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开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇毕业生档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理，与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90年代末开始，各个高校开始重视档案管理，陆续建立档案馆，高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事中心进行统一全面管理。进入21世纪，学生档案管理日益受到重视。2008年8月，国家教育部第27号令，《高等学校档案管理办法》9月正式施行。文件扩大了档案的内容，首次将“学生类”档案纳入高校档案管理的范围，明确规定了学生档案的管理内容、管理方式，标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。
二、毕业生档案管理存在的问题
1.管理主体多元化
（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。
2.管理流程简单化
（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。
3.服务功能弱化
学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材，二是服务教育教学，三是服务学生就业，四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后，一般临近离校时集中归档，致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料，查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。
三、解决毕业生档案管理失范的路径探析
1.提高档案意识，理顺档案管理机制
27号令把领导体制提升到“总则”中，首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导，并明确了其主要职责，进一步确立了学生档案的价值和保存任务，明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动，提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识，建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题，是在市场经济条件下，多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确，进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核，使存放在人事机构的毕业生档案得到动态更新，减少“弃档”现象，为毕业生进一步就业打下基础。
2.加强制度建设，引入档案管理质量体系
高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校工作实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等，对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求，制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量，应当引入ISO9000质量管理体系。利用其先进的质量管理理念，丰富和完善档案质量管理理论，规范档案管理，促进档案质量的提高。另外，通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制，对体系中的档案过程控制进行优化，从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式，构建适应当前需要的档案质量管理体系，完善并规范档案管理流程，不断提高高校学生档案质量。
3.完善管理模式，提高档案工作队伍素质
高校应结合自身情况，健全高校档案工作人员岗位责任制，规范档案流转的整个程序，确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校，可以实行档案集中管理，但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校，可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员，然后分配至各院所。在提高档案工作队伍的综合素质的问题上，要吸引人才，留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展，要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上，主动学习相关领域专业知识，掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识，全面提高综合素质。要转变管理理念，澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。
4.重视档案信息化建设，提升毕业生档案后续服务功能
引言
档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。
一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义
高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。
二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题
（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视
高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。
（二）不规范
虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。
（三）管理方式落后
随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。
三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路
（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作
