时间：2023-06-04 10:49:12
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇机关单位档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：档案管理；档案登记；著录；档案借阅与归还
中图分类号：TP393
文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
2.文书工作与文书档案管理系统开发的作用
就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。
第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。
第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。
3.文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计
文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。
首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。
其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系y要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。
基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。
如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。
3.1文书档案管理模块
文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。
1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。
2）档案扫描录人：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。
3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。
4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。
5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。
6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。
7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。
3.2文书档案借阅与归还
文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。
1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。
2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。
3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。
在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。
3.3综合查询
综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。
3.4系统设定
系统设定主要是对借阅人的管理以及文档案基本状态的设定。
关键词：档案管理；存在问题；采取措施
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.11974/nyyjs.20150501193
1 当前档案管理存在的问题
1.1 技术资料和相关的文件采集的不够完全
由于农业经济技术科研院所都是以搞农业科研技术为主要任务的地方，担负着我们国家和省市的重大科研项目工作，这些搞科研的人员对进行科研工作时的资料信息都比较重视，然而他们却不能够理解档案的收集对这些科研工作有更为严格的保存方式，根本就没有对档案工作给予充分的重视，在他们的思想当中，自己研究的项目内容一定要放在自己身边才是最安全的，也可以说根本就没有拿档案工作当回事，所以也就不愿意他们手里的资料交于档案室内进行整理归档，有时就算给了一些资料，但根本就不够完整，因此，也就无法全面的反映出单位重要成果的全面性，这样也难免影响到档案资料存储的质量。
1.2 在一些文书和资料存档流程中也是有漏洞存在的
有很多的部门和单位负责档案管理的人员并不是专职负责此项工作，由他们来负责文书档案资料的采集、整理、装订和归档的各项工作。并且这部分兼职档案员根本就不能固定一这一岗位上，流动性很大，他们各自的文化水平不相同，在工作的性质上也不同，而且对档案管理知识又了解的少，又不能够做到让其长时间的负责，所以这些人也不能够认真的去学习这项工作，在工作中，就会出现该归档的没有归档，不该归档的还归档了，没有一个清晰的定义，再有就是多年来在各部门中，没有把档案工作作为一项重要的工作来抓过，就使得很多具备保存价值的资料和文件不能够及时完整的进行归档，使后期的档案工作出现层层困难。
1.3 档案人员配备及成文过程中呈现出资源上的铺张浪费
在平时的工作中，凡是各类起草之后的各部门的文书材料都要由专职人员进行打印、整理和下发，最后才能归档。而且在各机关单位中，都是各负其责，各自管理各自的文件资料，互不交差，相互帮助更是谈不上，工作上根本就谈不上协调，这种工作的形式，难免会造成人员配备上的浪费，也体现出了机关单位工作中的杂乱局面。农业经济技术科研院所在科研时资料的印制过程中有着更严重的浪费现象。一个项目的起初到最后评审结束要经过一个非常复杂的过程，而且要经过许多职能部门的协作，其中就会有材料的起草、打印和再修改再打印的一系列的工作，时常出现印刷重复和印废的现象，每年就这些类的纸张印制不知道要浪费掉多少，经费的花销到底会有多大，没有人过问此类事情，其实这种财物的浪费也是非常之大的，这些问题的出现都应该引起大家的高度重视，努力在今后工作中加以改善。
2 采取有效措施强化档案管理
2.1 努力强化档案管理机制，从档案人员的管理意识抓起
健全档案管理的规章制度，对各类文件的归档工作制定出各项实施细则，使工作人员都能有章可循，不致出现不该有的错误。在规章制度中要明确标出归档文件资料整理办法和档案存储的范围以及保管期限的具体条件，加上不予存档文书的管理手续等的有关规定，在制度的要求中还要涵盖有文件收和发时的登记、查阅时要有记录。明确档案管理工作人员的岗位责任制度。通过一系列的制度要求使得我们的档案工作能够更好做出成效，让人们真正的认可这一工作的重要性。
领导的大力支持，会给档案管理工作增加非常大的分量，也使我们在平时的工作中减少许多的阻碍。这在日常的收集整理中，就可以最大程度的保证档案材料质量和来源的完整性，不至于科技人员的不信任的心理，使得我们的工作能够顺利开展。当然，在工作中，我们更应该做好自身的学习和进步，向领导和业务人员宣传好我们档案工作的重要程度和它对单位今后工作进程的影响力，明确档案工作存在的价值，强化人们的档案意识，让人们对档案工作给予高度的重视，以利于我们工作的圆满完成。
2.2 档案管理工作人员更要不断的强化自身素质
XX年档案管理工作总结
XX年，我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推进文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：
一、高度重视，加强领导
