时间：2023-06-04 10:50:31
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理方案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
(一)工作程序缺乏统一标准难以形成制度化
1.高校办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容
高校办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容导致电子档案无法归档；另外目前高校办公自动化系统种类繁多，高校与其二级学院的档案管理相对独立，因此许多关于档案管理的应用程序均由二级学院自行设计与维护。这样就导致在高校内部无法实现档案材料的共享及其管理程序的标准化、规范化，高校间可以公开的档案材料的共享与交流更无从谈起。
2.高校档案管理中可以公开的档案材料无法实现开放管理
通常高校珍贵的档案材料是不允许查阅及复印的，但是对于那些可以公开的档案材料(如科研项目、学校发生的具有历史意义的重大事件等)由于缺乏相关的机制无法向其他高校及全社会开放，导致许多有价值的档案材料无法共享。
(二)高校档案管理中工作程序方面弊端的解决方案
1.高校办公自动化系统应与其档案管理系统相互兼容
高校二级学院在自行开发与设计档案管理的应用程序时一定要兼顾学校相关办公自动化系统，在设计前由档案管理者上下协调、充分沟通，使两者能够兼容互不冲突，实现高校内部档案材料的共享及其管理程序的标准化、规范化。
2.对高校档案管理中可以公开的档案材料实现开放管理
高校档案管理人员首先要对档案材料进行分类管理，如按照科研课题、建筑工程项目、人事档案、高校重大事件等分类保存；然后再把上述档案材料分成可以开放使用与不可公开使用两大类；最后把它们按照日期顺序进行排列，便于日后检索。另外要对可以对外开放的档案材料的获取资格做出相关规定：(1)申请获取相关档案材料的单位或个人必须持相关证明并且说明原因，经本校档案管理部门领导批准后才可以进行检索、复印高校档案中可以对外公开的相关材料；如果想出版上述档案材料必须经档案部门上报学校主管领导批准方可。(2)对于不能对外开放的相关档案材料，未经授权任何单位或个人不得擅自使用。
二、高校档案管理实现数字化、现代化进程中出现的弊端及解决方案
(一)高校档案无法实现数字化、现代化管理
随着多媒体技术、数据库技术、通讯技术、计算机技术、数字影像技术的高速发展，很多单位实现了文档资料数字化管理。但是高校档案管理远没有达到数字化管理的水平，目前就高校档案管理形式来看，通常是利用某种档案管理软件对档案文件材料进行录入、存储、排序等简单操作。
(二)高校档案实现数字化、现代化管理的方案
高校档案管理应该采取电子化方式，把各种载体形式的档案文件材料全部转化为数字信息形式，然后把结构化的档案信息存储到关系型档案数据库中，应用计算机等硬件设备进行管理；利用互联网进行链接，实现高校内部、外部档案信息资源共享。这样有效避免了纸质档案文件容易丢失的弊端，节省了大量的存储空间；由于建立了档案数据库，所以检索相关档案材料更加便捷，提高了高校档案管理工作效率。
三、高校档案管理进程中的安全问题及解决方案
(一)高校档案管理进程中的安全问题
目前高校档案材料的保存主要有纸质版本与电子版本两种方式，两者除了需要稳定、安全的档案管理环境外，对于电子版本的档案材料来说还面临着其它的安全问题，如电子数据在传递、接收过程中容易失真，电子数据极容易丢失，电子档案材料容易被窃取，互联网易被病毒攻击等安全问题。
(二)高校档案管理进程中安全问题的解决方案
高校档案管理进程中安全问题的解决方案主要包括以下四项内容：1.首先要有一个安全、稳定的档案保管环境，另外档案库房还要满足防潮、防强光、防盗、防高温、防火、防虫、防尘、防鼠等“八防”要求。2.电子档案传输中时常利用E-mail，其安全解决方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等几十种，它们可以在很大程度上保证E-mail传输内容的安全。3.建立安全的电子档案管理系统平台，利用专业的安全工具发现电子档案管理系统的漏洞，及时修补漏洞，解决安全隐患。4.高校档案管理者的计算机必须进行相关身份认证后才能使用，对于不能公开的档案信息必须通过授权才能获取，对需要传递的档案材料必须采用加密技术。
四、展望
档案管理者应顺应时展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，使人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠地保管。
【关键词】
电子文件；档案管理；新挑战
一、电子文件档案的特点及优越性
（一）打破场所限制，拓展服务领域。
电子文件档案可以通过网络快速地分享传递到任何地方，以前的档案开发利用工作，基本只是向本单位领导、同事提供档案资料信息，利用价值没有完全展现出来。而现在档案资料的开发利用，已拓展到其他单位、其他部门，通过电子文件的传输，方便快捷。我校每年开发利用档案400多人次，其中通过网络等借阅参考的档案文件资料占了三分之一，兄弟学校、相关部门都通过网络向我校借阅相关电子档案资料，为他们的创建、验收、评比等活动提供了很大的帮助，由此凸显了电子文件档案的重要性。
（二）开拓利用空间，推进资源共享。
在电子信息化环境下进行档案管理，所有的复制、打印、汇总以及统计和分类等工作都更加便利。当围绕一个专题对档案进行汇编时，电子文件比手工编辑更快速，加工更方便。近年来，我市教育事业发展迅速，档案内容不断丰富，因此利用需求也不断提高。全市教育系统档案员充分利用档案信息网站、QQ群、讨论组、邮件等先进的现代化网络信息形式，推进了档案信息资源共享，让全体档案工作者能及时查询了解档案文件信息和政策，进一步拓宽了档案公共服务的内涵。
（三）降低能源消耗，实现经济环保。
相比于传统纸质文件档案而言，电子文件档案对于能耗的消耗需求更低。例如，我校实行绩效工资改革，制订了《新区小学奖励性绩效工资考核分配方案》，其中包括教职工奖励条例、教学质量奖奖励办法、教师考勤与劳务补贴规定、笔记本电脑使用考核要求、教师学期综合考核办法等相关规定，长达20多页。方案的最后实施首先需要反复听取全体教职工的建议意见并不断修改，学校教职工有90多人，如果每人一份的话，需要大量的纸张，学校通过现代信息网络，传到了每个教职工的电脑里，然后通过电脑网络，听取大家合理的建议和意见，最后顺利完成了绩效工资改革方案的制订并加以实施。电子文件的利用，提高了工作效率，既节省了纸张，又减轻了文档人员的工作负担。
