时间：2023-06-05 09:54:49
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理工作总结，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
［关键词］单位；档案管理；现代化；电子化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2016）10-0162-02
在信息技术迅速发展的情况下，档案管理工作也需要逐渐实现信息化发展路径。我国单位档案管理工作均面临重要的改革问题，对于单位档案管理人员来讲，必须结合当前时展需求，创新档案管理方式，最大化地实现档案管理的现代化及电子化发展。
1档案管理现代化和电子化发展的必要性
档案中详细记录着单位的日常工作，对于单位工作效率及工作总结具有重要作用，因此，档案管理也是一项重要管理任务。所以如果能够显著提高档案管理水平，实现档案管理的现代化及电子化发展，则能够显著提高档案管理质量及管理工作效率。对于档案管理来说，也将逐渐脱离传统纸质媒介。电子档案更有助于收集及存储信息，显著降低信息存储占据的物理空间。在档案处理及选择过程中，电子档案能够显著提高档案处理的便捷性。随时可以从电子设备上将电子档案抽调出来，并能及时依照实际工作需求，选择相应功能键从而选择信息，有效实现大批量数据的有效处理。电子档案的应用能够显著提高信息选择及存储的准确性。最后还能随时进行电子档案信息处理及数据修改，和传统纸质档案相比具有一定便捷性。
2我国单位档案管理中的弊端
我国当前的档案管理普遍采用的是传统管理方案方法，档案管理现代化及电子化发展存在较多弊端。首先，档案管理不够规范，例如，工作人员在处理电子档案过程中，由于电子档案体积小、携带方便，导致工作人员忽视档案信息安全性，档案管理工作存在较大随意性，加大了档案信息遗失及泄漏风险。还有些工作人员只会上传档案，不能有效掌握档案信息管理及重要数据备份管理技能，一旦电子设备发生故障将直接导致档案信息丢失，给单位带来严重损失。从这一点上来看，提高档案管理人员业务水平和综合素质具有重要意义，要不断强化工作人员业务培养，提高工作人员档案信息管理意识，加大对档案丢失及信息泄露防范的重视度。以上重点分析的是电子档案安全问题，其原因主要是档案管理工作人员工作疏忽所致，另外还有一个原因则是技术问题。一些单位不能与时俱进，电子存储设备更新速度慢，因此容易出现电子档案存储破坏问题及各种故障。有些单位电脑本身的配置比较低，信息处理速度较慢，影响电子档案信息处理的工作效率。另外，如果在计算机应用中，没有及时更新软件，也会导致档案数据出现各种各样的错误，影响档案管理质量。针对电子档案管理中存在的各种问题，一方面需要提高管理人员的安全意识，另一方面需要加强电子档案的设备管理，及时更新相应设备，提高电子档案信息处理的速度及管理质量。
3单位档案管理现代化和电子化发展策略
信息技术已经成为现代社会经济发展的重要工具之一，基于当前经济发展需求必须改善传统的档案管理方式，提高档案管理质量及效率，实现档案管理的现代化及电子化发展路径，促进单位档案管理的创新发展。
3.1建立健全档案管理制度，提升工作人员专业素养
档案管理工作人员的专业素质及学习能力具有差异，在培训及教育工作中需要因材施教，可以针对档案管理工作人员实际情况开展多层次、多渠道的培训工作，严格遵循学以致用的基本原则。对于单位来讲，首先需要给管理工作人员提供学习机会，提高工作人员的专业技能及综合素质。同时在工作人员技能培训中，要最大化地学习新理论及新技术，并积极改善工作人员的传统理念，引导工作人员接受最新技术及管理理念。对于单位来讲，则需要实现自身管理水平及手段的改革，首先要构建完善的档案管理制度，明确档案管理工作人员的具体工作，并落实相关责任，确保工作人员能够高质量完成档案管理工作。另外，要加大培训力度，定期考核工作人员的综合素质及专业技能，确保档案管理人员能够明确认识到电子档案的重要性，掌握相应管理技能，促进电子档案管理的发展。档案管理工作不仅涉及管理的专业知识，还涉及很多其他学科知识，如哲学、历史学以及心理学等知识，因此，在培训过程中不仅要重视对工作人员的管理专业知识培训，还要注重对其他学科知识的摄取，促进其知识面的更新。另外，新形势下培训的重点应该是加强工作人员科技知识学习。随着计算机技术运用到档案管理工作中，对工作人员的技术水平有了很高的要求，很多人甚至连电脑都不能熟练运用，难以满足新形势下档案管理工作的要求，因此，必须加强培训，为档案管理工作提供保障。
3.2通过计算机管理档案资料库房
在档案资料管理中，可以加大计算机技术应用，实现档案管理的现代化及电子化。不断完善基层单位档案管理制度，加大计算机技术在库房资料管理中的应用，以提高档案保存管理工作效率，提高资料库房管理的安全性。
3.3实现档案保存和查询的电子化和现代化
在信息化及网络技术发展进程中，档案管理工作既面临巨大挑战，同时也增加了发展机遇。传统的手写档案已无法满足时代需求，在日益增长的档案信息管理中，必须加大现代技术应用，加快档案管理现代化及电子化发展。档案管理工作本身专业性较强，对于工作人员来讲需要具备相应的现代化管理技能，再加上相应的综合素质，才能提高档案管理质量。档案管理十分繁杂，劳动强度大，加之档案数量越来越多，工作人员面临着很大压力，而应用计算机等现代化技术手段则能有效提高档案工作效率，节省人力、物力资源，节约时间。其信息化和智能化的特点，能有效减少工作人员的手工操作，充分发挥技术优势，使整个档案管理工作变得更加系统化和条理化，促进资源的合理利用，提高档案管理工作效率，并使档案管理工作更加安全。计算机技术的广泛应用，使手工录入和查询均实现了电子化发展。在档案录入过程中，首先管理人员要整理档案内容，确定无误后即可录入，并对其实施统一保存。传统的档案文档在录入过程中被转化为电子形式，便于保存，同时还能提高档案资料的查询速度。
3.4构建档案管理网络系统
在档案管理工作中，想要有效实现其工作的现代化及电子化转变，必须构建专业的网络管理系统。这不但能提高档案管理工作效率，同时还能实现档案信息管理的信息化发展。在现代科技发展进程中，管理技术的动态化发展，进一步促进了档案管理工作的不断创新。
4结语
单位需要对自身的档案管理方式进行不断优化，以满足时展需求，实现档案管理的现代化和电子化，有效开展基层单位档案管理工作，为单位的其他工作打下坚实基础。本文在阐述单位档案管理现代化和电子化的内涵及要求的基础上，分析当前单位档案管理存在的弊端，并提出相应的解决办法，以供参考。
主要参考文献
［1］葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化［J］.中国市场,2015(28).［2］朱艺.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化［J］.才智,2014(36).
［3］李丽鑫.浅谈事业单位档案管理的电子化建设［J］.城市建设理论研究,2015(21).
［4］边俊士,张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析［J］.中国当代医药,2012(2).
［5］沈彦.企业档案电子化管理存在的问题和解决方法［J］.企业导报,2010(3).
［6］李帅明.浅析电子档案在现阶段工程档案管理中的应用［J］.商情,2011(44).
