时间：2023-06-04 10:49:02
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇公司档案管理流程，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：城市轨道交通；会计档案；档案管理
一、会计档案管理的内容
根据最新的《会计档案管理办法》【中华人民共和国财政部国家档案局令第79号】，下列会计资料应该归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。从该管理办法可以看出，会计档案管理内容非常广泛，涉及日常会计工作全过程，包括出纳、会计、税务、报表等全部会计人员产生的会计资料，给会计档案管理造成很大困扰与难度。
二、会计档案管理现状及原因分析
目前，全国各城市轨道交通企业，除北上广深等几个大城市建设时间较长，其他大部分城市刚刚兴建地铁，日常工作主要围绕地铁新线建设与开通进行，能把日常工作做好，已经疲于应付。受建设工期影响，一线业务部门工作重点在现场，确保工程质量安全与进度。据笔者调查研究，目前各城市轨道交通企业连建设档案管理尚无完善的制度与流程，会计档案管理虽有国家法律规章规定，但实际执行情况及效果并不容乐观。银行余额调节表因为事务所审计，情况相对较好，会计报表，纳税报表，增值税进项发票底联等非日常用会计档案管理要求尚不理想。很多公司目前按照办法规定，凭证与会计报表都能完成，但时间有所滞后，延长两三个月是常态，半年后装订凭证也非少数。至于办法里规定的其他会计资料，基本无暇顾及，最终严重影响项目竣工财务决算与国家验收。会计档案管理现状不理想，其完善程度与国家要求甚远，经过综合分析，既有主观因素影响，也有客观因素影响；既有外部因素影响，也有内部因素影响。(一)内部原因1.领导不够重视，档案管理员身兼多职。按照办法规定，公司应设立专门的会计档案管理机构，但现实情况是很多公司因各种原因，财务人员编制比较紧缺，很少设立专门的会计档案管理人员，一般由部门文员兼会计档案管理员。财务部门资料很多，特别是各种收款付款单据、票据量很大，管理要求高，文员很难投入足够资源与精力于会计档案管理。只有会计师事务所审计、政府审计要求提交各种资料或者积压太多时，才进行凭证装订等工作。这也从侧面说明领导对会计档案管理工作尚不够重视，觉得没必要投入专门人力资源开展会计档案管理工作，等其他工作完成后，再来整理会计档案也来得及。2.根据财务部门内部分工惯例，会计档案管理一般都设有财务部会计核算模块。会计核算本身工作繁琐，且工作量较大。特别是新公司，业务与财务制度流程不太完善，会计核算也不太规范，财务人员平花费大量时间与业务部门进行沟通等工作；除此之外，与公司外部门各项沟通，如会计师事务所审计、政府审计、税局稽查等，也需要大量沟通协调工作。这种工作现状造成会计档案管理工作也难以按时开展。3.大多数企业对于财务信息化投入较大，没有信息化建设，财务管理无法有效进行对于会计档案管理信息化建设，停留在手工时代水平。会计档案都是各种纸质材料，包括各类凭证、原始出入库单、发票、收据、各类批文等，这些资料作为凭证附件存在。每个月按时把凭证收集完善、整理、入盒、编号，然后做个档案台帐记录，由会计档案管理员放在个人电脑进行共享，供大家使用。整个档案管理过程，几乎全手工操作，很少借助现代信息技术，所以，这么多年会计档案管理水平一直没有很大发展与进步，越来越跟不上公司与时展。(二)外部原因1.会计师事务所审计对公司财务管理有较大约束力，但更多关注于会计报表层面，并不会过多关注会计管理细节，特别是会计档案管理。在年报审计中，公司只要能提供会计凭证及事务所要求的会计资料即可，事务所并不会检查会计档案资料是来自于具体经办会计手里，还是来自于会计档案室。这就造成会计档案管理没有硬性外部约束。2.对于城市轨道交通项目，建设项目最后一环就是项目竣工验收。目前，根据国家验收标准有十三项专业验收，其中就有一项档案验收，如果档案验收通不过，即整个项目竣工验收通不过。需要关注的是，项目竣工验收里的档案特指工程档案，即与工程相关的招标、合同、图纸、变更资料等，会计档案并不是档案验收关注的重点，正是这点恰恰造成公司把更多精力放在工程档案管理，而忽略了会计档案管理。
三、会计档案管理不完善造成的影响
会计档案管理工作，虽然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其对日常财务管理及最终项目验收均有重要影响，具体如下：（一）会计日常工作中，由于各种原因经常需要查阅凭证，档案归档不及时，就会造成凭证在经办会计或出纳手中积压，时间越长、积压越多，这时查找凭证往往需要耗费更多的人力物力进行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于会计档案不及时装订、归档，且分散在不同会计人员手中，造成凭证丢失的风险大大增加，且有些重要资料如原始发票等资料一旦丢失，给公司、个人造成的损失会更加巨大。（二）轨道行业投资巨大，是政府关注重点。所以，各种政府审计、专项审计层出不穷，为了应对各项审计，会计档案管理不到位、不完善，就会导致提供各类资料时手忙脚乱，一来效率很低，提交资料时间较长；二来造成外部审计人员对公司不满意，甚至认为公司不配合审计工作，故意不提供相关资料。（三）城市轨道交通项目作为关系国计民生的重大工程项目，通过国家项目竣工验收是对国家对人民最好的答复。如果日常会计档案管理没有规范，到项目竣工决算时资料不全或难以查找，会极大影响项目竣工财务决算。
四、关于完善会计档案管理的建议
针对会计档案管理工作不完善，结合上述原因分析及其造成的影响考虑，针对不同的原因采取不同的措施，具体如下：（一）提醒公司领导重视，加大资源投入公司领导重视是做好会计档案管理工作的重要前提，只有领导重视，这项工作开展就会顺畅很多，投入到这项工作的资源将会大大加强。（二）会计档案管理工作制度化、流程化、标准化由于会计档案管理工作是整个会计管理工作最后一个环节，所以，有必要把会计档案管理工作制度化、流程化、标准化，把流程做细，工作分配到人，前置环节定到具体时点。当然，要想把这些工作落实到具体工作来，还需要做好会计档案管理宣传与培训，让会计档案管理思想深入每个会计人员之心。将会计档案管理当作会计工作的最终目标，然后按流程倒推给每个环节设置时间节点，且这个时间节点作为硬性要求，非特殊情况不得变化，比如每月5号收齐所有银行对账单，每月10号收齐所有银行余额调节表，每月15号收齐上月会计凭证等。（三）加强全过程管理，从事前规划、事中执行跟踪、事后检查反馈因为会计工作日复一日，年复一年像大气循环一样重复，从不间断，所以，只有把会计档案管理工作当作标杆，上个月完成这项工作，下个月才能正常开展。否则就像骆驼背上的稻草，越来越重，最终会被最后一根稻草压跨。这里特别要提醒一点，因为会计档案涉及人员较多、环节较多、流程较长，设计一个良好的制度流程特别重要，且要有专人监督实际执行情况，把监督工作制度化、流程化、规范化，及时向领导反馈问题并及时跟踪解决，方能做到万无一失。（四）加大信息技术资源投入，利用信息技术手段提高会计档案管理工作效率，降低管理成本如今是信息时代，会计档案管理工作也要跟上时代步伐，如上所述，如果技术手段还停留在纸质层面，进行整理、归档、查阅，提高效率非常困难，只能靠人力投入来实现。目前，全球发展趋势是财务共享中心，其会计档案管理是基于IT技术发展，引入了影像系统、报账系统、ERP系统、银企直联系统等一系列业务财务系统，利用大数据、云存储平台等技术手段来提高会计档案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司内部、外部人员档案使用满意度，为项目竣工验收打下坚实基础。
作者:陈玉均 单位:广州地铁集团有限公司
参考文献：
[1]财政部.会计档案管理办法.中华人民共和国财政部国家档案局令第79号，2016.
[2]财政部.企业会计信息化工作规范.财政部财会[2013]20号，2014.
[3]孔繁杰.创新档案管理打造绿色账本.中国档案，2015（02）.
[4]张育强.财务共享模式下的会计档案管理工作探究.会计之友，2010（12）.
[5]孙红雁，邱明东，王樱华.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理.商业会计，2012（10）.
[6]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究.档案学研究，2015（02）.