二、电子文件档案管理自身的难题
第一，电子档案在存储过程当中所用到的介质容易受到外部影响，从而造成数据信息丢失。例如磁带和光盘等，虽然他们可以在有限的物理空间内存储非常多的电子档案文件，但是这些文件却容易被覆盖、删除，甚至是发生缺损，可以导致数据丢失。第二，在当前的信息化技术条件下，电子文件档案的安全性还不能完全得到保障。由于一些主观或是客观的因素，都可能导致文件被窃取、销毁或是修改。第三，电子档案的储存和显示都需要一定的格式和软件。但是不同的电脑和使用的版本都会存在一定的差异，而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案，使得同一个电子档案在不同的使用终端无法共享，失去可读性。
三、提高电子文件档案管理水平的对策
（一）档案人员要转变思维方式更新观念适应时代的需要。
档案管理工作人员要树立起新的认识，要认清电子文件档案是档案管理工作的必然发展趋势，要建立起新的工作思路与工作模式，摆脱纸质档案管理工作下的种种思想束缚，顺应电子文件档案给档案管理工作带来的转变。
（二）档案人员要重视和加快电子文件管理的技术培养。
一是要重视吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们进行系统化的培训教育，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
（三）档案人员要加强对电子档案的集中统一管理。
电子文件档案的灵活度非常之高，可操控属性也非常之多，它们都对档案的管理有着极大的影响。在电子文件档案管理工作当中，为了确保电子文件档案的一致性、规范性，我们必须要合理控制电子文件档案的各种属性，或根据其属性对其进行科学的组织。例如，电子文件档案应当要根据格式来进行分类存储，与此同时又要具有时间顺序性，不能顾此失彼，这样才有利于查找和利用。还有就是应当要采用固定的文件格式来存储同一类别的档案信息，不能混乱处理，否则会给后期的档案管理与利用工作带来极大的难题。再一个就是要做好对相关硬件的维护工作，完善环境、网络与硬件条件，保障电子文件档案管理工作稳定开展。
（四）档案管理部门要规范电子文件管理和健全检查审核制度。
为了规范、有序、高效地推进电子文件档案管理工作，应当建立、健全专门的管理制度与审核制度，要在一定的规范之下进行各种管理操作。要从各个技术环节出发，提出规范要求，不能盲目地进行档案管理，否则就会使工作陷入混乱。同时要加强对电子文件档案管理工作的监督审核，从而真正确保电子档案文件管理规范化运行。
作者：俞志英 单位：江苏省常熟市虞山镇教卫文体办公室
【参考文献】
一、档案管理信息系统通用需求
结合实际调研结果及我国的相关规定、标准，对档案管理信息系统的概念进行描述，满足和帮助档案机构建立需求分析框架，其中总体业务需求描述了档案部门及相关人员对档案管理信息系统的总体或者说是高层次的目标及要求。在信息时代，随着现代管理技术的发展，档案部门建设档案管理信息系统的原因是因为档案部门的手工管理及利用方式已不适应现实状况，另外由于档案部门已经有档案管理信息系统多种原因不能满足现在的需求，必须加强档案管理信息系统建设。系统的目标一定要与本单位实际相结合，在办公自动化的前提下实现归档自动化，并带有一定前瞻性且性价比高的系统，以网络为基础的文档一体化，是档案价值体现之所在，形成电子档案的电子文件归档系统，实现更加便捷、完善的档案现代化利用，防止信息“孤岛”的出现。结合实际工作中遇到的实际功能需求，捕获与归档功能，电子文件管理系统应具备如下捕获功能：可以捕获来自于多种外部系统的文件，不同单位可以根据本单位实际选择外部系统的类型；必须能够捕获各种类型电子文件，捕获各种类型的子文件的能力是作为电子文件管理系统所必须具备，如：博客、压缩文件、多媒体文档。保持各组件间的有机联系，具有自动捕获电子文档及尽可能多的相关元数据的功能，确保各个组件结构上的完整，而且数据的完整性和准确性也得到提高；系统设计前要确定各种数据类型的获取方法，根据系统的配置规则和初始文号，可以批量捕获外部系统的文件，批量导入过程中，文件和元数据需要一并导入，并能及时修正导入过程中的错误，可以将原有文件转换格式后捕获，并保留格式间的联系，系统应该告知用户进行处理，档案管理信息系统必须具有预归档的功能。分类功能是档案管理信息系统的基础与核心，系统应确保设置分类方案不打乱电子文件形成时的有机联系，应该基于对机构职能和业务活动的分析；系统应允许授权用户的分类方案进行相关变动，系统应该允许授权用户对原分类方案进行相应操作；在分类方案的不同类目、案卷下允许存在相同的名称或编码，系统应该允许存在相同的名称或者编码。鉴定和处置功能，对档案的鉴定工作非常重要，系统可以设置电子档案的保管期限表，具有进行保管期限定义、修改、维护的能力。系统可以自动检索出过期档案，并加入待销毁列表，经过鉴定后发现其并无保存价值需要销毁；系统具有复审功能，档案管理员根据销毁审批单；系统必须具有转存与迁移的功能，需要我们及时更换软、硬件载体；销毁时要保证该电子文件的彻底销毁，必须确保已销毁的文件已经从系统中彻底清除，档案管理系统必须为转移或销毁的文件保留元数据存根。档案管理信息系统的控制功能，系统必须具备阻止非法操作行为的功能，使授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。系统必须具备审计跟踪功能，以保证文件的真实性和完整性；系统可通过审计跟踪功能记录用户的活动，如检查用户的行为是否存在滥用权限；系统管理员可自行确定用于审计跟踪的行为，应允许管理员选择并决定审计跟踪；系统应对系统内进行监视并形成审计跟踪报告，系统应具备访问控制功能，系统应具备安全类别的划分功能，系统应该支持一个访问控制机制配置选项，系统应允许系统管理员定义用户角色，维护权限管理；系统应能对重要文件进行特别的保护。查找与检索功能，其系统检索模块应遵守相关规则，系统应支持多途径的检索方式，系统可以选择支持网络化检索方式，系统应支持直观、灵活的检索结果及输出方式，允许同时进行查看、传输和打印等。系统报表设计和制作功能，系统应具备统计功能，如根据其实际业务需求自定义统计报表的格式；系统必须具备根据统计内容生成内容、形式丰富的统计报表功能。另外管理功能是系统应具备数据处理功能，系统应具备存储保管功能，系统应具备备份和恢复功能。
二、通用性能需求
