时间：2023-06-04 10:47:53
文秘专业知识点第一节秘书工作的内容和作用
由于机关级别和类型不同，秘书工作内容也不尽相同。级别层次高的机关，秘书工作内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显;而在基层单位，秘书工作任务繁重，但是人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具有“多面手”的特点。
一、秘书工作的内容
(一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容
1.机关办公厅(室)的基本任务
办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。
办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。
2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务
秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二，协助首长密切各方面的工作关系;第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首长掌管保密工作;第五，协助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。
因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。
(二)秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。
办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。
办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。
2.办理组织会务
办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。
3.调查研究工作
调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。
每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。
4.信息处理工作
秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。
开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。
5.沟通协调工作
对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。
6.信访接待工作
信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。
7.监督检查工作
监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。
8.公务接洽工作
公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。
除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。
二、秘书工作的作用
秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：
(一)建议参谋作用
这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，秘书工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据;其次，在进行实施方案的选择过程中，秘书人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案;最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处理，秘书人员也可提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中，也需要充分运用自己的聪明才智，努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。
(二)事务助手作用
秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作;二是做好文件信息的加工筛选工作;三是做好领导临时交办的工作;四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作;五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，秘书人员还应当充分发挥主动性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。
(三)中心枢纽作用
每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到“上情下达，下情上达”。
(四)统筹协调作用
统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证;决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持工作运行的畅通。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力量，抓紧解决和落实。第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现矛盾，一般均需要秘书人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各种交往中，秘书人员需要经常代表机关或领导人出面，例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、安排领导人的公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着非常密切的联系，秘书人员在日常工作和生活中要坚决抵制“门难进、脸难看、话难听、事难办”的官僚主义作风和习气。
秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，秘书工作成为方便领导工作和机关工作的“信息库”和“资料库”，随时向领导者提供信息咨询和服务。因此，秘书人员常常需要主动进行调查研究工作，及时地采集和收录各种有用信息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。
第二节秘书工作的特征与规律
一、秘书工作的特征
(一)秘书工作的本质特征
秘书工作与其他工作的本质区别在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。其具体体现为：(1)所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延伸到哪里。(2)能够参加领导班子的各种会议并共同研究问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无决定权。(3)秘书人员在处理任何问题时，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张。
(二)秘书工作的一般特征
秘书工作除了具有综合辅助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、灵活性的特点，这些特征是由其本质特征所决定的、为各类秘书工作所共有的特征，具体体现为：(1)政治性。由于我国的秘书工作是为人民政权服务的，与党和国家的根本利益密切相关，因此，秘书工作具有强烈的政治色彩。(2)被动性。主要体现为两点：一是秘书的工作根据领导的需要来安排;二是凡是无法分解到具体部门的工作都由秘书工作来承担。(3)综合性。这是由于秘书部门作为综合性服务部门的性质所决定的。(4)事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来决定的。(5)灵活性。这是因为秘书工作经常会遇到突发情况，要求秘书能够具备很强的变通能力，从而灵活处理问题。
二、秘书工作的规律
(一)秘书工作的基本规律
1.领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础
秘书人员提供的综合辅助性服务与领导者对综合辅助性服务的需求之间，本质上是一种供求关系。其中，领导工作的“需求”居于支配和主导地位，而秘书人员的“供给”则处于服从和次要地位。因此，领导工作的“需求”是秘书人员的“供给”，即秘书工作赖以存在的客观基础。
2.秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件
由于领导工作对综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活动的范围之内的，主要是指领导者在实施领导行为的过程中，需要秘书人员辅助完成的公共事务。随着新时期的发展，领导工作所面临的矛盾和问题渐趋复杂化，因此，秘书人员高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件。
3.不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推进秘书工作的根本动力
设立秘书部门是领导工作对综合辅助性服务的客观需求。随着这种需求的日渐强化，将会对秘书部门的服务水平提出更高的标准和更严的要求，这必然推动秘书工作向新的水平迈进和发展。所以，不断满足领导工作的需求是推进秘书工作的根本动力。
4.领导者对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志
领导者对于综合辅助性服务的期望是“没有最好，只有更好”。而从秘书工作的价值角度来看，一切活动均是为了确保领导职能的正常运转。领导对秘书人员提供服务的满意程度越高，领导工作绩效越明显，秘书工作的价值就越大。因此，领导对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志。
秘书人员要深刻认识秘书工作的普遍规律，正视秘书工作的服务水平与领导工作的服务需求之间的矛盾，明确秘书工作的重要价值，更好地为领导做好综合辅助性服务。
(二)秘书工作的具体规律
秘书工作具体规律实质上是秘书工作基本规律的具体表现，其主要体现为下述三点：
1.秘书参谋活动的规律
所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为手段，以辅助领导决策为目的。秘书部门在行使参谋职能时应当注意以下规律性认识：(1)将秘书参谋职能寓于具体工作中。(2)秘书参谋方向必须与领导决策目标保持同一性。(3)秘书参谋内容必须与领导决策需求相一致。(4)秘书参谋方法必须与领导决策特征相适应。
2.办公室日常运转的规律
办公室作为秘书工作的主要场所，处于中枢地位。办公室的工作既有程序性、稳定性的一面，又有随机性、灵活性的一面。在日常运转工作中，应注意以下规律：(1)区分办公室工作的轻重缓急。(2)增强办公室工作的质量和效率意识。(3)优化办公室环境氛围，塑造健康的办公室文化，增强办公室工作人员的凝聚力和向心力。
3.秘书写作活动的规律
写作作为秘书人员的一项经常性工作，体现了秘书人员发挥参谋和助手作用的重要职能。在秘书写作实践中，经过人们逐渐总结和摸索，形成了以下一些规律性的认识： (1)秘书人员的知识、能力、素质水平，要与“以文辅政”的职能相适应。(2)秘书人员的思想观点，要与领导者的思想意图相统一。(3)秘书写作的内容，要与领导工作的要求相合拍。(4)秘书起草文稿的风格，要与领导者风格、个性相协调。(5)秘书起草文稿的表达，要与领导立意相吻合。
文秘专业知识有些什么内容？文秘专业培养德、智、体、美、劳全面发展，适应社会主义市场经济和现代化建设需要具有系统、扎实的文秘知识和技能的中高级复合型人才。
实践环节
计算机网络、公务文书写作、礼仪与形象设计、基础写作、新闻写作等实习、毕业社会实习、毕业设计、实验实训、社会调查、校外实习、毕业论文和秘书综合实训。
就业方向
文秘专业学生毕业后，可以参加公务员考试，充实到各级政府机关；也可以加入到企业、行政事业单位和经济管理部门，从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织，人力资源管理等工作。
办公应用
微软Office办公软件、文字处理软件Word20xx、数据处理软件Excel20xx、文稿演示软件PowerPoint20xx、网页制作软件FrontPage20xx，各类安全防护软件和压缩工具软件WinZip9.1等常用软件。熟练使用打印机、复印机、传真机、数码相机、DV等常用办公用具及其简单维护。
文秘专业核心课程介绍一、《公共关系》
《公共关系》是商务秘书专业的一门必修课，是一门综合性的、应用型的、交叉性和边缘性的独立学科，学科以建立社会组织与社会公众 之间良好的沟通关系，在社会公众心目中树立本组织的良好形象为主线贯穿始终。
二、《会计学基础》
本课程是商务秘书专业必修的一门基础课程。通过讲授和辅导两个环节，要求学生掌握会计学的一些基本理论、基本方法和基本操作技能 ，以及会将理论和方法适用于工商部门、分析处理具体的经济业务，为经济管理提供经济信息。这样有助于培养学生的分析问题和解决问题 的能力。
三、《市场营销与谈判》
《市场营销与谈判》是适应现代市场经济发展需要，于本世纪初发源于美国的一门应用科学。它是管理类专业的一门专业必修课。通过学 习，使学生掌握市场营销的基本概念、基本方法以及策略技巧，并能根据工商企业的实际环境和条件加以运用，不断创新，提高企业的市场 营销能力，提高企业的经济效益，推动企业的发展。
四、《秘书理论与实务》
《秘书理论与实务》是商务秘书专业的一门必修课，讲授秘书学科的历史沿革、工作原理以及实际操作中的一些方式，通过本课程的学习 ，使学生建立对秘书学科以及秘书职业的基本印象。掌握有关秘书工作的有关基本理论常识和秘书实际工作中应具备的各种技能。使学生了 解秘书活动是什么，更要理解为什么要这么做。
五、《文书档案学》
《文书档案学》是商务秘书专业的一门必修课，实践性较强，主要讲授现代文书档案学工作基本理论，公文处理的程序与方法，文书阅卷 与归档，档案的收集、整理、鉴定与利用以及电子文件的管理等等。学习这门课是作好商务管理文书工作的基础。
六、《应用文写作》
本课程主要讲授适合商务秘书专业学生从事秘书工作等方面需要的秘书写作基础知识、常用文体的写作方法，同时注重理论联系实际，培 养提高学生的秘书写作能力。其理论性适度，适用面广，可操作性强。学生通过对本课程的学习与训练，能够掌握各种常用文体的写作方法 ，提高写作能力，熟悉各种文体的规范体式，从而比较熟练地写出观点正确、内容充实、结构严谨、格式规范、语言流畅、文风端正的实用 文章。
七、《言语交际》
本课程的内容包括口语训练、表达训练、读诵训练、思路训练、听力训练、应变训练、体态语训练、演讲训练、辩论训练、谈判训练等基 本表达技能的训练。
八、《企业经营管理》
《企业经营管理》是一门研究工业企业生产经营管理的客观规律性的科学，它侧重于研究解决使企业经营目标、企业内部条件和外部环境 三者之间达成动态平衡的问题，从而使企业获得最佳经济效益。其主要内容有：经营战略、市场调查与预测、经营决策与计划、产品开发与 技术发展、营销管理、财务管理等。
九、《英语实用文函》
《英语实用文函》是商务秘书专业的一门主干课程，主要讲授涉外秘书工作所需要的各种英文函电的处理，以及有关涉外秘书工作的职责 范围和操作规范，使学生掌握涉外秘书工作应具备的文字处理能力。
(一)、基本素质
1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐bai问题露馅，进去了。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好!