一、档案信息化管理的内涵
企业档案信息化管理是指以档案为基础，利用信息技术将企业内各相关部门业务流程打通，利用计算机网络技术实现档案信息共享，从而有效提高档案存储及查询利用效率，以此提升档案管理工作水平。企业档案管理信息化建设的实质就是在企业提升档案管理工作水平的过程中，运用的信息技术及解决方案的总和。例如：使用计算机系统完成档案归集、整理以及借阅利用，建立数据库编制数字化索引目录等，通过上述方法打通企业内部档案信息交流途径，提高档案利用效率。
二、民营企业档案管理现状
民营企业在法律允许的范围内拥有完全的经营自，相比较于国有企业，民营企业与政府机关不存在管理与被管理关系。民营企业自负盈亏，对自身资产具有完全的处置权。在档案管理方面，民营企业同样拥有完全自。民营企业可以根据自身实际情况自主选择适合的档案管理方法。
1.民营企业更注重档案的应用价值及开发价值
民营企业生产经营活动在法律框架下具有完全自，企业所有资产包括企业档案均为企业私有，在档案管理方面企业将更多的注意力集中在具有应用价值及开发价值的档案上面，如企业专利、注册商标等。民营企业在产品研发、生产过程中形成的技术资料，如有需要民营企业甚至于可以出借其使用权乃至出售其所有权。如江西景德镇市“景德镇华御瓷业有限公司”建立的基础就是一份估价为800万元的“珐琅彩瓷器生产工艺”档案。
2.民营企业对于档案管理重视程度有待提高
民营企业的生产经营活动是以追求利益最大化为目的，这就决定了民营企业对于各部门在岗位设置、人员安排上更多考虑投入产出比。对于直接创造利润的部门尽可能多的配置资源，而对于诸如档案管理之类的不能直接创造效益的部门，往往不受决策者的重视，许多企业尤其是规模较小的民营企业甚至不设专门档案管理机构，而将企业档案交由其他部门代为保管。以民营经济比较发达的浙江省为例，2009年浙江省调查统计，年销售收入500万元以上民营企业开展档案工作的仅占总数的50%，而对于1074家规模以上民营企业的调查数据显示，已开展档案工作的占81.2%，建立了档案管理制度的占72.8%。
三、民营企业档案管理信息化建设目标
民营企业档案管理信息化建设是一个系统性工程，在推进的过程中不仅要考虑如何提高档案管理部门运行效率，还要兼顾与企业内其他信息系统的兼容合作，更要顾及到档案利用部门的实际需要，共同提升企业的管理水平从而提高企业的竞争力。作为档案管理部门，应当主动参与企业运作流程的塑造，通过及时改变档案管理模式、管理制度来适应企业需要。针对民营企业档案管理现状及信息化条件下档案管理实际需要，民营企业档案管理信息化建设应达到如下目标：①档案信息化建设应与本企业信息系统建设同步，档案信息化管理系统必须与其他信息化办公系统兼容；②制定统一的档案信息化标准，实现各门类档案信息化管理制度统一规范；③实现档案资源的数字化存储，实现诸如纸质档案、音像资料等实物档案的数字化转换，进而将新生成的具有统一格式的数字化档案统一存储于专用服务器内；④实现档案信息系统网络化，在企业内部形成共享的知识库，挖掘潜在的集体知识，提高检索利用效率；⑤实现档案资源开发智能化、利用普及化，打破门类限制，在整个企业范围内形成统一的档案信息数据库，强化知识的积累；⑥提高管理自动化程度，节约资源并提升安全管理水平。
四、民营企业档案信息化管理的实现途径
1.在信息化背景下理顺档案业务流程
在网络信息技术高度发达的背景下，传统的档案管理流程已不能适应当前民营企业提高管理效率的需求，企业应对原流程进行全面分析，融合信息网络技术，对流程中不合理的部分进行改造，设置新的流程并配置适当的组织架构、人力资源并制定管理规范。档案工作业务流程主要指移交部门与档案管理部门之间的交接、档案管理部门内部对于档案的处理以及档案管理部门与档案利用部门之间的衔接。为了理顺档案业务流程，应从以下几方面着手：①明确各相关业务部门工作内容、工作流程及业务分工；②根据信息化管理的需要，约定档案交接工作的技术规格，如档案格式、归档标准及归档时间等；③根据本企业实际情况确定档案的数字化保存形式及利用机制；④根据实际需要，确定档案开发利用的范围、形式，并建立安全规范。
2.实现各门类档案信息资源整合
传统以纸质档案为主的档案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了档案库房内大量档案信息“沉睡”，利用效率较低，同时由于缺乏交流也造成了档案工作重复建设。在档案信息化改造过程中，为了实现档案信息资源有效整合，应将企业档案信息化建设纳入民营企业经营管理信息化体系内，使档案信息系统建设与企业其他业务信息化建设同步推进、实现无缝对接，从而实现信息资源有效整合。
3.拓展档案服务能力
民营企业自诞生之日起，就面临着激烈的市场竞争，企业想要发展壮大不被市场抛弃，就必须要有自己的核心竞争力。对于企业内部各个部门也有相同的要求，想要在民营企业内存在进而发展壮大，就必须服务于企业的中心工作，能够促进企业提升核心竞争力。就档案部门来说，想要在民营企业内得到重视，就必须要为企业积累更多的有形或无形的知识储备，并提高知识储备转化为实际生产力的效率，这就要档案管理部门主动拓展档案服务能力，主要体现在以下两个方面：①拓展服务内容，数字化信息时代要求信息提供者能够根据客户的需要提供个性化定制服务，就档案服务来说必须改变传统的被动服务模式，改变等档案利用部门上门来查阅档案的服务模式，主动根据企业发展需要整合数据，针对具体用户的具体需要提供经过加工整理的信息资源，实现精准服务。②拓展服务方式，传统的档案服务方式一般包括提供档案阅览、档案借出、档案复印及开具档案证明等，往往需要投入较多的固定资产，且比较耗时而效率较低。民营企业对于档案工作的重视程度一般不够，上述工作往往不能有效展开。在数字化信息化时代，档案管理部门应当依托信息化优势，主动拓展服务模式，向相关部门主动宣传新的高效档案利用方式，并根据实际情况开展相关操作培训，使各部门充分掌握信息化档案利用方式，从而提高档案信息利用效率。
4.根据本企业实际情况建立适合的档案信息化管理系统
一、国有企业档案管理工作机制及其存在的问题
第一，国有企业档案管理工作运行机制。国有企业档案管理工作由于企业特性、管理规章等原因会有所差异化，但是档案管理工作内容主要是以下几点：将企业接收和使用的相关档案资料进行分类整理及妥善保存，及时记录企业工作实施进程并进行总结以便推进企业管理，进行档案管理工作人员技能培训并建立人员考核激励制度，档案分类保存后建立高效率的档案检索系统，积极利用现代信息技术与网络技术推动档案管理工作进步。以上就是国企档案管理工作的大致内容，这种工作方式容易受到国企内部管理情况约束，在当前我国进入经济中高速发展的经济新常态后，国有企业档案管理制度也应该及时转变管理观念进行机制创新。第二，目前国企档案管理工作存在的问题。随着信息技术进步、信息量剧增以及经济形势变化等情况的出现，国有企业档案管理工作模式中的弊病开始不断暴露出来，只有深入探究出现问题的原因才能寻找问题解决途径。首先，部分国企档案管理工作不到位、员工队伍不专业。传统国有企业在公司管理方面侧重于经济效益，对档案管理工作往往敷衍了事，进行档案管理工作的工作人员往往是外聘人员或者退休人员，这些人缺乏专业档案管理知识与技能，进行工作缺乏创新意识与进取心，导致档案管理工作长期停滞不前，国有企业对档案管理工作的忽视又进一步加重了这种现象。其次，国企档案管理工作缺乏制度规范与硬性约束。档案管理工作往往没有强制、科学的工作规范进行工作指导，管理人员主观能动性对工作质量影响严重，导致一些重要档案资料没有记录下来甚至遗失。在档案管理过程中没有统一档案管理、保存标准，档案检索是内容与目录不符、检索效率低下等问题频频出现，国企档案管理缺乏强制性规范与连续性规划导致工作效率低下。最后，国有企业档案管理工作技术水平落后。很多国有企业的档案管理往往采用简单计算机软件辅助工作，这种信息管理手段虽然操作简单但管理效率低下，随着国有企业资料信息量逐渐加大已经不能适应国有企业发展，当出现较为复杂的档案信息时往往不能及时记录在档，导致新经济形势下国有企业档案管理工作开始落伍。综合以上分析，目前国企档案管理工作内容简陋、操作简单，出现经济形势新变化时工作弊端会阻碍国有企业创新改革，需要加快国有企业档案管理工作创新性改革步伐。
二、国有企业档案管理工作创新措施研究
