时间：2023-06-04 10:47:18
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文书档案的管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、办公室文书档案管理特征
文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。这些信息资料都是被分门别类存放的，这一阶段的档案管理工作中心是信息收集与整合，之后对其编目和保存。
文书档案中涉及的内容非常丰富，其中包括企事业单位的发展历史、科技发展、设备管理、财务管理以及行政管理等等。
办公室文书工作与文书档案二者之间存在这密切的联系，其中办公室文书的工作内容是收集与整理文件信息内容，之后需要对其进行归档与编目；文书档案管理工作涉及到的工作内容是文件的书写材料、格式以及归档。
二、办公室文书档案管理现状
（一）办公室文书档案管理建设力度过低
通常情况下办公室文书档案资料多数存放于库房底层，潮湿、不通风、灰尘沉积的环境并不利于管理工作正常进行，部分档案室非常破旧，加之存放档案的区域受到限制，导致文书档案职责不明就会出现管理不完善的现象，这样就会出现现有的管理成果与档案管理标准相差甚远。由于档案管理工作得不到重视，从而有限的资金也不会注入到办公室文书项目发展中，从而档案管理工作建设被完全忽略。
（二）办公室文书档案工作认知尚浅
诸多企事业单位在对待文书档案管理工作时缺乏宣传力度，导致工作人员在文书管理过程中对自身的工作职责认知不清晰，档案工作人员平时的日常工作量较大，加以对档案管理工作认识不到位，不愿意花费精力做指导工作，从而导致辖区内的档案信息管理工作存在一定滞后性。工作项目顺利开展，首先要得到领导重视，档案管理工作革新整改需要得到办公室文书领导的重视，因为部分领导在思想意识上没有领会到档案管理的重要性，认为只要有人管理就可以，因此在队伍建设方面没有加大专业力度。
（三）文书档案管理工作缺乏积极性与规范性
工作人员积极性匮乏具体表现：多数企事业单位档案管理人员无论是理论水平、文化水平还是专业素养都或多或少有欠缺。甚至一些工作人员不是专业人员，并不具备文书档案管理工作知识与技能，所以在工作中就会出现主人翁意识的缺失。工作人员调动密集、薪金待遇一般使在职工作人员对本质工作出现懈怠性，不能激发工作人员提升工作素养以及业务水平，导致办公室文书档案管理工作不能够与时俱进。
三、办公室文书档案管理工作有效措施
（一）规范文书档案管理工作
在工作中要进一步实现档案管理与文书工作的有效融合，在文件信息收集与整理时要注意纸张使用的规格、要统一文件格式的使用、要统一笔支型号的选择，这样直接影响到文件信息的管理质量，以此才能够统一实现办公室文书与文书档案管理的现代化管理，使其更加规范化。
（二）培养与塑造文书档案管理人员的专业知识与技能
首先，要良好利用受众群体，抓好档案管理宣传工作，要将社会大众的意识作为着力点，强化群众档案管理认知，使他们感受到档案管理与保存在企业发展中起到的重要作用，同时需要办公室文书档案管理工作人员参加档案业务培训，不断学习专业知识理论以此来丰富档案管理专业知识。其次，档案宣传工作要渗入到领导工作重点范围内，在日常工作中不断增强其思想认知程度，摒弃传统封闭的观念，向办公室文书职能发展观念、社会大众服务意识方向发展，在办公室文书档案管理工作中加大人力、物力的有效投入，从本质上提高档案工作的发展速度，使之与办公室文书等日常工作齐头并进，为企业经济发展起到助推作用。
（三）激发文书档案管理工作人员积极性
首先，需要管理层对待工作人员招募工作要慎重，严格把控招聘人员的专业知识与技能，这样才能够保证员工在工作过程中有责任感；其次，加强办公室文书档案工作基础设施的管理，使硬件能够发挥其工作职能。其次，制定岗位责任制度，健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作，并且认真落实到档案管理具体职位中，将档案信息管理工作细分落实给每一位工作人员，这样可以激发工作人员的责任意识以及事业观念。为确保档案工作队伍稳定的工作状态，要建立有效且健全的激励制度，使工作人员对档案管理的本质充满正面思想。
四、结束语
档案管理工作是建立在文书管理工作基础之上的，所以想要企事业单位的文件信息得到发展与利用，文书与档案管理是一定要得到充分重视的，企事业单位的建设与发展是需要文书档案来记载的，对于以后企事业单位的发展也是有着重要意义的，所以在工作过程中要强化文书与档案管理工作人员的个人素养，使之能够认识到自身的工作职能，使企业的有效资源得到最大化的利用，最终实现企事业单位信息资源的优化，同时也是体现企事业单位管理水平的重要途径。
参考文献：
[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会，2011
一、医院文书档案管理的特点
医院文书档案属于医院非常重要的文件，它记载着医院所有的重大事件，它见证了医院的历史，并对医院的管理与未来具有非常重要的作用。医院文书档案具备了服务性、保密性、规范性的特点。
1.服务性。医院的文书档案主要是给医院的领导部门提供决策或参考，所以，医院文书档案具备了服务性，通过服务性来提升医院领导阶层的工作效率及信息化的管理，并且也可以为患者提供更加方便的查询服务；
2.保密性。医院文书档案具备了高度的保密性。由于许多文书档案都牵连到医院的内部以及患者的相关资料，因此保密工作一定要做到位，绝对不可以将这些信息流传出去，以免一些不法分子做出危害医院和患者的事情；
3.医院文书档案很多都属于医院领导级别的公文，这些公文的管理是所有文书档案的中心，具备了规范性的特点，这样的规范性主要通过公文的纸张管理、字迹管理、传递管理以及检查管理的为你各方面体现出来。
将医院的文书管理工作做好，不但可以提升医院的工作效率，还可以加快医学的进步。
二、目前医院文书档案的管理存在哪些问题？
1.医院文书档案管理制度不到位。
当前，我国医院文书档案的管理通常都存在于行政办公室的综合档案部门，可是因为以往的档案设置管理具有一些问题，使得医院的文书材料及病人的资料通过不同的可是进行管理，这样的管理方法不但不利于综合开发利用，还会造成管理方面的松懈，造成工作效率下降，并且一旦出现问题时，各科室就会相互推卸责任，对于医院的管理非常不利。并且，当前许多医院不关注医院文书档案的管理工作，管理意识非常不够，档案的管理制度不到位，职责分工模糊。文书档案资料如果可以被充分利用，会为医院带来非常高的回报，也可以让医院的管理更加规范。
2.医院文书档案的管理人员需要提升专业素养。
当前，因为我国许多医院对文书档案的管理工作不给予充分的重视，使得医院的档案管理人员的专业素养、文化程度都无法达到水准，根本不符合当前医院的发展需求。许多医院的文书档案管理人员的专业素养都有待提升，知识老化、不储备新知识，工作效率过低，这对于我国的医院文书档案管理工作的发展十分不利。
