺岁平较低，文化水平较低，不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。
3 档案信息电子化的应对措施
3.1 政府要加大支持力度
政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。
3.2 解决好电子文件的保存问题
做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.3 管理向立体化方向发展
以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
3.4 提高档案标准化、规范化水平
档案标准化、规范化，是推进档案信息电子化的重要前提和基础；同时，档案信息电子化水平的提高能有效促进档案工作的标准化、规范化，二者是相辅相成，互相促进的。要不断加强电子档案的硬件和软件建设，不断规范电子档案的收集、整理、归档、利用程序，制定严格的管理标准，确保信息的准确性、安全性，不断提高电子档案管理水平。
3.5 人员知识结构的变革迫在眉睫
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
4 结束语
总之，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势，当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，是值得我们认真思考的问题.各级档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门要积极行动起来，协同作战，认真研究档案信息管理电子化过程中存在的问题，讨论并提出系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范和可实施方案，为全面实现档案信息处理和管理的现代化贡献力量。
参考文献
[1]温阳春. 档案信息电子化管理刍议[J]. 企业改革与管理，2014，07：65.
[2]郑晓雁. 浅谈加强档案信息电子化管理的重要性[J]. 长治学院学报，2008，04：88-89.
当前全国各地文明单位考评重心已从“评时”向“平时”转变，按统一标准进行日常档案的规范化收集整理，能全面、真实、准确地反映创建成果，因此创建档案的日常管理应引起足够重视。随着当今环保问题日益凸显，文明单位电子化考核的呼声日益高涨，一些地方开展了电子化考核，积累了宝贵的经验，例如安徽省芜湖市的文明创建动态管理系统，实现了档案电子化、网络化以及管理的动态化，受到中央文明办的充分肯定。文明单位创建档案从纸质模式走向电子模式将是大势所趋。
二、文明单位创建档案管理标准化研究
（一）创建档案管理标准化研究现状
文明单位创建活动经过多年努力，形成了较完善的管理制度。中央文明办和各地文明办均出台相应的精神文明创建活动管理办法，为文明单位创建活动健康发展提供了规范性文件依据。各单位主要依据当地的此类规范性文件所附考评体系，按照本单位成文或不成文的“标准”来整理创建档案，有些档案部门由于自身是文明单位，对创建档案格外重视，档案整理科学规范。
（二）创建档案管理模式系统解决方案
1.档案运行“四心质量环”模式
一是用心策划。年初根据创建主管部门和上级有关创建要求，结合本单位实际制订文明创建档案工作计划。对于临时增加的创建工作要求，应及时吸纳到档案工作计划中。二是专心实施。单位应创造条件让专（兼）职文明创建档案工作人员能专心从事档案工作，档案工作人员在档案收集与整理过程中应用心思考，善于总结经验。文明单位间可开展档案工作交流活动，以共同提高档案管理水平。三是细心检查。单位创建领导机构负责人应对创建档案工作开展情况的检查工作进行部署，负责检查的部门应对照考评体系和上级有关要求，对文明创建档案进行认真细致的审核，有建立质量管理体系的单位可将文明创建档案工作的检查纳入内部审核和管理评审，检查是否符合计划的预期效果，重在查找问题，识别改进机会。四是精心改进。对于第三环节发现的好的经验做法加以总结，对查找出来的问题应逐条纠正并提出预防措施，以保持档案管理工作有序运转。
2.档案整理标准化模式
一是纸质模式的标准化。根据统一、简化、协调、优化的标准化原则，对档案装具及其索引标签、卷内材料目录，材料分类与编号规则等制定相关标准予以规范。二是电子模式的标准化。在电子模式下，各种文件、证书、照片、音像资料均应形成电子文档。按标准化原则，对应考评体系各级指标建立层次分明的文件夹及其子文件夹，文件夹名称按各级指标名称命名，并按级别嵌套，将电子文档存放到对应的文件夹或子文件夹中。每一份电子文档并规范文件名的命名规则，对诸如编号、年份代号、标题名称等予以标准化，以便电子查考检索。文档名称按“两位数序号：文档主题”命名，如“01：创建领导小组文件”，宜在正文页脚插入文档名称（居右），在浏览时可起到提示作用。采用电子模式，不仅节约纸张消耗，降低办公成本，而且减少纸质档案进而节约有限的实体空间，堪称绿色创建。
