时间：2023-06-04 10:49:53
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇公司档案如何管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
档案管理工作是电力系统经营管理工作中的一个重要组成部分，为电力企业的一项基础工作，必然要提高它的管理水平，以适应现代电力系统管理模式。那么，如何加强县级供电公司电力系统档案管理呢？
一、加强对电力系统档案管理的认识
1、电力企业档案管理的重要性
电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，具体而言，电力企业档案门类多、信息量大、涉及范围广，不仅承载着重要和广泛的科技资源，而且还归集了特有的知识信息，是电力企业不可或缺的宝贵财富。然而从目前来看，很多电力企业的档案管理工作还存在一些急需解决的问题，这就需要不断拓展企业档案工作新领域，进一步加快档案管理信息化建设，从而真正为促进电力企业的发展发挥重要的作用。
2、档案工作内容
a.文书材料的立卷：根据国家实行文书部门立卷的原则，为全面真实地反映一个企业的历史面貌，及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。
b.档案的收集及整理：为了最大限度地发挥档案的作用，定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室，对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集，对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精，并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。
c.档案的检索及保护：为了满足大多数人对档案的利用，编写档案目录，对档案进行科学分类和放置，做到门类清晰，井井有条安全可靠。由于自然环境和社会环境的因素，档案始终处于渐变性的损坏过程中，为使其长久保存，采用科学方法对档案加以有效的保护。
二、加强县级供电公司电力系统档案管理的策略
1、提高专业档案人员素质
随着电力系统档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，在档案管理这方面不仅要有档案专业人员还要有工程建设、监理、设计等专业技术人员以及其他相关专业人员等，不同专业人才的相互配合高效地利用现代化的专业技术知识，使档案管理工作高效进行。这就要求档案人员必须加强业务培训，在完善本专业能力基础上，积极提高电力系统档案管理水平，做到合理的规划、分类与管理。因此，在电力系统建设档案管理工作中，首先要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，另一方面档案管理人员还要经常走进工程施工现场，把握工程建设进程，主动参与到工程建设验收与评审活动中。要根据工程建设的变化做好资料变更记录，要以全身心的注意力观察工程建设的变更动态，对于需要变更的资料要及时提出修改意见，使电力系统档案管理工作有秩序、有规划地开展起来。同时，要完善兼职档案人员网络体系，增强企业员工档案意识，要将档案管理工作切实归入企业管理工作中，主动更新知识结构，使档案资料发挥对企业的发展的服务作用。相关的档案工作人员要注意掌握档案管理方面的法律法规，不断提高自身的职业道德水平，实现档案信息资源对企业的经济效益的服务。
2、建立健全的管理制度体系
为了提高档案管理的有效性，要实施一整套统一的、科学的以及实用性强的档案管理制度与方法，确保档案管理工作有秩序、有规划地进行。根据电力系统项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立电力系统档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。做好电力系统档案管理工作，建立电力系统档案管理机制。根据档案管理法律、法规制定相关管理制度，做到集中管理、集中规划，将档案的一切管理工作走向标准化与规范化。要不断完善工程的管理制度，当电力工程开工的时候就进行档案的管理工作，并要紧跟工程的进度，在电力工程竣工的时候，档案工作也要同步进行，在这一过程中，一定要保证项目档案的完整性与准确性，在事前、事中、事后都要进行严格的控制，通过各种有利的机会对电力系统的资料进行广泛的收集与整理，遇到不合理的地方要及时进行修改与整顿，保证档案资料的有效性。另外需要注意的是的档案的管理人员要与电力工程施工部门及时进行沟通与交流，确保施工档案的顺利移交，可以通过定期会议或者到现场指导的方式加强学习与沟通。
3、加大对档案管理工作的硬件设备投入
硬件是档案管理工作的基础。电力企业必须加大对档案管理工作的硬件设施投入。不光要建立与企业发展相适应的宽敞明亮的资料库房，而且要为库房配备相应的防火、防潮、防盗系统；更新档案柜，使其符合国家标准；配备最先进的电脑、打印机、数码相机、数码摄像机和刻录机等，从而对档案进行现代化信息管理并建立相应的信息库，提高工程人员的工作效率。只有这样，才能使档案工作者有效地提高工作质量。
4、加强档案的信息化建设
信息技术的迅速发展对电力档案管理工作的影响不言而喻，这就需要电力企业结合自身条件，尽快把档案的信息化建设纳入企业的发展规划之中，并予以实施。对于经济效益相对较好、现代化管理水平相对较高的电力企业，全面开展档案信息化建设应包括如下内容，一是建立健全电子文件的管理制度：二是对电子文件和电子档案进行全程管理；三是通过建立企业内部的网络服务系统来实现资源共享；四是积极开展非电子档案的数字化转换工作。
会计档案是公司全年经济活动的反映和纸质记录，是明确各方经济责任的重要依据。因此，各单位财务部门对这项工作均十分重视，部门负责人常亲自参与指导整理归档和监交。那么，如何使得会计档案整齐美观并方便下步查找查询，如何消除会计资料管理中的散失、污损的隐患，如何保证会计档案的传递环环相扣，万无一失。根据本人几年来会计档案管理工作的经验，认为会计档案管理需走好以下“三步棋”。
细心走好“装订棋”。装订是会计档案归档的第一步，也是会计档案管理最基础的工作。在打印出财务报表、会计账簿等各之后，在装订前的打码过程中需要仔细检查账表是否存在缺页漏页，是否有应打印而未打出的会计要素，盘点单、调节表等中当事人应签的字或章是否完整，平整好资料后要剔除隐含在纸张中的金属物体，防止金属后期生绣，绣迹影响会计档案观看。在用针线或者装订机器装订时，不能使装订区覆盖文字资料，影响到查阅观看。
顺心走好“编号棋”。会计档案归档时，要从主要到次要、从账簿到报表、从主账主表到附账附表的顺序安排整理，并参照往年的顺序，来编制档号。档盒应采用统一正规格式，档盒标注字迹务必工整，需标注要素务必完整，特别是标注的档案保存时间不能短于会计法规定时间。此外，对总账、分类明细账等不能忘记在其封面粘贴印花税票，以应对税务部门的随时检查。在会计档案在财务部门临时保管的一年时间中，要做好防虫、防霉、防潮 “三防”工作，并应按照档号顺序在同一地方整齐摆放，以便需要时快速查找翻看，查阅时要按照“六有”和考核要求，征得负责人同意，并详细登记借阅人、事由、借阅归还时间，由相关人员签字确认。
耐心走好“移交棋”。按照会计档案管理规定，财务部门应在规定时间向公司档案部门移交已暂存一年的隔年会计档案。在此一过程中，办公室和财务部门须派员全程监督，接交人员应耐心地对移交的会计档案资料一一开盒验视，查看有无霉变虫蛀、有无缺失，并将档盒内容物与档盒封面文字表注、移交清册移交内容三者核对一致，并由多方签字确认。此外，应按先后顺序摆放转移，防止在转移过程中发生错乱，为公司档案部门顺利开展长期保存工作做好为铺垫。 （编辑 余俊娟）
本8月14、15日，院办组织了对下属单位的档案管理培训。两天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的方向，它促使我不断地思索，不断地进步。下面我谈谈自己的认识、收获和体会。本文原创网站为中国范例网-
一、规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。
当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为
重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的国内咨询公司，从默默无闻的只有二、三十人的小公司发展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和发展具有顾问特色的企业文化、经营管理、业务拓展等各方面积累了丰富的资源。为了使公司向国际化、标准化、质量化的轨道前进，公司内部结构在不断地改革变迁，公司制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高公司的市场竞争力、推动公司持续发展起重要作用，也成为衡量公司经营管理水平的重要标志。
二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。