(二)、业务素质
1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。
2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。
3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。
(三)、文化素质
1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰：江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大?王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。
2、 自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累;另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。
3、 外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。
(四)、此外
学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。
俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。
但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。
（五）、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术
工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。
作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：
1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系，与律师的关系;与有关部门的关系等。
在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害;而有的领导幽默风趣，你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。
对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。
（六）、秘书工作的任务
秘书工作的任务主要有以下7个方面：
1.调查研究与信息收集
调查研究是领导者了解情况、进行决策的基础，而领导的调查研究工作大部分，甚至全部要靠秘书人员进行，秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信息，及时提供给领导。
2.文书工作
文书工作包括收文和发文两个方面，收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理，发文要在领导的指示下按程序认真进行，很多时候秘书还要进行文件、报告的起草，所以秘书对文书的写作规范、要求等要熟悉，处理完的文档要及时分类归档。
3.会议筹办
秘书应该按照领导的要求和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同的会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同的筹办要求。
4.来宾接待
秘书应负责来宾的接待工作，包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪，力求树立单位的良好形象。
5.档案管理
如果一个单位没有专门的档案部门，秘书就要承担起档案管理工作。要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集、整理、保管和提取。
6.信访工作
信访工作包括信访的接待和处理。秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待，在领导的授权下可以作适当的处理，对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题，要及时向领导汇报。
专业素质
基本要求
1.身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2.心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3.思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，你的一个亲戚玩股票挣了大钱；你的一个朋友倒房地产亏大发了；你的哥们当了大官，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了……这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！
业务能力
1.理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。
2.实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。
3.办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）
文化素养
1.社会科学：学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。
2.自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。
3.外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。
其他方面
学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。
俗话说，“艺不压身”，如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。
但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。
秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。 工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河：你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法，顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。
作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：
1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。
在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。
对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。
掌握的电脑技巧
一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” ——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。
5、文号制作
平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1.依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2.制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标 题——二号小标宋字体，居中显示； 主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正 文——三号仿宋字体；
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
三、用Word制作电子公章
1、图章轮廓
选择“插入图片自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。
2、编辑文字
在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。
人类在创造了文字的同时,就开始用文字(书面语言)进行交流,用书面语言来记录事件、发表议论、抒发情怀。随着时代的不断进步和人类的探索和总结,逐步形成了几种相对固定的书面语言表达方法,即记叙、议论、说明、和抒情(描写),古今中外的所有用文字记录的文体都离不开这几种基本表达方法。
在我国,无论是古代的先秦文学如诸子散文、诗经、楚辞,还是唐诗、宋词、元曲、明清小说或其他文化现象中的各种文体,也无论是近代还是现代文化现象中的各种文体,都离不开以上几种表达方法。
,并非所有的文体都用这几种方法,在文秘工作中占重要部分的公文,就只是多用记叙、说明和议论,甚至连议论也用得很少,抒情和描写两种方法几乎不用。在这渊远流长、博大精深的文化领域中,虽然文秘涉及的范围很广:党政机关、军队、企事业单位、人民团体等凡是有人群的地方都无处不在,但它仅仅是沧海一粟。而就是这小小的一席之地,在人们的书面语言交流中起着举足轻重的作用。
