时间：2023-06-04 10:46:27
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理的基本要求，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.1多人管理
我国的人事档案管理部门是建立在计划经济体制下的,很多的人事档案管理都是由用人单位来保管的.随着我国经济体制的建立和改革，流动人口越来越多，很多的单位与个人都不了解人事档案的基本内容，出现了多人管理的现象，主要体现在两个方面：第一，分散保管.有的人事档案保存在过去的单位.有的人事档案保存在当前的单位，有的人事档案保存在人才交流部门，甚至有的还保存在个人手上，造成一个单位内的人事档案处在分散保管的形式.第二，混乱保管.很多单位的人事档案不仅隶属于组织、人事、劳动等部门，还隶属于很多无权保管的部门，导致多人管理的现象.这种人事档案管理的方法不仅阻碍了人事档案管理工作的进步与发展，影响其真实与权威性，还阻碍了人才的流动与人力资源的配置.
1.2档随人走
目前我国的人事档案大多数呈现档随人走的现象,而这样现象并不能够适应现阶段市场经济对人事档案的基本要求，严重阻碍了档案管理工作的进步，不利于人事档案的开发与利用.当随人走的管理方式，造成大部分的人事档案散布于社会的每一个角落.严重影响了人事档案工作的前进方向和发展.
1.3封闭式管理
目前我国的人事档案管理的透明度问题受到了很多人的关注与重视，很多媒体也相继报道出了一些因人事档案的不透明而对当事人的利益造成损害的案例，这一问题的出项，说明了改革人事档案管理的必要性.人事档案是对当事人的个人经历、工作能力和诚信情况的真实历史记录，因此人事档案应公开化、透明化，若人事档案过于保密，使得公民对人事档案有一定的畏惧感，会严重阻碍了人事档案的开发与利用.
1.4手段落后
随着科学技术的基部与发展，我国的人事档案在在数字化、网络化的推动下,手段明显落后，并不适合现代化技术的需求.部分的单位虽然也在运用计算机进行管理，但其软件的开发达不到要求，人事档案管理职员的素质不高，很难熟练使用计算机，造成人事档案管理的发展并没有实质性的突破，多数还是手工运行，只是进行简单的分类，且操作不便，效率低.有的单位只是用计算机进行存储或是检索，且存储量较少，实用性差，对检索利用的管理有一定的影响，达不到现代化的科学、合理、系统化的管理.
1.5材料、信息不真实
用人单位的人事档案信息内容完整、准确，是人事档案部门对人事档案管理的基本要求，但在实际生活中存在很多的不足，如员工的人事档案必备资料不完整，包括毕业证书、技能证书等，很多重要的信息找不到，甚至出现鉴别错误的问题，将一些手续不全或是有问题的信息进行归档，严重影响了人事档案管理信息的真实性.还有的单位对员工的人事档案信息没有及时整理并归档，造成人事档案管理的混乱，甚至有的单位并没有配套的基础设备，且人事档案资料随意放置，且管理环境较为复杂.很多的单位不重视人事档案管理工作，制度不严谨，执行力度不足，人事档案的转入、转出或是查看都不按照相关规定进行，严重违反了法律法规.
1.6素质低
随着人力资源管理的不断加强，其管理手段也得到了进一步的改革和调整，对管理人员的知识、专业化等提出了更高的要求.但实际与要求之间存在着很大的差距与不足，如管理人员的配备比不足，出现了兼职管理或是无人管理的现象，人事档案管理人员的素质低，没有原则性，对人事档案的认识不足，缺少奉献的精神，整体的素质低.
2改革与创新
单位的决策人员需要高度重视人事档案管理的工作，全面掌握档案管理的基本要求.只有最高领导层高度重视其管理工作，各部门才会主动参与到人事档案管理工作，表现出员工对人事档案管理工作的积极性，人事档案管理人员应真实详细的记录员工工作能力和特长兴趣等一些基本内容，尤其是职员在单位的工作表现和诚信情况，这对当事人的职业生涯有很大的影响力，它能够正确判断员工的人格品行，因此，单位要建立一个完善的人力资源管理制度，就需要从人事档案管理的改革与创新做起[2].
2.1宣传
综合各企业或部门的人事档案管理实际情况，利用各种手段对其加大宣传力度，如广告、报纸、电视或网络等手段，确定人事档案在今后工作中的作用和地位.采用宣传的方法，使公民能够正确认识到：在市场经济条件下，不论是单位之间的竞争，还是部门之间的竞争，主要是进行人才竞争.若单位或是部门忽视了人事档案管理工作，或是不了解人事档案所蕴藏的人才信息内容，就不会发现并使用人才，及不会在竞争中得到进步和发展.想要增强干部人员的档案意识，树立法制、服务观念，就要将人事档案管理的工作加入到日常工作中，时时刻刻进行记录和把握每一个员工的工作表现和能力.
2.2体制
我国的人事档案已经由“单位档案”向“社会档案”的方向转变，呈现出人事档案管理工作的社会化的.因为长时间受到社会的计划经济制度的约束，人们对人事档案管理是国家的或是单位的传统观念比较根深蒂固，从上学到毕业工作，个人工作的选择空间很小，造成人事档案变成了单位档案.随着经济市场的发展，人的属性也发生了实质性的改变：人是属于社会的而不是仅属于某单位或地区的.只是在某时间，个人与部门签有劳动合同法，存在着劳动关系，若接触劳动关系，那么人就属于社会，个人和社会的共同发展的主要条件是人才的流动，因此，切实实行社会化管理的人事档案管理改革创新，是单位档案到社会档案最大转变.人事档案管理的制度应以承诺将人事档案信息与企业的劳动合同分开，才是发展个人流动的前提，才能实现社会化的人事档案管理.
2.3政策
社会化的管理是人事档案管理的目标，但创新和决策的层次较高，且需要结合其他的社会创新改革才能够实现，不能独自完成，因此，在加强人事档案社会化的管理制度的前提下，要对其进行政策创新.根据目前的社会发展形势而言，确定各区域人事管理部门对相关的组织是否对具有人事档案管理的资格很重要，并进行年审制度，颁发证书.科学、合理性的规范人事档案的信息，尽量少出现长久或是不合时宜的信息，树立公开、公正的原则，将人事档案进行透明化，尊重公民的人事档案知情权，把人事档案当作社会信息资料之一,使每一位公民都有维护个人档案的权利.只有将人事档案成为透明化，才能充保障人事档案的当事人合法权利.将行政执法考核的内容加上人事档案管理归类，加大考核力度，保证落实各项政策的制度.
2.4真实
人事档案信息的真实性是对人事档案的基本要求.人事档案的真实性主要有两个方面：第一，客观性、完整性，这也是最基础的真实性，人事档案的客观完整性，能满足人事档案管理人员对职员信息的管理和了解；第二，人事档案特有的的特性，它不仅能体现人事档案的价值，还能满足人事档案管理人员对职员的选择和使用.真实性的前提与基础是第一个方面，第二个方面是对第一个方面的补充和深化.如果人事档案没有客观性与完整性，那么人事档案就失去了它特有的基础和权威；若人事档案的信息没有真实的特性就会失去它的存在价值和意义.只有这两个方面相互依存，相互结合，才能体现档案管理存在的必要性.人事档案真实性管理是要求人事档案管理人员需具有政策、责任和创新着三个方面的观念，针对不同类型的管理人员,采用不同的归档制度，特别是能够反映个人能力、素质水平的资料.
