时间:2023-06-04 10:47:38
开篇:写作不仅是一种记录,更是一种创造,它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感,将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇合同管理协议,希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友,陪伴您不断探索和进步。
本文围绕规范企业生产经营活动中合同管理问题,就企业生产经营活动中如何发挥合同管理效力作用的问题进行了探讨,为企业强化合同管理,充分发挥合同管理在企业生产经营活动中的管理效力,确保企业经济活动合法、规范运行,减少和避免经营风险提供了一个参考。
【关键词】大型企业;生产经营;合同管理;效力发挥
企业生产经营活动,包括材料购入、产品售出、劳动用工、建设工程、技术改造、资产租赁及企业并购等,无不涉及合同管理。如何强化合同管理,充分发挥合同管理在企业生产经营活动中的管理效力,确保企业经济活动合法、规范运行,减少和避免经营风险问题,成为目前业界专家、国有企业高层管理者等研究的重要课题。现就企业生产经营活动中如何发挥合同管理效力作用的问题作以下探讨。
一、企业生产经营活动中合同管理现状及存在的问题
目前,我国国有企业正在规范企业生产经营活动中合同管理问题,均按照政府国有资产监督管理委员会要求,配备了总法律顾问及法律事务部门,根据业务需要外聘了专业律师,制定了合同管理机制,法律事务部门参与了企业生产经营活动。但从合同管理的实际效力上看,还存在一些问题,需要进一步加强管理和改善。主要问题有:
1.合同管理意识淡薄,管理机制不够完备,合同签订随意化。一些企业业务部门,尤其是部门领导法律意识、合同管理意识淡薄,无论是在经济业务合同谈判、缔约过程,还是在合同履行阶段,以至于出现不及时与法律事务部门沟通,尤其在合同签订前不履行合同合法性审查程序就草草签约等现象。甚至,有的合同签订完毕后才提请律师审查,这样即使发现了问题,也常常难以弥补,实质上失去了合同审查的意义。还有些企业领导对合同管理不够重视,从管控机制上没有设定企业经济业务合同设立的法律审核程序,致使合同缔约签订游离在法律监控范围以外而呈现随意化。
2.以生产急需为借口,个别物资采购合同存在先履行后签订的现象,迫使合同的法律监管功能失效。合同法规定,合同是先签订后履行。然而,一些企业对于一些采购业务不按规定操作,常以生产急需为借口,先进货,后补签采购协议。后补签采购协议带来的后果,就是有些约定条款和厂家谈判十分困难,有时被迫做出让步,损害企业的利益。
3.企业经济业务合同涉及的技术协议或技术要求不规范,致使合同履行时不能按规范的技术要求维权,给企业带来经济损失。毋容置疑,企业经济业务合同的主协议及技术协议条款同等重要。但有些企业仅重视主协议,而忽视技术协议,对标的物的规格、品位、版式、型号、技术参数、性能等技术要求条款表述不清,甚至不作约定,购进物资一旦出现质量问题或不符合技术要求,没有约定清晰的技术标准向对方质询和交涉,有些情况下会给企业带来经济损失。
4.企业经济业务合同签订与合同履行不是同一主体,导致合同签订与履行过程脱节。一些企业合同管理混乱,职责不清,进而出现个别业务合同由公司领导出面与对方业务人员签订,而付款、验收、监督质量和期限等履行事项没有明确或没有通知有关职能部门负责办理,导致合同签订与履行过程脱节的问题,造成供需双方在履行和结算方面都十分困难,有时可能引讼纠纷。
5.企业经济业务合同履行管理不规范,在合同履行中对涉法维权的事项工作不到位,一定程度上给企业带来经济损失。主要表现为:一是应变更的合同没有及时变更。在履约过程中合同变更是正常业务,目的是通过对原合同的修改(合同内容变更或合同主体的变更),保障合同更好履行和一定目的的实现。但不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识,结果导致了经济损失。二是应鉴证确认的没有办理鉴证确认手续。履约过程中的鉴证是一种正常法律行为。但有些公司的管理人员对此并不重视,当发生纠纷时,也因无法举证而败诉。三是应当追究的却过了诉讼时效。超过了诉讼时效就等于放弃了债权主张,等于权利人放弃了胜诉权。
二、在煤炭企业生产经营活动中提升合同管理效力的对策
要克服上述问题,充分发挥经济业务合同的法律监控功能,全力提升合同管理在煤炭企业生产经营活动中的管理效力,需要采取以下四方面对策:
1.加强企业各级领导及合同管理人员的合同管理业务培训,强化合同管理的法律意识,全面提升合同管理人员业务素质。针对出现的合同法律意识淡薄,合同管理业务素质较差的问题,需要筹划和制定一套系统的合同管理业务培训方案,通过组织自学、专家专题授课、以会代训、院校培训等多种形式,对企业各级领导及合同管理人员进行全面、有效地培训,进一步强化受训对象的合同法律意识,提升合同管理业务素质,避免合同签订随意化、重视主协议,忽视技术协议、合同签订与履行过程脱节等问题的发生,为全力提升合同管理在企业生产经营活动中的管理效力筑牢基础。
2.完善和构建功能完备的企业合同管理机制,导向企业合同管理向规范化、程序化和法律化方向不断迈进。一般企业都设有合同管理办法,但管理办法是不是系统,是否设置了法律审核等关键程序和环节,是否具有可操作性则难于评说,实施中大多欠缺程序化、规范化。从常规合同管理流程环节看,合同管理机制主要内容应包括:合同的管理体制及分级授权管理、合同主体及资信调查、合同会审与谈判、合同合法性审查、合同会签、合同审批、合同签订、合同用章、合同登记、合同备案归档、合同履行与纠纷处理、合同统计与检查、合同业务人员培训、合同管理考核与奖惩等。尤其是合同合法性审查、合同用章及合同管理考核与奖惩等三大管理环节的规范运作,对于发挥合同管理效力是至关重要的。比如,合同不经过合法性审查程序,领导就不予审批,执章人员则不予出章,合同自然不能签订。这样,通过机制程序控制,迫使合同主办业务部门主动与法律事务部门沟通,履行合法性审查程序,确保合同的签订与履行在法律监控之内,尤其可以避免“先进货,后补协议”问题的发生,使之逐步走向规范化、程序化和法律化。
3.法律事务部门参与企业重大合同事项全程管理。企业重大合同,是指对企业生产经营活动和经济效益影响重大的合同,包括:中外合资合作合同、企业并购及重组合同、联营合同、独家协议、重大技术改造或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。正因为重大合同对企业生产经营活动和经济效益影响重大,故对这类合同从合同的项目论证、对方当事人资信调查、合同谈判、文本起草与修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程,都要安排法律事务部门参与管理和控制,预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。
关键词:工程合同合理控制工程造价
中图分类号:TU723.3 文献标识码:A
1 前言
合同是承包单位在工程施工过程中的最高行为准则。工程施工过程的所有活动都是为了履行合同内容。合同贯穿于工程实施的全过程和各个方面。合同管理的目的,就是保证承包商全面地、有序地完成合同规定的责任和义务,它是承包工程基础上管理的核心和灵魂。工程造价是直接涉及合同管理的主要目标之一,承包商要在保证质量的前提下,少支多收,用最佳的经济效益,尽可能快的速度,最合理的人力和设备等资源来收到预期效果。现就合同管理中的造价控制问题谈几点体会。
2 施工合同文件组成及管理
(1)合同文件的组成及解释顺序合同文件,不仅包括合同协议书、合同专用条款、合同通用条款这三部分内容,还包括其他与工程实施有关的文件,具体为:①施工合同协议书 ②中标通知书;③投标书及其附件;④ 施工合同专用条款;⑤ 施工合同通用条款;⑥标准、规范及有关技术文件;⑦ 经审查通过的施工图纸:⑧ 工程量清单:⑨ 工程报价单或预算书;双方有关工程的洽商、变更等书面协议或文件视为协议书的组成部分;当合同文件中出现不一致时,上面的顺序就是合同的优先解释顺序。
(2)合同管理合同管理工作不是简单的建立合同管理台账、整理合同编号顺序,笔者认为合同管理主要应从以下几方面做好工作:
a 建立合同管理台帐① 首先,分类建立合同台账。项目部按施工、设备材料、技术咨询服务共三类对各合同进行编号、归档,台账中设立合同名称、合同编号、合同承包单位、合同金额等事项。这样在查找合同,了解合同信息时就非常简便、省时。② 其次,对合同中的重要内容进行摘录,并按合同名称做摘录台账。台账中包括:合同签订时间、合同工期、开工时间、竣工时间、预付款支付比例、进度款支付比例等内容。③在工程建设过程中,由于客观条件改变或主观因素使工程的建设条件发生变化或发生设计变更,或由于某种原因造成双方纠纷等,经双方协商确定的有关工程洽商、变更等协议或文件,需要及时收集、归档,并做好台账备查。
b 熟悉合同文件合同文件是办理工程结算、拨付工程款及处理索赔等的直接依据,合同文件的大部分内容涉及造价,因此,在工程开工前,工程造价管理人员应充分熟悉承包合同中与造价有关的条款内容,做好投资事前控制。应熟悉的合同条款包括:承包范围、工期、合同价款以及调整的条件和方式、材料供应情况、结算方式、工程预付款、工程进度款拨付和违约处理等;熟悉了这些内容,造价控制管理人员基本能做到心中有数,使控制造价工作有理有据。
3 如何加强合同管理,控制工程造价
(1)把好合同签订关。签订工程合同时,最重要的是要根据各工程的特点,选择恰当的发包方式和价款调整条件(指工程设计变更或工程签订导致工程增减的结算条件和结算方法),因为不同的发包方式和价款调整条件直接关系工程造价的控制效果。
合同文本应尽可能选用由国家颁发的通用性合同文本,再根据拟建工程的特点和招标文件以及发包人承包商双方谈判结果来起草。合同文本必须准确表达双方谈判确定的意思,做到条款不漏项;标的物表达清楚、标的额计算准确;质量有标准,检验有方法;包装物、提(交)货或移交工程成品、运输方式和结算方式明确;违约责任及违约金(或赔偿金)计算方法准确;文字表达严谨,不使用模棱两可、含糊不清的词语。
在合同正式签订前应进行严格的审查把关。其要点是:施工合同是否合法,业主的审批手续是否完备健全,合同是否需要公证和批准;合同是否完整元误,包括合同文件的完备和合同条款的完备;合同是否采用了示范文本,与其对照有无差异;合同双方责任和权益是否失衡,确定如何制约;合同实施会带来什么后果,完不成的法律责任是什么以及如何补救;双方对合同的理解是否一致,发现歧义及时沟通。
(2)做好合同实施管理。加强建设项目合同管理队伍的建设,加强合同管理人才的培养,实行合同管理人员持证上岗制度,亦是提高建设项目合同管理效果的重要举措。目前,我国已正式推行注册造价工程师制度,造价工程师的一项重要职责就是搞好建设项目的投资控制和合同管理。因此,建议在建设项目管理机构中设置注册造价工程师岗位,专司合同管理职责。
(3)合同索赔研究程序化。我国工程承包双方在合同履行中对工程索赔认识不足,缺乏推行工程索赔所需的意识和动力。因此,提高索赔意识是合同管理亟待解决的问题。施工合同是索赔的依据,索赔则是合同管理的延续。因为工程合同一经签订,确定了合同价款和结算方式之后,影响工程造价的主要因素便是工程设计变更或签证,以及工程实施过程中的不确定因素,所以,深入理解合同的每一项条款,切实加强日常管理,使管理行为正规化、规范化,作好处理合同纠纷的各种准备,特别是索赔与反索赔的研究在工程造价控制管理中是非常必要,也是非常重要的。索赔与反索赔是合同管理的一个重要内容,是合同双方攻与守的关系,是矛与盾的关系。工程发承包的实践经验证明,没有一个承包商不要求索赔,即要求调增合同价款,因此,要搞好工程造价控制,就必须进行索赔与反索赔的研究。
(4)项目建设代建科学化。所谓“代建制”,就是由政府组织理论素养高、实践经验丰富的工程管理专业人员,根据行为性质不同,形成专业化的建设队伍,专门从事政府投资项目的工程管理。财政部门应积极参与项目“代建制”的推行,加强对代建机构的监督管理力度,并利用“代建制”在合同管理中的优势,彻底消除在政府投资项目建设过程中存在的项目建、管、用不能分离的弊端,对政府投资项目的工程造价进行合理确定和有效控制。
(5)合同签订审核规范化。建设单位应组织技术经济等方面的专家,审核合同条款是否真实、齐全,并对承包方投标文件进行了解。通过审核了解,对不合理、不合法的条款及时予以纠正,不齐全的条款要补齐,使建设工程施工合同在实施中减少合同纠纷和违约,避免对建设单位造成不必要的损失。