它是档案管理信息系统在设计时必须考虑的，包括信息系统的准确性，即系统数据在传递过程中吻合程度；系统的及时性是指系统对用户的请求可以在很短的时间内就得到响应；档案管理信息系统应该具备稳定且灵活的体系结构，其功能设计也应当遵守相关规范的要求；系统的友好性，体现为以用户为中心，系统的先进性保持其最合理、最经济的先进性水平。
作者：王洪雁 单位：白山市职业技能中心
一、事业单位档案管理的现状
事业单位档案管理工作是事业单位管理工作必不可少的部分，档案管理工作做的好与坏直接影响事业单位的工作质量和工作效率。在现代事业单位的发展中，要想及时、全面掌握单位整体情况、分析单位运行情况必须从档案管理入手。随着信息化技术的发展，传统的档案管理模式越来越不能满足事业单位发展的需求，上级单位、本单位及有关部门的文件、通知、报表等大都以电子文件的形式进行传达，电子档案的收集、存储、管理、利用等都需要现代化的技术支持。再有，随着现代档案管理工作的不断发展，事业单位档案管理中存在的诸多问题，如对档案管理工作不够重视、档案管理人员专业素质不高、现代化管理方式应用不足、档案检索及利用率低等问题已严重制约了档案工作的发展，所以事业单位必须加快档案管理的创新与改革。
二、事业单位档案管理的创新途径
（一）根据事业单位档案管理现状及问题，确定档案管理的工作方向。
针对档案管理工作中存在的诸多问题，如对档案管理工作不够重视、档案管理人员专业素质不高、现代化管理方式应用不足等，单位领导高度重视，对档案管理现状及问题进行了具体的调研与分析，认识到电子档案替代纸质档案是档案发展的必然趋势，树立起档案数字化意识。在数字化档案意识下，变革档案管理模式，因为随着信息化技术的发展，计算机应用于档案管理将逐渐普及，大量电子文件的出现，势必对电子信息技术管理提出更高的要求。为此首先把档案工作列入议事日程，与其他各项工作并重，从财力、物力、人力上给予支持。日常工作中，领导经常听取档案工作汇报，及时解决档案工作中存在的问题。安排工作时要求档案工作人员参与，同时要求各相关部门及时跟进，积极配合档案工作。高度重视档案人员的任用，2014年选派德才兼备、文化程度高的2名大学生充实到档案管理人员队伍中，专门负责数字化信息档案的管理。
（二）利用信息化技术创新档案管理服务手段，提高档案利用率。
传统的档案管理严重影响了档案管理工作的质量，已经不能适应现代化发展的需要。为提高档案工作的利用率和档案管理工作的质量，我们在档案管理中创新服务手段，与现代社会信息化接轨，利用网络技术实现档案的信息化管理，通过网络管理、检索和使用信息，建立档案管理网络平台，服务大众，提高档案管理的服务水平。同时，建立和完善了内部办公平台，细化档案管理环节，统一电子文件格式，明确电子文件处理、归档管理流程，文件的收发、传阅、借阅等都清晰可查，提高了单位工作效率和档案管理的科学性。2012年利用室藏档案编纂完成1818千字的《平山县志》（1992-2010）于2012年10月正式出版发行；2009-2015年，完成《平山年鉴》2008卷、2009卷、2010-2012卷、2013-2014卷，即总第六、七、八、九卷的编纂。
（三）强化培训事业单位档案管理人员，创新培训机制，提高档案管理能力。
档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。这是档案管理创新途径中的重要环节，同时也是适应档案信息化发展的必然选择。针对档案管理工作人员大多数并没有掌握专业化的信息技术的实际情况，单位领导高度重视档案管理人员的素质特别是计算机素质的提高，根据档案管理工作的现状以及档案管理工作的时间问题，采用了以网络培训为主，同时辅于实体培训的灵活培训方式。首先从思想、工作、生活等各方面关心档案管理人员，鼓励和支持档案人员利用网络加强计算机和英语学习。轮流把档案管理人员派往上级档案管理部门，参加档案管理专业知识培训和各项活动，聘请专业人士传授数字化档案管理经验，普及计算机存储、数字加工、网络技术等信息化知识。档案管理人员还经常参与兄弟部门单位的档案评审及联查工作，不断指导下级及各企事业单位的档案管理，在实际工作中提高了安全防范意识，加强了对登录帐号的保护，开始熟练使用杀毒软件等。数字档案工作管理水平和管理能力有了提高，避免了过去因为不懂电脑而出现的一个简单的操作失误就导致整个信息系统崩溃情况的发生。
（四）加强信息资源开发，实现档案资源共享，提高事业单位档案管理服务能力。
随着当今互联网的迅速发展，个人、企事业、行业乃至国家、世界对信息的需求量越来越大，通过单方面的渠道获取档案资料已经不能满足现实需要，这就要求实现档案资料的来源多元化、丰富化，档案管理实现多方位一体管理，丰富档案数据库，满足不同用户需求，实现资源共享，不再受时间和距离的限制，提高档案管理工作的效率及工作质量。同时，可以通过在事业单位间建立联合目录的方式以满足各事业单位的需求，通过网络实现各单位之间信息的互通，充分了解档案资源的存贮情况，以便更好地利用档案资源，提高档案管理服务能力。
（五）创新保密制度，做好档案保密工作，确保事业单位档案管理工作顺利开展。
由于档案管理工作在某些方面是具有保密性的，所以做好档案管理创新工作，首要解决的问题便是利用数字化、信息化的档案管理实现其本身的保密职能。现代化档案管理工作已经全面进入了数字信息化时代，网络中存在的不安全因素如木马、病毒等会严重威胁到电子档案的安全。事业单位必须跟随档案管理工作的变化建立相应的安全保密机制。我们通过培训学习，提高工作人员的计算机操作能力，加强安全意识，防止信息拷贝传输过程中数据泄露等安全漏洞，在实际工作中还采取了一系列措施，如设置访问权限，及时查杀病毒，将归档电子文件改为只读文件以保护文件的原始状态，明确电子档案系统管理人员，由专人负责等来降低和减少风险。
三、建立事业单位档案管理创新方案评测体系，保障档案管理工作有效开展。
事业单位档案管理创新势在必行，但是选择恰当的创新途径才能起到事半功倍的效果，才能切切实实地促进档案管理工作的持续有效开展，才能提高事业单位的档案管理能力。因此，为了避免不合理的创新方案以及不合理的创新内容对档案管理工作的开展产生不良的影响，我们需要对档案管理工作的创新途径、创新内容等进行评测分析，建立事业单位档案管理创新方案评测体系，以确保创新途径及创新内容的科学性及适用性。同时，为了确保档案管理及使用目标的实现，保障评测体系的建立，还需要各事业单位组织与档案相关的档案管理人员、档案使用人员、单位精英管理人员的参与，保障评测体系能够对创新方案进行全面而有效的评测。另外，为激发事业单位基层档案管理人员创新的主动性，还应建立创新奖励机制，以奖励刺激事业单位档案管理的创新，基层档案管理人员的参与，会使创新方案及创新内容更加贴合实际，保证档案管理工作顺利进行。
结语
关键词：医院门诊 档案管理 网络技术
