时间：2023-06-04 10:47:45
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理的建议和意见，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词 档案管理 重点工程 角色定位
新时期企业发展速度加快，重点工程建设项目接二连三。企业档案馆在重点工程项目建设中机遇和挑战并存。企业工程建设项目档案是企业档案馆档案信息资源建设的重点，通常也是个难点。收集难、归档难、整编难、数字化难……
江西铜业集团公司__冶炼厂（以下简称贵冶）建厂以来的二十几年间，一、二、三期和新30万吨铜冶炼等国家重点工程建设紧锣密鼓,1542、富氧工程、亚砷酸工程、净液挖潜、电炉废渣回收铜资源循环再利用等多项技改工程穿插其间。贵冶工程建设档案管理始终被作为一项重要工作，与工程建设同步进行、同步发展，既建了一流工程，又创了一流档案。这些成绩的得来，有赖于该企业档案部门在重点工程档案管理中的准确角色定位。角色定位的成功，带来观念的变革，引发主动服务，开创出重点工程档案管理的全新局面。
一、制度化管理的推动者
制度是做好工程项目档案管理的有力保证。在工程建设过程中应该始终注重项目档案管理制度的建立和完善。严格按照《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重点建设项目档案验收办法》等国家档案工作法律法规精神，建立文件材料归档制度、档案人员岗位责任制及档案收集、整理、保管、借阅、保密等一系列管理制度，为做好工程项目档案管理工作提供制度保障。制度很必要。但谁来制定、谁来执行、谁来监督呢？企业重点工程建设单位工作重点肯定在工程建设本身，档案工作“说起来重要、忙起来不要”的情况依然或多或少存在，能在工程建设过程中主动建立和完善档案管理制度的还不多见，另外，在档案专业知识方面一般不太丰富。企业档案部门与重点工程建设单位可能分属不同的法人，即便同属同一企业但一般没有直接的隶属关系。档案部门单方面制定制度不具有约束力，也谈不上执行。企业档案部门在工程建设项目档案制度化管理中就无所作为了吗？答案当然是否定的。贵冶档案部门把自身定位为制度化管理的倡导者，从而推动工程建设项目档案管理实现制度化。
《贵冶二期工程档案管理办法和要求》、《贵冶二期工程文件材料形成积累与归档审核责任制》、《关于做好二期工程随机资料归档的通知》、《二期工程交工资料及编制竣工图的质量要求》、《贵冶三期工程档案管理细则》、《三期项目经理部工程项目建设档案资料管理办法》、《贵冶新30万吨铜冶炼工程档案管理细则》等一系列具有较强针对性的项目档案管理制度就是在贵冶档案科的倡导和介入下得以及时制定、颁布执行和发挥制度保证作用的。贵冶档案部门在每项工程建设初期均及时与建设单位沟通，对工程项目档案管理制度建设提出建议和指导，并积极参与项目档案管理制度的制定和完善。建设初期档案部门建议和指导档案管理制度建设，避免了工程建设热火朝天、档案管理无人问津一头冷一头热状况出现。档案部门参与制度的制定和完善，保证了制度的科学性、专业性和针对性，提高了执行效果。
二、程序化管理的坚持者
工程项目档案管理是工程建设的重要组成部分，将档案工作与建设程序有机地结合起来并与时俱进对工程项目档案的规范管理起着重要作用。贵冶1996年曾全面推行程序化管理，对全厂38个机关科室258项管理制定了工作程序。__项目经理部也制定了工程招标、设计及设计变更管理、施工现场签证管理、隐蔽工程验收管理、试车管理、工程项目竣工验收管理、文件资料管理等38个工作程序，涵盖外事、办公、财务、计划、设备、工程等建设领域所有工作环节。厂档案部门要求这38项工作程序的最后一环均为“文件材料归档”。这些工作程序的建立和有效运行为贵冶工程项目文件材料的形成积累和收集归档提供了程序化的操作指导。同时针对新情况，及时在相关程序中增加了工程监理环节，并将工程监理作为工程建设中的重要环节加以强调，此举为工程质量和档案的准确性提供了有力的保证，取得了良好的效果。贵冶档案馆在文件材料归档工作程序和档案整编工作程序的基础上增加了档案数字化管理工作程序，为工程档案实现网络化管理提供了有效的作业指导。工程档案管理能有条不紊地顺利开展是贵冶档案部门长期不懈地坚持程序化管理并保持管理程序与时俱进的努力结果。
三、数字化管理的耕耘者
档案管理数字化是信息时代档案工作的一个重要特点，工程项目档案数字化是工程档案管理的一项重要内容。当前，纸质档案依然是工程项目档案的主体。贵冶工程项目档案绝大部分为纸质，要实现数字化绝大部分需要通过扫描或数码成像等设备进行转化。贵冶工程项目档案在建设单位只是短暂停留，贵冶档案管理部门才是工程项目档案的最终归属。指望工程项目建设单位开展纸质档案的数字化转换既不现实，也难以操作。贵冶档案管理部门自然成了项目档案数字化管理的主力军。
贵冶档案部门在管理好工程建设项目纸质档案的同时，将工程项目档案电子化作为档案信息资源建设的一项重要工作。1999年厂领导和工程建设项目经理部大力支持档案现代化管理，为档案部门配置了部门级网络服务器、网络光盘库、a0工程图纸扫描仪和绘图仪、多台pc机网络工作站、普通扫描仪、打印机等一系列网络设备，配置了thams20__档案管理、图纸处理等多种软件，建成了贵冶档案信息系统。此后档案现代化管理设备设施和管理软件得到不断更新和升级。贵冶档案管理信息系统通过fddi光纤环网接入贵冶主网，是贵冶主网的一个重要子网。在开展档案管理网络化建设的同时，不断加强档案管理。他们首先对工程纸质档案采取了一序列优
化管理措施。工程建设过程中，档案馆工作人员多次深入建设单位检查应归档文件的完整、规范情况，对不规范或不耐久文件材料提出整改意见，对整改不合格的文件材料不予接收进馆。对已归档进馆的文件材料，严格按国家档案局颁发的《科学技术档案案卷构成一般要求》进行科学分类、组卷。在分类组卷的同时完成案卷条目信息录入和文件级条目信息录入工作，并利用清华紫光档案管理系统自动生成案卷封面、卷内目录、卷内备考表以及分类目录等多种检索工具并全部实现计算机打印。目前贵冶一、二、三期工程项目档案都实现了案卷级和文件级条目录入。对二期工程和三期工程全部竣工图和部分设备档案利用a0工程图纸扫描仪将其扫描转换成电子图像，再经工程图纸处理软件净化压缩后全文存入档案管理网络服务器以备查询和使用。全部电子文件都与档案数据库成功挂接。贵冶工程档案管理实现了纸质档案整编与档案网络化管理有机结合，完全改变了人抄的传统管理方式，工作效率大幅提高，纸质档案案卷质量得到大幅度优化。贵冶工程项目大部分档案成功实现了数字化转化，可多途径检索，厂内部局域网内用户均可网络浏览档案全文。四、关口前移式管理的创新者
按照da/t28-20__《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》的相关规定，建设单位负责工程在建过程中的档案管理，工程使用单位档案部门是工程项目经国家验收后档案移交的接收单位。工程使用单位档案部门是坐等移交接收还是主动出击对项目档案管理具有非常重要的意义。铁路警察各管一段，建设单位与工程使用单位档案部门沟通少，很多问题就可能得不到及时发现，等发现后又错过了最佳补救时机，将会造成无法估量的损失。要做好工程项目档案工作，工程使用单位档案部门关口前移非常重要。所谓关口前移也就是工程使用单位的档案管理部门摒弃坐等移交接收的思想，主动介入工程建设全过程，将重点工程档案意识强化、制度化管理、标准化管理、收集整编等质量控制关口前移到工程设计、施工、建设、监理等工程建设整个过程之中。
档案的分类问题一直是受到广泛关注的问题，它是各单位档案管理中重要的首要问题之一。由于现代各单位的归档材料同过去相比无论是在数量、形式还是内容方面都有了较大的变化，现代仍采用全宗号、案卷目录号、案卷号的编号方法来管理和固定案卷的位置，已经无法满足现代档案管理的需要了，也不利于开发档案的信息资源。为此，人们必须创新档案管理方式，该文为学校档案实体分类管理提出一些建议和意见，并浅述增强档案管理的措施。
1 学校档案分类中存在的问题
在以往的学校档案管理中，一般把档案划分为文书档案和教学档案，并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加，实际要进行归档的材料文件越来越多，事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料，由于缺乏足够的分类管理理论指导，以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善，因此，各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起；有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等，这种情况对档案的管理和利用非常不利，影响了档案管理现代化以及信息化发展，也影响了档案库的建设。
2 增强学校档案实体分类管理建议
2.1 提高档案管理的重视度
为提高对档案管理的重视度，学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规，以及档案管理工作的重要性，从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传，不断发展档案信息化建设，积极收集保管好档案资料，并转变档案管理的思想观念，将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。
2.2 判断档案价值，增强档案管理
在档案管理中的每个管理单元，对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同，但是，有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此，在确定归档档案时，要全面掌握文件之间的链接价值，并从文件特征的所有方面进行全面的分析，从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑，全面预测社会对档案的需要。因此，鉴定档案价值要充分考虑社会的需求，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时，要从效益的角度进行分析，这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比，只有确定其价值高于保存成本时，才能进行保存，并努力平衡财力和义务。
2.3 增强档案保管工作和利用效率
在考虑如何进行档案分类时，不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位，一个全宗档案库，因此在考虑档案实体分类问题时，要全方位的考虑档案保管和利用问题：第一，对于不同载体和形式的档案，其保管要求是不同的，虽然其内容上可能会有所关联，但为了延长实体档案的寿命，必须分别妥善保管，将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起，将其视为一种组合档案。第二，要尽量节省档案库房存储箱柜，减少倒架，提高管理效率。对专业类档案进行分类时，其类目设置不宜过细，一定要控制层次，并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三，管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求，所以在分类档案时，一定要尽可能的方便用户，充分考虑各种因素。