今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。XX年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，XX年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，XX年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
XX年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，XX年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；XX年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、 积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。XX年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。 由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
1会计集中核算存在的问题
1.1会计集中核算有悖于财经法规
1.1.1会计集中核算与《中华人民共和国会计法》相悖《中华人民共和国会计法》第四条规定,“单位负责人对单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责。”且不说单位负责人能不能对会计集中核算中心编制的会计资料真实性、完整性负责,因为会计集中核算,取消单位会计机构,将单位会计机构游离于单位之外,单位既没有出纳员,也没有记账员,只保留一个报账员,也就是说会计核算工作有财政部门相对独立管理。行政机关、事业单位对经济业务或事项的确认、计量、记录,甚至报告,都有单位之外的会计集中核算中心负责。那么,我们要问的是:单位负责人如何对单位会计工作负责?负什么职责?很显然,单位负责人除了定期了解单位财务报告,甚至走过场似的做一些象征性地在财务报告封面上签名盖章外,既不能随时了解本单位财务会计核算情况,也不能对本单位会计机构、会计人员进行管理。退一步说,会计集中核算属于行政机关及事业单位会计业务。但是,《中华人民共和国会计法》第三十六条第一款规定,“各单位应当根据会计业务的需要,设置会计机构,或者在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员;不具备设置条件的,应当委托经批准设立从事会计记账业务的中介机构记账”。现实问题是,一是,这些行政机关或事业单位并不都是不具备设置会计人员、会计机构的条件;二是并不是单位根据需要,而是行政机关及事业单位的上级主管部门根据需要,设置会计机构;三是,会计集中核算是财政部门成立会计核算中心,在保持单位会计主体、资金使用权和财务收支自不变的前提下,取消单位银行账户、会计和出纳,各单位只设报账员的会计核算活动。会计集中核算中心不是什么中介机构。
1.1.2会计集中核算能够有效控制支出,却不能要求单位适时进行财产清查,提高资产利用率如前所述,对行政机关及事业单位的会计核算进行全面改革,取消了行政机关及事业单位会计机构,改为报账单位的会计集中核算,对于维护财经纪律、控制行政事业单位经费支出、防止贪污浪费等确实起到作用。但是,由于会计集中核算是财政部门成立会计核算中心,在保持单位会计主体、资金使用权和财务收支自不变的前提下,取消单位银行账户、会计和出纳,各单位只设报账员,会计核算中心通过会计委托记账对行政事业单位集中办理会计核算和监督业务,融会计核算、监督、服务管理于一体的会计管理体制。而行政机关及事业单位的会计核算程序之一,财产清查,尤其是不定期财产清查就不能如期进行。在实行会计集中核算的行政机关及事业单位,进行财产清查时,首先要取得会计集中核算单位的配合和协调,如果会计集中核算中心工作繁忙,或者因为其他原因不能及时提供会计资料,行政机关及事业单位就不能进行财产清查,因而也就不能及时了解单位财务状况、资产、负债的多少,盘清家底,及时结算债权、债务,提高资产使用效率。
1.1.3违背《会计基础工作规范》,不利于会计基础工作管理中华人民共和国财政部1996年6月17日的《会计基础工作规范》第二章第六条规定,“各单位应当根据会计业务的需要设置会计机构;不具备单独设置会计机构条件的,应当在有关机构中配备专职会计人员。事业行政单位会计机构的设置和会计人员的配备,应当符合国家统一事业行政单位会计制度的规定。设置会计机构,应当配备会计机构负责人;在有关机构中配备专职会计人员,应当在专职会计人员中指定会计主管人员。会计机构负责人、会计主管人员的任免,应当符合《中华人民共和国中华人民共和国会计法》和有关法律的规定”。可见,单位的会计机构设置、会计人员配备,实行会计岗位责任制是单位内部事务,是单位的最基本权利之一,是《中华人民共和国会计法》赋予的权力和职责,是任何人不能侵犯和干预的。
1.1.4会计档案管理不符合会计档案管理办法根据《会计档案管理办法》规定,会计档案由单位会计机构负责整理立卷归档。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位的档案机构同一保管;如果单位未设立档案机构,则应当在会计机构内部指定专人保管,但出纳人员不得兼管会计档案。有资料显示,某市实行会计集中核算后,要求各单位的会计档案资料由会计集中核算中心在一年或半年后转移给行政机关或事业单位。很显然,这种会计资料管理办法与我国《会计档案管理办法》相左。
1.2重复设置会计机构,浪费人力、物力实行会计集中核算,对于控制行政机关及事业单位经费支出,防止贪污浪费有一定作用。但是我们也应该看到,设置会计集中核算中心本身,也是机构重复设置,浪费人力物力的一个典型。有资料显示,某市设置会计集中核算中心机构,独立于行政、事业单位之外的做法,相对增加80多人的事业单位编制。在会计岗位上,会计集中核算中心80人计算,每岗工作人员工资年薪3万元,一年财政支出240多万元。此外,因为各单位集中报账,按每周两次,一次交通费20元计算,每年每单位多支出2000元,300多个行政机关及事业单位,每年多支出60万元。一个行署市级政府设置的会计集中核算中心,每年因此多支出300多万元。而这些支出是刚性的,不可控制的。这些支出还不包括会计集中核算中心的场地租赁费、办公经费等其他支出。设置会计集中核算中心,本身相对控制行政单位及事业单位支出。我们要问的是,控制这些支出是否都一定合理、合法?是否都能够符合这些单位的实际情况?另外,是否被纳入会计集中核算中心的单位都不遵循财经纪律,都存在浪费人力物力现象?显然,上述诸问题,不得不让当事单位及相关会计人员怀疑。
2撤消会计集中核算中心对策基于上述观点,我们认为应该撤消会计集中核算中心
2.1撤消会计集中核算中心,保留会计凭证审核机构《会计法》第三十三条规定,“财政、审计、税务、人民银行、证券监督、保险监管等部门应当依照有关法律、行政法规规定的职责,对有关单位的会计资料实施监督检查。”这些检查可以是事后检查,也可以是事前监督。为了单位便于与财政部门的集中支付中心对接,严格控制经费支出,防止贪污浪费的发生,各地在撤消会计集中核算中心的同时,仍然要求财政部门保留会计凭证审核机构,对行政机关及事业单位的经费预算、记录经济业务发生或完成情况的原始凭证进行审核非常必要。财政部门对原始凭证审核除了有关人员签名盖章外,还可以在原始凭证及经费支出预算表上盖上“审讫”字样,为以后有关单位审计、财务检查等活动提供依据。超级秘书网
