时间：2023-06-04 10:49:38
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理方式，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
[DOI]1013939/jcnkizgsc201528126
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
4 结 论
档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求事业单位与时俱进，确保档案工作稳步开展。
【关键词】房地产档案 电子档案 信息化管理
一、房地产电子档案管理的羁绊性因素分析
传统房地产档案管理，采用两级管理的方式，随着信息化社会的发展，档案管理的外部环境产生了巨大的变化，给档案管理工作带来以下几方面的羁绊性因素：
（一）传统档案管理对象是纸质的档案，以手工检索为主要的管理方式，而随着档案数量和类型的增加，需要管理的档案信息量急剧上升，尤其是在计算机普遍应用之后，档案信息内容中出现了各种无纸化资料、CAD制图等，手工方式基本无法进行有效管理。
（二）档案管理人员长期以来习惯于传统的管理方式，思想、理念、业务水平等方面，都停留在传统管理的阶段。在应用信息化管理技术之后，要求档案管理人员采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，就被迫接受新的管理理念，并要求在短时间内提升业务管理水平，由此产生的诸多不适应性，形成档案管理工作的瓶颈因素。
（三）档案的数字化和网络化，对档案的形成提出了新的要求，传统档案的形成是“先文后档”，这种模型的档案形成，很难进行超前管理和跟踪管理，尤其是在档案机构精简之后，会出现档案人员身兼数职，不利于工作的开展，因此传统档案管理的形成方式亟需进行改变，以提高归档和利用的效率。
二、房地产电子档案管理创新突破口的寻求
综合以上几方面的房地产电子档案管理羁绊性因素，我们不难看出新形势下房地产档案信息化管理的必要性和必然性，而电子档案管理的创新，必须以下面几个方面作为突破口：
（一）一体化信息资源平台的建立
根据房地产档案信息化建设的基本要求，档案信息化资源平台的建立，需要开发资源计划、数据管理、办公自动化、项目管理、数据采集等系统，作为前端控制平台规范化的条件。其中一体化信息资源平台的建立，必须在开发档案管理软件的基础上，根据电子文件整理标准，再行信息资源的整合，该平台的建立必须开发以下三种数据库：首先是文件级和案卷级档案目录数据库，通过公文管理网站，将馆藏档案的目录数据公布；其次是重要档案内容数据库，主要包括文书档案和科技档案，通过扫描的方式，转换成为数字化的档案资料，需要通过检索获取；再次是多媒体档案数据库，根据档案归档制度的基本要求，收集和整理档案的电子光盘资料。通过以上数据库的建立，以统一的电子档案储存格式、流程等，形成电子档案的统一化管理，便于电子档案的归档、鉴定等管理工作，同时能够有效确保档案信息的及时性和完整性。
（二）便捷查询利用手段的开发
房地产电子档案的归集以数字档案管理系统平台作为“基地”，而归集之后的电子档案，需要通过便捷查询利用手段的开发，对档案的利用管理流程进行优化。在这里，我们同样需要基于数字档案管理系统平台，对电子档案进行分类编号，建立规则的归档程序，在检查和比对之后，生成档案文件的目录清单，我们通过条件检索的方式，迅速在目录清单当中找到目标档案，然后快速锁定纸质档案的存储位置，或者可以直接调用纸质档案的扫描件，以此提高档案查询利用的效率水平。在这里，我们必须进一步明确档案的检索功能，即与档案目录相关的文字、字母等信息，通常以档案名称每个字的字母作为检索条件，或者可以直接输入档案名称中的某个关键词，系统自动过滤之后，弹出所需相关档案的目录。这种便捷的查询和利用方式，改变了以往纸质档案查找的繁琐程序，是目前房地产电子档案管理创新的重要手段之一。
（三）软硬件基础设施建设
硬件方面配置：HP DL580（G2）服务器1台，序列号347904-AA1；HP MSA500磁盘阵列1台，支持14硬盘接口；HP原装SCSI硬盘7块，每块容量36G；ADAPTEC29160适配器卡1个；Evolution Pro工程扫描仪2台；虹光AV6000高速文档扫描仪1台；HP Colorlaserjet 3700激光打印机1台；联想开天M400PC机4台；笔记本电脑4台；不间断电源1个；数码摄像机1台；数码相机1台，加1G内存。软件方面配置：Windows2000 Server标准版10用户操作系统；Oracle 9i标准版10用户数据库软件；清华紫光软件，用于网站建设、全文检索、OCR应用软件升级。
（四）应用系统开发
首先是信息的采集，该系统功能是通过对档案信息的在线整理和编目，分类建立电子文档，并录入到系统数据库当中。其次是日常管理，根据档案管理在鉴定、编制、移交等方面的基本工作内容，通过软件的功能，为用户提供便捷的日常管理模式，譬如档案的统计、利用、借阅等。再次是系统设置，根据档案管理的需求，以及结合档案管理的工作结构，为适应用户的需求而不断完善的系统功能，这也是档案事业长久发展的举措。最后是数据的安全，档案应用系统的数字化，在为档案提供更加方便管理环境的同时，面临越来越多的档案信息威胁性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻击等，在此要求档案在数字化加工的时候，提高数据的安全系数水平，而档案管理人员本身也需要按照相关的管理要求，在日常管理当中保证数据环境的安全。
三、结束语
综上所述，由于传统档案管理方式习惯于传统的思想和理念，在数字化和网络化的背景下，房地产档案管理信息量不断增多，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，因此很难进行超前管理和跟踪管理，由此产生的诸多不适应性，影响档案管理工作的有效开展。为此，笔者认为房地产档案管理工作应该通过开发档案信息化管理系统，并通过软硬件基础设施建设和应用系统开发，方可为档案管理工作的开展，创造有利的条件。
参考文献：
[1]张莹.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科技信息，2013，（8）：107.
