时间：2023-06-04 10:49:30
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案信息电子化，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
[论文摘要]随着全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快城建档案信息电子化数字化建设，已成为城建档案事业发展的必然要求。
追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：
1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。
3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。
一、档案信息电子化管理常见问题
1.认知度偏低
档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。
2.缺乏科学完整的体系
作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。
二、优化措施
1.根据档案的类别与级别区别管理
做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类；相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。
2.定期梳理档案重要程度，调整安全级别
【关键词】档案信息电子化 现状 发展趋势 建设应用
1.卫生事业单位档案信息电子化的现状
1.1标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
1.2档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
1.3档案信息管理人员的素质有待提高。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
1.4电子文件归档人认识存在误区。许多档案管理员认为纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；
1.5病案现代化管理技术薄弱。病案科应具有先进的计算机、扫描仪、刻录机、打印机等设备，建立医院网络化信息系统（HIS）。网络化信息系统（HIS）包括门诊系统、住院系统、影像检查系统、检验系统和病历统计系统，这些系统在全院之间应能实现信息共享。
2.医院档案信息电子化的发展趋势
档案信息电子化是医院档案利用工作发展的必然趋势。运用信息网络技术管理手段，提升当代医院档案管理水平。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，尤其是医院电子病历及病案信息化数字化建设要求必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
3.医院档案信息电子化的建设应用
所谓档案信息电子化，就是以馆（室）藏档案资料，纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。随着国家医改制度的实施，医院住院病人越来越多，病例的管理要求也越来越严格，纸质病例档案已经无法再适应当今医院的发展需求，所以档案管理信息化已势在必行。
3.1医院病案信息的存储可以采取缩微技术，将缩微技术应用于病案管理可以解决病案的存储空间问题，而且缩微后的病案与原件具有同等的法律效力。推广使用电子病历，虽然目前电子病历还不具有法律效力，但随着信息技术的不断发展，电子病案在我国的应用将会逐渐得到普及，它是信息技术和网络技术在医疗领域应用的产物，是医院综合信息系统的核心，将成为医院病案管理发展的必然趋势。应用电子病历可大大减少各种储存的成本和保管病案的成本，提高工作效率，降低劳动强度，又能适应医疗质量管理的需要。
3.2提高档案信息管理人员的专业素质。电子档案的保护是当前档案管理的一项重要内容，作为档案管理部门应具备相应的电子档案管理知识，配备相应的电子档案管理设施及设备，如应配备相应的计算机设备、光盘刻录仪及安全防护软件等，同时需要建立一整套严格、规范、合理的电子档案保护与利用制度随着医疗科学技术及信息技术的不断发展，对医院档案管理人员提出了更高的素质要求，除了需要具备专业的档案管理基础理论知识外，还应具备计算机理论知识及应用技术，学习和了解医学活动的规律、工作流程等多学科的知识，不断提高自身的文化素质，逐渐掌握并丰富电子档案管理的技巧与经验。
3.3建立“两套制”的存档模式，即电子文件、纸质文件同时存档，形成内容相同的两套档案，归档时使用不同的编目方法和存贮工具，档案管理部门应在每一卷电子文件及纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的文件的编码及存址，让两种形式的档案间建立准确、规范的映射关系，以便于对应和查找。
参考文献：
[1]王秋荻[1]杨敏[2]；档案信息电子化问题研究；现代教育科学：中学教师；2009年第1期
[2]张一楠 周晶；档案信息自动化系统管理若干问题的思考；林业科技情报；2008年第2期
关键词：财务档案；电子化信息；管理
一、电子化信息下财会档案管理的特点