想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。
（二）健全管理制度
高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。
（三）提高管理工作人员综合素质
档案管理人员是毕业生档案管理、转递工作开展的核心力量和前提基础。如果管理人员自身不具备过硬的专业知识，便很难保证工作的顺利开展。提高高校毕业生档案管理、转递工作质量，必须要从工作人员抓起，工作人员素质直接决定管理效果和管理有效性。所以必须要先提高工作人员自身素质，通过多种学习方式，使其熟练掌握毕业生档案管理技能和知识，保障毕业生档案管理、转递工作的有效落实。
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献:
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.
关键词：高校档案管理；重要性；内容；措施
中图分类号：G25 文献标识码：A文章编号：1005-5312（2011）27-0257-01
知识经济时代的到来，要求高校科技创新、体制创新、知识创新。知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展， 尤其高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，当今世界已经进入了一个以创造和分配信息为基础的信息时代，社会对信息的需求越来越广泛，越来越迫切。这就要求高校档案管理工作做出顺应时代的创新。
一、高校档案管理的重要性
教学档案利于基层教学改革、基层教学管理，院系教学档案建立以后。从事教育者根据大量以往的教学材料总结出新经验，改进以往传统教学当中的一些欠缺。从而更为有针对性地对教学过程、教学方法进行改造，提高教育水平，高校档案管理能够促进教育管理。教学档案中保存有大量教师教学方式方法和学生学习成绩、德育水平记录，教师通过对教学档案中的历史记录分析，可以总结经验，改进教学方法，提高教学技能。学校教学档案为教育管理者优化教学结构，制定管理政策等提供了重要依据。教学档案是学生学籍管理的一种形式，由于教学档案是长期保存的。―个学生毕业若干年后其学籍可能会散失，而教学档案中保存着学生学籍的一些基本情况。可以为毕业生单位或其本人提供毕业生在校期间的基本档案。
二、高校档案管理创新的内容
首先是思路创新。观念创新是档案各方面工作创新的基础。同时，要有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源。而且，档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户。其次是管理创新。面对信息化浪潮的剧烈冲击，实现档案管理现代化已是刻不容缓、时不我待。档案管理工作只有改变传统的手工管理方法，创新管理模式。寻求新途径，才能适应知识经济时代，才能满足社会发展对档案信息的需求。档案部门要紧紧抓住信息时代带来的发展机会。更新馆藏设施，改善办公条件，改变管理模式，建立完善档案信息系统网络，开发丰富的馆藏内容，让更多的人知道，使其发挥更多更大的作用。第三是服务创新。高校档案管理工作是一项服务性很强的工作。它以为高校中心工作服务为目的。档案开发利用工作向深层次服务转化，向多种服务转化，多结合高校教学和科研工作的需求。
三、高校档案管理创新的措施
（一）加大宣传力度，提高全员档案信息意识
档案信息对个体、群体而言都是非常重要的历史信息资源。经过多年的努力，高校档案信息管理工作无论在软件还是硬件都得到了改善和加强。因此，要积极宣传档案在为社会服务和经济建设中所发挥的作用，以生动鲜明的事例、丰富多彩的活动，利用各种媒介进行宣传和指导，提高全员的档案意识。
（二）建立科学的档案管理体系
首先是档案管理的制度化。要按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定《高校档案管理办法》实施细则，把《高校档案管理办法》真正贯彻执行下去，是完善档案管理制度体系、规范高校档案管理工作的根本保证。其次是提高档案管理人员的配置和业务水平。造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的复合型高素质的档案管理队伍。对高校档案工作的科学、快速发展至关重要。第三要有先进的档案管理设备。先进的档案管理设备是现代化管理手段的根本保证，现代化管理手段靠先进的设备得以实现和发展。
（三）适应社会化服务的需要，逐步实现高校档案管理的网络化、数字化
全面推进档案信息化网络化数字化建设，有利于实现档案信息的资源共享。档案人员要培养提高信息处理的能力，充分掌握信息学的有关基础知识和方法，掌握计算机网络技术，学会用计算机处理档案信息，从计算机数据库中贮存检索档案信息，并能够利用网络进行档案信息的应用和开发。数字档案馆是通过建立网络支持平台、信息服务平台、业务管理平台，实现档案信息的传输网络化、管理自动化、服务在线化。
四、总结
随着社会的发展进步，在档案事业发展的进程中出现了许多新情况、新问题。要使高校档案齐全完整、准确率高，并能使之在学校今后的各项事业中产生最好的效果，要求档案工作者具备创新精神，有敏锐的观察力，对各类档案实行超前管理和加强档案立卷的超前指导，使档案管理工作更具特色。
关键词:独立学院;学生档案;管理;对策
doi:10．3969/j．issn．1006－8554．2016．02．094
0引言
独立学院是近10年来我国高等教育办学体制改革创新的重要成果，为发展民办高等教育事业、促进高等教育大众化做出了积极贡献。在新模式、新机制下，学院内部各项工作全面、有序地进行，但是因学院的民办性质，经费投入不足，管理不到位等原因，对学生档案工作重视程度不够。学生档案是学生个人参加考研、出国、入伍晋升、转正定级、申报职称，甚至办理养老保险必需提供的证明材料，在一定程度上也客观体现了学院管理水平和管理体制的健全性，同时，也为用人单位选拔人才提供可靠的参考依据。因此，正确认识并解决独立学院学生档案管理方面存在的突出问题，做好学生档案管理工作，有效地发挥学生档案的重要作用，对独立学院教育教学改革与发展，促进学生就业工作的开展尤为重要。
1独立学院学生档案管理工作面临的主要问题
1.1管理不到位，制度缺失
独立学院建立的时间普遍不长，相应的关于学生档案的规章制度尚未完善，造成档案在归口、组建和移交的时候产生遗漏和错误。现行的转递新生入学前档案主要有两种渠道，一是由各省招办归口邮寄到录入学校，这种方式传递的档案经合格检查不易丢失;另一种情况是入学前档案没有经过省招办，而是学生自己带到学校来，直接交给辅导员老师，这种方式容易造成移交过程中的遗失和一些不合格档案乘虚而入。再就是一些独立学院为了争取多录取学生，对学生有无入学前的档案没有严格审查，这样使得新生建档时就有部分学生的档案出现了不完整。按照要求，在校期间学生的各种奖励与处分等材料应装入档案，但由于民办性质高校管理人员变动频繁，使应装档的原始资料丢失，造成档案错装漏装材料;组建毕业档案的时候，资料来源于不同部门，如成绩单和学位证明由教务处负责，毕业生登记表和实习鉴定表由就业办负责，体能测试表由体育部门负责，学生奖励处分由学生处负责等，涉及部门多，范围广，每年都会因为部门之间协调的原因造成档案积压，给档案管理部门造成压力。