目前，我公司办公室的档案管理是将平时研究院下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成上述三大类目立卷装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着公司的壮大和发展，业务量的增加和形成的文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上公司发展的要求。
培训学习期间，我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，来自于所探究的如何针对公司特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。我深知参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜公司业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。
首先，要熟悉、掌握公司的业务情况和专业知识，针对公司的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，我公司档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是，业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。
上述档案信息资源流失部分，正是亟需拓展、开发的档案资源。
再比如，我公司上市过程中的文件和材料的也要进行目录收集、公司经营管理活动档案的要单独整理；建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。
三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是赛迪顾问档案管理工作的发展方向
档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合顾问公司具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前公司发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。
我公司的产品，是知识产品，顾问公司又是上市公司，遵照国家有关部门对上市公司的管理规定， 财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理在是绝对机密的，所以这部分档案以分散保存的形式保管。另外，顾问组织机构众多，涉及公司业务拓展、专项研究、会议公关活动等方方面面，这些部门承担的大量繁重的业务支撑工作。针对这种特性，公司档案管理也要符合这一企业特点的模式，要在加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理的同时，确定公司档案文件材料的归档范围，并在立卷制度上更新。在结合研究院档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录公司发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。其他部门，如人力资源部、品牌推广部、各个事业部（定制产品）等研究部门等，这些部门的档案实体，都要针对各自部门的不同性质和特点，制定不同的管理方法，进行并规范、科学化保管。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷,而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。
四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。
目前赛迪顾问为提高工作效率，没有设立专门的档案人员，采取的是兼职的办法。为加强档案方面的系统理论和实践知识，建立有效的档案管理制度，使兼职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才，公司派出两名办公室人员加强档案管理的专业学习和培训。
提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。
五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。
档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。
我认为赛迪顾问的档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员。二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把公司档案管理纳入制度化轨道。
比如，确定分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各部门指定专门人员可以为兼职档案员，负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作，业务上受公司办公室的监督、指导。
办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。
要将档案管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
金融危机余波未歇，高管以及董事会明白只是针对特定风险的管理方式不再适用，现行的风险管理流程在今日风云变化莫测的商界也不再有效。然而，思想上能够意识到，行动上却难以落实。对于大多数企业，特别是非金融企业，加强风险管理是一桩令人气馁的任务。
要做好战略风险管理，理解以下两个方面很重要：1.公司战略风险以及相关风险管理流程；2.公司在战略制定和绩效评估时如何考量风险，如何将风险管理融入其中。这两个方面不仅值得董事会关注，而且与董事会的风险监督职能契合。
战略风险管理与董事会角色
企业风险管理（ERM）以及一般风险管理囊括任何组织都会面临的各种风险。其中有些风险并不会威胁企业的整体健康，或者影响组织最终达成商业目标的能力。例如，临时数据中心停运，其可能导致短期的问题或者客户的不满，然而一旦恢复，企业很快就能回到正常的运营轨道。而有些风险则可能是毁灭性的，将导致巨大损失，不仅会削弱组织达成目标的能力，而且可能威胁组织的生存。当前的信用危机即是一例。这些严重风险的暴露引起了企业对“战略风险及其管理”的重视。
“战略风险”是指对公司执行战略、达成目标至关重要的风险。这些风险的暴露将最终影响股东价值和公司稳定性。“战略风险管理”则被定义为识别、评估和管理企业商业风险的流程，包括在风险发生时采取迅速行动。
标普2008年宣布，在公司评级中进行企业风险分析，包括如下内容：管理层对公司所面临的大型风险的看法、风险发生的可能性、风险的潜在影响；对这些重大风险更新识别的频率和性质；风险敏感度对稳定性管理和财务决策的影响；战略决策制定中风险管理的角色。
在董事会层面，战略风险管理是一项必要的核心组成部分。Ram Charan在《坦陈：每个董事都应该提的14个问题》一书中提问道：“我们是否强调了那些会把公司推上悬崖的风险？”在Charan看来，董事会需要关注内生于战略及其执行中的风险：“风险是每一个公司战略不可或缺的部分；在审核战略时，董事会必须让CEO指出战略中的内生风险，并进行压力测试。”同时，他还指出了风险文化的重要性：“董事会也必须小心有毒文化。”公司制定规则，而文化则决定了员工如何对待和执行这些规则。鉴于文化在战略风险管理中的重要作用，其必须作为战略风险评估的一部分。
如何评估
董事会的第一步应该是进行战略风险评估，系统、持续地评估企业面临的重大风险，并将其锚定于公司核心战略。在执行评估工作时，高层管理人员和董事会都要参与，进行完整、透彻的审视与讨论。这些讨论、对话将帮助高管和董事会在风险及其管理的问题上达成一致。战略风险管理流程应设计稳妥，符合公司特定需求，特别是要反映和支持企业文化。不然，很快就会失去作用。一般而言，执行战略风险评估有7个基本步骤。
1.深入了解公司的战略。对公司的战略与目标须了然于胸，有些公司的战略计划和目标清晰明确，有些则表达得不那么正式。无论在哪种情况下，评估必须建立在公司的核心战略和商业目标基础上。这一步骤十分重要，因为若没有关注要点，评估很容易演变成一份又长又臭的风险清单，无法排定优先顺序。同时，这一步骤还为结合风险管理与公司战略奠定了基础。
2.搜集战略风险数据与观点。该步骤所需的信息可以通过采访主要高管、董事，进行调研以及分析财务报告等方式获取。在搜集数据的过程中，应加入内、外部审计人员，并邀请其他与风险有关的部门（如合规部）等参加。充分利用第一步骤中获得的信息，设计调查框架，将之与核心战略关联。在此过程中，还可以询问关键个人对于潜在风险的看法。
3.准备初步的战略风险档案。综合分析第一、二步搜集到的数据，组织起初步的公司战略风险档案；细节程度和表述方式根据组织的文化来量体裁衣。有些公司只需要简单列表即可，而有些则需要更多细节内容。至少，档案要提供一份清晰的主要风险列表，揭示潜在危害。彩印报告或者热度图形式都有助于后期交流。
4.确认战略风险档案有效性。初始的战略风险档案必须经过证实、修改和最终确认。具体实施过程取决于数据搜集是如何完成的，并需要部分乃至全部董事和高管参与、完成好这一步骤，这有助于避免在风险档案的终稿上出现重大分歧。
5.制定战略风险管理行动计划。这一步骤紧跟第四步，是第四步的实际产物，有助于管理和监督风险。