信息化财会档案除了涵盖传统的纸质档案外，同时还涵盖了通过计算机和其他磁性介质或光盘保存起来的会计数据以及财务软件系统，一定程度上拓宽了财会档案的存储领域，但由于磁性介质太过依赖环境，电子数据常常在温度、湿度等因素的影响下发生丢失情况，所以对使用存放环境提出了更高的要求。会计电子档案不像传统的纸质档案可以直接进行翻阅，而需要一定的计算机硬件及软件系统支持方可实现查阅，计算机系统是其必不可少的一部分，同时还注重软件环境系统的优化配置。信息化财会档案由于实现了会计信息的数字化，为统计分析、报表制作等提供了便捷，有效保证了财会档案的高效利用，并且积极促进了会计信息系统与其他管理系统间的优化整合，实现了财会档案信息资源的全面共享，不过这也带来了财会档案被不法人员篡改、泄露的问题，追究其原因是因为通过文件形式存储在计算机或其他专门的存储介质上的财会档案，常常会受到电脑病毒的侵袭，最终引起数据丢失、影响系统正常运行，此外，电子档案整体信息集中在一起，使不法人员有了恶意篡改数据的机会，并且修改后的电子档案没有特别明显的痕迹，无法将数据恢复到之前正常的状态，最终降低了会计数据的真实可靠性。电子化财会档案的优势众多，但也有一定的缺陷，如何保障该档案的安全完整，促进其作用全面发挥，为需求者提供更多的帮助，这是现代财会档案管理的关键。
二、完善信息化下财会档案电子化管理的策略
（1）构建完善的信息化财会档案管理制度。当前，随着财会档案信息化进程的不断加快，企业对内部基础资料进行了统一规范，制定了相应的财会档案管理流程及方法，但在颁布的财务管理实施细则中虽对财会档案管理流程作了一定的规范，实际却没有具体操作层面的制度规范。所以必须根据《电子文件归档与管理规范》、《电子档案管理办法》的标准要求，加快构建一套行之有效的会计信息化档案管理制度，涵盖了归档制度、借阅制度、保管制度等，该制度的建立有效提高了会计信息系统的安全完整性。（2）加快财会档案信息网络设施建设进程。过去的财会档案室中不存在先进的网络设备，这样在账务查账过程中，只能通过传统滞后的方式，先在财务系统中调出账务，找出所需凭证号，然后再到档案室中找寻有关凭证资料，如果档案室与财务办公场所之间相隔较远，那么就会带来极大的不便，制约了工作成效。所以加快硬件设施建设，针对档案管理实际所需优化配置先进的计算机、扫描仪等办公设施，综合财务系统与档案存放地，从而提高财会电子档案的利用率。与此同时，针对档案保管地点和财务人员查询地点之间的空间性，为了方便档案更好的查询，在相关硬件设施配备齐全后，若能研发出和财务管理系统数据有效对接的财会电子档案查询系统，那么财务人员就不再受档案管理人员的限制，可直接调取原始档案，保障了档案的有效利用。（3）构建专门的财会档案管理信息平台。在财务信息系统数据与信息单据管理基础上，为了有效处理各系统单据关联性不强、连贯性弱以及管理不够规范等问题，可构建一个专门的财会档案管理信息平台。该平台的建立能提高电子档案管理的操作水平，单据传递实现了可视性、连贯性，信息数据得到了严格保密，权限清晰，将财会电子档案贯穿于企业经营管理业务全过程，并且财会电子档案管理高度集中，由于直接使用各类电子单据，逐步摒弃了各类业务的纸质单据。现阶段，已经有企业将业务系统和财务系统进行了融合，身份认证系统得到推广与应用，签名和公章实行电子化，很好的推动了财会电子档案的信息化管理。（4）构建完善的风险防范体系，提高电子档案信息的安全性。通过设置防火墙等手段，以防范计算机硬件隐患问题，确保系统安全有效运行；此外，还应对工作流程、文件信息、信息保管方式进行规范化管理，提高会计信息传递的及时性、安全性。系统管理员的职责任务是加强流程的监管，这对系统运行的安全性提供了重要保障，同时还保证了系统内生成的财会电子档案真实完整。所以档案管理者必须注重流程管理的科学性。信息化环境下，档案管理倾向于梳理、提炼出机构文件处理流程，把档案处理的各环节、内容纳入到工作流程中并生成档案信息，因此企业应积极构建完善的财会电子档案信息安全保障体系，设置专门的电子档案数据中心，完善权限体系，通过双机热备份等有效手段为数据的安全奠定坚实的基础，并安排专业的人员做好日常维护管理工作。（5）提高财会人员素质及思想认识。财会档案电子化，除了具备传统的财会功能外，同时还必须具备使用计算机准确高效计算、分析能力的功能，而这就需要配备充足的专业人才，投身于电子档案的管理，保证会计信息的真实完整性。此外，推行会计电算化的企业，相关领导者必须高度认识对财会档案资料进行科学化管理的重要性，同时还要督促相关制度的构建。当前，依旧有部分推行会计电算化的企业，在财会档案资料管理上按手工管理时的经验进行，所以提高财会档案管理人员的综合素质，树立磁性介质档案资料的管理意识，成为了迫切需要解决的任务。（6）通过数据标准接口，实现财会信息标准化。随着财会信息化进程的加快，财会信息需要专门统一的标准，这是目前不容小觑的问题，财会信息标准化关键在于实现会计数据接口的标准化。通过数据格式标准XBRL，能提供数据标准接口，促进了各软件内数据的有效转换。运用XBRL可以对企业内部系统进行科学整合，集中各项财会信息，能对不同技术、不同平台及不同软件下形成的商业信息数据进行自由交换及安全提取，重组底层的元数据生成新的财务报表，达到现代化会计制度及其表格要求，通过高效的工具促进报表数据的再利用、传递及储存，防止了各类问题的发生，如财务软件相同但版本不同或财务软件不同都必须提供数据接口等问题，所以对于企业而言，一旦使用了XBRL，就能保证各类数据间的安全转换，实现了财务报告数据的标准统一化。XBRL技术的实践应用，不断拓宽了电子化财会档案数据的范围，同时还全面归纳汇总了标准接口达到标准的数据，实现了财会信息数据的统一。
三、结语
信息化财会档案和传统的财会档案具有紧密的联系，相互配合协作，直接反映了企业未来财会规范化的方向。所以我们应全面突出财会信息化的功能作用，加强财会档案电子化管理。档案管理人员应紧跟信息化时代的发展步伐，积极探索各类先进高效的档案管理手段，更新管理理念，丰富档案管理的技术含量，全面反映档案的潜在价值，从而为企业创造更大的效益，推动企业持续稳定发展。
参考文献
1.孙瑾.会计信息化档案管理中的问题及对策.人力资源管理，2010(4).