【关键词】 手足口病 档案管理 利用
手足口病是由多种肠道病毒引起的常见病、传染病。以婴幼儿发病为主，主要为肠道病毒coxA16及EV71，传染性强，易引起暴发和流行。中国卫生部于2008年5月2日明确将手足口病纳入《传染病防治法》规定的丙类传染病管理，
— 医院手足口病档案管理的重要性
传染病的档案同人事、财务、病历档案一样至关重要，同时也是档案管理工作的重要组成部分。手足口病属丙类传染疾病，建立健全其档案是预防公共卫生突发事件及医院科研发展不可缺少的一环，医疗机构管理好.利用好这一资料，不仅有助于预防传染性疾病的发生与流行，减少疾病对人民群众健康的危害，同时还能为医疗系统广泛开展应对传染性疾病的科技攻关活动提供第一手资料。
二 手足口病档案管理
1、手足口病档案管理主要的内容
手足口病属丙类传染性疾病，其档案内容从该病的病原学、流行病学、诊断标准、住院出院指征，疫情报告、流行病学调查、预防控制措施，会议记录，上级批示、宣传材料等全过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样和声像记录等不同的材料。手足口病患者的档案应包括患者姓名、家长姓名、性别、出生日期、居住环境、联系方式、诊断依据、治疗措施、疫情报告及转归情况。
2、手足口病档案资料的收集
手足口病四季均可发生，并可暴发和流行，因此其档案收集归档范围也较广，据其有传染性、流行性、暴发性，可造成集体感染和家庭聚集发病，可以从医院、社区、学校来收集资料。
2.1、医院手足口病的档案收集
（1）医院按上级部门的统一布署成立手足口病领导组成员及分管领导的职责和相关科室人员的职责和任务。
（2）手足口病预防控制、治疗工作的标准、指导原则、方法及上级有关部门与本单位形成的具有保存价值的收发文件、内部会议文件、记录、简报、统计报表、重要的电话记录、宣传材料、照片、录像带、录音带、电子文件等。
（3）手足口病流行病学调查、预防控制方案、工作总结、传染源、传播途径以及疫情报告、隔离、消毒、护理、治疗等资料。
（4）对门诊就诊病人、住院病人及其家属进行筛查、确诊、隔离、消毒处理、治疗形成的材料，其中住院病人形成的病历由病案室保管，门诊病历则由患者本人保管，以便复查时查阅，但医院应有详细的登记记录，包括姓名、性别、家长姓名、联系方式、住址、治疗、隔离措施等、对疑似病人、接触者要进行跟踪观察，并有相应记录。
（5）对医务人员进行相关知识培训情况，考核的记录，及预防和治疗手足口病医院各项经费的开支，相关设备的利用，如呼吸机、监护仪等。
2.2学校手足口病的档案收集，（尤指托幼机构）
（1）婴幼儿每日的体温监测记录，对玩具、用具、餐具清洗、消毒登记。
（2）对孩子可触及的进行消毒，专人负责记录。
（3）流行期间教室、宿舍进行通风、清扫的记录。
（4）发现患儿及时就诊的时间，并对其所有用品消毒记录。
（5）患儿增多时采取的措施、报告、上级指示的记录。
2.3社区手足口病的档案收集
（1）社区居委对手足口病的宣传材料、以及相互间交流的材料。
（2）对预防传染病发生所采取的措施的记录。
（3）社区患儿的就诊、治疗及转归，以及接触者的预防消毒情况。
（4）对手足口病患儿的报告记录以及接触者家长的心理反应。
3、手足口病档案的归档
（1）手足口病确诊病例需住院治疗的形成的住院病历则由病案室归档保存，保存30年。
（2）手足口病的流行病学、流行病学的调查、疫情报告、手足口病防控领导组、电话会议记录、重要的电话记录及统计报表、简报、各医疗机构、社区、托幼机构的各种宣传材料、预防措施、工作总结、反映防控工作的录像、电子文件、照片等。卫生部关于手足口病的诊断预防指导原则、标准方法、医疗机构对手足口病的治疗、消毒、隔离措施、接触者、疑似病人的处理记录均由档案室保存，文字材料实行一文一件整理归档，声像、照片使用专用装具归档，电子文件则按国家并实施的《公务电子邮件归档与管理规则》的相关要求整理归档。
一、基层人行电子档案管理工作现状
当前基层人行的电子档案主要分为以下几大类：一是由办公自动化系统办结后导入电子档案管理系统的正式公文文件。二是电子化的会计档案。三是磁盘，光盘上刻录储存的文档、图片、录像，以及数码设备记录的视频音频文件等电子资料。前两部分电子档案内容，涵盖了当前各个部门的主要工作，它们得到规范管理，才能保证档案资料的科学、安全、合理应用。而其他文字图像资料，包括反映系统各部门工作总体状况和阶段性状况的各类工作总结、汇报材料、经验材料、数码照片、音频视频等，作为对前两类档案资料的重要补充，对工作历史也起着同样重要的文献作用。相对传统的纸质文件及其档案管理已能普遍理解和接受，但电子文件及其档案管理电子化对基层人行来说还是一个新课题，与以前的纸质文件为主的档案管理有着质的不同。电子文件的收集和归档的范围非常广泛，当前档案数字化的内容既包括档案目录的数字化。也包括载体档案的数字化（纸质档案，照片档案，录音录像档案等）的数字化。受人员和技术能力的限制，当前档案数字化工作进展较为缓慢，达到完全统一归档，精细化管理的难度较大。
二、基层人行电子档案管理工作中存在的主要问题
档案管理的电子化应用在基层央行还处于起步阶段，尚缺乏统一的规范、标准的软件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些问题。主要是：
档案管理工作中，重视传统档案管理而轻视电子档案管理的现象普遍存在。具体表现为一是从事档案工作人员对档案电子化推广建设的意义认识不足，观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对操作应用技术要求更高的电子档案的比较排斥，二是工作意识的滞后。对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，其工作程序、工作方法没有考虑到计算机网络的特点，工作管理中不顺畅、不方便。三是软硬件设施设备建设的滞后影响电子档案的进一步推广和发展，缺少专用的电子档案管理设备和专门的存放电子档案的场所和装具。当前使用的电子档案管理系统操作繁琐复杂，难以上手。
人员技术能力不能满足工作需要。电子文件的归档与管理要求文档人员既要具备档案业务知识也要掌握相应的计算机技术，这样才能适应现代档案工作的需要。但目前基层行档案管理人员大部分都是兼职，基本上未经过档案管理专业教育和培训，管理业务尚不够精通，且计算机专业水平不足，实际工作中容易出现错误删除有用的文档，或因病毒和误操作（如不小心格式化硬盘），造成数据损害、损失甚至造成系统的破坏崩溃。电子档案管理工作需要承担的程序和数据维护，包括电子档案载体和专门使用的装具进行检测与维护等职责，只能完全依赖于科技人员，而科技人员缺乏足够的档案管理的相关培训，不具备档案管理的经验与专业技能，对档案管理人员遇到的某些问题又无法及时有效的解决，由于当前电子档案管理系统应用的复杂性，一旦在管理应用上遇到疑难问题时，双方难以做到“有机融合”，协作时容易出现“断链”。