1.2学生档案意识淡薄，加大学校管理难度
笔者在从事独立学院档案工作中，体会到学生的档案意识较淡薄，如在新生入学初期，自行携带档案时私自拆封甚至导致遗失，最终影响了档案内容的真实性和完整性;学生在校期间由于缺乏档案专业知识的教育，毕业时不知道个人档案里包括哪些内容、有哪些作用、存放在哪里，如何办理等。特别是因毕业生档案通过机要方式转递，规定查询期限为毕业后一年，如毕业生一年内没有到自己的档案所在地进行查询确认，超过期限将无法查询档案去向，造成档案遗失。在笔者工作中常会有已毕业多年的学生电话询问自己的档案现在何处。加之就业的企业从经济利润考虑，聘用人员但不接收档案，造成事实上的“弃档”，人档分离的现象逐年增多。因此，由于毕业生自身档案意识的缺失，不知道企事业单位职位招聘、公务员选拔、考研等都要审查档案，也不知道办理社保、职称评定等也需要人事档案，更不知道“弃档”行为的后果，给自身利益带来难以估量的损失。
1.3档案没有体现独立学院学生优势，不利于就业
独立学院培养的学生大多是面向基层、面向生产一线的应用型人才，这类学生具有一定的理论基础，但更具有较强的动手能力和社会活动能力。而传统的毕业生人事档案只包括成绩单、报到证、体能测试表、毕业生登记表、实习鉴定表、毕业生就业推荐表、学位授予决定等材料，内容重政治表现，思想品德，但反映毕业生个人各方面素质的客观分析性材料较少，且内容大同小异，要么公式化，要么简单一律“同意”“情况属实”等，没有突出应用型人才的特点，没有真实反映学生在校期间的全貌和个性发展特征，已严重影响独立学院学生档案应有的作用，影响了用人单位对学生档案的重视程度。
1.4缺乏领导重视，经费投入不足
独立学院作为民办高校，在发展的过程中，重视生源、重视教学质量，却常忽视档案工作建设，对档案基础设施建设投入普遍不足，馆舍设施建设不够;防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施缺乏;电脑、档案箱、密集式档案柜等现代化管理专用设备配置不到位，缺乏现代化软硬件设备，毕业生档案管理工作得不到保障。
2强化独立学院毕业生档案管理工作的几点方案
2.1建立规范的学生档案管理制度，实现科学化管理
独立学院学生档案从建档、归档到毕业后转递，涉及的部门多，工作量大，而独立学院从事学生档案工作的人员少，流动性大，因此，应参照《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等相关法律法规，根据学生档案管理工作的性质、任务、特点、作用、目的，建立健全收集整理、检查核对、鉴别、归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事，使档案管理工作实现科学化、规范化、系统化，有了相应的法规和制度，才能保证学生档案工作走向持续发展的轨道。
2.2加强档案知识教育，提高学生档案意识
应加强对学生档案知识的宣传教育，针对刚入学新生和毕业生开展专门的档案知识专题讲座，让新生了解认识学籍档案的组成，让新生知道档案将记录学生在校期间的个人经历，包括的具体组成内容，特别强调在校期间奖惩记录都将归入档案伴随终身，这样更能激励学生向积极方面发展，多拿奖、少受罚。针对毕业生开展的专题讲座则着重让他们了解国家有关毕业生档案管理的政策，知道“学生档案”怎样转为“人事档案”，如何办理，如何转递和存放，树立“人往哪里走，档案跟着走”的原则，明确档案的价值和意义所在，提高档案意识。同时，开设全校性的档案课程，提高学生学习档案常识的兴趣，普及档案知识，并在新生入学发放的《学生手册》中加入学生学籍档案的内容，结合档案知识专题讲座和选修课程，三管齐下，从根本上让学生重视自己的档案。
2.3丰富档案内容，使学生档案突出特色
从目前高校学生档案来看，能反映学生在校表现的组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料非常少，组建学生档案工作应紧密结合新世纪人才培养模式和用人单位的需求，与时俱进，扩大归档的范围，构建特色性的学生档案。独立学院培养的是应用型人才，应将职业技能证书、省级以上竞赛获奖证书、顶岗实习单位评价书、参加的社团组织证明、勤工助学材料，以及能体现本人诚信守信和心里健康状况的大学生心理测试成绩、反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况和在校期间通过自学获得的本科学历证书等材料都归入学生档案，从而丰富学生档案的内容，立体地、全面地反映出学生的发展情况，突出独立学院学生应用型人才的特点，使学生档案能真正成为用人单位选拔人才、使用人才的可靠依据，也为独立学院学生在激烈的就业竞争中拓宽就业渠道。
2.4加大资金投入，加快档案管理设施建设
学院领导要有一定的宏观指导思想，提高对档案管理工作的重视，本着“对学院负责、为学生着想”的原则，充分认识到学生档案的价值和作用，意识到档案管理工作的重要性。学院应把档案管理工作纳入到单位整体的工作计划中来，将学生档案组建工作纳入到各职能部门年度考核和就业工作评比项目中。独立学院经费有限，可以教育工作评估和民办高校年检等工作为契机，投入一定的人力、物力和财力支持档案事业的发展，配合档案管理的需要，解决实际问题，为开展学生档案管理工作提供有力的保障。
3结语
在就业形势十分激烈的大环境下，做好独立学院学生档案管理工作，具有极为重要的意义与作用，学院必须认真解决当前学生档案管理存在的突出问题，逐渐完善学生档案管理体系，逐步推动学生档案管理工作走向精细化、标准化和规范化。
参考文献:
［1］张红艳．独立学院档案管理工作现代化初探［J］．科技创新导报，2011(12)．
［2］许立强．独立学院毕业生就业问题分析［J］．法制与社会，2009(2)．
［3］申晓腾．高校学生档案建立与管理的五个重要环节［J］．兰台世界，2013(20)．
【关键词】高校;学生档案;管理;对策
档案是一种具有特殊价值的信息资源，是最原始、最权威的信息，在国家经济社会发展中具有不可替代的作用。高校学生档案是我国档案事业的重要组成部分，这项工作直接关系到广大高校毕业生的切身利益和用人单位档案体系建设的质量和效率，关系到我国档案事业的蓬勃发展。而以计算机技术为典型代表的现代信息化技术快速发展，极大地改变了我们的思想观念，工作、学习都离不开计算机软件的实际应用。目前各类高校的教学与管理都发生了重大的变化，需要用各种信息手段来改造现有的软件信息，从而提高工作效率。高校学生档案管理尤其是毕业生档案管理的信息化建设在传统的手工操作方式存在大量不可预知性等问题之下就显得尤为迫切。 然而信息化建设不是一朝一夕就能完成的，它是一项长期、艰巨的任务。本文以山西农业大学学生档案管理的特点入手，综合分析高校学生档案管理过程中存在的显著问题，进而对高校学生档案管理提出合理化建议，为高校学生档案管理体系建设提供规范化建议和参考。