【摘要】
在信息化迅速发展的当今社会，越来越多的电子文件格式被广泛应用，档案管理的对象也由最初的传统纸质版资料和文献变得越来越电子化和现代化，目前我国在档案管理的工作方面运用是的相对保守的传统管理方式，由于长期的管理制度不完善导致了档案管理中的管理缺失，无法在管理工作中适应现代化档案形式的管理需求。
【关键词】
现代化档案；管理水平；管理方法
为针对现代化的档案资料形式的不断向高科技含量和高信息含量的发展方向，只有通过对档案管理水平和管理方法进行提高、发展和完善，利用先进的管理制度，保证在工作方式上对新型档案资料形式的有效管理。因此，在档案管理方法的提高上，要通过科学管理理论和先进管理制度的运用，将对新型的电子资料的管理工作进行合理的分类，利用科学的管理制度提出能够适应当前档案资料形式的现代化档案管理新方法，不断提高档案的利用率。
1 档案管理现代化的含义
我国的档案发展形式在世界信息化发展的步伐上，不断更新档案形式，发展成越来越多样化和现代化的新型电子化档案形式，因此需要同时改进传统档案管理制度，才能保证档案利用的有效性。随着当今社会科学技术的不断发展和更新，对资料的保存方式也越来越多的由传统的纸质格式不断向电子化、多媒体化的方向发展，而对这些现代化的档案信息进行的管理工作，若还是以传统的针对纸质文献资料进行的管理方法进行管理，无法将档案资料的系统性和多样性有效整合，只有针对现代化档案的形式特点和性质，利用科学档案管理理论，成立针对现代化档案管理的新型管理模式，才能将目前的档案管理工作做到能够适应科技化的信息发展水平。
2 进程中存在的问题
2.1档案标准化程度低
随着国家经济的不断发展，我国在档案管理工作方面的管理力度显得相对不高，在实际的管理工作中没有受到相应的重视和影响，因此对档案管理的要求也越来越缺少能够考核管理水平是否正确的档案管理标准。在我国的档案管理中，人员管理普遍比较松散，对档案应有的重视程度得不到保障，在管理方法上存在着许多不符合档案管理标准的工作方式和管理机制，而且在对档案资料进行编排和利用的过程中，存在着大量的分类处理不当和管理方法不完善的方面，如果不进行合理的、科学的改进和完善，在工作中仍然用传统的档案管理方式，必定无法完成现代化档案资料的管理工作。
2.2缺乏档案管理专业人才
档案管理是一项需要重点研究、系统分析的极富专业性要求的管理工作，因此在对管理人员的安排上，需要合理计划、科学分工，首先将档案管理的人员设置做到能够保证档案管理工作正确有效进行，了解新型的电子资料的特点，有针对性的进行不同形式档案的管理。但在我国目前的档案管理工作中，对档案管理人员的设置具有很大的非专业性，对档案管理工作的有效性受到很大的影响，如果要求用现在的档案管理团队的管理水平和管理方式去对科技化、电子化、多媒体化的新型档案资料去进行管理工作，那么在对档案的科学化、专业化管理方面将很难达到应有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保证了档案管理人员的专业水平可以一定程度上提高档案管理在目前管理模式上的传统和不完善，但对于管理资源的投入需要有相应的领导支持和资金支持才能够实现，只有足够的专业档案管理资源才能保证管理工作在技术上和专业程度上能够适应现代化的档案形式。目前我国的档案管理工作普遍存在着管理缺失的现状，除了工作人员数量不足，管理水平不专业之外，更重要还是由于档案管理的工作没有得到领导的重视和管理费用的支持，想要改变传统的档案管理体制，还需要从加强领导介入，提高对工作的支持和资金支持做起，将档案管理工作更加完善的进行。
3 提高档案管理现代化水平
传统的档案管理模式专业水平低，没有足够的技术和资金支持，要想改变这样的档案管理现状，为适应科技化、电子化的档案形式提供有效支持，就需要通过科学管理理论的学习和管理方式的参考提出新型的管理机制。首先针对档案管理标准化程度低的传统管理方法和管理现状，应当进行正确的科学管理理论和先进管理方法的学习和提高。其次在档案管理工作人员专业性水平低的管理缺陷上，应当通过对档案管理人员进行专业化和现代化管理理论的培训，根本上提高档案管理的专业水平。再次，还应改变对档案管理工作的态度，将专业人员和资金投入结合，使档案管理在现代化发展方面有足够的物资保证。
4 结束语
经过对传统的档案管理方式的分析，只有通过先进的科学管理理论和管理方式的运用，将目前的管理机制进行革新，才能够适应当今的电子化、信息化档案发展形势。针对新型的档案形式需求和传统文献资料科学管理相结合，用新的管理方法对新的档案形式进行科学管理。
参考文献：
［1］杨培花，杨德雄.提高档案管理现代化水平的措施［J］.现代妇女：理论前沿，2014（1）：206
［2］薛红艳.如何提高档案管理现代化水平［J］.黑龙江科技信息，2013（9）：121
【关键词】事业单位；档案管理；创新
档案是关于一个人过去现在的完整记录，甚至影响着一个人的未来，其重要性不言而喻。由于事业单位人员众多，难免在档案管理方面存在疏漏，并且随着科学技术的进步，档案管理方式也面临重大改革，信息化较落后的事业单位必然面临档案堆积混杂的困境，档案管理创新势在必行。
一、现今事业单位档案管理存在的问题
（一）管理人员重视程度不足。
由于档案管理属于后勤工作，很多人从心里便对这份工作有抵触心理，认为档案管理不过是闲职，没有意识到方案管理的重要性，是事业单位档案管理混杂的根本原因。档案存放混乱、档案信息更新过慢、出借档案不能及时归还等都时有发生。
（二）信息化程度不够。
传统的档案管理都是纸质版，纸质版档案不仅占据空间大，而且对存放环境有一定要求，也不方便档案的随时取用。随着科技的发展，现在事业单位大多采用电子档案。很多事业单位由于资金短缺、管理观念落后等种种原因，档案管理部门只有少量的计算机及落后的软件设备，这与现代化的发展水平是不相符合的，落后的技术水平导致了档案检索效率低下，信息更新慢。在这个信息科技的时代，落后的档案管理方式必将被遗弃，如果不能及时改革不当的档案管理方式，还会影响事业单位的正常运行。
（三）管理人员能力不足。
档案管理是一项技术性、专业性很强的工作。很多事业单位不重视档案管理人才选拔，造成档案管理人员专业素质不足，影响管理工作。电子档案还需管理人员有一定的计算机操作水平，否则也将影响检索工作的效率。
二、事业单位档案管理创新方法
（一）提高档案管理的重视程度。
人们对档案的重视程度直接影响管理档案时的工作态度。如果不能从根本上转变人们的观念，无论多强硬的手段都很难实现档案规范化管理。档案对培养及筛选人才有重要意义。事业单位工作人员众多，人才选拔很难依照长期观察培养的方式进行，档案成了筛选人才最重要的方式。
（二）提升管理人员专业素质。
