时间：2023-06-04 10:46:15
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇采购档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1制订规章制度,强化基础工作管理
会计基础工作在整个会计核算中,是数据最原始的积累,是核算的开始、结束,没有严格的规范化管理,势必影响整个核算流程,因此,涟钢财务部制订了《涟钢会计基础工作规范细则》、《ERP会计业务操作细则》、《涟钢会计档案管理制度》、《涟钢财务部会计凭证管理办法》、《会计报表编制及要求》、《票据管理办法》、《内部结算管理办法》、《资金收付内部控制制度》等一系列规章制度,强化基础工作管理,建立《财务检查考核办法》,由会计科实施定期与不定期检查,发现问题及时采取措施,将错误消灭在萌芽中。
2做好凭证制单人与审核人衔接,搞好成本费用归口管理
涟钢在2003年实施ERP,会计核算由二级成功转换为一级核算,原来成本费用划分到二级单位控制。实施ERP后,统一由财务部各科室分类控制管理,驻二级单位财务人员制作凭证必须由相应主管科室审核,各主管科室将成本费用细分工落实到人。成本类由成本预算科审核控制,费用类由费用科归口控制,福利、工资、资金等由会计科汇总审核。做到成本费用专人专科控制管理。实施ERP后成果显著,2006年1~2月涟钢生产成本较年度目标计划降低22706万元,在同行业排名21名。
3统一采购付款,加强明细帐管理
涟钢实施ERP前,采购付款是由驻采购部财务科、驻进出口部财务科根据所在单位计划付款。有的供应商在几个部门都有业务,既是供应商又是销售客户,信息没有沟通共享,造成付货款给供应商,供应商又欠公司销售货款,浪费资金资源。实施ERP后,在系统内将信息资源共享,同一客户应收应付款抵减,随时可查客户余额情况。在实际操作中,根据财务部《采购物资承诺付款管理办法》,由资金科按计划统一审核支付,避免重复或应抵减销售货款款项支付,相应节约了资金资源和财务费用,财务费用1~2月较年目标计划节约2189万元。应收应付明细帐由销售结算科、采购结算科专门管理,账目清晰,差错率为0。
4规范凭证制作、传递,保障原始单据完整、真实
涟钢在ERP系统中,会计人员按岗位职责给予权限,由专人负责管理,严格规定凭证摘要、科目设置、附件说明等,使系统按照凭证科目归集成本费用、应收应付明细帐,确保明细帐与总帐相符。涟钢财务部每月凭证约有2000份之多,翻阅查询不便,凭证摘要描述简洁明确是查询的基础,因此根据《涟钢财务部会计凭证管理办法》,要求凭证制单人按照规范填写摘要、附件说明,使附件完整,查询快捷,减少时间浪费。由于会计凭证号是系统内自动连贯生成,凭证汇集需各个科室协助完成,涟钢财务部实际操作是:付款凭证由会计人员直接送到资金科出纳柜,以免凭证及附件遗失。银收、银付、现收现付凭证由资金科银行核算会计整理,造具清单送档案室,记账凭证由各科室专人归集造清单送档案室,最终由档案管理会计装订成册。避免了原始单据丢失、凭证缺号,保障原始单据完整、真实。
5利用计算机信息系统,规范报表
在现代企业中,以计算机为中心,加强信息沟通,已成为规范会计基础工作的重要手段。会计报表是会计核算工作最终总报告,是企业经营成果的浓缩反映,是决策层决断的依据。涟钢下属11个子公司,在合并报表中占有重要地位,财务部会计科利用计算机区域信息网络,规范子公司报表格式、报出时间,使数据信息共享,加快报表报出时间,提高合并报表数据准确率,为领导决策赢得时间。
6完善档案体系,保障会计核算成果真实性、完整性
会计基础工作贯穿整个核算过程,从原始数据、票据取得到报表报出、档案归档,涉及面非常广泛,如采购经办人员、销售人员、班组核算员、成本数据获取人员、基础数据录入员、成本费用会计、资金收付会计、报表会计等等,只有明确分工,衔接到位,既分工又合作,才能将会计基础工作有始有终完成。
一、基层央行集中采购工作中的现状及存在的风险
（一）基层央行集中采购工作中的现状
1.集中采购工作作程序周期较长。基层央行于每年年都将提出下一年度的采购需求，并经过逐级审核后向上级行管委会上报采购计划，以便于及时掌握各基层行的采购需求量并进行审核。但是，目前采购计划审核指标下达都在次年的6月份左右，而且《中国人民银行集中采购工作规程》（以下简称“工作规程”）规定“采取公开招标、邀请招标方式采购的，应在35个工作日内确定中标供应商”；《招标投标法》规定“自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于二十日”。从采购申请立项、论证、计划、申报、实施和验收，至少需要近八个月时间，极大地影响了集中采购工作任务的完成，使一些急需、特殊的需求将无法按时得到满足。
2.存在年底采购量“井喷”现象。目前基层央行集中采购工作存在年末特别是12月份采购量激增的现象。主要是部分基层央行由于多种原因。很难提前半年甚至一年结合全年业务发展情况，全面考虑、准确估计本年需求，并提供商品质量、数量、金额等完全准确的采购计划。预算和采购计划的准确性难以保证。集中采购预算编制水平不高。采购计划编制“头轻脚重”一方面增加年末集中采购的工作量，另一方面因受到时间、供货、发票开具等因素的制约，难以充分体现集中采购的规模效应。
3.集中采购法规制度尚待明确。集中采购工作是一项新业务，无论是法律本身还是配套制度、保障措施等都还不够健全和完善。经过几年的探索和研究。人民银行虽然出台了部分与之配套的采购制度和措施，但在实际操作过程中，还存在法规和制度上尚不明晰的问题。如《管理办法》第二十九条“采购机构（部门）应自觉接受监督检查，如实反映情况，提供有关资料”，但并未规定对违反上述的行为处罚。第三十三条处罚内容不具体。如违反第三十三条第二款“将应集中采购的项目化整为零或采取其他手段规避集中采购的”，按规定是“应依法追究直接负责的主管人员和其他责任人的经济、行政责任”，实际操作中，具体追究谁，承担何种经济、行政责任都不明确。首先是经济责任的种类不明确；其次是承担经济责任的金额不明确；最后是行政责任的种类不明确。
（二）基层央行集中采购工作中存在的风险
1.集中采购管理制度执行不力。一是基层央行组织机构行使职权不均衡。有的采管会没有能很好的履行职责，对采购计划外的临时急需性以及追加预算的采购事项，没有履行审核的职责。二是制度建立不完整。部分基层央行在制度建立方面重视不够，不同程度的缺少《管理办法》和《工作规程》中规定的应建立的相应的管理制度。三是没有严格执行总行集中采购项目及限额标准规定，部分项目未纳入集中采购范围。四是管采未彻底分离，难以有效制约。部分基层央行未严格执行“财权与事权分离、管理与操作职能分离”的内部控制制度，导致集中采购各环节之间职责不分、权责不明，协调机制不顺，给采购工作带来了摩擦。
2.采购操作程序存在不规范现象。一是采购预算编制不完善。对集中采购工作缺少预见性，采购预算编制过于粗糙，导致临时性采购需求增加，给规范集中采购工作带来了一定难度，而且也容易滋生腐败问题。二是采购方式选择不符合规定。三是公开招投标、邀请招标时采购单位不足规定数量，邀请、询价招标过程简单。四是合同签定不够规范。