(6)合同实施交底制度化。财政部门应督促实行政府投资管理的建设单位做好向各层次管理者做“合同交底”的工作,把合同责任具体落实到各责任人和合同实施的具体工作中。特别是在工程使用非标准的合同文本或有关人员不熟悉合同文本时,这个“合同交底”工作就显得更为重要。
关键词:工程合同;管理
中图分类号: TU723.1 文献标识码: A 文章编号:
工程合同是指涉及工程范畴的平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。包括代建、勘察、设计、施工、监理、招标、工程咨询、工程检测、工程管理、拆迁等内容。工程合同管理(以下简称合同管理)是企业管理的重要内容之一,是降低企业风险、实现企业合法权益的根本保障。本文就合同管理的签订、履行等方面谈一下自己的认识和理解。
一、合同的签订
合同的签订必须符合国家法律、法规,符合国家有关方针政策,并遵循:“平等互利、协商一致”的原则。对外签订合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人,法人委托人必须在企业法人授权的范围内代表企业签订合同。签约人在签订合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。合同一律采用书面格式,必须采用统一合同文本,并对合同各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。合同承办人、合同签署代表签订合同的委托人应该认真核查对方当事人的主体资格,包括主体资格证明、资质证明及相关文件;若对方法定代表人委托他人签订合同的,还应审查人的资格,必须提供书面授权委托文件;同时,还要考察对方的履约能力和商业信用;评估合同内容的可行性、严密性。
二、合同的履行
1、合同依法成立,具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行或全面履行。
2、合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
3、在合同履行过程中,无论遇到任何困难,首先应尽一切努力克服困难,尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
4、对方当事人提出变更、解除合同的,应从维护本公司合法权益出发,从严控制。第一,变更、解除合同,必须符合《合同法》的规定,并应在公司内办理有关手续。第二,变更、解除合同的手续,应按规定的审批权限和程序执行。第三,变更、解除合同一律采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律无效。第四,变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,继续履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。第五,因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责外,均应承担相应责任,并在变更、解除合同协议书中明确规定。
5、关于合同纠纷的处理方式和原则
第一,合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。第二,合同纠纷由有关业务部门协法律顾问负责处理,经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。第三,处理合同纠纷的原则是:(1)坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律没规定的,以国家政策或合同条款为准。(2)以双方协商解决为基本办法,纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护本公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。(3)因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。第四,合同纠纷的提出,加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或的足够时间。
三、加强合同管理的措施
合同管理不是一门简单的学问,很多细节很多条款都要在日常工作中加以注意并及时掌握合同管理中各种动态的信息,以保证对合同管理的完整性与及时性。
1、加强合同管理的组织机构建设,设立专门合同管理机构和配备合同管理人员。机构建设是创建“重合同守信用”企业的组织保证。要在公司组建一支合同管理员队伍,并全部经过专业培训,形成了公司合同管理由管理机构具体负责和管理人员经办负责的有序运行机制。做到公司合同信用管理机构健全,配备合同管理人员,建立健全有关规章制度。
2、认真做好合同管理的基础工作
(1)建立合同管理制度,工程合同管理办法中应涵盖合同专管员岗位职责、合同专用章与合同文本保管使用制度、工程合同委托制度、工程合同信函与谈判纪要管理制度、合同管理学习与培训制度、工程合同台帐与档案管理制度等相关配套的管理制度,以便细化和规范合同管理的全过程。
(2)合同档案集中管理。应定期将履行完毕或不再履行的工程合同有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等)按合同编号整理,交档案管理人员存档。
(3)建立合同管理台帐。应根据合同的不同种类,建立合同的分类台账和总台账。台账应逐日填写,做到准确、及时、完整。合同档案应当包括纸质档案和电子档案,及时更新,保证合同管理员能够掌握合同的最新动态。
3.监督检查。依据合同管理工作的实际情况,合同管理领导部门应对工程合同管理工作进行定期或不定期检查,其检查结果将作为年终考核的依据。
关键词:建设工程;合同管理;问题;措施
随着我国经济的迅猛发展,我国的建筑业也迎来了它的繁荣期。目前,我国的建筑工程在数量和规模上都有了很大的发展,其技术手段和管理水平都有了质的飞跃,建筑工程建设越来越规范化、标准化。合同管理已成为建筑工程管理的重要手段,这是由工程建设的特点所决定。建筑工程具有工期长、涉及范围广等特点,这也决定了建筑工程建设中存在很多不确定因素,发包方与承建方之间很容易出现纠纷,而合同管理是解决工程纠纷的重要依据,也是保障双方权益的重要手段。因此加强建设工程合同管理的研究具有重要意义。
1建设工程合同管理的重要性
建设工程合同的本质就是具有法律效益的协议,对工程建设当事人就工程建设中的义务、成本、工期等一系列问题的协议。由于建设工程周期长、施工种类多、施工技术复杂、涉及面广等特点,这也决定了建设工程的合同与其他行业的合同大不相同,建设工程的合同内容条款更为繁杂、涉及面更为广泛。如果签订的建设合同涉及内容全面、合理,这将是保护企业双方利益的重要举措,既保障了建设企业的经济效益,也保障了工程质量,维护了发包方的合法权益。但是,如果建设合同的内容无法涉及建设过程的方方面面,这不仅会给合同双方造成严重的经济损失,还会影响工程建设的顺利进行。建设工程的合同管理,对双方的责任、权利、义务都进行了明确的划分,在法律的约束下,有效规范了工程建设行为,在保障双方权益的前提下,保证工程在保质保量的情况下顺利竣工。
2建设工程合同的特点
2.1合同签订内容容易存在歧义
建设工程的合同必须保持一定的严密性,因为涉及法律效应,应用严肃的态度看待建设工程合同。建设工程的合同对发包方与承建方的责任进行明确的划分,并对双方的违约赔偿问题进行明文标示,但建设工程是一个动态的实行过程,其中涉及很多变量,建设合同是在工程建设前签订的,所以在遇到突况时,责任归属问题上很容易出现歧义。
2.2合同管理涉及面广
工程项目合同涉及单位部门较多,包含业主、承包商、施工单位、监管单位、材料供应单位、运输单位等,相互关系较为复杂,只有在确保各单位认真履行职责并相互协调配合的情况下,才能保证工程项目建设的顺利开展。
2.3建设工程合同有效期长
建设工程合同有效期长是由建筑工程的建筑特点所决定的。建筑工程由于建设过程比较烦琐、复杂,其内容包含招标、签订合同、制定方案、工程施工、竣工等,通常需要两年以上的时间才能全部完工。这也就决定了合同管理时间较长,与工程建设保持同步,并且合同管理的内容也要涉及工程建设过程中的各个方面,稍有疏忽就可能造成严重的经济损失,所以在合同的签订过程中,要综合考虑建设过程,发挥合同管理应有的效能。
2.4合同易变更
建筑工程由于施工周期长、施工环境复杂等因素的影响,建筑工程比较容易发生突况,建筑施工的预想可能与实际存在较大的偏差,因此合同的内容也不是一成不变的,对建设工程的合同管理必须采取动态的管理理念,依据实际情况对合同内容进行协商,确保合同双方的合法权益。
3建设施工合同管理中存在的主要问题
3.1合同双方法律意识淡薄
真正的合同是以公平、公正为原则,以法律效应为保障的协议。但是,一些建筑企业违背国家要求,合同内容缺乏公正性、合理性,并且“阴阳合同”签订现象屡禁不止,这些都不具备法律效应,严重损害了市场经济秩序。同时,还有一些企业,对建筑合同的认知不充分,没有正视法律的严肃性、强制性,无视合同的管理内容,严重损害发包方的利益,法律意识淡薄。
3.2合同管理人员整体水平不高
由于建设工程合同的特殊性,要求建设工程合同管理人员在具备合同管理专业知识的基础上,还要具有一定的建筑知识,这样保证合同管理工作的合理性、科学性。但在实际的管理过程中,现有的合同管理人员专业技能水平低,且管理人员不足,无法保证合同管理工作的合理性。而且建筑企业对合同管理人员的重要性认识不足,没有建立完善的培训体系,合同管理的有效性无法实现。
3.3缺乏有效的合同管理制度
在建设工程合同管理的实际实行过程中存在许多问题,究其最主要的原因就是合同管理制度不完善,合同管理工作缺乏必要的理论依据。在工程项目的合同管理过程中,没有科学、合理的管理程序,使合同管理工作缺乏规范,而且在合同管理实行过程中缺少必要的监督、考核体系,合同管理的执行力也大打折扣。
4建设工程合同管理有效措施
4.1加强法律教育,提高法律意识
建设工程合同是具有法律效应的协议,受法律保护,也受法律约束。建筑合同在签订的过程中一定要仔细审查其中的条款,对工期的成本、时间以及赔偿问题要进行充分的考虑,在公平公正的原则指导下,签订双方对其内容进行充分的协商。承包商和发包方都要加强自身的法律知识学习,对合同的内容从法律的角度加以审查,并养成靠法律解决纠纷的行为意识,切身保护自己的合法权益。
4.2建立健全合同管理制度
提高合同管理的执行力,关键在于建立完整的合同管理体系,以合同管理制度为依据,规范合同管理行为,保证合同管理工作的有序开展。首先,完善合同管理流程。建立科学、合理、规范的管理流程,并完善合同管理监督体系、考核体系,激发工作人员的积极性,提高合同管理的执行力;其次,完善合同管理执行机构,对合同管理各项流程中都设置专门的人才,保证合同管理的科学性和有效性;最后,在合同履行的过程中,要做好合同管理的监管工作,要保证合同管理符合实际情况,并且对合同变更做到及时的应对。
4.3加强专业合同管理人员的培养
专业合同管理人员在建设合同管理过程中具有重要作用,它是合同管理科学性、合理性的根本保证。加强合同管理人员的专业水平,建立专门的培训体系,利用先进的管理水平保证工作质量。还要注重合同管理人员的法律素养,使其具备较高的法律意识。同时还要保证管理人员对工程造价有基本的认知,提高合同管理人员的综合素质,为合同管理工作奠定基础。
5结语
综上所述,随着建筑工程的不断发展,建筑项目管理的内容也逐渐增多,而合同管理是建设项目管理的核心内容。建设项目的合同管理其主要目的是规范建筑市场的管理,使建筑管理更加的有序化、法律化、制度化。但是在建设合同管理的过程中还存在一些问题,影响其作用的发挥。为了进一步提高建筑工程合同管理力度,必须加强建筑企业的法律意识,增加专业人员的培训,保证合同管理的法制性、科学性以及完整性。现代建筑企业应加强对合同管理的重视程度,制定合理的合同管理制度及流程,认真总结合同管理经验和教训,规避各种风险,确保建设项目保质、保量如期完成,实现企业效益最大化。
作者:朱善琳 单位:安徽博华工程咨询有限公司
参考文献:
[1]杨聪敏,朱丽娟,张译尹,等.浅谈建设工程合同与合同管理[J].消费导刊,2015(4):132.