想要进行事业单位档案管理创新改革，首先管理人员要具备创新意识，创新是一个国家、一个民族进步的不竭动力。随着信息科技的发展，档案管理形势发生了很大的变化，电子档案管理方式应势而生。信息化管理使得事业单位档案管理更有序地进行，也提升了档案检索速度，但电子档案对管理人员有更高的要求。档案管理人员不能只是单纯的文档收集、整理及分类管理，还需具备一定的计算机能力，档案检索软件也需要相关专业人员进行编写。档案管理人员不但要有利用网络进行档案信息的应用开发的能力，还要有培养自己对新知识的补充和善于把知识转化为对本单位提供有效服务能力，培养自己创造新理论、新技术的能力，以求变的态度和能力，适应信息技术快速发展和更新换代。
（三）加强档案管理信息化程度。
信息时代使得计算机技术和通信技术等高新技术快速发展，为人们的生活带来便捷。新技术的发展为事业单位档案管理提供很好的改革基础，事业单位档案信息化势在必行。传统的纸质档案在管理储存、查阅使用、归档整理等方面有很大的局限性，档案的信息化管理可以有效地解决这些问题。电子档案占据较小的空间，也不会发生纸质破损等问题。如果安装相关信息检索软件还会大大提升档案检索能力，从而增加档案的利用率。信息化还可以将原本死板的文字档案加入表格图片等信息，丰富档案内容，也在一定程度上增加了档案的真实性。档案信息化能最快速地提高档案更新速度，增加档案的实用性。加强档案信息化管理需要事业单位将档案管理提升到日程中来，引进相关电子信息技术人才，最好兼有档案管理能力，还需调配资金购买计算机等基础设施进行档案的保存。档案信息资源合理配置，科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，使之更好地服务于事业单位的发展。
（四）完善档案管理制度。
制定完善的管理制度是档案管理创新的重中之重。档案管理方式可以借鉴优秀事业单位档案管理的成功经验，但切忌照搬照抄。每个事业单位都有其不同的发展历史，所处的发展阶段也不尽相同，人员调动管理等方面都存在差异。不可邯郸学步，反而限制了自身单位的发展。档案管理制度必须严明，奖惩分明。由于档案关系重大，档案管理必须奖惩有章，档案的丢失可能导致单位相关事项的运行混乱。所以必须有明确的规章制度约束管理人员。管理制度也不宜太过繁琐，太过繁琐的制度会使得档案利用率大幅下降，也给管理工作的进行带来诸多不便。信息化管理在简化查找程序方面有很大的优势。档案管理制度要坚持约束的双向性。档案不能仅仅是领导者对工作人员的限制压制，也是工作人员对领导者的监督检查。档案管理注重数据完整的同时还要注重真实性的管制。档案要有其权威性，不能一方独大，更不能允许管理人员任意篡改档案资料。同时，档案也需要有其保密措施。外部无关人员不得无故查阅单位发展决策相关档案以及工作人员个人档案，做好单位及工作人员信息的保护工作。
三、结语
现今激烈的社会竞争从根本上来讲就是人才的竞争，而档案是筛选人才的最基本方式之一。总之，提升管理人员对档案管理的重视程度、培养先进全面的管理人才、加强档案信息化管理，能有效地提升档案的利用程度，进而推动事业单位创新发展。
【参考文献】
[1]梁江华.浅谈事业单位人事档案管理的创新途径[J]中小企业管理与科技，2013(03）：45一46.
电子政务是针对政府部门之外的各大企业和用户的，针对的对象不同。电子政务的发展是顺应了计算机的发展而发展的，是全球经济发展的必然产物，只有具备了网络平台，才能更好地发展电子政务。电子政务是与其他相关的技术相结合的，电子政务的办事效率比较高，质量也比传统的档案管理要高出很多，这都是电子政务的优势。当下运用电子政务就是为了提高政务部门的办事效率，电子政务可以高速地传输信息资源。现在，怎样开发资源、整合资源、优化资源，以及发展信息相关产业，是电子政务发展的关键任务。电子政务的发展是一个长远的目标，涉及到的范围是比较广泛的，可以涉及到社会当中的各个方面，特别是信息量比较多的地方。电子政务的发展，慢慢会从政府部门扩展到社会的各个层面上去。如今，高校的人数和知识量都是非常密集的，所以电子政务在高校中的运动也是非常广泛的，需要高校在平时的工作中大量地使用电子政务技术，以达到高校工作的优质化，从而减少工作用时，跨过很多物质上的障碍，最终达到信息的精准、公开，权利也更加透彻，工作更加到位、周全、高效。但是，伴随着电子政务的不断发展，现在电子文件的数量越来越多，这些电子文件对于高校来说是非常珍贵的资源，是需要谨慎保管的，不能丢失。如果一旦丢失对于高校和社会都是非常重大的损失，所以要慢慢地把电子文件转换成电子档案进行妥善地保存和管理。电子档案和传统的纸质版的档案相比，电子档案有以下特征：①电子档案在储存和保存的方法上是纸质版档案做不到的，电子档案主要用光碟、硬盘等工具进行保存。这样看来，电子文件是传统的纸质文件没办法做到的；②电子文件的信息不会和制定的载体相联系，相关联的仅仅是一些特定的承载物体；③电子文件可以直接利用计算机技术进行快速地传递，并且在修改的过程中是没有痕迹可寻找。
2电子政务运用到高校档案中的各种问题
2.1电子文件的去处
虽然说电子档案是一种比较集中的保存方式，是比较方便快捷的，但是电子文件有太多的信息需要建立和传输，而现在电子文件还没有做到完全以电子档案的形式进行保管，导致的后果就是，现在很多的文件有人处理，但是在处理完之后就没人保管了，在传输之后做不到及时保存，处在无人监管的状态下。此外，现在要对电子文件进行管理是比较难的，因为现在的保管技术方面还不是非常完善，需要寻找新的方法。所以，现在很多的电子文件是没办法做到稳妥保管的，目前迫切的任务就是建立完善的系统，对电子文件进行有效地整理保管。
2.2电子文件的前期处理
传统的档案整理和管理是在处理完之后直接交给档案管理人员就可以的，这份档案从交给档案管理部门开始就算被保管起来了。而如今的电子档案管理摆脱了纸质版的管理方式，进入到计算机的应用中来，实现了电子化自动管理的模式。从纸质版的档案管理到电子版的档案管理是从被动转为主动的过程，是一个很大的转变过程。
2.3档案保管过程中的资源利用
电子档案的管理和保管是需要借助软硬件来实现的，可是对于现在的高校来说，具备相关的技术性的资源毕竟是有限的，在这样资源有限的情况下，就需要档案管理部门既要使用本部门的资源，也需要借助整个高校的技术资源，一起来完成这件事情，一起来解决这个问题。
2.4电子档案的定位
因为电子档案本身的一些特征，导致对于电子档案的定位出现了很大的难度，确定电子档案的原始性是确保电子文件的重要环节。电子档案的可变更性和消息的可分割性，导致电子档案在产生或者传送中有很被动的现象存在，还导致电子档案的改变没有迹象可寻找。修稿后的档案是不是和原来的档案一样，也是很难区分的。所以，电子文件的定位是现在面临的比较大的一个难题。
2.5电子档案的公开性
如今是一个信息时代，人们的生活是比较多元化的，这就需要更加准确的信息服务。电子档案信息是政府部门开放的、主要的消息来源，政府部门的消息公开对于消息共享是很有好处的。政府部门是电子消息使用最多的部门，所以电子信息化应该从机关开始实施。同时，政府机关应该在消息开发使用上进一步完善，需要政府机关之间的消息沟通和群众之间的信息交流，才能让电子档案发挥到极致。