3.档案管理网络化模式
各地文明创建主管部门可考虑实行电子化考核，在文明单位中推广档案管理的电子模式，在此基础上，建立文明创建的网络平台,向管辖范围内的文明单位开放，通过在线指导、审核文明单位按时上传日常创建档案资料实现档案管理网络化，从而实现文明创建常态化。在功能设计上，可以让文明单位自身的工作人员或领导通过登录专门的账号，查阅本单位的创建档案。各地文明创建主管部门也可及时发现档案工作的好做法好经验，通过这个平台予以推广，促进文明创建水平的整体提升。档案管理的网络化也有利于考评工作更加公开透明、公平公正，为考评工作的标准化打下扎实的基础。
三、结语
为了规范和提高会计档案的现代化管理水平，国家财政部、国家档案局于2015年12月了修订后的《会计档案管理办法》（以下简称：办法），自2016年1月1日起施行。《办法》确定了电子会计档案的法律效力，会计档案的取得、使用、归档、保管等均可以通过电子形式管理，进一步肯定了电子会计档案的有效性和对纸质会计档案的可替代性。
二、电子会计档案解析
（一）为何会产生电子会计档案
千百年来会计都是使用纸笔记账，但随着计算机和网络技术的出现，这一情况发生了根本性的转变。计算机技术可以说是迄今为止最为有力的会计核算工具，而网络技术的广泛应用又为财务工作提供了更为高效快捷的手段。现如今，无论是大型集团，还是小微企业，无论是财务核算，还是纳税申报，都离不开计算机和网络的应用，很难想象如果脱离开计算机和网络，我们如何将财务工作进行下去。
纸张作为会计核算信息的载体，随着计算机和网络的普及，正在逐步丧失主导地位。经过二十余年的发展，现如今大中型企业普遍使用ERP软件来满足日常管理需要，小型企业的财务部门也基本实现会计电算化。这些新手段的应用，导致企业时时刻刻都在产生大量的电子数据，也就生成了大量的电子会计档案。
（二）电子会计档案必然性
白纸黑色的纸质档案，看得见、摸得着、存得住，长期以来都是会计档案保存的不二选择。但随着企业大量电子财务数据的产生，纸质会计档案已显得有些力不从心，毕竟要把所有的财务数据打印、装订、归档，是一件费时费力的工作，如果是大型集团企业的话，则是一项庞大的工程，几乎是不可能完成的任务。
因此，电子会计档案是随着会计核算方式的变革而产生的，是将信息化手段应用于财务工作后的必然结果。
（三）保存电子会计档案的关键
虽然电子会计档案是一种全新的档案形式，但其仍然属于会计档案的范畴，日常工作中我们需要按照《会计档案管理办法》的有关规定执行。《会计档案管理办法》明确规定：单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案；当满足特定条件时，单位内部形成的电子会计资料及从外部接收的电子会计资料，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
现代会计核算主要依托于目前广泛使用的ERP系统，ERP系统既是会计核算的手段，同时也是电子会计档案的保存工具。由于ERP系统具备功能多样性，因此能否做好ERP系统的应用及维护工作，将成为电子会计档案能否有效保管的关键所在。
三、实现会计档案电子化的条件
（一）实现电子会计档案的软件条件
由于ERP系统本身能够储存绝大多数的会计核算信息，因此ERP软件是实现会计档案电子化必要的软件之一。
早期的电子会计档案是以会计电算化形式出现的。模拟手工账务处理是早期会计软件的主要特点，它简化了转账、过账、记账、报表等环节的操作，实现了数据的一次性录入，从而减少了重复劳动，同时也降低了出错的可能，大大提高了工作效率，可以说是会计核算方式革命性的突破。随着会计电算化逐步成熟和普及，计算机技术开始向产供销等领域扩展，最终替代了手工传票，实现了业务信息的传递和共享，实现了财务与业务的一体化，ERP系统也就此诞生。因此，ERP系统是具有双重功能，既是广大财务人员日常使用的核算软件，也是存储核算结果、保存会计档案的“仓库”。
数据库软件，是实现会计档案电子化的另一个必要条件。ERP系统将核算的结果保存在数据库之中，数据库软件将这些数据作为一个个的独立元素保存下来，因此可以说数据库软件就是电子会计档案的最终“归宿”。
ERP系统和数据库软件是实现会计档案电子化的两个必要条件，二者相互依存，缺一不可。如果把数据库软件比喻成存储电子会计档案的“仓库”，那么ERP软件就是连接这个仓库的“传送带”，它将核算结果传送到仓库里，又从仓库里将数据取出并翻译成可读的会计语言呈献给信息使用者。
（二）实现电子会计档案的硬件基础
要想实现电子会计档案的保存，除了ERP系统和数据库等软件条件外，还需要具备一定的硬件基础，主要包括计算机、服务器、存储、带库等运算存储设备，同时也包括交换机、路由器、VPN等网络设备。