一、高校学生档案管理的特点
高校学生数量大，档案变动、更新、维护都对高校档案管理工作提出巨大挑战。根据2008年颁布的《高等学校档案管理办法》，对高等学校档案工作的定义、适用范围等有了新论述，对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高标准，充分体现了国家对高等学校档案工作的高度重视和档案管理工作在高校中的地位，为高校档案管理工作规范和发展提供了制度保障。新《管理办法》规定高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
具体来看，高校学生档案管理工作具有以下特点：
1.工作量大
随着每年学生入学、毕业，档案数据都会发生变动，录入、迁出、就业、继续深造等情况的变化促使档案变化频繁，呈现数量大、跨界调度等特点，加上档案的维护、保存都需消耗大量人力物力。
2.档案变动频繁
学生档案变动频繁是高校学生档案管理的有一个显著特点。每年校内学生的学籍异动、专业变更，校际间学生的升学，校企间学生的就业都会伴随档案的迁移发送，这些工作的具体实施过程中，容不得一丝疏忽。
3.涉及部门及档案种类繁多
高校教学档案种类繁多，来自高校内部各教学管理部门的文件材料，教师教学材料、学术论文，学生考试材料、毕业设计或论文等许多方面。档案内容具有多学科性，且学科与学科之间也存在着交叉;档案管理层级较多，各层级下又分属不同的管理部门，导致教学档案整体上又呈现出很强的复杂性。以我校为例，除了纸张等传统档案形式，日益增多的图文材料、课件、电子光盘、视频资料、各种证书等导致教学档案的数量和类型不断扩张，加大了高校教学档案的管理难度。
4.档案管理的信息化
当前，高校档案管理中最显著的特点就是管理的信息化。我校从2009年就对学生档案相关资料进行了信息化处理，自行开发并应用了学生档案信息化管理系统，同时，网络中的一些先进技术比如城市云等都可以运用到高校档案管理中，使得档案管理工作越来越趋向于无纸化和集中化。
二、高校学生档案管理存在的问题
1.档案管理技术落后
面对高校每年上千万的注册新生，档案室的档案管理技术显得尤为重要。档案管理人员一般是高校临时人员调动，档案的管理技术水平较为落后。档案管理工作主要是新生档案的归档、档案查询、档案的调离。档案的归类采取传统的编号、索引、查询。尤其是对于纸质材料的大学生档案，每次调档、查看档案等行为要重复打开档案再密封存档，对档案袋及档案内容的破坏不可避免。
2.安全性有待提高
学生毕业时大学生档案一般由学校代为转发，由于邮寄存在着受潮、丢失、破损等风险，另外部分高校将已经考取研究生、考取公务员、就业单位接收档案的学生个人档案直接交由学生代转，大学生档案的安全性难以得到保障。此外，缺乏对电子档案管理的风险评估体系。高校的电子档案管理除了应该有安全软件防护，还应该建立相应的风险评估体系，预知档案管理中将会出现的风险，减少安全漏洞，并且做出应对风险的多个应急方案。但是，目前的高校电子档案管理很少建立风险评估体制，无形中增加了档案管理的风险。
3.硬件设施不足
随着科学技术的进步，计算机网络技术在学校档案管理中也得到广泛的应用，但是大多数学校还是运用落后的方式来管理学校档案，如手工收集，却很少有学校运用计算机网络技术来管理学校档案。同时，档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备，所以使得检索档案的方式非常繁琐，这样学校档案管理人员的工作效率也会大幅度降低。
学校档案真实地记录一个学校的各方面的发展足迹，但是现在许多学校没有按照标准去建造档案室，各种档案设施陈旧老化，档案室的管理条件比较差，对档案的保管使用效果造成严重影响。部分档案存放室由于不通风、不防潮、不防霉、不防盗、不防火等因素，易致使档案材料遭到破坏甚至缺失。同时保管档案的设备参差不齐，难以满足新时期档案多元化的需求。档案的随意放置也给档案管理工作增加了难度。
三、高校学生档案管理工作建议
针对大学生档案管理工作存在的一些缺失，国家应当硬性通知并通过财政补贴要求各高校建立专门的大学生档案管理中心，专门负责学生档案的存储、查询、接收和调离工作。并且通过竞聘等形式录取具有数字化图书管理经验的人员将大学生档案管理工作数字化。建立学生电子档案，记录学生档案中包含的全部材料清单及电子影印文件，方面档案的电子查询。引进新的大学生档案存放制度，例如采用数字化方法，将大学生档案全部寄回原籍，采用数字化方法记录档案的全部内容，相关单位需要用到大学生档案时采用电子传送的方式取代传统的邮寄方式，提高档案的存放安全性及档案调取查阅的效率。
1.改变档案管理模式，适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科技迅猛发展，知识经济和信息化浪潮日益临近的背景下，高校建设出现新局面，原有的档案门类、数量和内容远不能满足教育发展的需要。随高校教育改革和发展形势的需要，档案工作重点应从以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主，提高档案的利用，扩大服务功能，高校学生档案工作是学生教育的信息资源，只有重视开发利用，不断拓展业务范围和服务领域，才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设，提高档案人员的业务素质
若要实现高校学生档案的科学化管理，关键是要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养，使其热爱档案管理工作，有强烈的事业心、责任心和良好的职业修为。同时要加强档案管理人员的业务技能培训，不断为其提供接受继续教育和提升职称的机会，更新专业知识，通过系统学习，使其在专业的深度和广度上有较大提高，在管理实践中具有信息收集、加工、存贮、传递的能力，能积极开展档案利用工作，为高校的发展和评估提供材料资源。只有这样才能满足新形势下高校教育发展和改革创新工作的需要。
3.加强电子档案存储设备及网络安全性
加强电子档案存储设备及网络安全性，首先保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备维护;定期对存储文件更新备份;通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防、严格规定读写权限加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。要不断改进现代化管理手段，努力提升档案的安全保护水平。
参考文献：