三、新形势下医院文书档案管理的有效方法
1.提升文书档案管理的设施建设
医院应当提升文书档案管理的设施建设，以便可以加快文书档案管理的发展。首先，要在硬件设施方面进行建设。医院要为文书档案管理部门配备相应的办公设施，例如办公室、库房、档案馆等场所，并应配备电脑、扫描机、打印机、复印机、档案架等办公用品，还应添加监控设施、消防器材、除尘设施、空调等档案保护设施，以便可以在管理文书档案上实现自动化和信息化的管理模式。其次，在软件设施方面进行建设，应当通过医院的具体情况采取相应的文书档案管理软件模式，并通过良好的软件系统为其维护和升级。
2.改革文书档案的管理方法
由于医院的管理建设执行信息化的管理模式，医院应当通过高科技的电子信息技术管理文书档案，并通过这种方式来提升文书档案管理工作的效率。首先，透过运用电子信息技术以及计算机技术，可以将收集文件、整理文件、归档文件等工作流程进行简化，并且针对档案采取分类储存、备份的方式进行管理；其次，通过医院的网络信息平台以及检索平台，让档案的使用人员透过授权可以获得需要的资料，加强文书档案查阅工作的效率；再次，加强文书档案的电子化管理的保密措施，通过合理的技术方法做好防消磁、防损坏的保护工作，针对电子文书档案要采取异地存储及备份的方式进行管理，并通过文书档案的保密性高低来采取不同等级的保管方式，对于高机密性的文档要通过高级别的加密方式进行管理。
3.落实文书档案专项渠道管理改革
医院的文书档案管理由于关系到人事科、财务科、设备科、医务科、总务科、办公室等各个部门。医院应当把办公室当做文件的归纳及传递的重要科室，把文书档案的专项渠道归结到办公室进行管理，将多方管理变成专一管理，并指派专人负责监督各部门上交的文件资料，以防造成文件散乱或长期积压的状况，从头抓起，保证文件资料的保密性及完整性，为提升医院文书档案管理的效率打好基础。
4.加强档案管理人员的专业素养，定期进行培训
档案管理人员的专业素养同医院文书档案的管理水准紧密相连。医院应当通过一些相关方式提升档案管理人员的综合素质，例如可以通过定期为管理人员进行专业的培训、可以进行一些业务方面的交流活动、可以通过现场观摩的方式进行学习，用类似此类的活动来提高档案管理人员的专业素养及管理业务的操作能力。档案管理人员要来掌握文件收集、归档的范围，并及时做好回收的工作。医院还应当针对档案管理人员进行定期的计算机培训，通过培训学会新的管理方面的技术，进而提升文书档案信息化管理的能力。
结束语：综上所述，医院文书档案管理的工作属于系统类工作，应当从观念上、制度上、管理上、服务上不断进行改革，使其符合时代趋势，突出医院文书档案管理工作的特色，以此实现社会的进步、医院的发展。
参考文献：
[1]姬忠起，邓忠印.浅析新形势下医院档案工作的开发利用[J].山东档案.2009.（01）
关键词：文书档案；科学化管理；文档一体化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
引言 档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向，具有较有价值的参考意义。
一、应用信息电子化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
其次，网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
2.对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2提出档案管理工作的要求
2.1 要有高尚的职业道德修养
文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素，决定了从事该项工作的人员缺乏活力，一般都是长时间枯燥乏味地工作，正因为这样，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一种积极；另外，由于文书档案工作毕竟是较沉闷，职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误，从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。因此，文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞、甘于清苦，从而确保文书档案的准确性。
2.2 拥有专业知识，提高档案管理水平
鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。
2.3 做好文书档案管理的基础工作
文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。
四、结束语
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
参考文献：
[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5
[2]裴承志 奥多：办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2
[关键词]文书档案；信息化；管理方法
随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化办公的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。
一、信息化文书档案管理主要有以下几点优势
1.办公效率大幅提高
基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
2.资源随时可供检索，信息充分共享
基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率。
3.电子文件保存的稳定性
与纸质档案相比，电子文件的寿命要长得多。纸张在一定的条件下容易受到破坏，如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如光碟，U盘，移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
二、信息化文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2. 对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、信息化文书档案管理对从业者的相关要求
1.掌握现代化管理技能，提高综合素质。
电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2.利用现代化技术整理档案。