3高校电子档案的电子政务化的想法
3.1变更传统纸质版档案的管理方式
加速电子文件管理的更改，首先要做的事情其实不是技术方面的，而是工作人员想法上的改变，说白了就是需要先改变档案工作人员的思想问题，让传统的档案工作人员接受电子版的档案管理方式，慢慢地适应电子档案的工作方式，一步一步地从传统的纸质版档案转化成电子版的档案工作，从开始的重视文件的保管力度转化成重视档案的利用度。虽然说传统的纸质版的档案管理已经有了成型的管理方式，但正是因为这样，我们需要抓紧时间从纸质版的形式转化成电子版的形式，如果不先从工作人员的思想上进行改变的话，就很难做到体制的改变。
3.2档案管理部门对档案需要统一管理
档案的整理和归档是很重要的一个工作环节，目的就是能够妥善地保管档案，不出现丢失的情况。在进行电子档案管理的时候，归档也是非常关键的一个部分，如果做不到严谨地保存档案，将会有很多的档案出现安全隐患。所以在具体工作中，需要各部门认清楚自己的职责和任务，做好自己的工作。档案工作人员需要进一步深入到现有的档案管理上面去，对于电子档案的接件、处理和保存工作进行指挥，保管好电子档案的原始资料，做到电子档案的一致管理，提高档案管理的质量。
3.3落实与电子档案相符合的制度
要想做好电子档案的建立和保管，是需要很多部门一起努力的，这不仅与文件保管部门相关，还需要与网络技术部门相配合。档案的管理无论是纸质版还是电子版都应该严格地规范，避免不规范的现象出现。档案保管的原则就是双管齐下，制度和原则缺一不可，由国家统一管理。进行档案电子化建设是一项很重大的事情，必须加入我国的信息建设中，共同发展。
3.4增大人才团队，加强人员素质
在当前的环境下，电子档案想要进一步发展，最紧迫的任务就是需要将档案工作人员的水平提上去，需要有更加严格的要求，工作人员不仅仅需要学会档案管理的正常工作，还需要学会计算机应用，掌握电子技术，并且要学会接收文件、整理、归档等工作，以及做好档案管理时间内的护理工作，这些都要求档案工作人员多学习相关的知识，对于档案工作人员要定期进行专业知识的培训，让工作人员掌握更多的知识，尽快地适应电子档案的管理和维护，这样才能真正地做好档案管理工作。电子档案建设的最重要因素就是不能离开人才这个因素，要针对电子档案的专业知识培养专业化的人才，学习计算机知识及电子档案管理方面的知识，才能达到电子档案建设的要求。高素质的专业人才培训是电子档案建设的必要因素，由于电子档案工作的特殊性质，对于档案工作人员的要求比较高，电子档案的建立和相关技术知识是密不可分的，所以一定是需要专业的知识的。
4电子档案建设需要脚踏实地
要坚持科技是第一生产力，坚持科学的方式建立电子档案工作，电子档案工作是一项比较新颖的工作，这就更加需要严谨的态度来对待。电子档案与传统的纸质版档案相对比，电子档案的保管需要更加谨慎和严格，而且现代科技是快速发展的，电子版档案的管理方法要随着时间的变化不断地创新，这样才能更好地发展下去，这就更加需要档案管理人员团结作战。电子档案的建立过程也需要严格地遵守法律法规，让电子档案更加的合法化。还有，就是要把最先进的科技加入到电子档案的管理中来，电子档案随着科技的不断发展，正在迅速地发展和发挥着作用。当然，伴随着快速地发展也将出现很多不同的问题，所以我们需要仔细地分析新问题，采取好的管理方式，处理好电子档案保管的问题，让电子版档案和传统的纸质版档案都能有作用可以发挥。电子档案转变了我们旧的观点，让新的科技进入我们的生活中，是一件很好的事情。
5结语
建立廉洁、高效的政府是我国推行电子政务的内在因素，实现信息化、民主化是推进电子政务的外在因素。信息技术的应用与普及为电子政务建设提供了必备条件，机关档案信息资源是调节、引导电子政务全面建设的基础要素。目前，政府机关应归档的公务文件绝大多数由计算机打印而成，即先数字化，而后，根据需要转化成纸质公文的，这为电子政务的实施提供了先决条件。为有效地利用“三网一库”，推动电子政务建设的发展，有必要也有条件对政府机关档案管理进行完善和改革。
1进一步解放思想，与时俱进，营造机关档案管理与电子政务建设同步发展的良好环境
电子政务建设是新生事物，一些档案部门开始未同步跟进，主客观原因均有。各级政府机关档案管理部门要积极主动、敢于参与到本部门的政务建设工作，为政务建设与机关档案管理融为一体献计献策，要树立五个意识：一要树立创新意识和前瞻意识，按电子政务建设的程序，有规律地介入，提出与之配套管理的规范标准和电子文件形成、运转、留存与开发设计原则；二要树立市场意识，根据现状，预测未来信息市场经济的需要，提出档案信息在“三网一库”建设中的作用，为市场经济服务；三要树立公众意识，坚持以政府信息公开为原则，以不公开为例外，不断满足社会、政府对信息资源的需求；四要树立效益意识，必须以能获得社会效益和经济效益为前提，实现社会效益和经济效益的双提高；五要树立国际接轨意识。“他山之石，可以攻玉”，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新的适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，推动与世界各国联通，尽早实现政务信息在更广泛的范围内共享。
2创新机关档案管理体制，与电子政务建设协调统一
要改变目前政府机关档案部门被排斥于电子政务建设之外的状况，将机关档案管理作为电子政务建设的组成部分，统一领导、统一协调，共同确定政务信息的价值取向和流向。机关档案部门应作为电子政务建设的成员，发挥自身职能优势，就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度，形成与电子政务建设相协调的各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系，为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。
3整合、拓展档案管理职能，规范机关档案工作行为
我国的档案法规对有关机关档案工作的基本职能有明确规定，但由于受生产力发展的局限和传统习惯的影响，一些机关档案部门对归档纸质文件、纸质档案比较熟悉，管理也比较到位，而对不同载体的电子档案以及近几年派生出的与机关档案管理有密切关系的新事物，如文件中心、政务中心、电子商务等相对陌生。因此，必须进一步整合拓展机关档案管理职能。