3.集中采购的监督管理不到位。一是采购监督机制不够完善。《管理办法》对内审、纪检的监督检查职责作了相关规定，但这些都是原则性规定，没有明确内审、纪检等部门各自的监督重点，检查的方式方法也不明确，缺乏可操作性。二是集中采购监管部门参与具体操作环节多，从宏观上进行政策指导和监督管理的少。三是集中采购部门与会计、纪检监察、内部审计等相关部门缺乏经常的、稳定的沟通机制，协调配合不够密切，没有形成监督合力。四是民主监督渠道不够畅通。职工的民主监督意识不强。大部分基层央行在集中采购活动中，一般只注重对结果的公示，而对采购过程和重要环节公示的渠道单一、范围有限，以会议通报形式在中层干部范围公示为主，一般职工对采购工作知晓程度不高，无法起到监督作用。
4.集中采购档案管理有待加强。目前，基层央行集中采购程序相对规范很多，但是对档案管理工作重视不够。一是采购档案归集不完整，对相关采购程序性资料收集不齐，不同程度的缺少中标通知书、定标文件、补充合同等资料。二是档案保管不合规。采购过程结束后，集中采购文件未纳入全行档案管理范围，部分采购资料分散在其他相关部门的现象依然存在。
关键词：药检机构 预算管理 内控体系 信息化
2012年，财政部出台了行政事业单位内部控制规范，2015年底又出台全面推进行政事业单位内部控制规范的要求。在此形势下，药检机构作为国家事业单位，进行内部控制是时不我待。
按照《行政事业单位内部控制规范（试行）》要求，建设内控体系，有单位层面和业务层面之分。业务层面包括，预算业务控制，收支业务控制，资产控制，政府采购业务控制，合同控制，建设项目控制六大方面。对于Z药检机构，预算、收支业务由财务部门管理。资产、采购、合同、工程都各有归口管理部门，且各有管理软件。因此进行内控体系信息化建设的过程中，主要以预算管理为核心，给资产、采购、合同、工程等内控业务做了接口。
一、建设过程
（一）梳理业务流程，明确业务环节，分析经济活动风险，确定风险点
1.梳理业务流程，明确业务环节
根据单位新三定结果，对单位的预算业务、收支业务进行梳理，对业务特点进行总结和归纳，确定业务管理的组织构架。
（1）预算业务。Z药检机构的预算业务主要包括预算编制、预算批复、预算执行、决算和绩效评价等环节。预算业务可分为收入预算与支出预算，也可分为财政预算与内部预算。
预算编制阶段的业务流程主要是各部门按照自己归口管理范围进行预算编制，各部门将预算上报到财务部门，财务部门进行汇总后，交单位负责人审批后，再上交上级单位。预算批复阶段的业务流程是上级单位将批复后的预算下达到单位，财务部门连通业务部门将预算指标进行分解。预算执行阶段的业务流程是各业务部门进行收支，财务部门进行会计记账。决算阶段的业务流程是财务部门对会计结果进行汇总，将财务报表上报。绩效评价阶段的业务流程是各业务部门对各自执行的项目进行绩效评价，财务部门出具经济绩效评价结果，并汇总结果上报。
（2）收入业务。Z药检机构的收入业务主要包括检验收费、技术服务收入、货款等。收入业务的业务流程主要是单位收款后，各部门确认收入，开具发票或汇缴证明，记账。
（3）支出业务。Z药检机构的支出业务的业务流程主要是各部门先申请资金支付（借款或报销业务），会计记账，最后出纳进行资金支付（支票、汇款、公务卡还款、无现金报账、现金支出）。
完整的收支流程还应包括银行对账、会计报表出具、会计档案保存。
2.分析风险，确定风险点
（1）预算业务。在预算编制阶段的主要风险是：业务部门和财务部门缺乏沟通，预算编制不合理，导致业务活动与财务支持脱节，影响后续预算执行。预算编制阶段风险点：各部门沟通协调是否充分；预算编制与资产配置是否相结合；预算编制与具体工作是否相对应；预算编制与项目完成时间是否相一致。
在预算批复阶段的主要风险是：按照程序批复的预算在单位内部没有进行指标分解，单位预算调整和追加程序不规范。预算批复阶段风险点：预算批复指标分解是否下达到具体工作部门；预算调整程序是否规范；预算追加程序是否规范。
在预算执行环节的主要风险是：不按照预算规定的范围和标准开支，导致预算执行与预算指标不符，产生无预算支出、超预算支出，预算执行进度慢。预算执行环节风险点：是否在预算批复额度和开支范围内执行预算；预算执行是否符合国家政策；预算执行进度是否合理。
决算阶段的主要风险是：决算编报与单位原始数据不一致。决算阶段风险点：决算编报是否真实、完整、准确、及时。
（2）收入业务。收入业务的主要风险：未按收费许可规定的项目和标准征收；上缴国库的收款收入到非国库银行账号；合同收入的合同签订不准确。收入业务的风险点：收入是否实现归口管理；是否按规定时间向财务部门提供收入有关凭据。
（3）支出业务。支出业务的主要风险：支出事前审核不严；原始票据审核不严，存在使用虚假票据套取资金的风险；借款不还款，往来款变坏账；支出资金安全性；支出特殊项目科目是否合规安全。支出业务的风险点：支出是否与预算相符；是否符合国家要求的支出标准；原始票据是否真实、合法；支出是否与合同一致；往来款能否及时催收；支出大额资金是否有审批；支出特殊项目是否有归口管理部门管理。
（二）设计具体内部控制方案，采用相应的风险控制方法
1.不相容岗位相分离
Z药检机构在财务部门内部将出纳岗与会计核算岗剥离，出纳岗与印章保管岗分离，会计核算岗也与会计档案保管岗、银行对账岗相分离。
在业务部门内部将业务申请人与业务审批人相分离。
纪检监察部门作为内部监督与各部门相独立。
2.内部授权审批控制
Z药检机构对资金支出的管理是以项目管理的模式进行管理的。按照项目区分，每个项目设定项目负责人，项目支出由项目负责人审批。涉及归口管理部门的由归口管理部门负责人审批。涉及大额资金的，严格按照管理权限进行审批。
如果授权人无法实施审批，需要授权给他人的，必须将授权人本人签字的授权书在财务部门备案。
3.归口管理
Z药检机构成立预算管理委员会，由财务部门牵头组织预算工作；对财务的审计监督，由纪检监督部门负责；政府采购由后勤服务部门负责办公用品和实验材料集中采购，由仪器设备管理部门负责办公仪器和实验仪器的集中采购，召开会议和培训由各组织部门按照政府采购名录自行抉择，但要提前一年上报会议计划，提前一个月上报会议预算；资产管理由仪器设备管理部门负责规章制度的制定，综合管理，实盘；合同管理由业务部门综合统管，负责参与合同的签订和相关活动，统一管理合同专用章和授权委托书，对合同履行实施有效控制。
4.预算控制
Z药检机构加强预算管理，实现过程控制。
完善内部预算管理，设立预算管理工作小组，健全预算论证审批组织架构；制定《预算管理办法》，规范预算管理职责，明确预算编制内容，严格预算审批程序；专项预算实行归口管理、指标控制。
建立财务分析体系。按月预算执行简报，建立预算执行季度分析、年度财务分析制度，及时提供会计信息。
要按照预算批复的额度和规定的开支范围办理资金支付业务，对资金的使用形成了预算约束。政府采购也要先上报预算后计划再采购的流程，形成了预算对单位资产购置行为的约束。
实行会议费、培训费年度有计划，举办前要提交预算、执行中不得突破预算。
5.会计控制
Z药检机构梳理现有财务制度，建立健全财务制度，制定财务部门服务公约；加强会计机构建设，配备相应资格能力的会计人员，从事会计记账工作的人员必须有从业资格证书；合理设置财务岗位，主要分为预、决算岗位，出纳岗位，支出核算岗位，收入核算岗位，银行对账和会计档案管理岗位，科研管理岗位，工资薪酬核算岗位；实行岗位责任制，确保各岗位权责明确，不相容岗位相分离；制定会计基础工作规范手册，明确工作责任，加强财务审核；每周固定一个下午的工作时间，专门拿出来对会计人员进行培训，将培训日常化，着力提高会计人员的职业道德和业务水平。
6.单据控制