随着我国现代化建设的不断加快，人民生活水平不断提高，各项社会服务设施不断健全，医疗行业的发展逐渐成为社会关注的热点。我国医疗困难的问题相对严重，如医务人员分配不均衡，医疗资源配置不平衡问题突出，医疗水平和服务水平参差不齐等。随着经济的发展，社会流动人口增多，各地区外来人口迅速增加，这又给医疗行业发展提出了新的挑战。门诊病历档案可以作为医疗方案制定的重要依据，建立完善的门诊档案体系有利于节省医疗资源，提高医疗效率，推动医疗水平和服务水平的提高。现有的门诊档案流动性差、记录保存困难，这造成了在医疗过程中，就医患者和医疗机构都难以提供完整病历信息的问题，患者往往需要重新进行全面检查，造成医疗成本的增加和医疗资源的浪费；医生也难以及时发现患者健康隐患和其他健康问题，从而造成医疗方案的不够科学。
一、网络环境下医院门诊档案的重要作用和建立可行性
（一）建立医院门诊电子档案是社会发展的需求
建立网络环境下的医院门诊档案是现代社会发展的必然需求。随着我国经济建设的不断发展，社会人口的分布发生了巨大改变：一是农村人口大量进入城市，城市内外来人口增加；二是就业岗位多样化，流动办公人员、因公外出人员迅速增加；三是交通条件的改善和人们消费观念、健康意识的转变，使外地旅游、远地度假现象普遍，人口流动性在全国范围内进一步扩大。而我国医疗业发展并不完善，医疗资源的分布并不均衡：首都、省会、沿海城市等经济政治较发达地区医疗资源相对集中，边远地区、农村郊县等经济发展较慢、各项制度不完善的地区医疗资源较为欠缺；同时疾病发生具有偶然性和随机性，人口流动性的扩大，给医疗资源的配置提出了更高的要求；另外，各地区不平衡的医疗配置、差距明显的医疗水平，也逐渐引起了整个社会的关注。门诊病历作为医疗方案制定和实施的重要依据，建立统一、完善的门诊病历档案系统对提高医疗效率、应对流动人口医疗困难等具有重要意义。
（二）建立医院门诊电子档案能够了解疾病变化和用药历史
将网络技术应用于医院门诊档案的建立和管理，对应对流动人口中患者的就医、治疗具有重要意义。现有的门诊病历系统相对封闭，患者异地就医或更换医疗单位时，很难提供准确完整的就诊资料；手写式的病历资料可能因书写习惯的差异造成医务人员识别困难。而医务人员对患者信息掌握不全面，将造成医疗方案制定的困难。网络环境下门诊病历可以不受地域和就医单位的限制，准确快速地提供患者疾病变化和用药历史，节约患者诊断时间和医疗成本。建立网络门诊档案，可以进一步提高医疗效率，节约医疗资源，最大限度减少医疗过程中人为因素造成的医疗事故。并且，建立网络环境下的门诊档案管理体系，不仅是降低医疗压力的重要手段，同时也能够提高整体的医疗效率，加强各地区医疗单位的联系，促进医疗水平的整体提高。
（三）建立医院门诊电子档案能够掌握疾病动态
网络环境下建立统一的门诊档案，为各类疾病信息的汇总提供了更为便利的条件。医院能够通过门诊电子档案及时掌握门诊疾病动态、了解疾病发生情况，这对疾病预警信息的提供具有重要意义。传统医院门诊档案查询过程较为困难，信息汇总速度慢，各项信息的掌握、预警信息的都存在滞后现象。而网络电子档案为信息查询提供便利，对各类疾病的爆况一目了然，为医院制定医疗方案、实行整体控制提供了信息基础。另外，建立电子档案可以为医院了解疾病暴况、医疗方案选择、药品使用和医疗器具消耗情况提供更便捷的途径。
由于各地区医疗水平发展的不平衡，疾病治疗情况的复杂多变，有时患者疾病的治疗需要更换医疗单位，需要两个甚至多个医疗单位的配合和协作。传统的门诊记录在转移过程中可能会造成资料缺失，这对医疗方案的制定将造成困难，甚至耽误患者的治疗。网络环境下门诊病历档案信息能够完整保存，医务人员的交流也更加方便，这为多个医疗单位展开协作医疗提供条件。另外，实现信息资源的共享，对疾病信息远程沟通、异地会诊和医疗技术指导提供了便利条件，对改善偏远地区医疗水平，提高专业技能水平具有重要作用。对于患者来说，实现门诊病历资料的共享可以大幅度降低医疗成本，节省诊疗时间，减轻经济负担，在一定程度上缓和医患关系。
二、网络环境下医院门诊档案管理应注意的问题
（一）保证患者病历信息的唯一性
医院门诊病历资料应与患者的个人身份信息一一匹配，病历信息应具有唯一性和专用性。这就要求在档案管理过程中，门诊电子档案系统要解决不同医疗单位和地区诊所中出现的重复记录和同名误用问题。另外，对个人信息识别卡的损坏、丢失、伪造、盗用情况的应对和解决也是保证个人病历信息准确、唯一的重要因素。
（二）防止病例内容被篡改
患者在进行治疗之前，特征资料更为客观真实，病历记录的借鉴性和可信性更强，医务人员在此时对疾病信息汇总尤为重要。医务人员不能根据治疗结果和治疗手段，修改和删除已有的病历资料，人为地对病历信息进行篡改而造成信息失真。另外，设置严谨的病历信息录入和保护制度，对保证患者门诊病历原始资料信息的准确可靠有重要作用。
（三）隐秘信息的保护
网络信息技术从产生时就伴随而来的信息保护问题，也是医院门诊病历信息电子档案的建立和管理面临的重要问题。互联网技术为信息传递、知识普及、资源共享提供了极大的便利，但同时也为隐秘信息保护、信息妥善保存造成了极大困扰。间谍软件、木马程序等电子病毒的出现也为网络安全管理敲响警钟。医疗信息对患者的健康恢复、疾病治疗，甚至生命安全具有重要意义，个人隐秘医疗信息的泄露可能造成严重的后果。所以在网络环境下建立门诊病历信息档案，不仅需要对相关软件进行及时升级和维护，而且在信息交流过程中也要时刻注意信息安全问题。
（四）特殊病患群体的档案管理
特殊病患群体主要包括智力障碍、精神障碍、语言障碍、休克或昏迷、无民事行为能力人等特殊人群。医疗过程殊群体患者存在识别困难，或无法直接准确地识别身份的问题。在档案建立过程中可以借鉴和使用更广泛的个人信息识别技术，如DNA验证、指纹验证、眼角膜验证等。档案录入和整理过程需要专业人员对相关内容进行耐心询问和认真核实，确保病历信息的真实性和可靠性。
（五）资料存储和维护制度
医院网络门诊病历档案管理系统建立之后，如何对资料进行妥善保存和定期维护也是现阶段档案管理面对的重要问题。医务人员尤其是门诊病历资料录入人员，要熟悉电脑操作，具备基本的网络技术应用能力。建立信息录入和档案存储的统一格式，是实现不同医疗机构间信息交流的基本条件。患者门诊病历档案有很大部分需要长期保存，随着患者档案的逐渐增多，信息存储和维护也是档案管理的重要内容。
三、建立网络环境下医院门诊档案管理的实际意义
（一）网络技术在门诊病历档案管理中的应用效果