第一，要参与信息数字化的设计和对归档电子文件的检测等工作。监督指导工作要向前延伸，不仅对电子文件材料归档工作监督指导，而且，要对电子文件的形成、鉴别、筛选提前介入，不断拓宽机关档案管理的职能。第二，要为本机关政务服务，也要为全局政务服务。要与政务中心紧密配合，互通有无，要加强与文件中心联系，了解文件中心的需求趋势，及时提供文件，使机关档案成为文件中心的主要来源。第三，拓展服务范围，借助电子政务建设的成果，全方位、高效率地开展政府机关自身和政府机关之间的管理与服务。面向社会组织和公众提供允许开放、公布的政务信息，满足社会各方面对政务信息日益增长的需求。第四，必须按数字化、网络化的要求规范机关档案管理的行为。随着电子政务建设日臻完善，今后，机关档案管理必须快速地由手工管理向电子管理转变，用先进的技术统领机关档案管理，改变那些传统落后的管理方式，使高新技术、网络平台和信息资源库在机关档案管理中得以广泛应用。第五，要按电子政务的政府管理方式、行政流程原则，不断改善档案管理的运作模式，规范机关档案管理的行为，凭借“三网一库”实现政府可公开信息资源共享和动态更新，使得公众可以通过不同渠道获取政府的信息与服务，同时，也为今后国家发展、社会进步贮存更丰富的信息资源，惠及子孙后代。
关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别
一、引言
计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。
二、电子文件档案化管理的基本含义
所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。
由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。
在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。
三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别
电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。
第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。
第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。
第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。
四、总结
综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■
参考文献
关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义
做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。
1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。
2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。
3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。
二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究
传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。
（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.电子档案管理与传统档案管理的共性。
（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；
（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；
（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。
2.电子档案与传统档案管理上的差异。
（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。
（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
（二）电子档案管理的利与弊
1.电子档案管理的优点。
（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。
（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
2.电子档案管理的弊端。
（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结语
相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。
参考文献：
关键词：档案；物理管理；逻辑管理；理论
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2013）26-0266-01
一、阻碍对档案物理管理与逻辑管理认识的原因分析
自从档案产生开始，档案管理就存在着物理管理与逻辑管理两个方面的问题，而人们没有把这个问题提出来并加以探讨的原因有两个方面：档案学发展水平的历史局限与缺乏对事物认识的历史契机。
在传统档案学理论中，档案学者也注意到了档案管理中物质载体与信息内容之间的关系，这一认识与档案的“物理管理”、“逻辑管理”之间存在着相当大的概念差异。而实际上，档案的收集、整理、保管工作中，既包括档案物理管理工作的内容，也包括档案逻辑管理的内容。这说明传统档案学在这方面的认识还有待发展与完善。
档案的物理管理与逻辑管理问题虽然早已存在，但作为矛盾运动的两个方面，档案的逻辑管理一直没有凸显出来。而电子文件与电子档案的产生和管理，为我们认真思考档案的物理管理与逻辑管理问题提供了绝佳的历史契机。自从电子文件与电子档案产生以来，人们虽然还没有把档案管理一这一事物的两个方面的物理管理和逻辑管理问题作为学术问题正式提出来，但在研究电子文件与电子档案管理问题时，已多次使用“逻辑”一词或相关内容。总之，电子文件与电子档案的产生与管理，为我们提供了在学术上研究物理管理与逻辑管理的实践条件。
二、档案物理管理时代与逻辑管理时代的转换
档案的逻辑管理与物理管理理论的提出，是基于档案工作由传统档案管理向电子档案管理转型这一时代背景，这一时代背景是新理论产生的实践条件。而哲学原因则在于档案管理内部矛盾统一体关系的转换，也就是档案载体与档案信息之间关系的转换。
在档案管理工作中，档案载体与档案信息是管理工作内容的两个基本方面，或称矛盾的两个方面。矛盾的这两个方面谁具有主导地位，谁就规定了档案管理工作的时代特征。档案载体在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出以物理管理为主的时代特征，我们可以称之为物理管理时代；而当档案信息在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出以逻辑管理为主的时代特征，我们可以称之为逻辑管理时代。