1.抓项目建设，搭建电子档案管理平台省档案局采取项目带动策略，通过争取和实施数字档案馆建设项目和电子文件归档管理及查询利用系统项目，有效解决省电子档案管理支撑平台问题。一方面，我省数字档案馆建设项目自2009年起启动，至今已投资近4000万元，重点推进馆藏档案数字化，建设覆盖档案“收、管、存、用”业务的数字档案馆应用平台。目前已经初步建成数字档案馆框架体系，初步解决电子档案长期安全保存问题；另一方面，省局通过公开招标，组织具有甲级保密资质和一级系统集成资质的紫光软件系统有限公司，开发出满足机关工作需要的“机关电子文件归档及查阅利用系统”，已形成单机版、网络版两个版本软件，省级机关由省财政拨款统一购买，实行免费上门安装服务。通过项目带动，有效解决了经费保障，明确实施步骤，落实工作责任，统一标准和要求，提供技术条件，搭建起覆盖全部省级一级立档单位电子档案管理平台，将移交接收工作落在实处。
2.抓软件开发应用，解决技术操作难题统一软件是解决电子档案格式不统一、标准技术难掌握、重复建设的关键步骤。经过4年努力，开发的软件已经完成试点、验收和较大范围的应用，已进入全面推广阶段。我省的电子文件归档管理软件，一是将电子文件归档管理和移交有关的技术、标准和工作流程融合到软件中，实施好软件系统安装工作，就能解决电子文件归档的技术问题；二是软件简单易用，贴近工作实际，学会使用软件，就能轻松掌握电子文件归档方法、整理规范、标准和移交程序与方法；三是将安装和培训工作移动到机关单位前端，通过免费上门服务，解决机关档案员使用操作软件问题；四是将技术维护，系统升级等技术工作移交到专业队伍，建立及时响应的技术服务机制，解决档案员技术难掌握的后顾之忧。
3.抓协调及培训，提高认识强化技能电子档案规范移交与接收工作与机关档案员的思想认识是密不可分的。一是纸质档案与电子档案同步移交。重新建立纸质档案与电子档案一体化思想。经过4年的实践，统一各单位思想认识，促进各单位开展电子档案管理及归档移交工作；二是纳入档案规范化认定工作。在规范化认定中，各单位电子档案管理占认定工作一定分值，从而提高单位积极性与主动性；三是强化专业知识培训。省局每年举办2次电子档案管理相关知识培训，对电子档案及数码照片规范管理、数字档案馆（室）建设、档案数字化安全与保密等工作阐明要求、提出方法、统一标准。近三年来，省局共举办5次专题培训，省级机关及州（市）、县档案员共500余人次参加培训；四是一对一指导。主要对省级机关档案员如何进行电子档案管理及移交的实际操作进行指导，目前共有115个机关档案员接受一对一培训，均能轻松使用电子档案管理系统，能主动完成电子档案归档管理和移交操作。
二、“三项措施”，确保电子档案规范移交与接收工作落在实处
1.以点带面，分批实施，实现全覆盖电子档案管理软件平台全覆盖是实现电子档案规范移交与接收的基础。按照“先综合档案馆后机关，先省州市后基层”的工作思路，采取以点带面、分批实施的方法逐步实现电子档案管理系统全覆盖。首先，在省级机关中，共分三批完成省级机关一级立档单位全覆盖。第一批，选择12个有条件的单位进行试点，通过试点，摸索出以扫描为主的电子档案管理和移交方法，继而向其他单位推广。第二批，选择领导较为重视、档案员思想认识较高、需要及时移交档案的单位进行推广，避开思想抵触较大的单位，使安装工作顺利展开，2012年至2013年共在57个单位实施软件安装工作。第三批，实现省级机关一级立档单位全覆盖目标，共完成46个单位安装工作。目前共有115个省级机关在使用统一的电子档案管理系统，省级电子档案管理平台已初步建成；其次，发挥州市县国家综合档案馆核心作用，推动全省电子档案移交接收工作。目前，临沧、昆明、普洱、保山、德宏、西双版纳、昭通等州市馆已通过省档案局审核，楚雄州、曲靖市已采取建立集中式电子文件归档系统，一次性解决州市级机关电子文件归档和移交问题。昭通市及师宗、罗平、绥江、文山、个旧等10余个县已启动电子文件归档管理基础平台构建工作。其他地区也在积极推广和构建电子档案管理平台。
2.立足实际，分类指导，形成工作模式通过4年推进电子档案管理系统建设，初步探索出符合我省实际的工作方法，形成机关电子文件归档和电子档案移交三种工作模式：一是完整运用OA系统的机关，通过设置数据接口或中间库等方式，将OA系统与电子文件归档系统连接，实现电子文件在线归档，直接归档OA系统的电子文件；二是不具备条件的，将纸质档案扫描形成电子档案，实现档案数字化管理从目录到全文的提升；三是不完整运用OA系统的机关，在确保内容准确性的前提下，归档电子文件，并补充扫描办文签批信息，形成完整电子档案。这些工作模式的确立，使电子档案管理成为对各级机关的普遍要求和日常工作，2013年向省档案馆移交电子档案数量从2010年的4千余件迅速增加到3.6万件，行之有效的策略迅速打开工作局面，为今后逐步提高电子档案管理水平奠定坚实基础。
3.强化服务，及时响应，为机关档案工作者提供有力支持我们建立上门服务，及时响应工作机制，提升了服务水平和质量，保障工作顺利推进。一是免费上门服务。从电子档案管理系统使用，电子档案移交与接收，问题反馈等工作，采取上门服务的形式，全程跟踪、保证质量。在系统安装时，针对各单位工作需要对电子档案管理系统进行个性化设置，保证档案员能在短时内学会使用系统。在接收电子档案时，将纸质档案与电子档案一一对应，检查电子原文，完成移交与接收手续；二是建立响应机制。保持手机24小时开机，各单位在使用过程中出现任何问题，可以随时联系技术员，及时解决技术问题和档案业务问题，做到只要有需求，我们就有服务。通过为机关档案工作者提供有力支持，不仅密切与各单位联系、拉近距离，还提升档案服务群众的能力，转变档案工作形象。
三、“三个目标”，推进下一步工作
1.以建设无缝连接的数字档案馆（室）为目标，建立电子档案管理体系建设无缝连接的数字档案馆（室）就必须打破各自为阵，实现档案信息共享。一是要实现各个国家综合档案馆之间，电子档案或专题数据库平滑汇总，实现远程传输利用；二是要实现各个国家综合档案馆与本级各个机关之间电子档案移交接收与查阅利用的平滑无障碍对接；三是要充分利用数据库技术加快实现民生档案聚合；四是在各个机关内部要衔接办公系统、业务系统，实现电子文件归档，并及时移交国家综合档案馆实现永久保存。通过这四个方面紧密的结合，实现纵向以各级国家综合档案馆为主线，达到馆际互通；横向以各个档案馆为中心覆盖各个机关，达到馆室一体。形成分工负责、相互支撑的全省电子档案永久保存体系和便捷的档案信息共享架构。
2.以安全规范管理为目标，完善电子档案长期安全保存体系行之有效的管理体系是电子档案安全规范管理的基础和保障。一是严格执行《云南省档案数字化工作安全保密管理办法》，对档案数字化服务机构进行资质审查和备案工作，强化档案数字化安全保密；二是省档案局将会同有关部门加大档案安全保密执法检查力度。对各级档案馆和各类档案室开展经常性档案安全保管、保密、消防等执法检查，发现隐患及时督促整改；三是继续统一关键技术，制定数字档案馆（室）建设标准，并组织测评，加强数字档案馆（室）建设监督指导；四是各单位与各级档案部门配合，明确电子档案长期安全保存任务分工。各单位负责本单位电子档案规范管理和移交，防止电子档案丢失损坏，建立健全并严格执行档案保密制度，加强档案及数据、信息系统、计算机、载体管理，严防失泄密。档案部门负责移交后的电子档案的长期安全保存，加强电子档案管理监督指导，对电子档案存储载体进行检测和认证，提高电子档案长期安全保存水平。共同构建“省、州市、县综合档案馆紧密协同、综合档案馆和机关档案室分工负责、保存与利用一体推进”的电子档案长期安全保管和共享利用体系。
此外，国家档案局办公室3月7日《关于征求〈电子文件归档光盘技术要求和应用规范（征求意见稿）〉等两项行业标准意见的通知》；3月19日《关于印发〈国家档案局科技项目2007年立项选题指南〉的通知》；3月21日《关于征求〈中华人民共和国档案法〉修改意见的通知》。
陆兵主席谈档案
4月13日至14日，广西壮族自治区主席陆兵在南宁市领导的陪同下，检查了马山县白山镇合作初中、百龙滩初中、古零镇中心小学等6所学校的“两基”工作，在听取马山县委、县政府的工作汇报后强调，要加强“两基”档案的规范化建设。
陆兵在对做好今后“两基”工作提出了八项要求中强调要“进一步完善‘两基’档案，切实解决目前乡镇学校各学年初的基层统计表数据和‘两基’数据不相符的问题，做到各种统计报表表样、表册封面统一规范、标签制作统一规范，杜绝档案错、漏及数据和名册不一致的现象”。