计算机是每个财务人员所必需的，日常操作大多在算机上完成。对于使用网络ERP软件的企业来说，服务器也是必需的设备，由于服务器具有大容量存储和较好的安全系数，因此ERP软件的数据端和数据库软件都安装在服务器上。大型集团企业往往会产生海量的数据，需要更大的存储空间和更高的安全等级，同时还要满足异地备份和高可用的需要，仅使用服务器远远不能够满足使用要求，因此还需要增加存储设备、磁带机、虚拟带库等设备。
（三）安全至上原则
电子会计档案属于会计档案的范畴，在安全性方面除了需要满足防止丢失、毁损、篡改等基本要求，同时还要根据“电子化”这个特点，采取针对性的措施来满足电子会计档案的安全要求。诚然会计档案电子化能够为企业财务工作带来很多益处，但它的安全性仍是很多企业不得不面对和思考的问题。
同保存纸质会计档案需要有安全可靠的仓库一样，电子会计档案也需要有一个安全且足够大的地方来保存。对于拥有局域网的单位来说，在局域网内架设服务器和存储是安全和成本比较均衡的方案，能够防范绝大多数风险并且成本可控，也是目前大多数企业采取的方法。如果单位距离比较分散，无法使用局域网互联，也可以使用公有云技术来完成电子会计档案的储存，目前国内许多IT公司都能提供云服务技术，如百度云、阿里云、360云盘等。由于有强大的技术支持，知名IT公司提供的云服务在安全方面是比较有保障的，远高于企业自行组建的远程存储方案，而且一旦出现系统受损的情况，云服务的供应商也更有可能将受损的数据恢复。
电子会计档案的保管同样应当满足不相容会计岗位的要求，即出纳人员不得兼任会计档案保管的岗位。电子会计档案一般都储存在服务器中，财务人员可以通过网络调阅，大大提高了查阅效率，但同时也为篡改会计档案留下了隐患，任何人都有可能“神不知，鬼不觉”地将电子会计档案变更或删除。因此，需要对使用电子会计档案系统的人员权限进行设定，实行按需分配，并且在会计岗位调整时同步调整系统的权限。对ERP等系统的使用进行行为审计，使用审计软件对系统的使用情况进行监督和记录，有效保障电子会计档案的使用安全。
四、利用好电子会计档案，不要让数据沉睡
纸质会计档案归档后再次查阅的机会比较少，如无特殊事项，这些纸质会计档案会一直“沉睡”直到销毁，其中的数据也得不到挖掘整理。所以说纸质档案的作用比较单一，仅仅起到了备查的作用，并不能为企业未来的发展提供强有力的数据支持。
电子会计档案则不然，由于电子会计档案检索查阅十分方便，所以它是非常好的企业财务分析的数据来源。如果将电子会计档案与数据分析软件相结合，则能够构建出企业数据模型，如实的反映企业的经营状况，并在此基础上更好地谋划发展方向。因此，电子会计档案不能仅仅停留在备查层面，而是要更多的 “激活”其内在的数据，让数据更好的为企业服务，这才是电子会计档案所体现出的最大价值。
五、按需定制符合自身条件的电子会计档案方案
电子会计档案具备诸多优点，是未来会计档案保管的重要形式之一，预计今后会有越来越多的企业选择将会计档案电子化。但要实现会计档案电子化，并非一朝一夕之功，需要进行大量的工作，投入大量的资源，无论是人力、物力、财力，还是时间成本，都不是普通企业能够承受的。
构建完整的电子会计档案体系，需要合适的软件以及与之配套的计算机和网络硬件，同时为了维持全套系统的正常运转还需要消耗额外的电能，另外也需要配备专业的技术人员。随着软件系统升级、计算机技术发展及设备逐步老化淘汰等原因，企业为了保存电子会计档案仍需要大量的资金支出。由此可见，并非所有企业都能够承受会计档案电子化所带来的成本压力，这就要求企业要根据自身的需求和能力来选择会计档案电子化的程度。
大型集团企业业务量大、种类繁多，分支机构可能分散在不同地点，会计档案的整理归集难度较大，同时大型集团企业能够提供足够的人力、物力、财力和时间来支持电子会计档案的建设，满足运行所需的资金支持。因此，大型集团企业比较适合全面的会计档案电子化，虽然需要投入较大的成本，但从节省纸质档案成本和档案保管便利性方面考虑，还是电子会计档案更具性价比。
中小型企业由于没有大型集团企业的需求以及财力方面的支持，不宜将会计档案全面电子化，而是采取电子会计档案和纸质会计档案相结合的方式。企业可以视情况将部分会计档案打印、整理、归档，按照纸质档案的保管规定办理，这样既能够满足会计档案的保管需要，又能有有效的节约成本。
国家十二五计划中，将建设“高效政府”提升至新的高度，其中，电子政务位居要冲。要实现政务的电子化，首先需要将各级政府日常办公中所汇集的海量文字和图像资料电子化，因此可以说，以“高扫”为核心的专业化解决方案正为电子政务提供了全新的解决方案和思路，从而实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，从而在整个政府办公环境中实现标准的信息化流通。