预算、决算方面主要通过留存领导审批签字、盖章后的报表；收入方面通过开具发票实现；支出方面，除劳务费、专家费要提交劳务费、专家费表由领取人亲笔签字领取外，都需要报销人提供原始发票；其中，材料费和办公费需要附明细；差旅费的报销需附出差审批单和会议通知；会议费的报销需附会议预算表、报销发票、举办地点提供的流水单，会议通知、签到表、会议现场照片等。
在单据控制中，会计档案保存是内部控制尤为重要的一环，按照新会计档案管理办法的要求和未来云审计的需要，对会计档案进行扫描，存储在网络，对目前的会计档案保存的安全性提出了新的挑战。
7.信息内部公开
Z药检机构在内网搭建了财务信息平台，既国家财经政策也机构内部制定的财经制度，这些制度既对广大职工有培训宣传的意义，也同时作为收支业务控制的依据。财务信息平台还能提供银行收款情况供各部门认领收入，也提供项目经费查询功能和支出审批功能。项目负责人可以在平台上进行网上审批，也可以在平台上查询自己负责的项目的收支情况，与预算框架进行对比，了解项目经费执行进度和项目经费余额。
（三）根据国家有关规定建立健全单位各项内部管理制度
根据本单位实际和近期国家要求的重点进行了内部管理制度梳理，包括财务管理总制度，经费支出管理办法，出国经费管理办法，差旅费管理办法，会议费管理办法，公务接待费管理办法，公务卡管理办法，票据管理办法，暂借款管理办法，会计档案管理办法，固定资产管理办法，政府采购管理办法，基本建设项目财务管理办法等。
（四）信息系统架构，实现内控体系信息化
1.信息系统基础
铺建信息系统首要是综合考虑信息系统网络运行环境，包括对硬件的要求，对操作系统的要求，对浏览器的要求等。
2.信息系统的主要模块
采用网上预约报账系统实现网上报账；采用档案管理系统实现单据扫描上传和对电子单据的管理；采用无现金系统实现报销款项直接支付到经办人卡内；采用物流化报账系统实现报账单据的分配和状态记录，还可通过综合信息平台实现短信通知。
3.在信息系统中固化流程
将网上审批归口管理部门梳理清楚，对大额资金审批进行限定，按照一般报销申请，借款申请，出国费申请，差旅费申请，劳务费、专家费申请，会议、培训费申请分为六类。
网上填报的业务在后台进行实时校验，根据业务流程实现相关部门的网上流程审批，保证申请通过的业务在财务核算系统中切实可行。
经办人选择报销业务类型，选择经费使用项目，填写报销金额，扫描上传原始单据，进入审批流程，经项目负责人审批后，系统自动冻结相应的项目额度。还需要归口管理部门审批的，进入归口管理负责人审批流程，需要大额资金审批的，进入大额资金审批人审批流程。审批完成的报销单，财务人员在财务系统可以读取并生成全部或部分会计凭证。
通过审核后，出纳人员可以进入无现金系统进行支付，报销款项直接支付到经办人卡内。综合信息平台可以将经费使用情况，往来催款，经费到款，项目执行进度，工资发放通知，报销流程进度发送到相关人员处。
二、建议
（一）自上而下，领导的支持是关键
内部控制很复杂，涉及到多个归口管理部门，不单单是财务一个部门的事情。建设单位内部控制，执行单位内部控制，对单位内部控制进行评价的过程，涉及预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、建设项目、合同等各项经济业务，需要各部门进行沟通，协调，形成动态控制，长效机制。这些跨部门的协调沟通与合作，关键在于单位领导的重视和支持。
（二）解决信息孤岛问题是基础
完善的内部控制应建设一个覆盖全部门全流程，从预算审批到决算报表的信息系统。事业单位内部往往各部门各有信息系统，信息孤岛问题无法彻底解决。在这种情况下建造信息系统时首先要注意系统的运行环境，该信息系统与操作系统的适应度，与扫描仪、打印机、高拍仪的适应度，与银行系统的衔接情况。同时，建设系统时不但要满足现有业务需要，还要注重面向未来发展，给各个管理模块都留下未来可接入的端口。
（三）制度完善是支撑
相关制度中其实早有内部控制的要求，比如出国经费管理办法中对团组和预算审批的要求，以及开支控制的要求，但这些内控要求都分散在各个制度中。内部控制制度的建立健全及完善，既是对现有的一些制度的梳理、整合，也是对缺失或模糊脱节部分的明晰完善，实现管理制度的整合，衔接业务部门和财务部门的工作环节。
基金项目：中国食品药品检定研究院中青年基金项目“以预算管理为核心的中检院内控体系信息化研究”（2014A1）
参考文献：
[1]行政事业单位内部控制规范（试行）[EB/OL].
[2]财政部会计司.行政事业单位内部控制规范讲座[M].北京：经济科学出版社，2013-9.
医疗设备档案的特点主要有医疗设备档案的多元性特点、医疗设备档案的动静结合特点、医疗设备档案的高素质性特点。
1.医疗设备档案的多元化特点
医疗设备管理档案从设备的需求、采购、安装、使用，一直到医疗设备的报废进行全程的记录，医疗设备管理档案能够直观、细致的展现医疗设备使用过程中的具体要求和各类细节。同时，医疗设备档案的形成也是多样化的，它既可以是利用图纸进行的数据、文字记录，也可以是音频、视频等电子载体，还可以是利用计算机技术进行的高尖端操作，能够满足各种需求，保证医疗设备的正常运行和管理[2]。
2.医疗设备档案的高素质特点
在医院的医疗设备档案管理的过程中，由于医疗设备档案管理是从医疗设备的采购到报废的整个过程，这个过程的涉及面较广，需要医院的采购人员、医疗设备的维护人员、医疗设备的操作人员等各环节的工作人员进行全面配合管理，共同协作，才能更加高效率、高质量的完成医疗设备管理工作，保证医疗设备档案管理的完整性。
3.医疗设备档案的动静结合特点
在医疗设备档案管理的过程中，主要是通过动静结合的方式进行档案管理。静态档案管理的方式主要是对医院中医疗设备的前期采购计划、验收、说明文件等材料的静态收集，用时较短而简单便捷[3]。动态档案收集的方式主要是对医疗设备的运行及维修过程的整理性材料。
二、医疗设备档案在医院管理中的作用
医院的相关领导和医疗设备档案管理人员要加强对医疗设备档案管理的重视，真正发挥医疗设备档案管理的作用，提高医院的管理的科学性和稳定性。
（一）监督医院采购工作，促进医院资金的合理运用。医疗设备档案工作的开展有利于监督和制约医院的采购工作，保证医院采购工作的合理性。在设备的采购过程中，设备档案能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据。医疗设备的价钱较高，而医疗设备档案管理能够对医疗设备采购过程中的各个细节进行细致的分析和研究，然后向领导及卫生厅申请。在医疗设备档案采购分析的过程中，一般要经历设备论证申请、招标、仪器管理委员会讨论等过程。论证的内容主要是对医疗设备的使用价值、能够创造的价值等内容进行论证。建立医疗设备档案，能够为医院同类设备的更新做出有效的参考，避免重复的购买为医院带来的经济损失，也为患者病情的有效治疗提供有力的保障。同时，也能够有效避免某些医院中，一些自控能力较差，素质较低的人员由于利益驱使，医疗设备购买不当、医疗设备功能性问题所带来的纠纷，通过调阅设备档案，进行效益分析，最大程度的发挥医疗设备档案的作用，促进医院资金的合理、高效运用。