三、档案物理管理与逻辑管理的界定
所谓物理管理，在这里是指事物的形象，即档案的物质载体。物理管理就是按照形象思维与手工管理的方式，以档案的物质介质为基本对象，来进行档案管理工作。所谓逻辑管理，就是人类思维的规律，这里特指逻辑思维管理。逻辑管理就是按照抽象思维的方式，以档案的信息内容为对象和手段，来进行档案管理工作。
四、档案物理管理与逻辑管理的特点
1.物理管理与逻辑管理的管理对象特征。档案物理管理的管理对象是档案的物质载体，档案逻辑管理的管理对象是档案的信息内容。在物理管理占据主导地位的时代，我们的档案管理理论与管理思想主要是围绕着档案载体展开的。在逻辑管理占据主导地位的时代，我们的档案管理理论与管理思想主要是围绕着档案信息内容展开的。如电子档案的管理与保护主要是围绕着电子档案信息展开的，而档案的物质介质问题则下降到次要的附属地位。
2.物理管理与逻辑管理的劳动特征。在档案的物理管理过程中，由于管理对象为物质介质，因此在脑力劳动的支配下，不免要进行一些和劳动有关的管理活动。在档案的逻辑管理过程中，由于其管理对象为信息内容，因此其脑力劳动的特征是十分明显的。在电子档案的逻辑管理时代，很多脑力劳动转化为计算机软件系统的设计和编制，因此可以称其为“程序劳动”。
3.物理管理与逻辑管理的方法特征。在电子档案产生之前，无论是物理管理还是逻辑管理，都以手工管理为主要的方法特征。在电子档案产生之后，电子档案的物理管理仍主要表现为手工管理方式，而电子档案的逻辑管理则改变为自动化的计算机及计算机网络系统的程序管理方式。
4.物理管理与逻辑管理的思维特征。物理管理具有形象思维的特点，逻辑管理具有抽象思维的特点。前者解决的是管理过程中的三维空间问题，后者解决的是管理过程中的信息内涵及时间问题。
5.物理管理与逻辑管理的哲学特征。物理管理时代的档案管理哲学以实态档案及其管理为研究客体，它针对的是现实中的物理世界，因此是一种现实性哲学。而逻辑管理时代的新档案管理哲学以虚态档案及其管理为研究对象，针对的是一个具有虚拟意义的逻辑世界，因此它是一种虚拟性哲学。
关键词：档案管理;规范化水平;有效途径
随着社会经济的进步和发展，不同领域的发展已经逐渐完善并且规范化和制度化。在以往的档案管理中，档案管理理念和档案管理方式较为落后，档案管理存在较多不足，给档案管理工作带来较大困难。作为档案管理人员应当紧跟时展步伐，不断完善档案管理方式，提高档案管理规范化水平。
一、档案管理规范化的必要性
随着我国现代化的建设中，档案管理工作有着重要的作用和意义，档案管理技术也在不断提高。档案管理是国家、企业、个人以及社会组织等形成的各种历史记录。信息化时代背景下，实现档案管理的标准化和制度化，不断提高档案管理的规范化水平。档案工作不是一朝一夕形成的，它是单位或者个人在一个持续时间段内在工作和管理中的积累。它的表现形式是多元化的。对于每个单位档案是一笔巨大的无形财富，它记录了各种历史性的决策以及建设方向，记录了单位的发展以及各种成功，它是企业在市场竞争中增加的重要资本。进行档案管理工作是所有单位发展要求，同时也在我国教育中占有重要地位。我国不断培养技术和实用性人才，用复合型人才培养模式代替传统专业型人才教育方法。不断加强档案管理工作可以使企事业单位培养更好的人才进行正确方向的提供。另外，规范化的进行档案管理工作可以使各项工作水平得到提高，可以提供理论依据促进单位的发展，做好档案管理工作才可以把数据库的作用更好的发挥，使各个部门之间工作的主动性和链接进行提高，有利于整合各类资料，使工作量减少，工作效率得到提高。
二、加强档案管理信息化建设，提高档案管理规范化
信息化时代背景下，信息技术和网络技术快速发展，在新的形势下档案管理需要紧跟时代步伐，促使档案管理朝着信息化方向发展。在档案管理信息化建设中，需要完善相关的档案管理信息设备，改变以往纸质档案载体模式。纸质档案不易保存，储存时间较短，存储空间较大，存在比较大的浪费。借助现代化信息技术和设备，开展档案管理工作，可以改变档案管理工作现状，同时借助网络技术可以及时获取相关资料。借助信息技术构建档案管理信息数据库，制定相应的登录查询平台，用户可以登录数据库，查阅相关的档案资料。借助信息化管理设备可以实现档案信息的分析和利用，保证档案信息的安全、完整，节约档案管理时间。
随着网络信息技术的发展，目前很多档案的管理工作都开始走向信息化和数字化，原有的纸质档案管理工作正在逐步退出历史舞台。所以在目前档案的管理规范化过程中，应该做好二者的结合工作，提升档案管理的桂芳华水平。在很多单位的档案实际管理工作中，纸质档案管理和电子档案管理应当具备独立的管理体系，同时发挥自身的优势相互配合，促进档案管理工作有效开展，提高档案管理工作效率。结合纸质档案管理工作，要保证档案管理工作信息化建设逐步完善，同时做好紙质档案向电子化档案的转型工作。在电子档案管理开展时，可以推动纸质档案管理的开展，促进两者的有效融合，可以促进档案管理更加高效的开展。电子档案管理可以实现快速检索，不断完善档案查找和利用功能，促进两者的融合，借助电子档案管理模式可以从纸质档案中快速查找档案。
三、提高档案管理能力，优化档案服务方式
大多数档案管理人员对新技术和新设备操作方式掌握不足，加强档案管理人员系统化培训，在实际工作中灵活利用现代技术和方式。如工程类档案管理工作中，管理人员需要掌握一定的工程基础知识，能够熟练掌握和操作计算机。同时档案管理人员具备突发事件应对能力，灵活应对突发事件。随着现代技术和现代管理理念的引入，档案管理的服务方式也发生变化，从信息管理逐渐转变成信息服务。档案管理人员经过系统化的培训工作，具有一定的档案管理能力，同时需要改变以往的服务方式，做好档案资料采集、整理和存储工作的同时，同时更加注重档案资料的开发和利用。同时借助网络平台构建信息服务平台，打破空间和时间的局限性，做好各类档案资源的共享工作。所有的档案管理都是为实际工作做好服务的，利用好各类档案信息，发挥出档案的核心价值，不断提升档案管理工作的规范化水平，这是充分发挥出档案信息价值的最有利保证。那么在档案管理工作中，如何体现档案信息的资料价值，可以说是档案管理工作的一项重大课题。档案资料价值开发的过程中，想要发掘档案资料价值，注重社会公众开发度的强化，让大众可以阅读和查阅相应的档案资料，深入发掘档案价值。注重档案资料和实际生活的有效结合，针对一些适当公开的档案资料，适当增加开放程度，利用档案资料促进社会发展。
四、结语
随着社会经济的发展，档案管理工作需要采取现代化和规范化管理方式，不断提高档案管理规范化水平。在实际档案管理工作中，需要借助新技术和新设备，开展综合性培训工作，加强档案管理培养。档案管理工作需要紧跟时代脚步，应当革新档案管理理念，完善档案管理制度，注重信息化建设，完善档案服务方式。
参考文献
[1]陈希.新时期如何做好事业单位档案管理工作[J].农家参谋，2017 （24 ）.
[2]丁文，陈丽.对事业单位档案管理的创新思路探讨[J].中国高新区，2018 （09 ）.