摘 要 近年来，我国经济建设在世界范围内取得了较好的成绩，各行各业获得了前所未有的发展空间，各项事业的改革日益深化。在科学技术不断发展的今天，信息化技术得到了广泛的应用。档案管理正向电子化管理迈进。相较而言，电子档案在环境方面具有很高的要求，非常容易被破坏，所以在管理方面要求非常严格。本文将简单分析现阶段会计档案电子化管理的意义，存在的问题，然后提出相应的解决措施。
关键词 信息化 会计档案 电子化 管理
在计算机信息技术的快速发展背景下，会计工作正从电算化向信息化转变，对于会计档案的管理，随之发生了巨大的变化，财务工作者可以依靠高端的信息化方式，能够建立无纸化财务信息资源共享，而传统的手工记账纸质凭证及相应的档案已经由数字档案和电子凭证替代。在信息化条件下，传统的档案管理模式不再适应会计信息化需求，因此，必须进行会计档案的电子化管理。
一、信息化条件下电子会计档案电子化管理的特征
现阶段，会计档案的电子档通常都是采用磁带、磁盘、光盘等方式存储，还有一些工作人员会利用云存储相关信息，将电子档案存放于云端网络空间，这对环境的要求要远远超出纸质档案，很容易受到破坏。可是这种方式又具有查阅方便、信息量大的特点。
（一）会计档案电子化管理对环境具有较高要求
纸质会计档案会占用很大的存储空间，在对资料的分类和保存方面也很复杂，管理难度很高。而电子档案在空间方面要求很少，查阅起来也很简单，可是存储在磁盘或光盘等介质上的信息，对环境要求非常高，如果环境温度过高或者超市，就极容易损毁光盘或磁盘当中的信息。
（二）电子档案易被破坏
会计电子档案都是在磁介质当中存储的，信息的集中程度比较高。而且和纸质档案最大的区别为，会计电子档案如果被篡改，通常不会留有任何痕迹，不容易发现，造成会计档案真实性的降低。磁盘通常都会有相应的使用寿命，在信息保存过程相应的数据同样面临被破坏的危险，还要考虑设备更新，这些都会影响会计档案中相应数据的有效性，导致信息失真。另外，还要高度注意防止他人对信息进行恶意篡改，如果出现此种情况，损失将是巨大的。
（三）具有I域宽泛，内容丰富的特点
在传统的会计档案当中，常常含有一些原始单据，记账凭证，报表和账目等，是反应企业经济业务的一项重要材料。而会计电子档案中不仅包含以上诸项，还含有计算机硬盘和磁介质中存储的一些电子数据，所以在内容方面非常丰富。
（四）具有较强的高速性和共享性
在信息化条件下，会计档案的电子化管理当中，利用相应的计算机进行信息处理，所以在处理及整合数据方面，速度会呈几何倍增加，相应的信息还能利用网络传递，有利于共享某些会计信息，提高信息共享性。所以在信息化条件下，会计档案的电子化管理能够提高速度，更大程度地发挥档案的价值。
二、现阶段会计档案在电子管理中存在的问题
（一）缺乏完善的管理制度
目前，很多企业的会计电子档案都是企业财务软件管理者进行管理，可是财务工作者毕竟是非科班档案管理者，因此进行管理会计电子档案的时候，常常会存在一些管理不善问题。且在实际的电子档案管理工作中缺乏较好的管理制度，相应管理者的工作职责得不到明确，缺乏规范的管理流程，非常随意。所以在实际工作中就会存在档案归类错误或数据对视的问题，也会有无法查找的问题，从而不能有效使用会计电子档案。
（二）缺乏良好的保存环境
保存会计的电子档案的时候，很多部门通常都会利用传统方式来保存和管理，这样的环境常会存在磁场干扰严重或超市问题，还有一些企业的档案室并没有进行明确规定不准随意进入，造成相应的会计档案被恶意篡改或环境遭到破坏。
（三）不采用统一的财务软件版本
目前，有很多版本的财务软件，并未进行统一，各款财务软件在操作方法及功能方面也都存在差异，这就导致财务工作者学习软件时的困难。通常而言，财务工作者不会了解全部财务原件，对各款软件熟悉的程度也都不一样，所以无法避免出现一些失误性操作。
（四）不能及时备份
会计档案所记录的通常是非常重要的财务数据及信息，一些档案管理者不能深刻认识会计档案管理的重要性，不能严格要求自己，所以就会存在不能及时备份数据的问题。如果会计档案损毁或丢失，那么造成的损失就是永久性，相应数据根本不能进行恢复。
（五）缺少计算机维护工作者
进行会计档案电子化管理的前提是计算机网络，可是网络自身也有很多危险问题，比如网络黑客，网络病毒等等，从而严重威胁档案信息。因此，进行会计档案电子化管理就必须配备专业的网络技术工作者有效维护网络安全，可是目前几乎没有单位或者部门配备了专业的网络专业人才，一般都是财务工作者通过短期培训然后负责日常的维护，也有的单位或部门只有在计算机网络出现问题后才会聘请专业人员进行维护，从而无法保证维护效果，还存在信息泄露的危险，为企业造成经济损失。
三、信息化条件下会计档案电子化管理对策
（一）管理制度化
在管理会计电子档案的时候，必须建立健全相应的制度。会计档案中的信息和数据都非常重要，所以进行管理的时候就要特别注意，避免一点差池，这点只有有效执行相应制度才能得到保证。具体而言，可以从以下几个部分着手。第一，制定会计档案电子管理和传递的流程，工作人员整理好相应的信息和数据之后，应根据具体要求对数据进行刻盘和备份，然后根据有关规定保存到会计档案库当中，分类存放好。此外，档案管理者必须对电子档案进行定期和不定期的维护及检查，从而保证会计档案具有较强的完整性。其次，要制定比较严格的会计档案管理的规范，比如查阅相应电子档案的时候必须通过提前申请和审批，管理电子档案人员也必须遵循有关规定，不可进行违规操作。
（二）提高会计档案保存环境的安全性
会计档案要用现代化设备进行保存。一些企业或部门会将会计档案进行纸质档案和电子档案共同保存，电子档案用于查询，比较方便，纸质档案在保存方面则有很多优势，可以对电子档案的有关信息进行校对。保存电子档案的时候，只少要备份一份，所以要将原盘和磁盘进行分开保存。保存会计电子档案的环境应注意防潮性，防火性，防磁性，保证库房温度在规范标准内，避免阳光直射的位置，此外还要保持良好的通风。磁盘应存放在防磁柜中，避免磁盘感染一些计算机病毒。
（三）选用软件时保证版本一致
目前，市场上有很多版本的财务软件，且软件的更新速度也非常快，所以财务人员在软件选择及使用方面也面临很多困难。针对这种情况，企业或部门必须积极强化对财务人员计算机软件业务的培训力度，选择新的财务软件或进行版本更新后，要对相应工作人员进行培训，不断提高业务水平，避免由于对软件不熟悉产生的失误性操作。
四、结语
对企业而言，会计档案具有非常重要的意义，在信息化条件下，会计档案必然走向电子化管理道路。所以相应的企业及部门负责人必须高度重视对会计档案的电子化管理，制定相应的规范，从而保证会计信息的安全性及高效性。
参考文献：
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[4]王素花.浅析新形式下会计档案的管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2014（04）.