我们在座的都是从事企业管理的,虽不是专职文秘工作人员,但所做的工作中,有相当一部分涉及文秘工作,因此学习和探讨文秘工作十分必要。我今天讲的,有的教科书上有,有的教科书上没有,是根据本人从事多年文字和新闻工作积累的点滴经验,并且,也是从本公司常用的、最基本的文秘工作出发,注重于实用性和可操作性。因时间仓促,准备不充分,如有谬误,以教科书为准。
在一个企业中,文秘工作具有十分重要的作用,相关政策法规的宣传贯彻、老总的指令、公司的决策、企业的理念、员工的声音,规章制度、信息传递、社交关系、沟通联络等等,都会在文秘工作中体现出来。换句话说,企业文秘工作对内,在一定程度上可证明企业的实力,尤其是体现企业的文化底蕴,规范化运作程度;对外,可以扩大企业知名度,展示企业形象。
为什么这样说呢?以文秘工作中最基本的部分——公文为例,一份好的公文,对受文单位来说影响重大,如果是质量较高的报告或请示类上行公文,可引起上级的高度重视,如果是通知、规定之内的下行公文,可发挥较好的指导监督作用;如果是公函、倡议、挑战书之类的平行公文,受文者一定不会等闲视之,而会慎重对待。当然,好的公文不仅是内容,形式也很重要。
形式即格式,一般说来,公文的格式是相对固定的,如果我们的公文格式不规范,内容再好也会影响到受文单位或个人的接受程度,最起码第一印象就不好,一是认为发文单位不正规,其二是认为不严肃,对受文单位不尊重,特别是上行文,有些一看就不规范的公文,也许上级领导连看都不会看,或者看一眼就扔在垃圾桶里了。谁还愿为你解决问题和矛盾?由此可见,企业文秘工作对于企业的发展和壮大息息相关。
文秘工作范围较广,包括公文写作、公文处理、档案管理等等。这里的学问很深,大学里有专门的学科,我们没有时间和精力、也没有必要去深究,从我们的工作实际出发,只肤浅地探讨一下我们平时所涉及的文秘工作。
它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业人才的就业前景应该不错，但企业还在抱怨能选到“像样”的文秘人员不容易。那么，文秘专业的就业前景到底如何？
一、文秘专业人才的需求情况
从需求数量方面上看，被调查的民企 100%均表示需要文秘人才。在回答今后三年平均每年需要文秘专业毕业生人数时，90%以上的单位选1—2个，另有近10%的单位选了3—5个或更多。这说明民企对文秘人才的需求有一定的空间。
从需求层次方面上看，80%以上的单位选择了大专（高职）毕业生，只有不到 20%的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示，民企对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。
从需求的秘书类型方面上看，65%的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书 （15%）、创新型秘书（10%），另有5%的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。
二、文秘专业人才的素质需求情况
调查反映，民营企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存有“德才兼备”的倾向。据统计显示，民营企业注重的文秘专业毕业生的综合素质，从高到低依次是：思想和道德素质 （33%）、文化素质（27%）、业务素质 （13%）、心理素质（8%）、团队协作精神和沟通协调能力（5%）等。大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是基本素质，如品德修养、灵活程度、努力程度和知识面等，可以概括为“要素质而不求专业精”。素质中，“德”为首，可见“德”在民营企业的重视程度。思想和道德素质方面选择较多的是：
职业道德（75%）、事业心（63%）、良好人际关系（43%）、吃苦耐劳精神 （38%）、忠于职守（28%）。文化是知识经济时代的显著特征，其高低在很大程度上影响着个人的整体工作水平。因此，民企对文化素质的重视程度排第二位。最注重文秘人员的文化素质是从高到低依次是：掌握扎实的专业技术知识（38%）、掌握宽阔的专业知识（28%）、了解一般的人文科学知识（26%）、掌握相关学科知识（16%）、了解一般的社会科学知识（4%）。
业务素质往往会直接影响工作效率，民企注重的文秘毕业生的业务素质依次是：独立工作能力（42%）、组织管理能力（35%）、实际操作能力（28%）、创新能力（23%）、获取加工和利用信息的能力（10%）。
良好的心理素质也是民企关注的因素，当今社会是一个充满竞争和挑战的多元化社会，文秘人员能否适应新时代并谋求工作的成功，很大程度上取决于个人心理素质的强或弱。民企最注重毕业生的心理素质是易于投入、热情工作的心理（40%）、自信心（37%）、自主主动工作（25%）、追求卓越、渴望成功（11%）、开放乐观（9%）。
团队协作精神与沟通协调能力越来越为民营4~_lk所看重。有位民企的人事主管讲，企业要的是沟通能力强、有亲和力，能够运用自己良好的沟通能力与企业内外有关人员接触，能够合作无间、同心同德、完成组织的使命和目的的人。平时在学校参加社团、组织策划完成过大型活动的学生最受欢迎，这些学生到了工作岗位后，很快能融入团体，顺利开展工作。
三、文秘专业人才的职业能力和知识结构要求情况
调查显示，民营企业最看重的文秘专业毕业生的前五项综合能力，依次为语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力。文秘从业人员必须具备这五种综合能力才能适应现代民营企业的要求。认为文秘从业人员应该具备的职业能力，按重视程度，依次为职业道德、敬业精神、专业素养、使用和维护现代办公设备的能力。
民营企业在录用文秘专业毕业生时最看重的能力因素是“专业水平”（26%），其次是反映专业能力、沟通能力、心理素质等综合能力的“面试的第一印象”（19%）；再次是“社会实践经历”（18%）。此外，“外语水平”（15%）和“计算机水平”（9%），而这两项也可以视作专业能力。专业水平是民企最看重的素质，它是文秘专业学生就业能力的基础。
另据问卷调查显示，在被调查单位中对应聘秘书岗位的毕业生是否获得秘书职业资格证书表示重视的占35%，一部分单位表示不会十分在意，关键是看是否真正具备秘书的职业技能，当然有的话最好；对获得电脑操作等级证书重视的占55%，但对是否获得外语等级证书却100%表示重视。
在问到文秘专业毕业生除了文秘专业知识外，最需要掌握的其他知识时，民企的老总选择最多的是经济管理、科技等方面知识，会计、统计和财务管理等方面知识以及企业管理知识、法律知识等。
大部分民企认为高职学生最需要进一步培养的能力是：敬业精神、知识能力水平、文化素养和吃苦耐劳精神。在问到高职毕业生与其他重点或名牌学校的毕业生在知识能力水平上有否明显差距时， 85%的民企单位认为有一定差距，还有的认为有明显差距。在问到高职生就业中存在的主要问题，大部分民企单位认为是高职院校的人才培养规格和质量目前还难以满足社会的需求，高职生的知识结构还不能完全适应经济的快速发展。
四、企业对文秘专业人才需求的特点与趋势分析
据调研显示，民营企业对文秘专业人才的需求有很多的共性，概括起来有四个特点，一要有良好的工作态度，有谦虚好学的品行；二要肯吃苦耐劳，学会适应环境；三是注重情商，善于沟通协调、与人共事；四要一专多能，有能胜任文秘工作的综合素质、能力，属复合型通才。
调研中我们发现，民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小，文秘分工不是太细，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。
此外，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。在市场经济舞台上，企业的秘书不仅要懂得涉外法规、涉外礼仪、涉外经济，还要明白商务方面的信息，了解企业的产销规律和特点，具有一定的策划能力和营销能力。适应民企的客观需要，文秘人员要学习涉外法规、现代企业管理知识和现代生产技术，掌握相关信息资料，学习和运用法律知识，履行好依法办事的责任，适应企业的新需要。
民营企业秘书的参谋咨询作用相对于其他类型的企业更为突出。企业为了在激烈的市场竞争中获胜，更需要高层次、高水平的秘书为自己当好参谋，以增强企业的竞争力。一个好的秘书不仅要做好本职的分内工作，还是主管“上司”的好参谋、好助手，有些事情要替“上司”考虑周全，甚至在不影响关系的前提下，有效地引导“上司”开展各项工作，这是新时期对民企文秘人员提出的新要求。
随着民企经济的发展，民企对文秘人员的文化素养要求越来越高。文秘人员不仅要以“文化”一员的身份参与、促进企业文化的发展，又要以对外使者的形象去展示企业文化的理念与内涵。要以自己独有的专业特长参与企业文化建设。从企业外在形象来说，从厂房样式、环境装饰、标语口号到厂徽设计、节假日氛围布置等，基本都是靠文秘人员来承担。内在形象更是无边无际，从公关、礼仪、交流、会议、办案等都是文秘工作的范畴。
文秘人才的需求前景是乐观的，民营企业对文秘人才的需求十分注重素质和能力需要。因此，高职文秘专业的教学改革应以社会需求为导向，重视人才的综合素质、专业知识和职业技能的培养，突出企业特色和适用性，以增强文秘专业人才的就业适应性。
五、文秘专业就业前景分析
日前各行各业对秘书的要求也在不断提高，只会打杂的“听话”秘书已经难以再满足职场的需求，拥有高学历的高级秘书证书正逐渐成为人才市场上的紧俏资源。
秘书分两级，一般秘书的月收入在两千元左右，如果有助理的角色大概在5000元，外企公司总裁办公室的高级秘书在8000到1万元左右。