1储存空间
纸质档案的管理对空间有着极大的需求，一般都会储存在档案室里面，这对档案室的环境有着很高的要求，也占据了较大的空间。而且纸质档案的管理需要专门的人员进行监察，也需要定期的进行维护，极大的增加了档案管理者的工作量。
2环境因素
纸质档案在保存过程中，极易受到潮湿、虫蛀、高温影响。各种因素的作用会导致纸张易碎、模糊、损坏，降低纸质档案保存寿命，对纸质档案的真实性与直观性造成了较大的影响。
3其他档案载体的发展
由于信息化技术的普及，电子档案开始越来越广泛的在档案管理工作中进行运用，对传统的纸质档案形成了较大的冲击，对纸质档案的发展有着很大的制约作用。
二、电子档案的优点与缺点
1电子档案的优点
1.1提高效率
随着计算机信息技术的普及，极大的提升了工作效率，也为工作人员在储存、查找方面提升了速度，保证高效高质的查阅工作进度，也减轻了档案管理工作人员的工作量。
1.2档案储存
通过电子档案储存系统，降低了档案对于空间的需求，也保证了档案储存的完整性。档案也不再需要担心储存过程中受到环境因素影响其保存寿命，提高了档案的保存年限。
1.3保密性能
电子档案储存的载体是计算机系统，通过对系统进行加密措施，做好档案的保密措施，没有相关权限的人或者没有得到授权的人，是无法进入电子档案储存系统的。
1.4提升工作质量
人为因素过多的介入，会直接影响档案存在错误的概率。电子档案很好的避免了这样的问题，直接的提升了档案管理工作的质量与利用率，保证了电子档案的价值体现。
2电子档案的缺点
2.1容易被人为篡改
计算机作为电子档案储存的载体，很容易受到管理人员、黑客技术、电脑病毒等因素对实际储存的电子档案进行拷贝、篡改，而且在篡改或者拷贝之后，往往不会留下痕迹，这导致我们对电子档案的真实性与权威性有了很大的疑问。
2.2安全患
电子档案作为信息数据储存在计算机系统中，因为系统漏洞问题，极易导致黑客入侵系统，窃取、拷贝、篡改电子数据，这样就会破坏电子档案的保密性，给档案管理工作造成了一定的影响。
2.3缺乏管理制度
计算机信息存储技术目前还缺乏较为有效的管理制度，不同的地区、不同的企业对档案的管理系统也不一样，对档案的统一利用有一定的影响。
三、档案管理系统的设计
1数据库设计
为了满足我国实际需要，一般采用全关系型GIS数据库管理方式，这种模式的优点众多，主要因为其升级投入过程不需要过多的资金，但是对其的应用相对较于纯熟，缺点就是这种全关系型GIS数据库管理方式的读写效率较低，但是值得推广使用。
2数据扫描
档案数据扫描是通过计算机控制相机进行摄影，这样就能在保证扫描质量的前提下提升对于档案数据扫描的效率，这种方式扫描可以将JPG图片类文件转化为PDF阅读文件，这种PDF格式文件相较于JPG图片文件更小，更有利于系统的存储工作。
3自动入库
传统的档案管理系统需要人工对档案进行入库封存，这样增加了档案管理人员的工作量。现阶段档案管理系统通过扫描，将文件格式转化，将会自动存入相应的数据库。
4安全性保存
数据档案管理主要是对其做好保密措施，保证档案能够安全的保存，这样才能切实的保障档案数据的真实性与有效性。
四、结束语
随着科学技术的飞速发展，信息时代随之来临，信息化为档案管理的发展与改革提供了一个崭新而又充满挑战的信息环境，做好档案管理工作也就显得更加重要和紧迫。而我国现行的档案管理服务，还存在着很多亟待解决的问题，这些不仅影响着档案管理工作的正常运行，也在一定程度上制约着日益增长的经济文化需求。作为新时期档案管理工作，应当充分利用科技发展带来的新技术、新资源和新的管理体系，进而满足当今社会经济快速发展对于档案信息的需要。因此，实现档案的创新服务便成为当前档案管理改革发展中急需解决的新挑战、新课题。要实现并加快档案管理方法的不断创新，提高档案管理的信息化、规范化、安全化水平，当务之急就是建立健全新的档案管理机制体制，同时广泛运用新技术和新的知识系统。本论述通过对当代档案管理体制和服务现状的深入分析，详细阐述了在信息环境下如何有效的创新档案管理，希望能解决当今档案管理工作中存在的一些问题。
关键词：
信息环境；档案管理；服务领域
0引言
档案管理，就是对信息的有效处理。做好此项工作，能够帮助在发展过程中有效预见和规避问题，也能有效加快经济社会建设步伐，这就需要不断推动档案管理改革创新进程，切实提高档案管理工作水平。随着世界范围内科学技术的发展，信息化时代也随之到来，这给档案管理工作提出了更高的要求，社会对档案管理工作也越来越重视。但是，就我国现如今档案管理的实际情况而言，多为传统化管理，而传统的档案管理由于其落后的管理方式方法，已经越来越不能满足时展的需要，且在很大程度上制约了社会的发展。因而，加快信息时代下的档案管理创新已经成为迫在眉睫的大事。本论述通过对现行档案管理工作体制和现状的深入分析，从创新发展的角度出发，阐述了信息化环境中如何有效实现档案管理工作创新，以期能为加快档案管理改革进程、提高档案管理工作水平提供一定的参考借鉴作用和行之有效的方式途径。
1新时期创新档案管理工作的必要性
创新作为时展动力，对于推动改革、发展有着举足轻重的作用，档案管理工作也不例外。信息化技术的普及，对档案管理工作提出了更高要求，很多原有的管理制度、管理方式方法已经明显适应不了发展的需要和要求，为了进一步提高档案管理工作效率和综合服务水平，就迫切需要对其进行不断创新。
2创新服务理念
档案管理同其他有形商品一样，也需要满足不同消费者的需求。时代在进步，不断发展的信息化赋予档案管理很多新的意义，也越来越偏向于服务。因此，为满足客户对档案管理的不同需求，档案管理部门也需要在日常的管理过程中进一步更新服务理念，推动档案事业更好更快发展。一是档案管理人员在管理工程中要不断提升自身和部门的创新能力；二是管理人员要切实增强服务意识，为消费者提供更好的档案服务；三是档案管理部门应当适时建设满足信息化时代下的创新人才队伍，使相关档案管理人员不仅要具备足够的理论知识，也要不断学习和掌握新时代信息化管理手段，同时积极总结管理工作经验，为团队整体发展提供坚实的软实力保障。这样就可以最大化实现档案材料在信息时代的使用价值。