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［关键词］ 高职院校； 学籍档案管理
近年来，随着我国职业教育的大力发展，高职院校担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。
总之，高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。
主要参考文献
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人才市场是社会主义市场经济体制下一个重要的要素市场,是人事部门服务经济建设的窗口和前沿阵地,人才市场的发展水平直接影响到人事人才服务水平。随着我县经济社会的快速发展,人才资源的作用将日益凸现,人才配置的市场化趋势也将日益突出,加快人才市场建设,进一步发挥市场在人才资源配置中的基础性作用,不仅十分必要，而且非常迫切。
一、___人才市场发展现状
___人才市场成立于年，经过10多年的发展，已经初步建立起设施比较完善，功能比较齐全的市场体系。我们制定了《___县人才市场章程》、《___县人才市场管理办法》、《___县开展人事工作实施意见》等一系列政策法规;开展了人才招聘、人才培养、人事考试、人事、毕业生就业指导等多项服务;建立了人才信息库和拥有15000多册档案的标准化档案室，开通了___人事人才网站。人才市场的成立和发展，促进了___人才资源的优化配置，带动了人才竞争和人才资源的开发。但从总体上看，___人才市场机制还不健全，市场作用发挥不够，人才的市场化配置程度不高，依附行政比重较大，市场化业务比重较小,整体服务及信息化水平不高，基础设施建设落后，人才交流场所建设不到位。这些与我县的经济社会发展不相适应。
二、人才市场建设的总体设想
按照建立和完善机制健全、运行规范、服务周到、指导监督有力的人才市场体系的总体要求，全面推进人才市场建设，进一步提高人才资源配置的市场化水平，使人才市场建设与全县经济社会发展相适应。基本思路是：通过完善政策法规，营造公平透明、竞争有序、规范运作、恪守诚信的市场环境；通过建立行业分市场和乡镇人才服务站，完善人才市场服务体系；通过加强信息化建设，带动市场功能的提升；通过强化硬件建设和从业人员队伍建设，提高人才市场服务能力和经营管理水平。
三、加快人才市场建设的主要措施
1、完善人才市场政策法规。制定完善人才流动、人才招聘、人才派遣、档案管理、人事考试等政策规定，在完善原有政策基础上，制定《加快人才市场建设指导意见》、《___县事业单位公开招聘工作人员实施意见》、《___县人才市场分市场管理办法》等相关文件，切实维护用人单位和各类人才两个市场主体的合法权益，营造公平竞争的市场环境。
2、健全人才市场服务体系。进一步明确教育、卫生人才分市场的职责，发挥其服务本行业的优势；成立乡镇人才服务站，在试点的基础上扩大服务网点建设，逐步形成以县人才市场为核心，乡镇人才服务站、行业分市场、人才中介机构为网点的多层次、开放式的人才市场网络体系。
3、加强地区、行业间的市场合作。促进人才市场与劳动力市场的贯通，形成信息互通、功能互补、竞争有序的人才大市场。
4、推进人才市场职能的转变。积极发展人事人才公共服务，为用人单位和各类人才提供人事档案管理、职称评定、流动党员管理、人才公共信息、公益性人才交流等项公共服务，满足用人单位和各类人才的需求。
5、加快人才市场信息化建设。办好___人事人才网站，开设网上人才市场，推进人才市场服务信息化、网络化；建立专业化的动态人才信息库，重点建设企业经营管理人才库、高层次人才库、高技能人才库、各行业拔尖人才库、在外工作的___籍专家信息库;建立人才信息定期制度，及时反映人才市场供求变化情况，促进人才合理流动。
6、创新人才服务内容和手段。在做好现有服务项目的同时，大力拓展具有市场前景的新型服务，完善人才招聘、人事、人才推荐、人才培训等传统业务，开拓人才派遣、人才测评、人事考试等新兴业务;要勇于探索，不断创新服务手段和服务方法，完善原有的“人才服务月”、“与企业结对联络”等项特色服务，积极探索更为贴近用人单位的新的服务方式。
7、做好毕业生就业指导和市场服务工作。充分发挥人才市场的导向作用，引导毕业生选择正确的就业期望值,鼓励毕业生到民营经济组织、企业就业或自主创业;积极为毕业生提供就业指导，认真组织毕业生参加事业单位招录考试，改进考试办法，提高考务水平;做好毕业生就业服务工作，为其提供档案管理、合同鉴证、工资核定、转正定级等全方位服务。
8、积极发挥行业协会在人才服务中的作用。联合劳动保障部门成立全县人才劳务中介机构行业协会，加强监督指导，发挥其在行业自律、沟通协调等方面的作用。加强人才市场与其他行业协会的沟通与合作，发挥各类行业协会在行业人才技能培训、技术交流、信息收集以及消除行业无序竞争方面的积极作用，充实和完善人才市场的服务功能。
1.高校档案资源建设存在的问题
1.1档案种类不全，结构不合理。
高校档案资源类别丰富，内容广泛，涵盖教学、科研、党群、基建、行政、财会、设备、出版、产品、外事、声像11大类。目前，由于高校档案馆建设相对滞后，档案资源开发意识薄弱，部分高校档案资源仅包括党群、行政、教学、基建等最基本的类别，且现有类别的档案资源开发不完善，档案材料的系统性较差。除此之外，科研、声像、外事等类别的档案少之又少，有些高校的档案中甚至没有这方面的内容。高校档案资源中的11个大类，在高校的建设、教育、科研与管理中均有着不可或缺的作用，平衡好各类档案在高校档案资源中所占的比重，是确保高校档案资源结构合理性的重要基础。目前，许多种类的档案残缺不全或根本未设立，档案资源结构的合理性更无从谈起。
1.2档案资源载体单一。
2008年，新的《高等学校档案管理办法》中要求把电子档案接收进档案馆。目前许多高等院校尚未对电子档案资源的开发利用问题加以重视，高校档案资源仍普遍以纸质资源为主，对声像档案、电子档案等类型的档案资源的开发力度明显不足。
1.3档案资源信息化发展滞后。
信息化时代下，强化信息化档案资源的开发和利用，全面推进档案资源管理工作的信息化发展，是顺应当前高校档案资源管理工作发展的必然选择。国家档案局早在2008年就已经提出：“将把加强档案整理和数字化工作，加强电子文件管理，作为今后各级档案馆室基础工作的基本路径。”在此背景下，强化信息化档案资源的开发和利用，显得极为重要。但目前，一些高校档案管理部门并未将利用率高并需永久保存的档案资源进行信息化处理，导致一些纸质资源因年代久远而字迹模糊，影响了其价值的发挥。此外，一些高校档案馆在档案整理工作中，仍然采取手工组卷和实地查询的方式，难以满足信息化时代下高校档案资源建设工作的要求。
2.高校档案资源建设优化对策
为解决好上述问题，笔者认为应采取以下几项措施，使高校档案资源建设工作更具科学性、规范性和有效性。
2.1提升档案资源建设意识。