（二）提升设备维修水平，促进医疗水平的全面发展。医疗设备的长期运转可能会使医疗设备出现性能失灵、零件磨损等情况，导致医疗设备的无法运行，所以医院必须要定期对医疗设备进行维护和保养。医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件，是临床医生和维修工程师工作的有力助手，能够将设备的使用情况、维修情况等内容进行具体的记录，为医疗设备的维修做出参考贡献。一旦发生设备故障，能够及时的查找相关资料，最快的解决问题，避免因为长时间找不到设备故障原因而带来的一系列经济损失，不断提升医院的设备维修水平，促进医院医疗卫生水平的全面发展。例如在2012年，吉林省某家医院的一台进口CT机发生故障，这种大型的医疗设备突发故障在维修的过程中，是十分麻烦的，难以及时查找出问题，而如果请外来的维修人员进行修复，维修费用至少要30万元，这个时候医疗设备档案就能够发挥他的价值和作用，为维修人员提供有效的数据和维修参考，最后医院内部人员根据医疗设备档案在最快的时间内自主完成了维修，为医院节省了大量金钱，也积累了一定的技术经验。
（三）维护医院合法权利，保证医院正规化日常运营。在医院运营的过程中，时常会出现由于医院的医疗设备仪器的原因而产生误诊、漏诊等情况而产生医院与家属之间的医疗纠纷，这时就需要医疗设备档案提供原始凭证，保证责任的明确性。例如在2010年，云南市某家医院接收一位高血压引发的脑出血患者在吸氧的过程中，氧疗机出现故障导致吸氧行为中断，严重影响了患者病情的稳定性，家属极为不满。这种问题实际上在各类医院中，都发生过类似想象，如果利用医疗设备档案管理办法，就能够及时、有效的解决这一问题。医疗设备档案是检验医疗设备合法性、有效性的重要依据，在为病人检查的过程中，如果出现故障，而设备厂家不予受理的情况下，医院可以凭此档案依法维护自身权益，保证医院的正规化日常运营。
三、结束语
[论文关键词]高等学校；采购；档案管理
根据《政府采购法》相关规定，高校在一定规定金额和范围之内可以自主招标，招标涉及货物、工程、服务等项目，招标过程中会产生招投标文件、评标资料以及合同等相关档案，种类繁多，数量会因投标单位的数量而变化，总量庞大。招标档案是学校的建设过程中的重要资料，是后期的项目实施、验收的依据，也是高校权益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息资源。因此，招标档案的科学管理对高校的规范管理和全面发展有着举足轻重的作用和重大意义。
一、高校采购档案管理中存在的问题
（一）档案机构与采购职能脱节
目前大多数高校单位的文书和档案管理是两个相对独立的部门，档案工作在高校不受重视，加之高校招标项目量小、时间较分散、阶段性的工作，从职能角度上讲，工作的交叉性使招标工作和管理存在诸多问题。档案管理部门通常认为招标结果产生后即表示招标工作已经完成。而各级领导、项目负责人及工作人员的档案意识都不强，对招标档案工作缺乏足够重视，没有把招标档案工作实质性地列入专项管理，招标档案没有被作为一种重要信息来认识和保护，致使招标工作形成的档案在归档、保存、查阅上存在很大困难。
（二）采购档案的信息化程度不高
由于编制、开发计算机管理档案软件的大多数是计算机专业人员，他们对档案管理中的一些特殊规律缺乏明确的认识，而档案管理人员对计算机技术的掌握又缺乏深度，因此实际工作中所用软件功能还比较单一，仅局限于档案的编目和检索，许多工作还得靠手工来完成，信息化程度很低。招标工作形成的档案资料种类比较多，这些资料最大的特点就是，纸质资料量大、保存年限较长，事后查阅频率较高。招投标文件都讲究权限和时效性，在规定的时间和要求下必须作出有效的承诺和保证，而这些均以纸质形式反映，保证公平、公正和公开。在信息技术高速发展的今天，有些学校甚至还未使用计算机进行相关数据录入，更谈不上专业软件管理。
（三）采购档案管理目标不明确，缺乏配套的管理制度
有的高校对反采购档案要达到什么没有明确目标，不能根据现有的软、硬件条件和单位实际工作的需要提出合理的工作目标，也缺乏相应的规章制度。招标项目往往涉及的人员多，档案收集不规范。同时会涉及货物、工程、服务等多方面，项目管理人员档案的整理水平差异很大，没有按照统一标准和制度进行整理归档，档案的收集也不完整，遗漏现象等。但高校对这方面工作也缺乏相应的责任制度。另外由于招标工作人员及项目负责人多是兼职，没有额外的报酬和奖金，也没有相应的管理制度，责任心不强，工作不重视，工作中缺乏沟通配合等，直接造成档案质量不高。
（四）采购档案保存存在安全隐患
与纸质档案载体相比，电子文件的存储材料的寿命要短很多，一般仅为5- 15年，而很多采购档案保管期限都达15年以上。在信息化程度比较高的学校，会形成大量电子数据。电子文件的存储材料容易受材料变质和外来磁场的影响导致数据被破坏，造成数据的丢失。由于计算机系统出错造成数据库系统和文件系统故障；录入或更新的数据不满足格式条件或要求；人为地、有意识地破坏活动，对数据非正常修改，对软、硬件的蛮力破坏等都会导致数字化档案的缺失，并且无法修复的可能性比纸质档案大的多。
二、改进高校采购档案管理的建议
（一）重视采购档案管理工作，明确专职专业管理人员
招标档案工作对于高校的权益保障有着至关重要的作用，高校应加强重视此项工作。鉴于招标档案的重要性，应建立学校招标档案工作领导小组和明确档案管理专职人员，并且应保证一定的稳定性。专职工作人员应利用现有的资源，采取科学的方法和手段从各方面及时、广泛地搜集现有招标相关档案，并对照归档范围进行系统的整理、检查分析，确保招标档案符合原始、完整、准确的要求。
（二）加大采购档案的信息化程度
档案是一种信息产品，要合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用并获得最佳效益，必须通过软件开发编制档案检索管理系统。此外，在服务技能上要有自动控制技术等手段的支持，对档案进行全方位、多角度、高效和安全的改造，保证电子文件的管理与监控。高校招标工作的阶段性和时效性特点确定单独开发编制档案检索系统的成本太高，但人工检索管理存在较大的难度，工作效率低。因此，系统检索方法的实现可利用学校资源，比如在校档案室管理软件的平台上进行再次开发利用或者利用学校人才资源开发简易检索工具，这一检索方法的存储量大，检索效率高。另外，各高校档案管理机构需要在其外部与高校图书、情报等其它信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，通过构建网上档案服务平台，为更多的用户提供服务。
（三）完善采购档案的专项管理制度
高校招标档案资源建设涉及学校货物、工程、服务等各方面，也是一项系统工作。做好招标档案管理工作的重要基础和保证就是建立健全档案管理规章制度。
建章立制，完善各项招标档案管理办法，并认真贯彻实施。根据学校设置招标组织的情况制定招标档案管理规章制度，明确招标档案管理人员的具体职责，按照问责机制原则进行管理和监督，同时设定一定的奖惩制度，提高工作人员的责任心和积极性，保障招标档案的连续性和完整性，使招标档案工作进一步制度化、规范化。
（四）构建采购档案的保密及安全防护体系
招标过程中每一个信息对于招投标双方的公平都是至关重要的。关系着招标后项目合同的签订、项目的实施验收以及纠纷处理。随着招标的结束，合同的签订、项目的实施及验收陆续进行，包括可能出现的纠纷事宜，招标档案是这一切工作的基础，学校合法权益的重要保障，是具有重要价值的原始资料。这就要求档案专职管理人员要做好招标档案的保管和保密工作，确保档案的安全性和完整性，不能违反相关的操作程序。同时，根据电子档案特点和网络结构的特点，其安全防护也应综合使用各种安全防护措施，构建立体化的安全防护体系。包括设立防火墙和安装杀毒软件，防止未授权系统的侵入；安装加固软件，防止对系统安全构成的威胁。档案信息网络主要是学校内部局域网，其网络上运行有大量的密级信息，除安装各种网络安全防护软件外，还应对网络的安全运行情况进行检测。为了确保信息的完整、准确，必须进行数据备份，并脱机保存到其他介质上，以防止数字信息的丢失或更改。