秘书职业以后的发展是做行政、人力资源或者后勤方面的经理，或是负责自己熟悉的工作。因为他们与各个部门都打交道，对于公司的架构和业务都比较了解，所以未来发展方向也是这些，“对企业来说，职业资格证书只是一块敲门砖”，身为人事主管，依视路光学的李小姐认为，“当一种职业的社会需求十分旺盛，且从业人员的规模已达到相当数量时，职业标准的制定和资格认证的确显得很有必要。
工作、协助领导处理行政事务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员，包含了从企业基础文书、专职文秘、到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，是实行就业准入的职业之一。具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力，富有专业知识与技能的秘书是各类企业、事业单位和社会团体急需的人才。该专业就业面广，需求量大，发展前景极为可观。
就业方向：该专业毕业生不仅可从事秘书工作和行政管理工作，还可从事企业广告、公共关系 等文案创作，以及人力资源管理、信息处理和营销工作。
目前由于缺乏专业背景和正规培训，很多在职的秘书工作起来不够自信，这时，他们就应该选择一个与秘书职业相关的专业，赶紧补补课，以补充自己的专业技能，从而尽快提升自己的价值，增加自身的职场竞争力。
秘书职业生涯本身就是一个不断深造、不断积累、不断提升的过程。处在秘书这个职场中的任何一个人，要想在日益激烈的竞争中求得发展，求得生存，就必须主动来更新自己的知识结构，掌握最新的技能、技术，给自己职业的发展补充新鲜血液。
选择合适的培训机构培训，然后择机跳槽已成为职场发展的最新动向。而面对名目繁多的秘书培训机构，如何选择好的培训机构进行充电，是个首要问题。只有有效的培训才能为职场人士跳槽、提薪、升职增加筹码而能达到这样目的的培训才是值得投入的。
关键词：高职 文秘 课程设置
一、前言
随着经济的不断发展、信息和知识飞速的更新和传播，社会对文秘专业人才的需求量正在稳步上升，企业对高职院校培养的高职人才也提出了更高的要求。这对开设文秘专业的高职院校是一个机遇，也是一个挑战。高职院校要使自己的毕业生能够适应当前社会对文秘人才的需求和要求，就必须在课程设置上努力与社会接轨，使毕业生成为具有扎实的文秘知识和技能的复合型人才，满足社会的发展需要。
二、高职文秘专业课程设置现存问题分析
当前高职院校文秘专业教育的主要问题是课程设置、教学内容不能同社会、企业需求相一致。由于文秘专业课程设置的不合理，毕业生无法满足用人单位需求，高职院校的教育无法与市场需求接轨。社会和企业在飞速发展中急需具有扎实的专业知识、职业技能、综合素质高的文秘人员，作为一种职业的秘书，不再是之前单一的行政秘书，而是具有各方面专业知识和本职业技能的复合型人才。
当前文秘专业的课程不能很好地满足社会和企业的要求，培养出来的毕业生很难在短期内适应企业发展，课程设置方面的不足具体表现在以下几个方面：
（一）对文秘专业的定位不够清晰，人才培养目标不明确
高职院校仍然认为文秘专业为文科专业，而当前社会的文秘专业应该属于文理兼有的应用型学科。文秘专业的人才培养目标应该紧跟人才市场的需求，而目前高职院校的文秘专业课程设置不能很好地达到社会和企业的需求，课程设置应适时调整。
（二）课程单一，行政方面课程较多，职业技术课程较少
当前社会环境，文秘专业发展迅速，文秘职业岗位也在改变，而高职院校还一味地培养党政机关的行政文员，行政课程占据了大部分，采用传统的、老套的教学方法。毕业生普遍不能迅速融入社会和企业，很难在短期内满足企业的要求，进入企业之后还要学习很多职业技能和企业文化，这就没有达到文秘专业的人才培养目标。高职院校不应当再以培养行政秘书为课程设置的目标，而应当转变思维定势，努力为用人单位培养具备较强职业技能的商务型综合秘书。
（三）课程设置不够科学合理，课程内容繁琐，存在重复现象
开设的课程内容不够系统，不同的课程相似内容较多，导致学生在课堂上普遍认为教师所讲内容已经学过，而缺乏学习的积极性，学生在课堂上收效甚微。毕业的学生实际能力达不到企业对文秘工作的要求。
（四）实践教学内容不足，无法对学生进行职业技能训练
当前的文秘专业应隶属于应用型学科，学校要加强学生的职业技能培训，使毕业生能够快速地适应企业要求，融入企业之中。由于高职文秘专业课程设置不够科学合理，导致教学内容与实际工作脱节，学生在学校很难在职业技能方面得到锻炼，缺乏专业核心技能，培养出的毕业生专业化和职业化程度不高，和企业不对口，毕业生与企业的需求差距越来越大，就业存在一定的困难。
高等职业教育顾名思义应当包含实训课程，而目前大多数高职院校没有较好的实训条件和实训设施，很难满足实践教学的需要，只能采用传统的理论教学，无法培养学生的动手和实践能力。例如：秘书礼仪课程需要借助录像和幻灯片等电教工具，同时还要在形体训练房对学生进行形体训练，如果高职院校没有这些实训设施，提供不了这些实训条件，将很难使学生真正掌握作为文秘应该有的礼仪。
三、文秘专业课程设置原则
专业课程的设置合不合理直接关系到本专业能否达到人才培养目标，高职的专业课程设置应该体现该职业的特色。文秘专业的课程设置必须以职业为基础，以能力培养为根本，以适应社会和企业发展需求为导向。高职文秘专业的课程设置应当遵循以下几个原则：
（一）以职业背景为基本原则
高等职业教育的目标就是培养具有专业知识和专门职业能力的复合型人才，高职文秘专业虽然被划入文史类学科，但是从实际情况考虑，秘书这一职业具有很强的应用性，文秘人才既需要掌握本专业知识和职业技能，又需要对中国的传统文化和思想有一定的了解，还需要掌握一定的财务管理、企业营销和法律知识。文秘专业可以说是文理兼有、综合性很强的基础性专业，课程的设置应当以职业背景为基本原则，突出文秘专业的应用性和综合性。
（二）立足于本专业，服务地方性原则
秘书这个职业在各个行业都需要，故而此职业并没有很强的行业界限，但每个行业却都需要文秘这一职业。秘书在一个企业中具有承上启下的作用，在企业文化的灌输、上级领导任务的下达、企业员工想法的转达等方面发挥着重要作用。课程设置还应当考虑服务地方原则，高职院校走出的毕业生大多留在本地，为地方经济发展做贡献。课程设置方面应当考虑为当地发展需要增设专业课程，还应考虑地方文化特色，让文秘学生掌握本地区的风俗习惯。
（三）以职业能力的培养为关键原则
高等职业教育的目标就是让毕业生具有本职业各方面的技能和知识，课程的设置应当使学生学以致用，培养学生运用知识完成企业任务的能力。对于文秘专业课程设置，应当努力使学生获得专业知识，掌握文秘职业技能，使学生能够在短期内迅速适应企业对文秘这一职业的要求，又能使学生具有面向职业生涯的可持续发展能力。因此，以培养毕业生的职业能力来设置课程应当成为高职文秘专业课程设置的关键原则。
（四）毕业证与职业资格证相结合的原则
高职文秘教育的办学宗旨就是为社会和企业需求为导向，培养复合型文秘人才，突出培养学生的职业技能。课程的设置应当考虑职业技能鉴定这个问题，使学生在掌握了专业知识和技能、顺利获取毕业证书的基础上，能够得到职业资格认证，这对毕业生的就业和以后职业生涯的可持续发展都有很好的帮助作用。
四、文秘专业课程设置探究
文秘专业课程设置应当适应市场需求，与社会和企业对接，提升毕业生的职业能力，使学生成为具有扎实基础知识和职业技能的复合型人才。
（一）完善文秘专业课程体系结构，并科学地安排课程内容、教学目标、教学方法和教学顺序
文秘专业的教学目标是使学生了解企业秘书的职责和所应有的素养，熟悉秘书工作的基本要求，并能够熟练地完成企业要求秘书的工作。教学方式可采用分组讨论、课堂交流、写作小论文、情景模拟表演等方式，把秘书工作理论和实践相结合，并指导学生利用图书馆和网络查询资料，进行探究性学习。通过开设计算机应用基础、办公自动化、多媒体制作技术、网页制作等课程，使学生掌握现代企业中信息搜集、传递、加工、分析、检索和应用的能力。增加英语教学，尤其是英语口语和听力的培训，让英语成为学生的一种交流工具，以适应中外合资企业和外企对学生综合素质的要求。
（二）必修课与选修课相结合，增加选修课的比重
社会和企业要求文秘人员应是复合型人才，这必然促进文秘专业和其他专业的进一步联系，使得文秘教育走复合化的培养人才道路。文秘专业应在开设公共基础课、专业基础课和专业核心课程等必修课的基础上，进一步扩大选修课的范围，使学生能够掌握更多的专业知识和职业技能，更好地适应社会。开设必要的选修课目的是为了学生进一步提升职业素养和技能，例如可开设经济、法律等方面的选修课，让学生在掌握了本专业知识的基础上，能够对财务管理和企业法律法规有所了解；开设市场营销、企业管理、国际贸易和电子商务等课程，使学生能够熟悉企业营销、管理和国贸知识。
（三）理论与实践相结合进行课程设置
学生在获取理论知识的同时，更应该进行职业技能的实践，将所学知识运用到实际工作中去，做到学以致用。秘书专业课程应当合理安排实训教学，可安排一到两周的课时，实训教学应当模拟企业所在环境，学生的着装、实践教学情景都要严格按照企业的实际来安排，让学生能够将文秘理论知识真正地通过实践教学转化为文秘职业技能。学校应当将校内实习和校外实习相结合，积极地与地方企业建立长期校企合作关系，学生也可自己利用寒暑假联系实习单位实习，使学生能够到企业里进行实地学习锻炼，学生在学习的空余时间可以开展秘书社团活动，模拟企业环境，体现地方特色，通过社团活动使学生能够更好地了解自己所学专业，对自己专业更有兴趣。
五、结束语
高等职业文秘专业的课程设置是一个不断探索的过程，需要不断调整。课程设置应当以社会和企业需求为导向，以提高学生的职业技能为目标，立足于本职业，服务于地方和各行业，为社会源源不断地输送合格的文秘复合型人才，毕业生得到社会和企业的认可才是学校职业教育的终极目标。
参考文献
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[3] 聂小雪.高职文秘专业人才培养模式与课程设置探析[J].济源职业技术学院学报，2008（2）.