3 增强学校档案管理的方法
3.1 应用计算机信息档案管理技术
计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学，更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具，允许档案馆在进行档案实体分类时，能够更加注重档案的保管因素，提高管理水平，使其稳定有序。简化套装档案的数量，并建立一个统一的系统参考编号，并通过检索系统，将归档的同一主题的档案联系起来，形成一套完整的文件信息提供给用户，这样更易保管载体不同的一组文件。
3.2 灵活进行实体档案管理
学校在进行档案实体分类时可以使用“年度-部门”这种分类方法，有利于减少归档整理档案时的工作内耗，以提高工作效率。它形成档案库将如实的、客观的反映出各个职能部门的工作历史，维护了归档文件来源的真实性，是遵循文件形成规律的。由于近些年各个学校规模的扩大，其职能部门也越来越多，为了保证学校档案管理能够跟的上学校的发展速度，在设置“部门”分类时，可以按组织机构的类别进行划分，比如将党务组织、各群体团队性部门等统一划分为党群类；将学校行政各职能部门划分为行政类；将学校各二级院系统一划分为院系类，这样的分类号可以由“部门分类+部门代号（通常为三位数）”组成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有关党务工作或行政管理的临时机构，可以按其挂靠部门进行分类，若是单独行使职能的临时部门，则应该单独进行分类。
一、专门档案管理的现状
专门档案是一种针对具体业务提出了档案管理模式，其专业性更强，在操作的过程中，需要多个部门配合，而且需要做好档案的收集与整理工作，档案管理人员需要明确分工，优化工作流程，提高工作的效率。专门档案是将档案收集以及档案管理交由不同的人处理，所以，工作人员需要做好衔接工作，对工作人员的专业性要求比较高。在我国很多档案管理单位中，工作人员熟悉业务，但是对档案管理知识却不了解，很多工作人员缺乏专业性知识，由于工作的模式具有多样性以及变化性，而档案的数量在不断的增加，所以，档案管理工作的难度大大增加了，工作量也增加了。如果工作人员对工作流程不够熟悉，没有实现科学的管理，则不利于提高档案的利用率，也不利于保证档案保管的安全性，容易造成档案缺失等问题，会给国家带来较大的损失。我国很多政府机关以及档案馆，都已经应用了专门档案数字共享体系模式，对专门的档案进行了收集与整理，但是档案管理还是存在不规范的问题，工作人员缺乏资源共享的意识，单位的管理力度也不强，没有对档案进行深度的开发，这样不利于满足社会的要求，无法使档案资源发挥出最大的价值。在专门档案管理体系中，很多软件的灵活性差、可扩展性也不高，只有不断的优化管理体系，才能促进档案管理工作更好的发展。
二、专门档案数字共享体系的构建
专门档案数字共享体系是一种新的档案管理方式，其主要是利用数据集成以及远程查询两个模块发挥档案管理与共享的功能。数据集成中有4个板块，分别是标准体系支撑、全过程管理、跨门类检索以及安全保障。标准体系支撑平台中又包括档案分类、标准模板以及政策法规。政策法规体系是对档案法律以及法规的整合，在构建专门档案平台时，需要设置国家管理标准，并且严格按照这一标准执行。全过程管理是由项目管理、数据录入以及项目构成的，在创建新的项目时，可以对同一类目下新的项目进行删减，可以对档案的收集进行指导。在数据录入的过程中，需要做好目录索引、文件附件等工作。项目是利用B/S模式，将相关数据在信息查询平台，该平台可以实现远程操作。跨门类检索平台的设置，可以提高档案的利用率，而安全保障平台可以实现档案利用的安全性，在档案开放性管理的模式可以实现数据的远程查询。当检索平台中，还具有权限管理的模块，其可以实现对数据的备份存储，有效避免了数据丢失等问题的发生。
三、专门档案数字共享体系的优势与特点
1、实现了档案的全过程管理
专门档案数字共享体系，利用全过程管理平台，实现了从传统档案管理向全过程档案管理的突破。档案管理的工作重心是对档案的收集以及管理两个方面，但是缺乏对档案的全过程的监控与指导。档案数字共享体系的模块软件实现了对档案的采集、跟踪以及指导，使档案管理更加程序化、规范化，工作人员可以洞察档案收集到管理的各个流程，可以对档案材料更加熟悉。专门档案数字共享体系可以保证档案资源收集与业务同步进行，可以保证档案的完整性。
2、将档案管理从后期的被动管理转向前期的主动控制
常规的档案工作在项目结束后才开始，处于所有工作的后期阶段，对于因工作人员前期失误造成档案不完整的现象不能有效控制，损失难以弥补。专门档案数字共享体系中的全过程管理平台，以规范性标准作为业务指导依据，将档案工作的着眼点提到整个专业工作的前端。通过前期主动控制，使档案的收集、整理工作伴随业务进展逐层深入。档案人员在与专业人员互相配合中，前者逐渐熟悉专门的业务知识，后者也逐渐提高档案专业知识。档案人员对档案工作提出意见、建议和要求，指导材料逐步积累，当业务人员收集档案疏忽时，可以及时、主动地提醒工作人员，避免事后难以补救。专门档案数字共享体系打破了档案管理常规的“给什么，收什么”的被动局面，从后期到前期，由被动变主动，通过对专门档案进行前端控制，实现整个业务流程的跟踪指导管理，使档案收集时更加便捷、全面。
【关键词】监理；档案；问题；对策建议
城市建设工程档案是工程建设活动的真实记录，它直接反映了项目工程建设活动的过程和成果，建设工程档案质量也像建筑工程质量一样日益受到人们的重视，随着对建筑工程质量和工程档案质量要求的不断提高，监理工作在建设工程档案材料收集整理过程中所起的作用也日益显著。
建设工程监理档案是建设工程监理活动中直接形成的真实记录，是监理工作质量的反映，是总结、评价工程质量和处理工程责任事故的重要依据。因此，加强对监理档案的管理是监理单位一项非常重要的工作。监理文件档案资料的管理是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。
一、目前监理资料档案中存在的问题
（一）监理人员档案意识淡薄
目前，监理单位的档案管理人员大多为兼职，普遍由现场监理人员兼任，兼职档案管理人员缺乏档案基础理论知识，档案意识不强，收集、整理工作马虎。而现场监理部从总监到一般监理人员往往都以实体质量控制为监理工作的中心，偏废了监理档案的编制管理工作，对施工单位工程资料监督管理也不到位。施工资料与监理资料衔接不够紧密且漏洞百出。
（二）监理档案整理层次不清、内容繁杂
监理档案贯穿于整个建设工程监理的全过程，施工周期长，参与的主体较多，普遍存在监理档案与建设单位、施工单位工程资料重复交叉的现象，导致监理档案收集内容缺乏系统性，层次不清，排序混乱、内容繁杂，复印件较多。报送移交时一团乱麻，很难理清，给查询利用档案带来麻烦。
（三）监理档案制作材料不规范
监理档案的编制大多由兼职档案员来完成，一般未经过正规培训上岗，且对档案资料重视程度不够，造成监理档案制作材料不规范、不统一。目前还有的监理部“监理通知”、“工作联系单”、“旁站记录”等监理文件使用手写填表，且使用的公文纸各式各样，与档案规定公文（A4，297mm×210mm）规格不一致。监理工程师签署工程资料所涉及的栏目签字不全，有的只有姓名，无签署日期。分部、分项工程验收表无现场监理验收后签署的结论性意见，签名、日期书写均不规范。甚至有对资料进行涂改、伪造、随意抽取或损毁的现象发生。
（四）监理档案报送滞后
建设单位组织建设工程档案预验收，施工单位提供的档案资料相对完整，且系统性较高，而监理单位负责整理的监理档案资料往往质量不高，内容不全，报送滞后，影响工程竣工验收的组织。
二、针对监理资料档案中存在问题的对策
（一）加强城建档案法律、法规宣传
进一步增强全社会的城建档案意识和城建档案法制观念，建立健全监理档案管理责任制，层层分解，各负其责，责任到人。培养一支有一定专业基础，经过专门培训上岗的档案管理队伍，从组织、制度、业务上提供保证。
（二）监理档案的收集、整理、编制要遵循监理档案的自然形成规律和内在联系
监理档案是建设工程全过程监理活动的真实记录，有其自身的专业特点和特定的专业程序。因此，记录着监理活动全过程的监理档案，一方面要反映整个建设工程质量、进度、投资的控制情况；另一方面要反映监理单位本身技术管理、经济管理、合同管理、组织管理及工作协调等监理活动的情况。就监理档案而言，它是自成体系的有机整体，有它的内在联系和完整性。因此，在整理编制监理档案的时候，千万不能人为地分散或打乱，要科学地分类、排列，做到：归档文件材料不凌乱，自成体系；档案内容不繁杂，整理有条理；档案排列不颠倒，用表类别层次清楚；归档文件资料收集不重复、不交叉，保持联系有规律。
（三）监理档案要具有专业性、科学性、公正性的特征
监理档案是监理单位依据法律、法规及技术标准规范、施工合同、监理合同等对工程建设实施的专业化监理的真实反映，具有科学性、可靠性、公正性的特点。它既是总结评价工程质量的依据，又是检查监理工作的依据，同时也是探索、完善监理制度的重要参考。因此，监理档案的编制要做到“三个绝对”：绝对真实可靠、绝对规范标准、绝对公正科学。
（四）明确档案的归档范围和归档文件的质量要求
监理档案的编制要按照《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DB11/T 808-2011），明确监理档案的归档范围和归档文件的质量要求。准确把握卷内文件资料的排列方法，始终保持监理档案的内在联系，真实全面地反映监理工作的全过程和工程项目的质量。
（五）要加强监理档案规范化、标准化的管理
监理档案的表式应统一使用《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DB11/T 808-2011）中的样表，表式涉及的内容应认真填写完整，实行计算机辅助管理，表格的内容为机打，监理审核意见有明确的结论，签字为手写，签章齐备。
（六）建立监理档案责任制
《建设工程监理规范》（GB50319-2000）规定，总监理工程师“主持整理工程项目的监理资料”，专业监理工程师“负责本专业监理资料的收集、汇总及整理”。工程监理项目部资料管理实行项目总监负责制，由总监指定专人进行监理资料管理，具体完成所监理项目资料的收集、整理和归档工作。项目部负责人对本项目部所形成资料的完整性、准确性、系统性负责。鉴于上述规定，建设单位与监理单位在签署工程项目委托监理合同中应设立监理档案专门条款，注明监理档案归档的套数、移交时间、质量要求及违约责任追究等内容，做到职责明确，制度健全，管理到位。
（七）完备的监理档案是竣工验收的重要条件
《建筑工程质量管理条例》（国务院第279号令）第十六条规定，建设工程竣工验收应当“有完整的技术档案和施工管理资料”，“有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件”。第十七条规定“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或其他有关部门移交建设项目档案”，工程档案（包括监理档案）预验收不合格，不得进行竣工验收。所以，监理单位在建设工程竣工验收合格后，应及时组织监理人员整理档案，一式四套，建设单位应当在规定时限内将其中的一套监理档案（原件）会同建设单位、施工单位的档案一并向工程项目所在地的城建档案馆报送归档，办结相关移交手续。