6.就战略风险档案和管理行动计划进行讨论。这一步骤有助于培育、加强公司的风险文化：第一，通过就公司的主要风险和战略风险管理行动计划进行沟通，让员工知道风险的种类、影响和管理方式；第二，加强员工的风险意识，引起每个人的重视。
7.实施战略风险管理行动计划。如前所述，风险评估流程的实际价值来自风险管理与监督行动计划的实施；其是一个持续的过程，而非一次性事件，反映着风险的动态性质；七个步骤组成一个闭合回路式流程，在公司内部循环。
七条法则
论文摘要：介绍煤炭 企业 信息化的 发展 背景，列出整个信息系统的主要部分；探讨煤矿企业信息化如何开展信息化实施的重点、企业信息化集成工作如何规划，如何开展。
1前言
近几年来，围绕煤矿如何实现信息化提出过一些新的想法，其中数字化矿山最为常见。但在如何现数字化矿山这个问题上，很多厂家或集成商提出过自己的一套理论与实施方法，虽然出发点不同，也各有利弊，但总的观念是一样的：尽量与生产过程结合，与设备管理相结合。在这种背景下，锡林浩特矿业公司的信息化规划确定了方向。
2锡林浩特矿业公司的信息化规划
锡林浩特矿业公司的信息化规则从项目筹备初期就着手进行，在进行信息规划的过程中，得到了公司领导的高度支持，专门成立了信息化工作领导小组，也得到了公司各部门的充分配合，提供了各种各样的思路与想法。信息系统是一整套管理方法的数字化体现，因此，必须充分做好规划，充分考虑到系统的扩展性与兼容性，这样才能满足将来公司发展的需求。矿业公司的信息化规划涵盖生产、经营、管理的所有主要环节，并确定了整体规划、分步实施的基本思路，利用3年左右的时间进行数字化矿山的建设，在2010年初步形成数字化矿山基本模型。
在进行信息化规划的过程中，我们始终把握住几个基本原则：
(1)以业务需求为驱动，以信息技术为手段；
(2)与生产过程与管理过程紧密相关；
(3)注重集成性，避免出现信息孤岛。
3实施重点
信息化应该如何进行，不但是露天煤矿面临的一个重大课题，也是我国信息化进程中面临的一个普遍问题。特别是在生产型企业中，脱离生产的信息化往往被看作是锦上添花，没有进入到公司的核心业务中去。新成立的 工业 与信息化部，可以看作是国家认为信息产业部的社会普遍服务和市场化转型已经基本完成。下一步的信息化推广方向将更多地向生产领域融合。而信息系统的实施因为可能涉及到公司管理的变革，更需要将实施的重点放在信息技术之外的管理环节上。
(1)流程再造、规范管理。信息化实施的首要工作是规范管理过程与工作标准。因此，系统实施的第一步是对业务模式与流程进行梳理，对不尽合理的流程与模式进行再造，只有建立起了真正适用、精简合理的业务流程，才有可能使管理制度与工作标准落到实处，而只有公司的管理落到实处了，信息化的实施才能成功。
在锡林浩特矿业公司信息化的实施过程中，重新梳理整理了物资管理业务流程30多余条，设备管理流程20余条，并对公司日常管理的其它业务流程重新整理，形成 电子 流程，公司的收文、发文、签报、任务通知、工作联络等均实现了网上办公，简化流程的过程中提高了工作效率。
(2)高度集成、资源共享。系统实施要避免出现信息孤岛，各个业务系统之间必须留有相应的接口，以实现业务数据在各个信息系统的共享。在矿业公司的信息化集成过程中，实现了财务与物资管理系统的集成，物资管理系统中的入库、出库、付款申请可以及时同步到财务系统中，自动形成库存及成本；而财务管理系统中的实际付款信息也可以自动回传到物资管理系统中的合同模块，实现对合同付款的有效管理。基建管理系统中的概预算管理数据也实现了财务系统的集成，实现了基建期概预算管理、合同管理、投资完成的同时，具备了快速竣工结算功能。而卡车调度系统与设备管理系统的集成，则可以把调度系统的故障自动传到设备管理系统形成故障工单，为设备的精细化管理提供了有效的手段。
矿业公司的信息化集成，不但表现为集中存储、数据共享这样的层面上，还表现为更深层次的应用。系统集成采用了先进的ldap认证，并采用oracleoid技术实现了单点登陆，只需要通过登陆门户系统之后，就可以轻松的访问其它的业务系统。在实现单点登陆的基础上，系统还实现了待办事项的集成，通过门户系统与其它业务系统的集成，将各应用系t统待处理业务集成到门户系统中进行处理，通过及时地对待处理业务进行提醒，减少了流程流转的时间，并减少管理人员的工作量。
(3)创新管理、决策支持。信息化的过程就是流程再造的过程，就是管理变革的过程。在矿业公司的实施过程中，针对煤炭生产管理的实际情况，在多个环节提出了创新性的解决方案。财务系统中的日利润模型采用了实际成本加计提的方式；gps卡车调度系统创造了新的自动卸载模型；设备管理中引入了工单的先进管理模式，并实现了与gps卡车调度系统的接口，使设备故障有了记录可供追溯，管理人员可对频发故障进行统计与分析，为设备管理提供了决策依据。
在整个信息化集成体系中，oracle的biee工具成为重要的报表分析平台，它的跨异质异地数据库的强大功能，良好的数据展现方式，成为我公司数据展现和决策支持的重要平台。通过合理的建模与展现，与公司管理相关的生产数据、经营数据、设备数据、物资数据等均实现了无缝的集成(见图1)，公司管理决策层只需要登陆到biee系统中，就可以及时了解到企业管理各方面的数据，而这些数据都是自动从业务系统提取出来，不需要人工干扰的准确的管理数据，极大的提高了决策分析的效率与速度。
4主要实施内容
矿业公司信息化内容包括了 企业 管理的大部分内容，分批次先后建设了oa办公系统、无线集群系统、ccs基建管理系统、 工业 电视监控系统、surpac生产计划管理系统、清华紫光档案管理系统、网上招投标系统、四位一体人力资源管理系统、eam资产管理系统、fmis财务管理系统、gps卡车调度系统等。oa办公系统实现了便笺、收发文、工作流转、工作安排等协同办公功能；无线集群系统是生产调度的通讯工具，是生产指挥、统一协调的重要系统；ccs系统实现了基建期与投资有关的财务管理、进度管理；工业电视监控系统是安全生产与安防保卫工作的有力助手，分布于公司各处的监控对于减少现场管理人员、事前发现和事后追溯有重要意义；surpac实现了计划、地质、建模等与生产管理密切相关的管理功能；清华紫光档案管理实现了档案台帐、档案分组、 电子 档案、档案借阅管理等功能；网上招投标系统使主要的采购工作通过网上来进行，降低了物资成本、提高了采购透明度；四位一体人力资源管理实现了人事管理、工资管理等；eam资产管理系统实现了包括物资计划、汇总利库、物资采购、合同和物资出入库管理，设备管理模块实现了设备台帐、频发故障、油脂化验、单机成本核算等；fmis财务管理实现了总帐、应收、应付、固定资产等相关功能；gps卡车调度系统是生产调度指挥的重要信息系统，实现了自动调度，自动统计产量、运距、提升高度、设备实动率、可用率等生产指标。
现代企业制度之下的国有企业应该加强档案管理工作的建设与改革。其原因可以总结为以下两点：
1.国有企业档案在维护企业合法权益方面起到凭证等法律方面的关键作用。
在某种程度上，市场经济体现的最多的是法治经济。目前，我国已经开始加快了经济方面的立法，以规范市场经济的健康运行，在此前提下，国有企业应该逐步加强企业内部法制和制度的建设，并能够运用法律来约束自己的行为以及维护自身的合法权益不受到侵犯。企业档案记录了企业的发展，随着企业的不断壮大，企业档案记录的内容的更多的包含了企业经营档案和科技档案。尤其是近些年来，企业在处理各种纠纷中（例如技术、经济纠纷等），更多的人开始意识到企业档案的重要性，也亲自体会到了企业档案在维护企业合法利益中所起到的关键作用。这在一定程度上也可以增强国有企业的档案意识，为企业档案工作以及档案工作管理者和实施者进行工作定位提供坚实的基础。
2.充分合理利用国有企业的档案资源可以加快企业的发展，提高企业的经济效益。
作为企业信息工作的一个关键的组成部分，国有企业档案管理工作同时也可以作为一种信息经济，为企业的成功经营做出贡献。国有企业应该充分发挥档案的历史和现实价值。例如在企业的生产经营中，为科技研发人员、经营管理人员提供相应的企业档案信息，则可以有效的发挥出这些档案信息知识储备的功能，为企业创造出更多的经济效益。
3.国有企业的档案管理工作必须做到以经济利益为杠杆，实现企业经济利益的最大化。
因此，作为企业档案的工作人员，应该努力做到以下几点：首先，档案管理部门所管理的档案必须能够为企业的发展进步服务，即档案可以通过企业实现其经济价值；其次，努力实现企业档案管理工作的经济效益最大化；再次，档案管理部门管理的企业档案必须能够有利于企业的发展需要。
二、如何建立国有企业档案微观管理体制的探讨
1.在双重要求下进行国有企业档案微观管理业务的工作；
第一要求来自国有资产管理部门以及档案行政管理部门，其主要目的是为了确保企业资产的安全性，并在此基础上制定相应的规范性指导文件，进一步的明确国有企业档案的管理范围和管理方法等。第二个要求主要是来自企业自身发展的需要，并以此确立档案工作的内容，国有企业可以根据自身业务的需要，扩大或是相应的增加科技、经营、管理、产权等方面的档案，并根据企业自身的特点，增强对档案保管期限的重视。
2.如何确定国有企业档案管理机构规格、编制；
这是如何建立国有企业档案微观管理体制的核心问题。一项较为实际的方法是：根据相关的档案管理法规等，明确国有企业档案管理机构的合法地位，以及在国有资产管理部门等相关部门的监督下协调国有企业档案管理机构及编制工作落实情况。国有企业可以根据企业的发展情况来自主决定企业档案管理机构的规格和编制。
3.国有企业档案微观管理体制决定权的确定；
关键词：市政工程；档案；方法
Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.