电子档案的推广应用使档案保密工作面临诸多新挑战。首先使得保密工作的内容拓展。由于信息的记录载体和传输保存手段发生了巨大变化，档案保密工作除了要继续保证纸质档案的安全外，还要保证无形的电子档案信息的安全；既要重视秘密的静态管理，又要重视秘密的动态管理，要贯穿于电子档案信息存储、处理、传递的全过程。其次使保密工作难度加大。计算机网络等信息技术的广泛应用，新的失泄密渠道不断涌现，失泄密途径日益增多、失泄密速度变快、且不易被发现和难于检查。由于信息的共享性、网络传播的快速性，档案信息一旦泄密，便可通过网络迅速传输，无限扩散，其恶劣影响面之大，产生后果之严重，无法估量。电子文件、电子档案随时面临种种严重复杂且隐性的泄密风险，大大增加了档案保密工作的难度。三是保密技术要求提高，现代数码设备和办公自动化技术的广泛应用，仅靠传统的方式和手段已不能满足保密工作的需要。传统的纸质等档案，只要把档案锁好，不丢失，不让无关的人接触，就可保证不泄密；由于电子档案在应用操作中具有易于修改、下载，复制，剪辑、粘贴、移动和重新编机组合等特点。因而在发送、接收，保管、归档和提供查阅的等过程中都容易发生泄密。这就要求管理人员在每个环节都要具备相应的技术防范措施。
电子档案管理缺乏统一的制度，操作不规范。各个科室对电子文件资料的重视不足，管理模式较为粗放。在工作活动中形成的汇报材料、经验材料、数码照片、音频视频等电子资料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行创建，收集，和保存。而分类组合，归档立卷，编目著录等环节完全缺失。也未进行备案后交给档案管理人员统一保管，由于电子文件信息与载体的可分理离性以及机构调整人员变动、办公设备移交、更新等原因，极易造成电子文件资料的流失，影响电子档案的长久保存和开发利用。由于对非实体的档案操作和管理制度相对缺失，在管理上无规章可遵循，使工作人员对电子档案的重要性缺乏必要的认识，要么乱丢乱放、随意删除销毁。要么归档不及时，交接无手续，常常处于自主管理和自由处理的状态。
三、加强电子档案管理的对策
一是转变观念，积极推行档案管理的电子化。计算机、网络的普及和办公自动化的应用，给传统的办公形式带来了重大变革。日常业务处理的电子化产生了诸多电子文档、邮件以及声音、图像等多媒体形式的档案，在当前，这种档案具有比传统的纸质形式档案大的多存在意义和作用，通过对电子档案的科学分类、整理和归档可为今后的查考利用带来许多重要的文字和数据、声像资料，能够做到快速、方便的为领导决策和各项工作提供准确、全面的凭证与依据。新时期的档案管理工作必然会随着计算机技术的发展而发展，二者结合将会越来越紧密。所以，尽快转变观念，积极推行办公自动化和档案管理的电子化，对提高基层单位管理水平，科学的分析历史资料和数据，以便及时、准确的作出决断，有着重要的作用。
二是实现电子档案管理的规范化和标准化。依据《档案法》、《保密法》等相关法规，并根据工作实际。制定电子档案管理措施，规范工作程序，从电子档案的资料的建立、收集、整理、分类、立卷、归档、查阅，直到最后的鉴定、销毁每个环节都做到有章可循。进一步明确档案管理负责人，兼职、专职档案工作人员的岗位职责，并对电子档案管理各个环节的工作程序进行定期和不定期的督查和考评。发现问题，及时整改，确保各项制度的落实。制定科学、合理及符合工作实际的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，为全面实施电子文件归档及电子档案效用管理奠定基础。
三是强化对电子档案所依赖的计算机软硬件和储存环境的建设与基础档案的电子化管理。首先要从实际需要和长远发展为出发点，引进适合当前工作特点，操作便捷的档案管理软件，组织专业技术人员及时对新产生的归档文件及相关资料进行电子化处理，并遵循固定的标准格式对图片、照片音频视屏材料以磁盘和光盘进行鉴定分类、著录标引、信息组织、系统设计、已有格式的转换、最后统一纳入电子档案的管理模式。对以往的各类档案资料尽快通过扫描，数码摄录等方式进行电子化处理，以磁盘、光盘为介质的形式进行归档，并分门别类的进行著录编目，设定查阅权限、保密级别和编码存执。采用性能稳定、功能齐全的硬件设备，营建适合磁光介质保存环境，强化防磁、防火、防病毒设施的完善与维护，保证电子档案载体和贮存介质的安全稳定。确保内部网络环境的安全，加强权限管理，通过安全认证、数据加密、信息隐藏等数据确保电子档案在传输和查阅过程中的安全。
1 企业档案管理存在的不足
1.1 企业对档案管理工作不够重视。目前企业领导对于档案管理工作在认识上还存在着许多不足，造成企业档案管理水平的低下。目前大部分企业在发展过程中都是过分的关注企业经济因素、企业经济效益，对于企业档案管理的关注度不够，造成企业档案管理过于形式化，没有核心内容。伴随着我国市场体制的不断完善和成熟，企业管理层也认识到企业档案管理工作的重要性，并极力的推动企业档案管理信息化建设，充分发挥企业档案的作用。
1.2 企业缺乏有效的档案管理制度。企业对档案收集、整理和保管等方面制度还不够健全，尽管我国部分企业已经建立部分档案管理制度，但是这些管理制度在执行上力度还有所欠缺，部分档案管理人员的责任心不够，对于档案相关文件资料的整理不够及时，更存在部分档案收集不全，或档案丢失的情况，对于一些借出档案阅读手续上还不够健全，存在有借无还的现象，这样很容易造成部分人员凭借借阅档案的机会对于档案中的一些数据和资料进行篡改，从而降低了企业档案真实性和价值。
1.3 企业档案管理评估体系不完善。企业档案管理的评估工作主要是过程性和阶段性的进行档案管理工作总结，目前很多企业没有结合自身档案管理的实际情况和档案馆管理工作流程制定出完善企业档案管理评估体系，这样就很容造成企业对于档案管理工作状况的不了解，更难以准确的分析和制定切实可行的企业档案管理工作，从而制约企业档案管理的发展和优化。
1.4 企业档案管理人员的专业素质有待提升。伴随着我国企业深化改革，对于企业内部工作进行一系列的调整，档案管理人员内部不断的有新人进入，这些新的档案管理人员上岗后对档案管理工作的认识还不全面，并盲目的认为档案管理是一个轻松的活。企业部门领导对于新加入档案管理队伍的员工也没有进行系统的知识培训，尽管部分企业单位组织了档案管理培训，也只是流于形式，这种情况下对于企业档案管理工作水平的提升产生了严重的影响。
2 完善企业档案管理的对策
2.1 提升企业领导对档案管理的认识。完善企业档案管理工作，首先需要企业档案管理人员树立一个本职工作的思想观念，并提升自身档案管理的意识和管理能力。再者就是需要企业领导对于档案管理工作有个全面的认识，并在企业进行改革和重组时，做好企业档案管理部门人员的配置，完善企业档案管理机构和企业档案管理职能。保证企业档案管理队伍能够在企业领导的关注下，做好企业档案管理工作，推动企业生产经营工作的开展。
2.2 规范和健全企业档案管理制度。针对目前企业中存在落后的档案管理制度进行更新和完善，建立科学有效的档案管理制度，才能推动企业档案管理工作向制度化、规范化发展，进而保证企业生产、经营工作的顺利发展。例如在完善企业档案的收集制度确保企业档案资料收集的完整性和及时性；完善企业档案借阅制度确保企业档案借阅秩序和减少档案丢失；完善企业档案整理和归档制度确保企业档案资料更严谨。