当前，我国普通的市级医院每年门诊部接待人数高达80万人次，咨询人数约100万人次，门诊部接待处和问诊台工作繁重，员工工作压力极大。随着电子档案的建立，医院通过开启自助查询、机器挂号等服务，帮助患者更快进行会诊，这大大降低了门诊部门的工作压力，提高了患者的就诊速度。电子档案的建立，促进了整个医院就诊环节的非纸质化办公，从诊断到制定医疗方案、开具处方、进行治疗，逐渐实现电子化办公。这对形成完整的患者资料，对个人病历的整理、保存和借鉴使用都有重要意义。另外，通过对病历资料进行整理，相关人员可以对医院用药、医疗设备使用情况进行初步分析。应用网络技术对门诊档案进行整理和保存，能够有效提高信息查询速度，实现不同地区不同医疗机构患者信息的及时有效交流，便于医院对疾病信息进行掌握和汇总。
（二）新型档案管理系统对医院建设的重要作用
新型医院门诊档案管理系统的建立，能够有效缓解门诊部门工作压力，帮助医院提高整体服务水平。新型档案管理系统建立后，资料收集和调查更加方便，这为大量患者信息的横向、纵向比对提供了可能，从而便于疾病发展阶段的观察和研究；患者间个体差异更加明显，诊断更加方便，同时为多方会诊提供交流平台。新型档案管理系统的建立能够加强不同地区医疗机构的联系和交流，能够有效推动医院医疗水平的提高。另外，新型门诊档案管理系统还能够为患者诊疗记录查询提供便捷条件，一旦有医疗事故发生，档案信息也可以为责任判定提供资料依据。并且，通过原始图像资料存储和查询，便于对疾病个案情况进行资料收集和汇总。另外，通过网络，还能实现各类档案的交流，进行医疗知识培训、多方会诊、远程医疗协助等医疗活动，这便于国家整体医疗水平的提高。
参考文献：
[1] 谢娟，薛满全.以电子病历系统为核心的门诊信息化建设实践[J].现代医院管理，2013（2）.
[2] 邹慧.浅谈电子病历与医院信息化建设[J].数字技术与应用，2011（11）.
2011年度
中国档案信息化标杆企业奖
中国档案信息化最佳解决方案奖
光典数字档案馆整体解决方案在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则下，立足先进信息技术和全新发展思路，逐步建立档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系和政府、企业、事业、社区、家庭等档案管理模式，构建基于各种网络平台上并覆盖一定区域的超大规模档案信息资源共享总库。
上海中信信息发展股份有限公司（以下简称“中信”）光典数字档案馆整体解决方案是在档办【2010】116号《数字档案馆建设指南》的指导下，在对公司数字档案馆建设成功经验总结提炼的基础上，参考国际通行的开放档案信息系统（OAIS）模型，面向区域性综合档案馆信息化建设的整体解决方案。它在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则下，立足先进信息技术和全新发展思路，逐步建立档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系和政府、企业、事业、社区、家庭等档案管理模式，构建基于各种网络平台上并覆盖一定区域的超大规模档案信息资源共享总库。
该解决方案的优势和特点为：一、符合档办【2010】116号《数字档案馆建设指南》要求；二、遵循开放档案信息系统OAIS参考模型；三、充分体现国家档案局关于数字档案馆“五大职能”的定义；四、引入国内外数字档案馆最新研究成果，贯彻电子文件连续体理论；五、在国内首次提出数字档案馆“六大体系”建设，兼顾软、硬环境；六、针对电子文件的“三性保证”提出可行的解决方案；七、“五位一体”、“四网并进”、“十大应用”确保数字档案馆建设取得实效；八、“利用驱动”的理念推动档案部门从被动保管走向主动服务。
上海市档案局馆“城市数字记忆工程”项目是上海市档案事业发展“十一五”规划中的一个子项目，拟通过纵贯档案专业条线、横跨部门与行业的电子公文和电子档案的数据资源整合，以及各类专业的电子文件与档案管理的应用系统整合，为全市电子政务的开展提供一个优质平台，安全、可靠、永久地解决电子文件、电子档案以及各政府部门、各市级机关在电子政务中产生的电子信息的归宿问题。该项目建设周期长、建设难度大，极具代表性和挑战性，公司作为上海市档案局信息化建设的长期合作伙伴，全程参与了该项目的建设。目前部分子项目（馆藏资源管理系统、上海市电子公文归档管理通用软件、两馆信息系统整合及双链路建设、信息系统分级保护项目等）已相继完成。
天津市电子文件中心暨数字档案馆建设项目是天津市档案局贯彻落实“十一五”规划的重要举措。2009年初，公司承接该项目，目前完成了项目各应用子系统的开发工作，并经过系统测试、修改完善和试运行阶段，于2010年10月通过专家验收，系统运行情况和相关技术成果得到高度认可。
关键词：电子信息；档案管理；风险；有效控制；方法
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为单位办公带来了巨大的变革，使办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致数据被盗，所以，我们在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免电子信息档案风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1、积极引进最新技术。
计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2、制定一些制度。
为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我们要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3、及时消除风险。
为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，我们尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4、及时进行预防和保护。
为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解电子信息档案风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，很多单位开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，我们都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散电子信息档案风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给我们档案管理造成损失，那么那些使用电子信息n案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估电子信息档案风险的措施