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
3.加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
关键词 文书档案管理 现代化 管理策略
一、引言
计算机技术日益更新，文书管理自然也需要跟上时代步伐，运用信息化的管理手段和管理设备，促进文书档案的信息化、现代化，在更好满足档案利用的同时，也促进本单位文书档案信息化的发展。深入学习文书档案现代化管理，对提升企业管理水平有很大的帮助。
二、文书档案在现代化管理中的意义
文书档案是指，在其产生、内容和形式上有一定共性的档案，[1]如机关、事业单位在行政管理中产生的请示、通知、报告、总结、会议记录等文件材料。使用文书档案来命名是因为对研究管理这类档案的工作规律有积极的帮助。文书档案管理得是否规范，是企业管理制度能否履行的关键，对企业单位的形象及发展具有重要影响。文书档案在现代化管理中是非常重要的，管理的科学性决定着文书档案的科学性和系统性，是文书档案标准化、规范化的具体表现。在现代化程度高速发展的今天，文书档案管理可以通过合理运用信息技术，构建合理体系，提升文件管理的效率，确保文书档案管理的高效运行。
三、文书档案管理中存在的现状
（一）文书档案管理理念比较陈旧
文书档案管理是一项具有全局性、长期性的工作，对企业、事业单位的未来发展具有一定影响，在信息化程度较高的现代社会，能够运用科学的管理理念归整档案，从而达到方便、快捷的利用目的是非常重要的。但是目前文书档案管理因各方面的原因，使得管理理念不够新颖，跟不上信息化的节奏，所以当前文书档案管理水平整体而言较低。在这样的情况下，企业、事业单位应该根据市场需求，结合数据库、智能化系统等有针对性的方式对文书档案进行管理。可是也不得不面临最现实的问题，就是当前许多单位在发展过程中规划不足，对目前的经济形势的认识还不够深刻，档案管理的重视程度更是无暇顾及，所以依旧采用最简单传统的管理方式，这在一定程度上制约了档案工作的开展。
（二）文书档案管理制度不够完善
当前很多单位在对文书管理方面存在随意化的问题，相关监督制度也缺乏执行力，对档案是平时不注重管理，检查就一把抓瞎。但不得不说国内目前对文书档案管理还是非常缺乏相应的管理手段，管理方式甚至停滞在陈旧模式上，因此制约了档案工作的顺利开展。
（三）管理人员的综合能力水平有限
目前，很多单位在文书档案管理方面的人员具有非专业性、随意性、缺乏积极性的现状。一方面是因为缺乏档案专业管理知R和管理手段，另一方面是单位投入在档案管理的资金较少，这些管理人员大都是单位员工中文化水平不高的家属亲戚，对专业化、信息化的管理没有概念，对档案管理停留在照本宣科、随意而为的状态。由于管理随意、混乱，使很多问题得不到及时高效的解决，从而影响了企业档案工作的开展。
四、文书档案现代化管理策略
（一）加强对文书档案现代化管理的认识
21世纪以来，市场经济稳步前进，企业、事业单位越来越重视未来的规划和发展，其中文书档案管理的作用也变得更加重要，档案工作中产生的包括决定、批复、通知、会议记录、计划和总结等越来越多，档案管理已然成为企业、事业单位管理公司的一个重要渠道。[2]单位应该在重视文书档案管理的基础上，加强管理人员对文书档案运用现代化信息技术策略管理的认识，根据单位需要明确档案分类并使其归档整理体系化，再细划各项工作细节，各司其职，进一步完善档案管理体系，做到定期甄别鉴定、到期销毁。
（二）不断完善和健全文书档案管理体系
文书档案管理能够有条不紊地推进，最重要的一点就是文书档案管理一定要成体系，这也是企业单位各项工作快速高效运转的关键。即“建立完善的管理体系――建立长效的管理机制――建立稳定的管理队伍”。首先，建立完善的管理体系包括建立自上而下的领导管理体系、建立明确的横向管理体系。[3]前者主要是确保文书档案管理中各项工作有序开展，使得管理处于一种动态平衡；后者是对员工的各项管理机制，只有使得领导部门和员工之间有更多的合作和沟通，才能使各项工作责任到人、落到实处。其次，建立长效的管理机制是指建立稳定长效的管理运行机制，从管理的角度对文书档案进行具体的、细节的规范。如施工企业单位，因其工作性质的特殊性，分管文书档案管理的领导和人员常处于动态管理模式，经常随着施工进度调整工作岗位，也就是说文书档案工作无专人负责管理，常常是前一任调走，未进行有效的工作交接，下一任对此项业务不熟悉，工作无从下手，往往按照个人意愿进行文件整理，导致文件无序堆放，档案利用工作无法开展。解决这类问题最有效的方式就是建立长效的管理机制，从领导抓起，层层负责，使文件由专人负责，专人保管，专人利用，人员更替时做好档案移交手序。移交时要同步做好电子文件的移交归档，以便工作查考利用，提高档案管理效率。第三，建立稳定的管理队伍，就是要配备专、兼职档案管理人员，使他们的工作岗位相对稳定，业务相对简单，使他们能够潜心的对文书档案进行专项管理，避免工作任务繁杂导致工作遗漏或失误，从而确保文件的安全和科学有效利用。
（三）加强档案基础建设，稳步推进现代化管理
档案现代化管理的水平高低很大程度上决定了企业发展的效益和前景。文书档案现代化管理水平如何，是体现企业发展的风向标。所以要提高企业效益，务必要加大对档案现代化管理的投入。建立健全档案基础设施的购置与配备，档案馆库的建设，信息化基础设施的投入，档案信息管理软件的到位，文件流程与档案系统软件的无缝对接，具有信息化管理水平的人员配备等，这些都是文书档案现代化得以开展的基本条件。其次，还要选拔具备一定的学习能力、表达能力、执行能力，具有既懂档案业务，又懂计算机基本技能的档案人员充实到档案队伍，对他们进行档案基础业务和信息化管理的培训，使他们把所学知识运用到实际工作中来，并能通过学习掌握各项管理手段，从而确保文书档案管理工作有条不紊地展开。与此同时，还要对他们进行信息化业务培训，使他们熟悉并掌握档案管理软件的操作和使用，运用计算机知识对文书档案进行管理，确保档案管理工作能够在信息化的基础上得到更好的提升，强化档案信息化管理水平，实现文书档案一体化，从而更加方便快捷的为企业经济发展做好利用服务。
五、结语
计算机技术和网络技术不断发展，运用信息化手段对文书档案进行管理已经是社会发展的当务之急。想要真正提升文书档案管理的水平，把信息化技术运用在其中，一方面需要加强基础设施建设，另一方面要构建具有建设力和执行力的文书档案管理队伍，能落实管理制度，充分运用现代化手段和设备，使文书档案现代化管理水平得到真正的提升。
（作者单位为中铁二局集团有限公司档案馆）
[作者简介：苗江（1971―），本科，档案馆员，主要从事文书档案管理。]
参考文献
[1] 韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2010（4）：46-47.