树立档案资源建设意识，是促进高校档案资源建设工作不断完善的重要基础。对此，应通过各种途径增强高校有关领导、档案部门负责人、档案员等相关人员的档案意识，使其正确认识档案资源的价值及档案资源开发建设工作的重要性。首先，高校有关领导应组织全校档案工作人员间开展《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法规文件的学习活动，并通过校报、海报、手抄报等形式，提升档案工作人员的档案资源开发意识，增强档案管理、档案开发工作的责任心和使命感。此外，高校档案馆负责人应结合高校发展前景、现有条件及其对档案资源的需求情况，科学规划高校档案管理工作的年度计划和中长期计划，将档案资源建设作为一项重要的战略工作来抓。
2.2强化对档案资源建设工作的监督指导。
高校档案资源的建设开发，离不开全校各个文书、职能部门的配合与帮助。为了确保高校各部门的档案资源开发行为符合现代高校档案管理工作要求，高校档案馆应主动发挥自身指导与监督职能，对学校其他部门的档案资源开发工作进行专业指导。此外，为了激励高校全体教职工积极配合，支持档案资源建设工作，档案馆应每年召开至少一次档案工作总结、评比会议，对在档案资源建设中表现突出的个人和部门给予表彰和鼓励，最大限度地发挥高校各部门工作人员在档案资源建设中的作用。
2.3强化各类档案资源的收集归档。
针对高校档案资源种类单一、结构失衡的现状，应做好如下工作：（1）强化特色档案建设，尤其对高校管理活动、重大会议、教学评估、名师培养、学位评估等各项重要档案进行全面收集和科学建设；（2）强化民生档案的收集整理，包括教师的继续教育学历档案、职称评定档案，学生的录取、学籍档案、毕业生派遣档案，等等；（3）强化科研档案建设。对高校在办学体制与教学方法、课程研究与特色专业设置，以及各学科的科研攻关档案进行收集和开发。
2.4推进档案资源建设的信息化发展。
信息化是现代档案管理工作发展的必然趋势，加快信息化改革与发展，是现代高校档案资源建设工作的必然选择。对此，高校档案馆可以把字迹材料不耐久、利用率高、有较高价值的档案进行数字化，制成数据库，为在校生和毕业生提供方便快捷的档案查询服务。此外，档案管理人员应通过校园广播、校园网、校报、图书等途径，积极追踪学校新闻信息、重大事项、人物信息等，并对其进行科学筛选，继而形成合适载体的档案资源，使高校纸质档案资源和电子档案资源得到均衡发展。
关键词：高等院校；学生档案；档案管理
中国分类号：C472.4 文献标识码：A
原标题：新时期高校学生档案管理工作的理性思考及创新举措
收录日期：2013年5月30日
档案在人类发展史上具有重要的历史地位，其演变与人类社会物质文明、精神文明的发祥和进步程度密切相关，反映了人类记忆的发展脉络和水平。进入新世纪，档案这个历史的产物面临着深刻的机遇和挑战。档案的管理与研究应自觉与社会进步的要求相适应。作为“国家人事档案的组成部分”，高校学生档案记载着学生的学习经历、成长过程和综合表现，是学生立足社会和社会选拔任用人才的“原始依据”，关系着学生的前途命运。但由于复杂的历史和现实原因，高校学生档案一方面未能得到应有的重视，管理效率和现代化技术应用水平不高；另一方面未能充分发挥作用，为高等教育改革的深化和社会人才选拔机制的完善做出应有的贡献。
一、高校学生档案管理工作现状
1、在社会观念层面。随着社会竞争的日趋激烈，档案造假、履历造假、学历造假等不道德的事件时有发生，使学生档案的严肃性受到影响，难以得到应有的重视。现在很多用人单位不再把学生档案作为选拔录用人才的依据，甚至还会发生丢失档案的情况。受此影响，高校、学生对档案的重视程度也在逐渐弱化。
2、在社会体制层面。随着我国经济体制改革的稳步推进，非公有制经济得到长足发展，逐渐成为吸纳高校毕业生就业的主要渠道。非公有制的用人单位没有人事档案管理权，事业单位、国有企业也在探索聘任制改革，人事管理逐步与市场接轨，而作为我国“新型人事管理社会化模式”的人事制度尚不完善，导致很多用人单位不过问学生的档案，以劳动合同关系完全取代人事关系。这也是很多毕业生成为“弃档户”的原因。
3、在管理制度层面。高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据，制度的缺位是制约高校学生档案管理水平提高的主要原因。总体来说比较笼统，对具体操作的指导性不强，缺少标准化、规范化的指标体系。
4、在管理操作层面。高校学生档案管理在体制机制、人员队伍、建设开发、技术应用以及学生档案意识培养等方面均存在一定的不足。增强学生的档案意识，是学生档案管理工作的一个重要部分。
二、提高高校学生档案管理工作的新举措
1、加强制度建设，规范管理行为。国家教育、人事、档案等有关部门有必要依据《档案法》、《干部档案工作条例》等有关法律法规，根据当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势，出台具有较强针对性和操作性的高校学生档案管理办法、实施细则和评价体系，提出明确的任务目标和全面的归档范围，细化档案各个环节的基本规范和工作要求，保证学生档案的连续性、完整性和安全性，为高校学生档案管理工作提供合法、科学、有效的指导。
2、完善体制机制，提升管理成效。加强工作协调，成立有校领导参加的专项领导小组，明确牵头单位和协同单位的具体职责，确立联席会议等制度，定期整理、阶段归档、规范转接，增强工作的动态性，杜绝疏漏、临时突击等现象。积极创造条件，适当增加人员和经费，加强业务培训，提升管理队伍的整体素质和使命感。建立考核评价制度，定期组织抽样检查和系统考核，强化过程管理和监督。
3、鼓励建设开发，丰富档案内容。给予高校一定的自，鼓励高校结合自身教育教学和人才培养改革的实际情况，根据用人单位挖掘人才和学生个性发展的需要，进行丰富档案内容的有益探索，体现高校素质教育的成果和学生自我发展的过程。部分高校建立学生诚信档案、心理档案，推进素质学分、德育答辩等，力求全面反映学生的思想心理、综合素质、实践能力，使档案更具个性特征，具有较高的借鉴价值。
4、做好宣传教育，增强档案意识。高校应通过入学教育、课堂教学、实践活动、就业指导、毕业教育等环节向学生讲解档案的基本知识、管理规范以及相关的法律法规，增进学生对档案和档案管理的了解，使学生认真对待自己的档案。结合学风建设，教育学生尊重档案，通过刻苦学习、认真实践，在完善自我的过程中不断充实档案，对自己的未来负责。
5、应用现代科技，拓展档案服务。随着高校教学改革和科学技术的发展，传统的档案载体正面临着更新换代，电子档案在高校源源不断地形成和积累。当前招生、学籍、就业等都已基本实现信息化和网络化管理，这为学生电子档案的建设创造了条件。学校可以整合各方面信息资源，通过高速扫描、数码成像、大容量存储和数据库等技术，开发学生档案管理信息系统和电子档案库，依托互联网建设学生档案管理与服务网站，通过一定审批程序，为学生和社会提供便捷、准确的咨询、查询、检索、认证和档案转接投递管理等服务，而且可以实现遗留档案的网络化管理和学生档案意识的网络教育，从而大大提高工作效率和质量。
主要参考文献：
[1]任永辉.高校学生档案管理工作的现状及对策[J].长春理工大学学报，2007.3.1.