企业电子文件的组织结构
1.电子文件的管理已成为衡量各企业信息管理水平的标志，而在档案部门现代化建设中存在的异质平台、异质环境、异质数据库的统一访问、统一存取等问题是急需研究和解决的问题。应该看到，信息技术为企业构筑了技术创新的神经系统，数字档案和电子文件新载体材质的变化，已引发了现代档案和传统档案管理的深刻变革。信息技术下的电子文件管理，无论是本质上还是形式上都要发生程度不同的改变。现代企业的组织变化已朝着以信息为基础，结构扁平化，管理层次少的模式转变。所以，企业电子文件的组织管理相应可分为归档管理和保管利用两层。
归档管理层实现的基本要求和主要标志是：建立了确保电子文件随时归档的运行机制及技术措施；建立了严密的归档电子文件原始性、完整性检验技术；建立了电子文件归档组织实施环境、处理技术；创建入库档案的原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。
保管利用层实现的基本要求和主要标志是：建立了一套电子档案数据原始性、完整性检验报告，即《电子文件生命周期表》；建立了接收档案原始性、完整性的验收技术；建立了严密的档案数据迁移、入库控制技术；建立新接收档案原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。
2.在目前实践中，电子文件归档有两种倾向方案：一是由企业计算机管理部门来管，二是由档案部门来管。两者都有优势也都存在缺陷；一般计算机管理部门是控制着单位的网络服务器或多终端系统的主机及单位数字设备的管理，有利于对归档电子文件进行登录、转储、共享等技术处理。同时计算机管理部门都配有专业的计算机人员，有利于解决计算机应用中复杂的技术问题，有更多的机会接触、跟踪、应用计算机的最新技术。当然，归档电子文件管理有着复杂的技术问题，但同时也存在着方法问题和档案的集中统一管理原则，这正是计算机管理部门缺少的专业知识。所以一种互补型的管理模式成为最佳方案――信息中心下的两个部门。
3.电子文件的组织是以信息的流向为基础的，要实现电子文件流向过程的控制与管理，贯穿其整个生命周期，包括形成、使用、归档、利用各个阶段。因其涉及的部门、岗位、人员及种类多，控制会有一定的难度。所以，在一单位和企业必须编制一个规定，来正确全面地进行划定电子文件格式和内容，也是当前确保本单位归档电子文件完整齐全的关键。电子文件的收集工作体系，要求采用文档一体化管理方式，只有这样才可以保证电子文件的内容。档案部门应根据电子文件的生命周期的不同而采取必要的技术、规范标程及保护措施。现代信息技术的发展已实现了对扫描、光盘刻录、模拟数字合成、模拟影像与数字影像的双向转换技术。
4.电子文件与纸质文件的双轨制管理。企业电子文件的双轨制管理，使IT技术的发展没有形成相对稳定的过渡时期。电子文件至少在以下三个方面是未知的：一是电子文件载体的保管寿命；二是电子文件格式的通用性还没有定论；三是对软硬件环境的依赖性。
电子文件的管理方式及技术支撑
虽然电子文件从根本上改变了企业内、企业间及企业与市场之间的沟通方式，但电子文件管理的基本原理、职能任务与责任并没有改变。
电子文件的管理应与企业信息化发展同步。整个企业信息化的进程中，很少有档案部门参与企业信息化工作，至于电子文件管理工作被动，这就要求档案部门要利用自身在企业信息化建设中的重要作用，充分认识自己的优势和实力，去争取自己应有的地位，发挥行业专家优势，积极为企业有关标准规范制定及相关软、硬件的配备选择出谋划策。在企业信息化总体建设中，应推广在档案部门设立现代化技术室，参与企业网络建设和大型的数据库选购，做好咨询服务和促进工作。
研究分析本单位计算机应用的现状，由档案部门会同计算机中心和各业务部门，按照本单位计算机应用的范围，具体确定各部门电子文件的归档类目，凡目前尚未应用计算机管理的信息，暂不列入归档类目。随着本单位计算机应用的不断扩展，对该归档类目逐步修订和补充，直至较为完善。
建立电子文件的“无卷”归档组织实施环境、处理技术。制定一个科学合理及符合我国企业实际情况的统一的电子文件管理及电子文件归档的管理标准，是目前企业全面实施电子文件管理及电子文件归档的首要问题。例如，档案管理位于办公自动化管理系统中的一个支系统，和本单位办公自动化系统处于相同的工作平台及软件环境时，如何符合文档一体化要求。
加强对电子文件的前端控制。对电子文件的形成流转、处置加强监控，确保电子文件信息的完整性、真实性，为发挥数字档案库作为企业信息数据资源库的作用打下基础，档案部门必须由过去被动接收、保管各部门的各类电子文件，为实施参与、控制、监督电子文件的诞生、流转和移交。
档案管理软件要适应企业的办公自动化建设。目前，各用户单位办公自动化的水平不同，对档案管理软件的要求则不一样。过去，有的系统只是把档案管理作为一个单一的模块“嵌入”办公系统中，仅适用于档案室的工作，没有真正融入到办公自动化系统中，实现文档一体化的管理；有的系统在编制档案管理的模块时，没有充分考虑到档案管理在无纸办公的环境下如何开展，因此使用的是传统的纸质档案的方法。档案管理软件如何与不同的办公系统连接，这是一个复杂的问题，也是档案管理软件所必须面对的问题。随着电子文件的大量形成，档案管理软件如何管理电子档案将是迫在眉睫的问题，也是档案管理软件如何使档案工作贯穿于整个办公系统中的问题，这也使传统的档案工作理念发生变化。
关键词 基层体育教学 教学档案 信息化建设
中图分类号：G271 文献标识码：A
体育教学档案信息化建设是新时期学校档案部门的一项基础性业务工作，是学校档案工作迈向现代化的必由之路。但是一些基层体育教学档案信息化建设滞后于其他学科或业务档案工作，与办公自动化不能同步和协调发展。档案人员要如何推进档案信息化建设，显得无从下手。本文结合工作实际，介绍基层教育部门体育教学档案信息化建设的实施方法。
1制定体育教学档案信息化建设方案
根据实际情况，基层教育部门应建立一个全面的、系统的、有效的、适合体育教学档案信息化建设方案。方案是以档案信息资源开发利用为核心，加快推进体育教学档案资源数字化、信息管理规范化、信息服务网络化的进程，从而提高体育教学档案工作效率，拓宽体育教学档案工作服务领域，全面提升体育教学档案管理的整体水平。建设方案要阐述体育教学档案信息化的意义和当前的行业背景，确立信息化建设的指导思想、基本原则和发展目标，分析本部门或下属学校体育档案工作的实际情况，改善的主要措施和条件保障等。通过本方案的具体实施，争取教育部门相关领导的支持和单位全体教职工的配合，提高体育教学档案信息化建设的可行性和实效性。