[关键词] 医院文书档案;管理;利用
[中图分类号] G275.9 [文献标识码]B [文章编号]1674-4721(2010)06(c)-129-01
医院文书档案管理在医院建设和医疗卫生事业发展中发挥着越来越重要的作用[1]。档案管理充分体现了医院的基础管理水平,档案管理是医院管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志,是不断提高医院管理水平的需要,因此,做好医院档案管理和利用具有十分重要的意义。
1 医院领导要高度重视文书档案的管理
充分认识档案管理工作的重要性,充分认识医院档案管理在医院发展建设中的重要作用。严格按照标准进行档案管理,应对全部文书档案进行系统的整理。文书档案应建立全卷宗、历年档案的收集和整理情况、鉴定报告和销毁清册、全宗指南、档案保管及安全检查记录等材料,集中立卷归档保存。档案室、柜要做到防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠,使档案不会损失,保证档案的绝对安全[2]。具有永久和长期保存价值的案卷,若有损失或字迹模糊时,应及时修补或复制。搞好档案室内外的卫生,每季度进行一次大扫除,经常保持室内整齐、清洁。每年对保存档案进行一次全面检查。平时应做好档案的收集、整理、保管、利用情况的登记工作,做到数据准确无误。档案管理人员变动时,必须在办理调离手续前,将所管档案的数量和状况移交清楚,交接双方办理完交接手续后,方能调离工作岗位。
2 医院加大档案管理硬件设施的投入
从人力、物力、财力上保障档案管理工作的质量,保障档案管理所需硬件设施,配备业务技术强、政治思想好、综合素质好的管理人员,选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志负责。从而保障档案管理质量,更好地为医疗、保健、教学、科研、管理等各项工作服务。
3 提高管理人员素质
档案管理员应爱岗敬业、热情周到、不计得失、耐心细致、主动服务,认真做好档案管理工作,主动为医院领导的正确决策提供依据,为业务发展、科研提供依据,为医院的精神文明建设和经济建设服务。
4 档案的提供利用
档案管理人员应熟悉所管档案的情况,主动了解各科室、各部门对档案所要利用的内容,做到及时、准确地提供档案材料。凡因工作需要而借阅文书档案时,按档案借阅制度办理借阅手续。任何人都有保护档案的责任,不得在档案上圈点、划线、污损,更不准拆散,违者按照《中华人民共和国档案法》的有关规定追究责任[3]。外出开会需借档案,要经本院分管领导批准,所借档案不准带原件,只能带复印件,注意保存,不得丢失和泄密,回单位后应及时退还档案室查收注销。
5 档案的鉴定和销毁
定期对超过本院《文书档案保管期限表》规定的文书档案进行鉴定、移交或销毁。鉴定工作由医院办公室及有关人员组成小组,对应鉴定的档案进行逐卷、逐件的审查,并提出移送或销毁意见。鉴定工作结束后,鉴定小组对有价值的档案要做好插卷或组卷工作,要写出关于鉴定档案的报告,并附上需要移送或销毁案卷的清册,报院分管领导审批后,方可移送或销毁。并按保密规定进行监销。
6 档案资源的开发和利用
利用档案信息资源向医院及上级主管部门提供各种信息,为医院管理决策和制订规划、计划、工作总结、实施措施等提供了真实可靠的档案信息[4]。利用档案信息资源,为制定医院工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等提供了大量信息资料,并配合重点专科、学科带头人选拔、科研课题确立等工作的完成;利用档案信息资源,为经济责任审计、自查、项目建设和医院财务部门债权债务检查等提供了相应的档案资料。
7 结语
综上所述,通过加强档案管理和档案利用工作,为医院发展建设、领导决策医疗教学、科研等工作提供了真实、有效的档案资源,严格按照标准进行档案管理。加强综合档案室的软、硬件建设,规范档案管理制度,完善基础设施。只有档案工作一步步地朝着科学化、现代化的方向发展,才能适应当前社会发展的需要,档案工作的社会功能和经济效益才能得到充分的利用和发挥。因此,医院档案工作者的任务还很艰巨,还有很多工作需要进一步规范和加强管理。
[参考文献]
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[关键词]文书档案；管理；创新
文书档案管理工作的重要性是不言而喻的。针对档案管理工作中存在的主要不足，我认为，应该从以下几个方面进行创新。
一、档案管理工作创新
大部分档案管理人员在长期从事单调、乏味的档案管理工作中，逐渐失去了创新和不断进取的欲望，当前档案管理的工作仍沿用以往落后的管理模式。因此，要转变档案工作动力不足、缺乏超前意识的近况毕业论文范文，努力从原有的档案管理状况中解脱出来，变成为社会发展服务的先行官和创造者，档案管理工作由以往的事后资料搜集的管理方式，逐步向事前介入、事中参与和事后跟踪的新的管理模式转变。档案管理工作只有随着市场发展的角度思变、求新，才能赢得社会的认可。在社会进步和科技飞跃发展的今天，档案是人类社会发展的重要的信息资源。因此，所有档案管理人员都有责任，并且有义务将档案的开发、管理和利用作为一项重要的工作来对待，使其更好的服务于革新开放和经济建设。
二、队伍建设创新
目前，科学技术飞速发展，档案管理的模式也随之不断改善，朝着科学化、合理化的方向发展，即便如此，档案管理也需要人的操作。所以，档案工作者必须坚持学习和培训，不断提升自身从业水平，通过先进的科学技术加强档案的管理，促使档案管理工作实现创新发展。
要把好人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识、有专业技术、技能的人才充实档案队伍。要注重现有人才的使用，大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部。要稳定档案干部队伍，解决他们的实际不足，使他们安心本职工作。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，推动论文范文档案工作的持续稳定发展。
三、档案管理机制创新
负责档案工作的有关部门必须从大局着眼，适时引入竞争机制，创新工作策略毕业论文，彻底转变以往档案管理人员安于近况毕业论文范文的工作心态，强化其忧患意识，从根本上杜绝安逸作风的存在。转变以往的管理方式，适时引进竞争机制，秉承公平、公正的原则，平等的对待每一位档案工作人员；当然，根据岗位特点，选聘才华出众、能力卓越、表现优秀的员工，利用这种优胜劣汰的管理模式，使能者上庸者下，使档案管理人员都能认识到，他们自身能力的拓展和工作业绩与其存活发展有密切的联系；强化员工的危机意识，使其更加努力的工作，激发其工作热情和个人潜力，使档案工作充满竞争活力，尽量在档案管理方式上实现管理创新。此外，建立一整套完善的创新激励机制，如通过合理的分配方式、奖惩机制、职称晋升制度等，鼓励员工创新，并将创新思维或能力作为员工考核的基本标准，并将考核结果与员工的薪资待遇、职位晋升紧密联系起来，在管理过程中为员工个的创新提供必要的条件和空间，促使档案管理工作实现良性循环。
四、档案管理模式创新