（南京晓庄学院，江苏 南京 211171）
摘 要：随着社会的发展，社会关系越来越多样化、复杂化，新时代的秘书需要掌握的知识越来越多，具体有辅助领导工作、为领导提供综合服务。秘书工作是为领导联系人脉，管理事务的一项重要环节，是如今现代企业管理工作中必不可少的一部分，本文从新时代对秘书从业人员知识能力的新要求出发，分析了新时代的秘书应具备的几项技能和新时代秘书知识结构存在的问题，并提出了完善措施。现如今社会对秘书的要求越来越高，秘书工作人员应从知识能力、辅助领导能力、交际能力、处事能力、口才水平、写作水平等多方面的综合素质提升自己。作为新时代的秘书人员，要不断学习，增加新知识，建立和完善应具有的工作能力，提高自身综合素质，来适应新时代的快速发展。
关键词 ：新要求；存在问题；完善措施
中图分类号：C931.46
文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2015）05-0087-03
一、前言
新时代的到来，使得我国渐渐的加入了世界WTO组织，使我国与各国的距离都拉近了，但是也显示出了我国某些方面在其他国家面前明显的不足，让我国面临了更大的机遇和挑战。这种情况，也给秘书工作带来了新的挑战和机遇。秘书再也不是抄抄写写、递茶递水的文员，不是懂得一些汉字和工作上的基础就可以的。随着时代的发展，秘书人员应该具备新的秘书知识结构，提升自己的知识能力，完善自己的专业素养。
二、文秘从业人员知识能力的新要求
（一）熟练掌握各国语言
语言是人们沟通的主要桥梁，过去对秘书具备的职能里没有语言方面的要求，但是随着改革开放的深入，国家内外的交流日益密切，国内的许多企业渐渐在国外发展自己的事业。这使得秘书人员在接待客户方面不免会遇到不同国家的人，这就需要秘书人员能掌握多国的语言，不仅需要简单的对话，还应该进一步的掌握翻译等技巧，才能为领导和公司带来更大的利益。
（二）熟悉电脑操作和办公室自动化设备使用
科学技术的发展使得电脑成为每个人都会使用的设备，秘书人员如果想要成为领导的辅助，最基本的就是会使用电脑，为领导整理文件、查找资料。而随着办公自动化的发展，许多的资料已经不再用纸和笔来记录，许多公司建立了自己的数据库，很多文件只需要用电脑输入即可。有些公司渐渐的开始使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器、缩微机、录相机等等。这些自动化办公设备的使用，使得秘书人员在工作中更加方便了，极大的提高了秘书人员办公效益水平，但也使得秘书人员应该具备的技能范围又扩大和更新了。
（三）熟悉了解交往中的文化礼仪
秘书是领导与外界交往的桥梁，秘书主要的工作就是替领导接待宾客，与各种和公司有经济往来的客户打交道。所以，这就说明了秘书必须要具备交际能力，而交际能力中最主要的就是要了解交往中的文化礼仪。秘书不仅要熟悉各类民族的交往礼仪，对于国际交往礼仪也要熟悉了解，这样才能与客户之间顺利的交往。例如握手的礼仪，握手是许多国家人与人交往中最常见的礼仪，但是许多国家的握手方式不同，而有的国家不会采握手礼仪，如果秘书不熟悉了解这些礼仪，就有可能会引起与客户之间的矛盾，从而为公司和领导造成不必要的麻烦。所以作为一个新时代的秘书，必须熟悉了解交往中的文化礼仪，在接待宾客时才能从容应变，给领导和公司带来良好的口碑。
（四）熟悉掌握涉外法律知识
新时代的秘书一定要熟悉一些涉外法律知识，这对于进行合同签订或者进行经济贸易往来活动都非常有利。涉外法律对于交易双方的权利和义务都有具体的要求和规定，如果哪一方违反了合同，涉外法律就会用法律条款对另一方进行保护。如果秘书对涉外法律了解的不够透彻，就会造成合同内容签订的不完善、不具体，或者使得该合同没有法律效益，从而造成该公司的损失。所以，现代管理企业的秘书如果想做好领导的辅助，就应该熟悉各种涉外法律知识，对领导和该公司做好法律的保护。
（五）熟练掌握驾驶技术
现如今的社会，每个职业都要掌握两项除了本职业所需技术外其他的技术能力。过去，秘书只要跟在领导后面，为领导整理文件、安排领导工作时间、跟随领导开会，为会议内容做相应记录，但是如今这个新时代的社会，这样的秘书知识结构已经不能满足于现代管理企业的需求了。现在的秘书应该是具备各种综合能力的复合型人才，所以新时代秘书需要会驾驶这一项技术，随时随地等候领导的指示，有的领导可能会配备司机，但是当司机有事没有上班时，秘书如果会驾驶，就会为领导的工作带来许多的便利。
三、新时代文秘知识结构存在问题
（一）社会对秘书工作缺乏科学的认识
秘书工作是职业性很强的一类工作，秘书有自己的工作方法和出事原则，同时秘书工作在企业管理工作中占有很重要的作用，是企业工作的枢纽，为领导参谋工作也起到关键的作用。但有些企业不够重视秘书的作用，往往使得有能力的秘书被企业埋没，导致了大材小用，或者资源配备不当，浪费人力资源。这就导致了秘书行业缺乏社会的重视，社会不重视学校就不会重视，学校不会重视就没有专业的师资力量。
（二）许多的秘书工作专业性不强
秘书这一工作并不是许多人都能胜任的，只有受过专业训练、严格培养的秘书才能胜任秘书这个职业。我国大多数的秘书都没有受过专业训练，没有整体的职业概念。大学生专业不是学文秘专业的，但是毕业了却从事了秘书这个职业的人有很多，这使得我国秘书专业化方面存在了明显的缺陷，这也是导致了我国秘书行业发展不济的重要原因。很有企业没有专业的秘书人员，秘书工作由其他岗位人员来担任，要知道新时代的秘书并不是抄抄写写，打字就可以了，这使得企业在工作方面存在着许多的困难。
（三）秘书教育存在着明显的漏洞
秘书这一专业的师资力量不足，没有专业性强的老师，使得我国的许多秘书即使受过专业的训练也并不是专业的秘书，这一专业的设置有许多的问题，大多数想要从事秘书行业的人都会学习汉语言文学专业，没有形成自己的专业体系，同时在培养法律、人际交往、经济类秘书方面有明显的不足，使得教育与实践脱节。
（四）秘书人员职业化水平不足
以企业秘书为例，从企业的发展历史来看，我国的企业并没有受过工业化的洗礼，所以企业的员工大部分欠缺基本的职业化思想。而从我国的劳动力培训来看，我国的教育偏重考试，缺乏对于实践能力和技术的重视，所以使得我国人民比较欠缺职业化的思想。
四、完善文秘知识结构主要对策措施
（一）加强社会对文秘工作的科学认识
加强社会对秘书专业的重视程度，使得社会对秘书行业的需求越来越专业。人们的行动都是有目的性的，目的决定了人的行动方向，人为了满足自己的目的而行动，而社会的需求正是人类目的的集中体现，是任意事情发展的东西，只有使得秘书这一行业走专业化道路，社会才会对秘书这一行业加以重视，为此，我们必须加强秘书这一行业的专业化程度。首先，必须提高企业管理水平，加强企业的办事效率，加强企业对人力资源管理的认识，使其了解人才的重要性。其次，加强对秘书专业重要性的宣传，只要让社会了解了秘书专业的重要性，才会对秘书行业加以重视，才能加强对秘书专业的培训管理和使用，只有使人们了解到了秘书行业的专业化，才不会使得社会的人力资源浪费。
（二）进一步提升文秘师资培训水平
为秘书专业配备专业性较强的老师，加强秘书专业的师资力量。如今我国的教师一般都为学术派，很少有注重实践教育的老师，只有理论知识的教育没有实践技术的教育起不到很好的教学结果。在秘书专业类的学生学习期间也应该适当的安排学生的实习工作，使得理论与实践相结合。我国必须加强学校对秘书专业这一行业的重视，学校的重视程度决定着学生的重视程度，而学生的重视程度则决定着社会的重视程度，社会的重视程度则决定于一个专业的发展程度，所以学校的重视程度是起决定作用的一点。主观上的重视可以促进客观上重视，目前学校为秘书专业安排的课程许多都与秘书专业无关，这些课程对秘书工作不起作用，不仅耽误了学生学习的时间，而且还浪费了学校的人力资源，这种浪费资源的现象是极不可取的。
（三）增强文秘工作实践知识培养
加强秘书的实践性培养，秘书工作是一项韧性很强的工作，想做好一个秘书不是只要有专业的理论知识就可以了，必须要在工作中加以磨练，有实践能力。学校可以和企业单位进行联合，利用学生在校期间将实践与理论知识相结合，这对学校和学习都有很大的帮助。这种方法既可加强学生对理论知识的深入，也提高了他们的实践能力，起到了学以致用的效果。