南宁市档案局 潘胜中
档案收集有《办法》
经重庆市政府同意，并由市政府办公厅颁布实施的《重庆市档案收集管理办法》规定：“档案接收、征集所需经费列入同级财政预算”，同时还对 “散存在各有关纪念馆、博物馆、展览馆、科技馆、图书馆、资料馆、文物管理所等文化机构内的”档案收集问题作出了相应要求。
重庆市档案局 曾向前
浙江出台《档案馆管理办法》
《浙江省国家档案馆管理办法》经省政府第87次常务会议审议通过， 2007年4月1日起施行，对档案馆在档案资源建设、档案开放和提供档案利用等公共服务职能履行方面提出了更高的要求。其中,在国家档案馆履行相关职责方面,新办法从内部及外部都加强了对国家档案馆管理和服务活动的监督。有关规定包括：国家档案馆馆藏档案实行分级保护和管理；公民和社会组织申请利用国家档案馆未开放档案的，国家档案馆一般应当在2个工作日内做出是否提供利用的书面答复，最长不得超过7个工作日，延长期限的理由应当书面告知申请人；国家档案馆应当建立年度工作报告制度，向同级档案行政管理部门全面报告上一年度的管理和服务情况。
浙江省档案局 周峰林
档案信息联网查询进社区
为方便社区居民就近上网查阅政府公开信息、已公开现行文件和已开放的档案信息，长春市档案局与民政局联合下发《关于开展档案信息进社区活动的通知》，决定在全市社区开展档案信息联网查询活动。通知要求各县（市）区档案局、民政局要联合开展社区拥有计算机及其应用情况的调查摸底工作，确保市民政局配发给社区的计算机在该项活动中发挥积极作用。通知还进一步要求，各社区计算机与“长春档案信息资源网”实现链接后，计算机操作人员要熟练掌握该网政府公开信息、现行文件和档案信息的查询方法，并通过“公告栏”等社区居民获取信息方便之处及时通知，以便广大群众尽早知晓并随时利用网络查寻所需要的信息。
长春市档案局 办馆联
文件鉴定销毁中心
【关键词】 档案 档案信息化 标准化
档案工作标准化是档案工作领域中的各种标准的总称，是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。在数字化条件下，由于电脑系统在人工智能方面存在先天的局限性，因此在档案信息化建设中所涉及的标准化问题，将更加尖锐和苛刻，也就更需要统一全面的档案信息化技术和规范。
一、档案信息化建设现在面临的标准化问题
1、统筹指导缺失，导致系统标准的制定滞后。我国档案计算机管理技术的应用早在上世纪80年代初已起步，并迅速普及到众多的机关和企事业单位；90年代以后，电子文件大量出现，电子档案管理日益成为广泛需要。然而，我国档案计算机管理和信息化建设的相关标准的制定工作直至90年代末才刚起步，严重滞后于实践发展；即便定标工作已经起步，但进展缓慢，已制定出台的相关标准寥寥无几，内容缺乏系统性、配套性，对于实际工作需要杯水车薪i。标准化工作的滞后已经使档案信息化建设因缺乏必要的规范和引导而陷于盲区之中。
从现状看，虽然早在上世纪80年代中期开始的各类档案管理升级中，国家档案局对企业事业单位和机关、档案馆普遍提出的以计算机技术应用为核心的档案现代化管理要求，在客观上是一种国家推动力，但对工作深入发展的组织力度和后续措施显然不够，因而使工作较多地流于形式而缺乏实效。
2、各自为政，系统、数据不兼容。在社会信息化的大背景下，近年来，各级各类档案机构，尤其是国家综合性档案馆纷纷开展档案信息化建设，在档案管理系统的构建上已经有所突破。但是，由于各自为政，独立开发，首先是致使各机构的档案管理基础软件标准不一，造成档案信息资源的分散孤立，难以共享；其次是采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，形成基础数据结构的鸿沟，造成信息资源整合上先天困难。
这种现状之下，必然造成极大的人力、物力的浪费，并拖慢档案信息化建设的步伐。⑴由于各地区、各单位各行其是、互不沟通，技术研发低水平重复现象严重，影响了档案信息化建设整体水平的提高；⑵由于盲目研发，各地区、各单位出现了大量非兼容的系统和数据库，档案信息化运行中的文件格式、数据内容、库结构的规定各不相同，形成了“信息孤岛”现象，严重影响到档案信息的共享，制约了档案信息资源的价值；⑶增加了工作量，降低了效益，不仅因大量低水平技术重复研发使总成本拉高，更由于日后随着相关标准的实施，新系统研发、原数据库转换等，必然发生二次投入的现象。
3、现有档案管理标准与信息技术契合度低，导致高新科技利用水平低。
我国现行档案管理标准体系基本是针对有形档案资料来制定的，缺乏专门针对信息化条件下的管理标准，从而严重制约了高新技术设备在档案工作中的利用水平。
二、解决档案信息化建设中标准化问题的对策
1、必须以国家战略的指导思想，自上而下地组织对档案信息化的标准制定。档案信息化建设不仅涉及技术，更是涵盖了纷繁复杂的法制、体制、机制问题，档案作为社会性极强的信息形式，连结着复杂的社会关系，协调和解决与之相关的问题，仅依靠社会组织、机构的低层努力，实在勉为其难，因而必须从政府和国家层面入手。社会信息化迅猛发展的机遇和挑战面前，档案信息化建设迫切需要紧密依托政策导向，加强统筹组织，明确工作走向，以求有序、健康、快速发展。与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求统一的技术体系，更加需要讲求标准化和规范化，因此先天上更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。加强标准化建设，有效规范档案信息化工作已十分紧迫，而此项工作应是政府的职责，因而档案信息化建设的根本出路在于制定实施国家战略。
2、档案信息化建设必须贯彻标准化先行的原则。我国档案行政管理部门对档案信息化技术研发工作的总体效果并不理想，究其原因，重具体技术研发、轻标准规范研制是重要的症结所在。各地档案行政管理部门组织实施的科研中，从课题的内容结构看，几乎都是为了解决各单位个性化问题，仅仅针对和解决各个点上的局部需要，日益增多的课题研究反而加剧了档案信息化建设中的各自为政、分散孤立的信息孤岛现象。这表明，档案信息化建设的投入不应仅仅囿于个别和局部，解决具体的微观问题，档案行政管理部门必须面向档案信息化建设的全局，坚持标准先行的原则，把工作重点从解决具体、局部操作问题转向标准的制定、实施上来，有力提升对档案信息化建设工作标准化和规范化的指导力度iii。
随着整个社会信息化水平的提高和档案信息化建设的推进，实现档案信息资源整合已是大势所趋。各级档案部门都应通力合作，协力构建全国统一的网络档案信息资源整合平台，向社会公众提供优质高效的档案信息服务。而在网络环境下，要实现网络档案信息资源的整合，构建统一的网络档案信息资源交换与共享平台，使之能联结各个应用系统，从而为网络档案信息资源的共享创造基础条件。就必须做到所有入网的档案信息都执行统一的数据标准，形成统一的逻辑数据库。因此只有提供关于信息资源系统整合的一系列完整的标准，并在资源的开发、产品化和组织管理的过程中加以遵循，才能实现信息资源的理想整合，所以应围绕标准化来推进信息资源的整合，坚持档案信息化建设的标准化先行原则。
3、必须做到目光长远、高屋建瓴的制定适当的标准体系。一方面由于信息处理技术日新月异的飞速发展，而应用研发与实际推广又需要一定时间，因此往往形成技术应用与技术发展的代差，使得广大档案工作者一边羡慕和畅想着新技术的好处，一边抱怨着手中的软硬件设备生涩落后；另一方面，在信息化建设中容易形成希望硬件设备的配置应该是高档次先进的，软件系统的设计应该是面面俱到的想法，好像不这样，不足以体现现代化和先进性。实际上这种认识是不科学的。IT产业有一个著名的“摩尔定律”，即每18个月芯片的运算速度便增长一倍。盲目跟进的结果，将导致原有设备还未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面，损失可想而知。