[2]杨运林.浅谈建设工程合同与合同管理[J].大科技,2015(23):21.
[3]王娟.浅谈对建设工程合同的几点认识[J].价值工程,2014,33(33):97-99.
[4]马抒垠.建设工程合同管理研究[J].工程建设标准化,2014(10):162-162.
【关键词】武器装备 合同管理 六环节
一、引言
武器装备是以战争需要为需求背景的具有高技术特征的他额数商品,它是以毁伤和防御力为标志。武器装备是由武器系统合武器使用过程中所配套的装备系统所组成,它具有三个属性,即本身的高技术特征、使用的战争特性和生产交换的商品特性。武器装备项目的管理是一项庞大复杂的系统工程、需要综合运用知识、技巧、手段和技术来满足或超越相关者对项目的要求。随着各国在军事领域内高技术竞争的加剧,对于武器装备项目管理的研究也日新月异。武器装备研制项目管理又称为型号项目管理或型号管理。它是根据武器装备研制需要而建立的特定的组织形式和管理形式。它既是项目探索、计划等所有先期工作的一个最终成果体现,又是目前衡量项目质量优劣、价值大小和成功与否的重要尺度之一,同时也是今后项目管理一切工作进行的主要依据。因此,合同管理的研究地位愈发显得重要,也日益引起各国军队的普遍重视各广泛探讨。
二、武器装备合同的特点
1、具有双重性和专用性
合同中所反映的订货与技术协议关系,除了反映军方与企业,承揽单位的供需关系外,还具有国家任务的性质,承揽方必须保证完成。同时,对于直接用于军事用途的装备或技术属专用范围。未经有关方面批准,除军方订货外,企业不得自行安排生产,不得传播公开某些技术,必须履行保密义务。
2、订货方法受限制
大部分军事装备、军事技术不能在市场中实行公开招标竞争。所以对技术较成熟的生产项目合同,可以在政策允许范围内实行有限招标,对于关键性强,不确定因素多,技术风险大的科研合同,一般采用谈判法。
3、质量与风险要求高
武器装备直接关系到官兵的安危 和战斗的成败,对其质量的要求也就成了重中之重。而且军品的开发、生产要可靠,否则会贻误全局,造成严重后果。
三、装备采办合同管理机构和职责
1、装备采办合同的管理机构
介于以上武器装备合同的种种特点,装备采办合同的管理,包括采办合同的起草、谈判、拟定、签订、履行、归档、解除、终止、追索求偿、异议、诉讼等各个环节。装备采办制度是围绕着采办合同构成的,无论是军队内部的管理层级分权还是严格的程序,从根本上都是要保证采办合同的合理、正常的订立和履行。作为军队一方的合同管理,应当分担由装备采办机关、审计机关负责,负责合同的日常管理、对供应商或承包商及军队采办部门的监督管理。目前,我军的采办合同的管理的主管机关是中国人民总装备部装备采购局(负责武器系统采办合同的管理)、中国人民总后勤部军用物资订购局(负责非武器系统类军用物资采办合同的管理)、中国人民审计署(负责军队内部有关采办合同的管理监督)。具体工作由各部采办局订购处、审计局负责。
在政府采购制度完善的国家,对跨部局的政府采购合同的管理和审计机构规定的原则是:利用设置在承包企业或其附近的其他部局的现场办公室来提供专业援助,应鼓励需要现场合同管理或审计服务的部门,使用与现有合同管理和合同审计部门所达成的交叉服务安排;避免或消除政府有关工作的重叠和重复,几个部门对承包商或转包商同类活动或同类作业所进行的重复、监督和检查,应尽可能通过使用跨部局的交叉服务协议来消除;对承包商采取更加一致的处理方式,如美国规定了各行政部门利用跨部局审计服务的政策。主要内容是:各部局应使用跨部局审计安排来审计两个以上部局在同一承包企业所发生的配用。负责审计官员或合同官员应与有关部门协调,确定该企业的间接费用率,并将最后确定的间接费用率通知这些局,以便它们在确定各自合同应分配和允许的费用时尽可能遵守这一费用率。
2、装备采办合同管理机构的管理职能
采办合同的管理职能范围广泛,内容复杂。可以从以下几方面加以规范。
(1)正常的合同管理职责。审查对承包商的补偿结构。审查对承包商的保险计划。举行合同签订后的工作指导会议。按规定审查和评估承包商的技术建议,并且在由合同官员进行谈判时向该合同官员提供意见和建议。谈判关于代管合同费用的预先协议。预先协议可以在合同生效前签或在履行过程中签,但应在有关费用发生前进行协商。合同官员无权处理不符和规定的费用。按规定确定已停止支付的或已被否定的费用项目的合理性。如果有理由认为这样的费用应当停止支付或加以否决,即应发出停止支付和拒绝或不承认某项费用的通知书。根据争议条款,对合同官员有权直接提出的事件的准备材料和作出是否的决定,在成本会计标准方面具有管理职责,审查和批准或拒绝承包商根据分期付款提出的付款申请。按规定支付代管合同所需的款项,颁发免税证书。对保密合同来讲,监督合同管理官员负责执行有关规定,如美国国防部制定了《国防工业安全计划》。在征求书发出前,合同官员应审阅所有准备发出的征求书,已查明投标者或履行合同的承包商是否必需接触保密资料,谈判和签署政府单方面提出终止的部分获全部项目的结算得文件等。
(2)须特别授权的合同管理职责。当军方根据装备采办合同的修改条款更改订货后,承包商可以提出一个相关建议的补充协议,此协议的谈判或签署应由合同管理办公室负责,举办标价订货样品展览会等。
四、武器装备合同管理的原则
军方总是要求尽可能以最低的费用、最短的时间去获取性能最佳的武器装备。要树立合同“最佳效益”,而不是“最低报价”。最佳效益以为着自始自终从设计、研制知道备用零件都要从总体考虑选择最佳方案。应从合同的报价性能、进度、质量、风险、后勤保障诸多方面按项目设定不同权重综合衡量。同时,在较长时间的采办过程中,影响工作进展的不确定因素很多,采办部门不能签了合同就算了事,而是自始自终要参与与采办全过程各个方面的组织、管理和协调工作,而且在其中的许多阶段、许多环节上还要起支配或主导作用。这就要求我们重点把握好六个环节:在管理实践中应重点把握好六个环节,即强化、健全、夯实、把关、监督、创新。强化,即强化经营者、合同管理人员及合同承办人的合同法律意识。健全,即建立健全合同管理制度和管理程序,在企业内部建立起完整的制度体系。夯实,即夯实合同管理基础工作。建立健全合同签订和履行基础档案,实行合同、凭证的统一管理。把关,即把好对合同实施有效管理的控制关。根据不同种类的合同、应当区别对待,采取不同的管理方式和程序,实行ABC分类管理把关。监督,即强化合同的履行监督。通过监督掌握各类合同的履行情况,及时排除阻碍,防止违约的发生。创新,即积极推进合同管理的创新。军内合同管理需要不断地根据各个承包单位内外部经济环境的变化不断地更新观念。
五、结论
总之,合同管理作为武器装备项目管理的一个重要组成部分,是一项复杂的系统工程。从以上对条款的分析中不难看出,一项无碍装备合同,往往体现了武器装备的整个生命周期,始终贯穿着装备的规划、论证、开发、采购、使用、维护、处理的全过程,合同仅仅是这一系列工作的一项成果体现。因此,必须从整个武器装备管理的角度出发来对待合同管理的研究,使之与效用分析,项目规划,进度管理,风险管理、试验与评价、生产管理、后勤管理、质量管理、财务管理等研究结合起来,纳入到一体化,互相租金,协同发展的轨道上来。这样才能为武器装备合同管理的研究顺利发展和深入找到正确的定位和创造良好的契机,也为整个武器装备管理研究在迈上新的台阶奠定基础。
【参考文献】
[1] 赵伟、廖良才、陈英武:武器装备采办的项目管理[J].国防科技参考,1998(10).
[2] 国增明、孙超:装备采办[M].海潮出版社,2002.
关键词:工程合同合理控制 工程造价
Abstract: this paper introduces the construction contract documents composition and management, and to discuss for the reasonable control of the project cost in contract management countermeasures and measures taken, for your reference.