许多的秘书专业教育都依附于中文专业，我国目前还没有专门为秘书成立的专业，当然，秘书工作中使用到的中文专业方面知识是非常有用的，也是用途最广的，但是秘书的工作与中文专业中所学习的专业知识还是有很大区别。秘书专业是一个综合性很强的专业，也是一个边缘性很强的专业，如果想要培养一个通用型的秘书，必须学习所有秘书等级考试中所涉及到的内容，并且要抓住重点。我们必须要加强对秘书行业的了解，加强对秘书专业教育的研究，加以分析，使秘书专业形成自己的专业体系，同时加强秘书专业在培养法律、人际交往、经济类秘书方面的专业知识，使得教育与实践相结合。
（四）推进文秘职业化进程
加强秘书工作的职业化进程，职业化的概念与高学历不同，职业化是从业人员应该具备的一种职业素养，而不是为了个人兴趣而所选择的职业，从业人员应该具备相当高的专业技能，并且应该具备本职业的许多行为规范和标准，而且工作时应该遵守该行为规范和行为标准。因为具备良好的职业素养是职业化的基本特点，所以掌握娴熟的职业技能就是职业化的基本要求，要想使得秘书具有职业化思想，就要培养秘书好的职业素养，严格培训秘书应该具备的职业技能。秘书在处理工作事情上，首先要保持一个沉着冷静的心态，对这个工作的大概情况进行快速的分析，并且结合实践经验，找出解决问题的方法。
五、总结
如今这个社会发展飞速，人们的观念随着社会的发展也在渐渐的改变，秘书的工作范围在不断的增加和更新。新时代的秘书应该不断对自己的知识能力进行自我更新、自我完善，才能跟上新时代社会发展的步伐。掌握好现代管理企业秘书所拥有的知识结构，在能力和综合素养上加以完善，掌握好规范化、制度化、科学化的的管理工作能力，做好领导的辅助角色，掌握好从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务四个办事转变能力。并且利用新时代的转变和发展与时俱进，提高自身的工作能力，打开自身的工作潜力，把生命中全部的精力拿来不断的完善自己。
参考文献：
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关键词:秘书基础实践素质
随着社会的发展，秘书这一行业，已逐步从普通文员类脱离开来，现已形成单独的一门学科。我们中职院校所要培养这一学科的学生不仅具有职业素养，还要具有基本的道德素养，在新型行业中、企业行业中、事业行业中，都能应用自如，并使他们学以致用，拥有良好的理论与实践相结合的技能。通过秘书专业课程为学生的全面发展奠定基础，培养符合市场经济需要的高素质秘书人才。
1 秘书基础课程中开设实验的必要性
秘书基础课程中要求学生应当掌握一定的公文写作、办公自动化、调查研究等基本技能。其课程本身的性质就是对秘书这一职业提出的要求。秘书基础课程涉及管理学和秘书学的诸多内容，在秘书管理工作中借鉴和参考管理学的基本理论、基本原则、基本方式，从管理学中汲取理论知识的养分。通过理论知识的学习和实践的训练，使学生初步了解秘书工作产生与发展的历史，基本掌握秘书工作的性质、特点，掌握秘书参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务等基本职能，熟悉调查研究、信息处理、会议管理、公文撰拟、信访接待、交际礼仪等秘书实务的理论与方法，熟练掌握办公自动化手段与方法。最终，使学生能够达到企业秘书这一岗位对学生的一系列要求，为将来从事的秘书工作奠定坚实的理论和专业技能基础。因此，从专业培养目标、人才服务面向以及课程的性质来看，通过开设秘书课程实验以加强实践教学环节显得十分必要。
2 中职院校对秘书专业的培养目标
现代秘书人才的培养目标，完全是根据企业单位需要的模式并且适应现代化发展需求来进行教学的，大量的中职院校完全的依据当今社会所需求的人才类型与个性化来进行职业课程订制的，通过构建开放性的理论知识课程体系来实现其培养目标。
2.1 具备广泛的理论知识
创新现代秘书人才的知识结构，广泛吸纳多学科多途径的理论知识，构建开放型基础课程新体系。秘书专业的知识与工作技巧，大部分来自于个人的社会实践和工作经验的积累。这就要求我们不断的为秘书这一学科提供实践、学习，从而达到学生们真正的能够将知识运用在工作中的目的。我们培养的秘书专业人才主要是针对于未来走入企业，从事辅佐管理层的人员的秘书，那么就需要为秘书专业开设大量相关课程，例如:秘书理论基础学、文书学、档案管理学、语言学、文学、心理学、公共关系学、写作学、电脑和网络等，在此秘书基础中也要求学生们广泛地吸收行政管理学、市场营销学、经济学、法学、社会学以及信息学等多学科的理论知识和技术，使学生们不仅了解还要学以致用，通过运用所有的学科知识来强化秘书这一专业。
2.2 具有较强的社会适应能力和工作能力
在当今社会上只有能者生存的道理更加显而易见，我们培养的秘书人才能否适应社会，被社会所接纳，不仅取决于其知识的多少，还取决于其工作能力。这就要求我们的秘书基础理论的不断完善性、概括性、多样性。从而优化现代秘书人才的能力结构，强化专业技能训练，构建多层次、跨行业的开放型专业(技能)课程新体系，为我们开设秘书课程的重中之重。由于企业秘书人员的工作性质就是处于联系上下、沟通内外的枢纽地位，直接影响着组织机构的运转。因此，要求我们秘书专业的学生应具有较高水平的制定计划、安排措施和实施行动的组织能力，以保证将来在开展工作中能够高效的运作。
2.3 熟练掌握一定的专业技能
专业技能不仅是秘书这一专业的基础，也是未来秘书专业的发展。专业技能不仅为企业带来利益，同样的我们的秘书专业的学生在将来需要靠着熟练的专业技能在社会上谋职、发展。对于现代就我们培养秘书专业的学生而言，仅仅具有理论基础是不能够适用于当今社会发展的。因为，这些理论仅是学生初步了解秘书这一学科的基础，并不能完全的掌握秘书学科的真谛，以及运用。所以，中职院校是以实现专业(职业)人才培养为目标的学校，我们能通过大量的更具体化、规范化、技术化训练来培养学生的专业技能，从而达到熟练掌握的目的。总之，使秘书专业(职业)人才能够熟练的掌握其技能才是秘书专业培养课程体系建设的重要目标和依据。
2.4 具有高素质的专业化人才
中等职业教育作为我国教育的重要组成部分，培养的不仅是一个劳动者，而且是一个全面的人，要掌握必需的文化基础知识、专业知识和比较熟练的职业技能，具有创新精神和实践能力，还要具有健康的身体和心理，良好的价值观念、伦理和态度，自立、负责任。实践证明，学生只有在职业实践中去感受、体会和锻炼，才能形成优良的职业道德。让学生在职业实践中提高对职业道德的认同，增强道德选择能力，是职业道德教育的必然选择。在《秘书基础》专业课的教学中，可以采取以下一些做法，把职业道德教育渗透到专业课教学中。
2.4.1 结合秘书发展史，进行人文精神教育
为学生开展人文历史教育，使他们通过在阅读刊物、观看电影等过程中进行精神思想的洗礼，使他们正确的认识自己、了解自身。因此，用优秀的文化传统来滋养秘书的人文精神，是提高秘书整体素质的一个重要过程。
2.4.2 结合案例教学，进行职业道德教育
优秀的秘书不仅要求知识、实际操作技能过硬，合格的秘书人才则体现在是否拥有良好的职业道德。那么我们通过为学生进行专业训练的同时，更应注重为学生进行思想品德的教育、职业道德的熏陶，让他们能够忠于职守、爱岗敬业。
2.4.3 结合模拟训练，进行职业价值观教育
在教学中，我们要大力开展模拟训练，从而为学生们树立正确的价值观，使他们通过模拟的人物角色来主观感受其在社会的位置，在感受中不断的提高对秘书这一行业的认识，提高其主观能动性。通过进行对比训练，使学生们明白职业价值观的重要性，只有良好的职业价值观才是未来对于秘书行业的正确导向。
3结论
总之，要培养适合企业的秘书人才就需要我们在培养秘书人才的过程中，不断加强学生们的道德教育，让他们树立正确的思想价值观，还要让他们掌握好职业技能，从而将来走向社会、进入企业时，能够从容以对。合格的秘书人才不仅能够为企业管理人员进行辅佐，还能为企业的经济增长出谋划策。这才是中职院校培养的高质适应经济发展的复合型秘书人才的发展方向和目标。
参考文献
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关键词 高校 秘书专业 教学
中图分类号：G424 文献标识码：A
1 高校秘书专业教学现状
1.1 缺乏专业性的师资队伍