2.3 完善现代信息技术，推动企业档案管理发展。伴随着信息时代的到来，计算机和信息技术的发展，对于企业档案管理工作已经产生了极大的影响。实现现代信息技术下档案管理工作理念的更新，对于企业档案管理中存在一些不适应的方法和手段进行改革和完善。并且伴随着企业规模的不断扩大，企业经济实力的提升，对于企业档案管理工作提出了新的要求，对企业档案管理进行深层次的开发，完善现代信息技术，提升档案利用价值，为企业经济的发展提供更好的服务，促进企业经济的发展。
2.4 提升档案管理人员的专业素质。伴随着我国经济的发展，想要完善企业档案管理工作，需要一支具备专业知识、业务能力强、作风好的高素质档案管理队伍，强化档案管理人员的培训工作，通过定期的培训使得企业档案管理的专业人员更好的适应新形势下企业档案管理工作，并能够及时的采取有效的措施抓好档案管理工作，使得企业档案管理工作更好的适应信息技术的发展、高素质的档案管理人员能够更好挖掘档案信息化平台的潜力，为档案管理工作的有效开展奠定基础，为企业生产经营工作的开展提供完善的服务。
2.5 加大投入，提升企业档案管理水平。新形势下，企业档案管理的数字化、信息化已经是现代企业档案管理工作的必然要求，传统企业档案管理方式已经很难满足和适应现代企业的发展需求，对落后企业档案管理方式和手段进行更新、完善，加大对于企业档案管理工作的投入力度，对于原有企业档案管理设备进行改造和建设，实现现代技术指导下纸质档案向电子档案的转变，并严格按照《归档文件整理规则》要求，以件为单位，提升企业档案管理工作的效率和质量，推动企业生产经营工作的进行。
关键词：手足口病 档案管理 利用
手足口病是由多种肠道病毒引起的常见病、传染病。以婴幼儿发病为主，主要为肠道病毒coxA16及EV71，传染性强，易引起暴发和流行。中国卫生部于2008年5月2日明确将手足口病纳入《传染病防治法》规定的丙类传染病管理，
―、医院手足口病档案管理的重要性
传染病的档案同人事、财务、病历档案一样至关重要，同时也是档案管理工作的重要组成部分。手足口病属丙类传染疾病，建立健全其档案是预防公共卫生突发事件及医院科研发展不可缺少的一环，医疗机构管理好.利用好这一资料，不仅有助于预防传染性疾病的发生与流行，减少疾病对人民群众健康的危害，同时还能为医疗系统广泛开展应对传染性疾病的科技攻关活动提供第一手资料。
二、手足口病档案管理
从平顶山市疾病防控中心档案管理的实践来看，手足口病档案管理主要包括以下几各方面：
（一）手足口病档案管理主要的内容
手足口病属丙类传染性疾病，其档案内容从该病的病原学、流行病学、诊断标准、住院出院指征，疫情报告、流行病学调查、预防控制措施，会议记录，上级批示、宣传材料等全过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样和声像记录等不同的材料。手足口病患者的档案应包括患者姓名、家长姓名、性别、出生日期、居住环境、联系方式、诊断依据、治疗措施、疫情报告及转归情况。
（二）手足口病档案资料的收集
手足口病四季均可发生，并可暴发和流行，因此其档案收集归档范围也较广，据其有传染性、流行性、暴发性，可造成集体感染和家庭聚集发病，可以从医院、社区、学校来收集资料。
1.医院手足口病的档案收集
（1）医院按上级部门的统一布署成立手足口病领导组成员及分管领导的职责和相关科室人员的职责和任务。
（2）手足口病预防控制、治疗工作的标准、指导原则、方法及上级有关部门与本单位形成的具有保存价值的收发文件、内部会议文件、记录、简报、统计报表、重要的电话记录、宣传材料、照片、录像带、录音带、电子文件等。
（3）手足口病流行病学调查、预防控制方案、工作总结、传染源、传播途径以及疫情报告、隔离、消毒、护理、治疗等资料。
（4）对门诊就诊病人、住院病人及其家属进行筛查、确诊、隔离、消毒处理、治疗形成的材料，其中住院病人形成的病历由病案室保管，门诊病历则由患者本人保管，以便复查时查阅，但医院应有详细的登记记录，包括姓名、性别、家长姓名、联系方式、住址、治疗、隔离措施等、对疑似病人、接触者要进行跟踪观察，并有相应记录。
（5）对医务人员进行相关知识培训情况，考核的记录，及预防和治疗手足口病医院各项经费的开支，相关设备的利用，如呼吸机、监护仪等。
2.学校和幼托机构的手足口病的档案收集
（1）婴幼儿每日的体温监测记录，对玩具、用具、餐具清洗、消毒登记。
（2）对孩子可触及的进行消毒，专人负责记录。
（3）流行期间教室、宿舍进行通风、清扫的记录。
（4）发现患儿及时就诊的时间，并对其所有用品消毒记录。
（5）患儿增多时采取的措施、报告、上级指示的记录。
3.社区手足口病的档案收集
（1）社区居委对手足口病的宣传材料、以及相互间交流的材料。
（2）对预防传染病发生所采取的措施的记录。
（3）社区患儿的就诊、治疗及转归，以及接触者的预防消毒情况。
（4）对手足口病患儿的报告记录以及接触者家长的心理反应。
（三）手足口病档案的归档
1.手足口病确诊病例需住院治疗的形成的住院病历则由病案室归档保存，保存30年。
2.手足口病的流行病学、流行病学的调查、疫情报告、手足口病防控领导组、电话会议记录、重要的电话记录及统计报表、简报、各医疗机构、社区、托幼机构的各种宣传材料、预防措施、工作总结、反映防控工作的录像、电子文件、照片等。卫生部关于手足口病的诊断预防指导原则、标准方法、医疗机构对手足口病的治疗、消毒、隔离措施、接触者、疑似病人的处理记录均由档案室保存，文字材料实行一文一件整理归档，声像、照片使用专用装具归档，电子文件则按国家并实施的《公务电子邮件归档与管理规则》的相关要求整理归档。
基层国土资源档案是对所辖区域内涉及国土资源管理具有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录，是维护历史真实面貌的一项重要工作。
1 基层国土资源档案管理中存在的问题
1.1 基础设施不完善，无法满足实际需要
由于基础设施投入不足，普遍存在档案室设备简陋、设备陈旧的现象，部分单位不能修建专门的档案室，控温降温设备不健全，导致很多档案损坏，不能维护历史本来面貌，给查找利用带来诸多不便。
1.2 资料归档不完整，不能实现统一规范化管理
档案管理员在归档过程中，往往只重视业务层面的档案收录，忽视了工作总结、创建材料、各类责任状、会议记录等材料的整理归档，没有形成档案管理的完整意识，甚至有些单位在装订档案的过程中，缺乏时间观念，大量档案积压，再加之没有案卷交接记录，存在遗失问题。
1.3 档案信本文由收集整理息化管理缺失
有的基层所缺乏网络管理设备，没有安装国土资源档案管理信息系统，许多档案仍实行手工查阅，浪费了大量时间。
1.4 档案管理者的素质有待进一步提高
档案管理工作是一项专业工作，档案管理者必须具备较好的专业素质才能胜任。一些单位安排文化层次低、年龄偏大的属于“安置型”人员担任，再加之管理人员对档案管理工作的重要性和责任性认识不够，对档案管理规范缺乏深入细致的分析，存有应付了事的现象，思想观念和管理水平跟不上发展的要求。
2 如何强化基层国土资源档案管理
2.1 完善档案管理制度，建立统一集中的档案管理网络