进行国企档案管理工作创新性改革要求国企各个部门积极配合，档案管理的工作宗旨、工作技术、工作队伍三个方面都要跟随时展进行创新。第一，加强对档案管理工作的重视与管理。国企领导应当加强对档案管理工作的重视与支持，帮助改善目前档案管理人员简陋的工作环境，投入更多专项资金与先进技术支持档案管理工作进步与创新。国有企业要加强对档案管理工作人员的培训与管理，首先要建立一支素质较高、结构合理、知识全面的复合型并且相对稳定的人才队伍；其次要对工作人员实行考核制度与奖惩激励制度，对工作考核不合格的工作人员及时进行惩罚措施，并定期组织企业员工参观先进企业档案管理流程，学习目前流行的档案管理工作经验并积极推广，让公司员工能够在学习中养成档案管理规范意识。第二，提升国企档案管理工作水平。国有企业倡导建立合理、科学的档案管理制度约束管理行为，在档案收录、检索等工作方面进行创新性变革，档案管理工作可以实行“三位一体”管理制度，这种管理制度要求管理方法与管理流程进行对应，信息收集严格符合档案管理流程要求，各个环节相互牵制、相互辅助、相互呼应，能够合理化国企档案管理平台建设，提升国企档案管理信息实用度，对国企进行企业改革起到推动作用。在进行档案管理时也应该注意收录档案的质量与信息的完整性，在进行档案收集后需要对档案信息进行挑选，将不符合收录要求的档案信息重新修改，将繁杂、冗长的档案信息进行删减后收录。真正能够收入国企档案的应该是能够反映国企人事状况、经济发展状态的真实信息，能为国有企业发展提供更多经验与参考信息，有效帮助提高国有企业档案质量。相关工作人员应该及时更新档案信息防止信息遗漏，保证及时、准确将企业信息计入档案，不能贪图数据美观就迫于压力私自修改信息，要保证国有企业档案信息的真实客观性。第三，结合现代信息技术创新国企档案管理工作。普通电脑软件的信息收集与处理能力已经不能适应新常态下的国企档案管理需求，档案管理应该及时进行信息技术革新才能保证档案管理工作效率。国企可以将计算机、扫描仪等现代设备进入档案管理系统，让公司报表、文字档案能够高效转化为可视化电脑数据，能够减少人工数据抄录可能出现的纰漏。大型国有企业可以与软件公司合作开发自身档案管理操作系统，在软件设计时充分考虑本企业档案特点实行个性化设计，保证档案系统能够为企业其他系统提供稳定、高效的档案信息，公司还应该做好档案管理系统的信息安全工作，防止外部人员钻空子盗取企业内部信息。利用网络信息技术实现档案管理系统与企业经营决策系统协同互动，提升企业管理经营科学性与正确性，实现国有企业现代化创新管理。
根据以上分析可以发现，目前国有企业对档案管理工作缺乏重视与支持，档案管理队伍水平与技术运用能力都较为低下，为使国有企业在新一轮的改革重组中有效的参与市场竞争，实现国有企业自我发展和经济效益的最大化，必须加快国企档案管理工作信息化改革与队伍建设，让国有企业档案管理工作为国企创新改革更好服务。
作者:宋玉芬 单位:天津渤海轻工投资集团有限公司
参考文献：
[1]聂洁.新时期创新国企档案管理工作的若干思考[J].决策论坛，2015（09）.
[2]刘群.国企人事档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2012（04）.
[3]顾君秋.试析新时期国企档案管理工作的创新[J].财经界，2016（07）.
一、会计电子档案信息管理平台的搭建
1.利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息
以会计电子档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。
2.利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案
通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案的信息平台。
3.形成统一的电子会计档案信息管理平台
形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。
二、形成基础会计档案影像化整体方案
1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化
通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。
2.利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化
直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。
3.通过现有业务管理流程改造引入影像化
对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。
三、寻求银行电子回单解决方案
1.寻求对直联银行回单进行电子化对接
取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。
2.建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性
考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。
3.与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化
除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。
四、会计档案“去纸质”整理方案
1.形成记账凭证电子化应用模式
提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。
实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。
2.推动账簿及银行回单电子化应用工作
在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。
五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程
1.完善流程
通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。
2.引入影像化模式
与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。
六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式
对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。
1.依托报账流程建立多元化信息质量责任体系
明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。
2.以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性
建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。
3.形成各业务管理系统数据交换与校验机制
统一电子会计档案管理系统与各业务管理系统数据界面，建立标准化的系统间数据交换模式，设置系统间数据交换后的校验复核机制，保证档案数据获取过程的一致性、完整性和安全性。
[关键词]档案管理；理念；制度
一、档案管理工作改革的困难和重点
1.大多数人对档案管理工作的重视不够。许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写，然后把档案放在档案室里存档和分类，定期整理和补查，需要用时取出即可。大多数人由于对档案管理工作缺乏认识和研究，误以为档案管理工作就是以上的简单流程，所以对其不够重视，认为这是一项简单的工作。档案管理工作是整个单位工作的基础和根基，正是这项工作有条不紊的进行，才为整个单位工作的顺利进行提供了有力保障。档案记录了单位以及公司工作人员的基本情况和相关个人资料，还记录了单位和公司的相关工作数据和大量重要信息，所以加强对档案工作的重视程度是十分有必要的。
2.档案交接制度不严谨。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。加强档案交接工作的规范性，增强档案交接制度的严谨性，改善档案交接工作的实效性，在当今的档案管理工作中变得越来越重要。
3.当前的档案管理工作不够现代化和信息化。这么多年来，档案管理工作依然是以纸质作为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。电子信息技术借助电子管理技术和相关程序应用，以电子计算机为硬件设备，以网络技术为先导，能够有效地提高档案管理工作的实效性，加强档案管理工作的技术应用性和各类工作的效率。电子信息技术能够克服陈旧的档案管理工作的缺憾和不足，比如电子信息技术可以省去档案室的存在，将大量数据和档案存储在电脑中，保存完好，节省了人才财力的同时，也增加了档案管理的安全性和简易性。
二、档案管理工作的对策及思考
1.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样，才能满足当今档案管理工作的需要，从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。
2.档案交接严格按程序进行。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作，才能确保档案交接工作的顺利完成。
3.健全档案管理制度。健全档案管理制度时应按照规范的操作流程，杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次，应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。与此同时，建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性和科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应不同单位对不同的档案管理的需要。第二，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。第三，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用，实现人性化管理和简单快速的操作目标。