教育不仅是把每位学生培养成为一名知识渊博的学者，更重要的是培养成一名具有独立性和批判性的思想者，因此教师不仅是提供知识的人也是训练运动员的教练。有什么样的教师，就有什么样的学生。从某高校来看，该校秘书专业教师的主修专业80%都是非秘书专业，不具有文秘相关社会工作经验的教师占所有教师中的三分之二，对培养职业型的秘书人才造成了不利因素。一方面，由于秘书专业的师资队伍中获得秘书专业学历的较少。而秘书专业教学中要求教师具备众多学科知识，要求秘书专业教师不仅需要具备这些学科的知识，并且在教学中要融会贯通地运用各门学科知识来完善秘书教学。但是，目前许多高校秘书专业师资队伍中并非如此，有一半以上的教师都是学汉语言文学、历史或新闻传播等专业出身，他们虽然具备良好的文学文字功底，但缺乏秘书专业的系统知识，所以在教学中不能把秘书专业需要的知识融会贯通地传授给学生。在教学中就难以做到理论联系实际，秘书理论教学就显得更加枯燥，在培养秘书工作中的思维方式、办事技巧和应变能力等方面无法取得良好效果，从而达不到优秀秘书工作者应具备的要求。
另一方面，高校秘书专业的教师队伍缺乏从事文秘实践经验。秘书学、管理学、文书档案实作、应用文写作训练等都是理论与技能兼重的专业课程。这些专业课的教学不仅要注重理论的教学，更应该从秘书职业的实际出发，从培养职业型人才出发来丰富课堂教学，把秘书工作的实际例子引入课堂，激发学生学习的兴趣和积极性。但是，从事秘书专业教师队伍中大多都缺乏实际的秘书工作经验，无法把秘书专业的理论与实践很好地结合起来，更别说是传授实际的秘书工作技能。因此，若不引进一批具有秘书工作经验的人才到高校秘书专业的师资队伍中的话，就无法完成高校培养高素质的复合型秘书人才的使命。
1.2 高校秘书专业教学中缺乏完备的硬件设施
对于秘书专业培养目标来说，它同其他学科有很大区别。秘书专业要培养的是复合型人才，尤其是秘书学的应用性决定了高校在培养秘书人才时必须要有专业的场地、专业的设备来完善秘书教学。如果在专业课程教学中没有相应的硬件设施，教学活动就只会停留在书本理论之上。与国外的秘书学校相比，我国大多数高校的秘书教学中都没有一些现代化的办公设备，如打印机、复印机和传真机等，学生无法进行实际的操作，只知理论，动手能力弱。
1.3 高校秘书专业教学中缺乏多样化的教学法
在传统教学中，课堂上教师占主角，大多数教师都习惯“老师讲，学生听”的单一传播知识的模式，缺乏对学生的指导。这种教学方法无法适应目前复合型人才的培养需求。特别是高校秘书专业人才的培养过程中，若只使用单一的教学模式，就难以满足秘书教育的需要。不管是专业课还是专业选修课的教学都只停留在书本上，时间长了就会抹杀学生学习的积极性和学习秘书专业课程的兴趣。因此，这种单一的教学方式不适合复合型的秘书人培养的需要。
2 顺应时代要求，改革秘书专业教学教法
2.1 加强师资队伍的建设，为专业教学奠定基础
教学质量是一所学校得于生存和发展的源泉，而要做好教学工作，就需要有一支高素质的专业的教师队伍。近来随着市场经济的发展，要求秘书专业的培养目标应该适应社会的发展，要与时俱进。因此，担任秘书专业教学工作的教师不仅要具备良好的知识文化素质，同时也要求教师具备优越的专业职业技能，这样才能培养出符合社会需要的秘书人才。
但是，目前各高校秘书专业教师中，这种既具备专业理论又具备专业技能的“双师型”素质的教师却只占少数。然而，要改变目前现状，高校就应该从以下几方面做出努力。
第一，转变观念。高校在招聘秘书专业教师时，既要重视教师的文化理论，同时注重教师的实践能力，尽量引进具有“双师型”素质的教师来改变目前的教学。
第二，增强实践技能。对目前学校的秘书专业教师进行培训，从而增强教师的实践技能来满足教学的需要。对现有的秘书专业教师进行岗位培训，到机关单位、事业单位或到企业的相关部门去挂职锻炼，丰富教师的实践技能，为社会发展需要输送专业的秘书人才。
第三，聘请校外兼职教师来增强秘书专业的师资队伍。聘请一些校外单位中具有丰富秘书工作经验的优秀工作者到高校担任教学工作或开展相关专业的一系列讲座带动学生学习的积极主动性。
第四，为高校秘书专业教师营造一个良好的学习氛围，提高教师教学技能。就是让高校秘书专业教师到其他学校进行参观学习、交流经验或再次的深造，从而实现专业教师与社会与国际相衔接，增强师资队伍的专业教学能力。
2.2 增设专业教学硬件设施，推动专业目标的实现
面对高速发展的市场经济，社会对秘书人员的素质结构和能力结构提出了更高的要求，各类单位需要的秘书人员再也不是传统的“笔杆子”或动手能力差的人才，而是需要能够参与政务、处理事务和辅助决策的高素质人才，秘书专业的培养目标也应该定位为有全方位服务意识的一专多能的复合型人才，要培养高质量的秘书人才就必须配备先进的教学设施，来完善教学环境，为提高教学质量提供物质保障。
关键词：双证；专业；课程；体系
基金项目：株洲职业技术学院科研课题：“‘双证’制下高职文秘专业人才培养模式研究”（课题编号：ZZYKY1202）
中图分类号：G71 文献标识码：A
原标题：“双证”教育与高职文秘专业课程体系有机衔接研究
收录日期：2013年3月19日
“双证”教育是当前职业教育普遍采用的一种教育模式，“双证”是指学生在毕业时同时具有学历证书和相关的职业（从业）资格证书。高职文秘专业的“双证”教育，一般采用的是劳动与社会保障部的秘书职业资格认证。国家秘书资格考试属于国家职业资格统一鉴定项目之一，《秘书资格证书》是《国家职业资格证书》的一种，取得该证书并取得学历证书，即获得了“双证书”。文秘专业的“双证”教育，即是以秘书职业资格认证标准（秘书国家职业标准）作为秘书职业能力培养的一个参考性评价标准，将秘书职业资格认证的考试内容纳入文秘专业的教学的一种职业能力培养模式。
一、“双证”教育对文秘专业课程体系的影响
秘书工作是企、事业单位管理中一个很重要的工作。许多发达国家对秘书从业人员都有严格的要求，秘书从业人员要持有秘书职业证书。我国秘书职业资格证书制度规定，秘书属于全国统考职业和就业准入职业。凡在企事业单位、涉外机构中从事秘书工作的人员，都要接受秘书职业资格鉴定，取得资格证书，然后持证上岗。从国家职业分类来看，秘书职业包括：从事办公室程序性工作、行政办公人员、行政事务人员。其工作内容主要包括：使用办公设备处理公文和信函，起草有关文件、信件；进行有关业务联系、事务处理；接待来访、处理各方面查询事项；安排会议会谈，并做记录；管理有关文件档案。
秘书国家职业标准，是根据秘书职业岗位的一般职业能力要求制定的，依据此标准进行的国家秘书职业资格认证考试，是秘书职业人员岗位工作能力的检测和评估。高职文秘专业毕业生的就业岗位，多集中于中小企业的行政管理类岗位，目前在这些岗位上尚没有推行职业资格证书的强制要求。但是，秘书国家职业标准与行政管理类岗位工作的一般工作内容和岗位能力要求的基本契合，使秘书国家职业标准具备了融入高职文秘专业人才培养标准的基本条件。
秘书国家职业标准对高职文秘专业人才培养的标准制定具有参考价值，以秘书国家职业标准为依据的国家秘书职业资格认证考试，也对高职文秘专业课程体系构建具有积极的参照价值。结合秘书职业工作岗位及工作内容和秘书国家职业标准、秘书职业资格认证，构建高职文秘专业课程体系，可以使高职文秘专业学生在职业能力方面更适应行业、企业和社会的需要，对高职文秘专业建设具有推动作用。
二、秘书国家职业标准的知识和能力结构分析
劳动与社会保障部制定的秘书国家职业标准，是建立在秘书职业岗位知识和能力调查和分析基础上的。对秘书国家职业标准进行分析，更有利于理解秘书职业知识和能力的构成。秘书国家职业标准从知识和技能两个方面提出了秘书职业岗位的基本要求，见表1。（表1）
表1是秘书国家职业标准和以此标准为依据实行的国家秘书职业资格认证考试的知识和能力的模块分解。在职业能力分解的基础上，确定了相应的知识和能力模块在认证考试中所占的比重，见表2。（表2）
在表1和表2中，秘书国家职业标准和国家秘书职业资格鉴定考试的内容，都将职业道德纳入其中，占了10%的比重。职业道德以外，秘书职业能力划分为理论知识和专业能力，其中理论知识包括基础知识和专业知识两个部分，基础知识包括：文书基础、办公自动化基础、沟通基础、速记基础、企业管理基础、相关法律法规知识等六个方面；专业知识与专业能力保持对应关系，主要涵盖了会议管理、事务管理和文书拟写与处理等三个模块，考核点主要有商务沟通、办公室事务和管理、常用事务文书、会议与商务活动、信息与档案等五个方面。
通过对秘书国家职业标准以及国家秘书职业资格考试的分析可以看出，秘书国家职业资格标准是以秘书岗位的工作内容和工作要求制定并实施的，侧重于秘书岗位的工作能力的考核，可以作为秘书岗位工作能力培养的基本参考。
三、秘书类工作岗位的工作内容和能力结构分析