解决这一问题首先是在制定标准时对技术的发展作出适当预判；其次是设立标准研究的常设机构，形成标准跟随技术进步而衔接发展的常规体系。只有这样，才能在标准体系制定时做到目光长远、高屋建瓴，使标准体系不形成对新技术应用的瓶颈，既可以使档案工作者切实应用到先进技术设备，又可以指导信息化建设的适当水准，不会造成因盲目建设而造成巨大浪费。
参考文献
1 吴品才.档案信息化建设现状、问题与对策.中国学术聚合门户网，2008.7.25
2 陈婷等.档案信息化建设能解决“数据孤岛”问题.江南时报网，2009.5.15
2002年底国家标准《电子文件归档与管理规范》的实施，使各单位研究电子文件有了指导性依据；其次档案管理部门可以有目的、有针对性地研究相关单位电子文件产生和管理的实际情况，总结其普遍规则，参见国家标准，结合接收平台的设计接口，系统研究电子文件归档类型、归档范围、归档方式、归档时间以及归档电子文件管理、移交等各个方面，制定出切实可行的《电子文件管理规范与接收标准》开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍承担此项工作。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍不适应工作发展的需要。要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件的收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序。与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家完成确有困难。因此，应采用电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息股三个部门相结合的方法。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，共同形成质量较好的电子文档。随着计算机技术的发展，尤其是计算机网络和多媒体技术以及计算机信息检索技术的发展，信息电子化已成为整个信息产业的大趋势。
档案管理部门所具有的信息利用职能，要求我们必须顺应时展潮流，完成档案电子化工作。但由于馆藏档案年代跨度大、规格不一而且种类繁多，每年尚有成千上万卷档案进馆，数据量极大，整个档案资料的建库是一项复杂而艰巨的工作。而另一方面，计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。许多行业现代化水平的提高使其档案在形成过程中已经多数采用电子文件形式，并提出递交电子文件归档的需求。如果能直接将电子文件归档管理，能减少归档单位编制档案的投入；同时档案管理部门只需将已经保存的档案电子化，及大地减轻建库负担，节省了大量人力、物力和财力；电子文件归档还缩短了档案从接收到提供利用的流程，实效性增强，利用率提高；另外有利于资源共享，对提高归档率也将起到积极的作用。在明确了电子文件归档的重要意义后，还需研究其可行性。档案工作者应清醒地认识到，电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当将会带来严重问题。我国从90年代中期开始集中力量研究电子文件问题，国家科委将CAD电子文件的管理方法研究工作列入了国家“八五”规划，国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组，并由国家档案局科研所牵头成立了课题组，组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究，形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。
但由于大量生产电子文件的系统和单位分布在各行各业，遵循着不同的行业规范。而电子文件有别于纸质文件管理的显著特点是必须在电子文件的设计阶段、形成阶段和使用阶段对其进行监控，否则电子文件的真实可靠性以及归档保存的技术、标准等一系列问题在档案阶段都难以确认和确定。因此，各个档案管理部门应积极行动起来，有目的、有重点地开展对电子档案的研究工作。各部门形成的大量电子文件经过系统、规范整理后集中统一的管理起来，对于电子政务从注重建设、轻应用向注重深化应用转变，实现政务信息的资源整合和资源共享，促进政务信息管理向公共服务转变，建设节约型机关和节约型社会都具有十分重要的意义。各级、各部门领导干部，要充分认识加强电子文件归档和电子档案管理的重要性和迫切性，采取切实有效的措施，建立健全电子文件归档和电子档案管理的各项规章制度，从源头上把电子文件归档和把电子档案管理工作做好。
笔者认为做好电子文件归档主要从以下几方面入手：首先，做好电子文件归档的技术处理工作。电子文件归档要求档案工作者必须对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护好电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的而可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会作用。其次，处理好电子文件的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。从理论上讲可以长期保存，但电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，电子文件中原始信息能够长期保存是个需要档案工作者进行深入研究和探讨的课题。目前，对于重要的，需要长久保存的电子文件，定期进行复制，以防信息损坏或丢失。再次，档案工作者知识结构的变革势在必行。档案工作者要适应信息技术和档案事业的发展必须通过各种途径，多层次，采取积极措施进行知识更新。同时，学习、引进和利用国内外信息技术的成果，使自身拥有广博的知识，掌握各种信息，以适应信息技术不断发展的需要。
电子文件归档是时展的必然要求，档案管理部门采取电子文件归档方式有利且可行，不但符合信息电子化发展趋势，而且使档案管理流程扩展到电子文件生成、移交、存储及利用等各个阶段，有利于形成文档一体化管理模式。
作者：吴俊芳
第二条本办法所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子数据等各种载体的文件材料。
第三条本办法适用于本市行政区域内城建档案的形成、移交、管理和利用。
第四条城建档案工作是城市规划、建设和管理工作的重要组成部分，各级人民政府和各级建设行政主管部门应切实加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业列入当地城市建设事业的年度计划和长远规划，与城市建设同步管理，健全和稳定城建档案管理机构。城市各有关单位（包括驻市的部、省所属单位）都应从城市建设的全局出发，把城市建设文件材料的形成、积累、整理、归档列入有关规章制度和各有关人员的职责范围。
第五条全市城建档案工作实行统一领导、统一制度、统一标准、多套分存、集中管理与分级管理相结合的管理原则。建立以市建设档案馆为中心，以各县（市、区）城建档案管理机构，建设系统档案室及各建设单位档案室为基础的城建档案管理网络，保证城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第六条全市城建档案工作由市建设行政主管部门统一管理，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。各县（市、区）城建档案工作由各县（市、区）建设行政主管部门负责管理，业务上受同级档案行政管理部门的监督、检查和指导。
第七条市建设档案馆隶属市建设局领导，是管理全市城建档案工作的专门机构，是全市城建档案管理、城建科研、城建信息的中心，其主要职责是：
（一）依法对全市城建档案工作实施宏观管理，负责拟定城建档案工作的有关规范性文件及规定；
（二）接收征集本市重要的需永久和长期保管的城建档案资料；