4.建章立制，有章可循，规范操作。现如今，不同的单位在档案管理工作上的规定和标准各不相同，甚至许多单位缺乏规定和标准，这大大降低了档案管理工作的标准化程度，造成工作效率低、档案质量参差不齐的现象，这大大减弱了档案的存取与调配的效率，也影响了档案管理信息化发展进程，更降低了档案的应用。大量低水平的重复作业与建设由此产生；同时，相关制度的滞后也令档案管理工作只能停留在辅助管理的位置上，一直无法继续向前发展，没有更高的突破。所以，建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，这个流程应符合实际工作的需要。统一了规范和章程后，需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守，规范其操作流程，认真细致的工作。做到有章可循。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性，避免错误的发生。
总而言之，档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理，更新档案管理的理念，实现其科学化、制度化、规范化。每一位档案管理工作者应自觉肩负起自身的责任，做到工作上一丝不苟，思想上始终以单位利益为重，在日常工作中应该加强宣传，告知档案持有人档案工作的重要性。档案管理工作人员应加强自身的文化水平，能熟练地掌握电子信息技术，将电子信息技术有效地应用到自身的工作之中，提高工作效率，完善档案管理的安全性和熟练性。在档案管理的改革路上，我们还有很长的路要走，我们需要加强信心，不断进取，总结经验，提高水平。
1 纳入企业管理，形成合力，加强核心档案资源建设
随着集团公司现代企业管理的不断加强，档案工作越来越成为企业基础管理、专业管理、资产管理和风险管理的重要组成部分，把档案工作纳入企业管理制度和业务流程是必要趋势。
河南油田的做法是，把加强核心档案资源建设纳入企业管理制度和业务流程。主要体现在：把档案管理制度的制定纳入生产经营的每个环节、每个流程，只要有人为因素存在的地方，都必须有相应的档案管理制度，突出流程管理、突出核心业务和主营业务，以流程决定配套管理。通过界定各部门、各单位的业务范围和职责，树立企业员工人人都要管档案、利用档案、保护档案的意识。
在重点建设项目管理中，实现档案管理与项目管理四同步，档案专业验收是项目管理流程的最后一个环节；在科研鉴定、评审中，把完成档案归档作为鉴定、评审的首要条件；在设备管理中，明确规定设备开箱验收，必须有档案人员参加和随机资料归档交接；在OA办公自动化文书处理中，必须办理归档流程；在油气勘探开发项目管理中，也明确了档案资料的归档，比如，在物探工程项目管理、探井钻井工程项目管理、录井、测井、试油等工程管理中，在项目竣工验收中，都对提交原始资料提出了要求，制定了原始资料评分标准；在境外项目管理中，明确提出了档案资料管理。
另一方面，档案工作纳入企业考核体系。要让这套管理制度落实、可行，考核是关键。因此，把建设档案管理制度体系与建设档案工作考评体系有机结合起来很有必要。为此，按照中石化档案工作的总体评价排序，建立评价通报制度，对各单位档案工作实行量化考评，并把档案工作的考评结果纳入企业的年终效绩考核体系，有力推动档案工作的发展。
2 纳入企业信息化建设，整合各类档案信息资源
要把档案信息化建设纳入企业信息化建设中，一同规划、一同发展，在建设各专业系统时，要征求档案部门的意见，把归档接口考虑进去。目前，河南油田基本完成中石化档案信息化建设的试点工作，档案管理系统已在河南油田局机关档案馆及26个二级单位档案室实施完毕并运行。通过依托档案信息化管理系统，建立与其他各专业信息系统在线归档接口，OA接口、ERP接口、浪潮财务接口已部署完成并正常运行。实现了部分专业系统形成的电子文件实时在线归档。
3 通过档案信息化建设，促进档案标准化管理
通过档案业务流程分析与优化，使企业档案关键业务和关键流程与信息系统相融合；按照标准先行、保障安全的原则，制定档案管理制度与数字化档案馆技术规范标准；利于加快档案信息化基础工作和监督检查细节上设置条款，有效地履行档案监督、检查、指导职能。
1.系统开发。根据提升档案信息化建设的业务需求，经过调研、立项、招标、调查等建设步骤，最终确定系统开发公司，系统开发坚持开放性、完整性、易用性、可扩展性、安全性、先进性、规范性、可靠性、高效性等原则，确定公司需求的档案管理系统方案，依据系统方案开发档案管理系统。
2.应用架构。建设规划包含公司总部和所属单位，系统设计考虑了公司总部和所属单位的档案系统应用问题，采用统一规划、分级管理、按单位分布应用、数据集中存储、实体属地管理、数据逐级移交的总体管理模式，应用架构如下图所示：
3.系统功能。根据业务需要总共设置为收集管理、档案管理、档案利用、信息开发、系统维护等五大功能模块，实现文档管理业务的全过程、全方位的计算机管理，包括各种方式渠道的信息收集和实体收集、各种模式的信息整理和档案整理、实体档案保管和电子档案存储、档案信息综合开发和利用及实体档案利用、实体档案鉴定销毁和电子档案的销毁等管理功能。
4.数字化建设。档案数字化建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化装换、资源整理加工、建立资源库等内容，公司档案室采取三种方式进行数字化处理：第一是借助接口管理将收发文管理系统和项目管理系统中的电子文件进行接收管理，经整理形成可用电子文件；第二是采取自主加工与委托方式，利用数字化加工设备对所需要数字化档案进行加工，形成电子文件；第三是将积累保存的电子文件与档案管理管理系统进行链接，有效地满足档案数字化需求。
5.保障体系。安全保障体系上采取配备保护系统安全的软硬件设施和建立安全保障制度的方法，通过定期备份、权限管理、水印加密、网络控制等措施实现在安全体系下的档案利用、信息传递和资源共享，安全体系。
6.平台接口。平台接口就是采用开放的数据格式标准、统一的数据转换流程、集成的交换处理界面、便于扩展功能的模块化系统架构，无缝集成于OA平台、项目管理系统以及各项业务系统中，通过WEBSERVICE，实现人员CA身份认证、数据检索、数据传输和资源共享。
7.检索利用。档案管理系统全文检索系统内嵌快速OCR技术，可以无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，同时嵌入档案信息服务网站之中，受到档案权限的管理和控制，与档案管理系统融为一体，利用者根据需求，调取利用文件，如需原件，可进行网上预约借阅，检索利用。
二、成效与创新
截至目前，档案信息化建设稳中求进，综合档案管理系统运行正常，所属各单位及各部门反应良好，档案管理网页年均浏览量28012次/人，现场调阅年均5166次/人，年均借阅18617于件（卷），有效地服务于公司生产经营、安全运营和品牌建设，各个阶段性成果受到上级单位及本单位领导的认可，特别是公司特级资质申报过程中受到国家住房建设部领导认可与好评。档案信息化建设中探索适合于新形势下档案工作特点和需求的现代化档案管理模式，结合项目档案建设的自身特点和发展需要，开展档案管理和利用模式的创新、理念创新和技术创新，建设成果体现了档案信息存储简便、利用上不受时间和空间限制的优势，同时，档案工作者也在信息化建设过程中创新了管理。
1.新的技术成果广泛利用。系统管理开发过程中，充分利用在线OCR技术、XML技术、图像处理技术、检索技术、数据交换技术、流数据文件浏览技术、高压缩比技术和系统接口技术等前沿的新技术、新方法、新模式，体现了档案信息化建设水平上的提升。
2.传统借阅方式的改变。基于数字标签识别技术的电子文件跟踪系统的开发和应用，使得档案管理系统能够实现智能化的条形码打印，档案人员在档案整理中，将档案号和条形码通过打印设备打印出条码纸，档案利用者借阅档案时，档案人员使用条码扫描器对档案上条码读取，系统将自动读取条码信息，进行系统借阅，档案利用者可以通过档案网页查询到借阅信息，档案借阅过程采取系统管理方式，改变了传统的纸质签字手续方式，体现先进的管理水平。
3.灵活适用的系统开发。档案管理信息系统灵活便捷体现在完善的定制工具功能上，系统采用结构化思想开发，各项功能采用积木式组合与集成，流程发生变化时可组合出新的需要管理平台。可定义各种类型档案的数据结构、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制要求、数据正确性限制要求、辅助组卷规则、快速输入辅助信息等。通过定制工具，可以定制适合各自业务需求的档案管理信息系统。
公司档案管理总体目标：构建和完善公司档案分类体系；加强档案制度建设，完善工作流程；强化档案指导、培训、检查工作，确保重要资产项目档案及时移交；加快档案管理现代化建设，充分开发档案信息资源，满足公司各项工作需要；加大培训力度，培养一支高素质地档案管理队伍；实现档案规范化管理。
现将公司档案管理有关情况及建议报告如下：
一、做好我公司档案工作的重要意义
企业档案是企业进行生产、经营、管理等活动的重要依据，国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证。收集和管理好国企档案对促进国有企业生产、经营和管理具有重要的意义。