2.5管理进程
网络计算机的存在为现代化人事档案的管理工作提供了便捷，人事档案信息的网络化，不仅可以进行资源共享，加快档案透明化的速度，方便当事人的查看，还能真正的发挥人事档案自身的功能与作用，更好的服务于单位.所以，人事档案管理的改革可以实行人事档案网络化管理，但人事档案网络化管理的前提，是人事档案要进行的电子化.首先将原有的纸质档案转换为电子档案，即将人事档案内容输入到计算机内，利用电子化的方法建立个人信息系统.其次在人事档案电子化后进行网络化，在保证档案信息保密的规定基础上，利用网络的优势，将人事档案内容进行资源共享.档案信息网络化是新型的储存档案资料的方式，它能够将不同区域、单位或是载体的人事档案的资料，用网络化的方式保存下来，利用网络形式将信息连接起来，不但能提高人事档案信息的使用率，还是实现人事档案信息共享的有效方法[3].
2.6素质教育
对人事档案管理人员的要求必须专业和知识化，因为这项工作已经向向现代化和科学化的方向进行转变.因此不但提高了人事档案管理人员的敬业精神与职业素养，还要求其工作人员必须能够灵活使用并维护人事档案当事人的知情权.人事档案管理人员在工作中不能只听上级的一面之词，而随意录取或是删掉某位人力资源管理人员，应严格考核，通过竞争、择优录取，选拔出真正的人才.此外，还应对管理人员进行相关的职业培训，提高综合素质，对今后的职位晋升或是福利待遇上加大关注力度.
3结语
（一）人员问题
工程项目的档案管理工作人员素质不高，专业的档案人员紧缺。建筑公司工程项目的文档保管人员调动频繁，有些职员刚熟悉工程文档工作就被调走了，或是辞去文档收集的工作。工程项目施工单位没有专职档案保管人员，各种资料由不同部门的人保管，在工程后期，有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，但是这些人很难短时间内处理这些事情，延迟了工程文件、档案整理时间。
（二）管理问题
工程项目的档案部门长期以来属于企业的边缘部门，企业不愿意花高薪聘请专业的档案管理工作人员，工程项目档案管理工作发展进度迟缓。建设单位对工程项目档案的管理理念淡薄，认为工程档案无法为工程建设产生经济效益。对工程项目档案的管理仅局限在“被保管好、不丢失”层面，没有充分认识到工程档案是工程建筑公司的重要信息资源、知识资源，能够为公司创造经济效益的价值。
（三）技术问题
工程项目档案是建设公司最宝贵的资源之一，但是当前很多工程项目建设单位仍然以手工操作为主，只是简单运用office软件进行文档输入，工作效率低下，对相关数据的查找、分析困难重重，远不能满足信息时代的要求，工程档案管理的信息技术的开发和应用已迫在眉睫。工程项目档案管理不仅需要使用传统的信息技术，也要逐步建立具备提供多层次、全方位的数据参考的统一平台。
二、做好工程项目档案管理的方法
（一）理顺工程档案各参与方的关系
工程项目档案管理工作涉及多个单位和部门，做好这一工作必须理顺工程档案参与方之间的关系。建设单位要为工程项目的可行性研究准备必要可靠的数据和资料，对招投标文件、施工图设计、工程监理单位委托、工程验收文件等准备齐全，严格执行，积极协调和设计单位、监理单位与施工单位的关系以保证工程文件、档。另外勘察、设计、施工、工程监理单位都必须在其资质等级许可的范围内承揽工程、开展工作。
（二）规范工程文件、档案填写的基本要求
工程项目档案工作能否做到准确与工程文档填写的基本要求及其责任是否明确直接相关。档案是否完整是档案价值能够充分实现的前提条件。由于建筑行业的施工是一项长期、繁杂的过程，也是形成工程文件、档案种类最多、数量最大的重要时期。工程项目文档的管理必须明确各自的责任划分，严格审核工作开展情况。
（三）建立工程项目档案管理文化
建立工程项目组织文化可以从以下方面努力：培育良好的工作氛围，提高组织向心力，明确岗位分工和职责，建立激励约束机制，提高职员工作热情，促使员工提升自我工作能力。充分重视挖掘工程档案的价值，实时更新文档，根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，定期、不定期地召开工程档案管理和工程档案信息资源开发会议，采取有力措施完善现有制度的不足。完善档案管理的网络系统，并加强维护，保证交流通畅。
（四）加强档案管理人员的综合素质培养
[关键词]综合性医院，档案；管理；现代化技术
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.125
[中图分类号]R197.323 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）18-0-01
0 前 言
医院档案是医院在从事医疗以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文件、簿册、图表、录音、录像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。档案管理是医院管理工作中一个重要组成部分。为适应医疗体制的改革与卫生事业的发展，适应医院档案管理的规范化、科学化与现代化的时代要求，当前需要提高医院管理者和职工对档案管理工作重要性的认识。因此，健全档案管理制度以及培养档案管理人才，合理开发利用现代科技技术是加强医院档案管理的有效措施。
医院管理是一个庞大复杂的系统工程，而档案管理工作是其中的一个重要方面，加强医院档案的规范化、科学化，对医院的建设和发展有着重要意义。本文通过分析当前综合性医院档案管理的现状，指出档案管理中存在的诸多问题，并阐述了加强综合医院档案管理的措施。
1 综合性医院档案管理现状
1.1 综合性医院的内部情况
综合性医院是集医疗、教学、科研、预防、保健于一体，并且为人民群众提供医疗服务的机构。综合性医院具有专业性、技术性、科室众多、部门分散等特点，因此，势必会出现档案材料分散和其他问题，严重影响档案管理工作以及医院各项工作的正常运行。
另外，由于医院管理评审制度不完备，不少综合性医院档案管理资料审查不合格，影响了科技档案的系统保存和完整性。因此，必须实现医院管理工作的评审标准化，采取有效手段解决问题。笔者认为，综合性医院档案管理者应着重了解医院的档案管理现状与发展趋势，针对管理中出现的问题进行合理有效地改革。
1.2 综合性医院档案管理的情况
1.2.1 医院管理者不够重视档案管理
一些医院管理者只注重医疗技术与医院的自身经济利益，往往忽视了医院的档案管理。现今，很多管理者以应付审查的心态对待医院档案管理工作，这样不仅使档案管理人员对工作缺乏积极性，导致出现档案内容不完整、整理效率低等问题，而且也使医院工作效率低下。
1.2.2 医院档案管理工作制度尚不完善及管理人员能力不高
我国医院以国家对其具体要求为根据，详细制定医院的管理制度以及各部门工作人员的相关职责。但是其中涉及医院档案管理方面的制度标准很少，这就导致少部分医院在对档案管理工作人员目标考核中，没有档案管理质量这一项考核指标。
另外，由于医院管理者重视培养医疗技术人才，所以档案管理工作人员较少获得继续教育培养的机会，因此他们在无法获得学习档案管理工作的知识和方法的基础上，渐渐认为档案管理工作不重要，并出现工作不积极的现象，进而导致医院档案管理工作处理效率低下，无法达到档案管理工作的基本要求，使医院正常工作无法有效规范地进行。
1.2.3 现代化技术落后，档案管理工作效率低
信息化是当今社会发展的趋势，计算机网络技术普遍存在于人们的日常生活之中。在医院中应用计算机网络技术更有利于人们的生活，但有很多医院还未建立完整的信息化管理系统，仍处于传统手工档案阶段，由于没有实现信息的资源共享，通过手工统计和抄写很有可能出现错误，这都会影响档案内容的完整性。
2 综合性医院档案管理的发展对策
2.1 提高医院领导对档案管理的认知
医院领导作为档案管理决策与督促者，其的重视与支持是做好档案工作的关键。医院领导首先要深刻认识到档案管理的重要程度，根据医院特色完善档案管理制度并把其归入医院日常管理工作的范畴之内。医院领导不仅从思想上要认可，也要从行动上付诸行动，与其他医院交流档案管理经验，吸取精华，实现档案管理工作的规范科学化发展。
2.2 引进现代化的管理技术，提高档案管理人员的素质
应用现代化管理技术，可以更工作人员便捷地查阅和有效利用整个医院的档案，不仅省时省力，而且提高了医院工作的效率。这也是实现现代化医院档案管理的途径之一。另外，医院档案管理者工作的科学规范进行，需要档案管理人员能力和水平的提高，需要其学习新知识、新技术，掌控档案管理的综合技术。
2.3 建立信息一体化管理模式
医院档案动态管理的掌控需要信息一体化管理，建立各个医院独特的档案检索系统，合理制定相关标准，保证档案结构清晰、内容完整，系统明确地记录、存档，使档案利用率得到提高。
3 结 语
由于医院档案管理工作对医院的发展有着直接的影响。因此，只有加强档案管理工作，保证信息内容全面、使用方便，才能时刻为医院管理者提供直接参考资料，帮助医护人员、各个科室得到有效的信息。
主要参考文献
[1]张浩，鲁先群.浅谈医院档案管理存在的问题及对策[J].安徽卫生职业技术学院学报，2013（5）.