三、就目前监理资料档案中存在问题的建议和意见
（一）建立监理机构内部责任制和工作制度
监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论总监理工程师，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生与监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。资料员负责监理资料的验收、分类整理。为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理部还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度。工作有人做，资料有人管，监理日志有人记，确保监理资料的连续性、完整性。
监理人员在要求施工单位的施工技术资料与施工进度同步的同时，一定要做到监理资料与施工进度同步，并随时真实地记录现场监理情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理人员的工作质量。
（二）要重视对施工资料的监理
在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的管理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件，监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要工作内容。
施工资料也是日后分清施工单位质量责任的依据。施工单位必须做好施工资料的管理。为了促使施工单位对工程资料管理的重视，在第一次工地会议上就要强调施工资料的重要性，要交代有关施工报验工作的程序和基本条件。特别是在施工准备阶段一定要严格把关，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在平时的监理例会上也要多次重申。
（三）加强与建设单位的沟通
监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与建设单位的沟通，争取建设单位的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等，都由建设单位提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和建设单位有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与建设单位沟通。对施工资料的严格要求也需要争取建设方的理解和支持。
（四）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对监理档案管理现状，档案管理部门要加大对监理档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、检查的重点内容。同时，针对不同现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。注重业务培训，全面加强对资料档案人员专业知识和技能的培训，为保管好监理档案奠定良好的基础。
一建设项目档案工作制度建设
为使档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化。结合本公司实际情况，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及消毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
二、工作措施
（一）领导重视，将档案工作纳入企业管理。
为了切实加强对档案管理工作的组织领导，公司成立了由分管工程的副总经理为组长，办公室主任为副组长，各处室负责人为成员的档案管理领导小组，有人员变动时及时调整，做到领导力量不减、班子不撤、工作不松，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。公司把档案工作作为一项重要的内容纳入公司的建设和发展规划，与其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以分管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各处室协助抓的四级档案管理网络。
工程档案是工程建设的真实记录，是基本建设项目管理工作的重要组成部分。筹建处高度重视工程档案管理工作，并随着工程建设的推进初步建立了**水电工程档案管理体系，成立了竣工办，并在综合办公室配备了1名专职档案管理人员，其它设计、监理、施工单位也都配备了34名专、兼职档案管理人员，负责工程档案资料的管理工作。
（二）改善硬件设施。
为保证工程档案管理工作的顺利开展，筹建处先后制定了《竣工档案验收工作规定（试行）》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制》、《档案库房管理制度》、《档案设备管理制度》等管理制度。建立了建筑面积为443m2的档案室，其中，档案库房面积386m2；配备档案密集架91列，其中，基建档案50列，文书档案16列，会计档案15列；配备计算机3台，复印机1台，空调11台，除湿机7台。
（三）积极参加档案管理专业培训
在日常档案管理工作中，监理单位每月按期组织相关单位对施工单位的归档资料进行检查，对存在的问题要求进行整改并在下月检查落实整改情况，确保归档资料检查工作形成闭环。同时，认真开展档案管理培训活动，不断提高档案管理工作水平。2008年，举办基建档案培训1次，清华紫光档案管理系统培训2次，参加培训人员共计264人次。
三取得的成绩
做好归档工作，确保案卷质量。档案整理由办公室专职档案员负责完成，做到严谨细致地对待每一份材料，对档案管理要求在建工程档案工作同工程建设同步进行，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒等6道工序，进行分类整理，使档案资料达到分类科学，排列有序，编号统一，目录规范的标准。截至目前，**水电工程完成94个筹建期合同项目的归档工作，入库案卷5170卷；主体工程正在建设，尚无归档案卷。归档后的档案门类齐全，结构合理，为我档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。
四存在的问题
在省档案局和公司办公室的大力支持帮助下，**水电工程档案管理工作不断得到加强，在档案管理机构、库房设施、人员配备和制度建设、业务水平等方面都取得了新的进步，但也存在各单位对档案管理重视不够，存在重工程建设、轻资料整理的现象，资料管理与工程建设不同步，档案管理工作人员业务素质和水平有待进一步提高，工程资料的完整性、系统性和准确性不高等问题和不足，需要我们在今后的工作认真加以克服。
关键词：电子文件；电子文件管理；电子文件管理系统
1 引言
电子文件的大量形成及其管理需要，极大地冲击了传统档案学的理论基础与管理实践，无论是作为一种独立的管理领域，或者是作为档案管理的前端延伸，世界各国都基本形成了比较明确的电子文件管理机制、体制，开发和制定了相关的应用系统、标准规范与解决方案。然而，纵观电子文件管理的理论研究，我们又惊奇地发现，尽管二十多年来人们对电子文件认识不断深化，管理内容在不断扩展，但在电子文件及电子文件管理领域中，名词术语普遍存在概念模糊、随意性大、使用混乱等不规范、不统一的现象，甚至由此引发“语言缺陷”，严重影响了电子文件管理理论研究、实践发展和国际化交流。特别是涉及的电子文件管理理论研究与实践广泛应用的三个核心概念：即电子文件、电子文件管理、电子文件管理系统，似乎都没有一个统一的名称或者概念解析。2012年，我们承担并完成的国家电子文件管理部际联席会议办公室课题――《电子文件管理术语规范》 ，在中外有关资料的分析和有关专家的建议基础上，对于这三个核心概念作一个探讨，以明确其概念的内涵，以及概念关系。
2 关于“电子文件”概念
中外关于电子文件的用语及解释比较复杂。二十多年来，电子文件有多种称谓，类似有“机读文件”、“数字文件”，也有“数字文档”、“电子文档”、“计算机文档”等似是而非的同类名称。个中关系我们且不深究，单就电子文件（Electronic record），目前，中外相关标准规范、术语表、论著中的定义表述不一。
其中，国内的主要类型列举如下：
（1）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。[1]
（2）电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。[2]
（3）电子文件是指机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。[3]
（4）电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。[4]
而国际组织和美、澳两国的代表性定义列举如下：
（1）电子文件也称“数字文件”，它是用电子设备传递和维护并具备以下特征的文件：
i）结构：电子文件和附件或其他相关文档任何链接的格式。
ii）内容：在电子文件的结构中传递交易证据的信息。
iii）背景：记录来源的信息，（这些信息）与电子文件的交易相关，包括创建者、日期、安全性和访问、语言、处置、格式等；背景通常分布在结构和内容中。[5]
（2）电子文件是在自动化系统中已被捕获和固定以实现存储和操作的数据或信息，要求使用这个系统呈现这些数据或信息能被人们所理解。[6]
（3）电子文件是用电子设备创建或维护的文件，包括模拟格式（另见数字文件）。[7]
（4）电子文件是：i） （RM）以仅电脑能处理的形式被记录并满足生效的“文件”定义的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述计算机系统的电子文件，不管它们是文件或非文件状态。[8]
以上定义，就可以看作对于电子文件这一概念进行定义的某一形式，但如果中外综合比较，两者之间还是有比较大的差别，国际组织和美、澳两国，比较强调电子文件本身的形式特征与技术特征。而我国有关定义，尤其是规范（包括近两个规范的征求意见稿）中的定义表达，相对而言，比较注重与档案管理相一致的特征认识。事实上，从我国电子文件管理体制确定之后，我国档案部门就重新启用“电子档案”一词，就意味着电子文件一词的理解，需要和电子档案一词关联起来理解了，如同以往处理“文件”与“档案”的关系一样。鉴于我国的电子文件管理核心概念解释，首先要立足于我国电子文件管理的实践进展，尊重现实情况，在本文研究中，我们认为，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、电子档案管理基本术语（征求意见稿）、电子文件元数据基本集（征求意见稿），具备规范的基本要求，因而，就实际规范的制定而言，这三种定义表达，可以作为电子文件的定义基础。同时，比较起来看，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）的电子文件定义，强调的是电子文件形成的技术环境，这跟国际档案理事会与发达国家的电子文件认识相一致；而后两者强调的是电子文件的形成主体与形成环境，这跟我国档案管理标准规范衔接比较好。