档案管理工作已开始使用计算机技术，但一般只涉及到档案目录的录入、输出和检索，我们还需要的深入研究计算机技术在该领域深层次的推广和应用。实际上，通过信心观察，我们可以发现计算机技术在档案管理领域具有非常广阔的发展空间，如用条形码替代档号，不但确保了档案资料的安全，即安全可靠，也便于查阅和管理，同时，这种方式能加快借阅归、还档案的速度。我国当前的各行各业琐碎的手工操作都能通过计算机来完成。档案工作也不例外。档案的业务工作、档案管理工作等都不同程度的实现了计算机管理，大大推动论文范文了各地区档案信息的交流，这是人们利用计算机等先进的管理模式的具体体现。大量实践证明，这种档案管理模式能够解决实际不足，同时也能提升管理效率以及管理水平。
[关键词]文书档案管理；办公自动化；问题；应用策略
中图分类号：S182文献标识码：A文章编号：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
当前，信息技术的大范围应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变，使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显，为了提高档案管理工作效率，就要将办公自动化应用到文书档案管理工作中。然而，在实际的应用过程中还存在着诸多的问题，如电子文件的保密性缺乏保障、档案管理人员的技术水平较低等，这就需要我们采取有效的措施，不断提高文书档案管理的办公自动化应用水平。
1办公自动化在文书档案管理中应用的意义
1.1提高档案管理的效率
在传统的文书档案管理的过程中，档案资料的收集、整理与储存都是由人工进行操作的，这样不仅效率低，同时还会造成大量的人力、物力与财力的浪费，使档案管理服务与人们的实际需要存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。
1.2推动文书档案的标准化与规范化进程
将办公自动化应用到文书档案管理中，可以推动文书档案的标准化与规范化进程。文本归档工程主要包括两个方面的内容：第一是归档工作以纸质文档为对象；第二是归档工作以电子文书为归档对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。
1.3节省了存储空间
在传统的文书档案管理中，一般都会占用大量的空间进行存储，而将办公自动化应用到文书档案管理中，可以大大节省存储空间。在自动化的发展环境下，相关设备得到了进一步的普及，许多的文书档案都是以电子文件的形式呈现在大家面前，这就会大大节省档案的存储空间。在今后的发展过程中，电子档案的数量会变得越来越多，因此在查询的过程中也需要采用电子化的方式进行，相信在不久的将来，办公自动化将会得到进一步的普及，更好的为社会发展做出贡献。
2文书档案管理中办公自动化应用所面临的问题
2.1电子文件的保密性缺乏保障
对于电子档案管理来说，由于其是一种动态的管理方式，它具有开放性与共享性的特点，所以电子档案资料的保密性缺乏保障，具体表现为如下几点：第一，虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障；第二，文书档案在传输的过程中会根据需要进行修改排版，而资料中的盖印与签名无法进行修改，这就使得文书档案资料无法保持最初的形態；第三，随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而使电子文书档案的保密性受到威胁。
2.2档案管理人员的技术水平较低
由于电子文书档案管理工作具有较高的技术性与专业性，所以其对档案管理人员的要求也比较高。对于档案管理人员来说，其不仅要掌握一定的档案管理方法，还要具备相应的计算机操作技术，能够灵活运用档案的信息管理软件。然而，从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3文书档案管理的办公自动化应用策略
3.1提高文书档案的安全性
为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要采取相应的措施，提高文书档案的安全性。首先，可以利用缩微技术将盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，这样不仅可以避免电子文件文化档案被篡改，还能够减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；第二，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；第三，将电子文件进行备份与验证，以避免电子文件的丢失与失真。对于需要进行永久保存的电子文件，还要将其制成纸质文件或缩微品；第四，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。
3.2提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为文书档案管理的核心人物，对文化档案管理的有效性起着十分重要的作用，因此，要想提高文书档案管理的办公自动化应用水平，就要提高档案管理人员的综合素质。首先，改善硬件环境，加大硬件建设与投入的力度。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果；其次，以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；最后，促进档案部门间与区域间的相互交流与合作，不断扩大自身的交际面。通过进行经常性的交流与沟通，可以借鉴兄弟单位的经验与方法，通过利用网络与现代通讯技术，来对档案管理人员的信息源进行扩充，培养其创新思维。
3.3将文书档案管理技术操作标准统一化
在文书档案管理工作中，为确保办公自动化的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当准确把握文书档案管理的综合需求及具体特征，在科学化分析的基础上，对办公自动化软件加以优化利用，统一文书档案管理技术操作标准，保证文书档案管理中办公自动化软件具备良好的应用性能，使其能够更好的满足文书档案管理工作的需求，促进文书档案管理工程的顺利开展。另外，将办公自动化应用到文书档案中，应当确保其具有强大的系统功能，并要对相关技术参数进行规范，使文书档案管理的数据转化与数据接口具有一定的标准性与可靠性，从而促进电子文书档案安全性和可靠性的有效提升。
结束语
综上所述，在文书档案管理中应用办公自动化具有诸多的优势，为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要提高文书档案的安全性，提高档案管理人员的综合素质，将文书档案管理技术操作标准统一化，不断提高文化档案管理的办公自动化应用水平。
作者：张晓霞
参考文献
[1] 宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息，2017，03：196.
[2] 张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究，2017，10：82.