Keywords: municipal engineering; File; methods
中图分类号： TU99文献标识码： A 文章编号：
市政工程档案的分类
市政工程的档案包括文件和记录，文件分为外来和自制两种，如行业规章、法律法规、图书资料、基建文件、监理文件、施工文件、设计文件等属于外来文件；公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中规定的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、可行性研究文件、各种合同、工程招投标文件、预算与决算书等属于自制文件。同样，用以记录过程或成果的记录(培训记录、工作总结、工作计划、会议纪要、工作联系单，合同台帐，收发文本、采购计划)也分为外来和自制两类。
二、档案管理的方法
(一)管理体制改革的分析
要定期对相关的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合市政工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。2001年，国家档案局为适应建设项目的改革开始制定《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》两个文件，为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境，提供了及时服务，也为我们应对工程建设体制改革如何提高档案提供了参考依据，我们可根据其要求，及时学习和宣传，并结合工程建设实践，通过今后几年的努力，不断完善重点建设工程档案工作的规章制度，依法管好重点建设项目的档案。
(二)重视工程档案管理工作
工程建设中一般对工程档案管理工作不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。主要原因；一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于l工程技术科、试验室、合同管理等部门。工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施_工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间；四是工程建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工时间；二是耗费大量人力、物力、财务；三是为项目档案管理带来较大难度；另外，对工程质量检测单位资料审查带来难度。鉴于上述原因，因此，在工程建设管理中，应该在思想上重视工程档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。
(三)制定出工程档案管理办法
1．档案管理前的控制
为了让管理工作顺利的开展，须对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，我们拟定了公司的档案管理事前控制办法，即建立完善的文件和记录控制程序。程序中规定了各部门在档案管理工作中做什么，由谁做，如何做的问题，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。
2．档案管理中的控制
在档案管理的过程中，可采取专门化管理和分散化管理的方式，建立本单位的档案编码体系，以加强对档案管理的事中控制。所谓实行专门管理和分散管理方式是指对公司各部门工作有综合影响的档案(如行业规章、法律法规、图书资料、公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、合同、基建文件、项目施工与竣工图)采用专门管理，对于部门性或专业性较强的档案(如培训记录、部门工作计划、各种工作底稿、收发传递记录等、监理文件、施工文件、考核记录)实行分散至各部门(单位)进行管理，档案管理部门定期监督、检查与总结。为此，我们在各部门设立了专兼职资料员，以满足分散化管理的要求，并为专门化管理提供基础保证。
(三)加强对市政工程档案工作信息化和网络化建设的研究
大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程梢案中运用。现阶段，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。南于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定((CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理一个发展方向。近几年，有些公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录对档案管理网络化、信息化作了有益探索。
(四)建立档案检索系统
各部门应有效利用部门的微机资源建立本部门的档案检索系统。提高各部门(公司)的档案管理水平提高各部门档案管理工作中的协调工作能力；方便各部门(单位)对档案利用，借以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料；内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成(特定)的编号。(如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更)。
(五)及时做好传递和变更记录
在档案管理的过程中，如果经常性的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录(如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等)，才可能有效的了解档案的来龙去脉肪止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
(六)加强市政工程档案管理人员和有关技术人员的素质
随着时代的变迁和建筑业的不断发展，市政档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。在迅速发展的市场经济中，要想做好市政档案管理工作，必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。首先，要注重人才。社会的发展，科学技术的进步，使市政档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案[：作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动市政档案事业发展的关键，这些应引起各级领导的重视。
(七)定期对资料进行整理
由于资料整理比较繁杂，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好工作档案管理提供保证。
(八) 严格把关市政档案的验收
严格的把关是保证市政档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的丁程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。
关键词：档案宣传；宣传形式；全员参与
企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，它能综合反映企业的基本面貌和全部活动。本文结合实际经验，谈谈如何加强企业档案宣传，提高全员参与意识。