（三）对接收进馆的档案资料进行科学整理和管理，同时积极开展利用工作，为城市建设各项工作服务；
（四）根据城市规划、建设、管理和科研工作需要，开展编研工作；
（五）对各县（市、区）建设档案馆（室）和市区城市建设单位的城建档案工作进行指导、检查，负责建设工程档案专项验收；
（六）根据城市建设工作的需要，做好有关资料的收集、整理、保管、利用工作，使建设档案馆逐步成为城建档案资料的储存、利用、咨询、交流、服务中心、城建科研中心、城建信息中心。
各县（市、区）建设档案馆（室）负责当地城建档案的收集、保管、开发利用和建设工程档案专项验收工作。并按规定向市建设档案馆移交城市规划档案及重要工程档案。
第八条各部门和单位（包括机关、团体、企业、事业、部队等）对本部门、本单位形成的城建档案应加强管理。根据工程建设及设施维护管理需要，收集和保管其竣工档案，并随时接受市建设档案馆的检查和指导。凡属永久和长期保存的城建档案，都必须无条件地将档案的原件报送市建设档案馆统一保管。
第九条城市行政区范围内下列档案资料，应整理送交建设档案馆：
（一）城市规划和城市建设管理方面的档案资料，包括城市总体规划、详细规划、分区规划和城市规划管理、市政公用事业管理、房地产开发管理、建筑工程及市场管理、城建计划统计管理等档案资料；
（二）城市勘测设计方面的档案资料，包括城市水文地质、工程地质和城市测绘等档案资料；
（三）城市土地管理的有关档案资料，主要指市区土地规划、土地普查成果等档案资料；
（四）城市土地管理的有关档案资料，主要指市区土地规划、土地普查成果等档案资料；
（五）市区地名档案资料，包括街名、道路命名汇编及更名通报等档案资料；
（六）城市环境保护的有关档案资料，包括环境普查、监测、治理等档案资料；
（七）市政工程档案资料，包括城市道路（含广场）、桥梁（含地下人行道）、涵洞、隧道、排水、路灯等工程档案资料；
（八）公用设施工程档案资料，包括供水、供气、热力、公共交通、供电、电信等档案资料；
（九）交通运输工程档案资料，包括市辖范围内的公路、铁路、机场等工程档案资料；
（十）工业建筑工程档案资料，包括矿业、电力、轻工、纺织化工、电子仪表、机械、冶金、建材、医药、食品、储库等建（构）筑物工程档案资料；
（十一）民用建筑工程档案资料，包括住宅、办公用房以及影剧院、展览馆、图书馆、博物馆、档案馆、宾馆、会堂、书店、学校、医院、疗养院、体育馆（场）等档案资料；
（十二）城市水资源管理和主要水利工程档案资料，包括水资料调查统计、规范性文件、城市上游水库、引水渠道及泵站，市区河道整治等资料；
（十三）人防、防灾工程档案资料，包括人防工程的通道、地道、地下室、消防、防震、防洪等工程档案资料；
（十四）环境卫生工程档案资料；
（十五）名胜古迹、园林绿化工程档案资料，包括公园、绿地、苗圃、名木古树、纪念性建筑、名人故居、城市雕塑、古建筑、风景区等方面的工程档案资料；
（十六）城市建设科研档案资料；
（十七）军事工程档案资料，包括穿越市区的地下管线和隐蔽工程等档案资料；
（十八）各类开发区建设工程档案资料，包括勘测资料、竣工总平面图、管网综合图、工业建筑和公共建筑的工程竣工档案及住宅工程档案等；
（十九）涉外工程档案资料；
（二十）村镇建设档案资料，主要指市区周边村镇规划，典型建筑的图纸等档案资料；
（二十一）列入要收集和征集的城市基础资料，包括城市历史沿革、历史经济、人口、科学文化、教育、资源、气象、水文、地震以及有关城市建设的方针政策、法律、法规制度汇编、专题调研和科技成果、技术手册、城市面貌等有关档案资料（包括声像资料）。
第十条建设工程档案的具体内容包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图及工程建设过程中形成的声像档案和电子档案。
第十一条需报送市建设档案馆的城建档案资料由产生单位收集齐全，按要求移交，任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。各类建设工程档案应于竣工验收后九十日内移交；城市基础资料、规划管理、土地管理、房地产开发管理、环保管理、园林绿化、人防、工程设计、科研等档案资料应自形成之日起，在产生单位保管三至五年后移交。
第十二条在城市规划区内建设建筑物、构筑物和其他设施的建设单位在领取建设工程规划许可证前，应当与当地的城建档案管理机构签订城建档案移交责任书。
第十三条建设单位在进行工程发包招标与承包单位签订合同协议时，应包括编制工程竣工档案的内容、质量要求、套数、提交时间及编制竣工图费用等，明确其义务和责任。
第十四条凡在城市辖区内建设的各类工程，在其竣工时，应当同步整理完成工程档案资料。在编制工程竣工图纸时，应当符合以下要求：
（一）编制竣工总平面图和管线工程竣工图，须采用城市统一坐标系统和高程系统的实测数据；
（二）图形与文字数据要反映建设工程的真实情况，即图物相符；
（三）利用施工图纸改绘竣工图，必须是图面清晰的新蓝图；
（四）地下管线工程必须按要求重新绘制竣工图；
（五）大型、重要的工程项目，隐蔽工程须附有工程照片或实况视频等声像档案资料；
（六）编制竣工图必须坚持在施工过程中按照工程的实际进度同步编制，不得事后编制和伪造。
第十五条工程建设单位在组织竣工验收前，应当提请市建设档案馆对工程档案进行专项验收。
建设单位在办理工程竣工备案时，应当同时提交市建设档案馆出具的建设工程档案认可文件。
第十六条向建设档案管理机构移交的城建档案必须是原件，并符合国家规定的城建档案案卷质量标准。建设档案馆可以接受委托，代为整理、编制建设工程档案，并实行有偿服务。
第十七条凡因扩建、改建、大修，使建筑物、构筑物和各种管线发生变化的，建设单位必须对其原工程竣工档案进行修改补充，并及时报送建设档案馆。
第十八条城建档案实行多套分存、集中管理的原则。建设档案馆和产生城建档案的有关建设单位，必须建立健全档案管理制度，严格按照《档案法》的规定，科学管理城建档案，积极利用城建档案，开发城建档案信息，为城市建设服务。
第十九条建设档案馆应做好档案材料的鉴定和保管工作，逐步实现档案管理的规范化，确保城建档案的安全和完整。
第二十条建设档案馆对城建档案的保存价值应定期组织人员进行鉴定。对需要销毁的档案必须编目造册，经单位领导审查，并与产生单位协商同意，报上级行政主管部门和业务主管部门批准后，指定专人监销。
第二十一条凡需要利用城建档案的机关、团体、企事业单位和个人，应持单位介绍信和个人身份证，到建设档案馆按规定查阅。单位或个人在查阅城建档案时，应遵守有关规定，不得涂改、污损城建档案或拆卷、抽页。
第二十二条建设档案馆应根据查阅档案的需要，编制必要的检索工具，提供良好的咨询服务，做好利用统计、信息反馈的工作，分析研究城建档案开发利用的新动向，不断提高管理和服务水平。
第二十三条建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。
第二十四条违反本办法规定，建设单位未按照规定期限和范围向建设档案馆报送建设工程档案的，由建设行政主管部门责令改正，并处以一万元以上十万元以下的罚款。
第二十五条违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任，并按《省档案工作条例》给予处罚：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）无故延期或者不按照规定归档、报送的；
（五）擅自出卖或者转让档案的；
（六）档案工作人员，造成档案损失的。
第二条本办法所称城市建设档案，是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料。
第三条本办法适用于本省行政区域内城市建设档案的管理活动。
第四条城市人民政府应当加强对城市建设档案工作的领导，把城市建设档案事业的发展纳入国民经济和社会发展规划，适应城市建设的需要。
第五条建立健全以各级城市建设档案馆（室）为基础的城市建设档案工作网络，保证城市建设档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