关键词：信息网络环境；档案管理；特点与途径
所谓的档案信息化就是指在国家档案行政管理部门的规划管理指导下，将现代信息技术、网络技术等应用到档案管理实践活动中去，实现对档案信息资源的处理、管理以及开发和利用等服务项目的过程，它是一个由以档案实体保管向档案实体数字信息化服务模式的转变，是信息网络技术与传统档案管理模式的融合，符合当前我国档案信息化建设的根本目标。现阶段，我国档案信息化建设是以国家档案行政管理部门规划组织为基础，通过对现代信息网络技术的应用，推动档案信息上网的进程，实现档案信息资源最优化利用。
一、简述当前在信息网络环境下档案管理的特点
（一）网络档案管理过程中注重双向收集、利用和交流
网络档案管理模式在实际的应用过程中具有一定的优势，其主要表现在以下几个方面。首先用户在使用过程中可以对查询材料的完整性进行识别，一旦发现档案材料缺失或者存在问题，用户会主动向相关的档案管理部分进行上报，而档案材料形成部分部门也会及时的完善材料，以满足客户的需要。其次档案工作人员也可以利用网络技术来了解和掌握用户在使用过程中的需求，进而结合用户的需求来不断完善档案材料内容，同时档案工作人员也可以通过对用户意见的分析来制定针对性档案信息管理措施。
（二）网络档案管理对立卷部门和用户在使用档案信息资
源过程中的协作性要求较高在网络档案管理以及资源利用过程中，各个相关部门地理位置比较分散，但是网络技术的应用却又将这些部门紧紧的联系在一起，实现了“面对面”交流和办公，形成了一个网络化的统一整体。基于此，各立卷部门在进行信息采集、录入和维护的过程中，应当加强与相关档案管理部门和用户等之间的合作和交流。
（三）网络档案管理可以为公众提供及时的信息查询服务
所有档案管理工作的最终目的就是实现利用价值，尤其是在社会经济快速发展的今天，人们对信息的要求越来越高，社会对信息的需求量也在不断的提升，这就要求网络档案管理部门应当与档案信息用户之间形成良好合作的关系，满足其对档案信息的要求。传统档案管理模式在实际应用中存在着一定的缺陷，例如在次年6月以前，文书档案归档工作才能完成，从这可以看出整个档案整理、立卷以及移交的时间周期比较长，且立卷部门的工作量也比较大，而在这期间将无法为用户提供更加快捷和方便的档案查阅服务，从而影响了档案信息有效的利用。网络档案管理则不同，它可以实现信息利用和档案整理工作同步进行的目标，例如用户在进行档案查阅时，在检索入口输入要查询的档案信息关键词，网络系统就是将有关的全部信息显示出来。
二、探究在信息网络环境下档案管理的途径
（一）建立数字档案馆
数字档案馆以现代化信息技术应用为依托，通过数字化手段的应用，实现数字档案信息的收集和管理，为超大规模、分布式档案信息资源数字系统的建立提供了基础。在数字档案馆建立之前，研究人员对电子档案馆、数字化档案馆以及无墙档案馆等进行了分析和研究，以寻求档案信息化的发展方向。其中电子档案馆是以电子媒介承载档案信息为基础，它更为注重单个档案馆对档案信息资源的服务；而无墙档案馆则是通过电子网络远程检索功能，实现对多个档案馆数字化馆藏的信息检索，它在使用过程中更加注重档案信息的广泛性，同时网络传输功能在其应用中也具有十分重要的作用。数字化档案馆与两者都存在着一定的差异，其更加注重馆藏的数字化，它在收集档案信息的过程中，一方面可以是经数字化处理过的传统档案信息，另一方面也可以是通过计算机系统处理后形成的档案，这些也是数字档案馆建设的必要条件。作为一种科技含量高的数字档案系统—数字档案馆是当前档案信息组织的基本模式，通过模拟整个技术的应用，实现了馆藏档案数字化的基本目标。另外在接受档案文件数据的过程中，可以实现文化流转的自动化管理；利用大数据库管理技术，实现了不同档案馆数字化馆藏的网络连接。
（二）创建网络环境
以服务对象和范围为参考，可以将档案网络化技术建设分为两个层次，即内网和公众网。而在信息化档案建设过程中应当将两种层次的网络进行物理隔离，保障其应用过程中的相对独立性。首先，所谓的内网就是指以支持内部服务的馆内网，它的主要工作内容有以下几点。第一，对采集档案信息、系统处理完成的档案信息等进行进一步的组织和存储；第二，直接想内网用户有关信息，并未其提供相关的服务，如检索、演示等；第三，为内部日常办公提供支持；第四，为政府网和公共网提供一定的档案信息资源；第五，对网络、数据信息以及用户等进行有效的管理。其次，所谓的外网就是指以服务大众为基础的公众网，其工作内容主要包括档案信息的采集、向互联网用户提供服务以及对网络、数据等进行维护和管理。
三、结语
综上所述，在我国信息技术快速发展的今天，如何在档案管理领域中加以利用是当下档案管理研究过程中应当思考的问题，而这也符合当下我国信息化建设的基本要求，以档案网络建设为依托，实现档案信息资源工程建设，为档案信息资源最佳化利用目标的实现打下了坚实的基础，同时也在一定程度上推动了我国的档案资源数字化发展和进步。
参考文献：
[1]王萍.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社,2006.