加强和完善《档案资料保管制度》、《立卷归档制度》、《档案查阅制度》、《档案员岗位责任制度》等，做到制度上墙。可以根据档案管理的实际情况，制定管理细则，从归档范围、保管期限、分类方法等方面建立档案管理分类大纲。成立专门的档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，形成全系统统一管理的模式。充分利用各种机会和场合宣传档案管理工作的地位和作用，提高系统全体人员加强档案管理、保护利用好档案的意识。
2.2 加强档案硬件建设，加快档案信息化建设
加大档案管理投资力度，根据基层国土所规范化管理的要求，必须建立专门的档案室和阅档室，配备档案密集架、温控设备、计算机、扫描仪、光盘刻录机等硬件设备，提高科学管理水平。要加快国土资源档案管理数字化建设，安装统一的国土资源档案管理信息系统，充分利用计算机网络的功能，建立电子影像档案数据库。可以适当探索通过相关网络平台，形成地区之间数据的共享，有条件的单位可以采取身份识别触摸屏自动查询。
2.3 拓宽档案搜集渠道，确保档案收集完整规范
从实际情况看，基层国土档案主要分为综合类、地籍管理、建设用地、执法监察、矿产资源、土地利用规划类等。其中声像材料类很容易被忽视，这类文件因为数量不多，查阅的频率相对不高，档案管理人员很容易忽视。因此，档案管理人员要及时将需要归档的材料做好交接记录，根据每一类所确定的归档范围，将各类交接材料进行分类整理，及时完整地将材料装订成册并录入档案信息管理系统，以便查阅。
2.4 强化档案管理业务培训，提高档案管理人员素质
档案管理人员要自觉树立爱岗敬业、无私奉献的意识，培养高度的责任感，严肃认真的工作态度，严谨细致的工作作风。要明确档案管理人员的职责和任务，在做好档案收集的同时，为阅档者提供优质的服务。在选派优秀人员担任档案管理工作的同时，要对上岗人员进行专业的培训，组织与其他档案管理员的经验交流，取长补短，共同提高。要注重专业人才的培养，要求其掌握档案管理知识的同时，还要掌握一定的计算机知识，能够熟练操作档案管理信息系统，从而提高档案管理水平。要实行岗位责任制，明确其职责范围，并建立严格的考核奖惩制度，最大限度地调动档案管理人员的工作积极性。
【关键词】职业院校；档案；利用
开发利用档案信息资源，满足教学、科研、管理、服务等工作的需要是高等职业学院档案管理的最终目的，也是院校档案工作其它环节的落脚点和归宿。在广大教学、科研人员的实践中产生的教学科研成果成为高等职业院校档案部门保存数量最大、最为丰富的馆藏信息资料，管理和开发这些信息资源对高等职业院校的发展具有十分重要的意义。现阶段档案信息服务内容不断丰富，档案信息服务范围的迅速扩大以及用户对档案信息服务要求的逐步提高等，都需要档案管理工作必须有所创新，始终围绕着利用的优化原则来展开，其主要目的就是为了有效地利用院校档案资源，最大限度地满足利用需求。高等职业院校档案管理人员要从满足社会需要、学校需要、师生需要的角度，不断创新档案管理工作。
一、不断增强档案管理者的服务意识
学校档案利用者是指在学校的教学、科研、管理等活动中，需要利用档案信息资源的各职能部门或个人。学校档案利用者（包括教师、科研人员、行政管理人员和学生以及社会其他人员）对学校档案信息资源的要求和愿望。由于院校不同利用者的知识结构、心理素质、社会实践活动及年龄阅历的不同，造成了对档案信息需求方向的不同。因此，学院档案管理部门要从用户需求特点和规律出发，以库藏档案信息为服务内容，对档案信息进行多层次、多角度的揭示，增强档案信息服务的主动性和能动性，预见性和针对性，以满足不同利用者的需求，从而实现档案利用的效益最大化。要充分满足档案利用者的信息需求，要重点把握好以下几个方面。首先要了解用户的需求，并使之细化和具体化，做到有针对性、目的性、有效性地指导利用实践工作。其次档案管理人员要增强主动意识，要主动深入基层，深入实际，调查和了解本校党政、教学、科研等各项管理工作的特点及对档案需求的内容和规律性，为开展档案利用工作提供参考性信息。比如学校管理者，他们的管理职能决定了他们的需求是带有全局性、综合性的档案信息，档案管理部门就要注意收集与这些有关的上级指导性文件及学校活动形成的各种文件材料、工作总结等；学校的教学人员肩负着教书育人的重任，档案部门要注意收集上级传达的有关教学工作的文件，各专业的教学规划、教学大纲、教学计划、课程设置、教学改革、教育教学评估及各种教研活动中有保存价值的档案，教学工作人员以此为依据，不断总结教学经验，更新教学内容，改进教学方法，从而提高教学质量；学生对档案的需求则是用来指导毕业论文和答辩，进行就业指导的一些毕业论文、调查报告、数据分析及证明材料等。再次注意创设良好的高校档案利用者需求的心理环境，以便保证用户需求的顺利实现。要注重为用户提供最简便最直接的检索方式，让用户以最快的速度查到自己需要的资料，保证用户需求的顺利实现。要建立反馈机制，根据利用者对现存档案实际利用的评价，不断了解利用效果和各方面的利用需求，为档案的收集、编研工作提供线索。
二、不断创新档案利用的内容和方式
在职业学院档案的利用方式上，要从查阅服务转向咨询式服务，从被动服务转向主动、超前服务，从检索工具式服务转向网络化、多途径式服务。一是院校档案应充分利用资源的优势。通过举办校史展览，教学成果、德育教育成果和校园文化特色展览、出版学校规章制度及教科研成果的档案文献汇编，印发档案知识宣传普及册及档案资料利用指南等多种形式，更好地服务于档案利用者。二是创新网络环境下的服务创新。档案在网络环境下的创新，不能仅仅等于网上宣传栏，要尽可能地提供本校档案资源，使其形成有序的信息群，最大限度地向利用者提供所需的信息，同时还要提供一个和档案利用者相互交流的平台。比如可以开发在线咨询平台，利用者可以通过电子邮件、QQ、网络电话、语音交流等方式，向档案工作者提出在档案的利用过程中，涉及到档案信息管理和提供信息服务中遇到的问题，由档案工作者进行解答，全面满足用户的咨询需要。还可以提供在线阅览，各院校档案部门可根据自身实际情况来确定不同服务对象，这些服务对象也可以注册、登记，成为电子文件中心或电子档案馆会员，由档案部门对这些会员实行区分管理和授权查阅权限等。
三、不断创新档案的编目和编研工作
档案的编目和编研工作必须进行创新，全面、系统、准确，全方位、多层次、网络化的编研成果将会受到高校利用者的欢迎。档案编研工作创新应从以下几个方面着手：一是要立足于学校实际调研，档案管理只有在十分熟悉档案的保藏情况下，立足院校教学、科研、管理和学校工作特点，根据利用的实际需要，因时、因地、因事选择最佳编研课题，真正发挥其服务功能。二是多角度合作编研。档案管理人员在自己编研的同时，还要积极主动与校内有关职能部门的编研力量实行横向多角度、多层次、全方位的立体合作编研。这样既能增强编研力量，又能提高编研工作的时效性，又可以全面提升编研成果的质量水平。三是注重编研工作的现代化。在编研工作手段上，要积极采用现代化技术，进行电子化和网络化的建设，提高编研工作效率，对编研成果实行网络化管理，及时有效地获得编研信息，更好地实现高层次档案信息资源的共享。
【参考文献】
[1] 刘家真 .电子文件管理理论与实践.科学出版社，2003.