城市建设档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。
城市建设档案馆（室）应当运用计算机和网络技术，建立和完善城市建设档案信息网络，将城市建设信息资料纳入收集范围，及时采集、接收、存储、整理。
城市建设档案馆（室）所必需的经费，由同级财政部门通过预算予以安排。
第六条县级以上建设行政主管部门负责本行政区域内的城市建设档案工作，业务上受同级档案行政主管部门的监督、指导。
有关行政主管部门应当重视本系统的城市建设档案工作，建立健全本系统城市建设档案管理制度。
第七条城市建设档案机构履行下列职责：
（一）负责城市建设档案的收集、保管和利用；
（二）受建设行政主管部门委托，具体负责城市建设档案管理；
（三）法律、法规和本办法规定的其他职责。
第八条城市建设档案机构接收和管理下列档案：
（一）各类城市建设工程档案：
1.工业、民用建筑工程；
2.市政基础设施工程；
3.公用基础设施工程；
4.交通基础设施工程；
5.园林建设、风景名胜建设工程；
6.市容环境卫生设施建设工程；
7.城市防洪、抗震工程；
8.结合民用建筑修建的地下防空工程；
9.军民共建工程档案资料中，除军事和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
（二）城市规划区内的各类地下管线工程（包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线）档案。
（三）城市建设系统各专业管理单位（包括城市规划、勘察、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环境卫生、市政、公用、房地产管理等单位）形成的业务技术档案。
（四）有关城市规划、建设、管理的政策法规、科研成果和城市风貌史料。
（五）建设部、国家档案局确定的其他城市建设档案资料。
前款规定的接收、管理的档案材料的具体范围，由省建设行政主管部门、省档案行政主管部门会同省有关主管部门另行规定。
第九条城市建设工程档案材料由各建设单位按照国家和本省规定的标准收集、整理，并向城市建设档案机构移交。
前款所称建设工程档案，包括工程项目前期、施工及竣工所形成的应当归档保存的文件材料。工程项目前期管理文件材料可以移交副本。
第十条建设单位在向有关部门申领建设工程规划许可证或者施工许可证期间，应当将有关申报材料向工程所在地城市建设档案机构备案。城市建设档案机构在接受备案时，应当书面告知建设单位有按规定移交城市建设档案的义务。
第十一条有关行政主管部门或者建设单位组织工程竣工验收时，应当通知城市建设档案机构参加，由城市建设档案机构对建设工程的技术档案和施工管理资料是否完整提出意见。
第十二条建设单位应当自建设工程验收合格之日起20个工作日内，向所在地城市建设档案机构报送一套符合规定的建设工程档案，但建设工程决算资料可以在建设工程验收合格之日起3个月内移交。建设工程档案不齐全的，应当补充齐全。
第十三条各建设单位对形成的城市建设档案，除按照本办法规定向城市建设档案机构移送外，还应当做好整理、归档和利用工作，并由本单位综合档案室集中保管。
第十四条建设项目投入使用后进行改建、扩建或者对重要部位进行维修的，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案；涉及结构和平面布置
改变的，应当重新编制工程竣工档案，并在工程竣工验收后3个月内向城市建设档案机构移交档案。
第十五条城市建设系统内部各专业管理单位形成的业务技术档案，凡具有永久保存价值的，应当自档案形成之日起1年至5年内，向城市建设档案机构移交；对具有长期保存价值的档案，城市建设档案机构可以自档案形成之日起1年至5年内，根据需要选择接收。
第十六条建设单位应当向城市建设档案机构移交下列地下管线工程档案：
（一）地下管线工程项目前期工作、施工、监理及竣工验收文件和竣工图；
（二）地下管线工程竣工测量成果；
（三）其他有关地下管线工程的电子文件、照片、录像、缩微品等特种载体形态的档案资料。
前款规定的地下管线档案资料，建设单位应当按照本办法的规定，与建设工程档案一并或者单独向城市建设档案机构移交。
第十七条建设单位申领建设工程规划许可证时，应当到城市建设档案机构查询该建设工程施工地段的地下管线档案资料，取得施工地段地下管线现状资料，并向建设工程规划许可证核发机关说明地下管线现状情况。
第十八条城市地下管线权属单位应当将更改、报废、漏测部分的地下管线及时修改、补充到地下管线专业图上，并在修改、补充后3个月内向城市建设档案机构报送。
第十九条城市人民政府应当定期对地下管线进行普查和补测。普查和补测形成的档案材料，由城市建设档案机构负责管理。
第二十条建设单位收集、整理或者补测补绘档案材料确有困难的，城市建设档案机构可以提供咨询、服务。
第二十一条城市建设档案机构应当定期公布开放档案的目录，有计划地编纂档案史料，开发档案信息资源，为档案的利用提供便利。有关单位查询利用档案信息资料，城市建设档案机构除收取复印费等工本费外，不得收取其他费用。
涉及国家秘密的城市建设档案应当按照国家秘密范围的规定确定密级,并遵守国家有关保密管理规定。未经产权单位或者上级主管部门批准，不得查阅使用。
有关建设单位应当及时、充分地利用城市建设档案资料，确保建设工程项目的设计、施工、监理质量，防止各类损害事故的发生。
第二十二条城市建设档案机构应当建立健全科学的管理制度，依法做好档案的接收、整理、保护、鉴定、统计、保密等工作。
城市建设档案工作人员应当忠于职守，维护史实，遵纪守法，具备相应的城市建设档案管理专业知识。
第二十三条违反本办法第十二条、第十四条规定的，依照《建设工程质量管理条例》第五十九条规定处理。
第二十四条违反本办法第十五条规定，不按期移交业务技术档案的，由建设行政主管部门责令其限期改正，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政或者纪律处分。
第二十五条违反本办法第十六条、第十八条规定，未按规定向城市建设档案机构报送地下管线档案资料的，由建设行政主管部门责令限期改正，并可处1万元以上5万元以下的罚款。对他人造成损失的，依法承担赔偿责任。对城市建设公共利益造成损害的，由有权机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政或者纪律处分。
第二十六条违反本办法有关规定，有下列行为之一的，由档案行政主管部门或者建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：
（一）对不符合规定要求的档案予以接收的；
（二）在参与工程竣工验收或者档案管理工作中弄虚作假的；
（三）其他、行为。
【摘要】档案是反映历史面貌的真实记录，档案事业是党和国家各项事业的重要组成部分。档案工作是办好学校的重要基础工作，也是衡量学校管理工作水平高低的标志。随着教育改革的不断深入和发展，贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》与《广东省档案管理办法》，建立和管理好学校档案，并促使学校档案工作纳入规范化、制度化、科学化管理的轨道，不断提高档案管理的整体水平，有着极为重要的意义和作用。
【关键词】学校档案管理依法治档
一、当前学校档案管理工作中存在的问题
1．某些学校领导对档案管理不够重视，其表现为：⑴对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对“教育改革”的狭隘认识，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性，因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。⑵依法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。⑶对《档案法》的宣传不够。《中华人民共和国档案法》颁布20年了，除档案管理部门认识外，大多数人不了解、不认识档案法律责任，不重视统一管理档案的意义，管理人员、科技人员依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立起来。