1 文书档案管理工作的概况
1.1 文书档案管理工作的背景情况
在我国不断的发展过程中，文书档案管理工作是一项必不可少的工作内容，我国的文书档案管理工作在不断地进行着。传统的文书管理工作是指建立一个相关的部门通过事件的发生从而记录下来，进行封存。但是，这样会存在一些弊端，导致一些文书档案在保存过程中遭到破坏。因此，相关的管理部门需要加强管理工作，在档案的分类管理上解决问题。文书档案工作对于我国的发展有着重要的意义，尽管现在我国的文书档案工作还存在着不足，但我们找到了解决的问题的办法。希望在工作中能够认真的落实优化方案，使文书档案管理工作得到更好的发展。（1）
1.2 文书档案管理工作的现状
通过一些案例分析来了解现状和问题
（1）滞后表现
在时展的步伐下，各种制度都在不断创新，但在企业的管理制度方面，特别是对文书档案管理的工作，却不能得到及时的改进。而且文书档案的管理忽视了他在工作上与其他部门工作的连贯性，明显滞后于当前发展的脚步。
（2）检索效率不高
文书档案检索有手工检索、计算机检索，档案进行归类整理后，存在着处于放置状态。并且，档案的检索方式大多属于手工检索。但是，在档案的数量不断的增加下，检索的效率将会越来越慢。况且，计算机的检索需要耗费大量的人力和物力，需要文书档案管理人员技术上的支持，这样会浪费大量的时间。
（3）管理人员的专业知识和技能有待提高
目前文书档案管理工作得不到重视，导致在各个企业单位缺乏专业的技术人员。并且，许多工作人员缺乏相关的专业知识，并且没有受过专业的培训，所以对档案的归类整理和编码放置等都不熟练，使工作效率和工作质量明显降低。在当前信息化?r代，档案管理人员不但要有专业技能，而且需要熟练各种各样的计算机应用。这样，在档案管理工作人员努力下，才会把文书档案的管理工作做的更加完善。（2）
1.3 文书档案管理工作的必要性
文书管理工作是记录的内容是对我国发展研究的重要依据，我国的文书管理工作对我国发展具有重大意义。而它不仅是记录对现阶段我国所发生的事件，更是对将过去的文书档案进行整理和分析，使过去档案中所欠缺的部分得到补充，努力从档案中找出缺少的部分，完善文书档案的内容。在对我国的历史记录分析中，根据以往的案例发现它的不足之处，并寻找新的方式，避免相同或类似的错误再次发生。只有这样才能有所收获、有所进步，使我国在发展的道路上越走越远。
2 我国文书档案管理工作的优化方案
2.1 需要优化文书档案管理制度
许多传统的文书档案管理制度存在问题，需要在下一阶段有待提高。文书档案的管理是以时间为分界线进行大量的档案的管理存放工作，虽然这种方式易行，但是因为整理存放的文书档案数量太多，使其太过于笼统化，在日后的查找中存在着巨大的困难。因此需要进行细致分类，然后根据事件的类型进一步的分类，使所有的文书档案得到有序的存放。在管理人员管理制度中，规定所有人员的工作内容，没有对所有的工作项目进行分配，这样存在大量问题，导致有些工作项目中工作人员过多，造成资源的浪费。因此在对文书管理人员进行管理优化时，应该使每一项工作都要高效有序地进行，使每名文书档案管理人员都做好分内的事情。 （3）
2.2 要有培养管理人员的学习能力
在新时代下，我们要对所有工作者有很高的要求，所以，文书档案管理人员的学习能力也要加大提高。我们需要适应科学化对的管理要求，使大部分的事业单位和国企在新形势下进行大力创新，分类管理主抓建设的大制度。现如今，要想更好的发展，就必须进行不断的学习，这样才能提高工作能力、对事物的分析能力。因此对于现在的文书档案管理工作者，需要在工作的过程中不断的学习新事物，对文书档案要有相当的了解，这样有助于工作的得以顺利进行。对现代化的技术手段的学习要十分重视，使这些技术在日后的工作过程中得到合理的应用。
2.3 利用现代化技术进行管理工作
所谓的现代化技术最多的指对网络的应用，网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术，它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中，将使文书档案的整理与分析更加精准化，减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台，一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到，使我国文书档案工作更加顺利的进行。
3 文书档案管理工作中的创新措施
3.1 对管理理念的创新
文书档案管理理念的创新是工作的关键。文书档案管理的工作人员需要及时的更新思想，跟随时代的潮流，总结经验与不足，学习新型的管理模式，以积极向上的学习姿态应对文书档案管理工作进行创新。同时，在文书档案管理的创新上，应该遵守以大局为重的原则，坚持以企业的利益为中心。而且文书档案管理上还必须要有宣传的意识，档案管理工作并不是单个部门的工作，我们需要合理的对档案管理进行宣传，使更多的人参与到档案管理的工作上去。（4）
3.2 对管理形式的创新
信息时代使文书档案管理工作有了一定的挑战。因此我们需要从文书档案的管理手段上进行创新。要对文书档案的信息化进行管理，并在此基础上提升对文书档案管理的安全性。因此，在输入过程中，应采用更加先进的技术省去人工的输入麻烦。建立档案管理的系统，在创新的过程中，根据单位发展的实际需要，在原有的管理制度基础上进行改革创新，使以前存在的不完善的地方能够得到弥补。
3.3 完善文书与档案工作的衔接
文书档案的利用价值都来自于各个部门，文书档案工作因为信息化加大，从而将面临新的技术环境。因此，我们要积极主动的与各部门进行沟通和交流，了解各部门工作的内容和进展。还需要在日常整理档案中发现它的不足之处，及时与各部门进行联系。在建设远程互动平台及局域网方面的不断推进下，也取得了不同程度的发展。所以，我们应该保证制度建设与现代社会发展需求的相适应性，提高制度创新的有效性。（5）
一、电子办公环境下文书档案管理的优缺点
与传统的档案管理办法相比较，电子办公环境下的文书档案管理工作显现出较多优势，但同时也存在一些缺点，以下就对电子办公环境下文书档案管理的优缺点进行总结分析。
（一）电子办公环境下文书档案管理的优点
1.利用办公自动化系统对文书档案进行管理，其实主要是利用办公自动化中的信息处理能力来实现对文书档案的高效化管理。传统的档案管理，从文件的收发、归档、分类到编号、入库等，要求细心严谨，不容出现差错，一系列的工作环节都需要借助人力来展开，其间需耗费大量人力，花费大量时间。而利用办公自动化技术来管理文书档案，可以使档案的整套管理流程不再繁琐，档案收发、归档、查阅等程序都可以利用计算机技术来运行，从而使档案管理变得方便快捷。
2.传统的文件档案无论借阅还是传递的过程中，纸质文件都容易发生复制、保密内容外泄、遗失等情形，而文件异地传递时，因距离、天气、快递人员责任心强弱以及其他因素的影响，决定了文件传送经历的时长。而电子办公环境下文书档案的传递只需要在线传递即可，过程既安全又省时，使文件传递保持较高的安全系数。
3.传统的文书档案主要借助纸质来保存，其保存时间受环境、气候、纸质及查阅次数的影响，一旦纸质文件遭到毁坏，文件的内容信息将不复存在。而电子版的文书档案受周围环境因素的制约较小，保存也比较方便，随着使用需要，文书档案保存可以借助U盘、网络云盘及硬盘来进行，保存在此设备中的文书档案，其毁坏的可能性也比较小，因此，电子版文书档案的保存比传统纸质文书档案的保存具有显著的稳定性。
4.传统的文书档案随着量的累积，大量的文书档案陈设在文件柜中未能充分利用，造成了资源的浪费，且查阅和管理都变得十分不易。应用办公自动化技术对文书档案实施管理以后，建成了相对完善的文书档案管理体系，使档案信息与其他信息实现共联，可以促使文书档案合理利用，杜绝了资源的浪费，同时，可以利用广阔的网络平台系统实现与其他档案部门的信息共享，或者彼此之间相互进行信息交流与经验借鉴，使信息资源共享变得可行。