关键词：企业合同；合同档案；档案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。
2 企业合同档案建立的必要性
企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部环境的影响
随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。
2.2 内部发展的需求
企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。
3 企业合同档案管理中存在的问题
3.1 合同收集归档不及时
目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。
3.2 合同档案的管理不规范
现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。
3.3 合同档案质量有待加强
现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。
4 深化企业合同档案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同档案管理制度
企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。
按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。
4.2 规范企业合同档案科学管理
现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。
在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平
“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。
企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识
近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。
4.5 处理好合同档案利用与保密的关系
《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。
5 结束语
在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。
参考文献
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基层疾控中心实验室通过计量认证／认可后，实验室的档案建立和完善在工作中有着重要的意义，实验室档案的规范化和科学化，能正确、全面反应实验室建设的历史，实验室的档案建设和管理水平是衡量单位实验室质量控制效果的重要标志，实验室档案是实验室管理中不可缺少的一部分10。本文就如何根据实验室档案、实验室自身的特点以及属性和行之有效的运行机制来建立起实验室档案，进而更好的利用实验室档案，规范实验室各方面的管理工作。
1 实验室档案管理的重要性
1.1 实验室档案是实验室创新及提高质量的主要依据：实验室档案如实验项目、实验内容、使用方法、检测依据、实验室的质量控制检测最终结果等实验体系及实验室工作人员结构、专家审查督导情况、上级检查反馈的意见和建议，每年都将通过文字记录归类整理后保留下来。这些意见和建议有助于我们不断改进实验室的工作质量、工作方法和提高工作成效，从而不断提高实验室的整体质量。
1.2 制定新的实验室工作计划：对历年的实验室项目、使用方法、实验手段的记录进行分析研究，总结实验室检测工作的经验，发挥优势项目，克服工作中出现的差错。有助于实验室在实际工作中探索一套更为合理的实验方法。
1.3 实验室档案是疾病预防工作的重要保证：实验室的工作是单位创新提升疾控中心立足于社会的一项重要工作，实验室工作又离不开仪器设备，特别是大型精密仪器，即大型精密仪器的安装、调试、使用方法及故障排除措施的详细记录以档案的形式保存下来，如：同一类型而型号不同的仪器其性能、准确度、灵敏度都不一样，使用过程中的这些详细记录给后期的实验室日常工作和科研工作带来很大的参考性和选择性。
1.4 实验室档案有利于合理运用精密仪器及仪器设备的合理配备，更好地为单位创两个效益服务：利用实验仪器的使用记录，可以得出仪器的使用效率，也就可以分析出哪些仪器是实际工作必备仪器，哪些仪器是在条件具备时才可购置的仪器，这样就可优化利用单位投入的有限设备经费，从而避免盲目采购仪器设备给单位造成浪费；另外，以前的使用记录会详细记录操作者在使用每一台仪器的运行情况，如各种技术指标是否符合使用情况，维修率的大小、维修是否方便等，以此为单位实验室提供仪器使用的基本信息，也为今后单位在购置仪器设备时选择合适的厂家提供重要的参考。
2 疾控中心实验室的档案建设范畴
疾控中心实验室的档案归档内容不同于单位的整体档案管理，在参考
3 做好实验室档案的保管工作
做好保管与利用的有机统一工作，是档案工作的重要组成部分。要让实验室工作人员认识到档案保管工作绝不是阶段性和过渡性的工作而是一项长期保持性、常规性的工作，只有如此，才会避免出现在如遇资质评审时便加大力度突击整理。审评结束便束之高阁、无人间津的现象真。由于疾控中心检验工作的档案有其自身的特点，包括：微生物检验、理化检验、临床生化检验及免疫学检验、临床基础检验、寄生虫病原体检验等多个专业，因此对各实验室收集的基础资料，均需要事先进行分门别类的归纳整理，从而提炼出有价值的档案材料进行归档。对档案材料的保管，原则上绝大部分档案材料不具有保密性，需要做的工作是采取措施预防有可能发生损坏和丢失档案的各种因素。在平时实际运用工作中，坚持立足长远，保证当前，不仅强调保护档案而且更重要的是考虑利用方便。采取半开放式管理办法，即单位有专人保管，实验室设立专门场所放置，每时每刻均可方便查阅或借阅，配合好疾控中心管理员进行定期检查与整理以防损失和丢失，井按时补充新的档案材料。为此我们特制定检验实验室档案借阅办法，并对借阅的档案进行登记，随时追踪档案的使用情况。对于不能集中管理，而平时又需要用的资料，采取实验室有关人员自己保管，由疾控中心档案管理人员建立文档目录并实施跟踪监督。
4 档案的运行规苑管理
档案的建立和运用，必须建立切实可行的各种规章制度，目前档案管理的制度很多，上至国家档案法，下至单位档案管理都有一个明确的规定。在建立检验实验室档案的过程中，按照疾控中心现有的各类档案管理制度。如《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》、