3创新管理方式
3.1建立网页版档案
为方便档案检索、提高管理效率，目前，我国许多单位都已经开始利用互联网开展网上服务，这种方式已经逐渐成为社会和单位档案管理的一种重要形式。档案管理部门通过进行单位内部局域网档案管理，将档案统一集中制作为网页，将各种有用信息积极促织，利用互联网的便利性，将档案管理系统与企事业单位网站相连接，实现单位信息的网上检索，在为档案使用者提供更好服务的同时，也为档案管理者提供了便利。在进行档案工作时，要以网页或网站为基础，利用互联网的优势尽快建立完善档案信息及电子文件全文数据库，利用网站对电子文件实施管理与利用，进而实现档案信息的数据化、数字化、自动化、法制化和规范化。比如，建立好档案数据库以后，档案管理部门在网页输入目录管理数据就能进行档案的增加和修改，而档案用户也可以在网上数据库公开部分查询档案目录和档案信息，方便了用户的查询与检索；同时，档案管理部门可加强与宣传部门的相互协作，将单位内部各项工作、活动开展录像制作为数字档案，建立视频档案，这样不仅可以方便宣传部门的宣传，也可以方便各部门之间的协调衔接和交互配合，推动单位整体工作更加高效开展。
3.2建立档案管理中心
档案管理部门应当与其他企事业单位的信息管理部门之间加强沟通联系，建立综合性电子档案管理中心，将该中心设在企事业单位档案馆（室），进而将两部分合成一个整体，作为企事业单位的共同信息资源库，将极大的方便各种不同的信息的整合与利用。此档案管理中心可以集中管理不同网页或者网站内的单位电子文件，在内部实行资源共享，及时增加、修改档案；对外实行限制性的档案查询和利用，从而实现整个电子信息的资源共享。这种管理方式具有档案涉及面广、内容全面丰富、利用率高、使用方便等诸多优点。
3.3电子档案的自动处理
与传统的纸质档案不同，电子档案可通过在各个电脑单机上的下载和上传，轻松实现档案文件、资料的收集、管理和处理工作，越来越受到档案管理部门的青睐。因此，档案管理部门应尽快改变传统的档案管理模式，在建立起数据库档案以后，及时在数据库网页上建立数据上传工作窗口，这样可以第一时间收集到数据并对数据进行预处理，然后传到数据库中从而实现档案的归档工作。完成归档以后，档案部门管理人员应当及时对从终端收集到的信息进行归纳整理，在网页上编制相应的专题，并提供数据查询服务。不难看出，电子档案在极大的方便使用者通过网络实现快速检索查找的同时，也可以实现档案管理部门与使用者之间进行信息交流，为档案管理部门与服务对象提供便捷的互动共享和资讯服务。
4拓展档案服务领域
4.1信息服务社会化
信息化的进步推动了社会的进步，在这个过程中，档案管理的服务面也逐渐扩大，由原来的单一对象服务逐步趋于社会化。这个转变的发生，是由于在社会化进程中，特别是在信息社会化的过程中，科学技术的发展也促使信息变得越来越复杂多样，人们对各类信息的需求也与日俱增。在此情况下，如果依然使用之前传统的档案管理方式，必将出现信息处理不及时、不高效等问题，因而电子化、信息化服务已经成为现代社会档案管理的必然趋势和又一重要功能，信息服务的社会化将进一步强化和拓展，这也必将为电子档案管理的深入发展提供了更为广阔的空间和更加强大的推力。
4.2档案管理产业化
随着信息化社会的不断发展，档案信息已经不再是简单的信息，档案管理人员也不再是单纯的保管员，信息化的进步已经成为一种财富，与之相应，档案人员已经成为档案信息财富的拥有者。信息资源在不断的被开发，档案管理人员的财富也在不断增值，从这个角度来看，档案馆（室）也不再是单纯的信息存储机构，逐步演化成一个集信息收藏、管理、共享和交流于一体的综合中心，一个不断扩大的财富网。在信息时代，档案管理改革创新的大方向理应是信息化道路，信息化进程也要求档案管理信息服务要趋于产业化，对档案信息进行收集、处理、存储、检索和服务，形成一条产业化实体道路。而对于档案信息的开发而言，我们应当树立起服务意识和产业意识，将经济建设作为活动主场，全力出击，为产业链服务提供全新的理论支撑。比如：开发新的科技信息，给企业带来新的技术产品，帮助他们建立自己的数据库；开发经济信息，帮助企业建立新的产业结构，调整服务状态；开发新的市场信息，为企业提供更多的营销机会等，从各个角度帮助企业完成产业化。
4.3信息资源共享化
在传统档案管理过程当中，档案是相对独立的，没有形成一个统一的整体，而随着信息时代的来临和发展，信息总量在急剧增长、种类在日趋多元，任何部门都不可能将所有信息整合。因此，档案管理工作必须打破以前那种各部门各自为政的混乱局面，通过协同联动、整合资源、共同调节，建立起一个完整有序、高效运转的信息资源和档案管理体系，为最终实现一体化管理提供坚实的基础保障。各企业之间相互配合、共同努力，建立一个联合目录，从而实现资源共享和信息交流，这也是信息化进程的前提条件和核心内容。
5结束语
信息化的深入发展给档案管理带来了很多变化和诸多要求，也给信息化研究提出了新的挑战和希望，更是极大地丰富了我国现阶段的档案管理学术氛围，促使档案管理工作实现不断创新和发展。目前，随着信息化进程的加快，各种网络的外环境诸如网路的搭建、网站的建立已经初步具备，与此同时，学校、政府、企业、学术网站之间的联系也在网络中不断融合，为形成统一的档案管理体系创造了必要条件，我们有理由相信，档案管理的信息化进程也将越来越顺利，档案管理也会越来越高效，越来越完备。综上所述，档案管理创新发展的意义重大，信息化在带来了便利的同时，也给我们进一步实行信息化档案管理提出了新的挑战。为此，档案管理部门和人员必须以高度的责任感、使命感和紧迫感，与时俱进、多措并举，努力加快档案管理创新发展步伐，不断提高档案管理工作的整体水平。
作者：付晓洲 单位：天水公路管理局
参考文献：
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［3］梁丽婷.网络环境下档案信息服务创新研究［D］.安徽大学，2013.
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