一、企业档案宣传内容要有说服力
要提高企业档案的宣传效果，应该力求宣传内容的鲜活、增强吸引力。首先，要重视档案法律法规。档案法律法规对档案宣传活动中的相关内容进行了规定，从国家行业的高度对档案管理活动内容提出了明确的要求，所以要加强档案法实施办法、国有企业文件材料归档办法、企业档案工作规范、会计档案管理办法等法律法规的宣传。特别是结合一些档案违法案例来进行，增强全体员工对档案法律法规权威性的认识。其次，要重视利用事列的宣传。把提供利用的事列进行再加工，形成鲜活生动的案例，再现档案在企业生产和管理工作中的价值和作用。从企业角度，可以通过档案证据作用为企业挽回巨大经济损失；从员工角度，可以提供财务档案、工资档案、人事档案维护职工的合法权益等。通过对档案的考察利用、价值宣传，可以使员工对档案及档案工作有个全新的认识，为档案的收集和提供利用工作的开展奠定基础。另外要重视企业档案的规章制度宣传。企业内部的规章宣传能够使职工明白企业的激励导向倡导什么约束什么。为最终实现“工作有标准检查有依据改进有方向”奠定基础。
二、企业档案宣传要注重时机和宣传形式的多样化
企业的档案工作应与企业的发展和各岗位工作紧密联系起来的。抓住时机、搞好与企业其他工作的结合，会使宣传工作更有成效。在实际运用中，可以将档案宣传与企业重大活动相结合。档案部门应积极参与，通过会议形式抓住时机、有针对性的做好领导层面的宣传工作。还可以与企业的日常管理工作相结合，如将档案宣传工作以月度办公例会、站长会议、专题会文件、面谈等形式。通过日常工作的参与，抓住时机进行档案宣传，为档案的齐全、完整提供保证。此外还应注重档案的收集和提供利用，这是与企业员工密切相关的两个环节，档案宣传工作应专注这两个环节的有利时机开展宣传工作。
当前，大部分企业档案宣传形式单一，影响力和影响面不够。要提供企业的档案宣传效果，还应创新企业的宣传形式。比如，在公司的周年庆典活动中，利用声像照片、文档撰写专题片、文本等原始素材制作公司的发展历程回顾专题片以及成果展等。在这样的活动过程中，上级行政主管、行业主管、同行业领导和企业职工共同出席参加，在行业内引起较大反响。对外树立了企业形象，对内鼓舞了全体员工的士气，充分体现了档案工作的价值。
三、提高领导层的档案意识
领导层是全员档案意识中的关键。作为企业管理的领导层，应对企业与档案的关系进行研究、增强档案意识，始终将档案工作摆在全司工作的重要位置，并纳入每年整体工作计划与公司中心工作同部署、同推进、同考核。企业领导层的档案意识对于推动企业档案管理的全面展开起到了推动作用，应把档案工作列入各级领导的行为规范，各职能部门负责人主管本部门档案管理工作。财务部经理主管财务档案的建档和归档工作、统一建立固定资产台帐，做好财会档案的整理归档工作等;综合事务部负责公司信息收集和建档，向领导提供各种经济、技术、政策信息。领导层的档案意识决定了一个企业的管理水平，领导决策离不开档案工作，当生产发展到一定规模，加上越来越激励的市场竞争、信息竞争和科学技术竞争，在激烈的竞争环境中怎么保证领导决策的正确，体现出了档案工作的重要性。
四、档案工作的全员参与
一个企业的档案工作，不仅需要分管领导、专兼职档案员的不懈努力，而且有赖于企业内各个部门和全体人员的整体配合。
1. 加强机构和人员的配备
为加强档案管理工作，应设立档案室负责统筹、协调、组织、管理本公司的全部档案工作。可以通过成立档案工作领导小组和档案鉴定销毁小组，明确由公司领导分管档案工作、公司各职能部门负责人为小组成员，建立起统一领导、分级负责、责任到人、层次分明、运转高效的档案管理机构。为保持档案工作人员的稳定性，配备专职档案员负责全公司的档案管理工作；在各职能部门兼职档案员协调负责本部门档案的收集、整理和归档工作，形成档案管理工作网络。
2.加强制度建设，使档案工作有章可循
根据企业的发展实际，按照国家、省档案工作规范的有关法律、法规和标准对已有的档案管理制度进行了修订制定完善的企业档案管理制度。将档案工作渗透到各个领域、每项工作中，并以严格的规章制度来约束员工。增加电子文件管理工作标准，完善档案保密、借阅、鉴定销毁等制度，编制文书、会计等文件材料的归档范围及保管期限。将档案工作纳入企业行政管理、经营管理和生产技术管理之中，列入各有关的合同、章程、协议、会议纪要等，促使每位员工在工作中都时刻注意文件材料的形成和积累。建立以岗位责任制、档案归档、保管、保密、利用、统计、应急预案为主要内容的档案制度体系，使档案管理工作行之有据、有章可循，从制度上保证档案管理工作规范有序。
3.加强档案管理队伍，建设提升业务素养
档案管理人员的素质对于档案管理水平的提升影响巨大，加强培训有利于提高专兼职档案员的档案管理素质。企业可以通过举办企业档案管理和照片档案、计算机管理档案，档案、图书、情报、资料一体化管理，档案信息的深层次开发等专题培训班，让学员在培训中全面、深入地感受、体味档案工作并化为自觉的行动。
五、小结
要做好企业档案的管理，不仅要依靠专职的档案管理人员，还需要全员共同参与才能保证档案收集齐全，完整提高档案的利用率，为企业创造效益。通过全员档案宣传的教育、培训和参与，提高全员参与档案工作的自觉性，加强档案工作的整体配合与协调，从而形成浓厚的档案管理氛围、满足企业对信息的高标准需求，塑造良好的企业形象。
参考文献：
[1] 倪永宁,马晴. 如何做好档案宣传工作[J]. 北京档案, 2010(9):18-19.
一、数字化中期：目录优先，注重源头，确保质量
1. 确保目录数据库的规范和完善
虽然档案信息全文数字化是数字化工作的方向，但在全文检索还无法大规模实现的今天，机读目录数据仍是档案检索的主战场，构建规范和完善的目录数据库是档案信息进行数字化的第一步。各学校应首先补充完善案卷级与文件级机读目录，特别是办学历史悠久和馆藏档案数量大的学校；其次，应检查已有机读目录数据的质量和规范，目录信息能否规范、准确地反映档案内容。
2. 重视电子文件的接收
电子文件的接收是减轻档案数字化工作压力的有效途径，每推迟一年接收电子文件，就意味着以后要多花人才物力对其进行数字化工作。目前，大部分学校都实现了校园办公自动化，但都着重于文件资料的流转利用，至于归档保存则是另一回事。因此，学校档案部门应主动与本单位信息部门商讨，将档案信息化管理纳入校园信息化工程，以实现电子文件的网上传输和归档，对于还未实现校园一体化的单位，则应要求在纸质文件归档同时要求提交电子版。
3. 做好全文数字化档案的校验工作
全文数字化是一项工作量相当庞大的工程，但学校专职档案管理人员往往人数偏少，因而档案全文数字化工作一般都委托给数字化处理专业公司来做。数字化专业公司常常是在短期内加班加点完成委托的数字化处理任务，至使档案管理人员无法逐个对图像文件进行校验。因此，各学校在与数字化处理专业公司签订数字化处理技术委托合同时，应明确写明数字化处理的质量要求、质量标准、质量检查方法以及质量问题的解决办法等。在实践过程中，除了数字化专业公司指定专人负责数字化处理中的校验工作，还应安排档案管理人员进行抽样校验工作，校验工作与专业公司数字化处理工作同步，做到随扫随校，发现错误，立即重扫，确保不会出现图像歪斜、污点、大小不一等情况。
二、数字化后期：统筹兼顾，安全第一，讲求实效
1. 统筹兼顾，保证数字化工作可持续
档案数字化工作牵涉多个业务部门，只有统筹和兼顾好各种关系，数字化工作才能可持续。一是要善于共享、利用本校的软硬件设施和网络资源，避免不必要的重复投资；二是要合理分配部门内人员和技术，避免有限资源的不合理分配；三是要根据馆藏实际情况配置适用的设备，避免不必要的高起点、高标准和盲目跟风；四是要合理安排每年的工作进度，避免不切实际、盲目乐观地定数量、定进度；五是要借档案数字化之机，进一步规范纸质档案管理，避免数字化档案被随意访问、篡改、复制等破坏档案原始凭证性和真实性所带来的严重后果。