Keywords: engineering contract reasonable control of the project cost
中图分类号:TU723.1文献标识码:A 文章编号:
1 前言
加强合同管理有效控制造价,合理确定和有效控制工程造价,对确保建设项目的经济效益和社会效益起到非常重要的作用。工程竣工结算造价由合同价款和追加合同价款组成。合同价款是承发包双方在协议中约定发包人支付承包人按照合同约定完成承包范围内全部工程并承担质量保修责任的款项。由于建设项目的复杂性和受施工工期、质量、环境、气候等可转化为价款责任的影响,合同履行中经常发生需增加合同价款的情况。因此,加强合同管理,是施工阶段造价控制的重要手段。
2 施工合同文件组成及管理
(1)合同文件的组成及解释顺序合同文件,不仅包括合同协议书、合同专用条款、合同通用条款这三部分内容,还包括其他与工程实施有关的文件,具体为:①施工合同协议书 ②中标通知书;③投标书及其附件;④ 施工合同专用条款;⑤ 施工合同通用条款;⑥标准、规范及有关技术文件;⑦ 经审查通过的施工图纸:⑧ 工程量清单:⑨ 工程报价单或预算书;双方有关工程的洽商、变更等书面协议或文件视为协议书的组成部分;当合同文件中出现不一致时,上面的顺序就是合同的优先解释顺序。
(2)合同管理合同管理工作不是简单的建立合同管理台账、整理合同编号顺序,笔者认为合同管理主要应从以下几方面做好工作:
a 建立合同管理台帐① 首先,分类建立合同台账。项目部按施工、设备材料、技术咨询服务共三类对各合同进行编号、归档,台账中设立合同名称、合同编号、合同承包单位、合同金额等事项。这样在查找合同,了解合同信息时就非常简便、省时。② 其次,对合同中的重要内容进行摘录,并按合同名称做摘录台账。台账中包括:合同签订时间、合同工期、开工时间、竣工时间、预付款支付比例、进度款支付比例等内容。③在工程建设过程中,由于客观条件改变或主观因素使工程的建设条件发生变化或发生设计变更,或由于某种原因造成双方纠纷等,经双方协商确定的有关工程洽商、变更等协议或文件,需要及时收集、归档,并做好台账备查。
b 熟悉合同文件合同文件是办理工程结算、拨付工程款及处理索赔等的直接依据,合同文件的大部分内容涉及造价,因此,在工程开工前,工程造价管理人员应充分熟悉承包合同中与造价有关的条款内容,做好投资事前控制。应熟悉的合同条款包括:承包范围、工期、合同价款以及调整的条件和方式、材料供应情况、结算方式、工程预付款、工程进度款拨付和违约处理等;熟悉了这些内容,造价控制管理人员基本能做到心中有数,使控制造价工作有理有据。
3 如何加强合同管理,控制工程造价
(1)把好合同签订关。签订工程合同时,最重要的是要根据各工程的特点,选择恰当的发包方式和价款调整条件(指工程设计变更或工程签订导致工程增减的结算条件和结算方法),因为不同的发包方式和价款调整条件直接关系工程造价的控制效果。
合同文本应尽可能选用由国家颁发的通用性合同文本,再根据拟建工程的特点和招标文件以及发包人承包商双方谈判结果来起草。合同文本必须准确表达双方谈判确定的意思,做到条款不漏项;标的物表达清楚、标的额计算准确;质量有标准,检验有方法;包装物、提(交)货或移交工程成品、运输方式和结算方式明确;违约责任及违约金(或赔偿金)计算方法准确;文字表达严谨,不使用模棱两可、含糊不清的词语。
在合同正式签订前应进行严格的审查把关。其要点是:施工合同是否合法,业主的审批手续是否完备健全,合同是否需要公证和批准;合同是否完整元误,包括合同文件的完备和合同条款的完备;合同是否采用了示范文本,与其对照有无差异;合同双方责任和权益是否失衡,确定如何制约;合同实施会带来什么后果,完不成的法律责任是什么以及如何补救;双方对合同的理解是否一致,发现歧义及时沟通。
(2)做好合同实施管理。加强建设项目合同管理队伍的建设,加强合同管理人才的培养,实行合同管理人员持证上岗制度,亦是提高建设项目合同管理效果的重要举措。目前,我国已正式推行注册造价工程师制度,造价工程师的一项重要职责就是搞好建设项目的投资控制和合同管理。因此,建议在建设项目管理机构中设置注册造价工程师岗位,专司合同管理职责。
(3)合同索赔研究程序化。我国工程承包双方在合同履行中对工程索赔认识不足,缺乏推行工程索赔所需的意识和动力。因此,提高索赔意识是合同管理亟待解决的问题。施工合同是索赔的依据,索赔则是合同管理的延续。因为工程合同一经签订,确定了合同价款和结算方式之后,影响工程造价的主要因素便是工程设计变更或签证,以及工程实施过程中的不确定因素,所以,深入理解合同的每一项条款,切实加强日常管理,使管理行为正规化、规范化,作好处理合同纠纷的各种准备,特别是索赔与反索赔的研究在工程造价控制管理中是非常必要,也是非常重要的。索赔与反索赔是合同管理的一个重要内容,是合同双方攻与守的关系,是矛与盾的关系。工程发承包的实践经验证明,没有一个承包商不要求索赔,即要求调增合同价款,因此,要搞好工程造价控制,就必须进行索赔与反索赔的研究。
(4)项目建设代建科学化。所谓“代建制”,就是由政府组织理论素养高、实践经验丰富的工程管理专业人员,根据行为性质不同,形成专业化的建设队伍,专门从事政府投资项目的工程管理。财政部门应积极参与项目“代建制”的推行,加强对代建机构的监督管理力度,并利用“代建制”在合同管理中的优势,彻底消除在政府投资项目建设过程中存在的项目建、管、用不能分离的弊端,对政府投资项目的工程造价进行合理确定和有效控制。
(5)合同签订审核规范化。建设单位应组织技术经济等方面的专家,审核合同条款是否真实、齐全,并对承包方投标文件进行了解。通过审核了解,对不合理、不合法的条款及时予以纠正,不齐全的条款要补齐,使建设工程施工合同在实施中减少合同纠纷和违约,避免对建设单位造成不必要的损失。
(6)合同实施交底制度化。财政部门应督促实行政府投资管理的建设单位做好向各层次管理者做“合同交底”的工作,把合同责任具体落实到各责任人和合同实施的具体工作中。特别是在工程使用非标准的合同文本或有关人员不熟悉合同文本时,这个“合同交底”工作就显得更为重要。
【关键词】 火力发电 工程 合同 管理
火电建设项目不是单纯的建筑工程,它不仅需要大量的资金、劳动力和各种材料、设备,更需要多个参加建设单位的共同合作。从一定程度上来说火电建设项目更是一个复杂的生产过程,每一个环节都需要有不同的建设单位完成,而各个单位的合作关系就需要有某种契约或者协议来进行约束,也就是目前火电建设项目中的合同。作为投资方的业主必须同建设方建立合同,以保证整个项目的顺利完成。在工程管理中,合同管理始终占据核心地位,它贯穿于整个火电建设项目。因此,在火电项目中抓好合同管理至关重要,在建设施工过程中不但要严格审视合同签订的资料,更要注重合同在履约期内的法律效益,要熟知合同条款和内容。
1 电力项目建设中的合同特点
工程项目管理中的一个重要组成部分就是合同管理。工程项目管理包括合同管理与计划管理、技术管理、成本管理、信息与组织管理等几个方面。合同管理的有效性决定着工程建设各方对合同约定义务的履行性,是建设目标能够顺利实现的有力保证。在工程建设的整个过程中,合同管理始终规定着各建设方与投资方的协议,使各建设方能够按照投资方的意图旅行责任和义务,它作为工程管理的核心和灵魂,需要投资方及建设方的重视,这样才能保证建设项目的有序执行和顺利完成工。
在工程项目实施过程中,技术咨询服务合同是前期的主要内容,在建设期中合同管理的主要内容为建筑安装施工合同及设备材料采购合同等,这些合同需要投资方总体把握。在合同管理过程中,业主应根据项目的实际运行情况,对整个过程分析权衡利弊,综合考虑工程的复杂性、工期长等众多不利因素,最后动态选择最佳的合同形式,以适应项目建设的要求,同时利于工程管理及整个工程的成本。
2 电力项目建设工程合同管理的现状
在我国火力发电建设项目中由于一些在施工合同中的深层次问题仍未解决,使得我国工程建设中对合同的管理还相当薄弱,部门施工合同的内容不够详细,业主方对其的管理也不到位,建设方对合同的履行效果更是不理想,具体来说如下几个方面:
(1)不少业主对合同内容没有进行深思熟虑,使得同建设方签订的合同十分简单,根本不符合标准合同的要求,更不要说国际上通行的合同要求;
(2)投资方和建设方的法律意识淡薄,签订的合同表现出众多的不公平,还有一些跟市场相悖谬,使得在建设过程中对合同的履行程度很低,对于在建设中出现的比如索赔问题很难解决,更有甚者双方签订的合同根本有违法律;
(3)建设方缺乏有效的合同管理机制,缺乏合同管理体系的建设,对合同的内容不重视,缺乏对合同管理的有效监督和控制,最终造成工期的延误或建设项目的不合格等问题。
(4)众多建设企业在项目管理过程中,将合同管理当做一种简单的事务性工作,对合同的管理人员任用更是不加考虑,很少有专业技术人员管理合同,这样就使得合同在管理过程中容易出现问题,缺少法律支持;
(5)不少建设企业对合同的归档也没有明确的规定,许多合同处于分散状态,甚至丢失不见,使得合同在履行过程中缺乏相应的监督及评估总结,合同管理呈现粗放型。
3 加强火力发电工程的合同管理对策
火力发电工程的合同管理主要分为两步:第一步是通过投标取得合同资格;第二步是通过谈判进行签约,招标一般通过费率和工程量清单招标,对于土建工程多使用工程量清单,对于安装工程一般通过费率。加强火力发电工程的合同管理主要可以通过以下几个方面:
(1)不断明确和深化合同范围
业主方在合同管理工作中,要对合同的内容范围不断明确,对分包商的履行合同的程度进行监督,使项目在进行过程中保持合同的明确性,减少由于合同管理出现的问题。不断向建设方就合同内容进行明确和理清。建设方也必须时刻对合同进行解释及澄清,对该重新定义的合同范围同业主方进行沟通,并按照合同内容进行工程项目的分包,时刻对分包商进行监督及协调。
(2)科学设置组织机构,理顺招投标管理与施工合同的关系
施工合同谈判和订立的过程也是工程施工招投标的过程,不能割裂工程的招投标管理和施工合同管理的关系。设置组织机构要科学合理,还要根据工作性质定职定责,有机结合招投标管理工作和施工合同。注意对合同承包方的法律资格进行严格审查,不但要审查参建单位的法人资格,还要审查委托人的合法性,防止出现施工企业在中标后出现更名的现象,引起合同纠纷。
(3)增强对合同的法律意识,规范合同的签订和执行
要增强对合同的法律意识,加强法律知识的学习,例如签订工程施工合同的协议文书,明确双方的权利和义务,增强对合同的法律意识,在合同管理过程中引入法律机构参与。组织机构要在签订合同、履行合同时严格把关,运用国家的有关政策和法律条文,引入法律机构的管理机制,规范、标准合同签订过程,强化合同的管理,尽量减少或消除出现的各种经济纠纷。避免在工程建设中出现边签合同边施工或者先施工后签合同的情况,若不及时签订合同,会影响建设单位对工程项目的管理和监督。此外,还要提升合同管理人员的综合素质,建立健全的合同管理体系。
(4)开展合同风险管理工作,推行工程担保制度