[2]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰———迎接电子档案的降临[J].档案学通讯,2000,(01)
关键词 互联网 档案管理 人员素质 培养
中图分类号：G637.2 文献标识码：A
1当前中学档案管理人员的素质问题
随着中学档案内容的日益丰富，档案信息载体多样化、档案管理手段的日益先进，无疑对中学档案管理人员的素质、能力要求越来越高，但目前中学档案管理人员的素质与互联网技术带来革命的要求存在着很大的差距，主要体现在以下几个方面：
（1）档案人员专业文化素质与信息化技术要求之间匹配。通过对湖北省境内的一些重点中学的调查情况得知，中学档案管理人员主要是一些未接受正规教育的、半路出家的、文化程度不高的人员，这些档案管理人员基本都是中学毕业，对于档案管理所需要的专业知识严重缺乏。有的档案管理人员虽经过短期培训，但由于文化程度不高，导致培训对这些档案管理人员素质的提升成效不大。
（2）档案管理人员缺乏与信息化技术要求的手段与方式。档案管理是一项长期单调而枯燥的工作，有些档案管理人员在长期的档案管理中形成了路径依赖，导致档案管理的许多工作按部就班，缺乏档案管理的创新意识，随着互联网技术的迅猛发展，互联网的变革对传统的档案管理工作形成了巨大的冲击，导致档案管理越来越需要经历一场新的变革，而这些档案管理人员由于工作方式与手段的落后，难以适应新的技术变革引发的档案管理变革。
2当前中学档案管理人员素质问题的原因分析
（1）中学对档案管理的不重视。造成中学档案管理人员素质不高的原因在于，我国的中学教育还是应试教育，中学的许多工作围绕中考、高考而展开，而对于重要的档案管理工作在中学教育中处于弱势，导致领导对档案管理的工作重视程度不够，从而使档案管理在中学处于边缘化，档案管理工作的边缘化必然导致档案管理人员的素质难以得到提升，并且档案管理人员的培训也是走过场，这样导致了档案管理人员素质的恶性循环。
（2）对档案管理人员的认识不够。档案管理人员需要各种基本的档案管理理论编辑能力等技巧，需要现代化的信息技术，包括微电子技术、光电子技术、通信技术、网络技术、感测技术、控制技术、显示技术等，且档案管理信息数据库需要不断的完善，开拓新的平台，信息化管理不论是从建立数据库的过程，信息采集过程，还是后期维护，都离不开高素质的专业管理人员。
3当前中学档案管理人员素质的培养
（1）领导要高度重视中学档案管理人员的素质。一方面，加强对高层次档案管理专业人才的引进，通过引进高层次的档案管理人员的引进，改变目前中学档案管理人才匮乏的局面；另一方面，加大对中学档案管理人员的培训力度，要求中学档案管理人员每年参加信息化的档案管理知识的培训，通过专业化的档案管理培训，提升档案管理人员的素质。
（2）加大对中学档案管理的软件与硬件投入力度。对中学档案管理的硬件投入主要侧重于信息化改造，通过信息化改造，提升中学档案管理的信息化程度；对中学档案管理的软件投入主要侧重于档案管理的制度建设，逐步建立、健全档案人员考核制度，对档案工作者各方面工作成绩进行综合量化考核。考核不通过者，提出整改。对于自觉参加多种方式学习和提高思想表现好、管理手段先进、成绩突出的档案员进行奖励。
（3）档案管理人员应具备使用现代设备的能力。计算机、网络及现代通信技术在档案领域已广泛应用，要求档案人员不能只凭借原有的知识、经验、资历等传统的管理模式进行管理和工作，只有更新观念，学会新的思维方式，熟练掌握现代科技设备，才能结合专业知识真正提高档案工作的效率和质量。由于办公自动化、无纸化的出现，使人们摆脱了传统的手工管理模式，办公自动化以系统化、信息化，计算机、网络科学为基本应用理论和工具，运用以计算机、网络等现代科技设备，自动处理、储存、管理和传递信息。档案人员应具备驾驭现代设备能力，设备与系统的相互依赖，信息载体的互相转化，文件信息的容易更改，信息多媒体集成性，信息存储的高密度性等等，这都要依赖具有一定操作能力的工作人员，实现档案信息资源的共建、共享，才能使档案管理适应新形势，才能使档案事业的发展具有可持续性。
（4）要有坚实的系统知识。档案记录着人们过去和现在从事各项社会实践活动的真实轨迹与发展过程，档案工作人员在进行收集、整理、鉴定、编研，档案科学研究等工作中，只有熟悉并掌握档案形成过程和档案内容涉及的政治、历史、经济、军事、天文、历法、医药、教育、文艺、哲学、伦理、宗教和民俗等诸多领域的系统知识，才能正确判断档案的参考凭证价值和社会价值。中国人民，档案申遗成功，这充分明了档案工作者所具备坚实系统知识。
（5）档案人员要掌握现代化管理手段。档案工作是一项专业性很强的工作，档案工作信息来源广泛，信息载体多样性、信息使用的现实性与拓展性决定了档案工作的责任重大，科学技术的发展日新月异，创新的科技成果在现代化管理中应用越来越普遍。能熟练运用计算机等现代化的管理手段进行档案管理，已是对档案管理人员的基本要求。这些手段的运用是档案现代化的重要标志之一。现代化的设备的被利用在档案管理中，极大地提高了工作效率，给档案管理工作人员带来了方便快捷。通过网络可以增加档案信息的传递和利用。
参考文献
1.1完整性要求维护医院档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。
1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。
1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。
1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。
1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。
1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。
2医院档案管理工作的特点
医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:
2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。
2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。
2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。[3医院档案管理工作的新思路
3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。
3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。
3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。
4结论
档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。
参考文献
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【关键词】计算机；档案管理；网络时代；创新体系
1.前言
随着信息化技术的不断发展，计算机技术被广泛运用到农业、工业、经济、贸易、科技、国防以及社会生活地各个领域。人类的记忆工程便是档案事业，档案管理揽括了极为丰富的信息资源，在社会信息系统中有着极为重要作用和特殊的意义。为适应技术发展的需要和信息处理的基本要求，必须提高信息时代的档案管理水平，将计算机网络技术合理的应用到档案信息管理中去，以进一步提高网络时代的档案管理水平。
2.网络时代中档案管理存在的问题
2.1缺乏统一的网络化管理机构
运行机制和管理体制的相对落后使档案管理部门缺乏统一的管理机制，造成了各自为政、各成系统、自给自足、自我发展及条块分割的不良局面。即使某些档案管理部门已经发现资源共享是十分必要的，但还是缺乏实际的合作及管理行动。而我国目前也缺少一个权威性的组织机构，来协调规划网络化的档案管理工作，也没能实现资源的共享。绝大部分的档案馆依然采用的是封闭式的办馆模式，不管是在软硬件的配置，还是在数据库的构建上，都处于相对分裂的原始状态，这不仅给人力物力带来了巨大的浪费,也制约了我国档案管理的发展进程，使其与档案管理的网络化、自动化、标准化的国际管理水平还存在着一定的差距。
2.2数据库建设相对滞后
虽然经过一段时间的改进，我国的信息化档案管理已取得了一定的成效，部分档案馆都开始构建一个相对规模的档案管理数据库，但因为某些档案室存在各自为政的弊端，数据库的建立在极大程度上是自建自用的。构建的数据库类型单一、规模狭小、缺乏标准化的管理，而且极大程度上是处于低水平的发展状态，数据缺乏规范化的管理和控制，服务水平也较差，很多的数据库只提供给单位内部使用，严重制约了数据库的使用效率。