Key words： social management；secondary vocational school；archive management；innovation measures
中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）29-0191-02.
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党的十报告指出：“必须从维护最广大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服务体系，加强和创新社会管理，推动社会主义和谐社会建设”[1]。创新社会管理是指在现有社会资源和管理经验的基础上，引入新的社会管理理念、知识和方法，对传统的社会管理模式和管理方法进行完善，以实现社会管理新目标的活动[2]。中职学校是我国教育机构的重要力量，培养了大量技能型人才，为国家的建设与发展作出了应有的贡献。中职学校档案管理是教育事业的一项重要内容，是社会管理的重要组成部分。在国家加快发展现代职业教育、全面提高技能型人才培养质量的背景下，以创新社会管理为理念，深入研究中职学校档案管理，努力办好人民满意的职业教育，具有非常重要的现实意义。
1 中职学校档案的重要作用
中职学校档案是指中职学校在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中职学校档案涉及内容广泛，包括教学研究与实践、实验室建设、招生与毕业生工作、学籍管理、财务管理、人事管理、综合管理等。中职学校档案在记载学校历史、传承学校文明、促进学校发展等方面发挥了重要的作用：中职学校档案翔实记录了学校的设立、校址变迁、机构设置、领导任免、学校重大活动等，是学校历史的见证者；中职学校档案翔实记录了学校办学理念、学校精神、学校艰苦创业和不断发展的历程，可以让师生对积淀的校园文化产生认同感，对活跃校园文化生活、振奋师生精神有着积极的引导作用，是校园文化的助推者；中职学校档案翔实记录了学校各个历史阶段的工作成果、经验与教训，可以为学校进一步发展提供重要的参考依据，是学校发展的参谋者。
2 中职学校档案管理存在的问题
中职学校档案管理工作，从狭义上说，主要是指档案的收集、整理、保管、鉴定、编目、编研、统计、提供利用等八个环节。当前，中职学校档案管理工作已取得一定的成绩，为学校的教学、教研、管理和服务社会等作出了重大贡献，但仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。
2.1 档案意识淡薄 与其他单位的档案管理工作一样，中职学校档案管理工作在思想认识上长期处于“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。行政主管部门注重的是学校行政、教育教学、学生管理工作，经常对学校教育教学工作进行检查评估，但对学校档案工作管理得较少。行政主管档案部门虽然是学校档案业务的主管部门，但一直以来较为忽视对中职学校档案工作的指导，业务检查流于形式，就是指导也是按照机关档案的标准来要求[3]。部分中职学校领导对学校档案管理工作缺乏重视，只有在上级检查或需要利用档案时才会过问，平常对学校档案管理工作关心较少。大多数教职工不同程度地存在着“重教学、轻档案”的现象，档案归档意识不强，不善于利用学校档案资源。
2.2 管理制度不完善 当前，国家并没有制定出专门针对中职学校档案管理的规定，大多数中职学校也没有建立起完整、规范的档案管理制度，中职学校档案管理工作缺乏有效的制度保证。有的学校虽然根据主管部门或国家档案局制定的《机关档案管理办法》制定了本校档案管理制度，但中职学校在档案范围、保管期限等方面与机关存在很大的区别，简单以《机关档案管理办法》指导中职学校档案管理工作，势必造成档案管理的不规范。有的学校对档案管理的环节没有做出系统规定，往往单凭习惯或直觉开展工作。有的学校缺乏监督考核机制，对档案管理人员难以进行有效管理。
2.3 管理人员素质不高 中职学校一般将档案管理工作划入办公室，配置一名兼职档案管理人员，而配置专职档案管理人员的学校更是凤毛羚角。现有的档案管理人员大多数不是档案管理专业毕业，缺少专业培训，业务水平较低，在具体的档案管理中，只能应付工作，对档案的分类、归档、整理、保管、利用等业务知识不能熟练地掌握与运用，难以达到规范化管理的要求。有的档案管理人员学历较低、思想观念落后、工作积极性不高、创新意识不强。有的档案管理人员身兼数职，既担任教学工作，又担任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入档案管理工作的时间较少[4]。
2.4 管理手段落后 受传统管理观念的影响，当前很多中职学校的档案管理手段落后，信息化程度低，无法适应信息时代背景下中职学校档案管理的需求。文件立卷归档后，多数档案管理人员乃采用手工作业的方式对档案进行整理与编目。手工作业方式工作量大、速度慢、时间长，效率低，致使档案管理人员无暇顾及档案资料的开发利用。查阅档案也因管理手段落后，案卷调动频繁，而导致检索速度慢、查找准确率低、查全低，档案资料磨损严重。
3 创新中职学校档案管理的对策
加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，可以更有效地处理社会矛盾，妥善协调各方面的利益关系，维护社会秩序，促进社会和谐，保障人民安居乐业。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须“强化企事业、人民团体在社会管理和服务中的职责”[5]。新形势下，中职学校档案管理的任务是以服务为主题，科学管理档案，有效开发利用档案信息资源，最大限度地满足学校和社会对档案信息的需求。要以科学发展观为指导，以创新社会管理为理念，积极探索与创新中职学校档案管理对策，用人性化、科学化、制度化的管理确保中职学校档案管理工作健康发展。
3.1 创新思想观念，树立全员档案意识 创新思想观念是创新社会管理的前提和根本。思想高度决定行动力度。创新中职学校档案管理首先应进行思想观念创新，树立全员档案意识。一是加强宣传，充分利用校园网、校园广播、校刊、板报、微信、飞信、QQ群等宣传平台，广泛宣传学习《中华人民共和国档案法》等法律法规，增强全校师生员工档案意识，使得人人知档、存档、用档，保证学校档案管理工作进入良性循环。二是加强领导，学校领导要主动关心档案工作，建立健全学校档案管理机构，增加经费投入，协调解决工作中存在的各种实际问题。三是全员参与，学校各职能部门都要设置兼职档案员，负责本部门档案管理工作；教职工要树立“以我为主”的归档意识，主动收集、整理、上交具有保存价值的文件资料，要善于挖掘利用学校档案资源，形成齐抓共管的档案工作局面。