档案是人们从事社会实践活动所产生的凭证，是直接形成的历史纪录。无论在国内还是国外都对其保存价值都给予了高度重视。对各类档案的快速归档和妥善管理正是各政府机构的重要基本功能之一。使用高速文档扫描仪及扫描软件对纸质文件进行电子化扫描，然后通过软件系统对电子化的档案进行整体管理，是目前最行之有效的手段。其中包括： OCR识别、文件智能录入管理、检索编辑等环节，整理好的电话信息进行数据库存储、备份，就能够高效实现电子化档案的简便应用、管理并永久保存。
以目前正在各级政府部门广泛使用的佳能专业高速文件扫描仪DR6050C和DR7550C及其应用为例，在卷宗堆积如山的档案室里，DR6050C、DR7550C分别以其极快的速度――每分钟60页和75页，和高准确性、便捷性将档案、宗卷等纸质文件迅速转化为数字文件。而它们都载有图像处理芯片，能确保在对包含大量照片或图片的档案进行多种图像处理功能的同时保持高速扫描，同时这两款机型黑白、灰度和彩色都高达600dpi，确保以精确和清晰的方式还原档案的真实。举个例子：1000页包含大量图片的彩色或黑白A4档案归档工作，DR6050C只需要不到17分钟即可高质量的完成，而DR7550C更将这一时间缩短为12分钟！可见高速正是“高扫”服务档案管理的第一优势。
再如为保证图像质量的稳定，“高扫”应该在每次扫描作业开始之前执行自动校正，另由于档案资料很多采用手工填写，还包括一些复印件，尤其是保存的历史性文档，经常会有字体偏浅，复印效果模糊不清及装订痕迹的情况。为了扫描效果的清晰度，佳能产品均设计了文本增强技术，可以通过检测纸上字迹的位置，并加以强调，克服障碍，获得清晰准确的扫描结果。档案室的文档多数情况下都是批量进行，为更好的减轻人员负担，提升工作效率，“高扫”在送纸环节也应有过人之处。比如佳能“高扫”产品均配有减速轮的送纸装置，确保在快速和无人参与的批量扫描时页面可以可靠的分离。为了防止纸张同时送入，佳能“高扫”还配备了超声波传感器，它会检测重叠纸张之间的间隙，防止多数纸张同时进入。同时，作为档案综合解决方案的重要部分，“智能管理”应该是非常重要的功能模块。如佳能就在机器中均捆绑了自有的扫描应用程序软件Capture Perfect――在处理文件时，支持多种文件保存格式和文件分发选项，比如可检索和加密PDF，扫描到电子邮件等，从而实现网络环境下的高效管理。
据IDC预计，2010-2014年“高扫”的年复合增长率将达到8.1%，展现出广阔的发展前景。在电子政务需求带动下，高速扫描仪专业化和高效能的优势将得以深化。具有更高速度、更低能耗、更多样化功能和更丰富完善的软件配套的“高扫”，将力助政府业务模式的改变，使电子化政务之路更畅通。
（朱梁）
[关键词]档案管理；信息化；建设；措施
中图分类号：G270.7；R197.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）08-0224-01
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。
1.档案信息化建设的现状
1.1 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性
档案部门使用的计算机型号不统一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息化的进程。
1.2 档案管理工作标准化规范化仍需改进
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某一个系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
1.3 档案管理的技术标准问题
档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类办法及有关规定已不能完全适应。
1.4 档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。
2.档案信息化建设的意义
2.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
2.3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
3.实现档案管理信息化的具体措施
3.1 收集和归档
在公司中公司所有资料的收集，归档，然后将公司有价值的资料、有保存价值的资料经过安全整理，确保在以后的工作活动资料不会丢失，确保资料的完整、准确，有利于公司工作的完好进行。
3.2 备份管理
公司各单位、各部门应该有计划的将自己有价值的资料、档案进行备份管理或者放到公司的档案库保存。建立健全档案归档制度，使档案管理进行得安全、规范，在管理中要对档案提供借阅登记，保证资料的安全，做到档案的安全管理，为公司的发展做长远的打算。
3.3 对档案进行定期核查
需要档案室管理的工作人员定期对档案进行清点核对，是否符合档案的原始记录，做到万无一失，机密资料不被盗取，保障公司的权益不受侵害。