3.网络时代建立档案信息管理系统的必要性
3.1符合新时期的档案管理需要
随着信息技术的不断发展，目前的社会已经迈入了高水平的信息时代，人们对信息、对网络也越来越依赖，网络信息技术已经完全融入了人们的生活，成为人们教学、生活、服务、科研及生产等提升效率的重要手段。用科学化、现代化的网络技术做好当代的档案管理工作，这是新时期档案管理工作的发展需要，也是我国信息化工程的必然选择，也可以更好地符合社会主义现代化建设的发展要求。
3.2符合档案管理信息规范化的基本要求
日常的档案管理工作承载了极多的个人信息，例如：人事档案、人事统计数据、工资计算、工作绩效考核等，这些信息的保管和储存耗时力且繁琐，加上是人工处理，就造成信息的分隔，不同的管理部门之间信息不能得到及时的汇总和整合，加上不科学的信息流程导致信息内容也极不规范，这种沿用式的手工操作已经适应不了新时代的发展趋势，难以满足人们对档案管理的基本需求。要改变这种不合理的现状，就必须采用现代化的工具去管理个人信息，就必须得构建一套完整的信息管理系统，从而改善信息的规范程度，提高信息的利用价值。
3.3提升现代化办公效率的基本需要
目前大多数企业都采用了计算机及其它的先进办公自动化设备，计算机也得到了更为广泛的运用，信息化工程也得到了进一步的发展，但同时也存在着很多问题。如：信息资源不能得到共享，软件的使用率较低，现有的设备不能充分发挥它的价值等，这就要求我们必须建立一套完整的信息化档案管理系统，充分发挥现有资源的使用价值，提高档案管理工作的工作效率，从而不断提高企业的办公自动化管理水平。
4.应用计算机网络技术进行档案管理的基本方法
4.1思维革新，树立现代化的档案管理意识
当今的社会已经步入了信息化的网络时代，档案管理工作也随即进入到了网络化的发展阶段。利用网络化技术对信息进行采集和管理，已成为档案管理信息化的必然趋势。要进行档案的信息化管理就必须摒弃以往的陈旧观念,树立现代化的管理意识，转变传统的纸质档案管理思维模式,树立以计算机网络技术为主导的创新思维模式，充分理解电子档案管理的现实意义，加速提升电子档案管理的效果和质量。
4.2建立一个统一的网络化管理机构
要建立一个网络化的档案管理机构，就必须由某个权威组织进行牵头，然后组织协调各档案管理机构的加入，从行政和技术进行统一的指导和监督，制定出一整套切实可行、具有约束力的行为准则和规范，特别是应该具体制定出网络化发展的各个阶段性目标，以加强对整个地区的档案部门进行网络化的实质性引导,思想统一，行动协调，开发研制出高水平的应用软件,集中人力、物力、财力建设一个大型的多媒体数据库、文献数据库以及全文数据库，改变那些条块分割、各自为政及自成一统的不良局面。
4.3有计划、分阶段的建设网络信息档案管理系统
首先，确定系统的基本架构，包括软件应用设备的选用及开发、网络系统的建立及维护、信息资源的搜集和录入等。三者可同时开展，其中采集信息是基础和重点工作，档案数据的采集与录入必须实行制度化、规范化、科学化的操作。其次，提高、改进和完善整个应用系统，并将可取的经验进行普及和推广，不断改善系统的应用水平。再则，进一步加大对这方面的投入，不断对整个系统进行维护和完善，使其适应档案管理工作的全面发展需要。
4.4加强数据库的建设
随着档案管理的数字化进程不断向前发展，档案管理所面对的对象已扩展到多媒体数据和全文数据，其功能和性质都将有所改变。也就是说现代化的档案管理对数据库的容量、功能和安全性的要求会更高。因此，需要在现有数据库技术的基础上进行革新,更为广泛的应用 SQL- server及O racle数据环境，以提高网络化的档案管理水平。
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关键词：高等职业院校 人事档案 档案管理
高校人事档案管理是高效发展的重要部分，高等职业院校主要以培养技能性人才为办学宗旨，以加强内涵建设，深化校企合作、产学结合为人才培养模式，在这个过程实施中，师资队伍建设是很重要的一部分。人事档案管理作为人事工作中的一部分，在整个师资队伍建设中充当着最基础的信息源头作用。但是，在我国，高等职业院校的人事档案管理工作水平参差不齐，管理模式规范不一，下面我就高等职业院校关于人事档案管理工作的有效性机制谈几点自己的建议。
一、关于人事档案管理工作
人事档案是人力资源信息的重要载体,是记载教职工个人学习、工作和生活等经历的相关情况的原始记录。它准确、真实地呈现了高校教职工德、才、能、绩各方面的表现,能反映出他们的工作表现、奖惩情况、行为轨迹、家庭历史背景和经历的各种重大信息。因此,人事档案管理工作的好坏优劣,直接影响着人才选拔、任用、职称评审等,关系到学校教学水平的提高和科研层次的提升,制约着高校的人才培养的质量水平和长远发展战略的实施。人事档案管理工作,虽然内容比较复杂,但总体来说,主要是指人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递与利用等环节。在工作对象上,它既要与纸质材料打交道,又要服务于教职工；在工作属性上,它既有主动性,要从学校各个部门收集原始材料,又有被动性,要服务于学校发展和教职工的各方面的需要;在工作要求上,它既有传统性的一面,大部分时间要按照《中华人民共和国档案法》的要求和基本流程做好文档的收集、归类和利用,工作枯燥、单一。又要不断学习、与时俱进,引入现代化的管理。
二、目前高等职业院校人事档案管理工作有效性机制分析
1.学校应重视人事档案工作。
高等职业院校的人事档案工作往往不能引起学校的重视，这使得人事档案工作人员工作没有动力和积极性，平时所做的工作也只是应付一下上级部门的检查。要么是学校在人员配置上不科学，导致没有更多的人力资源投入到人事档案管理工作中去。学校在招生的同时也在引进新的师资队伍，这些新来的教职工档案的管理也是一项庞大的工作，怎样把这些档案按照最新标准进行整理、管理，这就要求学校需要更多的档案管理工作人员投入到此项工作中来，但是由于很多学校领导没有顾及人事档案管理工作的重要性，所以档案管理工作人员总的来说比较缺少。特别是专业的档案管理人员，即使有些学校设置专职的人事档案管理人员，也是缺乏一定的专业知识，往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训。长期这样，这种躲在角落里工作，始终只能处于一种默默无闻的应付上级部门的检查的工作状态。
2.配备专业的人事档案工作人员。
部分高等职业院校因对人事档案工作重视程度不够，在人员配备上更是能少则少，能兼任就兼任，导致人事档案管理机构人员配备不足，或者没有专业的工作人员，工作人员缺乏档案管理的专业知识，不能清楚的了解自己的工作职责，认为档案管理就是简单保管、整理好全校教职工的档案。甚至有些学校配备的人事档案管理人员要么是临近退休的教职工，要么是其他部门的教职工兼任此项工作，导致人事档案工作人员的工作中心不在此，而是在其他工作上。人员配备的不专业化是导致各高等职业院校人事档案工作不规范，没起色的一个重要原因。因此，在人事档案工作人员配备上，我认为应该根据学校人事档案管理的实际情况，配备充足的工作人员，在工作人员的考核上应该是具有档案管理专业背景的。另外，在平时的工作中加强人事档案工作的业务能力提高，安排专业知识的培训，随时补充和更新人事档案专业知识和其他知识，以便更加熟悉了解人事档案的重要性、归档要求、人事档案材料的收集、整理、归档、装订等业务，专业填写相关材料，及时补充进档材料，规范用纸规格和书写工具，熟悉装订顺序等专业知识。
3.完善人事档案管理的制度。
高等职业他院校的人事档案种类繁多，内容容量大，传统的档案管理方式已经不能适应目前信息化为主流的工作形态，因此，在档案管理方面，也应与时俱进的引进信息化技术，这样促使人事档案工作便捷性、及时性，也可以增强干部人事档案工作的保密性和安全性，使得人事档案管理工作变更加高效运行。高等职业院校在这方面和其他本科院校比较，还是存在一定的差距，尤其是在信息化技术管理方面，大部分学校都还没有建立建立健全此项制度，大多数是采取的手工制作目录，纸质存档保留的这种纸质化管理模式。为此，我认为高等职业院校应重视此项工作对整个师资队伍建设的重要意义，积极引进先进的信息化技术来管理教职工的人事档案，使得高等职业院校的人事档案能够通过信息化系统进行人事信息的查询和检索，从而提高人事档案管理工作的便捷性和高校性，促进此项工作顺应信息化时代的发展。
4.营造良好人事档案管理工作氛围。