3.2 创新体制机制，规范档案管理 体制机制创新是创新社会管理的有力措施和可靠保证。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强体制机制建设[6]。创新中职学校档案管理应进行体制机制创新，坚持用制度管事管人，使档案工作实现规范化管理。一是建议国家教育行政管理部门、档案行政管理部门联合制定《中职学校档案管理办法》，为中职学校档案管理工作提供法律依据。二是档案行政管理部门联合中职学校主管部门对学校档案进行定期指导监督。三是建立健全《档案人员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案室管理制度》等档案管理规章制度，做到切实可行、职责明确、管理规范，确保学校的档案管理工作有章可循。四是建立科学的奖惩激励机制，把档案管理工作列入档案工作人员的目标考核中，对做出突出贡献的人员给予奖励，而对工作不力的人员给予追究相应责任。
3.3 创新队伍建设，增强档案管理人员综合素质 加紧培养大批适合时展需要的人才队伍，不仅是构建社会主义和谐社会的迫切需要，也是实现职业教育科学发展的一项重大任务。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强人才队伍建设[7]。档案管理人员素质直接影响档案管理水平的高低，创新中职学校档案管理应进行队伍建设创新，增强档案管理人员综合素质。一是注重人才引进，要引进档案管理专业毕业的人才进入档案管理队伍，使他们具备扎实过硬的业务功底，提升学校整体档案管理水平。二是强化继续教育，将档案管理人员继续教育纳入学校人才培养计划，通过专业培训、进修学习、参观考察等方式提高他们的知识水平和业务技能。三是大力开展思想政治教育和职业道德教育，增强档案管理人员的服务意识和工作积极性、创造性，使他们真正做到“兢兢业业，爱档如珍”。
【关键词】电子文件管理；归档管理；学籍档案
随着现代信息技术的飞速发展，信息化进程的不断加快，高校也从传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代。在这种新形势下，我们学院领导充分认清了电子文档管理在学院各个部门现状与存在的主要问题，既而采取科学可行的措施加强电子文件的管理，提高电子文档资源利用率，充分的为学生服务，意义十分重大。
1.电子档案原始收集工作
要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。学院所属机构在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到U盘或刻录到光盘上脱机保存。各系部、各管理处室指定专人负责电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管利纳入系部、管理处室的程序内并赋予相关人员位责任。对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及保管。学院的档案部门也积极的参与和指导电子文件的形成、办理、收集和归档工作的各个工作环节。利用实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
2.加强学籍档案管理工作及服务
高校主要档案为学籍档案，学籍档案是学生在学习、实验和实践等项活动中形成的， 对学校、社会和学生个人具有保存、证明、使用价值的直接的、历史的、真实记录。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。学籍档案管理是繁杂的，但是学籍档案管理是高职院校档案管理工作的一个重要组成部分。随着科技进步学籍档案管理也从繁杂的纸质档案逐渐实现信息化。以往以管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革掉不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3.电子文件鉴定归档工作
电子文件鉴定工作应在档案部门业务指导人员会同电子文件形成各系部、处室的工作人员协同开展。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。电子文件的归档可分为两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。按照国家现行法规，所有归档电子文件归档时必须归一套对应的纸质文件。
4.归档电子文件的利用
归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。封存的电子文件不得利用和外借，利用时要使用电子文件的复制件。电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。
5.电子档案的保存工作
在制作保管载体时应将电子文件和电子文件元数据一起保存。应定期对保存的归档电子文件进行抽样检验，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40%，如发现问题应及时采取补救措施。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移。档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
6.加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质
全校档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，只要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作才能有效利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。
总而言之 要充分利用现代科技手段对档案管理工作的方式进行升级，优化整合档案信息资源，提高档案资源的利用率 更好的为学生服务和为 学院发展服务。
【参考文献】