因而，本文关于电子文件的定义，综合考虑，作以下表达：
“电子文件是机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并可通过通信网络进行交换和传输的各种形式的信息记录。”
这一定义的内涵如下：
第一，电子文件的形成主体是机关、团体、企事业单位、其他组织或个人（“国家机构、社会组织或个人”、“机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人”两类表述，后者可能更加明确一些）。
第二，电子文件是在各主体履行其法定职责或处理事务过程中形成的。
第三，揭示电子文件的技术属性是：利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并要以通过通信网络进行交换和传输。
第四，揭示电子文件的形式多样性，包括文本、图形、图像、数据库、视频、音频等形式的电子信息。
3 关于“电子文件管理”概念
电子文件管理，目前国内没有明确定义，相关国家的术语规范也没有将其作为独立术语，但一般术语规范中有“电子文件”和“文件管理”词条。对于电子文件管理进行解释，比较权威的有国际ARMA协会2006年和2007对此进行的解释：
（1）是根据文件管理原理和方法，运用计算机设备和软件对信息系统中的电子文件和非电子文件进行的电子化管理。[9]
（2）A.文件管理原则在电子文件中的应用。B.使用电子系统来应用文件管理原则的文件管理。[10]
仔细分析一下，发现以上这两种解释都不适合我国的电子文件管理的实践。我国电子文件管理，尽管没有概念解释，但广泛接受了电子文件管理的全程管理原则。我国电子文件管理的研究者认为，电子文件管理，首先应该是覆盖电子文件整个运动过程的，如同我们在理论上强调的，电子文件管理，需要覆盖全流程、全类型、全业务一样。因而，在本文中，我们认为，“电子文件管理”采用以下解释比较合适：
“电子文件管理是指对电子文件生命周期整个过程进行有效且系统控制的管理活动。”
在这个定义表述中，需要突出两点理解：
一是突出电子文件生命周期的完整性，并将这一特点作为电子文件管理的基础，并将电子文件生命周期的词条，置于电子文件管理之前，指出电子文件生命周期有一个整体过程，即“电子文件从形成、办理到最终处置（销毁或永久保存）的全过程”。
二是注重电子文件的全程管理的特点，即对于整个运动过程实施有效且系统的控制。
这个概念的定义基础，有以下两个方面：
一是基于电子文件整体运动的理解。电子文件整体运动可以有两种理论解释：一种是文件生命周期理论，另一种是文件连续体模式。两种理论解释都能够反映出电子文件运动的一般规律，前者的优势在于理论说明简练、跟传统的文件与档案管理模式衔接性较好，并且，可以比较清楚地划分电子文件管理基本流程与主要环节（电子文件运动有形成、办理、交换、传输、归档、移交、保管、利用、处置等环节），但难以解释电子文件某些特殊运动现象；后者的优势在于更好地说明电子文件多因素、跨时空运动的特点，但是对于实践部门来说，理解这种复杂和抽象的概念比较困难。
在本文中，我们认为，采用电子文件生命周期理论的解释，将三个运动阶段与对应的管理系统EDMS、ERMS、TDR，作相对应的层次说明，这比较适合国际电子文件管理的运动阶段划分，也适合我国的电子文件管理与档案管理实践。
二是基于我国电子文件管理法规文件的理解。在《电子文件管理暂行办法》中，把电子文件的运动划分为形成和办理、归档与移交、保管与利用等基本阶段，我们在此基础上，加上交换、传输、处置三个环节。
在本文研究中，我们把电子文件管理运动阶段、管理系统、管理需求作以下层次关系表示（见图1）：
这一图示，能够揭示出电子文件全程管理的特点，同时比较明确地说明了电子文件从形成到档案馆永久保管所涉及的管理机构、管理系统及功能需求。
4 关于“电子文件管理系统”的系列概念
电子文件管理系统，需要跟“电子文件管理”一词的理解密切关联起来。从图1中，我们可以看到，电子文件有着全程管理的需求，但由于我国电子文件管理体制与档案管理体制同时存在，因而，我们还需要区分归档前的电子文件、归档后的电子文件、进馆后的电子文件在概念运用上的不同，而之所以用不同的概念，是因为这三个阶段的电子文件管理，有着不同的管理需要。可见，电子文件管理系统，实际是需要区分三个阶段，因而，也获得三个名称。在本文，我们将其称为“电子文件处理系统”（“Electronic Records Processing System”），“电子文件归档管理系统”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信数字仓储”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于电子文件的形成、办理、传输与交换等环节，是在现行机关的办公室自动化系统、业务系统中完成，因而，这一阶段的电子文件管理系统，和办理完毕或者归档后的电子文件管理系统，是有本质区别的。前者在国外一般称为“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般称为“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我国实践中，也存在类似情况，也需要把这两者运用的系统区分开来，因而，在本文中，前者称为电子文件处理系统，跟EDMS相对应；而后者称为电子文件归档管理系统，跟ERMS相对应。
4.1 电子文件处理系统的释义。鉴于与EDMS相对应，对于电子文件处理系统的解释，可以借鉴国外EDMS的定义。国外EDMS的定义主要有如下几类：
（1）用以支持创建、使用和维护电子文档的自动化系统，其目的是提高组织的工作流程。这些系统不一定整合了文件管理功能，文档可能有情报价值而非证据价值（如文档可能不是文件）。[11]
（2）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，可以自动实现电子文件的起草、组织、追踪和分发。（注：EDMS软件包括版本控制和签入/签出功能）[12]
（3）使用自动化的技术、根据既定的政策和程序，恰当地分配、使用、存储、检索、保护和保留以数字格式存储的信息的软件应用。[13]
在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件处理系统的释义，作如下表述：
“机关、企事业单位用于形成、办理、交换与传输电子文件的计算机信息系统，注重电子文件的业务流传、版本固定与现行效力，包括办公自动化系统和各种业务系统。这相对于国外的EDMS（Electronic Document Management System）。”
4.2 电子文件归档管理系统的释义。电子文件归档管理系统的解释，可以借鉴ERMS的定义，国内外ERMS有以下几种释义：
（1）基于局域网络和信息数据库而运行的计算机管理系统，它能够对电子文件的录入、校对、审核以及数字化加工等流程进行管理，可以实现从档案纸质化管理向数字化管理的转变。[14]
（2）为了满足业务对电子文件管理需要而设计的系统，用以捕获、保存、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。电子文件管理系统包括：档案工作者和文件使用者；授权政策、责任分配、权力授予、程序和做法；政策声明、程序手册、用户指南和其他用以批准和颁发政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和记录的专门资料和文件系统；软件、硬件、其他设备、必要工具等。[15]
（3）用以管理电子文件创建、使用、维护和处置的自动化系统，其目的是提供业务活动的证据。这些系统维持适当的结构信息（元数据）和文件之间的联系，以支持它们的证据价值。[16]
（4）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，不考虑载体形式如何，自动起草、组织、追踪和分发文件的系统。（注：电子文件管理软件包括保管表和处置）[17]
在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件归档管理系统的释义，作如下表述：
“为了满足机关、企事业单位对归档电子文件管理需要而设计的计算机信息系统，用以捕获、保存、维护、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。这相对于国外的ERMS（Electronic Records Management System）。”
4.3 可信数字仓储的释义。鉴于中外都将进馆后的文件（电子文件）视作档案，在档案馆阶段注重电子文件的长期有效保存与利用，是一种国际共识，因而，“可信数字仓储”一词，中外基本上可以统一起来。为此，可以对其作如此的概念解释：
可信数字仓储是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统，它按照普遍接受的协议和标准设计并运行，具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制，能够对数字资源提供者和用户长期负责，其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务，如，数字档案馆。
5 结束语
电子文件的内涵，电子文件管理的边界，电子文件管理系统的功能要求，在我国都会因需要处理电子文件归档前后的关系，而有不同的观点和声音。这一点，跟国外相比，可能我们因此更需要共识，事实上，这也是电子文件管理术语规范注重国际接轨还是注重国情需要的艰难选择。在本文中，我们更多考虑的是我国电子文件管理实践的需要，也同时兼顾到国际接轨。本文由此提出的核心概念的探讨，希望引起更多专家学者的注意，以期有更多的讨论与交流。
注①：2011年12月下达由浙江省委办公厅承担，浙江大学、浙江省档案局、杭州市档案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本课题研究，得到国家电子文件管理部际联席会议办公室任守信副主任、姚思远处长，国家档案局技术部蔡学美副主任，中国人民大学赵国俊教授、安小米教授、王健教授、刘越男副教授、张宁副教授，安徽省档案局黄玉明副局长，苏州大学张照余教授等专家教授的指导。
注②：参考中国人民大学，电子文件管理百科。“TDR 是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统， 它按照普遍接受的协议和标准设计并运行， 具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制， 能够对数字资源提供者和用户长期负责， 其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务。”
参考文献：
[1]电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）.