3.4 对档案进行定期修复完善
档案特别是纸质档案，容易出现老化、破损、霉变等问题，这个时候就需要定期检查，做到及时发现，及时修复完善，电子档文件记得定期备份，电子档案的储存媒介要及时修检。
3.5 安全存放
不同载体的、不同材质的档案应按照其特殊的情况进行分门别类规范保存。电子档案要注重储存媒介的有效保存时间，纸质档案又要注意防霉防潮，需要对特殊载体档案的进行特殊存放，根据其特性和要求，安全、规范、合理存放。
3.6 珍贵、有价值的档案的保管
公司建立相应的档案室，对珍贵、有价值的档案进行特殊保存，可以放到档案室或者递交别的地方进行保管，同时进行备份，对原件进行保存，复印件拿来使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。
4 档案管理信息化建设途径
4.1 增强档案管理现代化意识
档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
4.2 加快硬件设施建设
要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。档案部门充分利用存有大量档案资源的优势，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。
4.3 建设复合型的管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识，信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。
摘要：档案的电子化管理,是档案工作中的一个新课题,它面临一些不可回避的新问题,它是在档案工作初步实践中的一个新生物,虽然还存在一些有待解决的问题,本文通过对档案工作电子化发展中出现的问题进行分析，并拿出一些对策供大家探讨。
关键词：档案工作电子化发展电子档案问题对策
电子档案的管理,在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度,而且极大地提高了工作效率,随着现化化进程的不断深入,档案管理软件系统的不断开发,电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。
信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大的变化。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计,已产生了大量的CAD或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管理,是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成,为缩小档案保存空间,快捷传递交流信息,搞好信息服务,实现信息共享,无疑将会带来极大的方便,同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
一、现代的档案管理工作的转变
（一）档案载体的转变
在管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
（二）企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、 会计 档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要,分类也将更详细、更科学、更规范。
（三）档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。
无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》,提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
二、电子档案工作面临的问题
（一）电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
（二）电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
（三）电子档案保存的长久性问题
随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
三、应对方案
（一）尽快培养精通计算机技术的档案专业人才
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时,通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才,使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务,热爱档案事业;不仅会操作而且会设计程序,能够开发软件。