在工程实施中加强风险意识,对社会和自然界的风险来源的可能性要及早了解,尽可能地了解现场情况,及时、有效地采取措施,防患于未然。将工程担保制度引入到合同管理中来,减少或转移合同当事人的风险,将可能出现的损失降低到最低程度。索赔的依据是施工合同,索赔环节是合同管理的延续,也是能够解决合同纠纷的有效方法,能够对承发双方起到一定的约束作用,减少由于合同矛盾带来的经济损失。在现场施工的过程中,也要依法履行合同,保护好自身的合法权益。此外,要对合同的变更加强管理,这是控制工程造价的关键,因为一些承包商在招标过程中通过低价来应对竞争方,要想在施工中获得盈利,往往通过变更合同和索赔来实现,如果出现索赔问题,我们就必须严格按照合同的规定来办事,对索赔事件的处理也只能按照规定的程序进行。因此在合同履行过程中必须要加强变更和索赔管理。此外,对合同管理人员的风险意识要加强教育与培训,在工程经营管理、合同索赔管理以及施工管理中都要贯穿风险管理。
4 结语
总而言之,合同成为业主与承包商责任与义务的纽带,这种纽带是通过法律形式固定的。所以不论是业主方还是承包商,合同管理都是其工作的核心。火力发电工程是一个复杂的生产过程,需要大量的材料、设备、资金和劳动力投入,合同管理作为工程管理的核心,贯穿于整个项目建设之中,业主方只有加强合同的管理,增强对合同的监督及合同的法律意识,才能使建设工程更快、更好的完成。而承包商只有不断增强对合同管理的体系建设,时刻按照合同的内容建设,履行合同的内容,才能在建设市场上立足脚跟,赢得更大的市场。此外,要推进合同管理的信息化建设,由于火力发电工程的价值大、持续时间长,紧紧靠人工管理费时费力,而且延误时间、信息传递缓慢,在信息技术快速发展的今天,要充分利用计算机技术提高合同管理的工作效率,更高效地完成火力发电工程项目。
参考文献:
关键词:工程建设合同;法律风险;分析;对策
中图分类号:D92 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2011)13-0213-02
工程建设合同是承发包双方为实现建设工程目标,明确双方权利、义务关系的协议;是承包人进行工程建设,发包人支付价款,控制工程项目质量、进度、投资,保证工程建设活动顺利进行的重要法律文件。我厂工程建设合同的内容包括新井地面工程建设、站库改扩建、工艺流程的维修等内容。
我厂工程建设合同在合同工作量中占据较大份额,对2008―2010年所签工程建设合同统计,工程建设合同签订份数占65%、合同金额占42%。因此,在我厂加强工程建设合同是合同管理工作的重点。我厂“合同管理规范率”指标在油田历年的考核中虽都能达标,但在实际工作中我们发现在工程建设合同管理过程还有不少细节需要引起重视,否则会给规范合同管理、提高工程管理水平带来影响。为此我们开展了“工程建设合同管理的现状分析”工作,对目前建设工程施工合同管理的现状进行全方位调查分析,查找出不符合法律、法规及内部制度要求的环节和做法,提出改进和防范建议,为生产经营决策服务。
一、开展调查研究,找出合同中存在的法律风险
我们对我厂近三年工程建设合同开展了调查分析工作。通过合同审查过程中的问题记录收集、建设工程施工现场履行情况的调查、向部门或个人的意见征询等方式,共收集到各类问题73个,依据能否通过与部门和承办人员沟通立即整改分为两类:一类是合同管理部门指出后能够立即改正的。诸如未提供资信调查资料、《审批表》办理不及时、非合同承办人员办理合同审批、超授权范围签署合同文本、甲乙方名称不规范、合同建设内容不明确、打印合同涂改未确认、日期错误、合同价款大小写不一致、存在错别字、对方违约责任无约束力、纠纷处理方式不恰当、欠缺质量监察条款、结算额超合同价、建设部门合同履行情况报表未及时登记等问题,经修改或补充相关必要资料后符合规定予以正常执行。另一类是需要完善配套制度和要求才能加以改善的。如工程建设管理制度的完善、合同条款尽职审查、倒签合同、分包管理、结算“搭便车”、违约追究等方面的问题,需相关部门统一认识、规范要求。
从以上调查分析中可以看出,近年来,我厂在工程合同的签订和执行都或多或少的存在些不足,如果不能及时采取补就措施,弄不好就会出现各类纠纷。
二、加强问题分析,捋清合同中存在法律风险的根源
下面就调查研究出工程建设合同中存在的问题之处从五个方面进行认真分析,找到产生问题的原因所在,为下一步整改工作确定方向。
1.合同条款尽职审查需加强。主要表现:一是合同承办人员对合同文本审查不细致,出现错误较多,如甲乙方名称不规范、日期错误、存在错别字、对方违约责任无约束力、纠纷处理方式不恰当、欠缺质量监察条款等;二是审查部门未对合同条款及相关审查事项提出完善建议。事实上,施工单位十分注重条款要求,在结算办法、质保条款、违约责任等条款,如果要求过严,他们就会建议商谈修改。《安徽采油厂合同管理规定》要求合同管理部门对经济合同订立、履行、合同事务的全过程实施综合管理,对合同的合法性负责。职能部门(单位)主办其业务范围内的合同,部门负责人对合同商务经济和专业技术条款负责。每一建设工程项目都有其特殊性,这种特殊要求应在合同中反映出来,职能部门应设立合理的要求,以增加对施工单位的约束力,提高工程建设质量,同时以分清责任,实现各负其责。
2.倒签合同现象较多。即项目实施时无合同,在已经开工或竣工后才订立书面合同。有倒签现象的合同几乎包括所有合同类型,其中工程建设倒签合同问题尤为突出。倒签合同一般有两种形式,一种是将合同日期“溯及”至实施时间,另一种是按补签时的日期确定合同期限,问题都是在履行时没有合同。因甲方地位而低估风险,特别是对长期在我厂承揽工程的内外部施工单位,服务意识较强,执行甲方指挥彻底,造成了部分主办部门或人员习惯了“有活先干,干了再说”的思想,意识不到无合同施工的种种风险。施工内容不明确、生产需求与计划的不同步也是造成倒签合同的因素。
3.工程现场中分包管理不完善。油田建设工程施工合同示范文本要求“工程如需分包,须经甲方书面同意。乙方不得将本工程分包给不具备相应资质、条件的单位。甲方同意分包的,乙方应将分包协议在签订后X天内提交甲方。”在现场调查过程中,通过与现场施工人员交流我们了解到,多数施工单位,如油建处、建设总公司、通用实业有限公司、金达实业有限公司,对于建设工程中的“脏、苦、累”的工作内容,一般由交由施工单位以外人员进行施工。施工单位采用“包清工”或“直管劳务”模式进行管理,但是并没有按合同条款要求履行必要手续(“包清工”模式,即上述施工单位与成建制的外部劳务队伍签订协议,按照“包工不包料” 的方式进行劳务承包。“直管劳务”模式是指将劳务人员或劳务骨干人员作为企业的固定员工参与工程施工的管理模式,又称为自带劳务施工。“包清工”模式实际上就是一种分包形式)。在实际分包过程中很容易形成无资质劳务企业或 “包工头” 带队伍承包的现象,难以保证发包单位利益。很多情况下总包单位只派出很少的管理人员,总包企业对工程的控制力较弱,难以对工程的质量、进度、安全等进行合理的控制,加大了工程的潜在风险,对此应严格管理。
4.结算存在“搭便车”的现象。在某项工程由于合同估算过高或缩减工程内容时,会将其他施工内容放入该工程一并结算,这样做规避了计划管理流程。如“欧庄至欧北站等三管流程部分更换”工程结算中包含了“朱庄站重油燃烧器维修”及“安14井管线维修”等内容。
5.以“整改”代替违约责任承担。建设工程合同要求:“因乙方的原因未按合同约定的竣工日期或甲方同意顺延的工期竣工的、未达到合同约定的质量标准的,乙方按甲方要求的期限负责整改,并向甲方支付违约金,给甲方造成损失的,乙方负责赔偿,并继续履行合同。”因此出现质量、工程延期的问题后,施工单位在继续履行后、发包单位仍可以要求违约金、减少价款等方式追究其违约责任,减少我方损失并体现合同的严肃性。在结算审查过程还没有对施工单位动用过这一条款。
三、强化对策实施,减少合同执行中的法律风险
1.提高合同风险意识。建设工程中的甲乙方关系是一种合同关系,合同是企业与外界交往的桥梁,守住这座桥梁就可以防范住绝大部分的法律风险,避免绝大部分争议。我方的权利和义务需要多部门协同配合才能得到维护和履行。建设工程合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理,是各部门共同努力才能得以完善的。目前出现的条款审核不严、合同签订不及时等问题多是对合同重要性认识不足引起的,不懂得在签订合同时“先小人、后君子”的诀窍,将合同签订视为一种程序性要求,或是以“甲方”地位自居,风险意识薄弱,使合同管理的作用没有得到发挥。因此,必须重视管理人员法律风险意识的培养和提高,通过管理流程控制、全面培训、法制宣传来积极引导和培育各级员工的法律意识、管理意识,重点加强对与建设工程密切相关的国家法律、法规及油田建设工程管理制度等规章制度的学习,了解和掌握相关法律知识和油田内控制度。要形成主动的知法意识、严格的守法意识、自觉的自律意识、清醒的风险意识、强烈的维权意识。做到不允许违法经营,不默认违法经营得利,不鼓励钻法律的空子,不可以先斩后奏,不姑息责任人员。最终使依法经营、依法防范法律风险由不自觉走向自觉,形成一种企业文化,成为企业价值观的体现。
2.规定承包商HSE资质审查,完善队伍选择办法。油田《承包商HSE管理规定》要求:油田和发包单位合同管理部门在项目合同签订前对承包商是否取得“工程项目承包商HSE资格确认证书”进行审查核对,未取得资格的承包商不允许承包油田任何工程项目。合同在双方确认签订前应报送发包单位HSE管理部门审查会签,合同未经会签不得开工。
3.完善发包管理程序。2008年以来,我厂共有8项200万元以上工程没有招投标,是经过基建办批准直接对油田内部单位发包,但在上级检查中未能有效提供相关审批资料,因此有必要在制度中加以完善,明确相关部门管理职责。矿建工程、公用及系统配套工程,造价在50万元以上,油田地面工程,造价在200万元以上,要采用招标方式选择施工单位。依照中石化有关规定必须招标,但由于不具备招标条件需要直接发包的,应报工程部,由分管副主任审批。 应招标但不具备招标条件而需直接发包的工程,报基建办公室,由处分管领导审批后发包;造价低于50万元的矿区建设工程、公用及系统配套工程和造价低于200万元的油田地面工程可直接发包。
【关键词】工程承包合同 合同风险 管理措施
中图分类号: TU723.1文献标识码: A 文章编号:
工程施工合同是发包人、承包人为完成特定项目,进一步明确双方责任权利关系的一种协议,是工程阶段制约双方行为的文件,也是双方在施工过程中遵循的最高行为准则。规模较大、工期长、材料设备的消耗大、产品比较固定、施工生产的流动性强、易受环境因素影响等是建筑工程几大特点,所以,合同风险是存在的,本文将对工程合同风险的管理进行详细分析并进一步给出对策和建议。
一、施工合同的作用