[2]国家档案局.电子档案管理基本术语.（征求意见稿）.
[3]国家档案局.电子文件元数据基本集.（征求意见稿）.
[4]冯惠玲.电子文件管理教程. [M].北京：中国人民大学出版社 2001：1.
[5]联合国文档管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.
[6][13]美国（SAA）.A Glossary of Archival and Records Terminology.
[7][11][16]澳大利亚（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.
[8]（美国密苏里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.
[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.
[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.
[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.
[14]国家档案局.电子文件安全管理指南（征求意见稿）.
先行者的探索
先走一步，也代表着没有可以效仿的案例。在这种情况下，青岛市财政采用了一种稳扎稳打的办法。该人士表示，青岛市财政局的预算评审工作是从2007年政府投资基建项目开始起步的，2009年进行专项资金评审试点，至2010年全面铺开。
2010年，按照“绩效优先，科学决策”的原则，青岛市采取专家评审、委托中介机构评审、财政直接评审及专家与中介机构评审相结合的方式，对市本级涉及促进青岛市经济社会发展的5大类37项专项资金进行了事前预算评审，共评审项目1065个，涉及资金50.28亿元，审减不合理资金6.88亿元，审减率达13.7％，初步实现了“先有评审、后有预算、择优安排、滚动管理”的专项资金管理模式。
那么各单位的绩效目标能否达到呢？该人士说：“那要看评价结果。上半年，我们按照客观公正，科学规范，实事求是，分类实施的原则，对29.3亿元财政资金实施了绩效评价。对2009年实施评审试点的7项财政专项资金进行了绩效评价，共涉及财政资金8.7亿元，项目352个。评价工作采取抽调相关处室处工作人员、聘用中介机构组成项目评价小组的方式进行。通过绩效评价，共披露相关问题45个，主要集中在项目管理、资金执行、项目实施进度、绩效目标完成、档案管理、资金政策等方面，提出合理化建议和意见共计50条，为今后加强专项资金管理、优化预算安排提供了重要参考依据。”
这项创新思路运用到实际工作中，有没有阻碍呢？该人士表示：“对于财政这项新的改革工作，各部门都需要有一个认识过程。现在我们搞培训，组织学习。从中央到省里再到我们市，按照财政改革的要求，给部门的财务处长们做培训。让他们知道财政改革的内容，要他们跟上改革的步伐。大部分部门都是比较配合的。”
该人士说：“预算编制就要有绩效目标，我们既要审核各部门提出的依据是否充分，还要考虑项目是否为中央和省里要求做的事情，再按照事情的轻重缓急排序。财政在事权和财权上是要充分结合，在安排预算时才能有的放矢，才能安排得更合理更科学。这实际上就是财政部预算绩效目标管理的第二阶段的财政预算审核，财政部要求是财政审核，单位出绩效目标。但是我们是在单位报项目以后，就进行审核。我们审核的方式就是预算评审，等于我们在贯彻财政部的政策时，往前先走了一步。”
最重要的制度建设
青岛市政府十分重视预算绩效管理工作，先后出台了多项政策。
一是2009年市政府出台了《关于加强市级财政专项资金绩效预算管理的意见》，作为加强预算绩效管理方面的指导性文件，明确了“先有评审后有预算，科学规范注重效益”的专项资金绩效预算管理的原则；规定凡是由财政资金安排用于支持经济和社会发展的专项资金都必须纳入预算绩效管理的范围；确定以实行预算评审和绩效评价为手段的预算绩效管理的方式，以建立奖惩约束机制、信息公开制度、责任追究制度为内容的和工作措施。
二是市政府2009年和2010年相继印发了《青岛市市级财政投资资金监督管理暂行办法》、《关于进一步规范市级财政专项资金管理的意见》，重点从项目评审、绩效评价、科学决策、预算公开和资金整合等五个方面进一步强化专项资金管理。规定专项资金中，除有明确规定对人、对物等特定对象的补助外，所有用于促进经济和社会发展的专项资金，均应纳入评审资金范围。
三是2011年6月政府办公厅出台了《关于进一步加强财政资金预算评审的意见》，目前青岛市财政局正在代政府拟定《关于进一步加强财政资金绩效评价的意见》，力争在年内出台。
上述五个文件，构成了青岛市预算绩效管理的市级层面的基本制度框架。另外，青岛市财政局围绕着预算绩效管理着力构建实施层面的制度体系。
一是制定三个《规程》。包括《预算评审工作规程》、《绩效评价工作规程》、《决算审查工作规程》。二是着手研究两套体系。包括《预算评审指标体系》、《绩效评价标准体系》。三是制定若干制度办法。包括《关于社会中介机构和专家参与项目评审工作和绩效评价的管理办法》、《关于预算评审和绩效评价质量控制风险防控办法》、《预算评审和绩效评价廉政风险防范管理暂行办法》、《预算评审和绩效评价档案管理办法》等。
而在实践中，青岛市财政局也设计了一套严谨的制度。
该人士介绍，青岛市财政局在做预算编制时，先是各部门把项目申报上来，各个业务处室收了预算之后，把涉及项目资金的这部分，送到预算评审管理处，预算评审管理处就要组织评审。单位如果想得到预算批复，在提报项目时，必须附上可行性论证报告。参加评审的项目主要指没有具体标准的项目，有标准的就不用经过评审了。没有标准的项目都要纳入评审。预算评审的结果才能作为预算批复、预算编制的依据。
领导重视是关键
青岛市财政绩效工作能够顺利开展，关键在于市领导的直接推动。
青岛市财政局预算评审管理处是2010年10月份成立的，这个部门兼有绩效评价、评审和审查三项职能。该人士说：“我们市里领导一直关心财政管理和财务管理工作。从市委到市政府再到市人大财经委对我们的预算评审和绩效评价工作特别重视。政府把这项工作作为考核财政的一项创新工作。预算绩效管理也是我们财政局今年唯一一项创新工作。”
“今年年初，青岛市人大在做审查决议的时候，对财政局的预算评审工作提出了相当高的要求。要求做到民主理财，公开评审、建立制度、逐步扩大范围。所以市委把这项工作列为今年的工作要点之一，市政府把我们的工作纳入考核目标，人大财经委专门对预算评审做了高要求。市里这几大班子都很重视这事。”
院领导的正确领导下，于年2月担任医院行政办主任。一年来。各兄弟科室的支持下，认真履行职责，恪尽职守，带领全科人员扎扎实实地开展工作。现对工作情况总结汇报如下：
一、思想政治立场坚定。自觉遵守医院的各项规章制度。始终和党委保持高度一致。有团结协作精神和较强的事业心、责任感。能做到讲政治、讲学习、讲正气，作风扎实，办事公道正派。工作中，时刻以医院利益为重，顾全大局，保证政令畅通。
二、领导能力与管理水平
积极学习相应的管理知识，熟悉、掌握国家相关的卫生工作政策和法律法规。运用于实际工作，经常深入临床一线科室，掌握第一手资料，积极为医院发展出谋划策，当好领导的参谋助手。能够摆正位置，配合领导做好工作，坚持“位不越位，分工不分家”原则下，坚持了两条，这就是大事要报告，小事不推诿。对于原则性、政策性强的大事，多报告，多请示。至于一些事务性的工作，则责无旁贷，绝不推诿。工作中，敢于提出自己的观点和建议。办公室不同于临床医技科室，不能直接产生效益，但通过对一线科室工作的管理、监督和提供服务，也同样可以为医院发展做贡献，对管理等环节均制定了相应的制度规定，既为医院精打细算节约支出，又为科室提供满意优质的服务。
三、科室建设与发展
职能和作用是非常特殊和重要的许多工作都要和相关科室配合、协调才能完成。与兄弟科室的合作中，院办作为医院沟通上下、协调左右、联系各方的枢纽。摆正位置，甘为人梯，从而赢得了兄弟科室对我工作的支持与合作，创造了宽松、和谐的工作环境。一年来，办公室较好地完成了各项工作任务。
做好医院各项规章制度的落实监督工作。对医院制定的各项制度，一是抓好执行力建设。积极配合协助主管部门进行监督检查，进行督促，检查落实完成情况，保证医院工作的顺利开展。
规范程序，二是完成了医院文件的起草、公文处理和医疗统计、汇总等工作。为领导提供真实完整的统计数据。做好医院各类档案管理工作。使档案管理工作初步规范。
三是做好医院的接待服务工作。