（二）建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能性,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此,建立健全相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。要通过 法律 形式将电子档案的保管和利用标准规定下来,使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
（三）制定电子档案工作标准和规范
一、电子档案管理的基本特征
随着电子技术的迅猛发展和推广，档案工作产生了由纸质到光电介质载体的飞跃，从而给档案的纸质管理带来新的机遇与挑战。电子档案是一个新概念，全新的档案形式，是一种新形式、新内容、新载体的档案。如果说档案电子化、多媒体档案只是档案物理载体的量变，而电子档案管理则是从内容、形式到手段的质变。相对于传统的纸质或多媒体而言，电子档案具有鲜明的特征。主要是：
1.实体的虚拟化。电子档案是存储在计算机或者网络中的，看不见摸不着。电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储只能是分布式存储的。
2.档案中各项内容集合性较高。文本、图片、音频、视频等融于一体，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展相关内容，并且可以多角度的展示。
3.易于编辑、管理、传输等。所需要投入的大量编辑、邮寄、通讯、复印、打字、装订等费用都节省下来，直接降低了成本。
4.交互性强、投资成本低。电子档案的形式是在线的、实时的、网络化的，使得用户之间可以十分便利地沟通。
基于电子档案管理的上述优点，随着经济及电子信息技术的发展，电子档案管理已逐渐成为档案管理领域中最为重要的一种表现形式。企事业单位、高等院校、社会机构甚至个人都可能产生大量的电子档案。电子档案属于档案学领域，涉及到一定的信息安全，目前还没有一个强制性的电子档案管理行业标准，并且电子档案的管理还存在一些问题，亟需不断深入研究和解决。
二、现有的电子档案管理方案
电子档案现有的安全管理措施包括载体管理、硬拷贝管理、电子拷贝管理和“双套制”管理等多种措施，各种措施都具备各自的特点，优缺点并存，具体分析如下。
1.载体管理。载体管理是指从电子档案载体制作材料的质量和载体物理性安全两个途径实现安全保护的。制作材料包括磁盘、光盘、输入输出设备等，都极大的影响档案获取人对信息的收集、保存、整理、修改、调取等活动。因此载体保护就是电子档案最底层的保护措施。
2.硬拷贝管理。硬拷贝管理是指在纸质保管时，将电子档案材料进行删除。这种保护措施利大于弊，不复合档案管理学发展的趋势。
3.电子拷贝管理。电子拷贝管理是指脱机媒体措施包括载体保护、硬拷贝保护、电子拷贝保护和“双套制”保护等多种措施，各种措施都具备各自的特点，优缺点并存。
4.载体管理。载体管理主要是指从电子档案载体制作材料的质量和载体物理性安全两个途径实现安全保护的。制作材料包括磁盘、光档案资料，制作磁带、光盘、磁盘等载体的档案备份并存在档案库中的一种保护机制。此方法具有较多优越性，但是对备份载体存放环境要求较高，管理风险较大。
5.“双套制”管理。以硬拷贝和电子拷贝双重备份方式，形成两种介质备份档案的“双套制”管理方式。该方案安全性较高，但是存在人力、物力、资金成本高，纸质版本档案不具备数据相关性和证据性等特征，不能很好反映档案内部数据之间的关联性。
三、电子档案管理存在的问题
上面介绍了现有的多种电子档案管理措施，都能起到很好的管理作用，并从专业技术的角度，探讨了各种方案的优缺点。但我国电子档案管理领域在管理制度、管理理念、管理风格上，存在着非系统性、盲目性、被动性、缺乏制度性和低效率性等问题，严重制约着档案管理工作的发展。
电子档案管理是一项系统工程，要求对各个环节进行有序的、相关的综合管理。但是在现实管理过程中，不管是内部因素还是外部因素、不管是体制原因还是人为原因，都使得电子档案管理出现“头痛医头脚痛医脚”的现象，说明我国部分机构还没有建立起电子档案管理的系统论、科学性理念。
管理的盲目性表现在“人云亦云”，现有管理没有了解档案管理基本特点、没有针对性、没有深究性，只是简单跟风，不能很好地控制管理风险。这和很多工作者的观念、技术以及其所在岗位整体素质有一定的关系。有的部门相关人员对电子档案管理知识掌握较少，没（下转第16页）（上接第12页）有相关的安全保护意识，工作处于被动状态，没有很好的主观保护意识，这就为风险的来临提供了机会。另外部分行业缺乏相关档案管理制度和标准，在管理实施过程中，会出现因为缺乏制度和执行标准，而导致电子档案不能受到很好的保护。