学校应加强人事档案工作的宣传力度，增强教职工的档案意识，这是做好人事档案工作的基本前提和基本保障。人事档案管理机构应编写一些宣传手册，这宣传手册要通俗易懂的把档案的基本知识编写进去，分发给各个部门及教职工，让大家通过这样的方式了解人事档案工作的基本流程和基本要求，提高大家对人事档案工作的认识，形成一个全员管理人事档案的工作氛围，促使每个教职工参与到档案管理工作中来，自觉的收集材料，规范的填写材料，适时的归档材料，文明查阅材料。也可以通过建立人事档案管理网站，通过网站及时对人事档案管理的相关知识进行普及和宣传，以确保干部人事档案管理工作具有一个稳定发展的良好氛围。
参考文献：
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作为一个具有开创性、实践基础较为薄弱的规范性文件，《办法》中的一些要求和条款有多个首次和关键点，需要在贯彻落实中准确理解和重点把握。
电子档案概念的启用
信息技术在各行各业的普遍应用在我国只有十多年时间，作为信息化发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制订一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制订中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。《办法》首次在国家行政行政管理部门的规章或标准中使用电子档案的概念，并给出了定义；“本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”从定义中可以看出，电子档案是由电子文件经过归档环节转化而来，其相关要求和基本属性跟纸质档案等传统载体档案没有根本区别，只不过具有电子属性，因此，电子档案的管理一方面要遵从电子环境下相关管理的规律和要求，另一方面，更要遵从档案管理的一般规律和基本要求。
档案移交的时间
档案移交时间的确定一直是比较敏感和纠结的问题。过去，为了方便利用传统载体档案，立档单位—直希望将其产生的档案保留在本单位时间长一些，但是，如果在立档单位保留时间过长，往往会带来库房紧张、安全隐患凸显等问题。现在，随着信息化手段的普遍应用，各单位机读目录的建立和档案数字化工作的推进，档案利用已经不是阻碍档案及时接收进馆的主要问题了。
对于电子档案而言，如果沿用过去对纸质档案等传统载体档案规定，15～20年再移交进馆，显然是不合适的，对电子档案的安全保管和长期可用都是极大的隐患。这是因为，电子档案的保存和可用特别依赖于计算机等软硬件环境，而信息技术到现在为止，仍处于高速发展期，3～5年后，其操作系统、格式软件、读取设备、存储载体等就会发生较大的技术变化，如果管理措施不能改进、技术手段不能更新，就很可能出现综合档案馆的管理系统不能读取各立档单位形成的电子档案的情况。也有些专家建议电子档案形成之后，即经过归档流程后，直接向综合档案馆移交，也就是一年移交一次。我们认为这样也不合适，这是因为，一方面，为了保证电子档案来源可靠，电子档案在移交时必须履行严格的移交接收手续，如果每个立档单位每年办理一次移交手续，对于一个综合档案馆来说，面对上百甚至将近二百个立档单位，每年都履行这样的手续，时间和精力都显得不足；另一方面，因为电子档案的接收和管理都要依赖于综合档案馆的档案信息系统，综合档案馆信息系统所要面对的是不同数据类型、不同系统产生的各式各样的电子档案，要想达到有效管理各立档单位产生的电子档案的目标，综合档案馆必须要对各立档单位产生的电子档案的情况进行调研，做好接收电子档案的设备和技术准备，才能启动电子档案接收工作，综合档案馆就需要有一定的准备时间。综合以上考虑，《办法》规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。电子档案移交时间另行规定。”
移交与接收的流程
档案的移交与接收，不仅仅是档案实体和信息的转移，更重要的是档案管理的责任主体的变更，即从档案的生成单位——立档单位，变成档案的永久保管单位——国家综合档案馆。对于电子档案而言，因为其内容信息与载体的可分离、存储和读取对特定计算机软硬件设备的依赖、数据复制的便利等特性，电子档案在移交与接收时更需要遵循严格的工作流程，办理相关的交接手续，从源头上保证电子档案的可靠和可信。
电子档案移交与接收可采用离线或在线方式进行。不管采取何种方式，必须遵循《办法》规定的工作流程、办理必须的交接手续。电子档案移交与接收的主要流程为：档案移交单位组织电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据，国家综合档案馆检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、存储电子档案数据等。《办法》规定：“电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。”
系统实现的难点
电子档案的移交与接收是必须基于一定的系统来完成的，《办法》仅仅规定了电子档案移交与接收的基本的、原则性的要求，在移交与接收工作中，还需要各级档案馆通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。
电子档案移交与接收工作是一项全新的工作，需要将信息技术融合、应用到档案管理工作中去，面临许多技术难题和挑战。为了切实做好电子档案移交与接收工作，国家电子文件管理部际联席会议办公室和国家发展改革委员会联合下达了电子文件管理试点工程项目，国家档案局牵头承担电子档案移交接收和长期保存系统建设工程项目。工程项目的主要内容是，建设电子档案接收和长期保存系统，并在上海、福建、重庆、青岛、杭州、广州6个省市档案馆及其对应的电子档案移交单位部署实施。国家档案局组织力量研究电子档案移交接收和长期保存的文件档案管理范围、管理流程、元数据方案、系统接口方案、四性检测方案等，提出系统的功能需求、设计方案、技术、软硬件配备要求等，并定制系统软件，由6个省市档案馆运行实施。试点试用一批规章和标准，形成可操作性的实施方案，验证规章和标准的合理性、可行性，提出合理化的建议。研究制订一批规章和标准，主要包括电子档案长期保存管理办法、重大建设项目电子文件管理办法、电子档案分类方案、电子文件长期保存需求规范等。在上述系统建设、规章和标准试点试用的基础上，国家档案局在全国综合档案馆推广应用该系统，进一步提高全国档案部门信息化能力。
在电子档案移交与接收工作和系统实现中，我们认为有以下难点需要组织力量研究解决。
电子档案移交数据构成要求。电子档案数据构成分两个方面，一是内容数据构成，比如文书类电子档案主要包括过程稿、签发稿、审批过程信息、元数据等，而业务类电子档案，其内容数据构成差异性就比较大，目前还没有形成统一的相关要求，需要各行业根据自身的业务特点研究提出具体规定；二是技术构成，技术构成是指电子档案体现的电子化特征，就是与信息技术相关的基本要求，如不同类型数据的格式、一“份”或一“卷”档案内容各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。
数据接口的技术实现。电子档案的移交与接收，本质上是数据从档案移交单位的档案管理系统或业务系统导出，和数据向档案馆信息系统的导入。由于当前信息化发展的标准化、规范化程度还比较低，各种办公系统、业务系统产生的电子档案，其系统类型、数据类型、设备类型种类多、差异大，如何保证档案馆信息系统能够接收所有立档单位的电子档案，并达到保持原貌、保证准确完整，是接收系统在设计开发时必须要重点解决的难题，特别是一些结构化数据，既要能够完整接收，又要保证准确读取，需要采用高技术、新手段来实现。
四性测试指标和系统实现方案。《办法》提出了在移交与接收过程中，交接双方都要进行四性测试。四性是指电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性，《办法》里用准确性代替了常说的真实性，主要是考虑真实性涵盖的范围太大，具体指标不太好设定。而准确性主要是指在移交档案的组织和交接过程中检验档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性。《办法》附件3的填写说明对四性检验的内容进行了简单的解释，在移交与接收的实际工作中，还需要对四性的具体指标进行细化，并由系统实现自动检测。
关键词：档案管理 问题 建议
1.档案管理中存在的问题
1.1档案管理现代化的意识不强
当前，我们正走向档案管理现代化的进程中。但是，由于社会上对“档案”的作用和概念，熟知者甚少，对档案管理的意识相当薄弱，甚至某些领导对为何与如何加强档案工作的现代化认识不足，导致了许多单位的档案工作仍旧沿用传统的工作方法。由此可见，这严重的影响档案管理的现代化进程，降低了工作效率。