工作档案管理制度》、《疾控中心实验室工作管理办法》等相关文件进行有效的管理结合检验实验室的归档特点。从归档、分类、排列、编号装盒、编制检索等方面加以规范。在管理方法上，既兼顾手工管理的传统技术，又运用现代化的技术手段，实行文档一体化管理，实行纸质档案、电子档案的双重管理办法，并逐渐将纸质档案数字化，实行电子文件的集中统一管理，疾控中心实验室有其自身的特色，作为一个疾病预防提供准确科学信息的中心，其技术含量高、设备精良、人员家质要求高，因此具有工具材料的资料整理在管理上力求要准确、完整、连续性、可溯源性和统一性，搞好实验室档案建设，其目的就是为了利用档案。只有高效发挥档案资料的重要性，才能将疾病预防工作做得更准确更完善。因此，在逐步搞好档案收集保管的同时。更加注重做好档案的利用工作，为实验室各项工作的规范化管理服务。其具体做法是充分发挥档案的现实作用和长期作用，现时作用即为规范当前各项工作服务，发挥在收集档案时促使相关人员进行相应的工作，来支持档案建设，从而完成相应的内容。长期作用即主要为制定建设规划服务。利用档案对已做事情质量进行分析和比较，找出问题与差距，提出改进意见和措施，为制定建设规划和指导今后工作服务。通过两方面的作用，最终目的是规范实验室各方面的管理工作。
5 实验室档案管理存在的问题及对策
公立医院是以医疗服务为中心的公益型事业单位，核心是“治病救人”。医改中，公立医院改革是一项难点和重点工作，改革的最终目的是实现更好的管理医院，更好的救治病人，满足人民群众就诊需求。为此，应调动和利用医院档案管理在内的一切积极因素来实现这一目标。在医改新形势下，公立医院档案管理工作如何加强和发展，才能更好的服务医疗业务，助推医院提升管理水平和“治病救人”能力，是一个值得思考和探索的课题。
一、公立医院档案管理存在的问题
（一）重要性认识不足，档案意识不强，档案收集不完整
对档案重要性认识不足，认为与医疗中心工作相比微不足道，可有可无，涉及到相应工作时不主动、不积极、不用心。档案意识淡薄，认识不到档案是一种信息资源，是一笔不可再生的财富，对档案敏感度不够，造成该收集的档案不收集，该完善的档案不完善，该归档的档案不及时。
（二）管理制度不健全，监督奖惩不到位，利用率不高
管理制度不健全，特别是归档范畴、种类、要求不清不细，无具体的细化标准，使归档出现不应有的遗漏和空白。在执行归档、保管、借阅、移交、保密、销毁等系列管理制度时，没有建立起良好的监督检查和奖惩机制，造成档案管理各环节中有不规范、不严密、随意性和出差错的现象。
（三）人员配备不合理，经费投入无保障，硬件条件不达标
很多医院都没有专职管理人员，多为兼职，造成管理人员精力不够，责任心不强。特别是档案管理专业出身的人员更是凤毛麟角，人才缺乏导致管理技能不高，不能支撑和满足医院档案管理水平的提升和档案管理发展的需求。同时由于认识不到位，必要的经费投入无保障，造成硬件不达标，不能满足档案保管的“八防“要求，为档案管理埋下严重的隐患。
二、加强公立医院档案管理要抓好的重点工作
（一）加强宣传，讲清作用，形成领导重视、职工参与的强大工作合力
高水平的档案管理，是需“全民”参与的一项系统工作，领导重视与否是抓好公立医院档案管理的关键，领导知道档案管理在医院建设和发展中的重要意义，让职工知道档案在科研、教学、业务技能提升等个人发展上的积极作用，只要主要领导重视，就会在人员配备、经费投入、软硬件建设等方面形成良好的宽松环境，各部门收集档案的人员积极参与，就会形成强大的工作合力。
（二）加强建设，保障投入，形成人员配备合理、硬件条件达标的坚实工作基础
要重视档案管理的软硬件建设，档案人才建设是抓好档案管理的核心，达标的硬件条件是抓好档案管理的基础，科学的信息化手段是现代档案管理必须借助的先进工具。这些都需要医院认同并保障投入，把经费纳入医院预算，档案人才培养纳入医院人才建设规划，档案信息化纳入医院整体建设方案，为建设医院高水平的档案管理打下坚实的软硬件工作基础。
3.完善制度，狠抓落实，形成职责分工明确、各环节运行流畅的高效工作机制。
要根据《档案法》等法律法规，结合各自实际，完善档案归档范围、种类、要求、保管、借阅、移交、保密、销毁等规章制度，制定档案综合管理办法，明确职责分工、监督到位、对应奖惩，让相关人员清楚怎样工作，减少档案管理随意性，保证档案管理各环节工作高效流畅的运行。同时医院自身档案管理有其局限性，需加强与上级档案管理部门的沟通和联系，定期和不定期的邀请上级部门专家指导、帮助，对档案管理有关最新动态、发展方向、人员技能提升等都有积极作用，是提高档案水平的有力手段和有效措施。
三、注重以下几方面的档案价值利用，助推医院提升管理水平和治病救人的能力
（一）利用好医疗、人事档案，助推医疗业务和人才建设水平的提升
要注重利用好病历、影像等医疗档案，让其在科研、教学、学术、治疗、新技术新项目引进等方面发挥积极作用，体现应有价值，以此助推医院整体医疗技术能力和水平的提升;利用好人事档案，善于从人事档案结合实际找准医院人才队伍的优与劣、长处与短板，有的放矢以发展的眼光做好人才规划，提升医院人才规划和人才队伍建设的水平。
（二）利用好基建、设备档案，助力医院基本建设、设备采购的科学规划和合理维修的高效实施
要注重基建、设备档案的完善和利用，要明确所有基建、设备资料必须收集完整并归档，特别是基建中的设计图、施工图、各种“管线”图，设备中的说明书、厂商联系方式、各种维修保养资料等。树立基建、设备档案对基建、设备维修保养非常重要的理念，注重其档案在维修保养以及医院基建规划、设备采购计划中的价值和利用。
（三）利用好财经档案，以数据助升医院经济运行水平
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xx年公司物资采购部工作总结
xx年，政府采购办在旗委、旗政府的正确领导下，各相关单位和部门的大力支持与配合下，全面贯彻落实《政府采购法》和自治区、市、旗有关文件精神，继续以扩大政府采购规模为中心，以规范采购行为为重点，以促进社会经济健康发展为目标，紧紧围绕“依法采购、优质服务、规范操作、廉洁高效”的服务宗旨和“重服务、重效率、重规范”的工作思路，按照“规范采购行为，提高资金效益，维护国家利益，促进廉政建设”的目标要求，坚持“以人为本，规范运作，文明服务，公正立业”的工作理念，不断拓宽采购渠道,规范采购行为，积极认真地完成各项采购任务。现将采购办xx年工作运行情况总结如下：
一、强化服务，高效完成政府采购任务。
采购办紧紧围绕全旗经济建设大局，全方位拓展政府采购范围，着力培育公开、公平、公正的竞争机制和市场环境，不断强化服务意识、诚信意识，全力做好旗乡行政事业单位的采购服务，积极认真地完成各项采购任务，服务质量和公信力不断增强。
xx年任务完成如下：全旗实际采购规模达到64739.18万元，节约资金xx.54万元，资金节约率为3.27
%。其中：货物类采购金额为2132.62万元,节约资金256.99万元，资金节约率为6.99%;工程类采购金额为6xx.56万元，节约资金1735.85万元，资金节约率为2.86%;服务类采购金额为609万元，节约资金25.7万元，资金节约率为4.06%。公开招投标采购额62307.56万元;询价和谈判采购额365.55万元;竞争性谈判采购额1629.18万元;邀请招标采购额436.89万元。有效地降低了财政支出，最大限度地发挥了资金使用效益，为维护国家和社会公共利益、保护政府采购当事人合法利益、促进党风廉政建设以及构建公开、公平、公正、和-谐的政府采购环境作出了积极贡献。
二、完善操作规程，确保政府采购公开、公平、公正。
一是做细做好采购前的准备工作。
对采购单位提出的采购申请严格把关及时审核、登记，提出采购方式建议，并根据批准的采购方式下达给采购中心或采购单位进行采购。
二是做好政府采购信息公开工作。
坚持《达拉特旗采购信息公告管理办法》的有关规定，在中国采购与招标网、鄂尔多斯政府采购网，“达拉特之窗”，《达拉特报》等媒体上招标公告、中标结果和采购信息等，并确保招投标、采购信息的真实、准确、可靠。