一、文书档案管理信息的电子化的优点
首先，使用方便，便于检索，办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
第二，信息易于保管。与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。
档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
其次，网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。
关键词：勘察设计；档案资料管理；电子信息化
近年来，电子信息不断普及，这就为档案管理创造了良好的发展机遇，档案管理工作越来越向着信息化、专业化、数字化方向发展，而勘察设计单位的档案管理工作也必须适应信息化时代大环境。如今，勘察设计单位的档案管理工作已经难以适应社会经济的发展，所以勘察设计单位档案管理工作必须适应时代要求，实现勘察设计单位档案资料管理电子信息化。本文是就勘察设计单位档案管理电子信息化的必要性进行论述。
1 勘察设计单位勘察设计单位档案资料概况
勘察设计是每一项工程必不可少的环节。近些年我国经济不断发展，基础设施也在不断完善，各项工程也不断进行着，勘察设计单位也随之得到长足发展。而档案管理作为勘察设计单位工作的重要组成部分，在勘察设计单位工作中有着重要作用与意义。
勘察设计单位的档案主要涉及人事档案以及勘察资料档案两部分，人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。勘察设计单位人事档案则是国家人事档案的组成部分，是勘察设计单位工作人员在进行工程勘察期间的出勤、工作及各种创新奖励、荣誉的真实历史记录，是勘察设计工作人员工作及其今后选拔、任用、考核的主要依据。勘察资料档案是勘察设计单位在勘测、规划、设计活动过程中收集的资料，包括图表、声像、图纸、文字以及计算性形式保存的勘察材料。勘察资料档案是勘察设计单位工作成就的历史记录，是勘察设计单位非常宝贵的信息资源，勘察资料档案是勘察设计单位发展的重要保障。
2 勘察设计单位传统纸质档案
纸质档案是勘察设计单位传统的档案管理方式，其地位不断受到新型的档案载体的冲击，其弊端缺点在科技不断创新的当代表现也越来越突出，很难适应当代勘察设计单位档案资料管理的需要。1、纸质档案受环境因素影响大。在高温、潮湿、光感强、有有害气体的环境里，在氧化剂的作用下纸质档案容易发生氧化反应，氧化纸张，使其受损变碎，从而损害了纸张上的档案资料，变得模糊，使其失去了其价值，这对勘察设计工作带来了巨大的损害，影响了工作进程。2、在勘察设计中会有大量资料与数据，纸质档案储存会产生大量的纸张，这样便会占有大量的储存空间。而勘察设计的档案类型多种多样，各种分类就会需要不同的档案室与档案架，这些档案室与档案架的设置需要大量的资金。3、勘察设计方案资料多种多样，纸质档案管理方法对这些勘察设计方案资料分类需要消耗大量的人力、物力、财力，同时对档案管理者也是一种负担。4、勘察设计的纸质档案资料甚多，携带不便而且受灾害影响也大，遇到自然灾害或人为灾害时，会有巨大损失，不容易挽回。
3 勘察设计单位电子信息档案
3.1 概况
电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。勘察设计单位的工作人员将收集的资料以计算机光盘、磁片等化学磁性材料为载体，储存在云盘或磁盘里。
3.2 特点
1、档案信息的非人工识读性：电子档案不需要人工识读，它由计算机储存制作而形成，它通过计算机解码装换成人们能认识的符号字体然后被人们认识和使用。
2、档案信息存储的高密度性：电子档案储存在虚拟的空间里，它以磁盘和移动硬盘为载体，储存空间大，可以储存海量的信息。但不占用与其比例相等的空间，便于携带查阅。
3、档案信息与载体之间的可分离性：电子档案储存在虚拟空间里，可以没有固定现实位置，不需要通过纸质载体来传输，其以非实体的方式进行管理加工、复制传输、携带阅读。具有超时空的共享性。
4、多种信息媒体的继承性：电子档案继承了各种信息媒体的特点，它把文字、图像、动画、声音等汇聚一身，方便了勘察设计工作人员的查阅。
5、电子档案对系统依赖性：电子档案是需要高科技支持，它的储存与阅览需要电子软件与硬件来实现。
4 勘察设计单位电子档案较传统纸质档案的优势
4.1 共享性
勘察设计单位电子档案的共享性是指同一份电子档案超越时空，不受时空限制，实现电子档案的共享。而纸质档案大多是独份，有固定的时空限制，难实现共享。
4.2 多样性
勘察设计的电子档案形式多样，有文字，有声音，有动画及视频，以多种形式呈现在需求者面前，而且电子档案易于修改，如改变其格式、内容、及错误点，使电子档案变得更加灵活便携，使用效率大大提高。而纸质档案形式单一，对纸质档案的修改不易进行。
4.3 经济环保性
科技进步，电脑应用也随之普遍，因此勘察设计的电子档案是既经济又环保的有效手段。电子档案在网络环境下，利用电脑网络的虚拟性拥有虚拟的储存空间，其通过电脑网络的共享性来实现电子档案的传输与利用，从而减少了资源的浪费；而纸质档案需要大量的纸张与人力去整理，这样既不经济又不环保。
4.4 保护原件性
电子档案再利用时可以减少文件的损耗，方便使用者重复使用，而纸质档案受各种因素影响容易损耗原档案的资料，不利档案的保存。
4.5 便于传输性
电子档案可以通过网络虚拟传送，穿越时空限制进行电子档案的传输，大大提高了档案信息资源的可用性。而纸质档案需要多种传输媒介，而且有时间的限制，不利提高档案利用效率。
结论：从上述的论述与对比我们可以明显看出勘察设计单位档案电子信息化的优越性，它是传统纸质档案所无法比拟的，因此勘察设计单位档案资料管理实现电子化信息化是勘察设计单位档案管理工作的内在要求，是适应时代要求的，是非常必要的。
参考文献
[1] 中华人民共和国国家档案行业标准归档文件整理规则.中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准，DT/T22-2000
[2] 杨策媛、秦艳.《电子档案的特点与管理》，2011
【P键词】扩围；会计档案电子化；现状
随着社会技术的不断发展，信息化革命已经席卷了社会生活的各个方面，数字档案因它独特的优势，更加适宜会计档案管理部门自身的发展需求。
1 会计档案电子化发展的必要性
1.1 会计档案管理部门自身发展的需求
互联网+时代的到来，使得档案管理部门由以往单一、有型的数据管理模式向现实和虚拟馆藏相结合的模式转变，在对档案的收集管理方面也由传统的单一渠道向多渠道、多载体、多接受地点等方向进行转变。这样做，不但对数据的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，还能够提升服务质量，提升了档案信息服务的工作效率。
1.2 会计档案用户对于信息化数据的需求
大数据时代的到来，使得数据量变得非常庞大，随之而来的，是数据价值密度的降低。用户想要在海量数据中，寻找对于自己有用的数据，就必须依托档案网站，这样用户在查询数据时才更有针对性，用起来也更加的高效。由于现在对于信息的实效性要求越来越高，用户想要获得精准、新颖和全方位的信息，就需要档案信息摆脱时间和空间的限制，为普通大众开放更加高效的档案查询系统，而这，无疑要依托现代互联网技术的发展，将会计档案信息进行电子化、数字化。