一、高校科研档案归档范围的确定
科研档案的最终目的是科研档案的开发利用。因此必须以科研档案的开发利用为出发点，并表现于整个档案工作活动的全过程中，这也是检验科研档案的科学管理的客观标准。要做好档案的科学管理和利用,首先要从归档的基础环节抓起。科学确定归档范围是重要的第一步。笔者认为科研档案的具体归档范围应包括以下内容:
1.科研成果档案
主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。
2.科研项目档案
主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。
3.科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
二、高校科研档案的应用
1.高校科研档案是开展科学技术研究的必要条件
科研工作具有继承性、创造性和反复性的特点，没有继承就没有发展，没有借鉴就不可能创新。任何一门科学技术的发展或一项科研课题的开展，都离不开借鉴利用原有成果和经验，这是科学技术发展的一条规律。但要继承和借鉴，就要有科技储备。科研档案作为科研活动的真实历史记录，是积累科技经验和储备科技资源的一种重要手段，并且具有原始性和不可替代性。
在科研活动中利用科研档案，可以对科研人员的思想、观点和研究方法产生积极的影响；可以在了解历史、现状的基础上，推知发展趋势；在科研中直接利用有些科研数据，可以减少重复劳动，避免人、财、物、时间的浪费；可以缩短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是现代科学研究，各门学科互相渗透、互相依存，如果没有充足档案、资料作为参考依据;科研活动必然寸步难行。
2.高校科研档案是科技信息交流和科研成果推广应用的重要工具
科研档案真实地记录和反映了前人科学思想、科学经验、科研过程和科研成果，包含丰富的第一手科技信息，是重要的科技资源。作为科技研究表达和存在的一种主要形式，科研档案是进行学术交流、信息传递、科技协作以及科技成果转让、推广与应用的工具。同时，作为科学技术的有机组成部分，科研档案也是一种潜在的生产力，通过科学管理与利用，便可以转化为直接生产力。在许多情况下，可利用科研档案直接创造价值，为社会增添财富。
3.科研档案是科研管理的依据和凭证
从科研档案形成的过程及其结果看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，并非在使用之际临时编造的，它客观地记录了以往的科研情况，是令人信服的历史证据。科研档案是领导决策的重要依据。高校领导的决策离不开对历史和现实情况的准确把握，而科研档案便是学校科研工作客观现实的真实反映，它无疑可以为领导决策提供重要的数据。
4.科研档案是对科教人员进行业务能力考核与职称评聘的重要依据
一套完整、准确、真实的科研档案，可以反映出科教人员的基础理论水平、基本技能及综合能力的高低，体现科学创见能力的高低。对于集体研究项目，还可从科研档案中衡量每位科研人员的工作态度、协作精神及贡献大小。所以，科研档案为完善对科研人员的考核和奖励以及评职晋级提供了科学依据。
三、如何加强高校科研档案管理和应用
1.建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序
为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。
2.规范高校科研档案的现代化管理
科研档案管理规范化是科研档案管理现代化的重要基础。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。
3.建设高校科研档案管理的信息化环境
高校科研档案信息化是指广大教职员工具有信息化意识，能够充分利用科研档案。高校科研档案信息化环境对高校科研档案信息化进程有很大的影响。良好的信息化环境可以加快高校科研档案信息化建设速度，反之，就会阻碍高校科研档案信息化建设的步伐。
然而，学校成人教育档案的管理并非尽如人意，忽略成人教育档案管理的现象时有发生。因此，搞好成人教育档案管理工作，是需要认真研究探讨的课题。
一、成人教育档案的特点及存在的问题
1、成人教育的三个特点
①社会性强学员多为在职在岗的工作人员,学员数量多、涉及面广,层次参差不齐。②教育层次丰富，可以开展专科、本科甚至硕士、博士等学历教育,也可以根据岗位的需要进行岗位技能培训、转岗培训、职业教育、继续教育等非学历教育。③学习方式灵活多变，学员可以选择函授、夜大、专业特色自考、专业证书后大专等不同的学习方式，同时还可以选择脱产、半脱产、不脱产的学习方式。
2、工作特点决定了成人教育档案内容的庞杂，种类繁多
①有文书档案,主要包括：教育行政主管部门下发的有关成人教育工作的政策、法律、法规等文件；院校下发的成人教育教学工作、专业设置、培养计划、学籍管理以及有关规章制度等方面的文件；成人教育规划、实施计划、学员管理、时间及经费安排、奖惩措施等方面的文件；其他有关文件。②有学籍档案，包括学员入学登记、学员学籍卡片、学员成绩总册、在校学员名册、学员学籍变更等材料。③有教学、教务档案，包括成人教育各专业教学计划、教学大纲、教学方法、课程设置要求及安排、学期教学进度表、教材选用、授课教师资历及授课情况反馈等内容。④有招生档案，包括年度招生工作所涉及的学员报名、考试、录取、收费等方面的材料、表格，招生对比分析（如实际招收与计划招收差额对比分析、纵向年度专业招生对比分析）、招生工作总结等材料。⑤毕业学员档案，包括毕业学员的选题答辩、毕业总结、学位评定及授予情况材料、毕业证的发放、领取签字等内容，还包括毕业学员专业工作情况的跟踪调查和信息反馈材料等。
3、成人教育档案在管理中存在的三个问题
①档案散存、乱存现象严重。②档案内容缺失严重。由于人员的内部调动、部门的撤并调整，加上具体经办人员的升迁调动,档案内容缺失现象普遍存在，一人多专、数人一专的成人教育档案缺失尤为严重。③档案管理的模式陈旧，水平低下。仍沿用陈旧的管理方法，管理人员不专业，内容单一，加上硬件条件的不足，查询和使用方法落后，远远不能满足成人教育发展的要求。
二、当前形势下加强成人教育档案工作的对策
1、抓意识
领导档案意识淡薄、管理人员管理意识不强。尤其在高等学校，成人教育被许多领导看作“挣钱机器”，认为成人教育只要能为学校挣来钱就是对学校领导工作最大的支持，是对学校发展最大的贡献。在这种思想的左右下，许多高等学校的领导根本不重视成人教育档案的管理，档案管理意识非常淡漠,比如些高等学校领导只强调长期保存普高学生考试试卷,而对于成人教育学生考试试卷保存则不予重视,对普高生在校内的一切活动都能做详细的纪录并加以归类，而对于成教学生的活动却不闻不问，很少纪录。因此，这在一定程度上制约了档案管理工作的深入开展和有效利用，成为普通高校成人教育档案管理工作很难适应教育发展的重要原因领导应该把抓档案工作列入学校工作的议事日程，在经费、库房、设备、人力等方面给予充分的保证，真正从行政上支持档案的收集、立档工作。
2、抓源头