已经着手开始了医院内部管理办法的撰写与修订工作，四是领导的支持帮助下。目前大部分的文字录入工作已基本完成。
共同做好医院宣传工作。宣传材料的写作、医院广告的制作、电视广告的等方面，五是与相关科室同志密切合作。努力发挥自己的能量，圆满地完成了各项宣传任务。
努力做好领导的参谋助手。做上令下达，六是充分发挥服务职能。下情上报工作，积极收集整理有关信息，进行调查分析，为领导决策提高参考，协助领导处理好日常事务。
四、专业技术能力与水平
工作中敢闯敢试，有创新精神和一定的组织协调能力。对办公室日常管理工作积累了一定的实践经验。
爱岗敬业，五、有强烈的事业心和责任感。工作投入。遵守医院有关反对商业贿赂方面的纪律规定，廉洁自律，加强自身医德医风修养，坚决抵制行业不正之风。所参与的经济活动中，牢筑道德底线，坚持秉公办事。
对职工实行人性化管理，六、落实医院“以人为本”管理理念。经常与科室成员交换意见，认真听取对工作的建议和意见，不断改进自身工作。科室成员关系融洽，相互配合，支持，团结协作，圆满完成了各项工作任务。
七、存在不足和问题：
不够大胆果断。一、处理重大问题时。
对科室人员生活关心不够。二、工作方法简单。
缺乏检查落实。三、办公室内部管理制度不够健全。部分规章制度流于形式。
八、任职后的目标和工作计划
将注意发挥好五个作用：以上问题或不足也是今后努力克服的方向。今后的工作中。
为领导决策提供信息。一是科学的决策中进一步发挥参谋助手作用;积极学习医院管理的新方法和新理论。
院领导的正确领导下，于年2月担任医院行政办主任。一年来。各兄弟科室的支持下，认真履行职责，恪尽职守，带领全科人员扎扎实实地开展工作。现对工作情况总结汇报如下：
一、思想政治立场坚定。自觉遵守医院的各项规章制度。始终和党委坚持高度一致。有团结协作精神和较强的事业心、责任感。能做到讲政治、讲学习、讲正气，作风扎实，办事公道正派。工作中，时刻以医院利益为重，顾全大局，保证政令疏通。
二、领导能力与管理水平
积极学习相应的管理知识，熟悉、掌握国家相关的卫生工作政策和法律法规。运用于实际工作，经常深入临床一线科室，掌握第一手资料，积极为医院发展出谋划策，当好领导的顾问助手。能够摆正位置，配合领导做好工作，坚持“位不越位，分工不分家”原则下，坚持了两条，这就是大事要报告，小事不推诿。对于原则性、政策性强的大事，多报告，多请示。至于一些事务性的工作，则责无旁贷，绝不推诿。工作中，敢于提出自己的观点和建议。办公室不同于临床医技科室，不能直接发生效益，但通过对一线科室工作的管理、监督和提供服务，也同样可以为医院发展做贡献，对管理等环节均制定了相应的制度规定，既为医院精打细算节约支出，又为科室提供满意优质的服务。
三、科室建设与发展
职能和作用是非常特殊和重要的许多工作都要和相关科室配合、协调才干完成。与兄弟科室的合作中，院办作为医院沟通上下、协调左右、联系各方的枢纽。摆正位置，甘为人梯，从而赢得了兄弟科室对我工作的支持与合作，发明了宽松、和谐的工作环境。一年来，办公室较好地完成了各项工作任务。
做好医院各项规章制度的落实监督工作。对医院制定的各项制度，一是抓好执行力建设。积极配合协助主管部门进行监督检查，进行督促，检查落实完成情况，保证医院工作的顺利开展。
规范顺序，二是完成了医院文件的起草、公文处置和医疗统计、汇总等工作。为领导提供真实完整的统计数据。做好医院各类档案管理工作。使档案管理工作初步规范。
三是做好医院的接待服务工作。
已经着手开始了医院内部管理方法的撰写与修订工作，四是领导的支持协助下。目前大部分的文字录入工作已基本完成。
共同做好医院宣传工作。宣传资料的写作、医院广告的制作、电视广告的等方面，五是与相关科室同志密切合作。努力发挥自己的能量，圆满地完成了各项宣传任务。
努力做好领导的顾问助手。做上令下达，六是充分发挥服务职能。下情上报工作，积极收集整理有关信息，进行调查分析，为领导决策提高参考，协助领导处置好日常事务。
四、专业技术能力与水平
工作中敢闯敢试，有创新精神和一定的组织协调能力。对办公室日常管理工作积累了一定的实践经验。
爱岗敬业，五、有强烈的事业心和责任感。工作投入。遵守医院有关反对商业贿赂方面的纪律规定，廉洁自律，加强自身医德医风修养，坚决抵制行业不正之风。所参与的经济活动中，牢筑道德底线，坚持徇私办事。
对职工实行人性化管理，六、落实医院“以人为本”管理理念。经常与科室成员交换意见，认真听取对工作的建议和意见，不时改进自身工作。科室成员关系融洽，相互配合，支持，团结协作，圆满完成了各项工作任务。
七、存在缺乏和问题：
不够大胆果断。一、处置重大问题时。
对科室人员生活关心不够。二、工作方法简单。
缺乏检查落实。三、办公室内部管理制度不够健全。局部规章制度流于形式。
八、任职后的目标和工作计划
将注意发挥好五个作用：以上问题或不足也是今后努力克服的方向。今后的工作中。
为领导决策提供信息。一是科学的决策中进一步发挥顾问助手作用；积极学习医院管理的新方法和新理论。
[关键词]博物馆库房管理；方法措施
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.038
[中图分类号]G269.23[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）08-0069-02
博物馆库房工作由许多方面构成，其中文物的管理是十分重要的一个环节。时代在进步，社会在发展，在博物馆库房工作中也出现了许多新型的、亟待解决的问题，这些都对博物馆库房工作者提出了非常严峻的挑战，博物馆库房工作者只有不断坚持与时俱进、开拓创新的科学的管理制度才能使博物馆的库房工作适应时代的挑战，日臻完善，为保护文物这个作为中华民族博大精深载体的精神符号象征做出应有的贡献。
1 博物馆库房管理工作的作用和内容
博物馆库房作为博物馆内的重地，可以说是整个博物馆的心脏部分。博物馆库房管理工作的严谨与否以及管理深度直接决定了文物在博物馆得到保护和看守的力度。
在博物馆库房管理工作中，包括众多的方面，大致可以分为内在和外在2个方面，外在及博物馆库房的安全系数，包括库房钥匙的归属，库房内应设立登记制度，闲杂人等非经允许不得随意进入库房内，也包括制订库房人员应当遵守的安全操作规程和必要的库房内安全检查制度，还包括整个库房的整洁程度，这些是比较外在的方面，而内在的方面主要就是博物馆库房内档案的管理制度，重点是文物档案管理制度，如果说前述的外在方面是硬件，那么博物馆库房管理的档案工作就是软件。
2 博物馆库房管理工作存在的问题
2.1 博物馆库房面积普遍较小，文物藏品柜架不足
随着社会的进步和博物馆业务范围的扩大，博物馆中存放的文物数量越来越多，而文物的保护不是零零碎碎的随意摆放即可，文物的放置是一项科学和系统的工作，它对博物馆的面积提出了很高的要求，博物馆必须保证每件文物都有特定的存放地点，尤其是易碎和易破的文物种类，否则不利于文物的保护，但是现在的事实是大部分博物馆的面积有限，大部分偏小，文物被堆放在博物馆内，物理和化学的变化都非常明显，因而文物库房管理工作的重点应该是解决文物被损坏的可能性和对博物馆面积的要求之间的矛盾。
2.2 博物馆库房管理的设施，尤其是基础设施有限
由于博物馆库房管理工作的特殊性，它需要一批经过专业训练的人才进行博物馆库房管理。同时对文物保管场所的环境和基础设施都有一定要求，这主要体现在文物保护基础设施缺乏，缺少管理，尤其是库房的防虫害、防尘、防潮、防火、防盗，库房的温湿度等问题，博物馆库房工作包括方方面面。
2.3 博物馆库房的硬件设施有限
在影视剧中，博物馆的库房通常都是作为机密重地出现的，出入要有指纹认证，甚至还有人脸扫描，但是在现实的博物馆库房，尤其是文物档案室，硬件条件却和影视剧中的形象相去甚远。
在实践中，由于信息技术的局限和科技的有限性，我国有相当一部分的博物馆库房条件并不能达到标准，整体对硬件设施的投入力度很不够。
3 关于提高和改进博物馆库房管理工作的几点思考
针对前述的几点在博物馆库房管理工作中存在的问题，笔者在经过思考后，提出如下几点建议和意见。
3.1 工作人员加强安全意识
物质决定意识，意识反作用于物质，只有博物馆的工作人员有一个良好的保护意识，他们才能按照博物馆库房管理的要求来行为，并且在发现安全隐患以后积极采取弥补措施，而不是听之任之，在平时的工作当中也将更加仔细，而不是大而化之，粗而放之。
3.2 注意博物馆库房的安全性