2 会计档案电子化试点或将“扩围”现状研究
2.1 会计档案电子化试点在企业内部的应用
近几年来，随着信息技术的发展，会计档案电子化已经成为未来发展的必然趋势。西门子公司作为会计档案电子化管理的十点，受到了财政部、国家档案局的高度重视。这说明在未来，会计档案电子化不但会包含内部会计原始凭证，还会向外部原始凭证进行扩展。到现在为止，对于会计档案电子化试点工作的展开主要是围绕单位内部的原始凭证，使用范围还非常有限，仅仅在原始凭证、记账凭证、账簿和银行回单等小范围进行实验。在医院中，由于档案保管期限较长，有些档案甚至要保存25年，数据量非常大，销毁工作需要在院领导的审查后才能执行，因此，会计档案电子化势在必行。但是试点工作的展开并不顺利，需要借鉴下其他行业的优秀成果。下面，我们将以中国联通和中国电信两家广东分公司会计档案电子化试点工作开展的状况进行分析。
在电信公司工作开展过程中，已经基本实现了电子凭证、电子账簿等方面的应用。在实验过程中，电信公司相关负责人介绍，未来在电信部门，将会把会计档案电子化试点工作范围扩大到更大的范围，包括银行对账单、银行余额调节表、总账、日记账、固定资产卡片及其他会计档案等方面，这对未来电信公司会计档案工作会产生巨大的影响，会使得内部业务产生更大的推动作用，使得企业内部的业务、财务等相关信息的处理更加便捷而高效。
为了实现会计档案电子化的闭环控制，建立长效的档案管理机制，联通相关负责人认为，会计档案电子化试点工作需要以档案电子化为工作重心，逐步实现网络发票、银行回单等的电子化，这样能够提高档案管理的效率，实现公司上下生产过程的集约化和经济化的发展。
2.2 会计档案电子化试点在电子发票方面的应用
当下，会计档案电子化试点工作已经席卷了现代社会的各个行业，例如在保险农业利用电子化会计档案，能够简化发票联次，对公司的工作展开产生了极大的便利。利用网络优势，实现发票在线开具，若互联网不发达的地区，可以取消保费发票的记账联。到目前为止，保险业务中仍然存在着大量的保费发票联次的现象，主要以一式三联、一式四联为主要形式，导致换算保费发票的成本非常高。在未来，取消财务联，简化发票的联次必将是未来发展的趋势，若能将电子发票和电子商务纳入会计档案电子化试点工作，这些问题将会迎刃解决。
电子发票，顾名思义，能够起到发票的作用，但是以电子记录的形式进行显现。现在，电子发票的形式主要是纸质发票的电子影像，在未来，发展潜力巨大。电子发票的应用，能够极大的简化纳税人在领购、开具、传递，申报等方面的工作，不需要再去相关部门，直接实现在线操作。虽然，电子发票在我国应用还不广泛，但已经在美国、日本、印度、智力等多个国家投入使用，并且取得了非常好的效果。要想实现发票的电子化大范围应用，首先，可以借鉴国外应用的相关经验；其次，要增加企业电算化的应用，摒弃原有的“以票管税”的方法，提高企业的电算化进程。电子发票的大范围使用，已经成为全行业的共识，在未来，必将在我国发挥更大的作用。
财务信息化在过去一段时间取得了巨大的进步，符合时代潮流的财务核算和分析的软硬件不断更新，很多企事业单位和政府机关都在用先进的财务分析软件进行财务核算和分析。财务信息化的巨大进步极大地提升了企事业和政府机关财务管理的效率和水平，其积极意义是有目共睹的。但是由于体制机制的滞后和技术成熟度的限制，会计档案电子化的进程相当缓慢，成为财务管理信息化发展的瓶颈。财政主管部门敏锐地把握了会计档案电子化的趋势，并出台极具现实意义的政策措施。
2015年12月，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。
新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，如对以下七类会计档案可只建电子档案。
一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。
以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。
虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离，但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。
电子会计档案转正史
1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。但随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用，会计档案工作的方方面面均发生了较大变化，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。
从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013-2014年，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了征求意见稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见；2015年9月，又组织有关专家集中研究讨论，最终形成新《管理办法》。
会计档案电子化的意义
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。
会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响―――除了节省成本，还有利于提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。
（一）有利于降低管理成本、减少资源浪费
纸质电子档案的耗材成本巨大，如农商银行业务系统每日报表约有50种，各类月报70多种，年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页，月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸，成本近1万元，加上色带、打印机等各类耗材，合计财务支出1万元以上，对于拥有30余个网点的县级行而言，纸质会计档案成本之高可见一斑。
电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大减少资源浪费。新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式。
（二）有利于提升财务管理效率
在企事业财务管理实践中，很多财务管理的流程都会产生纸质会计档案，这些档案都需要专业的财会人员分门别类管理，财务部门要投入很多的人力、物力。此外，纸质会计档案保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加，会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程，甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏，因而制约了当前档案规范化管理。