我公司档案是公司经营活动的原始历史记录，是以后工作的考查凭据，为以后明确责任，对历史负责，为现实服务，有及其重要的作用，必须要对我公司档案进行规范的、持续性管理。
二、我公司档案管理现状
在新__公司组建以来，档案管理主要做了一下工作：
1、根据公司做大做强的需要，制定了《成都__资产经营管理有限公司档案管理暂行办法》，使公司档案管理基本做到有“法”可依。
2、根据公司档案管理暂行办法，明确了公司各部门兼职档案管理人员，初步建立了公司档案管理网络体系。
3、在基本设备方面，购置了缝纫机、装订机、打码机、市档案局监制的标准无酸档案盒等档案用具；在档案软件方面，购买了市档案局参与编写的“紫晶文档一体化管理系统”软件ams增强版。
4、在档案实体方面，目前已经完成公司历年文书档案的立卷工作。全部文书档案已按永久、定期30年、定期10年进行了分类，目前正在进行文书档案目录的电子录入工作及校对、补充完善工作，下一步将对公司资产项目档案进行规范化整理。
5、在人员培训方面，20__年1月25日，邀请了市档案局的谢老师对我公司及子公司专职、兼职档案管理人员进行了档案管理基础知识的简短培训，通过这次培训增强了公司档案管理人员收集各类档案的意识。
三、现阶段我公司档案管理存在的主要问题
自老鼎力公司成立以来，就没有对公司档案进行规范化要求及整理立卷，也没有相应的档案管理办法及制度，导致公司档案管理方面一直比较薄弱。公司部分员工在档案的归集方面比较随意，借出公司档案不及时归还、长期占有，没有树立良好的档案归档意识，部分子公司档案管理存在较多问题。具体表现在：
1、经过对公司历年档案的清理，发现少部分文件只有文件主体，文件附件不全。主要原因在于立卷归档部门不注重公司档案的平时收集、归档工作，部分员工归档意识薄弱，对自己经手的外送文件没有存档留底习惯。
2、公司重要会议的原始记录缺失，公司人员外出考查学习及公司组织的员工活动的档案资料严重欠缺，公司声像档案资料及公司各部门形成的已正式报送文件的电子档案至今还是一片空白。
各部门兼职档案管理人员应加强这方面资料的收集，根据档案内容整理好并向公司档案室进行移交。
3、涉及公司保密的档案资料归档有一定难度，比如公司人事档案，奖惩考核方面档案、薪酬方案档案等。这部分档案由于涉及公司内部管理的保密问题，是归档立卷还是由当事人作临时保存不归档，都是个难题。
4、在总公司范围内，其他未正常经营又具有法人主体资格单位的档案归档问题，不好解决。如蓉海公司档案管理问题，金达通公司档案管理问题，成都市市级机关处置领导小组的档案问题及其已处置完毕的浣花山庄的档案问题，即将处置的万和公司的档案问题。这部分档案比总公司的档案还多、还乱，一是没有专门的档案管理人员，二是没有进行规范化整理立卷，仅文件的清理及文件目录的电子录入工作就是一个较大的问题。
随着公司业务量的增多、业务范围的扩大，处置单位（资产）的增多，这部分问题将会越来越多，越来越严重。如总公司将子公司档案集中存放，档案库房及档案管理人员将严重不够，如分别存放，谁又来负责档案管理责任问题。
5、公司代管的市信托档案问题
根据原鼎力公司与市信托公司签订的有关协议，市信托注销后，其档案存放于我公司位于西安中路1号房产的地下金库，由我公司代保管30年。现由于地下金库密不透风，潮湿严重，保存档案条件恶劣，部分档案已有发霉迹象。
以上档案管理方面存在的问题，在公司领导的重视下，已经有了初步改善，特别是公司本部档案在分类整理及立卷上，有了较大改观。
四、做好公司及子公司档案管理工作的建议
档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，需要大量的时间和精力才能做到标准化、规范化。
1、领导重视是做好档案管理工作的关键，公司同仁精诚团结，勇于奉献是做好档案管理工作的基础
档案管理工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。要能很好地完成档案管理工作，必须有公司领导的重视及大力支持，还要靠公司同仁同心协力、相互支持、勇于奉献，更需要各立档部门的大力支持，规范整理，做好资料的归档工作。
根据四川省企业档案工作规范化管理要求，档案工作要做到“三纳入”、“四参加”、“四同步”。“三纳入”即档案工作纳入领导议事日程，纳入有关工作程序、计划，纳入有关人员岗位责任制；“四参加”即档案部门参加
基建工程竣工验收会，参加设备开箱会，参加科研课题鉴定会，参加产品定型会或有关业务工作会；“四同步”即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求，检查计划进度同时检查文件材料形成情况，评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。2、加强继续教育，提高档案管理人员业务素质
档案管理人员要加强学习，与市档案局保持联系，争取其业务指导。公司应适时组织参加档案管理的专业培训，学习其他单位管理档案工作的先进经验，力争公司专职档案管理人员都持证上岗。
在提高档案管理人员素质的同时，要健全档案管理制度，建立档案管理的新模式，最重要的是改变重管轻用的现状，多途径地开发利用档案信息资源。
3、建立一支稳定、专业的档案管理队伍
要建立公司档案管理网络体系，建立专、兼职档案管理队伍，保证公司档案管理工作的良性发展。应根据公司业务的发展情况适时增加档案管理人员，以利于公司档案日常编研工作的开展，有利于公司档案管理的连续性，为以后的档案管理及档案接收工作做好人员储备。要做好档案管理工作，需要较多的基础投入和人才建设。
4、强化全员档案意识，调动员工参与档案建设的积极性
根据公司新的档案管理暂行办法，公司实行“统一管理、分部负责、人人参与”的档案管理体制。公司员工要在以后的工作中逐渐强化归档意识，要知道档案的收集、归档不仅仅是档案管理员的事情，人人都是公司档案的产生者、责任者，人人都必须对公司的档案负责。公司应营造上下一心，全员参与的档案管理氛围，以适应档案管理工作的需要。
要使公司档案管理达到一定水平，而且使公司档案管理工作保持长期稳定，公司的档案管理应统一纳入公司发展规划和年度计划，部门及个人档案工作的管理和考核应纳入部门及个人绩效考核管理体系。
5、完善档案保管基础设施，实现档案管理现代化
根据档案管理有关要求，库房建设要符合保管要求，档案库房、办公室、阅览室应实行三分开，档案库房要为以后档案的归档预留10年的发展空间。
随着时间的推移，公司规模逐步的扩大，人员不断的增多，日常档案查阅及维护工作量的增加，档案管理面临着许多亟待解决的问题。诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难，管理方法手段的落后将直接影响档案的使用质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。档案管理现代化，不仅要设备配置现代化，还要管理标准规范化，管理技术及管理思想现代化。
6、20__年争取达到省三级档案管理标准，促进公司档案规范化建设
以四川省档案局目标管理评定标准为指标，以达省档案管理三级标准为目标进行准备工作，公司本部档案管理在年内争取达到四川省三级档案管理标准。通过升级达标活动，促进公司档案管理科学化、规范化发展。
7、对子公司档案管理
（1）待公司档案管理基本规范化后，组织力量摸清子公司档案管理现状。
（2）督促制定相应管理制度，根据各自情况制定相应整改措施。
（3）对普遍存在的问题，邀请专业人士对档案管理人员进行集中授课。
关键词：档案管理；现代化；质量管理体系
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）16-0190-02
在档案管理工作体系中，融入ISO质量管理体系标准，无疑使其工作更加具备系统性与专业性，所以这就需要现代档案管理工作从业工作者能够具备高度从业素质与社会责任感，有着踏实的工作上进心以及务实的工作态度，以此才能在ISO质量管理体系理论支持下发挥出档案管理工作的实践能力及工作水准。此外，处在目前国内产业化经济逐步提高及其自动化领域技术的愈发完善的趋势下，也无时无刻不在要求着档案管理工作必须结合深刻的理论及基础方法作为指导其工作顺利进行的衡量标准。而ISO质量管理体系标准则正是新时期下档案管理工作的重要执行依据与理论基础。
一、ISO质量管理体系标准理论基础简述
ISO9001质量管理体系标准理论基础主要包括：为客户服务着想、组织管理、强调集体参与、基本方法及原则、基本体系标准、应用管理、实践改革、以及决策安排等。也就是说，ISO质量管理体系主要强调的是以执行文件及其实践理论、方法等的建立去为客户群体服务，逐步通过体系标准的改革、应用实践区展现其现代化全面、周到的服务，以满足质量管理基本标准，以此才能让客户群体放心、满意；其基本执行原则是深化改革及持续应用。如，根据产品提出一些质量要求，就完全可以通过质量管理体系的不断深化改革、实践来赢得客户的一致好评与满意。
二、质量管理体系主要内涵探究
ISO质量管理体系标准的内容侧重点强调的是质量方面涉及的质量控制、质量管理、质量服务以及组织指挥等活动的管理体系实践应用。同时，通过标准在内的联系要素的实践及改革，可不断完善质量控制方针，进而达到质量生产与质量服务，使客户及产业双方都能满意。