为了逐步实现成人教育档案管理工作标准化、规范化和现代化，为今后考核成人教育质量提供可靠依据，必须从日常工作的点滴做起，注意档案平时的积累和保管，为日后档案的利用打下良好的基础。长期以来，由于诸多原因，在高等学校档案管理工作中，成人教育档案管理工作末能得到应有的重视，部分高校在实际工作中忽视成人教育档案的收集、整理，致使成人教育档案内容不全，质量不高，不能反映成人教育管理工作的全貌，严重影响了成人教育档案的开发利用。有的学校在成人教育学生电子注册工作中，由于档案材料没有按时立卷归档，因此给学生电子注册工作带来很多困难，不能按时完成上级交办的学生电子注册工作。高等学校必须加大成人教育三级档案管理工作的力度，从档案形成部门的源头抓起，努力营造人人关心、重视学校成人教育档案管理工作的若氛围，为日后档案的管理打下良好的基础。
3、抓制度
成人教育档案管理部门要做到文件材料管理有序，合理分类存放，使文件材料来龙去脉清晰，为立卷归档工作奠定良好的基础。要建立成人教育档案管理的各项规章制度，建立归档范围，建立各级档案网络组织，使成人教育档案管理有章可循，形成人人负责，层层把关，齐抓共管的良好局面。
4、抓管理
改革传统管理思维，建立档案信息服务体系。随着教育的改革和发展,高等学校档案工作重点应从以往收集、整理、保管为主的管理模式转向以开发、利用、服务为主，把主要精力放在提高档案的利用、发挥档案材料的价值和效益方面上来。此外，根据不同部门用户、不同专业角度的需求建立完善的档案信息服务体系是档案信息社会化的要求，也是提高档案利用效率，充分发挥档案价值的可靠保证。档案信息服务体系是档案信息社会化的产物，建立档案信息服务体系的目的是根据档案信息服务社会化、市场化的要求,加强信息服务机构的合理分工和协作，提高档案信息的传递能力和服务水平，满足用户多层次、不断增长的服务需求。
5、抓协调
成人教育档案来源于各基层单位，产生于教学管理、学生行为管理等各项工作之中，成人教育档案贯穿于学校成人教育管理工作的始终，需要各环节工作协同配合，更好地完成成人教育档案的管理工作。第一是成人教育学院兼职档案员与本单位三级兼职档案员的协调配合。要主动争得三级档案员的配合和支持，认真指导检查本单位现行文件的管理和立卷归档情况，从档案形成部门的源头抓起。第二是与本单位领导之间的协调和配合。主动争得领导的重视和支持，督促领导做好文件材料的积累和归档工作。领导用过的文件材料要及时收回，合理保管。第三是与学校档案部门的协调配合。要主动接受学校档案部门的检查和指导，配合学校档案部门的工作，按照学校的统一要求做好本单位的立卷归档工作。
6、抓硬件
为了适应现代成人教育档案资料大容量、繁琐、复杂的特点，传统的以手工为主的档案管理方式与之不相适应，成人教育档案管理必须应用现代化的信息技术手段进行档案管理，使档案的收集、整理、保存和查询使用电子化、网络化，实现成人教育档案的信息化与资源共享。现代化的管理手段，使之不但能准确、系统地查找到所需要的有关档案资料，而且能做到及时、省时，更好地为成人教育工作服务。
参考资料：
1、张航：《科学高效地管理学籍档案是提高成人教育质量的重要保证》，《陕西师范大学继续教育学报》2004年第21期。
关键词：电力企业；档案；管理；现代化
中图分类号：TM73文献标识码：A文章编号：1009-0118（2012）12-0194-02
一、档案及其作用
（一）档案的定义
档案的一般定义是指国家机构单位、社会组织或个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。而中国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史纪录。
（二）档案的作用
档案是具有一定查考和利用价值的文件，是经过档案专业人员鉴定挑选的在质量数量上相对稳定的文件精华，是按照有关标准及要求立卷归档后形成的文件组合，不是杂乱或单一的文件，是宣传教育的素材及社会历史的凭证，是人们实践活动中自然形成的历史真实纪录。
档案在工作中是领导决策的得力助手是机关工作的参谋。领导在作出决策之前，都要翻阅大量的档案，熟悉各有关的基层工作情况，研究不同时期的有关经验教训，从中找出决策的论据。机关的工作总结、计划制定、调查研究和处理问题，需要了解情况、掌握材料和熟悉政策，必须查阅大量的即有文件和资料。这些文件和资料都保存在有关档案里，所以，齐全、完整的档案，是企业工作人员得以顺利开展各项管理工作的有力助手和得力参谋。
二、档案工作内容
（一）文书材料的立卷：根据国家实行文书部门立卷的原则，为全面真实地反映一个企业的历史面貌，及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。
（二）档案的收集及整理：为了最大限度地发挥档案的作用，定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室，对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集，对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精，并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。
（三）档案的检索及保护：为了满足大多数人对档案的利用，编写档案目录，对档案进行科学分类和放置，做到门类清晰，井井有条安全可靠。由于自然环境和社会环境的因素，档案始终处于渐变性的损坏过程中，为使其长久保存，采用科学方法对档案加以有效的保护。
三、如何加强档案管理工作
（一）加强法制宣传，提高依法治档的自觉性
市场经济是法制经济，电力企业档案工作同样也要纳入法制的轨道。电力企业档案部门应切实履行档案管理的职责，把企业档案工作纳入企业法人的自律行为范围之内。
1、要宣传贯彻落实国家有关企业档案工作的法律法规，规范企业档案工作的内部管理体制及管理行为，为企业提供适应现代企业制度、维护企业自身合法权益的法律保障。
2、应自觉依法治档，用档案行政管理部门及有关行业部门的相关法规政策来约束自己的档案管理行为，并接受有关部门的监督检查。
3、档案部门要转变观念，把依法管理与提供服务有机结合起来，要从为企业服务的角度，规范企业档案管理工作，为企业提供科学、适用、针对性强的法律规范，并提供政策咨询、技术支持及人员培训等多种服务。
（二）加强电力档案管理工作创新，利用科技实现企业档案管理现代化
随着经济和社会的发展，电力企业档案和档案工作所具有的新特点和新要求，如档案数量急剧增长，档案种类日趋丰富，档案利用数量增加、范围扩大、深度加强、时效要求更高等，使传统的档案管理方法已经不能满足要求，应使用现代化的管理方法与技术应用。
1、实现档案的规范化管理。推进档案现代化建设，以现代科学理论为指导，运用现代化管理方法，完成档案信息资源的充分开发，为企业生产经营活动服务。按国家标准对档案进行分类、组卷、著录、标引，保证归档文件齐全完整、分类科学合理、卷内文件排序正确、检索清楚便捷，以适应应用计算机管理档案的需要。
2、推进电力企业档案管理信息化建设
电力企业档案是电力企业经济活动的历史记录，是电力企业发展的知识积累，是电力企业资产的凭证，是电力企业生产经营的依据，是电力企业宝贵的无形资产。电力企业档案管理中档案的收集、整理、立卷归档工作纳入企业员工和项目经理的岗位职责，纳入企业工作流程，纳入企业工作业绩考核等等。