博物馆库房作为馆内的安全重地，博物馆工作人员必须加大文物保管的安全意识。库房内外不得存放易燃、易爆、腐蚀性物品及其他有碍文物安全的物品。库房钥匙分别交由两名保管人员，并妥善保管，库房钥匙不得随意转交他人。库房工作人员进入库房须有2人以上；非库房工作人员未经主管领导同意，不得擅自入内，经许可者，须由库房工作人员陪同。进出库房人员一律不许带包，严禁在库房内吸烟。创立库房出入登记制度，非本馆人员入库须在保卫科认真填写《入库人员登记表》，并由馆领导或保管部负责人签字。库房人员须遵守文物安全操作规程，做到严肃认真，细致周到。库房工作人员须遵守文物安全出库手续，未经主管领导同意，不得擅自提取文物。创立《库房工作日记》，由专人记录进出人员、时间、工作内容等情况，同时妥善保管好账册档案，严守库房机密。创立按时的安全检查制度，由保卫科迎宾保管部对库房安全按时检查，如防火、防盗等，如发现情况，须保护好现场，立即向馆领导和上级有关部门汇报。保持库房的整齐清洁，注意防潮、防尘、防虫、防光等。工作人员离开库房应做到柜门上锁、门窗关严、拉闸断电。
3.3 加强博物馆库房基础设施建设
鉴于现在博物馆的面积普遍偏小的问题，应当在条件允许的情况下适当扩大博物馆的面积，至少不能让文物杂乱无章地摆放在一个地方，而要在其固定的有一定面积的位置有序存放，以免发生文物之间相互影响或者不慎被摔坏等意外。
3.4 加强博物馆的信息化基础设施建设
3.4.1 博物馆信息化基础设施建设的意义
针对当前博物馆库房管理硬件基础设施落后，软件基础设施不足，尤其是科技水平较低的情况，在博物馆库房管理中运用信息化的方法有必要性。信息化不等于数字化，它能够为博物馆库房管理工作提供一个良好的工作平台和工作环境、工作模式，博物馆库房管理的信息化有助于构建一个世界一流的文物存放环境，克服博物馆存在的设施落后、对文物保护不力等问题。
3.4.2 采用数据处理能力强、效率高的网络传输设备
在博物馆的建设当中，除了实在的文物保护环境以外，博物馆的网站建设和虚拟展示手段，如多媒体技术的应用也是一个很重要的部分，要保证图片以及视频的高清性和数据传输流利性的要求，必须采用数据处理能力强、传输效率高的网络传输设备。有条件的博物馆最好能够采用千兆骨干或者万兆骨干的桌面。
3.4.3 无线网络和有线网络相结合，实现博物馆全馆网络覆盖
从博物馆内大大小小的会议到对博物馆内存放文物的调档和库房资料的查询和核对，都离不开网络，值得注意的是随着智能手机和信息化的发展，网络在博物馆的建设中也将发挥越来越大的作用。而信息点的分布也必须保证网络的宽而广，要全面覆盖，否则资源配置的不合理会间接导致人力或者物力资源的浪费，而且，有线网络管道的安装可能会导致博物馆库房的美观受到一定程度的影响，造成库房存放文物一定程度的不便利。
3.4.4 建立博物馆专业的中心机房
博物馆库房中的设备占了很大一部分资金，资金的不足是导致博物馆库房设施落后的主要原因，而中心机房的建设就能够很好地解决这个问题，可以节省博物馆库房购买设备的成本，而且还有利于博物馆库房后期设备的维护，对设备维护成本的减少也大有裨益。专业中心机房的建设可以保证博物馆网络的稳定性和数据传输的安全性，其中要注意博物馆的空调系统要采用专用的机房空调，最好能安装2台，互为备份，切忌用家用空调代替专用空调；机房要配备自动灭火和自动报警系统，预防博物馆文物失窃以及在失窃以后可以第一时间发现并及时挽救。
3.4.5 建立和完善和博物馆库房管理及文物档案管理有关的国家文博信息专网
在信息时代，网络具有不容忽视的作用。利用网络，可以最大限度地实现资源的共享和快速的传达。在博物馆库房管理工作和文物档案管理中建立一个构架文博信息专用网可以使博物馆的库房管理工作人员和档案的保管人员在第一时间获得准确的信息，如此一来，工作人员可以以最快的速度了解到文物档案被损坏的一般规律，便于及时作出正确和适当的反应，也方便未雨绸缪。
4 总 结
总之，博物馆的库房管理工作是一个纷繁复杂的过程，近年来，随着我国经济、社会的全面进步与发展，提高国家软实力，加强文化建设已成为政府当前工作的一个重要组成部分，国家和地方财政给予了文化产业大量的支持，成为文化遗产的一个重要载体，文化建设的重要组成部分。博物馆建设近年来正迎来一个黄金发展的期，一大批原有省级以上博物馆大多完成或正在进行改扩建或新建，并且在其中运用了新型的信息化和高科技的手段进行博物馆库房的管理，但是在实践当中，仍然存在一些不足。
针对我国当前博物馆库房管理中存在的诸多问题，提出了一些粗陋的意见。在我国现今博物馆库房面积偏小，基础设施薄弱以及管理工作秩序较为混乱的状态下，如何改善博物馆库房的基础设施环境建设，如何依托高度发展的信息科学技术，如何通过建立一个完整和高效的信息网络，提高管理的主体——博物馆库房管理工作人员尤其是文物档案管理工作人员的管理水平和管理方法，是我国博物馆事业发展的一个重要组成部分，同时也在一定程度上确保了我国文物的保护力度和安全系数，最终目的是要全力推进我国文化事业的大力发展。
主要参考文献
[1] 丁竹. 论博物馆藏品保管工作[J]. 文物世界，2011（5）.
[2] 张举亮. 浅谈如何做好博物馆管理工作[J]. 大众文艺，2012（17）.
非常感谢公司给我这次参加竞职演讲的机会，我竞争的岗位是综合办主任一职。下面是我的基本情况以及我对综合办工作的认识、规划设想，现在向各位领导做一下汇报。
一、个人的基本情况
我叫DDD，28岁，大专学历，DDD专业在读，1998年参加工作，来公司7年多的时间里，我一直负责DDD的经营管理工作。
二、对综合办工作的规划设想
办公室是一个重要的综合协调部门，综合办工作的目标是：把综合办工作建设成为精干、高效、协调有序的团结勤奋的办事部门，充分发挥它的参谋、助手作用、协调作用、枢纽作用和保障作用。根据这一目标，我将对综合办工作做以下设想。
1、为领导当好参谋、做好助手。综合办要及时准确地掌握公司主要工作的进展情况，做到心中有数，从而能够及时、准确地向领导反馈各种信息，同时也将工作中的某些问题向领导提出合理化建议和意见，从而使领导的决策更加准确、更加合理。
综合办负责人还应具备良好的协调能力，配合各科室制订好各项管理制度，处理好各科室之间的关系，坚持做到不推诿、不扯皮，团结协作,开拓进取，不断取得更大的工作成绩。
2、充分发挥办公室的窗口作用，做好对外接待工作，处理好对外各方面的关系，为公司树立良好的外部形象。
在来人来访接待工作中，我认为要做到不卑不亢、有节有礼，但是在牵扯到公司利益的时候要做到据理力争，确保公司的利益不受侵害。在处理对外各方面关系的时候，能单独处理的事情，不要再给领导添麻烦，自己处理不了的事情要及时向领导汇报，争取尽早处理。
3、做好文秘档案、合同管理工作，对于文件要按正确的处理程序进行流转，档案要按照管理要求，及时、准确归档。
文秘工作是综合办工作非常重要的一项。公司每年要收到大量的来文、来函，这就要求综合办要做到对来文、来函依据公文处理的有关规定快速处理，并按照要求督办来文、来函中所要办理的各项工作，检查落实情况，将办理情况及时、准确地反馈给领导从而使领导心中有数。
对公司的档案管理要依据档案管理的有关规定规范管理，要及时归档，防止资料遗失，任何部门借用资料必须经过领导的批准。
4、正确传达集团总部对安全工作的要求、指示，并及时地认真落实,积极的配合集团总部进行安全检查，且做好隐患整改工作，并及时上报隐患整改结果。把隐患、整改情况，系统地纳入到微机管理中，我认为这样便于我们监督整改并及时了解情况，更迅速的处理情况，为领导提供第一手资料。
5、做好各种办公用品、办公用具的购买和发放及各种物品的管理台帐工作。做好登记并统计好办公用品的消耗，严格控制办公用品的支出，降低办公费用的开支。
6、认真做好印鉴的使用工作，印章要专人负责，未经领导同意，任何人不得随意使用印章，做到印章的使用有制度，有登记，确保在印章方面不出问题。
7、做好DDD系统的管理工作，每天及时登陆公司邮箱及办公平台，并下载与本单位有关的文件，按照DDD的要求及时录入有关的信息，坚决做到一项不漏。
8、做好内部会议的筹备工作并做好会议记录。会议结束后对会议的决定要协助领导和有关部门做好督办工作。
三、个人的优势与不足
从事综合办工作，要有强烈的责任感，还要有有较强的工作能力和工作艺术。我认为自己具备担任综合办主任的素质和能力。
我在DDDDD独立工作多年，由于DDD管理工作的实际，需要和许多人打交道，从而锻炼出了较强的人际沟通能力。在实践中，也积累了一定的管理经验。
我业余时间通过自学，现能熟练使用各种办公软件，并有一定的网络知识。
在思想方面，有服从领导、团结同事、严于律己、诚信为本的良好品质。并有吃苦耐劳、默默无闻的敬业精神。
不足：由于自己年轻，工作时间相对较短，经验还不够丰富，在今后的工作中还应向领导和同事们多多学习，使自己的知识不断得到充实。