传统管理措施还具有低效率性。表现在，由于保护成本高，使得风险的控制成本相应较高，从而造成人力、物力、财力等的巨大投入，从而得不到相关部门的重视和支持，使得效率性很低。
实体移交和权力移交
在经典档案管理学中，归档是这样定义的：将具有长远保存价值的文件向档案部门移交的过程。对于电子文件的归档，很多场合下人们仍然延续这样的定义模式，只将其中的文件换作“电子文件”。然而被越来越多的机构所采纳的逻辑归档方式的出现，却对这种定义模式发起了冲击。逻辑归档中，电子文件在归档前后的物理存储位置并没有发生变化，换句话说，电子文件本身并没有向档案部门移交。不过，仍然有一个事物发生了移交行为，那就是文件管理权，即文件管理的权力由文件形成者所有变为档案人员所有。
实体和权力是文件归档过程中可能发生移交行为的两个对象。在纸质环境中，实体移交和权力移交两位一体，不拥有文件实体，便无法拥有文件管理权。归档过程中，文件管理权力随着文件实体向档案部门转移，实体保管者同时也是信息管理者，这两个角色是统一的，这种统一又是那样顺理成章，以至于档案工作者相对忽略了归档的目的是档案人员取代文件形成者成为管理权力的拥有者，而将达成这个目的的手段―――实体的转移当成是归档的主要内容，因而文件实体的移交成为归档的同义词。
网络的出现改变了实体和管理权密不可分的关系，拥有实体并不一定拥有逻辑控制的能力，没有实际占有文件实体，同样可以拥有文件存取能力，所以人们可以实现远程访问，可以从万里之外的计算机对本地计算机中的信息资源进行增、删、改等操作，可以控制文件的存取行为，可以跟踪文件的利用过程，可以察看文件的属性等。因此在网络平台上，档案部门并不一定要依靠对文件实体的拥有实现对管理权限的掌控。与此同时，信息技术部门在电子文件实体管理上拥有更为专业的技能，“让最专业的人员承担相应工作”这个管理原则又要求机构重新考虑电子文件实体保管工作的分工。在这样的背景下，逻辑归档方式产生了。它提醒我们去思考长期以来隐藏在实体移交背后的归档的实质。归档是确定电子文件档案身份的过程，一旦文件拥有了档案的身份，就意味着它拥有了比形成目的更为广泛的用途，而只关注文件形成目的的文件形成者们便不再适合于继续承担管理职责，应该由另外的部门接管电子文件，档案部门就是这样的部门，它代表整个机构为电子文件发挥其更全面的价值创造条件。尽管电子文件实体转交档案部门保存的现象依然普遍，在网络化水平不高、信息安全保密要求较高的机构中，移交电子文件介质依然是一种有效的归档方式，但是电子文件归档的重点正由文件实体的移交向文件管理权力的移交转变，而且电子文件管理权力的交接并不必然伴随着实体的移交，这个发展趋势随着网络建设的全面开展而日益明晰。
对于电子文件实体移交和权力移交关系的处理，也从一个侧面反映了电子环境中整个档案管理工作重点的转移，档案管理的重点将不再是实体保管，而是智能管理，包括档案信息的规划、控制和组织。
分散保存和集中保存
在纸质环境中，文件在归档前分散保存于形成人员的手中，归档后则集中保存于档案部门。由于集中保存为统一管理文件信息提供了良好的物质基础，因此文件归档后应集中存放的做法在电子环境中仍然得以延续，只不过在采取逻辑归档方式的机构中，负责集中保存电子文件的角色有了变化。
在网络环境中，信息是可以为众多用户跨时空共享的，这个特点允许人们将集中保存电子文件的做法延伸到文件归档前，即文件在产生的时候便实现集中存储。这样，机构在确定电子文件归档前后的保存方案时，就面临两种选择：其一，归档前分散保存，归档后集中保存。这里的分散保存是指电子文件存储在形成文件的计算机中，如个人计算机；集中保存是指电子文件集中存储在指定的专门的服务器中。其二，归档前集中保存，归档后集中保存，归档前后文件的保存位置没有改变，也就是说在文件产生之前，文件的存储方案就已经预先设定好，业务人员个人操作的桌面机中不保存机构的文件。我们将这种方案称为“面向电子文件整个生命周期的集中保存方案”，逻辑归档采取的就是后一种方案。
一般地，网络化程度较低，机构信息管理水平较低，或者对安全保密性要求较高的单位一般采取归档前分散保存，归档后再予以集中保存的做法。其优点是成本低，方便文件形成者的使用；缺点是不利于机构掌握自身所拥有文件信息的整体情况，也不利于文件归档之前的统一管理，如果在归档之前文件管理措施不当，往往需要在归档后付出更多的代价加以弥补。
随着网络的建设以及在网络平台上信息管理经验的积累，有越来越多的机构采取面向电子文件整个生命周期的集中保存方案，具体来讲，该方案可以有两种实现方式：其一，物理集中，即机构中用以集中保存归档文件的服务器，在物理上集中存放于一个地点，如信息技术部门或档案部门。其二，逻辑集中，即机构中用以集中保存归档文件的服务器，分布于多个地点，如业务部门、档案部门、信息技术部门都设有保存归档文件的服务器，这些服务器中存放信息的种类、数量、相互关系等需要进行统一规划、部署和实施。如果机构规模小，业务简单，没有分支机构，数据量小，可采取物理集中方式；而如果机构规模大，业务复杂，地理分布广，数据量大，一般采用逻辑集中方式。面向电子文件整个生命周期的集中保存方案的优点包括：