档案信息化建设主要包括：档案信息网络建设、档案信息技术的应用，档案信息人才队伍的培养等、推进档案信息化管理主要结合网络计算机技术做好信息和数据的收集、整理、著录等一系列基础工作。为此，我们要加强信息的选取和积累，在管理好传统档案的同时结合网络电子信息，推进电力企业档案信息化建设，服务企业各项工作。
关键词:电力企业，档案管理，意义
中图分类号：G271文献标识码： A
档案管理在电力行业管理的一个重要环节，对企业的发展有重要的影响。随着电力行业改革的迅猛发展，企业档案管理变得越来越重要。
档案的形成及作用
1.形成
档案是文件的条件形成的、是过去的、已经完成的历史参考价值的文件，具有实用和指导实践的文件，在文件中尚未完成其传达或当前的任务是不被转移到档案保管账户。档案是具有一定查考和利用价值的文件，是经过档案专业人员鉴定挑选的在质量数量上相对稳定的文件精华，是按照有关标准及要求立卷归档后形成的文件组合，不是杂乱或单一的文件，是宣传教育的素材及社会历史的凭证，是人们实践活动中自然形成的历史真实纪录。
2．作用
档案在工作中是领导决策的得力助手，是机关工作的参谋。领导在作出决策之前，都要参阅大量的档案文献，熟悉各有关的基层工作情况，研究不同时期的有关经验教训，从中找出决策的论据。机关的工作总结、计划制定、调查研究和处理问题，需要了解情况、掌握材料和熟悉政策，必须查阅大量的即有文件和资料。这些文件和资料都保存在有关档案里，所以，齐全、完整的档案，是企业工作人员得以顺利开展各项工作的有力助手和得力参谋。
二、档案管理在电力企业中的意义
档案管理是电力企业管理工作中不可或缺的组成部分，具有非常重要的作用。作为企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，电力档案包含着许多内容，涉及到方方面面，范围广、门类多、信息容量大。档案是企业成长、发展历程的真实写照，涵盖着丰富的科技资源和知识信息，是一笔不可估量的财富。档案管理是保证电力企业健康稳定发展的客观需要，是提高工作质量和工作效率的有效手段。目前我国电力企业的档案管理还存在着许多问题，相关部门应结合实际，转变思想，以科学创新的理念加快企业档案管理的规范化建设，构建合理、有效的管理机制，不断完善档案管理工作，为促进企业发展壮大提供有力的信息保障。
三、电力企业档案管理中存在的问题
1.档案管理体系不健全
一方面，当前对各电力企业管理人员往往仅对工程进度、工程质量有较高的要求，比较重视，对档案管理、档案资料的收集却很忽视。导致档案管理的基础性工作投入不够，档案管理人员的工作处于被动的局面，只能依靠手工操作和凭经验进行管理，从而严重了档案功能的发挥，与当前电力工程日益增多的工作需要极不适应。另一方面，多数档案归档不及时，没有从签订合同准备开工就开始，而是等到工程接近完工时，才加班加点进行档案归档，导致部分文件资料遗失，有的甚至依靠回忆补记录等方法进行整理，从而使归档文件材料缺乏系统性、完整性和规范性。让一些应该归档的材料没有归档，而不应该归档的材料却归档了。
2.管理的专业化程度不高
在管理人员上，大部分电力企业从事档案管理的人员并非档案管理专业的专门人才，他们并不熟悉档案管理相关业务，也没有意识到在电力企业发展过程中档案管理工作的重要作用，只是将档案管理简单地看作是收集、分类和存放资料而已。在管理机构上，许多电力企业档案管理部门不单独存在，常与其他机构和部门共同管辖或组合。这将使电力企业在数据存储上产生混乱，把不应该保存的档案保存，长期归档大多是无用的数据，这不仅会使企业成本增加，从而也大大影响了档案在企业发展中所起的作用。
3.档案记录不完善
一方面，当前很多电力企业档案管理只注重整理收集技术数据资料，对生动、形象的声像档案却完全忽视了，有的单位虽然配置录音、照相或者摄像等设备，但却没有发挥其应有的作用，有的即使进行了相关声像资料的收集，却没有按档案管理要求送档案室归档保存，造成了多数声像资料的流失，影响了声像档案的长久保存和有效利用。另一方面，部分人员在档案管理的细小方面也不规范，比如档案记录方法方面，同样一个事，就有几种不同的记录方式，这些细节方面极大程度影响了计算机的检索，降低了检索效率。
4.档案管理信息化建设落后
信息化是档案管理工作的发展方向，也是提高档案管理水平的有效途径。目前，电力企业档案管理的信息化建设还比较落后，主要表现在以下几个方面：企业对档案信息化建设的投入不够；相关政策、制度、标准不健全，实际开展过程中缺乏具体的措施和依据；很多企业虽然配备了相关的数字化硬件设施，但利用率很低；企业对档案信息资源的开发利用不足，未能实现资源共享；专业人才匮乏，制约了企业档案信息化建设的发展。
四、提高电力档案管理的措施
1.健全电力档案管理体系
首先根据电力企业单位实际水平和工程的相关需求，建立健全相应的电力档案管理制度与实施规范，对文件材料的形成、收集、归档范围、整理分类、以及竣工文件的编制、交接验收等都要提出具体要求，最有效的办法是在工程开始之前，就由企业档案室制定详细的管理制度下发到各施工单位，进而做到标准统一、职责分明。其次是建立相应的档案管理工作监督激励机制，落实相应的领导责任制，严格奖惩措施，以此来增加档案管理的规范性和系统性，从而更有效地进行档案管理，真正做到工程开工有报告、工程进行过程中有记录、工程进场时有合同，对照有标准、变更有手续、验收有依据。最后是规范电子文件的归档，严格按照相关规定对档案进行数字化，要求统一载体、统一格式，以此提高档案信息的实效性和检索的便捷性，实现在企业各部门之间实现资源共享。
2.积极提高数字信息化程度
随着社会的不断发展，大量的电子文件的应用，极大地推动了数字化档案室的建设，为档案信息管理注入了新的活力，从文本、图形、图像，使更多的历史数据，如更多的影像显示，所以我们必须积极主动地提高数字信息化档案管理。首先是电力管理信息系统具有实用价值，根据企业的实际需求，设计和开发，管理信息系统，规范各种文本，音频和视频文件、软件、硬件设施的升级，在对数字信息的需求。其次是电力系统内部网络的建立是有效的，共享和促进电力档案，提高档案利用的权力。最后，还应不断提高档案管理人员的能力素质，尤其是信息技术培训，提高档案信息采集的信息化程度，发展和转移。
3.提高档案管理人员的思想认识
作为档案管理工作的具体执行者，档案管理人员的工作态度、工作效率直接影响着档案工作的质量和结果。档案工作不仅是一项业务性工作，同时也是一项服务性工作。档案人员除了要有扎实的业务功底，还要具备较强的服务意识，增强工作责任感。档案管理人员应明确自身的职责，规范各类档案资料的管理，保证档案的完整性、真实性和保密性，同时，还要对档案的信息资源进行开发利用，以更好地为企业服务，促进企业发展。因此，首先要让管理人员从传统的档案管理模式中转变过来，明白数字信息化档案管理、声像档案管理等的重要性，认识到档案管理基础设施、人员配备等的重要性；其次，可以通过检查等方式，使工程技术管理人员、档案管理人员等从思想上认识到档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作的重要价值和作用。
4.加强档案管理信息化建设
电力企业应充分利用现代先进的信息技术、改革的方式、档案管理，加强档案管理信息化建设。企业应充分认识档案信息化建设，统筹规划，合理安排的重要性。制定相关法规，档案资源的深入研究和开发利用，实现资源共享的信息，充分利用现代数字设备，信息人才引进高层次，复合、有效的进行的档案管理工作的信息化建设。