2. 确保数字化工作的安全
首先，档案数字化过程中要大量利用档案实体，因而应加强档案实体流通过程的监控，保证档案实体不丢失、不损坏，确保绝对安全；其次，要选择安全的档案信息存储设备。数字档案信息能否长期存取与存储介质息息相关，一旦存储介质受损，其数据也将不复存在。因此，应选择优质、安全的存储介质来确保数字档案信息的安全，如光盘、移动硬盘、服务器等。再次，要做好档案信息备份。数字化处理的档案信息应备份两套以上，其中原件封存保管，复件用于对外查阅利用和异地保存，同时做好原件与复件数据的比对校验工作，确保备份信息可读、可还原，并做好数据信息备份时的登记工作。最后，应做好信息数据库的日常维护，以防止数据的丢失、破坏、更改、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。
关键词：档案管理 现状 问题 路径
一、县级烟草专卖局档案管理现状
县级烟草专卖局的经营权、人事权和财权全部上交给了市级烟草公司，在文书档案管理方面，县级烟草专卖局的文书档案管理资料包括行政类执法文书、卷烟零售户档案、日常工作的痕迹资料、党务工作文件、行政机关公文等。县级烟草专卖局对档案管理重要性的认识度不高，档案管理的硬件设施不到位，在文书档案的管理上缺乏科学有效的工作方法。具体说来，以当涂县烟草专卖局的档案管理工作现状为例，该局尚未配有档案室，无专门存放文书档案资料的场所。对于县烟草局的文书档案的归档和管理工作分别由县烟草局的各职能部门自行开展。且该烟草局的工作人员数量有限，目前未配置专门的档案管理员。在文书资料档案的管理上目前只能做到文书资料的保存归档，却无具体的档案案卷编号。对于档案的查询功能缺失，难以使县级烟草局的档案资源得以有效利用，发挥应有的作用。和县烟草局虽然有专门的档案室，但档案管理人员是兼职人员，且档案的管理仍然停留在人工管理上，没有很好地利用信息化资源进行管理。
二、县级烟草专卖局档案管理中存在的问题
1.较多的工作人员现代化的档案管理意识不强
档案管理尤其是文档一体化管理能够为企业的发展带来潜在的价值，而目前某些县级烟草专卖局对现代化档案管理的意识不强，对于档案管理的作用认识不足，甚至无法准确把握档案管理的真正含义。在县级烟草专卖局的档案管理工作上，仅满足于对文档资料的妥善保存，能够保证所有的文档资料及时归档保存便认为是完成了档案管理工作。县级烟草专卖局的管理人员大部分无法认知清楚文书档案的归档、编号、密级是一体化的档案管理工作，无法认知档案管理的查询利用功能能够为企业的经营决策提供智力支撑。因为无现代化的档案管理意识，也就无法实现文档一体化的档案管理工作。
2.档案管理人员的业务水平不高
因为大部分的县级烟草专卖局没有配置专门的档案管理员，因此，企业内的文书资料的档案管理工作交由相应职能部门的工作人员来完成。有些县级烟草专卖局虽然有配置专门的档案管理人员，但是却未有接受过专业化的档案管理专业相关知识的培训。由此可以看出，县级烟草专卖局的档案管理人员只能够完成文书资料的及时归档和保存，对于档案管理的理论知识和实际操作能力却难以实现。在档案工作的信息化上更是缺乏，难以适应信息化档案管理工作的需要，不能够运用现代化的信息技术实现文档一体化的档案管理。
3.缺乏应有的硬件和软件配置
县级烟草专卖局因为其财政权全部上交于市级烟草公司，很多经费开支都要列明到年度和月度的预算当中，对于档案管理工作硬件与软件的配置更需得到市级烟草公司的认可。在缺乏现代化的档案管理意识的情况下，有很多县级烟草专卖局在硬件上无法配置专门用于存放文书资料的档案室，或者有配置专门用于存放文书资料的档案室，但县级烟草专卖局却无法配置专门的档案管理人员，人力、财力的资源投入是有限的。
4.缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度
县级烟草专卖局的各职能部门负责具体文书资料的归档整理，各职能部门依据年份、月份、文档资料所属种类将文档资料相应保存。因为缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度，因此，在文书档案的归档期限上缺乏具体的归档，不能保证所有文档资料归档的及时性。同时，因为文档资料的保存期限和密级上缺乏具体的档案管理制度说明，因为大部分文档资料的归档都没有相对应的保存期限和密级。再次，县级烟草专卖局文档一体化管理制度的缺失，使得文档资料的借阅随意性比较强，这容易导致企业内部管理的重要信息泄露，不利于企业的发展。
5.文书档案的利用率低
县级烟草专卖局对文书档案的管理依靠于传统的文书资料的归档整理方式，而文书档案资料信息含量很高，要及时地查询某些文档资料在目前的状况下只能询问相应职能部门的保管人员，这样的查询和利用档案资料的方式效率是极其低下的。目前县级烟草专卖局在档案管理上几乎没有现代化的信息技术支撑，不能够实现通过信息化查询平台及时查询到某类文档资料的归档地点、保存期限、密级和主要内容等相关信息。而现代化的文档一体化管理正是要求企业能够将所有文档资料保存于档案卷宗当中，并结合数据库信息化管理，实现即时查询利用文档资料。就目前的条件看，这些技术要求都是目前县级烟草专卖局难以实现的。
三、县级烟草专卖局档案管理现代化的构建路径
随着信息化时代的不断发展，企业的经营管理等工作也与信息化技术密不可分。加之县级烟草专卖局目前有很多文档资料是电子文档材料，电子文档材料如何妥善保存，如何有效利用等问题就摆在了县级烟草专卖局面前。如何实现档案管理工作的现代化，我认为可以从以下几个方面着手.
1.树立文档一体化的档案管理意识
任何一项工作的开展都离不开企业管理层的重视，要有效地推进县级烟草专卖局现代化的档案管理工作，就需要县级烟草专卖局的管理层高度重视档案管理，对县级烟草专卖局的管理层进行《档案法》和文档一体化相关知识的培训，使县级烟草专卖局的管理层充分认识到档案管理工作的重要性以及档案管理工作的意义。同时，也要加强对县级烟草专卖局每一位职工档案管理相关工作的知识培训，使县级烟草专卖局的全体员工都能树立起文档一体化的档案管理意识。
2.配置符合现代化档案管理需求的硬件设施和专门的档案管理人员
县级烟草专卖局在重视档案管理工作的基础上，将配置档案室列入企业的正常预算当中，未配置档案室的县级烟草专卖局要及时地配置档案室，同时，要在档案室中配置计算机，引入档案信息查询平台，方便文档资料的信息化查询。此外，县级烟草专卖局优化人力资源配置，配备专门的档案管理人员，专门的档案管理人员最好由县级烟草专卖局的办公室人员担任，实现专人归档、专人保管、专人专用。
3.提升档案管理人员的业务技能
在配置专门的档案管理人员方面，县级烟草专卖局应当选用学历相对较高且具备一定计算机操作能力的人员来担任。同时，安排专门的档案管理人员进行档案管理业务知识的系统化培训，充分掌握企业档案管理业务的知识和各项业务技能。档案管理人员要能熟练运用现代化的档案信息查询平台，及时查询到企业所需的各项文书档案资料。此外，也可以通过与其他大型国有企业或高等学校的档案管理人员的交流学习来提升档案管理人员业务技能的提升。
4.建立健全适应现代化档案管理工作需求的档案管理制度
在信息化时代的背景下，企业的档案管理工作要适应信息化的需求，改变传统的档案管理工作模式，建立现代化档案管理制度。根据县级烟草专卖局的具体工作职能，依据不同的工作内容将文档资料予以编号归档，例如，行政执法类文档资料可以根据行政许可和行政处罚的不同，将其档案编号为“ZMXK”和“ZMCF”，在种类编号之后，编入归档年限，然后编入保存年限，永久保存的可以标注为“Y”，年限后面标注密级。将这些具体化的档案编号方式纳入到档案管理制度当中。此外，档案管理制度中应包含规范化档案管理、查询借阅、档案信息化管理等方面的内容，增加对电子化文档资料的档案管理方面的具体内容，确保电子化文档资料的安全、保密，防范损坏、遗失或意外泄露。