三是严肃采购程序。
采购中继续邀请旗审计局、检-察-院预防职务犯罪科和采购单位代表等参与全过程监督，采购过程公正、透明。
三、实施标准化政府采购档案管理。
xx年,对实行政府采购过程中形成的包括招标文件、评标资料、采购合同、验收报告等大量资料，按《政府采购法》规定，需要长期保存的文件，今年采劝专人保管、登记造册”的办法，管理现有的政府采购资料。对以前的文件资料重新整理装订，有效地防止资料的散失。
四、充实政府采购评审专家库
原有的评审专家数量少，技术力量薄弱，专业单一，已无法适应规模日益扩大，操作逐步规范的政府采购工作，因此我们扩充了专家的数量，截止xx月份，全旗共有各类专家450人。针对一些专业性、技术含量高的设备采购，我们与自治区或市一级的专家库实行资源共享。如：旗人民医院采购的医疗设备请市里专家进行评审;规划局对城市规划设计、城市的总体规划请自治区一级专家评审。通过本机专家库的扩充和自治区、市级的专家实行资源共享，现基本能满足旗级政府采购工作的需要。
五、大力抓好制度建设。
建立健全了《达拉特旗政府采购管理暂行办法》、《达拉特旗政府采购供应商资格认定管理办法》、《达拉特旗集中采购机构监督考核管理办法》、《达拉特旗政府采购信息公告管理办法》、《达拉特旗政府采购评审专家管理办法》、《政府采购工作人员工作纪律》、《政府采购工作流程》等制度。
六、抓学习、抓服务、抓干部队伍建设，塑造政府采购的良好形象。
(一)抓服务
采购就是服务，服务必须付出，我们把为机关服务，为供应商服务作为自己的天职，真心实意搞好优质服务，努力塑造政府采购的良好形象。
(二)抓学习
一是采用自学与集体学习相结合方式，学习财政知识、政府采购法、采购操作程序等方面的知识;
二是今年征订了《政府采购法使用手册》、《政府采购报》及《政府采购法规则制度造编》等与政府采购相关的报刊杂志，为学习提供物质基础;三是积极参与市里相关知识的学习和培训。
(三)抓干部队伍建设
认真学习反腐倡廉的相关知识，严格执行政府采购办人员的“八不准规定”。
在街道办事处的正确领导下，在街道领导的亲切关怀和大力支持下，行政办公室的各项工作，都发生了明显的变化。并开始逐步走向制度化和规范化的正确轨道，为了总结经验、找出差距、制定今后的发展思路,现将今年以来的工作情况汇报如下：
一、 今年第一季度的工作情况
今年第一季度, 街道行政办公室主要抓了以下几项工作:
一是，在文书管理方面，文件来了之后都由行政办公室进行存档，然后进行登记，在登记时，分类处理，分类保管，分类存档。同时，还要把她们规范化的保管好。
二是，在档案管理方面，我们按照区有关部门的指示精神，分别在北厚社区、钢南社区建立了基础性档案，在今年3月的初级档案检查过程中，区档案局等有关部门，经过检查都比较满意，从而为下步在其他社区开展这项工作，不仅奠定了良好的基础，而且还起到了积极的示范作用。
三是，在文件管理方面。凡是上级下发的各项文件，我们都首先进行登记，然后送给有关领导进行批阅，领导批示后，由行政办公室负责进行催办、查办，最后进行归档。由于，文件批阅制度的建立，从而使文件收发制度日趋完善，文件运行更加规范，归档工作比较及时。
四是，在制度建设方面。今年年初，街道领导为了完善部门管理职能，要求各部门分别制定了科室管理工作制度，按照领导的要求，我们行政办公室制定了《行政工作管理办法》。
五是，在档案管理方面。为了加强对街道档案的管理工作，我们行政办公室的两名工作人员，都能够按照上级有关部门的要求，定期对街道档案室进行卫生保洁和文件归档检查工作，从而使档案管理实现了制度化、规范化和经常化。
六是，在食堂管理方面，过去是食堂把钱全部交给炊事员进行管理，由炊事员安排食谱，为了改善伙食状况，现在，我们将伙食费分成四份，每星期支付一份给炊事员，在这种情况下，可以节约资金，还可以使伙食越办越好。另外，在伙食的管理方面，现在，无论是买米还是买面都由行政办公室具体操作，并且能够在每星期对一次帐。总之，在这方面我们加大了管理力度。
七是在物品管理方面，由过去随意管理变为科学管理，具体做法是: 物品入库要进行登记，物品发放也要进行登记, 这样不仅控制了物品的使用周期, 而且还实行了节约的原则, 在某种程度上还节约了办公经费。
2006年上半年，xx地税局办公室结合工作职能，突出重点，狠抓落实，主要做了以下工作：
1、认真做好2006“管理年”活动组织协调工作。“管理年”活动是今年全局工作的重点，办公室作为牵头部门，根据局党委的工作部署和要求，协调相关科室，就“管理年”活动的组织实施做了大量基础性工作，先后制定了《xx地方税务局2006“管理年”活动实施意见》、《xx地方税务局2006年基层单位目标管理暨“管理年”活动检查评比办法》、《机关目标管理暨“管理年”活动检查评比办法》、《xx地方税务局机关日常考核及“管理年”活动检查评比项目和标准》、《星级管理办法》等一系列规范化管理考核办法，确保了我局“管理年”活动的顺利开展。
“管理年”活动中，按照局党委的要求，坚持高标准，组织协调相关科室结合我局实际抓亮点，搞突破，并积极主动地做好与市局管理年活动办公室的工作联系，及时提报我局的亮点工作，我局的星级管理考评制度、重点税源企业纳税申报直通车管理、稽查提醒制度、干部队伍建设等工作均被市局管理年活动办公室列为创新性工作项目，受到xx市局领导的关注和肯定。结合“管理年”活动的开展，牵头对以前的涉税事项、工作流程及制度、办法进行梳理整合和修订完善，完成了《xx市地方税务局岗责工作规范（试行）》初稿撰写工作。原创：《岗责规范》共分六大类，内容涵盖纳税申报、税务登记、发票管理、纳税服务、减免税管理、纳税评估、社会综合治税、重点税源监控等税收工作各个环节，共六十余个岗位，对每个岗位的工作程序和工作标准、工作要求都进行了明确和规范。
2、做好星级管理考评工作。根据局党委的要求，创新管理考核体系，牵头制定了《星级（岗位明星）管理暂行办法》、《岗位明星评选办法》，明确星级单位和个人的考核评选标准及程序。上半年，结合目标管理考核，先后组织了三批星级单位考评，并下发了通报。通过单位推荐、考试选拔、公示等程序，组织评选了二季度岗位明星。
3、强化政务督查工作。为使督查工作走上规范化、制度化的轨道，进一步充实完善了《督查工作制度》。从督查工作任务、督查工作程序、督查方式及权限、督查组织实施等五方面进行了详细的规范和明确，建立健全了督查立项登记、督办、反馈和检查制度、督查专报、通报等一系列督查工作制度和办法，有效地保障了政务督查工作的顺利开展。今年以来，围绕全局工作重点、每月份重点工作、局务会确定的重点工作事项、局党委的重大工作部署和决策等，加大督查广度和深度，全面做好日常督查、目标督查、专项督查及领导交办的重要事项的督查催办。半年共下发督查通报12期，督查专报1期，有力地促进了各项工作的落实到位。
4、进一步完善目标管理考核工作。根据局党委要求，明确分工，专人负责，结合实际，在广泛征求局党委和各单位意见的基础上，对目标管理考核办法进行了修订完善，使我局的目标管理考核工作与青岛市局考核办法更加科学合理，切合市局考核要求。同时，把目标管理考核与“管理年”活动考核相结合、日常管理考核和上级各项考核相结合、单项考核和综合考核相结合，认真做好全局日常管理考核和“管理年”活动考核，努力做到全面细致，规范周到，以考核管理促进各项工作的落实。
5、加强档案管理和资产管理。在档案管理上，立足高起点，坚持高标准，继续加强了对全局各类档案资料的收集整理工作，进一步提高了我局的档案管理工作水平。