工程施工承包合同一般依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国建筑法》及其他有关法律、法规、条例、规章等,结合中标通知书、招标文件、施工图纸、施工规范等国家规范性文件,由施工承包、发包双方在平等自愿的基础上订立。首先,工程施工承包合同是项目施工的依据,项目管理部门要根据工程规模、难易程度组建,工程的施工组织设计、计划、报表、竣工结算等要按合同的约定编制、报送,工程的质量、进度等都需按合同的要求组织施工,工程的材料、设备等应按合同约定的规格、数量、价格进行购买。其次,工程施工承包合同是发生纠纷时企业进行索赔的依据,由于业主违约、工程项目本身变更、施工条件和环境变化等引起的费用索赔都将依据合同条款予以解决。最后,合同能够有效转移企业风险。《示范文本》中违约、索赔、争议、保险、担保等转移风险内容如能双方充分协商并写进合同,那么就可将业主违约、工程变更以及自身在施工中发生的一些意外伤害向业主或第三方转移。
二、施工工程合同管理的现状
1、合同签订双方地位不对等
建筑行业竞争非常激烈,市场秩序不够规范,虽然国家合同法规定合同签订双方要在平等自愿的基础上签订,但业主方掌握资金等大量资源,而承包商往往是迫于生计,不得不接受发包商的霸王条款。例如某某高速公路路面工程合同条款11.3款,“合同计划交工时间为2011年11月20日至2012年10月20日。其中开工时间可以根据实际情况进行调整,但是最后交工日期可以由发包人要求提前,承包商均无权因此对发包人提出索赔”。从字面上就可以看出这是霸王条款,实际的中标通知书上的日期为2012年1月10日,下发开工令的时间是2012年3月15日,此时路基标段大部分都未施工到路槽标高,这意味着路面标段只有增加较大成本才能完成合同工期,业主随时可能还要求提前完成工期,这种霸王条款如果不规范,承包商不单面对没有利润或亏损的问题,而且还要考量赶出来的工期质量能否保证、工程安全是否可靠等,这都是双方地位不对等说造成的现状。
2、合同管理的意识不强,合同的作用发挥不充分
由于合同文本较长、合同附件较多,且签订时间较短,一般承包商在签订合同时都不能非常认真、仔细阅读合同文件,反复琢磨是否有不妥之处,是否有合同风险存在。承包商会存在这种问题最初是由于业主合同条款基本是不让修改造成的,久而久之承包商便也逐步形成了不看条款的不良习惯,使得很多本可以在合同签订之前便可以规避的风险不能及时被发现,在合同履行过程中造成一定的经济损失。
3、合同管理人才比较匮乏
合同管理人才要求同时具备专业技术知识、造价知识、法律知识,是从事项目策划和全过程管理的复合型人才。而就法律一项涉及面就较广,在短时间内是无法掌握所有的法律知识的,一般学习法律的人才很少能同时具备专业技术知识和造价知识,而合同管理目前还没有被提升到项目管理中的足够高度,合同管理人员待遇也普遍较低,所以导致从事合同管理的人才相对匮乏且质量不高,大多数都是只懂技术知识半道出家,不都法律知识或造价知识。此外,专门的培训合同管理人员培训机构极少,且一般建筑施工单位的合同管理人员工作量较大,工作时间较长,学习的机会较少,这就造成了人才培养的瓶颈,合同管理人员的素质和数量都需要进一步的提高。
三、工程承包合同各阶段存在的问题
1、投标阶段中的问题
一是承包人没有对市场进行周密的调查,对一些工程的特点、性质、规模等不够了解,不加思考的投标。二是没有了解发包人对于招标工程的难度系数、对承包人资质的要求以及中标后所存在的合同风险等。最后是没有对招标文件以及合同文本认真分析、审查。
2、在合同审查和签订阶段存在的问题
我国的《合同法》规定: 建设工程应当采用书面形式。但是在实践中许多先施工再补签的情况,使得法律规定只存在于形式,工程项目比较复杂,风险因素多,一旦发生纠纷,将对建筑施工单位维权非常不利。为了能够有效控制风险,应该坚决避免这种情况,且合同正式签订前必须进行严格的审查把关。
3、合同履约阶段存在的问题
这个过程中如果存在矛盾,应积极协调,尽力达成补充协议。但是如果无法协调成功,那么就应通过索赔这种方式,来维护自己权益。贯穿项目实施的全过程的是工程索赔,重点是施工阶段,涉及的范围广。对承包商来说,不擅长工期索赔必然会有工期延误的风险。不擅长费用索赔就会导致经济损失,乃至亏本。若善于施工索赔,索赔的金额会往往大于报价中利润部分,也就是把风险转化成利润。
4、合同备案中的问题
法律意识比较淡薄,对于发包人和分包人的资质等级及履约能力和信用等缺乏深度的调查和详细的审查。合同在履行过程中,实质性内容发生重大变更不能及时进行重新备案,或者当事人根本性改变了已备案合同的相关约定并已签订了补充协议,对此是否需要重新备案当事人莫衷一是,有的对补充协议进行了重新备案;有的则没有。一旦发生纠纷,当事人都会以补充合同未经备案对合同变更是否生效提出异议,造成司法审判的疑难和复杂问题。
四、建筑企业加强合同管理、防范合同风险的措施
社会主义新形势下,合同法、建筑法等有关法律的出台一定程度上地规范了施工合同的管理和实施,但效果不尽如人意,施工合同管理意识淡薄、管理水平低等问题依然存在。为提高合同管理质量,保证合同的全面履行,维护合同双方的合法权益,提高企业经济效益,还应该从以下几个方面做好工作。
1、提高合同意识
提高合同意识,不仅是施工企业规范经营、降本增效的主观要求,也是市场经济法治环境中依法治企的客观要求。其中一个重要的途径是加强合同管理教育,建立全员合同管理培训机制,培训的内容要适应国家法律及相关知识完善和发展的需要,使各个层次人员都能牢固树立合同意识和法治观念,营造良好的企业合同管理氛围。
2.建立管理体系
施工企业必须在深入研究企业自身的体制、机制、规模和现状基础上,结合施工企业合同管理的一般特点,有针对性地建立起符合本企业实际情况和要求的合同管理体系,理顺信息流通渠道,适应施工合同动态管理、过程管理、风险管理的需要。设立专门的合同管理机构,统一管理和保存合同,配备专门的专业人员具体负责合同管理工作,强化合同管理过程中企业内各部门之间的分工、协调与合作。随着科技的发展进步,以及《合同法》对电子、传真、数据交换等新型合同订立的确认,可以适当推行合同管理的计算机信息系统,以提高工作效率、节约社会资源。
3、做好投标谈判
加强工程招投标管理,建立与工程量清单相配套的合同管理制度和合同管理方法,业主应该在投资预算中把可能存在的风险考虑进去,并留有风险准备金。承包商可以在报价方面采用一些报价策略,以降低、避免以至转移风险。合同中应有保全措施,业主可以设置保全措施,来防止承包商风险。又或者通过谈判来逐步完善合同。减少或者避免风险,是承包合同谈判的重中之重。双方都希望转嫁风险,合同谈判能够完善合同,从而体现双方责、权、利关系的合理。
4、加强合同对方审查
签订合同前,加强对发包人或分包人主体资格的审查,我国法律规定,从事建筑施工的企业都必须取得相应的资质等级,承包人承包的项目应当是依法批准的合法项目。违反这些规定,将因项目不合法而导致所签订的建设工程施工合同无效。在现实工程中对分包方的审查相对更为重要,施工单位与分包单位的法律纠纷在工程中最为普遍也最为棘手。因此,要加强对建设单位、分包单位的调查了解,审查签约代表人的资格,审查工程项目的合法性以及发包方的履约能力和信用情况。
5、注重合同细节
签订合同要用语准确、内容合法,关系到有关双方权利和义务等各项条款,在订立合同时应考虑全面、细致,避免出现责任不清。施工合同纠纷多数情况下源于价款结算方式的纠纷,如工程款如何拨付,设计变更单价如何审定,停工窝工造成的损失如何计算、材料价格异常变动的处理办法等。这就需要在合同管理上要有一定的远瞻性,尽量在合同中把此类问题的解决方案具体化,尽量避免给结算方式留下盲点。当施工过程中发生设计变更或停工窝工,施工合同中又无明确表达时,应及时签订补充协议,避免日后发生纠纷。明确界定开工、竣工日期,明确约定交竣工验收的条件、参加验收的单位、人员,以及采用的质量标准、验收程序、须签署的文件和产生质量争议的处理办法等;合同中必须对价款调整的范围、程序、计算依据和设计变更、现场签证、材料价格的签发、确认做出明确的规定,对后续结算工作的顺利进行提供依据。
6、加强合同风险管理
合同签订之后在实施过程中,施工单位采取有效的措施,加强对合同风险的监控,提高对风险的抵抗力,配备精通合同的专业人员,加强对其工程技术、法律等综合素质的培养,以增强谈判力量,及时反馈信息,进一步提高识别风险能力。此外,工程保险是转移风险的重要方式,承包工程保险主要包括工程一切施工设备保险、第三方责任险、人身伤亡保险,在合同中业主已指定投保种类的,开工后要及时做好审查,并结合自身情况选择多种保险组合。要组织合同管理人员对工程保险进行学习,发生理赔事项及时通知保险公司出险,认真收集过程证据,有技巧性地编制理赔资料,将工程风险进行有效转移。
7、加强索赔管理
发包方风险和承包方风险主都需要进一步加强索赔,以便在一定程度上赢得最大的利润。各级合同管理人员要全面掌握和熟悉主合同、补充合同、施工图纸,以及工程保险合同,项目部要反复多次组织对各级管理及施工人员进行学习、交底,掌握合同条款和设计意图,分析变更索赔点,提前有针对性地与业主、设计人员做好协调沟通,及时收集变更索赔依据,特别要做好图纸外现场变更和业主临时指令增量的签证,为费用索赔奠定基础。
五、结论
总的来看,要做好合同管理工作,施工企业就必须进一步熟悉掌握与工程合同相关的法律法规,对招标文件进行全面、深入的研究和分析,争取标书做到最优,最合理的合同报价;增强合同谈判,吃透施工合同;在合同执行的全过程中,进一步加强合同管理以及分析工程的风险;做好合同变更索赔管理,采取多种灵活方式应对合同风险。要选择合适健康科学的合同管理组织结构,既坚持合同中既定的各项相关规定,又能够在实践中加以灵活的应用,,从而达到提高合同管理水平的目的,实现合同双方的最终“双赢”
参考文献:
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[4] 陈先庆. 浅谈建设工程施工合同风险管理[J]. 福建建筑. 2007(08)
关键词:建筑工程;施工;合同管理
Abstract: The market economy is contract economy, with the gradual deepening of China's rapid market economy and the gradual improvement of the construction market, the role of the contract more and more significant is the fundamental condition for market exchanges and cooperation. Therefore, contract management is increasingly in project management on top. Departure from the building construction contract management status quo, the construction enterprise contract management measures are discussed. For reference only.