2推进体育教学档案信息化建设的工作流程
2.1购置档案网络管理系统
档案网络管理系统是面向整个单位，利用先进的计算机技术、网络技术与数据管理技术，实现单位内部档案管理工作的系统化、快捷化，为各部门能够全面、准确、及时地收集和利用档案信息提供强力的技术支持。考虑到人员和技术等方面的因素，基层教育部门最好借助外力，直接购买成熟的网络版档案管理系统，再根据本部门或下属学校实际情况，推进体育教学档案管理系统与单位内部其他学科管理系统对接与整合，实现体育教学档案信息数据的收集、交换、归档、管理和利用，为体育教学档案信息化建设打好基础。
2.2目录数据库建设
加快体育教学档案目录数据库建设。完成室藏体育教学档案文件级、案卷级目录的录入，全部档案门类100%建立电子目录。同时，制定体育教学电子文件收集、整理、归档、存储应用的业务流程，实施部门立卷信息化管理，最终实现全部室藏档案目录计算机检索和管理。
2.3全文数据库建设
加强对单位体育教学电子文件收集、鉴定、著录、归档工作的监督指导，各部门兼职档案员在移交整理年度档案文件资料时，须同步移交纸质文件和电子文件，实行电子文件和纸质文件“双套制”归档。对以往纸质档案则进行数字化扫描，照片、录音录像档案进行数字化转化，建立相关的全文数据库。
2.4备份管理
档案部门定期对目录数据库、全文数据库进行备份管理，确保电子文档的真实性、完整性、安全性和可识别性。如果有条件，可多套备份，实现异地备份，实现档案的安全保存。
2.5体育教学档案利用与宣传
在体育教学档案目录数据库和全文数据库建设取得阶段成效后，可深化档案管理软件系统的二次开发和利用，开展网上体育教学档案检索利用服务工作，实现体育教学档案信息资源共享。同时，依托单位网络制定档案工作专栏，使之成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，多渠道发挥体育教学档案信息资源的服务作用。
3体育教学档案信息化建设的保障措施
3.1经费保障
档案部门要争取领导的支持，将体育教学档案信息化建设所需经费纳入单位预算，边投入，边建设，从部分信息化到全部信息化。购置与信息化建设相配套的服务器、计算机、扫描仪、光盘刻录机等基础设备；保证体育教学档案信息化专业知识培训经费。
3.2制度保障
严格执行标准规范，依照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定具体的操作办法和措施，规范和指导学校体育教学档案信息化建设的运行、管理和维护工作；保障学校体育教学档案信息化建设规范化、标准化和制度化；加强对体育教学电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效。
3.3业务培训保障
加强档案信息化业务培训，特别是电子文件归档、档案数字化加工等技术内容的培训。专兼职档案员要转变传统档案实体管理的观念，积极参加档案信息化专业知识的培训，加强和其他单位的交流和学习。
4结语
体育教学档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作任务，需要教育部门相关领导的支持和各方面保障，全体相关人员的积极参与和配合。当然，基层体育教学档案部门也要克服困难，根据实际情况，制定切实可行的方案和对策，做到总体规划、分步实施、注重实效，使体育教学档案信息化与档案事业大发展相协调，适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献
[1] 朱俊民.体育课程考核背景下的体育档案信息化建设[J].当代体育科技，2014，32（4）：39-40.
【关键词】电子信息技术；电力企业；档案管理
当前，随着科学技术的不断发展，电子信息技术也已普及到千家万户，并广泛应用于不同行业及领域，因而档案管理行业也在其中，因正因为如此，将电子信息技术与档案管理相结合，不断优化档案管理，是当前广大企业在激烈的竞争当中立于不败之地的重要条件之一。本文将从电力企业入手，探讨电子信息技术在其中的具体应用，旨在不断加强档案管理信息化，切实提高档案管理水平。
一、电子信息技术在档案管理当中的重要性分析
随着信息技术的不断革新，对档案实行信息化的管理已然日益成为企业信息化经营当中的一个部分之一。近几年，我国对于信息产业的具体发展情况相当关注，并针对当前实际，提出了一项重要战略即以信息化手段带动工业发展。
长久以来，由于电力企业本身情况以及科学技术水平的限制，我国广大电力企业并在自身档案管理的过程当即中并没有进行彻底的电子信息技术革新。然而，随着信息化体系的不断加强，对于社会与企业发展而言，档案所起功能越发强大，因此，广大企业必须加强对信息化档案管理模式的重视力度。笔者认为，电子信息技术作为无纸化办公的一种，在当前企业管理当中引入信息化，不但能够达到提高工作效率的目的，还可以实现信息即时共享，提高了办公速度。除此之外，信息化企业档案管理的引入，可以将信息技术的严密逻辑性与快速运算性有机结合，在提高资料输出效率的同时也可实现数据排列，有效降低了传统管理模式的时间性。
二、电子信息技术在电力企业自身的档案管理工作当中的应用阐述
电力企业作为企业的一部分，电子信息技术在其中的运用大体于其它企业相一致，具体表现为以下几点：
首先，从具体应用层面来看。为了提高档案管理的工作质量与效率，可在电子企业管理体系当中引入信息化的管理模式，目前，其主要运用表现为以下几个方面：第一，企业档案目录复制、检索与存储；第二，内容的检索与存储；第三，文件的汇总、统计经及编目；第四，关键词自动索引；第五，文书管理以及立卷；第六，信息数据备份；第七，工作情况的具体统计及分析；第八，数据传统以及系统维护；第九，相关文件打印等等。
其次，从信息管理系统的具体构建层面上来看。我们知道，档案数据管理系统其实则是一种先进的管理体系，集多种现代化新型技术于一身。因此，在构建系统的环节当中，可引入信息技术，比如建立数据库后台可引入SQLServer2003等。档案信息化的先进管理系统大多都是许多模块构成，在许多模块的设计之初，其也不能脱离信息技术，在运行的过程当中，其还能够借助信息技术进而达到自身功能，此外，还可借助当前信息技术，通过互联网手段，将不同模式连接到一起，进而达到完整系统的构建，以便为信息化的档案管理提供更为科学与完善的技术支撑。