会计档案电子化有利于优化财务管理流程，以前需要现场办理的，现在可以不用现场办理，节省人力、物力。此外，电子会计档案传输、保存相对简洁、高效。相对于纸质会计档案，电子会计档案的便捷性非常突出，这有利于提升会计档案的使用效率，进而提升财务管理效率。
以电子票据会计档案为例，如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中，通过充分集成并关联实体会计档案，逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求，又确保了会计档案数据的安全保密。
这不仅会提升会计信息资料的传递速度，也将在相关部门打通快速通道，实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享，创造更加灵活便利的会计信息查阅环境，使传统的以纸质会计档案为主，加快转向电子会计档案与纸质会计档案并重，为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。
（三）有利于财务大数据的发展
国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。企业发展也需要大数据的支撑，通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。
（四）有利于会计监督和检查
电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。
会计档案电子化的案例
中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一，在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作，结合其业务财务一体化平台的搭建与运行，探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制，实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说，不仅是极大的飞跃，也是会计档案管理的趋势。
2012年10月以前，广西联通的各类会计档案均采用纸质打印归档，实行手工编号造册登记，整理难、移交迟，检索难、统计繁，不利于规范化管理；纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财务的资源消耗。随着公司规模不断扩大，业务快速发展，以及经营管理对多维信息需求的增加，会计工作需要按照专业、全成本属性、客户群、准利润中心等进行精细化核算，会计档案资料日益增多。同时，大ERP各子系统、子模块业务处理同时自动生成的会计分录数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式已满足不了规范化管理的要求，既不利于进一步深化实施会计信息化工作，也不利于公司降本增效工作的开展，推进会计档案电子化势在必行。
依托中国联通统一建设的数字档案管理系统，与大ERP建立接口，使会计档案实现电子化、系统化管理成为可能。大ERP系统固化了公司业务处理流程，完整地记录了营收、采购物资管理、工程管理、日常运营等经营活动过程中产生的相关信息，建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制流程，并通过业务系统与财务系统无缝连接和定义自动会计规则，实现从获得原始凭证到形成最终财务报告全过程的系统自动化处理，使会计信息的相关性、完整性、真实性和会计核算效率得到了显著提升。在信息安全方面，大ERP系统在建设之初就纳入了公司整体的信息安全框架内进行管理。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程，从管理制度、操作流程和安全技术等各方面，贯彻安全保密的要求，加强安全保密管理，构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。此外，“一本账一套表”工作，建设一级架构系统，支撑集团、省、地市三级应用，有效支撑一套会计政策、一套核算规则、一套立体科目、一套风险控制体系、一本账（即一套财务核算及业务管理信息）、一套表（即一套报表汇总体系，包括财务基础报表、管理类报表、分析类报表）的“六统一”财务管理目标，也为推进会计档案电子化工作奠定了坚实的基础。
会计档案电子化，具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均产生重要影响。项目推进期，广西联通成立了“会计档案电子化管理”项目推进工作领导小组和财务、综合、信息化三个专业线工作组，统一推动项目的实施和日常管理工作。其中财务组经过对204项纸介质的梳理，制订了《ERP系统记账凭证及对应单据管理办法》，确保记账凭证电子记录、原始凭证手工管理这项会计基础工作的统一规范。
现阶段，广西联通实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大ERP系统产生的各类原始凭证和银行回单，不需再打印相应的纸质凭证和账簿，节约了大量的纸张及IT耗材成本。以区公司本部为例，实施会计档案电子化后，当年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3。会计档案电子化工作正逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。
推行会计档案电子化管理应把握的重点
推行会计档案电子化必须从实际出发，紧密结合企业的现实情况，制定周密可行的方案。
（一）推行会计档案电子化应坚持的原则
1.安全性
会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范，而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段，降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁，确保系统安全运行。同时，还要对工作流程加强监管，确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理，不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性，还确保了系统安全稳定的运行。因此，关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下，档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理，并将处理中产生的档案信息实施统一管理，所以为了保证数据的安全必须采取措施，如双机热备份、内网外网物理隔离等，建立档案数据中心，设置的权限体系要完整，配备专业人员维护管理，并建立会计电子档案信息安全保障体系，确保电子档案信息安全。
2.保密性