ISO质量管理体系最为显著的特性就是其文件程序规范、完整、稳定，并且相关标准文件具备程序化性质。因此，质量管理体系能够实践的重要标志则是体系文件程序规范与完善；其主要体系构成要素则是信息载体与主要操作流程。而这些要素发挥作用时，这需要质量体系认证以及年度审核，进而才能决定企业产品生产的质量成果，是否利于其品牌效应扩张。
三、质量管理体系和档案管理的密切关系研究
（一）体系内容紧密关联
档案是直观反映组织机构单位的活动情况、归档、备查各种资料或文件的总称。因此，档案形成的主要来源自然是组织单位的一切活动作为载体，而直观的保存载体媒介则是图文、磁盘、以及电子媒介等特殊载体，且总体分为纸质载体与电子载体。因此，质量体系文件与档案记录等一系列工作流程的关系紧密相连且不可分割。
（二）职责划分有区别及关联
档案管理和质量管理工作的各自职责范畴划分清晰、明显，即档案管理自身自成体系，质量管理体系涉及的相关工作也包括档案管理。当然，两者在职责范畴、组织管理、管理方法等也各有不同，有着明显差异。但不可否认，ISO质量标准程序文件与档案管理工作在专业名词、学术用语等方面有很多内容也极为相似。所以，文件与记录的相当一部分工作流程实则也属于“档案”范畴。
（三）深化管理方法或管理手段
档案管理工作和质量体系标准有着重要衔接与工作业务上的交叉，两者之间正确实践应用，可起到良好的制约效果，达到两者体系内容的依存、辅助作用。因此，为了充分贯彻ISO质量管理体系标准，加强程序文件及资料资源的整合至关重要。其需要不断深化文件生成、审核流程、统一格式等工作改进之处，使其更利于保全文件资料的真实性和可靠性。
四、应用质量管理体系标准对档案管理的重要促进作用
档案管理体系工作内容本身具备严格的操作性、专业性以及系统性，而应用质量管理体系执行标准能够使档案管理工作事半功倍，更能满足其现代化从业要求，真正提高档案管理工作的实践效率，保证其执行成果完全实现有章可循与有据可依，进而能够使从业工作者责任明晰，更具高度社会责任感，逐步形成一套权责利清晰的现代化作业模式，不断促进从业水准与作业质量的大幅度提升。具体而言，在现代化档案管理中应用质量管理体系标准具备的主要作用彰显在以下几方面。
（一）服务意识及质量观念的促成
凭借质量管理体系标准及其理论、执行原则、方法等的不断深化与实践应用，能够使现代化档案管理更能满足内业工作需求，同时能够按照指导原则全面完成质量服务，把服务工作重心对象前移，即强调面向大众，客户最终评价服务标准是否能够达到满意需求。
当然，处在当前新时期下，档案工作者自身也要正确树立从业观念，把质量服务工作做好，以此才能在服务工作实践开展过程中，对客户群体的服务满意程度做到知根知底，心里有数，挖掘出主要信息资源，利于内部体系工作内容的决策实现及改革。而现代化档案管理工作配合质量管理体系标准内容，可进一步提高自身工作范畴内的资源优势，建设客户关系网，并利于工作者或员工的服务观念与意识的提高。
档案反馈的收集、分析与汇编是提升档案信息资源管理、进程执行力度、开发质量的重要举措。凭借反馈信息的整理筹划、分析与加工汇编，能够及时掌握到市场发展建设需求，并使得档案工作的建设思路更加畅通，从而才能高效地开发档案信息资源，使得资源充分利用而非闲置，服务于市场经济与社会各组织主体。
（二）促进工作规范化
档案管理工作于ISO质量管理体系产业相关工作的服务宗旨及理念，必须具备超强的服务意识、工作责任观、以及先进的管理模式，这样才能使质量管理等一系列服务性第三方产业或者企事业等有关组织机构实现正规运作。以往，档案管理工作流程要经过繁缛的文件起草、删减修改、包括打印、传递、后续筹划及归档等都需要纸质载体。而经过现代质量管理体系标准配合现代信息化产业技术的强力支持，能够高效完成文件起草、索引、以及登记、统计筹划等工作流程，让繁缛的档案工作流程实现高度自动化。因此，质量管理体系工作标准的实践开发运用，能够大幅度提高档案管理工作的办公效率及作业成果与质量。
（三）应用ISO质量管理体系标准，保证信息资源完整可靠
信息资源是公司或者相关其他产业单位的重要宝贵资源。而档案信息资源更具绝密性，要求真实、完整、可靠、并且能够保证公司或者机构的正常运转，这样才能使自身组织单位保持良好竞争优势，利于企业资产的保全，使管理机制的实践性更加突出。同时，在档案管理业务工作方面，通过质量管理体系标准作为方法、理论的技术支持，能够利于信息安全评估，降低决策不当造成的风险损益，实现全程控制化动态管理，保全信息资源的可控性与真实完整性。
五、为提高档案管理工作成果应用ISO质量管理体系标准的主要措施探讨
（一）加强信息化建设，保证工作执行成果
信息产业技术盛行的时代，档案管理的内需建设尤为重点，即档案管理内涵与外延服务强度逐步提升，信息属性已经成为时代反映档案实质的基本特征。光盘、刻录、计算机信息技术对档案管理系统工作的辅助作用很大。也就是说，信息产业技术已经成为了现代化档案管理工作各项作业执行的坚实后盾，这就要求档案管理工作需摒弃传统僵化、桎梏的观念及意识，要具备科学的现代化从业思想观。而推行质量管理体系标准，就是推行全新档案管理理念，使得档案管理工作能够与国际水准接轨，逐步更新观念及充实体系知识内容等，以此才能提高质量管理体系标准内容的执行质量与效率。
（二）在档案管理中制定执行标准
档案的收入过程、启封、登记时间、包括借阅操作、归档审核等多个流程都要以质量管理作为依据与凭证。其目的是为了更好的结合质量管理体系标准进行档案从业工作，使档案管理更具现代化、专业化与系统化。
（三）提高档案管理质量与效率，需强化从业人员工作素质
对档案管理工作而言，其工作人员必须要结合工作流程、自身职业判断能力、服务意识、社会责任感、管理思想、管理手段等进行效率化工作。否则，在应用质量管理体系标准进行实践时，影响的是整个档案管理工作进度。因此，为保证从业人员的素质及工作水准的提高，必须要加强信息化建设、自身专业深化、以及掌握各项产业资历技术等，以此才能不断提高理论水准，更好地将档案工作管理的职责、应用到实践中去。
六、结语
ISO质量管理体系标准的不断深化改革、实践应用对档案管理工作而言，所具备的现实作用和指导意义非常重大。因此，如何加强档案工作者及相关从业人员的组织能力、从业素质，不断提高基础专业技能显得异常重要。也就是说，档案管理工作人员应坚持“加强领导、上下联动、整体推行、积极创新”的基本执行方针，重视中高层干部示范作用以及落实全体人员的基础与参与作用，最终获得高效成果。
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一、健全档案管理的制度和组织架构
系统建立在制度的基础上，档案管理有很强的制度要求。2011年，人大修订的《档案法》对档案管理有明确的要求。财务档案管理是比较特殊的一种，《会计法》规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”财政部的档案局也制定了会计档案管理办法，对各类财务凭证保管期限都有具体的相关规定。因此，企业制定档案管理制度至少要明确部门职责、流程、保管期限、销毁、监控、惩罚等内容。
档案管理组织架构是系统管理的重要内容。一般来讲，具体单位都设有档案管理机构，有的单位综合办公室是档案管理的职能部门，但也有企业技术部门是档案管理的职能部门，主要是技术部门的档案文件较多。档案管理综合部门的职责主要有负责安排和协调档案部门工作，配备与任务相适应的专职档案人员。同时，有档案储存的各有关部门及企业分厂设相应的兼职档案员，业务受档案部门指导，按时完成档案部门所交办的有关档案工作。
二、完善档案管理部门的工作内容和责任
做好档案管理的系统性工作，要明确相关部门的工作内容和责任。企业档案工作坚持实行集中统一管理的原则。承担负责档案管理的职能部门要负责本单位及所属各单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。企业要设置档案室，档案室的专职档案人员负责企业档案材料的收集、整理、归档、立卷工作。财务会计类档案的管理有其独特的地方，会计类档案按会计档案的归档范围进行归档，财务部门负责整理，立卷装订成册，在年度终了后，一般由财务部保管一年后，再编造清册，归集到专门的档案室。财务档案、资料的贮存基地和利用必须严格执行国家有关档案工作的法规、法令和政策，维护档案的完整与安全。
对于档案管理人员来讲，职责和责任很重要，档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。搞好档案工作是档案人员的首要任务，应列入档案工作的职责范围，并有相应的经济责任制作保证。同时要不断提高档案人员的素质，积极开展业务培训。
三、完善档案归集的流程
档案管理的流程非常重要，首先要确定哪些是档案?w集的范围，就是说什么样的文件材料才可以作为档案归集。一般说来有本企业财务凭证、报表、其他财务相关资料；本企业内部形成的文件材料有利用或保存价值的；本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料并有保存和使用价值的；本企业执行、办理的外来文件材料并有保存和使用价值的等。档案归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。分类是可以设置二级分类科目，二级科目可以按时间进行分类。