最后，从档案信息恢复及备份当中来看。任何事物是不完善的，电子档案也不例外，其最为明显的不足就是容易丢失或者损坏，此种情形一旦产生，那么后果将非常严重。因此，对电子档案必须采取备份形式，在这个过程当中，信息技术功能可以将其实现。一般来讲，科学完整的数据恢复及备份方案包含了许多因素，比如硬件、恢复计划与软件等等。如需对管理系统采取备份，则必要因素为系统软件、驱动程序、应用软件等。当前，我国在备份硬件方面的选择大体有硬盘、光盘等几种。在这几种存储性文件当中，属硬盘成本最高，但相应其储存量也最大；而就光盘来讲，虽其成本较低，然而容量及访问次数等都不尽完善，在对档案进行数据备份的过程当中，如若信息量大且要保存较长时间，那么就整体而言，其可靠性及安全性就有待商榷。随着科学技术的发展，人们一直试图找寻容量及价格方面的平衡性，在这方面也取得了较大进步，当前，许多大容量的存储产品也然出现。
三、从电力企业的角度来剖析提高档案信息管理的具体方略
就电力企业而言，由于其起步稍晚，笔者认为，要想尽量提高电子信息技术在其档案管理当中的应用力度，必须做好以下几点：
第一，加强对档案信息工作的使用及开发力度。对于电力企业信息化管理而言，不仅只是开发新的内容与技术，同时也包含了在管理过程当中所遗留的各类知识及经验，由于这些技术的遗留可为相关研发者提供一定的指引及借鉴，因而从很大程度上来讲，可以引发新的创新思路。再者，从研发层面上来讲，光盘以及计算机技术等因素都要加大力度将其与档案信息管理技术开发相结合，在对其它信息技术进行借鉴的同时，还在确保相关的开发技术持有充分的先进性。
第二，电力企业在加强对档案管理的投资力度。对于任何一种管理方案，资金支持都是必不可少的，信息化建设作为一项极具现代性及科学性的新技术更是如此，如果缺乏资金的供给，不仅会对信息开发构成不利影响，同时也会严重阻碍后期的档案管理工作。除此之外，还要加大力度不断吸引优秀人才参与，这也需要强大的资金作后盾。
四、结语
在市场竞争的体制之下，我国电力企业面对的挑战也是前所未有的，为了切实提高企业经济效益，先进管理之法的引入势在必行。而基于信息背景这个条件之下，对电力企业档案管理实现信息化的模式，不但可以有效提高工作质量与效率，而且也还能提高档案信息的利用率，因此，强化电力企业的信息化档案管理体系，是当前广大电力企业的大势所趋与必经之路。
参考文献
[1] 章剑军，胡祥培.电力企业数字档案系统选型评价方法研究——以华能大连电厂为例[J].科技和产业，2013年06期.
【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：电子信息档案管理的风险控制方法如下：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1)：36～37
[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4)：28～29
在无纸化办公（又被称为协同办公系统）环境下，电子档案管理方式具有诸多优点。除了传统档案管理的基本功能以外，以e-office软件为例，可以看出还存在着以下几项特点：具备优秀的可规划、可扩展和可维护性；强大的文件处理能力；安全性要高度可靠；科学的解决方案与快速；功能强大的用户自定义架构；文件修改痕迹保留功能；支持移动、异地办公。在功能方面，其具有以下几项功能：文件管理；发文管理；收文管理；文件督办；文件统计；文件归档；流程管理；文档管理；沟通平台和综合事务等。所有功能均能够覆盖企业管理应用各方面，提供方便灵活的工作流套件，适合在知识化、智能化管理的趋势下，为企业提供跨平台、移动应用、信息整合等诸方面的信息支持。
二、电子档案管理与传统档案管理的区别
（一）归档管理的区别。
与传统档案管理相比，电子档案管理的差异在于归档方式和归档时间的不同。电子文件的归档方式为逻辑归档和物理归档。逻辑归档可以保证电子文件的完整性，还可以使电子文件方便检索。物理归档指将电子文件备份放在档案管理的库房内，防止计算机发生问题而导致文件丢失。传统纸质文件的归档时间为文件形成后的第二年上半年进行归档，或者是在项目结束后立刻归档。而电子文件的归档时间则为定期归档和分实归档，其原因在于电子档案管理的快速性和便捷性。
（二）保管方式的区别。
由于电子文件受到计算机技术的不安全因素影响，因此难以进行长期保存，但是其具有操作简单和存储所需空间较小的优点。但是，如果缺乏硬件和软件，则难以对电子档案进行修改和读取，这对其管理存在一定的影响。在纸质档案方面，需要对其进行防霉防蛀保存，必要时进行修补和微缩等处理。总体来讲，传统档案和电子档案的保管方式各有优缺点。
（三）利用方式区别。
在传统纸质档案查阅方面，查阅纸质档案需要审查相关的借阅手续，可以为客户提供档案原件、复印件和档案信息加工产品。所有的档案都是可以通过人体直接识别的。而电子档案则可以通过检索等方式，直接查阅，简单快捷。用户只需要得到一定的权限，通过账号和密码登入计算机平台。电子档案可以做到跨时间和跨区域，任何时间和地点，用户都可以登入计算机客户端进行档案阅读或者档案下载。
三、电子档案管理过程中存在的问题
（一）管理人员的计算机意识不够。
部分档案管理人员的计算机档案管理意识不够。在电子档案创立阶段，档案可能只是以一个草稿的形式存在，而没有受到应有的重视。在后续过程中，对电子档案保管不当，不为电子档案提供一个合适的保管地点并配备相应的保管人员，任电子档案自生自灭。
（二）电子档案的法律效应尚不完善。
纸质档案的法律效力是社会公认的的，尤其强调档案原件才具有法律效应。而对于电子文件，由于缺少固定的载体，因此制定相应的法律条文对其进行控制则较为困难，电子文件的法律地位始终难以达到认可。如果电子档案一直无法得到应有的法律地位，则电子档案无法具有真正的“档案”资格，发挥档案的作用。
四、电子档案管理过程中问题的对策
（一）聘用具有计算机意识的档案管理人员。
实现档案信息化管理，必须要聘用拥有相应技能的工作人员，工作人员应该具有较高的知识层次和先进的技术水平，尤其需要有较强的学习能力。当今社会进步速度很快，软件开发日新月异，必须有较强的学习能力才能在逐渐变化的社会中不断掌握新知识新技能。具有计算机意识的档案管理人员不仅对计算机操作熟练，且具有学习意识和实践能力。
（二）完善电子档案的法律建设。
对于整个社会和立法机构，应该完善电子档案的法律建设。可从三个方面确定电子档案的法律问题：第一，明确电子文件管理在档案馆中的地位，电子档案也应该承担其档案馆内保管档案的责任。第二，明确电子档案的制作流程、管理方法和保存方式。尤其是客户获取账号和密码的权限，应该采用与传统档案相似的办法。第三，在保管方面，必须明确保管方式、位置和保管人员的聘用方式。
五、总结