会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，因而应从提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。
3.规范性
会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，必须符合财政主管部门的规定。
4.兼容性
会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。
5.智能性
一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。
（二）推行会计档案电子化应注意的问题
1.要制订详细的执行方案
会计档案电子化，对企业来讲是一件大事，马虎不得。企业必须从自身实际出发，分析本企业档案管理存在的问题，整合本企业会计档案管理制度，形成完整的解决方案。必要时，可以到相关单位考察学习，以便借鉴先进的管理经验。
2.要重视软硬件建设
会计档案电子化必须有合适的软硬件支撑。会计档案是企业经营的核心秘密，如果企业没有先进的软硬件支撑，其安全性、规范性等均难以保证，一旦发生泄密等，对企业的不利影响非常大。
3.要重视人员培训
会计档案电子化需要财务档案管理人员具备新的管理知识和技能。这就需要对原有的会计档案管理人员进行培训和提升，让其尽快掌握电子档案管理的知识和技能。
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，是不以任何人的意志为转移的客观事实。企事业单位要把握这一趋势，并结合本单位的实际情况适时推动会计档案管理工作逐渐向电子化转变。
参考文献：
一、食品稽查业务档案电子化管理的意义
食品稽查档案是食品生产、销售、转运、储存等环节监管的客观记录，是食品稽查行业领导决策、制定监管措施、市场反应、问题处理等过程的历史记载。也是食品稽查工作的一个重要组成部分。食品稽查业务档案电子化管理是实现食品稽查工作科学化、规范化、信息化管理的基础，也是开发档案信息资源、提高档案利用效率、监控双方行为、考核稽查质量的重要手段。
食品稽查电子档案是指在食品监督稽查过程中形成的各种信息资料，经扫描仪、采集卡等电子设备，通过数字化处理，存储于计算机数据库中的电子档案信息。通过数据库管理系统、计算机网络以及相应的管理软件，对食品稽查电子档案进行分类、编目、归档，实现稽查档案资料电子数据的高密度存储、快速传输和无地域、无时限资源共享以及查询利用。食品稽查电子档案内容包括基础管理类、统计报表类、稽查文书类、风险级别类、其它类等，基本涵盖了稽查工作的全过程。
食品稽查电子档案的优势首先是检索利用方便。电子化的食品稽查档案可以通过网络覆盖下的任何一台计算机经过合理授权，只需输入密码即可对食品生产销售企业的日常监管、产品质量、进货渠道、库存下架、使用、缴销等情况进行查询和统计。其次，档案信息易于保管。与纸质载体相比，食品稽查电子档案使用高科技材料制成的光P、磁盘等介质作为储存载体，节能环保、使用寿命长，而且可以重复使用，解决了传统实体档案管理中容易损毁的问题。食品稽查电子档案存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上，占用的空间小，操作简单，节省资源。第三，可以实现档案资源的共享。传统的食品稽查档案管理模式中，食品稽查单位和部门之间的信息无法做到及时交流和共享，造成资源浪费。信息化的到来和网络的发展，人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用网络传输档案信息资源，可以在瞬间完成大容量信息的传递，这就为食品稽查电子档案实现网络资源共享成为现实。食品稽查单位之间可以通过网络进行有关稽查业务档案的查找、利用，食品稽查单位内部各部门之间也可以通过网络实现部门之间、上下级之间的稽查业务信息沟通、交流与共享。第四，食品稽查电子档案的网络传输。避免了传统食品稽查档案靠人力传送，省时省力，而且也提高了档案传送过程中的安全性。
二.食品稽查业务档案电子化存在的问题
首先，食品稽查档案的电子化管理标准不统一。随着食品稽查部门档案管理信息化的广泛开展，许多食品稽查单位都在添加档案信息化设备和相应管理软件。由于没有一个统一的食品稽查档案电子化标准，所以各个食品稽查单位在电子档案的收集、整理、归档标准方面，处于各自为政、各行其是的状态。因此，建立一套科学、严谨的食品稽查档案电子化管理体系标准是十分紧迫的问题。
第二，食品稽查档案管理电子化过程中的安全问题。首先，由于电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，不能像纸质档案那样可以通过文件的一些表面特征来判断档案的原始性，这样，食品稽查电子档案真实性就难以得到保障。其次，在档案管理网络化的发展过程中，电子档案的安全性问题日益突出。网络黑客、病毒的入侵造成电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯他人的合法权益。这些问题都对食品稽查电子档案的安全性构成了严重的威胁。
第三，食品稽查电子档案管理对档案管理人员素质提出了更高要求。档案管理人员既要懂得纸质文书档案管理的操作理论、方法，还要能够熟练使用计算机等信息化设备和一些档案管理软件。
第四，食品稽查单位各自使用的稽查业务电子文件不兼容问题。由于各食品稽查单位使用不同系统、不同格式的稽查电子档案，这就导致电子文件难以转换、不兼容的问题产生，使食品稽查档案信息资源共享受到影响
三、食品稽查业务档案电子化管理对策
社会的发展，网络的普及，电子化逐渐深入我们的生活与工作中。人事档案作为一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是各单位记录员工信息、招收员工、选拔人才等的重要依据，是干部晋级职称、升职加薪的主要根据。[2]在卫生事业单位中，加强电子化人事档案的管理是加强行政管理的重要方面。如何提高电子化人事管理的水平，加深电子化技术在人事管理中的应用，提高档案管理的效率，体现电子信息化技术的价值，值得探讨。
二、卫生事业单位人事档案管理的重要性
在人事档案管理的过程中，因为档案具备一定机密性与专业性，人事部门应重视人事档案并加强管理，及时解决人事档案管理工作中出现的问题。在卫生事业单位中，因为人员调动较为频繁、各种岗位轮换、人员晋级、卫生员退休、临时聘用等问题，人事档案管理极为重要。[3]然而在人事档案管理工作中，却存在着卫生事业单位人员的流动性较强等问题，制约了人事档案的管理，若是不及时进行人事处理，则极易造成人事档案资料不齐全、手续配备不齐全、手续不完备等问题。
某些医院注重药物管理工作，注重对医生、护士的考评管理等，却忽视了人事管理的重要性。医院负责人对人事管理工作的不重视，造成了人事管理以及人事档案管理工作中出现疏漏，直接导致了医生升职时评判的片面性，导致某些优秀医生对医院不满而出现跳槽等现象，幸好医院管理者及时认识到问题的严重性，加强对人事管理尤其是人事档案管理的重视程度，为医院的各方人事调动以及医生升职等提供重要依据，医院也因此而更上一层楼。
三、卫生事业单位人事档案管理现状
（一）人员不足现问题突出