1．有助于机构实时掌握文件的情况。惠普公司的一位首席执行官卢・普赖特曾说过：“如果惠普知道它知道什么，我们的盈利将超过目前的3倍”。②如果文件一经产生，便得以集中保存，那么机构可以从文件生成之时起开始实时地、主动地掌握文件的情况，而不必等到文件归档后才被动地清点自己的知识资产，从而将知识管理的理念贯穿于电子文件整个生命周期之中，提高机构信息管理的水平。
2．有助于及时纠正错误行为。由于文件生成之后便处于统一管理的状态，因此机构可以及时发现针对文件的非法、不当、错误的处理、操作，避免事后弥补。
3．有助于集成文件归档前后的管理行为，提高管理效率。归档前文件的集中存储是一种前端控制措施，在确定电子文件存储方案的同时，还需要统一规划、设计文件整个生命周期的管理，在这个过程中，将协调、整合、统一、集成曾经发生在不同时间的管理行为，包括文件归档前后的分类、编号、著录等，以减少因归档前后整理、组织、加工方法不同导致的摩擦、重复劳动，实现集中存储、统一管理的规模效益，提高管理的效率。
在具备上述优点的同时，面向电子文件整个生命周期的集中保存方案也存在一定的缺点，其中最突出的就是成本高。这里的高成本不仅表现在需要一定的网络基础设施、相关软件的支持，还表现在文件集中存储方案需要专业人士的维护，需要配套的管理制度的保障，涉及文件命名、分类、编号、著录等方面，而后者更难实现。此外，该方案还需要实现一定的灵活性，以适应机构内外环境变化的需要。
虽然在信息技术强大的作用力下，电子文件实体保存的分工进行了相应的调整，档案部门已不是机构内部以电子化方式产生和保存的文件实体的惟一保管者，但是，因为归档前后电子信息存储位置的设计与实施也是一个事关信息化成本和效益的问题，需要在综合考虑机构业务活动、业务人员、业务信息、信息基础设施等各种因素之后加以权衡，档案管理也是其中一个重要的考虑角度，而从档案管理的角度对于电子文件的保存提出功能要求，是档案部门的分内之责，所以，即便是不承担电子文件实体保管任务的档案部门，也并不能完全将电子文件的存储、保管作为一个黑箱来看待，而要参与到文件保存方案的设计、实施之中。比如，对于归档前采取分散保存方案的机构而言，需要依靠一些手工管理方法来实现对电子文件形成阶段的监控；对于归档前采取集中保存方案的机构而言，则需要在软件系统中严格限定不同人员产生、处理、利用文件的权限。再如，除了在线保存方案之外，为了安全起见，机构还需要制定脱机保存的策略，诸如银行、税务等数据量大，数据安全性要求高的机构，一般还需要进行异地备份。
独立开展和集成管理
长期以来，文件归档被视为按照先后线性顺序开展的管理流程中一个相对独立的环节。对于形成文件的业务流程而言，归档是最后一个步骤；对于档案管理流程而言，接收文件归档则被视为档案工作的第一步。但是在电子文件的管理中，随着全程管理和前端控制原则的贯彻，归档不再简单地充当顺序连接业务流程和档案管理流程的接点，它与产生文件的业务工作之间的集成以及与其他文件管理活动之间的集成的趋势日益明显：
1．归档与业务活动的集成。机构在文件形成之后，即可对重要文件打上归档标记，保证其在处理完毕之后即可存入档案数据库。这个动作将一直被定位为业务流程最后环节的归档提前到业务流程的开始，也将归档更紧地纳入形成、处理文件的业务流程。
2．归档和鉴定的集成。对重要文件打上归档标记，这也是对文件保存价值的一个判断，在实际操作的时候，可以将鉴定与打上归档标记合并开展，只要鉴定的结果是文件的保存期限大于零，那么系统便可以自动赋予文件以归档的标记。如果电子文件采取物理归档的方式，那么归档与鉴定的集成还表现在归档文件的质量检查和文件的技术鉴定的合并。
3．归档和权限设置、备份等安全保护活动相集成。归档意味着电子文件管理权力的转移，对文件的操作权限也将随之发生变化；同时，对于归档的电子文件，适当的备份是必不可少的，权限设置、备份等安全保护活动与归档都是密切联系的。
4．归档和整理的集成。实现逻辑归档的前提是事先确定电子文件的整理方案，包括分类结构、编号构成、著录项目等，随着归档的进行，必须同时确定文件在机构信息结构中的位置、代号等，而文件的分类号、顺序号、归档者、归档时间等又都是著录中的重要项目，设计精良的管理系统应能够将其自动记录到著录数据库中。
这些集成现象的发生促使我们思考其成因，机构是基于什么样的考虑应用全程管理和前端控制原则？并导致原先相对独立的文件、档案管理活动逐步融会、彼此链接？信息化背景下文件管理目标及其实现途径是寻求这个答案的两个线索。
我们说归档最重要的内容是文件管理权力的移交，而机构之所以要改变文件管理权力的归属，主要是为了实现电子文件形成目的之外的多种用途，后者是电子文件管理的总体目标，不管技术环境如何变迁，这个总体目标是保持不变的。