对于档案归档时间，不同企业有不同的要求，主要根据档案的时效性来确定归档时间，比如科研技改和课题类的资料可以完成1～2月后归集；文书类、管理性的文件可以在第二年进行归档；财务类的档案一般在下一年再进行归档；有些工艺变更、新品鉴定等时间性很强的资料可以随时归档；基建项目文件材料一般在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。档案归档手续一般要简洁并且完备，一般来讲，归档资料的收集工作由单位内部各部门的兼职档案员负责。凡属应归档的各类文件材料，材料必须完整、正确、统一。
财务类的资料比较特殊，做好财务档案管理工作必须对财务档案做合理的分类，从财务角度来讲，可以分为会计凭证、账簿、报表报告、其他资料等。档案部门接收保管的会计类档案，原则上应保持原卷册的封装，如果发现需要重新装订时，一般应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
四、细化档案的使用、复制及销毁管理
资料归集后，调取和使用是经常发生的事情，特别是经常要复制一些图纸和复制财务数据和资料，这种情况下，应由申请部门填写申请单，经有关部门负责人审核后方能复制，需出档案库房复制的文件应由责任档案管理员负责监督复制。
档案保管期限的确定和销毁环节也很重要。原则上讲，对企业有长远利用价值的档案应永久保存，对企业在一定时期内有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。一般管理类、科技类、人事类、特殊载体类档案保管期限定为永久、定期两种，定期实行标时制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各种会计档案的保存期限，分为永久和定期保管，按国家规定定期保管可分为3年、5年、10年、15年、25年五种，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
档案的销毁要有专门的流程，必要时要成立鉴定小组，对保管期限已满，并确定无保存价值的档案，经过鉴定小组鉴定写出鉴定报告，由公司负责人批准后，即可销毁。
确定销毁的档案，要编制销毁清单，在档案目录上注明注销并报送档案部门备案。销毁工作由档案管理人员执行，销毁时应指定专人（一般两人以上）销毁和监督，以防发生意外。会计档案的销毁按会计档案管理制度执行。
其他方面，企业要对档案要经常检查、清理，并做好统计工作，确保档案完整、齐全。档案保管房间要保持整洁、通风，积极做好“八防”工作：防火、防盗、防尘、防光、防高温、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切断电源，关好门窗，确保档案管理房间的安全。
关键词：档案管理；实施；应用；措施
前言
档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的发展，原有的档案系统在管理和应用等方面存在着诸多问题。例如档案借阅只限于纸质文件，数字化程度很低；档案检索效率不高，检索结果质量不佳；档案管理人员综合素质不高等。这些问题制约了企业的档案管理，无法满足企业长远发展的需要。因此建立一个统一、规范、完备的档案管理系统是必须之举。档案管理系统是中石油统一推广的档案管理平台。通过该系统能够实现公司档案管理的规范化、数字化，促进公司档案管理水平的提升。
1 系统简介
档案管理系统是由整合收集、科学保管和开发利用三个方面构成，实现了档案业务的收集、整理、保管、鉴定、检索和利用等功能。公司现有包含文书类、会计类、建设项目类、设备类等全部历史档案将全部电子化进入系统。实现了电子档案和实体档案的双轨管理。用户根据自身的权限登录系统，即可实时浏览检索其所需的电子档案，改变了以往只能借阅实体档案的限制，实现了对档案内容的整合和利用，真正实现了档案的数字化。
2 系统实施和应用
2.1 数据整理
基础数据整理。按照统一要求，档案部门对本单位组织机构、用户权限、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理。信息部门配合档案部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。
历史数据整理。信息部门协助档案部门把历史数据从旧系统中导出并整理成样例表的格式。档案部门根据档案管理规范，按要求对档案进行数据整理，对于有错误或不规范的内容进行修改，并按照类别进行分类梳理，确保档案迁移和数字化的质量。
2.2 系统配置
信息部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。两个部门共同检查确认用户权限和单位设置。档案部门设置好系统流程、档案类型、著录项等项目。信息部门再配置电子公文系统与档案系统接口。经过测试，系统实现了中油电子公文系统内已办结公文自动流转至档案系统，再由档案管理人员操作后，实现了档案的借阅，系统具备了上线条件。
2.3 系统培训
公司积极做好系统推广工作，派人参加关键用户培训班。关键用户学成后，对档案部门管理人员进行了包括系统功能、系统管理、应用管理及系统操作等方面的培训，使档案管理人员熟悉系统的使用。针对下属各单位的档案最终用户也对其进行包括制度在内的系统操作培训。
2.4 数据迁移
数据迁移前，按照谁产生谁定密的原则由原归档部门进行定密。定密后再进行数据迁移。历史数据迁移是系统应用的基础，是一项非常繁重而绵长的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序进行。
2.5 应用中存在的问题
目前，档案管理系统已在公司内部得到广泛应用，成为企业管理的重要系统之一。但是在档案管理和应用方面还存在一些不足，主要体现在下属单位档案收集整理不及时；缺少即懂档案业务又熟悉信息技术的骨干；档案的数字化进度缓慢；已办结电子公文自动流转至档案系统，有时存在数据不畅等问题。这些问题制约了档案系统的应用，因此如何改善成为档案管理人员的重要工作。
3 档案管理的几个改善措施
3.1 建立健全公司内部档案制度，规范档案管理。
按照中石油统一的档案管理标准，结合本单位实际情况，建立健全企业内部档案制度，完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作的各个环节和步骤，同时划清各类管理人员的职责，使各项工作做到有章可循，促进了档案管理工作的规范化、制度化，确保了档案工作的及时、准确和完整。公司下属单位的档案管理人员按照公司要求及时做好档案的收集整理和归档，避免材料遗失。公司档案部门的管理人员，则严格按照统一的档案规范，做好实体和电子档案的收集、整理等工作。
3.2 加强系统安全的监管和维护，做好信息安全。
档案是企业最重要的材料之一，反映了企业不同时期的生产经营和管理情况，因此保证档案数据的安全是重中之重。档案管理系统在设计和开发时就做好了系统内安全防护，档案数据在系统内的安全由总部统一部署和保证。各下属单位在使用档案系统过程中，也要注意信息安全和保密。
配备专用计算机，通过专网保障数据的安全运行。用作档案管理的计算机应专机专用，专人管理。禁止该机器上互联网或安装其它非信息系统。定期做好操作系统的优化和升级，经常清除系统垃圾，清除恶意软件。安装可靠的防火墙、防病毒软件。严格U盘使用制度，关闭无用的端口。系统账户、口令的设置必须符合规范。切断一切与计算机有关的风险因素，通过中油内部网和统一的身份认证平台登录系统，就可以确保数据的应用安全。
强化意识，加强系统用户的监管力度。随着档案管理系统的逐步深化应用，系统用户将大幅增加，系统安全运行的风险将加大。只有通过制度约束，加强对系统用户的监管，才能防患于未然，确保系统的安全、可靠。强化表单管理，细化用户权限表单内容。公司属各单位用户权限变更，由各单位领导做好把关工作。档案管理人员收到用户服务申请表时，做好用户信息核对和审批，必要时可进行电话核对，确保系统中用户信息和权限的真实有效。下属各单位还要明确档案工作的职责分工，由专人负责，明晰档案的各项制度和规范。禁止多人使用同一用户名和密码登录，禁止使用他人用户名和密码进行系统操作。
3.3 建立健全应急机制，提高处置突发事件的能力。
结合档案工作特点，建立健全应急机制。制订符合客观实际又具有操作性的应急预案，预防突发性事件的发生，做好应对突发事件引起危害的应急措施准备。规范应急管理机构，加强应急队伍建设。明确职责，确保发生突发事件时，能够有效组织、快速反应共同应对和处置。档案管理员更要提高自身的业务水平，特别是负责借阅的工作人员要十分熟悉馆藏，保证在不利用计算机检索的情形下，找到用户所需档案。同时对档案管理人员开展应急培训和演练，保证其在面对突发事件时，能够快速反应、有效控制和妥善处理，提高处置突发事件的能力。
4 总结
档案管理系统在该公司已上线运行一年多的时间，目前系统运行平稳有序，取得良好的效果。档案工作人员还应充分利用系统功能，完善档案信息化基础设施，加大档案数字化的力度，同时配合总部做好系统深化应用工作，力争通过系统的应用更好地提升公司管理水平，为用户提供更实用、更有效、更准确的档案服务，实现档案管理工作向新高度迈进。
参考文献：
[1] 金波. 关于企业档案信息化建设的思考 .上海大学学报[J]，2005年9月第12卷第5期：100-103
[2] 汪英. E6档案管理系统在科技档案管理中的应用体会.科技创新与应用[J]，2012年第18期：316