Keywords: construction; construction; contract management
中图分类号:TU761
文献标识码:A 文章编号:
合同管理是建筑施工企业管理中尤为重要的组成部分,已成为与施工的进度管理、工程的质量管理及项目的成本管理的同等管理职能。建筑工程施工合同,即建设工程的承包商为顺利完成工程建设目标,经双方协议订立的关于承包方遵从发包方的需求进行工程施工,发包方赞成所签订的项目工程建设且支付对方开出的相应价款的合同。依据签订的建筑工程合同,承包方需按期、合规的完成与业主签订的建筑项目工程。随着全球的经济快速发展,我国内部的施工企业均面临着越来越激烈的市场竞争与较大的压力。这种情况下施工企业需积极自主的提升自身的合同管理效率,完善合同管理中存在的各项缺陷与不足,才能保障全面、稳定的融入现代激烈的社会竞争中,在创新中求发展、在竞争中求生存。
1.建筑工程施工的合同管理现状
1.1存在的法律风险
在建筑项目工程合同签约时与签约后的实施运行过程中,通常会发现施工企业的法律风险控制及预防的意识浅弱,合同管理把关不严经常导致重大法律纠纷产生。由于缺乏法律和合同意识, 在签订合同时, 对合同条款往往未做详细推敲和认真决定就草率签订, 特别是对违约责任, 违约条件未做具体约定, 而建设施工合同履约程度往往比较低, 随意修改合同或违背合同规定的违约现象时有发生。在合同签订阶段的问题主要有: 合同主体不当; 合同文字不严谨; 合同条款挂一漏万; 违反法律法规签订无效合同等。在合同履行阶段的问题主要有: 应变更合同的没有变更; 应当发出的书函( 会议纪要) 没有发出或发出不规范; 应签证确认的没有办理签证确认; 应当追究的错过了诉讼时效; 应当行使的权力没有行使; 应当重视证据( 资料) 的法律效力的却没有得到足够的重视。
1.2合同管理的体制缺陷
施工企业不重视合同管理体系的建设, 合同管理比较混乱。合同管理存在着明显的缺陷: 1)企业合同管理责任主体错位, 合同履行主体分工不明确, 把项目部或项目经理作为合同责任主体,而企业法人则远离合同管理, 造成企业法人对合同管理弱化。2)企业法人合同管理部门与项目部合同管理部门工作脱节。企业法人合同管理部门对项目部合同管理部门缺乏业务指导, 项目部不能及时反馈合同履行中的信息, 使企业合同履行中的关键问题缺乏合同专家的集体会诊, 造成项目合同管理出现漏洞无法弥补。企业缺乏一套严谨的合同管理制度, 合同归口管理、分级管理和授权管理机制不健全, 对合同的审核、签订、履行、变更、中止或终止、解除及合同的监督考核全过程缺少必要的审查和评估步骤, 未能实现系统化、规范化和科学化管理。有的施工企业合同管理程序不明确, 该履行的手续不履行, 签约随意性大, 对合同审查、把关不够, 权限设置混乱, 缺乏对合同管理的有效监督和控制。
1.3合同管理专业人才不足
建设合同涉及内容多, 专业面广。目前施工企业合同管理专业人才的缺乏成为影响建设项目合同管理效果的一个重要因素。目前中小型建筑企业从事建设工程项目合同管理的人员大多数是非专业出身, 往往都是由经营部的一般经营人员担任, 也有的是刚走出校门的大学生, 对合同管理认识不足, 业务水平较低, 大部分合同管理人员仅充当资料员的角色。
2.施工企业的合同管理措施
2.1培养全方位人才
做好合同管理工作, 人是关键因素。必须以人为本,加大合同管理人才的培养力度,关注合同管理人才选拔培养的各项工作。一是要重视选人。要选调素质高、学习能力强、知识面广、责任心强的人员充实到合同管理队伍。二是要加强理论学习。经常组织在职培训,组织专题学习和讨论,学习《合同法》、《建筑法》、《建筑工程施工合同示范文本》等。鼓励合同管理人员参加法律和经济管理方面的考试及相关的执业资格考试,提高他们的理论水平。三是要建立有效交流渠道。创造同行交流的渠道, 引导同行交流以达到相互促进、互补不足的目的。四是要以机制激励人。明确合同管理人员的责、权、利, 建立、完善岗位竞争机制和奖惩机制, 以机制激励人。五是要在实践中培养、锻炼、造就人。把合同管理和项目管理结合起来, 把合同管理人员放到施工项目部去从事合同管理的具体工作, 在工作中实践合同
管理的理论、方法。
2.2创设完善的合同管理机构
合同管理是一项重要的经济管理工作,合同管理水平的高低对企业的经济效益影响很
大,因此,企业必须结合实际建立完善合同管理的组织机构。逐步建立公司、分公司、项目
部各层次的合同管理机构,配置专业的合同管理人员,形成合同管理的网络组织,负责合同
管理的各项工作,以维护企业或项目的经济利益和合法权益。
2.3组建行之有效的合同管理准则
企业要做好合同管理工作,必须建立健全一套行之有效的严格的规章制度和可操作的作业制度,而做为施工企业必须在经济管理工作中重点建立和完善以下制度,并狠抓落实。
(1)合同的审查与分析制度
施工企业所签订的合同大部分为建设工程施工合同,如果建设工程施工合同不规范、不严密,可能给施工企业带来损失,也会给竣工结算带来争议,因此,必须建立建设工程施工合同的审查与分析制度。一是对招标文件的审查和施工协议签署前的审查。审查招标文件应对比施工合同示范文本,对差异处进行审查,招标文件的审点在于专用合同条款的审查。审查招标文件和施工协议书时,应对合同的风险及利润做出评估,为工程报价、合同谈判提供决策信息。二是分包合同的审查。要审查分包方的履约能力,重点审查分包合同的总量和价格,确保我方利益。同时还要审查分包方的资格,避免由于违反法律法规而签订无效合同。三是合同的分权审批。按合同金额大小和合同评估风险的大小进行分权审批。
(2)合同交底与定期报告制度
要求合同管理人员将合同涉及的注意事项、各岗位的合同责任交代清楚, 将承包合同所明确的各层次的经济责任进行交底,为顺利的执行合同打好基础。对合同履行的情况和发生的变化,要定期上报上级合同管理部门要及时、认真地检查合同的执行情况。
(3)工程变更和索赔管理制度
在工程合同实施过程中出现变更索赔是难免的,因此,必须建立工程变更和索赔管理制度。一是及时发现。合同管理人员要随时关注现场情况,及时发现索赔事件。二是搜集证据,及早提出。要注意资料的整理、分析,及时办理有关签证确认, 搜集有效的索赔证据,及早提出变更和索赔。三是控制反索赔和分包商的索赔。企业在施工合同的分包合同履行过程中要正确履行我方合同责任,严格控制业主反索赔和分包商向我方索赔的事件发生。
3.小结
市场经济即契约经济,随着我国市场经济日新月异的逐步深化和建筑市场逐步完善,合同的作用越来越显著,是市场双方交流合作的根本条件。因此,合同管理日益在工程项目管理中位居首位,充分完善合同管理可推动建筑工程项目管理获取更多的社会效益及丰厚的经济效益。随着全球的经济快速发展,我国内部的施工企业均面临着越来越激烈的市场竞争与较大的压力。这种情况下施工企业需积极自主的提升自身的合同管理效率,完善合同管理中存在的各项缺陷与不足,才能保障全面、稳定的融入现代激烈的社会竞争中,在创新中求发展、在竞争中求生存。
参考文献:
[1]陆丽娟,张旭革.建筑工程施工合同管理中存在的问题及应对措施[J].硅谷.2010.
1 我国建筑施工企业合同管理现状
1.1 建筑市场不规范
主要表现为:①业主凭借优势地位迫使承包商接受苛刻的合同条件,且业主往往不能严格履行合同。②承包商采取违法手段承包工程,产生不合格工程。
1.2建筑企业法制观念淡薄,合同法律意识不强
许多企业的负责人不熟悉法律法规的一般规定,造成企业在经济往来中经常产生合同纠纷,对《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》不甚了解,使企业陷入泥潭并耗费大量的人力物力,基本上没有把合同管理纳入经营管理之中,主要表现在:
1.2.1合同管理人员法律观念不强,合同管理知识缺乏,对合同管理人员要求不严,培训力度不够。
1.2.2企业的负责人只是将签订合同当作一种形式,给项目的实施带来严重隐患。比如,在企业的实际工作中,与有关系的单位或个人发生经济往来时,往往先实施,在需要付款时后补合同,很难将双方的责任、权利、利益划分清楚,在项目实施过程中一旦发生纠纷,就会产生相应的矛盾冲突,影响两者之间的关系。
1.2.3受建筑市场各种主观和客观条件的阻碍,索赔管理工作没有得到应有的重视。“施工企业不懂索赔、不敢索赔、建设单位不准索赔”等现象严重,质量索赔工作一直存在着一系列的问题。
1.2.4合同管理不规范。一方面大多数建筑企业的合同管理未达到专业化管理的程度;另一方面合同文档管理混乱,合同管理缺乏严格的规章制度,大多数建筑企业尚未制订出一套科学合理的管理工作程序。
1.2.5合同意识淡薄,不重视合同管理。对于同一个工程项目,有两份合同,即“大合同、小协议”。企业在签订合同后,很多企业将其束之高阁,直到发生争执和索赔,才将合同找出来,并未认真研究合同条款和各项具体内容。“小协议”在形式上很不完备,实际上属于违法的不平等合同,主要是双方主要负责人出自私心而另行订立的,它会给依法履约埋下隐患。“大合同”仅用于应付管理部门的审查,双方当事人并不用真正去履行它,它主要是根据《施工合同范本》起草,形式正规,内容合法。
1.3合同管理的科学化水平较低
目前,部分企业合同管理工作仍以手工操作为主。例如,企业办公地点分散或下属单位距企业总部较远时,签订一份合同要从下属单位到企业总部进行审批,往往需要往返多次才能办完合同手续。没有利用好或没有充分利用好计算机和网络资源,既增加了成本,也降低了工作效率。
2 完善施工企业施工合同管理的措施
2.1 建立现代的合同管理体系
企业负责人在企业的经营管理过程中应强化法律意识,提高风险防范意识,加强合同管理,运用法律手段维护企业的合法权益。合同应由企业的法律顾问部门统一管理和各业务部门、各单位分口管理。企业法律顾问部门作为企业合同统一管理部门,对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。
2.2 强化履约监控和结算管理,及时处理违约纠纷
通过监督和跟踪管理可以了解合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止违约的发生。另外,合同结算是合同履行的主要环节和内容,合同管理部门应会同财务部门密切配合,把好合同的结算关,这既是对合同签订的审查,也是对合同履行实施有效的监督和管理。一旦有违约情况发生,法律顾问要区别情况,及时采用协商、仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。
2.3充分利用计算机和网络资源,实现合同管理科学化
目前计算机和网络已在企业中普及,企业在合同管理过程中可引入计算机和网络,实行合同信息网络化管理。即将合同在网上运行,实现合同的网上申报、网上审批,网上数据统计、网上监控、网上报表生成、网上合同生成、网上合同履行监控、合同结算等信息化管理,并对合同的授权签约、审查审批、履行、结算等设置统一流程、统一制度、统一数据库,统一格式和标准等。实现合同的无纸化管理,减轻手工操作的难度,使建筑企业合同管理科学化、规范化。
2.4加强对合同执行情况跟踪检查
对于很多项目而言,签订一个好的合同只是一个良好的开端,合同的履行才是真正重要的环节。在合同执行过程中,企业应定期检查合同执行情况,并建立完善的合同检查考核制度,指定专人负责履约管理。对合同执行过程中出现的偏差问题,认真进行分析、纠正,对随意违反合同条款的行为要认真查处,防止因合同违规而造成不良后果。
2.5加强相关人员法律知识和专业技能的学习和培训
做好合同管理工作,人是关键因素。施工合同管理人员必须具有丰富的法律知识和业务知识,因此,要做好施工企业的合同管理工作,要熟悉掌握《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》等法律法规,了解行业的起源、发展及现状等基本情况,以及国家的宏观经济政策,并对所签合同的标的、计量标准、质量要求、价款支付方式、合同履行期限、地点、违约责任以及合同条文的释疑等内容,应作出明确具体的解释,防止出现歧义,增强合同的严密性和可操作性。
其次,加大合同管理人员的培养力度,对合同管理人员要进行岗前培训,从严要求,使合同管理人员不仅具备工程技术方面的知识,还得具备管理学、经济学、法学等方面的知识。通过学习不断提高合同管理人员素质和业务水平,使其成为一个高智力型的综合性人才。
3结语
合同管理是一种全过程、全方位、科学的管理,通过完善的制度和健全的体系及时处理合同履行过程中出现的问题,保障合同如期、顺利履行,实现最终合同目的。
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关 键 词:施工项目精细化合同管理经营绩效
中图分类号: TQ639 文献标识码:A 文章编号:
Abstract:Contract management for construction project management is one important part of it, to construction project management performance plays a vital role, this paper focuses on contract contract management of key stage two, discussed in how the application of fine management concepts and principles to perform the construction project contract management, to improve the construction project management performance.