一、基本情况
（一）建立了城市地下管线综合信息管理系统。1999至2001年，由市政府组织、市建委牵头、市城建档案馆具体承办，开展了城区地下管线普查工作，并以此为基础建立了城市地下管线综合信息管理系统，各种管线的平面位置、埋深、走向、规格、材质、管径及地上建筑物、道路、绿地等情况的数据、图表，全部输入数据库，并由二维平面显示提高到三维立体显示，地下管线排列的层次从各个角度清楚可见。至2008年7月，城市地下管线综合信息管理系统共录入地形图2400多幅，共形成地下管线图2600幅，共录入地下管线总长2497公里，其中：电力125公里、热力230公里、天然气200公里、供水400公里、雨水230公里、污水250公里、路灯230公里、交警30公里、网通450公里、联通100公里、有线电视252公里。
（二）健全了城市地下管线探测和动态管理机制。2000年，市城建档案馆组建了专业测量队伍，并取得国家丁级测绘资质，配备了静态全球定位仪、全站仪、水准仪、探管仪等设施设备以及专用车辆，对城市地下管线信息进行收集、整理、标准化、动态更新资料入库、系统运行与维护。近10年来，坚持对城市规划区内新建、改建、扩建的电力、热力、天然气、供水、雨水、污水、路灯、交警、网通、联通、有线电视等11种地下管线进行跟踪探测。目前，动态探测范围覆盖市中心区和两个开发区，并向东至延伸华能电厂、向南由江家寨立交桥延伸到温泉镇大部，向西南延伸到鹿道口，向西延伸到张村镇驻地以西。协调接收了供水及天然气两种地下管线的档案资料。坚持及时更新城市地下管线综合信息管理系统数据，较好保证了地下管线数据信息的完整、准确。
（三）完善了地下管线档案管理的法规依据和程序。2000年12月31日，市政府颁布《市地下管线工程档案管理办法》，明确由市建委负责本市地下管线工程档案的监督管理工作，由市城建档案馆负责具体管理工作。市城建档案馆制定了与之配套的工作程序，即新建、改建、扩建地下管线工程，建设单位在开挖前必须与市城建档案馆签订地下管线工程资料移交协议；在地下管线敷设后、覆土前，建设单位应通知市城建档案馆进行竣工测量；地下管线工程竣工后，建设单位应当在15日内向城建档案馆移交竣工档案。并专门印制了《城市地下管线工程档案移交协议》和《地下管线工程开工登记》等工作文本。2005年1月，建设部以第136号令颁发了《城市地下管线工程档案管理办法》，城市地下管线档案管理开始有了全国性的管理依据。同年5月，市建委出台了《关于加强城市道路挖掘管理的意见》，将市城建档案馆列为联席会议成员单位，加强了对城市道路挖掘的监督管理。市城建档案馆还组织开展了一系列执法检查，督促有关单位的地下管线档案移交工作。
（四）积极为社会提供信息查询和利用服务。自2000年开始，市城建档案馆充分利用收集的地下管线档案信息，积极为城市规划、重点工程建设、路网布局和管网改造等提供真实可靠资料和数据支持。并专门建立了《地下管线资料查询登记》，购置了绘图仪、大型复印机、扫描仪等专用设备，方便社会查询、利用。在市区城南河改造、青岛路改造、国际展览中心、恢复改造大操场、世昌大道改造、悦海公园和悦海花园小区等重点工程建设中，先后为相关设计、建设和施工单位提供了大量地下管线综合图、断面分析图、电子数据图等地下管线信息资料，为设计、施工、管理等各环节提供了可靠依据和快速便捷的服务，节省了大量人力和开支，避免了不必要的事故发生和财产损失。至2008年7月，共接待社会各界查询人员825人次，利用各类管线图4500多张。
二、当前存在的主要问题
（一）地下管线专业管理单位私下建设工程较为严重。目前，大多地下管线专业管理单位（以下简称管线单位）未到市城建档案馆进行开工登记、签订地下管线工程档案移交协议和提请竣工测量，导致市城建档案馆无法获得地下管线开工、竣工时间和工程进度等信息，使动态跟踪测量处于十分被动状态。特别是部分材质（橡塑等）管线铺设后，无法使用探管仪进行探测，造成地下管线数据库信息资料部分缺失。各管线单位废弃地下管线，也未按规定向市城建档案馆报送相关资料。造成许多新建、改建地下管线工程和废弃地下管线不能及时录入地下管线管理系统，直接影响了地下管线数据的完整性和准确性。
（二）管线单位不按规定向市城建档案馆移交地下管线工程档案资料。目前，除市水务集团和港华燃气公司向市城建档案馆移交自来水和天然气两种管线工程部分档案外，其余10种地下管线工程档案均未按规定移交。而且，在各管线单位中，除市水务集团和港华燃气公司具备地下管线探测技术外，其他单位均不具备地下管线空间位置探测能力，管线档案也无统一管理，造成管线单位对自身“家底”不清。
（三）建设单位不按规定查询地下管线现状资料。目前尚未形成对调阅资料的强制性措施，在大多管线工程和一般工程建设中，建设单位在申领建设工程规划许可证前、施工单位在地下管线工程施工前，未按规定向市城建档案馆查询施工地段的地下管线现状资料，而采取盲目施工、探点试挖等手段，不仅造成大量经济和时间损失，而且导致地下管线挖断、爆裂等各种安全事故时有发生。
（四）相关法规体制建设与宣传亟需加强。《市地下管线工程档案管理办法》和建设部《城市地下管线工程档案管理办法》颁布后宣传力度不够，建设单位、施工单位和管线单位对有关法规规定认识不足，了解不多，理解也不深。同时，《市地下管线工程档案管理办法》出台较早，尚未制定处罚条款，建设部《办法》虽然制定了相关处罚规定，但在实际管理中，对未移交地下管线工程档案的建设单位、未办理相关手续或违章建设的管线工程，尚未采取相应的措施进行处理，无法保障地下管线工程档案的接收和已经形成事实的管线工程的竣工测量。
（五）管线探测和动态管理的范围、手段和措施跟不上。随着城市建设步伐的加快，建成区范围不断扩大，城市地下管线建设不断扩展，而市城建档案馆在技术力量、探测设备、软件系统、交通工具等方面还存在不足，特别是随着工业新区、新区等园区的开发建设，未能将其及时纳入探测和动态管理范围。
三、加强城市地下管线探测和动态管理的对策与建议
（一）强化管理程序建设。建立和完善科学、合理、可操作性强的城市地下管线档案信息管理程序，加大地下管线工程档案接收力度，确保地下管线信息管理系统数据更新及时、完整准确。1、城市规划区范围内新建、改建、扩建地下管线工程，建设单位应先到市城建档案馆进行开工登记，并签订地下管线工程资料移交协议。2、地下管线工程覆土前，建设单位应当委托具有相应资质的工程测量单位，按照《城市地下管线探测技术规程》（GJJ61）进行竣工测量，形成准确的竣工测量数据文件和管线工程测量图。3、地下管线工程竣工验收前，建设单位须提请市城建档案馆对地下管线工程档案进行专向预验收。4、地下管线工程竣工验收备案前，建设单位须向市城建档案馆移交相关档案资料，管线单位须向市城建档案馆移交地下专业管线图。5、管线单位应当将更改、报废、漏测部分的地下管线工程档案，及时修改补充到本单位的地下管线专业图上，并将修改补充的地下管线专业图及有关资料移交市城建档案馆。6、工程测量单位应当及时向市城建档案馆移交有关地下管线工程的1：500城市地形图和控制成果。7、市城建档案馆依据地下管线专业图等有关的地下管线工程档案资料和工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，及时修改城市地下管线综合图，并录入城市地下管线综合信息管理系统。
（二）强化动态探测能力和综合信息管理系统建设。要充实专业技术力量，并加强培训学习，全方位提高专业探测能力与水平。要完善有关设施装备，在原有静态全球定位仪基础上，添置目前国内外广泛使用的动态实时全球定位仪，提高测量精度和野外作业效率。要升级改造综合信息管理系统。鉴于目前的城市地下管线综合信息管理系统更新换代迅速以及地下管线数据获取量增大，原系统对地理空间数据的处理、分析、管理功能明显不足，因此要抓紧对现有系统进行必要升级改造，并根据城市发展需要，树立超前意识，增加地形图录入，提高系统适应能力。通过强化动态探测能力和综合信息管理系统建设，解决地下管线档案动态管理范围与城市发展速度不相适应的问题，逐步将工业新区、新区、工业区等新开发区域纳入地下管理档案动态管理范围。
（三）强化档案信息查询管理。建设单位在申请领取建设工程规划许可证前，必须到市城建档案馆查询施工地段的地下管线工程档案，取得施工地段地下管线现状资料。施工单位在地下管线工程施工前须取得施工地段地下管线现状资料。避免因盲目施工而引发停水停电、通讯中断、燃气泄露、财产损失、人身伤亡等事故发生。建设单位和施工单位未按规定查询和取得施工地段的地下管线资料而擅自组织施工、损坏地下管线给他人造成损失的，要依法承担赔偿责任。