（二）电子办公环境下文书档案管理的缺点
1.电子版文书档案与传统纸质文书档案相比，其保密性问题是目前的一大隐患。电子版文书档案比较容易被修改，因计算机中很多预设条件都是通用的，修改者可以根据自己的需要随意设置字体种类、颜色和大小，电子版文书档案无法留下亲笔签字和盖章，即便遭到修改也难辨其究竟为原件或复印件。所以，电子版文书档案容易被修改的问题是目前电子办公环境下文书档案管理面临的一大挑战。
2.电子办公环境下文书档案管理的另一个缺点是档案管理人员的素质不能跟现代自动化办公设备发展相适应。因受传统档案管理模式的影响，传统的档案管理方式已固化在他们的思维意识里，又因大多数档案管理员的素质相对来说都不高，并不能掌握电子办公的技能和技巧，即使引进了用以文书档案管理的办公自动化设备，也不能发挥其应有的作用。所以，提高文书档案管理人员的素质是电子办公环境下文书档案管理需要努力克服的另一个困难。
二、电子办公环境下文书档案管理存在的问题
（一）未能及时转变观念
受信息时代影响，人们逐渐有了要高效开发信息的意识。实践中，我国电子文书档案管理起步时间较晚，在很长一段时间内，档案都处于封闭及半封闭的状态。对于应用办公自动化技术对文书档案进行管理，档案管理员还没有足够的认识，也尚未具备充足的实践经验。由于受经费限制，文书档案管理得不到应有的重视，而文书档案管理人员缺乏创新精神，缺乏对档案信息资源开发的服务意识，导致文书档案管理工作质量长久以来得不到提升。
（二）未能克服电子信息技术阻碍
电子信息技术是实现对文书档案应用电子化管理的基础，电子办公环境下的文书档案管理对技术要求极高，它需要有专业系统并且严格的电子技术来做保障，对计算机领域的知识涉及面广、技术密集、更新发展速度快等给文书档案的管理工作带来了一定难度。另外，保证电子文书档案的真实性，对于信息安全技术来说极其重要，所以需要借助相关法律来保证电子文件信息的安全，但目前我国关于电子文书档案管理的法律法规尚未确立，所以电子文书档案的安全暂时还难以保证。又因电子文书档案所涉及的个人隐私与公共信息网络的隔离问题，以及网上信息管理、检索、数据压缩及存储技术的应用都尚未普及，成为电子文书档案管理中的技术阻碍。
（三）资金不足以及设备落后
对电子办公环境下的文书档案进行管理，就需要相关的电子设备做其强有力的后盾。目前的办公环境下，大部分电子文书档案管理部门都能配备计算机作为档案管理的基础设施，但是受经济条件限制，其他类似文字扫描、计算机硬件、档案管理系统之类的文书档案管理设备得不到配备，所以导致电子办公环境下的文书档案管理工作一直得不到进展，效率得不到提高。
（四）未能及时更新电子文书档案管理标准
要确保电子文书档案的管理规范统一，其前提是要制定严格的电子文书档案管理标准，我国虽然对文书档案的管理制定了成熟的标准，但是对电子文书档案的管理还没有一个系统成熟的标准和模式，管理质量更是参差不齐。电子文书档案管理标准的制定，应该以文书档案的登记、录入、保存等环节为起始，借鉴其他档案的管理标准进行制定，文书档案的管理过程中每一个环节都应该考虑在文书档案管理标准的制定范围中， 并且还应该在实际管理工作中，依照实践不断总结高效的管理教训和经验，使电子文书档案管理更具科学性。
三、电子办公环境下文对书档案进行高效管理的对策
（一）将文书档案管理观念数字化
日渐信息化的社会促使文书档案管理也走上数字化和信息化的道路，不同于传统纸质档案，也不再局限于单一用手工整理文档的方式，信息化时代下的文书档案管理采用大量的多媒体、数据库和图片等数字档案来代替。想要实现文书档案管理的高效与创新，就要充分意识到信息的重要性，尽早树立信息化的文书档案管理观念，将文书档案管理有效融合到现代计算机技术和网络技术中去，促进文书档案管理的方式改革和技术创新。
（二）制定适用于文书档案管理的标准和制度
网络技术的发展使得电子办公环境下的文书档案管理工作逐渐趋向于科学高效，但同时也暴露出一些弊端，文书档案载体的多样化发展，为电子办公环境下的文书档案管理制定并完善相应的法律法规提供了必要的条件。首先，要严格规范鉴定及建立电子档案的全过程，使其趋于规范、标准。其次，建立完成后还应进行调整，使文书档案管理与相关的制度相符合，要逐渐促使文书档案信息的开发走向规范、程序、制度化，以此来保证电子办公环境下文书档案管理工作的效率。
（三）需完善文书档案管理软件的基础设施建设
相关文书档案管理部门要善于借鉴成功的经验，以局域网文书档案管理为基础，逐步完善文书档案管理软件的基础设施建设，同时，完善的文书档案管理软件基础设施建设要以完善的应用系统为基础，所以，还需要加强文书档案应用系统的建设，才能使电子文书档案管理高效化。
一、文书档案是医院不断发展的历史见证
（一）文书档案作为一个医院的历史凭证和临床科研的必要基础条件，其重要性和关键性是不言而喻的
医院文书档案管理是医院办公室一项最经常、最基础性的工作，其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程。文书档案管理是医院基础管理水平的充分体现，对于推动医院管理体制改革和医疗卫生事业发展有着不可忽视的作用。近几年，医院各项工作都在迈向科学化、规范化、标准化，随着医疗规模的扩大，为适应医院发展建设，加强医院档案管理势在必行。医院领导对档案工作也越来越重视，通过多种形式大力推进档案建设，把档案规范化管理纳入重要议事日程。正视医院档案管理中存在的问题，充分认识档案建设的必要性和独特性，将会有效促进医院档案的规范化管理。
（二）文书档案管理是衡量医院档案管理水平的重要标准之一
在高速发展的信息时代，随着医院管理向科学化、现代化、标准化发展，医院档案管理已成为医院管理中的重要组成部分。在实际工作中，实现医院档案管理现代化建设，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案规范化的重要基础工作。日益丰富的文书和档案工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作是各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但文书档案已经成为衡量医院档案管理水平的重要标志。医院档案是医院在所从事的医疗、科研、教学、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存价值的各种文件。文书档案工作是档案工作的重要组成部分，它是一个单位发展历程的缩影，又是现在管理建设状况的记录，因此在整个管理工作中发挥着极为重要的作用。在医院建设和医疗卫生事业发展中发挥着重要作用，是现代医院管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志。
二、医院文书档案的规范化管理措施
（一）着力提高文书档案管理人员素质
医院文书档案，是医院实施行政管理的重要历史记录，是反映医院行政管理、医疗护理管理、党务管理等活动的重要凭证。医院文书档案对医院来说，具有不可替代的参考价值，其管理更是一项十分重要的工作。文书档案管理是医院管理的重要组成部分，医院现代化的办公有了长足的发展，而文书档案管理远远落后于医晓的信息化建设，这就迫使档案管理工作者必须着眼未来，努力提高自身的专业素质，解放思想，不断创新，进一步提高工作效率。医院文档人员应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养，做一名合格的文书档案管理工作者。
（二）不断推进信息化管理进程