Key words: Construction project; Fine chemical; Contract management; Operating performance
施工项目合同管理是施工企业及其授权的项目经理部对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止、审查、监督和控制等一系列行为的总称,它是施工项目管理的重要组成部分,对施工项目经营绩效起着重要的作用。
精细合同化管理是在上述合同管理行为中循精细化管理的基本理念,按其要求来设计相关业务流程和展开业务活动,以达到最大限度地减少管理所占用的资源、降低管理成本和提高管理效率的目的。
在一切合同管理行为中,合同的订立和履行最为关键,本文围绕这两个关键阶段,对精细化合同管理进行了详细论述。
1合同订立阶段
合同订立阶段是合同管理的基础,其主要业务是投标和合同谈判。投标的核心是确定合理的报价。
作为精细化合同管理的必然要求,在投标报价前,企业应多渠道调查项目所在地的市场供应和价格情况,并了解分析其它投标人的情况。仔细分析招标文件中有关投标价的内容,包括:
(1)投标控制价和评标方法;
(2)工期和质量要求;
(3)材料价格调整方法和原则;
(4)计价规则;
(5)计量支付条件和周期;
(6)预付款和保留金的支付与扣回的条件及比例
(7)变更与索赔处理办法和程序;
(8)计日工计价原则;
(9)缺陷责任期和保修期的长短
(10)合同风险控制条款等。
在此基础上,结合企业自身管理能力,分析预期的成本利润水平,进行合理地报价。
在合同谈判之前,应仔细分析业主方提出的谈判内容和条件,并须注意业主若提出了违背原招标文件实质性内容的条件,应提醒业主此种条款的效力不受国家法律的保护,有可能造成履约风险,并须与业主妥善协商加以解决。
合同订立之前,应及时提交履约保函,以防业主没收投标保证金而造成损失。
合同订立之后,要及早向业主索回投标保证金或投标保函,以避免长时间占压资金而增加财务成本。
作为精细化管理的原则之一,施工企业内部应设置独立的市场开发部门,配备一支由专业经营管理人员、工程技术人员和一般工作人员构成的精干工作团队。对标文件的分析、客户和竞争对手分析、市场供应和价格信息的调研、预期的成本利润分析、投标文件编制和递交、保函的获取等相关业务,要进行合理地组织,牵头人要具备全面的工作经验,工作人员要定期交流,强调团队协作、全员参与和充分沟通。对相关数据和信息的收集、理和分析应尽量采用标准化的流程、标准化的表格和标准化的分析方法,以保证业务办理过程的专业化、系统化、数据化和信息化。应充分意识到,不同的项目业主有不同的利益诉求,要透过招标文件和市场调研分析他们的意图,杜绝单凭经验做出决策而造成风险的情况。
2合同的履行阶段
合同履行阶段是合同管理的核心。从承包人的角度出发,合同管理的主要内容包括:
2.1建立企业对项目管理团队的考核管理制度
精细化合同管理要求企业对项目经理和班子成员建立目标管理体系、专业化的岗位职责体系、科学的考评体系和考评结果应用体系。考核管理制度必须成文,并且做到公开、透明,减少和杜绝暗箱操作。为达到客观、公正、全面的效果,目标管理体系应进行指标量化。岗位职责体系除必须细分各部门、各岗位的职责外,也要结合业务流程对岗位职责进行具体的、专业的描述,还要根据企业多元化的目标管理体系,结合细化的责权利提炼出合理的、量化的、科学的和系统的指标,把岗位职责体系、目标管理体系,考评体系和考评结果应用体系紧密结合起来,并将考核结果与员工的分配和提拔任用等激励措施紧密结合起来,使考评和管理制度逻辑严密,并具有可操作性。
2.2组建项目经理部
项目经理部是受施工企业委托进行项目管理的组织,其履行业务的水平能力直接决定了项目经营绩效。在项目经理部的组建中,关键和核心在于根据施工合同要求和已经建立的考核管理制度,选用合适的项目经理和配备团队,其中,应特别注意要在团队中配置至少一名专职合同管理专业人员,使其有职有权,并针对其岗位设置明确可行的绩效考核和激励措施。项目优质资源应在合同管理岗位上进行重点配置,以充分激发合同管理人员的积极性和主观能动性,提高项目的经营绩效水平。
2.3签订内部考核责任书等
精细化合同管理要求企业和项目经理部都必须关注内部承包考核责任书的内容,因为它是根据企业既定的考核管理制度,结合项目的特点,由双方就经营绩效考核签订的协议,其实质是一个合同。签订该合同首先要考虑为企业自身多元化、全方位的目标服务,这些目标包括质量、安全、进度、成本、利润、管理费、人力资源开发、企业形象和公共关系,长中短期的市场营销等,因此,内部考核责任书不能仅仅是一个简单的成本控制协议;其次,要综合考虑项目自身工期、安全和质量目标、中标价格水平、技术经济和政策风险水平、合同条款严苛程度等各方面具体的特点。双方都应积极主动地为达成合理的考核责任书而努力,以便充分调动各方面的积极性,发挥其有利因素,全面提高施工项目的经营绩效。
2.4选择施工作业队伍和材料设备供应商
选择施工作业队伍和材料设备供应商的基本操作方法是择优。择优并非单纯选择低价,而是要在企业授权的范围内,项目经理部充分发挥主导作用,综合考虑作业队伍和供应商目前的生产能力和潜力、资质信用、队伍调遣和运输的距离、工期和进场时间的要求、价格的高低、合同条款及支付方式、与各方面关系协调和资源优化配置的难易程度等各种因素。尤其应注意的是,为实现合同管理的精细化,项目经理部必须按照既定的考核责任书确定的目标,与各作业队伍和供应商分别签订详细的、可操作的书面合同。若企业对合同的形式和内容有要求的,应遵照其规定,但应尽量通过洽商使其充分满足项目经理部的要求。
2.5制定工程计划和进行目标考评
项目经理部首先应明确业主对于工程实施过程中的安全、质量、进度、文明施工和环保等方面的基本要求,这些要求有的已在合同文件中进行了明确,有的需与业主进一步协商,乃至签订补充协议书而加以明确;其次,要解决考评的资金来源;然后,要在充分满足业主要求的基础上,着手制定考评计划。考评周期长短宜适中,一般而言,在工期较长的大型施工项目中,以一季度为一个考评周期较为适宜。考评计划的制定,应由工程、合同和财务部门共同参与,以保证其逻辑的严密性和可操作性,并须形成书面“考评协议”。考评计划的制定,还应与年度、季度、月度和关键节点施工进度计划相结合,防止两者脱节,形成施工进度计划与考评两张皮,导致考核对项目各方面目标的达成促进不大。
2.6办理结算业务
工程价款结算业务居于所有合同管理业务的最核心,它从根本上决定了施工项目经营绩效。同时,工程价款结算业务也最能体现施工项目合同管理的精细化水平。从精细化合同管理的角度,为办理好该业务,应遵循如下原则:
(1)建立定期的业务学习和信息交流机制,营造全员、全过程参与经营的良好氛围。经营不止是合同管理专业人员的业务,全体参建人员都在以不同的方式和侧重点参与项目经营管理。项目的工程、合同等部门管理人员应经常有组织地学习施工合同文件,理解合同条款、技术规范、图纸、工程量清单和计价规则;合同管理人员应定期不定期下现场,了解掌握现场动态。
(2)清晰明确地划分现场和合同管理人员在工程价款结算业务上各自的职责范围,合理地确定业务流程,尽可能地提高工作效率和工作质量,以保证工程价款结算的准确性和及时性,从而保障项目正常施工所必需的资金及时足额地拨付。一般而言,现场管理人员的职责包括:
① 督促工程实体的施工和验收;
② 完成相关的内业资料;
③ 提供当月应计价的分部分项工程明细表;
④ 提供准确完整的现场计量单,并办齐签字手续。
合同管理人员的职责则包括:
① 将零散的内业资料收集、装订;
② 将当月的现场计量单和变更等汇总、编制上报中期计量与支付月报表;
③ 督促监理和业主在合同规定的时限内完成计量报表的审核;
④ 及时将核查中发现的问题反馈现场,督促其进行修订。
⑤ 将修订后的报表再次上报监理业主,督促其尽快办理审批手续和办理财务支付;
(3)工程价款结算应建立细化到每一个分项工程的台帐,做到不留死角,防止错漏。
(4)变更、索赔、动用计日工和材料价差调整,是工程价款重要组成部分,办理这些业务时,现场管理人员的职责主要是协调监理及业主方工程管理人员,对现场情况进行详细记录,对提供的线位、标高和数量等数据的真实性和准确性负责;合同管理人员则应根据现场提供的准确的记录,在全面理解合同文件的基础上,经与项目经理和其它班子成员沟通,做出最有利于已方的判断,以形成项目经理部的决策,并向监理和业主上报书面报告,确定:①本合同事件是否涉及费用变化;②本合同事件的工程量应如何计量;③本项合同事件所涉及的工程量的单价应如何确定;④本合同事件是否有持续的后果;⑤本合同事件对项目各项目标的达成和风险控制产生何种影响。文件上报后,还应积极协调监理和业主,尽快形成结论。
2.7进行项目的资金管理
施工项目资金管理对于提升合同管理的精细化水平非常有效,其要点在于保持项目收支平衡与合理推进施工的统一。项目经理部要有意识地以资金支付为手段,调动下属各参建单位的积极性,确保施工项目质量、安全、进度、文明施工和成本控制等各方面总体和阶段性目标的达成。施工作业队伍和材料设备供应商是资金支出的主要对象,也是资金管理的主要对象。精细化合同管理要求在资金管理时必须遵循如下原则:
(1)加强资金管理的预见性,根据进度计划和合同约定的支付条件,及时编制“资金使用计划”,对计划期内的收支平衡情况进行预测和把握,以便于资金调度,确保满足资金需求。
(2)现场管理部门应准确填报各作业队伍的“月度完成形象进度和产值统计报表”;材料管理部门应提供各材料设备供应商的“月度材料设备进场台账”。
(3)合同与其它相关部门定期对账,核实现场实际发生的工作量或材料设备进场数量,确定当期应支付给各单位的资金总额度;
(4)根据与供应商和施工队伍签订的协议,建立支付台账,载明各单位的合同预计支付总金额、当期支付额、到上期末累计支付额和到本期末累计支付额;
(5)严格控制预支款项,防止超支;
(6)合同与财务管理部门定期对账,查缺补遗;
(7)充分考虑项目实际需求、承受能力和财务成本,积极通过业主、总公司、项目经理部、施工作业队伍、材料设备供应商及有关金融机构等多种渠道筹集资金,保障资金的有效供。
2.8履行缺陷修补和保修义务
由于建筑市场竞争激烈,价格和利润水平普遍较低,而目前在建设行业普遍实行了缺陷责任修补和保修制度,这要求在承包人最终的决算价款中,留有一定额度的保留金或保修金。这一部分费用若最终不能顺利地支付给承包商,则很可能意味项目最终的经营结果为亏损。因此承包人应严格按照合同的约定,切实履行缺陷修补和保修义务,确保工程决算价款完整地收回。
2.9办理工程决算和审计。
施工项目决算和审计业务办理的控制情况,最终决定了项目的经营绩效水平。办理决算与审计业务时,首先是要保持相关业务工作的连贯性,因此必须保持相关业务工作人员的稳定性,尤其是项目经理、财务人员和合同管理专业人员要在收尾阶段保持稳定;其次是要及时地、完整地收集与决算和审计业务相关的资料,图纸工程量的核算、变更、索赔和计日工等事项的洽谈和处理、相关现场资料的收集整理等相关业务工作,均要在完工前尽早开始准备,否则,一旦项目部、监理和业主相关人员在完工前后发生流动,资料的收集、整理和签认就会有极大的困难,这会影响到工作效率和资料的完整性,对决算和审计业务的办理造成严重不利影响。
3结语