1.2现代化的人才不足
要实现档案管理现代化，跟上时代的步伐，前提是人才现代化。但是纵观当前人员现状，在许多企业、事业单位、机关的档案管理人员、文书人员，大多数还只是停留在收发与查找的阶段，缺乏现代化管理的基本知识，也没有具备现代化设备操作的技能。
1.3基础工作太差
档案管理要走上现代化的道路的前提是档案工作基础必须要标准化、规范化。目前事业单位、企业、机关的档案工作管理仍旧存在着很多的问题：许多部门未能按国家档案局制定的标准进行规范的操作。大量的案卷质量含量不高 ，有的企业甚至缺乏完整的检索工具。
1.4网络安全隐患
现在许多的档案都会在网络上传输，这样做方便、快捷，而且省去了在途中丢失和传输时间长的麻烦。但是，这同时也引发了一个重要的问题，那就是网络存在着许多的黑客、病毒等等会窃取档案资料。造成档案资料的泄漏，档案的丢失，或者是档案被人任意篡改的危险。
1.5电子档案管理过程中的问题
档案信息安全性主要涉及到传输安全性和档案信息载体安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全的影响。电子档案通常以光盘、U盘为载体,这类载体成分复杂，性能不稳定，常常会出现档案失真的问题。而且它们对温度防机械损伤、环境、湿度、防磁等条件要求比较高，一不小心就会损坏和变质，保存年限也低于传统的纸质档案。传输安全性指的是网络的安全性，网络的发展使电子档案能实现更大范围内的资源共享，但有利必有弊，不胜防的计算机病毒无和孔不入的网络黑客也给电子档案管理带来了极大的安全隐患。
2.档案管理问题的建议
2.1坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路
法制化是做好档案管理工作的一项重要的基础，要做好档案管理工作必须以依法治档作为根本，落实好档案管理制度化。要走到档案管理设备的现代化的时代，需要的是档案种类和载体的多样化，这决定了档案管理方式要不断的革新，只有坚持与时俱进，符合时代要求，才能够适应好新形势，开创企事业档案管理工作的一个全新的局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路
2.2实现档案管理同现代技术的有机结合
随着计算机网络技术进一步的发展，对如何做好档案管理工作新的挑战逐渐的被提出了，只有正视并切实的接受这个挑战，实现档案管理与现代管理技术有机的结合起来，档案管理工作才能走上有前景的发展轨道上。档案管理是一门专业性比较强的工作，要求档案管理人员具备档案管理者应具备服务意识，同时也要求掌握现代化的管理技能。档案汇集了大量的指示性资料，也记载了许多丰富的信息，成为一种及其丰富的信息总汇和信息资源。但档案的整理工作有繁琐的东西，劳动强度大，重复劳动多。而且如果使用计算机等现代化方式去整理复杂的档案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情况下，档案管理又可按照文件形成先后的顺序进行排列打印，既可以降低因为人为因素导致文件归档工作中的影响，又可以发挥计算机的管理的优势，减少手工操作，提高工作效率。
2.3提高档案管理人员素质
档案管理人员是档案工作的直接负责人员，所以，档案管理人员对不仅对整个的档案工作管理甚至是企事业单位的发展都起着举足轻重的作用。要注意加强好干部档案工作队伍的建设，选择作风正派、责任心强的、政治上可靠的员工从事档案工作的管理工作，更要时刻的注意对他们思想教育的培养，定时的关心他们工作和生活，充分的发挥好他们工作的积极性、创造性。档案管理的做的成功与否，在很大的程度上取决于负责的档案工作人员。作为一个合格的档案工作人员，要注重自身专业水平修养的提高，通过自学或者是参加培训等方式，熟悉与掌握各个档案工作的各个环节，与工作的最基本要求，努力的掌握科学管理的方法和原则，提高管理的工作效率，提高档案的质量。积极的探索新的、有效的现代管理模式，使档案工作能够更实用、更科学，为不断发展进步的社会提供更有利的资源。
2.4加强电子档案的保管与数据备份恢复工作
电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受温度、湿度、细菌、磁场等因素的影响，电子文件本身还很容易受到电脑黑客、计算机病毒的破坏，所以，档案管理必须要建造一个档案柜、专用库房来存放电子档案，配备专业的电子档案机房与安全性较强的电脑设备。尽量使用一次性的写入光盘，因为一次性的光盘比硬盘、磁带、磁盘等具有更好的稳定性，而且又只有只读性，可以避免修改。保持良好的湿度和温度,并能同时满足防尘、防虫、避光、甚至是强烈震动和防机械磨损等条件。要几十的进行文档耳朵备份，备份技术也是是一种安全技术，是确保电子档案信息不丢失的一个非常重要的技术方法。备份对象主要为照片音频、视频、文书等电子档案与传统的档案数字化后等文件，最还是实行双备份制，一份提供借阅，一份封存。针对网络的不安全性，要建立恢复系统数据备份和，确保关键的信息能够在计算机与网络发生灾难性故障后得以恢复。
总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，时刻的留意研究和总结出档案工作中存在的问题与漏洞，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。
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【关键词】医院档案；档案现状；档案管理
【中图分类号】R197.3 【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2014）08-0666-02
1医院档案工作的现状与发展
医院的档案管理工作是记录整个医院历史和知识的载体之一，档案内容包括文件所有患者及医院内部科研的资料管理、医院文化建设、医生履历管理、优秀案例及医学教学实践记录、学习和生活管理、人事关系档案管理、工作岗位基本情况及奖惩信息等方面的文字材料、声像、电子资料。医院档案记载与收录了全院医生和患者的大量最原始和可靠的信息。这些信息能够客观真实地反映医院的发展历程，成为医院不容忽视的信息资源，对医院的发展有着举足轻重的作用。另一方面，医院档案中还汇集了医院现有的各种知识成果，是医院建设中最珍贵的财富，有着很高的开发利用价值。对这些资料进行综合分析，能够从全局的角度了解医院工作等多方面的沿革和发展情况，帮助患者对自己的病情有更立体的认识。这能够为医院的进一步建设提供参考和客观依据，促进医院形象的建立以及价值观的引导。
医院档案的内容涉及医院从招聘医生、治疗的患者、到科研教学、日常管理等直接形成的对患者和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，包括了档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。从工作特点的角度来看，档案管理工作和其他文献管理工作一样，包含了信息的录入、储存、处理、输出这样一个完整的信息传输过程，是一种信息控制系统。虽然针对不同的档案类型在管理上有不同的方法，但基本的要求是一致的。如我国医院档案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求；安全性要求；科学性要求；规范性要求；经济性要求；现代化要求。
医院档案管理工作在最初采用的是较传统的人工管理模式。在人工管理模式下，经过长期积累产生的大量的信息与资料，会导致文件的归档和检索都非常的繁琐，当然医院的档案信息化建设不可能一蹴而就，是一个漫长的过程，它要求对实施的各个环节进行深入综合的分析，做好具体的规划。因而，文档的更新和维护也存在着许多困难，在很大程度上制约了医院档案管理工作人员的工作效率。同时由于在这一过程中档案会接触到较多的主题，不利于档案保密工作的进行。而随着社会经济和科学技术的飞速发展，医院档案管理工作中开始融入了现代信息及网络技术。运用网络信息技术进行管理的现代化档案管理模式，通过初步的尝试和实践，展现出了传统的人工管理模式无法与之比拟的明显优势，例如检索的迅速、查找的方便、信息可靠性高、资料储存量大、档案保密性好、寿命长、成本低等，这些特点可以大幅地提升档案管理效率及利用工作的水平，降低人力、物力、财力的消耗，是医院档案管理正规化科学化的重要条件。
2医院档案工作的优化措施