医院文书档案管理是医院综合档案室或办公室一项最经常、最基础性的工作，其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程。医院档案记载着医院历史发展的过程，它就像一部历史记录片反映着医院发展的不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院发展历程的见证。随着我国经济的不断发展，电子信息科学地不断进步，医院管理也需要更系统化、程序化、具有科学性地进行管理，档案工作更为突出信息化管理。通过信息化建设以期能够推动医院文书档案管理流程的简便化、管理方式的实用化以及利用率的高效化。
（三）建立档案制度，规范档案管理
档案管理工作的目的，是为了强化医药卫生科技事业单位的档案管理，促进档案信息资源的开发利用，使医药卫生科技事业单位档案工作跟上卫生改革工作的步伐，更好地为卫生事业各项工作业务。医院文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有从提高本单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。通过建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。根据《档案管理法》，我院制定了相应的档案管理制度，每份档案从装订、整理、借阅等都制定了相应的管理制度，使档案的利用、销毁都有章可循。
【关键词】文书档案；档案管理；重要作用
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。
一、当前文书档案管理工作中存在的问题
目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：
（一）档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。
（二）档案管理机构和职责不明确。目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的地步。在机关机构设置中，不少档案管理机构的地位被削弱，甚至被裁掉，其职责功能严重被弱化。
（三）档案管理不够规范。在一些大的企事业单位或是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三，大部分案卷缺少卷内目录。第四，组卷混乱现象比较严重。
二、提高档案管理效率的对策
针对目前文书档案管理工作状况，提高文书档案管理水平，实现文书档案管理的规范化、健康化发展，本人认为需从如下几个方面做起。
（一）领导重视是做好文书档案工作的前提。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前，很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视，要真正做好文书档案管理工作，单位领导必须立足于单位事业发展的全局，把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中，让职工充分认识到档案工作的重要地位和作用，形成人人重视档案工作的良好风气。
（二）制度健全是做好文书档案工作的保障。完善的档案管理工作制度，是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对当前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象，各企事业单位要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，成立以单位主要领导为组长，相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度，促使职工都来重视档案工作，并认真研究落实本部门的文书档案工作任务，使文书档案工作保质保量限期完成。
（三）提高档案管理人员素质是做好文书档案工作的关键。文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开阔的视野、优化的知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识搞好文档管理工作是自已应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关，注意招聘一些有档案专业知识，有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时加强现有人员的继续教育，积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训，提高其管理水平，使文书档案管理工作与单位业务同步发展。
（四）牢记服务是做好文书档案工作的根本。文书档案工作的根本目的在于服务利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，为单位做好翔实的历史记录，积极开发利用档案资源，为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能，创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务，为单位事业服务。
三、应用办公自动化的文书档案管理的优点
（一）提高办公效率，降低档案管理成本。以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用了办公自动化后，文件归档工作只需将文件拷贝到档案部门统一归档，这样既节省时间，档案管理部门也不必花费大量人力、物力来进行纸制文件的归档。同时电子文档保存空间小，调用时方便快捷，只要通过检索查询就可以将相关文件查阅出来。
（二）提高文件信息交流，实现资源共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。而今实现了文书档案管理的网络化以后，就不再需要查阅档案的人到档案保管部门查了。法令性的文件，不需要设密码，建立一个共享网站，任何人任何时候都可以点击、查阅。有密级的文书档案，在符合查阅条件范围的人通过联系后，以核对密码的形式由档案管理部门对其授权查阅，通过网络服务这个宽广的平台，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。
（三）依赖成熟载体，实现长期保存。电于文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易遭受到破坏，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
四、针对在实践应用过程中遇到的一些问题提出几点方法
（一）办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤网络的数据；管理网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
（二）提高档案人员的综合素质。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。运用网络、现代通信等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
（三）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善的管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从而根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。