高职文秘专业学生毕业后多在中小企业从事行政助理、文员等基层管理岗位工作，从工作的内容来看，与传统的秘书岗位工作存在差异，更接近于广义的行政管理工作。因此，对广义的行政管理工作进行分析，并作为高职文秘专业职业能力培养的参照，更适合高职文秘专业人才培养的目标。广义的行政管理工作范围和工作内容，可以参见表3。（表3）
在表3中，行政管理工作分为六大类，其中行政人事管理属于人力资源管理的范围，在高职院校中已经有相应的人力资源管理专业做针对性的人才培养，因此可以排除于文秘专业的职业岗位之外；在其他五个类别中，行政事务管理、文书档案管理和行政礼仪管理是高职文秘专业毕业生的重点就业岗位。这三类岗位，主要的工作内容包括行政办公事务工作、文书拟写和文件档案管理工作、礼仪和接待工作。这与秘书国家职业资格标准和职业资格鉴定的内容非常接近，因此我们可以认为秘书职业资格鉴定与行政管理岗位工作在工作内容和岗位能力要求方面是基本契合的。
四、基于“双证”教育的文秘专业课程体系
高职文秘专业课程设置，应以秘书国家职业标准和国家秘书职业资格鉴定的知识、能力结构，结合高职文秘专业学生就业岗位类别和岗位工作内容，在此基础上构建高职文秘专业的课程体系，通过知识和能力的模块化分析，使秘书国家职业标准、秘书类岗位工作标准和岗位工作能力具体化为专业课程的学习。在这个课程体系中，不是以秘书岗位知识和能力来对应课程，而是以课程来对应每一项岗位工作内容和岗位职业能力培养，见表4。（表4）
在表4中，是以岗位工作类别和工作内容为主，以国家秘书职业资格鉴定的知识和技能点为辅，以具体岗位工作能力培养为目的，以课程教学为手段，实现岗位工作能力的分解和课程之间的合作衔接的课程设置。这种课程设置方法，可以避免岗位工作能力培养结构上的缺陷、课程培养目标的模糊、课程教学内容的孤立，形成课程教学目标明确、课程衔接紧密、能力结构完整的文秘专业课程体系。
论文摘要:高职院校文秘专业应根据社会对秘书人员的职业能力要求,转变观念,以秘书工作的职业能力培养为核心,以秘书工作任务流程为纽带,以实训教学带动理论教学,合理设置理论课程和实训环节,构建秘书职业能力培养课程体系,改革教学内容和方法。
当前公司、企业等用人对高职毕业生的要求除了强调专业技能外,对综合职业能力的要求越来越高。与技术应用型专业相比,高职文秘专业在职业能力方面对综合职业素质的要求更高,这就构成了当前高职院校文秘专业人才培养模式和社会需求之间的矛盾。要解决这一矛盾,高职院校在文秘专业人才培养方案中就必须针对社会对秘书人员的要求,进行教学和实训环节的改革,全面提高学生综合职业能力的培养。
一、秘书人才的职业能力要求
职业能力可以概括为:人们从事某职业所应具备的基础能力,即人们运用必备的知识、技能、态度按规定的工作职责和任务的要求,完成职业活动的综合能力。职业能力由两大能力模块组成,即通用能力和专业能力。通用能力与特定的、专门的职业技术知识无直接联系,它是从事任何工作的任何人获得成功所必需掌握的技能,是跨职业的、可迁徙的、有助于终身学习的、可发展独立性的能力。专业能力是指完成主要职业工作任务所应具备的专业技术能力,主要指运用专门技术和掌握该技术所需的基础知识及从事基本的职业工作的能力。[1]
当前用人社会对秘书人员的要求,一是注重综合素质,即要求秘书人员要德才兼备。二是文化素质和心理素质。既要有较强的办事、办文和办公自动化能力,也要有有团队精神和创新精神、“诚实守信、爱岗敬业、能吃苦耐劳”的职业道德和心理素质,以及公关能力、协调能力、市场调查与营销能力等。社会对文秘人才的需求比较注重实际工作能力,较看重综合素质,应用型、复合型秘书是当前社会需求的主要对象。
二、当前高职文秘专业职业能力培养的现状
目前开设文秘专业的高职院校为数不少,尽管在文秘专业开设之初大都进行过相应的调研和论证,但在涉及文秘专业人才培养方案时还是难以摆脱对文秘专业人才能力培养的传统认识,过分执着于办文、办会、办事能力的培养,尤其是对学生的语言、文字能力强调过多,课程安排更接近与传统的汉语专业,以老师为主的课堂知识的传授多于以学生为主的实际工作过程训练和相应的能力培养。这主要体现在几个方面:
(一)课程设置不合理
由于强调知识的系统性和全面性,理论性、知识性课程过多,实践性课程相对较少,即使安排了实训课程,也往往是理论性、知识性课程的延伸,缺少由理论性到实践能力的转变,理论性课程孤立和脱离工作的实际。比如,花费很多课时讲授汉语知识和秘书理论,使课程成为枯燥乏味的教条,课堂教学效果较差。
(二)专业教师缺乏职业工作经验
秘书工作是一门实际操作性较强的工作,涉及到行政管理工作的很多方面,而目前高职院校文秘专业的课程大都是由中文等相关专业的老师承担,很多老师从来没有从事过文秘或相关工作,对文秘工作的理解往往是从书本上得到的,或是以自己的人生阅历来进行理解,缺少对文秘工作的真切体会。因此,在教学的过程中往往不能理论联系实际,使课程的教学变成了纯粹的理论教学。
(三)实训教学环节虚浮
高职文秘专业培养的是应用型、复合型人才,需要较强的动手能力和实际操作能力,而这方面能力的培养离不开实践教学的设置和实施。目前一些高校在实践教学环节方面,一是设置不合理,二是实训教学设施不齐备,三是实训教学流于形式。实训教学本来是由理论学习到实际工作能力培养的过渡,学生通过实训教学一方面可以了解秘书工作的各个环节和流程,一方面通过实训掌握秘书工作的基本技能。但大部分高职院校文秘专业在实训环节的设置上限于学校在经费上的困境,难以设置基于文秘工作流程的仿真实训室,同时实训教学的老师因为缺乏实际秘书工作经验,也很难制定和实施合理的实训内容和环节,使实训成为脱离秘书工作能力培养的虚浮的形式。
三、文秘专业综合职业能力培养对策
从高职文秘专业学生的能力培养要求来看,它应包括业务能力、办事能力、社会能力和个人能力四科。其中,业务能力是专业能力,是核心;办事能力和社会能力则是职业能力,是基本;个人能力则是其岗位能力的某种杰出表现,是拓展。[2]上述四种职业能力契合了社会对文秘人员的职业素质的要求,应该成为高职院校文秘专业综合职业能力培养的参照高职文秘专业人才培养要想符合社会对秘书人员的职业能力要求,就必须转变观念,以秘书工作的职业能力培养为核心,以秘书工作任务流程为纽带,以实训教学带动理论教学,合理设置理论课程和实训环节,构建秘书职业能力培养课程体系,改革教学内容和方法。
(一)以专业能力培养为核心,设置教学和实训环节和内容
按照秘书工作的岗位能力要求,对专业课程进行改革,将所有课程按照基本能力、业务能力和相关能力三个模块进行设置。基本能力主要包括语言文字表达能力、外语运用能力和办公自动化运用能力;业务能力指的是文秘人员自身应具有的职业特点的能力,是文秘人员完成本职工作中各类不同工作内容所需的能力,包括文字处理能力、信息收集和利用能力、调查研究能力、办公室事务处理能力和公关策划能力、会务与商务活动处理能力等;.相关能力可分为摄影、摄像、录音、速记、驾驶、则税金融、法律法规、营销竹理等内容,是业务能力的必要补充。[1]
(二)联合相关专业,联合建立仿真实训中心或“仿真公司”
文秘专业实训室的建设应立基于文秘工作流程,在当前高职院校对文秘专业经费投入不多的情况下,文秘专业实训室建设可以考虑和学校其他相近专业共同组建仿真实训中心或“仿真公司”,这既可以实现校内资源共享,实现“公共职业环境”与“局部职业环境”的有机组合,同时又可以按照公司管理的模式完成基于工作流程的文秘专业实训。[3]
(三)以学生为主体,以能力训练为核心改革课堂教学
教师在课堂教学的过程中,要针对秘书工作相关能力培养的目标,以工作任务驱动教学,设置教学内容和教学方法。在教学的过程中,改变传统的知识传授式的“满堂灌”的做法,按照能力培养的需要,以学生为主体,以能力训练为核心,采用启发式、讨论式、和情景教学、现场教学等师生互动教学法,引导学生进入工作情境,调动学生参与课堂教学的积极性、主动性。[4]
高职院校文秘专业人才培养,是为学生毕业走上秘书或相关工作岗位的一个职业能力培训过程,培养的是“准职业人”,是能够适应社会对秘书职业能力要求的未来的职业工作者。因此,综合职业能力培养的成败不仅关系到学生未来的求职就业,也关系到学生未来的职业发展。
参考文献:
[1] 揭平英.高职文秘专业“准职业人”培养的探索与实践[j].番禺职业技术学院学报,2007(1).
[2] 郭荣梅.发达地区高职文秘类人才需求与培养分析[j].职业时空,2007(22).