5.提升档案的利用效率
在实现文书档案基础管理的前提下，运用信息技术，建立档案资源的数据库，该数据库中应当包括县级烟草专卖局的所有文档资料的存放位置，名称编号、保存期限、密级等全部信息，也可以在数据库中加入归档文档资料的核心内容提要。建立数据库就是为了使归档的文档资料信息存储到计算机当中，并且运用数据库技术和网络技术，使县级烟草专卖局的每一位员工在需要查询某文档资料时可以通过企业内部的网络平台第一时间准确查询到所需文档资料的核心内容和该文档资料的具体存放位置。建立档案目录中心，引入查询平台，使企业的每一位职工可以通过认证、授权，输入年份、文件所属部门、标题名称等必要信息查询到具体的文档资料。这就是要县级烟草专卖局实现档案管理的信息化，同时，对于电子文档资料的查询也可依据网络查询平台得以实现。
综上所述，县级烟草专卖局的档案管理的现代化应当从以上五个方面予以建立和完善，建立符合信息化时代需求的档案管理，不断提升企业的档案管理水平，增强档案管理人员的业务能力，实现档案资源的有效利用，为企业发展和经营决策提供智力支持，也更好地满足相关个人的合理需求。
参考文献
[1] 林华娟.浅谈如何做好县级供电公司档案管理[J].广东科技，2011（24）
[2] 李文琦.中小企业的信息化档案管理[J].企业导报，2012（5）
关键词：机场档案管理；重要性；建议
中图分类号：K206 文献标识码： A
引言
档案在人类社会中起着十分重要的作用，为人们提供查阅、参考和凭证等服务，是人们进行进一步活动的事实依据，因此，为了更大的发挥档案的作用，我们应该加强档案的现代化管理进程，而随着人类文化的进步和社会活动的增多，传统的档案管理方法已经不能满足人们的需求，档案管理的现代化能够帮助人们更加方便快捷的对档案进行查阅，方便档案管理人员对档案的整理和保存，对档案管理有重要意义。
一、机场建设档案管理的重要作用
1、信息技术的应用有利于未来机场档案的管理
现如今，人类社会已经发展成为信息技术的时代，信息技术的应用已发展到我们工作和生活的方方面面，而在机场建设档案管理领域中的应用是一次创新的实践活动，机场档案在诸如通信、导航等方面具有高度保密性，在进行档案资料的整理和管理过程中，如何将现代化的科技手段合理安全的利用到机场建设档案这一特殊档案的管理中逐渐成为档案管理人员一个急需解决的重要课题。2014年7月4日，民航局综合司在广州组织召开“民用机场建设项目档案归档规范”评审会。会议决定适时联合出台《民用机场建设项目档案管理规定》和技术支持文件，推进民用机场建设项目档案工作的制度化、规范化。
随着社会的进一步发展，现代化的信息管理必然会成为机场档案管理工作的主要方式，是社会发展的必要走向。
2、机场档案管理现代化有利于档案资源的存储
自古以来，卷宗都是我国的档案存储的主要方式，由于机场建设档案的特殊性导致资源的繁多，内容的繁杂以及施工时间的跨度大，这就要求档案管理方式系统性强，具有明确的编制体系，编制要求、案卷质量标准、文件结构划分、文件归档范围等规则需要严格符合档案管理法律法规和规范要求。竣工文件编制办法与档案管理实施方案，要为档案管理工作的事先指导、事中控制、事后检查、验收把关等环节提供保障。档案管理要充分考虑机场工程建设的实际，明确档案管理的基本要求和重点，具有较强的可操作性和普遍指导意义。
2011年4月8日专家对《南京实禄口国际机场二期建设工程竣工文件编制办法》及档案管理实施方案进行评审一致认为：档案管理实施方案总体思路准确，建立的组织体系、制度体系、运行体系等三个体系科学、完整，提出的合同约束、培训交流、预立卷、首件制、过程检查与审查、考核奖惩等实施途径和方法，技术路线合理，可操作性强，对促进我国民用航空工程建设档案管理水平的提高具有积极的借鉴作用。
3、机场档案现代化管理有利于维护公司的合法权益
机场建设过程中由于参与单位繁多，各项建设项目的专业要求高，专业难度大，各个环节错综繁琐。对于机场建设工程的质量不容半点纰漏，一旦出现问题后果无法想象。作为工程的查找依据一份齐全完整的机场建设档案，既可以在建设过程中起到监督管理的作用，又可以作为日后意外突发问题的责任依据，既可以作为工程质量安全的基础保障，又为日后的机场扩建改建工程提供了重要的理论依据。
二、机场建设档案基本内容。
我国《民用机场建设项目民航专业工程文件归档要求及档案整理规范》、《民用机场建设项目民航专业工程施工质量技术资料统一用表》充分考虑了民用机场现阶段工程建设的实际，明确了档案管理的基本要求和重点，具有较强的可操作性和普遍指导意义，应该严格执行。根据《中华人民共和国民用航空法》、国务院《建筑工程管理条例》、《民用机场管理条例》等法规，机场建设档案最基础的方面应涵盖：场址论证、初步设计、建设施工、工程验收等。
1.场址论证阶段
场址论证阶段包括机场所在地形、地貌的基本状况，气象条件，参考点地理坐标，跑道方位或主要起将方向。机场导航、供油、供电、供水、供气、通信、道路、排水等设施（系统）的建设条件。城市规划、土地使用、文物保护及环境保护的要求。
2.初步设计阶段
初步设计阶段包括飞行区场道、地基、飞行区排水；航管工程（通信、导航、气象）的组成、主要功能及设施；助航灯光照明设置及供电、飞行区供电及照明；旅客航站楼流程、设计方案、结构、给排水、暖通、防火及消防、弱电等方案及技术要求；站坪和机库的平面、结构和配套设施设计；机场消防救援工程及设施设备配备方案；辅助生产用房的组成、功能 、面积、设施及配套需求；机场给水、供冷、供热、燃气工程；供油工程；场外配套工程；机场总图工程等。
3.建设施工阶段
建设施工阶段包括：施工合同，工程预算，施工定位测量记录、测量复核单及成果图，工程检查验收记录，质量评定，施工材料质量保证文件，施工管理文件，工程竣工文件，监理文件；设备工艺安装文件及声像材料。
4.工程验收阶段
工程验收阶段包括：完成建设工程设计和合同约定的各项内容，完整的技术档案和施工管理资料，工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告并附有《工程竣工项目一览表》，勘察、设计、施工、监理等单位分别签署的质量合格文件。
总之完善的档案资料是机场运行安全和使用的保障，是监督工程质量是否符合国家和行业现行的有关标准及规范的关键。一份健全的机场建设档案资料有效的保证了工程投产使用各项准备工作严格符合有关规定。
三、做好机场建设工程机场档案管理工作的几点建议
1、大力提升机场档案管理意识
要加大宣传力度，让所有参与者都要提升机场档案管理意识，认真做好档案信息收集整理工作。同时要结合机场建设项目档案的特点，有针对性的加强档案业务培训，使机场建设机场档案管理工作贯穿整个建设的始终。施工、设计、管理人员手中有大量的第一手档案资料，他们是档案信息的重要来源，因此要提升所有参与者的机场档案管理意识和业务水平，才能保证信息的真实性、系统性和完整性。
2、确保机场档案管理与工程建设同步
机场建设项目机场档案管理是一项庞大的系统工程，它几乎涉及到机场建设的每一个阶段，每一个工程，每一个专业、每一个单位或部门，要实现档案工作与工程建设同步设计、同步实施、同步验收的三同时目标，才能保证档案资料的真实、准确、完整。建设指挥部必须将工程档案的收集和整理工作与工程节点进度相结合，在机场建设之初，机场档案管理部门就要提前介入，前端控制，及时向参建单位明确档案归档的具体内容和要求，规范机场档案管理行为；在施工中要根据工程进展情况，有针对性的加强业务指导，提高施工资料员的机场档案管理水平；同时根据工程的建设情况及时加强对档案资料的检查与监督，重点抓好各阶段工程验前检查、预验收、竣工验收环节，发现问题及时指出，提出整改意见，督促档案人员提高档案质量。保持工程文件的收集、整理、归档、移交等工作与工程、工程立项准备、建设、竣工验收同步进行。