在我国多数地区的卫生事业单位中，人事部门配备的人员普遍较少，多在3～5人之间，相较于卫生事业单位内部医生、护士以及其他部门人员来讲人数可忽略不计。在一些较小的卫生事业单位中，多数人事部门人员除人事工作外还兼职其他工作，对人事档案管理工作不够专注。多数人事部门的档案材料无人整理、无人监督，甚至出现人员已离职其档案仍混于在职人员的档案之中。
（二）人员业务技能水平普遍偏低
严格来讲，人事档案管理工作是一门专业性较强的工作，其对阅卷的规范、阅卷质量等要求较高。多数卫生事业单位因对人事管理方面的不重视，导致人事部门人员变动较为频繁，导致对档案管理较为片面。除此之外，人事部门对人员招收较为简单，人事对管理档案的技术水平不足，后期亦未受到专业化的培训，造成管理档案的人事技术水平较低，档案材料混乱、不完整，影响了数据的准确性。
（三）管理手段滞后
随着社会经济的发展，人事管理制度也在逐渐进行改革创新发展，电子化逐渐普及，然而，档案管理的电子化发展却仍显欠缺。据调查，目前我国多数卫生事业单位的人事档案管理仍然是较为传统的纸质管理，无论是档案的储存、整理还是保护，管理方式与手段较为落后，极易造成档案的丢失与损坏，仅有个别位于发达城市的大型卫生事业单位采用了电子化的档案管理。近几年，社会已经进入信息化管理时代，电子化、科学化、规范化是人事档案管理的必由之路，普及电子化人事档案管理是卫生事业单位以及各企业的当务之急。
四、卫生事业单位人事档案管理电子化应用分析
（一）在卫生事业单位建立电子档案的必要性
在卫生事业单位之中，单位的卫生系统是一项较为复杂的系统，其中存储着大量的人事信息档案，在管理之时非常困难，若要做好卫生事业单位的档案管理与保存工作，需要投入大量的人力、物力、财力等。因此建立电子化档案管理十分必要，将纸质档案转化为电子化数据，方便管理人员管理的同时节省大量的空间，且更方便快捷。就电子化的人事档案而言，除建立庞大安全的数据库存放档案外，也应对卫生事业单位工作人员的信息进行收集整理，全面掌握各部门间的人事档案信息，加强对各部门的掌控。
（二）电子化在人事档案管理工作中的具体应用
在人事档案管理中，相关档案管理者可以利用计算机网络将人事档案进行分门别类，如护士间可按照普通护士、高级护士等护士职位等级进行档案分类，而医生也可根据心脑科、骨科等从事职位进行分类，节省时间，方便查找。[4]除此外，也可在局域网内部进行资源数据的共享，当领导或者工作人员想要急需了解人员档案时可直接上网查找，增加档案透明度的同时，对数据库的原始档案也是一种保护。在档案管理员进行档案管理时，降低了工作压力，提高了工作效率。
（三）电子化在档案管理应用中的风险
在电子化广泛应用于人事管理档案后，为企业部门带来便利的同时也带来了一定的风险。其一，网络的共享增加了人事档案的透明度，在查看信息便捷的同时大大增强了人员信息泄漏的可能。作为记录人们成长过程的文档，其中包含着自上学以来的成长历程、学习经历、工作经历等，是人们求职时最重要的文件，若档案被盗，对相关人员的人身安全会造成一定威胁。其二，电子化档案依托于网络而存在，虽然压缩了纸质档案的存放空间，能更有效地保存档案，但网络也不是绝对安全的，各种病毒、黑客影响着网络的安全，若电子化人事档案被病毒入侵会造成档案丢失，甚至造成系统的崩溃。事实上，有利就有弊，电子化档案的风险虽然不可避免，却可以进行有效的控制，将风险控制在一定范围内，增强档案管理者的电子信息化知识，为卫生事业单位人事档案管理的发展提供保障。
五、结语
【关键词】电子档案管理；科技进步；电子文件；应用1电子档案管理的现状
1.1档案管理的标准化进展缓慢，制约电子文件的整理与归档。 档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。许多单位因实施现行分类法有一定难度，仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。
1.2计算机技术尚未大规模应用于档案管理。 由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推厂仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
2电子档案管理中出现的问题
2.1电子档案管理过程中出现的漏洞
2.1.1对电子文件原稿保存的忽视。 目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2.1.2信息安全与保密问题。 电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
2.2电子档案自身的缺陷
2.2.1电子档案的原始性、真实性、完整性问题。 对于纸质文件来说，肉容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
2.2.2电子档案的长期可读性问题。 当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。
3解决电子档案管理中问题的对策
3．1电子档案管理的原则
3.1.1规范性原则。 规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
3.1.2可靠性原则。 人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
3.1.3高效率原则。 档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电予化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键，而优良的电子化加工系统，是档案信息电子化工程的助推器。
3.2解决电子档案管理过程中问题的对策
3.2.1采取切实可行的信息保护措施。 信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专‘机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.2.2重视和加强对档案管理人员的培养。 在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档窠人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
3.2.3加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理。 软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护。参考文献
［1］李玲．浅谈学籍管理信息化的现状［J］.南昌教育学院学报，2010.
［2］殷涛．如何提高高校学籍管理工作水平［J］.重庆文理学院学报，2010.
［3］张安富，靳敏，我国高校学籍管理改革与发展趋势分析［J］．理工高教研究，2005.
［4］敖敏．高校应注意学籍档案管理人员心理素质的培养，内蒙古科技与经济．2003.9.119
［5］刘晓红．开发学生档案信息资源提高管理人员自身素质．浙江海洋学院学报．2001.9.60-62