[3] 高东红 田薇. 浅谈档案管理信息化 . 神州[J]，2012年第08Z期：211
作者简介：
关键词：净化厂工程；项目档案；质量控制
1 概述
万州天然气净化厂工程是中国石油西南油气田分公司和重庆市重点建设项目。该工程位于重庆市万州区，厂区占地面积63753m2，设计规模为日处理高含硫原料天然气200万m3，是一座综合配套齐全、技术先进、自动化程度高的天然气净化厂。该工程共分为31个单位工程，于2008年10月正式开工建设，2009年5月完工交接，6月6日一次进气试生产成功。开工建设到装置投产仅用了7个多月时间，创造了同规模净化厂工程建设史上又一新纪录。由于在短时间内产生大量的资料，给档案管理带来很大的困难。为了搞好工程项目档案的质量控制，我们注重学习国内外工程项目档案管理的先进理念，结合国内优质工程项目档案管理的经验，建立了从项目文件到档案的管理模式和质量控制体系，提出了提前介入，全程控制，直线责任，属地管理，横向到边，纵向到底的管理方式，使项目档案管理取得了很好的效果。
2 档案管理提前介入为建设项目档案质量控制提供保证
2.1 逐项理顺归档流程，确保归档环节畅通。建设项目的档案是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、无损检测、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等全部文件。主要由可行性研究、任务书、设计基础文件、设计文件、管理性文件、施工文件、监理文件、无损检测文件、工艺设备、环境保护、职业卫生、消防、水土保持、安全设施文件、生产技术准备、试生产、财务、器材、项目竣工验收文件等组成。要确保上述文件的完整性，必须加强协同管理、理顺归档流程，从项目各类文件形成的源头进行控制。
项目文件的归档工作涉及建设单位相关管理部门，也有参加项目建设的设计、施工、无损检测、监理单位。而追溯源头，理顺流程，明确责任、提前介入控制，是建设项目档案质量的最有力保证。为此，重庆天然气净化总厂档案部门特别编制了《万州天然气净化厂工程竣工资料收集整理归档规定（试行）》，从源头控制建设项目档案质量，为确保万州净化厂工程项目档案的完整性奠定了基础。
2.2 进场前培训指导，提高项目文控归档人员的档案质量意识。建设项目档案的最终成果是竣工文件，而竣工文件的完整性、准确性对今后装置检修、技术改造、扩建和设备维护有着重要的作用。竣工文件的编制涉及建设、施工、无损检测、监理等参建单位，而大量的资料在施工单位；因此，我们始终把对各施工单位的培训指导视作控制源头的一项重要工作来抓，在项目建设之初对所有参建单位竣工文件编制的相关内容进行培训指导，将竣工文件编制规范、审核及归档流程印刷成册分发到参建单位，并通过专题培训，让竣工文件的编制、审核和签署人员能正确理解建设单位对竣工文件编制和归档的专业性的具体要求，能认识到从竣工文件形成的源头进行文件积累和质量控制的重要性，从而为建设项目档案的完整性和准确性打下良好的基础。
2.3 加强协同管理，确保资料规范化管理不漏项。万州净化厂建设项目管理，除项目部外，还有总厂相关部门参与管理。建设项目档案方面的要求通过总厂管理机制来制约。设计、施工、无损检测、监理、设备供应商等档案管理则通过纳入合同管理来制约，从而使参建单位的资料交付处于受控状态，档案的质量有了一定保障。
项目各参建单位按照《中国石油天然气股份有限公司油气田建设工程（项目）竣工验收手册》和《西南油气田分公司建设项目档案管理细则》有关建设项目档案管理要求，理顺项目建设各阶段资料收集单位职责，并收集整理相应的档案资料。建设单位项目部及相关管理部门负责收集归档项目立项、可研、设计、施工图、项目管理性文件、涉外文件、招投标、合同、物资采购、工艺设备、环境保护、职业卫生、消防、安全设施、水土保持、完工交接、生产技术准备、试生产、工程预验收、竣工验收、竣工决算审计、竣工报告书、单项总结、质量监督报告、竣工验收鉴定书等资料，并包括相关资料电子版本（只读光盘）；各单位及部门应对其移交资料的完整性和准确性负责。通过直线责任，属地管理的方式将责任落实到位，确保文件归档环节畅通[1]。
3 档案质量过程控制是建设项目档案管理的关键
3.1 过程控制为项目档案的完整性奠定了基础。项目档案人员在对所有技术资料接收、分发的同时，保存一套作为对竣工资料完整性核实的记录，整个项目建设过程中设计图纸发生设计变更、版本升级等档案人员均有记录。同时，档案人员定期参加项目领导主持的施工、监理等例会，及时掌握设计、施工等信息，根据建设进度，把好资料形成、编制、归档等工序质量关，为实施过程监控创造条件，使档案的完整性得到充分的保障。
3.2 竣工文件编制过程的检查可提高档案内在质量。重庆天然气净化总厂档案部门抽三人负责对竣工文件的编制单位进行指导和过程检查，为后期竣工文件归档质量提前把关、消除隐患。对过程检查中发现的问题，如原件未归档、圆珠笔书写、漏签字，竣工图划改、圈改，以及卷内文件排列等问题要求立即整改，同时，对案卷题名准确性、签署责任人等方面也作了具体的规定，通过过程质量的检查，尽量将发现的问题提前整改，为建设项目内在质量把关。
3.3 项目竣工图的编制要求。竣工图是竣工文件的重要组成部分，施工单位在项目竣工后必须按档案管理要求用最终版的施工图编制竣工图。
3.3.1 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，真实反映项目竣工验收时的实际情况。3.3.2 施工图没有变更的，在原施工图上加盖并签署“竣工图章”。
3.3.3 凡施工中有部分变更的，可在原施工图进行修改，并在修改部位或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖签署“竣工图章”。
3.3.4 凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其他重大改变及图面变更面积超过35%的，不宜在施工图上修改、补充，应重新绘制竣工图。重新绘图并按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署“竣工图章”。
3.3.5 文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。
3.3.6 有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。
3.3.7 已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”，并注明修改图纸的出处，签署姓名、日期、参见页号（指被修改的图纸案卷的页号），做到原图与设计变更单互标注与参见[2]。
4 高质量的竣工资料是建设项目档案质量控制的最终体现
4.1 档案自检工作强化了参建单位质量控制的责任。建设项目档案自检是档案专项验收的前提，责任主要落在监理和建设单位管理部门，由建设单位与监理单位共同组织建设项目档案自检工作。监理单位负责对竣工文件完整性、准确性的检查，施工单位配合检查；建设单位各职能部门负责对项目前期文件、竣工文件的完整性、准确性检查，设计单位配合检查，使档案自检工作责任落实到位。自检发现的问题必须及时整改，由建设单位职能部门和监理单位共同把好建设项目档案质量控制关。
4.2 项目档案专项验收体现了档案管理在项目管理中的重要地位。按《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》的要求，项目档案专项验收是竣工验收的必备条件之一，档案验收的竣工文件应按照GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》和DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》归档；国家档案局、国家发展和改革委员会联合颁布的《重大建设项目档案验收办法》则明确规定“项目档案验收不合格的项目，不得进行竣工验收”，档案专项验收是检查档案管理是否与建设项目同步，确保项目档案的完整性、准确性、安全性的最有效的手段。项目档案专项验收不仅仅是验收档案管理工作，更是从侧面检验企业各项基础管理是否扎实，项目管理是否规范。由于前期工作扎实，资料收集全面，本工程共整理归档汇编竣工档案2004册，随机设备资料520册，工程图片38册，电子光盘25张。验收组专家在听取汇报的基础上采取查、看、议的方式，现场查验了该项目的档案，认为档案收集齐全、完整；归档率、完整率、精确率都高于档案管理要求，所有应该收集的原件均已收入档案中，该工程的档案工作得到了专家的一致好评[3]。
由于该项目档案工作有超前意识，并运用了档案管理的多载体形式管理，图像、音像资料齐全；项目档案资料齐全、完整、准确为项目顺利通过验收提供了有力的保证。目前，中石油万州净化厂工程已获得中国石油天然气集团公司建设项目金奖，并推荐参加国家优质工程的评审。2012年8月7日，中石油万州净化厂工程接受了国家优质工程现场复查。
参考文献：
[1]中国石油天然气股份有限公司勘探与生产分公司.中国石油天然气股份公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册（2010年修订版）.
[2]中国石油天然气集团公司.建设项目文件整理与归档操作指南（2011年试行）.