在资产管理方面，根据市局《财务管理办法》，修订完善了我局的固定资产管理办法，严格控制固定资产购置、大项固定资产处置等审批程序，严把入口、出口关。建立了固定资产管理动态流程，杜绝管理上的漏洞。同时，加强后勤行政管理，按照高效、节约的原则，积极做好车辆管理、卫生管理、办公用品采购、政务值班等服务工作，为全局各项工作的开展提供了后勤保障。
6、发挥参谋助手作用，搞好信息调研工作。围绕局党委中心工作，发挥办公室在信息调研工作中的主导作用，加强对全局信息调研工作的指导和协调。上半年，组织召开了信息调研工作会议，邀请市局信息调研工作人员，以以会代训的形式，对全局信息调研员进行了培训。制定了《信息调研新闻宣传工作管理办法》，调整充实了兼职信息调研员队伍，及时做好全局信息调研文章的筛选、整理和上报工作。特别是加强了对全局经验性、创新性工作的对上提报力度。上半年，xx市局、省局等信息简报先后对我局星级管理、重点税源管理、干部队伍建设“六子工程”、稽查提醒制度等重点、亮点工作进行了介绍。上半年共上报各类税务信息80多条，被省局、市局、xx市政府及xx市委、市政府等上级部门采用30多条，采用调研文章8篇，比去年同期增加6篇。
7、加大税收宣传力度，不断提升平度地税社会形象。主动加强与有关媒体的联系配合，积极主动的做好全局税收宣传工作，上半年全局在各级各类新闻媒体发表宣传稿件50余篇。在人民日报、中国税务报等中央级媒体发表税收宣传稿件四篇。五月份，在《人民日报》发表了《xx地税局以“三化”促进税收管理》的稿件，较好地宣传了我局“管理年”活动，在社会上产生了良好反响。
二、存在的问题及不足
一、主要工作内容
2010年1月1日至2010年4月30日，负责公司行政及后勤管理工作，其工作重点是进行公司规章制度的建设；2010年5月1日至2010年8月31日，全面负责总经理办公室的行政、后勤及人力资源管理工作，该阶段的工作重点是人力资源工作规范性建设；2010年9月1日至2010年10月31日，全面负责总经理办公室的行政、后勤及人力资源管理工作，同时负责项目部的全面管理工作，该阶段的工作重点是项目部规范管理的建设；2010年11月1日至今，负责公司行政及后勤管理工作。本人实际上是从事了12个月的行政、后勤管理工作，6个月的人力资源管理工作，2个月的项目部管理工作。
二、主要工作业绩
(一)行政管理工作
1.完成了公司规章制度建设工作。主持制定了17套规章制度，其中亲自主笔编写11套，这些制度基本上满足了公司目前的管理需求，从而使公司的各项管理有章可循，员工有“法”可依，为公司实现企业现代化规范管理奠定了良好的基础。
2.公文管理工作实现了制度化、规范化。建立了各种内、外公共文书的管理流程，使公文的收、发、送、阅、审、存、借有了严格的管理程序，确保了公文传送的及时性、公文执行的有效性及公文使用的安全性，从而对提高公司的工作效率起到了促进作用。
3.档案管理工作实现了规范化。建立了公司专业的档案室，并实行了专人管理，对公司档案进行了分级、分类、编号登记管理，对档案的归档、保管、调阅、借用实行了严格的审批管理，并实行了纸质版和电子版同时保存的管理方式，确保了档案管理的安全性及延续性。
4.完成了前台接待的标准化管理。公司现有三个前台，均进行了统一的形象布置，并对前台接待员的岗位进行了全面培训，统一了公司的接待流程及工作要求，为树立公司良好的企业形象起到了积极作用，为公司各部门的业务接待起到了模范作用。
5.会议管理基本上实现了标准化。公司对内、对外的会议，从会前准备到会中服务及会后跟踪，都能全面完成，无论是会议接待、资料制作、会场布置都能较好地完成，保证了各项会议的成功召开。
6、印章管理工作基本规范。严格按照《印信管理办法》执行印章使用审批制度，对印章的启用、保管、使用均进行详细的登记管理，确保了印章使用的合法性和安全性。
总之，公司的行政管理工作，在海南企业中已达到了上等水平，我们的公司也跨入了现代化规范管理的企业行列。
(二)信息管理工作
1.加强了网站的管理工作，对网站内容进行了严格审核，并不断充实网站内容、更新网页，及时上传新信息、搜集外来信息，为企业建立了一个良好的宣传窗口，并对网站后台进行了分析、汇总，及时掌握网站使用动态。
2.建立了企业信息库，完成了公司信息的统一管理，规范了公司信息的使用流程。目前已建立客户信息、通讯信息、项目信息、新闻信息、资讯信息五个子库，并完成了通讯信息、客户信息及资讯信息三个子库的信息收集，共收集信息515条。
3.加强了信息收集与信息传递工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司领导要求进行了《资讯周报》编制，并提供给公司中、高层领导学习与运用，方便了领导的工作，同时也提高了工作效率。
(三)人力资源管理工作
1.制定并实施了《人力资源管理细则》，规范了招聘、录用、转正、离职等人事工作流程，明确了人才选聘标准。
2.完善了人事档案管理工作。制定了人事档案规范内容，健全了人事档案，规范了人事档案管理流程。
3.企业文化建设初具规模，先后组织了项目开工典礼、周年庆典、抗震救灾捐款、新年联欢晚会等大型活动，组织了大、小六场培训活动，并组建了篮球队，开展了多场篮球比赛，以及印发《项目简报》41期、参展冬交会、参展海洋渔业博览会等多种宣传活动，不断地提高了企业知名度，有效地塑造了企业文化。
(四)后勤管理工作
1.资产管理工作规范化。对公司资产在进行彻底清查的基础上，依据公司《资产管理办法》分别按部门对资产进行了分类、编号登记，并将管理责任落实到具体的使用人或保管人，规范了资产采购、验收、入库、领用、回收、调拨等管理流程。
2.车辆管理工作得到了加强。对公司车辆的调度审批、调配使用、维修维保、行车安全、违章处理、费用控制、车辆保管等方面进行了严格管理，并严格执行了派车审批制度，达到了有效地使用车辆和有力地控制费用的双重效果。
3.办公用品管理工作规范化。实行了办公用品月计划制度，并结合以旧换新的节约措施，既保证了工作需要，又避免了不必要的浪费，有效地控制了办公成本。
(五)总经理办公室管理工作
1.以创建先进集体为目标，加强本部门的团队建设与管理，使本部门具有较强的凝聚力和荣誉感，且具有很好的团队精神。本部门在公司的重大活动中均取得了最好的成绩。
2.本着严要求、勤指导的方式，以树立模范、培养骨干为目的，加强本部门员工的教育和培养。
三、主要工作经验
1.做人原则：做员工表率，为下属老师，当同事朋友。
2.做事原则：原则坚定，奖罚分明；身先士卒，带头实干。
3.管理原则：理论上高度，实践到深度；分工要明确，责任必到人。
四、工作中的不足
1.行政管理力度欠佳，行政监督职能不强。
2.规章制度执行不严，执行制度时有宽松之短、仁慈之弊。
3.考核制度还待进一步完善。
五、新年工作愿景
1.为总经理分忧解难，与员工一道艰苦创业，为实现公司的宏伟目标而奋力拼搏。
2.不断学习、不断创新、不断提高，努力成为一名优秀的职业经理人。
3.务实敬业、勇担重任，希望有机会为企业做出更大的贡献。
六、新年工作设想
(一)行政管理工作
1.在对现行规章制度执行进行调查研究的基础上，进一步修正和完善现行规章制度，并加大各项规章制度的执行力度；
2.新建《合同管理办法》、《保密管理制度》、《会议管理制度》、《办公场所管理规定》、《员工行为规范》、《工服管理规定》等规章制度，以满足公司发展的需要；
3.建立企业危机管理机制，有效预防或应对企业经营危机；
4.建立规范的行政监督机制，加强行政管理力度。
(二)后勤管理工作