目前，现代档案管理的一个发展方向是档案信息资源的共享，这在档案界已普遍达成共识。要实现档案信息资源的共享，其关键就在于具体的实施问题。医院本身就是一个信息源，而作为这一信息源管理部门的医院档案，应该更具有开放的意识，在建立信息网络化管理结构的同时，档案馆应对搞好档案专题信息数据库的建设给予足够的重视，强化档案的收集、归档等工作，提升档案资料的归档率、完整率、合格率。同时应加强医院的办公自动化，使信息化建设落到实处，从而进一步推动医院数字化档案馆的建设与完善。
2.1管理层加强档案意识
医院的管理层对档案管理工作应有足够的重视，成立以院长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度，使工作人员有明确的工作依据，使档案管理工作能够顺利开展。
2.2提高专职管理人员的素质
启用档案专业或受过培训的档案工作人员，除了业务水平，还应重视档案工作人员的政治思想素质和职业道德修养。加强医院档案工作人员自身的业务素质，一方面积极参加医院档案业务培训，学习医院档案专业理论知识；另一方面建立档案工作网络，学习运用现代化管理技术和先进技术设备，提升档案管理水平。
2.3扩大档案管理工作的基层宣传
积极向全体医院职工宣传医院档案管理工作的重要性，通过举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛等措施，来切实提高医院档案工作人员的服务意识，使医院档案管理工作受到各科室人员的重视和支持。医院各科（组、处）室可设兼职档案员，积极参与并配合医院开展档案管理工作，进行档案的收集、整理和归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。
2.4实现现代化的服务和管理
随着现代科学技术的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向，一方面利用现代化的高科技手段提高医院档案管理工作的效率，使档案工作从落后的人工管理模式走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将医院档案管理信息及时提供给医院领导、各教研组和社会有关部门，提供便利的查阅和使用，提高档案资源的使用利用率，使他们切身体验到档案信息的利用价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
3结语
在知识经济当道的时代，医院档案信息管理和利用事业作为继承和保护与开发人类文明遗产的一小部分，在社会和科技的发展进步中将产生不容小觑的重要作用，其地位正在日趋升高。然而目前医院在档案管理和利用中任存在诸多问题，没有得到很好的解决。当然医院的档案信息化建设不可能一蹴而就，是一个漫长的过程，它要求对实施的各个环节进行深入综合的分析，做好具体的规划。这就使得医院的档案管理模式和档案管理的工作人员都面临更新更严峻的挑战。因此，医院的管理层和各档案部门应当从加强档案意识，树立新的档案观念入手，以提高档案管理工作人员的素质为根本，实现科学化和现代化的医院档案管理，加大开发档案信息资源的力度，使其能够真正为知识经济而服务，使档案管理工作充分发挥其应有的社会和经济效益。
参看文献
[1] 缪正宇. 浅谈医院档案管理工作[J]. 丽水学院学报. 2012， （06）[2] 卢志兰. 医院档案管理特点、现状、对策[J]. 魅力中国， 2011， （71）[3] 王燕萍. 医院档案的管理和利用[J]. 南昌高专学报. 2013， （01）
一、科技档案管理的现状分析
目前在科技档案的管理中主要存在以下几个方面的问题：第一，科技档案管理模式落伍，信息化时代下的科技档案管理涉及大量硬件和软件的投入，尤其是在知识爆炸的背景下，科技档案的产生、分类、甄别、归档等工作量迅猛增长，继续采用传统模式对科技档案进行管理已经无法满足需求；第二，科技档案管理手段落后，科技档案管理的重要内容之一就是对科研工作的管理，而多数科研工作都具有周期性、阶段性和长期性等特点，涉及到需求论证、项目申请、科研实施、验收推广等诸多环节，持续时间长，涉及内容广，这一情况下，如果缺乏科学管理的手段和制度，往往会造成管理混乱和低效管理的情况发生；第三，科技档案管理专业化水平较低，完整的科技档案全程记录了科学研究活动的全程，由于信息化手段在科学研究活动中的广泛应用，因此，科技档案中涉及大量的设计图、工程图、照片、录像等新型记录形式，给管理活动带来更多的挑战，对其进行管理要求很高的专业化水平，但目前的管理水平和能力还存在较大差距。综合来看，目前在科技档案的管理中主要存在管理能力不强、投入资源不足、人才队伍培养滞后以及专业化水平不高等问题。
二、信息时代对科技档案信息化管理的做法和思考
科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术，在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下，用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平，为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础，科技档案开展信息化管理，重点可以从以下方面进行。
第一，采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求，其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库，在不同要求下编制出不同的档案检索工具，包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引，充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志，迅速、准确地查找出满足要求的档案资料，与手工检索相比，自动检索速度快、线索形式多样，检全率和检准率高，能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作，极大地提高了立卷速度和立卷质量，改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程，科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。
第二，采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐，而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计，对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度，还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理，重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。
通过利用计算机技术，还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理，不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类，还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作，实现科技档案资料的自动编研。另外，在科技档案的管理环节中，对档案保管环境的自动控制非常重要，应用计算机技术对档案排架进行自动管理，能够结合科技档案登记数据库的信息，给出档案库房架位的分配图，实现架位的自动分配，为新进科技档案合理分配架位，提高架位的利用率，还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。
第三，加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体，也是实现科技档案信息资源增值的主体，更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量，因此需要加强科技档案信息化人才培训，使科技档案管理的信息化活动能顺利开展，并实现可持续发展。
三、结束语
在信息技术飞速发展的背景下，在科技档案管理领域，基于信息化的应用将越来越广泛，因此科技档案管理部门需要采取有效措施，加大投入，确保科技档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动科技档案管理现代化和信息化水平。
作者：任平 单位：中冶赛迪工程技术股份有限公司