3、确实做好监督检查管理工作
一方面，档案的产生及管理部门须参照公司档案管理的要求建立自己的一系列制度并遵照执行，每年将档案的内容、种类、数量、流动情况、利用情况、整理方法变化等相关问题报给集团公司档案室；另一方面，集团公司档案室要在年度评估中到业务部门实地进行检查，尤其对日常档案管理进行指导监督，严格按照国家有关规定，以国家相关法律法规为行为基础，组织档案的人员定期学习国家有关法规交流工作经验，使其有能力履行对这些重要档案的管理职能，与公司档案室保持密切联系。
4、实体档案整理及保管工作
公司档案资源的载体有电子形式（如电子文件、电子邮件、短信平台、网络公告、系统数据库等），也有非电子形式的（如纸质文件、各种证明证书、相关单据等），因此在档案实体的保管方面，除了遵照上一条的原则进行相对集中管理即设立分室之外，还需将非电子形式的档案资源通过扫描、拍照等电子化，一方面满足公司监控的需要及档案安全备份的要求，另一方面也为提供档案利用提供了更多便利和可能。根据档案有效期的长短，对档案进行长期可读方面的整理和保护。业务部门对档案的安全直接负责。
结束语
总之，机场建设机场档案管理工作是一项复杂的系统工程，它是否能够顺利完成关系到项目工程建设的质量。只有每一个建设、施工、监理单位提高意识、加强合作，明确机场档案管理原则，采取有效的机场档案管理模式，才能要保证机场建设机场档案管理的专业性和有效性，进一步提升机场建设机场档案管理工作的质量和水平，充分发挥机场建设档案的实际作用。
参考文献
【关键词】档案管理；档案信息共享；云计算
随着计算机技术和网络应用水平的不断提高，我国各个企事业单位的档案管理也进入了数字化管理和网络应用层次，档案作为一种信息资源，如何在网络环境下实现社会共享，从而更好地为社会各领域服务已成为我国档案信息化建设的重点。从技术实现角度来说， 要实现档案信息资源共享对档案信息有如下一些要求： 首先， 保证档案信息的安全可靠， 即保证档案信息的原始记录性及其不被篡改； 其次， 保证档案信息的有序性， 即保证档案信息可以供档案用户迅速便捷的检索利用；再次， 保证档案信息的永久保存； 最后， 友好的用户界面及方便直观的操作对保证档案信息资源共享达到最好的效果也是十分重要的。
一、档案管理现象
档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录， 它承载着人类活动的大量信息， 具有记载、延续人类文化的功能。作为档案管理与利用对象的档案资源是经过特定历史时期的逐渐积累而形成的具有原始记录性和凭证性 近年来，随着《档案法》 及其相关法规的颁布、实施，档案工作的透明度大为提高，国家档案事业得到全面发展，在国民经济和社会信息化的社会潮流面前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式为满足 而是要求在更大范围内、 更高程度上实现档案资源的社会共享。
二、网络数字化的发展
技术的大变革，带来了新的产品、新的产业和新的市场，同时也带来了市场份额的重新分配。“云计算”这个概念也进入人们的生活中。云计算是随着处理器技术、 虚拟化技。Internet和电子商务的应用，正打破历史和地缘造成的差异，为每个民族和个人创造了走向新生活的无穷的、平等的机会。在Internet日益大众化普及化、一批网络经营型的公司（如亚马逊网上书店、Dell电脑公司）涌现并成功运作的背景下，鉴于Internet交易成本低、覆盖面广，将从根本上改变客户对方便、速度、价格和服务的期望，传统经营向网络化经营转变是必然趋势。
三、网络技术的优势
网络数字化计划具备独到的优势，服务便利化和快捷化是其显著特点。面对各个单位或者整个一个单位系统的档案，数字化网络管理在人力、服务水平上面都有很大的进步，且能提高办事效率。数字时代信息资源共享都是以网络环境为业务平台进行运作的， 因而在网络环境中信息资源的整合与共享，往往需要一个能集合并能整合多类多来源信息资源，提供多来源信息高效检索利用的网络公共信息服务（共享）平台信息服务（共享）平台是信息集成 共享和交互的承载物，通过平台，可以集成分散的信息资源，并为信息消费者定位 交换和获取信息，从而为用户提供集成、 便利的信息服务环境， 目前在很多国家和社会领域的信息共享工程建设中，都在致力于建设各色的公共信息服务（共享）平台。通过调查，我们发现，对于数字化档案管理能有效提高办事效率、工作效率和使工作便捷化这三个方面，相关从业人员四分之三以上的被调查人员持肯定意见，只有不到十分之一的人认为在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于这部分调查人当中有一些属于年龄相对较大，对于计算机技术掌握相对较少的人群，而数十年的工作经验使得他们对于自己整理的相关档案的查阅有相对比较高的记忆，所以他们认为通过网络化管理需要有一定的计算机操作能力，而相比较学习计算机，他们认为过去的档案管理方式更能适应。
四、网咯数字化技术的不足
万事万物都具有两面性，虽然网络数字化技术具有无可厚非的优势，同时，它也存在一定的不足，运用不当也会造成一些负面影响。网络平台的应用水平相对较低，目前大多数单位所使用的网络管理平台都属于比较成熟的管理平台，但是对于大多数单位而言，其应用的范畴却很少，甚至很多单位仅仅使用了最简单的功能，这种做法造成了资源的浪费。若要实现《全国档案信息化建设实施纲要》中制定的“依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网”的目标，应在档案信息化建设的系统发展阶段推进数据标准化进程，提高数据的标准化程度，为档案信息资源共享奠定基础。尤其令人担忧的是，这种非标准化的数字档案还在与日俱增，如若允许这种现象持续发展下去，档案信息资源共享恐怕只是一种奢望，其严重后果最终或将导致档案信息化建设举步艰难。在网络应用中就存在网络病毒的侵入和资料的泄露，对于单位安全存在一定的隐患，这也是很多单位在档案管理方面没有实施网络数字化管理的重要因素。
五、如何完善数字化档案管理
前面就一些基本问题做了分析和陈述，而关于如何更好地利用网络数字化技术，完善数字化档案管理则是重点。
1、NAS设备近两年开始流行，可靠稳定的性能，特别优化的文件管理系统和低廉的价格使NAS市场得到了一定的增长。NAS作为一个网络附加存储设备，采用了信息技术中的流行技术-嵌入式技术。嵌入式技术的采用，使得NAS具有无人值守，高度职能，性能稳定，功能专一的特点。
2、通过元数据存储档案信息， 提高档案信息资源的可靠性。 档案是人类历史的记录， 档案的原始凭证性是档案区别于图书、 情报的重要属性。档案信息资源共享平台不仅需要提供档案信息， 并且要保证档案信息的永久保存， 使档案信息共享平台成为档案信息资源的重要备份。随着对数字保存实践活动的开展， 人们认识到要实现对数字信息的保存， 就要记录很多关于资源本身、 资源硬件和软件环境等的信息， 对于满足长期保存需要的元数据研究开始提上日程。为确保信息长期使用的元数据元素又称为 “保存元数据” 。通过保存元数据， 档案保管人员能够得到足够的信息从而在长期保存数据流方面采取恰当的行动， 并保证被保存对象在技术不断更新的情况下被重复检索使用。
3、在网络化不断提升的过程中，应该对档案的分类进行更细划分，尤其在绝密程度上，应该增加级别，并设置访问权限，有利于单位安全管理。在网络化管理方面，笔者认为各个单位应该努力提高管理水平，在人员培训方面，应该积极的与外界相关技术单位进行交流和学习，尽快提高从业人员的实际操作水平。
参考文献：
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