2．教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全，会给国家、人民带来直接的、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员的多番催促。
3．上级档案部门，对学校依法管理档案工作监督力度不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。
二、如何依法管理档案工作
1．加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。“立足档案，面向社会”是我国档案宣传工作的方针，继续加大《档案法》的宣传，也是全社会的普法意识的体现。但目前档案意识还很淡薄，档案观念模糊。就我们基层而言，要争得领导的重视，把它纳入学校的普法工作中去。除做好各部门工作宣传外，还可通过宣传周、宣传月搞定期宣传，也可通过学校的内部网络宣传、学校公示栏宣传，通过研讨会、座谈会，举办展览、知识竟赛等形式，使广大群众真正了解档案，自觉遵守《档案法》。还可通过对违法案件的处理结果，以案说法，以警世后人，从而增强社会的档案意识和法制观念，为依法管理档案工作奠定坚实的基础。
2．积极争取领导部门的理解和支持，加大对档案管理工作的力度。建议从教育档案工作实际出发，会同档案局、教育局一起制定并及时修订适合教育改革要求的学校档案管理试行办法和档案工作标准，加强统筹领导，宏观管理，实行分类指导，有效监督，形成有关业务部门与办公室配合对学校档案工作齐抓共管的机制，促进《档案法》实施在学校落到实处。
3．依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提，也是做好档案业务工作的重点。要扎扎实实地做好这项基础工作，不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来，加大宣传力度，努力营造浓厚的社会氛围，还要依法健全和完善档案收集制度。档案收集管理制度主要包括：
(1)登记制度。为了掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落，应及时做好登记工作，形成必要的制度。
(2)时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。收集材料不能等到年底收集与整理，而应区分不同情况，明确收集与归档时限。因为有些文件材料在办文部门较长，遇上机构变化、人动、工作调整，很容易散失，造成归档不全或不完整。
(3)查对制度。档案管理部门要做到对所管档案材料心中有数，必须确定一个时间核对收集归档材料，对收集工作中发现的问题，如不全、短缺材料的，要及时向有关部门追要收集，对错装、错收的，材料要及时查清并予以纠正。
(4)移交制度。要根据具体情况，制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求，使各单位、各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后，及时移交给档案管理部门归档保存，避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生，保证档案材料的完整齐全，特别是人事档案更应注意及时移交。
(5)索要制度。对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料，档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门，对以上制度执行情况，可与工作评价结合起来，奖惩分明，如评优、评先、职务晋升等。
1、档案的法制知识。
在第一堂课中，麻城市档案局的喻老师就给我们讲述了我国及我省的档案法的制定情况，并详细地学习了档案法违法行为。让我们对哪些行为属于档案违法行为，它有些什么特征，违反了档案法将产生什么样的后果，会受到什么样的制裁等档案法制知识进行了全面而系统的了解。为我们以后的档案管理奠定了良好的理论基础。
2、立卷归档的“三合一”制度。
在我们进行档案管理过程中最重要的一项前提工作是制定一份合理、科学的立卷归制度。本着科学发展观的精神，加强学校档案资源建设，提高我校档案工作的管理水平，坚持“以人为本、以我为主、涵盖职能、突出重点、优化结构、丰富门类、价值主导、方便利用”的原则制定学校档案“三合一”制度，即立卷归档制度要求机关单位都要制订分类方案、归档范围、保管期限表。只有首先明确这三大类的内容界线，我们才能进行档案管理的后续工作。
3、各类资料的归档管理规范。
我们主要学习了文书文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像材料、电子文件材料的收集、分类、组卷、排列、目录封面的填写、归档以及需注意的问题等一系列程序。
4、纸质档案数字化的管理。
邓老师给我们介绍了世纪科怡档案管理软件。该软件主要是将纸质档案通过扫描枝术实现数字化，通过电脑进行储存保管。我们大略的学习了该软件的较常用的几个功能。
我们参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。虽然在培训中学了这么多东西，但是要真正的掌握，熟练地运用于实践中还是有一定的困难的，也需要一段时间去探索、去实践。
我仔细地想了一下，归纳了我们这次学习的最主要内容就是新的档案管理方法和世纪科怡档案管理软件的运用。
在听了老师精湛的讲解，看了师范运用新的档案管理方法整理出来的档案之后，我们可以看出传统的方法与新的方法之间主要存在以下几个不同之处：1、档案盒封面。不过两者进行比较也是大同小异。新的有四个内容：全宗号、年度、保管期限、机构（问题），而传统的则内容要详细些，排版也稍有差异，但在我个人看来，这并不影响后续工作及查阅。2、在新整理的档案里面，师范将归档文件的装订方式由以前的穿孔式变为现在的袋装式这个有很大的变化，不需要写卷内文件目录，每袋首页都盖了专门的归档章。然后将相同类别的都装到一个盒子里面。（这个我一直存在疑惑，没有目录，我们将怎么去快速查阅出来？）
将纸质文件数字化管理，可以节约空间，快速检索，输入之后直接生成可以省去很多步骤。但是也存在一些弊端，设备的要求电脑、扫描仪、各类备份载体都有严格的保存运用要求，对于档案资料较多的单位比较适用。
学习了别人的先进理论与成功实例后，我一直在想我们学校的档案管理与他们的有些什么区别，存在哪些差异。在以后的档案管理中应该怎么做。对照了我们的档案与他们的，觉得也没有什么大的区别。仔细想一下“三合一”的内容，我们那个册子目录里面除了没有保管期限外都有，再个就是格式稍有差异。有一个缺点就是在纸张要求上不规范，应该全部用A4的纸。我想我们不应照搬他们的做法，在遵循“三合一”的指导思想下，探索出适合英才的档案管理办法。由于知识水平与经验有限，目前也想不出比较好方法出来，我会努力学习实践，在以后的档案管理中做到以下几点：
1、努力提高自身档案管理的专业知识和业务能力。认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。对档案工作自身的要求，要全面了解和掌握，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能，同时要勤总结，勤改进，不断创新。
2、虚心向别人学习，努力改正自己的不足。
3、档案的管理从平时做起，养成自觉性。在平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。
